ANUGERAH KUALITI PENGURUSAN ASET (ASET ALIH) BIL PERKARA DISEMAK KRITERIA 1.

0 KAWALAN UMUM ( Markah Wajaran: 5 Markah) 1.0 Pegawai Aset i. i. Pegawai Aset dilantik secara bertulis ii.
iii. oleh Pegawai Pengawal; Setiap PTJ mempunyai seorang Pegawai Aset; Senarai Tugas dan Fail meja Pegawai Aset mempunyai tugas dan tanggungjawabnya sebagai Pegawai Aset

RUJUKAN
PP 5/2007 PKPA Bil 2/91 PKPA Bil 8/91

ii. iii.

2.0
2.1

PENERIMAAN ( Markah Wajaran: 10 Markah) Pegawai Penerima i. Senarai Tugas dan Fail Meja Pegawai
Penerima mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai Pegawai Penerima; Pegawai Penerima dilantik secara bertulis untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. Jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti, Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW PA-1 disediakan; Borang KEW PA-1 hendaklah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan; Borang KEW PA-1 hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal; Pegawai Penerima atau pegawai diberi kuasa mempunyai salinan kontrak untuk dirujuk semasa menerima aset.

i. ii.

PP 5/2007 PKPA Bil 8/91

ii.
2.2 Peraturan Penerimaan i.

i. PP 5/2007

ii. iii. iv.

3.0
3.1

PENDAFTARAN ( Markah Wajaran: 25 Markah) Urusan Pendaftaran i. Aset didaftarkan dalam tempoh 2
ii. minggu dari tarikh pengesahan penerimaan; Daftar Harta Modal (KEW PA-2), Daftar Inventori (KEW PA-3) dan Buku Daftar Pergerahan Harta Modal/ Inventori (KEW PA-6) diselenggarakan; Senarai Daftar Harta Modal (KEW PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW PA-5) diselenggarakan ; Senarai Aset di Lokasi (KEW PA -7) selenggarakan ; Bagi pendaftaran melalui sistem komputer, format daftar yang sama diguna pakai, dicetak, dan ditandatangan oleh Ketua Jabatan

i. PP 5/2007

iii.
iv.

v.

1|Page

sendiri;

BIL

ANUGERAH KUALITI PENGURUSAN ASET (ASET ALIH) PERKARA DISEMAK KRITERIA

vi.

RUJUKAN

vii.

viii.
ix.

3.2

Penyimpanan Daftar

i.

ii. iii. iv.

v.

vi.
3.3 Pelabelan Aset

i.

ii.

iii.
iv.

Semua daftar diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini ; Salinan KEW PA -4 dan KEW PA-5 dikemukakan kepada pihak atasan setiap tahun( PTJ JabatanKementerian); Cop pengesahan pendaftaran dibuat ke atas punca maklumat (inbois atau delivery order) yang berkaitan; Daftar Aset dikemaskinikan apabila berlaku penambahan / penggantian/ penaiktarafan, pemeriksaan, pelupusan atau hapus kira KEW PA-2 dan KEW PA-3 disimpan dalam fail kulit keras ; Fail disimpan di dalam kabinet berkunci; Buku KEW PA-6 disimpan di dalam kabinet berkunci; Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi dengan kemas dan teratur; KEW PA-7 disediakan dalam 2 salinan, satu disimpan dengan teratur, kemas dan mengikut nombor siri oleh Pegawai Aset dan satu salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab; KEW PA -7 disimpan dengan teratur, kemas dan mudah dilihat di lokasi. Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat atau emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/ Jabatan; Tanda pengenalan ditempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan Semua aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran; Nombor Siri Pendaftaran disediakan mengikut susunan seperti kod kementerian,Jabatan/ bahagian dan Kumpulan Aset, tahun pembelian dan Nombor Siri

i. PP 5/2007

i. PP 5/2007

4.0

PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN ( Markah Wajaran : 25 Markah)

2|Page

4.1

Penggunaan

i.

ii.

Aset diguna bagi tujuan rasmi sahaja; Aset diguna mengikut fungsi sebenar yang terdapat dalam manual/ buku panduan pengguna dan mengikut tujuan asal pembeliannya ;

i. PP 5/2007

BIL

ANUGERAH KUALITI PENGURUSAN ASET (ASET ALIH) PERKARA DISEMAK KRITERIA

iii. Aset dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan; iv. Penggunaan aset direkodkan; v. Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW PA-9); vi. Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan dan dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan. i. Aset disimpan di tempat yang selamat dan sesuai; ii. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi disimpan di tempat yang berasingan mempunyai kawalan keselamatan yang lebih ketat ; iii. Aset sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab iv. Pegawai yang bertanggungjawab memahami tindakan surcaj di bawah Seksyen 18( c ) Akta Prosedur Kewangan boleh diambil terhadapnya untuk apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset. i. Sekurang-kurangnya 2 pegawai Pemeriksa dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal; ii. Pemeriksaan aset (fizikal, rekod dan penempatan) dilaksanakan sekurangkurangnya satu ( 1 ) kali setahun; iii. Laporan pemeriksaan Harta Modal (KEW PA -10) dan laporan Pemeriksaan Inventori (KEW PA-11) disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada Ketua Jabatan. 4.4.1: Pegawai Pengangkutan i. Pegawai Pengangkutan dilantik; ii. Pegawai Pengangkutan mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan motor sekiranya pejabat mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan khas

RUJUKAN

4.2

Penyimpanan

i. PP 5/2007

4.3

Pemeriksaan Aset

i. PP 5/2007

4.4

Penggunaan Kenderaan Jabatan

i. PP 2/1980

3|Page

iii. iv.

jabatan; Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Pengangkutan; Pegawai Pengangkutan hendaklah menyediakan fail sejarah bagi setiap kenderaan.

