ntocmirea unei scrisori oficiale

Obiective: Resurse: Durata: Proiectarea i realizarea unei scrisori oficiale (invitaie la un simpozion organizat de o instituie) PC, Microsoft Word 2007, fiierul surs scrisoare_oficiala.docx (situat n directorul ftp://info2/birotica) 60 minute

Enunul temei Creai o scrisoare oficial tip invitaie pentru participarea la un simpozion organizat n cadrul unei instituii. Pentru aceasta, se va ine cont de elementele principale ale unei scrisori oficiale: Adresare oficial (ex. Stimate/Stimat Domnule/Doamn etc.); Scopul acestei scrisori; ncheiere politicoas a scrisorii (ex. Cu respect, Cu stim etc.); Precizarea datelor de identificare a instituiei expeditoare. Modelul fiierului la care trebuie s se ajung este prezentat n figura 1.

Figura 1 Caracteristicile generale ale documentului sunt:

format hrtie A4 margini: Sus-30,0 mm; Jos-30,0 mm; Stnga-25,0 mm; Dreapta-25,0 mm.

ntocmirea unei scrisori oficiale

Mod de lucru 1. Deschiderea fiierului surs de tip document ce conine textul scrisorii oficiale (scrisoare_oficiala.docx). 2. Setarea caracteristicilor paginii conform cerinelor. Pentru aceasta, se activeaz grupul Iniializare pagin din cadrul filei Aspect pagin, prin apsarea sgeii din colul dreapta jos (denumit Lansator de caset de dialog) ce va avea ca efect afiarea casetei de dialog corespunztoare i se precizeaz valorile caracteristicilor paginii (margini, orientare, dimensiune etc.). O alt modalitate rapid de stabilire a proprietilor paginii este urmtoarea: din fila Aspect pagin se alege comanda Margini Margini particularizate, seciunea Margini, pentru setarea dimensiunilor marginilor (Sus, Jos, Stnga, Dreapta); din aceeai fil Aspect pagin se alege comanda corespunztoare stabilirii orientrii paginii, Orientare (Tip Portret), aplicnd aceste setri pentru ntreg documentul i respectiv comanda Dimensiune optnd pentru dimensiunea hrtiei (A4) (vezi figura 2).

Figura 2 3. Formatarea la nivel de paragraf. Pentru stabilirea spaiilor dintre rnduri se va selecta comanda Indentri i spaiere din grupul Paragraf al filei Pornire (Pornire Paragraf Indentri i spaiere), iar din lista de opiuni a casetei Spaiere Interlinie se alege La 1,5 rnduri; de asemenea se va seta i tipul de aliniere (stnga-dreapta), modalitatea de indentare (la stnga, 15 mm), 18

Prezentare interfa Word 2007

spaiere nainte la 12 pct i indentare special (Prima linie) cu 10 mm, pentru textul scrisorii (vezi figura 3).

Figura 3 4. Formatarea la nivel de caracter. Pentru stabilirea proprietilor caracterelor, din grupul Font corespunztor filei Pornire (Pornire Font) se va alege fontul caracterelor (zona Font: Arial), stilul de scriere (zona Stil font: Obinuit), i dimensiunea caracterelor (zona Dimensiune: 13 pct) se face precizarea c pentru Dimensiune se pot folosi i alte valori dect cele din list, prin specificarea lor n acest cmp; aceste setri se aplic ntregului text, iar elementele importante din textul scrisorii oficiale se vor evidenia prin schimbarea culorii caracterelor din acelai grup Font al filei Pornire, comanda Culoare font (vezi figura 4). Formula de adresare i formula de ncheiere vor fi evideniate prin caractere aldine (CTRL+B sau din fila Pornire Font n zona Stil font se alege varianta Aldin).

19

ntocmirea unei scrisori oficiale

Figura 4 5. Pentru stabilirea antetului i a subsolului se va activa grupul Antet i subsol din fila Inserare (Inserare Antet i subsol), iar apoi comanda Antet Editare antet, respectiv Subsol Editare subsol (vezi figura 5a, 5b). n dreptunghiul rezultat se va introduce denumirea instituiei i adresa (Font: Monotype Corsiva, Stil font: Obinuit, Dimensiune: 12 pct) (figura 6) n zona antet, iar n zona subsol se va insera numrul paginii i un motto (Font: Monotype Corsiva, Stil font: Obinuit, Dimensiune: 12 pct, fiind evideniate prin ngroare primele caractere ce desemneaz sigla societii S, R, I) (vezi figura 7).

