‫اعتبار كپى‌هاى برابر اصل در اسناد الكترونيكى‬

‫‪]1[1‬‬
‫غلمعلي بازياري سروستانى‬

‫‪:‬‬

‫«‪Providing Evidence‬‬ ‫‌‬ ‫‌‬

‫«‪»Daniel Wilke‬‬ ‫‪»whit Transformed signed Documents‬‬

‫‪Kassel‬‬

‫‪.‬‬

‫‌‬

‫‌‬

‫‌‬

‫‪.‬‬

‫‪]2[2‬‬
‫اسناد از يك فرمت به فرمت ديگر يك مبحث مهم در روابط‬ ‫‪ 1‬ـ مقدمه‪ :‬نقل و انتقال‬

‫‪ .‬سردفتر اسناد رسمي ‪ 36‬تهران و عضو هيئت تحريريه مجله كانون‪.‬‬ ‫‪]1[1‬‬

‫‪ Transformation .‬در اين مقاله به معناي انتقال سند و تغيير شكل آن از فرم كاغذي به ديجيتالي يا‬ ‫‪]2[2‬‬
‫حقوقـي و تجاري اسـت‪ .‬بـا توجـه بـه گسـترش سـريع بازار نرم‌افزاري چنيـن تغييري در قالب و‬

‫فرم اسـناد مهـم اسـت‪ ،‬زيرا نرم‌افزارهاي كامپيوتري مرتـب در حال تغييـر بوده و ماندن اسـناد‬

‫تحت فرمت‌هاي قديمي ممكن است قابليت فهم و استفاده آنها را به مخاطره بياندازد‪ .‬از اين‬

‫رو لزوم نقـل و انتقال فرم‌هاي مختلف اسـناد چالش‌هاي مختلفـي را در زمينه‌هاي تكنولوژي و‬

‫حقوق براي ما ايجاد خواهد نمود‪.‬‬

‫نقـل و انتقال و تغييـر شكـل اسـناد معمول ً در سـه حالت اتفاق مي‌افتـد‪ :‬ممكـن اسـت در‬

‫نتيجـة تبديـل يـك سـند الكترونيكـي از يـك قالب (مثل ً ‪ )word‬بـه فرمـت ديگـر (مثل ً ‪ )PDF‬واقـع‬

‫شود ــ حالت دي گر ممكن اسـت در نتيجـه تبديـل يك سـند كاغذي بـه سند الكترونيكي رخ دهـد و‬

‫ســرانجام ايـن نقــل و انتقال در هنگام چاپ ســند الكترونيكــي و تبديــل آن بــه ســند كاغذي رخ‬

‫مي‌دهد‪.‬‬

‫در طـي دورة زمانـي قابليـت اسـتفاده و اعتبار يـك سـند كـه در خصـوص بعضـي اسـناد ايـن‬

‫دوره بسـيار طولنـي ممكـن اسـت باشـد معمول ً چنديـن مرتبـه تغييـر شكـل سـند اجتناب‌ناپذيـر‬

‫اسـت‪ .‬در ابتدا اسـناد مي‌بايسـتي به فرمـت و قالبـي تغييـر شكـل يابنـد كه قابليـت بايگانـي شدن‬

‫پيدا كننـد‪ .‬از ايـن رو مثل ً اسـناد كاغذي جهـت آماده‌ـسازي براي يـك سـيستم بايگانـي الكترونيـك‬

‫لزم است اسكن شده و به يك سند الكترونيكي تبديل شوند‪.‬‬

‫همين رويه در هنگامي كه سندي از ابتدا در شكل الكترونيكي توليد مي‌شود نيز مورد نياز‬

‫اسـت‪ ،‬چرا كـه اسـناد الكترونيكـي نيـز جهـت بايگانـي ممكـن اسـت نياز بـه تغييـر قالب و فرمـت‬

‫داشتـه باشنـد‪ .‬ثانيا ً بـه جهـت هماهنگـي بـا سـرعت روزافزون تغييرات در بازار نرم‌افزاري لزم‬

‫است اسنادي كه قبل ً به روش‌هاي مختلف الكترونيكي توليد و بايگاني شده‌اند‪ ،‬قبل از منسوخ‬

‫شدن نرم‌افزارهاي مربوطـه تحـت قالب‌هاي جديـد مجددا ً بايگانـي گردنـد‪ .‬در غيـر ايـن صـورت‬

‫نمي‌توان قابليت استفاده و خواندن اسناد بايگاني شده را تضمين نمود‪.‬‬

‫و نهايتا ً اينكه به هيچ عنوان نمي‌توان مطمئن بود كه همه كساني كه به هر منظور قانوني‬

‫به عكس و يا انتقال از يك فرمت الكترونيكي به فرمت ديگري مي‌باشد‪.‬‬

‫در آينده نيازمنـد مراجعـه بـه ايـن اسـناد هسـتند لزوما ً از نرم‌افزارهاي لزم جهـت بهره‌برداري از‬

‫آنها برخوردار باشند لذا مجددا ً ممكن است چاپ اسناد و انتقال آنها بر روي كاغذ لزم گردد‪.‬‬

