Smk Beaufort Peti Surat 291, 89808 Beaufort, Sabah MINIT MESYUARAT Pertandingan Pidato KPBPNB dan Kuiz

PNB Peringkat Negeri Sabah 2011

Tarikh: 16 Jun 2011 Hari: Khamis Masa: 12.40 2.10 Tgh Tempat: Bilik Gerakan SMK Beaufort

Kehadiran: 1. En Zulkifle Masdin 2. En Azami Laman 3. Pn Hadizah Bahrin 4. En Idrus Junsin 5. En Mohd Fauzi Wahid 6. En Ag Sulaiman Agku Marali 7. En Awgku Mohd Gadafee 8. En. Mohd Hafizie Abd Latif 9. En Jamal Djupri 10. En Mohd Danish Tan Abdullah 11. En Mohd Noor Abu Bakar 12. En Mohd Sharil A. Rahman 13. Pn Jalita Sarudin 14. Pn salfariza Laila Mazlan 15. Pn Lia Jasmin 16. Pn Sainah Juait 17. Cik Nur Intan Juriana Abdullah Aluan Pengerusi 1. En Zulkifle mengucapkan terima kasih atas kehadiran AJK yang dilantik. Memaklumkan SMK Beaufort terpilih sebagai tuan rumah kepada pertandingan pidato KPBPNB dan kuiz PNB peringkat negeri yang akan diadakan pada 5 Julai 2011, sehubungan dengan itu beliau berharap pertandingan ini akan berjalan dengan lancar. Aluan Timbalan Pengerusi 1. En Azami juga mengucapkan terima kasih atas kehadiran ahli mesyuarat, beliau seterusnya memaklumkan pemenang pertandingan akan bertanding ke peringkat

separuh akhir yang akan berlangsung di Kuala Lumpur. Seterusnya beliau membincangkan mengenai penyerahan dan skop bidang tugas bagi setiap AJK. Perlantikan dan penyerahan tugas AJK pelaksana 1. AJK Protokal dan Sambutan. Terlebih dahulu Tim.Pengerusi menyatakan bahawa penaung jawatan kuasa pelaksana ialah tuan pengetua sekolah En Asliari Hj Tamit. Bagi jemputan VIP, terdapat tiga tempat penting dalam majlis tersebut iaitu Perasmi Majlis, Pengurus Kanan PNB dan Pengetua Sekolah. Untuk makluman ahli mesyuarat, pertandingan pidato akan disertai oleh 7 buah sekolah dan Smk Beaufort akan diwakili oleh Mohd Akmal Idrus dari kelas 5 Teknologi, sementara bagi pertandingan kuiz disertai oleh 3 buah sekolah antaranya SMK Abaka, SMK Tenom dan SMK Lok Yuk Kota Kinabalu. AJK Protokal juga diminta menyediakan holding room atau ruang menunggu untuk VIP sekiranya mereka datang awal sebelum pertandingan berakhir. 2. AJK Teknikal dan Peralatan Audio. Peralatan Audio dan PA system akan dibekalkan oleh pihak PNB sepenuhnya, kecuali keperluan untuk penjaga masa. AJK diingatkan untuk datang sehari awal sebelum pertandingan unutk membantu pihak PNB menyediakan sistem Audio didalam dewan. AJK juga perlu berurusan dengan pihak terlibat mengenai tempoh sewaan dewan yang akan digunakan semasa pertandingan. Tim pengerusi menyatakan ketetapan masa amat penting bagi pihak PNB, mengikut pengalaman lalu biasanya majlis berakhir lewat dari masa ditetapkan. 3. AJK Kebersihan Tim pengerusi memaklumkan supaya AJK menyediakan kemudahan plastik sampah. Sekiranya AJK memerlukan pertolongan pelajar boleh berhubung dengan Shahnizam pelajar tingkatan 6 dan merupakan AJK Kelab PNB. 4. Pengacara Majlis Teks ucapan akan disediakan oleh pihak PNB, juruacara cuma dikehendaki menyesuaikan teks apabila senarai nama VIP yang hadir ditetapkan oleh pihak PNB dan dimaklumkan kepada sekolah. Mengenai kedudukan juruacara majlis, tempat yang dimaklumkan ialah disebelah kiri dewan. 5. AJK Persiapan Pentas. Berdasarkan perancangan pihak PNB, pancaran slide akan digunakan, tim pengerusi memaklumkan mengenai cadangan pengetua untuk menyediakan banner sebagai tanda kenangan pihak sekolah. Dipersetujui oleh ahli mesyuarat dan AJK dikehendaki menempah banner yang bersesuaian. 6. AJK Jamuan Memandangkan majlis bermula lewat tengahari iaitu jam 2.00 petang, jamuan yang disediakan ialah minum petang untuk VIP dan 65 orang guru termasuklah peserta dan guru pengiring, selain itu pihak PNB juga memperuntukkan jamuan untuk pelajar selaku penonton yang hadir pada hari tersebut. Sekolah juga diminta untuk menjemput guru dan pelajar sekolah berhampiran tuan rumah sebagai penonton dan bilangan yang diperuntukkan jamuan adalah mengikut kapasiti dewan. Tim. pengerusi mencadangakan bahawa sekolah menjemput semua pelajar tingkatan 6, tingkatan 5

