XXIII Encontro Nac. de Eng.

de Produo - Ouro Preto, MG, Brasil, 21 a 24 de out de 2003

Uma proposta de soluo para EDI (Eletronic Data Interchange), utilizando Software Livre para pequenas empresas.
Marco Aurlio Claudiano da Silva (UNIMEP) m-aurelio@onda.com.br Nivaldo Lemos Coppini, Dr. (UNIMEP) ncoppini@unimep.br

Resumo O objetivo principal deste trabalho mostrar uma proposta vivel para implantao de uma soluo de EDI(Eletronic Data Interchange ou, Troca Eletrnica de Dados) utilizando Softwares Livres, tecnologia que permite que um software seja instalado em vrios computadores livres de licenas. Esta tecnologia permite que as pequenas empresas possam tirar proveito da agilidade de utilizar um EDI para otimizar o seu processo produtivo e aumentar a sua competitividade, melhorando com isso o seu desempenho de entregas. Como invivel a pequenas empresas o investimento de um grande volume financeiro em Sistemas de Informao (SI) de ltima gerao, o desenvolvimento de uma ferramenta, que independente do SI utilizado, permita a implantao deste recurso com um custo relativamente baixo, ir proporcionar a elas uma possibilidade antes s acessvel a grandes empresas. Um estudo mais aprofundado desta tecnologia e questes de segurana no sistema ser desenvolvido em trabalhos futuros. Palavras chave: EDI, Software Livre, Pequenas Empresas. 1. Introduo Segundo OBrein (2001), a Internet tem provocado uma grande mudana no mundo da Tecnologia da Informao na qual todos concordam, pois o seu impacto nos negcios, sociedade e sobre as prprias empresas, vem mudando o modo como as mesmas so operadas e como a prpria rea tecnolgica est apoiando as operaes empresariais. Esta exploso da Internet vem revolucionando a maneira como as empresas desenvolvem suas atividades, que at um tempo atrs, ficavam restritas apenas no seu mbito interno atravs de Sistemas de Gesto de Informaes tradicionais, como os famosos ERP (Enterprise Resource Planning ou, Plano de Recursos para a Empresa). Dentro deste tipo de soluo, encontramos softwares nacionais como o Magnus da empresa Datasul e o Microsiga Advanced da empresa Microsiga. Existem tambm softwares estrangeiros, adaptados para a realidade fiscal e gerencial brasileira, das empresas SAP, Baan, Oracle Applications, entre outros menos conhecidos. Um conceito que com a Internet cresceu muito foi o de EDI (Eletronic Data Interchange ou, Troca Eletrnica de Dados). Segundo Nakamura (2001), esta troca pode ocorrer de diversas maneiras, atravs de conexes de modem diretamente ou utilizando e-mails. Ele tambm resolve um problema de falta de padronizao para entrada e sada de dados devido aos diferentes programas utilizados pelas empresas, cada um com seu formato e dificultando um nvel de integrao e relacionamento das informaes. Segundo Martins e Alt (2000), essa forma de comunicao e transao pode ligar a empresa a seus fornecedores, clientes, bancos e traz muitas vantagens como uma maior rapidez, segurana e preciso no fluxo das informaes, uma reduo significativa de custos e sedimenta o uso do conceito de parceria entre clientes e fornecedores.

