Catlogo de Cuentas Se define el catlogo de cuentas como: Es el ndice o instructivo, donde, ordenada y sistemticamente, se detallarn todas las cuentas

aplicables en la contabilidad de una negociacin o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los nmeros de las cuentas". Es importante al establecer un catlogo de cuentas, para un manejo adecuado de ste, que se acompae de una gua que detalle los movimientos que afectarn a cada una de las cuentas contenidas en el mismo. La elaboracin de este catlogo puede ser de forma numrica, numrica decimal, alfabtica, numrica alfabtica o alfanumrica; todo esto depender siempre de las necesidades de la negociacin o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un nmero en forma ordenada para su fcil manejo y control. 2. ORGANIZACIN DE EL CATLOGO DE CUENTAS Lo ms conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que habrn de aparecer en los estados financieros, numerndolas dentro de un sistema decimal. Esto conviene con el fin de poder designarlas ya por su nombre, ya por su nmero, lo cual en muchos casos es ms prctico. 2.1. Clasificacin de las cuentas La mayora de los elementos de nuestro medio ambiente, como podran ser una construccin, una bicicleta, un mamfero, un centro de estudios, un automvil, etctera, pueden clasificarse de diversas maneras en funcin de los puntos de vista que se tomen. Las cuentas como elementos de control no son una excepcin; por lo tanto tambin son materia de clasificacin. Tomndose en consideracin los conocimientos asimilados, pueden integrarse en dos grupos: a. a. Cuentas segn el Estado Financiero en el cual reflejan su informacin. b. b. Cuentas de acuerdo con la naturaleza de su saldo.

Tomando como punto de vista el estado financiero en el cual se presenten, las cuentas se subclasifican en: Cuentas de Balance Cuentas de Resultados Las primeras son todas aquellas cuentas que se presentan en cualquier Balance General, como es el caso de: bancos, almacn, edificio, proveedores, impuestos por pagar, capital, etctera. Las segundas son las que integran el Estado de Resultados. Ejemplo: ventas, otros productos, costo de ventas, gastos de operacin, etctera. En funcin de la naturaleza del saldo de las cuentas, se subclasifican de la siguiente manera: Cuentas de Saldo Deudor Cuentas de Saldo Acreedor Las primeras son precisamente aquellas cuyo saldo es deudor, independientemente del estado financiero en que se encuentren contenidas, por ejemplo: bancos, almacn, edificio, costo de ventas, gasto de operacin, etctera. Cuando el movimiento acreedor es superior al deudor, se produce un saldo acreedor; de esta manera, se estar frente a una cuenta clasificada dentro de las de saldo acreedor, sin tomarse tampoco en consideracin el estado financiero del cual forme parte; ejemplo: proveedores, impuestos por pagar, capital, ventas, otros productos, etctera. Por lo tanto, al hablar de bancos, estaremos tratando el caso de una cuenta de Balance de saldo deudor. Al referirse a ventas, se entiende como ejemplo de cuenta de resultados de saldo acreedor, y as sucesivamente ser la situacin de todas las cuentas, con base en el estado financiero del cual formen parte, y en su saldo. ESTRUCTURA Esta Gua de Funciones y Usos se encuentra integrada por el Catlogo de Cuentas, las Descripciones y Dinmicas de cada una de las mismas.

La identificacin de cada una de las cuentas se basa en el sistema decimal por considerarse el ms idneo para el procesamiento, computarizado, manual mecnico de las operaciones. Se encuentra estructurada sobre las bases de los siguientes niveles: El Primer Dgito. Obsrvese que la estructura del cdigo tiene siete dgitos y cuatro niveles. Por otra parte, las clases que identifican el primer dgito, son: Clase 1: Activo Clase 2: Pasivo Balance General. Clase 3: Patrimonio Clase 4: Ingresos Clase 5: Costo de Ventas Clase 6: Gastos Estados de Resultados. Clase 7: Ingresos financieros Clase 8: Gastos Financieros Clase 9: Impuestos Las clases 1, 2 y 3 son las que comprenden las cuentas que conforman el Balance General y son las que se han tomado en consideracin para el desarrollo de la presente gua. Las clases 4, 5 ,6 ,7 ,8 y 9 corresponden a las Cuentas de Resultados quedando abierta la alternativa para el desarrollo de una nueva investigacin. ESTRUCTURA Y CODIFICACION El Catlogo de cuentas ha sido estructurado distinguiendo los siguientes niveles: Clase: Se identifica con el primer dgito. Grupo: Se identifica con los dos primeros dgitos. Cuenta: Se identifica con los tres primeros dgitos. Subcuenta: Se identifica con los cinco primeros dgitos. Cuenta analtica:Se identifica con los ocho primeros dgitos.

A modo de dar una idea general de la estructura del catlogo se exponen a continuacin las clases establecidas: Clase 100 ACTIVO Clase 200 PASIVO Clase 300 PATRIMONIO Clase 400 GASTOS Clase 500 INGRESOS Clase 600 CUENTAS CONTINGENTES Clase 700 CUENTAS DE ORDEN POR FIDEICOMISOS Clase 800 OTRAS CUENTAS DE ORDEN

EL PRIMER DIGITO DE LA CUENTA DE MAYOR INDICA LA AGRUPACION DE LAS CUENTAS DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CUENTA AGRUPACION 1 000 ACTIVO 2 000 PASIVO 3 000 PATRIMONIO 4 000 INGRESOS 5 000 GASTOS CONTROLABLES 6 000 GASTOS NO CONTROLABLES 8 000 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 9 000 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

