UNIVERSIDAD

ADMINISTRACION PUBLICA
Sesión No 14

EXPOSITOR:
MG. ROSANA CURASI BOHORQUEZ
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
 DESARROLLO TEMATICO
• Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
• Normas sobre Administración de Almacenes
• Normas Técnicas de Control Interno para el Área
de Abastecimiento
Normas Técnicas de Control Interno
Área de Obras Publicas

MARCO LEGAL

Ley No 22056- Sistema de Abastecimiento.

Ley No 22867- Desconcentración de atribuciones del Sistema de
Abastecimiento.
Resolución Jefatural Nº 118-80- INAP/DNA
Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG
R3esolución Jefatural Nº 335-90- INAP/DNA
 HISTORIA

El sistema de abastecimiento fue establecido

mediante el Decreto Ley Nº 22056, con la
finalidad de asegurar la unidad racional.
Eficiencia y eficacia de los procesos de
abastecimiento y de bienes y servicios no
personales en los organismos que conforman
la administración pública, a través de los
procesos técnicos de catalogación, registro de
proveedores, programación, adquisición
almacenamiento, distribución, registro y
control, mantenimiento, seguridad,
recuperación de bienes y disposición final de
los mismo.
 DEFINICION

 El abastecimiento es una función

orientada a proporcionar en forma
oportuna los bienes materiales y los
servicios que requiere la acción
gubernamental para el cumplimiento de
sus fines.
 En tal sentido el abastecimiento cumple
un rol muy importante en el
funcionamiento interno de una entidad
dado que, de su eficiencia dependerá el
desarrollo de las actividades
institucionales en las mejores condiciones
de celeridad, calidad y productividad.
 Relaciones

Presupuesto

Personal SIAF E
N
Racionalización Contabilidad D
O
G
Planificación
Tesorería E
Abastecimiento N
Control S
Información

Juridico
E
Usuarios y/o Consumidores X
Mercado Internacional O
G
E
N
Mercado Nacional A
S
 NORMAS GENERALES DEL
SISTEMA DE
ABASTECIMIENTOS
1. Aplicación de criterio de eficiencia y
eficacia
2. Integridad de administración del
abastecimiento
3. Actualización y utilización de información
para el abastecimiento
4. Unidad de adquisiciones de bienes y
servicios
5. Unidad en el ingreso físico y custodia
temporal de bienes
6. Austeridad del abastecimiento
7. Verificación del estado y utilización de
bienes y servicios.
 1. Aplicación de criterio
de eficiencia y
eficacia
NORMAS ESTABLECIDAS EN LEY 2. Integridad de
ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES DEL ESTADO
administración del
Nº 28267-26850 Y REGLAMENTO abastecimiento
DE LA LEY D. S Nº 084-2004-PCM 3. Actualización y
utilización de
información para el
abastecimiento
4. Unidad de
adquisiciones de
bienes y servicios
 SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia
Temporal de Bienes