‫علي‌رغـم ضرورت‌ـها و منافعـي كـه تغييـر شكـل و قالب اسـناد امضاء شده دارنـد ايـن امـر‬

‫اغلب خطـر تحريـف را نيـز بـه دنبال دارد بـه علوه در طـي فراينـد تغييـر شكـل اسـناد‪ ،‬شيوه‌هاي‬

‫امنيتـي قدرت اجرايـي خود را از دسـت مي‌دهنـد‪ .‬بنابرايـن اسـناد امضاء شده توسـط اشخاصـي‬

‫بر روي كاغـذ در هنگام تبديـل بـه اوراق الكترونيكـي‪ ،‬بار اثباتـي خود را از دسـت مي‌دهنـد‪ .‬بـه‬

‫همين نحو وقتي سندي كه بـه شكـل ديجيتالي تهيـه و توسط امضاء الكترونيكـي رسميت يافتـه‬

‫است‪ ،‬به فرمت و قالب ديگري تبديل گردد نمي‌تواند مورد بازبيني مجدد قرار گرفته و هويت‬

‫و صحت آن در سند جديد قابل كنترل نيست بلكه اين امضاء فقط منضم به سند اوليه است و‬

‫در هنگام انتقال سند به فرمت جديد منتقل نمي‌گردد‪.‬‬

‫بنابرايـن براي يـك سـيستم نقـل و انتقال مناسـب لزم اسـت كـه ايـن سـيستم امكان حفـظ‬

‫ارزش اثباتـي نسـخه دوم سـند را بـه نحوي براي مـا فراهـم كنـد كـه بـا ارزش اثباتـي سـند مادر‬

‫برابري كند‪ .‬و مديريت اين فرايند تبديلي در صورتي مطلوب است كه نياز ما را براي حفظ و‬

‫آرشيو سند اوليه مرتفع كند‪.‬‬

‫‪ 2‬ـ اقدامات تكنيكي و حقوقي لزم جهت نقل و انتقال ايمن و قانوني سند‪.‬‬

‫بـه منظور ايجاد يـك سـيستم نقـل و انتقال ايمـن و قانونـي اسـناد‪ ،‬مـا نيازمنـد يـك سـري‬

‫اقدامات تكنيكـي و مهـم هسـتيم كـه ايـن امكان را براي مـا مهيـا كنـد كـه در هنگام نقـل و انتقال‬

‫اسناد اطلعات اسناد حفظ شده و ارزش اثباتي سند در معرض تزلزل قرار نگيرد‪.‬‬

‫‪ 2‬ـ ‪ 1‬ـ رهنمودهاي لزم جهت برقراري سيستم نقل و انتقال مناسب اسناد‪.‬‬

‫اگـر قانون خواهان آن اسـت كـه ارزش اثباتـي اسـناد نقـل و انتقال يافتـه حفـظ شود‪ ،‬ناچاراً‬

‫مـا مي‌بايسـتي معيارهاي روشنـي داشتـه باشيـم تـا بـا كمـك آنهـا مشخـص نمائيـم كـه آيـا نقـل و‬

‫انتقال سـند ايمن بوده اسـت ؟ از ن ظر قانوني بد ين منظور پيشگيري‌هاي ايمنـي زير بايـد مورد‬

‫توجه قرار گيرد‪.‬‬

‫در خصوص ارزش اثباتي اسناد نقل و انتقال يافته به شكل الكترونيكي در ابتدا بايد توجه‬
‫نمود كه پروسه نقل و انتقال به قدري ايمن صورت پذيرد كه اجازة هيچ گونه نابودي اطلعات‬

‫‪3‬‬
‫يا دست‌كاري در آنها را ندهد‪ .‬بدين منظور ضروري است از اسكنرها‪ ،‬پرينترها و تبديل‌گرهاي‬

‫[‪]3‬‬
‫ديجيتالي قابل اطميناني استفاده شود كه مطابقت اسناد مبدأ و مقصد را تضمين كند‪.‬‬

‫به علوه شخص مسئول و مجري پروسة نقل و انتقال بايد يك امضاء الكترونيكي معتبر را‬

‫بـه سـند نقـل و انتقال يافتـه ضميمـه نمايـد كـه اعتبار و صـحت سـند نتيجـه را تضميـن كنـد و ايـن‬

‫امضا‪ ،‬امكان اسناد عمليات انتقال سند را به مجري مذكور ممكن مي‌سازد‪.‬‬

‫نكته مهم ديگر در نقل و انتقال اين اسناد اين است كه اطمينان حاصل گردد كه سيستم‬

‫نقـل و انتقال منحصـرا ً توسـط افراد مجاز بـه كار گرفتـه شده اسـت‪ .‬بنابرايـن مؤسـساتي كـه‬

‫متولي اين امر هستند بايد سيستمي را پايه‌گذاري كنند كه دسترسي افراد غيرمجاز به عمليات‬

‫انتقال و تغيير فرمت اسناد را ممنوع نمايد‪.‬‬

‫علوه بر رعايـت نكات ايمنـي فوق‪ ،‬شخـص اسـتفاده كننده از نسـخه‌هاي بعدي اسـناد بايـد‬

