MANUAL Servicio Admon VF 12.12.11

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL SERVICIO DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES
Noviembre 2011
Globesalud C/ Sagasta, 32 1 Izda 28004 MADRID (Espaa) Tel. +34 91 591 90 59 Fax. +34 91 591 90 64 e-mail: globesalud@globesalud.com www.globesalud.com
INDICE INDICE 2 1. INTRODUCCIN Y CONTEXTO...........................................................................................................8 2. MODELO ORGANIZATIVO DEL SERVICIO DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES (SAHGP) .............................................................................................................................................9 2.1. Importancia del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes en el hospital........................9 2.2. Objetivos del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes .............................................10 2.3. Organizacin del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes.........................................11 3. FUNCIONES DEL SERVICIO DE DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES ......................12 3.1. Gestin de la demanda asistencial................................................................................................12 3.1.1. En la gestin de la atencin ambulatoria.....................................................................................13 3.1.2. En hospitalizacin....................................................................................................................13 3.1.3. En la gestin de la demanda quirrgica.......................................................................................13 3.1.4. En la atencin de Urgencias ......................................................................................................13 3.1.5. En las relaciones con otros Servicios y Unidades del Hospital.........................................................14 3.1.6. En la gestin del Fichero Maestro de Pacientes.............................................................................14 3.1.7. En la coordinacin con otros centros o niveles asistenciales...........................................................14 3.2. Gestin de la documentacin clnica..............................................................................................14 3.3. Gestin de la informacin asistencial.............................................................................................15 3.4. Participacin en los programas de Investigacin, el Plan de Formacin y en las actividades de mejora de calidad propias del Servicio.....................................................................................................15 4. ESTRUCTURA FSICA DEL SAHGP....................................................................................................15 4.1. Localizacin y accesibilidad..........................................................................................................16 4.2. Espacios necesarios....................................................................................................................16 5. RECURSOS MATERIALES................................................................................................................18 5.1. Equipamiento.............................................................................................................................19 5.2. Herramientas del Servicio............................................................................................................20 5.2.1. Manuales de Procedimiento.......................................................................................................20 5.2.2. Catlogos o inventarios............................................................................................................20 5.2.3. Sistema de informacin............................................................................................................21 6. ORGANIGRAMA Y RECURSOS HUMANOS..........................................................................................21 6.1. Organigrama..............................................................................................................................22 6.2. Definicin de perfiles y aptitudes..................................................................................................23 6.2.1. Personal mdico......................................................................................................................23 6.2.2. Personal de enfermera.............................................................................................................26 6.2.3. Tcnicos en Documentacin sanitaria.........................................................................................27 6.2.4. Personal administrativo.............................................................................................................28 6.2.5. Otro personal auxiliar...............................................................................................................28 6.3. Seleccin y capacitacin del personal............................................................................................28 6.4. Uniformidad y herramientas de trabajo..........................................................................................31 7. PROCESOS...................................................................................................................................31 7.1. Proceso Ficheros Maestro de Pacientes.........................................................................................31 7.1.1. Filiacin de pacientes...............................................................................................................32 7.1.1.1. Identificacin de pacientes.....................................................................................................32 7.1.2. Mantenimiento del Fichero Maestro de Pacientes..........................................................................40 7.1.2.1. Gestin de los registros repetidos............................................................................................41
Consultora Tcnica Especializada para el Acompaamiento en la implementacin de un nuevo modelo de gestin en los hospitales del MSP en situacin de emergencia sanitaria y Desarrollo del programa de Gerentes in situ. Manual de organizacin y funcionamiento del Servicio de Admisin hospitalaria y gestin de pacientes 19.11.11
7.2. Proceso de Emergencias..............................................................................................................42 7.2.1. Definicin de Recursos..............................................................................................................43 7.2.1.1. Definicin de recursos en el Sistema de Informacin hospitalario.................................................43 7.2.1.2. Mantenimiento de recursos....................................................................................................44 7.2.2. Registro de la demanda asistencial.............................................................................................44 7.2.2.1. Registro de la solicitud de la asistencia.....................................................................................45 7.2.3. Mantenimiento del censo..........................................................................................................48 7.2.4. Cierre del episodio...................................................................................................................49 7.2.4.1. Registro del alta de Urgencias.................................................................................................49 7.2.4.2. Gestin de la solicitud de ingreso ...........................................................................................50 7.2.5. Coordinacin organizativa del proceso asistencial.........................................................................51 7.2.5.1. Emisin de justificantes de asistencia......................................................................................52 7.2.5.2. Soporte informativo al proceso clnico......................................................................................52 7.2.6. Transporte sanitario.................................................................................................................52 7.3. Proceso de Consultas Externas y tcnicas Diagnsticas y Teraputicas...............................................53 7.3.1. Definicin de recursos..............................................................................................................53 7.3.1.1. Definicin de recursos en sistema de Informacin Hospitalario....................................................54 7.3.1.2. Mantenimiento de recursos.....................................................................................................55 7.3.2. Gestin de agendas..................................................................................................................56 7.3.2.1. Diseo de la Agenda..............................................................................................................56 7.3.2.2. Mantenimiento de la Agenda...................................................................................................58 7.3.3. Gestin de la citacin...............................................................................................................62 7.3.3.1. Acceso de solicitudes.............................................................................................................62 7.3.3.2. Asignacin de la cita .............................................................................................................63 7.3.3.3. Mantenimiento de la cita........................................................................................................65 7.3.3.4. Difusin de la actividad programada .......................................................................................68 7.3.4. Registro de la actividad.............................................................................................................69 7.3.4.1. Captura de actividad..............................................................................................................69 7.3.4.2. Mantenimiento de la captura...................................................................................................70 7.3.5. Coordinacin organizativa del proceso asistencial Definicin:.........................................................70 7.3.5.1. 7.3.5.2. Emisin de justificantes de asistencia......................................................................................71 Soporte informativo al proceso clnico.....................................................................................71
7.3.6. Transporte sanitario.................................................................................................................71 7.4. Proceso de Hospitalizacin...........................................................................................................72 7.4.1. Definicin de Recursos..............................................................................................................72 7.4.1.1. Definicin de los recursos en el Sistema de Informacin ...........................................................72 7.4.1.2. Mantenimiento de recursos ....................................................................................................75 7.4.2. Gestin de solicitudes de ingreso..............................................................................................75 7.4.2.1. Registro de la solicitud ..........................................................................................................75 7.4.2.2. Programacin ......................................................................................................................77 7.4.2.3. Asignacin del recurso ..........................................................................................................79 7.4.3. Gestin de camas....................................................................................................................80 7.4.3.1. Actualizacin del estado de la cama.........................................................................................81 7.4.3.2. Transferencias de pacientes....................................................................................................81 7.4.4. Gestin de egresos..................................................................................................................83 7.4.4.1. Tramitacin de altas..............................................................................................................83
7.4.5. Gestin de neonatos.................................................................................................................86 7.4.5.1. Asignacin de un recurso ......................................................................................................86 7.4.6. Coordinacin organizativa del proceso asistencial.........................................................................88 7.4.6.1. Emisin de justificantes de asistencia......................................................................................88 7.4.6.2. Soporte informativo al proceso clnico......................................................................................89 7.4.7. Transporte sanitario.................................................................................................................90 7.5. 7.5.1. Proceso de Hospital de Da Mdico...............................................................................................90 Definicin de Recursos.............................................................................................................90
7.5.1.1. Definicin de los recursos en el sistema de informacin..............................................................91 7.5.1.2. Mantenimiento de recursos. ...................................................................................................92 7.5.2. Programacin de los Hospitales de Da Mdicos............................................................................93 7.5.2.1. Programacin de citas. ..........................................................................................................93 7.5.2.2. Mantenimiento de la citacin. ................................................................................................95 7.5.2.3. 7.5.3. Difusin de la programacin. ................................................................................................96 Gestin del ingreso en los Hospitales de Da Mdicos...................................................................97
7.5.3.1. Registro de la llegada del paciente al Hospital de Da ................................................................97 7.5.3.2. Gestin de recursos. .............................................................................................................97 7.5.3.3. Mantenimiento del censo. ......................................................................................................98 7.5.3.4. Gestin de pacientes que no acuden........................................................................................98 7.5.4. Gestin del alta en los Hospitales de Da Mdicos.........................................................................99 7.5.4.1. Registro del alta en Hospital de Da Mdico. ............................................................................99 7.5.4.2. Tramitacin del alta a hospitalizacin. ...................................................................................100 7.5.5. Coordinacin organizativa del proceso asistencial.......................................................................101 7.5.5.1. Emisin de justificantes de asistencia.....................................................................................101 7.5.5.2. Soporte informativo al proceso clnico....................................................................................102 7.5.6. Transporte sanitario................................................................................................................102 7.6. Proceso de Atencin Quirrgica...................................................................................................102 7.6.1. Definicin de Recursos............................................................................................................103 7.6.1.1. Definicin de los recursos en el Sistema de Informacin hospitalario........................................103 7.6.1.2. Mantenimiento de los recursos..............................................................................................104 7.6.2. Gestin de la Solicitud de Intervencin quirrgica.......................................................................105 7.6.2.1. Inclusin de pacientes en Lista de Espera Quirrgica................................................................106 7.6.1.1. Derivacin de pacientes.......................................................................................................109 7.6.2. Gestin del Estudio Preoperatorio.............................................................................................110 7.6.2.1. Citacin del estudio preoperatorio..........................................................................................111 7.6.2.2. Seguimiento del estudio preoperatorio..................................................................................112 7.6.3. Mantenimiento del Registro de Lista de Espera Quirrgica............................................................113 7.6.3.1. Aplazamientos en Lista de Espera Quirrgica...........................................................................113 7.6.3.2. Salidas por motivos diferentes a la intervencin quirrgica y Salidas de pacientes intervenidos en otros centros...............................................................................................................................114 7.6.4. Distribucin de la informacin de Lista de Espera Quirrgica .......................................................116 7.6.4.1. Difusin de la informacin....................................................................................................117 7.6.5. Programacin Quirrgica.........................................................................................................117 7.6.5.1. Registro del calendario.........................................................................................................118 7.6.5.2. Recepcin y registro de pacientes: Parte de Quirfano..............................................................119 7.6.6. Registro de la actividad quirrgica..........................................................................................121
7.6.6.1. 7.7.1. 7.7.1.1. 7.7.1.2. 7.7.2. 7.7.2.2.
Registro de la actividad.......................................................................................................121 Definicin de Recursos...........................................................................................................123 Definicin de los recursos en el Sistema de Informacin del Hospital de Da Quirrgico ..............124 Mantenimiento de recursos. ................................................................................................125 Programacin del Hospital de Da Quirrgico.............................................................................125 Previsin de programacin. .................................................................................................126
7.7. Proceso de Hospital del Da Quirrgico.........................................................................................123
7.7.2.1. Solicitud de ingreso ............................................................................................................125 7.7.2.3. Mantenimiento de la programacin. ......................................................................................127 7.7.3. Gestin del ingreso en Hospital de Da Quirrgico.......................................................................128 7.7.3.1. Registro de la llegada del paciente al Hospital de Da Quirrgico. .............................................128 7.7.3.2. Gestin de puestos de Hospital de Da Quirrgico ..................................................................129 7.7.4. Gestin del alta en Hospital de Da Quirrgico............................................................................129 7.7.4.1. Registro del alta. ................................................................................................................130 7.7.4.2. Tramitacin del alta a hospitalizacin ....................................................................................131 7.7.5. Coordinacin organizativa del proceso asistencial.......................................................................132 7.7.5.1. Emisin de justificantes de asistencia.....................................................................................132 7.7.5.2. Soporte informativo al proceso clnico....................................................................................132 7.7.6. Transporte sanitario................................................................................................................133 7.8. Proceso de Coordinacin con otros Centros..................................................................................133 7.8.1. Definicin de recursos.............................................................................................................134 7.8.1.1. Definicin de recursos en el Sistema de Informacin Hospitalario...............................................134 7.8.1.2. Mantenimiento de recursos...................................................................................................135 7.8.2. Gestin de derivaciones enviadas a otros centros.......................................................................136 7.8.2.1. Registro de la solicitud.........................................................................................................136 7.8.2.2. Tramitacin de la solicitud....................................................................................................138 7.8.1.1. Mantenimiento de solicitudes................................................................................................140 7.8.1.2. Resolucin de las Solicitudes.................................................................................................141 7.8.2. Gestin de derivaciones recibidas en el centro...........................................................................143 7.8.2.1. Registro de la solicitud.........................................................................................................143 7.8.2.2. Tramitacin de la solicitud....................................................................................................144 7.8.2.3. Mantenimiento de solicitudes................................................................................................146 7.8.2.4. Resolucin de las solicitudes.................................................................................................146 7.8.3. Transporte sanitario................................................................................................................148 7.9. Proceso de Transporte Sanitario.................................................................................................148 7.9.1. Recepcin y comprobacin de solicitudes..................................................................................149 7.9.1.1. Tipos de transporte sanitario. ...............................................................................................149 7.9.1.2. Cumplimentacin de la solicitud............................................................................................150 7.9.2. Tramitacin de solicitudes.......................................................................................................151 7.9.3. Difusin de la informacin ......................................................................................................151 7.9.4. Anulacin y/o modificacin de solicitudes .................................................................................151 7.9.5. Finalizacin de Solicitudes.......................................................................................................152 7.10. Proceso de Gestin Documental................................................................................................152 7.10.1. Diseo normalizado de los documentos de la Historia Clnica .....................................................155 7.10.1.1. Diseo de los documentos..................................................................................................155 7.10.1.2. Mantenimiento de los documentos.......................................................................................157
7.10.2.
Custodia de los documentos en soporte no electrnico.............................................................158
7.10.2.1. Archivado de la documentacin...........................................................................................159 7.10.2.2. Mantenimiento de la documentacin....................................................................................159 7.10.2.3. Prstamo de la Documentacin Clnica.................................................................................160 7.10.2.4. Errores de localizacin........................................................................................................162 7.10.3. Reproduccin de la documentacin ........................................................................................163 7.10.3.1. Acceso a la Historia Clnica..................................................................................................163 7.10.3.2. Emisin de documentacin solicitada....................................................................................165 7.10.4. Fusin documental ..............................................................................................................165 7.10.4.1. Fusin de Historias Clnicas ................................................................................................166 7.10.5. Codificacin.........................................................................................................................166 7.10.5.1. Seleccin de la informacin.................................................................................................167 7.10.1.1. Clasificacin de diagnsticos y procedimientos.......................................................................168 8. SISTEMAS DE INFORMACIN SAHGP.............................................................................................169 8.1. 8.3. 8.4. Introduccin............................................................................................................................169 Finalidad del rea de Sistemas de Informacin en el hospital.........................................................170 Objetivos del rea de informacin en el hospital..........................................................................170 8.2. Definicin de Sistemas de Informacin........................................................................................169
8.5. Funciones................................................................................................................................170 8.5.1. Control sobre el registro de datos y sobre los Sistemas de Informacin hospitalarios para el registro de los datos.............................................................................................................................170 8.5.1.1. Catlogo de Sistemas de Informacin del Hospital:..................................................................171 8.5.1.2. Recogida de la informacin en origen (datos primarios): sistematizacin, control de calida y fiabilidad.. .........................................................................................................................................171 8.5.1.3. Usuarios de las herramientas: formacin, entrenamiento y evaluacin........................................171 8.5.2. Elaboracin y explotacin de la informacin...............................................................................171 8.5.2.1. Definir la informacin en las distintas reas: Indicadores, glosario de conceptos y definiciones......171 8.5.2.2. Con la actualizacin permanente del glosario de conceptos y definiciones, necesarios para la correcta elaboracin de estadsticas e informes para la evaluacin de la actividad. ...................................171 8.5.2.3. Establecer la necesidad de informacin aplicada al diseo de cada proceso definido.....................171 8.5.2.4. Establecer la informacin necesaria para la evaluacin de cada proceso definido..........................171 8.5.2.5. Elaboracin sistemtica de la informacin: .............................................................................171 8.5.1.1. Elaboracin de informacin a demanda..................................................................................172 8.5.1.2. Colaboracin en el desarrollo de de investigacin del Hospital, actuando como fuente de datos clnicoepidemiolgicos...................................................................................................................172 8.5.2. Difusin de la informacin.......................................................................................................172 8.5.2.1. Definicin de usuarios de cada informacin............................................................................172 8.5.2.2. Definicin de los circuitos de difusin.....................................................................................173 8.5.2.3. Establecer los flujos.............................................................................................................173 8.5.3. Control de calidad de la informacin elaborada...........................................................................173 8.5.3.1. Productos finales: comparacin de la informacin y los resultados.............................................173 8.5.3.2. Evaluacin de la informacin: Indicadores de Calidad y rendimiento...........................................173 8.5.3.3. Fomentar la investigacin sobre sistemas de informacin y sobre el propio proceso de informacin, a travs de las siguientes lneas de actuacin bsicas: ................................................................173 8.6. Productos del rea de informacin asistencial ..............................................................................173 8.7. rea de Sistemas de Informacin del Servicio de Admisin ...........................................................174
8.7.1. Niveles de actuacin y tipo de informacin................................................................................175 8.7.2. Desarrollo operativo ..............................................................................................................175 8.7.2.1. Procesamiento de la Informacin asistencial...........................................................................176 8.7.2.2. Identificacin de la informacin.............................................................................................176 8.7.3. Generacin de informes..........................................................................................................177 9. TABLERO DE GESTIN Y EVALUACIN DEL SERVICIO DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES.........................................................................................................................177 9.1. Introduccin.............................................................................................................................177 9.2. Propuesta de indicadores y su clculo.........................................................................................178
ANEXOI: Indicadores de gestin del Servicio de Admisin. Cuestionario de autoevaluacin del desarrollo del servicio ANEXO II: Propuesta de formularios
1.
INTRODUCCIN Y CONTEXTO
Los cambios demogrficos, los cambios en el perfil epidemiolgico de morbilidad, el desarrollo tecnolgico y las mayores expectativas sociales hacen que los sistemas sanitarios se encuentren inmersos en un proceso de transicin, que propulsa la aplicacin de patrones de cambio en el principio de la eficiencia en la utilizacin de los recursos y aspirando a la excelencia. En este contexto, la universalizacin de la asistencia promueve un cambio en la atencin prestada en los centros hospitalarios, que experimentan una mayor demanda a la que hay que ofertar una mejor calidad en la asistencia. Los cambios en la demanda, la escasez de recursos, la supervivencia financiera y las expectativas sociales promueven un cambio en la concepcin del hospital tradicional al de empresa de servicios, primando la importancia de la produccin de la Organizacin, introducindose los conceptos de oferta y demanda. En este nuevo modelo, la estructura global y los productos intermedios necesarios adquieren una relevancia primordial para la obtencin del producto final que se ofrece al paciente. En las consecuencias del cambio surgen como necesidades bsicas de la empresa: la cohesin del conjunto frente al paciente, la consistencia de la estructura global en busca de la eficiencia y la informacin sobre la produccin. Ante estas necesidades se plantea la gestin de pacientes como un instrumento de gestin hospitalaria, de integracin y ordenacin, para coordinar la atencin de las necesidades de los pacientes con la optimizacin de los recursos y proporcionar sistemas de informacin adecuados. As mismo, la mayor complejidad de los procesos asistenciales, la necesidad de gestionar un sistema de informacin homogneo, fiable y suficiente que posibilite los procesos de gestin, la elaboracin de indicadores de rendimiento y epidemiolgicos as como la utilizacin del control de calidad asistencial, demanda de una estructura eficaz y eficiente. Hasta este momento, las unidades administrativas existentes cubran las necesidades de registros de ingresos y altas, de registros de urgencias, de nacimientos y defunciones y de gestora de gastos. Pero en la nueva concepcin de gestin de pacientes se precisa una estructura con una organizacin definida y especializada, con un equipo multidisciplinar en una unidad mdico-administrativa, que se consolida en los Servicios de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes. Un servicio integrado para la gestin operativa de los procesos asistenciales. En junio de 2002, El Ministerio de Salud Pblica, publica el Manual de Organizacin de los Departamentos de Estadstica, y como dice en su presentacin, "los departamentos de Estadstica constituyen la base tcnica de soporte a los Procesos de Informacin a Nivel Nacional, siendo ello los responsables de su manejo primario y posterior difusin hacia los diferentes niveles del Sistema de salud, para la toma de decisiones tcnicas y administrativas". En sus consideraciones generales, establece la necesidad de una organizacin y manejo eficiente de estos departamentos, para favorecer el funcionamiento de cada establecimiento hospitalario. Y para ello propone el anlisis de sus funciones, actividades y tareas, indicando el desarrollo de los flujos de trabajo y de los procedimientos escritos para cada tarea.
En este Manual, ya se establece una organizacin y estructura bsica y homognea para su generalizacin en todos los centros, partiendo de las funciones que hasta ese momento le estn encomendadas, manteniendo el concepto de Unidad nicamente administrativa. Pero en el contexto actual, la necesidad de un nuevo modelo de gestin hospitalaria necesita de una estructura que proporcione un soporte operativo para una mejor gestin de la oferta y la demanda, con el fin de optimizar al mximo los recursos disponibles y facilitar el acceso a los mismos por la poblacin que solicita asistencia especializada. Es en esta circunstancia en la que se desarrolla este Manual de Organizacin y Funcionamiento de los Servicios de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes para los Hospitales del Ministerio de Salud Pblica de la Repblica del Ecuador. El Manual es el resultado de:
Las sesiones de trabajo mantenidas con profesionales de los tres hospitales de Quito incluidos en la declaracin de emergencia sanitaria (Hospital Eugenio Espejo, Hospital Baca Ortiz y Hospital Pablo Arturo Suarez) durante los das 17 a 28 de octubre de 2011. El trabajo de los profesionales del equipo consultor de Globesalud. Las aportaciones de los profesionales de los tres hospitales a los documentos previos elaborados por Globesalud.
El documento que ahora se somete a la revisin de Servicios de Salud, se convertir en Informe final una vez se reciban e incorporen las aportaciones de los profesionales de esta unidad directiva del Ministerio de Salud Pblica. 2. 2.1. MODELO ORGANIZATIVO DEL SERVICIO DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES (SAHGP) Importancia del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes en el hospital.
El aumento progresivo de la demanda ha obligado a la bsqueda de estrategias para mejorar la eficiencia, sin afectar a la calidad de la asistencia. adems, la complejidad creciente del conocimiento cientfico condiciona actualmente la colaboracin entre clnicos y gestores. En este contexto se enmarca la importancia del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes acercando la cultura clnica a la gestin. Adems, de acuerdo con los modelos de calidad en la excelencia, la calidad de los servicios que prestamos repercute en los resultados de la organizacin, en la satisfaccin de los pacientes, de los trabajadores y en el impacto de la organizacin en la sociedad. Los Servicios de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes se desarrollan por la necesidad de una unidad de apoyo operativo a la gestin del hospital, con una estructura eficaz y eficiente para:
La gestin de una mayor demanda, con el fin de optimizar al mximo los recursos disponibles y facilitar el acceso de la poblacin.
El desarrollo de herramientas vlidas para la toma de decisiones en la gestin de una oferta de mayor complejidad. La necesidad de gestionar un sistema de informacin homogneo, fiable y suficiente que posibilite los procesos de gestin, la elaboracin de indicadores de rendimiento y epidemiolgicos. La utilizacin del control de calidad asistencial
Formando parte de la gestin operativa de los servicios prestados por el hospital. As, acta dentro del hospital como la unidad de control de las operaciones asistenciales del rea de Salud, responsable de la organizacin de los flujos de pacientes, de la coordinacin en la utilizacin de los recursos para un uso adecuado y eficiente y del registro de la actividad asistencial. Adems, al ser el responsable de la recogida de la informacin y siendo la informacin bsica para la gestin del hospital, es una estructura esencial como gestor operativo en el centro. La importancia de las funciones desarrolladas deriva del grado de cumplimiento de sus objetivos dentro de la Organizacin. Y esta importancia no solo estriba en llevar a cabo las tareas para conseguir los objetivos de la institucin, sino tambin en su participacin activa en el diseo y desarrollo de los planes y acuerdos para conseguirlos. La revisin de los objetivos abunda en el concepto de la importancia de sus funciones. 2.2. Objetivos del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes
Los objetivos del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes, se enmarcan en su actividad como centro operativo de la organizacin en su relacin con los distintos usuarios. Como centro operativo de la organizacin ante la demanda: Pacientes
o Facilitar un sistema de atencin integral, gil y personalizado, con la cohesin

de la organizacin ante el paciente o Accesibilidad al paciente a una estructura ms abierta y dinmica o Integracin de toda la informacin clnica de cada paciente, a disposicin de los profesionales, contribuyendo a una correcta asistencia o Identificacin inequvoca de cada paciente, como control de seguridad en la tarea asistencial y garanta de continuidad de su biografa asistencial, adems de la importancia de los registros para otras finalidades o Punto de Referencia de informacin y resolucin de los requerimientos clnicoadministrativos relacionados con el proceso asistencial
Como centro operativo de la organizacin ante la oferta: Servicios y/o Unidades Clnicas o Unidad de apoyo para la programacin de su actividad asistencial, con el conocimiento global de la Organizacin, y el soporte operativo adecuado o Facilita el seguimiento de los objetivos pactados por estos servicios y/o unidades con la Direccin
10
o Facilita la informacin necesaria para la Gestin Clnica, integrando la

informacin clnica en base al paciente o Beneficios de la gestin de la documentacin clnica y de la recuperacin de la informacin para su actividad asistencial y en la docencia y la investigacin
Como centro operativo de la organizacin en las relaciones con niveles asistenciales y otros Centros o Garanta de la continuidad de la asistencia y del seguimiento global de los procesos de cada paciente o Utilizacin ms eficiente de los recursos del rea
Como centro operativo para el desarrollo de las polticas de la Organizacin o Principio de eficiencia en la utilizacin de los recursos, con la ordenacin y coordinacin de actividades o Registro fiable de la actividad asistencial que permite una informacin veraz, homognea y consistente. o Herramientas de gestin, con la obtencin de los productos hospitalarios (que se hace, a quien se hace, quien lo hace, como se hace) para la toma de decisiones de gestin, teniendo como eje integrador el paciente, y la imputacin de costes o Facilita la informacin para una evaluacin continuada de los contratos de gestin y para el control de garanta de calidad y de la medida de la satisfaccin del paciente
2.3.
Organizacin del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes
Teniendo en cuenta la actividad que desarrolla en el hospital hay una serie de premisas bsicas que deben condicionar su modelo organizativo: Debe ser nico, centralizado y ejecutivo. De forma que se evite la disgregacin y descoordinacin de los procedimientos y la duplicidades de recursos y esfuerzos. Tiene que ser dependiente de los rganos directivos adscrito a la direccin Gerencia. del Hospital, debe estar
Tiene que servir de apoyo mdico-administrativo a la actividad del resto de los Servicios Hospitalarios. Tiene que permitir la coordinacin con otras Unidades Funcionales del Hospital. Formado por equipo multidisciplinar. Con capacidad operativa para el registro de la actividad.
Aunque la gestin de pacientes implica todas las reas de funcionamiento, pues es el resultado del funcionamiento integrado de cada una de las reas y de la coordinacin de cada uno de los procesos alrededor de la actividad asistencial, se puede entender que las actividades que conforman esos procesos quedan repartidas en tres reas bsicas, desarrollndose a su vez en tres reas principales de atencin: ambulatoria, hospitalizacin y urgencias.
11
Las reas bsicas de funcionamiento son: rea de gestin de la Demanda Asistencial (Admisin) rea de gestin de la Documentacin Clnica (Documentacin Clnica) rea de gestin de la Informacin Asistencial (Estadstica e Informacin Asistencial)
Y en cada una de las reas se desarrolla las actividades de gestin especfica: Gestin de la demanda asistencial: Gestin de Pacientes o De la demanda en rgimen ambulatorio (consulta externas, exploraciones y unidades especiales) o De la demanda de hospitalizacin o De la demanda quirrgica o De la demanda de urgencias o De los procesos que afectan a los cuatro mbitos Gestin de la Documentacin Clnica o De los archivos de historias clnicas o De la documentacin clnica o De la codificacin clnica Gestin de la Informacin Asistencial
o Del control y la calidad de los registros o De los sistemas de recuperacin de la informacin clnica
3. Investigacin y Docencia FUNCIONES DEL SERVICIO DE DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES
La creciente complejidad de las organizaciones hospitalarias, ha originado la necesidad de articular estructuras que faciliten la ordenacin y coordinacin de las actividades que se producen alrededor de la asistencia mdica, con la finalidad de mantener en todo momento un principio bsico de eficiencia en la utilizacin de los recursos y la cohesin de la organizacin frente al paciente y su proceso asistencial. Los Servicios de de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes constituyen esa estructura de apoyo en los hospitales y en eso se basan sus funciones. 3.1. Gestin de la demanda asistencial
La gestin de pacientes se dirige a: organizar y gestionar operativamente el acceso de los usuarios a las prestaciones de asistencia especializada en el mbito correspondiente, garantizando en todo momento el principio de equidad
12
3.1.1.
En la gestin de la atencin ambulatoria Programacin de Agendas: diseo y mantenimiento de su estructura o Definicin de prestaciones, cdigos y mantenimiento o Informacin de demoras o Adecuacin de la demanda y alternativas de modulacin o Adecuacin de los recursos y previsin de los mismos Gestin de la solicitud de cita o Recepcin de solicitud de cita, adecuacin, clasificacin y priorizacin o Filiacin o Registro de la cita, cita programada, mantenimiento y actualizacin o Comunicacin a los servicios asistenciales: listados de trabajo Registro de la actividad o Captura de la actividad realizada (programada y no programada) En hospitalizacin Gestin de camas o Clasificacin, asignacin funcional y mapa de camas actualizado o Estado de camas, disponibilidad o Censo de camas Gestin de ingresos o Recepcin de solicitudes, clasificacin, priorizacin y programacin o Adecuacin de ingresos o Comunicacin a pacientes o Comunicacin a los servicios asistenciales y unidades de enfermera o Registro de episodios y confirmacin o Altas y conocimiento de la previsin de altas Gestin de traslados o Coordinacin de traslados internos o Confirmacin de traslados intercentros Aislamientos o Ubicacin de pacientes aislados En la gestin de la demanda quirrgica Recepcin de solicitudes o Adecuacin y clasificacin Registro y mantenimiento o Inclusin, codificacin y mantenimiento Coordinacin de la programacin quirrgica o Comunicacin a los servicios asistenciales de pacientes en espera y su prioridad o Comunicacin a pacientes (preparacin y fecha de intervencin) Registro y codificacin de intervenciones o Partes Quirrgicos, formalizacin y difusin En la atencin de Urgencias Filiacin Registro de la atencin
3.1.2.
3.1.3.
3.1.4.
13
3.1.5.
o Registro de entrada o Registro de salida Documentacin para la asistencia En las relaciones con otros Servicios y Unidades del Hospital Con los servicios y/o unidades asistenciales: planificacin de la oferta o Conocimiento de la oferta por servicio actualizada o Informacin sobre la demanda por servicio, peridica y puntualmente o Alternativas en su programacin asistencial o Facilitacin de la Gestin Clnica o Facilitacin de los productos derivados de la gestin de pacientes para docencia e investigacin Con el rea de gestin: facturacin o Tipos de financiacin, clasificacin conjunta o Coordinacin de los sistemas de informacin de clnica y de facturacin o Identificacin del paciente y del responsable de la asistencia o Registro y clasificacin del episodio asistencial con tipo de financiacin En la gestin del Fichero Maestro de Pacientes Criterios de filiacin Creacin, mantenimiento y actualizacin Actuacin sobre duplicados o Criterios de bsqueda y deteccin de duplicados o Criterios de fusin y fusin de duplicados En la coordinacin con otros centros o niveles asistenciales Con otras Instituciones Sanitarias o Recepcin y registro de solicitudes de derivacin o canalizacin o Adecuacin y priorizacin, autorizacin o Confirmacin y comunicacin con el centro emisor o receptor o Comunicacin con el paciente, en su caso o Gestin del transporte Con Atencin Primaria o Informacin de la oferta, actualizada peridicamente o Informacin de demoras o Elaboracin de protocolos de derivacin de pacientes entre niveles y de criterios unificados de valoracin de solicitudes o Acceso a las agendas informatizadas para citas programadas Gestin de la documentacin clnica En o o o o los Archivos de Historias Clnicas Custodia, mantenimiento y archivo de la documentacin clnico-asistencial Archivo activo y archivo pasivo Prstamo y devolucin, entrega y recuperacin Control de movimientos: registro y localizacin de la documentacin
3.1.6.
3.1.7.
3.2.
14
o Elaboracin de la normativa de acceso y uso, con la Comisin de Historias Clnicas En o o o o o o la Documentacin Clnica Diseo, normalizacin, ordenacin y mantenimiento de la Historia Clnica Apertura de Historia Clnica Integracin, centralizacin y normalizacin de otra documentacin clnica Control de calidad de la historia clnica Garantizar el acceso a la Informacin Clnica Atencin de solicitudes de informacin clnica (usuarios internos y externos)
En Codificacin Clnica o Seleccin de casos o Codificacin de diagnsticos y procedimientos (Clasificacin Internacional de Enfermedades) o Registro: captura y formalizacin informtica de los datos de codificacin o Control de Calidad o Recuperacin, anlisis y difusin de la informacin Gestin de la informacin asistencial Preparacin, actualizacin y mantenimiento de los sistemas de informacin asistencial. Desde el registro de la actividad hasta su recuperacin y procesamiento Clasificar, integrar y coordinar toda la informacin clnica asistencial generada independientemente de su soporte fsico Desarrollar los sistemas de recuperacin de la informacin clnica para usos asistenciales, docentes y de investigacin Elaboracin del sistema de clasificacin de pacientes. Anlisis, seleccin y presentacin de indicadores: Indicadores de Actividad Asistencia de Rendimiento y Funcionamiento. Cuadros de Mando Control de Calidad Recuperacin, anlisis y difusin de la informacin, elaboracin de informes peridicos y a demanda Participacin en los programas de Investigacin, el Plan de Formacin y en las actividades de mejora de calidad propias del Servicio Mantenimiento del conocimiento necesario para el desempeo de las funciones propias del puesto, para todos los miembros del equipo Elaboracin del catlogo de procedimientos por puesto de trabajo y su difusin Promocin de la formacin continuada y de las iniciativas en investigacin Aplicacin del modelo de Calidad establecido
3.3.
3.4.
4.
ESTRUCTURA FSICA DEL SAHGP
Se entiende como estructura fsica el espacio asignado para la realizacin de las actividades y tareas de los distintos procesos derivados de sus funciones.
15
Para definir los espacios necesarios y su ubicacin, hay que tener en cuenta las caractersticas a sus tareas. En cuanto a que presta una atencin directa, tanto a usuarios internos como externos, y que tiene que hacerlo respetando condiciones de confidencialidad y asegurar la proteccin de los datos que custodia. Pueden distinguirse tres tipo de reas: 4.1. reas de atencin directa, con actividades y tareas de atencin presencial al paciente reas de gestin interna, con actividades sin atencin presencial a los pacientes rea de archivado, conservacin y custodia de la documentacin Localizacin y accesibilidad
En general todas las dependencias de este Servicio tiene que ubicarse en zonas de fcil acceso para los usuarios, bien comunicadas con el resto del centro. En cada una de las zonas debe contarse con la iluminacin y temperatura adecuada, de acuerdo con las normas sobre seguridad y salud en el trabajo Hay que distinguir reas diferenciadas, en relacin con las unidades asistenciales en las que hay que desarrollar las distintas tareas. As, las distintas reas se localizan distribuidas en las distintas dependencias del hospital. El hospital debe contar con la sealizacin suficiente para dirigir al usuario a cada una de las mismas.
4.2.
Espacios necesarios
Se distribuyen segn el tipo de actividad que tienen que desarrollar. reas de atencin directa. Son las reas en las que se realizan tareas con atencin presencial al paciente. Deben ubicarse en zonas de mayor accesibilidad y prximas a las zonas asistenciales a las que sirven de apoyo. Estos puestos tienen que estar preparados para la atencin abierta al usuario, sin o con medios de separacin. En cualquier caso deben permitir el intercambio de informacin verbal o escrita. La disponibilidad de espacio, el nmero de puesto, est en funcin del nmero de atenciones que tengan que realizarse, que dependen de la actividad de cada centro. Se distinguen:
o rea de atencin de Consultas externas. En este rea se localizan los puntos

perifricos de citacin. Debe ubicarse prxima a las consultas externas y de las puertas de acceso al hospital para este tipo de atencin.
o rea de Urgencias. En este rea se localiza el puesto de Admisin de

