SISTEMA DE ENSINO PRESENCIAL CONECTADO ANLISE E DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS ADSON JOS HONORI DE MELO

SISTEMAS INFORMATIZADOS:
Aspectos tcnicos, profissionais envolvidos e importncia dos sistemas de informao.

Palmas 2011

ADSON JOS HONORI DE MELO

SISTEMAS INFORMATIZADOS:
Aspectos tcnicos, profissionais envolvidos e importncia dos sistemas de informao.

Trabalho interdisciplinar (Fundamentos de Lgica e Matemtica Discreta, Organizao de Computadores, Educao a Distncia, Fundamentos da Administrao da Informao e Linguagem e Tec. de Programao I) apresentado a Universidade Norte do Paran - UNOPAR Professores: Denise Dias Eliane Araman verson Morais Jos R. Passini Veronice de Freitas

Palmas 2011

SUMRIO 1 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.2.1 2.1.2.2 2.1.2.3 2.1.2.4 2.1.2.5 INTRODUO .....................................................................................................3 DESENVOLVIMENTO .........................................................................................4 IMPRENSA OFICIAL DE MATO GROSSO ......................................................4 IMPRENSA OFICIAL ANTES DO SISTEMA DE AUTOMAO...................4 BENEFCIOS INCORPORADOS COM O SISTEMA INFORMATIZADO......5 SEGURANA............................................................................................5 PROTOCOLO............................................................................................6 CONTROLE FINANCEIRO DAS PUBLICAES.....................................6 ORGANIZAO DAS MATRIAS (PAUTA) .............................................6 PRODUO DO EXEMPLAR ELETRNICO E IMPRESSO

(DIAGRAMAO) .......................................................................................................7 2.1.2.6 2.1.2.7 2.1.2.8 2.1.2.9 2.1.3 2.1.4 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 3 DISPONIBILIZAO DO EXEMPLAR NA INTERNET..............................7 PARAMETRIZAO E CUSTOMIZAO ................................................8 CERTICAO DIGITAL ............................................................................8 CONVERGNCIA, NOVO DESAFIO DA EQUIPE DE TI..........................8 ASPECTOS TCNICOS DO SOFTWARE E DA INFRAESTRUTURA.........9 PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS ................................................................10 VIDEOLIDER.COM, VDEO LOCADORA ......................................................11 VDEO LOCADORA ANTES DO SISTEMA INFORMATIZADO .................11 NOVA FILOSOFIA, NOVO SISTEMA .........................................................11 INFORMAES TCNICAS ......................................................................13 PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS ................................................................13

CONCLUSO ....................................................................................................14

REFERNCIAS .........................................................................................................15

1 INTRODUO O valor e a relevncia da informao modificou o mundo moderno dos negcios, domn-la uma fonte de poder, pois permite analisar fatores do passado, compreender o presente, e principalmente, antever o futuro. Informao de qualidade conhecimento, dispor de ferramentas para utiliz-lo de forma produtiva e ajudar os envolvidos nas tomadas de decises o diferencial da gesto e administrao moderna.
A revoluo da informao representa uma ntida transferncia de poder de quem detm o capital para quem detm o conhecimento. Peter Drucker.

Neste contexto, a Tecnologia da Informao, atravs de seus recursos computacionais, como os Sistemas Informatizados, do o suporte tecnolgico aos profissionais de gesto, combinando recursos humanos e digitais que interrelacionam a coleta, o armazenamento, a recuperao, a distribuio e o uso de dados com o objetivo de eficincia gerencial (planejamento, controle, comunicao e tomada de deciso) nas organizaes. Os sistemas informatizados devem prover um fluxo mais confivel e menos burocrtico das informaes. Suas principais vantagens so: otimizao do fluxo de informao permitindo maior agilidade e organizao; reduo de custos operacionais e administrativos e ganho de produtividade; maior integridade e veracidade da informao; maior estabilidade; mais segurana de acesso informao. A seguir, elucidaremos como a Imprensa Oficial de Mato Grosso, repensou seu modelo sistmico de negcio e, atravs da construo de software caseiro, planejado, customizvel e eficiente, atingiu a excelncia organizacional, revolucionando seu processo de produo industrial e agregando maior valor s suas informaes. Veremos tambm, como a empresa Videolider.com, mudou sua filosofia sistmica empresarial e criou seu prprio software de gerenciamento de vdeo locadora, com foco voltado para o cliente e seus anseios.
A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos negcios que a automao aplicada a uma operao eficiente aumentar a eficincia. A segunda que a automao aplicada a uma operao ineficiente aumentar a ineficincia." Bill Gates

