SIIGO

SIIGO : Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un mecanismo completo y de fcil manejo que tiene como objetivo guardar y administrar el registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la administracin de negocios, opera bajo plataformas operacionales como DOS, UNIX, RED WINDOWS FOR GROUP, WINDOWS NT, WINDOWS 95, NOVELL...

COMO INSTALAR UNA EMPRESA

El proceso para instalar es el siguiente : ME DEBEN LA VIDA. OIGA. QUE

MAMERA HACER TODO ESTE MANUAL.!!!!! Mi correo por si quieren agradecer o comentar algo.

Manolito454@hotmail.com

Descomprima el contenido del Combo Contable. Copie toda la carpeta SIIGO00 al Disco C:/, y entre a D.O.S. Ejecutar-> CMD ->enter

Inicio->

OJO: Les recuerdo para los que nunca han manejado D.O.S. Para ingresar a una carpeta digitan: CD (espacio) y el nombre de la carpeta; y para salir, estando dentro De la carpeta digitan: CD.. (ojo con los dos puntos) y enter. Se Vista el contenido de la carpeta con DIR >enter

Ubicados en el directorio C:\SIIGO00 (en plataforma DOS) digite la instruccin INSTALA < espacio > y el nmero de la empresa a instalar (de 01 a 98). Ejemplo : (Mejor Dicho, hganlo tal cual) C:\ SIIGO00>INSTALA 01 (O 02,03 segn corresponda) (Pulse enter)

A continuacin aparecer unos comandos y seguidamente aparecer la siguiente pantalla donde le pedir los datos de instalacin de la empresa. Ojo: copien tal cual la informacin para que no les salga error.. cualquier HEERRRORR puede ser fatalJAJAJA.

Nos pedir un Numero de empresa primeramente: insertamos en instala: osea:

colocamos la que le

01

A esta pregunta si digita

S, Continuar con el proceso, si digita N, abortar y S N.

terminar con el proceso Entonces

Luego otra pregunta: Corresponde a una Reinstalacin?

Diligenciamos los siguientes Datos tal cual la imagen, menos los datos de la empresa, esos si como ustedes quieran. Nombre Nit Digito. TODO EN MAYUSCULA.

REPEAT: Por su bien coloque las indicaciones que van en Negrilla. Paso seguido cambiar la pantalla y empezar a realizar las siguientes preguntas : Digite el nmero de empresa a instalar: 01 Disco Duro : Digitar C, si va a instalar la empresa en el disco duro del equipo (monousuario), si va trabajar en red digite la unidad lgica escogida para compartir SIIGO: (D,E,F,G,H,...) Serial SIIGO : Nombre de Empresa : Digite la Razn Social de la empresa a instalar, puede digitar hasta 40 posiciones alfanumricas. Identificacin : Digite el nmero de NIT de la empresa sin dgito de verificacin, o el nmero de la Cdula de Ciudadana si es persona natural. Dgito de verificacin : Digite el nmero que corresponda como dgito de verificacin , si no existe, digite enter. Inventario Peridico : N. En caso de tener el mdulo de inventarios digite S si quiere manejar inventario peridico, si digita N manejar sistema inventario permanente. Fecha de Corte de Saldos: Digite la fecha convenida para incorporar los saldos iniciales en formato AAAAMMDD, (ao, mes, da) cabe anotar que la fecha no debe separarse por guiones, espacios, caracteres especiales como /, etc., as: 19981231 y luego digite enter. Coloca la fecha del Reloj de windows osea, la de HOOOOOOOYYYYY. Mantiene el P.U.C.: Digite S, si quiere tener el PLAN UNICO DE CUENTAS para comerciantes y as no digitar el nombre de las cuentas contables a nivel de grupo, cuenta y subcuenta en el momento de abrir las cuentas a utilizar

0186-1996-0040805

especficamente por la empresa, Digite N si no desea ninguna de las cuentas y trabajar con un PUC diferente al comercial Toda la informacin es correcta: Digite S si desea continuar, digite N si desea devolverse a algunas preguntas anteriores para modificar. Este proceso tardar algunos minutos, luego encontrar dos directorios: SIIGO00 y SIIGO01. SIIGO01 ser el directorio de trabajo de su nueva empresa., y nos saca del cuadro. Salimos con CD..

Quedamos en C:\SIIGO00\

C:\

Ah copiamos los siguientes comandos en D.O.S. OJO: Ubquese dentro del directorio SIIGO01 (nuestra empresa) el batslach lo hacemos sosteniendo la tecla ALT+92 = \ C:\ CD SIIGO01 C:\>SIIGO01> (AQU ESTAMOS DENTRO DE LA CARPETA)

COPY C:\SIIGO00\*.BAT -> OJO CON EL ASTERISCO Y EL PUNTO.

Estando dentro digite la instruccin: Significa que vamos a copiar de la carpeta de instalacin todos los archivos que tengan la extensin: .BAT, los cuales nos muestra 6 lineas copiadas. Resumen en la imagen paso a paso desde la linea:

Y PARA FINALIZAR .. LE ESCRIBIMOS SIIGO AH DONDE TENEMOS

CHAZAMMMM!!!!! TENEMOS SIIGO.

EL CURSOR. Y Esta instruccin entra al programa SIIGO la cual te pide una clave

de

usuario
que es:

1111

. y listo. Pasa automticamente al ao de

proceso. Creenle un acceso directo al escritorio: Hagan lo siguiente si no saben: solo miren la imagen:

Y listo. En el escritorio aparecera un icono de Acceso directo a SIIGO.

FUNCIONAMIENTO: SIIGO es programa de administracin de negocios que se basa fundamentalmente en un sistema de contabilidad general, el cual est conformado por once mdulos integrados a saber : . Documentos . Contabilidad . Cuentas por Cobrar . Cuentas por Pagar . Inventarios . Nmina . Activos Fijos . Presupuestos . Ordenes de Pedido . Ordenes de Compra . Ventas Es importante tener en cuenta algunos aspectos fundamentales que permiten que SIIGO Funcione normalmente. En el momento de la instalacin del programa, se crear el directorio SIIGO00, en el cual se copiaran los archivos especficamente relacionados con el software, es decir los archivos que constituyen los programas a ejecutar (programa objeto), por tal motivo no debe ubicarse en ese directorio para realizar procesos, pues SIIGO en sus procedimientos de ejecucin identifica y

diferencia los archivos de datos contenidos en los directorios de cada empresa que sern diferentes de SIIGO00. El nico proceso que siempre debe ejecutarse desde este directorio es la instalacin de empresas, la informacin de dichas empresas estar contenida en los directorios SIIGO01, SIIGO02..., SIIGO98, el nmero de cada uno de estos directorios debe coincidir con el numero de empresa instalada.

ACCESO AL SISTEMA Existen 2 formas de ingresar al programa SIIGO, dependiendo de que se haya creado o no un icono de acceso para trabajar por windows. Si se cre un icono de acceso simplemente deber ubicarse con el Mouse del equipo y presionar doble clic sobre este, si no existe icono, inicializando el computador y cargando el sistema operativo se debe ubicar en el directorio \SIIGOnn /u/siigonn (donde nn es el nmero de la empresa), digitar la palabra SIIGO (siigo en UNIX) y oprima enter, de esta forma obtiene el acceso. Ejemplo : En DOS : C:\> CD SIIGO01 <ENTER> C:\SIIGO01> SIIGO <ENTER> En UNIX : pwd cd /u/siigo01 <enter> siigo <enter>

Luego aparecer la pantalla de Control de Acceso.

PARA RECORDAR : EN CUALQUIER SITIO DEL PROGRAMA CON <ESC> RETORNA A LA OPCION ANTERIOR (retrocede) y con <ENTER> ACEPTA (adelanta). En este momento el programa le solicita la Clave de Acceso, la cual se debe digitar de la misma forma en que fue grabada (maysculas, minsculas o caracteres alfanumricos), al digitarla no aparece en pantalla por seguridad. En caso de que la clave no concuerde con la clave solicitada aparece el mensaje CLAVE NO CATALOGADA, repita el proceso hasta suministrar la clave correcta. Cada vez que se instale una empresa, la Clave del Administrador ser 1111 hasta tanto no sea modificada. Posteriormente le solicita el ao, mes y da de proceso, con <ENTER> tomar la definida como fecha de saldos iniciales en el momento de su instalacin y si ya ha ingresado en otra fecha tomar la fecha utilizada en la ltima sesin de trabajo.

Al digitar el mes de trabajo (01=Enero, 02=Febrero...) y en caso de que la clave suministrada sea diferente a la del administrador y el nuevo usuario no tenga autorizacin para cambiar de mes; a pie de la pantalla aparecer el mensaje NO PUEDE CAMBIAR LA FECHA, intente nuevamente hasta suministrar el mes correcto, o tomar el que se encuentre en pantalla. En caso de que digite un ao en el cual nunca se haya trabajado, ni se encuentre en la empresa a la cual desea ingresar a pie de la pantalla aparecer el siguiente mensaje :

Intente nuevamente el proceso hasta suministrar el ao correcto, acuda a su copia de seguridad para recuperar los archivos, o bien realice el proceso de cierre de ao para generar los archivos del ao prximo.

Esto significa que usted puede dejar en ceros el consumo (datos para estadsticas) de todos los productos del inventario del mes en curso. Si su respuesta fue SI, aparecer titilante el mensaje LIMPIANDO INVENTARIOS, en este proceso la clave ser comparada con la del administrador, si no concuerda a pie de la pantalla aparecer el mensaje ES FUNCION DEL

ADMINISTRADOR.

CODIGO ......... ACTIVIDAD ..................... TARIFA X MIL EMPRESA INDUSTRIAL 101 ............Produccin de alimentos .................3 ....................excepto bebidas; produccin

....................De calzado y prendas de vestir. 102 ........... Fabricacin de productos ................5 ....................primarios de hierro y acero; ....................Fabricacin de material de ....................transporte.

103 ............Dems actividades industriales. .....8 EMPRESA COMERCIAL 201 ............Venta de alimentos y productos ......3 ....................agrcolas en bruto, venta ....................de textos escolares y libros ....................(incluye cuadernos escolares); ....................venta de drogas y medicamentos.

202 ............Venta de madera y materiales .........5 ................... para construccin; Fabricacin de ....................material de transporte.

203............ Venta de cigarrillos y licores; ..........10 ....................venta de combustibles derivados ....................del Petrleo y venta de joyas

204 ............Dems actividades comerciales. ....8 EMPRESA DE SERVICIOS 301 ............Transporte; publicacin de ...............3

....................revistas, libros y peridicos; radio....................difusin y programacin de televisin.

302 ............Consultora profesional; servicios .....5 ....................prestados por contratistas de ....................Construccin, constructores y ....................urbanizadores; y presentacin de ....................Pelculas en salas de cine 303 ............Servicios de restaurante, cafetera, 10 ....................bar, grill, discoteca y similares ....................Servicios de hotel, motel, hospedaje, ....................amoblados y similares, servicios ....................De casas de empeo; servicios ....................de vigilancia. 304 ............Dems actividades de servicio. ......7

EMPRESAS DEL SECTOR FINANCIERO

401 ...........Corporaciones de ahorro y vivienda 8 402........... Dems actividades financieras ........8

AYUDAS EN LINEA .En todos los mdulos podr encontrar una ayuda en lnea en cada opcin que le permitir obtener informacin sobre el campo en el cual est ubicado.

Esta ayuda la puede consultar con la funcin F6 Ayuda en Lnea, sin embargo tambin existe la posibilidad de dejar esta ayuda fija, para que aparezca en forma automtica sin necesidad de llamarla. Se fija por la opcin Parametrizacin.

GENERALIDADES E INICIACION SIIGO VENTAJAS Y FORTALEZAS : Ofrece interfases con otros productos (Interna - Externa) Dinamismo Contable - No hay cierres definitivos entre meses. Total Integracin. Organizacin y Control Informacin Confiable, Oportuna y Desagregada. Herramientas para la toma de decisiones. Mejoramiento de la administracin de los inventarios, produccin y los activos fijos.

 Automatizacin de depreciaciones, provisiones, diferidos, libros oficiales, certificados, etc. ... Proporciona control automtico de los posibles errores al ejecutarse el programa. (errores de COBOL) Incluye manejo de calculadora en con la funcin F6-F1. CARACTERISTICAS PRINCIPALES - SIIGO Prctico Integrado Verstil Dinmico Flexible Fcil de Manejar Ofrece Interfase con otros productos Econmico en recursos Seguro e Integro Controlado

INSTALACION DE EMPRESAS Para la instalacin completa, el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION GERENCIAL Y OPERATIVO - SIIGO, requiere que el computador tenga mnimo ocho (8) megabytes disponibles en disco duro y adicionalmente que funcione bajo cualquier sistema operacional ya sea D.O.S., UNIX, NOVELL, WINDOWS, NT y/o ambiente servidor. El programa debe instalarse en el computador establecido por el usuario para tal fin, SIIGO permite manejar hasta noventa y ocho empresas (98) en el mismo

equipo, usando los directorios con un nmero consecutivo as SIIGO01, SIIGO02,...donde se encontrara la informacin de cada una de las empresas. La instalacin de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sin dejar espacios libres, es de anotar que como SIIGO permite la reinstalacin de empresas, aquellas que ya no se esten usando pueden volver a crearse con razn social, y NIT diferentes al instalado o usado inicialmente. Es importante tener en cuenta que reinstalacin de una empresa deja totalmente vacos los archivos de datos (borrara la informacin de la empresa) El borrar un directorio (SIIGO01, SIIGO02, SIIGO03...) desencadena las empresas no permitiendo el ingreso a todas las restantes . ASPECTOS FUNDAMENTALES En el momento de instalar cada empresa, es necesario conocer con exactitud el nombre de esta o RAZON SOCIAL, el Nmero de Identificacin Tributaria o NIT y LA FECHA DE CORTE DE SALDOS INICIALES, ya que a partir de ese momento se incorpora la informacin contable.

Para garantizar el xito en la implementacin del programa SIIGO, es necesario parametrizar el programa con el fin de adecuar la informacin segn las necesidades y expectativas de la empresa. En primera instancia debe definirse e incorporarse : - Centros y Subcentros de Costos : Que permite catalogar la estructura organizacional, las diferentes sucursales (establecimientos comerciales) y dems divisiones administrativas posibilitando la elaboracin de informes por cada uno de ellas.

- Bodegas y Sub-bodegas : Opcin que permite discriminar y analizar existencias de inventarios. - Registro de Control : Permite mantener en los archivos de control los datos bsicos de la empresa, como son direccin, telfonos, intereses de mora, etc... - Registro de Monedas : Mediante esta opcin se podr parametrizar diferentes monedas extranjeras. - Pases y Ciudades: Con el fin de aplicar la reforma tributaria del Distrito Capital (ICA). - Zonas : Permite definir las diferentes zonas de acuerdo a la estructura geogrfica, que puede manejarse a nivel de ventas, permitiendo generar informes y estadsticas. - Formas de Pago : Permite definir diferentes formas de pago de acuerdo a los criterios comerciales con que se manejen los clientes. - Plan de Cuentas : Principalmente, deber definirse el Plan de Cuentas que regir en la empresa, punto de partida para el funcionamiento total de SIIGO. - Cdigos de Activos Fijos y de Inventarios : Mediante esta opcin se prodr determinar claramente a nivel de tablas las grupos de clasificacin permitiendo as agilizar los procesos que se realizan en forma automtica y poder administrar con exactitud la informacin concerniente a dichos mdulos. - Catlogo de Terceros : Con el fin de registrar y administrar la informacin de : clientes, proveedores, empleados, vendedores, etc...

MENU PRINCIPAL

En la opcin F1 MENU PRINCIPAL, aparecer en la pantalla el men de seleccin, donde se encontrarn todas las opciones que ofrece el SIIGO. Cada opcin del SIIGO es antecedida por un indicador de funcin entre (F1F12), los cuales corresponden a las teclas de funcin que aparecen descritas en el teclado del computador con estos mismos nombres. El men SIIGO contiene :

El recuadro a la izquierda corresponde al men principal de SIIGO, en l estan contenido los Doce (12) mdulos que ofrece el sistema.

PARA RECORDAR : LA TECLA ESC, LE PERMITE REGRESAR AL MENU ANTERIOR, CON PREVIA VERIFICACION DE SALIDA QUE APARECE A PIE DE PANTALLA ASI: SEGURO DE SALIR (S/N) : N Si digita S, se posicionar nuevamente en el "Premen", si digita N, ignora. A partir de este momento es indispensable definir la utilizacin del Plan de Cuentas, de los Centros de Costos, de los Terceros, Tablas de Inventarios, tablas de Activos, Catlogos y vendedores. Esto es indispensable crear antes de ingresar los saldos iniciales y se har de acuerdo a los mdulos que se hayan adquirido.

PARAMETRIZACION

Por la opcin F2, Parametrizacin, usted podr definir los diferentes requerimientos de acuerdo a las necesidades de manejo de la informacin, dichos requerimientos son :

 Registro de Claves Registro de Control Registro de Monedas Registro de Ciudades Registro de Zonas Cambio Clave del Administrador Bloqueo de Fecha Formas de Pago Recuperaciones Utilitarios Impresin de Parmetros

PLAN DE CUENTAS

Definicin : El Plan nico de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones econmicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la informacin contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. El Plan nico de Cuentas est compuesto por un Catlogo de Cuentas y la descripcin y dinmica para la aplicacin de las mismas las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones econmicas. El Catlogo de Cuentas contiene la relacin ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo,

Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Produccin o de Operacin y Cuentas de Orden, identificadas con un cdigo numrico y su respectiva denominacin. El Plan nico de Cuentas deber ser aplicado por todas las personas naturales o jurdicas que estn obligadas a llevar contabilidad, de conformidad a lo previsto en el Cdigo de Comercio. No estarn obligadas a aplicar el Plan Unico de Cuentas los entes econmicos pertenecientes a los sectores Financiero, Asegurador y Cooperativo para quienes se han expedido Planes de Cuentas en virtud de legislacin especial. ** El Catlogo de Cuentas y su estructura, sern de aplicacin obligatoria y en la contabilidad no podrn utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en l. No obstante, los entes econmicos que lo consideren necesario podrn utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, cdigos y denominaciones diferentes, en tal caso deber elaborar una tabla de Equivalencias entre estas y las contenidas en el Catlogo del Plan Unico de Cuentas, la cual estar a disposicin de las entidades o personas que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar libros y documentos del ente econmico. Sin embargo, en los libros registrados se deber asentar la informacin contable conforme al catlogo de Cuentas del mencionado Plan. Los entes econmicos que decidan utilizar la Tabla de Equivalencias, debern informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente. Las cuentas y subcuentas identificadas nicamente por el cdigo numrico, podrn ser utilizadas y denominadas por el ente econmico, dentro del rango

establecido, dependiendo de sus necesidades de informacin , conservando la misma estructura del Plan Unico de Cuentas (PUC). Adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catlogo sealado, se podrn utilizar los auxiliares que se requieran de acuerdo a las necesidades del ente econmico , para lo cual bastar con que se incorporen a partir del sptimo dgito. Descripcin : La codificacin del catlogo de cuentas est estructurada sobre la base de los siguientes niveles: Clase : El primer dgito Grupo : Los dos primeros dgitos Cuenta : : Los cuatro primeros dgitos Subcuenta : Los seis primeros dgitos Las clases que identifican el primer dgito son: Clase 1 : Activo Clase 2 : Pasivo Clase 3 : Patrimonio Clase 4 : Ingresos Clase 5 : Gastos Clase 6 : Costos de ventas Clase 7 : Costos de Produccin o de Operacin Clase 8 : Cuentas de Orden Deudoras Clase 9 : Cuentas de Orden Acreedoras Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que forman el Balance General; las clases 4, 5 , 6 y 7 corresponden a las cuentas del Estado de Ganancias o

Prdidas o Estado de Resultados y las clases 8 y 9 detallan las Cuentas de Orden. Generalidades : SIIGO maneja un cdigo nico el cual parte de la contabilidad, extendindose hacia sus diferente auxiliares, la base consta de hasta Diez (10) dgitos donde : los Dos primeros determinan el Grupo, los Dos siguientes la Cuenta, los Dos subsiguientes la Subcuenta , los Dos penltimos los Auxiliares, y los dos ltimos para los Subauxiliares. Los Auxiliares y Subauxiliares son opcionales. Adicionalmente, la creacin de las Cuentas implica el manejo de algunos atributos, que posteriormente van a influir en el tipo de informacin que desee manejar el Cliente SIIGO. Se conocen como extenciones y se conforman as : Inventarios los cdigos se clasifican en tres (3) niveles as : Los tres primeros dgitos corresponden a la lnea del producto, los siguientes cuatro dgitos determinan el grupo y los ltimos cuatro el cdigo del producto. Activos Fijos los cdigos se clasifican en dos niveles as : los tres primeros dgitos corresponden al grupo de Activos al cual pertenece, los siguientes cuatro determinan el Cdigo del Activo. Detalles con el tipo de documento (2) posiciones , el nmero del documento (6 dgitos) y (2) dgitos para el nmero del vencimiento (hasta 99 vencimientos por cada documento) y paralelamente la fecha en que vence (ao, mes, da). Terceros con trece (13) dgitos, es decir el Nmero de Identificacin Tributaria Centros de Costos con tres (3) dgitos, permitiendo manejar hasta 999 centros de costos y dos (2) dgitos para manejar subcentros de costos.

PLAN DE CUENTAS

Si quiere observar su Plan de Cuentas puede escoger la opcin F2 Contabilidad, F2 Plan de Cuentas, en donde encontrar dos (2) opciones I Impreso o P Pantalla :

En caso de escoger la opcin P pantalla aparecern las opcines NUMERICO y ALFABETICO A (Alfabtico) si desea realizar la consulta ordenada por la descripcin de la Cuenta o N (Numrico), si desea realizar la consulta ordenada por el Cdigo de la Cuenta. Posteriormente le preguntar : Todo el PUC o solo las Utilizadas ? P/U : U Digite P (P.U.C.) si desea realizar la consulta de TODAS la cuentas del Plan Unico de Cuentas (P.U.C) o U (Utilizadas), si desea realizar la consulta solamente con las cuentas creadas para la utilizacin de la empresa. Si digit la opcin N (Numrico), digite el cdigo del Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliar y Subauxiliar desde donde desea consultar, con <ENTER> ubica la primera cuenta, paso seguido aparecer en orden numrico ascendente, las cuentas previamente abiertas en el sistema, indicantod su cdigo, descripcin, Detalle (N,C,P), Acumulacin de Terceros (S,N,R), Centros de Costos (S, N), Ajustable (N, P, A), etc. concludo el pantallazo mostrar la prxima pantalla, con ESC suspende el proceso. Si escogi la opcin A (Alfabtico), digite las primeras letras desde las cuales desea consultar (Nivel Subauxiliar, Auxiliar o Subcuenta nicamente), mostrando las misma caractersticas descritas en el punto anterior, con <ENTER> ubica la primera. En caso de escoger la opcin I (Impreso), aparecer : A (Alfabtico) si desea el informe ordenado por la Descripcin de la Cuenta; o N (Numrico), si desea el informe impreso ordenado por el Cdigo de Cuenta Contable.

Si escogi la opcin A aparecer:

Digite P si desea realizar la consulta de todas las cuentas del PLAN UNICO DE CUENTAS (P.U.C.) o U (Utilizadas) si desea realizar la consulta solamente con las cuentas utilizadas.

Posteriormente

le

preguntar

que

si

desea

la

impresin

con

CONTRAPARTIDAS, si digita S, se imprimir el informe mostrando las cuentas a llevar el ajuste y su contrapartidas cuando estas estan marcadas como Paag o como Acuerdo. Aparecer el mensanje "Fn Impresora ENTER Archivo", digite entre F1 y F9 (segn impresoras activadas), paso seguido aparecer el mensaje "Impresora Lista ? (S/N) S", digite S lo que har que se empiece a procesar el informe impreso. Si digit <ENTER> aparecer : " LISTANDO EL PLAN DE CUENTAS " Si escogi la opcin N (Numrico), digite el cdigo de la cuenta desde y hasta la cual desea el informe, con <ENTER> las ubica todas. Digite P (P.U.C) si desea el informe impreso con todas las cuentas del Plan Unico de Cuentas o U (Utilizadas), si desea el informe impreso solamente con las cuentas abiertas. Este informe lista el Plan de Cuentas en el orden deseado con o sin auxiliares de acuerdo a lo escogido y muestra los siguientes campos : Descripcin del Informe NUMERICO : 1. Cdigo del Grupo de Cuentas 2. Cdigo de la Cuenta 3. Cdigo de la Subcuenta 4. Cdigo del Auxiliar de la Cuenta 5. Cdigo del Sub -auxiliar de cuenta 6. Descripcin del Grupo de Cuentas 7. Descripcin de la cuenta 8. Descripcin de la Subcuenta

9. Descripcin del Auxiliar y Subauxiliar de Cuenta (Opcional) 10. Clase (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden x contra) 11. Detalle (Por Cobrar, Por Pagar) 12. Si tienen aplicacin en centros de costos 13. Si va a acumular por terceros, o si es una cuenta de Retencin en la Fuente 14. Si es una cuenta ajustable por Paag o por el Acuerdo 15. Si es de Retencin en la Fuente : el porcentaje de Retencin a aplicar Descripcin del Informe ALFABETICO : 1. Cdigo de la Cuenta (Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliares y Subauxiliares) 2. Descripcin de la Cuenta Auxiliar 3. Clase (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden x contra) 4. Detalle (Por Cobrar, Por Pagar) 5. Si tienen aplicacin en centros de costos 6. Si va a acumular por terceros, o si es una cuenta de Retencin en la Fuente 7. Si es una cuenta ajustable por Paag o por el Acuerdo 8. Si es de Retencin en la Fuente : el porcentaje de Retencin a aplicar

CAMBIO DE DETALLES : Para cambiar cuentas que detallan por C (Cartera) o P (Proveedores) por NO detalla, se repasa la cuenta completa con <ENTER>, incluyendo las modificaciones, paso seguido aparecer a pie de pantalla : BORRA DETALLES (S/N)?:

Con <ENTER> ubica N y la cuenta no ser modificada , en caso de digitar S Borrar toda la informacin de detalles que tenga esta cuenta.

Para modificar cuentas que se encontraban con NO DETALLA, por C (Cartera) o P (Proveedores), se repasa la cuenta completa con <ENTER>, a continuacin aparecer a pie de pantalla PASA A CMPTE, digite el tipo de documento cruce (de acuerdo con los definidos) , que desea ubicar en los saldos detallados, esto ocasiona que el saldo del tercero sea trasladado en detalles con el nmero de comprobante digitado y una secuencia a partir del 1 en adelante, simpre y cuando el nmero este disponible.

CAMBIOS DE TERCEROS : Para modificar cuentas de Terceros (S) o de Retencin en la Fuente (R), que discrimina por NIT, debe borrar la discriminacin dejando (N) : Se repasa la cuenta completa con <ENTER>, incluyendo la modificacin y paso seguido aparecer a pie de pantalla el mensaje : BORRA TERCEROS (S/N) ?: Con <ENTER> ubica N y la cuenta no ser modificada en caso de digitar S quedar marcada para no manejar terceros y borrar la informacin de terceros que tenga discriminada en esta.

Para modificar cuentas que no acumulaban por Terceros (N), para que acumulen (S) o de Retencin en la Fuente ( R ), se repasa la cuenta completa con <ENTER>, Incluyendo la modificacin y paso seguido aparecer a pie de pantalla el mensaje : Pasa al Nit :

Digite el NIT al cual desea trasladar la informacin, ste debe ser diferente de ceros, si se modific a cuenta de retencin, digite el porcentaje de Retencin a aplicar a esta cuenta. Si esta cuenta tena movimiento pasar todo el movimiento al Nit digitado y posteriormente por medio de notas deber discriminarse a los respectivos nits.

CAMBIOS DE CENTROS DE COSTOS : Para modificar cuentas que utilizaban Centros de Costos (S), para que no los utilice (N), se repasa la cuenta completa con <ENTER>, incluyendo la modificacin y a continuacin aparecer a pie de pantalla el mensaje : Borra C. Costos (S/N) : ? N, Con <ENTER> ubica N y la cuenta no ser modificada, en caso de digitar S borrar la informacin que tenga acumulada en los diferentes Centros de Costos definidos y movidos por esta cuenta.

Para modificar cuentas que no utilizaban Centros de Costos (N) se repasa la cuenta completa con <ENTER>, incluyendo la modificacin y posteriormente aparecer a pie de pantalla el mensaje : Pasa al C.C.: , Digite el centro de costo al cual desea trasladar la informacin (Previamente creado por la opcin F2 Contabilidad, F3 Admn Centros de Costos.

CAMBIO DE AJUSTES :

Al modificar Cuentas ajustables (P Paag, A Acuerdo), para borrar su caracterstica de ajustable, se repasa la cuenta completa con <ENTER>, incluyendo la modificacin y el har el cambio sin hacer ninguna pregunta. Si desa modificar cuentas que no manejaban ajustes, para adicionarles esta caracterstica, basta con repasar la cuenta completa adicionndole el tipo de ajuste requerido. Ya sea P Paag o A Acuerdo, al momento de colocarle P Paag al terminar de repasar la cuenta el preguntar cuenta de ajuste y contrapartida.:

ELIMINACION DE CUENTAS Para la Eliminacin de Cuentas se utiliza la tecla de funcin F5, teniendo en cuenta que : Se borra de abajo hacia arriba as : Primero el subauxiliar en caso de que exista, luego el auxiliar, luego la subcuenta , la cuenta y por ltimo el grupo, es decir , no se puede borrar un grupo sin borrar todas los auxiliares, subauxiliares, subcuentas y cuentas que a este se hallen asociados. Adems tampoco se podr borrar cuentas que posean saldo o movimiento. En caso que la Cuenta Contable tenga movimiento, aparecer a pie de pantalla * NO BORRA SALDO * y no podr ser borrada.

El procedimiento es ubicar el cursor en el nombre de la cuenta (sea esta Subauxiliar, auxiliar, Subcuenta, cuenta o grupo ) y digitar la tecla de funcin F5.

CREACION DE CENTROS DE COSTOS : DEFINICIN : Centros de Costos son Areas de Responsabilidad que define la misma empresa con el propsito de controlar la utilidad o prdida que presente cada una de ellas. Sin embargo tambin se pueden utilizar para discriminar o desagregar la informacin de acuerdo a algunas clasificaciones especficas. APLICABILIDAD : Los Centros de Costos se pueden utilizar para . Definir las diferentes Areas o Departamentos de la Empresa (Administracin, Ventas, Produccin...) Definir las diferentes Sucursales o Establecimientos Comerciales (Puntos de Venta) Definir la Zonificacin de Clientes, Proveedores (Ciudades) Clasificar Las Ventas (Gravadas, Exentas, Nacionales del Exterior...) Todo esto debido a que en SIIGO siempre podremos obtener informacin y listados discriminados por Centros de Costos. CREACION : Por el mdulo de Contabilidad (F2), Opcin F3 Admn. Centros de Costos. Opcin F1 Apertura : Se podr crear hasta 999 Centros de Costos y 99 Subcentros de Costos :

Para la Creacin de los Centros de Costos se digita el Nmero de Centro de Costo (entre 001 y 999), luego al frente se digita el nombre del Centro de Costo, con <ENTER> pasa a Responsable, si es creacin , si existe muestra los datos del Centro de Costos. En responsable puede digitar el Nombre del

Responsable, La direccin del Centro de Costos y dos (2) nmeros telefnicos, Fax, Direccin E-mail (estos datos son opcionales). Posteriormente le preguntar si maneja Subcentros de Costos (permite crear hasta 99 subcentros de costos) y los podr crear de la misma forma : en Cdigo : digite un nmero entre 01 y 99, en Descripcin digite el nombre del Subcentro de Costos :

Con F5, le permite eliminar Subcentros y Centros de Costos, en el cual est ubicado y lo deja libre para utilizarlo nuevamente, siempre y cuando no tengan movimiento. Se hace de abajo hacia arriba primero se borran los subcentros de Costos asociados, y luego Los Centros de Costos a borrar.

CATALOGO DE INVENTARIOS El Cdigo de Inventarios es una ramificacin de lnea y Grupo de tal manera que el catlogo solo asigna los seis (6) dgitos adicionales que identifican cada referencia , cabe anotar que SIIGO maneja como sistema de acceso alterno la referencia de fbrica, que NO obvia la asignacin del Cdigo. Los cdigos de productos se crearan por el mdulo INVENTARIOS F5, Opcin F1 Catlogo de Productos F2 Apertura de Productos. En ese momento aparecer la pantalla:

Digite La Lnea del Producto a asignar, previamente creada, de lo contrario a pie de pantalla aparecer el mensaje LINEA NO EXISTE, intente nuevamente, a continuacin aparecer la descripcin de la lnea digitada. Digite el Grupo del Producto a asignar, previamente creado, de lo contrario a pie de pantalla aparecer el mensaje GRUPO NO EXISTE, intente nuevamente, a continuacin aparecer la descripcin del grupo digitado.

CREACION DE BODEGAS : DEFINICIN : Como su nombre lo ndica por esta opcin se podr crear las diferentes Bodegas, que posea la Empresa y lo que permitir tener control sobre los inventarios en forma discriminada de acuerdo a las necesidades del Cliente SIIGO.

CREACION: Por el mdulo de Inventarios (F5), Opcin F3 Manejo de Bodegas. Opcin F1 Apertura : Se podr crear hasta 9999 Bodegas.:

(Para la Creacin de las Bodegas se digita el Nmero de la Bodega (entre 0001 y 9999), luego al frente se digita el nombre de la misma, con <ENTER> pasa a

Responsable, si es creacin , si existe muestra los datos de la Bodega. En responsable puede digitar el Nombre del Responsable, La direccin del Centro de Costos y dos (2) nmeros telefnicos, Fax, Direccin E-mail (estos datos son opcionales).

Posteriormente le preguntar si maneja Ubicaciones (permite crear hasta 999 Ubicaciones y las podr crear de la misma forma :Si digita S, en Cdigo : digite un nmero entre 001 y 999, en Descripcin digite el nombre de la Ubicacin. Con F5, le permite eliminar Ubicaciones y Bodegas en el cual est ubicado y lo deja libre para utilizarla nuevamente, siempre y cuando no tengan movimiento. Se hace de abajo hacia arriba primero se borran las ubicaciones asociadas, y luego Las Bodegas a borrar.

TABLAS DE ACTIVOS FIJOS

Con el fin de clasificar los Activos Fijos, consultar y relacionar las cuentas que determinan el movimiento se ha diseado esta opcin, la cual le permite crear hasta (9999) grupos diferentes de activos. PROCESO Es necesario definir con claridad las cuentas contables a utilizar de acuerdo a la discriminacin que da el PLAN UNICO DE CUENTAS.

Digite el cdigo del Grupo (4) posiciones numricas (entre 0001 y 9999), en caso de que est asignado el cdigo aparece la informacin, de lo contrario solicita la descripcin del grupo de activos a relacionar en 30 posiciones alfanumricas . Posteriormente digite las cuentas del Activo , Depreciacin, Gastos por depreciacin, Ajuste por Inflacin al valor histrico, Ajustes por Inflacin al Valor de la depreciacin y las cuentas de correccin monetaria

correspondientes, las cuales deben estar creadas previamente en el catlogo de Cuentas, de lo contrario muestra frente a la cuenta digitada, Cuenta No Existe. Pulse <ENTER>, luego de digitar la cuenta para que solicite la siguiente, as susecivamente hasta terminar las cuentas y al finalizar se posiciona en el primer campo permitindole crear o consultar otro grupo de activos.

CATALOGO DE TERCEROS Mediante esta opcin, podr crear los diferentes Terceros o Nits con los que tiene vnculos comerciales en su empresa. Estos Nit podrn ser Clientes,

Proveedores, Empleados y Otros, de acuerdo al tipo de vnculo que exista con este. Para crear Nits, ubquese en el mdulo de Contabilidad F2, Opcin F2 Admn, de Terceros, F1, Apertura. En caso de escoger la opcion APERTURA aparecer:

Digite el nmero del Nit (13 posiciones numricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe inclur el digito de verificacin. En caso de existir, aparecer el nombre, si no existe mostrar el mensaje CREACION. En caso de digitar el Nit de un

empleado, como tambin pueden crearse por el mdulo de Nmina, a pie de pantalla aparecer ES EMPLEADO, y mostrar su informacin bsica. Maneja Sucursales, digite S si este NIT maneja facturacin por la Sucursal (Mismo Nit, con diferentes direcciones), En caso contrario digite N, si digit S a continuacin preguntar el nmero de Sucursal a crear desde 001 hasta 999. Digite el Nombre (50 posiciones alfanumricas) completo. (Este nombre debe corresponder al nombre con el que el NIT se ha registrado EN LA CAMARA DE COMERCIO, para efectos de informacin Tributaria), con <ENTER> ubica el Creado. Digite el CONTACTO (50 posiciones alfanumricas) que le permitir en un momento dado establecer una persona especfica con quien comunicarse cuando se trate de ese NIT. Es opcional. Digite la DIRECCION, (100 posiciones alfanumricas), con <ENTER> ubica el creado, Digite el CODIGO DE PAIS Y CIUDAD a la que pertenece el NIT. Digite hasta cuatro (4) nmeros telefnicos del Nit., el Nmero del Fax y el Apartado Areo, con <ENTER> ubica los creados. Digite El SEXO, (E/M/F) EMPRESA, MASCULINO O FEMENINO, Por si crea personas Naturales o Jurdicas. Digite el mes y da de cumpleaos Digite la direccin E-mail del Nit, si es que la tiene, opcional. Digite el tipo de Identificacin del Nit: N si se identifica con NIT, C, si el Cdula de Ciudadana. Digite el tipo de NIT que es : (C - P - O) CLIENTE, PROVEEDOR, OTRO.. Si escogi la opcin C, para Cliente debe tener en cuenta que:

 Deber haber creado primero los NIT QUE SON VENDEDORES como EMPLEADOS. Deber posteriormente crear los VENDEDORES por el mdulo de VENTAS, Opcin F1 Catlogo de Vendedores, F1 Apertura, ya que en el momento de crear los Clientes pedir un Cdigo de vendedor para fijrselo en el momento de facturar. Digite el Cupo de crdito a asignar al cliente Digite la Lista de Precios de venta a aplicar en el momento de facturar. Si fija el nmero entre 1 y 8, fijar una de estas especficamente, con 9 fija todas las 8. Digite la cuenta principal de Cartera (10 dgitos) que utilizar el Cliente , la cual podr ser modificada en el momento de facturar, con <ENTER> ubica la creada. Digite la calificacin (2 posiciones alfanumricas) es opcional con el cual podr calificar al Cliente de acuerdo al comportamiento comercial de este. Escoga la Clasificacin en cuanto a contribuyente que sea el NIT a crear : (Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Rgimen Comn, Rgimen simplicado, Rgimen simplificado para personas no residentes en el pas, No residentes en el pas y No Responsables de IVA. Digite el cdigo de actividad ICA a la que pertenece el NIT(previamente creados en registro de control). Digite el cdigo del vendedor (previamente creado). Digite el porcentaje de descuento que quiera aplicar sobre el cliente especficamente (es opcional)

 Digite la forma de Pago, cdigo de 2 posiciones numrica (previamente creado en Parametrizacin, Formas de Pago). Digite alguna Observacin adicional que quiera hacer acerca del NIT, 50 posiciones alfanumricas, es opcional. Si escogi la opcin P-PROVEEDOR : Digite la cuenta principal de Cuentas por Pagar (10 dgitos) que utilizar el Proveedor , la cual podr ser modificada en el momento de registrar la comprar, con <ENTER> ubica la creada. Digite la calificacin (2 posiciones alfanumricas) es opcional con el cual podr calificar al Proveedor de acuerdo al comportamiento comercial de este. Escoga la Clasificacin en cuanto a contribuyente que sea el NIT a crear : (Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Rgimen Comn, Rgimen simplicado, Rgimen simplificado para personas no residentes en el pas, No residentes en el pas y No Responsables de IVA. Digite el cdigo de actividad ICA a la que pertenece el NIT (previamente creados en registro de control). Si escogi la opcin OTROS, No har ms preguntas.

Para ELIMINAR NITS ya creados, basta con accesar el NIT a borrar y pulsar la tecla de funcin F5 sobre el nombre. En caso de que el NIT tenga movimiento, no podr ser borrado y a pie de pantalla aparecer: EL NIT TIENE MVTO NO BORRA. Adicionalmente usted podr listar (ya sea por impresora o por pantalla) los NIT Creados, Mediante las opciones de F3 A F8, de la opcin ADMON DE TERCEROS:

CONSULTAS DE NIT

CONSULTA POR TIPO DE NIT :

Permite Obtener un listado organizado a nivel General, De slo los Nit catalogados como Clientes, de aquellos catalogados como Proveedores y de Otros. CONSULTA POR CUMPLEAOS : Permite Obtener listados por fecha de cumpleaos donde solicitar rango de fechas a consultar, listados organizados por Sexo, (E,M,F), y los NIT Inscritos CONSULTA POR Nro. GENERAL : Le permite obtener Listados organizados por Nmero de Nit, y le permitir consultar por rangos de NIT, Y rangos de Sucursales. CONSULTA POR Nro. DETALLADO : Le permite obtener Listados organizados por Cuenta contable asignada al NIT, por Nmero de Nit y Sucursales, tambin le solicitar rangos a listar.

TERCEROS POR CUENTA : Le permite obtener informacin de los NIT que han sido afectados en una cuenta especfica, el comprobante con el que se realiz el movimiento, el saldo anterior (inicial del mes a consultar) el valor de los movimientos Dbitos, el valor de los movimientos Crditos (valores totales) y el nuevo saldo.

TERCEROS POR CUENTA DETALLADOS Esta opcin le permite obtener un listado discriminado por cada cuenta contable afectada con los comprobantes registrados por cada NIT y los valores de cada movimiento. ** EN CUALQUIERA DE LAS OPCIONES ANTERIORES EL PROGRAMA SOLICITARA SI DESEA ESTOS INFORMES CON SUCURSALES O NO Y SI LOS DESEA A TRAVS DE UN INFORME IMPRESO O POR PANTALLA. Entonces aparecer las opciones I Impreso P Pantalla.

REGISTRO DE CONTROL

Mediante esta opcin se mantienen los datos de la Empresa como Direccin, Ciudad donde est domiciliada la sede principal, adems permite incorporar cuatro (4) nmeros de telfonos, la Moneda Nacional, la Sigla de Identificacin de los terceros, Sigla de Impuesto a las Ventas, Porcentajes de Intereses de

Mora y adicionalmente fijar las impresoras disponibles con la descripcin de cada una de ellas. Se pueden definir hasta nueve (9) Impresoras, mediante las teclas de funcin del teclado (F1, F2, F3...F9) detallndolas por marca, para facilitar la direccin del reporte en el momento de imprimir.

Al ingresar a esta opcin, har las siguientes preguntas :

Direccin: Digite la direccin del domicilio de la Empresa, en esta opcin SIIGO, le ofrece dos campos (renglones) que le permitir ingresar la direccin en forma clara, completa y los ms detallada posible. Ciudad : Digite la ciudad del domicilio principal de la Empresa. Telfonos: Digite cuatro (4) nmeros telefnicos de la Empresa, solamente permite caracteres numricos. Moneda Nacional: Debido a que SIIGO es un software que se vende en otros pases, en este campo deber digitar PESOS MCTE a fin de que sea adicionado en el momento de obtener el valor de un monto escrito, Ejemplo : Cincuenta mil PESOS MCTE. Sigla Iden: Por la misma razn, digite en este campo la palabra que identifica los terceros, Ejemplo : NIT. Sigla Imp.Vtas: En este campo deber digitar la Sigla del Impuesto a las Ventas : IVA. % Int. Mora: Digite el valor que quiere aplicar para reflejar el inters de mora sobre la cartera vencida. Este valor ser reflejado en los informes de Cuentas por Cobrar, sin embargo ser un dato a nivel informativo solamente, SIIGO no

contabilizar automticamente dichos intereses y solamente podr manejar un valor en dicho porcentaje. Impresor: Por esta opcin podr implementar las diferentes impresoras que ttenga definidas. Si el programa est instalado de modo MONOUSUARIO, (un nico Computador), con la tecla F1 asigna la impresora local (la del puerto paralelo), si el software es multiusuario, (trabajo en red), podr asignar hasta 9 impresoras, con las teclas de funcin F1..F9. Desea Ayuda en Lnea: Al digitar S, activar la ayuda en lnea en forma automtica y constante durante todos los campos en los que se encuentre posicionado. Si digita N, solamente podr consultar la ayuda en lnea con la tecla de funcin F6. Desea Conv. Extranj. Automtica A/N : Digitando A, las cuentas marcadas con moneda extranjera, ser convertidas de acuerdo al valor del cambio asignado a la moneda previamente creada, de manera automtica, por esta opcin se podr obtener informes (listados) en moneda diferente a la local. En el momento de elaborar un documento, preguntar la moneda a la cual se desea convertir el movimiento. Bodega Principal : Por requerimiento del programa, (as la Empresa no maneje inventarios) como mnimo deber crearse una bodega y una sub-bodega, a la cual llevar el movimiento que requiera el manejo de estas, Esto a fin de que en el momento de afectar cualquier producto catalogado en el mdulo de Inventario, el movimiento se cargue a una bodega por defecto, siempre y cuando el usuario por omisin o por descuido olvide asignar una bodega requerida en el proceso. . Si digita F2, a manera de ayuda le mostrar las

bodegas creadas para que con las teclas de desplazamiento ubicado en la que va a utilizar, la asigne con <Enter>. Centro de Costos Principal : De igual forma que la opcin anterior, en este campo deber asignarse el cdigo con el que se haya creado el Centro de Costos que ser manejado por defecto cuando el registro de la transaccin contable as lo amerite. Si digita F2, a manera de ayuda le mostrar los centros de costos creados para que con las teclas de desplazamiento ubicado en el que va a utilizar, lo asigne con <Enter>. Actualiza Costo de Factura en Lnea, Actualiza Costo de Remisin en Lnea: Si utiliza inventario permanente le dar la opcin de actualizar costos en lnea en la factura y remisin. Esta opcin al momento de elaborar la factura o la remisin permitir que no se actualicen costos de productos pero si cantidades, permitiendo facturar en rojo, si realiza el proceso de costeo mensual, estas dos opciones deben estar en N. De esta manera se asignar el tipo de costeo que se quiere manejar, cuando se tiene el mdulo de Inventarios. Aplica Costo Predeterminado: En caso de digitar S, permitir predeterminar el costo promedio a los productos, siempre y cuando se conozca de antemano el costo de este, y sea un valor constante, que no est cambiando peridicamente. PARA RECORDAR : LA TECLA DE FUNCION F1 PERMITE GRABAR Y/O ADELANTAR EN SIIGO. Maneja Nmina con Decimales : Como su nombre lo indica, si digita S, es porque en el momento de contabilizar la nmina y si tiene el mdulo, manejara centavos, si digita N, aproximar al nmero entero ms cercano. Pas seguido, har las siguientes preguntas :

Aplica Reforma Tributaria del D.C. : Si es responsable del ICA, digite S, de lo contrario digite N. Posteriormente aparecer un recuadro, en el que solicita asignar el tipo de contribuyente que es la Empresa, con las teclas de desplazamiento ubique el correspondiente y con enter asigne.:

Paso seguido, solicitar Cod. Activ. 1: En esta opcin debe digitar el cdigo de la ACTIVIDADA PRIMARIA DE ICA asignada a la Empresa, si tiene una actividad SECUNDARIA, en el campo Activ.2 : digite el cdigo para tal fin, si tiene actividad secundaria. Posteriormente, aparecer un recuadro por el cual se deben crear todas las actividades ICA, definidas por la DIAN. En esta opcin solicitar Cdigo: Digite el Cdigo de actividad ICA a crear, en el campo Descripcin : Digite el nombre de la actividad ICA. y en Tarifa X mil : Digite el porcentaje de cada actividad ICA. Si desea modificar alguna actividad ya creada, simplemente digite el cdigo de la actividad a modificar y con enter ubquese en el campo requerido, entonces suministre nuevamente la informacin. Con F5, despus de suministrar el cdigo de la actividad ICA, podr borrar o eliminar dicha actividad.

NUMERO DE REGISTRO - EXPLICACION

SIIGO por cada empresa que se instale solicitar un Nmero de Registro, el cual ser tramitado por Informtica & Gestin, es un nmero de 18 digitos que le permitir trabajar el programa sin restriccin. Desde el momento de la instalacin de la empresa tiene 90 das para tramitar dicha solicitud, das contados a partir de la fecha decidida para el corte de saldos iniciales, es decir que si defini fecha de corte de saldos iniciales 19980826 podr trabajar en el programa hasta el 19981126 (fecha de acceso al programa, no tiempo real). Aparecer en pantalla :

Digite S, para generar la solicitud de registro, paso seguido, a pie de pantalla aparecer Fn impresora ENTER Archivo, donde Fn es la tecla de funcin definida para imprimir (ver registro de control) y ENTER genera un archivo para visualizarlo por pantalla o imprimirlo despus. Si digita Fn aparecer :

Impresora Lista ? (S/N) S. Con ENTER toma por defecto "S", lo que ocasiona que se produzca la solicitud de registro lista para firmar y enviar. En caso de que desee registrar el programa (ingresar el nmero de registro ya asignado para la empresa) digite R, El programa solicitar : NUMERO DE REGISTRO : Y en ese momento debe digitar los dieciocho (18) dgitos correspondientes al Nmero de Registro. De esta forma se habilita el programa para uso permanente; pasados lo 90 das para y no ha ingresado el nmero de registro, aparecer en pantalla : HASTA TANTO NO OBTENGA SU NUMERO DE REGISTRO NO PODRA SEGUIR USANDO EL SIIGO - TRAMITELO

REGISTRO DE CIUDADES

Mediante esta opcin podr parametrizar los diferentes pases y ciudades que requiera manejar en su empresa, A travs de esta opcin usted podr asignar a sus terceros Ciudad y Pas permitiendo controlar los porcentajes de ICA que sean diferentes entre ciudades y adicionalmente, manejar los Cdigos de vendedores de acuerdo a las ciudades : En esta opcin el programa solicitar : Pas: Digite un cdigo de dos (2) dgitos numricos, con el fin de establecer los difentes pases, debido a que es importante disciminar algunos informes que son importantes manejar por dicha opcin. Nombre: En este campo deber digitar el nombre del Pas. Treinta (30) posiciones alfanumricas. Ciudad : Al igual que en Pas, debe digitar el cdigo tres (3) dgitos numricos para asignar a las diferentes ciudades. Nombre: Digite el nombre de la ciudad. Treinta (30) posiciones alfanumricas. Si desea modificar el nombre del Pas o la Ciudad, simplemente digite el cdigo a modificar y nuevamente suministre la informacin correcta, si desea eliminar, despus de digitar el cdigo especfico, digite la tecla de funcin F5. Al digitar la tecla de funcin F2, podr consultar los diferentes cdigos de Pases y ciudades creados.