Emergencias. Debe ubicarse en la puerta de entrada desde el exterior del hospital a la zona de Emergencias.
16
o rea de Atencin de Lista de Espera Quirrgica. en este rea se localiza el

punto de atencin para el registro de las indicaciones de intervencin y la gestin del preoperatorio. Se considera tambin un puesto perifrico de atencin presencial directa a los pacientes por lo que debe situarse en zonas de mayor accesibilidad, prxima a consultas externas y con acceso directo desde las puertas de entrada al hospital para ese tipo de atenciones.
reas de gestin interna. Son las reas de trabajo para la gestin de los distintos procesos. En general sus tareas no conllevan una atencin presencial al paciente aunque si a los usuarios internos, mdicos y enfermeras del hospital. Para su ubicacin debe tenerse en cuenta, la interrelacin de las de cada una de las reas. actividades
Para la disponibilidad de espacio debe tenerse en cuenta, el nmero de recursos humanos que deben trabajar en las mismas y el equipamiento y recursos necesarios para desarrollar las actividades y tareas asociadas.
o rea de trabajo de Hospitalizacin. En este rea se localiza el puesto de gestin
de camas e ingresos. Debe estar prxima al rea de trabajo de Programacin Quirrgica. En este rea deben compartir trabajo, al menos, personal administrativo y de enfermera.
o rea de Trabajo de Programacin Quirrgica. En este rea se localiza el puesto de gestin de la programacin quirrgica. Tiene que estar prxima al rea de trabajo de hospitalizacin y al punto de atencin de Lista de Espera Quirrgica. En este rea deben compartir trabajo, al menos, personal administrativo, de enfermera y personal mdico de Admisin.
o rea de Trabajo de Consultas Externas. En este rea se localiza el puesto de

gestin de agendas de consultas y tcnicas diagnsticas y teraputicas. Debe estar prxima al rea de Coordinacin con otros Centros. En este rea deben compartir trabajo, al menos, personal administrativo, de enfermera y personal mdico de Admisin.
o rea de Coordinacin con otros Centros. En este rea se localiza el puesto de

gestin de derivaciones. Debe estar prxima al rea de trabajo de Consultas Externas. En este rea trabaja normalmente personal administrativo. rea de archivado En este rea se localiza el puesto de archivado, conservacin y custodia de la documentacin en formato papel o en otro formato no electrnico. Debe cumplir con la normativa de edificacin, proteccin y seguridad de archivos. Con las condiciones adecuadas de temperatura, humedad, iluminacin y ventilacin que garanticen la conservacin de la documentacin almacenada. Su ubicacin debe estar cercana a las Unidades Funcionales Asistenciales, preferentemente al rea de consultas externas.
17
Tiene que contar con disponibilidad de espacio para la documentacin existente: las dimensiones se determinarn en funcin del volumen de documentacin existente y del ndice de crecimiento previsible en un plazo de tiempo. La distribucin de espacios tendr en cuenta: Zona Zona Zona Zona de de de de archivado recepcin y prstamo tratamiento de de la documentacin: digitalizacin reproduccin e informacin clnica a terceros
En los hospitales en los que no est implantada la Historia Clnica Electrnica, se diferenciar la zona de archivado en la destinada para el archivo activo y la destinada al archivo pasivo. Adems tendr habilitada una zona de estudio de la documentacin clnica. rea de codificacin En este rea se localiza el puesto de gestin del lenguaje documental. No precisa de una atencin presencial directa a los pacientes pero si para los usuarios internos. Es conveniente que est prxima al rea de Procesamiento de datos, pero en los centros con historia clnica en formato papel debe ubicarse en el rea de archivo. rea de Procesamiento de datos En este rea se localiza el puesto de gestin de la informacin. No precisa de una atencin presencial directa a los pacientes pero si para los usuarios internos. Debe estar prxima a las reas de Codificacin y de Direccin. rea de Citacin telefnica En este rea se localiza el puesto de citacin telefnica. No precisa de una atencin presencial directa a los pacientes ni para los usuarios internos. En este rea trabaja normalmente personal administrativo. rea de Direccin En esta rea se localiza la Coordinacin del Servicio. Puede precisar de atencin personalizada y presencial a los pacientes y a los usuarios internos, por lo que debe de estar accesible, al menos, desde la Puerta principal del Hospital. es conveniente su proximidad a las reas de trabajo de hospitalizacin, consultas y programacin quirrgica as como a las de Codificacin y Procesamiento de la informacin. 5. RECURSOS MATERIALES
Como para cualquier otra actividad, para el desarrollo de los objetivos y funciones, el Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de pacientes, precisa de una serie de recursos que constituyen requisitos bsicos para la realizacin de sus actividad y tareas. Pueden distinguirse dos tipos de recursos fundamentales: Recursos humanos
18
Recursos materiales
En este captulo se revisan los recursos materiales, incluyendo en los mismos tanto el equipamiento como las herramientas propias para el trabajo especfico de este Servicio. 5.1. Equipamiento
Constituyen los recursos materiales propiamente dichos, que son los utensilios, instrumentos y aparataje especfico para el trabajo. La dotacin mnima debe comprender: Mobiliario. Cada puesto debe estar provisto de mobiliario individualizado, referido al espacio de trabajo para cada trabajador, que cumpla con las condiciones de higiene y seguridad laboral. Pueden distinguirse las mesas de trabajo individual y los mostradores compartidos. En cualquier caso, debe considerarse el espacio suficiente para las herramientas que debe utilizar cada usuario para desarrollar las tareas propias del puesto. Los asientos tiene que permitir la postura y comodidad exigible por la normativa vigente, siendo aconsejables los especficos de oficina. Tiene que tenerse en cuenta el mobiliario auxiliar, mesas y estanteras, que pueden compartirse por ms de un puesto. En los puestos de atencin presencial, ya sea a usuario internos como externos, hay que dotar de asientos tanto para la espera como para la atencin, si procede. Material informtico Equipos de informtica, hardware. La dotacin de ordenadores tiene que contemplar un ordenador por puesto definido de trabajo. La dotacin de impresoras u otros soportes fsicos puede compartirse siempre que permita desarrollar las labores propias del puesto de forma eficiente. Aqu se incluyen las impresoras y pulsera para la identificacin y seguridad del paciente. El hospital debe contar con la instalacin de un cableado estructurado que permita la comunicacin por redes de voz y datos. Adems hay que tener en cuenta la necesidad de otros soportes informticos de almacenamiento de la informacin: Pendrive, CD-ROM, disco duro externo, etc.
Material ofimtico y el especfico para la documentacin clnica si procede (sobres de historias clnicas, etiquetas identificativas preferiblemente con cdigo de barras, lectores...etc.). Medios de comunicacin no telemticos: telfono y fax. Telfono, se valorar la dotacin necesaria por puesto segn las tareas asignadas a cada uno.
19
Fax, se valorar la necesidad en cada rea o reas. Equipo de reprografa. Se valorar la necesidad en cada rea o reas. Destructoras de papel o contenedores de recogida de papel confidencial y de papel no confidencial. Siempre que sea posible se facilitar el uso de contenedores de papel. Normalmente deben situarse contenedores de recogida de papel, tanto confidencial como no confidencial, en cada rea. Herramientas del Servicio
5.2.
Constituyen los recursos organizativos especficos para cumplir las funciones propias del servicio. Este tipo de recursos pueden clasificarse en tras categoras: 5.2.1. Manuales de Procedimiento Gua de Procedimiento de Gestin de Pacientes del Hospital, contiene las normas de actuacin que establece el hospital para todos los Servicios, conocida por todos los Servicios y Unidades. que debe contemplar criterios organizativos y de priorizacin de la asistencia, as como procedimientos de actuacin en relacin con las actividades asociadas a las distintos procesos (solicitud de ingreso, solicitud de inclusin en Lista de Espera, solicitud de consulta, de derivacin, etc). Para cada uno de los procedimientos de actuacin se especificar, al menos, el personal autorizado para la solicitud, el personal responsable de su ejecucin, el soporte documental, los datos mnimos de registro y el circuito de comunicacin con el Servicio de Admisin. Manual de procedimiento interno del servicio, que contiene las pautas de actuacin para cada una de las tareas especficas a realizar. Para cada una de las tareas se especificar igualmente, el personal autorizado para la solicitud, el usuario que la realiza, el soporte documental y la informacin que debe estar cumplimentada y la pauta de actuacin. 5.2.2. Catlogos o inventarios
Permanentemente actualizados y que recojan informacin bsica para la gestin de pacientes.
Catlogos comunes a todas las reas - Fichero Maestro de Pacientes - Poblacin de referencia para cada prestacin ofertada por el hospital - Cartera de Servicios y de Prestaciones del Centro - Catlogo de personal del centro - Catlogo de Recursos Generales del Centro - Centros de referencia, de apoyo y concertados - Normativa y legislacin del Centro y/o de la Organizacin
20
- Otros de informacin general: listn de telefona, plano de situacin de Servicios asistenciales y no asistenciales, etc. Catlogos especficos de cada rea Se especifican en cada uno de los procesos recogidos en el captulo siete de este manual. 5.2.3. Sistema de informacin
Sistema especfico de informacin para la gestin de pacientes, con las siguientes cualidades: Permitir registrar cada una de las tareas asociadas a cada proceso, recogiendo toda la informacin asociada a cada uno de los soportes documentales que se definan. Facilitar la recuperacin de los datos de cada una de las actividades. Facilitar el procesamiento de los datos de cada proceso, en la forma que se determine para cada uno de ellos. El Sistema de informacin debe ser en soporte informtico, con aplicaciones de manejo directo por los usuarios del Servicio, de forma gil y eficiente. Adems, debe estar integrado en un Sistema nico de informacin hospitalaria, asociado a la historia clnica electrnica.
6.
ORGANIGRAMA Y RECURSOS HUMANOS
El servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes se define como un servicio clnico-administrativo, ya que las responsabilidades asociadas a su actividad necesitan de la evaluacin clnica y de la ejecucin administrativa para la toma de decisiones. El nmero de procesos que soporta, as como la diversidad de sus actividades, condicionan un amplio organigrama y una numerosa asignacin de personal con una composicin multidisciplinar de trabajo en equipo.
21
6.1.
Organigrama
SERVICIO
Actualmente, el Servicio de Admisin de Hospitalizacin y Gestin de Pacientes debe quedar configurado como un servicio mdico, adscrito a la Direccin Gerencia. La estructura de base debe representar al menos las reas definidas y los centros de operaciones de procesos que se agrupan en cada una de ellas. Todas las reas deben tener una nica dependencia funcional, en la figura del Jefe de Servicio o Coordinador de Admisin. Las reas bsicas son: rea de Admisin, rea de Gestin Documental y rea de Sistemas de Informacin. Los centros de operaciones de procesos se detallan en cada una de las reas.
En el rea de Admisin o Consultas Externas Lista de Espera de Consultas Externas y Tcnicas Diagnsticas y Teraputicas no quirrgicas Hospitales de Da no quirrgicos o Hospitalizacin
22
Gestin de camas e ingresos y transferencias o Atencin Quirrgica Lista de Espera Quirrgica Programacin quirrgica Hospital de Da Quirrgico o Urgencias o Coordinacin con otros Centros o Transporte sanitario
En el rea de Gestin Documental o Archivo o Codificacin Clnica
En el rea de Informacin Asistencial o Procesamiento de datos
6.2.
Definicin de perfiles y aptitudes
El personal adscrito al Servicio de Admisin constituye un equipo multidisciplinar. Los diferentes perfiles y sus aptitudes se diferencia en: 6.2.1. Personal mdico Conocimientos mdicos: Es requisito imprescindible estar en posesin del ttulo de Licenciado en Medicina y Ciruga. Conocimientos especializados y de postgrado o Gestin de servicios sanitarios. Conocimientos del Sistema sanitario, de su estructura y organizacin. El sistema sanitario como empresa de servicios. Planificacin y economa de la salud. Gestin de servicios: liderazgo y toma de decisiones, gestin de recursos humanos, normativa actual, motivacin, comunicacin, rol del personal de Admisin.
23
Conocimientos estratgicos y de organizacin: Economa de la salud, planificacin, programacin, evaluacin, mecanismos de financiacin, asignacin y distribucin de recursos. Medicina basada en la evidencia. Nuevos modelos de gestin y gestin por procesos. Direccin Participativa por Objetivos. Deteccin de necesidades. o Calidad. conocimientos que permitan desarrollar acciones de calidad en el Servicio. Concepto y dimensiones de la calidad. Estrategias de implantacin de un programa de calidad Estrategias de mejora continuada de calidad: cientificotcnica, gestin de procesos (modelos de calidad), mejora de eficacia/eficiencia y satisfaccin del usuario. Conocimiento del Plan de Calidad del Centro y del Plan marco de Calidad y eficiencia del Sistema Sanitario. Evaluacin, auditorias e indicadores: monitorizacin o Estadstica y epidemiologa sanitaria Estadstica descriptiva. Clasificacin de los tipo de estudios en epidemiologa. Anlisis de datos. Concepto de Demografa. Demografa esttica y dinmica. Estadsticas sanitarias. Morbilidad y mortalidad, registro de enfermedades. Encuestas.
o Informtica y ofimtica hospitalaria. conocer aspectos generales de informtica

y de informtica aplicada a la gestin sanitaria. Conocimiento general de informtica y manejo de herramientas ofimticas.
Nociones de redes. Internet. Intranet. navegadores. correo electrnico. Utilizacin de aplicaciones informticas especficas en el rea: Gestin de pacientes, de la documentacin clnica, de los sistemas de informacin.
24
o Legislacin y normativa. conocimiento de la normativa legal existente tanto en

el mbito de la gestin de pacientes como en el de la documentacin Clnica y en le marco general de la administracin.
o Gestin de pacientes. Conocimiento para poder organizar y gestionar

operativamente el acceso de los usuarios a las prestaciones de asistencia especializada en el mbito correspondiente, garantizando en todo momento le principio de equidad. Gestin de la demanda de hospitalizacin. Gestin de la demanda de asistencia especializada en rgimen ambulatorio. Gestin de la demanda quirrgica. Gestin del rea de urgencias. Procedimientos internos. Criterios y procedimientos para la acreditacin del SAHGP. Facturacin.
o Gestin de la documentacin. Conocimientos que le permitan realizar la gestin

documental. Historia clnica. Definicin, funciones, tipos, diseo y normalizacin de documentos, control de calidad. Archivo de documentacin. Tcnicas de archivado, gestin del archivo, movimiento y conservacin de la documentacin. Sistemas de recuperacin de la informacin. Fichero ndice de Pacientes. Anlisis documental. Lenguajes documentales, indizacin. Nomenclatura y clasificaciones. La clasificacin Internacional de Enfermedades y codificacin. Gestin del Informe de Epicrisis Clasificacin de Pacientes. o Gestin de sistemas de informacin. Conocimientos necesarios para el procesamiento de la informacin y su evaluacin. Concepto de Sistemas de Informacin. Planificacin, diseo e implantacin de Sistemas y nociones de anlisis de sistemas. Necesidades de informacin para la gestin, planificacin sanitaria y evaluacin de la calidad.
25
Sistemas de Informacin Sanitarios. Morbilidad, mortalidad, Enfermedades de Declaracin Obligatoria y otros institucionales. Informacin clnica para la investigacin y otros usos no asistenciales. Anlisis, seleccin y presentacin de indicadores. indicadores de actividad asistencial y Cuadros de Mando. Evaluacin de los Sistemas de informacin.
o Investigacin y docencia. Conocimientos necesarios para colaborar en los

programas de investigacin y poder disear y ejecutar programas de investigacin en el rea de Gestin de Pacientes. El mtodo cientfico. Mtodos y Tcnicas de trabajo cientfico. Protocolos de investigacin. Interpretacin de resultados. Proyectos de investigacin. Medicina Basada en la evidencia. Escalas de calidad en la evidencia.
o Documentacin mdico-cientfica. Conocimiento sobre documentacin cientfica

y el problema de la informacin en Concepto de documentacin cientfica. Documentacin mdico-cientficos. Publicaciones mdicas. Mtodos de estudio mdicocientfica. Terminologa mdica. Bibliometra. Estadstica bibliogrfica. Evaluacin de la actividad cientfica en Medicina. 6.2.2. Personal de enfermera Conocimientos sanitarios: Es requisito imprescindible estar en posesin del ttulo de Licenciado en Enfermera. de necesidades y utilizacin de la informacin Medicina.
Conocimientos especializados y de postgrado. Orientados en las mismas lneas de conocimiento que los especificados para el personal mdico. Referidas a:
o Gestin de servicios sanitarios. Conocimientos del Sistema sanitario, de su

estructura y organizacin.
26
o Calidad. conocimientos que permitan desarrollar acciones de calidad en el

Servicio. o Estadstica y epidemiologa sanitaria.
o Informtica y ofimtica hospitalaria. conocer aspectos generales de informtica

y de informtica aplicada a la gestin sanitaria.
o Legislacin y normativa. conocimiento de la normativa legal existente
tanto en el mbito de la gestin de pacientes como en el de la documentacin clnica y en le marco general de la administracin.
o Gestin de pacientes. Conocimiento para poder organizar y gestionar

operativamente el acceso de los usuarios a las prestaciones de asistencia especializada en el mbito correspondiente, garantizando en todo momento le principio de equidad.
o Investigacin y docencia. Conocimientos necesarios para colaborar en los

programas de investigacin y poder disear y ejecutar programas de investigacin en el rea de Gestin de Pacientes.
o Documentacin mdico-cientfica. Conocimiento sobre documentacin cientfica y el problema de la informacin en Medicina. 6.2.3. Tcnicos en Documentacin sanitaria
Conocimientos especficos: Es recomendable estar Documentacin Sanitaria. Conocimientos especializados conocimientos del rea. y en de posesin del ttulo de Tcnico Superior de en los
postgrado.
Actualizacin
continuada
o Gestin de la documentacin. Conocimientos que le permitan realizar la gestin documental.
o Historia clnica. Definicin, funciones, tipos, diseo y normalizacin de

documentos, control de calidad. o Archivo de documentacin. Tcnicas de archivado, gestin del archivo, movimiento y conservacin de la documentacin. o Sistemas de recuperacin de la informacin. Fichero ndice de Pacientes. o Anlisis documental. Lenguajes documentales, indizacin.
o Nomenclatura y clasificaciones. La clasificacin Internacional de Enfermedades

y codificacin. o Gestin del Informe de Epicrisis o Clasificacin de Pacientes.
27
o Biblioteconoma y documentacin
o Archivstica y Gestin de documentos o Documentacin mdico-cientfica 6.2.4. Personal administrativo Conocimientos especficos: Es recomendable una formacin acadmica en gestin administrativa y estar en posesin del ttulo de Tcnico en Gestin administrativa o de Auxiliar Administrativo. Conocimientos complementarios o Informtica y ofimtica. Conocer aspectos generales de informtica y de informtica aplicada a la gestin sanitaria. Conocimiento general de informtica y manejo de herramientas ofimticas. Utilizacin de aplicaciones informticas especficas en el rea: Gestin de pacientes y de la documentacin clnica. o Archivstica y documentacin o Atencin al Usuario 6.2.5. Otro personal auxiliar Conocimientos especficos: Es recomendable una formacin acadmica general y tener el ttulo acadmico de la Enseanza Obligatoria Bsica. Conocimientos complementarios o Informtica y ofimtica. Conocer aspectos generales de informtica y de ofimtica.
o Conocimiento general de informtica y manejo de herramientas ofimticas.

o Atencin al Usuario o Conocimientos administrativos bsicos 6.3. Seleccin y capacitacin del personal
La seleccin y capacitacin del personal persigue proporcionar a la Organizacin un potencial humano capacitado y motivado, que contribuya a los propsitos de la misma.
28
Seleccin La seleccin del personal tiene como objetivo encontrar a la persona adecuada para cubrir un determinado puesto de trabajo. Pero adems hay que conseguir la adecuacin de ambos factores, de forma que permita tanto la realizacin del trabajador en el desempeo de su puesto y de su desarrollo y de sus habilidades, como de que se cumplan los objetivos que representa el puesto en la Organizacin. Para el procedimiento de seleccin para los distintos puesto del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes, se siguen los criterios generales de actuacin. 1 Requisitos del puesto. Estarn definidos en el Catlogo de Puesto del Servicio, en el que se incluyen las tareas a realizar en cada uno y el usuario responsable. 2 Cartera de candidatos. En la que se seleccionan los candidatos que cumplan el perfil exigible para el puesto. 3 Entrevista preliminar. En la que se recogen la capacitacin y habilidades del candidato, con el perfil especfico y los requisitos del mismo. 4 Otras pruebas de aptitud y capacitacin, si proceden. 5 Evaluacin. En la que se recoge el baremo del aspirante. Los criterios generales para la evaluacin deben contemplar, al menos, los siguientes puntos:
Criterios Generales de Evaluacin Titulacin especifica Otra formacin acadmica Otra formacin especfica para el puesto Disponibilidad Actitud Capacidad de trabajo en equipo Motivacin para trabajar en el hospital o la Organizacin Experiencia en las tareas propias del puesto Experiencia en otras reas de Admisin Cursos relacionados con herramientas propias del puesto Conocimientos informticos Conocimientos de administracin Capacidad organizativa Otros, que aporten un valor aadido al Servicio en general o al puesto en particular
Capacitacin
29
La capacitacin entendida como desarrollo de aptitudes y habilidades para mejorar la autoestima y el desempeo de las funciones y tareas del puesto de trabajo, tiene una triple finalidad: - Preparacin para cubrir el puesto con eficiencia - Satisfaccin de las necesidades del Servicio - Herramienta motivadora para el trabajador Se establecen distintos tiempos y tipos de formacin:
o Formacin a la acogida. Es la que hay que facilitar al trabajador en el

momento de su incorporacin al Servicio por primera vez. Se refiere a la capacitacin y actitudes especficas para el desempeo de las tareas de su puesto de trabajo y del conocimiento del Servicio y del Hospital. Tiene que incluir las habilidades asociadas de atencin al cliente.
Formacin continuada en el Servicio. Es la que hay que facilitar al trabajador con carcter peridico tras su incorporacin al equipo de Admisin.
Esta formacin trata de temas relacionados con las tareas a desempear y de los procedimientos especficos del Servicio. Normalmente se desarrolla en sesiones conjuntas, de forma que se produzca interaccin entre los distintos miembros del equipo. De esta forma permite: Desarrollar habilidades Identificar problemas Corregir malos rendimientos Diagnosticar problemas Fomentar las relaciones laborales Resolver problemas individuales y colectivos Mejorar el desempeo y actitud
La periodicidad de las sesiones vara segn las cargas de trabajo pero se debe organizar un calendario con carcter anual, que recoja las sesiones ordinarias de trabajo y el contenido de las mismas. Se convocaran las sesiones extraordinarias que se consideren, de acuerdo con los problemas diagnosticados, tanto en las sesiones ordinarias como en el desarrollo de la actividad diaria. Formacin continuada en el hospital. Es la que facilita el Hospital o la Organizacin, de forma peridica o extraordinaria.
Son sesiones informativas o de trabajo de temas cientficos, sanitarios y/o de gestin del Hospital o la Organizacin, de inters general o particular de un colectivo.
30
Otra formacin. Es la que se realiza fuera del Hospital o de la Organizacin, requerida por iniciativa del propio Servicio o del Hospital o por iniciativa particular del trabajador. Normalmente se refiere a temas ms especficos, relacionados con la capacitacin para el puesto.
6.4.
Uniformidad y herramientas de trabajo
El Servicio de Admisin es, normalmente, el primer contacto del paciente con el hospital y esto condiciona, an ms, la necesidad de cumplir con las normas establecidas para facilitar la identificacin de cada miembro del equipo. Cada miembro del equipo portar su tarjeta de identificacin personal del Hospital. Adems, se mantendr la uniformidad necesaria para facilitar al paciente el conocimiento con el tipo de personal con el que se relaciona. Para facilitar esta identificacin se distinguen las siguientes categoras:
El personal mdico utilizar la misma ropa que los mdicos asistenciales, pijama no quirrgico o bata. El personal de enfermera, utilizar la misma ropa de trabajo que el personal de enfermera asignado a las Unidades Clnicas. El personal administrativo, utilizar una ropa que le diferencie del resto. Es aconsejable la uniformidad en el uso del mismo tipo de camisa y falda o pantaln, as como de completar el uniforme con una chaqueta similar a la propuesta para la Unidad de Informadores pero en distinto color. Otro personal auxiliar, utilizar la misma ropa que utilice en el resto de Unidades del hospital. materiales.
Las herramientas de trabajo son las descritas en el captulo 5, de recursos
7. 7.1.
PROCESOS Proceso Ficheros Maestro de Pacientes
Descripcin del rea Es el registro nico y centralizado de los pacientes atendidos por el Centro o por la Organizacin, que contiene el conjunto de datos ordenados de cada uno de ellos para su identificacin unvoca. En esta rea, se desarrolla el procedimiento normalizado para el registro de los datos de filiacin, necesarios para la Gestin de Pacientes y los procedimientos asociados para su mantenimiento. mbito de aplicacin Todos los pacientes atendidos en todas las reas del Centro o de la Organizacin, independientemente del nmero de las mismas y del tipo de atenciones.
31
7.1.1.
Filiacin de pacientes
Definicin: Recogida del conjunto de datos personales y demogrficos del paciente en el registro nico de pacientes del Sistema de Informacin, para su identificacin o para la verificacin de que los datos existentes sean correctos, para ello se pedir la confirmacin del paciente en todas las atenciones que se produzcan. mbito de aplicacin: Todas las asistencias prestadas en cualquiera de las reas de atencin asistencial del Centro o de la Organizacin.
Filiacin de Pacientes: actividades y tareas Identificacin de pacientes Solicitud de documentacin: Bsqueda en el Fichero Maestro de Pacientes Confirmacin de pacientes nuevos Registro de pacientes nuevos
7.1.1.1.
Identificacin de pacientes
Definicin: Conjunto de tareas que conducen al reconocimiento del paciente, comprobando que es el que se supone o se busca. mbito de aplicacin: Todos los contactos del paciente en cualquiera de las reas de atencin asistencial del Centro o de la Organizacin. Solicitud de documentacin Se solicita al paciente los documentos que justifican su identidad y, en su caso, los que se relacionan con la entidad que asume el cargo de la asistencia, siendo los que se sealan en el apartado de soporte documental. En cuanto a los documentos de identificacin: - Cdula de Identificacin de Ciudadana o Pasaporte. En cuanto a los documentos de facturacin: - Seguro Obligatorio de Enfermedad, entidades colaboradoras, entidades privadas. Cuando los datos del paciente que figuren en los anteriores documentos no coincidan, primarn los contenidos en la Cdula de Identificacin de Ciudadana o en el Pasaporte.
32
Bsqueda de pacientes Se verifica si el paciente est o no incluido en el registro comn del Centro o de la Organizacin, siendo esta tarea previa y obligatoria a cualquier inclusin de un paciente en el mismo. o Pacientes con Nmero de Historia Clnica acreditado con documento normalizado del Centro o de la Organizacin (Carnet de identificacin del hospital, hoja de turno o ruta anterior, Informe de Emergencias o de Hospitalizacin, Informe de Consultas): Se introduce el Nmero de Historia Clnica, as acreditado, en el campo especfico del formulario de bsqueda de pacientes del Sistema de Informacin, solicitando la bsqueda al Sistema. o Pacientes sin disponibilidad de Nmero de Historia Clnica adecuadamente acreditado, se sigue la siguiente secuencia de bsqueda, introduciendo cada dato en el campo correspondiente del formulario de bsqueda de pacientes del Sistema de Informacin, solicitando la bsqueda al Sistema: 1 Se busca por el nmero correspondiente a la Cdula de Identificacin de Ciudadana o Pasaporte, si no se encuentra se contina la bsqueda en la misma forma con el dato siguiente. Apellido1 y apellido2, seleccionando por el nombre en el resultado de la bsqueda, entre los pacientes encontrados por el sistema. Apellido1 y apellido2 y fecha de nacimiento, seleccionando por el nombre en el resultado de la bsqueda, entre los pacientes encontrados por el sistema.
Si el paciente se encuentra ya incluido en el registro comn del Centro o de la Organizacin, se procede a la confirmacin de los datos registrados, siguiendo la pauta de actuacin que se indica en la tarea 3, Confirmacin y modificacin de datos del paciente. Si el paciente, no se encuentra ya incluido en el registro comn del Centro o de la Organizacin, se procede a su registro, siguiendo la pauta de actuacin que se indica en la tarea 4, Registro de pacientes. Confirmacin y modificacin de datos del paciente Se verifica que los datos registrados son correctos y que no han sufrido modificacin desde el anterior contacto del paciente con el Centro o la Organizacin, solicitando al paciente su confirmacin, procediendo a modificar aquellos para los que nos comunique una variacin. Para modificar la informacin, debe aportarse el correspondiente documento oficial con el que se acrediten los nuevos datos, salvo en el caso del cambio de domicilio o telfono, para los que es suficiente la comunicacin verbal.
33
Se consideran documentos oficiales, la Cdula de Identificacin de Ciudadana, la Partida de nacimiento original, el Pasaporte y los emitidos por Organismos de las Administraciones Pblicas, Estatales o Provinciales, o por las Embajadas o Consulados de otros pases. Registro de pacientes Inclusin de pacientes nuevos en el registro comn del Centro o de la Organizacin, cumplimentando la informacin del Formulario de Filiacin de Pacientes, siguiendo los criterios homogneos de filiacin que se indican. El Formulario de Filiacin de Pacientes contiene
Formulario de Filiacin de Pacientes Nmero de Cdula de identificacin Nombre y apellidos: Gnero Direccin de Residencia del paciente Telfono/s de contacto Fecha de nacimiento Lugar de nacimiento
la siguiente informacin:
o Nmero de Cdula de Identificacin de Ciudadana o nmero de Pasaporte o Nombre y Apellidos Normas para la grabacin de nombre y apellidos Con carcter general el nombre y los apellidos se escribirn exactamente como consten en el documento acreditativo de la identidad del usuario, salvo que ste no se ajuste a los criterios que se exponen a continuacin, que prevalecern en todo caso. a) Utilizacin de signos ortogrficos - Se admitir el apstrofe para apellidos, como DORS, ODONNELL, nombres propios como HANAA - Se admitir la diresis sobre la U (ejemplo: AGERA) - No se admitir ningn otro signo ortogrfico como: punto, coma, dos puntos, acentos, guiones (ni an en el caso de enlazar apellidos compuestos), ni signos usados como abreviaturas o apcopes, como , , etc. Utilizacin de caracteres alfabticos - Se utilizarn exclusivamente los caracteres habituales del alfabeto (norma ISO 3166) castellano, as como del resto de lenguas de Ecuador y lenguas extranjeras de origen latino, incluyendo la y la . - En el caso de lenguas de origen no latino (cirlico, rabe, chino, etc.) se utilizar la transcripcin que conste en el documento identificativo oficial que se aporte y
b)
34
c)
Tratamiento general de nombre y apellidos - Como norma general se utilizar el nombre o apellidos que consten en el documento de identidad (Cedula de identificacin o pasaporte). - No se utilizarn abreviaturas. Ejemplos: RGUEZ por RODRIGUEZ, FCO por FRANCISCO, TERE por TERESA, etc. - Deber tenerse en cuenta especialmente, la no utilizacin de abreviaturas para el nombre propio, para evitar la variabilidad de registro, debido a la eleccin del usuario; ejemplo: FRANCISCO JAVIER (correcto) por FRANCISCO J. (incorrecto). - No se utilizarn diminutivos, alias o variantes familiares, ejemplos: ISABELITA por ISABEL, MANOLO por MANUEL. Salvo que figure el nombre en diminutivo en la Cdula de Identificacin o en el Pasaporte. - En el caso de nombres o apellidos extranjeros, no se utilizarn traducciones, sino el nombre original que aparezca en el pasaporte o en el documento que acredite su personalidad.
d)
Tratamiento de apellidos compuestos Se escribirn completos, con todas las partculas intermedias, ejemplo:
Ejemplo: Tratamiento de apellidos compuestos Silvano Ruiz de los Montes Snchez del Moral Apellido 1 Apellido 2 Nombre RUIZ DE LOS MONTES SANCHEZ DEL MORAL SILVANO
No se utilizarn guiones para enlazar un apellido compuesto, sustituyndose ste por un espacio en blanco. En el caso de que no haya suficiente espacio para registrar el apellido o el nombre completo, se escribir hasta donde el tamao del campo lo permita, agotando dicho espacio, y sin punto al final del nombre o apellido que haya quedado incompleto.
e)
Tratamiento de nombres propios compuestos - Se limitar el nmero de nombres propios a los dos primeros, que se escribirn completos; ejemplo: ANA BELEN. - Si el usuario utiliza el nombre de MARIA, previo o posterior al nombre principal, se har constar entero de acuerdo a lo que figure en los documentos de identificacin que aporte; ejemplos: MARIA DEL CARMEN, MARIA TERESA, MARIA DE LA O, JOSE MARIA. - No se utilizarn guiones para enlazar nombres sustituyndose, en su caso, por un espacio en blanco. compuestos,
35
f)
Tratamiento de partculas de enlace entre nombre y primer apellido o entre primer apellido y segundo - No se utilizarn conjunciones entre apellidos (como: Y, I, E), excepto cuando stas consten en la Cdula de identificacin o Pasaporte del interesado. - Las partculas de unin (habitualmente preposicin ms artculo) entre nombre y primer apellido se colocarn antes del primer apellido, ejemplo:
Ejemplo: Tratamiento de partculas de enlace: Nombre y Apellido1 Gladis del Corral Sez Apellido 1 Apellido 2 Nombre DEL CORRAL SAEZ GLADIS
Las partculas de unin entre el primer y el segundo apellidos, se colocarn antes del segundo apellido, ejemplo:
Ejemplo: Tratamiento de partculas de enlace: Apellido1 y Apellido2 Danilo Arequipa de los Montes Apellido 1 Apellido 2 Nombre AREQUIPA DE LOS MONTES DANILO
- En el caso de usuarios extranjeros, se utilizarn las mismas normas, anteponiendo las partculas de enlace al apellido, y dejando en blanco, en el supuesto de que no tenga segundo apellido, este campo, tal y como se recoge en los siguientes ejemplos:
Ejemplo: Tratamiento de usuarios extranjeros Otto Von Riedt Apellido 1 Apellido 2 Nombre VON RIEDT (en blanco) OTTO
Ejemplo: Tratamiento de usuarios extranjeros Warren Van Der Weyden Apellido 1 VAN DER WEYDEN
36
Apellido 2 Nombre
(en blanco) WARREN
Ejemplo: Tratamiento de usuarios extranjeros Mohamed El Alaoui Apellido 1 Apellido 2 Nombre AL ALAOUI (en blanco) MOHAMED
Normas para la grabacin de datos de personas desconocidas o sin identificar En el caso de usuarios que no puedan ser identificadas en el momento de la asistencia sanitaria por ningn documento acreditativo de su identidad, se grabarn los datos de la siguiente manera:
Si slo estuviramos ante un nico caso de este tipo:

Ejemplo: Tratamiento de personas desconocidas Apellido 1 Apellido 2 Nombre DESCONOCIDO DESCONOCIDO DESCONOCIDO
En el caso de que haya ms de un paciente sin identifica, coincidentes en el tiempo en el momento de la atencin, se podr aadir algn elemento para distinguirlos, por ejemplo aadiendo al nombre numeracin secuencial, sin espacios intermedios, ejemplo:
Ejemplo: Tratamiento de personas desconocidas Apellido 1 Apellido 2 Nombre DESCONOCIDO DESCONOCIDO DESCONOCIDO1, DESCONOCIDO2,DESCONOCIDO3etc.
En este supuesto, tanto si es coincidente en el tiempo como si no lo es, el sistema informtico debe asignar automticamente un identificador a cada uno. Normas para la grabacin de datos de personas de las que se desconozca alguno de los apellidos o el nombre - Se utilizar DESCONOCIDO en el campo correspondiente
37
Normas para la grabacin de datos de recin nacidos - Se registrarn los datos de acuerdo con el correspondiente documento acreditativo - En el caso de recin nacidos desconocidos o sin identificar, se grabarn los datos siguiendo las normas generales para la grabacin de datos de personas desconocidas o sin identificar ya especificadas, aplicando tambin la regla recogida en dicho apartado para el supuesto de gemelos y partos mltiples (asignacin automtica por parte del sistema informtico) - Cuando no se deba relacionar al recin nacido con la madre por orden judicial, constar como: Ejemplo: Tratamiento de recin nacidos no relacionados con la madre por orden judicial Apellido 1 Apellido 2 Nombre o Gnero El sexo del paciente se introduce en el campo Gnero y los valores posibles son: Hombre Mujer Se introducir el que conste en el documento acreditativo de la identidad del usuario. o Direccin de Residencia del Paciente Se registra de la siguiente forma: Tipos de va, donde los valores posibles son:
alameda arroyo avenida barrio calle senda calleja callejn camino campamento caada carretera carril casero colada colina conjunto costanilla Tipos cuesta dehesa diseminado edificio finca glorieta grupo jardines lugar de va paraje Parque pasaje paseo plaza plazuela poblado polgono prologacin puesto rampa residencial rincn rinconada ronda salida sector senda sitio subida travesa urbanizacin vereda va zona
DESCONOCIDO DESCONOCIDO DESCONOCIDO
Ubicacin de la va, nmero, kilmetro, bloque, portal, piso, puerta. Cdigo postal, se descargar automticamente al introducir el nombre de la va. Poblacin, segn tablas oficial de poblaciones.
38
Provincia, segn tabla oficial de provincias. Pas, segn tabla oficial de pases. rea sanitaria, Organizacin. segn tabla normalizada por la Direccin de la
o Telfono de contacto: telfono 1, telfono 2, telfono 3.

o Fecha de Nacimiento Se registra la fecha de nacimiento con dos cifras para el da, dos cifras para el mes y cuatro cifras para el ao, (dd/mm/aaaa). Se registrar la que conste en el documento acreditativo de la identidad del usuario. En el caso de que se desconozca la fecha exacta de nacimiento, se registrar el da y el mes con valor (01) y ao de nacimiento aproximado, segn la informacin que proporciona el usuario apariencia fsica del mismo. En este caso se especifica que la fecha no es exacta en el campo correspondiente del formulario, y se rectifica a la mayor brevedad posible.
o Lugar de Nacimiento:
Este dato habitualmente no est incluido en la base de datos, por lo que siempre se solicita al paciente o familiar que nos facilite esta informacin. En caso de que el Sistema de Informacin no nos acepte el nombre de la poblacin pondremos DESCONOCIDA (se comunica al responsable del Servicio de Admisin para aadirla a la base de datos). Si el paciente ha nacido en otro pas, se reflejan los datos correspondientes. Registro de menores Despus de recoger los mismos datos que para cualquier otro paciente, se aaden los datos correspondientes a los padres o tutores legales, registrando la informacin que se especifica en el Formulario de filiacin de Pacientes. En el formulario se recoge los siguientes datos del padre, madre o tutor:
Registro de menores Tipo parentesco Apellidos y nombre Nmero de cdula de identificacin Domicilio Telfono Padre, Madre, Tutor
Se podrn registrar hasta tres personas con estas caractersticas. Gestin de alias
39
Se oculta la identificacin de los pacientes que as lo requieran o que as lo requiera la Direccin del Centro o de la Organizacin por otros motivos, siendo el responsable de esta tarea, la persona que determine la Direccin del Centro, y solo un nmero reducido de usuarios podrn visualizar los datos de filiacin del interesado. La identificacin del paciente queda de la siguiente forma: 4 dgitos cdigo hospital +2 ltimos dgitos del ao +3 dgitos secuencial El cdigo hospital se refiere al cdigo asignado desde los Servicios Centrales de Estadstica del Ministerio de Salud Pblica. La documentacin generada durante las atenciones del paciente, debe ser identificada por el nmero generado en el recuadro anterior. La solicitud y autorizacin para el uso de alias, tiene que estar documentada y firmada por el paciente. Esta situacin se mantiene mientras el paciente o la Direccin del Centro o de la Organizacin no soliciten su anulacin. 7.1.2. Mantenimiento del Fichero Maestro de Pacientes
Definicin: Conjunto de actividades y tareas orientadas a garantizar la validez de los registros incluidos en el Fichero Maestro de Pacientes. En cuanto a la veracidad de los datos de cada paciente, por la revisin y modificacin de los mismos de forma continuada en cada una de las asistencias, as como por la correccin de los desconocidos o incompletos en un momento dado. En cuanto a su fiabilidad, por la eliminacin de registros repetidos de un mismo paciente, asegurando la identificacin nica de cada paciente, para todas las asistencias que precise. En un Fichero de Pacientes, tiene que mantenerse un solo registro para cada paciente incluido en el mismo, identificado por un cdigo o nmero de registro asignado. En el mbito del Estado, el identificador nico para cada paciente es el Nmero de la Cdula de identificacin de Ciudadana. En el mbito de cada Centro o Centros asistenciales asociados, puede utilizarse un identificador propio, nico para cada paciente, que es el Nmero de Historia Clnica del Centro, teniendo en cuenta la diversidad de procedencia de los pacientes atendidos. En este caso, en el registro de los pacientes se recoge el Nmero de la Cdula de identificacin de Ciudadana correspondiente, siguiendo la pauta de actuacin descrita en la funcin de filiacin de pacientes. mbito de aplicacin: Todos los registros incluidos en el Fichero Maestro de Pacientes
40
7.1.2.1.
Gestin de los registros repetidos
Definicin: Procedimiento de deteccin y correccin de registros repetidos de un mismo paciente. mbito de aplicacin: Todos los registros de filiacin de pacientes incluidos en el Fichero Maestro del Centro o de la Organizacin. Bsqueda de registros repetidos Bsqueda de registros con criterios de coincidencia. La relacin de registros con campos coincidentes es el resultado de la bsqueda, en el Fichero de Pacientes, de aquellos registros con coincidencia en los campos seleccionados, siguiendo unas combinaciones determinadas. Los campos seleccionados para la bsqueda previa de posibles registros repetidos son: - Apellido 1 - Apellido 2 - Sexo - Fecha de Nacimiento - Nmero de Cdula de Identificacin o Pasaporte en su caso. Al menos deben procesarse las siguientes combinaciones que se indican para cada una: relaciones, resultantes de las
La primera relacin est compuesta por los pacientes en los que coinciden los apellidos, el sexo, la fecha de nacimiento y el nmero de Cdula de identificacin o Pasaporte. La segunda relacin est compuesta por los pacientes en los que coinciden los apellidos, el sexo y el nmero de Cdula de identificacin o Pasaporte. En la tercera relacin, coinciden los apellidos, el sexo, el ao de nacimiento y el nmero de Cdula de identificacin o Pasaporte. La cuarta relacin est compuesta por los pacientes en los que coinciden los apellidos, el sexo, la fecha de nacimiento. En este ltimo caso se valora el nmero de registros obtenidos, antes de proceder a su revisin. No se consideran coincidentes campos vacos, ni tampoco datos administrativos que se registren por defecto, por ejemplo la fecha de nacimiento con valores 01.01.1900.
41
Revisin registros repetidos Se revisan los posibles registros repetidos obtenidos en la tarea anterior, comparando todos los datos de filiacin de los mismos en el fichero informatizado del sistema de Informacin.
Fusin registros repetidos Fusin de los registros detectados como verdaderos repetidos, en el fichero Maestro de Pacientes. La fusin mantiene de forma automtica un nico registro de filiacin del paciente, eliminando el resto de los mismos, que quedarn accesibles a su consulta asociados al registro que se mantiene. As que ninguno de estos registros que quedan vacos se asignarn a otro paciente. Del mismo modo quedar asociada al registro que se mantiene, la informacin clnica en formato electrnico generada para cada uno de los registros. Para la informacin clnica en soporte papel se har la fusin manual en la carpeta que se mantiene. Del mismo modo, los episodios abiertos se traspasan automticamente al registro que permanece, salvo en el caso de que en alguno de los registros se recoja el fallecimiento del paciente, que conlleva, en todos los casos, la anulacin de todas las asistencias pendientes para ese paciente. Como regla general, de los registros repetidos de un mismo paciente, con ms de un cdigo o nmero de registro asignado, el registro que se deja como nico en la identificacin del paciente es el que tenga asignado el menor cdigo o nmero de registro, verificando siempre que los datos de filiacin son los correctos. Cada uno de los Centros, o Centros asistenciales asociados, es responsable de la fusin de los registros incluidos en su Fichero Maestro de Pacientes.
Difusin de la informacin Facilitacin de los registros fusionados a los receptores de la informacin identificados. La identificacin de los receptores de la informacin, distingue dos niveles de integracin: Informacin a todos los centros de la Organizacin, esta informacin se facilita a cada uno de los centros, que deben proceder a la revisin de sus registros en el caso de Ficheros diferenciados. Informacin, en cada centro, al rea de Gestin documental para la fusin correspondiente de las carpetas de Historia Clnica abiertas, en soporte papel, siguiendo el procedimiento desarrollado en el rea de Gestin Documental.
7.2.
Proceso de Emergencias
Descripcin del rea
42
Es el mbito asistencial de la actividad no programada de atencin no demorable. Arquitectnicamente cuenta con unos espacios asistenciales definidos, de los cuales destacamos: rea de triage rea de valoracin ambulatoria: con una parte general y espacios para especialidades. rea de valoracin con encamamiento rea de observacin rea de reanimacin vital (sala de paradas) Puede haber salas de curas Las Especialidades Clnicas que se encuentran en activo dependen de la Cartera de Servicios del hospital. Es importante sealar que en la Urgencia no hay camas de hospitalizacin. mbito de Aplicacin Se incluyen todos los pacientes que acuden demandando una atencin urgente, de la cual resultar un alta externa o un ingreso. Es por tanto una puerta de acceso a la hospitalizacin; es la principal fuente de los ingresos urgentes. No se incluyen las atenciones urgentes de pacientes ingresados. 7.2.1. Definicin de Recursos
Definicin: Constituyen los elementos estructurales necesarios para gestionar operativamente las solicitudes de asistencia sanitaria en este rea. Los recursos quedarn definidos por la Direccin del Centro. mbito de Aplicacin: Catlogo de personal sanitario Cartera de Servicios Tabla de Clasificacin Internacional de Enfermedades (CIE) Catlogo de puestos de atencin ambulatoria Catlogo de puestos de valoracin con encamamiento Catlogo de camas de observacin Sistema informtico de registro de solicitudes de asistencia. Sistema de acceso a la base de datos de aseguramiento.
7.2.1.1.
Definicin de recursos en el Sistema de Informacin hospitalario
Definicin: Establecer en el Sistema de Informacin, la estructura que gestiona el soporte operativo de esta asistencia. mbito de Aplicacin:
43
Todos los recursos definidos en el mbito de aplicacin de esta funcin, excepto el Sistema informtico de registro de solicitudes de asistencia, que es la herramienta bsica para el desarrollo operativo de toda la gestin de esta actividad. Informatizacin de los recursos Inclusin en el Sistema de Informacin con la codificacin nica normalizada y los atributos propios, definidos para cada grupo de recursos. Los recursos que deben ser normalizados en este rea son: Catlogo de personal sanitario, cdigo de empleado o puesto de trabajo y Servicio o Unidad al que est asignado para el desarrollo de su actividad asistencial. Cartera de servicios del hospital, Servicios y Unidades Funcionales, referidos a la tabla normalizada de Servicios y Unidades de la Direccin del Centro o de la Organizacin. Clasificacin Internacional de Enfermedades, cdigos establecidos. Catlogos de los distintos puestos, codificados segn la normalizacin propuesta por la Direccin del Centro o de la organizacin. 7.2.1.2. Mantenimiento de recursos
Definicin: Es el conjunto de tareas que garantizan que la cartera de recursos introducida en el Sistema de Informacin, refleje la situacin actualizada en cada momento. mbito de Aplicacin: Todos los recursos especificados en el mbito de aplicacin del apartado de definicin de recursos. Actualizacin de la situacin de los recursos La actualizacin debe comprender: - La modificacin de uno o varios atributos de un recurso ya definido: se procede a la sustitucin de las caractersticas que hayan sufrido una variacin. - El cierre de un recurso: se da de baja en el Sistema de Informacin, indicando el motivo que causa la misma, referido a la tabla normalizada del Centro o de la Organizacin. La informacin sobre el recurso afectado tiene que ser suministrada por la Direccin del Centro o de la Organizacin. 7.2.2. Registro de la demanda asistencial
Definicin:
44
Consiste en recoger en el Sistema de Informacin, la demanda de asistencia de cada paciente como sustrato de la actividad clnica. A cada solicitud se le asigna un nmero identificativo del registro, que debe ser nico por solicitud y secuencial por cronologa de llegada. El conjunto de todos los episodios, ordenados de esta forma cronolgica, constituye el registro informtico oficial. mbito de Aplicacin: Todas las solicitudes de demanda de este tipo de asistencia, que no sean de pacientes hospitalizados en el Centro. El derecho a esta atencin sanitaria est garantizado por la legislacin vigente, independientemente de la financiacin de la misma.
Registro de demanda asistencial en Emergencias Registro del paciente Filiacin del paciente Registro del episodio Emisin de documentacin
Mantenimiento del censo en Emergencias Cierre del episodio Registro del alta de emergencias Gestin de la solicitud de ingreso Ubicacin de pacientes Registro de la localizacin
7.2.2.1.
Registro de la solicitud de la asistencia
Definicin: Es la introduccin de los datos definidos en el Sistema de Informacin, que permiten la identificacin del paciente, durante su trnsito asistencial, as como las caractersticas de la solicitud de atencin y de la financiacin de la misma. El Servicio de Admisin en el rea de Urgencias debe estar operativo todos los das, permanentemente durante las 24 horas. mbito de Aplicacin: Todas las solicitudes de atencin urgente. Recepcin y registro del episodio asistencial Se cumplimentan o comprueban los datos de identificacin, siempre que las condiciones clnicas del paciente lo permitan, siguiendo las pautas de actuacin que se desarrollan en el rea de Fichero Maestro de Pacientes, teniendo en cuenta que no es exigible ningn documento para permitir el acceso del paciente al rea de urgencias.
45
En el caso de que las condiciones del paciente no lo permitan, o no sea posible su identificacin a travs de familiares o acompaantes, los datos deben recogerse cuando sea factible. Se comprueban los datos referentes a la financiacin de la asistencia, facilitando la documentacin que corresponda cumplimentar para su envo al departamento econmico financiero. Se registran los datos sobre la asistencia que se recogen en el Formulario de Emergencia, indicando la procedencia del paciente, el motivo y la causa de la asistencia. Formulario de Emergencia: Es el formulario de entrada de datos del Sistema de Informacin para esta tarea de Registro del Episodio de Urgencias. Se identifican los atributos mnimos que definen este formulario:
Formulario de emergencia Datos de identificacin del paciente con nmero de historia clnica Datos de financiacin del episodio Datos de la demanda asistencial:
Fecha y hora Especialidad responsable de la asistencia Servicio responsable de la asistencia Unidad Funcional responsable de la asistencia Mdico responsable Procedencia Motivo de asistencia Causas de asistencia
o El paciente puede proceder de:

Otras reas del propio centro Otro hospital o centro sanitario Otro Centro o Institucin, no sanitarios Centros de Atencin Primaria Otros Servicios de Urgencias no hospitalarios
o Se definen los siguientes motivos de la asistencia en -
emergencias:
Orden facultativa: Es la indicacin realizada y documentada por un facultativo, para que un paciente pueda ser atendido en el servicio de emergencias, debe ser un documento normalizado que indica el motivo de su atencin. Orden judicial: Es la disposicin dictada por un juez, mediante la cual autoriza u ordena el cumplimiento de la atencin de un paciente en urgencias.
46
Peticin propia: Es cuando un paciente acude voluntariamente al Servicio de Urgencias, sin ningn tipo de indicacin facultativa o judicial, ni de ningn otro tipo. Peticin familiar: Se debe considerar igual que la peticin propia, pero las diferencias vendrn marcadas por: Cuando el paciente sea un menor de edad, la solicitud la puede formular el padre, la madre o el tutor si lo hubiera. Cuando sea un paciente incapacitado, la solicitud la pueden realizar los representantes legales del paciente. Fallecimiento extramuros: Paciente que llega cadver a la Urgencia del Hospital
Se definen las siguientes causas de la asistencia en emergencias: Enfermedad comn: Cualquier signo o sntoma que produce alteracin de las funciones normales en la vida de un paciente Accidente de trfico/Atropello: Dao que se ocasiona por la colisin de uno entre varios vehculos a motor Atropello, accidente en que un vehculo a motor lesiona a una persona. Accidente de trabajo: Lesin/Dao producido durante el desempeo de funciones en la jornada laboral, y al ir o al volver del trabajo (in itinere). Accidente escolar: Dao que se ha ocasionado por cualquier tipo de accidente y que se produce dentro de un recinto escolar. Accidente deportivo: Dao que se ocasiona durante el desarrollo de la prctica de un deporte, teniendo que estar federado. Agresin: Dao producido al paciente por la accin violenta de otra u otras personas o animales. Intoxicacin: Dao producido por la inhalacin o ingesta de sustancias que provoquen un trastorno en el organismo.
Emisin de documentacin Se generan los documentos que se precisen para la recogida de datos de la asistencia. Todos los documentos de Atencin de Emergencia, deben contener, al menos, los datos descritos en el formulario del registro de la asistencia.
47
Si el facultativo considera que es precisa una notificacin a la autoridad judicial, se emite el documento de Parte Judicial con los datos del registro del episodio, para que el mdico responsable cumplimente la parte clnica. 7.2.3. Mantenimiento del censo
Definicin: Actualizacin permanente de la situacin de los pacientes registrados en el rea de Emergencias, referida a tener recogidos los que en cada momento estn activos, recibiendo atencin en el rea de urgencias y, por defecto, conocer aqullos que causaron alta. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes atendidos en el rea de Emergencias. Ubicacin de pacientes en Emergencias Definicin: Conjunto de tareas para registrar en el Sistema de Informacin la situacin de los pacientes dentro del rea de emergencias, permitiendo su localizacin y la gestin de los flujos. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes que estn siendo atendidos en todo el espacio asistencial de urgencias. Registro de localizacin en el rea El desarrollo de esta tarea, depende de que se disponga o no de sistema automtico de deteccin. Si se dispone de un sistema automtico de deteccin y situacin, ste debe encontrarse conectado con la aplicacin de gestin de pacientes para actualizar esta informacin en tiempo real. Si no se dispone de estos dispositivos, es el personal sanitario quien informa de la situacin y desplazamiento de cada paciente entre las distintas dependencias del rea de urgencias. Si el paciente es atendido por ms de un facultativo o Servicio, estos cambios deben tambin quedar reflejados en el Sistema de Informacin. Si la gestin es manual, cada traslado interno, entre los espacios asistenciales o entre servicios clnicos del rea de urgencias, se comunica por el personal sanitario del rea de Urgencias al Servicio de Admisin, mediante una notificacin diseada al efecto, que contenga al menos: Nmero de Historia Clnica Nueva ubicacin
48
7.2.4.
Cierre del episodio
Definicin: Cierre del registro por alta en la atencin, recogiendo las circunstancias de la misma. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes que teniendo activo un episodio de urgencias, ste se da por concluido. 7.2.4.1. Registro del alta de Urgencias
Definicin: Es el proceso administrativo de introduccin de la informacin correspondiente al alta del episodio activo de atencin en urgencias, con posterior custodia del soporte documental. Se definen como motivos de alta de Emergencias:
Alta clnica: Alta por decisin del mdico responsable, que considera que por el estado clnico del paciente no precisa continuar su atencin en rgimen de hospitalizacin. Alta voluntaria comunicada: Alta de la asistencia en urgencias, por decisin exclusiva del paciente, soportada documentalmente. Alta voluntaria no comunicada: Alta de la asistencia en urgencias, por decisin exclusiva del paciente y que no ha sido notificada ni est soportada documentalmente. Paso a Hospitalizacin, Alta por decisin facultativa o judicial, que considera que, por el estado clnico del paciente, precisa que sea ingresado en el rea de Hospitalizacin del propio hospital. Traslado a hospital de referencia: Alta por decisin del mdico responsable, que considera que el estado clnico del paciente permite que sea trasladado al hospital de referencia del paciente, para continuar con la valoracin del episodio o para confirmar la indicacin de hospitalizacin en ese centro. Traslado a hospital de apoyo: Alta por decisin del mdico responsable, que considera que el estado clnico del paciente precisa que contine en rgimen de ingreso y se asigna cama en otro hospital adscrito al Sistema Pblico de Salud. Traslado a hospital concertado: Alta por decisin del mdico responsable, que considera que el estado clnico del paciente precisa que contine en rgimen de ingreso y se asigna cama en otro hospital concertado por el Sistema Pblico de Salud Traslado a otro centro sanitario: Alta por decisin del mdico responsable, que considera que el estado clnico del paciente precisa que contine en rgimen de
49
ingreso y se asigna cama en otro centro hospitalario que no es de apoyo o concertado.
Fallecimiento: Alta por fallecimiento del paciente durante el episodio asistencial en Urgencias. Fallecimiento del paciente extramuros: Alta por fallecimiento previo a asistencia en Urgencias. la
El destino del alta est asociado al motivo del alta, de forma que para los motivos traslado a hospital de referencia, traslado a hospital de apoyo, traslado a hospital de alta tecnologa y traslado a otro centro sanitario, se cumplimenta adems el centro de destino, escogiendo el valor correspondiente de la tabla normalizada de centros de la Direccin del Centro o de la Organizacin. mbito de Aplicacin Todos los pacientes que teniendo activo un episodio de urgencias, ste se da por concluido. Formalizacin del alta Se registran en el Sistema Informacin los datos relativos al alta del paciente, recogiendo la fecha, hora y motivo del alta. El Formulario del Alta de Emergencias contiene al menos los siguientes datos:
Formulario del Alta de Emergencias Identificacin del paciente, con Nmero de Historia Clnica Fecha del alta Hora del alta Motivo del alta Mdico responsable Servicio responsable del alta Diagnstico al alta
7.2.4.2.
Gestin de la solicitud de ingreso
Definicin: Es la tramitacin del alta del paciente de urgencias hacia el rea de hospitalizacin. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes con criterio de alta del episodio de urgencias y para los que le motivo del alta es "Paso a Hospitalizacin". Recepcin y comprobacin de solicitudes Pauta de actuacin: Todas las solicitudes para este tipo de atenciones deben ser originadas por un facultativo autorizado, responsable de la asistencia del paciente en el rea de
50
Emergencias, utilizando el soporte documental normalizado y facilitando la informacin que se propone en el mismo. El Servicio de Admisin y Documentacin clnica recibe todas las solicitudes de ingreso desde Emergencia, y comprueba que todos los datos necesarios de la Solicitud de Ingreso estn convenientemente cumplimentados. El Documento de Solicitud de Ingreso, recoge al menos la siguiente informacin normalizada:
Documento de Solicitud de Ingreso Datos de identificacin del paciente Datos de identificacin del mdico solicitante, Cdigo de identificacin y firma Fecha y Hora del ingreso Tipo de ingreso: Ingreso urgente Motivo del ingreso, se definen los siguientes motivos de ingreso:
Orden facultativa: Es la indicacin documentada por un facultativo
realizada
Orden judicial: Es la disposicin dictada por un juez, mediante la cual autoriza u ordena el ingreso
Procedencia del paciente: Urgencias Servicio/s de ingreso Diagnstico/ Diagnstico de sospecha Procedimiento Necesidad de aislamiento Observaciones
Se aade la autorizacin, por parte del paciente o representante legal, para su derivacin, si procede, a un centro de apoyo. Se cumplimenta la autorizacin del paciente o representante legal para el ingreso, salvo que se produzca por Orden judicial.
Registro de la solicitud Inclusin de la solicitud en el Sistema de Informacin. Formulario de Pacientes Pendientes de Ingreso, en el que se recogen los datos cumplimentados en la Solicitud de Ingreso.
7.2.5.
Coordinacin organizativa del proceso asistencial
Definicin: Conjunto de actividades y tareas comunes, de tipo administrativo, asociadas al soporte operativo del proceso asistencial. mbito de aplicacin: Pacientes atendidos en este rea.
51
7.2.5.1.
Emisin de justificantes de asistencia
Definicin: Facilitacin de un documento acreditativo, por el que se justifica que el paciente ha acudido al centro para recibir una asistencia mdica o que est siendo atendido en el mismo. mbito de aplicacin: Solicitudes de justificantes de asistencia. Emisin de justificante Se cumplimentan los datos que se recogen en el modelo normalizado de justificante del Centro o la Organizacin, entregando el documento al interesado. El justificante de Asistencia normalizado contiene la siguiente informacin:
Justificante de Asistencia Centro Nombre del paciente Apellidos del paciente N de Cdula de identificacin o Pasaporte del paciente o del tutor legal Fecha de la asistencia Fecha de expedicin Usuario que tramita el documento
7.2.5.2.
Soporte informativo al proceso clnico
Definicin: El Servicio de Admisin acta como punto de referencia para la transmisin de informacin especfica, en los aspectos administrativos relacionados con la asistencia del paciente. mbito de aplicacin: Pacientes que reciben asistencia en este rea y sus familiares Atencin al paciente y familiares Informacin a pacientes y familiares sobre el funcionamiento general del rea de Urgencias, aclarando las dudas que puedan surgir durante la estancia del paciente en el Centro y resolviendo los problemas administrativos, relacionados con su proceso asistencial. Puede asociarse en esta tarea la entrega de la Gua de acogida del paciente y folletos informativos del Centro o la Organizacin. 7.2.6. Transporte sanitario
52
Definicin: Supone la tramitacin de aquellas solicitudes de este tipo de transporte, para los pacientes que tengan la indicacin realizada por un mdico del Centro en el documento normalizado correspondiente. Las actividades y tareas asociadas se desarrollan en el rea de Transporte Sanitario. mbito de aplicacin: Pacientes atendidos en la Urgencia, con indicacin de transporte sanitario. 7.3. Proceso de Consultas Externas y tcnicas Diagnsticas y Teraputicas
Descripcin del rea Es el mbito asistencial de las actividades, preferentemente ambulatorias, con base en la anamnesia y exploracin fsica para el diagnstico, tratamiento y seguimiento del paciente, as como de las actividades diagnsticas y teraputicas no quirrgicas, no englobadas en la anamnesia y exploracin fsica bsica, que sirven de soporte para la evaluacin, diagnstico, tratamiento y seguimiento de un proceso de enfermedad o de su prevencin. En este rea, la Gestin de Pacientes se dirige a regular y programar, el acceso a la atencin sanitaria que se realiza en locales de consultas y en los de pruebas diagnsticas y teraputicas. No se incluyen los Hospitales de Da, que se tratan en captulo especfico. Se define como Consulta Externa, todo acto mdico realizado de forma ambulatoria para el diagnstico, tratamiento o seguimiento de un paciente, con base a la anamnesia y exploracin fsica, y realizado en un local de consultas externas de atencin especializada con independencia de su ubicacin fsica dentro de la red asistencial. Se define como Tcnica Diagnstica o Teraputica, toda prueba o exploracin complementaria realizada en una consulta o sala especial que no est englobada en la anamnesia y exploracin fsica bsica que se realiza al paciente y que requiere la asignacin de un tiempo distinto al de la propia consulta. Se considera local o sala de consultas, las destinadas a consulta de pacientes en rgimen ambulatorio, excluyendo las especficamente destinadas a consultas de urgencia. Siendo las salas o locales de exploraciones especiales, las que disponen de una dotacin de recursos especficos para la realizacin de determinadas tcnicas de diagnstico o tratamiento, excluyendo los quirfanos. mbito de aplicacin La actividad asistencial y los procedimientos diagnsticos y teraputicos no quirrgicos, que se realizan en salas de consultas externas o en salas especiales, con independencia de su ubicacin fsica dentro de la red asistencial y de que el estado del paciente sea o no ingresado. 7.3.1. Definicin de recursos
Definicin: Constituyen los requisitos bsicos para normalizar la gestin de la actividad de las consultas y de los procedimientos diagnsticos y teraputicos que se incluyen en este
53
rea, con el fin de coordinar y homogeneizar el acceso y circulacin asistencial de los pacientes, ofertando el recurso necesario para la atencin que se solicita. Los recursos quedarn definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin. mbito de aplicacin: Catlogo de personal sanitario Cartera de servicios del hospital Catlogo de locales de consulta y de salas especiales para procedimientos diagnsticos y teraputicos. Cartera de Servicios de Referencia para las distintas prestaciones, as definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin. Calendario de das hbiles del centro para esta actividad Calendario de actividad de los servicios Sistema de Citacin Centralizado e informatizado 7.3.1.1. Definicin de recursos en sistema de Informacin Hospitalario
Definicin: Inclusin de los recursos, definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin, en el Sistema de Gestin de Pacientes, procediendo a la codificacin centralizada de los mismos para su definicin. mbito de aplicacin: Todos los recursos que se relacionan en el mbito de aplicacin de la funcin, excepto el calendario de actividad de los servicios, que se aplica en la definicin de las agendas, y el Sistema de Citacin Centralizado, que es la herramienta bsica para el desarrollo operativo de toda la gestin de esta actividad. Informatizacin de los recursos Inclusin de los recursos en el Sistema de Informacin, incluyendo la codificacin nica normalizada y los atributos propios, definidos y normalizados para cada grupo de recursos. Los recursos que deben ser informatizados en este rea son: o Catlogo de personal sanitario, cdigo de empleado o puesto de trabajo y Servicio al que est asignado para el desarrollo de su actividad asistencial. o Cartera de servicios del hospital, Servicios y Unidades Funcionales, referidos a la tabla normalizada de Servicios y Unidades de la Direccin del Centro o de la Organizacin y Catlogo de prestaciones, referidas a las tablas normalizadas de la Direccin del Centro o de la Organizacin.
54
Se define como prestacin todo acto asistencial que se realiza en el centro sanitario, en un momento dado, a un paciente concreto. En la inclusin o alta de las prestaciones, se definirn los siguientes atributos: - Cdigo de la prestacin - Estado de la prestacin en activo o no - Descripcin de la prestacin - Tiempo de demora mxima asociada, que facilitar la garanta de la prestacin - Necesidad de Preparacin previa a su realizacin - Datos para la recogida de la Informacin Asistencial centralizada - Acceso a otros niveles asistenciales - Posibilidad de derivacin asociada o Mapa de locales de consulta y de salas especiales para procedimientos diagnsticos y teraputicos, cdigo de cada sala y ubicacin.
o Cartera de Servicios de Referencia para las distintas prestaciones, as

definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin. Son de eleccin para esa prestacin o Especialidad, y esta informacin debe ser conocida, como parte de la oferta asistencial, por los pacientes que se atienden en el centro. Los pacientes de otros centros, para los que el Centro es referencia, para una prestacin o Especialidad, deben tener el mismo tratamiento que los pacientes atendidos en el Centro.
o Calendario laboral del centro, en el que quedan definidos los das hbiles para
esta actividad y los das no disponibles para su programacin, que deben quedar inhabilitados en el calendario propio del Sistema de Informacin para todo el periodo. Esta definicin comprende, al menos, todo el ao de programacin previsto. 7.3.1.2. Mantenimiento de recursos
Definicin: Actualizacin de altas y bajas de recursos definidos por la Direccin del Centro o la Organizacin, en cada momento, incluyendo las variaciones anuales del calendario laboral del centro. mbito de aplicacin: Todos los recursos especificados en el mbito de aplicacin del apartado de definicin de recursos. Actualizacin de la situacin de los recursos La actualizacin debe comprender: o la modificacin de uno o varios atributos de un recurso ya definido: se procede a la modificacin de las caractersticas que hayan sufrido una variacin.
55
o El Cierre de un recurso: se da de baja en el Sistema de Informacin, indicando el motivo que causa la misma, referido a la tabla normalizada del Centro o de la Organizacin. La informacin sobre el recurso afectado tiene que ser suministrada por la Direccin del Centro o de la Organizacin. 7.3.2. Gestin de agendas
Definicin: Soporte operativo, para el diseo y mantenimiento de la estructura de la programacin de la oferta asistencial de consultas externas y procedimientos diagnsticos y teraputicos, de acuerdo con la planificacin establecida por la Direccin del Centro o de la Organizacin y los Servicios Clnicos. Se entiende por agenda la actividad planificada de consultas y/o tcnicas para un facultativo o servicio en un rango horario concreto en una sala de consulta o exploracin determinada, considerndose agenda monogrfica, la referida dentro del servicio para la atencin de determinada patologa, tcnica o parte anatmica. Se identifican los atributos mnimos que definen una agenda:
Atributos de una Agenda Cdigo Identificacin Servicio responsable Unidad funcional Centro Sala Tipo de agenda referido a general o monogrfica Horrio de la agenda rango, horario y dias de la semana Mdico responsable de realizar actividad programada en la agenda Turno de trabajo referido a maana, tarde o ambos Estado de la agenda, activa o no
mbito de aplicacin: La actividad asistencial de los Servicios Clnicos, en el rea de las consultas externas y de los procedimientos diagnsticos y teraputicos. 7.3.2.1. Diseo de la Agenda
Definicin: Diseo de la estructura de la agenda, siguiendo lo establecido por la Direccin Centro o de la Organizacin los Servicios Clnicos. En trminos generales deben seguirse las siguientes normas: La estructura de las agendas de consulta, del ao siguiente a su apertura, debe quedar determinada durante el primer trimestre del ao anterior. del
56
El Servicio de Admisin proceder de forma sistemtica a la ampliacin del periodo de actividad de las agendas, garantizando de esta forma los 12 meses activos, a excepcin de agendas de actividad con condiciones especiales o de planes de choque. En todo momento debern permanecer abiertas al menos el 50% de las agendas de cada servicio. La situacin definitiva de las consultas para los perodos vacacionales, se debe comunicar con dos meses de antelacin. En la apertura de las agendas, se debe contemplar la planificacin de las guardias de los mdicos, que figuren como responsables de la asistencia programada en las mismas. mbito de aplicacin: La actividad asistencial prevista para cada Servicio Clnico en relacin con el tiempo y el lugar determinados para su prestacin. Recepcin de la informacin La apertura de la agenda tiene que ser solicitada por el Jefe de Servicio, o, en su caso, por el mdico que determine en su ausencia, y tiene que contar con la autorizacin de la Direccin Mdica del Centro. La solicitud se realizar en el Documento Normalizado de Apertura de Agendas, en el que se cumplimentar la siguiente informacin:
Documento Formalizado de Apertura de Agendas Servicio Clnico, al que se asigna la programacin de la consulta Sala, que va a ocupar la consulta, haciendo constar el nmero que figura en la entrada de la misma Das y horarios de consulta Prestacin o prestaciones, que se van a realizar en la consulta, especificando la duracin de cada una, en minutos, y los das y horarios en los que se atendern Perodo de apertura, se indica la fecha de inicio y la fecha de finalizacin. El periodo de apertura ser anual (con la excepcin de las agendas de actividad extraordinaria Tipo de actividad: ordinaria o extraordinaria
Creacin informtica de la agenda Inclusin de la estructura de la agenda en el Sistema de Informacin. En esta estructura se concreta, el rango de tiempo por el que se abre, los das y horarios en los que se atender la consulta, as como, las prestaciones y su duracin, de acuerdo con la informacin recibida en el documento de solicitud de su apertura. Los atributos mnimos del Formulario de Gestin de Agendas del Sistema de Informacin son:
Atributos de la Agenda en el Sistema de Informacin
57
Cdigo de la Agenda Nombre de la Agenda Especialidad Servicio Unidad Funcional Centro Tipo de Centro Sala Tipo de Agenda: General/Monogrfica Mdico Das de semana Hora inicio de consulta Hora fin de consulta Nmero de pacientes a programar Prestacin/Prestaciones Duracin de las prestaciones Fecha inicial de programacin Fecha final de programacin Otros atributos
Comprobacin de la integridad de la Agenda Se comprueba la estructura de la agenda, en el formulario de estructura de agendas de la aplicacin, y se solicita la formalizacin de tantas citas como se consideren oportunas, comprobando que ofrece las prestaciones y horarios previstos, no permitiendo la cita de otras prestaciones ni en horarios no previstos.
7.3.2.2.
Mantenimiento de la Agenda
Definicin: Actualizacin de los cambios que se pueden producir en la programacin de consultas o de procedimientos diagnsticos y teraputicos, de los distintos Servicios Clnicos, o adecuacin de la programacin en un momento dado. Las modificaciones en las agendas pueden ocasionar o no un cambio en su estructura. Pudiendo clasificar las mismas en dos tipos generales, el bloqueo de agenda y el cambio de la estructura de la agenda. Tanto la modificacin de la estructura de una agenda como el bloqueo de una consulta, previamente programadas, pueden ocasionar, el cambio de la fecha y hora, asignada para la tencin de los pacientes, por una nueva fecha y hora. Este cambio en la cita ya programada es lo que se llama reprogramacin, y se desarrolla en la Gestin de la Citacin. mbito de aplicacin: Agendas de Consultas Externas y de Procedimientos Diagnsticos y Teraputicos Activacin/Desactivacin de Agendas El estado de la agenda, se especifica en la aplicacin. Una agenda se debe mantener activa mientras sea posible la programacin de citas en la misma, independientemente de que haya o no periodos o tramos horarios bloqueados. Una agenda pasa a ser inactiva cuando se suspende la programacin de citas en la misma, independientemente de la apertura de una nueva agenda para esa actividad.
58
Del mismo modo puede activarse o desactivarse un horario determinado. En ambos casos, solo puede ser posible la desactivacin cuando no haya pacientes citados en el horario a inactivar o, en el caso de una agenda, en todos los horarios de la agenda, que pretende dejarse en ese estado. La activacin o desactivacin de una agenda o de un horario de una agenda, estn asociadas a la apertura y/o a los cambios en la estructura de la agenda o agendas de una Especialidad o Servicio, y tiene que cumplirse los requerimientos especificados en la actividad de Diseo de la Agenda. Bloqueo Pauta de actuacin: La solicitud del bloqueo es competencia del Jefe de Servicio, o, en su caso, del mdico que determine en su ausencia, y tiene que contar con la autorizacin de la Direccin Mdica del Centro. La solicitud de bloqueos se realiza en el Documento Normalizado de Solicitud de Modificacin de Agendas, en el que tienen que estar cumplimentados los siguientes campos:
Documento Formalizado de Solicitud de Modificacin de Agendas El tipo de modificacin: Bloqueo de consulta Persona que hace la solicitud Agenda/s Afectada/s Das incluidos y, motivo por el que se solicita el bloqueo Nueva fecha propuesta para la reprogramacin de los pacientes afectados, este dato es imprescindible para poder realizar la nueva asignacin de cita
Las nuevas fechas que se propongan para la reprogramacin de los pacientes afectados, deben ser previas a la fecha original o, en todo caso, no exceder de 15 das naturales a la que anteriormente tenan asignadas. En ltimo trmino, la Direccin Mdica es quien autoriza o no la propuesta de modificacin solicitada, tras comprobar su repercusin. A la recepcin de la solicitud de bloqueo autorizada, se procede al cierre del periodo indicando el motivo por el que se solicita el bloqueo. o Los motivos por los que se puede bloquear una agenda son: Estructural: Causas atribuibles a la organizacin, tales como, Revisin de equipos, cierre de salas, averas, etc Enfermedad: Enfermedad del profesional sanitario. Permisos reglamentarios: disposicin. Vacaciones retribuidas y das de libre
Congreso: Actividades formativas, docentes y cientficas.
59
El bloqueo de una agenda se dirige a imposibilitar que se efecten nuevas citas en las fechas y horas incluidas en el periodo incluido en el mismo, o a suspender la actividad durante el tiempo de bloqueo. o Los bloqueos de las agendas se pueden realizar de forma: Preventiva, se realizan cuando se habilitan las agendas y an no hay pacientes citados. Es la alternativa ms adecuada para poder reubicar pacientes cuando se producen situaciones imprevistas o en situaciones previstas que deben modularse (perodos vacacionales, prefestivos y puentes importantes). El Servicio de Admisin realiza estos bloqueos de forma sistemtica en los periodos vacacionales. En estos casos no se produce la situacin de cambio de cita a pacientes previamente programados. Sin cambio de cita, bloqueos sin cambio de citas programadas con anterioridad, en este tipo de bloqueos se asumen las citas concertadas hasta el momento de la solicitud, la asistencia de los pacientes es asumida por el Servicio Clnico responsable, en las fechas previstas. En este caso, tampoco se produce la circunstancia de cambio de citas a pacientes previamente programados. Con cambio de cita, bloqueos con cambio de citas programadas con anterioridad, en estos casos es necesario reprogramar a nuevas fechas algunas o todas las citas concertadas en el momento de la solicitud.
Se establecen unos periodos mnimos de comunicacin de bloqueos y una actuacin sobre las citas programadas, dependiendo de las circunstancias de los mismos: Actividades cientficas: La solicitud debe ser presentada con un mnimo de 30 das naturales de antelacin a la fecha que debe ser modificada. En el caso de Congresos Nacionales o Internacionales, que se suelen conocer con tiempo suficiente, lo ideal es comunicarlo al habilitar las agendas. Por permisos en perodos no festivos: La solicitud debe ser presentada con 30 das naturales de antelacin a la fecha que debe ser modificada. Vacaciones y das libres en perodos festivos: La solicitud debe ser presentada con dos meses de antelacin a la fecha que debe ser modificada. Incapacidad temporal y circunstancias no programables: La Especialidad afectada debe intentar asumir las visitas concertadas para el da que se produce la situacin y el siguiente. Pasadas esas 48 horas, la Unidad de Admisin reprograma los pacientes a las fechas que indique el Jefe de Servicio o, en su caso, el Jefe de Seccin o mdico autorizado. Pacientes no-localizados en los cambios de cita: En todo cambio de citas programadas por circunstancias no previstas, donde no es posible localizar al paciente, la Unidad de Admisin de consultas externas enva un listado de pacientes no-localizados, para que el Servicio Clnico acte en consecuencia, asimismo este mismo listado se enva al responsable de enfermera correspondiente. Cambio de estructura de la agenda
60
La solicitud de la modificacin, es competencia del Jefe de Servicio, o, en su caso, del mdico que determine en su ausencia, y tiene que contar con la autorizacin de la Direccin Mdica del Centro. La solicitud de bloqueos se realiza en el Documento Normalizado de Solicitud de Modificacin de Agendas, en el que tienen que estar cumplimentados los siguientes campos: Nueva fecha propuesta para la reprogramacin de los pacientes afectados, este dato es imprescindible para poder realizar la nueva asignacin de cita
Documento Normalizado de Solicitud de Modificacin de Agendas El tipo de Modificacin: Cambio de estructura de Agenda Persona que hace la solicitud y Servicio al que pertenece Agenda/s Afectada/s Periodo desde el que se solicita el cambio de agendas Nueva fecha propuesta para la reprogramacin de los pacientes afectados, este dato es imprescindible para poder realizar la nueva asignacin de cita.
Las nuevas fechas que se propongan para la reprogramacin de los pacientes afectados, sern previas a la fecha original o en todo caso, no exceder de 15 das naturales a la que anteriormente tenan asignadas. En ltimo trmino, la Direccin Mdica es quien autoriza o no la propuesta de modificacin solicitada, tras comprobar su repercusin. A la recepcin de la solicitud de cambio autorizada, se procede a introducir el nuevo diseo en su estructura, siguiendo la pauta de actuacin descrita en Diseo de la Agenda. El cambio de estructura de la agenda, supone una nueva programacin de la actividad. Las modificaciones pueden afectar al periodo de apertura, los das de consulta, el horario de citacin y/o a las prestaciones. o Modificaciones del periodo de apertura: La ampliacin, modifica la estructura pero no genera ningn tipo de cambio de las citas programadas de los pacientes. La disminucin, modifica la estructura y, si existen citas programadas, implica cambio de las citas de los pacientes programados. o Modificacin en los das de Consulta: La apertura, modifica la estructura pero no genera ningn tipo de cambio de las citas programadas de los pacientes. Cambio o Cierre, si existen citas programadas, obliga a cambiar las citas de todos los pacientes programados en los das incluidos en la solicitud.
61
o Modificaciones en el horario de citacin: La situacin que se produce en el caso de horarios, es idntica a la reflejada en el apartado de los das de consulta. La apertura o ampliacin, modifica la estructura pero no genera ningn tipo de cambio de las citas programadas de los pacientes. El cambio o el cierre, si existen citas programadas, obligan a cambiar las citas de todos los pacientes programados en los horarios incluidos en la solicitud. o Modificaciones en las prestaciones: Los cambios programados. en las prestaciones no suelen involucrar a pacientes
El cambio de estructura de agendas, se realizar a partir de la primera fecha en la que no haya pacientes citados, excepto, que se trate de una ampliacin sin influencia en lo programado previamente. Como regla general, ante cualquier solicitud de modificacin de agenda, es conveniente mantener invariable la cita de los pacientes ya programados y proceder al bloqueo de esa agenda para que no se programen nuevos pacientes. Difusin de la informacin
Toda apertura de agenda se comunica al personal de citaciones, en forma de instrucciones especficas. Toda modificacin de agendas se comunica al personal responsable de enfermera, con el fin de que se asignen los recursos correspondientes, y al personal de citaciones, con los oportunos cambios en las instrucciones especficas. 7.3.3. Gestin de la citacin
Definicin: Conjunto de actividades para el procedimiento de asignacin de fecha de cita a cada uno de los pacientes, en la programacin de Consultas y Procedimientos Diagnsticos y Teraputicos. mbito de aplicacin: Todos los pacientes que requieren asistencia en consulta y/o de procedimientos diagnsticos y/o teraputicos no quirrgicos 7.3.3.1. Acceso de solicitudes
Definicin: Supervisa el cumplimiento de las condiciones que deben aplicarse en la demanda de este tipo de asistencia.
62
mbito de aplicacin: Solicitudes de asistencia en consulta y procedimientos diagnsticos y teraputicos no quirrgicos.
Recepcin y comprobacin de solicitudes La recepcin vara segn el tipo de solicitud:
Solicitudes por indicacin de un profesional sanitario autorizado Son las solicitudes: o Solicitudes de profesionales del hospital o Solicitudes de Atencin Primaria o Solicitudes de otros Centros o Instituciones Estas solicitudes se realizan en el Documento normalizado de Solicitud de Consulta y/o Tcnica Diagnstica o Teraputica, en el que vendr cumplimentada la siguiente informacin:
Documento normalizado de Solicitud de Consulta y/o Tcnica Diagnstica o Teraputica Datos de filiacin: Apellidos y nombre, Cdula de identificacin, Nmero de Historia Clnica (salvo nuevos en el centro), fecha de nacimiento, gnero, datos de localizacin y telfono. Peticionario: Atencin Primaria (Centro de Salud y mdico peticionario) o Atencin Especializada (Centro, Servicio y mdico peticionario), con firma y Cdigo de Identificacin Prestacin solicitada. solicitada: Consulta o Procedimiento Diagnstico o Teraputico
Servicio solicitado Fecha de indicacin: fecha para la que se solicita la Consulta o Procedimiento Diagnstico o Teraputico a criterio del facultativo que la solicita (si no hay fecha propuesta se entiende que es la del da de la prescripcin) Fecha de Prescripcin, fecha en la que se realiza la solicitud por parte del facultativo. Circunstancia de la prestacin: Primera, Subsecuente o Preventiva. Si no figura, se considera que es Primera Prioridad: Preferente o Normal. Si no se indica, se considera Normal Resumen clnico: situacin del proceso del paciente que motiva la peticin
Solicitudes a peticin del paciente Este tipo de solicitudes son solo para Primeras consultas. En la recepcin de estas solicitudes se comprobarn los datos de filiacin y el Servicio solicitado. Si es necesario se consultar con el personal sanitario del Servicio de Admisin.
7.3.3.2.
Asignacin de la cita
63
Definicin: Es el procedimiento por el que se facilita a un paciente da y hora para ser atendido por una prestacin determinada, de forma que quede incluido en la programacin de una agenda de consulta o de un procedimiento diagnstico o teraputico, en el registro unificado de Lista de Espera de Consulta. mbito de aplicacin: Solicitudes de asistencia en consulta y procedimientos diagnsticos y teraputicos no quirrgicos. Recepcin de pacientes o de solicitudes de atencin Identificacin del paciente y revisin del Documento de solicitud de Consulta o Tcnica Diagnstica o Teraputica, si es por indicacin mdica. Para la identificacin del paciente se sigue el procedimiento que se desarrolla en la actividad Filiacin de pacientes del rea Fichero Maestro de pacientes. Se comprueban los datos referentes a la financiacin de la asistencia facilitando la documentacin que corresponda cumplimentar para su envo al departamento econmico financiero. En la revisin del documento de solicitud, se comprueba su cumplimentacin, y se identifica la prestacin para la que se solicita la cita y la fecha indicada por el mdico para la misma o, en su caso, la fecha y hora idnea para el usuario, en el caso de que este solicite un aplazamiento voluntario sobre la fecha indicada por el mdico que prescribe la consulta o procedimiento diagnstico o teraputico. Bsqueda del recurso solicitado Localizacin en la agenda correspondiente de la fecha y hora ms cercana a la propuesta por el mdico o, en su caso, a la propuesta por el paciente. La bsqueda se hace en el Formulario de Cita de Pacientes en el Sistema de Informacin en le que se recogen los siguientes datos:
Formulario de Cita de Pacientes en el Sistema de Informacin Datos de Identificacin del paciente, con Nmero de Historia Clnica Datos de destino de la cita centro Tipo de Centro Especialidad Servicio Unidad Funcional Mdico Agenda Tipo de Agenda, general o monogrfica Prestacin Fecha de indicacin/Fecha de aplazamiento voluntario Prioridad Datos de origen de la cita Fecha de prescripcin Centro Servicio/Unidad Funcional Mdico Datos de financiacin
64
Son campos obligatorios para iniciar la bsqueda de fecha y realizar esta tarea: los datos de filiacin completos, la Especialidad/Servicio y prestacin, los datos de origen de la cita completos y los de Financiacin completos. Asignacin de la fecha de cita Confirmacin de la cita en el da y hora localizado para reserva de hueco en la agenda correspondiente. Como regla general, debe ser el primer hueco libre en la agenda a partir de la fecha indicada por el facultativo solicitante o de la fecha solicitada por el paciente, cuando este aplaza voluntariamente la cita. El paciente no podr tener ms de una cita dada para una misma prestacin en el mismo Servicio. Los criterios de asignacin de cita atienden al concepto de cita ptima, coincidencia de citas en el mismo da, en el caso de aquellos pacientes que requieran ms de una cita y as lo deseen, que debe efectuarse en un mismo punto de citacin y en el mismo acto administrativo.
Informacin al paciente Entrega de la Hoja de Ruta o Turno, como documento que acredita la asignacin en la agenda de la fecha y la hora para realizacin de la prestacin por un Servicio determinado, informando verbalmente sobre estos datos y los del lugar de realizacin. Se comprueba si la prestacin requiere otro tipo de tramitacin o de preparacin, previa a la realizacin de la prestacin, entregando al paciente la informacin escrita que corresponda, o dirigindole al punto de informacin ms adecuado, segn proceda. Los atributos bsicos de la Hoja de Ruta o Turno son:
Hoja de Ruta o Turno Datos del paciente Nmero de Historia Clnica Cdigo de Identificacin personal Apellido 1 Apellido 2 Nombre Fecha de nacimiento Datos de la cita Lugar de realizacin: Centro, direccin, sala y planta Fecha y Hora de la atencin Servicio/ Especialidad Consulta: Descripcin de la agenda Prestacin Preparacin Recomendaciones Pie de pgina: Instrucciones genricas y proteccin de datos.
7.3.3.3.
Mantenimiento de la cita
Definicin:
65
Consiste en la actualizacin de los datos de las solicitudes registradas para atencin en consulta externa y/o procedimientos diagnsticos o teraputicos. Esta actualizacin, hace referencia a las posibles modificaciones de los datos ya incluidos en las agendas, bien para su anulacin o bien para su modificacin en da, hora. mbito de aplicacin: Todas las solicitudes registradas en las agendas de consultas o de procedimientos diagnsticos o teraputicos. Modificacin datos de cita Se procede a la modificacin de los datos de la cita que no afectan a la hora o fecha asignada, recogiendo las circunstancias por las que se lleva a cabo. Se recogen los siguientes datos: o o o o o o Tipo de modificacin Fecha y hora de la modificacin Persona que realiza la modificacin Solicitante de la modificacin Motivo de la modificacin Otra informacin relacionada con la modificacin, que se considere de inters, puede anotarse en campo de observaciones.
Reprogramacin
Cambio de la hora y/o la fecha de la cita ya asignada procediendo a la asignacin de nueva hora y/o fecha, registrando las circunstancias por la que se lleva a cabo esta modificacin. Se recogen los siguientes datos: o o o o o Fecha y hora de la reprogramacin Persona que realiza la reprogramacin Solicitante de la reprogramacin Motivo de la reprogramacin Otra informacin relacionada con la reprogramacin, que se considere de inters, puede anotarse en campo de observaciones.
Los motivos de reprogramacin son los definidos en la tabla normalizada por la Direccin del Centro o de la Organizacin, y se incluyen: Solicitud del paciente, cuando un paciente con cita ya asignada solicita un cambio en la fecha de citacin, independientemente de la causa, por una situacin clnica concreta o por motivos personales. Por indicacin del mdico, la modificacin de la fecha asignada de cita est ocasionada por la peticin del mdico, como fecha ms adecuada de cita para el diagnstico y seguimiento de su proceso.
66
Reprogramacin mltiple, cuando el cambio de fecha de una cita afecta a otras citas asociadas a esta. Motivos institucionales, cuando por motivos ajenos a la voluntad del paciente y a la indicacin mdica, la fecha de cita que tena asignada debe modificarse. Rechaza derivacin, cuando un paciente con cita ya asignada en otro centro, concertado y/o de apoyo, rechaza la cita y solicita la realizacin de la consulta y/o procedimiento diagnstico y/o teraputico en el propio centro. Bloqueo de Agenda, cuando se solicita el cierre de un tramo horario o de un periodo, por el Servicio Clnico responsable, siguiendo los requerimientos establecidos en la Gestin de Agendas. Modificacin de Agenda, cuando se solicita un cambio en la estructura de la agenda, por el Servicio Clnico responsable, siguiendo los requerimientos establecidos en la Gestin de Agendas.
Anulacin Cancelacin de la cita o citas sin proceder a una nueva asignacin de fecha. Con ello el paciente es dado de baja del Registro de Lista de Espera de Consultas, recogiendo las circunstancias por la que se lleva a cabo esta modificacin. En trminos generales, cuando tenga que realizarse una modificacin en la fecha de la cita, la opcin ser siempre reprogramar. Solo se utilizar la opcin de anulacin cuando no vaya a producirse una nueva entrada para la misma actividad o en el caso de error en la formalizacin de la cita. Se recogen los siguientes datos: o o o o o Fecha y hora de la anulacin Persona que realiza la anulacin Solicitante de la anulacin Motivo de la anulacin Otra informacin relacionada con la anulacin, que se considere de inters, puede anotarse en campo de observaciones.
Los motivos de anulacin son los definidos en la tabla normalizada por la Direccin del Centro o de la Organizacin, y se incluyen: Peticin del paciente, que renuncia voluntariamente a la cita. Motivos clnicos, indicados por el mdico. Fallecimiento del paciente para el que estaba registrada la reserva de cita. Derivacin a otro centro, se refiere a aquellas consultas y procedimientos diagnsticos o teraputicos cuyas citas se trasladan para su realizacin en otro centro, para las que, en ese momento o para esa prestacin, no existe agenda disponible.
67
Error en la cita, error en la formalizacin de la cita. Institucional, indicada desde la Direccin del Centro o de la Organizacin.
Difusin de la informacin Comunicacin del resultado de los cambios de la programacin al Servicio Clnico para su toma de decisiones, y a los pacientes afectados por la reprogramacin o anulacin de sus citas. En determinadas circunstancias, dependiendo de los motivos que ocasionan la modificacin o anulacin de la cita, la comunicacin al Servicio clnico responsable implica informacin previa a la Direccin del Centro. La comunicacin al paciente debe realizarse, preferiblemente, por aviso telefnico. Si esto no es posible, se utiliza el soporte telemtico de comunicacin establecido. Se informa de la circunstancia que provoca esta situacin, y se procede a ofertarle la nueva fecha de cita. La comunicacin debe ser directa con el propio interesado o representante legal o familiar responsable de sus cuidados. En cualquier caso, debe quedar reflejada en la "Gestin del Aviso" la persona con la que se ha contactado. En la "Gestin de Avisos" debe constar: o o o o o o Forma de contacto Fecha y hora del aviso Persona que realiza el aviso Identificacin de la persona contactada Resultado del contacto Observaciones
7.3.3.4.
Difusin de la actividad programada
Definicin: Informacin de los pacientes que deben ser atendidos en las distintas agendas, por los diferentes profesionales que realizan las prestaciones asistenciales. mbito de aplicacin: Todos los registros de pacientes pendientes para cada una de las agendas. Identificacin de los receptores de la informacin Se definen los receptores de la informacin por cada una de las Agendas, en general, de cada Agenda ser el responsable de la asistencia recogida en la misma o el Servicio al que est asignado. Difusin de la programacin El Servicio de Admisin y Documentacin Clnica, debe facilitar que los receptores identificados de cada Agenda, antes del inicio de la actividad, puedan consultar en su puesto de trabajo el listado de la actividad programada.
68
Si la consulta no pudiera realizarse directamente sobre la aplicacin, se procede a la emisin de listados y etiquetas de identificacin de cada uno de los pacientes. En este caso, el nmero de etiquetas de identificacin debe ser suficiente para la identificacin del paciente en todos los documentos que se generen durante la atencin. 7.3.4. Registro de la actividad
Definicin: Registro de la informacin asociada a la actividad realizada, referida a la situacin sobre las condiciones de programacin o no en que se efecta. mbito de aplicacin: Toda la actividad realizada como consultas o procedimientos diagnsticos y teraputicos no quirrgicos, de acuerdo con lo recogido en la definicin de este rea asistencial. 7.3.4.1. Captura de actividad
Definicin: Comprende el registro de la actividad realizada en este rea. Se registra como realizada, tanto la actividad previamente programada para su realizacin como la actividad no programada previamente, recogiendo, en ambos casos, el tipo de prestacin realizada, independientemente de la programada para el paciente en la agenda. Se considera la siguiente clasificacin: Actividad programada realizada Actividad sin cita previa, consultas y procedimientos diagnsticos y teraputicos, no programados previamente, realizados durante el tiempo asignado a esta actividad. No se contemplan los realizados en Urgencias. Consulta o Prueba no realizada por no presentarse el paciente, el paciente no acude a la cita previamente programada, por la que se le haba reservado hueco en la agenda.
mbito de aplicacin: Todos los pacientes atendidos o programados en consultas externas o en salas especiales de procedimientos diagnsticos o teraputicos. Registro de la atencin realizada Confirmacin de cada registro programado, realizado o no realizado, y registro de los pacientes no programados. Esta actividad debe hacerse a tiempo real.
69
En el Formulario de Captura de Actividad del Sistema de Informacin hay que recoger, al menos, la siguiente informacin:
Formulario de Captura de Actividad del Sistema de Informacin Historia Clnica (identificacin del paciente) Fecha Hora Servicio Agenda Mdico Prestacin Modo de captura: Actividad realizada, con programacin previa o sin ella/Actividad no realizada Alta resolucin Situacin del proceso: seguimiento/alta Diagnstico/ Diagnstico de sospecha
7.3.4.2.
Mantenimiento de la captura
Definicin: Revisin de la recogida de informacin, sobre la actividad que en un momento dado, por la fecha de cita asociada o por el momento en el que se produce la atencin, ha debido ser realizada, por lo que no deben quedar registrada como pendiente de su realizacin o, en su caso, no debe quedar sin registrar. mbito de actuacin: Todas las citas programadas en fechas anteriores a un momento dado, en el que se propone la revisin de la actividad realizada, en las agendas de consultas y de procedimientos diagnsticos y teraputicos. Revisin de la actividad pendiente de captura Consulta de la actividad pendiente de captura en el registro de Lista de Espera de Consultas y Tcnicas Diagnsticas y Teraputicas o de la actividad programada de cada agenda en fechas anteriores y no capturadas. Esta tarea se debe realizar siempre, independientemente de que se cumpla o no la norma general de captura a tiempo real. Registro de la atencin realizada
Se seguir la desarrollada en este rea, en la tarea de registro de la atencin realizada, de la captura de actividad, 7.3.5. Coordinacin organizativa del proceso asistencial Definicin:
Conjunto de actividades y tareas comunes, de tipo administrativo, asociadas al soporte operativo del proceso asistencial. mbito de aplicacin: Pacientes atendidos en este rea.
70
7.3.5.1.
Emisin de justificantes de asistencia
Definicin: Facilitacin de un documento acreditativo, por el que se justifica que el paciente ha acudido al centro para recibir una asistencia mdica. mbito de aplicacin: Solicitudes de justificantes de asistencia. Emisin de justificante Se cumplimentan los datos que se recogen en el Modelo normalizado de Justificante de Asistencia, entregando el documento al interesado. El justificante de Asistencia normalizado contiene la siguiente informacin:
Informacin Justificante Asistencia Centro Nombre del Paciente Apellidos del paciente Cdula de Identificacin del paciente o tutor legar Fecha Asistencia Fecha de expedicin Usuario que tramita el documento
7.3.5.2.
Definicin: El Servicio de Admisin acta como punto de referencia para la transmisin de informacin especfica, en los aspectos administrativos relacionados con el ingreso y la asistencia del paciente. mbito de aplicacin: Pacientes que reciben asistencia en el Centro y sus familiares Atencin al paciente y familiares Informacin a pacientes y familiares sobre el funcionamiento general del rea de Consultas Externa y de Tcnicas Diagnsticas y teraputicas, aclarando las dudas que puedan surgir durante la estancia del paciente en el Centro y resolviendo los problemas administrativos, relacionados con su proceso asistencial. Puede asociarse en esta tarea la entrega de la Gua de acogida del paciente y folletos informativos del Centro o la Organizacin. 7.3.6. Transporte sanitario
Definicin:
71
Tramitacin de las solicitudes de este tipo de transporte para los pacientes que tengan esta indicacin recomendada por un facultativo autorizado, para los traslados que se precisen, para su atencin en consulta o la realizacin de un procedimiento diagnstico o teraputico. mbito de aplicacin: Todos los pacientes para los que se proponga esta indicacin por un facultativo autorizado, responsable de su asistencia en un momento dado. Las actividades y tareas asociadas se desarrollan en el rea de Transporte Sanitario. 7.4. Proceso de Hospitalizacin
Descripcin del rea: Es el rea asistencial de las actividades para el diagnstico y tratamiento de un paciente en rgimen de ingreso, en una Unidad de Hospitalizacin del Centro. En el rea de Hospitalizacin se regulan los ingresos, transferencias y egresos del Centro Sanitario, as como la actividad de las unidades asistenciales, adecundolas a la demanda existente, a los objetivos y perfil asistencial del centro. En este rea, el Servicio de Admisin y Documentacin Clnica, a solicitud del mdico correspondiente, realiza los trmites administrativos necesarios para el ingreso del paciente en el bloque de hospitalizacin y para la prestacin de la asistencia sanitaria, incluyendo las trasferencias que puedan producirse durante la estancia del paciente, y para el egreso, al finalizar este tipo de asistencia. mbito de aplicacin: Pacientes ingresados o con solicitud de ingreso en una Unidad de Hospitalizacin. 7.4.1. Definicin de Recursos
Definicin: Constituyen los requisitos bsicos para normalizar la gestin de la actividad de hospitalizacin, con el fin de coordinar y homogeneizar el acceso y movimiento de los pacientes, ofertando el recurso necesario para la atencin que se solicita. Los recursos deben quedar definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin. mbito de aplicacin: Catlogo del personal sanitario que realiza esta actividad Cartera de servicios del hospital Mapa de camas Sistema de Informacin 7.4.1.1. Definicin de los recursos en el Sistema de Informacin
Definicin:
72
Inclusin de los recursos, definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin, en el Sistema de Gestin de Pacientes, procediendo a la codificacin centralizada de los mismos para su definicin. En esta actividad se analiza el proceso y la definicin del recurso cama, as como las distintas variables de flujo que inciden en el mismo (ingresos, transferencias, egresos), y se facilitan algunos criterios e instrumentos para la realizacin correcta de la misma. Se definen como: Camas hospitalarias, las camas convencionales de hospitalizacin y de cuidados intensivos, las cunas del rea peditrica y las incubadoras fijas. No se contabilizan como camas hospitalarias, las camas de observacin de urgencias, de induccin preanestsica, de reanimacin (excepto cuando cumplen funciones de cuidados crticos), las de exploracin, las de hospital de da, las destinadas a acompaantes, las destinadas al personal del centro, los puestos de dilisis, las utilizadas para exploraciones especiales (endoscopias, laboratorio y otras), las cunas de recin nacidos normales y de observacin de neonatos y las incubadoras porttiles. Estas camas no causan estancia. Dotacin, nmero de camas hospitalarias que constituyen la dotacin fija del centro sanitario aunque no estn en servicio en un momento dado. No se incluyen en estas, las camas supletorias y las camas reconvertidas en reas de apoyo (salas de exploracin, despachos y otros). Camas disponibles, camas hospitalarias que estn efectivamente en servicio, estn o no ocupadas. No se incluyen en esta cifra las camas supletorias. Camas supletorias, se habilitan con carcter excepcional para atender la demanda asistencial, en los casos en que esta supera la oferta de camas del hospital y de los centros de apoyo. Se entienden por tales, aquellas que deben habilitarse en habitaciones de hospitalizacin o en otros locales del hospital. La diferencia con las camas que no causan estancia, enumeradas con anterioridad, radica en que el paciente que ocupa la cama ha sido ingresado en el hospital y adscrito a un servicio mdico y unidad de enfermera, por lo tanto el paciente causar estancia hasta el momento de ser dado de alta, con independencia de si permanece en la cama supletoria o es trasladado a una cama convencional.
mbito de aplicacin: Todos los recursos que se relacionan en el mbito de aplicacin de esta funcin, excepto el Sistema de Informacin centralizado, que ser la herramienta bsica para el desarrollo operativo de toda la gestin de esta actividad.
Informatizacin de los recursos Inclusin de los recursos en el Sistema de Informacin, incluyendo la codificacin nica normalizada y los atributos propios, definidos y normalizados para cada grupo de recursos. Los recursos que deben ser informatizados en este rea son: o Catlogo del personal sanitario, cdigo de empleado o puesto de trabajo y Servicio al que est asignado para el desarrollo de su actividad asistencial.
73
o Cartera de servicios del hospital, Servicios y Unidades Funcionales, referidos a la tabla normalizada de Servicios y Unidades de la Direccin del Centro o de la Organizacin. o ndice de camas, fichero de camas que consta de un registro para cada una de las camas en el que se diferencian los siguientes campos: Cdigo: Sirve para su identificacin. En el cdigo de identificacin unvoca se debe incluir algn dgito que exprese su ubicacin fsica, nmero de habitacin y nmero de cama. En las camas ocupadas la identificacin del paciente se asocia al cdigo de la misma. Estado: Sirve para identificar la disponibilidad de la cama, distinguindose entre: Operativas o Funcionantes: Camas hospitalarias que estn efectivamente en funcionamiento (camas disponibles y supletorias). Inoperativas o No-funcionantes: Camas hospitalarias fuera de servicio por causas de duracin limitada (obras, reparaciones, desinfeccin y otras). Tipo: Expresa la condicin a la que se destina la cama en cuestin, pudiendo adoptar las siguientes modalidades: Indistinto: Camas que se encuentran en habitaciones individuales. Condicionado: Se refiere a las camas en las que el sexo del paciente que ingresa primero condiciona el ingreso del siguiente. Por lo tanto en el registro de una cama, cuyo identificador sea condicionado, debe constar el nmero de la cama que tiene asociada (son camas ubicadas en una misma habitacin). Clase: Pueden diferenciarse las camas de Cuidados Crticos, Cama convencional, Cuna, Incubadora, Supletoria y Especial (camas de aislamiento). Situacin: La cama puede estar Libre, Ocupada o Reservada, para ingreso programado o para un paciente ingresado en Cuidados Intensivos. Agrupacin funcional: Viene determinada por su pertenencia a una u otra de las agrupaciones funcionales en que pueden clasificarse los servicios y/o especialidades del hospital (Medicina Interna y Especialidades Mdicas, Ciruga General y Especialidades Quirrgicas, Pediatra y sus reas, Obstetricia y Ginecologa, Psiquiatra y Cuidados Intensivos o Crticos). Servicio y/o especialidad: Se especialidad que utiliza la cama. utiliza para reflejar el servicio y/o
Unidad de enfermera: Recoge la Unidad de Enfermera donde est ubicada la cama. Permite ingresar al paciente en la Unidad ms idnea segn los cuidados de enfermera que necesite, obtener la ocupacin de camas por Unidad de Enfermera y valorar las cargas de trabajo
74
7.4.1.2.
Mantenimiento de recursos
Definicin: Actualizacin de altas y bajas de los recursos definidos por la Direccin del Centro o la Organizacin, en cada momento. mbito de aplicacin: Todos los recursos especificados en el mbito de aplicacin de la actividad anterior. Actualizacin de la situacin de los recursos La actualizacin debe comprender:
o La modificacin de uno o varios atributos de un recurso ya definido: se

