‫أدوات تحليل وتصميم النظم‬

‫تُضيف الحاسبات اللكترونية قدرات هائلة لنظام المعلومات المحاسبية تزيد من‬ ‫•‬
‫فعاليته وقدرته على الستجابة للمتطلبات المتغيرة والمتزايدة للمستخدمين‪.‬‬
‫على الوحدات القتصادية الستفادة من التطورات التقنبة السريعة في البيئة‬ ‫•‬
‫المحيطة بها حتى تضمن استمرارها وبقاءها في مجال المنافسة‪.‬‬
‫تتط لب ال ستفادة من التطورات التقن ية ضرورة درا سة الن ظم الحال ية إما‬ ‫•‬
‫لتطويرها وتحسينها أو لتغييرها واستبدالها بنظم أخرى‪.‬‬
‫تبدأ خطوات دراسة النظم باتفاق كل من الدارة ومستخدمي نظام المعلومات‬ ‫•‬
‫ومحللي النظم على أهداف التغييرات المقترحة وكذلك التفاق على احتياجات‬
‫كل من الدارة ومستخدمي النظام من المعلومات التي يجب أن يخرجها التغيير‬
‫المقترح‪.‬‬
‫ضرورة دراسة وتحليل النظام الحالي لتحديد ما هو متاح من امكانيات وموارد‬ ‫•‬
‫للستفادة منها في تصميم التعديلت المقترحة في هذا النظام أو اقتراح نظام‬
‫جديد‪.‬‬
‫تُسستخدم المقابلت الشخ صية وقوا ئم ال ستبيان للح صول ع لى كث ير من‬ ‫•‬
‫المعلومات عن النظام الحالي كما تُوجد أدوات أخرى هامة يُمكن استخدامها في‬
‫عمليات تحليل وتصميم وتوثيق وتقييم ومراجعة نظم المعلومات المحاسبية مثل‬
‫خرائط التدفق وجداول القرار وخرائط جانت‪.‬‬
 ‫‪:Flowcharts‬‬ ‫خرائط التدفق‬

‫هي رسم تصويري بإستخدام مجموعة من الرموز المتعارف عليها دوليا‪.‬‬ ‫•‬
‫يُوضح بيانيا تدفق البيانات والمعلومات وتتابع العمليات والنشطة داخل نظام‬ ‫•‬
‫المعلومات‪.‬‬
‫تُعتبر من الدوات الساسية لمحللي ومصممي النظم لنها تُقدم صورة عن‬ ‫•‬
‫النظام الذي يتم دراسته بما يُمكن من فهمه وتحليله وتقييمه وإعادة تصميمه‬
‫إذا لزم المر‪ .‬كما أنها تُستخدم لتوثيق تفاصيل أنشطة النظام مؤيدة بالحقائق‬
‫الخاصة بهذه التفاصيل بمه يُحقق الغرض الذي أُعدت الخريطة من أجله‪.‬‬
‫هناك العديد من أنواع خرائط التدفق المستخدمة عمليا في تحليل وتصميم النظم‬ ‫•‬
‫إل أن أهم ها وأكثر ها ا ستخداما ه ما خرا ئط تد فق النظم ‪Systems‬‬
‫‪ Flowcharts‬وخرائسسط سستدفسسق سسالبرامج سس‪Programs‬‬
‫‪.Flowcharts‬‬
 ‫‪:Systems Flowcharts‬‬ ‫خرائط تدفق النظم‬
‫تُركز خريطة تدفق نظام معلومات معين على التصوير البياني المنطقي لكيفية‬
‫العمل وتتابع النشطة داخل هذا النظام من خلل الربط بين كل عناصر النظام‬
‫بما في ذلك المدخلت والمخرجات وخطوات التشغيل وطرق ووسائل تخزين‬
‫البيانات والمعلومات وإجراءات الرقابة المطبقة في نظام المعلومات‪ .‬تُعتبر هذه‬
‫الخرائط من أكثر أدوات تحليل النظم استخداما للسباب التالية‪:‬‬
‫• يكون الوصف التصويري البياني بإستخدام رموز نمطية معروفة عالميا أكثر فعالية وأسهل‬
‫وأفضل وسيلة لتوصيل رسالة معينة من الوصف الشفهي أو الوصف الكتابي لنفس الرسالة‪.‬‬

‫تُركز خرائط تدفق نظام المعلومات المحاسبية على الجزاء الرئيسية التي تُهم مستخدم الخرائط‬ ‫•‬
‫وتتضمن العناصر الساسية لتشغيل العمليات داخل نظام المعلومات المحاسبية‪.‬‬

