Catalogo De Cuentas De Una Agencia De Viajes

Catalogo De Cuentas De Una Agencia De Viajes

El primer paso, el catlogo de cuentas Al recibirse la documentacin ser necesario clasificada por grupos homogneos ventas,compras cobros, pagos, traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben quedar almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la memoria de este organismo administrativo. Conviene, pues, establecer esas cuentas, identificndolas con toda exactitud y formando al efecto el llamado catlogo de cuentas. Como su nombre lo indica, el catlogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habr cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean caractersticas de cierto tipo de negocios. CATLOGO DE CUENTAS Clase 1000000 ACTIVO Grupo 1100000 CIRCULANTE DISPONIBLE Mayor 1110000 CAJA Y BANCOS Cuenta 1111000 Caja Subcuenta 1111001 Caja Principal 1111002 Caja Chica Bolvares 1111003 Caja Chica Moneda Extranjera 1111004 Fondo Operativo Cuenta 1112000 Bancos 1112001 al 030 Bancos en Cuentas Corrientes 1112101 al 116 Bancos en F.A.L. 1112206 al 209 Bancos en Participaciones Grupo 1200000 CIRCULANTE EXIGIBLE Mayor 1120000 EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR Cuenta 1121000 Efectos por Cobrar Subcuenta 1121001 Efectos por Cobrar Clientes 1121002 Otros Efectos por Cobrar Cuenta 1122000 Cuentas por Cobrar Subcuenta 1122001 Cuentas por Cobrar Clientes 1122002 Provisin Cuentas Incobrables 1122003 Cuentas por Cobrar Cheques Devueltos 1122004 Cuentas por Cobrar Compaas Relacionadas 1122005 Cuentas por Cobrar Compaas Afiliadas 1122006 Cuentas por Cobrar en Recuperacin 1122007 Cuentas por Cobrar nter tiendas Cuenta 1123000 Otras Cuentas por Cobrar y Adelantos 1123001 Adelantos a Proveedores 1123002 Prstamos al Personal 1123003 Cuentas por Cobrar Socios 1123004 Cuentas por Cobrar varias 1123005 Cuentas por Cobrar S.S.O. 1123006 Reclamos de Seguros Grupo 1130000 CIRCULANTE REALIZABLE Mayor 1131000...

Las agencias de mayor tamao forman una sociedad y suelen tener sucursal. Sus antecedentes: Antes del siglo XIX, la gente sola viajar muy poco y cuando lo hacia, era por motivos ajenos al placer. Con la introduccin del ferrocarril y del barco a vapor, el motivo de viajar cambi. Durante esa poca la gente ya no solo viajaba por negocios y compromisos de otra ndole, sin embargo era un privilegio que solo gozaba la alta sociedad; ya que para el resto de la gente esta idea no entraba en sus planes, por que la economa familiar al igual que las malas condiciones laborales, se los impeda. Posteriormente y con el surgimiento de movimientos como el obrero, con los que se logr la reduccin de la jornada laboral, vacaciones anuales pagadas, sanidad y educacin gratuita., que trajo como consecuencia ms ingreso, tiempo libre, ms nivel cultural y por tanto ms inquietud por conocer ms all del entorno; aunado a ello el surgimiento de mejores y ms rpidos medios de comunicacin y el desarrollo de la navegacin area; ms y ms gente se daba la oportunidad de disfrutar unos das de descanso y conocer otros lugares, crendose con todo esto un gran fenmeno econmico y social llamado "turismo de masas". Al hablar de una Agencia de Viajes es necesario referirnos a los pioneros en esta actividad como Thomas Cook y Henry Wells, el primero se considera el padre de las agencias de viajes debido a que en 1841 inesperadamente descubri al turismo masivo ya que debido a una convencin de alcohlicos rent un tren para transportar a 500 personas de ida y vuelta a una ciudad a 22 millas de su origen sin pretender obtener algn beneficio descubri el enorme potencial que tenia esta actividad. Para 1845 inicia su actividad de tiempo completo organizando excursiones, convirtindose en el primer agente de viajes profesional y creando Thomas Cook & Sons. En los aos treinta con la introduccin de las lneas areas regulares, el negocio de las agencias de viajes empez a cambiar. Por ejemplo Plan American World Airways eran tan pequea que no haba lugar para una oficina de venta de sus billetes, por lo que fue necesario pedir prestado un espacio de ochenta y cuatro centmetro en el mostrador de la Thomas Cook & Sons en Nueva York. La gente estaba pues preparada para salir, lo que hacia falta ahora era que le dijeran adonde, como y en cuanto le costara el viajar a aquel lugar que tanto deseaba, en entonces cuando las agencias de viajes adquieren mucho mayor importancia . Al final de la Segunda Guerra Mundial, mucha gente estaba ansiosa por viajar y mucha ms adems de ser maestro, oficinista o ama de casa se inici en este negocio como agente de viajes. En Mxico la actividad de las agencias de viajes se inicio aproximadamente en los aos veinte. En 1926 se celebro en Mxico la primera convencin del club de rotarios y, nace el turismo en forma masiva en el pas, de ah se siguieron realizando una serie de convenciones y desplazamientos tursticos. Estos hechos permitieron que se formara la primera agencia de viajes oficial en la ciudad de Mxico, misma que empez a operar con el nombre de Wagons Lits/Cook, el 25 de junio de 1935. En 1938 existan en Mxico 16 agencias de viajes, la mayora fueron creadas por guas de turistas nacionales. El 7 de julio de 1945 es cuando se funda en la ciudad de Mxico la Asociacin Mexicana de Agencias de Viajes (AMAV), de carcter civil.

Entre 1956 y 1957 se instituye en la ciudad de Mxico la Confederacin de Organizaciones Tursticas de Amrica Latina (COTAL), que rene a agencias de viajes de los pases de Latinoamrica. Podemos describir las funciones de una Agencia de Viajes de la siguiente forma:

Funcin Asesora Funcin Contable Funcin de Intermediario Funcin Social Funcin Organizacional Funcin Tcnica Funcin Administrativa Funcin Comercial Funcin Financiera

Funcin Asesora
Esta funcin implica informar claramente al viajero sobre las caractersticas de los destinos, los servicios que obtendr as como quien se los proveer y los viajes existentes. Se le debe ayudar al cliente en la seleccin del viaje ms adecuado de acuerdo a sus necesidades especficas. Para cumplir con esta primera funcin es necesario tener amplias fuentes de informacin; para lo cual es necesario contar con varios sistemas: a) Sistemas computarizados de reservas (SCR) o sistemas globales de reservas (SGR). b) Disponer de conexiones va Internet, esto para estar en contacto con sus clientes, as como para sus relaciones con los proveedores de servicios tursticos. c) Tener una recopilacin de mapas, manuales tcnicos, guas y bibliotecas especializadas de folletos. d) Es necesario tambin que la agencia cree su propio banco de datos, con ello podr ofrecer informacin exclusiva y personalizada y guardar informacin sobre los clientes, muy valiosa a la hora de llevar a cabo determinadas campaas de marketing. Es esencial la adecuada comunicacin de la agencia con el viajero, as sabr con mayor exactitud las necesidades y expectativas que el cliente ha puesto en el viaje. Por lo tanto la agencia debe contar con gente profesional y experta en destinos y viajes, que tenga una adecuada preparacin cultural y tcnica y adems con la capacidad de poder captar las necesidades de los clientes. Otro punto muy importante que entra dentro de esta primera etapa es la ubicacin de la agencia y los recursos con los que cuenta para que se pueda lograr el contacto personalizado con el mercado.