procede a la modificacin de las caractersticas que hayan sufrido una variacin.
El Cierre de un recurso: se da de baja en el Sistema de Informacin, indicando el motivo que causa la misma, referido a la tabla normalizada del Centro o de la Organizacin.
La informacin sobre el recurso afectado tiene que ser suministrada por la Direccin del Centro o de la Organizacin. 7.4.2. Gestin de solicitudes de ingreso
Definicin: Conjunto de actividades y tareas que desarrollan el procedimiento administrativo para la hospitalizacin de un paciente, para su diagnstico y/o tratamiento en rgimen de ingreso. El ingreso es la aceptacin formal por un hospital, de un paciente al que se le va a proporcionar habitacin, comida y servicio continuado de enfermera en un rea del Centro Sanitario donde los pacientes generalmente pasan al menos toda una noche. mbito de aplicacin: Todos los pacientes que requieren este tipo de asistencia, por indicacin de un facultativo o por Orden Judicial. 7.4.2.1. Registro de la solicitud
Definicin: Supervisa el cumplimiento de las condiciones que deben aplicarse en la demanda de este tipo de asistencia. Las solicitudes pueden ser de carcter urgente (aquellas que proceden del Servicio de Urgencias, urgentes de Consultas Externas, urgentes procedentes de Hospital de Da
75
o urgentes procedentes de otro Centro Sanitario), o tener carcter de programadas (el resto de solicitudes que no son urgentes). mbito de aplicacin: Solicitudes de ingreso en el Centro Recepcin y comprobacin de solicitudes Todas las solicitudes para este tipo de atenciones deben ser originadas por un facultativo autorizado, responsable de la asistencia del paciente en un momento dado, utilizando el Documento Normalizado de Solicitud de Ingreso y facilitando la informacin que se propone en el mismo. El Servicio de Admisin recibe todas las solicitudes de ingreso del Hospital, y comprueba que todos los datos necesarios de la Solicitud de Ingreso estn convenientemente cumplimentados. El Documento de Solicitud de Ingreso, recoge al menos la siguiente informacin normalizada:
Documento de Solicitud de Ingreso Datos de identificacin del paciente Datos de identificacin del Mdico solicitante, Cdigo de personal en el Centro y firma. Fecha y Hora del ingreso Tipo de ingreso, se definen los siguientes tipos de ingreso: Ingreso programado Motivo del ingreso, se definen los siguientes motivos de ingreso: Orden judicial: Es la disposicin dictada por un juez, mediante la cual autoriza u ordena el ingreso Procedencia del paciente:
Ingreso urgente
Orden Facultativa: Es la indicacin realizada y documentada por un facultativo
Urgencias Lista de Espera (Quirrgica o Mdica) Consultas Externas Hospital de Da Traslado de otro Centro
Hospitalizacin Domiciliaria Servicio/s de ingreso Diagnstico/ Diagnstico de sospecha Procedimiento Necesidad de aislamiento Observaciones
En el caso de solicitud de Ingreso Urgente, se aade la autorizacin, por parte del paciente o representante legal, para su derivacin, si procede, a un centro de apoyo.
76
En todos los casos, se cumplimenta la autorizacin del paciente o representante legal para el ingreso, salvo que se produzca por Orden judicial.
Registro de la solicitud Inclusin de la solicitud en el Sistema de Informacin Asistencial con los datos que se recogen en la Solicitud de Ingreso.
7.4.2.2.
Programacin
Definicin: En el Servicio de Admisin se conoce la demanda de ingresos y la disponibilidad de camas, realizando las tareas administrativas oportunas. Se gestionan los ingresos teniendo en cuenta los criterios y normas del Centro o de la Organizacin, de forma que se facilite la asignacin adecuada de los recursos fsicos demandados, teniendo en cuenta la urgencia y los ingresos programados. Por lo tanto, el Servicio de Admisin, una vez que recibe todas las solicitudes de ingreso del Hospital para un da determinado, y teniendo en cuenta la situacin de urgencias, programa los ingresos para el da en curso, y los siguientes, reservando las camas correspondientes, siguiendo las pautas de actuacin que se desarrollan en las tareas de esta actividad. El pre-ingreso o reserva de cama, es un compromiso previo de proporcionar al paciente una cama de hospitalizacin, para prever y optimizar los recursos hospitalarios. mbito de aplicacin: Todas las solicitudes de ingreso recibidas en el Centro.
Clasificacin del tipo de ingreso Las solicitudes de ingreso pueden clasificarse en tres grupos, urgentes, programadas y para traslado interno, de acuerdo con las definiciones que se especifican. o Ingresos urgentes: son aquellos que proceden de urgencias, o bien ingresos urgentes procedentes de otras unidades (Hospital de Da, Consultas Externas y tras Procedimientos Diagnsticos y/o Teraputicos) Ingresos Programados: aquellos que no son urgentes, son los referentes a pacientes que estn incluidos en Lista de Espera Quirrgica o Mdica por el especialista correspondiente, tambin pueden ser programados los procedentes de otros centros sanitarios y hospitales. Ingresos por traslado: el traslado interno incluye el traslado de Servicio Mdico, el traslado de Unidad de Enfermera y el traslado de Mdico responsable.
77
Criterios de asignacin Se siguen los criterios definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin, teniendo en cuenta la situacin clnica del paciente y su procedencia.
Previsin de programacin Es la reserva de una cama de hospitalizacin. En la reserva de cama se tienen en cuenta los siguientes criterios: o o o El Servicio Mdico correspondiente (patologa del enfermo) Sexo Edad Necesidad de aislamiento, social y/o clnico, motivado por una razn asistencial (infectocontagiosa, cuadro de agitacin y otros)
En caso de no existir camas libres en el Servicio Clnico que indica el ingreso, se procede a ingresar al paciente en otra Unidad, siendo considerado un paciente perifrico o ectpico. Para estos ingresos se tiene en cuenta: La accesibilidad y cercana entre Controles de Enfermera. La sobrecarga de pacientes en la Unidad de Enfermera en la que se realiza el ingreso. La homogeneidad clnica con los pacientes que reciben cuidados en la Unidad de Enfermera en la que se realiza el ingreso. Informacin al paciente Comunicacin al paciente del da y hora del ingreso. En el caso de ingresos programados, se le notifica el da del ingreso con antelacin suficiente, preferiblemente, por aviso telefnico. En el caso de solicitudes de ingreso desde otro Centro se comunica al mismo la fecha del traslado. Si el paciente no es localizado, se procede a anular el ingreso programado, poniendo en marcha el protocolo de localizacin de pacientes. Posteriormente, y una vez localizado, se sigue el procedimiento descrito anteriormente. Si no se localiza al paciente en una segunda ocasin, se comunica al servicio Mdico solicitante del ingreso, anulndose el ingreso hasta la localizacin definitiva del paciente. Si el paciente, una vez que nos hemos puesto en contacto, rechaza el ingreso, se procede a anular definitivamente el ingreso, al mismo tiempo que se comunica el incidente al mdico solicitante. En todos los casos quedar constancia del aviso. En el caso de ingresos urgentes, se le informar al paciente la cama asignada y la hora aproximada de ingreso. En la Gestin de Avisos debe constar: o Forma de contacto
78
o o o o o 7.4.2.3.
Fecha y hora del aviso Persona que realiza el aviso Identificacin de la persona contactada Resultado del contacto Observaciones
Asignacin del recurso
Definicin: Conjunto de tareas por cuyo procedimiento se proporciona al paciente una cama de hospitalizacin. Los pacientes quirrgicos programados podrn ingresar: Con antelacin, segn indicacin mdica. El da anterior por la tarde. El mismo da de la intervencin.
Confirmacin del ingreso Asignacin definitiva de la cama, registrando al paciente como hospitalizado en el Centro. Estos pacientes al ingresar en el Hospital estarn ya filiados en el mismo, por lo que la funcin que debe realizar el Servicio de Admisin, en este momento, es nicamente la de verificar y actualizar la filiacin realizada, siguiendo el procedimiento que se desarrolla en la actividad Filiacin de pacientes del rea Fichero Maestro de pacientes. Se comprueban los datos referentes a la financiacin de la asistencia, facilitando la documentacin que corresponda cumplimentar para su envo al departamento econmico financiero. Los datos para el registro del ingreso se recogen de la Solicitud de Ingreso e incluyen:
o Datos de identificacin del paciente, con Nmero de Historia Clnica o Datos de origen del ingreso:
Procedencia Servicio/Unidad Funcional, solicitante del ingreso Mdico, que firma la solicitud de ingreso
o Datos de financiacin o Datos del ingreso

- Servicio/s de ingreso - Diagnstico/ Diagnstico de sospecha - Procedimiento
79
Necesidad de aislamiento y motivo Motivo del ingreso Fecha y hora Cama de ingreso
Difusin de la informacin Informacin sobre el ingreso a pacientes y familiares e informacin del ingreso al personal del Centro relacionado con el mismo. En el momento de la recepcin se informar al paciente y familiares de las normas generales de funcionamiento del Hospital, carta de derechos y deberes y sistema de visitas. Aviso a la Unidad de Enfermera donde va a ingresar el paciente, comunicando la cama en la que ingresa, y al personal de apoyo para el acompaamiento del paciente a la planta y habitacin asignada. El Servicio de Admisin debe facilitar que los facultativos del Servicio responsable, puedan consultar en su puesto de trabajo el censo de los pacientes ingresados a su cargo, en todo momento. Se entiende por censo de pacientes, los pacientes ingresados en un momento dado, asociados a un Servicio Clnico determinado y a una cama de hospitalizacin del Centro relacionada, a su vez, a una Unidad de Enfermera. En el censo de pacientes, adems de los datos propios del ingreso, que son los contenidos en la Solicitud de Ingreso, constar fecha y hora y cama de ingreso.
7.4.3.
Gestin de camas
Definicin: Es el conjunto de actividades y tareas que permiten conocer, en todo momento, tanto la situacin de las camas y su disponibilidad, como los pacientes hospitalizados en el Centro y los asignados especficamente a un determinado Servicio Clnico. El proceso de informacin facilita, en todo momento, la situacin de hospitalizacin y las camas libres, reservadas, inutilizadas por situacin del paciente y otros motivos, as como otros datos de inters como el nmero de pacientes totales y perifricos por Servicio o Unidad Asistencial. Tambin permite conocer las previsiones para el da: camas que quedarn libres por alta, traslados y las nuevas reservas. El censo de camas nos permite conocer: Camas instaladas Camas bloqueadas Camas reservadas, ya sea para un paciente que tiene programado su ingreso, como para un paciente que, temporalmente, ha sido trasladado a otra Unidad, habitualmente a Cuidados Intensivos.
80
Camas ocupadas, especificando la situacin de pre-alta cuando se da esta circunstancia. Camas libres mbito de aplicacin: Todas las camas hospitalarias. 7.4.3.1. Actualizacin del estado de la cama
Definicin: Conjunto de tareas que garantizan en todo momento el nmero de camas que se encuentran en servicio para su uso. mbito de aplicacin: Camas con solicitud de bloqueo o camas bloqueadas con solicitud de habilitacin. Inhabilitacin/Habilitacin de camas Se modifica el estado de la cama en el Sistema de Informacin Asistencial, bloqueando o desbloqueando la cama o las camas afectadas, que quedan, de esta forma, inutilizadas para su uso o en uso. El bloqueo puede ser solicitado por los Mdicos responsables de un paciente determinado o el Supervisor o Supervisora de Enfermera y la Direccin del Centro o de la Organizacin, siendo el Servicio de Admisin el que lo autoriza y gestiona. En el caso del bloqueo de camas, se indica el motivo que lo causa. Se definen los siguientes motivos de inhabilitacin de camas: o o o o Ajuste de asignacin en el Centro o en una Unidad de Enfermera determinada Logstico Aislamiento social Aislamiento clnico
En los de aislamiento clnico o aislamiento social, se intenta no bloquear una cama de una habitacin doble y trasladar al paciente que se quiere aislar a una habitacin individual, con el fin de dejar dicha habitacin disponible. 7.4.3.2. Transferencias de pacientes
Definicin: Conjunto de tareas que permiten el traslado del paciente de una cama a otra de la misma o distinta Unidad de Enfermera y/o el cambio de Servicio Clnico y/o Mdico al que est asignado, por cambios en su situacin clnica o por resultar conveniente para completar sus cuidados.
81
No constituyen un ingreso, puesto que el paciente ya est ingresado, ni son consecuencia de un alta, puesto que el paciente no pierde el contacto con el Hospital. El hecho de considerar los traslados como un tipo especial de admisin obedece a la necesidad de tener un control sobre los mismos, para el control operativo de la disponibilidad y gestin de las camas. mbito de aplicacin: Pacientes ingresados en el Centro
Recepcin y gestin de la solicitud de traslado Esta solicitud se tramita en el Documento normalizado de Solicitud de Transferencia, en el que se recogen los datos propios de identificacin del paciente, con el nmero de Historia Clnica, Nombre y Apellidos, los datos del ingreso, con cdigo de la cama de origen y Unidad de Enfermera y Servicio Clnico asignado, y los datos del traslado, con cdigo de la cama de destino y Unidad de Enfermera y Servicio Clnico de destino. Su recepcin y gestin depende del traslado solicitado, la prioridad es la establecida por las normas del Centro o de la Organizacin. o Traslado de pacientes desde Unidades de Cuidados Intensivos a camas de hospitalizacin convencional: Se contacta con la Unidad de Cuidados Intensivos, para conocer la previsin de traslados a las diferentes Unidades de Enfermera de hospitalizacin convencional y el Servicio Clnico de destino del paciente, procediendo a su traslado. o Traslado de pacientes a Unidad de Cuidados Intensivos: El Mdico responsable de la asistencia del paciente, cuando considera necesario su traslado a la Unidad de Cuidados Intensivos, solicita la valoracin del caso al Especialista de esta Unidad y ste, si procede, autoriza el traslado y lo comunica al Servicio de Admisin para su registro en el Sistema de Informacin, efectuando el cambio de cama, que es la asignada por la Unidad de Cuidados Intensivos, y de Servicio. En cuanto a la Programacin Quirrgica, la Unidad de Cuidados Intensivos debe conocer la previsin de pacientes que necesitar cama en su Unidad tras la intervencin. o Pacientes perifricos, que se encuentran ubicados en camas distintas a las asignadas al Servicio responsable de su asistencia durante el ingreso: El Servicio de Admisin revisa diariamente la relacin de pacientes perifricos para cada uno de los Servicios Clnicos, y, siempre que haya disponibilidad de camas libres entre las asignadas al Servicio Clnico, responsable de la asistencia del paciente durante su ingreso, se procede a su traslado a dichas camas. o Traslados dentro del mismo Servicio y/o en la misma Unidad de Enfermera
82
Estos traslados tienen que ser comunicados por la enfermera de la Unidad de Enfermera o Mdico del Servicio Clnico responsable del paciente, indicando el motivo por el que se solicita, con lo que se procede a su registro. Si el traslado, dentro del mismo Servicio Clnico, es por aislamiento infeccioso u otros aislamientos de causa clnica, el Mdico tiene que solicitarlo siguiendo el protocolo de Medicina Preventiva establecido. Asimismo, el personal de enfermera puede solicitar traslado interno, por problemas sociales o de cuidados de enfermera (Informe de aislamiento). o Cambio de Servicio Clnico y/o Unidad de Enfermera El cambio de Servicio asignado puede ser solicitado por el mdico responsable del paciente del Servicio de origen, por el propio paciente o por la Direccin del Centro, el Servicio de Admisin traslada esta circunstancia al Servicio de destino y, una vez valorada, procede a registrar el traslado de Servicio. Si el cambio del Servicio asignado implica traslado de cama, se procede como en el caso anterior. Registro del traslado Inclusin de la modificacin, traslado de cama o cambio de Servicio, en el Sistema de Informacin. Hay que registrar los datos recogidos en el Documento normalizado de Solicitud Transferencia, la fecha y hora que se formaliza el traslado y el usuario que lo realiza.
Difusin de la informacin Comunicacin con el personal sanitario responsable de la asistencia del paciente durante su ingreso. En cuanto a la transmisin de informacin sobre nuevas condiciones en el ingreso del paciente, trasladado de cama o cambio de Servicio, se utiliza la comunicacin en la fase previa de solicitud y, posteriormente, se facilita tambin mediante el censo de pacientes.
7.4.4.
Gestin de egresos
Definicin: Conjunto de actividades y tareas para el registro administrativo del egreso, al finalizar la atencin del paciente en rgimen de hospitalizacin, cerrando el episodio asistencial. mbito de aplicacin: Todos los pacientes ingresados en el Centro.
7.4.4.1.
Tramitacin de altas
83
Definicin: Procedimiento por el que se registra el cierre del episodio asistencial de hospitalizacin. El alta de hospitalizacin es aquella situacin en la que el paciente atendido en un establecimiento sanitario deja de ocupar cama. El alta de un paciente debe ser comunicada al Servicio de Admisin tan pronto como se haya adoptado la decisin de realizarla y, si es posible, con 24 horas de antelacin, con la emisin de pre-alta. Se entiende por pre-alta, aquella situacin en la que el paciente, atendido en un establecimiento sanitario, previsiblemente deje de ocupar cama y est pendiente de la decisin final del Mdico responsable del alta (falta de algn dato o resultado de tcnicas diagnsticas realizadas en el proceso asistencial, de comentar el alta e informar a sus familiares, de la aceptacin de traslado a otro centro sanitario). mbito de aplicacin: Solicitudes de pre-alta y alta de hospitalizacin Recepcin de la notificacin de egreso Pauta de actuacin: Recogida de la informacin suministrada por el Documento de Notificacin de Egreso o de Pre-egreso, comprobando que est cumplimentada toda la informacin que se recoge en le mismo. La notificacin de Alta es competencia del mdico responsable de la asistencia del paciente, o de un facultativo autorizado del Servicio o Unidad Funcional asistencial al que est asignado el ingreso del paciente. La comunicacin se remite al Servicio de Admisin. En el Documento normalizado de Notificacin de Egreso se especifica:
Documento normalizado de Notificacin de Egreso Identificacin del paciente, incluido el Nmero de Historia Clnica Mdico responsable, que firma el egreso Motivo de egreso Circunstancias asociadas: Solicitud de ambulancia Solicitud de consulta y/o procedimiento diagnstico teraputico Solicitud de traslado a otro centro Comunicacin al Juzgado
y/o
En el Documento normalizado de Pre-egreso se aade a esta informacin: La fecha prevista de egreso. Se definen como motivos de egreso: o Egreso clnico: Finalizacin de la asistencia en rgimen de ingreso por decisin del Mdico responsable, que considera que por el estado
84
clnico del paciente no precisa continuar su atencin en rgimen de hospitalizacin.
o Egreso voluntario comunicado: Finalizacin de la asistencia en

hospitalizacin, por documentalmente. decisin exclusiva del paciente, soportada
o Egreso voluntario no comunicado: Finalizacin de la asistencia en