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Quando se fala em utilizar recursos de Tecnologia da Informao, como o EDI, logo vem tona o principal obstculo para uma empresa de pequeno porte, que a impossibilidade de investir muito dinheiro nesta rea, o que conseqentemente acaba fazendo com que ela fique longe de grandes inovaes tecnolgicas. Para viabilizar uma soluo tecnolgica para este nicho, contamos com uma tendncia na rea de Tecnologia da Informao conhecida como Softwares Livres. Esta tecnologia surgiu j h muito tempo, mas somente nos ltimos anos, comeou a ser mais disseminado devido ao grande avano do sistema operacional Linux. Este vem sendo distribudo livremente e se tornando o grande propagador da idia de que no preciso gastar um grande volume de dinheiro para se ter acesso a tecnologias de ponta. Segundo Holden et.al (2001), foi o surgimento da Licena Pblica Geral GNU, que trouxe a idia da liberdade no s do uso, mas tambm da distribuio e at alterao dos softwares de acordos com os participantes do projeto. Quando se fala de Software Livre, refere-se liberdade e no ao preo. A GNU se preocupa com a liberdade de distribuir cpias dos softwares, dando a possibilidade que o usurio possa instalar livremente em quantos computadores se fizer necessrio. 2. A importncia da utilizao do EDI em uma empresa Segundo Preston (1998) apud Bittar e Lima (1997), o termo EDI uma nomenclatura universal e seus conceitos apareceram pela primeira vez na Frana em 1987, se propagando rapidamente. Os dados para uma transmisso via EDI devem ser estruturados e no se deve confundi-lo com um simples e-mail entre cliente/fornecedor sem estrutura definida, pois estes dados no podem ser reconhecidos por um sistema. Ele deve ser visto como um sistema cooperativo onde deve haver colaborao no mnimo de duas partes com objetivos distintos de negcios. A utilizao do EDI tem proporcionado as empresas um grande ganho em termos de tempo e melhoria no desempenho de entrega por parte das organizaes que utilizam esta ferramenta, pois permite uma grande economia de tempo se comparado com a forma tradicional de compra dos seus fornecedores, uma vez que no h mais trnsito de papis no meio do caminho, conforme se pode visualizar abaixo na figura comparativa entre as duas maneiras de se efetuar uma compra.

PROCESSO EM PAPEL Entrar com os dados Gerar os documentos Enviar o documento Receber o documento Digitar os dados Ao

EDI

Entrar com os dados

Enviar eletronicamente via telefnica Ao

Fonte: (EAN Brasil apud MARTINS P.G. e ALT P.R.C. (2000)- Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais. Saraiva, 1 edio, p.51)

Figura 1 Comparao entre o mtodo tradicional de compras e via EDI

Segundo Martins e Alt(2000), para que o uso do EDI seja facilitado e a disseminao de transaes utilizando-o sejam mais difundidas, estabeleceu-se padres em relao s
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comunicaes de dados. Os mais utilizados so o padro europeu EDIFACT e o padro americano ANSI X12. Este ltimo transmite hoje mais de 200 tipos de documentos, como por exemplo, Ordem de Compra, Fatura, Solicitao de Cotao, Resposta a Solicitao de Cotao, Reconhecimento de Ordem de Compra, etc. Pode-se considerar que o processo de EDI sugere a seguinte estrutura: a) Uma empresa tem um software de Gesto rodando em um ambiente operacional e desenvolvido em uma linguagem de programao, dentro dele logicamente h um mdulo de compras; b) Os seus fornecedores por sua vez, possuem outros softwares de Gesto, podendo ser em qualquer outro ambiente operacional ou linguagem de programao; c) A empresa faz os pedidos de matria-prima para os seus fornecedores e esta, uma vez optando pelo uso da Troca Eletrnica de Dados, deve utilizar um dos padres vistos acima, para que sejam possveis comunicaes entre as mais diversas plataformas operacionais. d) O fornecedor pode receber a Ordem de Compra, Cotaes, Confirmaes de pedidos e diversos outros tipos de comunicaes da empresa cliente, tudo feito eletronicamente. Tambm pode enviar informaes para ele, como por exemplo: confirmao do recebimento do pedido, dados sobre as cotaes de compras e outras informaes a serem disponibilizadas de comum acordo entre as empresas. A figura abaixo apresenta o que foi descrito acima, proporcionando uma viso mais fcil da utilizao de um EDI.