Funcin de intermediario
Se refiere a tramitar y mediar la reservacin, distribucin y venta de productos tursticos. Si la agencia de viajes desempea muy bien tal funcin, esto le permitir acercar el producto al cliente y multiplicar los puntos de venta. Esta funcin comnmente es ejercida por las agencias minoristas, ya que son quienes concretarn la reservacin, la renta o venta de los siguientesgrupos de servicios: - Servicios de forma aislada como puedan ser:

Billetes para un determinado medio de transporte. Alojamientos en establecimientos dentro del hotel. Alojamientos en establecimientos extrahoteleros. Entradas para determinados espectculos culturales o deportivos. Renta de autos o salones para fiesta y congresos. Plizas de seguro de viajes. Venta de guas tursticas.

-Servicios de viajes combinados: estos son ofertados generalmente por mayoristas o tour operadores; en este caso la funcin mediadora de la agencia se torna en mera funcin distribuidora. -Servicios subsidiarios

Cambio de divisas. Cambio y venta de cheques de viajes. Modificacin o cancelacin de reservaciones. El tramitar la documentacin necesaria para el viaje como el pasaporte o la visa.

-Servicios de representacin de proveedores, destinos u otras agencias de viajes: en tal caso la agencia de viajes adquiere el producto y luego lo vende, por lo tanto est asumiendo el riesgo de la operacin.

Con la introduccin de la nuevas tecnologas de informacin, la funcin mediadora de la agencias de viajes es ms susceptible, debido a que muchas veces ya no se necesita de su participacin para hacer el trato directo entre el proveedor del servicio turstico y el cliente. Aun as el hacer la operacin a travs de la empresa, tiene la ventaja de que la agencia tiene un poder de compra a mayor escala, esto le da la posibilidad de negociar y abaratar los productos, con lo que en definitiva el cliente sale beneficiado. En relacin a este punto, es muy importante entonces que la agencia elija bien a los proveedores, que concedan licencias y le exigan fianzas para que acte en su nombre. En conclusin, la funcin mediadora en una agencia de viajes se desarrolla de la siguiente manera: 1.- El proveedor del producto turstico le da a la agencia la informacin necesaria sobre sus servicios y los documentos o billetes que formalizan la venta. 2.- La agencia conoce y promueve los servicios de sus proveedores vendindolos a sus clientes al precio que estos han fijado. 3.- La agencia una vez que ha recibido el dinero por parte del cliente sobre el producto, lo guarda o deposita y liquida con el proveedor. 4.- El proveedor se compromete a abonar la comisin acordada con la agencia por tal venta. Es imprescindible que en esta funcin, exista entre la agencia y el proveedor la formalizacin de un contrato.

Funcin organizacional
Esta se refiere a que la agencia puede disear, organizar, vender y operar viajes y productos tursticos combinando distintos servicios a un precio global establecido, esto es a lo que se le llaman viajes combinados o paquetes (viajes estndar programados a la oferta). Otro tipo de viajes que la agencia puede implementar son los forfaits (viajes programados de acuerdo a la demanda y adaptados a cada cliente). La funcin organizacional est gestionada por tour operadores y agencias mayoristas. Para llevarla a cabo se tienen que cumplir algunos puntos: Se tiene que hacer una investigacin permanente de los mercados para conocer las tendencias y necesidades de los clientes, as como tambin las ofertas de la competencia. La agencia debe ser creativa para disear nuevos productos que le permitan diferenciarse de la competencia. Ofrecer calidad en el servicio, esto se refiere desde la adecuada eleccin de los proveedores hasta en el trato a los clientes. Costos adecuados y accesibles. Ir un paso adelante y no limitarse a organizar viajes, sino ampliar constantemente sus actividades, por lo que adems puede organizar congresos, ferias, cruceros, eventos deportivos, etc. Para crear los paquetes, las agencias deben aprovechar las economas de escala y negociar los precios netos con los proveedores, ya que no obtendr el mismo porcentaje si no organiza el

viaje, slo lo vende. El precio de venta al pblico se obtendr sumando el precio negociado con el proveedor ms el porcentaje de las agencias. Esta funcin de armar alternativas propias de la agencia culmina con la promocin y venta del producto turstico, sin embargo para llegar a ello habr que tomar algunas medidas oportunas como por ejemplo, las labores de marketing, que desde luego requiere de una inversin ms elevada.

Funcin Tcnica
Se refiere a que la agencia proyecte, elabore y ponga en marcha productos tursticos. Para ello es necesario realizar las siguientes actividades: Planear el programa que se pretende llevar a cabo, por ejemplo si el cliente desea viajar a un determinado sitio, la agencia tiene que investigar todo lo que se refiere al lugar: como llegar, en cuanto tiempo, mejor opcin para hospedarse, que lugares de inters tiene, el costo del viaje, etc. Disear viajes, para ello hay que investigar con los proveedores, tener varias alternativas y realizar las contrataciones necesarias. Organizacin y distribucin de las plazas, asegurndose de vender solo las que vengan. Tener el control de las operaciones, estar al tanto de como se va desarrollando el viaje.

Funcin Financiera
Se refiere a la buena administracin de los recursos econmicos de la agencia, para lograrlo es necesario: El conocimiento y anlisis de la estructura econmica-financiera de la empresa. Elaborar y analizar presupuestos. Idear un mtodo adecuado para generar ingresos, organizar y supervisar gastos, as como de cobros y pagos para que se realicen de manera oportuna.

Funcin Contable
Esta funcin se relaciona con llevar un control adecuado de los registros contables de las agencias, los cuales son muy tiles y obligatorios, ya que sirven para conocer el estado financiero en que se encuentra la empresa, adems de que es informacin que los proveedores solicitan, los posibles inversionistas, los empleados y hasta la opinin pblica.

Funcin Social

Esta funcin es muy importante, ya de la buena relacin y atencin de la agencia para con sus empleados y de stos ltimos con la gente, se deriva el buen funcionamiento de la empresa, su estabilidad y por que no hasta su expansin. Para que la agencia lleve a cabo de la mejor manera posible esta funcin se requiere: La implantacin de sistemas de aprendizaje y actualizacin, de tal manera que estimule al trabajador y se le integre en un plan de formacin. Crear una estructura satisfactoria del trabajo, en el que se contemplen condiciones favorables que lleven al empleado a valorarlo. Tomar muy en cuenta el bienestar del personal y darle lo que les corresponde (prestaciones conforme a la ley o superiores). 4.- Se debe tambin aplicar un carcter laborar riguroso entre los representantes de la empresa y los trabajadores. Establecer y hacer cumplir el reglamento interno de la empresa. Funcin Comercial En este aspecto se pretende conectar a la agencia con el exterior, tanto por medio de los proveedores como de los consumidores y con ello mejorar las condiciones de ventas y compra de la empresa. Funcin Administrativa Esta funcin abarca la planificacin, organizacin mando y control de todas las actividades que se realizan en la agencia; algunas sobre todo las grandesempresas tiene departamentos que llevan a cabo estas funciones, en cambio para las pequeas quien las realiza es el director.