hospitalizacin, por decisin exclusiva del paciente y que no ha sido notificada ni est soportada documentalmente. Traslado a hospital de apoyo: Alta por decisin del Mdico responsable, que considera que el estado clnico del paciente precisa que contine en rgimen de ingreso y se asigna cama en otro hospital adscrito al Sistema Pblico de Salud. Traslado a hospital concertado: Alta por decisin del Mdico responsable, que considera que el estado clnico del paciente precisa que contine en rgimen de ingreso y se asigna cama en otro hospital concertado por el Sistema Pblico de Salud. Traslado a otro centro sanitario: Alta por decisin del Mdico responsable, que considera que el estado clnico del paciente precisa que contine en rgimen de ingreso y se asigna cama en otro centro hospitalario que no es de apoyo o concertado. Fallecimiento: Alta por fallecimiento del paciente durante el episodio asistencial de Hospitalizacin.
El destino del egreso est asociado al motivo del mismo, de forma que para los motivos traslado a hospital de referencia, traslado a hospital de apoyo, traslado a hospital de alta tecnologa y traslado a otro centro sanitario, se cumplimenta adems el centro de destino, escogiendo el valor correspondiente de la tabla normalizada de centros de la Direccin del Centro o de la Organizacin. Registro del egreso Inclusin de los datos, de la informacin recogida en el Documento normalizado de Solicitud de Egreso, o confirmacin de los mismos, en el Sistema de Informacin Asistencial, quedando receptada administrativamente la situacin de egreso del paciente y el cierre del episodio de hospitalizacin. La liberacin del recurso, se realiza en el momento en el que el paciente deja definitivamente la cama, con la confirmacin del personal de enfermera de la Unidad correspondiente. Desde el control de enfermera se comunica telefnicamente el egreso del paciente al Servicio de Admisin y la hora aproximada de salida, as como la confirmacin de cuando la cama est preparada y limpia para su posterior utilizacin. La informacin que se recoge en el Documento normalizado de Egreso es:
85
Documento normalizado de Egreso Identificacin del paciente, incluido el Nmero de Historia Clnica Datos del ingreso Fecha y hora de ingreso Cama Servicio/Unidad Funcional de ingreso
Datos financiacin Datos del egreso Fecha y hora de egreso Servicio/Unidad Funcional de ingreso Mdico responsable del egreso Motivo del egreso y destino, en su caso
7.4.5.
Gestin de neonatos
Definicin: Conjunto de tareas para la ubicacin del recin nacido sano durante su permanencia en el centro. El procedimiento de actuacin del recin nacido patolgico o, en su caso, el recin nacido sano para el que se cursa una solicitud de ingreso, sigue las pautas de actuacin descritas en las actividades y tareas de las funciones anteriores. Como los recin nacidos sanos no son considerados pacientes no causan estancias, por lo que no se les aplican los criterios de ingreso ni de alta mencionados en las funciones anteriores. mbito de aplicacin: Recin nacidos sanos en el Centro. 7.4.5.1. Asignacin de un recurso
Definicin: Conjunto de tareas que permiten asignar una cuna al recin nacido sano, de forma que se conozca su ubicacin en el Centro mientras permanezca en el mismo. Las cunas de recin nacidos sanos no se consideran camas hospitalarias, tal y como se detalla en la Funcin de Definicin de los recursos, y estn asociadas a la cama correspondiente de la madre, salvo que no deba relacionarse con la madre por cualquier circunstancia legal. mbito de aplicacin: Recin nacidos sanos. Recepcin de la solicitud
86
La solicitud es realizada en la sala de Partos en el Documento Normalizado de Gestin de Recin Nacido Sano, cuando la madre da a luz a un recin nacido sano. La solicitud se dirige al Servicio de Admisin. Tras el parto se pueden dar varias situaciones: o Recin nacido sano que se queda con su madre, se incluye en la pauta de actuacin de la siguiente tarea, mientras no se curse solicitud de ingreso. o Recin nacido sano que va a la Unidad de Neonatologa para Observacin, se incluye en la pauta de actuacin de la siguiente tarea, mientras no se curse solicitud de ingreso. o Recin nacido patolgico que va a la Unidad de Neonatologa, en este caso, se siguen las pautas de actuacin descritas en las actividades y tareas de las funciones anteriores de este rea. En el Documento normalizado de Gestin de Recin Nacido Sano se identifican como atributos mnimos:
Documento normalizado de Gestin de Recin nacido sano Identificacin del recin nacido: Apellido 1 Apellido 2 Nombre Fecha de nacimiento Hora de nacimiento Nmero de Historia Clnica de la madre y del neonato Datos del recurso:
Cuna de recin nacido sano asociada
Los datos de identificacin se registran en la forma especificada para la filiacin de pacientes en el rea de Fichero Maestro de Pacientes. Asignacin del recurso El Servicio de Admisin registra al recin nacido en una cuna de recin nacido sano, relacionado con la cama de la madre, salvo en la excepcin mencionada. La pauta de actuacin depende del movimiento del recin nacido, en relacin con las siguientes circunstancias: o Recin nacido sano que se queda con su madre, se asigna un recurso tipo cuna al recin nacido al lado de la cama de la madre en la sala de Partos. El servicio de admisin se encarga de realizar el registro del recin nacido en la misma.
Cuando la madre pasa a la planta, se realiza un traslado desde la sala de Partos a la planta tanto de la madre como del nio o nios. Los posibles destinos del recin nacido en este caso son: - El paso a neonatos: El Pediatra realiza una Solicitud de Ingreso, el servicio de admisin da por finalizado el registro en la cuna de recin nacido sano, por motivo ingreso, realizando un ingreso
87
hospitalario siguiendo las pautas de actuacin descritas en la Funcin de Gestin de solicitudes de Ingreso. - Alta de la inclusin en el recurso: por finalizar su estancia en el Centro, se produce al Alta de la madre. o Recin nacido sano que va a la Unidad de Neonatologa para Observacin, se procede igual que en el caso anterior, pero el recurso asignado es en Observacin en lugar de en la sala de Partos. Los posibles destinos del recin nacido en este caso son: - Pasa a la planta con la madre: se realiza un traslado, de la cuna de recin nacido sano de Observacin a una cuna de recin nacido sano de la planta. - Pasa a neonatos: Se sigue la misma pauta de actuacin que en el caso del recin nacido sano que se queda con su madre, para el que se cursa una Solicitud de Ingreso. - Alta de la inclusin en el recurso: por finalizar su estancia en el Centro, se produce al Alta de la madre. o Recin nacido patolgico que va a la Unidad de Neonatologa, se realiza un ingreso hospitalario siguiendo las pautas de actuacin descritas en la Funcin de Gestin de solicitudes de Ingreso. Los posibles destinos del recin nacido en este caso son: - Alta a la planta con la madre: se cursa el Egreso, siguiendo las pautas de actuacin descritas en las actividades y tareas descritas en la Funcin de Gestin de Egresos, y se asigna una cuna de recin nacido sano asociada a la cama de la madre. Egreso con destino distinto a la planta con la madre: Se siguen las pautas de actuacin descritas en la Funcin de Gestin de Altas. 7.4.6. Coordinacin organizativa del proceso asistencial
Definicin: Conjunto de actividades y tareas comunes, de tipo administrativo, asociadas al soporte operativo del proceso asistencial. mbito de aplicacin: Pacientes ingresados en el Centro y sus familiares 7.4.6.1. Emisin de justificantes de asistencia
Definicin:
88
Facilitacin de un documento acreditativo, por el que se justifica que el paciente est ingresado en el Centro, al interesado o a sus familiares autorizados por l. mbito de aplicacin: Solicitudes de justificantes de asistencia. Emisin de justificante La pauta de actuacin depende de quien sea el solicitante del justificante, el propio paciente o sus familiares. o Si el solicitante es el paciente, se cumplimentan los datos que se recogen en el modelo normalizado, entregando el documento al interesado. o Si el solicitante es un familiar que acompaa al paciente, se comprueba que existe consentimiento de este para extender justificantes de asistencia, esta autorizacin se genera en el ingreso, y sin dicho consentimiento no se gestiona el justificante. Si existe autorizacin, se comprueba la identidad del solicitante, mediante cdula de Identificacin o Pasaporte, y el grado de parentesco o relacin con el paciente, valorando que tiene derecho a recibir el justificante que solicita segn el protocolo establecido. El justificante informacin: de Asistencia normalizado contiene la siguiente
Datos Justificante de Asistencia normalizado Centro Nombre del paciente Apellidos del paciente Cdula de Identidad o Pasaporte del paciente o del tutor legal Nombre y apellidos del peticionario del justificante Periodo de la asistencia Calificacin de la gravedad Fecha de expedicin Usuario que tramita el documento
7.4.6.2.
Definicin: El Servicio de Admisin acta como punto de referencia para la transmisin de informacin especfica, en los aspectos administrativos relacionados con el ingreso y la asistencia del paciente. mbito de aplicacin Pacientes ingresados en el Centro y sus familiares Atencin al paciente y familiares
89
Informacin a pacientes y familiares sobre el funcionamiento general de la hospitalizacin, aclarando las dudas que puedan surgir durante la estancia del paciente en el Centro y resolviendo los problemas administrativos, relacionados con su proceso asistencial. Puede asociarse en esta tarea la entrega de la Gua de acogida del paciente y folletos informativos del Centro o la Organizacin. 7.4.7. Transporte sanitario
Definicin: Tramitacin de las solicitudes de este tipo de transporte para los pacientes que tengan esta indicacin recomendada por un facultativo autorizado, para los traslados que se precisen mientras el paciente est ingresado en el centro o al Egreso Hospitalario. mbito de aplicacin: Todos los pacientes para los que se proponga esta indicacin por un facultativo autorizado, responsable de su asistencia durante su ingreso en el Centro. Las actividades y tareas asociadas se desarrollan en el rea de Transporte Sanitario. 7.5. Proceso de Hospital de Da Mdico
Descripcin del rea: Los hospitales de da son unidades asistenciales organizadas con identidad propia dentro del Sistema Sanitario, aunque integradas dentro de la continuidad de servicios de salud. Constituyen un programa de tratamiento y/o diagnstico, que ofrece servicios clnicos teraputicamente intensivos de tipo ambulatorio. El Hospital de Da Mdico se sita en una posicin intermedia entre la hospitalizacin y la atencin ambulatoria. mbito de aplicacin: Pacientes que requieren la administracin de tratamientos complejos y cuidados especiales, con los mismos medios que si el paciente estuviera hospitalizado, pero sin producir ingreso, incluyendo: Realizacin de exmenes y procedimientos diagnsticos. Realizacin y seguimiento de tratamientos o procedimientos quimioterpicos a pacientes oncolgicos. Realizacin y seguimiento de tratamientos rehabilitacin que precise el paciente. 7.5.1. Definicin de Recursos o procedimientos teraputicos o de
Definicin:
90
Constituyen los requisitos bsicos para normalizar la gestin operativa de las solicitudes de asistencia para esta actividad y la programacin de las mismas, con el fin de coordinar y homogeneizar el acceso y circulacin asistencial de los pacientes, ofertando el recurso necesario para la atencin que se solicita. Los recursos quedarn definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin. mbito de aplicacin: Cartera de servicios del hospital Personal Sanitario Funcionalidad de Hospital de Da integrada con Sistema de Informacin del Hospital Mapa de espacios de los Hospitales de Da Mdicos Calendario laboral del Centro para esta actividad 7.5.1.1. Definicin de los recursos en el sistema de informacin
Definicin: Constituyen los requisitos bsicos para normalizar la gestin de la actividad de Hospital de Da, con el fin de coordinar y homogeneizar el acceso y movimiento de los pacientes, ofertando el recurso necesario para la atencin que se solicita. Los recursos deben quedar definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin. mbito de aplicacin: Todos los recursos que se relacionan en el mbito de aplicacin.
Informatizacin de los recursos. Inclusin de los recursos, definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin, en el Sistema de Gestin de Pacientes, procediendo a la codificacin centralizada de los mismos para su definicin. Se contemplan: Tipos de Hospital de Da Mdico: Debido a que un centro puede tener ms de un tipo organizativo de Hospital de Da, se codifica el mismo siguiendo las pautas que marque la Direccin del Centro y/o de la Organizacin. Salas de Hospital de Da Mdico: Espacio fsico donde se realiza la actividad, definido por un cdigo nico y el cdigo de tipo de Hospital de Da para el que se define su uso, indicando su ubicacin fsica detallada. Un solo Hospital de Da, en funcin de su estructura, puede tener ms de una sala asignada. Las salas del hospital de Das Mdico, se pueden condicionar a ms de un tipo de Hospital de Da. Puestos de Hospital de Da Mdico: Recurso que en un momento determinado solo puede estar ocupado por un nico paciente (cama, silln, etc...). Est definido por un cdigo nico y el cdigo de sala donde est ubicado.
91
Plazas de Hospital de Da Mdico: Recurso que en un momento determinado es utilizado por varias personas para actividades teraputicas grupales (psicoterapia de grupo, terapia ocupacional, etc...). Est definido por un cdigo nico y el cdigo de sala donde est ubicado. Los recursos que deben ser informatizados en esta rea son: o Cartera de servicios del hospital, Servicios y Unidades Funcionales, referidos a la tabla normalizada de Servicios y Unidades de la Direccin del Centro o de la Organizacin. o Personal Sanitario, cdigo de empleado o puesto de trabajo y Servicio al que est asignado para el desarrollo de su actividad asistencial.
o Cartera de prestaciones, se define como prestacin todo acto asistencial que
se realiza en los Hospitales de Da Mdicos. En la inclusin o alta de las prestaciones, se definen los siguientes atributos: - Cdigo de la prestacin - Estado de la prestacin en activo o no - Descripcin de la prestacin - Necesidad de Preparacin previa a su realizacin - Cdigo asociado de la Clasificacin Internacional de Enfermedades
o Calendario laboral del Centro, en el que quedan definidos los das hbiles para
esta actividad y los das no disponibles para su programacin, que quedarn inhabilitados en el calendario propio del Sistema de Informacin para todo el periodo.
7.5.1.2.
Mantenimiento de recursos.
Definicin: Actualizacin de altas y bajas de recursos definidos por la Direccin del Centro o la Organizacin, en cada momento, incluyendo las variaciones anuales del calendario laboral del centro. mbito de aplicacin: Todos los recursos especificados en el mbito de aplicacin del apartado de definicin de recursos.
Actualizacin de los recursos. La actualizacin puede comprender:
92
o El Cierre de un recurso: se da de baja en el Sistema de Informacin, indicando el motivo que causa la misma, referido a la tabla normalizada del Centro o de la Organizacin. La informacin sobre el recurso afectado tiene que ser suministrada por la Direccin del Centro o de la Organizacin. 7.5.2. Programacin de los Hospitales de Da Mdicos
Definicin: Comprende todas las tareas necesarias para la adecuada planificacin diaria del trabajo, gestionando las solicitudes de ingreso y la disponibilidad de recursos de acuerdo con las directrices marcados por la Direccin del Centro. Todas las actividades de los Hospitales de Da Mdico deben de estar programadas como mnimo con 24 horas de antelacin. mbito de aplicacin: Pacientes con indicacin de un procedimiento diagnstico y/o teraputico en esta rea asistencial. 7.5.2.1. Programacin de citas.
Definicin: Es el procedimiento por el que se facilita a un paciente da y hora para ser atendido para una prestacin determinada, de forma que queda incluido en la programacin del Hospital de Da para un procedimiento diagnstico o teraputico definido. Cada una de las atenciones, as definidas, que el paciente recibe en el mbito del Hospital de Da, constituye una sesin en la programacin. El nmero de sesiones a programar queda definido en la correspondiente solicitud, por prescripcin facultativa, asignando al paciente tantos das y/o horas de cita como sesiones solicitadas. mbito de aplicacin: Solicitudes de ingreso en Hospital de Da Mdico. Recepcin y comprobacin de solicitudes Todas las solicitudes para este tipo de atenciones deben ser originadas por un facultativo autorizado, responsable de la asistencia del paciente en un momento dado, utilizando el soporte documental normalizado y facilitando la informacin que se propone en el mismo. Para la identificacin del paciente se sigue el procedimiento que se desarrolla en la actividad Filiacin de pacientes del rea Fichero Maestro de pacientes.
93
Se comprueban los datos referentes a la financiacin de la asistencia y al garante de la misma, en su caso, facilitando la documentacin que corresponda cumplimentar para su envo al departamento econmico financiero. En la revisin del documento de solicitud, se comprueba que est correctamente cumplimentado y se identificar la prestacin para la que se solicita la cita y su fecha de indicacin, o la fecha y hora idnea para el usuario, en el caso de que este solicite un aplazamiento voluntario sobre la fecha indicada por el mdico que prescribe el procedimiento en Hospital de Da. La fecha y hora de indicacin, son la fecha y hora en la que est indicada la cita a criterio del facultativo. Cuando no se proponga fecha por parte del facultativo solicitante, se considerar que la fecha de indicacin es la fecha en la que se realiza la tramitacin de la cita, siendo a partir de la misma cuando debe citarse al paciente. La fecha de aplazamiento voluntario, es la fecha a partir de la cual el paciente solicita ser atendido, demorando la cita voluntariamente. Se utilizar un Documento normalizado de Solicitud de Ingreso en Hospital de Da Mdico que recoge al menos la siguiente informacin:
Documento de Solicitud de Ingreso en Hospital de da Datos de Identificacin de Identificacin del paciente Servicio solicitante Mdico solicitante, cdigo de personal y firma Fecha de la solicitud Fecha de indicacin Hora de indicacin Prestacin solicitada Nmero de sesiones previstas Prioridad
Bsqueda del recurso. Localizacin del recurso fsico y de la fecha y hora ms cercana a la propuesta por el mdico de acuerdo a la prestacin solicitada, para cada una de las sesiones prescritas.
Asignacin de la fecha de cita. Confirmacin de la cita o citas en los das y horas localizados y reserva de espacio en el recurso correspondiente para cada una de las sesiones. Las citaciones pueden ser:
o Simples: cuando en un mismo instante y acto se asigne a un usuario una

sola reserva para la realizacin de la prestacin solicitada.
o Secuenciales: cuando el paciente es citado una serie de das prefijados en

funcin de las caractersticas del tratamiento que se aplica.
o Agrupadas: cuando a un grupo de pacientes de unas caractersticas

determinadas se le asigna la misma fecha, hora y recurso para la realizacin de la prestacin solicitada.
94
Informacin a pacientes. Comunicacin al paciente y/o familiares de la cita/s, confirmando que ha sido informado de la preparacin previa. Se entrega la Hoja de ruta como documento que acredita la asignacin, en la programacin del Hospital de Da Mdico, de la fecha y la hora para realizacin de la prestacin. Los atributos bsicos de la hoja de ruta son:
Atributos bsicos Hoja de Ruta o Turno Datos del paciente Nmero de Historia Clnica Cdigo de Identificacin personal Apellido 1 Apellido 2 Nombre Fecha de nacimiento Datos de la cita Lugar de realizacin: Centro, direccin, sala y planta Fecha y Hora de la atencin Servicio/ Especialidad Consulta: Descripcin de la agenda Prestacin Preparacin Recomendaciones Pie de pgina:
Instrucciones genricas y proteccin de datos.
7.5.2.2.
Mantenimiento de la citacin.
Definicin: Es la gestin de las incidencias en relacin con la modificacin de datos de la citacin, incluyendo procesos de modificacin de citas en hora y fecha y procesos de anulacin de las mismas. mbito de aplicacin: Todas las solicitudes registradas en los Hospitales de Da Mdicos.
Reprogramacin. Cuando un paciente con cita ya asignada solicita, por motivos personales, un cambio en la fecha de citacin tanto en fecha y/o en hora se realiza la modificacin de la misma y se reprograman igualmente las citas de las sesiones restantes. Esta reprogramacin debe ser conocida y validada por el facultativo que indic el ingreso en Hospital de Da. Se recogen los siguientes datos: Fecha y hora de la modificacin Persona que realiza la modificacin Solicitante de la modificacin Motivo de la reprogramacin
95
- Facultativo que valida el cambio Los motivos de reprogramacin son los definidos en la tabla normalizada por la Direccin del Centro o de la Organizacin.
Anulacin. Cuando un paciente con cita ya asignada solicita su anulacin o bien se produce un motivo que imposibilita que se realice la sesin, se anula la cita de del Hospital de Da Mdico, liberando el hueco que ocupe en ese momento. Se consigna si la anulacin afecta a todas las sesiones previstas. Esta anulacin debe ser conocida y validada por el facultativo que indic el ingreso en Hospital de Da. Se recogen los siguientes datos: Fecha y hora de la anulacin Solicitante de la anulacin Motivo de la anulacin Facultativo que valida el cambio Usuario que realiza la anulacin
Los motivos de anulacin son: - Peticin del paciente, que renuncia voluntariamente a la cita - Motivo mdico (Incluye enfermedad actual o toxicidad por tratamiento en curso) - Fallecimiento - Ingreso hospitalario - Derivacin a otro Centro - Error en la cita - Institucional, indicada desde la Direccin del Centro o de la Institucin. 7.5.2.3. Difusin de la programacin.
Definicin: Es la comunicacin de la programacin del Hospital de Da Mdico, a los profesionales responsables, en el formato y tiempo que se establezca. mbito de aplicacin: Programacin diaria del Hospital de Da Mdico
Identificacin de los receptores de la comunicacin. Deben estar convenientemente identificados y debern ser, en todo caso, el personal que interviene directamente en la actividad que se va a realizar.
Difusin de la programacin. Cada da se procede a difundir la programacin, en el soporte que se establezca. Debe facilitarse que los receptores identificados, antes del inicio de la actividad, puedan consultar en su puesto de trabajo la actividad programada.
96
Adems de los datos propios de la programacin incluir como mnimo identificacin del paciente, hora de llegada, prestacin, servicio y caractersticas clnicas del paciente. 7.5.3. Gestin del ingreso en los Hospitales de Da Mdicos
Definicin: Comprende todas las acciones administrativas a realizar en el momento de la llegada del paciente al Hospital de Da, as como, las actuaciones que hay que llevar a cabo ante las ausencias. mbito de aplicacin: Programacin diaria de los Hospitales de Da Mdicos. 7.5.3.1. Registro de la llegada del paciente al Hospital de Da
Definicin: Es el proceso en el cual se recepciona al paciente, se registra su ingreso en el sistema de informacin de la sesin y se comunica su llegada al personal sanitario responsable de su atencin. mbito de aplicacin: Pacientes que estn en la programacin diaria del Hospital de Da Mdico.
Recepcin de pacientes.
Se comprueba la identidad del paciente y que est en la programacin del Hospital de Da Mdico y, seguidamente, se le remite a una sala de espera hasta el inicio de su tratamiento, informndole de cualquier incidencia que ocasionalmente pudiera tener lugar.
Comunicacin al personal sanitario de la llegada del paciente.

Registrado el paciente debe comunicarse la llegada al personal de enfermera asignado en el Hospital de Da, el cual indica si el paciente debe permanecer en la sala de espera en ese momento o acceder al puesto de atencin. 7.5.3.2. Gestin de recursos.
Definicin: Es el proceso por el cual, previa confirmacin de que el puesto est libre y en condiciones de utilizarse, se le asigna al paciente cumpliendo los protocolos establecidos de gestin de los mismos, con el objetivo de maximizar su adecuada utilizacin y mejorar la coordinacin en la atencin a los pacientes. mbito de aplicacin:
97
Pacientes que estn en la programacin diaria del Hospital de Da Mdico y recursos del Hospital de Da Mdico.
Asignar recurso. Se confirma que se encuentra libre el recurso para el que fue programado el paciente, si est libre se asigna el mismo y se registra el ingreso en el Sistema de Informacin, confirmando esta asignacin a la Unidad de enfermera del Hospital de Da Mdico. En el caso de que el recurso para el que estaba programado un paciente est ocupado por otro paciente en ese momento, se le reasigna uno nuevo, confirmando esta asignacin a la Unidad de enfermera del Hospital de Da Mdico y revisando toda la programacin de recursos subsiguiente.
7.5.3.3.
Mantenimiento del censo.
Definicin: Es la actualizacin contina de la ubicacin del paciente dentro del Hospital de Da Mdico, con el objetivo de tener registrados sus movimientos. mbito de aplicacin: Pacientes que estn registrados para una sesin en el Hospital de Da Mdico.
Registro de movimientos de pacientes. Se reflejan los cambios de ubicacin del paciente en tiempo real y previa comunicacin del personal sanitario del Hospital de Da Mdico.
7.5.3.4.
Gestin de pacientes que no acuden
Definicin: Es el procedimiento que debe realizarse cuando un paciente no acude a una sesin prevista en la programacin. mbito de aplicacin: Pacientes que estn en la programacin diaria del Hospital de Da Mdico y no a recibir la asistencia. acuden
Contactar con pacientes que no acuden. Si un paciente programado no se presenta en la hora prevista para ingresar, se contacta telefnicamente con la misma para conocer la causa. Dicha incidencia se registra pudiendo ser causa de anulacin de citas futuras segn el motivo de inasistencia. Se comunica, al personal sanitario del Hospital de Da Mdico y al servicio mdico responsable de la atencin, la ausencia y el motivo de la misma, para que
98
conozcan y validen las acciones a realizar y se refleje, en su caso, en la documentacin clnica del mismo. 7.5.4. Gestin del alta en los Hospitales de Da Mdicos
Definicin: Conjunto de actividades y tareas para el registro administrativo del alta, al finalizar la atencin del paciente en el Hospital de Da Mdico. Se distingue entre alta de sesin y alta de tratamiento.
El alta de la sesin se produce cuando, habindose terminado el tratamiento prescrito, el personal sanitario responsable decide la salida del paciente de la Unidad de Hospital de Da Mdico. En este caso su vuelta al Hospital de Da Mdico no precisa de nueva orden de ingreso, mientras se mantenga la programacin de las siguientes sesiones. El alta de tratamiento, se produce cuando habindose terminado el numero total de sesiones programadas el paciente es devuelto a la consulta externa para su seguimiento. En este caso su vuelta al Hospital de Da Mdico precisa de nueva orden de ingreso.
mbito de aplicacin: Pacientes tratados en Hospital de Da Mdico. 7.5.4.1. Registro del alta en Hospital de Da Mdico.
Definicin: Procedimiento por el que se registra el cierre del episodio asistencial de Hospital de Da Mdico. mbito de aplicacin: Pacientes tratados en Hospital de Da Mdico.
Registro del alta del Hospital de Da Mdico.
Inclusin de los datos del alta en el Sistema de Informacin Asistencial, comunicados por el personal asistencial del Hospital de Da Mdico, incluyendo los motivos de la misma y la hora exacta en que se produjo, liberando de esta forma el recurso ocupado. Al alta de cada sesin, se confirmarn los futuros contactos programados para cada paciente. Se definen los siguientes motivos de alta del Hospital de da Mdico: o Actividad programada realizada. Actividad realizada sin incidencias, se mantienen las caractersticas y tiempos de las citas futuras.
99
o Actividad realizada sin cita previa, cuando a un paciente no

programado se le realiza una prestacin. Se registra el alta de la sesin atendida y se le cita para futuras sesiones si as le ha sido prescrito.
o Renuncia voluntaria, el paciente de forma voluntaria renuncia a

aplicarse el tratamiento prescrito, esta opcin, previa consulta con el personal facultativo, anular sesiones posteriores.
o Actividad no realizada por no presentarse el paciente, el paciente no
acude a la cita previamente programada, por la que se le haba reservado hueco en el Hospital de Da Mdico.
o Actividad no realizada por indicacin mdica. Es el caso de aquellos