Acciones a desarrollar

Todos los bienes adquiridos ingresan 1. El órgano de abastecimiento contará

físicamente a la entidad por el almacén del Con áreas físicas acondicionadas
Órgano de abastecimiento; y para su Especialmente los bienes de la entidad
Custodia temporal. que suministra.
2. La ubicación, capacidad,
acondicionamiento, medios de acceso,
equipamiento y personal del almacén
serán planificados atendiendo las
necesidades y posibilidades de la
Concepto.- El almacenamiento es un proceso entidad.
técnico de Abastecimiento orientado a 3. Sólo por el almacén del órgano de
establecer y aplicar pautas para la ubicación y
Abastecimiento, se realizará el ingreso
custodia temporal de bienes en cualquier área
física acondicionada. La custodia temporal se físico de bienes adquiridos y/o recupera
inicia con la adquisición y La recuperación de dos.
bienes, las cuales se realizan en formas y 4. Los bienes con características
modalidades diversas. El ingreso físico es Especiales( caso semovientes, alimentos
un acto de incorporación a la Entidad, pasando
desde afuera de ella hacia adentro a través
Frescos, productos cárnicos, equipos
de un lugar previamente establecido. Voluminosos, etc. Ingresarán por el área
Adecuada.
 SA. 06 AUSTERIDAD
DEL ABASTECIMIENTO
En toda previsión, solicitud, obtención,
suministro, utilización y/o administración
de bienes y servicios. Se aplicarán los criterios implantará el tratamiento estadístico
e instrumentos pertinentes de austeridad que
establezca la entidad a propuesta del órgano
de abastecimiento.
Concepto.- Se entiende por Austeridad
del Abastecimiento: la equilibrada
estimación de necesidades de bienes y
de servicios; al empleo mesurado de los
limitados recursos asignados a una
entidad Pública y a su adecuada
Combinación para obtener más y
mejores resultados (productos materiales
y servicios públicos), en beneficio de
la colectividad en general.
Acciones a desarrollar
2.El órgano de abastecimiento
De la información que genera o utiliza,
a efecto de tener elementos de juicio
Para orientar la austeridad.
2. El órgano de Abastecimiento
adecuará a su realidad institucional
los criterios de austeridad. Como:
j. Utilidad múltiple
k. Uniformidad
l. Equilibrio en relación al personal
m. Racionalidad en la producción
n. Durabilidad
o. Prioridad en caso de restricciones
p. Prioridad en la obtención
q. Continuidad
r. Fácil conservación o permanencia
s. Ahorro y costos adicionales.
 SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y
UTILIZACIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
Las entidades públicas formularán
y aplicarán normas para verificar la
existencia estado y condiciones de
utilización de los bienes y/o servicios
de que dispone la entidad.
Concepto.- La verificación
Constituye requisito para
realizar, de manera racional y
sobre bases reales, las
acciones de abastecimiento
Que resulten necesarios.
Acciones a desarrollar
2. El inventario físico es una forma
De verificación, hay dos tipos:
el general y de almacén.
a. El administrador general o quien
haga sus veces es el encargado
de aprobar los inventarios físicos
Generales de bienes en uso por
lo menos una vez al año.
j. El titular del órgano de
Abastecimiento hace lo propio con
Inventarios de los bienes que se
Hallan en custodia temporal en el
Almacén de su responsabilidad. Y a
La vez informado al administrador
General, además establece pautas
para Inventariar bienes en todas las
áreas.
 Aspectos de la Verificación
del Estado y Utilización
1. Existencia o presencia real del
bien o del servicio (visto como
acción o resultado)
2. Estado para apreciar el grado
de conservación o deterioro
del bien así como el resultado
del servicio; y
3. Condiciones de utilización,
para constatar en qué se
emplea, lugar, habilidades del
responsable, condiciones de
seguridad, rendimiento y
sobre todo el empleo de
beneficio de la organización
en su conjunto(con fines
oficiales).
MANUAL DE ADMINISTRACION DE ALMACENES
PARA EL SECTOR PUBLICO NACIONAL
Res. Nº 335-90-INAP/DNA
PROCESOS DE ADMINISTRACION
DEL AMACEN
 Proceso de almacenamiento
 Proceso de distribución
 Inventario físico
 Baja de bienes
 Reposición de estock
 Registro y control de existencias
 A. PROCESOS DE ALMACENAMIENTO

El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento, las

Actividades concerniente a este proceso, están referidas
a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado
Con fines de custodia como vía para trasladarlo físicamente
(temporal o definitivo) a quienes lo necesitan.

1. Recepción
2. Verificación y control
FASES 3. Internamiento
4. Registro y Control
5. Custodia
 B. PROCESO DE DISTRIBUCION

Proceso técnico de Abastecimiento, que consiste en un conjunto

de actividades de naturaleza técnico Administrativo, referida a la
Directa satisfacción de necesidades. Incluye las operaciones internas.

1. Formulación de pedidos
2. Autorización de despacho
FASES 3. Acondicionamiento de materiales
4. Control de materiales
5. Entrega de Materiales
 C. INVENTARIO FISICO
s una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o
resencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservación o
eterioro y condiciones de seguridad.