ekonomi dan perdagangan serta kelas KRK sebagai penonton dan bilangan berjumlah lebih kurang 244 orang. Dipersetujui oleh ahli masyuarat. 7. AJK Disiplin Bagi setiap tingkatan akan dipantau oleh seorang guru untuk tujuan kawalan disiplin. AJK diminta menyediakan surat makluman keluar sekolah dan surat kebenaran kepada pelajar kelas terlibat.

8. AJK Buku Atucara Walaupun pihak PNB menyediakan buku aturcara, pihak sekolah dan AJK terlibat perlu juga menyediakan buku atucara yang ringkas sebagai persediaan. Dimaklum kan bagi peserta Sabah dan Sarawak perlu mendaftar awal iaitu setengah jam sebelum majlis bermula. 9. AJK Hadiah AJK hanya menyelaras penyampaian hadiah kerana hadiah dan cenderamata akan disediakan oleh pihak PNB, bagi pelajar yang hadir menonton sekolah akan memberikan sijil kehadiran. 10. AJK Pembantu Hakim 3 orang wakil akan disediakan sebagai hakim iaitu dari pihak PNB, JPN dan DBP. Sekiranya mana-mana wakil dari ketiga-tiga jemputan hakim ini tidak dapat hadir maka AJK pembantu hakim akan mengantikan tempat. 11. AJK Pengurus Peserta AJK akan bertanggungjawab terhadap penyelarasan giliran berpidato dan perjalanan peserta semasa berada didalam dewan. 12. AJK Pendaftaran AJK akan berperanan untuk tugas senarai semak nama peserta sahaja kerana buku pendaftaran dan cenderahati disediakan oleh pihak PNB. 13. AJK Pengurusan Bengkel Bengkel 1 jam melibatkan guru-guru pengiring dari 7 buah sekolah akan diadakan semasa pertandingan berlangsung, bengkel bertujuan untuk mengemaskini data ahli kelab dan mempromosi laman web PNB. 13.1 AJK diminta untuk mempersiapkan kemudahan internet dan komputer riba untuk tujuan pelaksanaan bengkel. Ahli mesyuarat bersetuju supaya En Jamal akan mewakili sekolah untuk menghadiri bengkel tersebut. 14. AJK Penjaga Masa AJK bertanggungjawab menyediakan dan membekalkan jam dan lonceng untuk kegunaan semasa pertandingan.

Hal- hal lain 1. Tim pengerusi mengingatkan semua AJK untuk memberikan resit bagi setiap perbelanjaan yang terlibat untuk tujuan tuntutan bayaran kepada pihak PNB. 2. Terdapat cadangan untuk menyediakan name tag kepada pelajar yang hadir menonton pada hari tersebut, dipersetujui olah ahli mesyuarat dan tindakan olah AJK pendaftaran. 3. Guru-guru yang mempunyai kamera digital boleh membawa kamera untuk mengambil gambar bagi pihak sekolah. 4. Makluman untuk semua AJK pelaksana pihak PNB juga memperuntukkan bajet jamuan tengahari sebelum acara pertandingan bermula. Tindakan untuk AJK jamuan. 5. Sekali lagi Tim pengerusi menyatakan bahawa majlis ini diatur dan disediakan sepenuhnya oleh PNB dan sekolah selaku tuan rumah hanya menyediakan tempat. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 2.10 petang.

Disediakan oleh,

Disahkan oleh.

----------------------(Pn Sainah Juait) Setiausaha

-----------------------(En Azami Laman) Timbalan Pengerusi