pacientes que acuden al Hospital de Da, y para los que la asistencia est pendiente de resultados analticos y una ltima valoracin mdica, resultando no aconsejable el tratamiento y no se les realiza la prestacin prevista. o Fallecimiento del paciente
En el sistema de informacin se incluye como mnimo los siguientes campos: 7.5.4.2. Historia Clnica (Identificacin del paciente) Fecha Hospital de da Hora de entrada/ hora de la cita Hora de salida/ hora del alta Servicio al alta Mdico al alta Prestacin realizada Motivo de Alta: Actividad realizada/Actividad no realizada y clasificacin Situacin del proceso: seguimiento/alta Observaciones
Tramitacin del alta a hospitalizacin.
Definicin: Es un tipo especial de alta que supone que el paciente, por una circunstancia clnica dada, debe permanecer en el Centro en rgimen de hospitalizacin, ocasionando, al menos, una estancia. mbito de aplicacin: Pacientes ingresados en Hospital de Da Mdico.
Tramitacin y registro del alta a hospitalizacin. Esta circunstancia se pone en conocimiento del Servicio de Admisin, Gestin de camas e ingresos, mediante el correspondiente Documento Normalizado de Solicitud de internamiento.
100
La asignacin de cama al paciente tiene que tener en cuenta el horario establecido para el funcionamiento del Hospital de Da. Se seguirn las pautas descritas el rea de Hospitalizacin. Difusin de la informacin Informacin sobre el internamiento a pacientes y familiares e informacin del ingreso al personal del Centro relacionado con el mismo. En el momento de la recepcin se informar al paciente y familiares de las normas generales de funcionamiento del hospital, carta de derechos y deberes y sistema de visitas. Aviso a la Unidad de Enfermera donde va a ingresar el paciente, comunicando la cama en la que ingresa, y al personal de apoyo para el acompaamiento del paciente a la planta y habitacin asignada. 7.5.5. Coordinacin organizativa del proceso asistencial
Definicin: Conjunto de actividades y tareas comunes, de tipo administrativo, asociadas al soporte operativo del proceso asistencial. mbito de aplicacin: Pacientes atendidos en este rea. 7.5.5.1. Emisin de justificantes de asistencia
Definicin: Facilitar un documento acreditativo, por el que se justifica que el paciente ha acudido al centro para recibir una asistencia mdica. mbito de aplicacin: Solicitudes de justificantes de asistencia. Emisin de justificante
Pauta de actuacin: Se cumplimentan los datos que se recogen en el modelo normalizado de justificante, entregando el documento al interesado. El justificante de Asistencia normalizado contiene la siguiente informacin: Centro Nombre del paciente. Apellidos del paciente. Cdula de Identificacin o pasaporte del paciente o del tutor legal.
101
- Fecha de la asistencia. - Fecha de expedicin - Usuario que tramita el documento. 7.5.5.2. Soporte informativo al proceso clnico
Definicin: El Servicio de Admisin acta como punto de referencia para la transmisin de informacin especfica, en los aspectos administrativos relacionados con el ingreso y la asistencia del paciente. mbito de aplicacin: Pacientes que reciben asistencia en el Centro y sus familiares. Atencin al paciente y familiares
Informacin a pacientes y familiares sobre el funcionamiento general del Hospital de Da Mdico, aclarando las dudas que puedan surgir durante la estancia del paciente en el Centro y resolviendo los problemas administrativos, relacionados con su proceso asistencial. Puede facilitarse la entrega de la Gua de acogida del paciente e informacin del Centro o la organizacin. 7.5.6. Transporte sanitario
Definicin: Supone la tramitacin de aquellas solicitudes de este tipo de transporte, para los pacientes que tengan la indicacin recomendada por un facultativo autorizado en el documento normalizado correspondiente. Las actividades y tareas asociadas se desarrollan en el rea de Transporte Sanitario. mbito de aplicacin: Todos los pacientes para los que se proponga esta indicacin por un facultativo autorizado, responsable de su asistencia por servicios del Hospital de Da. 7.6. Proceso de Atencin Quirrgica
Descripcin del rea: Es el mbito asistencial de la actividad realizada en quirfano, definido como, sala destinadas a la intervencin o asistencia quirrgica al enfermo y dotada de una mesa de operaciones. Las caractersticas de la sala y su equipamiento deben permitir: Una iluminacin ajustable de poder suficiente para permitir un trabajo delicado, condiciones aspticas que permitan la preparacin de instrumentos estriles, locales para cambio de ropa del personal, una provisin de anestesia ms compleja que la que puede proporcionarse en las salas de hospitalizacin, anestesia general, espinal y epidural.
102
No -
se consideran quirfanos: Las salas de partos Las salas de extraccin dental Las salas de radiologa Las salas de curaciones
El rea quirrgica podr contar con una zona prequirrgica y una zona posquirrgica dotadas de sus propios recursos y en las que se registrar la entrada y la salida de los pacientes. Se define como intervencin quirrgica, todo acto quirrgico realizado en quirfano con independencia de su ubicacin fsica dentro de la red asistencial. Las intervenciones quirrgicas se clasifican en: o Programada: quirfano. Toda intervencin incluida en la programacin de
Urgente: Intervencin no demorable en el tiempo y de realizacin inmediata, no incluida en la programacin.
mbito de Aplicacin: Se incluyen todos los pacientes con indicacin de intervencin quirrgica con carcter urgente o programado, establecida por un facultativo especialista quirrgico. 7.6.1. Definicin de Recursos
Definicin: Constituyen los requisitos bsicos para normalizar la gestin de la actividad realizada en el rea de atencin quirrgica, con el fin de coordinar y homogeneizar el acceso de los pacientes a la asistencia. Los recursos deben estar definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin. mbito de Aplicacin: Catlogo de personal sanitario Cartera de servicios del Hospital Tabla de la Clasificacin Internacional de Enfermedades Catlogo de quirfanos Calendario de das hbiles del centro para la actividad programada Calendario de actividad de los servicios Catalogo de recursos del rea prequirgica Catalogo de recursos del rea posquirrgica Sistema de registro de solicitudes centralizado e informatizado Sistema de programacin y registro de intervenciones centralizado e informatizado 7.6.1.1. Definicin de los recursos en el Sistema de Informacin hospitalario
Definicin:
103
Inclusin de los recursos, definidos por la Direccin del Centro u Organizacin, en el sistema de gestin informatizado, procediendo a la codificacin centralizada de los mismos para su definicin nica en el Sistema de Informacin. mbito de aplicacin Todos los recursos que se relacionan en el mbito de aplicacin de la definicin, excepto el calendario de actividad de los servicios. Este calendario se utiliza en la asignacin de los quirfanos a cada servicio quirrgico y es establecido por la Direccin del Centro, de acuerdo a las necesidades asistenciales de cada uno de ellos. El Sistema de registro centralizado, es la herramienta bsica para el desarrollo operativo de toda la gestin de esta actividad. Informatizacin de los recursos Inclusin en el Sistema de Informacin, incluyendo la codificacin nica normalizada y los atributos propios, definidos y normalizados para cada grupo de recursos. Los recursos que deben ser informatizados en esta rea son: o Catlogo de personal sanitario, cdigo de empleado o puesto de trabajo y Servicio o Unidad al que est asignado para el desarrollo de su actividad asistencial. Cartera de servicios del Hospital, Servicios y Unidades Funcionales, referidos a la tabla normalizada de Servicios y Unidades de la Direccin del Centro o de la Organizacin. Mapa de quirfanos, cdigo de cada uno y ubicacin. Recursos asociados al rea prequirrgica Recursos asociados al rea posquirrgica Calendario laboral del centro, en el que quedan definidos los das hbiles para esta actividad programada y los das no disponibles para su programacin, que quedarn inhabilitados en el calendario propio del Sistema de Informacin para todo el periodo.
o o o o
7.6.1.2.
Mantenimiento de los recursos
Definicin: Actualizacin de la situacin de los recursos definidos por la Direccin del Centro o la Organizacin, en cada momento, incluyendo las variaciones anuales del calendario laboral del centro. mbito de Aplicacin: Todos los recursos especificados en el mbito de aplicacin del apartado de definicin de recursos. Actualizacin de la situacin de los recursos
104
La actualizacin puede comprender: o Modificacin de uno o varios atributos de un recurso ya definido: se procede a la sustitucin de las caractersticas que hayan sufrido una variacin, en el soporte de modificacin de los datos del Sistema de Informacin. Cierre de un recurso: se dar de baja en el Sistema de Informacin, indicando el motivo que causa la misma, referido a la tabla normalizada del Centro o de la Organizacin.
La informacin sobre el recurso afectado tiene que ser suministrada por la Direccin del Centro o de la Organizacin 7.6.2. Gestin de la Solicitud de Intervencin quirrgica
Definicin: Conjunto de actividades para el procedimiento de inclusin, y mantenimiento del registro, de los pacientes con indicacin quirrgica cierta no urgente que constituyen la Lista de Espera Quirrgica. La lista de Espera Quirrgica incluye a todos los pacientes con derecho a la asistencia sanitaria, con indicacin cierta y no urgente de un procedimiento quirrgico que debe ser establecido por un Mdico Especialista Quirrgico, aceptada por el paciente, y para cuya realizacin el hospital tiene previsto la utilizacin de quirfano. Se incluyen en lista de espera quirrgica: Los procesos con indicacin cierta, establecida por un Mdico Especialista, tras haber sopesado riesgos y beneficios, y de acuerdo a los criterios establecidos por las guas de prctica clnica y protocolos de indicacin de ciruga. Los procesos bilaterales con resolucin en un nico tiempo se incluirn como un nico proceso utilizando un cdigo nico si el sistema de clasificacin lo permite o duplicando el cdigo de diagnstico y/o procedimiento para indicar la bilateralidad. En procesos bilaterales que van a ser intervenidos en dos tiempos quirrgicos diferentes se proceder con cada uno de ellos como procesos independientes y, por tanto, una vez resuelto el primero se reinicia el procedimiento de inclusin en el Registro para el segundo. Los segundos tiempos de intervencin quirrgica que precisen un tiempo de espera predeterminado, no deben ser incluidos en LEQ al finalizar la primera intervencin, sino cuando exista de nuevo indicacin quirrgica cierta (ej.: extraccin de material, ciruga plstica reparadora, cierre de ostomas, etc.), estableciendo entonces el correspondiente criterio de prioridad para el segundo tiempo. En aquellos pacientes en los que est prevista la realizacin de ms de un procedimiento quirrgico en un nico tiempo, se llevar a cabo un nico registro, siendo el orden de codificacin acorde a la complejidad de los procedimientos previstos
105
No se incluyen en Lista de Espera Quirrgica: Los pacientes cuya intervencin sea indicada y programada durante el episodio de internacin. Las intervenciones quirrgicas urgentes. Los procedimientos que se realizan en salas de curas o consultorios. Los procesos sin indicacin cierta en ese momento, aunque previsiblemente puedan tenerla en un futuro.
mbito de Aplicacin Se incluyen en el Registro de Pacientes en Lista de Espera Quirrgica los pacientes que, teniendo derecho a asistencia sanitaria, renan los requisitos indicados en la definicin anterior. El derecho a la atencin sanitaria se acreditar segn establezca la legislacin o normativa vigente en cada momento. 7.6.2.1. Inclusin de pacientes en Lista de Espera Quirrgica
Definicin: Comprende todas las tareas que deben realizarse para la inclusin del paciente en Lista de Espera Quirrgica Para la inclusin se utilizar un documento normalizado de Prescripcin Quirrgica que se considera que es la base documental obligatoria para la inclusin de pacientes en Lista de Espera Quirrgica y cuyos datos clnicos deber ser cumplimentados por el facultativo que realiza la prescripcin, siendo el responsable de la correcta cumplimentacin del mismo. Para cumplimentar el documento normalizado de la inclusin, los facultativos pueden utilizar hojas precodificadas por servicio con los cdigos de la CIE-10-MC de los procesos de ms incidencia y facilitar la informacin clnica en el momento de la indicacin. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes que cumplan los criterios establecidos para la inclusin en Lista de Espera Quirrgica. Recepcin y comprobacin de las solicitudes. Todas las solicitudes deben ser originadas por un facultativo autorizado, responsable de la asistencia del paciente, utilizando el soporte documental normalizado para su posterior recepcin en el Servicio de Admisin. Se procede a comprobar la adecuacin de la solicitud y que se cumplen todos los criterios establecidos en la norma para la inclusin de pacientes en Lista de Espera Quirrgica.
106
Los atributos bsicos del Documento normalizado de Prescripcin Quirrgica son:
107
Documento normalizado de Prescripcin Quirrgica Datos del paciente: Nmero de Historia Clnica Datos de filiacin del paciente (Apellido 1, Apellido 2, Nombre) Fecha de nacimiento Gnero Telfonos de contacto Conformidad del paciente (Firma del paciente o tutor) Datos del Servicio: Servicio quirrgico Nombre y firma del facultativo especialista que realiza la prescripcin quirrgica Datos de la intervencin quirrgica: Diagnstico/s y cdigo/s CIE Procedimiento/s quirrgico/s previstos y cdigo/s CIE Tipo de ciruga: con ingreso/ambulatoria Prioridad clnica: Se pueden establecer las siguientes Preferente Normal Prioridad oncolgica Preoperatorio: Pendiente No precisa Realizado Fecha de prescripcin: Fecha en la que el especialista quirrgico hace la indicacin de la intervencin. Observaciones que puedan condicionar el estudio preoperatorio, el ingreso o la intervencin.
Registro de la solicitud Identificacin del paciente y registro en el Sistema de Informacin, de los datos recogidos en el Documento normalizado de Prescripcin Quirrgica. Para la identificacin del paciente se sigue el procedimiento establecido en la actividad de filiacin de pacientes del rea de Fichero Maestro de pacientes. Se procede a recoger los datos que figuran en el Documento normalizado de Prescripcin Quirrgica. Dicho documento, si se utiliza el soporte papel, debe ser archivado, garantizando que este perfectamente localizado y accesible.
Informacin al paciente. Sera deseable la emisin y entrega al paciente de un documento normalizado de Informacin sobre Lista de Espera Quirrgica, que sirva de justificante de su inclusin en el registro centralizado y facilite informacin sobre los siguientes aspectos: Establecimiento de un punto de referencia con el paciente (persona o cargo, lugar de trabajo y telfono de contacto), de fcil acceso, donde se centre su relacin con el hospital durante su tiempo de espera. Referencia a los deberes del paciente: compromiso de actualizacin de los datos administrativos de su registro y otros que puedan afectar a la correcta
108
gestin del registro en lista (especialmente cambios de domicilio o telfono, variaciones en su decisin, etc.) Aspectos generales de la gestin de pacientes incluidos en Lista de espera quirrgica: o o Motivos de baja el lista de espera. Procedimiento de aviso y localizacin del paciente para su preparacin y posterior programacin.
En el Servicio de Admisin debe quedar constancia acreditativa de que al paciente se le ha entregado dicho documento. Atributos del documento:
Informacin Lista de Espera Quirrgica Apellido 1 Apellido 2 Nombre Servicio quirrgico que establece la indicacin Fecha de inclusin en el Registro Texto informativo de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente
7.6.1.1.
Derivacin de pacientes
Definicin: Comprende todas las tareas que deben realizarse para la derivacin de pacientes a hospitales de apoyo o a centros concertados de acuerdo con los procedimientos propuestos por la Direccin del centro y autorizados por el organismo competente. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes con prescripcin de un procedimiento quirrgico incluido en la oferta posible de derivacin. Oferta de derivacin: Se comprueba que el procedimiento quirrgico prescrito al paciente es derivable y, si el Hospital dispone de centros alternativos para ese procedimiento, se ofertan al paciente todos los disponibles. El registro de Lista de Espera Quirrgica debe permitir recoger la condicin de derivado adems de los datos de inclusin, fecha de derivacin y centro de destino de la derivacin. El servicio de Admisin dispondr de la relacin de hospitales de apoyo y de centros concertados de los que dispone el Hospital y de los procedimientos derivables.
109
Informacin al paciente Si el paciente opta por aceptar la derivacin a un centro alternativo se le informa de que dicho centro le realizar el estudio preoperatorio y consultas necesarias. Tambin se le proporciona informacin sobre la ubicacin, direccin y telfono de contacto de dicho centro. Si el paciente ha optado por rechazar la oferta se deber emitir y entregar un Documento normalizado de Demora Voluntaria (rechazo de la derivacin), en el que consten todos los centros ofertados y rechazados por el paciente. Una copia del documento se le entrega al paciente o familiar responsable y la otra, firmada, quedar archivada en el Servicio de Admisin garantizando que este perfectamente localizada. El documento normalizado de Pacientes que Rechazan la Derivacin debe contener al menos:
Informacin Lista de Espera Quirrgica Apellido 1 Apellido 2 Nombre Fecha de rechazo de la derivacin Lista de centros alternativos disponibles que se le han ofertado al paciente Firma del paciente
Comunicacin con los centros de destino Se deber establecer un sistema de comunicacin entre los centros de destino y los de origen, que permita a estos conocer los pacientes derivados y la informacin que precisen para ponerse en contacto con ellos. Los datos debern ser los del registro de lista de espera quirrgica. Los Servicios de Admisin de origen y destino son los interlocutores vlidos para la transmisin de documentacin clnica.
7.6.2.
Gestin del Estudio Preoperatorio
Definicin: Conjunto de actividades dirigidas a coordinar la realizacin del estudio preoperatorio, la valoracin preanestsica y el posterior seguimiento de los pacientes que van a ser intervenidos en el Hospital, hasta que su situacin sea la de programable en parte quirrgico. El Servicio de Anestesia en coordinacin con los servicios quirrgicos deber protocolizar las exploraciones complementarias y las indicaciones de valoracin preanestsica, as como establecer la validez temporal del estudio preoperatorio.
110
mbito de Aplicacin: Todos los pacientes con prescripcin de intervencin quirrgica programada que precisen preoperatorio y que van a ser intervenidos en el Hospital 7.6.2.1. Citacin del estudio preoperatorio
Definicin: Comprende todas las tareas que se deben realizar con el fin de coordinar las citas del paciente, para la exploraciones complementarias que constituyen el estudio preoperatorio y la valoracin preanestsica. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes con prescripcin de intervencin quirrgica programada que precisen preoperatorio y que van a ser intervenidos en el Hospital Comprobacin y seleccin de exploraciones y/o consultas De acuerdo al protocolo clnico establecido por el Servicio de Anestesia y la Organizacin, se seleccionan las prestaciones que constituyen el estudio preoperatorio de cada paciente. Asignacin de fechas de citas Es el procedimiento por el que se facilita a un paciente da y hora para ser atendido en las prestaciones que constituyen su estudio preoperatorio, de forma que quede incluido en la programacin de una agenda de un procedimiento diagnstico y de la consulta de anestesia. La asignacin de fechas para el estudio preoperatorio no puede ser superior a la demora establecida en la normativa vigente y al tipo de prioridad clnica establecida por el facultativo. Los criterios de asignacin de cita del estudio preoperatorio deben atender al concepto de cita ptima, coincidiendo las citas de las diferentes prestaciones en el mismo da, que debe tramitarse en un mismo punto de citacin y en el mismo acto administrativo.
Informacin al paciente y familiares autorizados. Entrega de la hoja de ruta turno, como documento que acredita la asignacin en la agenda de la fecha y la hora, para realizacin de la prestacin por un servicio determinado, informando verbalmente sobre estos datos y los del lugar de realizacin. Se comprobar si la prestacin requiere otro tipo de tramitacin o de preparacin, previa a la realizacin de la prestacin, entregando al paciente la informacin escrita que corresponda, o dirigindole al punto de informacin ms adecuado, segn proceda.
111
Al paciente se le har entrega de su hoja de ruta turno con los siguientes atributos:
Hoja de Ruta o Turno Datos del Centro solicitante: Centro Nmero de Historia Clnica Cdigo de Identificacin personal Apellido 1 Apellido 2 Nombre Fecha de nacimiento Datos del paciente:
Datos de la hoja de ruta: Lugar de realizacin: Centro, direccin, sala y planta Fecha y Hora de la atencin Servicio Consulta: Descripcin de la agenda Prestacin Preparacin Recomendaciones
Pie de pgina: Instrucciones genricas y proteccin de datos.
Modificacin de datos de la cita Si hay que modificar alguna de las citas del estudio preoperatorio se seguirn las pautas indicadas en rea de consultas externas para la reprogramacin de las citas Se procede a la modificacin de los datos de la cita, recogiendo las circunstancias por las que se lleva a cabo. Se recogen los siguientes datos: o o o o o o Tipo de modificacin Fecha y hora de la modificacin Persona que realiza la modificacin Solicitante de la modificacin Motivo de la modificacin Otra informacin relacionada con la modificacin, que se considere de inters, puede anotarse en campo de observaciones.
7.6.2.2.
Seguimiento del estudio preoperatorio
Definicin: Conjunto de actividades dirigidas a mantener actualizada la situacin del estudio preoperatorio de cada paciente, hasta obtener la conformidad del Servicio de Anestesia que permita su programacin quirrgica. El registro en el sistema de informacin debe permitir al menos consignar el apto de anestesia y la fecha de caducidad del estudio preoperatorio con el objetivo de suministrar a los servicios la relacin de pacientes preparados y aptos para la programacin y minimizar las suspensiones por inadecuada preparacin del paciente.
112
mbito de Aplicacin: Todos los pacientes con prescripcin de intervencin quirrgica programada a los que se les han citado las prestaciones que constituyen su estudio preoperatorio. Captura de los datos del preoperatorio Comprende la anotacin de la informacin asociada a la actividad realizada en el estudio preoperatorio y la valoracin preanestsica, en el registro de Lista de Espera Quirrgica. Registro de incidencias en Lista de Espera Quirrgica Actualizacin a tiempo real, de la situacin de los datos relativos al estudio preoperatorio en el Registro de Lista de Espera quirrgica, y de sus posibles modificaciones. La fecha de realizacin de preoperatorio debe mecanizarse preferentemente a tiempo real. Una vez obtenida la conformidad del Servicio de Anestesia se registran los siguientes datos: o o o o Tipo de anestesia Apto Fecha de caducidad del preoperatorio Situaciones de demora clnica indicadas por el Anestesista
Estos datos deben incorporarse al registro de Inclusin en el Registro de Lista de Espera Quirrgica y pueden obtenerse del informe de valoracin preanestsica. 7.6.3. Mantenimiento del Registro de Lista de Espera Quirrgica
Definicin: Comprende las actividades orientadas a mantener actualizada, a tiempo real, toda la informacin relativa a cada uno de los pacientes incluidos en Lista de Espera Quirrgica. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes incluidos en el Registro de Lista de Espera Quirrgica 7.6.3.1. Aplazamientos en Lista de Espera Quirrgica
Definicin: Conjunto de tareas orientadas a registrar las causas que motivan un aplazamiento en el registro de espera quirrgica y las fechas de inicio y finalizacin de dicha suspensin. Hay pacientes pendientes de una intervencin, que debido a un motivo clnico o por una causa personal, no pueden ser intervenidos. En ambos casos se registra una fecha de
113
inicio y de finalizacin de la demora, en este intervalo de tiempo el paciente es transitoriamente no programable. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes incluidos en el Registro de Lista de Espera Quirrgica, con un motivo documentado que justifique el aplazamiento. Recepcin y comprobacin de la solicitud de aplazamiento Recogida de la informacin que puede ser suministrada por: o El paciente y/o familiar autorizado, en el caso de solicitud de aplazamiento voluntario. Por el facultativo que establece el motivo clnico que indica la demora.
Se debe documentar esta tarea utilizando la Gestin de avisos del Sistema de Informacin, en la que debe constar: Forma de aviso Fecha y hora Persona que realiza el aviso Identificacin de la persona contactada Resultado del contacto Observaciones
Registro del aplazamiento Se procede a la introduccin en el registro, la fecha de inicio y finalizacin del aplazamiento y de la causa que motivo la suspensin del tiempo de cmputo. Se puede utilizar una acreditacin documental de Aplazamiento en el Registro de Lista de Espera Quirrgica, que contiene los datos de la inclusin, las fecha de inicio y de finalizacin del aplazamiento y el motivo del mismo.
7.6.3.2.
Salidas por motivos diferentes a la intervencin quirrgica y Salidas de pacientes intervenidos en otros centros
Definicin: Comprende todas las tareas que deben realizarse para el registro de salidas, con expresin del motivo que lo produce y mediante la acreditacin documental establecida en cada caso. Como criterio general debe existir una acreditacin documental que justifique el motivo de salida de lista de espera. No obstante, en aquellos casos en que esto no sea posible se procede a registrar, como mnimo: Fecha de contacto con el paciente o familiar autorizado. Persona que comunica el motivo de baja. Motivo de salida del registro de lista de espera Procedimiento de notificacin
114
Persona que registra la baja. Los motivos de salida diferentes a la intervencin quirrgica son:
o Peticin expresa del paciente o renuncia voluntaria: Cuando un paciente
renuncia voluntariamente a la intervencin tanto el propio Hospital como en otro centro propuesto, tiene que existir constancia acreditativa sobre esta decisin. Debido a posibles implicaciones posteriores, la renuncia deber constar en la Historia Clnica del paciente. Si la renuncia se produce en el curso de una consulta, el mdico reflejar este hecho en la historia clnica, y comunicar su nueva situacin al Servicio de Admisin. Con objeto de que exista constancia fidedigna de la baja voluntaria del paciente se enviar carta certificada con acuse de recibo, notificando al paciente la baja por renuncia voluntaria.
o El paciente no acude a la preparacin quirrgica: Slo causar baja el

paciente que, no habiendo acudido a una cita para preparacin quirrgica, no establezca contacto con el centro en el plazo de una semana.
o El paciente no acude a la intervencin programada: En caso de no

asistencia a la intervencin quirrgica del paciente debe constar el registro correspondiente en el parte quirrgico, puesto que si el paciente es programado y no acude a la cita, ni lo justifica adecuadamente, causa baja en el registro de lista de espera.
o Paciente ilocalizable: En el caso de que un paciente no sea localizado para

citarle, bien para la preparacin quirrgica o bien para la intervencin, se le ha de enviar un documento que certifique el aviso, en el que conste el motivo de dicha comunicacin, fechas en las que se le ha intentado localizar por telfono (tres llamadas infructuosas en das distintos, al menos una de ellas por la tarde) y la consecuencia de que causar baja en lista de espera si no hay respuesta en un plazo recomendado de 3 das. Esta comunicacin con el paciente debe estar debidamente archivada y localizada.
o Intervencin pospuesta a peticin del paciente por un tiempo superior a lo

establecido en la normativa vigente.
o Revisin mdica de la indicacin o exclusin por motivo mdico:

Cuando por motivos clnicos se considere que la intervencin ya no es necesaria o aconsejable, se anota en la Historia Clnica. Esta circunstancia debe ser comunicada al Servicio de Admisin, que procede a dar de baja en lista de espera al paciente.
o Fallecimiento del paciente.

Los motivos de salida por intervencin quirrgica en otro centro son:
o Intervencin en otro hospital del MSP. La baja se registrar cuando se

tenga constancia documentada de la operacin, mediante la documentacin enviada por el MSP, o centro de destino, preferiblemente la epicrisis emitida por el centro donde el paciente ha sido operado.
115
o Satisfaccin de la demanda por otros medios El registro del motivo de

salida no exige acreditacin documental especfica, si bien es imprescindible hacer constar la diligencia descrita anteriormente. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes incluidos en Lista de Espera Quirrgica. Recepcin y comprobacin de la solicitud de salida Todas las solicitudes deben ser recibidas en el Servicio de Admisin, que debe comprobar su acreditacin de acuerdo a lo establecido en el punto 4. Registro de salidas Registro en el Sistema de Informacin de la salida y el motivo que la produce. Los motivos de salida de Lista de Espera Quirrgica estarn codificados de acuerdo a una tabla que responda a lo establecido en el punto 4.2 (tipos de salidas por motivo diferente a la intervencin e intervencin en otro centro) y punto 7.1.2 (tipos de salida por intervencin en el centro) los posibles motivos puede ser: o Intervencin quirrgica en el propio Hospital, tras ingreso programado o mediante Ciruga ambulatoria programada. o Intervencin en el propio hospital, tras ingreso urgente o Intervencin quirrgica en otro hospital del MSP o Satisfaccin de la demanda por otros medios o Revisin mdica de la indicacin/exclusin por motivos mdicos o Renuncia voluntaria a la intervencin o Intervencin pospuesta a peticin del paciente por aplazamiento voluntario o El paciente no acude a la preparacin quirrgica o El paciente no acude a la intervencin o Ilocalizable o Defuncin El registro de salida de Lista de Espera Quirrgica, adems de los campos de la inclusin, contendr la fecha de salida, el motivo y, en su caso, el centro de intervencin. 7.6.4. Distribucin de la informacin de Lista de Espera Quirrgica
Definicin: Conjunto de actividades dirigidas a mantener informados, a los diferentes receptores de informacin, sobre la situacin puntual de la Lista de Espera Quirrgica. Dichos receptores y el contenido de la informacin a distribuir debe ser establecida por la Direccin del Centro o de la Organizacin. Esta informacin que constituye una bolsa de pacientes preparados para ciruga debe ser el soporte que facilite a los Servicios quirrgicos la relacin de pacientes para su
116
programacin quirrgica. La informacin se suministrar por Servicio y grupo de patologa atendiendo a la prioridad. mbito de aplicacin: Todos los pacientes incluidos en Lista de Espera Quirrgica y preparados para la ciruga. 7.6.4.1. Difusin de la informacin
Definicin: Comprenden las tareas necesarias para transmitir la informacin sobre los pacientes incluidos en Lista de Espera Quirrgica y la situacin en la que se encuentran cada uno de ellos, a los destinatarios identificados por la Direccin del Centro o de la Organizacin. mbito de aplicacin: Todos los receptores de la informacin establecidos por la Direccin del centro.
Identificacin de los receptores de la informacin Se identifican los receptores de la informacin que intervienen en la gestin de la Lista de Espera quirrgica. Tanto los receptores as identificados, como las necesidades de informacin de cada uno de ellos debern ser establecidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin.
Difusin de la informacin Facilitar a los receptores identificados, la informacin sobre los pacientes incluidos en Lista de Espera Quirrgica. Se facilita en el soporte y con la periodicidad que establezca la Direccin del Centro o de la Organizacin.
7.6.5.
Programacin Quirrgica
Definicin: Comprende todas las actividades dirigidas a colaborar con los Servicios quirrgicos en la confeccin y registro de la propuesta de actividad quirrgica programada. La Programacin quirrgica (parte de Quirfano) deber: o Confeccionarse con carcter semanal. o Relevar una relacin nominal de pacientes y del procedimiento quirrgico previsto. o Confirmar la programacin semanal, al menos con 48 horas de antelacin a la jornada quirrgica. o Ser aprobado por el Jefe del Bloque Quirrgico. El hospital deber establecer un mecanismo gil de modificacin del parte quirrgico semanal previsto, que permita asegurar la rpida sustitucin de un
117
paciente cuya intervencin haya sido anulada, de forma imprevista por cualquier motivo. Se recomienda la creacin de una Comisin Quirrgica, integrada por la Subdireccin Asistencial, el Jefe del Bloque Quirrgico, los Servicios Quirrgicos, el Servicio de Anestesiologa, la responsable de Enfermera del Bloque Quirrgico y el responsable de Admisin. Dicha Comisin ser la encargada de controlar la correcta programacin y utilizacin eficiente de los quirfanos. Con esta finalidad, valorar la propuesta de actividad quirrgica en trminos de rendimiento y ocupacin de quirfanos, la programacin de pacientes segn los criterios de prioridad establecidos, necesidades para llevar a cabo la actividad (material e insumos, hemoderivados, camas de cuidados crticos, etc.), efectuando las correcciones que considere oportunas. Los servicios quirrgicos, junto con la Direccin Asistencial sern los responsables de la seleccin de los pacientes a incluir en la programacin quirrgica a partir de la informacin sobre los pacientes incluidos en Lista de Espera Quirrgica, aptos por el Servicio de Anestesia y preparados para la programacin. El nmero de pacientes preparados para ciruga debe permitir, una programacin quirrgica completa, una utilizacin eficiente del quirfano y que el tiempo entre la realizacin de las pruebas preoperatorias y la intervencin quirrgica no supere el intervalo de validez de la valoracin anestsica. La seleccin de pacientes para ser intervenidos se realizar en funcin de: o Prioridad clnica establecida por el mdico especialista quirrgico. o Antigedad: A igual prioridad clnica se intervendr antes al paciente con mayor permanencia en Lista de Espera El Servicio de Admisin y Documentacin Clnica debe facilitar el soporte organizativo e informativo a los servicios, con el fin de agilizar el proceso asistencial del paciente y favorecer una utilizacin adecuada y eficiente de los recursos del rea quirrgica mbito de Aplicacin: Todos los pacientes con indicacin de intervencin quirrgica programada por parte de un facultativo, con el estudio preoperatorio efectuado, si lo precisasen, y valoracin preanestsica realizada. 7.6.5.1. Registro del calendario
Definicin: Asignacin del tiempo y quirfano a los Servicios Quirrgicos, de acuerdo a la programacin establecida por la Direccin del Centro. mbito de Aplicacin: Catlogo de Servicios Personal sanitario que interviene en esta actividad Catlogo de quirfanos Calendario de das hbiles del centro para la actividad programada Calendario de actividad de los Servicios Sistema de programacin de intervenciones centralizado e informatizado
118
Registro de la asignacin: Inclusin de las fechas, de los tramos horarios y de los quirfanos asignados a cada Servicio, en el sistema de informacin, utilizando la funcionalidad especfica. Los datos para el registro en la aplicacin, que contendr los siguientes campos: Fecha propuesta de intervencin Servicio quirrgico Turno Cdigo del quirfano
7.6.5.2.
Recepcin y registro de pacientes: Parte de Quirfano
Definicin: Comprende todas las tareas necesarias para registrar la programacin quirrgica propuesta por los Servicios, confirmando la asistencia de los pacientes programados y reservando el recurso asistencial que precisen. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes incluidos por los Servicios Quirrgicos en la propuesta de programacin. Recepcin de la propuesta de programacin quirrgica enviada por los Servicios Todas las propuestas de programacin deben ser recibidas en el Servicio de Admisin, que comprueba los datos de identificacin de los pacientes propuestos y la procedencia de los mismos. Esta procedencia podr ser de:
o Lista de Espera Quirrgica. Se comprueba que el paciente es apto y que el

preoperatorio no est caducado.
o Pacientes ingresados que precisan ciruga y no proceden de Lista de Espera

Quirrgica. La propuesta de programacin quirrgica al menos debe contener: Servicio quirrgico El quirfano asignado. La fecha prevista de la ciruga Los datos de identificacin del paciente, con Nmero de Historia Clnica, El diagnstico y el procedimiento de cada paciente El nmero de orden que ocupa cada paciente en el parte Facultativos responsables de cada una de las intervenciones propuestas. Observaciones de inters para la preparacin del paciente (ejemplo retirada previa de medicacin, rasurado, etc.)
Aviso al paciente programado
119
Comunicacin de la fecha de intervencin al paciente programado, preferiblemente por telfono, verificando su conformidad, indicndole las condiciones necesarias que deber observar previamente a la ciruga, con el fin de minimizar los intentos fallidos de ciruga por motivos ajenos a la propia evolucin de la enfermedad. El sistema de informacin debera contar una gestin de avisos que permita registrar el aviso al paciente y recoger posibles incidencias En la Gestin de Avisos debe constar: Forma de contacto Fecha y hora del aviso Persona que realiza el aviso Identificacin de la persona contactada Resultado del contacto Observaciones
Registro de intervenciones programadas: Parte de quirfano Identificacin del paciente programado y registro, en el Sistema de Informacin, de los datos relativos a la intervencin programada. La programacin de cada quirfano, debe contener al menos los siguientes datos de cada paciente:
Programacin de Quirfano Fecha propuesta de intervencin Servicio quirrgico Turno Cdigo del quirfano Datos Datos del paciente y del episodio: Apellido 1, apellido 2 y nombre del paciente Nmero de Historia Clnica Financiacin de la intervencin: Procedencia Diagnstico/s Procedimiento/s quirrgico/s previstos Nmero de orden en la programacin Hora prevista de entrada Tipo de ciruga: Con ingreso/ambulatoria. Tipo de anestesia Nombre y cdigo del Cirujano principal. Previsin de: - Hemoderivados - Implantes - Rayos
Reserva del recurso adecuado. Pauta de actuacin: Se realiza una reserva del recurso que precise el paciente para la ciruga. La previsin del recurso podr ser:
120
Cama hospitalizacin convencional Hospital de Da Quirrgico Puesto del rea prequirrgica Modificacin de la programacin: Anulacin y sustitucin de pacientes. Si se producen cambios de programacin quirrgica bien por parte del Servicio Quirrgico o bien porque el paciente, en el momento de avisarle no sea localizado o no pudiera ser intervenido por motivos clnicos o personales, se comunica inmediatamente al Servicio responsable la situacin para que sea sustituido. La sustitucin de un paciente en el parte quirrgico conlleva a la actuacin con l como enfermo nuevo. Los motivos de anulacin de un paciente en el parte quirrgico son: o o o o Peticin de paciente Motivos clnicos indicados por el mdico Error de programacin Institucional
Dicho cambio se debe comunicar puntualmente y de forma gil a los receptores de la programacin definitiva, en el mismo formato que se comunica la misma, con un aviso de que modifica la anterior programacin. Difusin de la actividad programada Comunicacin de la programacin quirrgica diaria, parte de quirfano, a todas las instancias implicadas, directa o indirectamente, en el desarrollo de la actividad quirrgica, que sern definidas por la Direccin del Centro o de la Organizacin. 7.6.6. Registro de la actividad quirrgica
Definicin: Comprende todas las actividades necesarias para realizar el registro, a tiempo real, de la informacin asociada a la actividad quirrgica programada realizada, a la prevista y no realizada, as como, de las intervenciones quirrgicas urgentes. El registro de la actividad realizada en quirfano conlleva la actualizacin de la informacin de Lista de Espera Quirrgica. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes incluidos en la programacin quirrgica y aquellos a los que se les ha realizado una intervencin urgente. 7.6.6.1. Registro de la actividad
Definicin: Comprende todas las tareas necesarias para el registro de la actividad realizada en el rea quirrgica.
121
Se registra como realizada, tanto la actividad previamente programada para su realizacin como la actividad urgente. mbito de Aplicacin: Todos los pacientes incluidos en la programacin quirrgica y aquellos a los que se les ha realizado una intervencin urgente. Captura de la intervencin realizada La captura de la actividad quirrgica debe introducirse a tiempo real o, como mximo, en el siguiente da hbil a la intervencin quirrgica. Los datos a capturar para las intervenciones realizadas son:
Datos para las intervenciones Identificacin del paciente (nmero de Historia clnica) Tipo de intervencin: Urgente Programada Ambulante: SI / NO Tipo de anestesia Hora de entrada a quirfano Hora de inicio de anestesia Hora de incisin Hora de finalizacin de ciruga Hora de finalizacin de la anestesia Hora de salida de quirfano Destino Biopsia intraoperatoria: SI /NO Anatoma Patolgica: Si (Nmero de muestras) /No Hemoderivados Implantes utilizados Diagnstico/s y cdigo/s Procedimiento/s y cdigo/s Cdigo del cirujano principal Cdigo/s de segundo/s cirujano/s Cdigo de anestesista Cdigo personal de enfermera
Si la intervencin no se ha realizado, se indica el motivo de suspensin. Se definen los siguientes motivos de suspensin:
Motivos de suspensin intervencin Paciente no acude a la intervencin Paciente rechaza la intervencin Inadecuada preparacin del paciente Enfermedad intercurrente del paciente Falta cirujano Falta anestesia Falta personal de enfermera Problemas de esterilizacin Falta material Falta sangre Falta de cama en reanimacin Falta de cama en cuidados crticos Falta de tiempo Avera tcnica Fallecimiento del paciente
122
Los datos para la captura de actividad se obtienen del Informe de Intervencin Quirrgica u Hoja de Enfermera Circulante de Quirfano y Documento de Suspensin de Intervencin.
Salidas de pacientes de Lista de Espera Quirrgica por intervencin en el centro Se da de baja a los pacientes una vez registrada la intervencin quirrgica realizada. La fecha de salida debe coincidir con la fecha de intervencin. Los motivos de salida de Lista de Espera Quirrgica por intervencin son:
o Intervencin quirrgica en el propio hospital, tras ingreso programado o

mediante ciruga ambulatoria programada.
o Intervencin en el propio Hospital, tras ingreso urgente.