‫قادر باشد صلحيت افراد دخيل در امر نسخه‌برداري و انتقال اسناد را احراز نمايد‪ .‬اين مسأله‬

‫مي‌توانـد بـه وسـيله گواهينامه‌اي انجام شود كـه در آن نقـش و سـمت فرد مجري نقـل و انتقال‬

‫مشخـص شده باشـد (ماننـد كارشناس حقوقـي‪ ،‬وكيـل يـا سـردفتر) و سـرانجام براي تضميـن‬

‫قابليت استفادة طولني مدت از اسناد تغيير شكل يافته بايد از فرمت و نرم‌افزاري استاندارد‬

‫و پابرجا براي ذخيره اطلعات و اسناد استفاده نمود‪.‬‬

‫‪ 2‬ـ ‪ 2‬ـ مكانيزه نمودن پروسه نقل و انتقال‬

‫ايجاد يك روش خودكار تغيير و تبديل اسناد به چند دليل مطلوب و پسنديده است‪.‬‬

‫در عمل اشتباهات بسياري ممكن است در نتيجة دخالت عامل انساني رخ دهد كه اين امر‬

‫بـه وسـيله ايجاد سـيستمي كامل ً خودكار و مكانيزه مرتفـع مي‌گردد‪ .‬بديـن ترتيـب شخصـي كـه‬

‫مسئول اين عمليات است صرفا ً كافي است بخش‌هايي از عمليات را به طور اتفاقي بررسي‬

‫نموده و مطابقت اسناد مبدأ و مقصد را در بعضي اسناد كنترل نمايد و نيازي به بازبيني تمامي‬

‫[‪3]3‬‬
‫‪. Converter.‬‬
‫اسـناد نيسـت‪ .‬بـه علوه مكانيزه نموده پروسـه نقـل و انتقال براي سـيستم مديريـت اسـناد نيـز‬

‫بســيار حياتــي اســت‪ .‬زيرا اكثــر مؤســسات و شركت‌هاي خصـوصي و دولتــي نيازمنــد بايگانــي‬

‫هزاران برگ اسناد در آرشيو خود مي‌باشند و انجام و كنترل و بازبيني تك تك اين اسناد توسط‬

‫اشخاص عملياتـي بسـيار وقت‌گيـر و پرهزينـه اسـت و ايـن خود تأييـد ديگري بر ضرورت انتقال‬

‫اسناد كاغذي به الكترونيكي است‪.‬‬

‫همچنين با توجه به مطالب قبلي كه متذكر شديم در پروسة نقل و انتقال اسناد‪ ،‬بايد سند‬

‫توليد شده از روي نسخة اصلي به وسيلة الحاق يك امضاء الكترونيكي معتبر از طرف شخص‬

‫مســئول عمليات مورد تأييــد قرار گيرد‪ ،‬در يــك ســيستم كامل ً مكانيزه ايــن امضاء بــه صــورت‬

‫خودكار ايجاد مي‌شود‪.‬‬

‫تــا زمانــي كــه تجهيزات ايجاد امضاء الكترونيكــي تحــت كنترل انحصــاري شخــص صــاحب‬

‫صلحيت قرار دارد صدمه‌اي به ارزش و اعتبار اسناد وارد نمي‌شود و سيستم به طور خودكار‬

‫اعتبار و صحت امضاء سند مقصد و نيز مطابقت سند مبدأ و مقصد را كنترل مي‌كند‪.‬‬

‫در اين دو مورد فوق فرايند تأييد سـند صرفا ً يك فرايند تكنيكي و فني اسـت و بنابراين به‬

‫صـورت مكانيزه و بدون مشكـل انجام مي‌پذيرد‪ .‬لكـن موضوع حسـاس‌تر در اينجـا نيسـت كـه‬

‫كنترل مطابقــت ســند مادر بــا نســخه‌هاي بعدي آن هــم در فرم و هــم در محتوي قابــل تلفيــق‬

‫توسـط يـك سـيستم مكانيزه مي‌باشـد يـا خيـر و آيـا ايـن مكانيسـم مي‌توانـد تـك تـك عبارات و‬

‫اصـطلحات سـند را مقايسـه و مطابقـت نمايـد؟ بديهـي اسـت كـه ايـن امـر در يـك پروسـه كاملً‬

‫مكانيزه امكان‌پذيـر نيسـت هرچنـد كنترل دوره‌اي عمليات و در دوره‌هاي زمانـي منظـم و اعمال‬

‫آزمايش‌هايـي جهـت كنترل صـحت نقـل و انتقال توسـط شخــص مسـئول تـا حدودي مي‌توانـد‬

‫اطمينان خاطر ايجاد نمايد‪.‬‬

‫‪ 2‬ـ ‪ 3‬ـ ساختار تأييد نسخه‌هاي بعدي اسناد و نحوة تأييد آنها‬

‫زمانـي كـه سـندي كـه تغييـر شكـل يافتـه (كپي‌هاي تهيـه شده از سـند اوليـه) در يـك فراينـد‬