Clasificacin de las Agencias de Viajes

Las agencias de viajes se clasifican atendiendo al tipo de clientes: Mayoristas: son las que organizan, elaboran y ofrecen toda clase de servicios y viajes combinados para su venta a las minoristas. Las mayoristas no pueden ofrecerlos directamente al consumidor, por lo tanto son las minoristas quienes las ofrecen. Minorista: stas comercializan el producto de los mayoristas vendindolo directamente al usuario turstico. As tambin proyectan, elaboran, organizan o venden al turista toda clase de servicios y viajes combinados, no pudiendo ofrecer ni comercializar sus productos a travs de otros servicios. Agencias de Viajes de acuerdo a su Actividad Para este caso y cuando la agencia tiene a menudo la necesidad de hacer publicidad, puede enfocarse en dos grandes categora que dependern del rea donde operan: Receptora: Si la agencia esta ubicada en un determinado lugar que recibe mucho turismo, su publicidad estar orientada hacia la informacin y venta de aquellos servicios que le sern de utilidad al viajero mientras visita ese punto de destino, ofrecindole por ejemplo facilidades de cambio de moneda, venta de boletos para eventos locales, alquiler de autos, tipos de excursiones, etc. Emisora: En cambio si la agencia de viajes tiene su negocio en zonas que generan corriente de turista pero hacia otros lugares, su publicidad se inclinara hacia la venta de tours y servicios a este tipo de clientes potenciales. Nota: Tanto las agencias mayoristas como minoristas, puede hacer uso simultneo de esto dos tipos de publicidad. Clasificacin de las agencias de viajes de acuerdo al producto o mercado que manejan Por producto: trabajo, excursiones, investigacin. Mercado: gente de la 3 edad, estudiantes, deportistas, familias. Clasificacin segn el trfico de viajeros Emisoras (outgoing): las agencias de esta categora se enfocan en enviar viajeros a reas geogrficas distintas del lugar donde se encuentra la propia agencia. Receptivas (incoming): estas se ocupan de atender o traer turistas de otras reas geogrficas al lugar donde la agencia se localiza. Las agencias receptivas tiene a su vez dos modalidades: las situadas en zonas de gran afluencia turstica y las agencias de viajes grandes o medianas que cuenta con departamentos receptores. Agencias emisora-receptiva: organizan el trfico en ambos sentidos, el 35,8% de las agencias son de este tipo. El enfocarse en una u otra categora depender de la experiencia con la que cuente la agencia, sin embargo, sea un caso u otro, es conveniente que antes la empresa lleva a cabo un estudio de mercado, para saber cual es la ms conveniente y los proveedores con los que puede contar. Clasificacin de la agencia de viajes, segn el canal de distribucin

Agencias inplant: son pequeas oficinas o dependencias que las agencias de viajes instalan en empresas de clientes potenciales, con el fin de atender eficientemente los servicios que estas solicitan. Son oficinas que normalmente cuentan con uno o dos empleados, los cuales estn en constante contacto con los viajeros de tal empresa. Agencias de viajes por franquicia En este caso la franquiciadora concede a la agencia franquiciada, el derecho de explotar el negocio siguiendo unas tcnicas comerciales uniformes, le aporta tambin la marca, la imagen corporativa, el Know How (el saber hacer), los productos, la formacin de los trabajadores, el plan de marketing y lagestin de las compras. Por su parte la agencia franquiciada pagar una cuota peridica a la franquiciadora. Agencias de viajes virtuales Estas nacieron debido al cada vez mayor uso del Internet. Hoy en da miles de personas en todo el mundo, puede por medio de la red hacer de forma rpida y sencilla las reservaciones de su viaje de negocios o sus vacaciones familiares. Esta nueva modalidad de viajar se ha ido convergiendo ms que en una amenaza , en un reto para las agencias de viajes tradicionales, las cuales ya comienzan a ofrecer adems de sus servicios directos, aquellos que puede hacer a travs de Internet. Aunque esta modalidad ha presentado algunos inconvenientes como el pago y la privacidad de la informacin, estos problemas han ido disminuyendo, por lo que cada vez ms gente opta por hacer sus reservaciones a travs de este medio. Las agencias de viajes virtuales ofrecen los siguientes servicios: Viajes vacacionales, domstico independiente, sencillo, sentimental (luna de miel, aniversario de bodas. etc.), viaje de todo incluido, viajeros de trnsito, solitario, familiar, viajes de incentivo.

Marco Legal de las Agencias de Viajes

Un importante aspecto a conocer dentro del manejo y desarrollo de las Agencias de Viajes, es su marco legal. Este se conforma en base a una seria de instrumentos legislativos relacionados con su apertura, derechos, obligaciones y actividades. En primer lugar se hace necesario mencionar la Ley Federal de Turismo, vigente a partir de 1979. De inters para las Agencias de Viajes es el Ttulo VI: de la regulacin y operacin de los servicios tursticos; Cap. I de los prestadores de servicios tursticos. Art. 69. Debern solicitar su registro ante la Secretara de Turismo al inicio de sus operaciones, las personas fsicas o morales que se dediquen a la prestacin de los siguientes servicios tursticos...(b) Agencias, subagencias y operadores de viajes; en los servicios a que se refieren los incisos...(b)...se requiere adems, el permiso de operacin respectivo. Art. 70. Los prestadores de servicios que requieran obtener permiso de operacin, debern satisfacer los requisitos que establezca la Secretara de Turismo, de acuerdo a los reglamentos, Art, 71. Los prestadores de servicios tursticos debern obtener autorizacin de la Secretara de Turismo de sus precios y tarifas, acompaando a su solicitud los documentos que sealen los reglamentos respectivos.

Art, 73. La Secretara de Turismo fijar y en su caso modificar las categoras de los prestadores de servicios tursticos, de acuerdo a la naturaleza y calidad de los recursos materiales empleados, tipo y nmero de servicios, estado de sus instalaciones y ubicacin. La secretara determinar los medios de identificacin de cada categora y los requisitos que debern satisfacer, en los trminos del reglamento. Art, 74. Los prestadores de servicios tursticos acreditados tendrn los siguientes derechos: I.- Ser incluidos en el catlogo de las zonas de inters y desarrollo turstico nacional, as como en los directorios y guas que la Secretara de Turismo elabora. II.- Ser inscritos en el Registro Nacional de Turismo y obtener la cdula respectiva. III.- Obtener el permiso de operacin en su caso y las autorizaciones de precios y tarifas. IV.- Adquirir el reconocimiento de la categora que corresponda a la calidad de los servicios. V.- Cambia de categora cuando rena los requisitos del caso. VI.- Recibir asesoramiento tcnico de la Secretara de Turismo, respecto a informacin general, promocin y ejecucin de proyectos, investigacionesde mercado y campaas de difusin turstica. VII.- Obtener apoyo de la Secretara de Turismo para la gestin de crditos destinados al establecimiento y ampliacin de los servicios tursticos. VIII.- Conocer los programas de promocin que proyecte o lleve a cabo la Secretara de Turismo. IX.- Obtener de la Secretara de Turismo cuando proceda su intervencin y respaldo en las gestiones que el prestador realice ante otras autoridades federales, estatales y municipales. X.- Recibir la ayuda que proceda por parte de la Secretara de Turismo para el otorgamiento de facilidades, estmulos y franquicias. XI.- Los dems sealados en esta Ley y sus reglamentos. Art. 75.- Son obligaciones de los prestadores de servicios tursticos. I.- Proporcionar en los trminos contratados, los bienes y servicios tursticos. II.- Colaborar en el cumplimiento de los planes nacionales en materia turstica y acatar las disposiciones que para tal efecto formula la Secretara de turismo. III.- Proporciona a la Secretar de Turismo la informacin estadstica que sta le solicite relacionada con la actividad turstica. Estos datos debern ser confidenciales y no podrn ser utilizados para fines fiscales, ni harn prueba en juicio. IV.- Solicitar la autorizacin de los precios y tarifas a la Sria. De Turismo. V.- Respetar las tarifas y precios autorizados conforme a esta ley y sus reglamentos. VI.- Realizar su publicidad presentando la dignidad nacional, sin alteracin o falseamiento de los hechos histricos o las manifestaciones de la cultura, e informar con veracidad sobre los servicios que se ofrezcan. VII.- Emplear destacadamente el idioma nacional en las leyendas en que anuncie al pblico su razn social, denominacin o los servicios que prestan sin perjuicio del uso de otros idiomas.