1. TIPOS DE INVENTARIO

C. INVENTARIO MASICO B. INVENTARIO SELECTIVO

Comprende un tipo de bienes
Se efectúa cerrando las operaciones porPreviamente seleccionados. Se realiza
Varios días, como mínimo una ves al año Periódicamente o cada vez que sea
Requiere de un apropiado programa y sirveNecesario comprobar que los registro de
Stock se mantienen al día. completos y
De sustento a los estados financiero de la
Entidad. Exactos.
 C. INVENTARIO FISICO

3. FORMAS DE EFECTUAR
EL INVENTARIO
2.PREPARACION DE INVENTARIO
• Al barrer.- efectuar el inventario
c. Ordenamiento de almacén De todos los bienes almacenados,
d. Documentación Sin excepción alguna.
e. Equipo de verificadores • Por Selección.- Consiste en
f. Medios o instrumentos constatar la veracidad de las
existencia del grupo de bienes del
cual se tiene interés.
 C. INVENTARIO FISICO

4. SOBRANTES DE INVENTARIO
Se procederá en la forma siguiente:
c. Determinar su origen 5. FALTANTE DE ALMACEN
- Documentos fuentes no registradas
- En las tarjetas de existencia valorada C. Faltante por robo o sustracción
- Bienes entregado en la menor cantidad D. Faltante por merma
- Autorizada.
E. Faltante por negligencia
- Entrega de un bien similar en el lugar
- Del que figura.
b. Estos deben ser incorporados
en los registro de existencia.
 D. BAJA DE BIENES

1. Se dará de baja a los bienes que como

resultado del inventario Físico Genial estén
considerados para tal proceso.
2. Son objeto de baja:

d. Los bienes fungibles siniestrados que se

encuentren en completo estado de inutilidad.
e. La merma producida en las existencias por
efecto de votalización o por acción de animales
depredadores.
f. Los bienes perdidos por robo o sustracción; y
g. Bienes que por vencimiento o su estado de
descomposición no son recomendables para
consumo.
 E. REPOSICIÓN DE STOCK

Comprende un conjunto de acciones de

naturaleza técnico-administrativo
inherente a la función de almacén, que
tiene por finalidad el mantener la
continuidad del abastecimiento,
remplazando las existencias distribuidas,
a fin de que se encuentren disponibles en
cualquier momento y asegurar así que
lleguen a los usuarios en la oportunidad
conveniente.
 F. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

Consiste en un sistema de registro y reportes en los

que se consigna datos sobre ingresos y salidas de bienes del
Local de almacén y cantidades disponibles a distribuir.
Según las posibilidades de cada entidad los registros y reportes
se elaboran en forma manual o mediante proceso automático de datos

1. Tarjeta de Control Visible de Almacén

2. Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén
3. Resumen del Movimiento del Almacén
DOMENTOS 4. Nota Entrada al Almacén
5. Pedido de Comprobante de Salida.
 NORMAS TECNICAS DEL CONTROL
INTERNO DEL AREA DE ABASTECIMIENTO
08 NORMAS
300-01
CRITERIO DE 300-08
ECONOMIA PROTECCIÓN DE
EN LA COMPRA DE BIENES DE ACTIVO
BIENES Y FIJO
CONTRATACION DE
SERVICIOS.