REGISTRO DE ZONAS

Mediante esta opcin , se podr definir las diferentes zonas de acuerdo a como se haya establecido en la empresa. Es importante saber que a los terceros y a

los vendedores le les puede asignar zonas, permitiendo obtener informacin en ventas y por terceros de acuerdo a las necesidades predefinidas. Si desea modificar los datos de alguna Zona previamente creada, simplemente digite el cdigo a modificar y nuevamente suministre la informacin correcta, si desea eliminar, despus de digitar el cdigo especfico, digite la tecla de funcin F5. Al digitar la tecla de funcin F2, podr consultar los diferentes cdigos de zonas creados. Zona : Digite el cdigo de la zona tres (3) posiciones numricas. Si ya existe, mostrar los datos correspondientes a la zona y permite modificarlos si es necesario. Nombre: Digite el nombre de la zona, sern treinta (30) posiciones alfanumricas . Ciudad : Digite el cdigo de la ciudad, previamente creado, a la cual pertenece la zona, tres (3) posiciones numricas.

REGISTRO DE CLAVES Por esta opcin se asignaran mediante claves de entrada alfanumricas de cuatro (4) caracteres diferentes usuarios (sin inclur el administrador), con niveles de accesos y restricciones, a fin de poder tener control sobre las personas que van a intervenir en el registro de informacin.

IMPRESIN DE PARAMETROS Mediante esta opcin, el cliente podr realizar una impresin de los parmetros que haya creado, o si lo prefiere puede generar un archivo .LST, el cual le permitir consultar por pantalla el informe o imprimirlo desde el directorio de la empresa correspondiente. Al seleccionar esta opcin, aparecer:

Si digita F1,F2...F9, de acuerdo a como haya definido sus impresoras en el registro de control, la opcin que escoja empezar a imprimirse directamente en la impresora, si con <ENTER> selecciona la opcin Archivo, podr generar

un archivo con un nombre especfico, o si lo quiere utilizar el nombre que por defecto trae SIIGO, que es LiSTADO..LST. Posteriormente, el sistema desplegar el siguiente men :

Con las teclas de funcin, o simplemente ubicandose con las teclas de desplazamiento en la opcin deseada, obtendr la impresin que requiera: Por la Opcin F1 Claves Asignadas, podr imprimir las claves creadas para usuarios del programa diferentes al administrador. Por la Opcin F2 Informacin General, podr imprimir lo contenido en el registro de control. Por la Opcin F3 Monedas Extranjeras, podr imprimir la informacin de las diferentes monedas extranjeras parametrizadas. Por la Opcin F4 Tabla Pas/Ciudades, podr imprimir los direrentes cdigos de pases y ciudades parametrizados con sus correspondientes nombres.. Por la Opcin F5 Tablas de Zonas, podr imprimir la informacin de las diferentes zonas parametrizadas. Por la Opcin F6 Formas de Pago, podr imprimir los direrentes cdigos de formas de pago definidas al igual que el nombre y la cuenta contable de cada uno de ellos. Por la Opcin F7 Todos los Parmetros, como su nombre lo indica, podr imprimir todos los parmetros creados para SIIGO.

DEFINISIN DE DOCUMENTIOS

COMPROBANTE DE EGRESO (G)

Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido las cuentas relacionadas con bancos, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u otros conceptos. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *G* , descripcin o nombre del documento. Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de comprobante de egreso que se comenzara a utilizar en SIIGO.

Numeracin automtica: programa se encargue de enumerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: COMPROBANTE DE EGRESO No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* nos permitir imprimir el NIT de la empresa Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.

Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano. El comprobante de egreso es generado para cancelar deudas de la empresa, pagos a terceros y por diferentes conceptos por lo tanto constituye una erogacin de dinero de cada empresa afectando obligatoriamente la cuenta de BANCOS(111005-segun P.U.C). El manejo de este documento presenta la misma estructura de los anteriores la diferencia ms notoria radica en lo siguiente : Cuenta de contable de bancos : debemos digitar la cuenta contable del banco mas utilizada (10 posiciones ),en el momento de estar digitando nuestros comprobantes de egreso en el campo de cuenta del banco es posible cambiar o modificar este cdigo de cuenta-banco segn de la cuenta que se fuere a girar el egreso. Imprime certificados ? : Al digitar *S* esta opcin permite la impresin del certificado de retencin del IVA cada vez que se haga un egreso y si exista la posibilidad de esta retencin pero al digitar *N* tenemos la opcin de imprimirlos mas adelante.

PARAMETRIZACION DE FACTURAS

Se debe definir o crear 999 documentos por cada tipo de factura o documento. FACTURAS (F) La factura es un documento legal por medio del cual se acredita la pertenencia de las mercancas, bienes o servicios motivo de la compra o venta . Es una

relacin detallada y referenciada de cada una de las mercancas bienes o servicios, con la indicacin de la cantidad , valor unitario, valor total, discriminacin de los impuestos a que haya lugar e informacin general tanto del cliente como del proveedor . Dentro de los tipos de factura que se pueden implementar dentro de SIIGO , tenemos la posibilidad de crear las facturas crdito, facturas contado, facturas contraentrega ( teniendo en cuenta que la factura es una sola (*factura cambiara de compraventa*), definidas como documento tipo *F*. Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso de las ventas, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u otros conceptos. Segn el tipo de ente econmico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como remisin, pedidos, cotizacin; de tal manera que en un momento dado se identifique con que documento cruza la factura. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *F* , descripcin o nombre del documento.

Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de factura que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeracin automtica: programa se encargue de enumerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de tems: numero de tems (renglones) para este documento llega hasta 250 por comprobante ej: si en la factura s digita 3 productos, cargos, descuentos y 4 formas de pago, este utilizara 13 renglones al utilizar sistema de inventarios permanente se generara 2 renglones adicionales el 1ro para costo de ventas y el 2do para inventarios para un total de 19 renglones. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: FACTURA DE VENTA No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* nos mostrara el mensaje de ley * esta factura se asimila en sus efectos legales a la letra de cambio segn.............*cuando las factura que vamos ha utilizar en nuestra compaa son preimpresas y nuestro impresor coloca dicho mensaje digitamos *N*.

Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano. Activa inventarios : al digitar *S* este documento nos mover cantidades de inventario , al digitar *N* el programa asume que la empresa descarga el inventario con nota de remisin , salida, etc y la factura nicamente cargara valores . Numero de vencimientos : podemos digitar la cantidad de vencimientos de factura que la empresa le ofrece al cliente sea varias cuotas el programa da la opcin de hasta 999 vencimientos ya aqu la empresa coloca los vencimientos que segn las polticas de venta de la empresa sean las mas optimas. Descuento en productos : cuando el producto a facturar como individual es susceptible de descuento es necesario digitar *S*.

Rgimen comn : digite en doce posiciones alfanumricas la descripcin del rgimen comn ej: Numero de rgimen establecido por la DIAN, dato a nivel informativo. Cuenta retencin descuento 3 : al digitar *S* si la empresa desea establecer que dentro del cuerpo de la factura nos presente la opcin de imprimir el valor que el cliente debe retenerlos al momento del pago, hace referencia a la cuenta de retencin en la fuente (135515) que colocamos en la tercera posicin en el campo de descuentos que a continuacin presenta la parametrizacion . Cruza con Remisin / Pedido / Cotizacin / No cruza : al digitar *R* si desea que este documento cruce con la nota de remisin , en este caso la empresa descargara sus inventarios con remisin y la factura descarga solo valores, *P* si cruza directamente en el pedido, lo anterior hace relacin a que si nosotros cargamos el pedido de un cliente al llamar la factura , nos traiga automticamente los datos sin necesidad de digitar los productos del pedido en el momento de la facturacin , *C* si cruza directamente con la cotizacin, es decir que carga la cotizacin de un cliente y nos trae igualmente todos los datos del cliente. Cuenta retencin ICA : digite la cuenta-contable en la cual va a contabilizar automticamente lo correspondiente a este impuesto . Cuenta retencin IVA : digite la cuenta-contable en la cual va a contabilizar automticamente lo correspondiente a este impuesto . Descuentos :se pueden digitar hasta tres tipos de descuentos indicando el concepto y la cuenta contable correspondiente (creada previamente en el plan de cuentas ).Es importante mencionar que estas cuentas no se deben estar detalladas por cobrar o por pagar y tampoco utilizadas en tablas de inventario

y/o activos fijos. este valor y concepto deber ser ubicado en el tercer lugar de este concepto, complementado lo anteriormente expuesto cuando manejamos la retencin a favor dentro del cuerpo de la factura siempre colocaremos el concepto retencin y su respectiva cuenta-contable 135515 con sus respectivos auxiliares. Cargos : se pueden digitar hasta tres tipos de descuentos indicando el concepto y la cuenta contable correspondiente (creada previamente en el plan de cuentas ).Es importante mencionar que estas cuentas no se deben estar detalladas por cobrar o por pagar, adems si va a utilizar el cargo del IVA ya que un mayor valor de la factura este deber ser ubicado como tercer cargo de este concepto as IVA cuenta-contable 2408.....

NOTA CRDITO (C) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas a utilizar en este documento. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *C* , descripcin o nombre del documento.

Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de nota crdito que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeracin automtica: programa se encargue de enumerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA CREDITO No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* nos permite imprimir el NIT de la empresa. Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial

existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano. Debemos aclarar que este documento no se puede confundir con las notas bancarias (notas crdito del banco estas notas se pueden crear con un documento tipo *L*).

NOTA DBITO (D) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas a utilizar en este documento. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *D* , descripcin o nombre del documento.

Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de nota dbito que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeracin automtica: programa se encargue de numerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DEBITO No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* nos permite imprimir el NIT del cliente Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial

existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano. Debemos aclarar que este documento no se puede confundir con las notas bancarias (notas dbito del banco estas notas se pueden crear con un documento tipo *L*).

NOTA DE DEVOLUCIN (J) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso de las ventas, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u otros conceptos. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *J* , descripcin o nombre del documento.

Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de NOTA DE DEVOLUCION que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeracin automtica: programa se encargue de numerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DE DEVOLUCION No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* nos permite imprimir el NIT del cliente Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial

existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano. Este documento maneja las mismas caractersticas de la factura de venta por lo anterior para cada tipo de factura debe existir una nota de devolucin correspondiente . Esta nota descarga cantidades y valores tambin si necesito descargar de determinada factura solo algunas unidades lo puedo hacer marcando la cantidad requerida que ser devuelta.

NOTA DE ENTRADA (E) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas a utilizar en este documento. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9- Definicin documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *E* , descripcin o nombre del documento.

Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de nota de entrada que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeracin automtica: programa se encargue de numerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DE ENTRADA No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* nos mostrara el mensaje de ley * esta factura se asimila en sus efectos legales a la letra de cambio segn.............*cuando las factura que vamos ha utilizar en nuestra compaa son preimpresas y nuestro impresor coloca dicho mensaje digitamos *N*. Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*.

Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano. Cruza con orden de compra / No cruza :Al digitar *C* si necesitamos que nos traiga la informacin de nuestra orden de compra y as cargar el inventario en cantidades ya que los valores se ingresan por el registro de control, en caso contrario digitar *N*.

Cruza con la factura de compra / No cruza : Al digitar *C* si necesitamos que nos traiga la informacin de nuestra factura de compra y as cargar el inventario en cantidades, en caso contrario digitar *N*. Lo anterior de acuerdo con el ciclo o manejo de documentos de cada empresa (segn polticas).

NOTA DE PRODUCCIN ( O ) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas a utilizar en este documento. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *O* , descripcin o nombre del documento.

Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de NOTA DE PRODUCCION que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeracin automtica: programa se encargue de numerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DE PRODUCCION No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* nos permite imprimir el NIT del cliente Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial

existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano. Cruza con pedidos : Al digitar *C* este documento nos traer la informacin contenida con el documento de pedido de lo contrario marcaremos *N*.

NOTA DE REMISIN (S) Este documento lo utilizamos comnmente en el manejo de salidas de mercancas de nuestros inventarios para cuando entregamos primero los productos, bienes y/o servicios y luego realizamos la factura a nuestros clientes. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *S* , descripcin o nombre del documento. Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de nota de remisin que se comenzara a utilizar en SIIGO.

Numeracin automtica: programa se encargue de enumerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DE REMISION No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* nos permite imprimir el NIT de la empresa. Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.

Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano. Cruza con Pedido /con Cotizacin / No cruza : Al digitar *P* si necesitamos que este documento cruce con pedido , *C* si cruza directamente con la cotizacin, *N* en caso de ninguno de los anteriores . Cruza con Factura / No cruza : Al digitar *F* este documento cruza directamente con la factura o sea en el momento de vender la informacin de este documento pasa como base en la factura, es importante aclarar que para que este documento tenga un manejo adecuado debemos marcar en el documento factura que tambin cruce con remisin , en caso contrario digitar *N*. Muestra valores : Debemos utilizarla como *S* cuando manejamos inventario permanente y el descargue fsico de inventarios se realiza en este documento con la cuenta de inventarios para que no imprima el valor del costo de ventas de inventario.

NOTA DE SALIDA (H) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas a utilizar en este documento. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *H* , descripcin o nombre del documento. Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de nota de salida que se comenzara a utilizar en SIIGO.

Numeracin automtica: programa se encargue de enumerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DE SALIDA No. Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano.

Cruza con pedidos: Al digitar *C* este documento nos traer la informacin contenida con el documento de pedido de lo contrario marcaremos *N*.

NOTA DE TRASLADO ( T ) Este documento se utiliza para trasladar cantidades de inventario de un lugar a otro (de bodega a bodega). Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *T* , descripcin o nombre del documento. Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de NOTA DE TRASLADO que se comenzara a utilizar en SIIGO.

Numeracin automtica: programa se encargue de enumerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: NOTA DE TRASLADO No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* permite imprimir el NIT de la empresa. Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.

Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano.

ORDEN DE COMPRA ( Y ) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso de las compras. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *Y* , descripcin o nombre del documento.

Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de orden de compra que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeracin automtica: programa se encargue de enumerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: ORDEN DE COMPRA No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* nos permite imprimir el NIT de la empresa Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial

existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano.

ORDEN DE PEDIDO ( Z ) Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso de las ventas, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u otros conceptos. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *Z* , descripcin o nombre del documento. Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de orden de pedido que se comenzara a utilizar en SIIGO.

Numeracin automtica: programa se encargue de numerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej:ORDEN DE PEDIDO No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* nos permite imprimir el NIT del cliente Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*.

Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano. Cruza con Cotizacin / No cruza : Al digitar *C* si cruza directamente con la cotizacin , es decir nos traiga toda la informacin contenida en la cotizacin , *N* en caso de que no se alimente con cotizaciones.

RECIBOS DE CAJA (R) Los recibos de caja son utilizados para darle entrada a los valores cancelados por los clientes los cuales pueden ser en efectivo y/o en cheque u otros medios de pago.Tambien podemos darle entrada a pagos o dineros por otros conceptos. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *R* , descripcin o nombre del documento.

Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de recibo de caja que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeracin automtica: programa se encargue de enumerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: RECIBO DE CAJA No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* nos permite imprimir el NIT de la empresa. Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial

existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano. Cuenta de caja :debemos digitar la cuenta contable de caja mas usada en 10 posiciones , esto no implica que si se maneja mas de una cuenta de caja , en el momento de realizar el recibo de caja no permita su cambio , pueden existir varios recibos de caja segn el concepto de recaudo y as mismo la cuenta de caja que corresponda . Cuenta de intereses de mora : debemos digitar la cuenta de intereses de mora. Si desea que el programa calcule el valor de los intereses de mora a cobrar al cliente de acuerdo con los abonos efectuados al momento de efectuar el recibo de caja los intereses sern calculados de acuerdo al porcentaje que le colocamos al diligenciar nuestro registro de control . Cuenta de bono : esta opcin solo aplica para empresas que manejan bonos de financiacin (bonos para ser canjeados por productos, bienes y/o servicios ),y este ser cargado o descontado al cliente en el momento de elaborar el recibo de caja .

REGISTRO DE COMPRA ( P) Mediante este documento podemos registrar todas las compras y/o adquisicin de productos, bienes o servicios . es decir por esta opcin podemos hacer la causacion de nuestras transacciones comerciales.

Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso de las compras. Segn el tipo de ente econmico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como rdenes de compra o notas de entrada; de tal manera que en un momento dado se identifique con que documento cruza la factura de compra. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *P* , descripcin o nombre del documento.

Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero de registro de compra que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeracin automtica: programa se encargue de numerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*. Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: REGISTRO DE COMPRA No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* nos permite imprimir el NIT del cliente. Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial

existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano. Cruza con orden de compra /nota de Entrada/no cruza : Al digitar *C* si necesitamos que cruce con la orden de compra, es decir que podemos registrar nuestras compras cuando toda la informacin necesaria la poseemos en este documento *E* si cruza directamente con la nota de entrada, es decir que dicha nota tiene la suficiente informacin en unidades concordante con los valores del registro de compra o *N* si no cruza con un documento especifico. Activa inventarios : Al digitar *S* el programa nos ingresa la mercanca al inventario en cantidades con este documento , al digitar *N* el programa asume que la empresa carga el inventario con notas de entrada Imprime certificados ? : Al digitar *S* esta opcin permite la impresin del certificado de retencin del IVA cada vez que se haga una causacion y exista la posibilidad de esta retencin pero al digitar *N* tenemos la opcin de imprimirlos mas adelante.

OTROS ( L ) El documento tipo *L* nos sirve para parametrizar los documentos diferentes a los cuales nos presenta SIIGO, por esta opcin manejamos la cantidad de documentos deseados ej. saldos iniciales, depreciacin, parafiscales,

provisiones,notas de contabilidad, etc.

Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F9-Definicion documentos y ENTER).

Tipo de documento: En donde nos preguntara tipo de documento para este caso ser *L* , descripcin o nombre del documento. Numeracin inicial : Nos pregunta desde l numero inicial de este tipo de documente que se comenzara a utilizar en SIIGO. Numeracin automtica: programa se encargue de enumerar automticamente el consecutivo de este documento si as lo desea el usuario. Numero de copias: numero de impresiones a realizar por este documento. Si utiliza numeracin pre-impresa ser una copia o si utiliza papel forma continua digitar el numero de copias necesarias segn la empresa y la capacidad para numero de copias ser de *9*.

Impresin de pagina completa : es necesario marcarla como *S* cuando utilizamos formato de impresin SIIGO, es decir un tamao normal de papel carta ,tambin puede utilizar formato standard minerva *M* ( segn referencia) o no utilizar formato *N*. Titulo : digitamos el nombre con el cual va ser impreso el documento ej: DOCUMENTO No. Leyenda : cuando digitamos la opcin *S* permite imprimir el NIT de la empresa. Usa generador : al digitar *S* nos pide disear el formato de impresin el cual debe direccionarse a las caractersticas de las facturas preimpresas que contemple la empresa. Actualiza e imprime : al digitar *S* el documento actualiza nuestra contabilidad de inmediato y posteriormente nos imprime el documento, en caso de querer lo contrario digitamos *N*. Multiusuario : al digitar *S* si el programa lo estamos manejando en red y requiere utilizar este tipo de documento en varias terminales, con lo cual es importante mencionar que al trabajar as con la opcin de numeracin inicial existe la posibilidad de que queden libres nmeros de documentos , si trabaja solo monousuario o ambiente D.O.S. digite *N*. Redondea cifras : al digitar *S* si queremos que el programa nos acerque los centavos al peso ms cercano.

SUGERENCIA PARA SALDOS INICIALES:

SUGERENCIA: Para facilitar una posterior verificacin en recomendable organizar la informacin en la digitacin de los saldos por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente manera: 1- Comprobante del disponible Caja Bancos Corporaciones 2- Comprobantes de deudores Clientes Prestamos a Empleados Anticipos a Proveedores Retencin en la Fuente 3- Comprobantes obligaciones financieras Pagares Carta de Crdito 4- Comprobantes de Cuentas por Pagar Proveedores Cuentas por pagar Anticipo de Clientes 5- Comprobantes de Inventarios Saldos por Bodega 6- Comprobante de Prop. Planta y Equipo Valor Histrico de los Activos Valor de la Depreciacin 7- Comprobante de Impuestos

Retencin en la Fuente por Pagar Impuesto a las Ventas 8- Comprobante de Cuentas de Patrimonio Capital Social Utilidad del Ejercicio 9- Comprobante de Cuentas de Ingresos 10- Comprobante de Cuentas de Egresos Gastos 11- Comprobante de Ajust. por Inflac. Ajuste de Cuentas no Monetarias: Activo Pasivo Patrimonio. Cuentas de resultado Adicional a lo anterior se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la informacin de saldos iniciales, corresponde a la de instalacin de la Empresa. Ej.: Si la Empresa se instal en diciembre 31 de 1998, los saldos iniciales se deben incluir en esta misma fecha, ya que el movimiento se inicia en enero 1. de 1999.

PARAMETRIZACION DE LA CUENTA PUENTE: Debido a que la informacin se va ingresar de saldos iniciales en la mayora de los casos utiliza mas de un comprobante, es indispensable crear una cuenta

( 99 - 99 - 99 ) , para balancear cada una de ellos , de tal manera que el saldo definitivo de esta cuenta, sea " CERO" , ya que el movimiento dbito y crdito debe tener sumas iguales. SUGERENCIA: Cuando existe comprobante de apertura, por iniciacin de empresa, no es necesario crear una cuenta puente; ya que el movimiento se puede digitar en un solo comprobante. Para realizar la parametrizacin de esta cuenta es necesario seguir la siguiente ruta: F1 - Men principal F2 - Contabilidad F1 - Admn. de cuenta cont. F1 - Apertura Donde posteriormente parametrizaremos la cuenta puente 99 - 99 - 99

En los tems tales como ( Auxiliares subauxiliares , detalles Terceros , Centro de costo , Ajustable , Moneda Ext); deben ser marcados con "N", ya que esta solo va mover valores , y no necesita otra clasificacin.

Adicionalmente el programa nos otorga una nueva opcin, referente a una CUENTA ALTERNA, la cual aplica para ser manejada en otros pases, que no van a utilizar la 99-99-99. Grupo 99.......... Cuenta Puente Cuenta 99......... Saldos Iniciales Subcuenta 99... Saldos Iniciales

ESPECIFICACIONES DE LAS CUENTAS A UTILIZAR: Cuando hablamos de las cuentas a utilizar nos referimos a aquellas a las que se les van a ingresar saldos inciales. Y que fueron parametrizadas previamente, en la primera seccin, donde se muestra como crear cada cuenta del P.U.C. (plan nico de cuenta). SUGERENCIA: Antes de ingresar los saldos iniciales de las cuentas de proveedores, cartera e inventario entre otras, es importante haber realizado la parametrizacin de estas de tal manera que se pueda ingresar la informacin en forma discriminada.

PARAMETRIZACION INICIALES:

DE

DOCUMENTOS

UTILIZADOS

EN

SALDOS

Un primer documento "L" de " OTROS", identificado con la descripcin " SALDOS INIC", con el titulo de (Comprobantes de saldos iniciales No.) , en el cual se ingresarn los saldos distintos a los ajustes por inflacin .

Un segundo documento "A" de " AJUSTE X INF", identificado con la descripcin "SALDOS AJ.INF", con el titulo de (Comprobante de saldos iniciales ajustes inf), en donde se ingresar los saldos de ajuste por inflacin . SUGERENCIA: Parametrizar estos documentos en los ltimos comprobantes disponibles, tales como el 998 y 999 respectivamente, esto con el fin de evitar la manipulacin de los mismos, por parte de otro usuario. Para realizar este proceso debemos seguir la siguiente ruta de acceso: F1 - Men principal F2 - Contabilidad F9 - Definicin de documento

Nos ubicamos en el tipo de documento a utilizar " L " de OTROS Digitamos el nmero de comprobante a utilizar, el 999 Posteriormente realizamos la parametrizacin de dicho documento. Despus de haber realizado la parametrizacin del " Comprobante de saldos iniciales " , continuamos con la de los " comprobantes de saldos iniciales ajustes por inflacin ", con la siguiente ruta de acceso . F1 - Men principal F2 - Contabilidad F9 - Definicin de documentos. Nos ubicamos en el tipo de documento a utilizar " A" de AJUSTE X INF.

Digitamos el nmero de comprobante a utilizar, el 998 Posteriormente realizamos la parametrizacin de dicho documento .

SUGERENCIA: Es importante que siempre que s paremetrice un documento "L" de OTROS , cambiarle el nombre de la descripcin para posteriormente diferenciarlo de los dems "L",. Al igual que sucede con los documentos "A". SUGERENCIA: Cuando se realiza la paremetrizacin de los anteriores documentos , es importante colocarle la opcin de " NO Redondear cifras ", ya que por lo general el balance trae cifras con centavos .

COMPROBANTE DE CUENTAS POR PAGAR: Es necesario antes de parametrizar este tipo de documento haber definido y parametrizado las cuentas relacionadas con los impuestos de ley para el caso de las compras, lo mismo en el caso de existir descuentos y/o cargos por fletes u otros conceptos. Segn el tipo de ente econmico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como remisin, pedidos, cotizacin; de tal manera que en un momento dado se identifique con que documento cruza la factura. Para crear este documento utilizamos la siguiente ruta, (F1- Men Principal, F2-Contabilidad, F6-Generacin de comprobantes F1 -Entrada de

comprobantes y ENTER).

COMPROBANTE DE DEUDORES:

Antes de realizar la inclusin de estos saldos se debe seguir la siguiente ruta de acceso: F1-Men Principal F2-Contabilidad F6 Generacin de Comprobantes F1-Entrada de Comprobantes Donde posteriormente se ingresa los comprobantes.

Se debe ingresar la informacin por cada uno de los clientes, por tal motivo solicita el Nit, Y adicionalmente muestra un pantallazo de datos generales, donde debemos identificar: El documento, que nos debe nuestro cliente ( F-Factura ). El numero del comprobante con el cual s parametrizo el documento factura. El numero de factura, que nos debe el cliente, del cual disponemos de 11 dgitos. El vencimiento del documento manejado en 3 dgitos. La fecha del vencimiento del documento, la cual se debe ingresar AAAAMMDD. Para grabar el documento se deben tener dbitos y crditos iguales, se balancea con la cuenta puente, y la descripcin se puede cambiar por "Saldos Iniciales" o "Saldos de Deudores". NOTA: El ingresar la informacin de cada uno de los clientes, nos sugiere que antes de hacer la clasificacin, por cuenta contable, debe hacerse por vendedor; por tal motivo la opcin de vendedor aplicara para este

comprobante, por tal motivo se deben utilizar varios comprobantes tanto vendedores tenga. Adicionalmente se deben ingresar los registros factura por factura y vencimiento por vencimiento; esto para que en un momento dado pueda determinar como se encuentra la cartera.

COMPROBANTE DE DISPONIBLE: Antes de realizar la inclusin de estos saldos se debe seguir la siguiente ruta de acceso: F1-Men Principal F2-Contabilidad F6 Generacin de Comprobantes F1-Entrada de Comprobantes Donde posteriormente se ingresa los comprobantes.

Como podemos observar el tipo de documento corresponde a un L-999 de Saldos Iniciales, y aunque le dimos de opcin de Nmero de Comprobante automtico, para este primero hay que digitar el primero a utilizar. Posteriormente el programa nos pide las cuentas a ingresar, hasta el nivel con el cual fueron creadas.

Ejemplo: Si se quiere ingresar un saldo de una Cuenta de Bancos de la Sucursal Medelln, tendra que tener en cuenta que el Cdigo a afectar ser 1110050101 de acuerdo a lo siguiente. GRUPO 11disponible CUENTA 10 Bancos SUBCUENTA 05 Moneda Nacional AUXILIAR 01 Banco de Bogot SUBAUXILIAR 01 Sucursal de Medelln La descripcin que nos genera el programa despus de haber ingresado la respectiva cuenta, es modificable; De tal manera que se puede remplazar por un concepto que indique que tipo de saldo s esta incluyendo. Ejemplo "SALDOS INICIALES DEL DISPONIBLE". Adems de lo anterior el programa permite, realizar la afectacin contable, ya sea con una partida dbito o crdito, segn la informacin que s este ingresando. Al igual que incluimos la cuenta del Banco de Bogot (sucursal Medelln), podemos incluir en otro tems otra sucursal de este mismo Banco, u otro Banco que no maneje sucursales. Despus de ingresar las cuentas del disponible, debemos balancearlas con la cuenta puente, para cerrar el comprobante.

COMPROBANTE DE INVENTARIOS: Es uno de los comprobantes que exige una mayor discriminacin; debido a que es necesario realizar las siguientes clasificaciones antes de ingresar la informacin:

 Clasificacin de los productos. Establecer costo total de cada producto. Determinar la ubicacin del producto Determinar l numero de cantidades a ingresar por producto.

En caso de manejar inventario peridico, se debe utilizar la cuenta de compras, para ingresar cantidades, es decir la del grupo 62 del PUC ( Plan Unico de Cuentas ) y el valor digitarlo con la cuenta de inventarios, en el grupo 14 del PUC. En inventario permanente, se debe ingresar los saldos tanto en cantidades como en valores en la cuenta de inventario, en el grupo 14 del PUC. Ingresar el costo historico y el ajuste por inflacion por separado.

COMPROBANTE DE RETENCION: Es el comprobante donde antes de ingresar la informacin, se debi parametrizar marcando las cuentas con "R" con el fin de que al momento de ir haya ingresar informacin pida la base de retencin. Al igual que las cuentas que se manejan por tercero dicha informacin de ingresarse tercero por tercero. NOTA: Excepto la cuenta 236505, la cual no debe ir marcada con "R" ya que es de salarios.

PRESUPUESTOS Este mdulo permite hacer una comparacin entre las cuentas contables reales (las que se desprenden de las operaciones diarias del negocio) y las que se establecieron para el presupuesto. Aqu se puede visualizar de una manera clara y fcil, el comportamiento de las cuentas contables que se necesiten para controlar el ente econmico verificando si se cumple con los objetivos preestablecidos por la empresa para un periodo determinado. Tambin permite formular un presupuesto tanto en valores como en cantidades, en caso de tener el mdulo de Inventarios. NOTA: EL PRESUPUESTO DEBE ESTAR PREESTABLECIDO PARA SER DIGITADO EN LOS DIFERENTES RUBROS.

FORMULACION CONTABLE Dentro de esta opcin se hallan otras tres;

FORMULACION DE CUENTAS Permite que se formule el presupuesto en las cuentas determinadas por centros de costo con sus respectivos subcentros de costos si se manejan, como cuentas de Balance y de Resultados, incorporando el valor

presupuestado para cada mes (opcin F2), o permite incluir una cifra total para que el sistema la pondere para cada uno de los meses (opcin F3). La tecla de funcin F2 ubica el cursor en el campo de valor del mes de Enero, para que a partir de all se incorpore el presupuesto de cada mes. La tecla de funcin F3 permite ponderar la cifra total que se digite en el campo correspondiente al "Total de Presupuesto". INCREMENTO DE PRESUPUESTO Debido al alza generalizada de los precios y del costo de vida, la inflacin, la correccin monetaria o por polticas de la empresa, cualquier presupuesto est sujeto a modificaciones, lo que genera una nueva formulacin de las cifras iniciales; por lo tanto todo presupuesto debe ser incrementado segn la necesidad. Estos incrementos son peridicos y pueden presentarse anual, semestral o trimestralmente. Se puede asignar un incremento en porcentaje al presupuesto actual, de una manera manual. Al final se selecciona el rango de cuentas que se quiere se vean afectadas por dicho incremento, y automticamente el sistema efectuar el proceso. DISMINUCION DEL PRESUPUESTO En algunas ocasiones, la situacin de la economa o de algunas empresas hace que se generen disminuciones en las cifras de los presupuestos elaborados a comienzo de cada periodo fiscal. La disminucin se realiza en porcentaje al presupuesto actual, de una manera manual. Al final se selecciona el rango de cuentas que se quiere se vean

afectadas por dicha disminucin, y automticamente el sistema har lo correspondiente.

FORMULACION DEL INVENTARIO Dentro de esta opcin se hallan otras tres:

FORMULACION DEL INVENTARIO (F1) Debido a la complejidad y a los diversos problemas contables que ocasiona el manejo de los inventarios de mercancas, es muy importante que se les haga un control adecuado, porque de la exactitud que se d al valor de ellos va a

depender, en gran parte, la exactitud de la utilidad o prdida obtenida por la empresa. Esta opcin permite que se formule el presupuesto en productos incorporando cantidades y valores para cada mes, alimentando de esta manera, los informes que genera el mdulo y as poder llevar a cabo el control del presupuesto ya establecido.

INCREMENTO DE PRESUPUESTO INV. El incremento en cantidades regularmente obedece a una inadecuada formulacin del presupuesto anterior, y el incremento en valores depende de la situacin de la economa o de la empresa en particular.

A diferencia del anterior se puede asignar un incremento en porcentaje al presupuesto actual, tanto en cantidades como en valores.

DISMINUCION DEL PRESUPUESTO INV. De igual forma, en algunos casos, se puede llevar a cabo una disminucin en porcentaje al presupuesto actual, tanto en cantidades como en valores.

NOTA : LOS INCREMENTOS O DISMINUCIONES TANTO EN LA CUENTAS COMO EN EL INVENTARIO SE DEBEN REALIZAR LOS PRIMEROS DIAS DE CADA AO.

LISTADO DE PRESUPUESTO Se genera a travs de cuatro archivos de extensin .LST, que muestran trimestralmente cual fue la formulacin del presupuesto contable y de inventarios; permitiendo as, verificar que se digit adecuadamente. Las opciones F1 LISTADO PRESUPUESTO CONTABLE y F2 LISTADO PRESUPUESTO INVENTARIOS, se diferencian en que en el segundo aparecen tanto cantidades como valores. NOTA : En este mdulo no se podr imprimir ningn listado directamente desde SIIGO, pues el formato est diseado del tal forma que ocupa ms espacio de lo usual, por generarse trimestralmente.

INFORMES POR CENTRO DE COSTOS

Muestra, por medio de tres opciones, lo que se ha formulado y ejecutado del presupuesto en un periodo de tiempo determinado.

FORMULACION POR CENTRO DE COSTO (F1)

De acuerdo a lo que se defini inicialmente como centro de costo y subcentro de costo, (departamentos de la empresa, sucursales, etc.), este listado permite visualizar por medio de archivos con extensin .LST, en forma trimestral, la formulacin del presupuesto por cada uno de ellos.

EJECUCION POR CENTROS DE COSTOS (F2) Genera un informe impreso en el que muestra la cuenta, valor presupuestado, valor ejecutado, diferencias y porcentaje de cumplimiento de cada centro de costo con su respectivo subcentro de costo. De esta manera se puede determinar que cantidad de presupuesto est representado en ingresos y gastos en cada uno de ellos. COMPARATIVO DEL PRESUPUESTO (F3) Genera un informe impreso en el que muestra en forma detallada el comparativo de un mismo mes en cuanto a lo ejecutado, lo presupuestado y lo cumplido. De esta manera, se puede visualizar la participacin de las cuentas y

su comportamiento en un mes, y as poder controlar los gastos e ingresos mensualmente.

EJECUCION DEL PRESUPUESTO Aqu se encuentran tres opciones:

EJECUCION GENERAL (F1) Es un informe por pantalla o por impresin, que verifica el movimiento contable y lo compara con lo presupuestado, generando un anlisis de cumplimiento.

Con base en este porcentaje se pueden tomar decisiones de incrementar o disminur el presupuesto y as poder controlar los ingresos y gastos de la empresa de una manera adecuada.

INFORME COMPARATIVO (F2) Muestra un informe impreso a nivel general en el que muestra el comparativo de dos meses en cuanto a lo que se a presupuestado, generado, cumplido y los porcentajes de cumplimiento. EJECUCION DEL INVENTARIO (F3) Muestra a nivel impreso o por pantalla un informe comparativo de los diferentes productos que se hayan presupuestado y algunos ndices de cumplimiento, tanto de cantidades como de valores para poder analizar si se estn cumpliendo los objetivos que se plantearon inicialmente de los inventarios.

ELABORACIN DE DOCUMENTOS Partiendo de la definicin que un documento es el medio escrito de justificacin de una transaccin u operacin realizada por la empresa, este mdulo permite utilizar diferentes tipos de documentos con numeracin independiente, que se necesiten para clasificar la informacin de la empresa y as poder utilizar los modelos de impresin de cada uno de ellos (estndar, minerva, generador). NOTA : PARA PODER UTILIZAR ESTE MODULO SE DEBEN

PARAMETRIZAR O CREAR TODOS LOS DOCUMENTOS PREVIAMENTE. ORDENES DE COMPRA ELABORACIN DE ORDENES DE COMPRA (F1) El documento de Ordenes de Compra es un proceso extracontable que permite tener un control mas adecuado de los inventarios en cuanto a cantidades, productos y precios de productos pendientes de recibir, para as poder comprometer la produccin o entrega de un producto al cliente que nos lo solicite. Este documento podr cruzarse con el documento tipo P de Compras y se elabora la opcin F1:

En caso de haber creado o definido varios tipos de Ordenes de Compra, aparecer un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar:

Al seleccionar el tipo de Orden de Compra, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se requiere tener datos como: nmero de la orden, fecha de elaboracin, centro de costo con su respectivo subcentro de costo en caso de manejarlos,

fecha de compromiso del proveedor con nuestra compaa, nit del proveedor, forma de pago, producto, cantidades y precios. ) NOTA : LOS ANTERIORES DATOS COMO NIT, PRODUCTO, SE PUEDEN CONSULTAR CON LAS SIGUIENTES TECLAS DE FUNCION : F2 Alfabticamente (nombre del proveedor y/o del producto segn como se encuentren creados) F3 Numricamente (nit del proveedor y/o cdigo del producto segn como se encuentren creados) F4 Referencia (opcin habilitada nicamente para el mdulo de inventarios si se encuentra creada en el catlogo de productos) Al terminar de digitar la Orden de Compra, el sistema pregunta si el documento quedo bien, en caso de responder que SI, preguntar: MONTE PAPEL PARA EL DCTO .... LISTO (Fn / I ) Donde Fn es la tecla de funcin que permite seleccionar la impresora, que previamente debe estar configurada, en la cual se va a imprimir el documento. Luego aparece un recuadro en el que se puede digitar cualquier comentario que se requiera para complementar el documento.

Para finalizar el comentario se digita la tecla de funcin F1, donde har una ltima pregunta de si el documento se imprimi bien. En caso de contestar que NO, volver a repetir el proceso de impresin.

Si se escoge la opcin I, el sistema ignora la impresin y actualiza el comprobante correspondiente. NOTA : En caso de no tener lista la impresora aparecer el siguiente mensaje:

MANTENIMIENTO DE ORDENES En esta opcin se puede modificar cualquier dato de una Orden de Compra que este actualizada en el sistema. Esta modificacin puede emplearse cuando no se quieren dejar productos pendientes en las rdenes, de lo contrario, esta informacin se puede utilizar para determinar el cumplimiento de los proveedores.

Tambin existe la opcin de anularla, si no se va a volver a utilizar y no se requiere ms la informacin que esta guarde; para esto se debe responder a la pregunta que SI. En caso de contestar a la pregunta que NO, automticamente el sistema ubica el cursor en la fecha en la cual se elabor el documento, para de aqu en adelante, repasar con enter el documento y as realizar las modificaciones correspondientes.

Este recuadro da la posibilidad de modificar los productos ya existentes en la orden de compra o incluir ms productos si as fuera necesario. Si no se desean incluir mas productos, con la tecla de funcin F1 se graba la orden.

Los campos de cantidad de entrada, valor de entrada, documento cruce y fecha de entrada, son datos que el sistema asume automticamente si la Factura de Compra se parametriz cruzando con Orden de Compra.

ANALISIS DE COMPRAS Esta opcin permite visualizar por pantalla o por impresin, el movimiento de uno o un rango de productos:

Este informe muestra : Saldo actual. Cantidades actuales en el inventario Compras pendientes por recibo. Cantidades pendientes por recibir luego de haber registrado la Orden de Compra Disponibilidad del producto. Saldo actual + Cantidades pendientes por recibir

 Pedidos pendientes de entrega. Cantidades pendientes por descargar del inventario Disponible despus del pedido. Disponibilidad del producto - Pedidos pendientes Cantidad de compra sugerida. Faltante en cantidades para completar el stock mximo En esta opcin encontramos adicionalmente la tecla de funcin F9 que nos muestra los saldos por bodega, (este valor debe coincidir con el campo de Saldo actual).

AUXILIAR DE COMPRAS Esta opcin permite generar informes impresos de productos que se han solicitado o aquellos que estn pendientes por recibir, los documentos que se utilizaron en dichas transacciones y cuales han sido los proveedores de cada uno de ellos, por rango de fechas. Adems aparecen tres informes como son: F1 AUXILIAR POR PRODUCTO. Organiza la informacin por producto. F2 AUXILIAR POR Nro. Organiza la informacin por proveedor. F3 ANALISIS DE O. DE COMPRA. Organiza la informacin por rangos de fechas tanto de elaboracin del documento como entrega del mismo, tipos de entregas (totales o parciales), para tener un control ms eficiente del manejo de los inventarios. )

LISTA DE COMPRAS Aparecen tres opciones: F1 GENERAL. Muestra a nivel de impresin las compras que se han ejecutado a la fecha de elaborar el informe. F2 SECUENCIA DE O. COMPRA. Muestra a nivel de impresin los comprobantes que se utilizaron para estas compras en un periodo de tiempo determinado y el estado actual de cada uno de ellos. F3 MANTENIMIENTO. Permite eliminar una o varias Ordenes de Compra en un mes determinado y dicho informe lo genera de forma impresa. Esta opcin es similar a Borrar en bloque por el mdulo de Contabilidad.

REGISTRO DE COMPRAS Es un documento contable en el cual se registra la factura de compra que el proveedor nos entrega cuando se realiza la transaccin comercial de compra de inventarios. De acuerdo a su parametrizacin, este documento afectar el mdulo de inventarios de diferente manera: 1. Sin cruce. En este caso afectar tanto cantidades como valores automticamente.

2. Con cruce a la Orden de Compra. Como la Orden de Compra es un documento extracontable, el Registro de Compra afectar tanto cantidades como valores automticamente. 3. Con cruce a la Nota de Entrada. Como la Nota de Entrada es un documento contable que afecta inventarios, el Registro de Compra slo afectar valores. REGISTRO DE COMPRA CON CRUCE A LA ORDEN DE COMPRA La opcin para elaborar un Registro de Compra es F4 REGISTRO DE COMPRAS, que se encuentra en el mdulo de Elaboracin de Documentos. NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Registro de Compras, aparecer un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar. Al seleccionar el tipo de Registro de Compra, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se buscarn una a una las Ordenes de Compra que se deseen cruzar. El campo Comprobante es numrico y corresponde al tipo de Orden a cruzar (con F2 o F3 se busca o consulta dicha orden). Para finalizar la seleccin y continuar con la elaboracin del Registro de Compra se digita enter.

El programa traer automticamente todos los datos de la Orden de Compra. En el campo Fra. No: se debe colocar un tipo de comprobante especfico para el documento del proveedor, diferente al utilizado, pues el muestra el mismo con el cual se ingres. Despus de repasar el documento con enter, con la tecla de funcin F7 se puede cambiar el campo de producto a cuenta contable para incluir rubros que no afecten los inventarios (IVA, Retenciones, etc.). Con la tecla de funcin F1 se finaliza.

 Luego se colocar la (s) fecha (s) de vencimiento y se llegar a la pregunta de si el documento esta bien. En caso de contestar que SI el sistema traer el nmero de Registro de Compra para poder imprimir o ignorar la impresin segn se requiera.

NOTA: De esta manera el sistema cruzara internamente la informacin afectando los mdulos de Inventarios y Ordenes de Compra. REGISTRO DE COMPRA CON CRUCE A LA NOTA DE ENTRADA Al seleccionar el tipo de Registro de Compra, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se buscarn una a una las Notas de Entrada que se deseen cruzar. El campo Comprobante es numrico y corresponde al tipo de Nota de Entrada a cruzar (con F2 o F3 se busca o consulta dicha nota). Para finalizar la seleccin y continuar con la elaboracin del Registro de Compra se digita enter.

El programa traer automticamente todos los datos de la Nota de Entrada. En el campo Fra. No: se debe colocar un tipo de comprobante especfico para el documento del proveedor, diferente al utilizado, pues el muestra el mismo con el cual se ingres. Despus de repasar el documento con enter se debe colocar el valor total de la compra ya que la nota no lo trae, pues esta no es valorizada. Con la tecla de funcin F7 se puede cambiar el campo de producto a cuenta contable para

incluir rubros que no afecten los inventarios (IVA, Retenciones, etc.). Con la tecla de funcin F1 se finaliza. Luego se colocar la (s) fecha (s) de vencimiento y se llegar a la pregunta de si el documento esta bien. En caso de contestar que SI el sistema pedir el nmero de Registro de Compra para poder imprimir o ignorar la impresin segn se requiera.

NOTA: De esta manera el sistema cruzara internamente la informacin afectando los mdulos de Inventarios y Ordenes de Compra.

ANTICIPO DE PROVEEDORES Para poder realizar los anticipos de proveedores es indispensable haber creado previamente la cuenta de Anticipo de Proveedores (133005 o la que el usuario considere necesaria), que debe ir detallada por Pagar y por terceros para que afecte los diferentes estados de Cuentas por Pagar. Este se recibe a travs de un documento llamado G -Comprobante de Egreso. Para realizar el cruce de anticipos de clientes se origina a travs de la factura de compras, estando ubicados en el campo Forma de Pago. Oprima F9 Saldos a Favor, con lo cual se desplegar un cuadro el cual le informar de todos los saldos a favor que tiene el cliente hasta la fecha. Selecione el saldo a favor y oprima ENTER. Este valor ser trasladado al primer item de la forma de pago, cruzndola automticamente.

Si queda algn saldo, origina en un item dos la informacin de la factura con sus condiciones de pago.

NOTAS DE ENTRADA Es un documento contable que carga el inventario a nivel de cantidades, si se parametriza previamente, de lo contrario se convertir en un documento informativo nicamente. La opcin para elaborar una Nota de Entrada es F5 NOTAS - F2 DOCUMENTOS NOTAS, que se encuentra en el mdulo de Elaboracin de Documentos. NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Notas de Entrada, aparecer un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.

Al seleccionar el tipo de Nota de Entrada, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se requiere tener datos como: fecha de elaboracin, centro de costo con su respectivo subcentro de costo en caso de manejarlos, nit del proveedor, vendedor, producto, bodega, ubicacin, cantidades y valor total del producto. LA NOTA DE ENTRADA, SI ESTA PARAMETRIZADA CON CRUCE AL DOCUMENTO TIPO P DE COMPRAS, SE GRABARA SIN VALORES YA QUE ESTE ULTIMO ES EL QUE ACTUALIZA LOS INVENTARIOS.

Al terminar de seleccionar los productos, se graba la nota con F1, a lo que solicitar el nmero de su consecutivo, y por ltimo si se desea imprimir o ignorar la impresin.

ANALISIS DE NOTAS DE ENTRADA Muestra un informe por pantalla o impreso, que permite identificar que unidades estn pendientes para ser causadas en la compra. En esta opcin encontramos adicionalmente la tecla de funcin F9 que nos muestra los saldos por bodega, (este valor debe coincidir con el campo de Saldo actual). )

AUXILIAR DE NOTAS DE ENTRADA Muestra dos tipos de informe por rango de fecha y de productos a nivel de impresin, en el cual adems de la informacin anterior, permite visualizar con que documento se llev a cabo la entrada y el valor en pesos de su valorizacin.

LISTA DE NOTAS DE ENTRADA Dentro de esta opcin aparecen diferentes informes como: GENERAL. Muestra todas las Notas de Entrada elaboradas a la fecha de generacin del informe.

 SECUENCIAS. Muestra todas las Notas de Entrada elaboradas en un periodo de fecha determinado que incluye: comprobante utilizado, fecha de elaboracin, valor, observaciones del estado en que se encuentren (grabada, anulada, etc.) y el proveedor de la misma. MANTENIMIENTO. Permite eliminar las Notas de Entradas realizadas en un periodo de tiempo determinado. Es de vital importancia, tener en cuenta en el listado que aqu se genera si la Nota de Entrada estaba cruzando con el documento tipo P de Compras, pues la informacin en el mdulo de inventarios podra afectarse.

INFORMES NOTAS DE ENTRADA Para realizar un anlisis ms detallado sobre el movimiento de las Notas de Entrada, se pueden encontrar diferentes informes por el mdulo de Inventarios como: )

PENDIENTE POR PRODUCTO (F1) Es un informe por pantalla que muestra cuales fueron los proveedores de cada producto, que cantidades entraron por la nota y, de acuerdo a los documentos

tipo P de Compras incluidos, que cantidades quedaron pendientes por valorizar. PENDIENTE POR CLIENTE (F2) Es un informe similar al anterior, pero el nivel de consulta es por proveedor, no por producto.