‫حقوقي مورد استفاده قرار مي‌گيرد كنترل كيفيت فرايند نقل و انتقال و تأييد اينكه سند مورد‬

‫استفاده با سند اوليه يكي است يا خير بسيار مشكل است‪ .‬چگونه مي‌توان احراز كرد كه در‬
‫طي عمليات نقل و انتقال سند اصول اولية امانت و سلمت اسناد رعايت شده است يا خير‬

‫لذا بـه نظـر مي‌رسـد يكـي از راه‌هاي رسـيدن بـه ايـن هدف ايـن اسـت كـه عامليـن و كاربران در‬

‫پروسة نقل و انتقال اسناد مورد كنترل و تأييد ابتدايي قرار گيرند تا بتوان به نتيجة عمل آنان‬

‫اطمينان نسبي پيدا كرد‪.‬‬

‫لذا بايـد ارگانـي كـه صـلحيت ايـن گونـه بررسـي‌ها را دارد يـك مؤسـسه دولتـي باشـد و يـا‬

‫مركزي خصوصي با قدرت و توانايي لزم به منظور صدور گواهي صحت و اعتبار اسناد‪.‬‬

‫‪ 3‬ـ كپي برابر اصل در اسناد الكترونيكي‬

‫بـا توجـه بـه اينكـه امروزه اسـناد كاغذي بـه وفور اطراف مـا را احاطـه كرده اسـت‪ ،‬قدرت‬

‫اثباتـي تصوير اسـناد چنانچـه توسط يك مقام صـلحيت‌دار يا سردفتر تأييـد گردد بسيار راهگشـا‬

‫خواهد بود‪.‬‬

‫با توجه به قانون سوم اصلح ساختمان اداري و قضايي آلمان (مصوب ‪ 2005‬ميلدي) دو‬

‫نوع تأييـد كپـي اسـناد بـا دو منظور متفاوت قابـل تصـور اسـت‪ :‬نوع اول تأييـد و تصـديق كپي‌هاي‬

‫متعدد كاغذي كه از روي اصل سند (كه خود نيز كاغذي است) تهيه شده و به منظور ارائه به‬

‫اشخاص و ادارات مختلف تكثير شده و اعتبار آن ناشي از صحت و اعتبار سند اوليه است كه‬

‫نزد مقام تأييد كننده نگهداري مي‌گردد‪.‬‬

‫در مقابل نوع ديگر كپي كه از طريق اسكن نمودن سند و تغيير فرمت آن انجام مي‌شود و‬

‫كاربردي كامل ً متفاوت دارد‪ .‬بايگان ســند وقتــي آن را اســكن كرده و بديــن وســيله يــك ســند‬

‫الكترونيكي در محيطي غير كاغذي ايجاد مي‌نمايد اين سند به هر تعداد مي‌تواند تكثير يافته و‬

‫بارها به هر محل ديگري ارسال شود‪ .‬لكن در اين حالت بايگان مربوطه ناچار است به تدريج‬

‫اطلعات قديمي را به منظور جايگزيني اطلعات جديد پاك نمايد‪.‬‬

‫بنابرايـن در مواردي كـه فرمـت سـند تغييـر مي‌كنـد تأييـد اصـالت كپـي سـند فقـط در صـورت‬

‫حفظ نسخه اصل و در شرايط خاص امكان‌پذير است‪ .‬قانون سوم تغيير ساختار اداري مذكور‬

‫الزامات قانونـي جهـت تأييـد اصـالت اسـناد تغييـر شكـل يافتـه را بيان مي‌كنـد‪ .‬ايـن مقررات سـه‬

‫نمونــه از تغييــر فرمــت اســناد را تعريــف نموده اســت‪ :‬تغييــر شكــل ســند از حالت كاغذي بــه‬
‫ديجيتالي‪ ،‬تغيير از يك فرمت الكترونيكي به فرمت ديگر و تغيير شكل سند از الكترونيكي به‬

‫كاغذي‪ ،‬به منظور امكان رسيدگي صحت مطابقت سند مبدأ با سند مقصد‪ ،‬مقام صلحيت‌دار‬

‫مربو طه در هنگام توليد يك كپي الكترونيكي از روي نسخه اصلي‪ ،‬نشانه يا امضايي از طرف‬

‫خود بـه سـند ضميمـه مي‌نمايـد كـه غيرقابـل تفكيـك از كپـي مربوطـه اسـت و لذا هنگامـي كـه‬

‫سندي كه تأييد صلحيت و اعتبار شده است يك نسخه الكترونيكي از سندي ديجيتالي است در‬

‫فرمت ديگري‪ ،‬اين نسخه كپي مي‌بايد حامل اين امضاي ديجيتالي معتبر باشد‪ .‬اين نسخة دوم‬

‫سـند فقـط در صـورتي مي‌توانـد جانشينـي مناسـب و برابر براي سـند مادر باشـد كـه مطابقـت‬

‫قطعـي و قانونـي و مشابهـت كامـل نسـخه دوم بـا اصـل سـند تأييـد شده باشـد‪ .‬چنيـن مطابقـت‬