2 DESENVOLVIMENTO

2.1 IMPRENSA OFICIAL DE MATO GROSSO A IOMAT, Superintendncia da Imprensa Oficial do Estado de Mato Grosso, foi primeira Imprensa Oficial do Centro Oeste brasileiro e o primeiro rgo criado pela administrao mato-grossense a nvel regional. A partir de 8 de janeiro de 1938, o rgo oficial do governo estadual passou a se chamar "DIARIO OFICIAL DO ESTADO DE MATO GROSSO", por iniciativa do seu diretor na poca, o jornalista Archimedes Pereira Lima. Foi uma das mais brilhantes fases da Imprensa Oficial do Estado de Mato Grosso. No dia 14 de agosto de 1939, s 17:00 horas, com a presena das mais destacadas autoridades locais, foi inaugurada a rotativa tipogrfica da Imprensa Oficial do Estado de Mato Grosso, a primeira instalada em territrio mato-grossense.

Desde ento, a IOMAT modernizou-se, adquiriu equipamentos tipogrficos de ltima gerao, priorizou o treinamento e especializao de sua mo de obra, e sobre tudo, investiu pesado na rea de TI. Implantou o sistema de automao e produo do Dirio Oficial do Estado (DOE), abrangendo os processos de envio de matrias, organizao e diagramao; gerao e publicao das edies impressas e eletrnicas, emisso de boletos para cobrana foram algumas das funcionalidades agregadas ao Sistema Informatizado, que revolucionou as atividades e o trabalho de todos na Imprensa Oficial do Mato Grosso colocando-a na vanguarda do setor. 2.1.1 IMPRENSA OFICIAL ANTES DO SISTEMA DE AUTOMAO O volume de trabalho na produo industrial (recebimento, seleo, organizao, diagramao, impresso e divulgao) de uma imprensa oficial gigantesco e complexo. Antes da implantao do sistema a execuo das atividades eram desconexas, lentas e carregadas de retrabalho, um processo quase que artesanal.

A publicao de matrias no Dirio Oficial dava-se atravs do protocolo no balco de atendimento, em formato digital (disquete, cd) ou impresso para futura digitalizao; no havia um protocolo eficiente e consultvel; no existia padronizao na formatao dos originais, o que atrapalhava muito o setor de diagramao; pessoalmente ou via fax o comprovante de pagamento deveria ser apresentado; no existiam consultas sobre o que j havia sido publicado, quem quisesse a informao deveria foliar milhares de edies impressas.

No havia qualquer nvel de segurana sobre quem realmente era autorizada a publicar matrias institucionais, visto que, a rotatividade de servidores pblicos era grande e o controle ineficiente.

O processo de organizao de todas estas matrias, conhecido tambm como pauta, por ordem de relevncia ou departamental era conduzido de forma manual, lenta e repleto de falhas.

O processo de impresso extremamente caro e ecologicamente incorreto, sem qualquer sistema de divulgao eletrnica poca, a nica forma de distribuir os jornais era a impresso de milhares de exemplares. No havia uma ferramenta eficaz para controle de insumos, organizao de estoque e outras funes importantes que auxiliassem o gerente de produo do exemplar impresso.