ELABORACIN DEL COMPROBANTE DE EGRESO El Comprobante de Egreso es un documento que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente econmico como: obligaciones laborales, cancelacin de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelera, etc.), transacciones comerciales, etc. Afecta directamente los mdulos de Proveedores, Presupuesto, Nmina y Contabilidad. La opcin para elaborarlo es F3 COMPROBANTE DE EGRESO, que se encuentra en el mdulo de Elaboracin de Documentos. NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Comprobante de Egreso, aparecer un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.

Luego nos ubica en un pantallazo donde se requiere tener datos como: fecha de elaboracin, cuenta del banco, centro de costo con su respectivo subcentro de costo si se manejan, nmero del cheque, nit del tercero. Luego ubica el cursor en la secuencia 1, donde se puede elegir entre:

 Proveedores (P) : Con esta opcin aparecen las facturas de compra pendientes por cancelar, ordenadas en forma ascendente por fecha de vencimiento. Con enter se selecciona el valor total de la (s) que se vaya (n) a cancelar, con escape ESC paso a la (s) siguiente (s) factura (s); o de lo contrario se puede modificar el valor siendo una cancelacin parcial. Cuando se terminan de seleccionar las facturas a ser canceladas aparecer el siguiente mensaje: ) Otros (O) : Con esta opcin se puede llevar a cabo otro tipo de operaciones Retencin en la Fuente en compras, otros pagos, etc. seleccionando la cuenta correspondiente.

Para finalizar el Comprobante de Egreso se digitar la tecla de funcin F1, a lo que preguntar si el egreso est bien. En caso de contestar que SI el sistema pedir el nmero del comprobante. Luego pregunta si se desea imprimir el cheque y pide montar el papel para imprimir el egreso o si se ignora la impresin. Si se decide imprimir el documento da tres opciones que son:

(18/02/04) Al seleccionar el tipo de tamao a imprimir, a quin se le va a girar y la tecla de funcin para imprimir el cheque muestra un recuadro que se puede utilizar para hacer aclaraciones acerca del egreso. Con F1 finaliza.

Preguntar si el documento se imprimi bien. En caso de contestar que NO, comenzar el proceso de impresin nuevamente. ELABORACIN DE ORDENES DE PEDIDO El documento de Ordenes de Pedido es un documento extracontable que permite tener un control mas adecuado de los inventarios en cuanto a cantidades, productos y precios, que haya solicitado un cliente, ya que ms adelante podr cruzarse con el documento tipo F de Facturas. Este documento se elabora la opcin F1:

En caso de haber creado o definido varios tipos de Ordenes de Pedido, aparecer un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar:

Al seleccionar el tipo de Pedido, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se requiere tener datos como: fecha de elaboracin, nmero del Pedido, nmero de Cotizacin cruce si se parametriz de esa manera, centro de costo con su respectivo subcentro de costo en caso de manejarlos, fecha de entrega, nit del cliente, vendedor, forma de pago, pas, ciudad, producto, cantidades y precios. ) NOTA : LOS ANTERIORES DATOS COMO NIT, PRODUCTO, SE PUEDEN CONSULTAR CON LAS TECLAS DE FUNCION : F2 Alfabticamente (nombre del cliente y/o del producto segn como se encuentren creados) F3 Numricamente (nit del proveedor cliente y/o cdigo del producto segn como se encuentren creados)

 F4 Referencia (opcin habilitada nicamente para el mdulo de inventarios si se encuentra creada en el catlogo de productos) Al terminar de digitar la Orden de Pedido, el sistema pregunta si el documento quedo bien, en caso de responder que SI, preguntar: MONTE PAPEL PARA EL DCTO .... LISTO (Fn / I ) Donde Fn es la tecla de funcin que permite seleccionar la impresora, que previamente debe estar configurada, en la cual se va a imprimir el documento. Luego aparece un recuadro en el que se puede digitar cualquier comentario que se requiera para complementar el documento.

Para finalizar el comentario se digita la tecla de funcin F1, donde har una ltima pregunta de si el documento se imprimi bien. En caso de contestar que NO, volver a repetir el proceso de impresin. Si se escoge la opcin I, el sistema ignora la impresin y actualiza el comprobante correspondiente. NOTA : En caso de no tener lista la impresora aparecer el siguiente mensaje: )

PENDIENTES POR PRODUCTO Esta opcin genera un informe que se puede observar por pantalla o por impresin, que indica que cantidades de uno o un grupo de productos se han recibido luego de haber registrado la Factura de Compra (se entiende que la Factura de Compra debe cruzar con la Orden de Compra). )

Aqu se encuentra una nueva opcin de consulta: F5 por Cdigo de Barras en caso de tenerlo parametrizado.

ANALISIS DE PEDIDOS Esta opcin permite visualizar por pantalla o por impresin, el movimiento de uno o un rango de productos:

Este informe muestra : Saldo actual. Cantidades actuales en el inventario Pedidos pendientes de entrega. Cantidades pendientes por entregar luego de haber registrado la Orden de Pedido Disponibilidad de producto. Saldo actual - Cantidades pendientes de entrega Compras pendientes de recibo. Cantidades pendientes por recibir luego de haber registrado una Orden de Compra Disponible despus de compras. Disponibilidad del producto + Compras pendientes de recibo En esta opcin encontramos adicionalmente la tecla de funcin F9 que nos muestra los saldos por bodega, (este valor debe coincidir con el campo de Saldo actual).

AUXILIAR DE PEDIDOS Esta opcin permite generar informes impresos de productos que han solicitado los clientes o aquellos que estn pendientes por entregarles, los documentos que se utilizaron en dichas transacciones y cuales han sido los clientes de cada uno de ellos, por rango de fechas. Adems aparecen tres informes como son: F1 AUXILIAR POR PRODUCTO. Organiza la informacin por producto. F2 AUXILIAR POR Nro. Organiza la informacin por cliente. F3 ANALISIS DE O. DE PEDIDO. Organiza la informacin por rangos de fechas tanto de elaboracin del documento como entrega del mismo, tipos de entregas (totales o parciales), para tener un control ms eficiente del manejo de los inventarios.

LISTA DE PEDIDOS Aparecen tres opciones: F1 GENERAL. Muestra a nivel de impresin los pedidos que se han ejecutado a la fecha de elaborar el informe. F2 SECUENCIA DE O. PEDIDO. Muestra a nivel de impresin los comprobantes que se utilizaron para estos pedidos en un periodo de tiempo determinado y el estado actual de cada uno de ellos. F3 CONSOLIDADO. Muestra el consolidado por producto de los pedidos pendientes que estn por ser entregados.

 F4 MANTENIMIENTO. Permite eliminar una o varias Ordenes de Pedido en un mes determinado y dicho informe lo genera de forma impresa. Esta opcin es similar a Borrar en bloque por el mdulo de Contabilidad.

ELABORACION DE FACTURAS Este documento muestra la situacin del cliente en lo referente al cupo de crdito, saldo de cartera, valor en mora y disponible. Permite ver las existencias de cada producto por bodega, utiliza tres conceptos para los descuentos y tres para los cargos. Cruza directamente con pedidos de clientes, cotizaciones o con remisiones. Adems utiliza el cdigo del producto equivalente si se llegase a necesitar. Al realizar la contabilizacin afecta directamente los registros en los mdulos de Cartera, Pedidos, Inventarios, Presupuestos, Contabilidad y Ventas. Para poder utilizar este comprobante es necesario haberlo creado previamente, al igual que tener listos los dems parmetros (PUC, catlogo de productos, bodegas, centros de costos, etc.) ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA De acuerdo a su parametrizacin, este documento afectar el mdulo de inventarios de manera diferente: 4. Sin cruce. En este caso afectar tanto cantidades como valores automticamente.

5. Con cruce a la Orden de Pedidos. Como la Orden de Pedido es un documento extracontable, la Factura de Venta afectar tanto cantidades como valores automticamente en el mdulo de Inventarios. 6. Con cruce a la Nota de Remisin. Como la Nota de Remisin es un documento contable que descarga los inventarios, la Factura de Venta slo afectar valores.

ANTICIPO DE CLIENTES Para poder realizar los anticipos de clientes es indispensable haber creado previamente la cuenta de Anticipo de Clientes (280505 o la que el usuario considere necesaria), que debe ir detallada por Cobrar y por terceros para que afecte los diferentes estados de cartera. El anticipo se recibe a travs de un documrento llamado R- Recibo de Caja en el cual se afectan las cuentas correspondientes creando un saldo a favor de los clientes. Para realizar el cruce de anticipos de clientes se origina a travs de la factura de venta, estando ubicados en el campo Forma de Pago. Oprima F9 Saldos a Favor, con lo cual se desplegar un cuadro el cual le informar de todos los saldos a favor que tiene el cliente hasta la fecha. Seleccione el saldo a favor y oprima ENTER. Este valor ser trasladado al primer tem de la forma de pago, cruzndola automticamente. Si queda algn saldo, origina en un tem dos la informacin de la factura con sus condiciones de pago.

FACTURA DE VENTA CON CRUCE DE NOTA DE REMISION Al seleccionar el tipo Factura de Venta, se ingresa al pantallazo donde se buscarn una a una las Notas de Remisin que se deseen cruzar.

El campo Comprobante es numrico y corresponde al tipo de nota a cruzar (con F2 o F3 se busca o consulta dicha orden). Para finalizar la seleccin y continuar con la elaboracin del la Factura de Venta se digita enter. El programa traer automticamente todos los datos de la Nota de Remisin. Despus de repasar el documento con enter, con la tecla de funcin F7 se puede cambiar el campo de producto a cuenta contable para incluir rubros que no afecten los inventarios. Luego solicitar los diferentes tipos de descuentos y cargos en caso de haber sido parametrizados. Para terminar se digita la tecla de funcin F1.

Posteriormente se elegir la forma de pago, la (s) fecha (s) de vencimiento con su correspondiente valor y se llegar a la pregunta de s el documento esta bien. En caso de contestar que SI el sistema pedir el nmero de la Factura de Venta para poder imprimir o ignorar la impresin segn se requiera. ) En este tipo de cruce tambin existe la opcin de F9 SALDOS A FAVOR, que funciona igual al caso anterior. NOTA: De esta manera el sistema cruzara internamente la informacin afectando el mdulo de Inventarios y Cuentas por Cobrar.

FACTURA DE VENTA CON CRUCE AL MODULO DE PEDIDOS La opcin para elaborar la Factura de Venta es F1 Factura de Venta, que se encuentra en el mdulo de Elaboracin de Documentos. NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Facturas de Venta, aparecer un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar. Al seleccionar el tipo Factura de Venta, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se buscarn una a una las Ordenes de Pedido que se deseen cruzar.

El campo Comprobante es numrico y corresponde al tipo de Orden a cruzar (con F2 o F3 se busca o consulta dicha orden). Para finalizar la seleccin y continuar con la elaboracin de la Factura de Venta se digit enter. El programa traer automticamente todos los datos de la Orden de Pedido.

Despus de repasar el documento con enter, con la tecla de funcin F7 se puede cambiar el campo de producto a cuenta contable para incluir rubros que no afecten los inventarios. Luego solicitar los diferentes tipos de descuentos y cargos en caso de haber sido parametrizados. Para terminar se digita la tecla de funcin F1.

NOTA : Si se parametriz dentro de la factura el clculo automtico para la Retencin del IVA y del ICA, el sistema traer un recuadro indicando cual fue el valor correspondiente a cada una de ellas. Posteriormente se elegir la forma de pago, la (s) fecha (s) de vencimiento con su correspondiente valor y se llegar a la pregunta de s el documento esta bien. En caso de contestar que SI el sistema pedir el nmero de la Factura de Venta para poder imprimir o ignorar la impresin segn se requiera.

Para realizar cruces con anticipos de clientes: 3. Se debe manejar una forma de pago diferente a la de contado. 4. Ubicados en el tipo de documento se digita la telca de funcin F9. De esta manera aparecer un recuadro que trae todos los anticipos que ha realizado el cliente. 5. Se escoger el uno de los anticipos. Si este supera el valor total de la factura, para que sea descontado se debe modificar al valor de la factura, de lo contrario lo asumir totalmente.

NOTA : Para utilizar esta opcin, el Recibo de Caja debe realizarse previamente.

Posteriormente se llegar a la pregunta de s el documento esta bien. En caso de contestar que SI el sistema pedir el nmero de la Factura de Venta para poder imprimir o ignorar la impresin segn se requiera.

NOTA: De esta manera el sistema cruzara internamente la informacin afectando los mdulos de Inventarios, Cuentas por Cobrar y Ordenes de Pedido.

NOTAS DE REMISION Es un documento contable que carga el inventario a nivel de cantidades, si se parametriza previamente, de lo contrario se convertir en un documento informativo nicamente. La opcin para elaborar una Nota de Remisin es F5 NOTAS - F2 DOCUMENTOS NOTAS, que se encuentra en el mdulo de Elaboracin de Documentos. NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Notas de Remisin, aparecer un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.

(18/02/2004) Al seleccionar el tipo de Nota de Remisin, se ingresa a un nuevo pantallazo donde se requiere tener datos como: fecha de elaboracin, centro de costo con su respectivo subcentro de costo en caso de manejarlos, nit del cliente, vendedor, producto, bodega, ubicacin y cantidades.

 LA NOTA DE REMISION, SI ESTA PARAMETRIZADA CON CRUCE AL DOCUMENTO TIPO F DE FACTURA DE VENTAS, SE GRABARA SIN VALORES YA QUE ESTE ULTIMO ES EL QUE ACTUALIZA LOS INVENTARIOS.

(18/02/2004) Al terminar de seleccionar los productos, se graba la nota con F1, a lo que preguntar s la nota esta bien. En caso que se le responda que SI, indica que se debe montar el nmero de nota a imprimir:

(18/02/2004) Por ltimo pregunta si se desea imprimir o ignorar la impresin.

ANALISIS DE NOTAS DE REMISION Muestra un informe por pantalla o impreso, de los productos que estn pendientes por facturar. Estos pendientes se generan cuando las remisiones no estn parametrizadas con cruce a la factura de venta, o cuando a pesar de estar parametrizadas con cruce, an no se han facturado.

En esta opcin encontramos adicionalmente la tecla de funcin F9 que nos muestra los saldos por bodega, (este valor debe coincidir con el campo de Saldo actual).

(18/02/2004)

INFORMES NOTAS DE REMISION Para realizar un anlisis ms detallado sobre el movimiento de las Notas de Remisin, se pueden encontrar diferentes informes por el mdulo de Inventarios como:

(18/02/2004) PENDIENTE POR PRODUCTO (F1) Es un informe por pantalla que muestra cuales fueron los clientes de cada producto, que cantidades salieron por la nota y, de acuerdo a los documentos tipo F de Facturas incluidos, que cantidades quedaron pendientes por valorizar. PENDIENTE POR CLIENTE (F2) Es un informe similar al anterior, pero el nivel de consulta es por cliente, no por producto. AUXILIAR DE NOTAS DE REMISION (F3) Muestra dos tipos de informe por rango de fecha y de productos a nivel de impresin, en el cual adems de la informacin anterior, permite visualizar con

que documento se llev a cabo la Remisin y el valor en pesos de su valorizacin.

LISTA DE NOTAS DE REMISION Dentro de esta opcin aparecen diferentes informes como: GENERAL. Muestra todas las Notas de Remisin elaboradas a la fecha de generacin del informe. SECUENCIAS. Muestra todas las Notas de Remisin elaboradas en un periodo de fecha determinado que incluye: comprobante utilizado, fecha de elaboracin, valor, observaciones del estado en que se encuentren (grabada, anulada, etc.) y el cliente de la misma. MANTENIMIENTO. Permite eliminar las Notas de Remisin realizadas en un periodo de tiempo determinado. Es de vital importancia, tener en cuenta el listado que aqu se genera si la Nota de Remisin estaba cruzando con el documento tipo F de Facturas, pues la informacin en el mdulo de inventarios podra afectarse.

IMPRESIN DOCUMENTOS PREVIOS

Esta opcin se utiliza para imprimir un documento ya elaborado, en caso de requerirse una copia adicional del mismo. Esta opcin se encuentra en F7 IMPRESIN DCTO. PREVIO, en el mdulo de Elaboracin de Documentos.

(18/02/2004) Dentro de esta opcin se puede elegir el tipo de documento que se desea imprimir. Adems aparecern dos ventanas: LADO DERECHO: indican los documentos que existen y se desean imprimir. LADO IZQUIERDO: indica los documentos que no han sido grabados en el sistema.

(18/02/2004)

NOTAS DE DEVOLUCION Este documento permite hacer devoluciones tanto en cantidades como en valores de una Factura de Venta que previamente se haya contabilizado y se realiza por la opcin F6 DEVOLUCION DE FACTURAS, en el mdulo de Elaboracin de Documentos.

Al ingresar a esta opcin pedir el documento a cruzar (Factura de Venta), tipo y nmero de la factura e inmediatamente traer los datos que se manejaron en su elaboracin inicial.

(18/02/2004) NOTA : A travs de la nota solo se podrn cambiar cantidades, no valores. Al digitar la cantidad del producto que se est devolviendo, automticamente el sistema afectar las cuentas de ingreso, inventarios, IVA, clientes, etc.

(18/02/2004) El proceso de impresin de la Nota de Devolucin J es igual al visto en la Factura de Venta.

(18/02/2004)

RECIBO DE CAJA El recibo de caja es un comprobante que se utiliza para dar ingreso a Caja de los dineros recaudados ya sea en efectivo o cheques. Permite accesar la cartera por nmero de factura o cliente, muestra el estado de cuenta del cliente para escoger las facturas a ser abonadas o canceladas.

(18/02/2004) Donde Tipo de Documento, Documento y Nmero, son campos que corresponden a la factura a la que se desee hacer un abono o cancelar completamente. Si no se tiene el dato exactamente, se har la consulta por el nit del cliente. Afecta directamente los mdulos de Cartera, Presupuesto, Contabilidad y Ventas. La opcin para elaborarlo es F2 Recibo de Caja, que se encuentra en el mdulo de Elaboracin de Documentos. NOTA : En caso de haber creado o definido varios tipos de Recibo de Caja, aparecer un nuevo pantallazo para seleccionar el modelo a utilizar.

(18/02/2004) Luego nos ubica en un pantallazo donde se requiere tener datos como: fecha de elaboracin, cuenta de caja, centro de costo con su respectivo subcentro de costo si se manejan, nit del cliente, vendedor. Luego ubica el cursor en la secuencia 1, donde se puede elegir entre: Abonos (A) : Con esta opcin aparecen las facturas pendientes por ser canceladas, ordenadas en forma ascendente por fecha de vencimiento. Con enter se selecciona el valor total de la (s) que se vaya (n) a cancelar, con escape ESC paso a la (s) siguiente (s) factura (s); o de lo contrario se puede modificar el valor siendo una cancelacin parcial. Cuando se terminan de seleccionar las facturas a ser canceladas aparecer el siguiente mensaje:

(18/02/2004)

Otros (O) : Con esta opcin se puede llevar a cabo otro tipo de operaciones de recaudo como ingresos por intereses, otros ingresos, etc. seleccionando la cuenta correspondiente.

(18/02/2004) Para finalizar el Recibo de Caja se digitar la tecla de funcin F1, a lo que preguntar si el recibo est bien. En caso de contestar que SI el sistema pedir el nmero del recibo para poder imprimir o ignorar la impresin segn se requiera.

ELABORACION DE DOCUMENTOS Y PRESUPUESTO

CATALOGOS

Dentro de esta opcin encontramos:

 Consulta precios: usted puede observar las diferentes listas de precios de la 1 a la 12 de los diferentes productos que usted tenga en su empresa. Consulta costos: se puede consultar que productos son ajustables por inflacin o no y realizar una comparacin del costo del producto contra el ultimo valor de compra. Consultas generales: En esta opcin usted puede observar los datos inherentes a cada producto, como es nombre, referencia, cdigo del producto y cdigo de barras, entre otros. Exentos gravados: Lista todos aquellos productos que cumplen con esta condicin , la cual usted defini en la creacin del producto. Impresin de rtulos: se puede imprimir adhesivos para la distincin de los productos. Impresin tablas de inventarios: se puede imprimir todas las tablas que usted cre inicialmente mostrando sus lneas y sus grupos. Recuerde que en la sesin nmero 1 se explic creacin de tablas de inventarios con sus lneas y grupos, adems la apertura de los productos en el sistema.

SALDOS Y MANEJOS DE INVENTARIOS

MOVIMIENTO DE PRODUCTOS. Mediante sta opcin podemos ver un kardex valorizado. Se puede analizar con que documentos se ha movido un determinado producto (pantalla) o un grupo de productos (impreso), adems de eso le permite hacer un seguimiento por fecha cronolgico de los diversos productos. Adicionalmente a ello se brindan otros informes como son consumos, movimientos resumidos y movimientos de inventarios por tipo de comprobante.

(18/02/2004)

SALDOS DE INVENTARIO: Esta opcin le permite visualizar por pantalla o impreso las existencias que Ud. posea del inventario mostrando el cdigo del producto, su descripcin y su saldo. Es normal ver dentro de ste informe unidades con signos negativos ya que en batch y en predeterminado se pueden hacer salidas sin existencias.

(18/02/2004) Luego aparece una opcin denominada Saldos por factor de conversin, la cual le mostrar a Ud. un informe detallado segn una tarifa para ver sus cantidades en diferentes unidades de medida. Como se indica en el grfico siguiente:

(18/02/2004)

ANLISIS DE EXISTENCIAS: En sta opcin se puede consultar por pantalla o en informe impreso, el consumo promedio de los meses solicitados, tambin como su stock mnimo, mximo y el tiempo de reposicin que se demoran nuestros proveedores en entregarnos dicho producto, adems para cuantos das alcanzan las existencias de ese momento si se sigue consumiendo a dicha rata o porcentaje o mejor consumo promedio. Tambin nos indica la fecha del ltimo movimiento, el costo unitario y el valor total del producto, con la tecla F3 nos muestra los precios de venta a los clientes (para poderlos comparar contra los costos). Si escogi la opcin de ver por pantalla digite el nmero de meses sobre los cuales Ud. desea que el programa le muestre o le prorratee la informacin.

(18/02/2004) Si escogi la opcin de ver Impreso lo podr realizar dependiendo de varias opciones

(18/02/2004) Por rango de das de existencia ( R ) : sta opcin le permitir visualizar aquellos productos para los cuales sus existencias estn dentro del rango de

tiempo que usted defina y en el promedio de tiempo que se haya escogido (meses), detectando a que velocidad han sido consumidas y para cuanto ms tiempo alcanzaran las unidades mostradas. Por debajo del mnimo ( D ) : sta opcin le permitir visualizar todos aquellos productos que cumplen con sta condicin, es decir los que sus existencias estn por debajo del stock mnimo. Por encima del mximo ( E ) : al igual que la anterior mostrar aquellos productos que cumplen con sta condicin, es decir los cuales sus existencias estn por encima del stock mximo, y que han sido consumidos al promedio de tiempo que usted escoja. Todos los productos ( T ) : por sta opcin podremos ver a que velocidad han sido consumidos los productos y para que tiempo nos alcanzarn sus existencias si seguimos consumiendo a esa misma velocidad. Este informe le puede ser muy til ya que con el usted podr saber si sus consumos son los ms adecuados o si sus puntos de Stock han sido bien determinados.

COSTEO

MENSUAL (BATCH):

(18/02/2004)

Recuerda que el proceso de Costeo en Batch se debe correr el ltimo da del mes y una vez corrido no se podr volver a tocar ese mes en cuanto a inventarios se refiere, cualquier asiento contable se deber realizar en el mes siguiente a no ser que Usted decida BORRAR el Costeo y volverlo a ejecutar completamente. Dentro de sta opcin usted encontrar el anterior recuadro: Informes: sta parte es para ver con que costos har el programa los asientos contables respectivos. Este informe es til ya que le permite a usted saber con anterioridad los Costos, para luego si entrar ha correr el proceso de Costeo definitivo el ltimo da del mes, cuando usted entra por I) Informes el programa le muestra el siguiente cuadro:

(18/02/2004)

En el recuadro anterior usted elige el mes para ver el informe de los costos que el sistema asignar a todas y cada una de las unidades que hayan presentado salidas o movimientos. Este informe puede ser I) Impreso o por P) Pantalla el que usted prefiera. Ejecuta: por aqu entramos directamente a correr el Costeo no olvide las recomendaciones ya establecidas en la parte inicial de ste texto. (punto 4.4) Cuando entramos por la opcin E) Ejecuta (el ltimo da del mes, y si el mes tiene 31 das coloque el sistema SIIGO con fecha 31) nos aparece as:

(18/02/2004)

Apareciendo as las siguientes opciones: Promedio al mes anterior o presente: aunque aparecen las dos opciones SE RECOMIENDA correrlo siempre al mes Presente es decir con el ltimo costo promedio ponderado que tenga el programa. Promedio mes anterior toma slo el promedio del mes anterior al mes que se est corriendo. Promedio mes presente toma el saldo anterior ms el ajuste por inflacin del mes presente ms las entradas y salidas del mes actual y con ste realiza el asiento contable. Mes del Costeo: digite el mes que se est costeando. Tipo de Comprobante: documento contable con el cual se va a realizar el asiento, se recomienda que usted cree un documento Tipo L y que sea bautizado como COSTEO MENSUAL. Nmero de Comprobante: digite el nmero del comprobante con el que se va a realizar el asiento contable. Desea costear a un Nit si o no: sta pregunta tiene un objetivo especfico y es asignar un NIT al comprobante de costeo. Si usted le responde que SI el nit que usted coloque ser con el que el sistema realice el asiento contable, pero si le responde que NO (aunque el sistema de todas formas se lo pregunta) el sistema SIIGO respeta y asume los nits con que se movieron los documentos originales como facturas, remisiones, notas de salida etc. Desea costear a un centro de costos si o no: al igual que la pregunta anterior tiene la misma finalidad, asignar un centro de costos al comprobante de costeo, su interpretacin es exactamente igual (recuerde que los centros de costos en SIIGO aplican si usted cre sus cuentas contables con sta opcin)

 Vendedor y Bodega: su interpretacin es exactamente la misma. Desea incluir los Traslados si o no: recordemos que cuando corremos costeo el programa valoriza todos los documentos que encuentre sin valores como son notas de salida, remisiones, facturas, etc., pero hace una excepcin con las Notas de Traslados y le da a usted la posibilidad de incluirlas dentro del costeo o no; el porque de sta pregunta radica en que las notas de Traslados entre bodegas lo nico que hacen es desplazar fsicamente un producto o elemento de una Bodega a otra pero si usted mira la parte contable de sta operacin el registro que se hace tiene un efecto completamente nulo ya que usted est debitando y acreditando al tiempo una misma cuenta contable por ejemplo: Dbito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) Crdito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa)

Sin embargo el programa SIIGO deja la decisin de valorizar o no ste documento en sus manos. Una vez usted haya contestado sta ltima pregunta el programa empezar a ejecutar el proceso de costeo a todos y cada uno de los documentos que encuentre moviendo inventarios en cantidades PERO con valor Cero ( 0 ).

ANLISIS PREDETERMINADO: El anlisis predeterminado debe correrse el ltimo da del mes, ste proceso verifica todas las salidas que se hicieron del sistema durante dicho periodo con

los diferentes documentos al costo predeterminado y compara ste costo contra el costo promedio ponderado que ES EL REAL arrojando una diferencia entre los dos, sta diferencia ser la que se ajuste contablemente al ejecutar el comprobante de predeterminado. Ejemplo: Si un producto X tiene un costo predeterminado de $1.500 y su costo real es de $1.400 el sistema arroja por sta opcin una diferencia de $100, si se hace una venta de ste producto el registro contable por predeterminado quedar as: Refirindonos slo a la parte del costo Dbito 613536 (costo de ventas) $1.500 Crdito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $1.500 En el paso siguiente el sistema entrar a ajustar dicha diferencia entre ste costo y el real es decir los $100.

CONTROLES A TENER EN CUENTA EN CADA UNO DE LOS MTODOS: LNEA: para el costeo en lnea debemos tener en cuenta que la informacin contable que tenga relacin directa con los Inventarios DEBE estar completamente al da, ya que con sta herramienta no se puede facturar en rojo ni se pueden hacer ventas o movimientos de existencias que no estn en el sistema. Con sta herramienta el programa descarga Cantidades y Valores al momento de realizar la salida hacindole un dbito al costo de ventas y un crdito a la respectiva cuenta de inventarios, por el valor del promedio ponderado que el sistema tenga en ese momento.

TENGA MUCHO CUIDADO con sta herramienta ya que una vez Ud. haya cometido un error de manejo por mover cantidades inexistentes el costo del producto se ver seriamente alterado, distorsionando as la informacin, tanto a nivel de inventarios como a nivel de contabilidad. El costeo en lnea lleva de forma automtica el costo promedio ponderado que tenga el sistema en el momento de efectuar una operacin contable con documentos como notas de traslados, remisiones, notas de salida, Facturas de venta, tanto a nivel de cantidades (kardex) como a nivel contable (valores) Veamos un Ejemplo: Cuando usted realiza una compra el registro contable queda de la siguiente forma (Asumimos que estamos utilizando el sistema de permanente): Inventarios

Dbito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $xxx Crdito 220501 (proveedores nacionales) $xxx Un artculo X por un valor unitario de $1.500 Se compran 2 unidades, el asiento quedar de la siguiente forma: Dbito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $ 3.000 Crdito 220501 (proveedores nacionales) $3.000 Ahora hacemos la venta de ste producto X con una factura de venta y vendimos slo una unidad y que su precio de venta al cliente es de $3.000 la unidad, el asiento contable quedar de la siguiente forma: Dbito 130505 (clientes nacionales) $3.000 Crdito 413536 (ingresos operacionales) $3.000 Dbito 613536 (costo de ventas) $1.500

Crdito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $1.500 Ahora si en lugar de realizar una factura de venta hiciramos una Remisin que posteriormente fuera ha ser cruzada con una factura de Venta el asiento contable de ste documento quedara de la siguiente forma: Dbito 613536 (costo de ventas) $1.500 Crdito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $1.500. Observe como en un sistema en lnea el programa siempre afecta el inventario en valores y cantidades asignndole automticamente el costo promedio ponderado que se lleve internamente, el cual es producto o resultado de las compras realizadas o produccin de los artculos. Las ventajas de ste sistema son: Informacin de costos al da. Conocimiento de los costos permanentemente. Conocimiento de la rentabilidad vs costos de los productos. Tener un orden lgico de las transacciones, es decir primero comprar o producir y posteriormente realizar la salida. Las desventajas de ste sistema son: No se pueden hacer movimientos con cantidades superiores a las que estn incorporadas en el programa ya que esto DAA el costo de ventas automticamente. Se requiere organizacin en materia de inventarios y procedimientos de control interno.

INCREMENTO PREDETERMINADO: Por sta opcin usted podr modificar el costo predeterminado a un valor distinto, (recuerde la parte 4.4 de ste texto la seccin de Predeterminado), cuando usted entra a sta opcin le aparece el siguiente recuadro:

(18/02/2004)

Al costo Promedio: al decirle que si a sta pregunta usted podr modificar su costo predeterminado al mismo valor que tenga el costo promedio en ese momento, caso contrario saltar a la siguiente opcin. Al % de valor de compra: al decirle que si a sta pregunta usted podr modificar su costo predeterminado pero con base a un porcentaje del ltimo valor de compra. Ejemplo: Si su ltimo valor de compra del producto X fue de $1.500 y usted desea que su predeterminado quede al mismo valor le dar un porcentaje del 100%, o si quiere que su predeterminado quede costando la mitad sea $750 le tendr que dar un porcentaje del 50%.

Al % de precio de venta: en caso de que usted desee que su predeterminado quede valorizado a un determinado porcentaje del precio de venta se tendr que remitir a sta pregunta.

Ejemplo: Recuerde que SIIGO maneja en la versin 9.0 hasta 12 listas de precios, cuando usted elige sta opcin el programa le preguntar el porcentaje y la lista de precios que usted elija entre la lista nmero 1 y la nmero 12. Incremento en porcentaje: si usted elige sta opcin el aplicar al costo predeterminado el porcentaje del costo promedio que usted Digite. Ejemplo: Si su lista de precios nmero 1 es de $20.000 y usted desea que su costo predeterminado quede valiendo la mitad de ste precio deber escoger la lista de precios nmero 1 y asignarle un porcentaje del 50%, para que el costo quede con un valor de $10.000. Luego de escoger cualquiera de las opciones anteriores el sistema le pide el rango de productos para los cuales usted vaya a efectuar el cambio. De sta forma queda automticamente cambiado el Costo Predeterminado de los productos. Por ltimo aparece que si la base es cero los tomo esto hace que aquellos productos cuyo costo promedio est en cero le asigne ste valor al mismo costo predeterminado.

CONTEO FSICO: Para que le sirve a usted sta opcin?

El conteo fsico como su nombre lo indica es una funcin que permite grabar un conteo de existencias de Inventarios a una fecha de corte determinada. Cuando usted realiza un Conteo fsico en su empresa y encuentra que hay cantidades por encima o por debajo de las que estn en el sistema sta opcin le permitir registrar las unidades efectivamente contadas y hacer los ajustes contables necesarios entre lo que usted cont y lo que tiene el Sistema contable SIIGO tanto a nivel de cantidades (Kardex) como a nivel de Valores (Contabilidad). Para realizar ste proceso se deben seguir 5 pasos ordenadamente los cuales son: Listado saldos Incorpora Ajustes Verificacin de Ajustes Informe de Ajustes Comprobante de Ajustes.

COSTEO PREDETERMINADO El predeterminado se asemeja un poco al batch en el sentido de que con ste tambin se pueden hacer ventas en rojo o de existencias que no estn incorporadas al sistema. En el Predeterminado debe ser Ud. el que fije el costo del producto por la opcin siguiente:

Dentro de sta opcin Ud. encontrara una pregunta Costo Predeterminado:

(18/02/2004)

A su vez ubicada dentro de Inventario-catalogos-Apertura de Productos. A la pregunta de Costo Predeterminado Ud. deber digitar el valor del costo de ventas que usted determine y con el cual el realizara la respectiva transaccin es decir un Dbito al costo de ventas y un Crdito al inventario en cantidades y valores. Observe que sta herramienta es muy similar al sistema en lnea pero con la diferencia de que Ud. es el que debe colocar o suministrarle al sistema el costo de ventas a cada uno de sus productos Ya que con ste sistema tambin se pueden hacer ventas o movimientos de productos que no estn incorporados en SIIGO debemos realizar a final del mes el ajuste del kardex como si estuviramos en batch antes de proceder a correr el ajuste entre el costo de ventas que Ud. le asign a sus productos y el costo de ventas real que tiene SIIGO internamente, claro est si Ud. as lo desea. (en la seccin de Predeterminado ampliaremos ste tema). En lnea y en predeterminado el programa al momento de hacer una salida de mercanca costea inmediatamente el producto que se est sacando mientras que en batch lo arroja con valor $cero.

COSTEO EN BATCH Para el costeo en batch no es necesario tener informacin al da de inventarios ya que el me permite hacer salidas de productos que no estn incorporadas en el sistema. Tenga en cuenta que stas unidades irn quedando con saldos en rojo; as al final del mes y antes de entrar a correr el proceso de costeo (este proceso se explicara ms adelante en la seccin de costeo en batch) tendremos que ingresar todas las unidades que se sacaron durante este periodo (mes) por no estar previamente incorporadas en el programa para que as el kardex quede por lo menos en cero o positivo, y as poder entrar a valorizar las unidades correctamente. Con sta herramienta el programa descarga solamente cantidades al momento de efectuar una transaccin y especficamente con documentos como la factura de venta le har un crdito a la cuenta de Inventarios pero con valor $cero. Con ste mtodo Ud. podr realizar salidas de cantidades que no estn en SIIGO sin haber ninguna clase de complicacin posterior siempre y cuando antes de entrar a correr el costeo (que veremos mas adelante) Ud. Elabore el cuadre de cantidades del kardex de las unidades que estn negativas dejndolas positivas o por lo menos en cero. Para cuadrar las unidades usted tendr que hacer asientos contables, registrar las operaciones pendientes como compras, notas de traslados, remisiones y cualquier operacin donde se vea involucrado el inventario; una vez Ud. haya hecho todos estos ajustes y corregido su kardex de la forma mencionada anteriormente podr entrar a correr el Costeo del periodo donde se encuentre. Los productos que tengan saldos en rojo, y no hayan registrado ninguna entrada al inventario en el mes que se est costeando, no sern tenidos en

cuenta en el proceso de costeo definitivo, por lo cual se hace necesario ajustarlos antes de correr el proceso Los AJUSTES POR INFLACION deben ser corridos el primer da de cada mes, para despus si entrar a ejecutar el proceso de Costeo definitivo el cual se har el ltimo da del mismo mes.

Tenga en cuenta que con sta herramienta una vez se haya corrido el costeo definitivo Ud. INO PODRAI ingresar a ese mismo periodo a realizar operaciones que tengan que ver con el inventario, porque ello har que el costo de los productos se vea seriamente alterado, cualquier asiento deber efectuarse hasta el periodo siguiente a no ser que USTED DECIDA BORRAR dicho costeo realizar los asientos que usted requiera y volver a ejecutar todo el proceso. Veamos un Ejemplo: Cuando usted realiza una compra el registro contable queda de la siguiente forma (Asumimos que estamos utilizando el sistema de permanente): Dbito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $xxx Crdito 220501 (proveedores nacionales) $xxx Un artculo X por un valor unitario de $1.500 Se compran 2 unidades, el asiento quedar de la siguiente forma: Dbito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $ 3.000 Crdito 220501 (proveedores nacionales) $3.000 Inventarios

Ahora efectuamos la salida de ste producto X con una factura de venta con la cual se despacho slo una unidad y que su precio de venta al cliente es de $3.000 la unidad, el asiento contable quedar de la siguiente forma: Dbito 130505 (clientes nacionales) $3.000 Crdito 413536 (ingresos operacionales) $3.000 Crdito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $0 Observe como cuando se sta costeando en batch al realizar una factura de venta el programa descarga internamente el kardex pero omite el asiento contable del costo de ventas y el inventario de la mercanca que se est vendiendo. El asiento contable que nos queda pendiente se realizar cuando corramos el Costeo, pero en un documento contable separado. Ahora si en lugar de realizar una factura de venta hiciramos una Remisin que posteriormente fuera ha ser cruzada con una factura de Venta el asiento contable de ste documento quedara de la siguiente forma: Crdito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $0 Explicacin del asiento anterior: Cuando se costea en batch el programa internamente est moviendo sus inventarios (kardex) pero no le asigna valores a los registros contables, esto ocurre con cualquier clase de documento, e igualmente a final del mes cuando corramos el proceso de costeo definitivo asignar los valores que quedaron pendientes y har el registro contable correspondiente es decir un Dbito a la cuenta 613536 (costo de ventas) y un Crdito a la cuenta 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa).

Dbito 613536 (costo de ventas) $1.500 Crdito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $1.500. Las ventajas de ste sistema son: Se pueden hacer descargues del inventario en cantidad sin que haya sido realizada una entrada al mismo, sin causar por esto dao alguno a la informacin de costos. Las desventajas de ste sistema son: Se pierde la informacin en lnea y tiempo real ya que por realizar el proceso de costeo nicamente al final del mes, durante dicho periodo no se pueden realizar consultas a nivel de balances, ni de costos de ventas, ni estadsticas de rentabilidad de productos. Se deben realizar los ajustes a los saldos que estn en rojo antes de realizar el proceso. Todas las salidas de inventarios del mismo producto quedan con el mismo costo, independientemente de que se hayan efectuado en diferente da ya que el clculo es el valor promedio del mes y no el diario.

COMO TRABAJAR EN LNEA, BATCH O PREDETERMINADO

Nos tenemos que remitir a la opcin denominada REGISTRO DE CONTROL Ubicada por parmetros

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(18/02/2004) All aparecern 3 preguntas en la parte inferior. Actualiza costo de facturacin en lnea (S/N)? Actualiza costos de remisiones en lnea (S/N)? Aplica costo Predeterminado (S/N)? Dependiendo de lo que le contestemos all el asumir cualquiera de los tres sistemas antes sealados. PARA LNEA:

(18/02/2004) Act.costo de facturacin en lnea (S/N)) ? S Act.costo de remisiones en lnea (S/N) ? S Aplica costo predeterminado (S/N) ? N PARA BATCH:

(18/02/2004) Act.costo de facturacin en lnea (S/N) ? N Act.costo de remisiones en lnea (S/N) ? N Aplica Costo predeterminado (S/N) ? N

PARA PREDETERMINADO:

(18/02/2004) Act.costo de facturacin en lnea (S/N) ? S Act.costo de remisiones en lnea (S/N) ? S Aplica Costo predeterminado (S/N) ? S Esta es la forma de decirle al sistema SIIGO que vamos a trabajar en lnea, en batch o en predeterminado. Tenga en cuenta que cualquiera de las tres (3) opciones que Ud. emplee debe ser por lo menos durante un Mes, si Ud. Desea cambiarse de un sistema de costeo a otro lo debe hacer el primer da del siguiente mes siempre y cuando realice todas las operaciones inherentes a cada sistema de costeo en dicho mes para as proceder a realizar el cambio.

COMPROBANTE PREDETERMINADO: Por sta opcin ya entramos directamente a correr el comprobante contable ajustando las diferencias que el sistema encontr en el paso inmediatamente anterior, para el ejemplo que establecimos har un ajuste contable por valor de $100, y tendr que reversar el asiento contable por dicho valor: Dbito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $100 Crdito 613536 (costo de ventas) $100 Para que as el producto quede con el costo real nuevamente. Resumiendo: primero debe ejecutarse el anlisis, segundo el comprobante Predeterminado.

ALGUNAS RECOMENDACIONES IMPORTANTES 1. Cuando usted est en LINEA y est cruzando nota de entrada con factura de proveedor, no es necesario que la nota de Entrada vaya valorizada siempre y cuando el cruce del documento sea prcticamente inmediato o mximo antes de efectuar la primera venta para que la salida del producto me tome correctamente el costo promedio y lo descargue. 2. Ahora que pasa si la factura del proveedor no nos llega antes de hacer la primera salida del producto o venta de dicho producto, tendremos que hacer un registro contable o ajuste cargando un VALOR al producto, PERO QUE VALOR ? El valor que usted le asigne a ste registro contable deber ser preferiblemente el mismo costo promedio ponderado que haya trado el producto hasta ese momento. 3. Cuando usted se encuentre en BATCH y tambin est cruzando nota de Entrada con Factura de Proveedor no es necesario que la nota de Entrada vaya valorizada, pero tenga en cuenta que antes de correr el proceso de costeo en Batch el sistema costear aquellas que hayan tenido un cruce correcto y dentro del mismo Mes. 4. Ahora que pasa si antes de correr costeo y habiendo realizado ventas normalmente no hemos ingresado el registro de compras para afectar los correspondientes valores al producto, tendremos obligatoriamente que realizar tambin un ajuste contable cargando ese valor al producto, preferiblemente el mismo costo promedio ponderado que traiga ese producto hasta ese momento.

El asiento entonces quedara as: Dbito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) con valores y sin cantidades Crdito 2205?? sta es una cuenta de proveedores pendientes por legalizar, para que as al entrar a correr el costeo ya lleve incluido dicho valor y lo tenga en cuenta. 5. Cuando usted se encuentra en PREDETERMINADO el procedimiento es similar al sistema en BATCH. 6. Si se encuentra en LINEA nunca vaya a mover cantidades por encima de las que tiene el sistema, recuerde que esto daa automticamente el Costo de los Productos. 7. Si se encuentra en BATCH no olvide correr primero ajustes por inflacin el primer da del mes, luego ajustar los saldos que se encuentren negativos dejndolos por lo menos en cero o positivos mediante ajustes contables, cuando ya haya hecho esto si podr entrar a correr el proceso de Costeo en Batch (ubicado el ltimo da del mes ). 8. Si se encuentra en BATCH una vez haya corrido el proceso de costeo no podr volver a ingresar a ese mes a tocar algo que tenga relacin directa con los inventarios, cualquier asiento lo deber hacer hasta el mes siguiente o si usted decide BORRAR el comprobante contable que el genera, all SI podr volver a realizar los ajustes que se requieran y volver a ejecutar absolutamente todo el proceso. 9. Si se encuentra en Predeterminado antes de correr el proceso del comprobante contable debe realizar el mismo proceso que para costeo en BATCH, es decir correr primero ajustes por inflacin el primer da del mes,

luego ajustar los saldos que se encuentren negativos dejndolos por lo menos en cero o positivos mediante ajustes contables y all SI entrar a ejecutar el proceso del Predeterminado como vimos en la seccin correspondiente a Predeterminado de ste texto.

SISTEMA DE INVENTARIOS: El sistema de inventarios utilizado por SIIGO es escogido por el cliente al momento de la instalacin de la empresa. Cundo se instala una empresa el pregunta Inv. peridico (S/N)? Al contestrsele que No el asume inventario Permanente. Al contestrsele que Si el asume inventario Peridico. + Recuerde que el sistema de inventarios por ley en la mayora de los casos es Permanente. 4.2. MTODO DE VALUACIN: El mtodo de valuacin utilizado por SIIGO es El Promedio Ponderado, ste mtodo es de reconocido valor tcnico, segn las normas contables vigentes.

4.3. HERRAMIENTAS UTILIZADAS: SIIGO usa 3 herramientas para determinar el costo de un producto, Lnea o en tiempo real. Batch tambin denominado por lotes o mensual. Predeterminado.

CONTEO FISICO

LISTADO SALDOS: Esta parte le permite a usted generar un Informe que es un papel con el cual se pueda empezar a realizar el conteo fsico con saldos de existencias o sin ellos, sta opcin le arrojar una relacin de todos los productos que estn en el sistema, para que as se pueda empezar a efectuar el conteo de las unidades e ir anotando las cantidades controladas durante la labor de conteo que usted desarrolla en su empresa.

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INCORPORA AJUSTES: Aqu encontrar 2 opciones Calcula Saldos y Graba Conteo. C) Calcula Saldos: ste es un requerimiento del programa con el cual el sistema va y cuenta las unidades que tiene en ese momento, el Calcula Saldos es indispensable y se debe correr antes de empezar con el Graba Conteo, ste proceso se ejecuta 1 una sola vez, y se volver a correr hasta que usted desarrolle otra labor de conteo fsico (Otro dia). Este informe al igual que los otros lo puede generar por orden A (alfabtico), N (numrico), R (referencia de fbrica), el que usted prefiera.

 G) Graba Conteo: por aqu entraremos directamente a grabar las unidades que usted ha contado y que presentan variacin con relacin a las que tiene el sistema durante el proceso de conteo, Usted deber remitirse inmediatamente a la opcin Graba conteo fsico para proceder a relacionar las unidades que presentan diferencias, como aparecen en el siguiente cuadro:

(18/02/2004) Dentro de sta opcin usted podr digitar las unidades efectivamente contadas por las personas que intervienen en el proceso de Conteo apareciendo una columna de Saldo que son las que el sistema tiene en ste momento y otra columna de Conteo para que all usted escriba las unidades contadas que han presentado diferencias fsicamente. Este informe al igual que los otros lo puede generar por orden A (alfabtico), N (numrico), R (referencia de fbrica), el que usted elija. Para grabar las unidades que usted dgito y que presentaron diferencias con relacin a las existentes debe oprimir la tecla Escape (ESC).

VERIFICACIN DE AJUSTES:

(18/02/2004) Esta opcin nos brinda un informe que le permite a usted VERIFICAR que los saldos incorporados en el paso anterior despus de realizar el conteo quedaron

correctamente digitados, ejecute ste informe despus de incorporar las diferencias. Este informe al igual que los otros lo puede generar por orden A (alfabtico), N (numrico), R (referencia de fbrica), el que usted prefiera.

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INFORME DE AJUSTES: Esta parte le permite visualizar las DIFERENCIAS entre lo que tena el sistema SIIGO y lo que usted incorpor como nuevo saldo del producto o elemento.

(18/02/2004) La diferencia que relacione ste informe sern las unidades que el programa cargar como asiento contable afectando como se dijo anteriormente tanto el kardex como la Contabilidad, en un paso posterior a ste. Nota: es importante que usted siga todos los pasos para que el procedimiento que se est efectuando tenga resultados satisfactorios.

VALORIZACION DE SALDOS

VALORIZACIN DE SALDOS VALORIZACIN DE SALDOS GENERAL: Mediante sta opcin podemos ver valorizadas las existencias de inventarios a un mes de corte deseado, dando la oportunidad de listar un rango especfico de productos ya sea por ltimo valor de compra, costo promedio del producto o por el costo predeterminado, el que usted elija; y que tengan relacin directa con el grupo contable (14) y que estn en las tablas de inventarios.

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Digite C para ver el informe por el costo de la ltima compra Digite U para ver el informe por el costo unitario o costo promedio ponderado que traiga el programa en ese momento. Digite P en caso de que usted est utilizando el Costo Predeterminado. El informe est diseado as: El cdigo del producto La referencia del producto La descripcin del producto Fecha de la ltima compra Saldo del producto Costo unitario Valor total. Utilidad de ste informe:

Este informe le permite ver a usted el costo promedio de un producto de forma inmediata a un corte de mes deseado (recuerde que SIIGO maneja Mtodo de Valuacin Promedio Ponderado); tenga presente en NO confundir ste valor con el valor que se muestra por la opcin de Inventarios-Catlogos-Apertura de Productos F5-F2-F1 ya que son valores cronolgicamente distintos ya que el costo promedio de Apertura de Elementos ES DISTINTO a Valorizacin de Saldos puesto que el primero es el que el programa trae hasta el momento de la ltima transaccin (ultima fecha) mientras que el de valorizacin de Saldos es a un corte de mes especfico, el que usted elija.