‫تُوضح خريطة تدفق النظم الفراد والقسام والدارات التي تقوم بتنقيذ النشطة المختلفة داخل‬ ‫•‬
‫نظام المعلومات ‪ ،‬ومدخلت ومخرجات كل نشاط ‪ ،‬والمقر النهائي لمخرجات النظام‪.‬‬
 ‫رموز خرائط التدفق‪:‬‬

‫• هناك حاجة ملحة إلى استخدام رموز نمطية موحدة في إعداد هذه‬
‫الخرائط نتيجة لزيادة أهميتها كوسيلة للتصال‪.‬‬
‫• زادت أهمية استخدام هذه الرموز نظرا لزيادة نمو وتعقيد نظم‬
‫التشغيل اللي للبيانات‪.‬‬
‫• تُصنف هذه الرموز إلى أربعة مجموعات هي‪:‬‬
‫‪ )1‬مجموعة الرموز الساسية‬
‫‪ )2‬مجموعة الرموز الخاصة بالمدخلت والمخرجات‬
‫‪ )3‬مجموعة الرموز الخاصة بالتشغيل‬
‫‪ )4‬مجموعة الرموز الضافية‬
 ‫أولً‪ :‬مجموعة الرموز الساسية‪:‬‬
‫هي الرموز المقاب لة للوظا ئف ال ساسية في تشغ يل ا لبيانات وهي رموز‬ ‫•‬
‫المدخلت والمخرجات والتشغيل والتدفق والملحظات التفسيرية‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬الرموز الخاصة بالمدخلت والمخرجات‪:‬‬
‫هي الرموز الخاصة بتمثيل وظائف إدخال البيانات وإخراج المعلومات وكذلك‬ ‫•‬
‫الوسيلة أو الوسيط الذي تُسجل عليه البيانات والمعلومات‪.‬‬
‫ثالثا‪ :‬الرموز الخاصة بالتشغيل‪:‬‬
‫وتختص بتمثيل وظائف التشغيل بالضافة إلى تحديد النوع المعين من العمليات‬ ‫•‬
‫الذي يجب تنفيذه على البيانات‪.‬‬
‫رابعا‪ :‬الرموز الضافية‪:‬‬
‫و هي الرموز ال تي تُ ستخدم لتوض يح الخري طة وجعل ها أك ثر ملءمة لظهار‬ ‫•‬
‫العمليات بصورة متكاملة‪.‬‬
 ‫استخدام الرموز في خرائط التدفق‪:‬‬
‫• تُ ستخدم الرموز في خرا ئط التد فق لتمث يل الوظا ئف والنشطة‬
‫المختلفة داخل نظام المعلومات‪.‬‬
‫• تُستخدم الخطوط للوصل بين الرموز المختلفة على الخريطة وإظهار‬
‫اتجاه التدفق داخل النظام‪.‬‬
‫• يبدأ التجاه الطبيعي للتدفق من اليمين إلى اليسار ومن أعلى إلى‬
‫أسفل‪.‬‬
‫• في حا لة وجود تد فق خلف التجاه ال طبيعي للتد فق ‪ ،‬أي وجود‬
‫تدفق من اليسار إلى اليمين أو من أسفل إلى أعلى فيجب وضع‬
‫رأس السهم لكي يُشير إلى التجاه المطلوب‪.‬‬
‫• يُفضل وضع رؤس أسهم على كل خط وفي أي اتجاه لزيادة توضيح‬
‫التدفقات المختلفة خلل النظام‪.‬‬
 ‫إعداد خرائط التدفق‪:‬‬