VIII.- Asegurar el cumplimiento de las condiciones en que se ofrezcan los servicios cuando se trate de agencias, subagencias y operadores de viajes guas, guas-chferes y servicios de transporte exclusivo de turismo en los trminos que prevengan los reglamentos. IX.- Velar por los intereses y seguridad de los turistas. X.- Tener las mejores condiciones de aseo y eficiencia en los locales, instalaciones y equipo que se ofrezca los turistas. XI.- Comunicar la Sria. De Turismo los cambios de nombre o razn social del establecimiento, cambios de propietario o domicilio, as como cualquier modificacin en los servicios que se prestan. XII.- Prestar la autoridades de la Sria. De Turismo el auxilio y facilidades que procedan para el mejor cumplimiento de esta ley y sus reglamentos. XIII.- Instalar en sus establecimientos los buzones de sugerencias, felicitaciones y quejas, de acuerdo a los lineamientos que fije la Sria. De Turismo con apoyo en esta ley. XIV.- Las dems que sealan las leyes, reglamentos y dems disposiciones aplicables. Del Cap. II, del Registro Nacional de Turismo, los siguientes art, son de inters para las Agencias de Viajes. Art. 76.- El Registro Nacional de Turismo estar a cargo de la Sria. De Turismo y en l debern inscribirse los prestadores de servicios tursticos a que se refiere el presente ttulo. Los prestadores de servicios tursticos que no estn inscritos en el Registro Nal. De Turismo, no tendrn derecho a que se les expida la autorizacin de sus precios o tarifas, ni el permiso de operacin, en su caso. Organizaciones de Agencias de Viajes Terminologa Bsica de la Agencia de Viajes Asociacin comercial americana de viajes (TIAA) Asociaciones sin fines lucrativos del gobierno y de compaa privada constituida para promocionar los viajes hacia y en el interior de Estados Unidos. Asociacin internacional de guas (IATM) Organizacin profesional de guas tursticos Organizadores de Viajes Quines son los agentes de viajes y que papel juegan en la organizacin de los mismos? Por lo comn, os agentes son propietario o empleados de un negocio relativamente pequeo. Sin son empleados de un negocio, sus ingresos sern modestos y tendrn bastante trabajo, para ste tambin ser emocionante y probablemente van a disfrutar llevndolo a cabo. Incluso los mismos propietarios probablemente nunca se enriquecern, pero podrn disfrutar de viajes baratos por todo el mundo. La mayora de los viajes de los agentes los pagan enteramente o en buena parte las compaas reas deEstados Unidos o del extranjero, las oficinas de turismo estatales, los hoteles, los tours operadores y los propietarios de complejos turstico. Unas 175 mil personas trabajan en agencias de viajes. Las agencias de mayor tamao forman parte habitualmente de una sociedad y suelen tener sucursal.

El consejero del viajero Los agentes profesionales se pueden considerar as mismo como consejero o bien simplemente como vendedores de billetes; sin embargo, los agentes que han viajado mucho y saben hablar con confianza se crea una clientela que busca su consejo y sus conocimientos volviendo aos tras ao como lo hara con un banquero o un abogado de confianza. Las agencias que venden viajes colectivo hacen los preparativos de los viajes para los empleados de una o varias compaas y cobra directamente de la compaa. Algunos potencian a venta de tours por que el porcentaje de beneficio pudo ser mucho ms elevado, la venta de un tours puede llegar a alcanzar un margen de treinta por ciento, mientras que a comisin en los viajes areos es inferior al diez por ciento. Profesionalizacin de los Agentes de viajes Los agentes de viajes son hombres de negocio que vende servicios de viajes. Son agentes en cuanto actan para empresa de transporte, hoteles y otras entidades que vende servicios especiales pero ellos son mucho ms que eso. Un trmino que os describe mejor sera el de consejero o asesores de viajes, quizs " corredores" de viajes sea incluso ms adecuado. Son empresario en cuanto generalmente emprende negocios para ellos mismos. Un buen agente tiene algo de consejero personal, psiclogo y experto en el arte y la ciencia de viajar. Los agentes no solo conocen las ventajas y desventajas d varias formas de viajar, sus precios y horarios, sino que en muchos casos tambin actan como consejeros para ajustar los servicios de los viajes a la personalidad del cliente. FORMACIN Los viajes organizados incluyen todo tipo de experiencias para los turistas con el propsito de potencial a divisin en sus visitas. Por ejemplo: un grupode turista dispuesto a recorrer una de las islas de Canarias (Espaa) en vehculo todo terreno. Ocupaciones del Agente de Viajes El abanico de conocimiento y habilidades de un agente de viajes con xito es grande y sta creciendo constantemente. Una descripcin de su trabajo incluira los siguientes elementos:

Preparar itinerario previamente planeado individualmente, viajes individuales y viajes en grupo. Vender viajes organizados ya preparados. Nueve de cada diez agencias organizan viajes en grupo. Hacen las reservas necesarias en hoteles, moteles, alojamiento en zonas de veraneo, comidas, alquiler de coches, visitas tursticas, traslado de pasajero y equipajes de las terminales a los hoteles y entradas a espectculos especiales, como festivales de msica y teatro. Conocer y aconsejar sobre los muchos detalles implicados en los viajes actuales, tales como el seguro del equipaje y el de viajes, material de estudio de idiomas, cheques de viajes, cambio de moneda extranjera, documentos necesarios (visados y pasaporte) y requisitos mdicos (inmunizaciones y vacunas). Adoptar una forma de actuacin, profesional y experimentada, desde los horarios de conexiones entre trenes, precios de hoteles, su calidad, si poseen habitaciones con bao, si sus precios incluyen los impuestos y descuentos locales.

Hacer las reservas para actividades de inters especial, tales como peregrinaciones religiosas, convenciones y viajes de negocios, viajes gastronmicos y deportivos. Las convenciones y los viajes de negocios conforman la mitad del negocio de as agencias de viajes.

Organizacin de trabajo de Una Agencia de Viajes Para que est punto quede ms claro pondremos un ejemplo; Una agencia de viajes del sur de California se encuentra en una calle principal de una ciudad de 75 mil habitantes. El ochenta por ciento de las transacciones tiene relacin con viajes de placer y el veinte por ciento con viajes de negocios. Los empleados llegan al trabajo a las siete de la maana pero tienen instrucciones de no coger ninguna llamada telefnica hasta dos horas ms tarde porque necesitan organizar el trabajo del da y ponerse al corriente de las transacciones que se llevaron a cabo el da anterior. Varias son las funciones de los agentes de viajes: preparar itinerario, hacer reservas de alojamiento y sobre todo aconsejar al cliente (fotografainferior) que, en muchos casos, acude a la agencia sin haber decidido sobre un destino u otro. Organizadores de Viajes Terminologa bsica de las agencias de viajes Congreso del trfico areo Una seccin de la Asociacin de Transporte Areo comprometida con el establecimiento de unas bases y acuerdos laborales relacionados con las lneas areas domsticas y las relaciones econmicas entre ellas con las lneas areas internacionales y otros sectores de la industria de viajar, incluyendo lo agentes de viajes. Designacin de agencias Procedimiento mediante el cual los congresos aprueban a las agencias de viajes las concesiones de un grupo de empresas de transporte o de una compaa, hotel u otros mayoristas, para que los representen y vendan sus servicios. La oferta de las Agencias de Viajes Las agencias de viajes proporcionan:

Viajes de Vacaciones. Viajes domstico independiente. Viaje sencillo. Viaje Sentimental. Viaje de todo incluido. Viajeros de trnsito. Viajero solitario. Viaje de familiarizacin. Viajes de incentivo.