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DESAGREGA y AJUSTES POR INFLACION: El Desagrega tiene relacin directa con el tema de los Ajustes por Inflacin. Pero primero miremos como funcionan los AJUSTES POR INFLACION del programa SIIGO con relacin a los Inventarios. Cuando se corren ajustes por inflacin el programa realiza el siguiente asiento: Dbito 14??99 (ajustes por inflacin inventarios) Crdito 470510 (correccin monetaria) FRecuerde que las cuentas anteriores usted las defini en la creacin de las tablas de Inventarios al crear sus lneas y sus grupos.

El programa recoge los saldos del mes inmediatamente anterior de todos aquellos productos que tengan en la creacin del elemento la opcin de Si ajustable como se muestra en la siguiente grfica, y que hayan tenido movimiento o que estn arrastrando un saldo anterior para as multiplicarlos por el PAAG del mes que se est ajustando.

(18/02/04) Dentro de apertura de elementos existe la opcin Ajustable.....: Cuando usted corre ajustes por inflacin el programa tendr en cuenta todos aquellos productos a los que se les haya contestado S (Si) a sta opcin, los que tengan una N (No) simplemente los descarta del proceso de ajuste. Pero volvamos a retomar un poco el asiento que hace el programa al momento de realizar el proceso de Ajustes por Inflacin: Dbito 14??99 (ajustes por inflacin inventarios) Crdito 470510 (correccin monetaria) El programa SIIGO carga a la cuenta 14??99 (ajustes por inflacin inventarios) (que usted defini en la tabla de inventarios) el valor total de todos los productos un gran total con crdito a la correccin monetaria, pero internamente el sistema ha cargado a nivel de KARDEX a cada uno de los elementos el valor del ajuste por inflacin. Miremos que pasa con la Contabilidad en el momento de hacer las salidas de inventarios por Ejemplo al realizar una venta: Ejemplo

Si un producto X cuesta $100, contablemente el SIIGO tiene un dbito a la cuenta 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) por $100 y a nivel de Krdex tambin contiene los $100. Cuando se corren ajustes por inflacin observe lo que sucede. El PAAG del mes que se va ha ajustar es del 1%, entonces el sistema le hace un: Dbito 143599 (ajustes por inflacin inventarios) $1 Crdito 470510 (correccin monetaria) $ 1 Y a nivel de KARDEX ste peso $1 qued registrado internamente, Miremos lo que sucede si vendemos ste Producto en este momento: El precio de venta al cliente es $130. El registro contable quedara de la siguiente forma: Dbito 130505 (clientes nacionales) $130 Crdito 413536 (ingresos operacionales) $130 Dbito 613536 (costo de ventas ) $101 Crdito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $ 101 Observe que la cuenta 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) est descargando el producto con el costo de ventas ms el ajuste por inflacin $101 esto hara que la cuenta 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) QUEDE CON SALDO CONTRARIO , ya que dicho ajuste qued cargado a la cuenta 143599 (ajustes por inflacin inventarios) y el programa lo acredita todo de la cuenta 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) cambiando as la cuenta por $1.

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Para ello se gener una funcin bastante til que le da solucin a la parte del ajuste por inflacin esa funcin es la que se denomin DESAGREGA. Entonces que hace el Desagrega: Realiza el siguiente asiento contable Dbito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) $1 Crdito 143599 (ajustes por inflacin inventarios) $1 Es decir descarga de la cuenta del ajuste por inflacin el peso que se sac al realizar la venta y lo abon a la respectiva cuenta de Inventarios. Contablemente recordemos que los ajustes por inflacin de los inventarios deben ser disminuidos en la misma proporcin que las unidades vendidas, y sta es la funcin especfica del Desagrega. Nota: El DESAGREGA debe ser corrido mensualmente, el ltimo da de cada mes, es aconsejable crear un documento tipo L que se denomine DESAGREGA para ejecutar ste procedimiento.

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REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA

REQUERIMIENTO MATERIA PRIMA: Esta opcin debe ser utilizada por aquellas empresas que realizan algunos procesos productivos como combinar algunas materias primas para fabricar un producto terminado distinto (en sta parte estamos mirando solamente la porcin de mercancas, no estamos hablando ni de mano de obra, ni de costos indirectos de fabricacin).

GRABA REQUERIMIENTOS:

(18/02/2004) Por ste men lo que usted va ha realizar es una combinacin de mercancas y sus respectivas cantidades para asociarlos as a un producto terminado. Escoja con la tecla F2 alfabticamente o F3 numricamente el cdigo del producto terminado, paso seguido digite los cdigos de los mercancas y sus respectivas cantidades para as conformar dicho producto terminado. Esta opcin aplica si su Empresa realiza algunos procesos productivos con materias primas de lo contrario usted no tiene porque entrar a sta opcin.

CONSULTA REQUERIMIENTOS Por sta opcin usted podr consultar los requerimientos que incluy en el paso inmediatamente anterior de los productos terminados (siempre y cuando les haya asociado las mercancas con sus respectivas cantidades).

(18/02/2004)

Utilidad de ste informe: Dentro de ste informe se pueden digitar las cantidades que usted desee con el fin de ver proyectadas las unidades que se requieren de los diferentes mercancas para la elaboracin del producto terminado en cuestin, Pudiendo prolongar as las compras con sus proveedores o por el contrario agilizarlas un poco.

INFORME REQUERIMIENTOS Al igual que en la opcin anterior usted puede ver las recetas incluidas a cada uno de los productos terminados pero con la diferencia de que los puede ver impresos ( o por pantalla) y adems de eso puede seleccionar solo un producto para consultar o un rango de productos el que usted prefiera. Producto: un producto terminado especfico. Todos: un Rango de productos terminados. LAS NOTAS DE PRODUCCIN

Las notas de produccin tienen estrecha relacin con toda sta parte de Requerimiento de Materia Prima ya que es el nico documento que me permite realizar AUTOMATICAMENTE por l mdulo de Elaboracin de Documentos el traspaso interno de materia prima a producto terminado. Las NOTAS DE PRODUCCION son documentos tipo O los cuales deben ser creados como se crea cualquier otro documento por Contabilidad-definicin de documentos. Para que se haga el traspaso automticamente como se mencion anteriormente de materia prima a productos terminados debemos ubicarnos por F1-F5 Elabora documentos-Notas y all por F2 Documentos Notas, y all usted deber seleccionar el documento que se cre para tal fin es decir la nota de produccin, cuando usted est ubicado en sta opcin le aparecer el siguiente recuadro:

(18/02/2004)

Donde el programa le pide producto usted deber digitar el cdigo del producto terminado y las cantidades que se piensan fabricar, paso seguido deber digitar el subcentro de costos y el nit (se recomienda use el de la empresa), y all lo nico que usted deber hacer es darle varias veces la TECLA ENTER hasta que el balance de la nota que se encuentra en la parte inferior le arroje un valor cero lo cual nos estar indicando que el asiento contable qued cuadrado y la nota de produccin se hizo satisfactoriamente. Ejemplo: Cuando se realiza una Nota de produccin el asiento tpico es:

Crdito 140505 (materias primas) xxx Crdito 140505 (materias primas) xxx Dbito 143536 (mercancas no fabricadas por la empresa) xxx Donde estaremos acreditando los mercancas que se incluyeron en el requerimiento de materias primas y debitando la cuenta contable de productos terminados, dndole entrada as a las unidades fabricadas del Producto en cuestin. La sumatoria de los valores de los crditos sern cargados al primer dbito que encuentre el sistema, descargando a su vez claro est las materias primas que se necesitan, esto si estuviramos en LINEA, pero si estuviramos en BATCH el programa movera solo cantidades y los valores los ubicara a final del mes cuando corramos el proceso de Costeo en Batch. Ahora que pasara si estuviramos en PREDETERMINADO, el sistema hara el registro contable con los valores que USTED PREFIJO por el Catlogo de Productos.

ADMINISTRACION DE PRECIOS

ADMINISTRACIN DE PRECIOS

Con sta funcin usted podr realizar AUTOMATICAMENTE cambios a los actuales precios de venta del Catlogo de Productos ya sea aumentndolos, o disminuyndolos de acuerdo a un porcentaje o a un valor lo que usted prefiera. Esta funcin del programa es muy til ya que le evita a usted como cliente del programa SIIGO estar entrando constantemente a todos y cada uno de los productos a modificar los precios de venta, por aqu lo podr realizar fcilmente y en muy poco tiempo.

INCREMENTO PORCENTUAL: Por aqu como se muestra en el recuadro siguiente usted podr entrar a modificar cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando como base o punto de referencia el ltimo valor de compra o el costo unitario del producto o los precios de venta, siempre claro est aumentando sus valores en el porcentaje que usted le indique a cada una de las listas de precios. Adicionalmente, tambin se puede aumentar la tarifa del IVA a todos los productos, en caso de que ello llegare a ocurrir.

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PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES.

 Ultima Compra: se remitir al valor de la ltima compra del catlogo de productos y aumentar en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted escoja quedar valiendo $1.100. Costo Unitario: se remitir al valor del costo unitario del catlogo de productos y aumentar en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted escoja quedar valiendo $1.100. Precios de Venta: se remitir al valor del precio de ventas del catlogo de productos y aumentar en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted escoja quedar valiendo $22.000.

INCREMENTO POR VALOR Por aqu como se muestra en el recuadro siguiente usted podr entrar a modificar cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando como base o punto de referencia el ltimo valor de compra

o el costo unitario del producto o los precios de venta, siempre claro est aumentando los precios pero por los valores que usted le indique a cada una de las listas de precios.

(18/02/2004) Adicionalmente, tambin se puede aumentar la tarifa del IVA a todos los productos, en caso de que ello llegare a ocurrir. PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES. Ultima Compra: se remitir al valor de la ltima compra del catlogo de productos y aumentar en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Ultima compra $1000 valor $300 el precio de ventas de la lista que usted escoja quedar valiendo $1.300. Costo Unitario: se remitir al valor del costo unitario del catlogo de productos y aumentar en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Costo Unitario $1000 valor $250el precio de ventas de la lista que usted escoja quedar valiendo $1.250. Precios de Venta: se remitir al valor del precio de ventas del catlogo de productos y aumentar en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo:

Precio de Ventas $20.000 valor $2.000 el precio de ventas de la lista que usted escoja quedar valiendo $22.000.

DECREMENTO PORCENTUAL Por aqu como se muestra en el recuadro siguiente usted podr entrar a modificar cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando como base o punto de referencia el ltimo valor de compra o el costo unitario del producto o los precios de venta, siempre claro est disminuyendo sus valores en el porcentaje que usted le indique a cada una de las listas de precios. Adicionalmente, tambin se puede disminuir la tarifa del IVA a todos los productos, en caso de que ello llegare a ocurrir.

(18/02/2004)

PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES. Ultima Compra: se remitir al valor de la ltima compra del catlogo de productos y disminuir en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Ultima compra $1000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted escoja quedar valiendo $900.

 Costo Unitario: se remitir al valor del costo unitario del catlogo de productos y disminuir en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Costo Unitario $1000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted escoja quedar valiendo $900. Precios de Venta: se remitir al valor del precio de ventas del catlogo de productos y disminuir en el porcentaje que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Precio de Ventas $20.000 porcentaje 10% el precio de ventas de la lista que usted escoja quedar valiendo $18.000.

DECREMENTO POR VALOR: Por aqu como se muestra en el recuadro siguiente usted podr entrar a modificar cualquiera de las 12 listas de precios de venta que manejan los productos, tomando como base o punto de referencia el ltimo valor de compra o el costo unitario del producto o los precios de venta, siempre claro est disminuyendo los precios pero por los valores que usted le indique a cada una de las listas de precios. Adicionalmente, tambin se puede disminuir la tarifa del IVA a todos los productos, en caso de que ello llegare a ocurrir.

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PUNTOS DE REFERENCIA PARA CAMBIAR EL PRECIO DE VENTAS DE CUALQUIERA DE LAS LISTAS EXISTENTES. Ultima Compra: se remitir al valor de la ltima compra del catlogo de productos y disminuir en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Ultima compra $1000 valor $300 el precio de ventas de la lista que usted escoja quedar valiendo $700. Costo Unitario: se remitir al valor del costo unitario del catlogo de productos y disminuir en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Costo Unitario $1000 valor $250 el precio de ventas de la lista que usted escoja quedar valiendo $750. Precios de Venta: se remitir al valor del precio de ventas del catlogo de productos y disminuir en el valor que usted le indique el precio de ventas que se escoja. Ejemplo: Precio de Ventas $20.000 valor $2.000 el precio de ventas de la lista que usted escoja quedar valiendo $18.000.

RENTABILIDAD Con ste informe usted podr consultar por cada una de las listas de precios (que son 12) el margen de utilidad con relacin a los costos que tengan cada uno de los productos. La utilidad de ste informe radica en saber en cualquier momento, que tan rentables estn siendo para la empresa los productos y a su vez reasignar de forma consistente los precios de venta, cuando usted entra a sta opcin, podr escoger A) alfabticamente, N) numricamente o por R) Referencia de fbrica como usted lo prefiera, la lista de precios que desee consultar y mirar la rentabilidad de los productos.

(18/02/2004) Al escoger una de las listas de precios (la que usted prefiera y de 1 a 12) el le permitir hacer la consulta por pantalla o impreso como aparece en el recuadro siguiente:

(18/02/2004) Recuerde: Fn Impresora ENTER Archivo es para mandar el informe ya sea a la impresora con la tecla F1 o a un archivo tecleando enter y colocndole un nombre de archivo el que usted prefiera. Una vez hecho el procedimiento anterior entre a consultar dicho informe, y observe como el programa le arroja la comparacin inmediata del precio de ventas que usted le asign al producto contra el costo de ventas del mismo, tanto en valores, como en porcentaje.

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ESTADISTICAS DE COMPRAS

ESTADSTICAS Dentro de sta opcin usted encontrar algunos informes que le van ha ser de mucha utilidad como compras con IVA o sin ste de los diferentes productos, la cantidad de productos que usted le ha comprado a un determinado proveedor, informe de productos sin los ajustes por inflacin para que usted pueda ver as deflactada su informacin.

ESTADSTICA COMPRAS-DOCUMENTO Cuando usted entra a sta opcin del programa le aparece el siguiente recuadro:

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Este informe me genera todas las compras que se han hecho pero con documentos tipo P. La utilidad de ste informe radica en que usted puede conocer en cualquier momento todas las compras que se han efectuado a los diferentes proveedores

con su respectivo documento discriminando en secciones separadas las que llevan registros de IVA o sin l. Cuando usted entra a sta opcin el programa le preguntar la cuenta contable que se mueve por IVA pagado en compras o mejor el IVA descontable, cuenta que se puede ubicar como siempre hacemos F2 alfabticamente, F3 numricamente, como aparece en la siguiente imagen:

(18/02/2004) De sta forma podr usted entrar a consultar el informe antes mencionado, ya sea impreso o por pantalla de la forma acostumbrada.

ESTADSTICAS COMPRAS-PRODUCTOS Dentro de sta seccin aparecen dos opciones: compras y Costos. Compras: ste informe le permite ver a usted la relacin directa entre un producto y sus proveedores, para que usted identifique claramente a que proveedores es a los que la empresa les compra ms frecuentemente y sobre que producto, esto con el fin de que se puedan establecer unas relaciones comerciales ms benficas para la organizacin con sus proveedores y para llegar a posibles descuentos sobre las compras efectuadas. Costos: ste informe le es a usted como cliente de la informacin muy til ya que le permitir consultar los inventarios sin sus respectivos ajustes por inflacin para que se tenga una mayor claridad de las cifras reales que se estn manejando con ste activo a cifras reales.

NOMINA

CATALOGOS

APERTURA DE CONCEPTOS

(18/02/2004) Ruta de Acceso: ( F6 - F1 - F3) Concepto : son los diferentes ingresos y deducciones que se utilizan en la nomina por ejemplo: sueldos, horas extras, auxilio de transporte, aporte pensin etc. Permite crear y consultar hasta 99 conceptos de nomina catalogados entre Ingresos y Deducciones, detallados por: Tipo : Se clasifica segn el concepto como ingreso (I) o como deduccin (D). Descripcin: Nombre detallado del concepto. Cuenta : Se debe digitar la cuenta contable que afecta el concepto que se esta definiendo; consta de 10 dgitos si fue creada con subauxiliares.

Cuando se manejan uno o mas grupos contables (51 - 52 - 72 - 73) los grupos de estas cuentas se deben modificar con 00 con el fin poder manejar un solo concepto para los diferentes gastos as:

SUELDOS 0005060000 AUX. TRANSPORTE 0005270000 HORAS EXTRAS 0005150000 El sistema verificara el grupo al cual pertenece el empleado y lo modificara en las cuentas de cada concepto, cambiando el 00 inicial; esta modificacin la realiza cuando se efectua el respectivo pago de la nomina . Formula S/N : Esta formula se utiliza cuando se requiere que el concepto multiplique por el sueldo bsico o por un concepto fijo. Si digita "S" solicita Numerado y Denominador ; para el concepto de sueldos el numerador sera 1 da de trabajo y del denominador ser 30 que corresponde a los das del mes. Para los conceptos de horas extras el numerador ser el porcentaje que se debe cancelar por cada hora extra y el denominador el numero de horas laborables en el mes ( segn la ley 240). Salario: Determinar si el concepto que se esta creando constituye o no base salarial para efectos legales de prestaciones . Muestra Saldo : Utilizado para los conceptos que se requiera conocer el saldo en la captura de las novedades de nomina. Automtico : Este campo se utiliza para la definicin del concepto de Pensin (P) , Salud (S) , Retencin en la fuente ( R ) , Subsidio de Transporte ( T ) ,

Vacaciones ( V ) , Incapacidades (I) , y enter para los dems conceptos . Esto con el fin de poder hacer la liquidacin automtica de estos conceptos. Concepto de Liquidacin : Utilizado para marcar cada uno de los conceptos de Cesantas (CES) Intereses ( INT), Vacaciones ( VAC ), Indemnizaciones ( IND ), Primas ( PRI ), Prestamos (PRE), con el fin de hacer la liquidacin de estos conceptos.

APERTURA DE EMPLEADOS

(18/02/2004) Ruta de Acceso : ( F6 - F1 - F4 ) En esta opcin se crear la hoja de vida de cada uno de los empleados de la empresa indicando los siguientes datos: Nit : Digite el nmero de la cdula del empleado si ya se encuentra registrado puede modificarse cualquier dato. Sucursal (S/N): Digite "S" para los empleados que aportan al I.S.S en otras ciudades.

Digite "N" para los empleados que aportan al I.S.S. en Bogot.

Nombre : Digite el nombre del empleado a crear ( 50 Posiciones ). Sexo : Digite el sexo al cual corresponde el empleado F ( Femenino ) , M ( Masculino ).

Fecha de Nacimiento : Digite La fecha de nacimiento del empleado as AAAA/MM/DD ( Ao /mes/dia).

Direccin: Digite la direccin de la residencia del empleado (100 Posiciones). Pas : Digite el cdigo del pas al que corresponde el empleado previamente creado en Parametrizacion - Registro de Ciudades (F2 - F4). Ciudad : Digite el cdigo de la Ciudad al que corresponde el empleado. Telfono: Digite los diferente nmeros de telfono donde sea fcil ubicar al empleado. Cuenta Entidad: Digite el numero de la cuenta de la entidad en la cual se va a consignar el sueldo del empleado, en caso de utilizar este mtodo de pago ; esto para poder enviar la relacin de pagos a la entidad o corporacin. Grupo Asignado: Digite el grupo contable asignado para causar los gastos del empleado , el cual debe estar previamente creado en el plan de cuentas , Ejemplo: 51 si es de administracin, 52 si es de ventas, 72 si es de produccin; el cual tiene aplicacin en los conceptos de nomina. Centro de Costos: Digite el Cdigo del centro de costo al cual se requiere que cause los gastos del empleado. Subcentro de costo: Digite el cdigo del Subcentro de costo al cual se requiere que cause el gasto del empleado.

Fecha de Ingreso : Digite la fecha de ingreso del empleado a la Empresa, Ao/Mes/Dia. Fecha de Retiro : Este campo se utilizara solo cuando el empleado se retire de la empresa , caso contrario aparecer con 99999999.

NOTA : Si usted inicia el proceso de nomina en una fecha anterior al retiro de un empleado tenga encuenta que no puede digitar la fecha de retiro del empleado hasta tanto no actualice el sistema a dicha fecha, porque de lo contrario el proceso de la nomina para este empleado no lo realizara. Cargo : Digite el cargo que desempea el empleado. Corporacin : Seleccione la Entidad que utilizan para la consignacin de la nmina. Sueldo Actual: Digitar la asignacin salarial segn el contrato de trabajo. Sueldo Anterior : Digite el sueldo que devengaba el empleado antes del aumento, si es nuevo se digita el mismo sueldo actual. Fecha Aumento : Digite la fecha del ultimo aumento del sueldo (AAAAMMDD). Ley 50 S/N : Digite "N" para los empleados del Rgimen Anterior. Digite "S" para los empleados de la Ley 50.

Salario Integral : Si digita "S" debe colocar el porcentaje del factor prestacional de su empresa. Termino Fijo : Digite " S " si el contrato de trabajo celebrado con el empleado es pactado a termino fijo,caso contrario "N". Posteriormente digite la fecha de terminacin del contrato. Anticipo de Cesantas : Si el empleado ha solicitado un anticipo de cesantas digite el valor y la fecha de este anticipo, Este campo no hace referencia a la liquidacin total que se consigna cada ao en los fondos.

Das de licencia: Digite el numero de das que el empleado ha solicitado como licencia no remunerada en el periodo.

Periodo Disfrute Vacaciones : Digite el ao del ultimo periodo de vacaciones que tomo el empleado, con ENTER ubica el mostrado. Fecha Ultima Vacacin: Digite La fecha en que el empleado sala a disfrutar las vacaciones ( AA/MM/DD) (Ao/Mes/Dia).

APERTURA DE NOMINA Ruta de Acceso: (F6 - F1 - F1) Por medio de esta opcin se crean las diferentes nominas que se van a trabajar dentro de la empresa ; por ejemplo: nomina para los diferentes grupos contables como administracin , ventas y produccin. Digite el nmero de la nomina (teniendo encuenta que solo permite crear hasta 99 tipos de nomina) en dos (2) posiciones numricas, asigne el nombre y forma de pago asi:

Mensual (M): Esta opcin se utiliza cuando se realiza el pago de la nomina una vez al mes, bien sea para todos los empleados o para un determinado grupo de la empresa. Quincenal (Q): Esta opcin se utiliza cuando se realiza el pago de la nomina cada quincena, bien sea para todos los empleados o para un determinado grupo de la empresa. Semanal (S): Esta opcin se utiliza cuando se realiza el pago de la nomina cada semana.

CAPTURA DE DATOS LEY 100

(18/02/2004) En esta opcin se asignara los fondos de pensin, salud y cesantas al que pertenece el empleado as:

SALUD Afiliado al I.S.S. Digite "S" si el empleado esta afiliado por salud al I.S.S. Digite "N" si el empleado esta afiliado por salud a otro fondo Digite "P" si el empleado es pensionado

Fondo de Salud : Digite el numero del fondo de salud al que esta afiliado el empleado con la Funcin F2 ubica la ayuda de los diferentes fondos creados en el sistema. PENSION Afiliado al I.S.S. Digite "S" si el empleado esta afiliado por pensin al I.S.S. Digite "N" si el empleado esta afiliado por pensin a otro fondo Digite "P" si el empleado es pensionado

Fondo de Pensin: Digite el numero del fondo de pensin al que esta afiliado el empleado con la Funcin F2 ubica la ayuda de los diferentes fondos creados en el sistema. Aporte Voluntario: Digite el valor o porcentaje que el empleado desea ahorrar adicionalmente con el fin de incrementar el valor de su pensin. Rgimen : Si el empleado esta afiliado por pensin al I.S.S. ser rgimen Prima Media ( P ) , si el empleado esta afiliado por pensin a otro fondo ser rgimen Ahorro Individual ( A ). OTROS Fondo de Cesantas : Digite el numero del fondo de cesantas al que este afiliado el empleado , con la funcin F2 obtiene la ayuda de los diferentes fondos creados en el sistema. Retencin en la Fuente : Digite 1 para utilizar la tabla y 2 para asignar el porcentaje que debe ser previamente calculado por el usuario. Cuando el empleado no tenga base para la retencin se deber utilizar el procedimiento 1 ya que el sistema verifica el valor del sueldo en la tabla. Deduccin Retencin : Digite el valor a descontar segn la base gravable por conceptos de pagos educativos , correccin monetaria por intereses de vivienda y los dems conceptos a deducir que contempla la ley , exceptuando el aporte por pensin ya que el sistema lo descuenta automticamente. Tenga encuenta que uno es excluyente del otro. Porcentaje de ATEP : Digite el porcentaje aplicable al empleado en caso de se en forma individual. GRUPOS CONTABLES Ruta de Acceso : ( F6 - F1 - F7 )

En esta opcin se deben digitar los diferentes grupos contables que maneja la empresa con el fin de no perder los acumulados del empleado en el momento que sea cambiado de grupo contable (51 - 52 - 72 - 73).

APERTURA DE FONDOS

FONDOS SALUD, PENSION Y CESANTIAS Ruta de Acceso: (F6 - F1 - F2) Para la creacin de los diferentes fondos se debe tener encuenta que los dos ltimos dgitos del auxiliar de las cuentas contables del gatos y del pasivo deben coincidir. Por ejemplo : DC 51057001 APORTE POR PENSION AL I.S.S. XXX 23803001 APORTE POR PENSION AL I.S.S. XXX

En esta opcin se crean los diferentes fondos de salud, pensin y cesantas utilizados en la empresa. Para la creacin de cada fondo se utilizara la letra en mayscula as: P = PENSION S = SALUD C = CESANTIAS Tomaremos la opcin (P) Pensin, en donde vamos a definir cada uno de los fondos de pensin utilizados por la empresa , en un rango de 01 a 99. Por ejemplo : Se creara el fondo de pensin del SEGURO SOCIAL con el numero 01.

(18/02/2004)

Para la creacin de los fondos de salud y cesantas se debe repetir el proceso anterior, teniendo encuenta que mximo se pueden crear 99 fondos. Por esta misma opcin asignaremos los porcentajes correspondientes a PENSIN Y SALUD para que el sistema ejecute su respectivo calculo automticamente . Para realizar el calculo de Pensin y Salud es necesario definir los aporten que rigen.

CONTROL PENSIONES En el campo Tipo se asignara la letra correspondiente a Pensiones (P), posteriormente se digita (00) en el campo numero de fondo, en el campo nombre fondo el sistema asigna CONTROL PENSIONES , el campo de Nit no se utilizara ya que no estamos creando un fondo de pensiones. Aporte Total: Se digitar la sumatoria del porcentaje del empleador y empleado correspondiente a pensin , para el ao 1998 ser 13.5% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley). Aporte Empleado se digitar el porcentaje correspondiente al empleado para el ao de 1999 ser 3.375% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley). En el campo Mximo (SMLV) (Salario Mximo Legal Vigente) se digitar 20 correspondiente al numero mximo de salarios sobre el cual un empleado esta obligado a cotizar para pensin ; En el campo Mnimo (SMLV) (Salario Mnimo

Legal Vigente) digitamos 1 correspondiente al numero mnimo de salarios sobre el cual un empleado esta obligado a cotizar para pensin Aporte de Solidaridad se aplicar a los empleados que devenguen ms de cuatro salarios mnimos, actualmente para pensin rige el 1% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley).

En el Salario Mnimo ser el actual vigente para 1999 ($236.460). NOTA: Estos datos sern modificados por el usuario de acuerdo a la ley ; ingresando a esta opcin y digitando su respectivo cambio.

CONTROL SALUD

(18/02/2004) En el campo Tipo se asignara la letra correspondiente a Salud (S) , posteriormente se digita (00) en el campo numero de fondo, mostrando en el campo nombre fondo CONTROL SALUD , el campo de Nit no se utilizara ya que no estamos creando un fondo de salud. Aporte Patronal: Digitar el porcentaje que el empleador debe pagar al fondo de salud, para el ao 1998 ser 8% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley). Aporte Empleado: Se digitar el porcentaje correspondiente al empleado para el ao de 1998 ser 4% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley). En el campo Mximo (SMLV) (Salario Mximo Legal Vigente) se digitar 20 correspondiente al numero mximo de salarios sobre el cual un empleado esta

obligado a cotizar para salud ; En el campo Mnimo (SMLV) (Salario Mnimo Legal Vigente) digitamos 1 correspondiente al numero mnimo de salarios sobre el cual un empleado esta obligado a cotizar para salud. En el campo Cobertura Familiar se aplicar el porcentaje para los empleados que deseen cubrir por salud a su familia, actualmente rige el 4% (Este porcentaje es variable de acuerdo a la ley).

En el Salario Mnimo: Digitar ($203.826) para el ao 1998. . NOTA: Estos datos sern modificados por el usuario de acuerdo a la ley ; ingresando a esta opcin y digitando su respectivo cambio. Se debe tener en cuenta que los fondos de pensin , salud y cesantas debe coincidir con el auxiliar creado en la cuenta respectiva. Ejemplo: Para el manejo de Salud 237005 APORTES EMPRESAS PROMOTORAS DE SALUD E.P.S. 23700501 APORTES POR SALUD AL I.S.S. 23700502 APORTES POR SALUD A COLMENA 23700503 APORTES POR SALUD A CAFESALUD En la cuenta del gasto los auxiliares deben estar iguales al pasivo 510569 APORTES EMPRESAS PROMOTORAS DE SALUD E.P.S. 51056901 APORTES POR SALUD AL I.S.S. 51056902 APORTES POR SALUD A COLMENA 51056903 APORTES POR SALUD A CAFESALUD

Para el manejo de Pensin 238030 APORTES A FONDOS DE PENSION Y/O CESANTIAS 23803001 APORTES POR PENSION AL I.S.S. 23803002 APORTES POR PENSION A PORVENIR 23803003 APORTES POR PENSION A COLFONDOS 23803051 APORTES POR CESANTIAS A HORIZONTE En la cuenta del gasto los auxiliares deben estar iguales al pasivo 510570 APORTES A FONDOS DE PENSION Y/O CESANTIAS 51057001 APORTES POR PENSION AL I.S.S. 51057002 APORTES POR PENSION A PORVENIR 51057003 APORTES POR PENSION A COLFONDOS 23803051 APORTES POR CESANTIAS A HORIZONTE Es recomendable manejar en auxiliar diferente el fondo de pensin y cesantas , ya que es utilizada la misma cuenta contable.

LIQUIDACIN DE NOMINA

CAPTURA DE NOVEDADES

(18/02/2004) Ruta de acceso : (F6 -F2 - F6 )

Por medio de esta opcin se cargan al empleado las diferentes novedades (Ingresos - Deducciones) de nomina dentro del periodo establecido. Digite la nomina a procesar (01 / 99): Digite el numero correspondiente a la nomina que desea elaborar (mximo se pueden utilizar 99 tipos de nomina) , marcando el numero de la nomina a elaborar. Quiere iniciar proceso? ( SI): Se utiliza para desmarcar la nomina que ya ha sido cancelada y volver a utilizarla, o cuando la nomina se realiza por primera vez. Con esta respuesta el sistema posteriormente har la siguiente pregunta. Mantine novedades anteriores ? (SI / NO): SI: Se utiliza para dejar las mismas novedades de una nomina anterior a la nomina que se esta elaborando utilizando el mismo numero de la nomina. NO: Se utiliza para borrar todas las novedades anteriores y volver a digitar las nuevas novedades Quiere iniciar proceso NO: Se utiliza para continuar cargando las novedades a los empleados cuando se ha interrumpido el proceso y se desea continuar.

(18/02/2004) NIT : Digite la cdula de ciudadana del empleado a cargar las novedades de nomina; posteriormente cada uno de los conceptos , con su respectiva variable si lo requiere, para finalizar digite la funcin F1. Variable: Esta identificada de acuerdo al concepto ya sea en dias o en horas. NOTA: Se deben digitar las novedades de ingresos y deducciones del empleado excepto las novedades de pensin , salud y Retencin ya que el sistema las calcula automaticamente.

Tenga encuenta que se pueden cargar novedades de un mismo empleado a varios centros de costos , digitando el concepto y asignando el respectivo centro de costo donde se desea causar el gasto.

GENERACION DE NOVEDADES

(18/02/2004) Ruta de Acceso : ( F6 - F2 - F5 ) Esta opcin permite generar las novedades nicas para los empleados de la nomina . con la pregunta "Este proceso creara archivo de la nomina a procesar, continua S/N" ; posteriormente solicita el numero de la nomina a procesar , para luego marcar los conceptos de nomina a los empleados. La utilidad de esta opcin se refleja en el ahorro de tiempo para cargar las novedades a los empleados Solicita el numero del concepto, descripcin o nombre del concepto , variable que segn el concepto se determina en das o en horas ; una vez finalizado los conceptos grabamos con la funcin F1,. "Aplica esta nomina a todos sus empleados SI/NO; Si respuesta es "SI" el sistema cargara estas novedades a todos los empleados de la nomina. Si su respuesta es "No" el sistema llamar uno a uno de los empleados con la pregunta "Aplica S/N", esta pregunta aparece en la parte superior de la pantalla.

PAGO DE NOMINA Ruta de Acceso : ( F6 - F4 - F1 ) Por medio de esta opcin se realiza el registro contable de la nomina, generando un comprobante por cada empleado. El pago se puede realizar por cheque, efectivo o corporacin. Digite el Numero de la nomina a pagar ( 01 - 99 ), con ENTER ubica la nomina 01. El sistema realiza la verificacin de las cuentas contables afectadas en los conceptos de la nomina o el grupo del empleado para garantizar la contabilizacin de la nomina. Si encuentra inconsistencias en las cuentas , generar un archivo llamado VER.LST ; dicho archivo informa las inconsistencias presentadas , realice los cambios respectivos e inicie nuevamente el proceso.

PAGO DE NOMINA CON CHEQUE S desea cancelar la nomina con cheque digite " H ", esta opcin le preguntar :

(18/02/2004) Proceso automtico S: Se utiliza cuando se desea que el sistema maneje automaticamente el codigo de la cuenta contable del banco y el numero del cheque, posteriormente

preguntara el tipo de comprobante con el cual se va a causar el gasto, en este caso ser tipo "G" de egresos.

Digite el da con que desea girar el cheque con ENTER deja el del sistema. Digite el cdigo de la cuenta contable del Banco y el numero del cheque ; el sistema mostrar el nombre del empleado con sus respectivas novedades afectando directamente las cuentas contables, posteriormente a la pregunta monte papel para el egreso . listo ( Fn impresora / I ) , si su respuesta es la impresora. Cuando est lista la impresora, digite entre ( F1 - F9 ) segn las impresoras activas, lo que ocasiona la impresin del comprobante de egreso , digitando I actualizar el comprobante sin imprimir . Si desea incluir algun comentario en el comprobante , digite tantos renglones como sean necesarios ( mximo Los disponibles en el documento ) con la funcin F1 se da fin a los comentarios. Cuando la impresin del comprobante sea correcta digite "S" lo que ocasiona que actualice los registros del comprobante , en cuyo caso muestra el pantallazo titilante " ACTUALIZANDO ". Cuando este desaparezca , automticamente llamara el siguiente empleado sin tener que digitar el cdigo contable del banco ni el numero del cheque a girar. Proceso Automatico N: Se utiliza cuando en una misma nomina se tienen empleados que se les cancela en corporacin y otros en cheque, el sistema preguntar el cdigo contable del banco, numero del cheque a girar y posteriormente si desea

cancelarle al empleado con cheque. Esta opcin se debe utilizar cuando al empleado se le consigna su nomina en una corporacin.

PAGO DE NOMINA CON COMPROBANTE Esta opcin se debe utilizar cuando al empleado se le consigna su nomina en una corporacin.

Si desea cancelar la nomina con comprobante digite "C" donde el sistema realiza la verificacin de las cuentas contables tanto de los conceptos como del grupo al que pertenece el empleado, una vez realizado este proceso preguntar si desea Actualizar todos los empleados S/N , si contesta " N " solicitara empleado por empleado digitarle el tipo del documento , numero del documento , fecha y cuenta contable a afectar el pago. Si Contesta " S " tomar todos los empleados y los causar automticamente, digitando una sola vez el tipo del documento y el numero de la cuenta contable. Nota : EL documento que se utiliza para realizar el pago de la nomina debe de estar previamente creado como tipo de documento " L " Nomina.

PAGO EN MEDIOS MAGNETICOS Ruta de Acceso : ( F6 -F3 - F6 ) Este informe se utiliza para enviar la nomina a la entidad donde se consigna con el fin de cargar a la cuenta de cada empleado su respectivo valor; genera

dos archivos CUENTAS.FIL Y NOMINA.FIL los cuales se deben copiar en un diskett para ser enviados a la entidad.

FIJA NOVEDADES

(18/02/2004) Ruta de Acceso : ( F6 - F2 - F1 ) Esta opcin permite fijar un concepto que se va ha utilizar repetidamente durante las novedades de la nomina por ejemplo el prstamo que se le hace a un empleado si se descuenta una cuota fija. La opcin I ( Individual ) solicita el numero de concepto a fijar ; con la funcin F2 aparece la ayuda de los diferentes conceptos creados. Nit : Cdula del empleado al cual se le va a fijar el concepto , con la funcin F2 (Alfabetico) o F3 (Numerico) llamara la base de datos de los empleados. Valor : Digite el valor del concepto a fijar. La opcin C ( Centro de Costos ) se digita el concepto a fijar , el nmero de centro de costos al cual se le va a aplicar la fijacin y el valor de dicho concepto. Se utiliza cuando el mismo concepto aplica un centro de costo en especial. La opcin N ( Numrico) , se digita el cdigo del concepto , que se va a aplicar a un rango de Nits, indicando desde que Nit a que nit se quiere aplicar el valor de ese concepto. Con el fin de disminuir tiempo en la fijacin.

En el momento de incluir novedades al empleado y utilizar un concepto ya fijado aparecer automticamente el valor establecido .

BORRA NOVEDADES FIJAS Ruta de Acceso : ( F6 - F2 - F3 ) En esta opcin se pueden eliminar los conceptos que no se desean utilizar en la nomina, solicita el numero del concepto inicial y final a borrar.

AUTOLIQUIDACION Ruta de Acceso: ( F6 - F2 - F4) Esta opcin permite generar la autoliquidacin del I.S.S. solicitando la impresora o generacin de un archivo ( Fn Impresora Enter Archivo), Digite F1 para impresora , observe el mensaje:

(18/02/2004) Indica que usted , no puede ejecutar este proceso sin haber causado las nominas del mes ; si esta seguro digite Enter para continuar el proceso en el cual mostrara la pantalla

(18/02/2004)

Proceso nuevo S: Cuando quiera empezar a generar nuevamente el archivo para el listado.

Proceso nuevo N: Cuando quiera continuar con el proceso para hacer alguna modificacin. Posteriormente solicita los siguientes datos:

El nit de la empresa , dgito de verificacin, tipo de identificacin ( Cdula / Nit / Cdula de Extranjera ), digite F si aplica el Factor Prestacional o S si aplica el salario integral ,nmero patronal , cdigo de la sucursal cdigo del municipio , cdigo del departamento , si desea liquidar los riesgos profesionales digite "S" caso contrario "N" , posteriormente pregunta si desea aplicar ATEP individual si su respuesta es "S" preguntara el porcentaje a aplicar.

(18/02/2004) Posteriormente pregunta si va a capturar las novedades para la planilla ( Incapacidades , Retiros, Traslados, Vacaciones etc. .) ; si su respuesta es "S" solicita el numero de cdula del empleado a cargar las novedades respectivas. Tipo de Documento: El sistema asume el tipo de documento del empleado al igual que el ingreso base de cotizacin. Pensin IVM: En esta opcin se utilizarn las opciones de Retiro (R) Traslado (T), Suspensin Temporal (L) de acuerdo a lo presentado por el empleado. Numero de das: Corresponde a los das de duracin de la novedad. Dia Inicio: Corresponde al dia antes del inicio de la novedad. Salud EGM: En esta opcin se utilizarn las opciones de Retiro (R), Traslado (T), Suspensin Temporal (L), Incapacidad (I). Enfermedad ATEP: En esta opcin se utilizarn las opciones de Retiro (R), Traslado (T), Suspensin Temporal (L), Vacaciones (V)

Origen de la Incapacidad: En esta opcin se utilizarn las opciones Ambulatoria (A), Maternidad (M), Profesional (P). Pago de la Incapacidad : En esta opcin se utilizarn las opciones de Parcial (P), Completa (C). Ingreso Mes Anterior: Digite El ingreso base del mes anterior para su respectivo calculo. Cuando no se desee incluir mas novedades a los empleados digite las tecla ESC ; posteriormente se llenarn los datos correspondientes a la liquidacin del formulario como son : Porcentaje ATEP , Inters por mora , Nota Dbito , Nota Crdito , Incapacidades , Licencia de Maternidad , Saldo a favor mes Anterior .

ACUMULADOS

(18/02/2004) Ruta de Acceso : ( F6 - F5 - F2 ) Por esta opcin podemos observar los acumulados de uno o varios empleados a un determinado periodo. Con el fin de verificar los acumulados de cada empleado que sirven como base para la liquidacin de primas, cesantias, intereses y preliquidacin de contrato. Digite el periodo que desea consultar AAAA/MM a AAAA/MM , desde y hasta que numero de nit se desea el informe; tenga en cuenta que este informe se puede generar a nivel numrico " N " o Alfabtico " A ".

Este informe mostrar el nit y nombre del empleado , fecha de ingreso , fecha de retiro , nombre de cada concepto con su respectivo valor acumulado.

CERTIFICADOS

(18/02/2004) Ruta de Acceso : ( F6 - F5 - F1 ) Permite generar el certificado de ingresos y retenciones para cada empleado, teniendo encuenta que para su impresin se deben utilizar los certificados formas minerva. Este proceso llamara cada uno de los conceptos de la nomina con su respectivo cdigo, descripcin y cuenta contable ; con el fin de clasificarlos de acuerdo a los diferentes tipos que aparecen en la parte derecha de la pantalla como ( 1- Salarios y dems ingresos laborales , 2- Cesantas e intereses de Cesantas etc. ) indicando en cada uno la letra " S " si es gravado o la letra " N " si no es gravado. Cuando ya no existan ms conceptos solicitar el numero del certificado que se desea imprimir, fecha de expedicin , nit del pagador , nombre de le empresa que expide el certificado, nit desde , nit hasta de los que se desea realizar la impresin.

CONSULTA DE EMPLEADOS

Ruta de acceso : ( F6 - F1 - F6) Esta opcin genera un informe en orden alfabtico (F2) o numrico (F3) digitando el nombre desde el cual se desea visualizar el empleado.

INFORME A FONDOS Ruta de Acceso: (F6 - F3 - F10) Este informe genera un listado para cada uno de los diferentes fondos de pensin, salud, con el fin de enviar a cada fondo su respectivo listado indicando el nit y nombre del empleado con sus respectivos aportes. NOTA: Para la generacin correcta de este informe se requiere que la cuenta 237005 Aportes al I.S.S. y la 238030Aportes a Fondos de pensiones y /o Cesantas deben tener terceros en el momento de su creacin en el plan de cuentas.

AUXILIAR DE NOMINA Ruta de Acceso : ( F6 - F3 - F9 ) Este informe genera el libro auxiliar de las cuentas que se afectaron en la nmina con sus respectivos movimientos.

INFORME LEY 50 Ruta de Acceso : (F6 - F3 - F1 ) Este informe generara un listado a nivel Numrico (N ) o a nivel Alfabtico ( A ) , de los empleados con el fin de catalogar las opciones que se deseen listar . Solicitando Empleados Ley 50 S/N si digita " S " trae el informe de los empleados de la ley 50 ; caso contrario digitr " N " , de la misma forma se har para las siguientes preguntas: Con grupo asignado S/N; Con centro de Costos S/N; Con Subcentro de costos S/N; con Cargo S/N; Con sueldo S/N; Con fecha de Ingreso S/N; Con retirados S/N.

LISTA CONCEPTOS DE NOMINA Ruta de Acceso : ( F6 - F1 - F9 ) En esta opcin se obtendr un listado de los diferentes conceptos de nomina que fueron creados en el sistema con el fin de verificar, archivar o consultar.

LISTA DE EMPLEADOS Ruta de Acceso : ( F6 - F1 - F5 ) Esta opcin permite generar listado en orden alfabtico o numrico de los empleados, en el cual puede escoger si lista los empleados retirados o no , este informe muestra los datos de creacin de cada empleado.

LISTA F. PENSION/SALUD/CESANTIAS Ruta de Acceso : ( F6 - F1 - F10 ) En esta opcin se obtendr un listado de los diferentes fondos de pensin , salud y cesantas que fueron creados en el sistema con el fin de verificar, archivar o consultar.

LISTA NOVEDADES FIJAS Ruta de Acceso : ( F6 - F2 - F2 ) Por esta opcin podremos obtener un listado de las diferentes novedades que fueron fijadas en el sistema; solicita centro de costos y numero de concepto con la Funcin F2 obtendr la ayuda de los conceptos creados. Este informe se utiliza para consultar , verificar y archivar.

LISTA NOVEDADES FIJAS Ruta de Acceso : ( F6 - F2 - F2 ) Por esta opcin podremos obtener un listado de las diferentes novedades que fueron fijadas en el sistema; solicita centro de costos y numero de concepto con la Funcin F2 obtendr la ayuda de los conceptos creados. Este informe se utiliza para consultar , verificar y archivar.

MAPA DINERO Ruta de Acceso : ( F6 -F3 - F7 ) Este informe se utiliza para realizar el pago de la nomina en efectivo organizndolo por cantidad y denominacin de cada moneda; genera listado a nivel : General: Indica la cantidad de dinero que se necesita para cancelar la nomina; se debe digitar las denominaciones de dinero y posteriormente digitar la funcin (F1). Detallado: Genera un listado donde informa la cantidad de dinero y denominacin que se necesita para cancelar la nomina de cada empleado; este informe contiene: Nit del empleado , nombre, denominacin, cantidad de dinero, valor, total a pagar y faltante.

LIQUIDACIONES

LIQUIDACION DE CESANTIAS

(18/02/2004) Ruta de Acceso : ( F6 - F6 - F1 )

Al ingresar por sta opcin solicitar la fecha de corte del perodo a liquidar, por ejemplo se liquidar el perodo correspondiente entre Enero y Diciembre de 1998. La opcin quiere fijar intereses hace referencia si desea liquidar o no los intereses de cesantas e incluirlos en la nmina a liquidar para ese periodo. Despus de este proceso se tiene la opcin de generar un informe ya sea numrico o alfabtico, el cual contiene: 1. Cdula de ciudadana 2. Nombre del empleado 3. Fecha de ingreso 4. Sueldo bsico 5. Anticipos 6. Fecha de anticipos 7. Das de licencia 8. Base 9. Valor cesantas 10. Valor intereses de cesantas (Opcional s utiliza la opcin quiere fijar intereses? S.) Si dentro del valor liquidado se presentan inconsistencias se debe revisar: Parametrizacin de conceptos que constituyen salario. (El acumulado lo toma sobre los conceptos marcados como si salario.). Acumulados del perodo a liquidar Creacin de grupos contables (opcin F4 Parmetros nmina) BASE:

Es tomada de la suma de todos los conceptos que constituyen salario (Sueldos, subsidio de transporte, horas extras, comisiones, vacaciones (Unicamente para SIIGO) y dems conceptos marcados como si salario) Teniendo en cuenta que se puede tomar sobre los ltimos tres meses. DIAS LABORADOS: Es el periodo comprendido entre la fecha de ingreso del empleado y la fecha de liquidacin de Las cesantas sobre el mismo ao. Menos los das de licencias no remuneradas. Vale la pena Aclarar que las cesantas para efectos de ley 50, se deben liquidar anualmente (Ao calendario.). DIAS DE LICENCIA: Hace referencia solamente a las licencias no remuneradas. VALOR DE LAS CESANTIAS: Es el resultante de multiplicar la base por los das laborados, a estos ltimos se les deben restar las licencias no remuneradas, todo esto dividido sobre 360 das. .............................Base x (das laborados - das de licencia) Valor cesantas = ----------------------------------------------------............................................................360

INTERESES DE CESANTIAS: Es el resultante de tomar el valor de las cesantias multiplicar por el 12% y por el numero de dias trabajados y luego dividirlo en 360 dias.

.......................................Cesantias x 12% x das laborados Intereses cesantas = -----------------------------------------------

..............................................................360

PRELIQUIDACION DE CONTRATO Ruta de Acceso: (F6 - F6 - F3) Este informe se utiliza cuando un empleado se retira de empresa. Solicita:

Novedades S: Se utiliza cuando se desea que se tengan encuenta en la liquidacin las novedades de la nomina correspondiente al periodo de liquidacin;

necesariamente estas novedades se deben digitar antes de la liquidacin. Novedades N: Se utiliza para no tener encuenta en la liquidacin las novedades de la nomina. Posteriormente solicita el nit del empleado a liquidar, fecha de liquidacin y si su retiro es con indemnizacion S/N, generando un listado para la impresora o archivo.