‫• يجب إعداد وتنظيم خريطة التدفق بالسلوب الذي يُحقق‬

‫الهدف الذي أُعدت من أجله خريطة تدفق النظم‪.‬‬
‫• يجب تنظيم الخريطة بالطريقة التي تُعبر تعبيرا صحيحا‬
‫وواضحا عن النظام بحيث يتم استخدامها والستفادة منها‬
‫حاليا أو لحقا‪.‬‬
‫• يتم ترتيب خريطة التدفق في شكل أعمدة بحيث يسهل على‬
‫قارئ الخري طة معر فة الق سم أو الش خص الذي ن شأ أو‬
‫انتهى عنده المستند‪.‬‬
 ‫‪:Documents Flowcharts‬‬ ‫خرائط تدفق المستندات‬
‫بعد النتهاء من إعداد خريطة تدفق نظام معلومات معين يتم اشتقاق خريطة تدفق المستندات‬ ‫•‬
‫من خريطة تدفق النظام‪.‬‬
‫تُر كز هذه الخري طة ع لى الم ستندات المتدف قة دا خل نظام المعلومات بغرض تت بع كل مستند‬ ‫•‬
‫مستخدم في هذا النظام‪.‬‬
‫تُحدد نقاط نش أة الم ستند وم سارات توزي عه خلل الق سام المختل فة دا خل النظام ح تى يصل‬ ‫•‬
‫المستند إلى مقره الخير‪.‬‬
‫خريطة تدفق المستندات ل تُظهر أي تفاصيل للجراءات وخطوات التشغيل المختلفة كما في‬ ‫•‬
‫خريطة تدفق النظام لنها تهتم فقط بتدفق المستندات‪.‬‬
‫ي تم إعداد خري طة تد فق الم ستندات بإ ستخدام ر مز وا حد ف قط من رموز التد فق و هو رمز‬ ‫•‬
‫المستند‪.‬‬
‫يتم ترتيب خريطة تدفق المستندات في شكل أعمدة بنفس الترتيب المستخدم في خريطة تدفق‬ ‫•‬
‫النظام‪.‬‬
‫تتم يز خري طة تد فق الم ستندات بال سهولة في الفهم لنها ل تتضمن الكث ير من التفاصيل ‪،‬‬ ‫•‬
‫وتُستخدم لعطاء فكرة عامة عن شبكة التصالت داخل النظام لن المستندات تُستخدم كوسيلة‬
‫ات صال وبالتا لي ي تم ا ستخدام خري طة تد فق الم ستندات كعن صر أ ساسي من عنا صر توثيق‬
‫المعلومات‪.‬‬
 ‫مستخدمي خرائط التدفق‪:‬‬

‫يتمثل المستخدمون الرئيسيون لخرائط التدفق في أربعة فئات وهم‪:‬‬

‫‪ )1‬المدير‪ :‬يحتاج المدير إلى خرائط التدفق في المساعدة على حل التغييرات في متطلبات التشغيل وظهور‬
‫الختناقات في وظائف التشغيل وعدم التوازن في أعباء العمل‪ .‬وكذلك في برامج التدريب لتوضيح‬
‫تفاصيل نظام معين‪.‬‬
‫‪)2‬المحاسب‪ :‬يستخدم المحاسب خرائط التدفق للمساعدة في حل مشاكل التشغيل ‪ ،‬وتنسيق أنشطة النظام مع‬
‫باقي النظم الفرعية الخرى ‪ ،‬إضافةً إلى المشاركة في تحليل وتصميم النظم وخاصة نظام الرقابة‬
‫الداخلية المحاسبية‪ .‬كما يستخدم المحاسب خرائط التدفق في مجال توثيق النظام وتقييمه من فترة‬
‫لخرى‪.‬‬
‫‪)3‬المتخصص في تشغيل البيانات‪ :‬ويتم استخدام خرائط التدفق في أغراض تطوير وتحسين النظام الحالي أو‬
‫تصميم نظام جديد‪ .‬وتُعد خرائط التدفق في هذا المجال كأدوات أساسية لتحليل وتصميم وتطوير‬
‫النظام‪.‬‬
‫‪ )4‬المراجع‪ :‬تُعتبر خرائط التدفق من الدوات الساسية لعمليات الفحص والتقييم التي يقوم بها المراجعون‪.‬‬
‫كما تثستخدم خرائط التدفق كأداة أساسية لتحليل وتقييم نظام الرقابة الداخلية وتحديد مدى إمكانية‬
‫العتماد على هذا النظام‪.‬‬
 ‫‪Programs‬‬ ‫خرائط تدفق البرامج‬
‫‪:Flowcharts‬‬