Todo o processo de planejamento, desenvolvimento e implantao do Sistema Informatizado levaram, aproximadamente, dois anos para ser concludo. Investimentos em TI e pessoal qualificado trouxeram benefcios imediatos organizao.

2.1.2 BENEFCIOS INCORPORADOS COM O SISTEMA INFORMATIZADO

2.1.2.1 SEGURANA O sistema baseia-se na autenticao de usurios, ou seja, o chefe

de departamento, via navegador WEB, cadastra, exclui e controla as aes de funcionrios de seu departamento; toda ao registrada em arquivos de logs possibilitando auditorias futuras.

2.1.2.2 PROTOCOLO Ao dar entrada no sistema a matria recebe um protocolo nico. O usurio pode identificar e acompanhar as fases da publicao. O sistema pode ser parametrizado para enviar mensagens de texto ao responsvel departamental toda vez que algum funcionrio movimentar determinado documento. O usurio informado por e-mail ou sistema quando sua matria for barrada ou contiver erros.

2.1.2.3 CONTROLE FINANCEIRO DAS PUBLICAES Toda publicao calculada internamente e gera um boleto bancrio, o sistema de automao integrado ao sistema de compensao bancria, acusado recebimento a publicao automaticamente liberada para ser inserida no Dirio Oficial. Relatrios quantitativos e financeiros do suporte aos responsveis na gerncia das informaes.

2.1.2.4 ORGANIZAO DAS MATRIAS (PAUTA) Na produo de um jornal, temos o conceito de pauta, onde toda e qualquer matria deve ser colocada em sua respectiva rea e obedecer a uma ordem crescente de numerao e ou relevncia; por exemplo: o usurio A, da Secretaria da Fazenda, remete a portaria nmero 5, em seguida outro usurio B, da mesma secretaria, envia a portaria nmero 2, o sistema deve, automaticamente, reposicion-las obedecendo ao critrio estabelecido; se um terceiro usurio C, da Secretaria da Administrao, envia outro documento, este dever vir frente dos demais, em sua rea especfica.

Uma imprensa oficial recebe centenas de documentos de diferentes rgos e naturezas, portanto, faz-se necessria esta caracterstica de realinhamento automtico de matrias para que o processo seja gil e eficaz. 2.1.2.5 PRODUO (DIAGRAMAO) O sistema ao receber a matria, trata o arquivo, colocando-o na formatao exigida para a fase de diagramao; o programa que integrado ao software de editorao eletrnica, Adobe InDesigin, exporta todos os dados para que o diagramador finalize a edio do exemplar impresso e eletrnico. DO EXEMPLAR ELETRNICO E IMPRESSO

2.1.2.6 DISPONIBILIZAO DO EXEMPLAR NA INTERNET O sistema baseia-se na tecnologia de banco de dados, disponibiliza o exemplar na rede mundial de computadores, podendo ou no cobrar pelo acesso ao seu acervo; h aqui um aspecto de economia com o custo de impresso de exemplares impressos, pois a abrangncia da Internet infinitamente maior do que qualquer distribuio convencional.
O superintendente do Dirio Oficial do Estado do Tocantins, Adson Jos Honori de Melo, em setembro de 2009, implantou o exemplar eletrnico com certificao digital atravs do site www.diariooficial.to.gov.br, eliminando um gasto anual de R$ 1.800.000 (um milho e oitocentos mil reais) com impresses dos exemplares. SECOM

O diferencial e grande potencial desta ferramenta so as consultas, o resgate da informao. Qualquer computador conectado Internet possibilita ao usurio, gestor, estudante ou cidado acesso s informaes utilizando-se das mais variadas formas de pesquisas, por exemplo: data, contexto, tipo de documento (leis, decretos, portarias). O Dirio Oficial de Mato Grosso transcendeu as quatro paredes da biblioteca, faz parte agora do mundo sem fronteiras da rede mundial de computadores.