PRIMAS Ruta de Acceso : ( F6 - F6 - F2 ) Al ingresar por sta opcin solicitar el perodo a acumular, para efectos de este ejemplo se liquidar el perodo correspondiente entre Enero y Junio de 1998. La opcin das a proyectar corresponde a los das que faltan para completar el perodo de 180 das. Se debe tener en cuenta que los das a proyectar estn

pendientes de pago. Haciendo referencia al ejemplo el acumulado lo tomara sobre lo que se cancelo en nmina entre el mes de enero y mayo, quedando pendiente el mes de junio que corresponde a los das a proyectar. NOTA: Recuerde que el empleado adquiere el derecho a prima de servicios siempre y cuando haya laborado como mnimo 90 das dentro del perodo a liquidar. Al decir que se quiere fijar novedades, se indica que se va a llevar dentro de las novedades de la quincena a liquidar dicho concepto. Despus de este proceso se tiene la opcin de generar un informe ya sea numrico o alfabtico, el cual contiene: 11. Cdula de ciudadana 12. Nombre del empleado 13. Fecha de ingreso 14. Fecha de retiro 15. Sueldo bsico 16. Acumulado 17. Das (acumulados) 18. Promedio 19. Das (acumulados + proyectados) 20. Valor prima Si dentro del valor liquidado se presentan inconsistencias se debe revisar: Parametrizacin de conceptos que constituyen salario. (El acumulado lo toma sobre los conceptos marcados como si salario.) Acumulados del perodo a liquidar Creacin de grupos contables (opcin F4 Parmetros nmina)

Mnimo de das (acumulados) no inferior a 90. ACUMULADO: Es tomado de la suma de todos los conceptos que constituyen salario del perodo a liquidar. Sueldos, subsidio de transporte, horas extras, comisiones, vacaciones y dems conceptos marcados como si salario). PROMEDIO: Es el resultado de tomar el acumulado, multiplicarlo por 30 y dividirlo en el nmero de das acumulados. ........................Acumulado x 30 promedio = --------------------------.......................das acumulados DIAS ACUMULADOS: Es el nmero de das del perodo que se marc en la captura de la prima. Para el ejemplo son 150 das comprendidos entre enero 1 a mayo 30 . DIAS: Es el resultado de tomar los das acumulados ms los proyectados. VALOR PRIMA: Es el resultado de tomar el promedio, multiplicado por el nmero de das (acumulados + proyectados) y dividirlo en 360. ........................Promedio x das (180) Valor prima =----------------------------....................................360

PREVISION PARA PRESTACIONES SOCIALES

FIJACION DE COMPROBANTES

Ruta de Acceso: ( F6 - F7 - F1 ) Se utiliza para fijar en el sistema las provisiones de la nomina , teniendo encuenta que esta fijacin se debe realizar por cada grupo de gasto que maneje la empresa, por cada centro de costos y por cada subcentro de costos. Numero de Comprobante : En este campo se debe digitar el numero de cada comprobante que se va a fijar. Por ejemplo: Comprobante de Cesantias, Intereses, Primas, Vacaciones. Secuencia : Es la Asignacin de un cdigo a cada una de las cuentas que se van a utilizar para el calculo de la provisin. Maximo se deben fijar 125 secuencias. Porcentaje / valor ( P/V ) : Para el calculo de la provisin se utilizara el porcentaje de acuerdo a la ley y a la provisin que se este fijando. Cuenta Calculo :Digite el cdigo de la cuenta contable sobre la cual se quiere aplicar el porcentaje de la provisin ; si esta cuenta fue creada con centro de costos se debe asignar , al igual que si fue creada por terceros solicitara un numero de nit , se recomienda crear un nit para las provisiones de la nomina. Descripcin : Digite el nombre del comprobante que esta fijando, por ejemplo : Provisin Cesantas Cuenta Dbito : Digite el cdigo contable a donde se va a contabilizar el gasto de la provisin. Centro de Costos : Digite el cdigo del centro de costos a utilizar para la provisin, debe ser igual al digitado en la cuenta calculo. ( solo pedir centro de

costos si la cuenta fue creada por centro de costos, de lo contrario no lo solicita ) Nit : Digite el nit de la empresa o un nit que se cree para las provisiones, ya que la provisin es tomada a nivel general y no tomada empleado por empleado. Cuenta Crdito : Digite el cdigo contable a donde se va a contabilizar el pasivo de la provisin. Una vez que se digite esta cuenta desaparece de la pantalla el comprobante , si se desea consultar nuevamente digite el numero del comprobante con su respectiva secuencia.

IMPRESIN DE COMPROBANTES Ruta de Acceso : ( F6 - F7 - F2 ) Por esta opcin se puede generar el listado de los comprobantes que se encuentran fijados en el sistema; Digitando de que numero a que numero se desea la impresin.

UTILIZA PREFIJADOS Ruta de Acceso: (F6 -F7 - F3 ) Esta opcin se debe utilizar todos los meses con el fin de que el sistema realice la contabilizacin de los comprobantes prefijados en el sistema. Para la contabilizacin se debe utilizar un tipo de documento " L " denominado Provisiones que debe estar previamente creado en el sistema. Numero : Digite el numero consecutivo de este documento.

Comprobante Inicial : Digite el numero inicial del comprobante prefijado que desea utilizar Comprobante Final : Digite el numero final del comprobante prefijado que desea utilizar Seguro S/N : Digite " S " si esta seguro de realizar este proceso.

COMPROBANTES PARAFISCALES Esta opcin se utiliza para calcular automticamente, el valor correspondiente a los aportes del empleador a SENA (2%), I.C.B.F.(3%), CAJAS DE COMPENSACION (4%), SALUD (8%) y PENSION (10.125%). Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos al ejecutar el comprobante:

(18/02/2004) 1. Las nminas del mes deben haber sido canceladas previamente. 2. El comprobante se debe ejecutar por cada grupo del gasto que se maneje en la empresa. 3. Las cuentas a utilizar sern las siguientes (Para este ejemplo tomaremos el grupo 51).

(18/02/2004) Esta opcin aplica para salario integral Se utiliza el 70% de retencion (base de retencin -30%) Se utiliza el factor prestacional (base de retencion/1.3)

(18/02/2004)

4. Para correr el comprobante de parafiscales se debe crear un documento tipo L. Despus de correr el comprobante se puede obtener un informe que muestra los siguientes datos: 1. Nit. 2. Acumulado pensin. 3. Acumulado salud. 4. Acumulados Retencin. 5. Grupo contable. 6. Fondos de salud. 7. Fondos de pensin. 8. Aportes SENA. 9. Aportes I.C.B.F. 10. Aportes Caja de compensacin. 11. Total aportes. 1. Principales inconsistencias que se pueden presentar corriendo parafiscales. Fondo de pensin o salud en ceros: Esta inconsistencia se genera cuando en el registro de un empleado no se le asigno fondo de pensin o salud. Cuenta bloqueada: Se presenta cuando los auxiliares de las cuentas del gasto de pensin o salud no corresponden con los auxiliares de las del pasivo. Cuenta no existe: Se presenta cuando en la creacin de alguno de los conceptos de pensin o salud se utiliza una cuenta que no existe,

CONSOLIDA NOMINAS

(18/02/2004) Ruta de Acceso : (F6 - F2 - F7 ) Para realizar la consolidacin de nomina es necesario crear un tipo de nomina 99.Esta opcin es utilizada cuando usted quiere unir dos o mas nominas con el fin generar informes. Numero de nomina: Digite en numero de la nomina que desea consolidar una a una. Seguro S: Realiza la consolidacin y pasa al siguiente campo. Seguro N: Volver al paso anterior. Otra S: Digitar el otro tipo de nomina con la cual requiere realizar la consolidacin. Otra N: Cuando desee terminar. NOTA: Para consultar la nomina consolidada puede listar la nomina numero 99 que debe estar previamente creada en los tipos de nomina, a la pregunta quiere iniciar proceso conteste "SI" Mantiene novedades anteriores "SI" ; esto con el fin de poder consultar la consolidacin.

GENERACION DE COMPROBANTE AUTOMATICO

(18/02/2004) Ruta de Acceso : (F6 - F2 - F8 ) Esta opcin realiza la generacin de las novedades de los fondos de Pensin, Fondos de Salud y la Retencin en la Fuente para todos los empleados de la

nomina ; se debe tener encuenta que ninguna de las tres opciones mencionadas anteriormente deben ser fijadas o digitadas en la captura de novedades. Este proceso debe correrse una vez sean capturadas las ultimas novedades del mes de tal forma que tome los conceptos de la nomina ( Digitada por captura de novedades )mas el movimiento capturado en contabilidad de la nomina anterior (si existen dos quincenas ). Desea aplicar el descuento por porcentaje o por valor ( P/V) : Si digita " P " aplica para crear o efectuar la retencin el al fuente en porcentaje. Si digita " V " Se refiere a crear la tabla de retencin en la fuente con el descuento en valor ; tenga en cuenta que este proceso se realiza una sola vez y anualmente se debe actualizar. Desea manejar el Factor Prestacional o el 70% para salarios Integrales ( F / S ) ?

Si digita "F": Es el porcentaje que se le debe descontar a los empleados que devengen mas de 10 salarios minimos con el fin de disminuir la base de retencin. El porcentaje es el 30% Si digita "S": Esta constituido por toda la carga prestacional (cesantias, intereses,primas,vacaciones etc.) El porcentaje es el 70%. Tabla de Retencin ( T ) : Digitando " T " se puede crear la tabla de retencin en la fuente , solicita: valor desde , valor hasta , valor o porcentaje de retencin. Tambin permite aplicar las novedades de Pensin y Salud en cada una de las nominas generadas , la retencin en la fuente solo se ejecutar en la ltima nmina del mes.

Novedades : Por esta opcin se digita el numero de la nomina a cargar las novedades de pensin, salud y retencin, solicita : Numero de Nomina , y numero de la quincena a liquidar.

RELACION DE PAGOS Ruta de Acceso : ( F6 - F3 - F5 ) Genera un listado para enviar a la entidad donde se consigna la nomina del empleado, indicando el nit, nombre, numero de cuenta bancaria y neto pagado.

RESUMEN POR CONCEPTO Ruta de Acceso : ( F6 - F3 -F8 ) Generar un listado de los conceptos seleccionados con el fin de analizar el gasto por cada uno de los conceptos indicando el numero y nombre del concepto, nombre del empleado, grupo contable, centro de costos, subcentro de costos y valor a pagar por cada empleado. Solicita numero de nomina, Numero de concepto con 99 tomara todos los conceptos , si desea un solo concepto digite el cdigo respectivo.

CONTABILIDAD Y ACTIVOS FIJOS

ADMINISTRACION DE CUENTAS CONTABLES Por medio de esta opcin se va a crear las cuentas contables necesarias para la clasificacin de las transacciones del ente econmico y fundamentada en las diferentes normas de la legislacin colombiana en el orden contable. Adicionalmente el programa proporciona los informes necesarios para que los datos procesados cumpla con los requerimientos y objetivos de la empresa.

(18/02/2004) F1- Apertura: En esta opcin se parametriza el plan de cuentas que esta obligado a llevar el ente econmico. F2- Plan de cuentas: Esta opcin nos proporciona informes de las cuentas, se puede consultar las cuentas utilizadas por el ente o el plan de cuentas generico para comerciantes que tiene SIIGO, puede ser una consulta por pantalla "P" o consulta escrita por medio de la impresora "I" F3- Movimiento de cuenta general: Esta opcin es un medio de consulta de los movimientos contables que han afectado una cuenta especifica, hay dos formas de consultar por pantalla "P" o en forma escrita por medio de la impresora "I", cuando se solicita el movimiento impreso se puede establecer un rango de cuentas, mientras que por pantalla solo nos muestra el movimiento de una cuenta.

(18/02/2004)

F4- Movimiento extranjera: Esta opcin nos permite consultar el movimiento de las cuentas que se hayan parametrizado como Moneda extranjera "S" . hay dos formas de consultar por pantalla "P" o en forma escrita por medio de la impresora "I", cuando se solicita el movimiento impreso se puede establecer un rango de cuentas, mientras que por pantalla solo nos muestra el movimiento de una cuenta.

MOVIMIENTO DE CUENTAS Nos muestra un informe impreso de los movimientos de las cuentas que manejan centros de costos, detallando los diferentes comprobantes que las afectarn, si la cuenta es de retencin en la fuente imprime en una columna la base objeto de retencin.

LIBRO AUXILIAR Proporciona un informe escrito de los movimientos de una cuenta o un rango de cuentas en forma detallada.

ADMINISTRACION DE TERCEROS Esta opcin nos proporciona las herramientas necesarias para que el ente econmico tenga una base de datos de todas las personas involucradas con sus actividades.

APERTURA DE TERCEROS En esta opcin se crean las diferentes personas involucradas con la empresa y adicionalmente se les incorpora toda la informacin necesaria para obtener una clasificacin de acuerdo a las operaciones que realizan con nuestra empresa.

(18/02/2004)

CONSULTA POR CUMPLEAOS Esta opcin nos proporciona informes escritos del catlogo de terceros de acuerdo a las siguientes caracterticas: Cumpleaos: Nos proporciona un listado de terceros cuando se ha digitado el respectivo campo, en el informe solicita un rango inicial de fecha( MMDD ) a la fecha final ( MMDD ). Sexo: Nos proporciona un listado de terceros cuando se ha digitado el respectivo campo, en el informe solicita si la clasificacin es ( E/M/F ). Inscripcin: Nos proporciona un listado de los terceros creados en una fecha especfica (AAAAMMDD).

CONSULTA POR TIPO DE NIT En esta opcin se puede consultar la base de datos existente de todas las personas involucradas con la empresa, puede ser una consulta por pantalla "P"

o en forma escrita por medio de la impresora "I". Cuando se consulta por pantalla nos muestra todos los Nits con sus diferentes clasificaciones, cuando solicito un informe impreso puedo seleccionar la clasificacin de los terceros:

MANTENIMIENTO DE TERCEROS Esta opcin se utiliza para modificar en forma general o individual el movimiento de los Nits, en caso de haber grabado en forma incorrecta o con otro nit el tercero, tambin se utiliza para modificar las bases de retencin cuando han sido mal digitadas Dentro del de Administracin de terceros en el mdulo de contabilidad, encontramos dos formas de hacer mantenimiento: 1. Mantenimiento individual Se utiliza para modificar el nit de una cuenta especifica, dentro de un comprobante. Adems se pueden modificar las bases de retencin cuando se han digitado en forma erronea Ejemplo para modificar la base de retencin: Tipo de comprobante: P (registro de compras ) Inconsistencia: La retencin fue correctamente causada, pero la base no corresponde. Procedimiento: Llamar el tipo de comprobante, el nmero del documento, la secuencia donde quedo registrada la inconsistencia.

(18/02/2004) Se debe modificar la base por el valor correcto, digitando $ 5.000.000

Tambin si el nit actual no corresponde se puede cambiar por el correcto pero solamente en la secuencia mencionada. No permite realizar alguna modificacin si la cuenta esta detallada por Cobrar o por Pagar. 2. Mantenimiento general Si desea realizar mantenimiento de nits, trasladando todo el movimiento de un perodo especifico a un nit correcto, se realiza por mantenimiento general. Ejemplo: El tercero Distribuidora de materias primas posee 2 nits El procedimiento es seleccionar el nit actual (Incorrecto) y digitar el nit nuevo (Correcto) junto con el ao que se desea cambiar o trasladar todo el movimiento.

(18/02/2004)

Se debe aclarar que el nit incorrecto ser eliminado y todo su movimiento ser trasladado al nit nuevo.

(18/02/2004)

ANEXO BALANCE TERCEROS Nos proporciona un informe impreso de los movimientos de una cuenta o un rango de cuentas.

TERCEROS POR CUENTA GENERAL Nos muestra un informe por pantalla del movimiento de un tercero con las cuentas detalladas por terceros en el plan de cuentas.

(18/02/2004) En este informe nos detalla en forma general los terceros que han afectado la cuenta y su respectivo movimiento dbito y crdito.

TERCEROS POR CUENTA DETALLADA Nos proporciona un informe impreso del movimiento de terceros en un rango de tiempo y dentro de un rango de cuentas, indicando en el informe cuales han sido las cuentas afectadas contablemente, los comprobantes con que se realizarn las transacciones.

TERCEROS POR NUMERO DETALLADO Nos proporciona un imforme impreso del movimiento de terceros en un rango de tiempo y dentro de un rango de cuentas, indicando en el informe cuales han sido las cuentas afectadas contablemente, los comprobantes con que se realizaron las transacciones.

TERCEROS POR NUMERO GENERAL Esta opcin nos proporciona informes del movimiento de terceros ya sea Impresos o por Pantalla, en forma Detallada o General, en un rango de tiempo dentro de un perodo contable. Consulta por pantalla del movimiento de terceros en forma detallada :

(18/02/2004) Consulta del movimiento por pantalla de terceros en forma general :

(18/02/2004)

APERTURA CENTRO DE COSTO Esta opcin nos permite crear los centros de costos que el ente econmico considere necesario manejar, se pueden crear hasta 999 centros de costos diferentes y dentro de un centro de costos se podr crear y manejar hasta 99 subcentros de costos. Los centros de costos es un ampliacin de plan de cuentas, permiten una discriminacin de todos o algunas cuentas contables por cada una de las partes que la compaa considere que quiere manejar.

(18/02/2004)

INFORME CENTRO DE COSTO

Esta opcin nos muestra los datos de cada uno de los centros de costos que la empresa este utilizando, si tiene o no subcentros de costos, la persona responsable, direccin y telfonos.

AJUSTES POR INFLACION De acuerdo con la legislacin Colombiana en el decreto 2649/93, los estados financieros se deben ajustar por inflacin para reconocer el efecto de la inflacin, aplicando el sistema integral. El ajuste se debe calcular con relacin a las partidas no monetarias, utilizando para ello el PAAG anual, mensual acumulado, o mensual segn corresponda. Son partidas no monetarias aquellas que por mantener su valor economico, son suceptibles de adquirir un mayor valor nominal como consecuencia de la perdida del poder adquisitivo de la moneda. Se entiende por PAAG anual, el porcentaje de ajuste del ao, el cual es equivalente a la variacin porcentual del indice de precios al consumidor para ingresos medios, establecido por el DANE, registrado entre el 1 de Diciembre del ao inmediatamente anterior y el 30 de Noviembre del respectivo ao. Se entiende por PAAG Mensual acumulado, la variacin porcentual del indice de precios al consumidor para ingresos medios, registrada entre el primer da del mes en el cual se realizo el hecho economico o se registro su ultima actualizacion y el ultimo dia del mes inmediatamente anterior a la fecha a la cual se este calculando el ajuste. Se entiende por PAAG Mensual, el porcenatje de ajuste del mes, el cual es equivalente a la variacin porcentual del indice de precios al consumidor para

ingresos medios, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto de ajuste.

PARTIDAS NO MONETARIAS ACTIVOS Activos fijos Activos en moneda extranjera Activos en UPAC Cargos diferidos Depreciacin acumulada de Activos fijos Amortizacin acumulada de activos Inversiones Acciones y aportes en sociedades Intangibles comprados Otros activos no monetarios PASIVOS Pasivos en moneda extranjera Pasivos en UPAC PATRIMONIO Capital Supervit de capital Reserva legal Otras reservas Utilidades retenidas Revalorizacin del patrimonio

INGRESOS Y COSTOS Ingresos Costos Gastos CUENTAS DE ORDEN Todas la cuentas no monetarias A nivel de SIIGO, los ajustes se realizan en forma mensual por la opcin F2Contabilidad, F7-Ajustes por inflacin

(18/02/2004)

AJUSTE AL PAAG Ajustes al P.A.A.G. : Por esta opcin se realizan todos los ajustes por inflacin de las cuentas que no esten en las tablas de inventarios y activos, pero que estan marcadas en el plan de cuentas como ajustables al PAAG . P.

(18/02/2004)

AJUSTE ACTIVOS FIJOS En esta opcin los usuarios que tengan el modulo de activos fijos, podrn en forma individual ajustar por inflacin sus activos fijos. Para poder realizar este proceso el usuarios debe haber parametrizado previamente un comprobante contable tipo A-Ajustes por inflacin.

Para el proceso de ajustes en los activos fijos se debe tener en cuenta el siguiente grafico: MES 1 MES2 PRIMER DIA

COMPRA DE ACTIVO FIJO Ajustes por inflacin Depreciacin del activo

ULTIMO DIA

Para efectos del ajuste a la depreciacin el SIIGO, la puede realizar aplicando el "P" el P.A.A.G. una proporcin de la depreciacin historica, por norma contable debe aplicarse el PA.A.G. Si escoje esta opcin, el siigo aplicar el porcentaje de ajuste anual gravable a la depreciacin. automaticamente el tipo de comprobante (A- ajuste) con enter ubica el mostrado. Digite el NIT a donde va a llevar el movimiento ( generalmente se utiliza el nit de la compaa ). Digite el centro de costo a donde va a llevar el movimiento. Digite "S" si va a correr el comprobante del ajuste por inflacin a los activos fijos, en caso contrario digite "N". Si digito "S", actualizara un comprobante tipo A de ajuste por inflacin, el cual podra ser consultado, modificado o borrado por F2- contabilidad, F6generacin de comprobantes, F1- entrada de comprobantes.

(18/02/2004)

AJUSTE POR DIFERENCIA AL CAMBIO Por esta opcin se realizan los ajustes por diferencia en cambio en forma automatica, es necesario que las cuentas a afectar sean parametrizadas en el plan de cuentas como cuentas que manejan moneda extranjera y si ajustables al cambio, es importante que en la opcin de parametrizacin, registro de monedas se haya creado la respectiva moneda extranjera con la que se van a realizar las operaciones y registrar los diferentes tipos de cambio diarios para efectos de reexpresin de las cifras en pesos. Para efectos de ajustes por diferencia en cambio que se realizaran mensualmente el ltimo da de cada mes se debe fijar la ltima tasa de cambio representativa del mercado, expedida por el banco de la republica.

(18/02/2004)

AJUSTE INVENTARIOS Esta opcin aplica si se tiene el modulo de inventarios de SIIGO, se ajustara por separado las cuentas que se encuentren parametrizadas en las tablas de inventarios. Para realizar esta operacin se necesita tener parametrizado un documento tipo A-Ajustes por inflacin, que puede ser el mismo para ajustes por inflacin de todas las cuentas y en el ctalogo de productos tenerlos marcados como ajustables "S"

(18/02/2004)

CAPTURA DE INDICES En esta opcin se digitan los indices del PAAG de cada mes, Para empresas que utilicen el paag mensual y en la misma opcin se digitan los porcentajes de las cuentas por cobrar y pagar que se ajustan al acuerdo o con pacto de reajuste.

(18/02/2004)

AJUSTE AL ACUERDO Por esta opcin se realiza el ajuste a las cuentas contables parametrizadas en el plan de cuentas como ajustables al acuerdo A, el ajuste se realizar el primer da de cada mes en un comprobante tipo A-Ajustes por inflacin tomando los porcentajes fijados al Acuerdo.

(18/02/2004)

NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES Por esta opcin los usuarios podrn asignar una numeracin consecutiva a cada uno de los libros oficiales que estan obligados a llevar. Las hojas estarn en blanco para la respectiva numeracin, se debe digitar la cantidad de hojas a numerar, el nmero inicial, de acuerdo con las formalidades de los libros debe imprimirse en las hojas el nombre de la empresa o el propietario de los libros, si utiliza formas continuas, debe mencionarse de manera expresa el cdigo escogido para cada libro, que a nivel de SIIGO es de cinco caracteres.

INFORMES OFICIALES El proceso de recoleccin, organizacin y registro de los hechos econnomicos consituyen el sistema contable ; los libros de contabilidad posibilitan asegurar el adecuado flujo de informacin y la obtencin de datos con destino a la elaboracin de los estados financieros. La forma de llevar los libros se establece en el Decreto 2649/93. Para efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entender por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aqullos. De acuerdo a las actividades de los entes econmicos, estos estarn obligados a llevar algunos libros especificos. De acuerdo a las necesidades de deduce que los entes econmicos debern llevar libros "indispensables" mas no obligatorios, como aquellos que corresponden a las exigencias bsicas de las contabilidad sealadas en el mismo cdigo del comercio. Considerando la

obligacin de llevar el registro en orden cronolgico de las operaciones mercantiles (art. 53), se deduce la necesidad de llevar un libro diario, de la necesidad de utilizar partida doble (art. 50), se deduce la necesidad de llevar un libro mayor y el deber de hacer un inventarios inicial y peridicos, as como un balance general (art. 52), surge la necesidad de llevar un libro de inventarios y balances. Sin embargo la determiancin de los libros de comercio que son obligatorios fue atribuida al Gobierno Nacional por el numeral 2o. del artculo 44 de la ley 222 de 1995. Por ley, todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la cmara de comercio. Los libros que debe inscribir son : Persona naturales. Libro mayor y balances ; Libro diario ; y Libro de inventarios y balances. Las sociedades. Libro mayor y balances ; Libro de inventarios y balances ; Libro diarios, y Libro de actas, registro de socios, de asambleas y de juntas, segn el caso. A nivel de SIIGO, maneja 7 libros, incluye los mencionados anteriormente a excepcin del libro de actas, registro de socios, de asambleas o juntas.

(18/02/2004)

F1- Libro diario : En este libro oficial se discrimina en orden cronolgico todas la operaciones, en forma individual, registrando cada documento contable. Se procesa cada mes. Para obtener este informe elija si lo desea por G(grupo) C(cuenta) S(Subcuenta) A(Auxiliar) o U(Subauxiliar) y posteriormente elija si desea el informe impreso o en un archivo plano. F2- Libro diario resumido: Presenta la misma informacin que el libro diario, pero permite imprimir documento por pgina y adicionalmente escribir algn comentario respecto a cada tipo de comprobante. Para obtener este informe elija si lo desea por G(grupo) C(cuenta) S(Subcuenta) A(Auxiliar) o U(Subauxiliar) y posteriormente elija si desea el informe impreso o en un archivo plano.

F3- Libro mayor: Este libro oficial presenta informacin a nivel de todas la cuentas, mostrando cuales ern los saldos de la cuentas del mes anterior, mostrando el movimiento del mes tanto dbito como crdito y una columna para el saldo final. Cumpliendo as con la formalidad de establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta. Para obtener este informe elija si lo desea por G(grupo) C(cuenta) S(Subcuenta) A(Auxiliar) o U(Subauxiliar) y posteriormente elija si desea el informe impreso o en un archivo plano. F4- Libro inventarios y balances: Para dar cumplimiento con el artculo 52 del Cdigo del Comercio, por lo menos una vez al ao, el comerciante elabor un

inventario y un balance general que le permita conocer de una manera clara y completa la situacin de su patrimonio. Digite S si desea que el informe se genere mostrando los productos asociados a cada cuenta de inventarios, de lo contrario digite N. Digite S si desea que el informe se genere por terceros

F5- Libro nico oficial: Este libro nos permite conocer en todos los nivel de las cuentas, cual ha sido su movimiento dbito y crdito, cual es el saldo anterior. Digite el periodopara el cual requiere el informe F6- Libro de ventas: Este libro permite conocer toda la facturacin realizada por el ente econmico, dentro de un rango de tiempo, donde nos discrimina cada una de las facturas realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a las ventas. Digite el rango de meses desde y hasta el cual desea el informe. El da inicial ser 01 y el da final ser 31 F7- Libro de compras: Este libro permite resumir cada uno de los documentos de compras y establecer cual fue el total de la compra y el valor de impuesto a las ventas pagado. Para este informe el sistema le solicitar la fecha desde y hasta la cual requiere el reporte, la cuenta de IVA y si desea el informe impreso o en un archivo, F8- Certficados de retencin : Por esta opcin, los entes que tengan la calidad de agentes de retencin, ya sea de anticipo a la renta, impuesto a las ventas e impuesto de industria y comercio, podrn expedir los diferentes certificados de retencin. Dentro de la opcin nos pregunta si deseamos los certificados o un informe con las bases gravables.

Para que los certificados reunan los requisitos formales, las cuentas de retencin en la fuente, retencin del impuesto a las ventas y retencin del impuesto de industria y comercio deben estar marcadas en el plan de cuentas como terceros "R", y asignar el porcentaje especifico. Para este informe el sistema le solicitar la fecha de emisin, el tipo de retencin requerida, ya sea ICA, IVA o General, el NIT a imprimir, la cuenta desde y hasta la cual requiere el informe y desea imprimir las bases de retencin para efectuar una revisin previa a la emisin de los certificados.

ESTADOS FINANCIEROS BASICOS

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA El objetivo fundamental de este estado financiero, es suministrar informacin relevante y concisa sobre cambios en el capital de trabajo, con los cual se proporciona un detalle de la gestin y se mejora la comprensin de las actividades y operaciones de un ente econmico sobre el perodo que informa. El estado de cambios en la situacin financiera, se debe elaborar en forma tal que se reflejen las fuentes especficas de las cuales se han obtenido el capital de trabajo ; de igual forma se proceder con los distintos usos o aplicaciones. A nivel de SIIGO, en la preparacin de este estado financiero se deben digitar los diferentes rangos de cuentas necesarias para producirlo, y luego se debe ingresar por la opcin de utiliza para generar un archivo o producirlo en forma impresa. Las cuentas se digitan a nivel de grupo, cuenta o subcuenta.

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION PATRIMONIAL Este estado financiero tiene como objeto comparar los saldos del patrimonio de una sociedad del principio al final de un perodo contable. En este estado debe incluirse, para cada uno de los rubros que integran el patrimonio, la siguiente informacin : Saldos iniciales, que deben coincidir con los saldos finales del ejercicio o perodo anterior. Las variaciones del ejercicio o perodo. Los saldos finales. A nivel de SIIGO para este estado financiero, se requiere digitar las cuentas del patrimonio involucradas mediante la opcin de modifica, las cuentas se digitan a nivel de grupo, cuenta o subcuenta, de acuerdo a las necesidades del usuario de la informacin. El siguiente paso es digitar la opcin de utiliza y se procesar la informacin necesaria, por medio de un archivo o en forma impresa emitir el respectivo estado.

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Es un estado financiero bsico cuyo objetivo es presentar informacin pertinente y concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente econmico durante un perodo, para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos necesarios adicionales para :

 Examinar la capacidad del ente econmica para generar flujos futuros de fondos de efectivo. Evaluar la capacidad del ente econmico para cumplir con sus obligaciones, pagar dividendos y determinar el financiamiento interno y externo necesario. Analizar los cambios exprimentados en el efectivo derivados de las actividades de operacin, inversin y financiacin. En las normas bsicas de la contadura, existen dos mtodos para realizar el estado de flujo de efectivo : Mtodo directo : En este mtodo las actividades de operacin se presentan como si se tratar de un estado de resultado por el sistema de caja. Los entes econmicos que utilicen este mtodo deben informar por separado los siguientes movimientos relacionados con las actividades de operacin. Efectivo cobrado a los clientes. Efectivo recibido por intereses, dividendos y otros rendimientos de inversiones. Otros cobros de operacin. Efectivo pagado a empleados y proveedores. Efectivo pagado por intereses. Pago de impuestos. Otros pagos de operacin. Mtodo indirecto : Bajo este mtodo se prepara una conciliacin entre la utilidad neta y el flujo de efectivo neto de las actividades de operacin, las cuales deben informar por separado todas las partidas conciliatorias. Para efecto, el flujo de efectivo generado por las operaciones normales, se determina tomando como punto de partida la utilidad neta del perodo, valor al

cual se le adiciona o deducen las partidas incluidas en el estado de resultados que no implican un pago o un cobro de efectivo. Entre estas partidas tenemos : Depreciacin, amortizacin y agotamiento. Provisiones para proteccin de activos. Diferencias por fluctuaciones cambiarias. Utilidades o prdidas en venta de propiedades, planta y equipo, inversiones u otros activos operacionales. Correcin monetaria del perodo de las cuentas de balance. Cambios en rubros operacionales, tales como : aumento o disminuciones en cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, pasivos estimados y provisiones, etc. Para tales efectos SIIGO, utiliza el mtodo indirecto, es necesario por la opcin de modifica digitar el rango de cuentas que necesito incluir en la preparacin del estado financiero. Despus por la opcin de utiliza genero el respectivo estado, ya sea a un archivo o impreso.

ESTADO DE RESULTADOS Es junto con el balance general uno de los principales estados financieros, determina el resultado de las operaciones del ente econmico en un perodo contable, nos permite identificar el movimiento de la cuentas de ingresos, gastos y costos, determinar si las polticas de la empresa y la gestin empresarial se cumplieron..

BALANCE GENERAL Es uno de los principales informes financieros que un ente contable debe preparar, en el se discriminan las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, conformando as la estructura econmica de la empresa. En SIIGO, este informe se puede presentar a nivel de grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar y subauxiliar. Se debe digitar la cuenta de utilidad del ejercicio y perdda del ejercicio, el informe es impreso o a un archivo.

INFORMES FINANCIEROS Estan opcin le permite generar los diferentes reportes para suministrar informacin contable a quienes no tienen acceso a los registros del ente econmico. Los principales estados financieros que se deben preparar y emitir de acuerdo al reglamento general de la contabilidad son los de propsito general: ESTADOS FINANCIEROS BASICOS Balance general Estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situacin financiera Estado de flujos de efectivo

BALANCE DE PRUEBA Es un informe del movimiento de todas las cuentas que en los parmetros de creacin se marco como "S" si maneja centros de costos. Este informe puede ser en forma impresa o por pantalla.

(18/02/2004)

BALANCE DE COMPROBACION Es un informe por pantalla o impreso del movimiento de todas las cuentas en un rango de tiempo estipulado. Es un informe que ayuda a determinar el movimiento correcto de las cuentas.

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BALANCE POR TERCEROS Nos muestra un informe impreso detallado de todos los terceros, con su respectivo movimiento dbito o crdito, en las cuentas que menejan centros de costos y terceros.

GENERADOR DE REPORTES FINANCIEROS

Por medio de esta opcin el usuario podra disear sus propios formatos de los estados financieros, adecuandolos a sus necesidades.

(18/02/2004) D- Disea : Como su nombre lo indica es la opcin en la cual parametrizamos o creamos el modelo de reporte a utilizar. Esta opcin nos presenta los siguientes campos a digitar: Reporte nmero: En el se le digitan el nmero con el cual se identificar el mdelo de reporte a desarrollar. En SIIGO podemos crear hasta 999 tipos de reportes financieros. Ttulos : (1.2.3.4): En estos cuatro campos se digitan las descripciones o ttulos que encabezan el reporte o estado financiero. Ejemplo: Ttulo 1: El nombre o razon social de la empresa. Ttulo 2: El nombre del reporte financiero que se esta creando. Ttulo 3: El nit de la empresa. Ttulo 4: La fecha o perido para el cual se solicitara el informe. Importante: este campo debe actualizarse cada vez que se solicite el informe en una fecha diferente a la parametizada incialmente en el mdelo. Nmero de datos: Corresponde a la informacin que no la deducimos directamente del informe contable, sino que corresponde a una informacin que se clcula externamente y se introduce en el informe a travs de un dato. Ejemplos: La utilidad es un dato externo en el informe del balance general, debido a que es una informacion que obtenemos en el estado de prdidas y ganancias y

luego se lleva como dato de entrada o externo al balance general para que dicho informe tenga en cuenta ese concepto. El inventario final, (Inventario peridico), el valor fsico del inventario, se toma como dato de entrada o externo en el informe a reportar. Podemos crear hasta crear hasta 9 numeros de datos. Instruccin: Corresponde a dada expresin o nombre de ttulos y subttulos que confornen el reporte financiero, con su correspondiente informacin, podemos definir hasta 999 instrucciones.

Salta pagina (S/N): Cuando en el informe por motivos de presentacion se decida cambiar a la pgina siguiente despus de determinada instruccin (S). Importante: se de be tener en cuenta que una hoja de reporte esta conformada por 50 lineas o caracteres, de las cuales 4 conforman los ttulos y las 46 restantes son instrucciones por lo tanto el programa realizar automticamente el salto de pgina en la instruccin numero 046 " estas incluyen : instrucciones e interlineas". Salta linea: Cuando se desee que exista uno o varios espacios (renglones o lineas) entre cada instrucin, o indicamos de cuanto deseamos dicha separacion (maximo 9), entre esta linea y la anterior , si no, digitamos enter. Descripcin: Nombre completo de la expresin o de la instruccin. Rango o Formula(R/F): Rango: Cuando la instruccin esta conformada por la sumatoria de un rango de cuentas contables Formula : Cuando se necesite la sumatoria de varias instrucciones a la vez , en la formula solo se pueden sumar hasta 7 rangos.

 Saldo o Movimiento (S/M): Saldo: Cuando el estado financiero se desarrolla para dar el acumulado o saldo del ao. Movimiento : Cuando se desarrolla el estado financiero para utilizar unicamente los movimientos del mes. Columna 1.2.3 : El informe de reportes financieros en SIIGO maneja cuatro (4) columnas, las tres (3) primeras para la informacion contable y una cuarta (4) para la informacin porcentual (%), si la respueta fue: Respuesta Rango (R): Se debe seleccionar en cual de las tres columnas se colocar la informacin contable de cada instruccin, adems de especificar desde la primera cuenta contable, hasta la ltima cuenta contable que entran a sumar en el rango de la instruccin. Nota : cuando se trate de un dato, se crea la instruccin correspondiente al dato (ejemplo : la "utilidad") y en las columnas referente al rango se digita la tecla enter y se coloca en dato, el nmero del dato correspondiente en la columna que desea que aparezca la informacin. *Respuesta Formula (F): Se presentan en las tres columnas los siguientes campos : N00000 Lo cual indica : se coloca el signo menos (-) mas (+) de acuerdo a la operacin a realizar en la formula. El primer cero corresponde a la columna que va a leer, es decir la columna donde estn bicados los subtotales que se van a sumar o a restar de acuerdo al caso.

Los tres ceros siguientes corresponden al nmero de la instruccin que se quiere utilizar (para sumar o restar). El ltimo cero corresponde al nmero de la interlinea, En caso de que alguna instruccin quedo en una interlinea. Si no utiliza interlinea pulse la tecla enter para que deje el espacio con cero. Numerador y Denominador: Cuando se desarrolla el estado financiero, y deseamos un anlisis vertical entre las diferentes instrucciones (ejemplo en el estado de ganancias y prdidas) la instruccin que represente el 100 % siempre se debe colocar al inicio y no al final, para que el sistema deduzca a partir de esta instruccin principal, el porcentaje que equivale para cada instruccin subsiguiente, con relacion a la principal (100%), se desarrolla de la siguiente forma : Numerador : 00000 (instruccin a dividir) Denominador : 00000 (instruccin del 100%) 0: El primer cero corresponde a la columna donde se encuentra la instruccin a utilizar. 000 :Los tres ceros siguientes corresponden al nmero de la instruccin que se va a dividir para clcular el porcentaje. 0 : El ltimo cero corresponde al nmero de la interlinea, en caso de que alguna instruccin a dividir esta representada en una interlinea; si no, se le pulsa la tecla enter y se deja un espacio con cero. Ejemplo: Cuando se esta tomando como el 100 % ventas netas y esta se represent en el informe en la columna dos (2) y corresponde a la instruccin 001, al crearla y para identificarla que ella corresponde al 100 % su denominador y denominador sern iguales (20010/20010)

L- Lista : Para solicitar el listado de las instrucciones utilizadas en el reporte creado, con cada una de las caracteristicas digitadas. E- Ejecuta: Opcin en la cual realizamos la impresin del informe generado, digitando la fecha o perodo del cual se solicita la informacin. Damos entrada a los datos que se hayan definido en el esquema del reporte, para que sean tenidos en cuenta en la impresin total del esquema o reporte.

INFORME EN MEDIOS MAGNETICOS La DIAN como entidad reguladora de tributos, exige que despus de la declaracin de renta, algunas empresas anexen informacin a esta que le permita controlar el cruce de informacin, dicha informacin debe cumplir con ciertos requerimientos de de orden formal (segn resoluciones y artculos) y de orden tcnico (formato y especificaciones de registros). Esta informacin esta regulada por la ley 383 de junio 10 de 1997, el decreto 1693 de junio de 1997 y los artculos 631, 633 y 684 del Estatuto Tributario. No todas las empresas presentan la misma informacin, para esto deben cumplirsen ciertos requerimientos que las obligan y de acuerdo a la clasificacin (tipo de empresa que es), el contenido de la informacin y el tipo de registros son diferentes. Tipos de empresas como bancos y demas entidades financieras, notarias, las camaras de comercio, bolsas de valores, cooperativas, corporaciones de ahorro y vivienda, fondos de empleados, litografias y tipografias (empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes), etc. A nosotros nos interesa lo concerniente a entidades comerciales.

Para una mejor comprensin de lo que hace la opcin "informe en medio magnetico" de SIIGO, es indispensable conocer a que se refieren los artculos y decretos mencionados anteriormente.

(18/02/2004) F1- Archivo informacin medio magnetico : Nos permite generar el archivo general de la DIAN para informacin en medios magnticos que trata la resolucin 1766 de octubre 21 de 1997 la cual contempla los literales e, f, h, i del artculo 631, el artculo 633 y 684 del estatuto tributario. Resumen de la resolucin: "Para el ao gravable de 1997 estan obligados a suministrar informacin las personas jurdicas que hayan presentado declaracin de renta y

complementarios o de ingresos y patrimonio** sean contribuyentes o no contribuyentes, entidades pblicas o privadas calificadas o no como grandes contribuyentes, que el ltimo da del ao gravable de 1996 hayan poseido un patrimonio bruto superior a $ 2.181.000.oo o cuando los ingresos brutos de ese ao sean superiores a $ 4.631.000.oo". Informacin y conceptos a suministrar : Debe suministrarse apellidos y nombres de o razn social, nit, cc./.ti de cada beneficiario de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deduccin ( retencin practicada) o que otorguen derecho a impuesto descontable (iva retenido/iva facturado), incluyendo la adquisicin de activos fijos para los que el valor acumulado por tercero sea superior a $ 13.900.000.oo, sin embargo se pueden reportar aquellos terceros que al discriminar el pago por cada concepto los valores sean menores sin que esto

constituya infraccin y siempre y cuando se cumplan con las dems condiciones establecidas. Para salario ( incluido prestaciones sociales y dems pagos laborales ) se debe reportar el valor acumulado que sea igual o superior a $ 54.400.000.o, tambin se debe reportar la informacin de los terceros de los que se recibieron ingresos brutos acumulados por un valor superior a $ 34.800.000.oo y la informacin de los terceros cuando el saldo a 31 de diciembre del 97 sea superior a $ 35.400.000.oo. NOTA: El valor de los pasivos de los acreedores en el exterior debe presentarse en un solo registro con nit 444444444 y con nombre o razn social del nit como "pasivos en el exterior" Las especificaciones tcnicas que se deben tener en cuenta para la presentacin de este informe estan consagradas en la resolucin 1751 de octubre 21/97, la cual se resume a continuacin: Para presentar dicha informacin deber generarse un archivo plano con extencin ASC o PRN (en cdigos ASCCI, tipo texto: hoja electronica excel , ) y el nombre del archivo ser IMP631.ASC o IMP631.PRN Unicamente se debe utilizar un medio magntico, si el archivo es muy grande y excede la capacidad del accesorio se deber presentar la informacin en el que siga en capacidad (como accesorios se entienden diskettes, cartridge, minicartridge, cintas magneticas..) Los campos numericos nunca deberan grabarsen con caracteres especiales como . , # $. Los valores que se reporten debern expresarsen en pesos y en multiplos de mil aproximados al mas cercano.

La informacin debera relacionarse mediante 3 tipos de registro los cuales se identifican con el numeral 1,2,3 y deben estar posicionados en los primeros campos de cada item. Registro tipo 1 : Contiene los datos del informante (aquel que presenta el informe en medios magntico) Registro tipo 2 : Contiene los datos de los informados ( terceros que se relacionan) Registro tipo 3 : Contiene los datos de control ( indicativo, telfono, direccin, cdigo DIAN, totales de sumatoria de primer y segundo valor informado...) Cabe anotar que la informacin debe ser mediante cdigos y subcdigos definidos por la DIAN, los cuales contemplan especificamente los rubros, valores y ubicaciones de los valores informados. Estos cdigos se encuentran definidos en la resolucin 1766 y 1751 de 1997 F2- Interfase de facturacin : Nos permite generar el archivo general de la DIAN para informacin en medios magneticos que trata la resolucin 1759 de octubre 21 de 1997 la cual contempla el literal 1 del artculo 631, el artculo 633 y 684 del E.T. Resumen de la resolucin: "Para el ao gravable de 1997 estan obligados a suministrar informacin las personas jurdicas que hayan presentado declaracin de renta y

complementarios o de ingresos y patrimonio** sean contribuyentes o no contribuyentes, entidades publicas o privadas calificadas o no como grandes contribuyentes, que el ltimo da del ao gravable de 1996 hayan poseido un patrimonio bruto superior a $ 2.181.000.oo o cuando los ingresos brutos de ese ao sean superiores a $ 4.631.000.oo"

Informacin y conceptos a suministrar: La informacin que se presentar mediante esta opcin ( que corresponde al literal 1 del artculo 631 del E.T . ) ser el valor global de las ventas o prestacin de servicios por cada uno de los establecimientos comerciales con indicacin de : 1. Valor global de las ventas por tipo de facturacin de venta 2. Prefijo, si se utiliza antes de la numeracin de las facturas. 3. Intervalos de numeracin factura inicial y final., 4. Tipo o referencia comercial de la mquina registradora. 5. Nmero o serie de fabricacin de la mquina registradora. 6. Indicacin del nmero de la mquina registradora. 7. Direccin donde se encuentra ubicado el establecimiento. 8. Ciudad donde se encuentra ubicado el establecimiento. NOTA: Debe entenderse por factura, la factura o cualquier documento equivalente. Las especificaciones tcnicas que deben tenerse en cuenta para presentar este informe son las siguientes: La informacion debera grabarse en un archivo plano con nombre IMP631L.ASC o IMP631L.PRN, segn sea el caso. Unicamente se debe utilizar un medio magnetico, si el archivo es muy grande y excede la capacidad del accesorio se deber presentar la informacin en el que siga en capacidad (como accesorios se entienden diskettes, cartridge, minicartridge, cintas magneticas..) Los campos numericos nunca deberan grabarsen con caracteres especiales como . , # $.

Los valores que se reporten deberan expresarsen en pesos y en multiplos de mil aproximados al mas cercano. La informacin deber relacionarse mediante 2 tipos de registro los cuales se identificaran con el numeral 1,2 y debern estar posicionados en los primeros campos de cada item. Registro tipo 1 : Contiene los datos del informante (aquel que presenta el informe en medios magntico) y los datos de control : NIT, Dgito de verificacin, Razn social, Cdigo de la actividad econmica de la persona o entidad informante, etc... Registro tipo 2 : Contiene los datos de los informados ( terceros que se relacionan) Los cdigos de los municipios debern ser tomados de la divisin poltica administrativa, generada por el DANE. Al entregarse el medio magntico en la DIAN deber acompaarsen del formato DIAN -79. 032.97, debidamente diligenciado, dicho formato deber ir firmado por el representante legal de la entidad y el contador pblico o revisor fiscal cuando este obligado. A continuacin se describe el procedimiento para crear cdigos, subcdigos, clcular saldos y como generar el archivo plano. C- cdigos DIAN F6-Actualizar . permite incorporar los cdigos y subcdigos, indicados por la DIAN. Secuencia. Nmero de consecutivo asumido en el momento de ingresar, el cdigo y subcdigo estipulado por la DIAN en el orden dado por la resolucin.

Ejemplo 001: Cdigo. campo para relacionar el cdigo segn informacin indicada en la resolucin de la DIAN. Ejemplo Cdigo 75: Subcdigo : Campo para relacionar el subcdigo segn informacin indicada en la resolucin de la DIAN. Ejemplo Subcdigo 01 Nro Valor : Campo para indicar a donde debe ir relacionado el valor(1er. valor o 2do. valor) de acuerdo a lo sugerido por la DIAN, dependiendo del tipo de movimiento que se va a reportar. Pago al exterior : Campo para indicar si el valor reportado corresponde a una transaccin con moneda extranjera (S) o moneda nacional (N). Monto : De 1 a 5 corresponde al valor del monto que debe validar de acuerdo al tipo de informacin que se este procesando para clcular los topes mnimos que debe tener en cuenta al reportar los terceros (corresponde a la opcion clcula saldos). Descripcin :Campo para relacionar el detalle de la informacin suministrada, segn cdigo y subcdigo. Para borrar un cdigo mal digitado indique la secuencia, cdigo y subcdigo a borrar, digitando F5-borrar en el campo de" nmero de valor" -enter- permite ingresar al cdigo seleccionado, los rangos de cuentas correspondientes Ejemplo: Compra de activos fijos cdigo 75 subcdigo 07 RANGOS

150404 a 150410 152000 a 152098 152400 a 152495 Digitar - F1- Fin cuando se terminen de incorporar los rangos correspondientes, por cada cdigo y subcdigo. F8- Consulta : Permite consultar los rangos de cuentas incluidas a cada cdigo y subcdigo. **Despus de ingresar los cdigos de la DIAN con sus respectivos rangos de cuentas (recuerde que la informacin que ser reportada, es aquella que se encuentre dentro de los rangos definidos en los cdigos) debe continuar por la opcin Clcula saldos. C-clcula saldos : Se ejecuta despus de incluir los respectivos rangos de cuentas a cada cdigo y subcdigo. Indicar el valor mnimo a reportar de cada uno de los rangos establecidos por la DIAN. Indicar el ao de proceso (perodo a informar). Este proceso genera la informacin que me permite crear el archivo para la DIAN, despus de terminado este proceso, en el cual el programa extrae la informacin de los saldos de terceros por cuentas de aquellas definidas en los cdigos de la DIAN, se debe continuar con la opcin Genera archivo. G- genera archivo : Esta opcin esta en tres opciones mas, las cuales me generan el archivo con las especificaciones tcnicas requeridas por la DIAN, al igual que me permite imprimir o modificar la informacin contenida en este archivo antes de generar el definitivo :

C- crea temporal : Despus de realizar la opcin "C" Clcula saldos" ejecutar "C" Crea temporal, la cual se ejecuta automticamente y me permite crear una especie de pre-archivo el cual, si es necesario, lo puede modificar. I- Imprime : Genera el informe de los datos clculados por los rangos incluidos en la opcin cdigos DIAN. M- Modifica : . Permite cambiar los valores reportados en el informe. Cdigo. indique el cdigo al cual se necesita cambiar la informacin. Subcdigo. indique el subcdigo al cual se necesita cambiar la informacin. .1er Valor. Digite el nuevo valor a reportar, segn sea el caso. .2do Valor. Digite el nuevo valor a reportar, segn sea el caso. -F5- Permite borrar la informacin que no corresponda al cdigo y subcdigo digitado. -A- Adiciona. permite adicionar la informacin no incorporada en los rangos dados por la opcin -C- Cdigos de la DIAN. Cdigo. Indique el cdigo al cual se necesita adicionar la informacin. Subcdigo. Indique el cdigo al cual se necesita adicionar la informacin. Nit. Indique el nuevo nit a reportar. .1er Valor. Digite el nuevo valor a reportar, segn sea el caso. .2do Valor. Digite el nuevo valor a reportar, segn sea el caso. (D) Crea archivo de DIAN. Despus de modificar y adicionar , ingrese a esta opcin, con el fin de crear el archivo plano denominado IMPEXO .ASC, para ser enviados a la DIAN.

