Administracin y Control de Documentos Contables

CONCEPTO El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fcil y rpidamente y protegerlos de prdidas y deterioros, etc. Los documentos son colocados, en un mismo orden, debidamente clasificados, toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localizacin y manejo. Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rpidamente los documentos. IMPORTANCIA Representa la memoria de un negocio o conservacin de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes. FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIN DE ARCHIVO Un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventar sus propias reglas para decidir dnde guardar un documento, slo esa persona podra encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los ttulos y de esta manera poder archivar todos los documentos adecuadamente. CONSERVACIN Archivo Inactivo.- Guardado por varios aos Archivo Central.- Stano, guardado de documentos de aos atrs Archivo Activo.- Documentos actuales. MUEBLES DE ARCHIVO MS CONOCIDOS El archivador horizontal.- Es el uso de gaveta para fines de archivo. Consiste en colocar los papeles en posicin horizontal, uno encima de otros sin doblarlos. El archivar lateral.- En este mtodo los documentos se apoyan sobre uno de los lados del archivador (estante), en este se va colocando uno junto al otro como los libros de una biblioteca y el ttulo del documento debe de anotarse en el lomo. Este mtodo es adecuado para archivar libros, archivadores de palanca, discos, etc. El archivador vertical.- En este mtodo los documentos se apoyan en forma vertical en bolsas colgantes uno detrs de otro y por lo general se archivan en carpetas (file). Consiste en juntar todo la informacin referente a un individuo, empresa, lugar o asunto. Este mtodo prev mayor apariencia, mayor visibilidad,

mayor exactitud y facilidad para archivar o encontrar documentos as mismo ocupa menos espacio. Sub Proyecto: Asistencia Tcnica y Capacitacin para el Desarrollo Empresarial y Tcnico de AMALAR. TIPOS DE ARCHIVO Archivo activo: Este tipo de archivo est formado por los documentos del ao en curso, los documentos que se encuentran pendientes de respuesta o solucin y los documentos de aos anteriores que mantengan su vigencia y ser de consulta frecuente. Archivo semi-activo: Est formado por los documentos no activos de ms de un ao que son materia de consulta aunque no frecuente. Archivo pasivo: Est formado por los documentos activos cuya consulta eventual permiten que se encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental, informativo o histrico que por su importancia pueden tener empleo en lo administrativo. SISTEMA DE ARCHIVOS 1. Sistema alfabtico.- Viene a hacer la asociacin de letras desde la A hasta la Z. Ejemplo: EXSA, FAMESA 2. Sistema numrico.- Viene a hacer la asociacin de nmeros, se ubica por los primeros ejemplo: a. Factura N 159 b. Factura N 160 3. Sistema Geogrfico.- Se halla mediante el pas, provincia, ciudad, etc. Arequipa / Cesar Tarazona. Lima / Juan Palomino 2. 4. Sistema por asunto.- Se lleva el control de los materiales para poder trabajar, ejemplo: Plizas, Adelantos, Letras. TRANSFERENCIA Y ELEMINACIN DE ARCHIVOS Los archivos peridicamente o continuamente deben ser revisados, para proceder a la transferencia o eliminacin de archivos y conservar nicamente los que pueden ser necesarios a la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo documento. La transferencia regular de documentos inactivos da como resultado la economa de espacio, equipo y mano de obra, reduce el espacio que se necesita para los archivos activos en la oficina, ello permite ampliar equipo y suministros menos costosos para los documentos transferidos y simplifica los archivos inactivos, de tal manera que se pueden encontrar los documentos con la mxima eficiencia.

Para determinar el valor de los documentos muchas empresas lo clasifican de la siguiente manera: 1. Documentos vitales: Incluyen documentos legales de constitucin, ttulos de propiedad, escrituras, estados financieros, etc. 2. Documentos importantes: Incluyen facturas, registro de ventas, registro de compras, cotizaciones, registro de bancos, correspondencia como cartas enviadas, recibidas y documentos relacionados al giro del negocio. 3. Documentos tiles.-Incluyen alguna correspondencia general como memorando, normas legales, informes, recibos. Todo documento que se utilice temporalmente y despus de algunas semanas o hasta un ao de la fecha en que fueron recibidos o emitidos se puedan destruir. 4. Documentos no esenciales. Incluyen anuncios, formatos, afiches, etc los cuales pueden ser destruidos despus de utilizarlos temporalmente, en algunos casos sin la necesidad de archivarlos. Una vez que se ha determinado el valor de los documentos, es necesario decidir la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el perodo de retencin. Los factores que influyen sobre esta decisin son: las leyes existentes al respecto, la naturaleza del negocio, el tipo de documento que se manejan y la informacin que se deriva de ellos. En Costa Rica, segn la Direccin General de Tributacin Directa, la empresa que opere en el pas deber preservar su documentacin comercial durante al menos cinco aos. Cuestionario: 1. Cul es la importancia de una correcta administracin de los documentos contables? 2. Para qu sirve un sistema de archivo eficiente? 3. Qu es un archivo inactivo, central y activo? 4. Cuntos tipos de muebles de archivo existen, explquelos? 5. Cmo se puede tener un archivo digital? Explique con base en sus conocimientos sobre computacin. 6. Describa los tipos de archivos. 7. Explique los tres principales sistemas de archivo que existen. 8. Cmo se clasifican los documentos, con base en su valor? 9. Qu factores influyen en la decisin de conservar o desechar documentos? 10. Por cunto tiempo deben los empresarios costarricenses guardar su documentacin comercial?

Ejercicio de Planillas.
1. Elabore la planilla mensual para Prince S.A. Informacin: Todos los asociados estn afiliados a la asociacin solidarista, la cual rebaja un 2% para los trabajadores que ganan menos de 700 000 y un 2,75% a los empleados que ganan por encima de la suma anterior. Los tres gerentes estn casados y tienen 2 hijos cada uno. Nombre del Empleado Jimena Carranza Daniel Mora Yuliana Ovares Juan Rojas Johanna Rodrguez Carolina Zamora Rodrigo Barrantes Juan Carlos Amador Mario Vargas Erick Ziga Puesto de Trabajo Salario Bruto Mensual Gerente General 2 859 365 Gerente Financiero 1 454 658 Gerente de Produccin 1 354 789 Asistente de Gerencia 345 684 Recepcionista 333 333 Supervisor de Planta 554 987 Agente de Ventas 1 321 123 Agente de ventas 2 456 456 Agente de ventas 3 322 589 Miscelneo 285 795

Informe de Ventas del Mes Empleado Ventas del Mes Rodrigo Barrantes 7 569 785 Juan Carlos Amador 1 236 547 Mario Vargas 6 545 689

Cada agente gana comisiones sobre las ventas que realiz durante el mes, de un 3.22%

Informe de Horas Extra Empleado Horas Extra Laboradas Jimena Carranza 22 Daniel Mora 35 Yuliana Ovares 18 Juan Rojas 3 Johanna Rodrguez 5 Carolina Zamora 16 Rodrigo Barrantes 21 Juan Carlos Amador 12 Mario Vargas 7 Erick Ziga 2 2. Calcule el impuesto de renta a pagar para los siguientes salarios: 1) 1 525 000 5) 657 900 2) 895 789 6) 922 666 3) 3 368 452 7) 1 987 064 4) 759 845 8) 1 005 198