BIL

ANUGERAH KUALITI PENGURUSAN ASET (ASET ALIH) PERKARA DISEMAK KRITERIA

4.4.2: Kawalan Penggunaan Kenderaan i. Buku Log diselenggarakan untuk semua kenderaan ( kecuali kenderaan khas pegawai); ii. Buku log diselenggarakan dengan kemaskini dan lengkap, pembelian minyak direkodkan dalam Buku Log; iii. Buku Log disemak oleh Pegawai Pengangkutan (setiap minggu); iv. Penggunaan minyak dikawal oleh Pegawai Pengangkutan melalui Cerakinan Bulanan Penggunaan Bahan Api yang disediakan; v. Penggunaan minyak adalah munasabah.

RUJUKAN

i. PP 2/1980

5.0
5.1

PENYENGGARAAN ( Markah Wajaran : 25 Markah)

Peraturan Penyenggaraan i. ii. iii. Menyediakan Senarai Aset yang memerlukan Penyelenggaraan (KEW PA -13) dengan lengkap dan kemaskini; Program penyenggaraan dirancang dan disediakan; Program penyenggaraan dilaknasakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyenggaraan segera; Setiap penyenggraan direkodkan dengan betul dan lengkap dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW PA-14); Menyelia dan memantau penyenggaraan yang dilakukan pihak swasta bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi; Program penyenggaraan dinilai bagi memastikan matlamat program dicapai. i. PP 5/2007

iv.

v.

vi. 5.2 Penyenggaraan Kenderaan i.

Kenderaan disenggarakan mengikut tempoh yang ditetapkan; ii. Kos penyenggaraan dan pembaikan direkodkan dalam fail kenderaan dan daftar harta modal

i. PP 2/1980 ii.PP 6/1999

4|Page

iii. Kenderaan disimpan dengan selamat dan di bawah perlindungan atau di depot kenderaan; iv. Kenderaan sentiasa dalam keadaan bersih dan boleh digunakan.

ANUGERAH KUALITI PENGURUSAN ASET (ASET ALIH) BIL PERKARA DISEMAK KRITERIA 6.0 PELUPUSAN ( Markah Wajaran : 5 Markah)
6.1 Lembaga Pemeriksa i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. 6.2 Sebelum Pelupusan i. Pegawai Pengawal melantik Lembaga Pemeriksa berdasarkan jawatan dengan menggunakan borang KEW PA-15 Perlantikan tidak melebihi 2 tahun; Keanggotaan Lembaga Pemeriksa adalah sebagaimana ditetapkan; Lembaga Pemeriksa menyedia jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan (Unit Pengurusan Aset) Pemeriksaan dilakukan dalam tempoh satu ( 1 ) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan; Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW PA -17) Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai; Menandatangani KEW PA-17 dan kemukakan kepada Urusetia Pelupusan Pelupusan aset mekanikal, teknikal, elektrikal dan elektronik perlu ada Perakuan Pelupusan (KEW PA -16) yang disediakan oleh JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan tertentu; Pelupusan perkakasan komputer perlu mempunyai Perakuan Pelupusan yang disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/ Jabatan; Perakuan Pelupusan disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya 3 tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan; Nilai aset di Perakuan Pelupusan sah digunakan untuk tempoh 1 tahun sahaja. Sekiranya melebihi 1 tahun, Kementerian/ Jabatan perlu mendapat pengesahan nilai semasa yang baru ; Urusetia Pelupusan Aset semak dan pastikan dokumen sokongan daripada

RUJUKAN

i. PP 5/2007

i. PP 5/2007

ii.

iii.

iv.

v.

5|Page

vi. vii.

Laporan Lembaga Pemeriksaan lengkap ; Urusetia Pelupusan memohon kelulusan daripada Kuasa Melulus; Urusetia memohon kelulusan daripada Kuasa Melulus dengan kadar segera.

BIL
6.3

ANUGERAH KUALITI PENGURUSAN ASET (ASET ALIH) PERKARA DISEMAK KRITERIA

Tatacara Pelupusan i. Kaedah pelupusan seperti jualan (sebut harga, lelong & tender), jualan sisa, tukar barang, tukar beli, tukar ganti, pindahan, hadiah dan musnah dibuat dengan teratur Pelupusan dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari surat kelulusan; Pelanjutan tempoh pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan; Kelulusan terbatal sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan (perlu kelulusan baru) Permohonan pinda kaedah pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Pegawai melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta; Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku, melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui; Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal (KEW PA-28) dan kemukakannya beserta Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan dalam tempoh 2 hari bekerja; Salinan Laporan Awal dikemukakan kepada KSU, Akauntan Negara, ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara

RUJUKAN

i. PP 5/2007

ii. iii.

iv.

v.

7.0
7.1

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ( Markah Wajaran: 5 Markah)

Pengurusan kehilangan i. ii. i. PP 5/2007

iii.

iv.

6|Page