La oferta de viajes organizados suele ser muy variada y se anuncia en folletos publicitarios. En ellos se pueden encontrar desde visitas guiadas a ciudades hasta excursiones a lugares exticos. Junto a estas lneas, excursin turstica con trineos en Groenlandia. El vocabulario del agente de viajes est relacionado especialmente con tipos de viajes: Viajes organizados: Son aquellos que intentan ajustarse a los acondicionamientos de un grupo de viajeros en particular. Algunos viajes se dirigen a grupos con un determinado inters, como los gastrnomos, contables, estudiantes o amantes del arte. Estos viajes pueden llevar gua o no. Se anuncian en folletos que especifican el precio, las condiciones y las fechas en que se pueden realizar. Viajes con gua: Un director de viajes con experiencia viaja con el grupo. El gua del viaje cuida de todos los detalles bsicos (reservas de hoteles, traslados, visitas, maletas, aduanas, traduccin de otro idioma cuando sea necesario, etctera) y es responsable de mantener en conjunto el horario previsto del viaje. Por lo general, los viajes con guas son del tipo de viajes con "todo incluido". Viajes organizados sin gua: Estos viajes ms flexibles permiten que el viajero compre un viaje organizado con transporte, traslado, visitas, alojamiento en hotel y normalmente algunas comidas de acuerdo con las costumbres del pas, pero el grupo no viaja con un gua fijo. Se puede ir a las visitas programas o no. El precio fijado de antemano permite al viajero que haga el presupuesto de la mayor parte de los gastos con antelacin. La ventaja bsica de un viaje organizado es la comodidad. Tambin, debido a que esta organizado por un especialista que compra en grandes cantidades, lo suministradores (hoteles, empresas de visitas tursticas y otros) estn deseosos de agrandar al organizador del viaje sirviendo con el mximo de calidad de los clientes. Viajes en grupo: Se componen en 15 personas o ms viajando juntas, que son miembros de un club, organizacin de negocios u otro tipo de afiliacin, y que aun unido su poder adquisitivo para conseguir un ahorro, particularmente en cuanto al transporte se refiere. Se ofrecen viajes en grupo a casi todos los destinos del mundo. Como estn organizadas las agencias de viajes? Siendo la organizacin de cualquier empresa una parte de la administracin esta depende de las etapas como previsin y planeacin de la propia empresa que en el presente caso es una Agencia de Viajes. Podemos sugerir que una Agencia de Viajes de mediana magnitud y presupuesto que se trata de una S.A de C.V. se puede organizar de la siguiente forma: 1.- Dividir las actividades de la empresa en dos grupos las que son propias de la misma y que denominamos Gerencia de Operaciones y Las actividades Administrativas. 2.- De la primera algunas agencias dividen los departamentos en venta de boletos, grupos y reservaciones, que podemos simplificar en departamentos de venta y de servicios.

3.- La gerencia Administrativa es aplicable a cualquier empresa con cuatro grandes reas: Finanzas, Contabilidad Servicios generales y Personal. "Diagrama Organizacional de una Agencia de Viajes" El organigrama de una agencia de viajes es diferente dependiendo si es minorista, Mayorista, minorista-mayorista, receptivo, emisor, etc. El de una agencia mediana con pocas sucursales y emisora por ejemplo, se divide en: Presidencia Direccin general Direccin comercial Directores/jefes de oficina Jefes de distintos puestos, si los hay, como grupos, empresas, mostrador, etc.

La estructura administrativa de una Agencia de Viajes debidamente organizada contiene las gerencias y departamentos necesarios para lograr un adecuado funcionamiento. Para una mejor ilustracin a continuacin se presenta un organigrama:

Ahora describiremos cada departamento: 1) AREA FINANCIERA Se ocupa de la elaboracin de los presupuestos anuales de la empresa, instrumenta las formas de crdito necesarias, realiza la compra del material, controla los expedientes, control de billetaje y el departamento de personal (nomina, seguros, etc.) 2) AREA TECNICA O DEL PRODUCTO Es la que se encarga de la produccin, elaboracin y organizacin de los distintos paquetes tursticos. 2.1) DEPARTAMENTO DE OPERACIONES.- Se encarga de controlar la buena marcha del viaje durante el desarrollo del mismo. 2.2) DEPARTAMENTO DE RESERVA.- Se encarga de atender las reservas de los viajeros. 3.3) DEPARTAMENTO DE OPERACIONES.- Es el que se encarga de la fabricacin del viaje y de la elaboracin de los folletos informativos. 3) AREA COMERCIAL O DE MARKETING

Es la encargada de vender el producto a los consumidores potenciales (mediante la generacin de curiosidad y atencin en el cliente), tambin se responsabiliza del control de calidad de los productos comerciales (los cuales en turismo es de tipo expost, es decir se lleva a cabo despus que el viaje se haya realizado). 4) AREA DE VENTAS Es la que se encarga de la atencin directa al cliente, una vez que este ya ha sido captado, para esta funcin es de primordial importancia el desarrollo de un buen programa de atencin al cliente. 5) AREA DE CONTABILIDAD Es aquel que lleva el control de los ingresos de caja y del libro mayor de la agencia de viajes, ha de preparar los informes semanales de ventas y coordinar los depsitos que se hacen en los bancos. 6) DIRECTORIO Son los trabajos de direccin y funciones de la organizacin, planificacin, ejecucin y control de carcter central o zonal de la empresa, debe encargarse de: Dirigir de forma correcta a el resto del personal. Planificar con ayuda del departamento correspondencia, los objetivos de la empresa . Controlar los resultados obtenidos. Coordinar y colaborar con el rea financiera Supervisar el diseo y la confeccin de los distintos viajes y paquetes. Seleccionar negociar y contratar los servicios de los proveedores. SEGMENTOS.- Tipos de turismo a ofrecer: Turismo cultural.- Tiene el objeto el conocimiento de monumentos y sitios Histricos Artstico. Turismo de aventura.- Ocasin idnea para escapar de la rutina y realizar aquellas actividades como son muchas las actividades que podemos desarrollar dentro del turismo activo como: senderismo, cicloturismo, montaismo, rutas a caballo, navegacin fluvial (canotaje), trekking, escalada, descenso de caones. Turismo ecolgico y rural.- Aquella modalidad turstica ambientalmente responsable consistente en viajar o visitar reas naturales (paisaje, flora, faunasilvestre). Breve descripcin de puestos. Junta General de Accionistas: Revisar peridicamente la gestin administrativa y financiera de la empresa.

1. Presidente 2. Gerente General 3. Gerencia Administrativa

4. Gerencia Financiera 5. Gcia. Mercadeo y Vtas. 6. Contabilidad 7. Control de Boletos 8. Depto. Ventas 9. Boletos Areos 10. Paquetes Tursticos 11. Depto. Serv. Admtivo. 12. Depto. Personal 13. Auditoria Interna 14. Crditos y Cobros Junta General de 15. Accionistas 16. Auditoria Externa