‫قانوني دو سند بدين معناست كه بتوان هويت و اصالت امضاي دستي يا الكترونيكي سند دوم‬

‫را مانند سند اول احراز نمود‪.‬‬

‫بنابرايـن ارگان تأييـد كننده سـند بايـد نوعـي گواهــي امضاء بــه سـند دوم الحاق نمايــد كـه‬

‫تصـديق كنـد سـند دوم حاوي تمام محتويات سـند اوليـه اسـت و ايـن دو سـند مشابهـت كامـل بـا‬

‫يكديگر دارند‪.‬‬

‫بـه منظور اطمينان قانونـي‪ ،‬حقوقدان بايـد تشريـح نمايـد كـه چگونـه تماميـت و درسـتي و‬

‫اعتبار سـند مادر در هنگام نقـل و انتقال آن بـه شكـل جديـد توسـط مؤسـسات متولي ايـن امـر‬

‫احراز مي‌گردد و چگونه گواهي تأييد امضاء مي‌تواند ضميمه سند دوم گردد‪.‬‬

‫ماده ‪ 33‬قانون رويه‌هاي اداري نكات الزامـي را كـه در گواهـي امضاء صـادره بايـد توسـط‬

‫مجري امـــر رعايـــت شده و درج گردد بيان مي‌دارد‪ .‬مهم‌تريـــن نكتـــه نام و هويـــت شخـــص‬

‫امضاءكنندة ســند و زمان و تاريــخ ســند و نيــز معنــا و مفهوم ســند اوليــه و خلصــة عبارات آن‬

‫اسـت‪ .‬بـه هـر حال تـا زمانـي كـه مفهوم دقيـق ايـن اطلعات روشـن نگردد عملكرد روشـن ايـن‬

‫مقررات براي مجريان امر مورد ترديد است‪ .‬و به منظور حفظ ارزش اثباتي سند اول در سند‬

‫دوم لزم است تأييد و تصديقي كه منضم به سند مقصد مي‌گردد داراي اطلعات دقيقي راجع‬

‫بـه هويـت امضاءكننده باشـد و لذا تمام تأييدنامه‌ـها در ايـن خصـوص بايـد مورد كنترل و بازبينـي‬

‫قرار گرفته و نتايج اين كنترل بايگاني گردد‪ .‬همچنين گواهي امضاء سند بايد روشنگر اين امر‬
‫باشـد كـه آيـا امضاء سـند (در سـند مادر) در زمان مناسـب و معتـبر صـورت گرفتـه يـا خيـر (از‬

‫لحاظ سـلمت عقلي و روانـي و بلوغ امضاءكننده سـند) و صـرف الحاق يـك امضاء بـه سـند دوم‬

‫به منظور تأييد مفاد آن نمي‌تواند گوياي چيزي در اين خصوص باشد‪.‬‬

‫و ســرانجام گواهــي مربوطــه بايــد بــه روشنــي بيان كنــد كــه آيــا كليدهاي رمــز و داده‌هاي‬

‫اطلعاتي كه در زمان ايجاد و امضاء سند مادر به كار رفته است همچنان معتبر است يا خير؟‬

‫با توجه به نكات فوت ملحظه مي‌شود كه بازبيني و كنترل دقيق مسير نقل و انتقال سند‬

‫در مباحـث حقوقـي بـه حدي مناقشـه برانگيـز اسـت كـه مي‌توان گفـت چاره‌اي جـز الحاق اصـل‬

‫مهر و امضاء سند مادر به سند دوم به جهت معتبر تلقي كردن آن نداريم مگر اينكه انتقال و‬

‫تغييـر فرمـت سـند توسـط يـك سـردفتر اسـناد رسـمي يـا كـه مقام مجاز دولتـي صـورت گرفتـه‬

‫باشد‪.‬‬

‫‪ 4‬ـ ارزش اثباتي اسناد الكترونيك‬

‫اسـناد الكترونيكـي مسـتقل از اينكـه امضاء آنهـا ديجيتال باشـد يـا خيـر بـه عنوان دليـل در‬

‫دادگاه‌ـها مي‌توانـد پذيرفتـه شونـد آئيـن دادرسـي مدنـي آلمان موارد مختلفـي را در ادلة اثبات‬

‫دعوي احصــا مي‌نمايــد‪ .‬بــه جــز كســب شهادت شهود‪ ،‬جلب نظــر كارشناســي و بازجويــي از‬

‫طرفيـن دعوي‪ ،‬مدعـي مي‌توانـد هرگونـه سـند يـا مدركـي را كـه مرتبـط بـا موضوع باشـد در‬

‫بازجويي ارائه دهد‪ .‬هرچند اسناد كاغذي و الكترونيكي هر دو وسيله‌اي براي اثبات ادعا و ارائه‬

‫اطلعات مي‌باشنـد‪ ،‬لكـن اسـناد الكترونيكـي «سـند» بـه معناي خاص تلقـي نمي‌گردنـد‪ ،‬چرا كـه‬

‫اول ً ايـن اسـناد بر روي كاغـذ و بـه شكـل نوشتـه نيسـتند و ثانيا ً حتما ً جهـت بررسـي محتواي آنهـا‬