NOTA: Es recomendable verificar los datos reportados por el archivo plano a travs de la opcin de -A- Actualiza , imprime, comparandola con la relacin de terceros en contabilidad. Opcion -f2: interfase de facturacin: Para generar la informacin sobre ingresos recibidos y facturacin del usuario es necesario suministrar la siguiente informacin: 1. Ao del cual se extraer la informacin. 2. Cdigo del departamento: De acuerdo a la divisin politico administrativo del DANE, para Bogot es 51. 3. Cdigo de actividad econmica: Esta informacin solo la conoce el usuario, es aquella que le asigna la DIAN. 4. Digito de verificacin: El digito de verificacin del nit informante. 5. Identificacin del carrete: Cdigo de 5 digitos alfanumericos que corresponde al un cdigo con el que se va a identificar el diskette, este cdigo tiene que ser igual tanto en el archivo como en el diskette. 6. Este proceso se ejecuta automticamente y la informacin la toma de los terceros afectados en las cuentas de ingresos : 41... 42....

MANEJO DE COMPROBANTES CONTABLES

BORRADO EN BLOQUE

Cuando se requiera eliminar las afectaciones de un grupo de comprobantes contables, se puede hacer por esta opcin, se recomienda que la persona que utilice esta opcin sea el administrador del programa. Con la funcin ( F2- Dctos ), puede seleccionar el tipo de documento a borrar, se digita el nmero inicial hasta el nmero final. Los comprobantes borrados no podrn ser recuperados, los comprobantes que no esten grabados, aparecen como comprobantes no catalogados.

AUDITORIA DE COMPROBANTES

COMPROBANTES DIFERIDOS Se utilizan para optimizar tareas de registros contables que para el ente se convierten en operaciones perodicas repetitivas. El procedimiento es el mismo que para los comprobantes prefijados, pero la aplicacin bsica es poder hacer amortizaciones o causaciones de gastos pagados por anticipado o cargos diferidos. Lo que el usuario debe hacer es crear las secuencias de los diferentes registros contables. En los comprobantes diferidos podemos parametrizar hasta 999.999

comprobantes diferentes.

Despus de ser fijados mensualmente los utilizamos, para ello debemos parametrizar documentos tipo "L" o la letra escogida para registrar las afectaciones contables.

(18/02/2004) F-fija : Es la opcin por donde pueden crear las secuencias del respectivo comprobante prefijado, el procedimiento es el siguiente : Nmero del comprobante : Digite el nmero de comprobante a crear ( 000001 999999). Descripcin : Corresponde al detalle del movimiento para lo cual se parametriza el comprobante prefijado y es el detalle del documento contable al momento de utilizar el comprobante. Fecha : Corresponde a la fecha de adquisicin del activo o de la obligacin diferida. Valor total : Corresponde al principal del documento que se va a diferir. Monto : Corresponde al valor que mensualmente se causa, amortiza o difiere. Saldo : Corresponde al valor del principal del documento, o al saldo si parte de este documento ya se causa mediante otra opcin o en forma manual. Activo (S/N) : Corresponde a si el documento a diferir, esta vigente o por lo contrario se amortizo completamente. Cuenta dbito : Corresponde al movimiento dbito de la secuencia o el primer item del comprobante, la seleccin de esta cuenta depende del tipo de registros contables que el usuario pretenda realizar. Con las opciones de ayuda puede consultar la cuenta si previamente la han creado (F2-Alf, F3-Num).

Centro de costo : Si la cuenta dbito o crdito digitada maneja centros de costos, se debe digitar el correspondiente centro y subcentro de costos, al cual afectar el registro contable. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes centros y subcentros de costos creados (F2-Alf, F3-Num). Nit : Si la cuenta escogida maneja terceros, se debe escoger el correspondiente tercero para que el movimiento quede contabilizado al nit correspondiente. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes terceros creados (F2-Alf, F3-Num). Cdigo de activo : Si la cuenta escogida dbito o crdito, corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en una tabla de activos, se debe digitar el activo sobre le cual se va realizar el movimiento contable. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes activos creados (F2Alf, F3-Num). Producto, bodega, cantidad : Si la cuenta escogida dbito o crdito, corresponde a una cuenta que se encuentra en una tabla de inventarios, se debe digitar el cdigo del producto, la bodega a cual se le va a realizar el movimiento dbito o crdito, y la cantidad de producto. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes productos creados en el mdulo de inventarios (F2-Alf, F3-Num, F4-Ref ). Tipo de documento, nmero, secuencia cruce, fecha de vencimiento : Si la cuenta dbito o crdito digitada corresponde a una cuenta detallada por Cobrar o por Pagar, se debe digitar el tipo de documento ( F, P, etc.), escoger el nmero consecutivo del documento de once dgitos, digitar el nmero de

secuencia o de tem hasta el 250 tems, digitar la fecha de vencimiento del documento (AAAAMMDD). Para borrar un comprobante diferido, basta con ingresar por la opcin fija, digitar el nmero del comprobante, con la funcin F5, elimina, por cada secuencia registrada. I-imprime : Para imprimir los parmetros de los comprobantes diferidos, por la opcin imprime, se digita el comprobante inicial hasta el comprobante final, se puede hacer generando un archivo o un listado impreso. U-utiliza : Si va a utilizar comprobantes diferidos escoja la opcin "U"utiliza. Es necesario tener parametrizados uno o ms comprobantes contables, de acuerdo a las necesidades del usuario, para registrar all los diferentes movimientos. Digite el nmero inicial del comprobante diferidos a utilizar, hasta el nmero final, el tipo de documento parametrizado para registrar los movimientos contables, nmero consecutivo del documento, "S" si esta seguro de ejecutar la opcin, "N" si quiere cambiar el nmero del documento.

COMPROBANTES PREFIJADOS Se utilizan para optimizar tareas de registros contables que para el ente se convierten en operaciones perodicas repetitivas. Algunas de ellas son las diferentes provisiones (Cartera, inventarios, activos, gastos de personal, etc.), amortizaciones y causaciones de gastos pagados por anticipado. Lo que el usuario debe hacer es crear las secuencias de los diferentes registros contables, la fijacin de las secuancias se asemejan a la estructura de una piramide.

En

los

comprobantes

prefijados

podemos

parametrizar

hasta

999

comprobantes diferentes cada uno de 49 secuencias. Despus de ser fijados mensualmente los utilizamos, para ello debemos parametrizar documentos tipo "L" para registrar las afectaciones contables.

(18/02/2004) F-fija : Es la opcin por donde pueden crear las secuencias del respectivo comprobante prefijado, el procedimiento es el siguiente : Nmero del comprobante : Digite el nmero de comprobante a crear ( 001 999). Secuencia : Corresponde al movimiento dbito y crdito, una secuencia equivale a dos items en el comprobante, por lo cual, por cada comprbante prefijado podr crear solamente 49 secuencia, que equivale a 98 items. Porcentaje o valor (P/V) : En el comprobante se puede establecer si la operacin mensual que se va ha realizar corresponde a un valor fijo a causar, o un porcentaje que se aplica a la cuenta de clculo. Solamente es seleccionar "P" o "V", segn corresponda. Cuando se digita la opcin de porcentaje o valor (P/V), "V", no pregunta cuenta de clculo. Si se escoge la opcin "P", se debe establecer si el porcenatje lo aplica sobre el saldo de la cuenta o sobre el movimiento (S/M), se digita cual es el porcentaje a aplicar a la cuenta de clculo. Cuenta de clculo : Corresponde a la cuenta contable a la cual se le aplicar el porcentaje establecido en el paso anterior. La cuenta se puede buscar con las

opciones de ayuda (F2-Alf., F3-Num.), si la cuenta maneja centros y subcentros de costos, se deben digitar segn corresponda. Descripcin : Corresponde al detalle del movimiento para lo cual se parametriza el comprobante prefijado y es el detalle del documento "L" al momento de utilizar el comprobante. Cuenta dbito : Corresponde al movimiento dbito de la secuencia o el primer item del comprobante, la seleccin de esta cuenta depende del tipo de registros contables que el usuario pretenda realizar. Con las opciones de ayuda puede consultar la cuenta si previamente la han creado (F2-Alf, F3-Num). Centro de costo : Si la cuenta dbito o crdito digitada maneja centros de costos, se debe digitar el correspondiente centro y subcentro de costos, al cual afectar el registro contable. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes centros y subcentros de costos creados (F2-Alf, F3-Num). Nit : Si la cuenta escogida maneja terceros, se debe escoger el correspondiente tercero para que el movimiento quede contabilizado al nit correspondiente. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes terceros creados (F2-Alf, F3-Num). Cdigo de activo : Si la cuenta escogida dbito o crdito, corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en una tabla de activos, se debe digitar el activo sobre le cual se va realizar el movimiento contable. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes activos creados (F2Alf, F3-Num).

Porducto, bodega, cantidad : Si la cuenta escogida dbito o crdito, corresponde a una cuenta que se encuentra en una tabla de inventarios, se debe digitar el cdigo del producto, la bodega a cual se le va a realizar el movimiento dbito o crdito, y la cantidad de producto. Con las opciones de ayuda, puede consultar los diferentes productos creados en el mdulo de inventarios (F2-Alf, F3-Num, F4-Ref ). Tipo de documento, nmero, secuencia cruce, fecha de vencimiento : Si la cuenta dbito o crdito digitada corresponde a una cuenta detallada por Cobrar o por Pagar, se debe digitar el tipo de documento ( F, P, etc.), escoger el nmero consecutivo del documento de once dgitos, dgitar el nmero de secuencia o de item hasta el 250 items, digitar la fecha de vencimiento del documento (AAAAMMDD). Para borrar un comprobante prefijado, basta con ingresar por la opcin fija, ubicarse en el campo de porcenataje o valor (S/N), con la funcin F5, elimina, por cada secuencia registrada. I-imprime : Para imprimir los parmetros de los comprobantes prefijados, por la opcin imprime, se digita el comprobante inicial hasta el comprobante final, se puede hacer generando un archivo o un listado impreso. U-utiliza : Si va a utilizar comprobantes prefijados escoja la opcin "U"utiliza. Es necesario tener parametrizados uno o ms comprobantes contables, de acuerdo a las necesidades del usuario, para registrar all los diferentes movimientos.

(18/02/2004)

Digite el tipo de comprobante parametrizado para registrar los movimientos contables, nmero consecutivo del documento, nmero inicial del comprobante prefijado a utilizar, hasta el nmero final, "S" si esta seguro de ejecutar la opcin, "N" si quiere cambiar de tipo de documento.

COMPROBANTES PROCESADOS La opcin F1 (Comprobantes Procesados), permite incluir comprobantes externos hacia SIIGO, mediante la creacin de un archivo ASCII el cual debe tener las siguientes especificaciones por registro (puede realizarse en un editor de texto): 1 - 2 Tipo de comprobante 3 - 8 Nmero de Documento 9 - 11 Secuencia 12 - 24 Nit 25 - 27 Sucursal 28 - 35 Cuenta 36 - 44 Cdigo del Producto 45 - 50 Fecha Documento 51 - 53 Centro de Costo 54 - 103 Descripcin de Movimiento 104 -104 Dbito o Crdito 105 -119 Valor del Movimiento 120 -134 Base de Retencin

135 -138 Cdigo del Vendedor 139 -141 Cdigo de Bodega 142 - 152 Cantidad 153 -154 Tipo Documento Cruce 155 -160 Nmero Documento Cruce 161 -163 Vencimiento Documento Cruce 164 -169 Fecha Vencimiento de Documento Cruce 170 -171 Cdigo Bancario 172 -173 Comprobante de pedido 174 -179 Nmero de Comprobante de Pedido 180 -182 Secuencia de Pedido 183 -185 Filler: Espacios en Blanco 186 -186 Tipo de Moneda 187 -197 Valor Extranjero Si no utiliza algn espacio debe digitar cero en el nmero de campos asignados. Digite el nombre del archivo a incorporar, si no existe aparecer el mensaje NO EXISTE ESTE ARCHIVO CON DATOS, digite Enter e intente nuevamente.

Cuando haya digitado el nombre del archivo correcto, aparecer el mensaje Fn impresora Enter archivo. Digite entre F1 y F9 (Segn impresoras activadas), paso seguido aparece el mensaje impresora lista S/N ? digite S si desea imprimirlo o Enter si desea generar el informe en un archivo.

Si digit ENTER aparecer el mensaje INCORPORADO COMPROBANTES DE INTERFASE, Posteriormente aparece SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO, USE COMANDOS PARA IMPRESIN. Este informe imprime las inconsistencias y validaciones que gener el archivo externo.

COMPROBANTES SIN GRABAR Se utiliza para consultar por tipo de comprobantes, cuales consecutivos no han sido utilizados.

COMPROBANTES ANULADOS Se utiliza para consultar mediante un listado o un archivo, el consecutivo de comprobantes anulados y no grabados, se puede obtener por tipo de comprobantes o en forma general, dentro de un rango de tiempo.

COMPROBANTE GENERAL Se utiliza para consulatar en forma impresa o un archivo, el listado de comprobantes procesados, se debe digitar el mes de inicio hasta el mes final, el tipo de comprobante, con la funcin ( F2- Dctos ), puede seleccionar el tipo de documento a consultar o si selecciona "*" , el listado mostrar todos los comprobantes procesados, paso siguiente se digita el rago de nmero consecutivo a procesar para el informe.

COMPROBANTE RESUMIDO Se utiliza para consultar los diferentes comprobantes de diario procesados en un rango de tiempo no superior a un mes. En este informe ya sea impreso o un listado muestra el movimiento de la cuentas contables tanto dbitos como crditos.

CONSECUTIVO DE COMPROBANTES Se utiliza para consultar un listado, ya sea impreso a un archivo donde podemos determinar por tipo de comprobante, el nmero de secuencias, fecha de grabacin, el valor, digitado por, adicionalmente que consecutivos se encuentran sin grabar..

GENERACION DE COMPROBANTES Es el mdulo de SIIGO que le permite al usuario, ingresar, anular, modificar y optimizar la elaboracin de comprobantes. F1- Entrada de comprobantes : En esta opcin, si el usuario no adquiere el mdulo de elaboracin de documentos es donde puede hacer el registro de las transacciones contables. Adicionalmente, si desea anular, borrar o cunsultar un documento lo puede hacer, solo basta con seleccionar el tipo de documento y digitar el respectivo nmero.

CATALOGO DE ACTIVOS FIJOS. CATALOGOS. En esta opcin se crea la estructura necesaria para el manejo de los activos fijos, junto con cada uno de ellos, para crear esta estructura el plan de cuentas proporciona una clasificacin de la cuenta de Propiedad, planta y equipo.

APERTURA DE GRUPOS En esta opcin se crean los diferentes grupos o divisiones necesarias de los activos fijos de acuerdo a sus caractersticas fsicas, de tal forma que le permita al usuario tener un control estructurado en grupos homogeneos de los activos.

(18/02/2004) Para la apertura de grupos es necesario crear una serie de tablas, donde se asignan las cuentas que el activo utiliza, cuentas que afecta en el momento de adquisicin, ajustes por inflacin y proceso de la depreciacin.

(18/02/2004) Cdigo de grupo : A nivel de SIIGO se pueden crear hasta 9.999 grupos diferentes, donde en se pueden crear hasta 999.999 activos por cada grupo. Es importante que las cuentas que se catlogan en cada grupo, deben ser las correctas y se podrn cambiar facilmente si no tienen movimiento.

APERTURA DE GRUPOS

En esta opcin se crean los diferentes grupos o divisiones necesarias de los activos fijos de acuerdo a sus caractersticas fsicas, de tal forma que le permita al usuario tener un control estructurado en grupos homogeneos de los activos.

(18/02/2004) Para la apertura de grupos es necesario crear una serie de tablas, donde se asignan las cuentas que el activo utiliza, cuentas que afecta en el momento de adquisicin, ajustes por inflacin y proceso de la depreciacin.

(18/02/2004) Cdigo de grupo : A nivel de SIIGO se pueden crear hasta 9.999 grupos diferentes, donde en se pueden crear hasta 999.999 activos por cada grupo. Es importante que las cuentas que se catlogan en cada grupo, deben ser las correctas y se podrn cambiar facilmente si no tienen movimiento.

INFORMES DE ACTIVOS FIJOS

MODULO DE ACTIVOS FIJOS Este modulo le permite a ente econmico, obtener un control individual de todas las cuentas de propiedad, planta y equipo, los cuales representan los activos tangibles adquiridos, construidos y que puedan generar una utilidad al ente en el desarrollo de su objeto social.

Un aspecto que se debe tener en cuenta en el manejo de los activos fijos es, la disminucin del valor como consecuencia de uso y del tiempo. El SIIGO, proporciona las herramientas tcnicas que le permiten al usuario tener un control de cada uno de los activos que tiene el ente econmico y le proporciona las herramientas necesarias para realizar el proceso de la depreciacin por cada uno de ellos.

(18/02/2004)

ACTIVOS POR RESPONSABLE Proporciona un informe por pantalla o impreso de cada uno de los activos que tiene una persona bajo su responsabilidad. En se discriminan datos como el cdigo, el nombre del activo, ubicacin y fecha de compra. Si el informe es impreso, se puede consultar un rango de nits de personas responsables y el informe mostrara adicionalmente el saldo del activo.

CONSULTA POR RESPONSABLE En esta opcin proporciona un informe ya sea por pantalla o impreso, ordenado en forma alfabetica o numrica de todos los activos que han sido incorporados en el mdulo de activos

CONSULTA POR UBICACION

En esta opcin se puede ver un informe ya sea impreso o por pantalla, ordenado en forma alfabetica por el sitio de ubicacin que se le asigno en el catlogo de activos, fecha de compra, nit del responsable, cdigo del activo, nombre del activo.

DEPRECIACION Genera en forma automtica el comprobante de depreciacin, para efectos de este proceso es necesario tener en cuenta que : El activo ya este incorporado en la contabilidad y tenga un valor de compra. No se puede depreciar un activo en el mismo mes de compra. Que el activo no este totalmente depreciado. Solo por estas razones no se podr generar el comprobante de depreciacin. Para ejecutar el proceso de depreciacin el programa pregunta : Desea correr la depreciacin includos los ajustes por inflacin ?. En caso de responder en forma negativa la pregunta, el comprobante de depreciacin lo har con el valor historico unicamente, no incluye la depreciacin que le debe calcular la cuenta de ajustes por inflacin. Desea que se tenga en cuenta los ajustes al P.A.A.G. del presente mes ?. El proceso de ajustes por inflacin se debe ejecutar el primer da de cada mes, el proceso de depreciacin se realiza el ltimo da del mes. Si la respuesta a la pregunta es negativa el proceso de la depreciacin excluye los ajustes por inflacin calculados el primer da del mes que se va a depreciar, por lo tanto el saldo de la cuenta de ajustes por inflacin a depreciar es el del mes anterior. Si la respuesta es afirmativa incluye el ajuste calculado al mes a depreciar.

 Desea que la depreciacin del ajuste por inflacin se contabilice en la cuenta de depreciacin ?. Esta pregunta define la cuenta contable a donde llevar la depreciacin del ajuste por inflacin : Ejemplo con la cuenta de muebles y enseres Valor historico Cuenta 152405 Valor ajustado por inflacin Valor 960

Valor Cuenta 9.600 152499

Depreciacin del valor historico Depreciacin del ajuste por inflacin Cuenta 159215 Valor Cuenta 80 159299 80 Valor 80

159215

Si contesto en forma afirmativa la depreciacin del ajuste lo llevar a la cuenta 159215 ( $80), si es negativa la depreciacin del ajuste lo llevar a la cuenta 159299 ( $80). Para efectos de la depreciacin, se debe parametrizar un comprbante tipo "L" para la respectiva contabilizacin. Despus de decidir la forma las respuestas a las preguntas anteriores, preguntar el tipo de documento en el que contabilizar la depreciacin .

Tipo : L- Depreciacin Tipo : A- Ajustes por inflacin Nit : Corrresponde al Nit del documento, generalmente es el de la cia se puede crear uno para tal efecto. Cdigo inicial del activo : 000000000 Cdigo final : 999999999

Seguro (S/N) : "N" volver al campo de tipo de documento, "S" actualizar el documento. Ejemplo : Se compra un activo en el mes de febrero por valor de $20.000.000,oo el cual se va a depreciar tres veces, como se observa a continuacin :

(18/02/2004) El primero de marzo se realiza el correspondiente ajuste por inflacin con un PAAG del 1% .

(18/02/2004) En marzo 31 se realiza la depreciacin respectiva, incluidos los ajustes por inflacin.

(18/02/2004) En abril 1 ajustes por inflacin con un PAAG del 2%

(18/02/2004) En abril 30 se realiza la respectiva depreciacin, incluidos ajustes

(18/02/2004) En mayo 1 ajustes por inflacin con un PAAG del 1%

CONCILIACION BANCARIA

Esta opcin le permite realizar la conciliacin bancaria, generando la informacin procesada contablemente y dando la posibilidad de grabar la informacin suministrada por el extracto bancario. Mediante un informe suministra las diferencias presentadas para que por medio de notas contables realice los ajustes correspondientes. Nota: El proceso de conciliacin bancaria es extracontable, en ningun caso SIIGO automaticamente proceder a realizar el ajuste de las diferencias presentadas. F1- Genera: En esta opcin genera un archivo temporal Z244T, el cual ser reescrito cada vez que ingrese a esta opcin. Digite S en caso de querer generar una nueva informacin para la conciliacin bancaria, o N en caso de querer mantener la informacin anterior. Digite la cuenta inicial de bancos a los cuales le desea realizar la conciliacin bancaria. Digite la cuenta final de bancos a los cuales le desea realizar la concialiacin bancaria. Digite en nmeros el mes a conciliar. Digite S si desea incluir ms cuentas o N en caso contrario.

(18/02/2004) F2- Graba : En graba extracto, digite la informacin reportada por la entidad financiera, a travs de las siguientes opciones: D- Depositos La opcin depositos le mostrara las consignaciones grabadas durante el mes y el tipo de documento, nmero y consecutivo con que se realizo.

 Digite( enter) si el valor que le muestre la pantalla coincide con el extracto bancario. Digite el valor del extracto y (enter), si existe diferencia entre el mostrado en la pantalla y el reportado en el extracto bancario.

C- Cheques La opcin de cheques le mostrara los comprobantes de egreso con su respectivo nmero de cheque, grabados durante el mes. Digite (enter) si el valor que le muestre la pantalla coincide con el valor del extracto bancario. Digite el valor del extracto( con el signo menos -) y (enter), si existe diferencia entre el mostrado en la pantalla y el valor reportado en el extracto bancario O-Otros La opcin otros, le permitira digitar valores correspondientes a notas dbito o crdito , o partidas pendientes de conciliar. Digite el ao, mes y da del valor de acuerdo al reporte del extracto bancario Digite el valor reportado en el extracto bancario Digite el nmero de cheque, si corresponde a un cheque girado que no aparece en el movimiento contable. M- Modificacin La opcin de modificar, le permitira corregir aquellos valores que se reportaron mal en depositos y cheques.

F3 - Informe de diferencias : La opcin de informes le genera el movimiento contable y la informacin relacionada en graba extracto indicando las diferencias entre los valores reportados. Puede imprimir el informe G-general, que le reportara todo el movimiento contable, comparado con el extracto, indicandole las diferencias y el saldo contable, o el informe por D- diferencias, el cual le reportara unicamente las diferencias existentes en la conciliacin bancaria. Digite la cuenta inicial del banco, del cual desea imprimir el informe Digite la cuenta final del banco, del cual desea imprimir el informe Digite el mes de movimiento del cual se realizo la conciliacin bancaria.

CUENTAS POR COBRAR

CUPOS DE CREDITO Este listado es practico para aquellos clientes que manejan cupos de crdito, para poder hacer una consulta rpida de cual es cupo asignado en la creacin del NIT, cual de este cupo a sido utilizado y cual es el disponible, para saber en un momento determinado a cual ya se le venci el cupo de crdito o esta prximo a vencer. La nica limitacin que se puede tener para no facturar a un cliente que ya se le venci el cupo, es por asignacin de claves. ORDENADO ALFABETICAMENTE Este informe sale ordenado por el nombre de los clientes, es til en el momento en que yo no maneje la cartera por Nits sino por el nombre. Se puede observar

nicamente impreso o por un archivo indicando el rango de NITS a observar y si se quiere o no con sucursales. ORDENADO NUMERICAMENTE Este listado se puede observar de forma impresa con la opcin Fn y si se quiere enviar a un archivo con ENTER, este informe nos indica el cupo de crdito, el saldo actual, la cartera disponible y el cupo vencido del rango de Nits que se le asigna al enviar este informe.

EDADES DE CARTERA Dentro de esta opcin aparecen dos formas de observar el informe por edades de cartera, para que el usuario defina el numero de rangos con los cuales desea que salga el listado. Este informe tiene muchas utilidades debido a que se puede proyectar la cartera con rangos determinados para poder hacer la provisin de cartera, dependiendo lo establecido. ACTUALIZA A 5 COLUMAS Este informe lo podemos observar en una hoja tamao carta. En esta opcin solicita el numero de modelo a actualizar y el nombre del modelo. Maneja 5 rangos de idas entre los cuales puede ubicar las edades de cartera, de tal manera que las cifras que corresponden a la funcin menor van a la derecha y a la izquierda las de funcin mayor. Observe que los extremos toman siempre los rangos que complementan todos los rangos no incluidos en las edades intermedias seleccionadas. Cabe notar que estos rangos deben ser crecientes, es decir, el siguiente debe ser mayor que el anterior. Para cuentas vencidas

use el signo negativo (ESC retorna a la anterior, ENTER ubica el mostrado). Solicita l numero de modelo a actualizar, en caso de que ya este creado aparecer el nombre de modelo de lo contrario aparecer a pie de pantalla "CREACION", y permite crearlo, con ENTER, grabe los rangos de edades de cartera o ESC regresa al men anterior.

(18/02/2004) ACTUALIZA A 10 COLUMNAS De la misma manera se puede observa pero en una hoja de 180 columnas, se puede configurar rangos ms amplios tantos vencidos como por vencer.

(18/02/2004) INFORME A 5 COLUMNAS Presenta dos opcin General (G) o Detallada (D). Si escoge cualquiera de las dos opciones, pregunta l numero de modelo a utilizar, que debe estar previamente creado, luego si es a un corte anterior S/N, posteriormente mostrara los rangos, donde s digita ENTER y al finalizar pregunta desde que cuenta hasta que cuenta se desea la impresin de la edad de cartera, desde que NIT hasta que NIT, y desde que sucursal hasta que sucursal. El listado General muestra la informacin de todos los clientes de cartera vencida, cartera por vencer en los rangos establecidos. El listado detallado presenta la informacin de cada cliente con detalle de cada factura de compra o recibo, con cartera vencida, cartera por vencer tambin en los rangos establecidos. A continuacin se pueden observar cuando se le estn dando los rangos mencionados anteriormente.

INFORME A 10 COLUMNAS Este informe nos puede ser mas til cuando nuestra cartera se recupera con una rotacin ms baja. Debido a que hay rangos ms amplios, para proyectarlos a un periodo de idas vencidos y por vencer.

CARTERA MOROSA A diferencia de los otros informes este lo discrimina por cliente pero solo permite observar la cartera que esta pendiente de pago en el momento de emitir el informe. Este informe nos da la opcin de generarlo ya sea por orden alfabtico o numrico de identificacin NIT, por cualquiera de estas dos opciones va a preguntar desde y hasta que NIT y desde y hasta que sucursal, con ENTER toma todos y luego pregunta "Fn Impresora ENTER Archivo". Digite entre (F1F9) segn la impresora activada, seguidamente aparecer "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si s digit ENTER comienza a producir el informe impreso, saldr el mensaje titilante: "PROCESANDO INFORMACION" y en el instante de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION

CARTERA GENERAL

Con esta opcin se puede listar un archivo con la cartera de los vendedores, en un perodo determinado. Al ingresar a la funcin F1 (Cartera General), se genera un informe para enviar a impresin, el cual solicita un corte anterior y un rango de vendedores como lo muestra el siguiente pantallazo.

CARTERA GENERAL POR ZONA Por la opcin F2(Cartera General por Zona), muestra un informe impreso con la cartera general pero discriminada por zonas, como se muestra en el siguiente pantallazo:.

CARTERA MOROSA POR ZONA Con estas opciones se puede consultar o imprimir los saldos de cartera morosa y morosa por zona a la fecha, para poder identificar los clientes con su respectivo saldo en cartera. Al ingresar a estas dos opciones va a solicitar lo mismo solicitado en las dos opciones anteriores de cartera.

ANALISIS DE CARTERA DETALLADO

Este informe nicamente se puede observar de forma impresa, y arroja la misma infamacin que se observo en el listado anterior por la opcin P de pantalla, la diferencia esta en que se puede enviar la informacin de varios NITS para hacer el anlisis correspondiente hasta el mes en que s esta interesado en imprimir. Al entrar a esta opcin va a pedir el rango de NITS que s a enviar, y la fecha de corte, indicando si se quiere imprimir con la tecla Fn o con ENTER, si se va a enviar a un archivo.

ANALISIS DE CARTERA GENERAL Este listado nos permite consultar por cada uno de los meses del ao con una casilla para compras, abonos y la correspondiente para el saldo de lo que se realizo mes a mes. De esta manera podemos observar de forma rpida cual es el movimiento del cliente en forma global o en un mes determinado, de igual manera consultar la fecha del ultimo movimiento. Este listado se puede observar por pantalla o impreso, cuando digitamos la opcin P, slita el numero del NIT, el cual se quiere consultar, y automticamente traer a continuacin la informacin de lo que este cliente a comprado, abonado o cancelado y el saldo que tiene en cada mes , en la parte final aparece los totales, la fecha del ultimo movimiento, el saldo actual, la cartera vencida, por vencer y el cupo de crdito que se le otorgo en el momento de la creacin del NIT.

Si s digita la opcin I de impreso, el informe tiene la ventaja de ver varios NITS al mismo tiempo, observando el total de lo que ha comprado, abonado y el saldo a la fecha de corte que se le digit al ingresar, digitando el rango de NITS que se van a observar y al mes de corte que se va a enviar, si se quiere observar en orden alfabtico o numrico, dando la opcin de imprimirlo con la tecla Fn o con ENTER si se va a enviar a un archivo.

CIRCULARES DE COBRO Esta opcin genera un informe que sirve para enviar a cada cliente en el momento que se desee, con la descripcin que se necesite dependiendo el caso. ACTUALIZA Por esta opcin se puede entrar a generar hasta 99 opciones de circulares de cobro, si ya esta creada muestra la informacin que contiene de lo contrario permite crearla. El comentario digitado en la parte superior da margen para colocar nueve (9) renglones al igual que la parte inferior. Para tal caso aparece la siguiente pantalla

(18/02/2004) UTILIZA Al escoger esta opcin, solicita el numero de la circular a utilizar, luego si es a un corte anterior S/N, con ENTER ubica N, sino requiere de nuevo corte de fecha de lo contrario digite S, y la fecha del nuevo corte (MMDD),

seguidamente; Aparece la pregunta Desea mostrar los crditos? : S/N, luego va a solicitar el rango de idas vencidos desde, hasta y de igual manera continua solicitando desde que NIT hasta que NIT desea imprimir la circular de cobro, con ENTER va a ubicar siempre todos los vencidos y todas las circulares de cobro de todos los clientes. Posteriormente aparece la pregunta Desea el informe con circulares S/N; si opta por la opcin S pedido desde que sucursal, hasta que sucursal desea la impresin del informe. Con ENTER va a ubicar todas las sucursales si un tercero determinado maneja n sucursales, se obtiene un informe independiente por cada una de ellas. Adems, se puede generar el informe en orden alfabtico o numrico (por nombre de tercero o numero de NIT de respectivamente). El proceso de circulares de cobro da la opcin de modificar el modelo del texto tanto del encabezado como de la parte final, realizando el mismo proceso de diseo de la circular. El informe generado muestra el encabezado diseado, ubicando en el centro el resumen de las obligacin vencidas del cliente en el rango definido ordenado por idas de vencimiento, liquidando el valor de los intereses de a cuerdo con el porcentaje dado en los paramentos (Registro de Control).

ESTADO DE CUENTA Ofrece la posibilidad de obtener en forma detallada el saldo a la fecha, de todos los clientes o uno en particular, haciendo enfasis en el numero de dias que esta vencido o por vencer una deuda.

PANTALLA Este listado nos sirve para ver en forma detallada el saldo de cada cliente por documento y en forma total. Siempre al entrar a esta opcin pregunta si se quiere generar el informe A un corte anterior (S / N), esto significa si se va ha observar a una fecha determinada, sin tener en cuenta lo que ha sucedido con este cliente despus de esta fecha.

(18/02/2004) Posteriormente aparecer el pantallazo donde pregunta el numero del NIT, a ser consultado. Seleccionando el cliente con las teclas ayuda F2 alfabtica y F3 numrica, aparecer el nombre de la empresa o persona natural que le adeuda a la compaa y su sucursal correspondiente, si estuviera catalogado as. Este informe muestra por rengln la cuenta contable que afecto el movimiento, el centro de costo, el numero de documento de cruce, la fecha de elaboracin y la fecha de vencimiento, los idas vencidos y por vencer del documento, en donde los que tienen signo positivo son por vencer y los de signo negativo son los vencidos, al final del rengln aparece el saldo del documento a la fecha en la que nos ubicamos al ingresar a la opcin. Por ultimo aparece el saldo total pendiente por pagar de este cliente. COMENTARIO Este comentario aparecer impreso en el estado de cuenta de cada cliente, nos sirve para identificar el motivo por el cual estamos enviando este informe. Para este comentario nicamente puede utilizar hasta tres lneas. INFORME

Podemos observar el estado de cuenta impreso del cliente, en donde nos va aparecer la informacin de lo que nos esta pendiente de pago en el momento de observar el informe, a nivel General o distribuido por Centro de Costos. Aparece la pregunta solicitando la si desea fecha de corte (S/N), si se opta por la opcin S pedir la nueva fecha que se desee. En caso contrario asumira la fecha en la cual estamos posesionados.

Se puede observa el informe en forma General o por Centro de Costos, posteriormente aparecera la pregunta Desea la impresin con comentario S/N: el cual hace referencia al comentario dado en la opcion comentario a incluir. Luego le solicita desde que NIT a que NIT, desea la impresin; con ENTER los ubica todos, en caso de no estar seguro del numero de NIT, con las teclas de ayuda F2 o F3 podra realizar una consulta rapida Alfabetica o Numerica respectivamente. A continuacion aparece la pregunta Desea el informe con sucrusales S/N, si la respuesta es S, solicita desde que sucursal, hasta que sucursal desea la impresin; con ENTER las ubica todas, y si se desea en orden numerico o alfabetico, obteniendo la impresion del informe o creacin de un archivo como se puede observar en el siguiente pantallazo:

(18/02/2004)

CARTERA ORDENADA POR CENTRO DE COSTOS

Este informe es til cuando la cuenta de cartera maneja diferentes centros de costos y se requiere verlo ordenado de esta manera, por ejemplo si se maneja los centros de costos como ciudades y los subcentros de costos como puntos de venta, es importante poder observar a los clientes que se le venden en una ciudad o en cada punto de venta determinado, discriminando cada factura pendiente de pago con su respectiva fecha de elaboracin y vencimiento y el saldo a pagar por documento y saldo total. Si escogi esta opcin pregunta desde que hasta que centro de costo; con ENTER toma todos los centros de costo, desde que subcentro hasta que subcentros de costos si existen desde que cuenta a que cuenta contable que afecte cartera, y si desea ver la cartera morosa o total en el informe; y luego aparece el mensaje " Fn Impresora ENTER archivo". Digite entre F1-F9 segn las impresoras activadas seguidamente aparecer "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si s dgito la tecla ENTER comienza a producir el informe impreso, saldr el mensaje titilante: PROCESANDO INFORMACION. Y en el momento de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION

CARTERA ORDENADA POR CUENTA

Este informe nos ordena la situacin de cartera que tiene cada cliente por el cdigo de la cuenta contable, dependiendo la que se haya utilizado en el momento de elaborar la factura de venta. En el momento de enviarlo pregunta desde que hasta que cuenta ENTER toma todas las cuentas de cartera, desde que centro de costo a que centro de costo y si desea verlo con subcentros de costos si existen; y luego aparece el mensaje: Fn Impresora, ENTER archivo, digite entre (F1-F9) segn las impresoras activadas, luego aparecer "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si s dgito la tecla ENTER, comienza a producir el informe impreso, saldr el mensaje titilante PROCESANDO INFORMACION. En el instante de terminar:

"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION

CARTERA ORDENADA POR NRO. Este informe nos sirve para observar un listado ordenado por clientes y cada uno de ellos con sus documentos pendientes por cancelar, totalizndolo por cada cliente, en donde en cada rengln aparece el vendedor que realizo la venta, la cuenta contable que afecto, el numero del documento de la transaccin, la fecha de elaboracin y la de vencimiento idas vencidos o por

vencer y el saldo que tiene cada documento a la fecha en que nos encontramos ubicados. Esta opcin nos brinda generar el informe ya sea por orden alfabtico o numero de identificacin, NIT. Por cualquiera de estas dos opciones va a preguntar desde que NIT a que NIT y desde que sucursal hasta que sucursal, con ENTER toma todos y luego pregunta "Fn Impresora ENTER, Archivo"; digite entre "F1-F9" segn las impresoras activadas, seguidamente aparecer: Impresora Lista? S/N S" comienza a producir el informe. Si s dgito la tecla ENTER comienza a producir el informe impreso y mostrara el siguiente mensaje: "PROCESANDO INFORMACION" Y en el instante de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION

ANALISIS DE CARTERA SIN VENTA DETALLADA En esta opcin se puede observar el numero de das que el cliente no a efectuado compras por cada mes en que se ha tenido movimiento, para tener un anlisis mas detallado al poderlo observar cuantos das a dejado sin comprar de enero, febrero, etc. Se puede ver en forma impresa o por pantalla, si se escoge la opcin P de pantalla lo primero que se tiene que digitar son los das sin compra que se van a analizar, luego con ENTER permite observar a nivel informativo NIT a NIT.

ANALISIS DE CARTERA SIN VENTA GENERAL Este informe sirve para comparar la actividad de compra con respecto de un cliente a otro, en un numero de idas determinado. El listado se puede observar por pantalla o de forma impresa, si se escoge la P de impreso s digita el NIT desde el cual se quiere hacer el anlisis, y los idas en los cuales se quiere observar los clientes no han efectuado compras. Y enseguida aparecer la lista de Nits con la ultima fecha de compra y el numero de idas que lleva sin comprar. Si s digita I de impreso lo primero que se indica es el numero de idas que se quieren observar sin que hayan comprado los clientes y a continuacin se marca el rango de NITS que se van a analizar, describiendo si se quiere observar con sucursales o no, y en el orden que se va a enviar si numrico o alfabetico, dndole la opcin Fn si se quiere imprimir o ENTER si se va a enviar a un archivo.

SALDOS DOCUMENTO NUMERICO Este informe sirve para observar los diferentes nmeros de documentos generados al hacer una factura de compra, ordenado por el numero del NIT de cada proveedor. El informe pide una fecha de corte y el rango de NITS que se va ha observar y si se va a enviar la impresin en carro ancho o normal.

SALDOS POR DOCUMENTO

Muestra un informe por cada documento y por cada vencimiento digitado en su elaboracin, y tambin si se desea en un corte de mes determinado. SALDOS POR DOCUMENTOS Este informe nos sirve de consulta para ver el saldo especifico de un documento por cliente determinado, a la fecha en que se emita el listado.

(18/02/2004) Solicita que s digite el tipo de documento. Utilice el numero que corresponda, recuerde si ha olvidado el numero del tipo del documento pulse F2, as aparecern las opciones con su numeracin, elija la que necesite, seguido del numero del comprobante a consultar. Muestra NIT del cliente, Cuenta Contable que afecta, el documento con sus diferentes vencimientos, la fecha de elaboracin, fecha de vencimiento, das que lleva vencidos o le falta por vencer al documento, y el saldo para cada vencimiento. Si se escoge esta opcin muestra un pantallazo como el que se observa a continuacin:

(18/02/2004) MOVIMIENTO AUXILIAR Lo podemos observar por pantalla o de forma impresa, NIT a NIT, y sucursal por sucursal, el informe nos indica que documento afecto el movimiento, si aparece la letra F, es una factura lo que lo origino y si aparece la letra R fue un recibo de caja, cancelando el documento de origen o sea una factura de venta

(18/02/2004)

MOVIMIENTO DE CARTERA Este informe es til para el anlisis general de lo que un cliente a generado tanto en las ventas que se le han efectuado como en la cancelacin de las facturas y poder observar el cruce con el documento que corresponda.

MOVIMIENTO DOCUMENTO CRUCE Este informe sirve para poder analizar el documento origen con los cruces respectivos que lo han afectado, es decir si se genera una factura se puede observar con que numero de recibo de caja se cancelo o si se hizo algn abono. Al ingresar a esta opcin exige que se le digite el comprobante que se quiere analizar, en este caso ser la factura de venta, o sea el documento F, dndole el rango de los nmeros de facturas que se van a observar, con ENTER, los asume todos, luego presunta si se quiere la impresin en carro ancho o normal, dando la opcin de imprimirlo con Fn o con ENTER para enviarlo a un archivo.

(18/02/2004)

GESTION DE COBRANZA Este informe permite observar cuanto de lo que s a facturado s a recaudado, con los documentos respectivos de cruce. COBRANZA GENERAL

Al ingresar a esta opcin s digita el espacio de tiempo en el cual se quiere hacer el anlisis, de igual manera da el rango de NITS y s enva con ENTER a un archivo o con Fn a imprimir COBRANZA POR CUENTA Si lo que se quiere es analizar alguna cuenta especifica se utiliza es informe para saber en un momento determinado cual ha sido las ventas y recaudos por cuenta contable, algunas veces se presenta este caso cuando la cuenta de cartera esta auxiliarizada por ciudades y se necesita observar de esta manera. COBRANZA POR VENDEDOR Este informe es practico cuando se tiene el modulo de venta y se han discriminado por cdigos los vendedores para saber exactamente cuanto a vendido y recaudado alguno o todos los vendedores. Al querer generar este informe s digitar las fechas que se van a tener en cuenta, el rango de los cdigos de los vendedores a analizar y grupo de NITS a observar. Luego con la tecla Fn s imprimir o con ENTER se enviara a un archivo.

ESTADISTICAS DE CUMPLIMIENTO Al seleccionar la funcin F3 (Estadsticas de cumplimiento), muestra otro display con dos opciones ms que son: F1 Detallado F2 General

(18/02/2004)

PROYECCION VENCIMIENTO Este informe es muy practico para poder observar a una fecha determinada cuanto se va ha recaudar por cartera, para elaborar nuestro flujo de caja, aunque se debe tener en cuenta que no siempre el cliente va a cancelar tan pronto s le vence la cartera. Tambin se puede observar proyectndolo a fechas anteriores, en donde el recaudo es mas seguro debido a que las facturas tienen fechas de vencimiento pasadas. PROYECCION GENERAL Este listado muestra a nivel informativo el rango de NITS que se quieren proyectar a una fecha determinada, al ingresar a esta opcin s tendr que indicar que fecha a que fecha se va a analizar el recaudo, de igual forma el rango de NITS. Envindolo impreso o generando un archivo con la opcin Fn se imprime, con ENTER s enva al archivo. PROYECCION POR CUENTA Este informe permite hacer la proyeccin con una cuenta determinada para analizar especficamente a un rango de clientes, indicando la fecha en la cual se va a efectuar la proyeccin. Al ingresar a esta opcin lo primero que digita es el parmetro de las fechas que se van a analizar, luego las cuentas especificas que se van a proyectar, indicando el rango de NITS, se puede con las teclas de impresin Fn o con ENTER enviarlo a un archivo para poderlo observar.

RECAUDO POR VENDEDOR La opcin F8 (Recaudo por Vendedor), muestra un informe para impresin detallado con una relacin de recaudos hechos por cada vendedor, muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Se digita el mes y el da desde y hasta el cual desea generar el informe, tambin se digita el rango de vendedores para mostrar el informe. Paso seguido, solicitar nmero de impresora a activar (con las funciones de F1 a F12), despus de haber indicado la impresora, mostrara el siguiente mensaje: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO USE COMANDOS PARA IMPRESIN"

SALDOS DOCUMENTOS ALFABETICO Este listado nos permite ver l numero del documento ordenado

alfabticamente por el nombre del cliente, especificando el rango de facturas y de NITS que deseo observar, y si se desea la impresin ms ancha que lo normal es Pedir un corte de mes especifico, paso seguido desde que documento hasta que documento y desde que NIT hasta que NIT quiere consultar,

ANALISIS DE PROVEEDORES GENERAL Este listado nos permite consultar por cada uno de los meses del ao con una casilla para compras, abonos y la correspondiente para el saldo de lo que se realizo mes a mes. De esta manera podemos observar de forma rpida cual es el movimiento del PROVEEDOR en forma global o en un mes determinado, de igual manera consultar la fecha del ultimo movimiento. Este listado se puede observar por pantalla o impreso, cuando digitamos la opcin P, solicita el numero del NIT, el cual se quiere consultar, y automticamente traer a continuacin la informacin de lo que este proveedor nos ha vendido, y lo que le hemos abonado o cancelado y el saldo que se tiene en cada mes, en la parte final aparece los totales, la fecha del ultimo movimiento, el saldo actual, los saldos vencidos, por vencer.

Si s digita la opcin I de impreso, el informe tiene la ventaja de ver varios NITS al mismo tiempo, observando el total de lo que se ha comprado, abonado y el saldo a la fecha de corte que se le digit al ingresar, digitando el rango de NITS que se van a observar y al mes de corte que se va a enviar, si se quiere observar en orden alfabtico o numrico, dando la opcin de imprimirlo con la tecla Fn o con ENTER si se va a enviar a un archivo. DETALLADO Este informe nicamente se puede observar de forma impresa, y arroja la misma infamacin que se observo en el listado anterior por la opcin P de

pantalla, la diferencia esta en que se puede enviar la informacin de varios NITS para hacer el anlisis correspondiente hasta el mes en que s esta interesado en imprimir. Al entrar a esta opcin va a pedir el rango de NITS que s a enviar, y la fecha de corte, indicando si se quiere imprimir con la tecla Fn o con ENTER, si se va a enviar a un archivo. COMPRAS GENERAL Este informe sirve para comparar la actividad de compra con respecto de un proveedor a otro, en un numero de das determinado. El listado se puede observar por pantalla o de forma impresa, si se escoge la P de impreso s digita el NIT desde el cual se quiere hacer el anlisis, y los idas en los cuales se quiere observar los proveedores no le hemos efectuado compras. Y enseguida aparecer la lista de Nits con la ultima fecha de compra y el numero de idas que llevamos sin comprar. Si s digita I de impreso lo primero que se indica es el numero de dass que se quieren observar sin que nos hayan vendido los proveedores y a continuacin se marca el rango de NITS que se van a analizar, describiendo si se quiere observar con sucursales o no, y en el orden que se va a enviar si numrico o alfabetico, dndole la opcin Fn si se quiere imprimir o ENTER si se va a enviar a un archivo. COMPRAS DETALLADO En esta opcin se puede observar el numero de das que no hemos efectuado compras a un cliente determinado por cada mes en que se ha tenido movimiento, para tener un anlisis mas detallado al poderlo observar cuantos das se a dejado sin comprar de enero, febrero, etc.

Se puede ver en forma impresa o por pantalla, si se escoge la opcin P de pantalla lo primero que se tiene que digitar son los das sin compra que se van a analizar, luego con ENTER permite observar a nivel informativo NIT a NIT.