20

Prezentare interfa Word 2007

5a Figura 5

5b

Figura 6

Figura 7 6. Se va utiliza facilitatea Corectare ortografic i gramatical pentru corectarea eventualelor erori sintactice, dup ce s-a ales n prealabil ca limb de lucru limba romn (Revizuire Verificare Setare limb) (figura 8). Astfel, din fila Revizuire se activeaz grupul 21

ntocmirea unei scrisori oficiale

Verificare i se alege comanda Ortografie i gramatic, fapt ce va determina sublinierea cuvintelor ce conin greeli i posibilitatea corectrii acestora nainte ca scrisoarea s fie expediat (figura 9);

Figura 8

Figura 9 7. Introducerea formulelor de adresare i ncheiere utiliznd intrri de tip Autotext. Inserarea unei intrri autotext definit de utilizator se poate face prin utilizarea grupului Text Pri rapide, din fila Inserare, selectnd autotextul dorit (Dragi colegi). Inserarea propriu-zis n document (la poziia curent a cursorului) se face executnd click pe autotextul selectat (vezi figura 10).

22

Prezentare interfa Word 2007

Figura 10 8. Documentul

nume_student_scrisoare.docx.

rezultat

va

fi

salvat

cu

numele

Tem: Creai diferite intrri de tip autotext (imagini, tabele, casete de text). nainte de efectuarea pailor corespunztori definirii unui obiect de tip autotext, se realizeaz o particularizare a barei de instrumente Acces rapid cu butonul corespunztor Creare AutoText, astfel: Butonul Microsoft Office Opiuni word Particularizare Toate comenzile Creare Autotext. Efectul este apariia unui buton verde pe bara de instrumente Acces rapid, ce se va activa dup selectarea acelui element ce va deveni intrare de tip autotext. Etapele ce trebuie urmate n continuare pentru crearea unei intrri de tip autotext sunt urmtoarele: 1. Se definete obiectul care va deveni autotext (o imagine, un tabel, un text); 2. Se selecteaz acest obiect; 3. Se apas butonul Creare Autotext aflat pe bara de instrumente Acces rapid; 4. n caseta Creare bloc component nou se tasteaz un nume pentru intrarea de tip autotext (un nume scurt, dar sugestiv, ex. coleg).

Figura 11

23

ntocmirea unei scrisori oficiale

Pentru inserare fie se folosete calea Inserare Text Pri rapide, cu selectarea intrrii autotext din list, fie pur i simplu se tasteaz numele autotextului dup care se apas tasta F3 (ex. coleg+F3 - nu se las spaiu dup ultimul caracter al numelui autotextului). Tem: Testai facilitatea de tip AutoCorecie avnd ca exemplu cuvntul simpozion. Adugarea unei intrri la dicionarul de AutoCorecii (care cuprinde i un numr de intrri predefinite), se face astfel: 1. Se urmeaz calea Butonul Microsoft Office Opiuni word Verificare Opiuni AutoCorecie; 2. n caseta de dialog AutoCorecie, seciunea AutoCorecie, n cmpul nlocuire se scrie forma greit a unui cuvnt; 3. n cmpul Cu, se scrie forma corect a cuvntului. 4. Se apas butonul Adugare.

Figura 12 Ori de cte ori se va folosi forma greit (definit n dicionar), aceasta va fi automat nlocuit cu forma corect definit n dicionar. Tot cu ajutorul casetei de dialog AutoCorecie, mai pot fi stabilite o serie de opiuni de corectare automat, pentru anumite categorii de greeli de ortografiere. De asemenea, facilitatea de tip AutoCorecie ofer posibilitatea nlocuirii de cuvinte cu aceleai cuvinte, dar diferit formatate. Se va proceda astfel: 1. Se scrie n document (oriunde) textul formatat (ex. UPG Ploieti); 2. Se selecteaz textul respectiv; 3. Se deschide caseta de dialog AutoCorecie; 4. Automat n cmpul Cu, va scrie acel cuvnt formatat. Dac scrierea este obinuit, se va activa butonul radio Text cu formatare, caz n 24

Prezentare interfa Word 2007

care i n coloana dicionarului textul va fi scris cu aceleai caracteristici de formatare ca cele ale seleciei; 5. n cmpul nlocuire, se scrie textul neformatat (fr caractere aldine); 6. Se apas butonul Adugare.

Figura 13

Atenie ! Se va realiza o scrisoare oficial bancar prin care se va comunica unui client al bncii valoarea curent a depozitelor sale n lei i valut, precum i situaia aciunilor sale.
Pentru aceasta, se va crea un fiier nou, de tip ablon, acionnd Butonul Microsoft Office Nou, alegndu-se opiunea abloane Scrisori Scrisori explicative, optnd pentru Scrisoare de prezentare cu coninut, apoi, acionnd butonul Descrcare, se va trece la personalizarea scrisorii. Salvarea documentului se va face cu numele scrisoare_bancar.dotx.

25