300-02
UNIDAD DE 300-07
ALMACEN CONTROL SOBRE
VEHICULOS OFICIALES
DEL ESTADO

300-03
300-04
TOMA DE
BAJA DE BIENES
300-05 300-06
INVENTARIO MANTENIMIENTO ACCESO, USO Y
DE ACTIVO CUSTODIA DE BIENES
FISICO DE BIENES DE
FIJO
ACTIVO FIJO
NCI 300-01: Criterio de Economía
en la Compra de Bienes y NCI 300-02: Unidad de Almacén
Contratación de Servicios

En toda Todos los bienes

transacción de que adquiera la
bienes o entidad deben
servicios, así ingresar
como en las físicamente a
demás través de la
actividades de Unidad de
gestión, deberá Almacén, antes
tenerse presente, de ser
el criterio de utilizados.
economía.
NCI 300-03: Toma de Inventario NCI 300-04: Baja de Bienes de
Físico Activo Fijo

Cada entidad debe Los bienes de

practicar activo fijo que por
anualmente diversas causas,
inventarios físicos de han perdido
los activos fijos, con utilidad para la
el objeto de verificar entidad, deben ser
su existencia física y dados de baja
estado de oportunamente.
conservación.
NCI 300-05: Mantenimiento NCI 300-06: Acceso, Uso y
de Bienes de Activo Fijo Custodia de los Bienes

La administración de Sólo el Personal

la Entidad debe
preocuparse en
forma constante por
el mantenimiento
preventivo de los
bienes de activo fijo,
a fin de conservar su
estado optimo de
funcionamiento y
prolongar su vida
útil.
autorizado debe
tener acceso a los
bienes de la
entidad, el que
deben asumir
responsabilidad
por su buen uso,
conservación y
custodia de ser el
caso.
 NCI 300-07: Control sobre NCI 300-08: Protección de
Vehículos Oficiales del Estado Bienes de Activo Fijo

Debe cautelarse Deben

que los vehículos establecerse
de propiedad de procedimientos
la entidad, sean para detectar,
utilizados prevenir, evitar
exclusivamente y extinguir las
en actividades causas que
oficiales, salvo pueden
autorización ocasionar daños
expresa del o pérdidas de
titular. bienes públicos.
NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO
PARA EL AREA DE OBRAS PUBLICAS
17NORMAS 600-11
Las resoluciones
Aprobatorias de
600-01 Presupuesto
Del Expediente Adicionales
Técnico Deben precisar
La causal.

600-10
600-02 Sustentación de
Contenido de las Presupuesto
Especificaciones Adicionales en
Técnicas Contrato a suma
alzada.
600-09
Sustentación de
600-03
Presupuestos
Sustentación de los Adicionales,
Metrados en contratos a
P. Unitario

600-04
Absolución de
600-05 600-06 600-07 600-08
Consultas u Modificaciones y Aplicaciones de Oportunidad en el
Observaciones Detalles de los Subsanación de control de calidad Procedimiento de
Sobre documentos Anexos del Errores u omisiones En obras y Presupuesto
Que conforman Contrato En el Exp. Tec. reporte Adicionales
El expediente.
NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO
PARA EL AREA DE OBRAS PUBLICAS
17 NORMAS

600-12 600-17
Aprobación de Mantenimiento
Reducción de de las Obras.
Obras

600-13
600-16
Cumplimiento de
Registro de garantías
Plazo Contractual
En la etapa de la
Operación de
600-15
Obra.
Participación de
600-14
Los Miembros
Elaboración de
Designados para
Metrados de
La recepción de
Post- construcción
Obra.
NCI 600-01: del Expediente NCI 600-02: Contenido de las
Técnico Especificaciones Técnicas

El expediente Las
técnico antes de ser Especificaciones
aprobado por la Técnicas deben
entidad licitante, elaborarse por
debe estar visado en cada partida, que
todas sus páginas conforman el
por los profesionales presupuesto de
responsables de su obra, definiendo la
elaboración y por el naturaleza de los
área especializada trabajos,
responsable de su procedimiento
revisión. constructivo y
formas de pago.
 NCI 600-04: Absolución de
NCI 600-03: Sustentación Consultas u observaciones sobre
de Metrados Documentos que conforman el
Expediente Técnico de la Licitación