Importante salientar, que toda a massa de documentos anteriores a este sistema automatizado, fora integrado ao novo acervo, por intermdio de outras

formas de consultas tambm digitais, utilizando-se de ferramenta proprietria (DOCPRO) e tecnologia OCR, reconhecimento de caracteres.

2.1.2.7 PARAMETRIZAO E CUSTOMIZAO Todo o sistema baseia-se em duas importantes caractersticas de softwares modernos, conferindo-lhe extrema flexibilidade: a parametrizao, que a ao de estabelecer parmetros de processamento de um determinado sistema e a customizao, que consiste em transformar e personalizar determinado sistema aos parmetros estabelecidos pela instituio. Estas adaptaes so vitais para o bom funcionamento da soluo, visto que, os departamentos governamentais so heterognicos e repletos de particularidades, entretanto, deve-se ter cuidado para garantir a essncia e integridade do sistema.

2.1.2.8 CERTICAO DIGITAL Certificado digital um arquivo eletrnico intransfervel, no modificvel e outorgado por uma Autoridade de Certificao, que permite s partes ter confiana, segurana e validade legal nas transaes na Internet. Garante-se a identidade do seu possuidor mediante um sistema seguro de chaves administrado pela autoridade. As edies on-line do Dirio Oficial so assinadas digitalmente, conferindo validade jurdica aos documentos que tramitam no meio ciberntico.

2.1.2.9 CONVERGNCIA, NOVO DESAFIO DA EQUIPE DE TI. Convergncia tecnolgica a utilizao de uma nica infra-estrutura de tecnologia para prover servios que, anteriormente, requeriam equipamentos, canais de comunicao, protocolos e padres independentes. As tecnologias envolvidas no processo de convergncia so, de forma geral, tecnologias modernas de telecomunicaes tais como rdio, televiso, redes de computadores e de telefonia.

O projeto consiste em fornecer servios de consultas via celular ou dispositivos mveis, tais quais: comprovao de pagamentos, consultas de contedos, feedback das fases de publicao, entre outras. 2.1.3 ASPECTOS TCNICOS DO SOFTWARE E DA INFRAESTRUTURA A seleo e a utilizao de tecnologia de hardware e software de computadores tem grande impacto sobre o desenvolvimento da organizao, portanto, representam recursos organizacionais que devem ser bem administrados.

Planejamento

da

capacidade,

escalabilidade

contingncia

computacional so preocupaes que os profissionais devem ter na hora de escolherem as solues tecnolgicas que adotaram para o negcio. O primeiro o processo que prev quando um determinado hardware ficar obsoleto e saturado, assegurando que a empresa tenha recursos suficientes para suas necessidades correntes e futuras. O segundo refere-se capacidade de expandir-se para servir a um nmero maior de usurios sem sofrer panes, utilizam-se tecnologias de TI escalveis, que possam crescer com o negcio. O terceiro trata das polticas de backup, recuperao e disponibilidade do sistema, imprescindveis para

disponibilidade integral e ininterrupta dos servios.

Sistema cliente/servidor, hardwares potentes e escalonveis (servers blades) segmentados por funes especficas (banco de dados, WEB e aplicao); Desenvolvido na linguagem de programao Microsoft .NET; Firewall proprietrio provendo a segurana da rede; Redundncia de servidores e de energia eltrica com uso de no-breaks e bancos de baterias extras; Polticas de backup permanente; Sistema operacional Microsoft Windows Server para os servidores de aplicao e banco de dados; Sistema operacional Linux para servios de Internet (firewall,

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proxy e DNS); Servidor de banco de dados SQL SERVER; No lado do cliente, apenas um navegador WEB necessrio; Certificao digital da ICP=BRASIL; Hardware especfico como Workstation para diagramao e impressoras profissionais para artes grficas; INTRANET fornece o ambiente colaborativo e facilita as comunicaes internas entre funcionrios, utiliza um controlador de domnio e interliga-se com a INTERNET numa velocidade de banda de 20 Mbps.