‫بايـد متوسـل بـه ابزار و وسـايل تكنيكـي نظيـر كامپيوتـر شـد‪ .‬لذا در رسـيدگي قضايـي اسـناد‬

‫الكترونيكي بيشتر قابل مناقشه و اعتراض هستند و به عنوان يك اصل اوليه مي‌توان گفت اين‬

‫گونه اسناد صرفا ً «اماره و قرينه» در اثبات ادعا تلقي مي‌گردند‪.‬‬

‫لذا در اين موارد قاضي مي‌تواند به نحو كامل ً آزادانه ارزش اثباتي چنين سندي را ارزيابي‬

‫كند بدون اينكه قوانين جاريه هيچ قاعده‌اي را بر قاضي تحميل كند‪ .‬بنابراين وقتي اصالت يك‬

‫سـند الكترونيكـي مورد مناقشـه باشـد ايـن وظيفـه ارائه دهنده آن سـند اسـت كـه اصـالت آن را‬
‫تأييد كند‪ .‬و در عمل اعتبار و هويت چنين سندي صرفا ً با ارجاع به كارشناس فني متخصص در‬

‫اين امر احراز مي‌گردد‪ .‬و قاضي به طور كلي مختار است كه چنين سندي را به عنوان يكي از‬

‫ادله قبول يا رد كند‪.‬‬

‫‪ 4‬ـ ‪ 1‬ـ اسناد الكترونيكي اصيل‬

‫اصل ارزيابي آزاد دلئل و اختيار قاضي در اين خصوص فقط زماني به كار مي‌رود كه هيچ‬

‫قاعدة الزام آور قانونـي در دسـت قاضـي نباشـد‪ .‬چنيـن قاعده‌اي در خصوص اسـناد الكترونيكـي‬

‫امضاء شده‌اي كـه بر پايـة يـك تأييـد نامـه از طرف يـك ارگان صـاحب صـلحيت ايجاد شده باشـد‬

‫وجود دارد‪ .‬بديـن معنـا كـه اسـناد الكترونيكـي عادي بيـن اشخاص «اصـيل» فرض مي‌شونـد مگـر‬

‫اينكـه از طريـق دسـتگاه‌هاي الكترونيكـي كشـف رمـز اصـالت امضاي سـند مورد خدشـه قرار‬

‫گيرد‪ .‬و نيز اسناد الكترونيكي رسمي كه توسط يك مقام صلحيت‌دار يا سردفتر اسناد رسمي‬

‫ايجاد شده است اصيل فرض مي‌شود مگر اينكه خلف آن ثابت گردد‪.‬‬

‫اثبات عدم اصـالت سـند نيـز فقـط بديـن معناسـت كـه كارشناس فنـي متخصـص بتوانـد ثابـت‬

‫كنـد كـه امضاء ذيـل سـند در اثـر الحاق امضاء از سـند ديگري بـه ايـن سـند ايجاد شده يـا شخـص‬

‫ديگري آن را امضاء كرده و يا اصول ً سند فاقد امضاء است‪ .‬و البته اثبات چنين ادعايي در آيين‬

‫دادرسي كاري بسيار مشكل است‪.‬‬

‫بنابراين در اسناد الكترونيكي رسمي (نيز مانند اسناد رسمي كاغذي) كه حامل يك امضاء‬

‫تأييد شده هستند دارندة سند از قدرت و ارزش اثباتي آن سند برخوردار است به خلف اسناد‬

‫الكترونيكـي عادي و قانونگذار بـا قانونـي كردن ايـن قاعده از يـك تمايـز قديمـي و سـنتي بيـن‬

‫اسناد رسمي دعاوي پيروي كرده است‪.‬‬

‫دليل اين امر نيز اين است كه نسخه اصلي سند رسمي هميشه تحت حفاظت قانون و نزد‬

‫يـك مقام رسـمي (ماننـد سـردفتر) باقـي مي‌مانـد و فقـط نسـخه دوم آن بـه اشخاص ذي‌نفـع‬

‫تسـليم مي‌شود بنابرايـن بررسـي اصـالت سـند رسـمي كـه توسـط اشخاص ارائه مي‌گردد بـه‬

‫راحتـي بـا تطـبيق بـا نسـخه اصـلي سـند قابـل احراز اسـت و وقتـي اصـالت يـك سـند الكترونيكـي‬

‫(عادي يا رسمي) قانونا ً مسلم دانسته شود‪ ،‬قدرت اثباتي آن برابر با قدرت اثباتي سند كاغذي‬
 ‫خواهد بود‪.‬‬

‫بنابراين اسناد عادي اگر بدين ترتيب مورد تأييد قرار گيرند دليل و مدرك محكمي بر آنچه‬

‫در محتواي خود دارند خواهند بود و در مقابل‪ ،‬اسناد رسمي نه تنها دليل محكمي بر اصالت و‬

‫صـحت محتواي خود هسـتند همچنيـن كامل ً لزم‌الجرا براي مأموريـن دولتـي بـا توجـه بـه محتواي‬