CARTERA ORDENADA POR CENTRO DE COSTOS (PROVEEDORES) Este informe es til cuando la cuenta de proveedores maneja diferentes centros de costos y se requiere verlo ordenado de esta manera, por ejemplo si se maneja los centros de costos como ciudades y los subcentros de costos como puntos de venta, es importante poder observar a los proveedores a los que se les compra en una ciudad o en cada punto de venta determinado, discriminando cada factura pendiente de pago con su respectiva fecha de elaboracin y vencimiento y el saldo a pagar por documento y saldo total. Si escogi esta opcin pregunta desde que hasta que centro de costo; con ENTER toma todos los centros de costo, desde que subcentro hasta que subcentros de costos si existen desde que cuenta a que cuenta contable que afecte proveedores, y si desea ver la cartera morosa o total en el informe; y luego aparece el mensaje " Fn Impresora ENTER archivo". Digite entre F1-F9 segn las impresoras activadas seguidamente aparecer "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si s dgito la tecla ENTER comienza a producir el informe impreso, saldr el mensaje titilante: PROCESANDO INFORMACION. Y en el momento de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO)

USE COMANDO PARA IMPRESION

CARTERA ORDENADA POR CUENTA (PROVEEDORES) Este informe nos ordena la situacin de cartera que tiene cada proveedor por el cdigo de la cuenta, dependiendo la que se haya afectado en el momento de registrarlo contable. En el momento de enviarlo pregunta desde que hasta que cuenta ENTER toma todas las cuentas de proveedores, desde que centro de costo a que centro de costo y si desea verlo con subcentros de costos si existen; y luego aparece el mensaje: Fn Impresora, ENTER archivo, digite entre (F1-F9) segn las impresoras activadas, luego aparecer "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si s dgito la tecla ENTER, comienza a producir el informe impreso, saldr el mensaje titilante PROCESANDO INFORMACION. En el instante de terminar:

"SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION CARTERA ORDENADO POR NUMERO (PROVEEDORES) Este informe nos sirve para observar un listado ordenado por proveedores y cada uno de ellos con sus documentos pendientes por cancelar, totalizndolo por cada proveedor, en donde en cada rengln aparece la cuenta contable que afecto, el numero del documento de la transaccin, la fecha de elaboracin y la

de vencimiento das vencidos o por vencer y el saldo que tiene cada documento a la fecha en que nos encontramos ubicados. Esta opcin nos brinda generar el informe ya sea por orden alfabtico o numero de identificacin, NIT. Por cualquiera de estas dos opciones va a preguntar desde que NIT a que NIT y desde que sucursal hasta que sucursal, con ENTER toma todos y luego pregunta "Fn Impresora ENTER, Archivo"; digite entre "F1-F9" segn las impresoras activadas, seguidamente aparecer: Impresora Lista? S/N S" comienza a producir el informe. Si s dgito la tecla ENTER comienza a producir el informe impreso y mostrara el siguiente mensaje: "PROCESANDO INFORMACION" Y en el instante de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION CARTERA MOROSA TOTAL Al seleccionar cualquiera de las 4 opciones que encontramos va a pasar a la pregunta: A UN CORTE ANTERIOR (S/N), al digitar S pregunta a pie de pagina de pantalla: Fecha de Corte? MMDD. Al digitar el mes y el da, el proceso puede demorar dependiendo del movimiento de proveedores que se tenga en ese momento.

SALDOS POR DOCUMENTOS (PROVEEDORES)

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Este informe nos sirve de consulta para ver el saldo especifico de un documento por proveedor determinado, a la fecha en que se emita el listado. Solicita que s digite el tipo de documento. Utilice el numero que corresponda, recuerde si ha olvidado el numero del tipo del documento pulse F2, as aparecern las opciones con su numeracin, elija la que necesite, seguido del numero del comprobante a consultar. Muestra NIT del proveedor, Cuenta Contable que afecta, el documento con sus diferentes vencimientos, la fecha de elaboracin, fecha de vencimiento, das que lleva vencidos o le falta por vencer al documento, y el saldo para cada vencimiento. SALDOS CARTERA MOROSA (PROVEEDORES) A diferencia de los otros informes este lo discrimina por proveedor pero solo permite observar los saldos que estn pendientes de pago en el momento de emitir el informe. Este informe nos da la opcin de generarlo ya sea por orden alfabtico o numrico de identificacin NIT, por cualquiera de estas dos opciones va a preguntar desde y hasta que NIT y desde y hasta que sucursal, con ENTER toma todos y luego pregunta "Fn Impresora ENTER Archivo". Digite entre (F1F9) segn la impresora activada, seguidamente aparecer "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si s digit ENTER comienza a producir el informe impreso, saldr el mensaje titilante: "PROCESANDO INFORMACION" y en el instante de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION

EDADES DE PROVEEDORES Dentro de esta opcin aparecen dos formas de observar el informe por edades de proveedores, para que el usuario defina el numero de rangos con los cuales desea que salga el listado. Este informe tiene muchas utilidades debido a que se puede proyectar las cuentas por pagar con rangos determinados para poder hacer la provisin de proveedores, dependiendo lo establecido. ACTUALIZA A 5 COLUMAS Este informe lo podemos observar en una hoja tamao carta. En esta opcin solicita el nmero de modelo a actualizar y el nombre del modelo. Maneja 5 rangos de idas entre los cuales puede ubicar las edades de proveedores, de tal manera que las cifras que corresponden a la funcin menor van a la derecha y a la izquierda las de funcin mayor. Observe que los extremos toman siempre los rangos que complementan todos los rangos no incluidos en las edades intermedias seleccionadas. Cabe notar que estos rangos deben ser crecientes, es decir, el siguiente debe ser mayor que el anterior. Para cuentas vencidas use el signo negativo (ESC retorna a la anterior, ENTER ubica el mostrado). Solicita l numero de modelo a actualizar, en caso de que ya este creado aparecer el nombre de modelo de lo contrario aparecer a pie de pantalla "CREACION", y permite crearlo, con ENTER, grabe los rangos de edades de cartera o ESC regresa al men anterior.

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ACTUALIZA A 10 COLUMNAS De la misma manera se puede observa pero en una hoja de 180 columnas, se puede configurar rangos ms amplios tantos vencidos como por vencer.

(Haga click en esta imagen para verla mejor) INFORME A 5 COLUMNAS Presenta dos opcin General (G) o Detallada (D). Si escoge cualquiera de las dos opciones, pregunta l numero de modelo a utilizar, que debe estar previamente creado, luego si es a un corte anterior S/N, posteriormente mostrara los rangos, donde s digita ENTER y al finalizar pregunta desde que cuenta hasta que cuenta se desea la impresin de la edad de proveedores, desde que NIT hasta que NIT, y desde que sucursal hasta que sucursal. El listado General muestra la informacin de todos los proveedores de cartera vencida, cartera por vencer en los rangos establecidos. El listado detallado presenta la informacin de cada proveedor con detalle de cada factura de compra o comprobante de pago, con cartera vencida, cartera por vencer tambin en los rangos establecidos. A continuacin se pueden observar cuando se le estn dando los rangos mencionados anteriormente. INFORME A 10 COLUMNAS Este informe nos puede ser mas til cuando nuestros proveedores tienen un movimiento con una rotacin ms baja. Debido a que hay rangos ms amplios, para proyectarlos a un periodo de das vencidos y por vencer.

ESTADO DE CUENTA

Esta funcin se utiliza para consultar o analizar, el estado de cuenta de los proveedores, de igual forma como circularizacin. Muestra dos opciones para consultar los informes, como se puede apreciar en el siguiente pantallazo

(Haga click en esta imagen para verla mejor) Al escoger la opcin P (Pantalla), solicita si se desea sacar el informe con un corte anterior (S/N), si se digita S, se digita la fecha del corte, de lo contrario se digita N. En seguida solicita el nmero del Nit a ser consultado, si no se conoce con exactitud el nmero, se puede utilizar las teclas de funcin de ayuda (F2Alfabtica, F3-Numrica).

(Haga click en esta imagen para verla mejor) Al escoger la opcin I (Informe) solicitar un rango de Nits, con Enter los ubica todos, tambin solicitar estos manejan sucursales, si se le digita S, se marcar desde y hasta que sucursal, con Enter las ubica todas, de lo contrario se digita N.

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SALDOS DOCUMENTO DETALLADO (PROVEEDORES) Este informe nos permite ver en forma detallada el movimiento de cada documento ordenado por el numero con que se genero cada uno,

especificando el rango de facturas de compra y de NITS que deseo observar, y si se desea la impresin ms ancha que lo normal. Al entrar a esta opcin, pregunta si se desea ver el informe a una fecha de corte determinada, para no tener en cuenta el movimiento que no nos interesa. Luego nos pide que factura a que factura indicando el numero del comprobante completo, si no recuerda el numero con que esta parametrizada la factura se puede escribir la letra F, y s podr observar los diferentes tipos de facturas que existen, y escoger el que se necesita. As: Luego se tiene que indicar desde que NIT a que NIT se quiere ver el informe con ENTER, toma todos y se debe decir si la impresiona se va a sacar un carro ancho a normal, si se emite el informe en carro ancho podremos verlo de manera mas amplia para observarlo mejor. Luego pregunta "Fn Impresora ENTER Archivo". Digite entre (F1-F9) segn la impresora activada, seguidamente aparecer "Impresora Lista? S/N S", y arroja el listado. Si s digit ENTER comienza a producir el informe impreso, saldr el mensaje titilante:

(18/02/2004) "PROCESANDO INFORMACION" Y en el instante de terminar: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE... (SELECCIONADO) USE COMANDO PARA IMPRESION

MANEJO DE PROVEEDORES En esta etapa se ha determinado como realizar la consulta y el manejo de los diferentes listados que nos ofrece este modulo, ofreciendo un mayor entendimiento y fcil ubicacin del funcionamiento del modulo. Este modulo nos brinda ocho (8) opciones para poder extraer los diferentes listados, dependiendo de su necesidad.

(Haga click en esta imagen para verla mejor) Es la primera opcin que encontramos, en donde se pueden crear directamente los proveedores y observarlos por pantalla o de forma impresa.

(Haga click en esta imagen para verla mejor)

MOVIMIENTO DE PROVEEDORES Este informe es til para el anlisis general de lo que un proveedor a generado tanto en las compras que se le han efectuado como en la cancelacin de las facturas y poder observar el cruce con el documento que corresponda. MOVIMIENTO AUXILIAR Lo podemos observar por pantalla o de forma impresa, NIT a NIT, y sucursal por sucursal, el informe nos indica que documento afecto el movimiento, si aparece la letra correspondiente, a una factura de compra de lo que lo origino y si aparece la letra G fue un comprobante de egreso, cancelando el documento de origen o sea una factura de compra. MOVIMIENTO DOCUMENTO CRUCE

Este informe sirve para poder analizar el documento origen con los cruces respectivos que lo han afectado, es decir si se genera una factura de compra se puede observar con que numero de comprobante de egreso que se cancelo o si se hizo algn abono. Al ingresar a esta opcin exige que se le digite el comprobante que se quiere analizar, en este caso ser la factura de compra, o sea el documento P, dndole el rango de los nmeros de facturas que se van a observar, con ENTER, los asume todos, luego presunta si se quiere la impresin en carro ancho o normal, dando la opcin de imprimirlo con Fn o con ENTER para enviarlo a un archivo.

VENTAS

ELABORACION DE COTIZACIONES La opcin FI (Elaboracin), permite realizar las cotizaciones de los productos para enviarlas al cliente. Se debe definir la Cotizacin por el Mdulo de Contabilidad, la opcin F9 (Definicin Documentos). Los pasos para realizar una Cotizacin en SIIGO son los siguientes: 1. Digite el da de la Cotizacin, con Enter ubica el da de proceso. 2. Digite el Nmero de cotizacin que desea realizar (documento no contable). Si se tiene parametrizado el documento con numeracin automtica, el documento asume el nmero consecutivo.

3. Digite el Centro de Costo y Subcentro al cual corresponde la Cotizacin, paso seguido aparece el nombre del centro de costo. 4. Digite el cdigo del Vendedor (Cuatro posiciones), con Enter ubica el mostrado, muestra el nombre del Vendedor. 5. Digite la fecha de entrega: (AAAA/MM/DD). 6. Digite el Nit del beneficiario al que se realiza la Cotizacin, se puede consultar con las teclas de funcin F2 (Alfabtico) o F3 (Numrico). 7. Digite la forma de pago (efectivo o a crdito). 8. Seleccione el producto a cotizar, se puede consultar con las teclas de funcin F2 (Alfabtico), F3 (Numrico) o F4 (por Referencia). Paso seguido mostrar la descripcin del producto y el valor unitario. 9. Se digita la bodega a la que corresponde la cotizacin y la cantidad de productos a cotizar, con la funcin F1 finaliza el ingreso de productos.

(18/02/2004) .

ADMINSTRACION DE COTIZACIONES

(18/02/2004) La opcin F2 (Admon de Cotizaciones), permite realizar y corregir cotizaciones, adems muestra una serie de informes los cuales sirven para llevar un control sobre los pedidos entregados o pendientes por despachar.

ANALISIS DE COTIZACIONES Por medio de esta opcin se puede pedir un anlisis de un producto basndose en la informacin de saldo de producto, cotizaciones no efectivas, compras pendientes por recibir, bien sea I Impreso o por P Pantalla. En caso de escoger I Impreso aparecern tres opciones por las cuales se desea enviar el listado (Alfabtico, Numrico, Referencia de fabrica), al escoger cualquiera de las tres opciones, solicitar un rango de productos, se puede ubicar con las teclas de funcin de ayuda F2 (Alfabtico), F3 (Numrico), F4 (por Referencia) o F5 (Por cdigo de barras). Paso seguido aparecer el mensaje: Fn Impresora Enter Archivo Si se escoge la opcin P Pantalla mostrara el siguiente pantallazo:

(18/02/2004)

AUXILIAR DE COTIZACIONES Por esta opcin se puede consultar un auxiliar de todas las Cotizaciones con su respectivo documento cruce (Pedido) o solo los pendientes de un producto o rango de productos y/o Nit o rango de Nits. El programa por defecto al oprimir Enter, marca la opcin P (Pendientes). Paso seguido solicita un rango de fecha inicial - final, un rango de productos (con Enter los ubica todos) y el tipo de comprobante a consultar, inmediatamente aparecer el mensaje: Fn Impresora Enter Archivo

(18/02/2004)

MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES

(18/02/2004) La opcin F2 (Mantenimiento), permite anular, agregar o descargar productos adems de modificar cualquier dato de la cotizacin previamente realizada, a lo cual se debe dar el nmero de la misma, muestra el contenido de la cotizacin e indica se es para anular o no. Si se digita NO, se da Enter hasta llegar a la secuencia siguiente para suministrar un nuevo cdigo de producto o la modificacin que se le vaya a realizar. Con F1 finaliza el ingreso de productos.

ESTADISTICA DE VENTAS La funcin F6 (Estadstica de Ventas), sirve para llevar un control relacionado con las ventas realizadas por cliente, por producto, por vendedor, por bodega y por centro de costo.

(18/02/2004)

COTIZACIONES PENDIENTES POR PRODUCTO / POR CLIENTE

Con estas opciones, se puede consultar o imprimir los productos o clientes con cotizaciones an sin cruce con el pedido para poder identificar los pendientes de un cliente y/o producto pendiente a varios clientes.

(18/02/2004) POR PRODUCTO: Trae dos opciones (Producto - Referencia), por defecto el programa toma la opcin (Producto), solicita el cdigo del producto del cual se desea consultar, se puede ubicar con las teclas de funcin de ayuda F2 (Alfabtico), F3 (Numrico), F4 (por Referencia) o F5 (Por cdigo de barras). POR CLIENTE: Se digita el Nit del beneficiario, se puede consultar con las teclas de funcin F3 (Alfabtico) F3 (Numrico).

(18/02/2004) VENTAS POR BODEGA En caso de escoger o seleccionar la opcin F4 (Ventas por Bodega), mostrar el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Se digita la fecha hasta la cual se quiere tomar las ventas efectuadas, se digita el rango de bodegas para generar el informe, con Enter las ubica todas Digite S si desea el informe resumido, de lo contrario N. Si desea que el informe tenga en cuenta los comprobantes L, digite el nmero o nmeros de comprobantes a incluir, si no oprima la tecla de funcin F1 o ESC.

VENTAS POR CENTRO DE COSTOS En caso de seleccionar F5 (Ventas por centros de costos), mostrar el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Se digita la fecha hasta la cual se quiere tomar las ventas efectuadas, se digita el rango de Centros de Costos para generar el informe, con Enter las ubica todas Digite S si desea el informe resumido, de lo contrario N. Si desea que el informe tenga en cuenta los comprobantes L, digite el nmero o nmeros de comprobantes a incluir, si no oprima la tecla de funcin F1 o ESC.

VENTAS POR CLIENTE En caso de escoger F1 (Ventas por Cliente) aparecer el siguiente mensaje:.

(18/02/2004) Despus del anterior mensaje oprima Enter para continuar. Se digita el mes y da y hasta cual quiere tomar las ventas efectuadas. Si desea generar el informe por sucursal digite S, de lo contrario N. Digite el Nit del cliente, con Enter los ubica todos. Si desea que el informe tenga en cuenta los comprobantes L, digite el nmero o nmeros de comprobantes a incluir.

VENTAS POR PRODUCTO En caso de escoger F2(Ventas por Producto), mostrar la siguiente pantalla: Digite el rango de vendedores, si desea el informe por zonas, digite S, y digita el rango de zonas, con Enter las ubica todas.

(18/02/2004)

VENTAS POR VENDEDOR En caso de escoger F3 (Ventas por vendedor), mostrar la siguiente pantalla:

(18/02/2004) Digite el rango de la fecha hasta el cual se quiere tomar las ventas efectuadas. Digite el rango de vendedores, con Enter los ubica todos. Si desea el informe por zonas digite S de lo contrario digite N, en caso afirmativo digite el rango de las zonas, con Enter las ubica todas. Si desea que el informe tenga en cuenta los comprobantes L, digite el nmero o nmeros de comprobantes a incluir, si no oprima la tecla de funcin F1 o ESC. INFORME POR ZONAS La opcin F4(Informe por Zona), permite consultar y/o imprimir una relacin de vendedores por zona, inmediatamente al ingresar a esta opcin muestra el siguiente mensaje: Fn Impresora ENTER Archivo El informe de Vendedores por Zona viene discriminado de la siguiente manera: 1. Zona (Cdigo y Nombre).

2. Cdigo y nombre del vendedor. 3. Ciudad (Cdigo y nombre). 4. Pas (Cdigo y nombre). 5. Porcentaje de ventas y recaudo. INFORME DE CLIENTES El cliente se identifica por su numero de NIT o para personas naturales con su numero de cdula, y as mismo identificarlo por la sucursal a la cual pertenece, siempre y cuando se hubiera identificado as en su creacin. Este informe nos sirve para consulta de los diferentes Clientes que tenemos creados con su respectivo NIT, telfono y la fecha de la creacin.

INFORME DE VENDEDORES Por la opcin F2(Informe Vendedores), se puede consultar o imprimir una relacin de vendedores, al ingresar a esta opcin, muestra un pantallazo donde solicita si se desea el informe alfabtica o numricamente, al marcar cualquiera de las dos opciones, pide lo siguiente: Fn Impresora ENTER Archivo El informe de Vendedores viene discriminado de la siguiente manera: 1. Cdigo y nombre del vendedor. 2. Zona en la cual esta ubicado el Vendedor. 3. Ciudad (Cdigo y nombre). 4. Pas (Cdigo y nombre). 5. Porcentaje de ventas y recaudo.

MANEJO DE CLIENTES Es la primera opcin que encontramos, en donde se pueden crear directamente los clientes y observarlos por pantalla o de forma impresa.

(18/02/2004)

ADMINISTRACION DE VENDEDORES Por la opcin F4 (Admn. de Vendedores), se puede generar informes o enviarlos a un archivo para observarlos en pantalla, segn la necesidad requerida.

APERTURA DE VENDEDORES

Por el mdulo F11 Ventas, Opcin F1 Catlogo de Vendedores, F1 Apertura; podr crear los diferentes vendedores que manejar la Empresa, siempre y cuando posea dicho mdulo. Para esto los vendedores deben haber sido creados previamente en el mdulo de Contabillidad, por la opcin administracin de Terceros, y estar marcados como E (Empleados).

En caso de escoger la opcin apertura aparecer:

Digite el cdigo del Vendedor a crear, si ya se encuentra registrado, puede modificarse cualquier dato , con <ENTER> ubica el siguiente cdigo disponible. Digite el Nmero del NIT, al que corresponde el vendedor. Digite la Zona asignada al vendedor, previamente creada en Registro de Zonas. Digite el cdigo del Pas y el Cdigo de Ciudad a asignar al vendedor, previamente creados en Registro de Pases y Ciudades. Digite el Porcentaje a aplicar por ventas. Este clculo lo har tomando en cuenta la cuenta de ingresos, el nit al que se afecte y el vendedor. (3 enteros, 2 decimales) Digite el Porcentaje a aplicar por recaudos. Este clculo lo har tomando en cuenta los documentos que son recibos de caja con los que se registra el pago o abono del cliente. (3 enteros, 2 decimales). Para la eliminacin de un cdigo registrado, basta con digitar el cdigo a borrar y presionar la tecla de FUNCION F5. En caso de tener movimiento acumulado, a pie de pantalla aparecer "CODIGO CON MVTO NO BORRA." Por el mdulo F11 VENTAS, Opcin F1 Catlogo de Vendedores, F2 Informe de vendedores, podr obtener un listado de los diferentes vendedores creados. Le permite obtener el informe ordenado por nombre del vendedor o por Cdigo de vendedor, paso seguido aparecer el mensaje "Fn Impresora ENTER Archivo", digite entre F1 Y F9 (segn impresoras activadas), a continuacin aparecer el mensaje "Impresora Lista ? (S/N) S" digite S, lo que ocasiona que se empiece a producir el informe impreso.

Este informe muestra por cada vendedor la informacin detallada en orden Numrico o Alfabtico de acuerdo a como se haya solicitado y tiene los siguientes campos : 1. Cdigo del vendedor 2. Nombre del vendedor 3. Zona 4. Ciudad 5. Pas 6. Porcentaje de Ventas 7. Porcentaje de Recaudo

ANALISIS DE RENTABILIDAD Con la funcin F7 (Anlisis de Rentabilidad), suministra un informe detallado con la rentabilidad producida por cada venta, y muestra seis opciones para realizar estos informes, como lo muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Digite F1 (Rentabilidad por Producto) si desea el informe por venta de productos, si selecciona esta opcin digite el mes y da desde y hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de productos desde y hasta el cual quiere el informe. Digite F2 (Rentabilidad por Lnea) si desea el informe por la lnea de productos, si selecciona esta opcin digite el mes y da desde y hasta cual quiere generar

el informe; digite el rango de lneas de productos desde y hasta el cual quiere el informe. Digite F3 (Rentabilidad por Vendedor) si desea el informe por vendedor de los productos, si selecciona esta opcin digite el mes y da desde y hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de vendedores desde y hasta el cual quiere el informe. Digite F4 (Rentabilidad por Zonas) si desea el informe por zona que corresponda a cada vendedor, si selecciona esta opcin digite el mes y da desde y hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de zonas desde y hasta el cual quiere el informe. Digite F5 (Rentabilidad por Cliente) si desea el informe se produzca por cliente de los productos vendidos, si selecciona esta opcin digite el mes y da desde y hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de clientes desde y hasta el cual quiere el informe. Digite F6 (Rentabilidad por Centro de Costos) si desea que se produzca el informe de ventas por Centros de Costos, si selecciona esta opcin digite el mes y da desde y hasta cual quiere generar el informe; digite el rango de Centros de Costos desde y hasta el cual quiere el informe, si desea el informe con subcentros de costos digite el rango.

VENTAS

(18/02/2004)

Ofrece la informacion necesaria, para soporte del presupuesto entre lo historico y lo proyectado de ventas de articulos o prestacion de servicios. Tambien ofrece el control de vendedores, pedidos en cumplimiento o incumplimiento en su entrega.

CATALOGO DE PRODUCTOS Por la opcin F3 (Catlogo de productos), podemos importar archivos de otros programas hacia SIIGO. Al manipular esta opcin inmediatamente nos muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Despus de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:

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LIQUIDACION DE COMISIONES La funcin F5 (LIQUIDACION COMISIONES), muestra tres opciones:

(18/02/2004) COMISIONES Digite, F1 (Comisiones), si se desea imprimir un informe de las comisiones por cada vendedor en forma detallada (D), en resumen (R), o por porcentaje (P).

(18/02/2004) Digite C si quiere el informe de liquidacin de comisiones con el IVA S si quiere el informe sin incluir el IVA. Digite S N segn se quiera afectar la nmina, S si de desea generar las comisiones como novedades de nmina que se este generando, al cual preguntar el nmero de la nmina y el cdigo del concepto de comisiones. Tambin solicita un rango tanto de fechas como de vendedores. Despus solicita si se desea el informe detallado o resumido, se digita R si se quiere resumido por vendedor o D si se desea detallado por documento. FACTURA En caso de escoger la opcin F2 (Facturas), solicita el cdigo del vendedor para lo cual muestra un rango, con Enter los ubica todos.

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RECAUDO En caso de escoger la opcin F3 (Recaudo), mostrar la siguiente pantalla: Digite C si se quiere generar el informe incluido el IVA o S si se quiere que el valor salga descontando el IVA. Se digita el rango de la fecha y el rango de vendedores, con Enter los ubica todos.

(18/02/2004)

Paso seguido aparecer el mensaje "Fn Impresora ENTER Archivo" digite entre F1 y F9 (Segn impresoras activadas), paso seguido aparece el mensaje "Impresora Lista" ? (S/N), al digitar S, muestra el siguiente mensaje: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO USE COMANDOS PARA IMPRESIN" INFORME POR CIUDAD La ltima funcin del Catlogo de vendedores es F5 (Informe por Ciudad), donde muestra una relacin detallada de vendedores por ciudad, al igual que en la funcin anterior enva el siguiente mensaje: Fn Impresora ENTER Archivo El informe de Vendedores por Ciudad viene discriminado de la siguiente manera: 1. Ciudad (Cdigo y Nombre). 2. Cdigo y nombre del vendedor. 3. Zona (Cdigo y nombre). 4. Pas (Cdigo y nombre). 5. Porcentaje de ventas y recaudo. CATALOGO DE VENDEDORES La opcin F1 (Catlogo de Vendedores), sirve para crear los vendedores que va a utilizar la empresa. Para crear el Catlogo de vendedores, es necesario tener previamente incluidos : Los empleados (por el Mdulo de Contabilidad o por el Mdulo de Nmina). Los pases, las ciudades y las zonas (Por parametrizacin).

La ruta de acceso para crear los vendedores es por la opcin F11 (Ventas), F1 (Catlogo de Vendedores), F1 (Apertura)

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Tambin por la opcin F1 (Catlogo de Vendedores), se pueden realizar las siguientes consultas:

(18/02/2004) CONSULTA DE VENDEDORES

(18/02/2004) Otra de las funciones que se encuentran en el Catlogo de Vendedores es F3 (Consulta Vendedores), con esta opcin se puede consultar los vendedores que estn incluidos en el programa.

CONSULTA DE PRECIOS : Permite tener listados ordenados por Cdigo de Producto, Nombre de Producto, Referencia de Fbrica, y Marca. Por esta opcin los informes de acuerdo a como los elija, mostrarn los datos del producto y los precios asociados por cada uno de ellos, podr escoger un rango de productos especfico o digitando <ENTER> en Producto Inicial y <ENTER> en Producto Final mostrar todos los productos creados. CONSULTA DE COSTOS :

Permite tener listados ordenados por Cdigo de Producto, Nombre de Producto, Referencia de Fbrica, y Marca. Por esta opcin los informes de acuerdo a como los elija, mostrarn los datos del producto y los costos promedios o predeterminados segn sea el caso por cada uno de ellos, el informe podr escoger un rango de productos especfico o digitando <ENTER> en Producto Inicial y <ENTER> en Producto Final mostrar todos los productos creados. El informe tendr un rengln por cada producto y mostrar los siguientes campos : 1. Producto 2. Referencia de fbrica 3. Descripcin del Producto 4. Marca 5. Unidad de Medida 6. Costo unitario 7. Ultimo valor de Compra 8. Ajustable (s/n) CONSULTAS GENERALES Podr obtener listados organizados por Listas de Precios de Venta, este informe mostrar un rengln por cada producto, de acuerdo con los escogidos, bien sea ordenados por nombre del productos, por cdigo o por referencia de fbrica. Y muestra los siguientes campos : 1. Producto 2. Referencia de Fbrica 3. Descripcin del Producto

4. Precio 5. IVA 6. Precio Neto F6 EXENTOS/GRAVADOS Podr obtener listados organizados por cada producto, de acuerdo con la opcin escogida: X Para productos excentos (aquellos en los que el valor IVA es igual a 00.00) o G para productos Gravados, bien sea ordenados por nombre del producto, por cdigo o por referencia de fbrica. F7 PRODUCTOS COMPLEMENTARIOS Podr obtener informacin de ubicacin de los productos solicitados. El informe discriminar informacin de : 1. Cdigo de Producto 2. Referencia de Fbrica 3. Descripcin de Producto 4. Marca 5. Equivalencia 6. Cdigo de Barras 7. Factores de Conversin

PARTICIPACION La opcin F8 (Participacin), esta dada para obtener un informe con la participacin de ventas; si se selecciona esta funcin, mostrar el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Al seleccionar F1 (Participacin), se digita el rango de fechas para generar el informe. Tambin se digita el rango de productos. Paso seguido aparecer el mensaje "Fn Impresora ENTER Archivo", digite F1 a F9 (Segn Impresoras activadas). Despus de enviar el informe a impresin mostrar el siguiente mensaje: SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO USE COMANDOS PARA IMPRESIN"

PEDIDOS

INFORME PEDIDOS POR VENDEDOR En caso de seleccionar la opcin F11 (Informe pedidos por vendedor), mostrar el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Se digita el rango de los nmeros de pedidos y el rango de cdigos de vendedores, con Enter los ubica todos. Paso seguido, solicitar nmero de impresora a activar (con las funciones de F1 a F12), despus de haber indicado la impresora, mostrara el siguiente mensaje: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO USE COMANDOS PARA IMRESION

INFORMES PENDIENTES POR DESPACHAR En caso de seleccionar la opcin F9 (Informe pendiente por despachar), muestra una relacin de todos los pedidos pendientes por despachar. Al ingresar a esta funcin muestra dos opciones: P (Producto) en caso de querer el listado de pedidos por vendedor por producto; C (Cliente) en caso de querer el informe de pedidos por cliente. En el siguiente pantallazo se ha seleccionado por Cliente:

(18/02/2004) Se digita el rango de vendedores y el rango de clientes, con Enter los ubica todos. Paso seguido, solicitar nmero de impresora a activar (con las funciones de F1 a F12), despus de haber indicado la impresora, mostrara el siguiente mensaje: "SE GENERO EL INFORME CON NOMBRE ESCOGIDO USE COMANDOS PARA IMPRESIN"

CONSULTA PENDIENTE POR PRODUCTO Por la opcin F10 (Consulta pendiente por producto), se puede realizar una bsqueda de los pedidos pendientes por producto. Digite P (Producto) si desea consultar por producto o R (Referencia) para consultar por la referencia de fbrica, como lo muestra el siguiente pantallazo:

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GENERADOR DE DOCUMENTOS El generador de documentos es una herramienta que brinda el programa SIIGO para el diseo y adaptacion de la informacion contenida en el programa para disear un documento deacuerdo a las necesidades de la empresa para el caso que deseemos imprimirlo en una hoja en blanco o segun formas preimpresas . Para el manejo del generador de documentos debe ingresar por la opcion de menu principal- contabilidad-definicion de documentos,aqui escogemos el documento al cual le deseamos crear un formato en especial, lo inicial es parametrizarlo comun y corriente en el momento llegar a la opcion de *USA GENERADOR S/N* digitamos la letra *S*, luego pregunta *USA GENERADOR NUEVO S/N*al digitar *S* el programa nos dara la posibilidad de entrar a disear nuestros documentos por el generador nuevo digitamos *N* y nos aparece a pie de pagina un mensaje *MODIFICA EL FORMATO S/N *digitamos *S*

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(18/02/2004)

En este momento nos aparece en la pantalla las siguientes opciones: ESC Para retornar. VARIABLES Los campos que puede para imprimir en el documento.

 DEF.FRMTO Definir cuales son las variables a utilizar. LIS.FRMTO Imprimir las variables que hemos marcado y/o utlizado en el diseo. PROTOTIPO Es un preliminar de los del formato definido o diseado.

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VARIABLES Si digitamos la opcion variables (V)apareceran el listado de variables que nos proporciona SIIGO (las variables son los datos internos y a disposicion del cliente para direccionar el diseo o contenido de los datos a incluir en el documento)es de anotar que aqui el programa nos pide impresora o archivo para visualizar el listado por pantalla,podemos directamente con la opcion F1 enviar el listado para que salga impreso y tengamos un mejor manejo de las diferentes variables, el programa nos presenta 126 opciones de los campos que puede utilizar en cada uno de los documentos que desee adecuar en la empresa. Numero de campo: En primera instancia dentro de siigo campo significa el lugar alfanumerico o numerico donde se incorporan los datos informativos que componen el documento aqui en este numero de campo se debe utilizar los asignados internamente por SIIGO desde 001 A 126 con su respectiva descripcion ej:direccion del cliente, fecha de documento, nit del cliente. Nombre del campo: Es la descripcion del campo que se esta utilzando, es decir cada numero de campo tiene un nombre con la respectiva informacion que necesita cada documento a utilizar mas adelante podremos darnos cuenta que

a cada posicion debemos asinarle un numero de campo y automaticamente nos trae su respectivo nombre. Definicion del campo: indica si dicho campo tiene una forma y/o presentacion numerica o alfanumerica para siigo ciertos campos tienen predeterminada cada forma. Longitud del campo: Es el espacio que va a utilizar la variable, es adecuado con el tamao que necesite el campo, SIIGO automaticamente calcula un aproximado de los campos segun los conceptos que se deban utilizar, pero se puede modificar la longitud en el momento del diseo. Tipo de campo: Hace referencia a las veces que se necesita que salga una variable en la impresion ej: en el caso que el dato sea el nit o nombre de la empresa tendriamos el caso de una variable unica; en el caso de ser un dato como la descripcion del producto, cantidad, valor unitario o total, etc, es decir que se necesita varias veces dentro del formato sera el caso de un campo repetitivo. Mascara o formato de impresion: Aplica para las variables numericas y/o alfanumericas especifica la presentacion estos datos los trae SIIGO del documento que se esta digitando , que puede ser con decimales, normal o mascara significando que los campos que utiliza el programa los cuenta de derecha a izquierda y no al contrario como es lo comun. Presentacion: Es la presentacion que da SIIGO en el momento de imprimir un prototipo que se define con las siguientes variables asi: variable alfabetica XXXXXXXXXXXXXXXXXX variable numerica 999999999999999999

Para comenzar el diseo de nuestro formato y conociendo con anticipacion la descripcion y que contiene cada una de las variables procedemos a tomar la plantilla (plantilla diseada por SIIGO)la cual contiene entre 1 y 66 filas y desde 1 hasta 137 posiciones para una hoja tamao carta. Si es media carta de 1 a 37 filas y de 1 hasta 137 columnas o posiciones dentro de las cuales se puede utilizar las variables anteriormente impresas dicha plantilla ise encuentra en el archivo SIIGO00, archivo PLANTILL .TXT y se consulta con la siguiente ruta :| SIIGO00>EDIT PLANTILL .TXT y desde alii se puede imprimir (ALTIMPRIMIR).

DEFINIR FORMATO Definir el formato es asignarle a nuestro documento las diferentes posiciones en donde ubicaremos nuestras variables, campos y demas. Al digitar *D*(Def-frmto) ingresaremos directamente a disear el formato de impresion que necesitemos, es decir que aqui tenemos la una de las opciones o por asi decirlo la mas importante ya que desde aqui disearemos nuestro documento que es la parte esencial de este capitulo. Y nos aparece la siguiente panatalla :

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Encontraremos a continuacion las siguiente informacion solicitada. Numero de linea: Se usa de acuerdo con la posicion donde se requiere que imprima los campos a definir lo anterior hace refenrencia al campo que le hallamos designado segun la colocacion de la plantilla sobre el formato

preimpreso (esqueleto de la factura o documento a disear)este numero de linea puede oscilar entre 1 y 66 filas o 1 y 33 filas segun medida del papel , la mejor utilizacion de la plantilla es la siguiente ; se debe realizar colocando la hoja preimpresa y sobre esta colocamos la plantilla, indispensable que una hoja quede cuadrada con la otra de forma sobrepuesta luego segun la ubicacion de la descripcion de la forma preimpresa describimos los lugares donde queremos que nos quede la informacion. Posicion inicial: Tambien va deacuerdo con la colocacion del formato de impresion con respecto a la plantilla en este caso permite utilizar desde 1 hasta 137 posiciones (hablamos de columnas). Posicion final: Este campo nunca se puede manipular de forma directa o manual, ya que automaticamente queda habilitado con el mismo dato de la posicion inicial(SIIGO proyecta automaticamente)es decir al momento de definir el campo, luego la longitud de los campos del sistema los asume y hace el conteo automatico de campos y los envia o nos ubica en una posicion final. Numero de campo: Se debe escoger segun las necesidades del documento que estamos diseando deacuerdo al listado de variables que nos proporciona SIIGO,por la opcion variables(anteriormente expuesto) si no se tiene el listado de variables se puede buscar con F4. NOTA: Se puede presentar el caso que dentro de todas las variables proporcionadas por SIIGO, ninguna cumpla con los requisitos especificos que necesita la empresa entonces es necesario ubicar la posicion donde queremos que salga impreso un cierto dato y donde se encuentra la opcion numero de campo digitamos 000 y aqui le podemos asignar una variable

(constante/entrada)cuando hablamos de tipo de variable *C* constante nos

hace referencia a un dato que siempre lo imprimira en la posicion que hallamos definido ej:forma de pago....etc. Tipo de variable de entrada hace referencia a que nos presenta la posibilidad que en cada documento pregunte la informacion variante que se necesita imprimir ej: elaboro, reviso.

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Tipo de variable: Aqui expresa si el campo a describir es numerico o alfabetico y si es constante o entrada (expuesto anteriormente). Nombre del campo: De acuerdo al numero de campo escogido para nuestro formato en este campo aparecera por defecto la descripcion alfabetica o nombre, cuando el caso sea colocar una constate debe escribir lo que necesita que aparezca en el documento y si es un dato de entrada debe escribir cual es el titulo que se necesita que aparezca en la pantalla para digitar la informacion en cada uno de los documentos, es decir cada que hagamos un documento nos solicitara en dato de entrada que sera suceptible de cambiar deacuerdo a los requerimientos de cada transaccion. Tipo de campo: En este campo definimos si las variables que se utilizaran tienen la descripcion unica *U* termina la pantalla, repetitiva *R*el cursor se ubicara en los campos siguientes . Numero de items: Aqui registramos el numero de reglones que utiliza al generar el diseo del formato.Siempre en el primer reglon que genera el repetitivo, el numero de item debe ser 01, ya que es la base de las variables que deben salir mas de una vez en dicho documento.

Es de vencimiento: Esta opcion solo aplica cuando se utilicen campos repetitivos que tengan alguna relacion con los vencimientos del documento que se esta generando (comunmente el documento que se utiliza con vencimientos es la factura ).Si la variable repetitiva hace referencia a productos y a codigos del inventario siempre la respuesta sera no. A pie de pagina nos presenta una serie de ayudas las cuales veremos ahora:

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F2 Imagen: Se utiliza para las variables que son repetitivas, ya que despues de generar el primer reglon de estas variables a las que se les digito numero de item 001, se puede copiar cada uno de los reglones y el programa automaticamente le asignara el numero de item correspondiente a la secuencia que necesite. Esto evita tener que generar manualmentela cantidad de reglones con las mismas variables, esta imagen es utilizada para evitar el trabajo de realizar un reglon similar al anterior y asi sucesivamente con lo cual realizamos una especie de copiado del reglon anterior en los siguientes segun lo requiera el documento, tambien es importante resaltar que el reglon que se tome como base para realizar la imagen ademas debe estar completamente revisado y estructurado adecuadamente para que sus imagenes queden perfectamente, en el evento de que algun defecto sea detectado

posteriormente en el reglon base y para corregir los demas tendra que relizarse de forma manual sobre cada uno de los reglones que se manejaron como imagen.

F3 Cambia: Mediante esta ayuda podemos modificar las posiciones asignadas a cada una de las variables.Podemos asignar una nueva linea a una nueva posicion a utilizar es importante aclarar que cuando vamos a modificar alguna linea o columna debemos primero borrar si existe una preliminar, es decir no podemos sobreescribirla primero debemos borrar la que no nos sirve y luego asignar la que utilizaremos asi ej: tenemos el nombre de un cliente en la linea 3 columna 15 con la tecla F3 cambiamos a la linea 3 columna 5. F5 Borra: Lo podemos utilizar para borrar las variables que generaron en un momento dado y no se necesita en la impresion final del documento, con lo cual podemos borrar cualquier variable que definitivamente no necesitemos ej: si definimos un campo de entrada en la linea 5 columna 2 y no lo necesitamos, ubicados sobre la linea 5 damos la tecla F5 para borrar este campo. F8 Ignora: Aplica para salir de una variable sin necesidad de ejecutar el ESC o ENTER, opcion utilizada para salir sin modificacion alguna. F4 Campos: Es una ayuda que muestra las variables que existen en el programa para que el usuario pueda escoger de acuerdo con las necesidades. Son las mismas que se imprime por la opcion de variables, unicamente que por esta ayuda aparecen en la parte inferior de la pantalla.

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Listar formato: ( lis.frmto)Por esta opcion podemos listar todas las variable que hemos marcado para nuestro diseo del documento, las variables que utilizaremos los campos y sus caracteristicas, digitando *L* podemos enviar a

impresion directamente (Fn) o se puede generar por pantalla, dando enter en la opcion (enter archivo).

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Prototipo: Por medio de esta opcion podemos observar un bosquejo de como esta quedando el diseo en nuestra papeleria preimpresa y si se adecua a nuestras necesidades.Es importante que en el momento de ir definiendo nuestro formato elaboremos pruebas con una forma preimpresa e ir cuadrando el punto de partida de la impresora para cada adaptacion al formato deseado. Ej :

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ADMINISTRCIN DE SIIGO

CIERRES DE AO Un cierre de ao es el proceso mediante el cual se cierran las cuentas de resultado y de terceros, para determinar que utilidad o perdida se ha tenido en el ao o perodo contable. Se recomienda que las cuentas de terceros que deben cerrarse son las que tienen que ver con impuestos (retenciones a favor o retenciones por pagar). "SUGERENCIA"

Las cuentas de terceros a cerrar son las siguientes: 135515 = Anticipo Retencin en la Fuente 135517 = Anticipo Retencin de I.C.A. 135518 = Anticipo Retencin de I.V.A. 2365NN = Retencin en la Fuente (Por Pagar) 2367NN = Retencin en la Fuente (Por Pagar) 2368NN = Retencin en la Fuente (Por Pagar) 2408NN = Impuesto a las Ventas (Por Pagar) Para utilizar SIIGO en un ao nuevo es necesario realizar un proceso de cierre de ao. El cierre en SIIGO se conoce como manejo del mes 13, el cual podr realizarse tantas veces como sea necesario, sin que esto afecte la informacin que se haya incorporado en el nuevo ao. Existen dos clases de cierre de ao: 1.Cierre Parcial. 2.Cierre definitivo.

CIERRE DEFINITIVO El Cierre Definitivo es donde se realizan los comprobantes de cierre en el mes 13 o mes de cierre, caso en el cual en la pregunta: QUIERE CORRER COMPROBANTE DE CIERRE CONTABLE (SI/NO): SI Se le responde SI, y pregunta si desea cerrar cuentas de terceros y/o cuentas de resultados. Para este cierre es aconsejable crear un comprobante tipo L para que en este comprobante quede toda la informacin del cierre de ao.

En el primer caso, es decir, cerrar cuentas de terceros en donde solicita un NIT de cierre contra el cual el sistema consolidar el valor de cada NIT y lo llevar contra ste, se recomienda que el NIT a llevar el cruce de las cuentas de terceros sea el de la DIAN. Despus se digita el tipo y nmero de comprobante a utilizar as como la cuenta a cerrar. En el segundo caso, es decir, cerrar cuentas de resultados , cancela el valor de las cuentas marcadas como Ingreso o Egreso contra la cuenta de utilidad creada en el planta de cuentas (normalmente la 590505 perdidas y ganancias), es bueno aclarar que el comprobante de cierre solicita esta cuenta. Se recomienda que en el mes 12 antes de este proceso automtico del sistema, el usuario realice todas las contabilizaciones correspondientes a un cierre de ao, como son la provisin de impuestos de renta. Un ejemplo prctico para estas contabilizaciones es el siguiente: Una empresa XXX, al finalizar el ao, tiene un saldo en la cuenta 590505 (Perdidas y Ganancias) de 500 millones de pesos de utilidad (saldo debido). A este saldo se le resta lo concerniente a impuestos de renta (35%). 590505 (Utilidad DB) 500.000.000 540505 (Impuesto de Renta) -175.000.000 Utilidad despus de Impuestos 325.000.000 La dinmica de los impuestos de renta es la siguiente: 540505 (Impuesto de Renta) 175.000.000 135515 (Rete-Fuente) - 25.000.000 135530 (Impuestos descontables) - 10.000.000 IMPUESTOS POR PAGAR 140.000.000 La dinmica en el manejo de las cuentas es la siguiente:

Mes 12 (Doce): 1. 540505 (Impuesto de Renta y Comp.) Dbito = 175.000.000 240405 (Vigencia Fiscal Corriente) Crdito = 175.000.000 2. 135515 (Retencin en la Fuente) Crdito = 25.000.000 135530 (Impuestos descontables) Crdito = 10.000.000 240405 (Vigencia Fiscal Corriente) Dbito = 35.000.000 Despus de haber realizado estas contabilizaciones para obtener la provisin de Impuestos de Renta, el saldo en la cuenta de Prdidas y Ganancias (590505), sera la utilidad neta o utilidad despus de impuestos si el saldo es Dbito o prdida si el saldo es Crdito. Al realizar el correspondiente traslado este saldo pasara a un Crdito (Si es utilidad) a la cuenta 360505 (Utilidad del Ejercicio). "SUGERENCIA" Contablemente esta cuenta no es ajustable, pero en la prctica es necesario realizarle el respectivo ajuste para que al pasar a Enero del siguiente ao, se traslade ajustada a la cuenta 370505 (Utilidades o Excedentes anteriores). Este proceso de cierre definitivo puede ser repetido siempre y cuando se borren o anulen por F2(Contabilidad), F6(Generacin Comprobante),

F1(entrada de comprobantes), en el mes 13 los comprobantes generados por

el cierre automtico y posteriormente volver a realizar todos los pasos mencionados. Vale aclarar que cualquier modificacin realizada en el ao anterior despus de haber realizado cualquiera de las dos clases de cierres descritos, hasta no realizar nuevamente un cierre no ser trasladado al ao siguiente. CIERRE PARCIAL En este proceso se realiza un cierre de ao con los saldos existentes en el momento que sern trasladados como saldos iniciales del siguiente ao. Esta opcin aplica para generar los archivos del nuevo ao. Este proceso puede ser repetido las veces que el usuario desee. El procedimiento para correr un cierre parcial en SIIGO es el siguiente: En el men (CONTROL DE ACCESO) en la opcin F3 (CIERRES ANUALES) al entrar a esta opcin pide digitar el ao a cerrar, despus de haber marcado o digitado el ao, se genera un archivo para enviarlo a impresin o mirarlo por pantalla, en este proceso el programa hace una comparacin de las cuentas contables del presente ao y el siguiente, mientras realiza este proceso muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Si se hizo un cierre anterior y se tiene un plan de cuentas con caractersticas diferentes, inmediatamente este proceso encuentra inconsistencias. Las inconsistencias que se reportan en un listado deben corregirse y as se puede volver a correr otra vez el cierre parcial, algunas de las inconsistencias que se pueden presentar son las siguientes: Costos Diferentes

Detalles Diferentes Auxiliares Diferentes Terceros Diferentes Al correr de nuevo el proceso de cierre y si no presenta ya inconsistencias, dar otro pantallazo el cual presenta la siguiente pregunta:

(18/02/2004) De la opcin que se le de a esta pregunta depende la clase de cierre de ao que sea, como se esta hablando de cierre parcial, se debe colocar NO. Despus de haber colocado (NO), muestra otra pregunta la cual dice: CONTINUA EL PROCESO DE CIERRE DEL AO ?? SI/NO Si se contesta NO, vuelve al men principal, de lo contrario el programa pregunta lo siguiente: PASA TODO EL PUC O SOLO LAS UTILIZADAS (T/U) El programa sigue mostrando pantallazos, marcando una serie de preguntas como si QUIERE CERRAR LAS CUENTAS DE TERCERO (S/N)?, el Tipo de Comprobante en que se va a contabilizar y el Nmero del mismo, tambin la CUENTA que se va a cerrar. Estas no son las cuentas de resultados, sino las cuentas de terceros que tienen que ver con la Retencin o de IVA que se quieren cerrar al final del ao y donde se realiza el proceso contra el NIT suministrado, luego pregunta si CONTINUA CERRANDO CUENTAS DE TERCEROS y se siguen cerrando las cuentas que tengan creadas. Despus de haber concluido este proceso de cierre anual y de haberse creado un comprobante de cierre, este es generado en un mes 13, igualmente el usuario puede consultar las cuentas cerradas o no cerradas en mes 12 y/o 13.

QUE SON Y PARA QUE SIRVEN LAS CLAVES DE ACCESO? Las claves de acceso son la forma de restringir o autorizar funciones al usuario para el manejo del programa. Sirven para llevar un mejor control de la informacin y delimitar la utilizacin de opciones especficas, segn las funciones de cada empleado. SIIGO por defecto trae una clave genrica para el administrador, la cual puede ser cambiada por seguridad constantemente. Cuando se instala SIIGO, asume una clave para el administrador, que le otorga todos los derechos en las diferentes opciones, pero como ya se haba dicho antes debe ser cambiada , por la que designe el nuevo administrador de SIIGO.

(18/02/2004) UTILIZACION DEL COMANDO REC. El comando REC cumple la funcin de cerrar archivos que se encuentren abiertos debido a salidas bruscas del programa. El comando REC realiza una recuperacin del archivo del archivo que dependiendo del estado de deterioro en el que se encuentre lo reconstruir total o parcial. CAUSAS: Al ingresar al programa puede ser solicitado el comando REC a un archivo especfico. Esto debido a que en los computadores se pueden presentar como consecuencia de una salida del programa mal efectuada.