Satlite (rede de comunicao)

Sistema de Compras do cliente

Converte informao do Pedido de compra para o Formato ANSI. X12

Converte informao do pedido de compra do Formato ANSI. X12

Sistema de entrada de ordens de compra (fornecedor)

Fonte: (MARTINS P.G. e ALT P.R.C. (2000)- Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais. Saraiva, 1 edio, p.71)

Figura 2 Esquema de funcionamento de um EDI

3. Softwares Livres para desenvolvimento da ferramenta de EDI Para o desenvolvimento desta ferramenta de EDI, sero utilizados alguns Softwares Livres, que so citados abaixo: a) Sistema Operacional Linux: segundo Oliveira et al (2001), este sistema operacional surgiu atravs de um desenvolvedor finlands chamado Linus Torvalds, baseado no sistema operacional Unix, sendo no disponibilizado no incio para que estudantes fizessem em conjunto, melhorias no sistema. Atualmente, est aos poucos tomando um espao cada vez
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maior nas empresas, sendo utilizado como servidor de arquivos, servidor de Internet e at mesmo como estaes de trabalho. b) Apache Server: um servidor de pginas para Internet, podendo rodar desde um microcomputador at um equipamento de grande porte, independente do sistema operacional utilizado. Este software caracteriza-se pela liberdade de distribuio de um ambiente de gerenciamento para publicao de sites. um projeto desenvolvido e gerenciado pela Apache Software Foundation, mas que conta com a colaborao de outros desenvolvedores para melhorias do programa. c) Linguagem PHP: esta linguagem um dos projetos do Apache Software Foundation. Segundo Anselmo (2000), uma linguagem com tecnologia livre em forma de script(uma parte do cdigo em HTML interpretado pelo navegador ou pelo servidor Web), que integra juntamente com o servidor, criao de pginas dinmicas na Web, podendo inclusive ser comparada com outras linguagens similares de alto custo. A facilidade da conexo desta linguagem com vrios tipos de Banco de Dados diferentes e sua caracterstica livre, fizeram com que a utilizao desta linguagem crescesse de uma maneira tal que hoje ela figura como uma das mais utilizadas em sites de comrcio eletrnico. d) Banco de dados Mysql: este banco de dados foi desenvolvido pela empresa MySQL AB, empresa criada na Sucia e que tm trabalhado no desenvolvimento desta ferramenta em conjunto com mais de 70 grupos de trabalho. Devido a sua facilidade de uso e a utilizao por esta companhia da GNU General Public License - que possibilita a esta ferramenta no ter custos, a utilizao do Mysql tem se espalhado de uma forma muito grande entre os mais diversos sites da Internet. Segundo a MySQL AB, o Database Server, incorpora uma engenhosa arquitetura que o torna totalmente adaptvel e de alta performance. O seu uso intensivo, tem possibilitado um ganho muito grande, pois permite tornar o produto funcional, adaptvel, compacto, estvel e de fcil administrao. 4. Proposta de desenvolvimento da ferramenta de EDI A soluo proposta neste trabalho envolve algumas caractersticas conforme as citadas abaixo: a) Desenvolvimento de uma ferramenta para fazer a comunicao entre uma empresa e seus fornecedores independente da plataforma operacional utilizada pelos mesmos, fazendo uso da Internet para trocar os dados eletronicamente; b) Esta soluo ser desenvolvida utilizando softwares livres, o que ir gerar um custo muito baixo, pois a maioria dos softwares ou so gratuitos ou de preo reduzido para compra, permitindo a quantidade de instalaes necessrias para a empresa; c) A troca de dados envolver todos os pontos interessantes para a empresa fornecedora/cliente como: cotao de preos, efetivao de pedidos, etc. d) A segurana para estas transaes estar garantida pela utilizao de sites seguros, conforme utilizados por bancos em suas transaes, identificados pelo prefixo https. Segundo Welling e Thomson (2001), este protocolo nos oferece uma camada de segurana confivel por usar nveis de autenticao e mtodos de criptografia; e) Devem ser utilizados tambm os Certificados Digitais de Segurana, que segundo Nakamura (2001), existem para permitir uma identificao das pessoas ou empresas, atravs das empresas que emitem estes certificados.
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f) Atravs de uma ferramenta instalada no fornecedor ser possvel a ele: (1) o recebimento de cotaes, (2) o recebimento de pedidos e (3) devolver informaes sobre as cotaes de preos. g) Atravs da ferramenta instalada na empresa ser possvel a ela: (1) receber dados das cotaes de fornecedores, (2) importao dos dados dos pedidos quando da chegada do produto e (3) registrar o envio e o recebimento das transaes feitas com os seus fornecedores. O que foi citado acima pode ser verificado na figura abaixo:
Sistemas de Informaes da Empresa EDI desenvolvid o em PHP