‫يتم إعداد خرائط تدفق البرامج لشرح خطوات التشغيل التفصيلية للعمليات في‬ ‫•‬
‫نظام المعلومات المحاسبية‪.‬‬
‫تظهر أهمية هذه الخرائط عند التشغيل بإستخدام الحاسبات اللكترونية حيث‬ ‫•‬
‫تُستخدم في شرح التدفق المنطقي لبرنامج الحاسب‪.‬‬
‫تكون خرا ئط تد فق ا لبرامج تف صيلية إ لى أق صى در جة وتُظهر التعليمات‬ ‫•‬
‫المطلوب من الحاسب تنفيذها خطوةً بخطوة‪.‬‬
‫تُساعد في تحديد التدفقات المنطقية حيث تُبين تنفيذ الخطوات المطلوبة في‬ ‫•‬
‫البرنامج‪.‬‬
‫يتم استخدامها أثناء عمليات كتابة واختبار وتوثيق وصيانة برنامج الحاسب‪.‬‬ ‫•‬
 ‫‪:Decision Tables‬‬ ‫جداول القرار‬
‫هسي سأداة ستحليسل سوتصسميم سيسستخدمها سمحللسي سالنظسم سكأداة ساتصسال سمسع سواضعسي سالبرامج س‬ ‫•‬
‫‪ Programmers‬لوضع إطار عام في صورة جدول للعمال التي يُمكن القيام بها أو‬
‫القرارات التي يجب اتخاذها عندما تتحقق شروط معينة‪.‬‬
‫تُ عبر جداول القرار عن كل الحالت والظروف التي يُمكن أن تُوجد في النظام أو البرنامج‬ ‫•‬
‫( المدخلت ) ومجموعة العمال أو القرارات التي يجب تنفيذها في كل حالة أو مجموعة من‬
‫هذه الحالت ( المخرجات )‪.‬‬
‫يتم ترجمة هذه الجداول إلى خرائط تدفق برامج تمهيدا لكتابة برامج الحاسب‪.‬‬ ‫•‬
‫تُظهر جداول القرار بوضوح كل العلقات المنطقية المحتملة بين الحالت والظروف التي يُمكن‬ ‫•‬
‫أن يكون عليها النظام وبين العمال أو القرارات الملئمة لهذه الحالت‪.‬‬
‫يُعاب على جداول القرار أنها ل تعكس التتابع الذي يجب أن يتم به تنفيذ العمليات داخل النظام‪.‬‬ ‫•‬
‫ل تُعتبر جداول القرار أداة تحليل وتصميم بديلة لخرائط التدفق بل تُعتبر أداة مكملة ومساعدة‬ ‫•‬
‫لها في عمليات تحليل وتصميم النظم والبرامج‪.‬‬
‫تُع تبر جداول القرار و سيلة توث يق إضاف ية للنظام وعن صر م ساعد ع لى فه مه للمحاسبين‬ ‫•‬
‫والمراجعين‪.‬‬
 ‫مكونات جداول القرار‪:‬‬

‫تعتمد جداول القرار على فكرة تحقق الشرط وجواب الشرط ‪ ،‬أي أنها تقوم‬ ‫•‬
‫على فكرة أنه إذا تحقق الشرط أو الشروط المعينة إذن يجب القيام بالعمال أو‬
‫اتخاذ القرارات الملئمة لمقابلة لهذه الشروط‪.‬‬
‫يتكون جدول القرار من جزئين ‪ ،‬جزء أول خاص بالسؤال ( إذا ) ويتضمن‬ ‫•‬
‫كل الحالت والظروف الممكنة كمدخلت ‪ ،‬وجزء ثاني خاص بالستجابة ( إذن‬
‫) ويتضمن كل العمال أو القرارات الملئمة كمخرجات‪.‬‬
‫تبدأ عملية إعداد جدول القرارات بتحديد كل الحالت أو الشروط المحتملة في‬ ‫•‬
‫النظام أو البرنامج المعين ثم تحديد العمال التي يجب تنفيذها أو القرارات‬
‫التي يجب اتخاذها لمقابلة كل حالة أو مجموعة الحالت التي يُمكن أن تحدث‬
‫مجتمعة‪.‬‬
 ‫‪:Gantt Charts‬‬ ‫خرائط جانت‬

‫يتم استخدام خرائط جانت عند تصميم وتنفيذ النظام الجديد المقترح أو عند تصميم وتنفيذ‬ ‫•‬
‫التعديلت في النظام الحالي‪.‬‬
‫تُظ هر خرا ئط جا نت العمال المطلوب تنفيذ ها ‪ ،‬وتوار يخ البتداء والنتهاء المخططة لهذه‬ ‫•‬
‫العمال ‪ ،‬وكذلك تواريخ البتداء والنتهاء الفعلية للعمال التي تم تنفيذها‪.‬‬
‫يتم رصد أنشطة المخرجات على خرائط جانت في شكل مستطيلت بإستخدام مقاييس الزمن‪.‬‬ ‫•‬
‫ويُمكن تعديل هذه الخرائط أثناء عملية التنفيذ للوفاء ببعض المتطلبات الخاصة‪.‬‬
‫تتمثل الميزه الساسية لخرائط جانت في تقديم نظرة عامة شاملة عن مدى التقدم في تنفيذ‬ ‫•‬
‫المشروع بمجرد النظر إلى الخريطه‪.‬‬
‫ل يُشترط بالضرورة أن تكون العمليات متتابعة دائما‪.‬‬ ‫•‬
‫خرائط جانت أداة إدارية مفيدة في المشروعات الكبيرة حيث تُساعد في الجدولة وفي التنسيق‬ ‫•‬
‫وتُقدم الوسائل لتقييم مدى التقدم في المشرعات‪.‬‬
‫إعداد خرائط جانت ل يتطلب مجهودات أو بيانات مكثفة لذلك تكون منافعها أكبر من تكاليف‬ ‫•‬
‫إعدادها‪.‬‬