2.1.4 PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS O perfil dos profissionais envolvidos abrange a administrao do fluxo de informaes geradas e distribudas. Suas responsabilidades consistem no planejamento e organizao do processamento, armazenamento, recuperao e disponibilizao das informaes presentes nos sistemas computacionais. Este trabalho tambm incorpora funes relacionadas a suporte aos usurios e infraestrutura tecnolgica. No mbito do desenvolvimento execuntam-se tarefas de gesto de projetos, levantamento de requisitos, anlise, especificao, projeto/desenho (no sentido de design) do sistema, programao, testes, homologao, implantao e acompanhamento dos sistemas.

Um consenso entre os profissionais a importncia do planejamento que antecede execuo propriamente dita da ferramenta.
A maioria das pessoas no planeja fracassar, fracassa por no planejar John L. Beckley. O planejamento no uma tentativa de predizer o que vai acontecer. O planejamento um instrumento para raciocinar agora, sobre que trabalhos e aes sero necessrios hoje, para merecermos um futuro. O produto final do planejamento no a informao: sempre o trabalho. Peter Drucker.

Esprito de equipe, organizao, sensibilidade, competncia tcnica, persistncia e valorizao daqueles que detinham o conhecimento do antigo

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processo de produo, foram elementos que contriburam de forma decisiva na construo da ferramenta.
Unir-se um bom comeo, manter a unio um progresso, e trabalhar em conjunto a vitria. Henry Ford

2.2 VIDEOLIDER.COM, VDEO LOCADORA A empresa VideoLider.com, no mercado de vdeo locadoras de Palmas TO, a mais de 5 anos, investiu em um sistema de informatizao que lhe proporcionasse mais do que apenas catalogar filmes e fazer fluxo de caixa, o diferencial para seu empreendedor, foi pensar num software que captasse o maior nmero de dados de seus clientes, criando perfis, tendncias e fornecendo informaes valiosas de quem so, como pensam e o que querem da empresa.

2.2.1 VDEO LOCADORA ANTES DO SISTEMA INFORMATIZADO O antigo programa da locadora, apenas catalogava de forma primitiva os nomes dos filmes, s registrava o estado de locao e dados bsicos de clientes, fazia o fluxo de caixa de forma simples. Armazenava de forma confusa o histrico de aes e locaes. Era um sistema interno e no permitia nenhuma interao com usurios ou clientes fora do ambiente da loja. Sua operao era complicada e sua manuteno invivel, no tinha rotinas de backup eficientes e fora desenvolvido numa linguagem ultrapassada.

2.2.2 NOVA FILOSOFIA, NOVO SISTEMA O foco do novo sistema est no cliente e suas informaes, portanto, armazenam-se fotos dos titulares e dependentes que podem ser capturadas em tempo real (atravs do uso de uma Web Cam), ou ainda, podem ser obtidas atravs de um arquivo armazenado no computador, visando segurana e personalizao.

Para cada cliente gerado um histrico separado que armazenam

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informaes de locao, pagamentos, devolues, observaes, estornos, incluses de crdito/dbito e sobre o saldo. gerado um grfico de locaes referente ao cliente. De posse destes relatrios pode-se criar promoes, descontos a grupos pr-selecionados. Via SMS, o sistema sugeri a seus clientes, novos ttulos assim que so cadastrados promovendo as locaes. As compras de novos filmes levam em conta os dados sobre quais gneros os clientes mais locam.

O gerenciamento dos filmes tambm no deixa a desejar, pois informaes de custo e benefcios so gerenciadas. Um grfico sobre o nmero de locaes sobre o filme gerado automaticamente na sua consulta com o nmero de locaes dos ltimos seis meses. Todo novo filme adquirido recebe um identificador nico e tem impressa sua etiqueta com o cdigo de barras.

O gerenciamento financeiro controla desde o caixa inicial, como o movimento do caixa, dirio de pagamento (pagamentos e estornos); essas informaes ficam armazenadas para que o sistema possa confeccionar grficos e relatrios financeiros.