Los metrados del La Entidad Licitante

expediente técnico
deben estar
sustentados por
cada partida, con la
planilla respectiva y
con los gráficos y/o
croquis explicativos
que el caso requiera.
deberá absolver las
consultas o cualquier
observación que se
hiciera sobre los
documentos que
conforman el Expediente
Técnico de la Licitación,
debidamente
fundamentados, de
manera que permita a los
postores clarificar
concretamente las
interrogantes que
motivaron su
intervención.
 NCI 600-06:Modificaciones
NCI 600-05:Detalle de los Anexos y Subsanación de errores u
del Contrato Omisiones en el expediente
Técnico

Los anexos que Las modificaciones

sustanciales y la
forman parte subsanación de
integrante de los errores y omisiones
contratos de en el Expediente
obras deben ser Técnico, durante la
identificados ejecución de la obra,
individualmente y deben contar con la
opinión del
numerados en Proyectista.
forma correlativa.
 NCI 600-07: Aplicación de
Controles de Calidad en Obras
y Reportes
Las entidades contratantes
deben cautelar, que en las
obras en ejecución , se
apliquen controles de
calidad acordes con la
naturaleza del contrato,
cuyos resultados sean
registrados y archivados
en formatos prediseñados
y consignados en un
informe especial que debe
emitir la supervisión, en
cada valoración de obra
tramitada.
NCI 600-08: Oportunidad en el
Procesamiento de Presupuesto
Adicionales
Los presupuestos
adicionales que se
generen en la
ejecución de la obra
serán procesados y
aprobados con la
prontitud del caso,
bajo responsabilidad
de los funcionarios a
cargo de la ejecución
de la obra.
 NCI 600-09: Sustentación de
NCI 600-10: Sustentación de
Presupuesto Adicionales,
Presupuesto Adicionales
en Contratos a precios unitarios
en Contratos a Suma Alzada
generados por mayores metrados

En los presupuestos
adicionales que
involucren partidas
contractuales en los
contratos a precios
unitarios, debe
sustentarse el
metrado total de cada
partida con la planilla
respectiva adjuntando
el sustento técnico del
caso.
Cuando se presenten
presupuestos adicionales
por modificaciones en los
planos y/o
especificaciones técnicas
de la obra en un contrato
a suma alzada, debe
demostrarse
fehacientemente haberse
producido esta situación,
así como acreditar que
tales modificaciones
generan mayores costos
a los pactados para la
obra.
 NCI 600-11: La Resoluciones
Aprobatorias de presupuestos NCI 600-12:Aprobación de
Adicionales Deben precisar su Reducciones de Obra
causal

Las resoluciones que Toda reducción de

emita la entidad obra debe ser
contratante aprobado aprobada
determinado mediante
presupuesto adicional, resolución de la
deben precisar en sus
considerándos la
entidad
causal que genera contratante,
dicho adicional. previa
sustentación con
los informes
técnicos y legales
que el caso
NCI 600-13: Cumplimiento del NCI 600-14: Elaboración de
Plazo Contractual Metrados de Pos- construcción

Todo contrato de
obra será objeto de
un control estricto
del cumplimiento
del plazo
contractual,
incluyendo los
plazos parciales, en
base a los
diagramas de CPM,
PERT, o similares.
El inspector de la
obra, elaborará los
metrados de pos-
construcción, de
acuerdo a los
trabajos realmente
ejecutados, los que
se tendrán en cuenta
al momento de la
recepción de la obra,
previa conformidad
por parte del
contratista.
NCI 600-15: participación de los NCI 600-16: Registro de Garantías
Miembros Designados para la En la Etapa de Operación
Recepción de Obra y Mantenimiento

Los miembros de la La Unidad orgánica de

comisión designada la entidad que tiene a
para la recepción de su cargo la operación
obra, deben participar y mantenimiento de
directamente en el la obra, debe
acto de recepción, aperturar un registro
bajo responsabilidad, de las garantías que
a fin de formular las se encuentren
observaciones que vigentes en esta
hubiere durante el etapa, a fin de
desarrollo de dicho asegurar su
evento. aplicación en los
casos que sean
necesarios
NCI 600-17: Mantenimiento
de las Obras

Las Entidades
están obligadas
a mantener
eficientemente
las obras
públicas que
están a su
cargo.