Presidente: Coordinar todas las actividades relacionadas con la operatividad de la empresa en colaboracin con el gerente general y gerentes de rea. Auditora Interna: Verificar la efectividad del control interno de la empresa y que todas las operaciones se hayan registrado de acuerdo a las polticas y principios de contabilidad generalmente aceptados. Gerencia General: Establecer metas y objetivos en coordinacin con las unidades gerenciales a su cargo, esta gerencia se encargar de emitir un informe a la Presidencia de la Sociedad, y con base a las metas y objetivos establecidos evaluar el desempeo de las gerencias que estn bajo su responsabilidad. Gerencia Administrativa: Es la encargada de velar por el desarrollo de las actividades administrativas y adems de informar a la gerencia general, aquellos aspectos que tengan que ver con recursos humanos y servicios generales. Gerencia Financiera: Dar lineamentos a los departamentos a su cargo para que lo provean de informacin financiera, que le permita realizar el anlisis de la situacin financiera y econmica de la empresa, proponiendo medidas correctivas segn sean las circunstancias. Gerencia de Mercadeo y Ventas: Proveer a la gerencia general de la informacin que sta le solicite, relacionada con su rea. Informar a la gerencia general sobre el funcionamiento del departamento de ventas y discutir

con la misma sobre nuevas polticas de ventas, lneas de productos, servicios y mercado potencial. Principales operaciones de las Agencias de Viajes. Venta de boletos areos. Las agencias de viajes acreditadas por la Asociacin de Transporte Areo Internacional reconocida como IATA por sus siglas en ingls, Internacional Air Transport Association, venden los boletos por cuenta de las lneas areas, obteniendo una comisin que constituye el principal ingreso para stas, el porcentaje oscila entre el 1% y el 9%, establecido en acuerdos internacionales de las lneas areas sobre la venta de boletos. Estas comisiones son descontadas de los pagos quincenales que realiza a travs del BSP (Plan de facturacin y pago). El Plan de Facturacin y pago Billig and Settlement Plan (BSP), es un sistema en el cual las agencias de viajes cancelan el valor de sus ventas a IATA, para liquidar a cada lnea area. Adems, toda la documentacin sobre boletos y reportes es manejada directamente a travs de esta asociacin. Las agencias de viajes no acreditadas por IATA, se convierten en intermediarios entre otra agencia de viajes y el viajero, de dicha venta obtiene una comisin pactada entre ambas.

Venta de paquetes tursticos. Las agencias de viajes conforman y promueven lo que se llama paquetes que son servicios tursticos integrados de transporte, hotel, visitas y traslados que, al obtener descuentos especiales con los prestadores de servicios, les permiten ofrecer viajes que resultan muy atractivos a sus clientes Es fcil conformar un paquete, ya que las agencias constantemente reciben ofertas de cadenas de hoteles y de compaas mayoristas que, en diferentes partes del mundo, ofrecen servicios integrados de hotel, visitas y traslados, aunado de una gran cantidad de congresos y ferias tursticas, donde convergen las agencias de viajes para recibir y ofrecer sus promociones. Por todas las reservaciones que efectan dichas agencias a los hoteles, compaas navieras o trenes, se hacen acreedoras a una comisin pactada entre las agencias de viajes y las empresas que proporcionan el servicio.

Un ejemplo de una Gran Agencia Internacional

La American Express es una agencia de viajes mundial. Naci de la vieja empresa Wells Fargo de viajes rpido, famosa en el Lejano Oeste. En 1968, Amexco se haba diversificado par convertirse en una combinacin de viajes y finanzas. Casi la mitad de sus ganancias proviene de los seguros de robos, vida y propiedades. Tambin posee una de las mayores agencias de cambio y bolsa: Shearson Lehman/American Express. Esta empresa es una de las agencias ms importante de las transacciones monetarias internacionales, comprando y vendiendo cada da laborable millones en diversa para compaa y cliente individuales. American Express pude definirse como un banco orientado hacia los viajes, Otro ejemplo de una gran empresa Nacional con posibilidades de proyeccin internacional es "MUNDO JOVEN TRAVEL SHOP" Mundo Joven es la Agencia de Viajes especializada en viajeros que buscan tener una experiencia diferente. Actualmente contamos con 23 sucursales, un Call Center y atencin a travs de nuestro portal www.mundojoven.com. Con ms de 12 aos de experiencia, ofrecemos a viajeros de espritu joven de todas las edades, asesora profesional y las mejores tarifas en los principales productos para viajar a cualquier parte del Mundo. Somos representantes oficiales en Mxico de las organizaciones y proveedores ms importantes del mundo en productos de viaje, como: - WYSETC (World Youth Student Educational Travel Confederation) - ISIC (International Student Identity Card) - IATA (International Air Transportation Asociation) - IYHF (International Youth Hostel Federation) -Top Deck (Tours para jvenes de 18 a 35 aos) - Rail Europe (Pases de tren en Europa)

Ahora penetraremos en el estudio de la administracin de una Agencia de Viajes Todas las empresas tursticas ofrecen diferentes tipos de productos. Los que tienen xito agregan un ingrediente adicional, el buen servicio. Este es el nico producto que no puede

comprarse. El equipo para un paracaidista, la comida gourmet de un hotel o restaurante, el automvil del rentcar que se alquila, el paquete personalizado que una agencia de viajes ofrece, etc, varia de una empresa a otra y en muchos casos sern muy parecidos, pero el servicio depender totalmente de su personal. La conducta humana en una sociedad libre no puede uniformarse; slo puede ser guiada en un procesoque requiere de supervisin, atencin y entrenamiento constante. La Administracin Para que sirve La Administracin? Parte de la globalizacin es el dominio del conocimiento. Qu hace que algunas organizaciones estn mejor preparadas que otras para responder, rpida efectivamente a los estmulos del ambiente? Una respuesta comn es que la organizacin debe contar con una estructura integrada, que trabaja como un todo. Pero adems, y no menos importante, es que la empresa cuente con un sistema que maneje el conocimiento, que le permita reutilizarlo y renovarlo constantemente. Las nuevas tendencias dan relevancia al conocimiento que poseen las personas en las organizaciones, como la clave del xito. El surgimiento de la administracin como institucin esencial distinta y rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay una institucin bsica nueva o algn nuevo grupo dirigente, han surgido tan rpido como la administracin desde principios de siglo. La administracin es el rgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo econmico que refleja el espritu esencial de la era moderna. Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y logrado todo tipo de hazaas desde hace miles de ao. Sin embargo, lateora de la administracin se suele considerar un fenmeno relativamente reciente que surge con la industrializacin de Europa y Estados Unidos en el siglo XXI.Una organizacin es una unidad social o agrupacin de personas constituidas esencialmente para alcanzar objetivos especficos lo que significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeacin y se elabora para conseguir determinados objetivos.La administracin posee caractersticas como universalidad, especificidad unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre otras que sern ampliadas en este contenido; Adems poseen elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinacin de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas.El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificacin, organizacin, direccin y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.La administracin de empresas posee cincovariables principales que constituyen su estudio las cuales son: tarea, personas, tecnologa, ambiente y estructura. Administracin La administracin se define como el proceso de disear y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industriasmanufactureras y a las de servicio. En fin la administracin consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.

GerenteUn Gerente es una persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados.

Los Gerentes actan mediante relaciones que son vas de dos sentidos; una de las partes esta sujeta a la otra. Los gerentes actan mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran a otras personas, para bien o para mal.

AdministradoresSon individuos en una organizacin que dirigen las actividades de otros. Estos tambin podrn tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir en dos grupos:

Los operativos son personas que trabajan directamente en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros empleados. Los administradores dirigen las actividades de otras gentes.

Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, tcnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa til y efectiva.Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo. Los administradores se clasifican en:

Los administradores de primera lnea por lo general lo llamamos supervisores. Los de mandos medios pueden ostentar ttulos como de jefe de departamentos o de oficina, lder del proyecto, jefe de unidad, gerente de distrito, decano, obispo o gerente divisional.

