MINIT MESYUARA T

SITI FATIMAH MOHD SAID NORLIZA BINTI RAMLAN ZAKIRAH BINTI YAAKOB

MINIT MESYUARAT merupakan rekod bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Antara perkara yang dicatatkan dalam minit mesyuarat ialah: agenda Catatan keputusan perbincangan tindakan susulan Minit mesyuarat ini ditulis atau dicatat oleh individu yang telah dilantik sebagai setiausaha. Antara tugas utama setiausaha dalam menulis minit mesyuarat ialah: mengedar minit mesyuarat Mempunyai kemahiran dan penguasaan yang baik dalam bahasa Membuat draf minit mesyuarat (dalam tempoh 3 hari) Mengedar minit mesyusarat (selewat-lewatnya 7 hari)

JENIS MINIT MESYUARAT

a) b) c) d) e)

MESYUARAT JAWATANKUASA MESYUARAT AGUNG MESYUARAT KHAS MESYUARAT TERGEMPAR MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

a) MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA Mesyuarat ini diadakan bertujuan untuk mendapatkan idea, memberi maklumat kepada semua ahli dan membuat keputusan bagi sesuatu perkara yang dibincangkan dalam organisasi. b) MESYUARAT AGUNG Mesyuarat agung ini diadakan setahun sekali bagi melantik ahli jawatankuasa baru. Selain itu, pembentangan perbelanjaan dan aktiviti yang telah dijalankan akan dibentangkan untuk maklumat ahli. Kebiasaannya mesyuarat ini akan dihadiri oleh semua ahli yang berdaftar dan mesyuarat ini juga akan dikira sah dengan kehadiran ahli sebanyak 2/3 daripada keseluruhan ahli. Semua ahli diberi kuasa untuk membuat undian dan menyokong mengikut suara majoriti. c) MESYUARAT KHAS Mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan sesuatu isu. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan kata putus daripada ahli.

d) MESYUARAT TERGEMPAR Mesyuarat ini diadakan untuk mendapatkan kata putus yang segera tentang sesuatu perkara atau isu yang rumit atau meruncingkan. ,esyuarat ini kebiasaannnya membincangkan hal yang memerlukan kepitusan segera dalam masa yang terhad untuk mengelakkan hal atau masalah yang dibincangkan tidak merebak dan bertambah parah. Ahli tetap meruapkan ahli yang akan menghadiri mesyuarat ini dan dijemput melalui memo. e) MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA Mesyuarat ini diadakan bertujuan yang khusus. Kebiasaannya mesyuarat ini diadakan atas desakan ahli yang tidak puas hati tentang sesuatu perkara. Mesyuarat ini juga dikira sah dengan kehadiran ahli dalam lingkungan 2/ 3 ahli keseluruhan. Mesyuarat ini dikatakan mesyuarat agung luar biasa kerana mesyuarat ini diadakan diluar waktu biasa bertujuan untuk mendapatkan keputusan daripada suara majoriti.

CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT a) Tulen b) Lengkap c) Tepat d) Sahih e) Berstruktur

a) TULEN- bukan idea atau pendapat sendiri tetapi kandungan yang benar dalam mesyuarat yang diadakan. b) LENGKAP- mempunyai maklumat penting dan perlu disertakan dengan tarikh, kehadiran, butiran perbincangan dan agenda. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dan memberi kefahaman kepada ahli yang hadir. c) TEPAT- mestilah tepat dan sama dengan isi yang dibincangkan dalam mesyuarat. d) SAHIH- bebas daripada sebarang keraguan dan kemusykilan. Hal ini dapat dipastikan melalui tandatangan pencatat atau setiausaha. e) BERSTRUKTUR- kemas dan teratur. Setiap perenggan perlu ada tajuk dan subtajuk serta sistem penomboran yang betul.

UNSUR DALAM MINIT MESYUARAT

a) TINDAKAN
Tindakan dicatatkan disebelah kanan isi minit mesyuarat selepas sesuatu agenda atau perkara yang dibincangkan. Kesemua ayat atau frasa tinakan di hitamkan atau diboldkan.

b) PERBINCANGAN
Perbincangan ini merujuk kepada hasil atau dapatakan keputusan daripada satu perbincangan dalam sesuatu hal. Namun begitu, pencata tidak perlu memperincikan segala butir yang dipertuturkan dalam perbincang. Cukup untuk mencatat keputusan perbincangan secara ringkas dan tidak ada penggunaan kata ganti nama kerana ia tidak bersiafat peribadi. Tetapi, penggunaan nama penuh individu perlu dicatat sebagai bukti pencadang atau sebagainya.

c) KETETAPAN
Hal ini merujuk kepada persetujuan yang dibuat, diterima dan dicapai dalam mesyuarat hasil daripada perbincangan. Hal ini membawa kepada tindakan yang bakal dilakukan oleh individi atau kumpalan yang bertanggungjawab. Dalam perihal ketetpan ini terbahagi kepada 3 bahagian iaitu: - ketepan positip -ketetapan negatif -pengesahan

FORMAT MINIT MESYUARAT a) Butiran mesyuarat -terdiri daripada nama mesyuarat, bilangan mesyuarat dan tahun, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat. Nama mesyuarat atau setiap pengkal perkataaan mestilah ditulis dengan huruf besar tanpa meletak noktah.

b) Senarai kehadiran -menyenaraikan nama ahli yang hadir dan tidak hadir dalam mesyuarat yang diadakan.
Senari kehadiran ini diambil mengikut sistem kekananan jawatan, persatuan, pertubuhan dan institusi.

c) Kandungan minit mesyuarat -mempunyai kaitan dengan agenda mesyuarat yang terdiri daripada;
Perutusan pengerusi Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Agenda baharu yang ditetapkan Hal-hal lain Ucapan penutus

Dicatatkan oleh selepas melangkau dua baris atau tiga baris penangguhan mesyuarat. -Tandatangan dan nama pencatat berserta jawatan yang yang dijawat dalam organisasi.

d) Penamat Minit Mesyuarat -mempunai maklumat Disediakan oleh atau

CONTOH MINIT MESYUARAT 1 CONTOH MINIT MESYUARAT 2