EL SEGUNDO DIGITO DE LA CUENTA DE MAYOR INDICA LA AGRUPACION

DE LA CUENTA DE ACUERDO CON LA DISPONIBILIDAD DE LOS ACTIVOS O LA EXIGIBILIDAD DE LOS PASIVOS. CUENTA ACTIVO 1 1 0 0 DISPONIBILIDADES 1 2 0 0 DEUDORES DIVERSOS 1 4 0 0 INVERSIONES DE ACTIVO FIJO 1 5 0 0 OTROS ACTIVOS 1 6 0 0 CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO PASIVO 2 1 0 0 PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

2 2 0 0 ACREEDORES DIVERSOS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 2 3 0 0 RESERVAS DE PASIVO 2 4 0 0 OTROS PASIVOS 2 5 0 0 CUENTAS DE ENLACE ACREEDORAS PATRIMONIO 3 0 2 0 PATRIMONIO PROTECCION AL SALARIO INGRESOS 4 0 2 0 OTROS INGRESOS PROTECCION AL SALARIO GASTOS 5 0 2 0 GASTOS CONTROLABLES PROTECCION AL SALARIO 6 0 2 0 GASTOS NO CONTROLABLES PROTECCION AL SALARIO. NOTA EL TERCER DIGITO (NUMERO 2) DE LAS CUENTAS DEL GRUPO 3, 4, 5 Y 6 CORRESPONDE AL FONDO DE PROTECCION AL SALARIO, DE ACUERDO A LA LEY DEL ISSSTE EN SUS ARTICULOS 16, 21 Y 25. CUENTA 8000 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 9000 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Codificacin de cuentas

El catlogo ha sido estructurado sobre la base de un sistema de codificacin numrico de cuentas que contempla distintos niveles de agregacin, como se muestra a continuacin. a. Niveles de agregacin: i. ii. iv. v. vi. Clase: Se identifica con el primer dgito. Grupo: Se identifica con los dos primeros dgitos. Subcuenta: Se identifica con los cinco primeros dgitos. Moneda: Se identifica con el sexto dgito. Cuenta analtica: Se identifica con los ocho primeros dgitos.

iii. Cuenta: Se identifica con los tres primeros dgitos.

b. Clases de cuentas:
i. Clase: 100 Activo ii. Clase: 200 Pasivo iii. Clase: 300 Patrimonio iv. Clase: 400 Gastos v. Clase: 500 Ingresos vi. Clase: 600 Cuentas de orden para contingencias vii. Clase: 700 Cuentas de orden para fideicomisos viii. Clase: 800 Otras cuentas de orden c. Moneda: El sexto dgito (M) distingue los saldos por tipo de moneda o unidad de cuenta en el caso de las Unidades de Desarrollo correspondientes a las operaciones de la entidad. El sexto dgito (M) puede asumir los siguientes valores: M: 1 Se utiliza para las operaciones en colones costarricenses M: 2 Se utiliza para las operaciones en otras monedas extranjeras M: 3 Se utiliza para las operaciones en Unidades de Desarrollo (UD). El registro original de toda transaccin debe considerar al menos los seis primeros dgitos del manual. Por lo tanto, en los casos en que el dgito sexto no se encuentre indicado en el manual, se entiende que las correspondientes subcuentas presentan la distincin por moneda, segn las indicaciones de este inciso. |/El sexto dgito debe destinarse para la clasificacin de los saldos por tipo de moneda correspondientes a las operaciones que se incluyen, los cdigos se deben utilizar de la siguiente forma: 1. Se utiliza para las operaciones en moneda nacional. 2. Se utiliza para las operaciones en moneda extranjera. LaS entidades que no necesiten identificar con distintos cdigos contables los saldos en diferentes monedas, sino que su sistema contable les permiten mantener para un mismo cdigo contable saldos en diferentes

monedas, pueden prescindir de utilizar este sexto dgito en su contabilidad y generarlo nicamente a los efectos del reporte a la SUGEF.

POLIZAS
La pliza de egresos sirve para anotar las operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero en efectivo para la empresa. La pliza de egresos se elabora cada vez que se expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una pliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la aplicacin contable de acuerdo a las claves del catlogo de cuentas. Pliza de Egresos.- Se utilizan para registro de operaciones que representan salidas en efectivo. En ellas se registran las operaciones, tomando en consideracin con ello, mayor claridad de los conceptos que motivaron su expedicin, estos a su vez debern presentar el soporte con sus respectivos comprobantes de las operaciones, tales como facturas, recibos, notas, etc. La pliza de diario sirve para anotar las operaciones que realiza la y que implican entradas o salidas de dinero en efectivo. PLIZA DE DIARIO.- Se emplean para contabilizar aquellas operaciones en donde no intervienen inmediatos de efectivo, tal es el caso de las compras a crdito que se llevan a cabo con los proveedores; el registro de la comprobacin de gastos por conceptos de viticos, el registro de los asuntos de apertura, as como el cierre del ejercicio, la contabilizacin de los presupuestos de ingresos y el de egresos, con otras de naturaleza semejante. La pliza de diario se elabora para anotar operaciones tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a crdito, cobro de documentos descontados, etctera.

En la pliza de ingresos se anotan diariamente las operaciones que representan ingresos, es decir, entradas de dinero en efectivo para la empresa. Pliza de Ingresos.- Se destina el registro de operaciones que implican entradas en efectivo cuya fuente de informacin son recibos oficiales que expiden, en el momento de formalizarse la recepcin, ya sea esta por la recaudacin de los atributos y sus accesorios, participaciones, subsidios e incentivos recibidos; bien por la obtencin de financiamientos