Los administradores por lo comn ostentan ttulos de vicepresidente, presidente, canciller, director administrativo, director general etc. La administracin es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las personas que afectan. El xito que puede tener una organizacin al alcanzar sus objetivos, y tambin al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo es probable que la organizacin alcance sus metas, ya que sobre ellos cae la responsabilidad de administrar todos los recursos con los cuales cuenta la empresa. El proceso de administracin se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una funcin individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Desde finales del siglo XIX se ha definido la administracin en trminos de cuatro funciones especficas de los gerentes: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en trminos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y

controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleode todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar metas establecidas por la organizacin. PlanificacinEs esencial para que las organizaciones logren ptimos niveles de rendimiento, estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio. La planificacin incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organizacin. Despus, determinar las polticas, proyectos, programas, procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin futuros. Importancia de la planificacin En las organizacin, la planificacin es el proceso de estableces metas y elegir los medio para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizs incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los dems le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvan del camino. El control se convierte en un ejercicio ftil. Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organizacin. La planificacin es fundamental, ya que esta: 1.- Permite que la empresa este orientada al futuro 2.- Facilita la coordinacin de decisiones 3.- Resalta los objetivos organizacionales 4.- Se determina anticipadamente qu recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente. 5.- Permite disear mtodos y procedimientos de operacin. 6.- Evita operaciones intiles y se logran mejores sistemas de trabajo 7.- La planeacin es la etapa bsica del proceso administrativo: precede a la organizacin, direccin y control, y es su fundamento. 8.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. 9.- Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa. Propsito de la planificacin La planeacin reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estndares para facilitar el control. La planeacin establece un esfuerzo coordinado. Da direccin tanto a los administradores como a lo que no lo son. Cuando todo los interesados saben a donde va la organizacin y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeacin puede dar lugar a un zigzagueo y as evitar que una organizacin se mueva con eficiencia hacia sus objetivos. La planeacin reduce la incertidumbre. Tambin aclara la consecuencia de las acciones que podran tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeacin tambin reduce la superposicin y desperdicios de actividades. La coordinacin antes del hecho probablemente

descubra desperdicios y redundancia. Adems cuando los medios y los fines estn claros, la ineficiencias son obvias. En resumen los propsitos son: 1. 2. 3. Disminuir el riesgo del fracaso Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.

4. Asegurar el xito en el futuro Principios de la planeacin Precisin:"Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas". Flexibilidad:Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a razn en la parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado despus de la revisin. Unidad de direccin: Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno slo para cada funcin, y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. ConsistenciaTodo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. RentabilidadTodo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos. ParticipacinTodo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento Pasos en la planeacin Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de planeacin.

Deteccin de las oportunidades aunque precede la planeacin real y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeacin, la deteccin de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organizacin, es el verdadero punto de partida de la planeacin. Prelimita las posibles oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber donde se encuentra los puntos dbiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver y porque, as como saber lo que se esperar ganar. La plantacin requiere de un diagnostico realista de la determinacin de oportunidades. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeacin consiste en establecer objetivos para toda la empresa y despus para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y sealan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habr de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, polticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

Desarrollo de premisas. El tercer paso lgico de la planeacin es establecer, difundir obtener consenso para utilizar premisas criticas de la planeacin tales como pronsticos, las polticas bsicas y los planes ya existente en la compaa. Estn son suposicin sobre el ambiente en el que plan a de ejecutarse. Determinacin de curso alternativo de accin. Consiste en buscar cursos alternativos de accin, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor. Evaluacin de cursos alternativos de accin. Despus de buscar los cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y dbiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas. Quizs un curso parezca ser el mas lucrativo, pero puede ser que requiera un gran desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperacin; otro puede parecer menos rentable pero quizs representa un riesgo menor; otro quizs se adapte a los objetivos de largo plazo de la compaa. Seleccin de un curso de accin. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un anlisis yevaluacin de cursos alternativos revelara que dos o ms de ellos son aconsejable y quizs el administrador decida seguir varios cursos en lugar del mejor. Formulacin de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisin, la planeacin esta completa por lo cual se aconseja un sptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan bsico. Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto. Se debe presentar una expresin numrica convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar estndares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeacin.

El gerente general en la administracin de servicios tursticos y agencias de viajes

Para promover una empresa turstica es imprescindible el objetivo ya que es la meta o cualquier cosa especifica que se desea alcanzar. El objetivo de una compaa turstica es la misin para alcanzar la meta de ella. El objetivo es importante para una empresa por que es un fin o un estado de los negocios que una organizacin procura alcanzar, y para cumplir su propsito lucrativo el cual se consigue mediante el uso eficiente de recursos. La administracin de una empresa turstica es muchas veces una operacin de tiempo completo, 24 horas al da durante 7 das a la semana, los 365 das del ao. Una empresa turstica nunca cierra sus puertas, es decir, no tiene tiempo libre ni vacaciones. Algn representante de la direccin y ciertos miembros del personal de operacin deben estar en funciones cada hora y cada da del ao. El gerente general es responsable de definir e interpretar las polticas establecidas por la direccin. Adems, el gerente con xito debe aplicarlas y mejorarlas, y ocasionalmente verse obligado a omitirlas por completo. El correcto desempeo de estas obligaciones requiere de un conocimiento funcional de todas las fases de la operacin de la empresa donde labora. Nadie puede dar o explicar una orden correctamente sin tener alguna idea de lo que se trata. La forma, mas rpida y fcil de que un gerente pierda el respeto de sus empleados es dando

instrucciones sin comprender sus implicaciones o la cantidad de tiempo necesario para realizarlas. De hecho, es imposible supervisar a alguien en forma correcta e inteligente sin tener por lo menos una idea general de los deberes y responsabilidad de esa persona en el campo en el que se desenvuelve. Aqu entra una parte muy importante de la administracin, la cual es la buena comunicacin que debe de existir entre el gerente y sus subordinados, tema que tratare mas adelante. El administrador y la tica En una empresa u organizacin turstica ser un administrador efectivo es una labor muy demandante, pero en la actualidad, enfrentan desafos muy particulares. La cada vez ms alarmante contaminacin industrial y competencia entre una y otra empresa nos recuerda que al destinar recursos los administradores inevitablemente incurren en ventajas y desventajas, sin importar lo que hagan o dejen de hacer. El estudio de quin resulta, y quin debe resultar beneficiado o perjudicado por una accin en particular se denomina tica, la cual estudia tambin quien goza de derechos de cualquier ndole, y quin goza de ellos. En un plano superficial, es relativamente fcil juzgar si una prctica empresarial es correcta e incorrecta en trminos de tica. Lo complejo, en particular cuando las normas convencionales no son aplicadas, consiste en comprender los conceptos y las tcnicas de la toma de decisiones ticas para poder establecer juicios de orden moral ms adecuados. Desde el punto de vista meramente filosfico, la tica es la ciencia que estudia las actuaciones humanas en cuanto se relacionan con los fines que determinan su rectitud. En general toda tica pretende determinar una conducta ideal del hombre. Desde la perspectiva de la tica especial o deontologa que trata de los deberes que se imponen al hombre segn los distintos aspectos o campos en que se desarrolla su vida, es donde podemos ubicar su importancia en el desarrollo del ejercicio profesional de la administracin de personal. As las cosas, las normas ticas y morales sobrepasan las prohibiciones de la ley y el lenguaje de "no debes", e incluyen las cuestiones del deber y ellenguaje de "se debe y no se debe hacer". La tica se refiere al deber humano y a los principios en los que se apoyan estas obligaciones. Todas las empresas tursticas tienen una obligacin tica, para con la competencia, comunidad, estado y por supuesto para con el cliente. Pero, no solo en trminos de normas y deberes como reglas, sino en trminos de valores: la libertad, la igualdad, la solidaridad, el respeto activo y el dilogo. Laadministracin de personal turstico, debe propender por la generacin de tres elementos ticos fundamentales que permitan el desarrollo de los valores: la tica de la responsabilidad, la tica hacia el inters de todos, y la tica de la organizacin. Es decir, la administracin de personal, debe propender hacia la consolidacin de una empresa tica basada en stos elementos: una cultura corporativa slida (valores construidos colectivamente), el talento humano como capital principal de la empresa, la calidad como aspiracin fundamental, la combinacin de la bsqueda de bienes tangibles (materiales) e intangibles (armona, cooperacin, ausencia de conflictos, cordialidad) preocupacin por los clientes, trabajadores, y los competidores, en el marco de sus actuaciones, asumir la responsabilidad social por las acciones de la empresa, ejercer una direccin basada en los valores, y predominio de un contrato moral de la empresa con sus integrantes, ms all del contrato legal.