‫خود هستند و اين قواعد در آيين دادرسي مدني به عنوان قواعد آمره تلقي مي‌گردند‪.‬‬

‫‪ 4‬ـ ‪ 2‬ـ نسخه‌هاي كپي اسناد الكترونيكي‬

‫هرچند در فرايند مديريت اسناد جديد تغيير فرمت و ن قل و انتقال اسناد امري گريزناپذير‬

‫است‪ ،‬لكن هنوز بعضي سيستم‌هاي حقوقي به مرحلة احساس نياز به جابجايي اسناد كپي با‬

‫اصـل و تبديـل اسـناد كاغذي بـه الكترونيكـي نرسـيده‌اند‪ .‬در قانون آييـن دادرسـي آلمان يـك سـند‬

‫عادي در صـورتي كه به يـك قاضي ارائه شده باشـد مي‌توانـد قدرت اثباتي و اصالت خود را بـه‬

‫‪]4[4‬‬
‫وقتـي شخصـي فقـط كپـي سـند را ارائه مي‌دهـد‪ ،‬قاضـي فقـط‬ ‫طور كامـل بـه دسـت آورد‪.‬‬

‫موظـف بـه كنترل صحت و درسـتي ديگر مدارك و اسـناد است بدون اينكه مجبور باشد بـه اين‬

‫سـند و محتويات آن توجهـي كنـد‪ .‬در حالي كـه اسـناد رسـمي كـه در فرم مخصـوص خود تهيـه‬

‫شده‌اند‪ ،‬به صورت كپي نيز ممكن است ارائه گردند‪.‬‬

‫به هر حال حتي اگر سيستم تغيير فرمت و انتقال اسناد الكترونيكي در حداكثر ايمني عمل‬

‫نماينـد و كنترل انسـاني نيـز كامل ً بر روي صـحت نقـل و انتقال و مطابقـت سـند مقصـد بـا سـند‬

‫مبدأ اعمال گردد‪ ،‬سند دوم صرفا ً به عنوان كپي معتبر سند اول تلقي مي‌گردد و اين قاعده در‬

‫همــه حالت بــه كار مي‌رود بدون ملحظــه اينكــه چــه نوع ســيستم نقــل و انتقالي اعمال شده‬

‫باشد‪.‬‬

‫بنابراين قانون در عمل مانع از اين امر است كه در مراحل رسيدگي قضايي به يك پرونده‬

‫از اسـناد ديجيتالي كپـي اسـتفاده گردد و ايـن قاعده در هـر جـا كـه عمـل نقـل و انتقال و تغييـر‬

‫شكـل سـند در يـك سـيستم مكانيزه و بدون كنترل صـحت و اعتبار نسـخه كپـي ســند صـورت‬

‫‪ .‬ماده ‪ 420‬قانون آيين دادرسي آلمان‪.‬‬ ‫‪]4[4‬‬

 ‫گرفته است نيز جاري است‪.‬‬

‫در حالي كه از طرف ديگر قوانين مربوط به ادلة اثبات دعوي مزاياي بسياري براي اسناد‬

‫رسمي (در مقابل اسناد عادي) قائل است‪.‬‬

‫و اين سؤال باقي مي‌ماند كه آيا رفتار متفاوت قانون در قبال اسناد عادي و اسناد رسمي‬

‫آيا همچنان بايد عينا ً در مورد اسناد الكترونيكي نيز جاري گردد؟‬

‫بـا توجـه بـه رعايـت سـطح بالي امنيـت كـه در اسـناد الكترونيكـي و توليـد امضاء ديجيتال‬

‫برقرار است درستي و صحت و اعتبار نقل و انتقال اسناد ديجيتالي از سند مبدأ به سند مقصد‬

‫بـا قابليـت اطمينان بيشتري نسـبت بـه اسـناد كاغذي كـه توسـط دسـت امضاء مي‌شود صـورت‬

‫مي‌پذيرد‪ .‬بـه علوه وقتـي كـه يـك مؤسـسه عمومـي موثـق يـا مقام مجاز اداري و قضايـي يـا يـك‬

‫سـردفتر ايـن تطابــق و صــحت و اعتبار را رســيدگي و مميزي نموده و صـحت و اعتبار كپــي و‬

‫مطابقت با اصل سند مادر تأييد شده باشد‪ ،‬ما ناچاريم قدرت اثباتي و توانايي ذاتي سند مبدأ‬

‫و ســند مادر را بــه ســند دوم (كپــي ســند اول) اعطاء كنيــم و اگـر ايـن الزام را قبول كنيــم در‬

‫خصـوص اسـناد ديجيتالي نمي‌توانيـم بيـن اينكـه كپـي مورد بررسـي از روي يـك سـند عادي تهيـه‬

‫شده يا از روي سند رسمي تهيه شده فرقي قائل شويم‪.‬‬

‫‪ 5‬ـ تغييرات مورد لزوم در قانون ادله اثبات دعوي‬

‫افراد درگير در روابط حقوقي و تجاري ممكن است تمايلي نداشته باشند كه از اسناد كپي‬

‫ديجيتالي استفاده نموده و رويه خود را از استفاده از اسناد كاغذي و قابل بايگاني به سيستم‬