A consulta ao banco de dados bastante abrangente. Pode consultar, por exemplo, um cliente por: cdigo, nome, dependente e CPF (este no pode ser duplicado no sistema, pois automaticamente o usurio avisado da tentativa de duplicao). Um filme pode ser consultado por: cdigo, ttulo, ator, gnero, idioma, diretor ou palavra/trecho do ttulo do filme. Ainda possui consulta a categoria de preo, produto e a usurio.

Teclas de atalho fazem com que seu uso seja mais prtico. Por exemplo: para se fazer um cadastro de cliente, basta pressionar a tecla F4 que a tela de cadastro abre-se automaticamente.

O sistema faz backup automtico e tem sua restaurao simplificada quando alguma pane ocorre.

O sistema tem um brao ligado Internet onde se pode acessar dados importantes pelo administrador, mas no permite ainda a interao com o

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cliente.

Permitir ao cliente atravs do portal, fazer locaes, reservas, pagamentos, consultar filmes locados, verificar informaes sobre novos filmes entre outras funcionalidades a prxima fase deste sistema e o desafio da empresa. Tudo atravs de um sistema on-line, com programao em JAVA e alguns conceitos de redes sociais aplicadas soluo.

2.2.3 INFORMAES TCNICAS Sistema multiusurio; Plataformas: Windows 98/2000/2003/XP/Vista; SG Banco de Dados: BDE; Desenvolvido em Delphi; Servidor controlador de domnios Windows 2003 prove os recursos da intranet; Leitor de cdigo de barras no manuseio dos filmes; Impressoras para emisso de comprovantes de locao; Plano com operadora de telefonia mvel para envio de SMS.

2.2.4 PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS Em todo o processo de desenvolvimento, o mais importante foi coparticipao entre empreendedor e analista de sistemas, sempre com uma viso sistmica voltada para a integrao entre as fases no processo de uma locao e a importncia da utilizao dos dados colhidos de seus clientes para estreitar os laos com seus consumidores criando produtos e aes de marketing direcionadas.

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3 CONCLUSO Definitivamente, a Tecnologia da Informao, atravs de um sistema informatizado, amplamente estudado, planejado e discutido a receita de sucesso para qualquer organizao que pretende dar um salto de qualidade nas suas aes internas e externas, seus processos de produo, lucro e crescimento. Entretanto, a pura e simples introduo de software e equipamentos no garantem a eficcia se forem aplicados em processos ultrapassados, gerando a informatizao do caos.

Projetos de informatizao devem visualizar o contexto sistmico da organizao, com a identificao dos diversos sistemas, subsistemas e demais desdobramentos. Devem ser flexveis, adequando-se permanentemente s

alteraes decorrentes das mudanas do ambiente externo, provendo o diferencial num mundo globalizado, competitivo e cada vez mais necessitado de solues de softwares inteligentes e funcionais.

Desta forma, a equipe de TI da IOMAT, compreendeu seus problemas e limitaes, criou sua prpria ferramenta de software, capacitou seus profissionais, agregou valor suas informaes, provocou o bem social e atingiu a excelncia nas suas operaes institucionais. Sucesso completo e incontestvel tornou-se referncia e inspirao para as demais imprensas oficiais de todo o Brasil.

Na mesma direo, a VIDEOLIDER.COM, inovou na filosofia de relacionamento entre empresa e cliente, voltando seu foco para seus consumidores e suas necessidades, criando um sistema prprio com funcionalidades direcionadas, aproveitando ao mximo as informaes colidas e processadas sobre sua clientela e aumentando, consideravelmente, seus lucros e principalmente, fidelizando seus clientes.

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REFERNCIAS CUIAB, Superintendncia da Imprensa Oficial do Estado do Mato Grosso, http://www.iomat.mt.gov.br. Cuiab, 2011. Google Brasil http://www.google.com.br Wikipdia http://pt.wikipedia.org