La comunicacin en la agencia de viajes

La comunicacin es un proceso por el que los individuos interaccionan entre si, mediante smbolos que representan informacin, ideas, actitudes yemociones, con el fin de influirse mutuamente. Hoy est tericamente asumido que la comunicacin es una actividad consustancial a la vida de la organizacin. Pero la comunicacin no hay que entenderla nicamente como el soporte que sustenta las distintas actividades de la organizacin; la comunicacin es un recurso, un activo que hay que gestionar. La necesidad de comunicacin en una organizacin se ve reforzada cuando observamos las mltiples ventajas que se derivan de ella, tanto para la organizacin como para las personas, es por esto que un gerente o administrador de una empresa turstica debe estar abierto al dialogo y fomentar una buena comunicacin, por estas razones:

Los procesos de comunicacin, desde una perspectiva sistmica, permiten a la organizacin mantener la coordinacin entre sus distintas partes y alcanzar as su caracterstica esencial. La accin coordinada y el trabajo en equipo, frente al trabajo en solitario sin interaccin cooperativa y coordinada, contribuirn a lograr los objetivos estratgicos. Esto adaptado a la actividad turstica genera buena imagen de la empresa frente a sus clientes, por lo cual, beneficia y enriquece el servicio o servicios ofrecidos. La comunicacin es, adems, un instrumento de cambio. El pensamiento estratgico lleva implcito un mensaje de cambio: la necesidad de adaptacin al entorno cambiante en el que vive la organizacin. En este contexto, la comunicacin interna permite la introduccin, difusin, aceptacin e interiorizacin de los nuevos valores y pautas de gestin que acompaan el desarrollo organizacional. Permitiendo as a la empresa estar siempre abierta a cambios que el entorno nos impone y que clientes buscan para su mayor satisfaccin y beneficio. Por otro lado, uno de los objetivos que toda organizacin persigue es que sus trabajadores estn motivados, identificados con los objetivos organizacionales. Los trabajadores a su vez necesitan estar informados para sentirse parte activa de la organizacin y que la participacin reciba el adecuado reconocimiento. De este modo, la comunicacin al incrementar la posibilidad de participacin, favorecer las iniciativas y movilizar lacreatividad, se convierte en un factor de integracin, motivacin y desarrollo personal.

La comunicacin se dibuja como un recurso de vital importancia para el funcionamiento de una organizacin o empresa turstica. Sin embargo en la realidad empresarial se le ha concedido una atencin muchas veces insuficiente y se ha entendido de modo distinto el concepto de comunicacin, el proceso y los contenidos de lo que se debe comunicar. La gestin de este recurso debe tener como objetivo bsico, cubrir las necesidades de comunicacin de los distintos actores de la organizacin y de su entorno ms inmediato. El xito exige, como punto de partida, lograr un cambio de valores y de cultura organizativa que predisponga a comunicarse. Administracin Financiera de una agencia de viajes: Proceso operativo de venta en una agencia de viajes.

A continuacin se muestra grficamente el proceso operativo de la venta de boletos areos en una agencia de viajes. La activa participacin de todos los niveles administrativos de la empresa en la formulacin de las metas tiene un efecto positivo debido a que de alguna manera se podrn disear planes efectivos para sus departamentos, lo cual les permitir tomar mejores decisiones en funcin de los objetivos generales de la empresa. La planeacin y el control financiero son dos elementos que no pueden analizarse aisladamente, ya que en la planeacin se establecen las metas de la organizacin y el control financiero evala el cumplimiento de las mismas. A travs del proceso de planeacin y control financiero la administracin trata de evitar las desviaciones respecto a la planificacin y mejorar la rentabilidad de las distintas reas, para beneficiar a toda la compaa. Sin duda una gran parte de los fracasos se evitara mediante un adecuado control de las finanzas Tcnicas del control financiero. Control de presupuestos. Los presupuestos son una herramienta muy importante dentro del control financiero, debido a que desempean la funcin de obligar a los administradores a poner por escrito sus ideas permitiendo un mejor orden dentro de una institucin. Definicin. Es la estimacin programada, de manera sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un perodo determinado. Los presupuestos permiten a los administradores evaluar el costo actual por actividad, as como considerar alternativas en caso que ella resulte muy costosa. Los administradores podrn evitar un posible dficit en los recursos disponibles para actividades especficas, si cuentan con un presupuesto realista y actualizado, que se compare peridicamente con los gastos realizados. A continuacin se muestra figura que resume los presupuestos ms utilizados: Esquema bsico de la clasificacin de los presupuestos. Presupuesto operativo Presupuesto financiero Fuente: Elaborado por los autores de este documento con base al libro texto de Burbano Ruiz, Jorge, Ortiz Gmez Alberto, Presupuestos un enfoque moderno de planeacin y control de recursos. Tambin se denomina presupuesto de caja o de Efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios o con salida de fondos lquidos ocasionados por la congelacin de deudas,amortizacin de crditos, impuestos y dividendos. Presupuesto de erogaciones capitalizables. Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Sirve para evaluar alternativas de inversin posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo. Es El documento que muestra la situacin econmica de una empresa a una fecha futura. Por medio de ste, la empresa puede proyectar el crecimiento de sus principales rubros (ingresos y egresos), en busca del logro de sus objetivos.

Es el documento que muestra la situacin financiera de una empresa a una fecha futura. Por medio de ste, la empresa puede proyectar el crecimiento de sus principales rubros (activos, pasivos y capital), de acuerdo a sus espectativas. Este documento suministra a los usuarios de los estados financieros las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo a una fecha futura, as como las necesidades de liquidez que tendr. Estados de resultados proyectado Balance general proyectado. El presupuesto de ventas define el nivel y la mezcla de las ofertas proyectadas de productos y servicios, esta informacin deber ser desarrollada de manera coherente con el plan estratgico global de la organizacin. Su objetivo es asegurar que se programen las cantidades adecuadas de dinero que se gastarn en las funciones apropiadas, en el momento y lugar mas efectivo. Presupuesto de ventas. Presupuesto de gastos de operacin. Estados financieros proyectados Presupuesto de tesorera. Estado de flujos de efectivo proyectado. PRESUPUESTOS Razones financieras. Definicin. Evala el rendimiento de la empresa mediante mtodos de clculo e interpretacin de sus resultados. La informacin bsica para el anlisis de razones se obtiene del estado de resultados y del balance general de la empresa. El anlisis de razones no es slo la aplicacin de una frmula a la informacin financiera para calcular una razn determinada; es ms importante la interpretacin del valor de la razn. Existen tres tipos de anlisis que son: Anlisis de corte transversal. Establece una comparacin de las razones financieras de diferentes empresas al mismo tiempo. Se aplica cuando la empresa le interesa el rendimiento respecto a empresas de su mismo tipo. Anlisis de series de tiempo. Evaluacin del rendimiento financiero de la empresa a travs del tiempo, mediante el anlisis de razones financieras. Se basa en comparar el rendimiento actual con el pasado, permite conocer si la empresa progresa segn lo planeado. Las tendencias de crecimiento se observan al comparar varios aos y conocerlas ayuda a la empresa a prever las operaciones futuras. Anlisis combinado. Un anlisis combinado permite evaluar la tendencia del comportamiento de una razn en relacin con la tendencia de empresas de su mismo tipo en periodos iguales. 2 Tipos de razones financieras.

Para una mejor comprensin a continuacin se presenta un cuadro resumen de las principales razones financieras. Frmula para calcular el capital de trabajo neto.