Banco de dados

BD Mysql

Internet

Banco de dados

Recebimento do arquivo transmitido via EDI

Sistema de Informaes do Fornecedor

Figura 3 Modelo proposto de uma soluo EDI desenvolvida com Software Livre

A utilizao desta ferramenta de EDI ir permitir a empresa um ganho muito grande no relacionamento com os seus fornecedores e garantia de agilidade dos pedidos de compras uma vez que integrado ao ERP da empresa ir disparar para os fornecedores de um determinado item da Cadeia de Suprimentos, cotaes ou ordens de compra sem necessitar da interferncia de funcionrios ficarem enviando fax, formulrios de confirmao de pedidos, conversas telefnicas ou outras formas de comunicao que no sejam seguras e rastreveis com facilidade. Segundo Davis et al (2001), a implantao de um EDI, fornece uma ligao direta entre a base de dados do fornecedor e seus clientes, envolvendo uma comunicao sem a utilizao de papis (paperless) entre eles, visando a criao de uma parceria com os fornecedores para que a Cadeia de Suprimentos funcione atravs de uma troca de informaes eficientes. Atravs de uma ferramenta como esta possvel mesmo para uma pequena empresa buscar a sua insero em uma vantagem que hoje atinge apenas empresas de maior porte, que tem a condio financeira de fazer este investimento. Com a busca de parcerias entre as empresas e
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seus fornecedores a utilizao de um EDI vem possibilitar uma maior condio de interatividade e uma vantagem competitiva, pois com isto conseguiro reduzir com certeza o tempo de reposio e permitir uma melhora no seu desempenho das entregas. A utilizao da Internet tem colaborado muito para o crescimento do intercmbio de informaes entre as empresas, pois permite uma reduo de custos, uma vez que ao invs de ligaes telefnicas diretas cliente/fornecedor que muitas vezes no esto na mesma cidade, permite uma ligao local que tm um custo mais reduzido. Alm disto, a adoo de tecnologias que permitem a ligao da empresa 24 horas conectadas Internet a um custo muito reduzido colaboram para que cada vez mais, mesmo as pequenas empresas possam investir neste tipo de conexo. O importante ressaltar que em qualquer um dos casos a utilizao da ferramenta possvel no havendo restries quanto ao tipo de ligao a Internet a qual a organizao possua. 5.Concluso O foco da busca de uma soluo que permita menor tempo de reposio, junto com a possibilidade de trabalhar com mais eficincia e custos menores tem levado as empresas a investirem na rea de Tecnologia da Informao por entenderem que ela pode ajudar a atingir este objetivo. Uma destas possibilidades a utilizao de solues integradas que permitam um intercmbio de informaes entre os clientes/fornecedores, agilizando o processo de compra e entrega dos produtos. Mas, isto fcil quando a empresa tem recursos financeiros para isto, no caso de pequenas empresas normalmente elas no tm esta facilidade, pois ficam distantes de solues integradas deste nvel.A idia da soluo proposta aqui, justamente viabilizar este processo para elas, visto que, com uma maior rapidez no processo de pedidos dos produtos possam ganhar muito em relao a seus concorrentes para poder melhorar o seu prprio processo produtivo e ganhar mais confiabilidade no processo de entrega dos produtos produzidos por elas. O grande aliado neste sentido a utilizao de Softwares Livres para o desenvolvimento da soluo, uma vez que os programas aqui colocados para uso no possuem custos de aquisio como outros similares existentes no mercado, o que acaba tornando vivel a implantao desta soluo para uma pequena empresa, pois independentemente do Sistema de Informaes utilizados por ela, torna-se possvel integrao com a ferramenta aqui descrita, pois est baseado na troca de dados atravs de arquivos seqenciais, recurso encontrado em todas as linguagens e banco de dados disponveis no mercado. 7. Referncias
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