Otra razn puede ser cada de luz, o picos en el voltaje, razn por la cual algunos archivos sobre los cuales se estaba trabajando anteriormente quedan abiertos, siendo necesario cerrarlos para poder continuar trabajando. La utilizacin del comando se especifica de la siguiente forma: Al ingresar al sistema saldr un recuadro que le informa que archivos debern ser recuperados. Al ubicarse en la empresa correspondiente se ejecuta de la siguiente manera para cerrar los archivos de control (necesariamente ejecutar el REC sobre los dos): C:\SIIGONN >REC Z06 A (ENTER) C:\SIIGONN >REC Z24 A (ENTER) Cuando los archivos abiertos son los de movimiento contable, inventarios, terceros, etc. Del ao indicado, se ejecuta el comando REC de la siguiente manera: C:\SIIGONN >REC Z??NNNN A (ENTER) Donde Z?? Es el nombre del archivo y NNNN es el ao de proceso. EFECTO: Es importante que antes de ejecutar el comando REC sobre alguno de los archivos de la empresa, obtenga una copia de seguridad y verifique el tamao del archivo correspondiente, esto con el fin de verificar que en la recuperacin no haya sido afectado el contenido del archivo, de lo contrario ser necesario volver a montar o restaurar la copia de seguridad. RECUPERACION EN CASO DE FALLAS DE LUZ En caso de que el programa haya sido cerrado bruscamente (ya sea por cadas de luz o fallas elctricas) en el momento de registrar un comprobante y al ingresar nuevamente al programa puede realizar actualizaciones parciales, para lo cual al pie de la pantalla aparecer el mensaje HAGO PROCESO DE

RECUPERACION 99-999999-99. De esta forma es reversada la actualizacin parcial o total de algn documento que se estaba contabilizando. Es muy probable que por este hecho algunos archivos de programa queden abiertos o desorganizados, esto no implica prdida de informacin , al ingresar nuevamente al sistema aparecer el mensaje : "DE EL COMANDO REC Z?? NNNN A, Y REINTENTE". Este proceso permite cerrar los archivos y poder ingresar normalmente al programa. Se ejecuta de la siguiente forma : Ubicados en DOS o en UNIX (por fuera de SIIGO), en la empresa que tiene el inconveniente (SIIGO01, SIIGO02, ...) Y se digita as: C:\SIIGO01>REC Z031998 A<ENTER>. Si por algn motivo se perdi el archivo Z06, aparecer el mensaje "NO HAY ARCHIVO DE CONTROL", deber recuperarlo de la copia de seguridad en el archivo que est accesando. En caso de aparecer el mensaje "SERIAL NO CONCUERDA" ubique los diskette con los que el Asesor instal el programa y copie el archivo Z12 en el directorio principal (SIIGO00). *** FAVOR REMITASE A LA CARTILLA N8, "Procesos del Sistema". Nuevamente intente ingresar, aparecer en la pantalla el siguiente mensaje:

(18/02/2004)

PASO COMPROBANTES ENTRE EMPRESAS

Por

la

opcin

F2

(Paso

Comp.

Entre

empresas),

permite

importar

comprobantes de una empresa a otra, al utilizar esta opcin nos muestra el siguiente pantallazo.

CONSOLIDACION DE EMPRESAS Las consolidaciones son el proceso por medio del cual se pueden unificar varias empresas en una sola para as realizar anlisis de informacin en conjunto. SIIGO permite consolidar las empresas que se deseen dejando esta consolidacin en la empresa SIIGO_99, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Creacin del directorio SIIGO_99, en el sistema operacional que este trabajando el programa (DOS o UNIX). Forma de consolidacin (Slo Saldos o todo el movimiento). Para efectuar este proceso, lo primero que se debe hacer es crear el directorio SIIGO_99 para DOS de la siguiente manera: C:\>MD SIIGO_99 Para los usuarios de SIIGO en sistema operacional UNIX con el comando mkdir es: /u/mkdir siigo_99 Posteriormente dentro del men principal se debe digitar la tecla de funcin F4 (Consolidaciones) y digitar el ao a consolidar como lo muestra el siguiente pantallazo.

(18/02/2004)

Pregunta el nmero de la empresa (99) con la que se desea generar la ya consolidada, con movimiento S/N (el mximo de empresas con movimiento que permite consolidar son diez), luego el nmero de la primera empresa a consolidar, si se est seguro S/N, en este proceso demora unos minutos, al terminar si desea otra (S/N) pregunta el nmero de la segunda empresa a consolidar y sucesivamente con las dems que desee. Para consultar la informacin consolidada debe ubicarse en el directorio SIIGO_99 para DOS o /u/siigo_99 para UNIX, la cual se comportar como cualquier empresa, donde podr extraer los listados de saldos unificados.

COMO COPIAR ARCHIVOS DE UNA EMPRESA A OTRA? Cuando se instala una nueva empresa y se desea que sta contenga el mismo plan de cuentas, catlogo de terceros, inventarios, activos, que la empresa anteriormente creada, hay que tener en cuenta lo siguiente: Referente a los inventarios y activos se debe parametrizar las tablas iguales a las tablas de la empresa de donde se desean copiar, antes de realizar la copia. Al copiar los archivos Z03NNNN (Plan de Cuentas), Z04NNNN(Inventarios), Z08NNNN (Catlogo de Terceros), Z14NNNN (Catlogo de Empleados), Z27 (Activos), estos pasan a la empresa con saldos; para limpiarlos se debe correr un RECUPERA, ya que este procedimiento compara estos archivos con el Z09NNNN (Movimiento) y como observa este archivo limpio automticamente limpia los otros. El archivo Z09NNNN (Movimiento) no se debe copiar puesto que este es el ms importante y va complementado con los anteriores. Ilustrando un ejemplo, el procedimiento a seguir es el siguiente:

 C:\SIIGO02>COPY \SIIGO01\Z031998 (y Enter) Despus de haber copiado este archivo (Z031998), corremos un RECUPERA. ESTRUCTURA CLAVES DE ACCESO Cada clave se compone de un cdigo de cuatro posiciones alfanumricas y de un nombre de usuario. Adems pueden crearse infinitas claves. La ruta especfica para la creacin de claves es la siguiente: Teniendo en cuenta que el nico que tiene acceso a esta opcin es el administrador, se escoge la opcin F2 (Parametrizacin), muestra el men de parametrizacin, se marca F1 (Registro de claves), esta opcin muestra el siguiente pantallazo.

(18/02/2004) Se digita la clave a ser asignada, en 4 posiciones alfanumricas, luego digita el nombre del usuario. En caso de existir un usuario ya creado mostrar los permisos asignados. Despus de digitar el nombre del usuario a asignar, inmediatamente se empieza a darle funciones digitando S, en caso contrario digitando N. El programa por defecto al darle Enter asume N. Si desea que el usuario tenga autorizacin al cambio de fecha (AO) de proceso se le digita S, de lo contrario digite N, con ENTER asume NO. Si desea que el usuario anule documentos previamente contabilizados digite S, de lo contrario N, igualmente en esta opcin como en todas las dems opciones de asignacin de funciones con ENTER asume NO. Si desea que el usuario borre documentos previamente contabilizados digite S, de lo contrario N.

Si se le permite al usuario cambiar de una empresa a otra sin salirse del programa se digita S, de lo contrario N. Se digita S, si permite que el usuario elabore facturas de venta por debajo de la lista de precios definida, en caso contrario digite N. Si permite que el usuario realice facturas de venta con sobre cupo de crdito, digite S, de lo contrario N. Si desea que el usuario asigne Descuentos, en las facturas de ventas digite S, de lo contrario N. Si se le permite al usuario realice Facturas de venta a clientes con saldos en mora, se digita S, de lo contrario N. Se digita S, si permite que el usuario Borre Cuentas previamente creadas, en caso contrario digite N. Si permite que el usuario borre Terceros-Nits, previamente creados, digite S, de lo contrario digite N. Si se le permite al usuario Borrar Productos previamente creados se digita S, de lo contrario digite N. Se digita S, si permite que el usuario Borrar Activos previamente creados, en caso contrario digite N. Si permite que el usuario Gire en Rojo comprobantes de Egreso, digite S, de lo contrario N. Si desea que el usuario Liste el Informe de los Comprobantes Anulados digite S, de lo contrario N. Si se le permite al usuario Cambiar Cupos de Crdito, se digita S, de lo contrario N.

Se digita S, si permite que el usuario Imprima Documentos previamente creados, en caso contrario digite N. Si permite que el usuario Pueda Cambiar Atributos de las Cuentas Contables, digite S, de lo contrario N. Se digita S, si permite que el usuario Borrar Activos previamente creados, en caso contrario digite N. Si permite que el usuario Ingresar al Mdulo de Administracin, digite S, de lo contrario N. Si desea que el usuario Verifique Actualizacin parcial de Comprobantes al entrar al Programa digite S, de lo contrario N. Si se le permite al usuario Cambiar Cupos de Crdito, se digita S, de lo contrario N. Se digita S, si permite que el usuario Cree Nits, en caso contrario digite N. Si permite que el usuario Pueda Crear Cuentas, digite S, de lo contrario N. Se digita S, si permite que el usuario Pueda Crear Productos, en caso contrario digite N. Si permite que el usuario Pueda Crear Activos, digite S, de lo contrario N. Si desea que el usuario Consulte Costos digite S, de lo contrario N. Si permite que el usuario Pueda Cambiar el Mes de Proceso, digite S, de lo contrario N. Si permite que el usuario Pueda Cambiar el Da de Proceso, digite S, de lo contrario N. Digite S, si permite al usuario Borrar En bloque Comprobantes o Documentos previamente contabilizados, de lo contrario N.

(18/02/2004) Al ubicarse en la opcin (Men Propietario), si se digita S, despus de haber terminado de marcar las funciones, mostrar otro pantallazo el cual trae dos mensajes (Asigna y Desasigna), al marcar la opcin Asignada, muestra otra pantalla con una serie de funciones las cuales sern las nicas que pueda manejar este usuario (mximo se pueden asignar veinte funciones por clave). Se ubica en la funcin a asignar y le da Enter para que sea marcada con un asterisco (*); en caso de marcar por equivocacin una opcin le vuelve a dar Enter en la opcin y de inmediato queda desmarcada. Al digitar la opcin (D) Desasigna muestra un pantallazo el cual trae tres mensajes (ESC Retorna, ENTER Desmarca, F1 Graba). Esta opcin como su nombre lo indica se utiliza para eliminar funciones que ya estn asignadas al usuario, dndole ENTER sobre la funcin. Si se le digita N a la opcin (Men Propietario) automticamente el usuario puede ingresar y manipular los mdulos activados, de acuerdo a las funciones asignadas en la creacin de la clave de acceso.

INTERPRETACION Y SOLUCION DE ERRORES COBOL. TIPO: En la ejecucin del sistema, puede interrumpirse un programa y arrojar un nmero correspondiente a un tipo especfico de error del cobol que puede ser: 22, 41, 42, 43, 44, 46, 47, 105, 106, 107, 201, 202, 203, 205, 208, 209, 210, 211, 213, 214, 215, 216, 217, 218, 219, 220, 221. CAUSA: Todos estos errores son inconsistencias en los programas fuentes, los cuales no pueden ser arreglados simplemente reemplazando el programa

nuevamente sino que se presenta por error fsico en el programa o en la compilacin del mismo. SOLUCION: Tomar nota exacta de las dos primeras lneas en las que reporta el error e informar a INFORMATICA & GESTION S.A. para que se lleve a cabo la correspondiente revisin y solucin del problema. TIPO: El error 24, 34, 94.61 significa que el espacio en el disco duro se lleno. CAUSA: Pueden existir muchos archivos en el disco duro del computador que no se necesitan o un computador con un disco duro muy pequeo para cubrir las necesidades de la empresa. SOLUCION: Lo ms aconsejable en estos casos es realizar un backup de los programas que no se necesitan y borrarlos del disco duro. TIPO: Error 30,4 30,5 hace referencia a la configuracin del equipo en D.O.S. y en red, puede ser problema de permisos de login o usuario que esta trabajando la informacin. CAUSA: Es el caso del sistema operacional D.O.S. que permite manejar por defecto hasta ocho archivos, el programa SIIGO necesita para su buen funcionamiento 48, en red permisos del usuario restringidos de crear nuevos archivos o escribir sobre los que haya. SOLUCION: Modificar el Config.sys con la ayuda del Edit.com de tal forma que los archivos sean iguales a 48, Buffers=48 y Files=48, en red el supervisor por el utilitario Syscon propio de la red debe aumentar permisos a lis directorios que usa el login. TIPO: Error 30.NN donde NN es diferente a 04 05, se entiende que el archivo est tan daado que ni siquiera lo puede abrir.

CAUSA: En sistema Multiusuario este error puede ser causado por los permisos, en cuyo caso no es grave, pero tambin se puede presentar por la aparicin de un virus. SOLUCION: Como el error significa dao fsico de Hardware, una vez comprobado que no es por permisos lo mejor es hacer revisar tecnicamente el equipo. TIPO: Error 90.5 o 93.02 Hay conflictos al intentar abrir un archivo. CAUSA: Sucede cuando un archivo est siendo compartido al tiempo por dos usuarios y es el de control o un listado, o con un rec al mismo archivo. SOLUCION: Terminar la utilizacin de un usuario para que el siguiente lo pueda tomar. TIPO: El error 93,NN, diferente a 02 39,NN. Es la modificacin de un archivo el cual no corresponde a la versin en la que estn los dems archivos del SIIGO. CAUSA: Suele suceder cuando luego de actualizar la versin del sistema SIIGO, por error se recupera un backup que no deba, o que se est ejecutando un programa de una versin distinta a la de los archivos, si esto se presenta basta con correr el programa correcto. SOLUCION: Tener los diskettes bien identificados, y reemplazar los archivos a la versin que coincida con los programas o viceversa. TIPO: Error 94,60 es insuficiente memoria, para ejecutar un programa. CAUSA: Cuando se ha utilizado programas como el LOTUS, el DBASE y otros, se tiene el inconveniente de que al salirse de ellos quedan residentes en memoria. Por lo que al utilizar otros programas como el SIIGO puede reportar este error.

SOLUCION: Apagar el computador tan pronto como salga del programa como el LOTUS, o en el momento de presentarse dicho error. Si el problema persiste es una falla del Hardware. TIPO: Error 98,1 y 98,2 La estructura de llaves no est consistente. CAUSA: Es un tpico error de los bajones de luz y de las salidas mal realizadas del programa. SOLUCION: Se ejecuta el comando REC, su utilizacin correcta es: REC Z?? NN A. Donde ?? es el archivo a recuperar y NN es el ao del correspondiente archivo. TIPO: Error 98,3, 98,4 98,5 La estructura de datos puede estar mal. (98,6 en adelante): la estructura fsica del archivo est mal. CAUSA: Es consecuencia directa de las muchas veces que se presenta el 98,1 98,2 fallas de instalacin elctrica o cableado en el caso de la red o disco duro con problemas fsicos. SOLUCION: Restaurar el ltimo backup o aplicar procedimientos de RECOVER2, si son los archivos Z25, Z26, Z28, Z07 Z23 se puede copiar el archivo del ao inmediatamente anterior con el del problema y correr un RECUPERA, para de esta forma regenerarlo. Si el RECOVER2 pierde muchos registros y es en los archivos Z03, Z04, Z08 y Z27 deben redigitarse cuentas, productos, nits o activos respectivamente y correr un RECUPERA para integrar la informacin. TIPO: Error 204 no encuentra un programa que se est llamando, o el disco duro no corresponde.

CAUSA: Porque no existe copiado e programa que se est llamando, o se instal una empresa nueva y no qued bien enrutado (disco llave), o se esta trabajando una empresa de un disco duro D por ejemplo en C. SOLUCION: Copiar el programa que no est, correr el distri o cambiar direccionamiento de la empresa. TIPO: Error 104 es que no corresponden las reas de impresin. CAUSA: En parmetros han digitado S (Si usa generador de formas) sin haber realizado el formato. SOLUCION: Cambiar en parmetros a no usar generador, esto sucede tambin para los clientes que tienen adaptados programas de elaboracin de documentos y quieren usar el generador el cual es imposible de usar ya que las reas estn modificadas (Este programa en especial hay que realizarse en INFORMATICA Y GESTION S.A. Bogot)

EXPORTACION DE DATOS Esta opcin permite generar informacin dinmica para que pueda ser exportada hacia otro programa por medio de un archivo con extensin .PRN, el cual puede ser manipulado para ser una presentacin variada de informes. La ruta para realizar una exportacin de datos es por men principal (CONTROL DE ACCESO), F7 (Exportacin de Datos), al oprimir Enter en esta opcin o marcando la tecla de la funcin nos muestra el siguiente pantallazo:

Al marcar la tecla F1 (Mdulo de Contabilidad) u oprimir Enter encima de la funcin, mostrar el siguiente pantallazo:

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR La funcin del Administrador es la de llevar el control del programa mediante restricciones creando claves de acceso. Para ello, el Administrador puede establecer funciones a los dems usuarios, tener acceso a otras opciones las cuales otro usuario no lo puede hacer, debido a la restriccin en las claves asignadas. Como se haba comentado anteriormente la clave del administrador es genrica, cuatro posiciones numricas (1111). Para cambiar la clave del administrador se ubica en el men F2 (parametrizacin) entra y luego digita F6 (Cambio clave Admon.) o tambin se puede transportar con el cursor hasta la funcin deseada y con ENTER continua.

(18/02/2004) Muestra un pantallazo con tres mensajes (NUEVA, RECONFIRME Y USUARIO), se digita la nueva clave, luego reconfirma la misma y por ltimo se escribe el nombre del administrador

(18/02/2004) Si se digita una clave de usuario ya creada o la misma, dir CLAVE YA ASIGNADA. La clave del administrador no se puede imprimir, ni observar por pantalla. CAMBIO DE FECHA

Existen tres formas para cambio de fecha en el programa SIIGO. Esta posibilidad depende de los permisos dados a cada usuario en la asignacin de claves. 1. Una de las opciones es cuando se va a ingresar a SIIGO, despus de digitar la clave de acceso, pregunta: AO, MES Y DIA en que se desea trabajar, se coloca el ao, cuatro posiciones alfanumricas (el programa por defecto deja la ltima fecha en que se ingreso), el mes y el da en dos posiciones numricas.

(18/02/2004) 2. Otra opcin es por la opcin F5 (Administracin), la cual muestra un men, el cual marcando la opcin F2 (Cambio de Fecha), se puede cambiar mes y da nicamente.

(18/02/2004) 3. En F1 Men Principal, donde se encuentran los mdulos de SIIGO sin activar alguno de estos, se digita la letra F y se marca la fecha nueva, pero solamente el mes y el da.

(18/02/2004) La nica manera de cambiar de un ao a otro es salir totalmente del programa y volver a ingresar. BLOQUEO DE FECHA En las funciones del administrador tambin hay una opcin especfica para el bloqueo de la informacin almacenada a travs de la fecha, esto es por

seguridad para evitar modificacin o eliminacin de la informacin almacenada en SIIGO. Para bloquear una fecha hacia atrs, tambin en Parametrizacin se marca la opcin F7 (Bloqueo de Fecha) se le da ENTER, muestra un pantallazo solicitando AO/MES/DIA (AAAA/MM/DD) se digita la fecha a bloquear, cabe aclarar que el nico que tiene acceso a esta opcin es el Administrador. Despus de haber bloqueado una fecha hacia atrs lo nico que el programa permite en esta fecha es observar mas no modificar, agregar o anular cualquier clase de documento o movimiento. Si por algn motivo se entra a modificar, agregar, borrar o anular algn documento que se encuentre cerrado en esta fecha aparecer un mensaje que dice: NO SE PUEDE ANULAR EN AO-MES YA CERRADO Para desbloquear la fecha solo se digita ceros (00000000) o con la tecla TAB en el cambio de fecha.

(18/02/2004) Muchas veces cuando se manejan dos o ms empresas, existen dos formas de cambiar de una empresa a otra: 1. La primera opcin es saliendo del programa y entrando a la segunda empresa. 2. Y la segunda es tambin por Parametrizacin, F5 Administracin, muestra un pantallazo y al igual que para cambiar de fecha existe una opcin para cambio de empresa.

(18/02/2004) Con la tecla ESC (Escape), toma la opcin de cambio de empresa. De la misma manera como se cambia la fecha o de empresa, tambin por F5 Administracin se puede efectuar el cambio de moneda o cambio del valor de la misma.

IMPORTACION DE DATOS Esta opcin nos permite incluir comprobantes externos hacia SIIGO. La ruta para acceder esta opcin es por F6 (Importacin de Datos) al oprimir Enter muestra el siguiente pantallazo:

INCONVENIENTES MAS FRECUENTES EN CIERRES Cuando en un proceso de cierre definitivo no cierra algunas cuentas de resultado, muchas veces es porque estas cuentas no se encuentran marcadas como Egreso o Ingreso. SOLUCION: Se debe verificar por apertura del Plan de Cuentas que estas cuentas estn marcadas como Egreso o Ingreso. Algunas veces al generar un cierre de ao se bloquea el equipo. SOLUCION: Se debe verificar el espacio en el disco duro. Despus de generar un cierre definitivo la cuenta 590505 de prdidas y ganancias queda con saldo.

SOLUCION: Se debe realizar la nota contable en el mes de cierre o mes trece (13) trasladando el valor de la cuenta a la 36 correspondiente.

QUE ES UN UTILITARIO? El programa SIIGO COMERCIAL O ESTANDAR tiene la opcin de crear hasta noventa y ocho empresas y una noventa y nueve para la consolidacin de estas. La forma de crear estas empresas es la siguiente: Despus de haber copiado los disquettes en el directorio C:\SIIGO00, paso seguido se le digita lo siguiente: C:\SIIGO00>INSTALA NN (NN es el nmero de empresa) Despus de haber digitado INSTALA NN y presionar ENTER, nos muestra el siguiente pantallazo donde nos trae una advertencia que dice:

(18/02/2004) Este mensaje quiere decir que si ya se tiene creada la empresa con el nmero que aparece en el pantallazo al seguir el proceso de instalacin, cuando ya se instale la empresa la informacin que tena la empresa No. 2 ser totalmente borrada. Al digitarle S nos muestra otra pregunta la cual se refiere si este proceso corresponde a una Reinstalacin o no (CORRESPONDE A UNA

REINSTALACION ? : N). Despus de haber contestado esta pregunta mostrar un pantallazo donde solicita la siguiente informacin:

(18/02/2004) Despus de haber digitado estos datos necesarios para la instalacin, el programa empieza el proceso de instalacin, este proceso dura

aproximadamente cinco minutos. Es conveniente reiniciar el equipo para adopte los cambios realizados. El programa en el proceso de instalacin de la empresa crea el directorio por la cual se va a ingresar a SIIGO. Ejemplo: Si se instal la empresa No. 01, el directorio se va a llamar C:\SIIGO01>, inmediatamente despus de llamar el directorio por (C:\CD SIIGO01), copiamos de SIIGO00, todos los ejecutables *.BAT, de la siguiente manera: C:SIIGO01>COPY \SIIGO00\*.BAT Paso seguido se digita la palabra para ingreso al programa (SIIGO).

ACTIVOS FIJOS Por la opcin F5 (ACTIVOS FIJOS), podemos importar archivos con saldos de activos de otros programas para que puean ser manipulados en SIIGO. Al manipular esta opcin inmediatamente nos muestra el siguiente pantallazo:

Despus de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:

Despus de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:

INTERFASE ACTIVOS FIJOS Por la opcin F7 (Activos Fijos) permite generar en un archivo con extensin .PRN los saldos de los activos para que puedan se manipulados desde cualquier programa utilitario, al entrar a esta opcin mostrar un pantallazo donde solicitar: Cdigo desde, Cdigo hasta el cual se quiere realizar la interfase. Con las opciones de ayuda F2 (Alfabtica) o F3(Numrica), se busca el rango de activos necesitados. Despus de digitar Enter, aparecer el mensaje titilante Generando la Interfase y al terminar muestra el mensaje SE GENERO ARCHIVO CON NOMBRE ACO400I. PRN, USE COMANDOS DE IMPRESIN PARA SU USO

(18/02/2004)

INTERFASE ORDENES DE COMPRA. Por la opcin F11 (Ordenes de Compra) permite generar y exportar un archivo de las ordenes de compra, para que puedan ser manipulados desde cualquier programa utilitario.

El pantallazo marca tres opciones: "ESC Retorna, Todos, Unico", al marcar (T) Todos muestra lo siguiente:

(18/02/2004) Al marcar la opcin (U), Unico, solicita un rango de ordenes de compras (once digitos), al marcar este rango renombra el mensaje de impresin. Cuando se genere cualquier de las interfases mencionadas anteriormente, podr salir de SIIGO, ubicarse en el programa a donde va a llevar el archivo de interfase (Ej: Lotus) y utilizando los comandos de importacin del programa escogido puede manipular la informacin generada.

INTERFASE DE CONTABILIDAD GENERAL En Interfase Contabilidad, F1 (General de Contabilidad), se define el tipo de archivo a exportar, dandle (S y/o N) segn el formato que se desee exportar. Cuando se digita S en (Cuenta) se relaciona el nivel de cuenta, y posteriormente el rango de cdigos con el cual se desea generar la informacin (Grupo, Cuenta, Subcuenta; Auxiliar) . Cuando llega a la pregunta Presupuesto y se le digita S nos pedir Mes Inicio y Mes Final; y despus de haber marcado todas las preguntas para generar el archivo a la interfase, nos muestra el siguiente pantallazo

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Cuando se genere la interfase mostrar el archivo CN12000G.prn, o el escogido, el cual llevar adems de la informacin escogida, (en el orden en que se encuentran las opciones) el nombre de la empresa y fecha en la que se est generando la interfase. GENERAL DE CONTAB. X C.C. Por F2 (Generar de contab. x C.C.), con esta opcin si se desea llevar la informacin por Centro de Costo en la Interfase mostrar: ESC Retorna; F1 Salta al final; F8 Vuelve al inicio de las opciones para la interfase. Digite a cada opcin "S" o "N", de acuerdo a la informacin que desee llevar a la interfase. Cuando digite "S" en (Movimiento mes) escoja el rango de meses que desee llevar de informacin. Dentro de esta interfase tiene la posibilidad de llevar la informacin ordenada por C (Cuenta) o por E (Centro de costo). Si escoge C (Cuenta) digite "S" en el nivel de cuenta, y posteriormente el rango de cdigos con el cual desea generar la informacin (Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliar).

(18/02/2004) Si se escoge E (Centro de Costo) relacione de que nmero de centro de costo a que nmero desea llevar la informacin (del 001 al 999). Cuando escoja la informacin de los centros de costo, a llevar, mostrar: "Desea ingresar nombre a los archivos S/N", si digita S podr cambiar el nombre al archivo, si digita N generar el ya especificado.

Cuando se genere la interfase mostrar el archivo CN1190Cn.PRN, o el escogido, el cual llevar adems de la informacin escogida, (en el orden en que se encuentran las opciones) el nombre de la empresa y fecha en la que se est generando la interfase. MOVIMIENTO CONTABLE: Si se desea generar la informacin por movimiento escoja la opcin F3 (Movimiento Contable), la cual le permite escoger la informacin que desee llevar a la interfase, segn el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) T (Tipo de Documento) para generar la interfase ordenada por documento. C (Cuenta) para generar la interfase ordenada por cuentas contables. F (Fecha) Para generar la interfase ordenada por fechas. N (Nmero) Para generar la interfase ordenada por Nits. Si escoge la opcin "T" (Tipo de documento), escoja el tipo de documento a llevar en la interfase, como ejemplo se va a tomar todos los documentos *(*Todos):

(18/02/2004) Si se escoge la opcin "C" (Cuenta), digite "S" frente al rango al que desee llevar la informacin (grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar) y posteriormente el rango de cdigos que desee generar.

(18/02/2004)

Si escoge "F" (Fecha) digite la fecha inicial (AAAAMMDD) y la fecha final (AAAAMMDD) con la cual desee generar la informacin.

(18/02/2004)

Si escoge "N" (Nmero) digite el Nit inicial hasta el Nit final con el cual desee generar la informacin.

(18/02/2004) Cuando se genere la interfase mostrar los archivos CN11900G.PRN y CN11901G.PRN el cual llevar adems de la informacin escogida, (en el orden en que se encuentran las opciones) el nombre de la empresa y fecha en la que se est generando la interfase. Posteriormente mostrar "Digite cualquier tecla para continuar". Se Genero Archivo de INTERFASE con el Nombre CN11900G.PRN CN11901G.PRN Use comandos de Importacin INTERFASE CON AJUSTES Si desea generar la informacin de ajustes escoja la opcin F4 (Interfase con Ajustes). Cuando se genere la interfase mostrar el archivo CN01600.PRN, el cual llevar adems de la informacin con ajustes, el nombre de la empresa y fecha en la que se esta generando la interfase.

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INTERFASE CUENTAS POR COBRAR Por la opcin F2 (Cuentas por cobrar) permite exportar datos hacia otros programas, esta opcin se puede realizar en forma dinmica, es decir, le da la oportunidad de seleccionar que datos requiere llevar a otros medios.

(18/02/2004) Despus de seleccionar los diferentes datos arrojar el mensaje: "Se gener Archivo de INTERFASE con el nombre CR11200a.prn Use Comandos de Importacin" Tambin mostrar el nmero de registros generados.

INTERFASE CUENTAS POR PAGAR La opcin F3 (Cuentas por pagar), permite exportar datos hacia otros programas. Esta opcin se puede realizar en forma dinmica, es decir, le brinda la oportunidad de seleccionar que datos requiere llevar a otros medios.

(18/02/2004) Despus de haber seleccionado los diferentes datos arrojar el mensaje: "Se gener Archivo de INTERFASE con el nombre CR11200a.prn Use Comandos de Importacin" Tambin mostrar el nmero de registros generados.

INTERFASE EMPLEADOS

La opcin F5 (Empleados) Genera un listado detallado o general con la informacin completa del empleado para enviar o exportar datos hacia otros programas, esta opcin se puede realizar en forma dinmica, es decir, da la oportunidad de seleccionar que datos se requiere llevar a otros medios.

(18/02/2004) Despus de seleccionar los diferentes datos arrojar dos opciones: (Numrico o Alfabtico), por cualquiera de las dos opciones, al marcarla, solicita si se desea inlcuir los retirados o no.

INTERFASE ORDENES DE PEDIDO Por la opcin F10 (Ordenes de Pedido) permite generar y exportar un archivo de los pedidos por vendedor y los pendientes por despachar por producto o por cliente. El pantallazo marca tres opciones: "ESC Retorna, Todos, Unico", al marcar (T) Todos muestra lo siguiente:

(18/02/2004) Al marcar la opcin (U), Unico, solicita un rango de nmero de ordenes de pedidos, al marcar este rango renombra el mensaje de impresin.

INTERFASE PRESUPUESTO PRESUPUESTO CONTABLE

Por la opcin F8(Presupuesto Contable) permite exportar datos a otros programas, a nivel de Contabilidad o Inventarios. En la opcin de contabilidad se tienen dos opciones a exportar, (General o por Centros de Costos), al escoger la opcin (General), solicita un mes de cierre, tambin trae las opciones de ayuda (F2-Alfabtica o F3-Numrica) y muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Al haber terminado de digitar el rango de las cuentas a exportar muestra el siguiente pantallazo:

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PRESUPUESTO DE INVENTARIOS Por la opcin F9(Presupuesto Inventarios), permite exportar datos o informes de inventarios a otros programas, al digitar la funcin (F9), o oprimir Enter encima de esta, muestra el siguiente pantallazo, donde solicita usar comandos de exportacin.

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INTERFASE DE PRESUPUESTO PRESUPUESTO CONTABLE

Por la opcin F6 (Presupuesto Contable), podemos importar archivos de otros programas para que puedan ser manipulados en SIIGO. Al manipular esta opcin inmediatamente nos muestra el siguiente pantallazo con el siguiente mensaje:

(18/02/2004) Despus de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:

(18/02/2004) PRESUPUESTO DE INVENTARIOS Por la opcin F7 (Presupuesto Inventarios), podemos importar archivos de otros programas para que puedan ser manipulados en SIIGO. Al manipular esta opcin inmediatamente nos muestra el siguiente pantallazo con el siguiente mensaje:

(18/02/2004) Despus de leer el mensaje se le digita Enter y muestra el siguiente pantallazo en el cual solicita la ruta y el nombre del archivo a importar:

(18/02/2004)

INTERFASE CATALOGO DE PRODUCTOS

La opcin F4 (Catlogo de Productos), permite exportar datos hacia otros programas. Esta opcin se puede realizar en forma dinmica, es decir, le brinda la oportunidad de seleccionar que datos requiere llevar a otros medios.

(18/02/2004) Si se desea enviar el informe por (Cdigo), solicita el nmero de cdigo inicial al final, inmediatamente trae las opciones de ayuda ya conocidas (F2Alfabtica, F3-Numrica, F4-Referencia, F5-Cdigo de barras).

(18/02/2004) Si se desea enviar el informe por (Descripcin), solicita descripcin desde: y descripcin hasta: inmediatamente trae las opciones de ayuda ya conocidas (F2-Alfabtica, F3-Numrica, F4-Referencia, F5-Cdigo de barras).

(18/02/2004) Si se desea enviar el informe por (Referencia de Fabrica), solicita Referencia de Fabrica desde: y Referencia de Fabrica hasta: inmediatamente trae las opciones de ayuda ya conocidas (F2-Alfabtica, F3-Numrica, F4-Referencia, F5-Cdigo de barras).

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INTERFASES INTERNAS, EXTERNAS Y DE MOVIMIENTO INTERFASE: Permite generar en un archivo con extensin .PRN, con toda la informacin o listados contables para que puedan ser manipulados desde

cualquier programa utilitario o llevados a una hoja electrnica diferente de SIIGO como Excel, etc. En esta nueva versin los comandos de interfases vienen modificados, ya que se trabajan independiente a cada mdulo como en la versin anterior. En esta versin las Interfases se conocen como Exportacin e Importacin de datos. Estas dos opciones vienen en el pantallazo principal (CONTROL DE ACCESO) de la siguiente manera:

NOMBRES DE LOS NUEVOS ARCHIVOS SIIGO DE LA VERSION 9. La nueva versin 9. del programa SIIGO, trae como novedad tres archivos los cuales los vamos a nombrar: Z10 = En la versin anterior cumpla la funcin de guardar los terceros por centro de costo, en la nueva versin este archivo ha sido modificado para llevar los acumulados de Nmina por concepto. Z14 = Este es el nuevo archivo en la versin 9. para guardar el registro de empleados. Z17 = Archivo creado para cumplir la funcin de Temporal de Actualizacin en la nueva versin 9.

PROCEDIMIENTO DE RECOBRAR Y RECOVER2 RECOBRAR: Es una herramienta propia de SIIGO, que por objetivo verificar la consistencia del movimiento contable con sus respectivos archivos auxiliares. Para poder correr un procedimiento de RECOBRAR es indispensable que se conozcan las prioridades en cuanto a los archivos que guardan la informacin.

Por esta razn a continuacin se muestra la lista de los archivos que compone el SIIGO y su prioridad dentro de l. Z06 = ARCHIVO DE CONTROL Z24 = ACTUALIZACIONES PARCIALES Z03NNNN = PLAN DE CUENTAS Z04NNNN = CATALOGO DE PRODUCTOS Z05NNNN = PEDIDOS - COMPRAS Z07NNNN = DETALLES DE CARTERA-PROVEEDORES Z08NNNN = NITS Z09NNNN = MOVIMIENTO Z11NNNN = ANULADOS (NO INDEXADO) Z25NNNN = TERCEROS Z26NNNN = BODEGAS Z27NNNN = CODIGOS DE ACTIVOS Z28NNNN = CENTROS DE COSTOS Z29NNNN = NOMINAS (NO INDEXADO) PRIORIDAD 1: De acuerdo con las prioridades, el archivo Z09 es el ms importante, porque en caso de algn dao si tiene ste, puede perderse toda la informacin y el Z05 para la empresa que maneja pedidos y rdenes de compras. PRIORIDAD 2: Dentro de este prioridad se encuentran los siguientes archivos Z03, Z04, Z08, Z27. PRIORIDAD 3:

Los archivos de prioridad tres son: Z07, Z25, Z26 y Z28, cuando uno de estos archivos esta daado y no se puede recurrir a la copia de seguridad, basta con copiarlos del ao inmediatamente anterior y correr un RECUPERA.

PRIORIDAD 4: Los archivos de prioridad cuatro son: Z11 Y Z29 cuando uno de estos est daado y no se puede recurrir al backup se pierden y los Z29 se regeneran volviendo a digitar las novedades de nmina y el Z11 se vuelve a crear en la medida en que se vuelvan a anular o borrar comprobantes. Teniendo en cuenta la informacin que almacena cada archivo y su prioridad debe realizarse los siguientes pasos para ejecutar el PROCEDIMIENTO DE RECOBRAR y/o RECOVER2 para D.O.S. y para XENIX o UNIX PROCEDIMIENTO DE RECOBRAR 1. El archivo RECOBRAR.EXE se debe copiar en la empresa en la cual se debe realizar el arreglo del archivo indexado. Hay que identificar el nombre del archivo con la siguiente estructura: Z03NNNN = MAE Z04NNNN = INV Z05NNNN = PED Z07NNNN = DET Z08NNNN = NIT Z09NNNN = MOV Z25NNNN = TER Z26NNNN = BOD Z27NNNN = ACT

Z28NNNN = COS Ejemplo: Si el archivo que presenta problema est en el SIIGO01 el usuario debe copiar el archivo RECOBRAR.EXE en este mismo directorio de la siguiente manera: C:\SIIGO01 >COPY \SIIGO00\RECOBRAR.EXE (Enter) 2. La forma de ejecutar el programa es la siguiente: RECOBRAR NOMBRE-ARCHIVO AO-ARCHIVO PUENTE NOMBRE-ARCHIVO: Corresponde al nombre que tiene el archivo de acuerdo con la tabla anterior. AO-ARCHIVO: Digitar el ao al cual pertenece el archivo. PUENTE: Digitar una letra entre A y Z. C:\SIIGO02 >RECOBRAR MOV 98 A PROCEDIMIENTO RECOVER2 RECOVER2: Es una herramienta o utilitario propio del RUN-TIME (RM COBOL). El cual se utilizar para restaurar archivos que se encuentran daados por causas ajenas al programa como bajones de luz, salidas bruscas del sistema y todos los problemas que se puedan presentar con relacin al Hardware del equipo o red si es multiusuario. Es importante aclarar que el RECOVER2 es un procedimiento manual que aplica para cualquier sistema operacional y el proceso a seguir es el siguiente: 1. Como recomendacin inicial debe crearse un directorio en la raz del disco duro con el nombre que se desee y ubicarse en l, esto con el fin de borrarlo al final del proceso y no correr el riesgo de eliminar informacin importante, as: D.O.S./RED: C:\>MD PRUEBA y enter

C:\>CD PRUEBA y enter UNIX/XENIX: cd / mkdir /prueba cd /prueba 2. Copiar a este directorio el archivo a corregir, as: D.O.S./RED: C:\>PRUEBA>COPY \SIIGO01\Z??NNNN C:\>PRUEBA>COPY \SIIGO00\R*.* C:\>PRUEBA>COPY \SIIGO00\P*.* C:\>PRUEBA>COPY \SIIGO00\C*.*

UNIX/XENIX: copy /u/siigo01/Z??NNNN copy /u/siigo00/R*.* copy /u/siigo00/P*.* copy /u/siigo00/C*.* Lo anterior es un ejemplo ya que los (??), corresponden al nombre del archivo al cual se le va a realizar este procedimiento y los (NNNN), corresponden ao de este archivo. Lo correspondiente al directorio SIIGO00 no varia. 3. Se debe dar un REC al archivo con el fin de anotar el nmero de registros que tiene originalmente, esta informacin la ubica con el pantallazo del REC en la tercera fila segunda columna "NUMBER OF RECORDS", as:

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4. El primer paso es generar el archivo secuencial en blanco y para ello es necesario saber como se denomina el archivo a utilizar, los cuales estn especificados as: Z03NNNN = MAE Z04NNNN = INV Z05NNNN = PED Z07NNNN = DET Z08NNNN = NIT Z09NNNN = MOV Z25NNNN = TER Z26NNNN = BOD Z27NNNN = ACT Z28NNNN = COS El comando a ejecutar es: D.O.S. C:\PRUEBA>R8 C???BS8 y enter Donde ??? son las letras que denominan el archivo UNIX/XENIX # r8 C???BS8 y enter Donde ??? son las letras que denominan el archivo. 5. Para sistemas operacionales UNIX/XENIX se debe tener instalada la impresora default y con esta prendida y papel dar el comando: D.O.S./RED: C:\PRUEBA>R8 RECOVER2 y enter UNIX/XENIX: # r8 recover2 y enter

Este procedimiento vuelve el archivo indexado (archivo a recuperar) secuencial y hace las siguientes preguntas:

INDEX FILE: Responder Z??NNNN (Ejemplo Z091998) DROP FILE: Responder en el caso del Z091998: MOVS Lo anterior vara dependiendo del archivo, as: Z03NNNN = MAES Z04NNNN = INV S Z05NNNN = PEDS Z07NNNN = DETS Z08NNNN = NITS Z09NNNN = MOVS Z25NNNN = TERS Z26NNNN = BODS Z27NNNN = ACTS Z28NNNN = COSS OPTION : ? Responder : NOSUB 6. Generar nuevamente el archivo indexado por medio de la instruccin: D.O.S. C:\PRUEBA>R8 P???BS8 y enter Donde ??? son las letras que denominan el archivo. UNIX/XENIX # r8 P???BS8 y enter Donde ??? son las letras que denominan el archivo. Paso seguido digitar el ao que corresponde. Al final de este proceso en la parte inferior derecha de la pantalla saldr el nmero de registros que quedaron

despus del proceso los cuales deben compararse con los anotados en el numeral 3. En este caso tomamos un ejemplo: Se genera el archivo XZ091998 el cual se copia como Z091998 con el siguiente comando: D.O.S./RED: C:\>PRUEBA>COPY XZ091998 Z091998 y enter UNIX/XENIX: #copy XZ091998 Z091998 y enter 7. Debe compararse el nmero de registros entre el Z091998 y el XZ091998 para optar por lo siguiente: Si la diferencia es muy grande es mejor recurrir a un backup reciente que a ste proceso. Si la diferencia es mnima se copia el archivo al directorio correspondiente, as: D.O.S. C:\SIIGO01>COPY \PRUEBA\Z091998 y enter

UNIX/XENIX: #copy Z091998 /u/siigo01/Z091998 y enter. Para correr el proceso de RECUPERA del ao correspondiente e integrar toda la informacin. Vale la pena anotar que este proceso no puede ser interrumpido y ningn usuario puede ingresar a trabajar en SIIGO hasta su finalizacin, adicionalmente es muy probable que el proceso de RECUPERA presente un listado de inconsistencias el cual informa los documentos que va a eliminar y el motivo para lo cual, se pueden entrar a corregir, o tomar la decisin de borrarlos continuando el proceso de RECUPERA.

8. Despus de verificar el punto anterior se borra el contenido y el directorio creado, as: D.O.S. C:\PRUEBA>DEL *.* y enter. C:\PRUEBA>CD .. C:\>RD PRUEBA y enter UNIX/XENIX: cd /u/prueba rm * cd /u rmdir prueba

RECUPERACIONES El concepto RECUPERA: Es el proceso que tiene por objeto reorganizar la informacin que debido a circunstancias externas como bajones de luz, salidas bruscas del programa, accesos simultneos al mismo archivo pueden en algn momento desvirtuar la informacin. El RECUPERA verifica en el programa todos los movimientos, revisando los comprobantes y observa si existen diferencias en el cruce de las cuentas y si sus sumas son iguales. Se recomienda que antes de realizar este proceso de RECUPERA se realice una copia de seguridad de la empresa donde se va a ejecutar este proceso. Cuando por alguna circunstancia se presentan inconsistencias en el Balance General de cualquiera de las empresas, se debe correr un proceso de recuperacin (RECUPERA).

El procedimiento a seguir para correr un RECUPERA es el siguiente: se pulsan los botones F2 Parametrizacin, F9 Recuperaciones en el men

(PARAMETRIZACION), al pulsar ENTER muestra un display con el siguiente mensaje:

(18/02/2004) Se digita S para continuar el proceso, de lo contrario se devuelve al pantallazo de PARAMETRIZACION. Tambin compara las caractersticas de las cuentas del ao anterior y el presente, si encuentra inconsistencias sacar un reporte o listado de fallas, indicando cuales son las diferencias para que se proceda a corregir.

(18/02/2004) Despus que el proceso haya verificado y no encuentre inconsistencias, el programa mostrar el siguiente pantallazo

(18/02/2004) El programa solicita impresora, para listar los comprobantes que l sacar como mal ingresados antes de ser borrados. Es recomendable listar los comprobantes antes de ser borrados para que se puedan observar sus inconsistencias y continuar el proceso de recuperacin. Si desea corregir este o estos comprobantes errneos, puede entrar por la opcin F1 (Men Principal), F2 (Contabilidad), F6 (Generacin Comprobante), al darle ENTER a esta opcin muestra otro cuadro de opciones del cual se

escoge o pulsa F1 (Entrada de Comprobantes), se llama el comprobante y se corrige.

(18/02/2004) Una vez sean arregladas todas las inconsistencias en los comprobantes errados, deben volver a correr el proceso de RECUPERACIONES, si no se encuentran inconsistencias en las cuentas ni en los comprobantes podr continuar el proceso. Este proceso de RECUPERACION, en los casos de daos fsicos en los archivos, toma todos aquellos registros que sean consistentes y desechando los problemticos, razn por la cual, debe evaluar el resultado y posteriormente incluir todos los datos (cuentas maestros, cdigos de inventarios, cdigos de activos, nits, comprobantes, etc.) que se hayan podido perder, obviamente el resultado es dejar consistencia en la informacin recuperada.

QUE ES UN UTILITARIO? Son herramientas adicionales del programa que tienen como objetivo principal agilizar y restablecer procedimientos que tengan que ver con el ptimo funcionamiento del programa. Esta opcin es de exclusivo manejo del administrador de SIIGO y su forma de ejecutar es la siguiente: Desde el Men de (Control de Acceso), se oprime la funcin F2 (Parametrizacin), F10 (Utilitarios), y muestra el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Para tomar cualquiera de las opciones se digita la tecla de la funcin que corresponda o con el cursor se marca la indicada y se pulsa ENTER. La funcin F1 (Borra Cliente 0) se utiliza para borrar el NIT 0, al digitar esta opcin mostrar un pantallazo solicitando digitar el ao de proceso del cual se quiere borrar el NIT 0: La funcin F2 (Copia Formas Docum. o Finan.), se utilizar para copiar los formatos de los documentos o reportes financieros que se necesiten de una empresa a otra. Al entrar a esta opcin en la siguiente pantalla muestra tres preguntas (ESC Retorna, Empresa-actual, Otra-empresa), el programa por defecto al darle ENTER toma (Otra-empresa). Si se va a copiar formato de Generador de Documento, se marcar la letra D y se escoge el documento que se quiere copiar as:

(18/02/2004) En el ejemplo anterior, se tom la opcin D, documento que hace referencia a la Nota Dbito, preguntar la empresa destino. Si la empresa destino no existe mostrara el mensaje en el pantallazo. Tampoco se puede copiar el generador sobre la misma empresa y en caso de que la empresa destino ya tenga su generador de documento predefinido aparecer el siguiente mensaje: FORMA EXISTE REESCRIBE S/N ? Para copiar el Reporte Financiero, se toma la opcin F y mostrar:

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Cuando se desea trabajar, corregir, borrar, trasladar, copiar un formato de generador o sus caractersticas, se toma la funcin F3 (Generador de Documentos). Al ingresar a esta opcin nos muestra un pantallazo con seis funciones especficas, as:

(18/02/2004) Si se escoge la opcin F1, se puede extractar un formato de generador para poder copiarlo en otra empresa, como lo indica el siguiente pantallazo, donde solicita Tipo de Forma (tipo de documento), despus de este proceso l genera un archivo ZGEN.FRM el cual se copia en la empresa a la cual se va a trasladar el generador. Luego de extraer el generador de una empresa y de haberlo copiado en la empresa destino, la opcin F2 sirve para incluirlo en los parmetros de esta empresa. La Funcin F4 (Actualiza Consumos Inventarios) se utiliza para solucionar el inconveniente de cuando ingresamos al programa y le damos si a la opcin Actualizar consumos de Inventario, de borrar los acumulados de salidas de inventarios trados en el cierre de ao anterior (Hay que tener en cuenta que este proceso se realiza una sola vez al ao, despus del cierre. Si es realizado luego de incluido el movimiento deja en ceros los consumos de Inventario y as es imposible realizar estadsticas de ventas); dejando los consumos reales. Despus de haber ingresado a esta opcin , muestra el siguiente pantallazo:

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Enseguida el sistema pide el perodo a corregir, el producto inicial y el producto final, como se puede observar en el siguiente pantallazo Con la opcin F6 (Copia Tablas de Inventarios o Activos) se pueden pasar estas de la empresa en la que se esta posicionado a la empresa en la que requiera. Cuando se entra a esta opcin se debe definir que tipo de tabla se copiar; en el caso de ser activos se digita A, luego preguntar el GRUPO en caso de que ste ya exista en la empresa destino sacar el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Cuando el grupo no existe en la empresa destino o la empresa no esta creada(no existe) mostrar el mensaje en el mimo pantallazo. Cuando se copian los archivos de catlogos de una empresa a otra, ejemplo: el plan de cuentas, hay necesidad de realizar una limpieza de archivos, en el caso que se esta planteando, l pasa los saldos que tenian en el balance. Para dejar los archivos sin saldo alguno es necesario entrar a la opcin F7 (Limpia Archivos) donde preguntar cual ser el archivo a limpiar y las opciones de limpiar y limpiar e imprimir como se en el siguiente pantallazo:

(18/02/2004) Existe una opcin de este utilitario que permite corregir los errores o descuadres en el balance, slo basta con tomar la opcin F8 (Men Archivo Maestro Vs. Otros) y el despliega el siguiente pantallazo:

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Escoja la opcin dentro de las cinco posibles de acuerdo con los requerimientos del caso. De acuerdo con lo anterior podr solucionar inconsistencias a nivel de terceros, centros de costos, inventarios, activos y a nivel auxiliar.

CONTABILIDAD EN COLOMBIA