‫اسناد الكترونيكي تغيير دهند مگر اينكه ارزش اثباتي و اعتبار اسنادالكترونيكي به شكلي كاملً‬

‫قانوني تثبيت گردد‪.‬‬

‫در عمـل و بـه طور جاري حتـي اگـر رهنمودهاي راجـع بـه نقـل و انتقال ايمـن و قانونـي سـند‬

‫رعايـت گردد قاضـي كامل ً آزاد اسـت كـه در سـلسله مراتـب ادلة اثبات دعوي‪ ،‬كپـي ديجيتالي‬

‫سند را در چه جايگاني قرار دهد‪ ،‬مگر اينكه قواعدي كامل ً گويا و روشن در خصوص ارزش و‬

‫اعتبار اين گونه اسناد وضع گردد‪.‬‬

‫از ايــن رو‪ ،‬وضــع قوانيــن جديــد بايــد بــه ســمت رعايــت و ملحظــه و رســميت دادن بــه‬
‫فن‌آوري‌هاي جديد تغيير جهت دهد و قانونگذار قبول كند كه فن‌آوري‌هاي جديد در نقل و انتقال‬

‫اسناد مي‌تواند بسيار دقيق عمل نموده و نكات ايمني را در حد بسيار اعل مراعات كند‪.‬‬

‫هرچند در حال حاضر يك كپي الكترونيكي سند كه طي فرايندي ماشيني و كامپيوتري ايجاد‬

‫شده را بـه سـختي مي‌توان هم‌تراز يـك سـند كپـي تأييـد شده توسـط يـك سـردفتر يـا مقام مجاز‬

‫دولتي قرار داد‪ .‬لكن به نظر مي‌رسد لزم است ملحظات قانوني در خصوص ارزش و اعتبار‬

‫اين گونه اسـناد بـا دقت بيشتري صورت پذيرد و مقام و جايگاه واقعي كپـي الكترونيكي اسـناد‬

‫روشـن گردد‪ .‬اگـر سـندي كـه بـه ترتيـب فوق ايجاد شده و صـحت و اعتبار آن توسـط يـك مقام‬

‫مجاز امضاء شده باشـد و ايـن تأييـد ملحـق بـه سـند گرديده باشـد‪ ،‬در ايـن حالت قرينه‌اي قابـل‬

‫اسـتناد و قابـل حمايـت در خصـوص تأييـد قانونـي مفاد آن در دسـت داريـم و قاضـي مربوطـه‬

‫مي‌توانـد فرض نمايـد كـه نقـل و انتقال و تهيـه نسـخه كپـي سـند الكترونيكـي بـه درسـتي انجام‬

‫گرفته است و سند كپي كه توسط ذي‌نفع ارائه گرديده مطابق اصل بوده و چيزي از محتوي و‬

‫مندرجات سند اصلي در نقل و انتقال سند از بين نرفته و نابود نشده است‪.‬‬

‫فرض قانونـي بودن اسـناد كپـي نبايـد فقـط و منحصـرا ً در خصـوص اسـناد كپـي تأييـد شده‬

‫توسـط مقام مجاز دولتـي يـا سـردفتر اسـناد رسـمي بـه كار رود بلكـه تمامـي كپي‌هايـي كـه بـه‬

‫درستي تهيه و تأييد شده بايد مشمول اين قانون گردد و چنين اسنادي نيز (مانند سند رسمي)‬

‫بايد مصون از ادعاي انكار و ترديد قرار گيرند‪.‬‬

‫نتيجه‪:‬‬

‫هرچند با توجه به پيشرفت‌هاي تكنيكي اخير به راحتي مي‌توان تصور نمود كه نقل و انتقال‬

‫سند و تغيير فرمت آن به نحوي انجام گيرد كه بتوان به نتيجة عمليات و توليد سند كپي ارزش‬

‫قانوني داد و آن را در مناسبات و روابط حقوقي ارزشمند تلقي كرد‪ ،‬لكن تا رسيدن به جايگاه‬

‫واقعـي ايـن گونـه اسـناد و قابليـت اجراي بي‌قيـد و شرط مفاد آن و تضميـن حقوقـي ارزش و‬

‫اعتبار آن مسيري طولني پيش‌رو داريم‪.‬‬

‫در ايـن سـير اول ً نيازمنـد برقراري سـيستمي ايمـن جهـت ايـن گونـه نقـل و انتقال‌ـها داريـم و‬

‫ثانيا ً نيازمنـد ايـن هسـتيم كـه قواعـد جديدي در زمينـه مقررات مرتبـط بـا ادلة اثبات دعوي وضـع‬
‫گردد كـه فن‌آوري‌هاي جديـد را بـه رسـميت شناختـه و بـه اسـناد توليـد شده توسـط ايـن گونـه‬

‫فن‌آوري‌ـها قدرت اثباتـي و اعتبار لزم را ببخشـد و اگـر چنيـن شود تـا حدود زيادي بـه هدف خود‬

‫كه بهاي كامل و قانوني دادن به اسناد الكترونيكي است نائل شده‌ايم‪.‬‬