En ambos casos la baja se documentar con Informe de intervencin quirrgica o la hoja de enfermera circulante de quirfano y se anota en el Registro de Lista de Espera Quirrgica, en el que figura adems, la fecha y motivo de salida. 7.7. Proceso de Hospital del Da Quirrgico
Descripcin del rea El Hospital de da quirrgico se define como una organizacin de profesionales sanitarios, que ofrece asistencia sanitaria multidisciplinaria a procesos de ciruga sin ingreso hospitalario. La actividad que se realiza en el Hospital de Da Quirrgico es conocida con mltiples denominaciones como ciruga ambulatoria, ciruga de da y ciruga sin ingreso. Es definida como la prctica de un acto quirrgico -indistintamente del tipo de anestesia- en el que, tras un periodo de observacin, se remite al paciente a su domicilio el mismo da de la intervencin. mbito de aplicacin Pacientes que requieren una intervencin quirrgica y que cumplen unos criterios de seleccin prefijados. 7.7.1. Definicin de Recursos
Definicin: Comprenden los requerimientos bsicos que permiten realizar las solicitudes de atencin y la programacin de las mismas, la gestin de puestos, el registro del episodio y coordinacin organizativa del proceso asistencial.
123
Los recursos quedarn definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin y podrn estar sujetos a las modificaciones y ampliaciones que sean necesarias. mbito de aplicacin: o Cartera de servicios del hospital o Personal sanitario, que realiza esta actividad asistencial o Funcionalidad de Hospital de Da Quirrgico, integrado con el Sistema de Informacin del Hospital o Mapa de espacios del Hospital de Da Quirrgico o Calendario laboral del Centro 7.7.1.1. Definicin de los recursos en el Sistema de Informacin del Hospital de Da Quirrgico
Definicin: Constituyen los requisitos bsicos para normalizar la gestin operativa de las solicitudes de asistencia para esta actividad y la programacin de las mismas. Se definen todos los requerimientos, debiendo comprobarse que se ajustan a las necesidades de los sistemas de informacin institucionales y a las normas de codificacin, cumpliendo con todos los requisitos para ayudar a una adecuada programacin de acuerdo a los criterios establecidos por el hospital. mbito de aplicacin: Todos los recursos que se relacionan en el mbito de aplicacin de la funcin, excepto el calendario laboral del Centro para esta actividad, que se aplica en la programacin, y la funcionalidad especfica, que es la herramienta bsica para el desarrollo operativo de toda la gestin de esta actividad.
Informatizacin de los recursos. Introduccin de los recursos en el Sistema de Informacin. Se contemplar:
o Salas de Hospital de Da Quirrgico: Espacio fsico donde se realiza la

actividad. Se deben diferenciar, en su caso, los espacios de preparacin preoperatoria, despertar y la zona de readaptacin al medio. o Quirfanos: Registro de quirfanos cuando son de utilizacin nica por el Hospital de Da Quirrgico. Estn definidos por un cdigo nico.
o Puestos de Hospital de Da Quirrgico: Registro de camas/sillones que
constituye su dotacin. Estn definidos por un cdigo nico, que identifica el tipo de mueble (cama/camilla/silln), su situacin funcional (Operativa/No operativa) y la sala donde est asignado el recurso.
Los recursos que deben ser informatizados en esta rea son:
o Cartera de procedimientos quirrgicos
124
o Cartera de servicios del hospital, Servicios y Unidades Funcionales, referidos a

la tabla normalizada de Servicios y Unidades de la Direccin del Centro o de la Organizacin.
o Calendario laboral del Centro, en el que quedan definidos los das hbiles para
esta actividad y los das no disponibles para su programacin, que deben quedar inhabilitados en el calendario propio del Sistema de Informacin para todo el periodo. 7.7.1.2. Mantenimiento de recursos.
Definicin: Actualizacin de la situacin de los recursos, que incluye las modificaciones, las bajas de recursos activos y las altas de nuevos recursos de acuerdo a las indicaciones de la Direccin del Centro o la Organizacin. mbito de aplicacin: Todos los recursos especificados en el mbito de aplicacin del apartado de definicin de recursos.
Actualizacin de la situacin de los recursos. La actualizacin puede referirse a: o Modificacin de uno o varios atributos de un recurso ya definido: se identifica el recurso afectado y se modifica de acuerdo a las nuevas necesidades transmitidas. o Cierre de un recurso: Se da de baja en el Sistema de Informacin, indicando el motivo que causa la misma, referido a la tabla normalizada del Centro o de la Organizacin.
7.7.2.
Programacin del Hospital de Da Quirrgico
Definicin: Comprende todas las actividades y tareas necesarias para la adecuada planificacin diaria del Hospital de Da Quirrgico, gestionando las solicitudes de ingreso y la disponibilidad de recursos de acuerdo con las directrices marcadas por la Direccin del Centro y las Normas especficas de la Unidad. mbito de aplicacin: Pacientes pendientes de intervencin con indicacin de ciruga sin estancia. 7.7.2.1. Solicitud de ingreso
Definicin:
125
Peticin normalizada de reserva de un recurso en el Hospital de Da Quirrgico a travs del parte quirrgico. El Servicio de Admisin recibe las solicitudes de ingreso en el Hospital de Da Quirrgico, normalmente a travs del Parte de Quirfano. mbito de aplicacin: Pacientes programados para ciruga sin estancia. Recepcin y comprobacin de solicitudes Todas las solicitudes deben ser originadas por un facultativo autorizado del Servicio Quirrgico responsable del paciente para esta asistencia, utilizando el soporte documental normalizado (Parte Quirrgico confirmado por el Servicio de Admisin) y facilitando la informacin contenida en el mismo. En cualquier caso, siempre se comprueba que est prevista la programacin quirrgica del paciente, siendo la fecha de la programacin la de la solicitud para la reserva de recurso en el Hospital de Da Quirrgico. El Parte de Quirfano contiene al menos los siguientes datos:
Parte de Quirfano Datos de la asignacin del turno de Quirfano Fecha propuesta de intervencin Servicio quirrgico Turno Cdigo del quirfano Datos del paciente y del episodio: Apellido 1, apellido 2 y nombre del paciente Nmero de Historia Clnica Financiacin Datos de la intervencin: Procedencia Diagnstico/s Procedimiento/s quirrgico/s previstos Nmero de orden en la programacin Hora prevista de entrada Tipo de ciruga: Con ingreso/ambulatoria. Tipo de anestesia Nombre y cdigo del Cirujano principal. Previsin de: - Hemoderivados - Implantes - Rayos
7.7.2.2.
Previsin de programacin.
Definicin: El Servicio de Admisin, conocidas las solicitudes de ingreso para un da, y comprobada la programacin quirrgica coincidente del da, asigna una reserva de ocupacin de puesto acorde con las caractersticas de cada paciente, confirmando con el mismo su disponibilidad y posibilidad de ingreso.
126
El Preingreso es un compromiso previo de proporcionar al paciente un puesto de Hospital de Da Quirrgico. mbito de aplicacin: Programacin diaria del Hospital de Da Quirrgico. Reserva de puesto Se procede a realizar una reserva de puesto el da previo a la programacin, especificando la hora de ingreso y el puesto a adjudicar. En cuanto a la hora de ingreso, se programa con el tiempo adecuado a la hora de intervencin, previo a la hora de las misma. En cuanto al puesto para el que se hace la reserva, depende de las condiciones clnicas del paciente y del tipo de intervencin, determinado por los protocolos del rea Quirrgica.
Informacin y avisos al paciente. Se notifica el da del ingreso con antelacin suficiente, preferiblemente por aviso telefnico de acuerdo al procedimiento descrito en el rea Quirrgica Al contactar con el paciente se le informa de la hora, lugar de presentacin y de la preparacin previa que debe de hacer (normas de ayuno). Para el registro de informacin del contacto con el paciente, se utilizar la Gestin de Avisos del Sistema de Informacin, que recoge: Forma de contacto Fecha y hora de la llamada Persona que realiza la llamada Identificacin de la persona contactada Resultado del contacto Observaciones
7.7.2.3.
Mantenimiento de la programacin.
Definicin: Es la gestin de las incidencias en relacin con los pacientes o con la programacin, incluyendo cambios de reserva de puesto o de hora, anulaciones y sustituciones. mbito de aplicacin: Programacin diaria del Hospital de Da Quirrgico
Modificacin de la programacin: Anulacin y sustitucin de
pacientes.
Si se producen cambios de programacin quirrgica bien por parte del Servicio Quirrgico o bien porque el paciente, en el momento de avisarle, no sea localizado o no pudiera ser intervenido por motivos clnicos o personales, se comunica al Servicio responsable para que sea sustituido.
127
La sustitucin de un paciente conlleva a la actuacin con l como enfermo nuevo. El cambio se debe comunicar a los receptores de la programacin definitiva, en el mismo formato que se comunica la misma, con un aviso de que modifica la anterior programacin. Para el registro de estas incidencias se utilizar la Gestin de avisos del Sistema de Informacin.
Difusin de la actividad programada Comunicacin de la programacin quirrgica diaria a todas las instancias implicadas, directa o indirectamente, en el desarrollo de la actividad quirrgica, que sern definidas por la Direccin del Centro o de la Organizacin. El soporte documental de la programacin diaria del Hospital de Da Quirrgico es el Parte de Quirfano de cada servicio.
7.7.3.
Gestin del ingreso en Hospital de Da Quirrgico
Definicin: Comprende todas las acciones administrativas a realizar en el momento de la llegada del paciente al Hospital de Da Quirrgico. Ser el personal sanitario el que, de acuerdo a las normas de la Unidad, establecer el orden y el momento de la entrada de los pacientes al Hospital de Da Quirrgico para su posterior preparacin y entrada al quirfano. mbito de aplicacin: Programacin diaria del Hospital de Da Quirrgico. 7.7.3.1. Registro de la llegada del paciente al Hospital de Da Quirrgico.
Definicin: Es el proceso en el cual se recepciona al paciente y se da comienzo a todas las actuaciones que constituyen el episodio de Hospital de Da Quirrgico, como son el registro informtico del episodio y la comunicacin de su llegada al personal sanitario responsable de su atencin. mbito de aplicacin: Pacientes que estn en la programacin diaria del Hospital de Da Quirrgico.
Recepcin de pacientes. Se comprueba la identidad del paciente y que est incluido en la programacin de ese da.
128
Registro del ingreso. Estos pacientes al ingresar en el Hospital de Da Quirrgico estn ya filiados en el Centro, por lo que la funcin que debe realizarse es la de verificar y actualizar la filiacin previa, siguiendo las pautas definidas en el rea del Fichero Maestro de Pacientes. Inclusin de los datos del ingreso, que son los recogidos en la solicitud de ingreso, aadiendo la fecha, la hora de llegada y el puesto asignado. Se recogern los siguientes datos de Hospital de Da Quirrgico, que contiene al menos la siguiente informacin: Datos del paciente, con Nmero de Historia Clnica Datos de financiacin Servicio responsable de la intervencin Servicio solicitante del ingreso en Hospital de Da Mdico responsable de la intervencin Mdico solicitante del ingreso en Hospital de Da Diagnstico/s Procedimiento/s Fecha llegada Hora llegada Motivo llegada Datos del parte de quirfano (hora prevista y orden de inicio, cdigo de quirfano y ubicacin) - Puesto asignado - Observaciones
7.7.3.2.
Gestin de puestos de Hospital de Da Quirrgico
Definicin: Es el proceso por el cual, previa confirmacin de encontrarse el puesto libre y en condiciones de utilizarse, se asigna el mismo a un paciente. mbito de aplicacin: Pacientes que estn en la programacin diaria del Hospital de Da Quirrgico. Censo de puestos del Hospital de Da Quirrgico.
Asignar puesto de Hospital de Da Quirrgico Se confirma que se encuentra libre el puesto para el que fue programado un paciente y se asigna el mismo, registrndolo en el Sistema de Informacin. En el caso de que el puesto programado para el paciente, estuviera ocupado en el momento de la llegada del mismo, se le reasigna uno nuevo, revisando toda la programacin de puestos subsiguiente.
7.7.4.
Gestin del alta en Hospital de Da Quirrgico
Definicin:
129
El alta de Hospital de Da Quirrgico se produce cuando, cumplindose unas determinadas condiciones clnicas protocolizadas, se ordena por un profesional sanitario, responsable de la asistencia del paciente, su salida de la Unidad. mbito de aplicacin: Pacientes ingresados en Hospital de Da Quirrgico. 7.7.4.1. Registro del alta.
Definicin: El Servicio de Admisin recibe todas las solicitudes de alta del Hospital de Da Quirrgico. El registro del alta, es el proceso administrativo por el que se introduce la informacin correspondiente al alta de la atencin en este rea. Se definen como motivos de alta en el Hospital de Da Quirrgico:
o Alta clnica: Alta por decisin del Mdico responsable, que considera que por
el estado clnico del paciente no precisa continuar su atencin en esta rea ni en rgimen de Hospitalizacin.
o Alta voluntaria comunicada: Alta de la asistencia, por decisin exclusiva

del paciente, soportada documentalmente.
o Alta voluntaria no comunicada: Alta de la asistencia, por decisin

exclusiva del paciente y que no ha sido notificada ni est soportada documentalmente.
o Paso a Hospitalizacin, Alta por decisin facultativa, que considera que, por
el estado clnico del paciente, precisa que sea ingresado en el rea de Hospitalizacin del propio hospital.
o Fallecimiento: Alta por fallecimiento del paciente durante el episodio

asistencial en Hospital de Da Quirrgico. mbito de aplicacin: Pacientes ingresados en Hospital de Da Quirrgico.
Tramitacin y registro del alta. Se comprueba la identidad de la persona, y que dicho paciente est ingresado en el Hospital de Da Quirrgico, y se registra el alta administrativa, indicando los motivos de la misma y la hora en que se produce la salida del paciente de la Unidad. La informacin que se recoge en el alta del Hospital de Da Quirrgico debe ser:
Datos Alta del Hospital de Da Quirrgico Identificacin del paciente con Nmero de Historia Clnica
130
Datos del ingreso: Fecha y hora de llegada Puesto de Hospital de Da Servicio/Unidad Funcional de ingreso Datos de financiacin Datos del alta: Fecha y hora de salida del Hospital de Da Servicio/Unidad Funcional del alta Mdico responsable del alta Motivo del alta y destino, en su caso
Emisin de documentacin Segn est protocolizado en el Hospital de Da Quirrgico, en el momento del alta se entrega al paciente y sus familiares, la documentacin informativa sobre las acciones a seguir por el paciente en su domicilio y el telfono de contacto con el personal sanitario para solucionar cualquier duda. Se recomienda la elaboracin de una Gua al alta del paciente en Hospital de Da Quirrgico.
7.7.4.2.
Tramitacin del alta a hospitalizacin
Definicin: Es un tipo especial de alta que supone que a un paciente ingresado en Hospital de Da Quirrgico se le indica, por parte de un facultativo responsable, un ingreso en rgimen de hospitalizacin. mbito de aplicacin: Pacientes ingresados en Hospital de Da Quirrgico.
Tramitacin y registro del alta a hospitalizacin. El paso a hospitalizacin se pone en conocimiento de la Unidad del Servicio de Admisin, responsable de la gestin de camas e ingresos, mediante el correspondiente Documento Normalizado de Solicitud de Ingreso. La asignacin de cama al paciente tiene que tener en cuenta el horario establecido para el funcionamiento del Hospital de Da. Este ingreso tiene el carcter de ingreso urgente. Se incluye los datos del alta, siguiendo la pauta de actuacin descrita en el rea de hospitalizacin, indicando como motivo de alta Paso a Hospitalizacin.
Difusin de la informacin Informacin sobre el ingreso a pacientes y familiares e informacin del ingreso al personal del Centro relacionado con el mismo.
131
En el momento de la recepcin se informa al paciente y familiares de las normas generales de funcionamiento del hospital, carta de derechos y deberes y sistema de visitas. Aviso a la Unidad de Enfermera donde va a ingresar el paciente, comunicando la cama en la que ingresa, y al personal de apoyo para el acompaamiento del paciente a la planta y habitacin asignada. 7.7.5. Coordinacin organizativa del proceso asistencial
Definicin: Conjunto de actividades y tareas comunes, de tipo administrativo, asociadas al soporte operativo del proceso asistencial. mbito de aplicacin: Pacientes atendidos en este rea. 7.7.5.1. Emisin de justificantes de asistencia
Definicin: Facilitar un documento acreditativo al paciente o sus familiares, por el que se justifica que el paciente ha acudido al centro para que se le realice una intervencin quirrgica en rgimen ambulatorio. mbito de aplicacin: Solicitudes de justificantes de asistencia. Emisin de justificante Se cumplimentan los datos que se recogen en el modelo normalizado de justificante para este tipo de asistencia, entregando el documento al interesado o a sus familiares. El justificante de Asistencia normalizado contiene la siguiente informacin:
Datos Justificante de Asistencia normalizado Centro Nombre del paciente Apellidos del paciente Cdula de identidad o pasaporte del paciente o del tutor legal Fecha de la asistencia Fecha de expedicin Usuario que tramita el documento
7.7.5.2.
Definicin:
132
El Servicio de Admisin acta como punto de referencia para la transmisin de informacin especfica, en los aspectos administrativos relacionados con el ingreso y la asistencia del paciente. mbito de aplicacin: Pacientes que reciben asistencia en el Centro y sus familiares Atencin al paciente y familiares Informacin a pacientes y familiares sobre el funcionamiento general del Hospital de Da Quirrgico, aclarando las dudas que puedan surgir durante la estancia del paciente en el Centro y resolviendo los problemas administrativos, relacionados con su proceso asistencial. Puede asociarse en esta tarea la entrega de la Gua de acogida del paciente y folletos informativos del Centro o de la organizacin 7.7.6. Transporte sanitario
Definicin: Supone la tramitacin de aquellas solicitudes de este tipo de transporte, para los pacientes que tengan la indicacin realizada por un facultativo autorizado, en el documento normalizado correspondiente mbito de aplicacin: Pacientes dados de alta del Hospital de Da Quirrgico, con indicacin de transporte sanitario por parte del facultativo responsable de la asistencia del paciente. Las actividades y tareas asociadas se desarrollan en el rea de Transporte Sanitario. 7.8. Proceso de Coordinacin con otros Centros
Descripcin del rea rea de gestin de todas las derivaciones de pacientes para su traslado a otros centros sanitarios, independientemente de la adscripcin de los mismos, para una prestacin determinada, en su diagnstico o tratamiento, o para el diagnstico, tratamiento y seguimiento hasta el alta de su proceso patolgico. Se gestionan, del mismo modo, las solicitudes recibidas desde otros centros, para la prestacin de asistencias a pacientes por los mismos motivos. Se incluyen:
Las derivaciones a Servicios y Unidades de referencia en otros centros, establecidas por la Direccin del Centro o de la Organizacin. Derivacin de pacientes que precisan de una segunda opinin, en el diagnstico y/o la orientacin teraputica de un proceso de enfermedad, ya sea a peticin del
133
mdico responsable de la asistencia del paciente en el centro de origen o a peticin del propio paciente. Los traslados de pacientes ingresados, para una determinada prestacin o para el diagnstico, tratamiento y seguimiento hasta el alta de su proceso, por el motivo que los justifique. Los traslados de pacientes, atendidos en Urgencias, con solicitud de derivacin para su ingreso en otro centro sanitario. Las derivaciones de pacientes para una determinada prestacin o Especialidad, indicada por un facultativo autorizado, responsable de la asistencia del paciente en el centro de origen, para las que, por otros motivos determinados, se solicita su traslado a otro centro para esa atencin, y que no se encuentran entre las circunstancias excluidas en el apartado siguiente.
Se excluyen:
La derivacin de pacientes incluidos en Lista de Espera Quirrgica, para el tratamiento quirrgico que haya motivado su inclusin, que seguirn la pauta de actuacin que se desarrolla en el rea de Lista de Espera Quirrgica.
mbito de aplicacin Todas las derivaciones que se incluyen en la descripcin de este rea, independientemente de la definicin del centro al que se solicita, del tipo de asistencia que se solicita y del estado del paciente, ingresado o no. 7.8.1. Definicin de recursos
Definicin: Constituyen los requisitos bsicos para normalizar los procedimientos de derivaciones que se incluyen en este rea, con el fin de coordinar y homogeneizar el flujo de pacientes a otros centros y desde otros centros, ofertando el recurso necesario para la atencin que se solicita. Los recursos quedarn definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin. mbito de aplicacin: Catlogo de Centros Cartera de Servicios del hospital Servicios de referencia para las distintas prestaciones, as definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin Sistema de derivacin informatizado y centralizado 7.8.1.1. Definicin de recursos en el Sistema de Informacin Hospitalario
Definicin: Inclusin de los recursos, definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin, en el sistema de gestin informatizado, procediendo a la codificacin centralizada de los mismos para su definicin normalizada en el sistema de registro nico.
134
mbito de aplicacin: Todos los recursos que se relacionan en el mbito de aplicacin de la definicin. La Cartera de Servicios del propio centro, no se incluye en el desarrollo operativo de la gestin pero es una herramienta bsica de consulta.
Informatizacin de los recursos Inclusin de los recursos, definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin, en el Sistema de Gestin de Pacientes, procediendo a la codificacin centralizada de los mismos para su definicin. Se definen: Catlogo de Centros, referido al Catlogo de Hospitales del Ministerio de Salud Pblica. Cartera de servicios del hospital, Servicios y Unidades Funcionales y prestaciones referidos a las tablas normalizadas de la Direccin del Centro o de la Organizacin. Servicios de referencia, para prestaciones determinadas, si estn definidos para el centro, esta definicin corresponde a la Direccin del Centro o de la Organizacin. La inclusin de las prestaciones se referir a la tabla normalizada de las mismas.
7.8.1.2.
Mantenimiento de recursos
Definicin: Actualizacin de altas y bajas de recursos definidos por la Direccin del Centro o la Organizacin, en cada momento. mbito de aplicacin: Todos los recursos especificados en el mbito de aplicacin del apartado de definicin de recursos.
Actualizacin de la situacin de los recursos La actualizacin debe comprender:
o El Cierre de un recurso: se da de baja en el Sistema de Informacin,

indicando el motivo que causa la misma, referido a la tabla normalizada del Centro o de la Organizacin.
o La informacin sobre el recurso afectado tiene que ser suministrada por la Direccin del Centro o de la Organizacin.
135
7.8.2.
Gestin de derivaciones enviadas a otros centros
Definicin: Conjunto de actividades, por cuyo procedimiento se facilita la atencin de un paciente en otro centro, para un tipo de asistencia determinada, en el curso de su proceso. mbito de aplicacin: Todas las asistencias que deban realizarse en otros centros, excepto las que se refieran a procesos o procedimientos para los que el paciente est ya incluido en Lista de Espera Quirrgica. 7.8.2.1. Registro de la solicitud
Definicin: Inclusin de la solicitud en el registro centralizado del Sistema de Informacin. mbito de aplicacin: Todas las solicitudes de asistencia de pacientes a otros, indicadas por un facultativo autorizado, responsable de la asistencia del paciente, por la Direccin del Centro o a peticin del paciente.
Recepcin de solicitudes Se verifica el cumplimiento de los requisitos previos y de los datos del Documento de Derivacin de Pacientes a Otros Centros Sanitarios. o En el caso de solicitudes de derivacin para determinadas prestaciones o Especialidades: El responsable de su indicacin es el facultativo autorizado, responsable de la asistencia del paciente, que remite la solicitud al Servicio de Admisin, en el documento normalizado acompaando Informe Clnico de la situacin actual del proceso del paciente y de cualquier otra informacin clnica que se considere necesaria para la asistencia.
o En el caso de derivacin de pacientes para segunda opinin: - Por indicacin del facultativo responsable de su asistencia, se procede del
mismo modo que en el caso anterior.
- Si es a peticin del paciente: la indicacin corresponde a la Direccin del

Centro o de la Organizacin, o del Servicio o persona en quien tenga delegada esta actividad, se cumplimenta el documento normalizado acompaando Informe Clnico de la situacin actual del proceso del paciente. Estas solicitudes tambin tienen que registrarse y tramitarse por el Servicio de Admisin.
o En los traslados de pacientes ingresados:
136
El responsable de su indicacin es el facultativo autorizado, responsable de la asistencia del paciente, que remite la solicitud al Servicio de Admisin, en el documento normalizado acompaando Informe Clnico de la situacin actual del proceso del paciente y de cualquier otra informacin clnica que se considere necesaria para la asistencia.
o En los traslados de pacientes desde la urgencia para su ingreso en otro centro

sanitario se procede igual que en el caso anterior. En el Documento normalizado de Derivacin de Pacientes se recoge la informacin, que debe estar cumplimentada:
Documento normalizado de Derivacin de Pacientes Identificacin del paciente, mediante etiqueta o identificacin informatizada. Servicio de origen, Servicio al que pertenece el facultativo que indica la derivacin. Servicio de destino, Servicio que debe realizar la prestacin en el centro de destino. Paciente ingresado, indicando si el paciente est o no ingresado en el momento de la peticin, independientemente de las condiciones para la prestacin de la asistencia solicitada. Unidades funcionales de origen y de destino, si se diferencian del Servicio de origen o destino. Facultativo, que indica la derivacin. Prestacin o tipo de asistencia solicitada, para su realizacin en el centro de destino. Motivo por el que se solicita la derivacin a otro centro. Las situaciones normalizadas que se registran, y la forma de registrarlas, son: Centro de referencia, para prestaciones no disponibles en el centro, establecidas por la Direccin del Centro o de la Organizacin. Segunda opinin, para obtener una segunda opinin mdica sobre un proceso diagnstico o teraputico, en los trminos que est regulada. A peticin propia, a peticin del propio paciente, independientemente de la causa, por una situacin clnica concreta o por motivos personales, se incluyen motivos familiares. Gestin de la demanda, para prestaciones que se realizan en el centro. Esta derivacin se cursa, por indicacin de la Direccin del Centro o de la Organizacin, en un momento dado, considerando la disponibilidad de los recursos asociados. - Centro de origen, ya sea el propio centro o centros dependientes, en los que se oferta la asistencia del paciente. - Centro de destino de la peticin, puede ser propuesto por el facultativo que hace la indicacin, pero la asignacin se efecta por la Direccin del Centro o de la Organizacin, o del Servicio o persona en quien tenga delegada esta funcin.
Transporte Sanitario, si hay indicacin para este tipo de transporte para el traslado del paciente en el momento de realizacin de la atencin propuesta. Se identifica como: Ordinario Ambulancia convencional UVI mvil
Indicando si el paciente necesita acompaante para acudir a la atencin propuesta, es obligado en el caso de pacientes menores o incapacitados.
Reclamar datos e informacin clnica no cumplimentados En el caso de que falten datos en el Documento de Derivacin, se devuelve al solicitante para su cumplimentacin. En el caso de que no se acompae el Informe Clnico, se requerir tambin al solicitante de la derivacin.
Inclusin en el registro
137
Carga de los datos, de la informacin recogida en el Documento de Derivacin de Pacientes, en le Registro centralizado de Derivaciones del Sistema de Informacin. De esta forma se genera un registro nico, con un nmero de expediente, para esa solicitud de derivacin para un paciente y una asistencia determinada. 7.8.2.2. Tramitacin de la solicitud
Definicin: Conjunto de tareas, por cuyo procedimiento, se formaliza la atencin del paciente en el centro de destino donde se realizar la misma. mbito de aplicacin: Todas las solicitudes recibidas en el Servicio de Admisin, en las condiciones definidas para este tipo de derivaciones.
Autorizacin de la Direccin Mdica del Centro o de la Organizacin Envo de las solicitudes correctamente cumplimentadas, junto con el Informe Clnico correspondiente, a la Direccin Mdica del Centro. La Direccin Mdica, o persona delegada, debe autorizar y confirmar el centro de destino, o lo asigna en su caso. La asignacin est en relacin con el tipo de asistencia solicitada y los recursos para su atencin. La prioridad para la asignacin de centro de destino debe estar consensuada por la Direccin del Centro o de la Organizacin. Generalmente se puede establecer la siguiente secuencia, en relacin con centros asociados al propio: o Centros de referencia, definidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin, para otras prestaciones o Especialidades. Son de eleccin para la prestacin o Especialidad para la que estn definidos y, en general, la primera eleccin para otras solicitudes si se dan las circunstancias asociadas de proximidad y de cooperacin habitual, dependiendo de la solicitud realizada. o Centro de apoyo, para determinadas asistencias y en determinados periodos, en particular para pacientes que ingresan desde la urgencia, para pacientes con ingresos que precisan de cuidados especficos de larga duracin o para otras prestaciones dentro de la gestin de la demanda. Constituyen la siguiente eleccin, especialmente en los casos descritos, y esta informacin debe ser conocida, como parte de la oferta asistencial, por los pacientes que se atienden en el centro.
o Centros concertados, con los que se acuerda la prestacin de determinadas
asistencias, por un recurso especfico o dentro de las actuaciones para gestin de la demanda.
o Otros centros, para otras asistencias que se indiquen desde la Direccin del Centro o de la Organizacin.
138
La validez de una autorizacin se entiende, para la realizacin de la prestacin por la que se deriva al paciente o hasta la resolucin del proceso, hasta completar la valoracin y el tratamiento, si procede, dependiendo de la asistencia solicitada. Para las situaciones especficamente reguladas o protocolizadas, la validez ser la recogida en la correspondiente regulacin o protocolo.
Inclusin en el registro el centro de destino asignado Se aade en el expediente abierto para la solicitud, una vez autorizada por la Direccin Mdica, el centro finalmente asignado para la derivacin del paciente. Se consigna la fecha de validacin por la Direccin Mdica del Centro.
Formalizacin de cita en el centro de destino o del momento del traslado para ingreso en el mismo Se solicita la asistencia al Centro de destino, remitiendo el Documento de Derivacin y la Informacin Clnica por la va que se determine. La formalizacin de la cita depende de la disponibilidad para la atencin en el centro de destino y, en su caso, de la aceptacin del paciente del centro ofertado. o Con disponibilidad por el centro de destino, se diferencian las siguientes situaciones: - Centros de apoyo, se recoge en el Registro la fecha de cita, o la fecha del traslado del paciente para su ingreso, que nos comunica el Centro de Destino. - Centros distintos de los de apoyo, depende de la aceptacin del paciente. Si el paciente acepta la derivacin al centro asignado, se procede como en el caso anterior. Si el paciente rechaza la derivacin al centro asignado, se procede a su tramitacin a otro centro, abriendo un nuevo expediente y realizando las mismas tareas descritas para esta actividad. o Sin disponibilidad por el centro de destino, se procede a su tramitacin a otro centro, abriendo un nuevo expediente y realizando las mismas tareas descritas para esta actividad. Los motivos de no disponibilidad en el centro de destino, por los que no es posible formalizar la cita se producen por: - No estar indicada la prestacin solicitada, a criterio del Especialista del centro de destino. - Carecer del recurso, para atender el tipo de prestacin solicitada, en el centro de destino. - Por gestin de la demora en el centro de destino, considerando la disponibilidad de los recursos asociados.
Localizacin del paciente Notificacin de la cita, preferiblemente, por aviso telefnico, si esto no es posible, se usar el soporte telemtico de comunicacin establecido, o comunicacin de la fecha del traslado en el caso de solicitud de ingreso en el centro de destino.
139
Se informa claramente de la ubicacin del centro de destino y de la forma de acceso al mismo. Si el paciente no es localizado, se procede a anular la cita en el centro de destino, tramitando en el mismo una nueva cita, siguiendo el mismo procedimiento. Si tampoco se localiza al paciente en esta ocasin, se comunica al solicitante de la derivacin y se anula la cita en el centro de destino, efectuando el cierre del expediente. Si el paciente rechaza la cita o el traslado, se procede al cierre del expediente. En todos los casos quedar constancia del aviso. En la Gestin de Avisos debe constar: 7.8.1.1. Forma de contacto Fecha y hora del aviso Persona que realiza el aviso Identificacin de la persona contactada Resultado del contacto Observaciones
Mantenimiento de solicitudes
Definicin: Modificacin de los datos registrados, o de las condiciones del expediente, hasta el momento de su resolucin, con intercambio de la informacin, con el centro de destino, sobre modificaciones sucedidas desde el inicio de la derivacin, en los datos registrados o en el estado de la misma. mbito de aplicacin: Todas las solicitudes de derivacin enviadas a otros centros, con expedientes abiertos y no cerrados. Se incluyen todas las asistencias prestadas a pacientes del centro en otros centros, sin solicitud previa o con solicitud previa sin asignacin de fecha o con asignacin de fecha posterior a su atencin, por haber sido realizada por comunicacin directa con el Servicio Clnico de destino, que la realiza con carcter urgente o por otras circunstancias.
Comunicacin de modificaciones de la derivacin Cualquier informacin nueva sobre las condiciones de la derivacin, se notifica al Centro de Destino, por la va que se determine. Del mismo modo se reciben las transmitidas desde le Centro de destino.
Inclusin de las modificaciones en el registro Las modificaciones de los datos del registro, se modifican o se aaden en el expediente del paciente abierto en el Registro centralizado de Derivaciones.
140
Consultando la nueva situacin con el responsable del Servicio de Admisin, para su comunicacin al Servicio Clnico y si, es preciso, el cambio de cita o de fecha de traslado, o, si procede, la comunicacin a la Direccin Mdica y, en su caso, el cierre del expediente. 7.8.1.2. Resolucin de las Solicitudes
Definicin: Conjunto de tareas, dirigidas a dar por finalizada la tramitacin de una solicitud para una asistencia determinada de un paciente del Centro en otro centro. mbito de aplicacin: Todos los expedientes abiertos por solicitudes de asistencia tramitadas a otros centros, y todos los expedientes que se incluyan por una actividad realizada a pacientes del centro en otros centros.
Cierre del expediente El procedimiento a seguir depende de la disponibilidad o no para prestar la atencin en el centro en el que se solicita la asistencia. El intercambio de informacin, desde el centro de destino, se realiza a travs del Sistema de Informacin o, en su caso, por la va que se determine, que preferiblemente debe ser escrita, fax, correo electrnico o correo ordinario. o Si hay disponibilidad para la atencin en el centro de destino, los motivos de cierre son: - La confirmacin de la cita o el traslado, como realizados. - La confirmacin de que el paciente no acude a la cita. - El rechazo de la cita o del traslado, por parte del paciente. - El paciente no es localizado para comunicarle la fecha de la atencin. - La cancelacin desde el centro de origen. Esta informacin se recoge en el expediente abierto para el paciente en el Registro centralizado e Derivaciones. Adems, en el caso de asistencia realizada, desde el centro de destino se recibe el Informe Clnico, correspondiente a la misma. En el caso de rechazo del paciente, de centros distintos de los de apoyo del centro, se procede al cierre de la solicitud, con comunicacin al centro de destino, y a cursar nueva solicitud a otro centro. En el caso de no localizacin del paciente para la comunicacin de la fecha prevista para la asistencia, el cierre de la solicitud se produce despus de dos ocasiones sucesivas de intentar contactar con el mismo, comunicando
141
el cierre al solicitante de la derivacin y al centro de destino, para la anulacin de las citas. En el caso de la cancelacin, por el motivo que fuere, incluido el fallecimiento del paciente o la realizacin de la asistencia en otro centro, distinto del que se ha tramitado la derivacin, si el paciente tiene una cita pendiente o una fecha prevista para el traslado, se comunica al centro de destino para la cancelacin de la cita o del traslado. o Si no hay disponibilidad para la atencin en el centro de destino, se procede al cierre. Las causas por las que un centro no puede realizar la prestacin o asistencia, en un momento dado, son:
- Por no estar indicada la prestacin solicitada, a criterio del

que debe atenderla en el centro de destino. - Por carecer de recursos para su atencin en el centro que se - Por gestin de la demora en el centro en el que se solicita la
Especialista solicita. atencin.
Esta informacin se recoge en el expediente abierto para el paciente en el registro centralizado de Derivaciones, escogiendo el motivo por el que no se realiza la asistencia solicitada. En estos casos se procede al cierre de la solicitud y a cursar nueva solicitud a otro centro, excepto cuando el motivo sea no estar indicada la prestacin, que se comunicar al solicitante de la derivacin. o Pacientes atendidos en otro centro sin solicitud previa o pacientes con solicitudes pendientes atendidos en fecha anterior a completar la tramitacin o a la fecha asignada en la tramitacin. - Actividad realizada con solicitud previa, sin asignacin de fecha para su realizacin o con asignacin de fecha posterior a su realizacin. Se aade la informacin recibida desde el centro de destino, con los datos de su realizacin, y se procede al cierre del expediente y a la recepcin del Informe Clnico correspondiente a la asistencia. - Actividad realizada sin solicitud previa, se aaden los datos de su realizacin, con los datos recibidos del centro en el que se ha realizado la asistencia, y se procede al cierre del expediente y a la recepcin del Informe Clnico correspondiente a la asistencia.
Reclamar la Informacin Clnica de la asistencia prestada Se solicita al centro en el que se realiza la asistencia el Informe Clnico de la misma, siempre que no se reciba esta informacin en el plazo de una semana desde el cierre de la solicitud que la motivo. La comunicacin con el centro de destino, se realiza a travs del Sistema de Informacin o utilizando el soporte telemtico de comunicacin que se determine.
142
7.8.2.
Gestin de derivaciones recibidas en el centro
Definicin: Conjunto de actividades, por cuyo procedimiento, se facilita la atencin en el Centro de un paciente que est siendo atendido en otro centro, para un tipo de asistencia determinada, en el curso de su proceso. mbito de aplicacin: Todas las solicitudes de asistencia recibidas desde otros centros, excepto las que se refieren a procesos o procedimientos, para los que el paciente est ya incluido en Lista de Espera Quirrgica. Se incluyen: Derivaciones de pacientes para los que el Centro es Referencia. Derivacin de pacientes para una segunda opinin. Los traslados de pacientes ingresados. Los traslados desde la Urgencia, para ingreso en el Centro. Derivaciones de pacientes por otros motivos determinados. 7.8.2.1. Registro de la solicitud
Definicin: Inclusin de la solicitud en el registro centralizado del Sistema de Informacin. mbito de aplicacin: Todas las solicitudes de asistencia de pacientes recibidas de otros centros, indicadas por un facultativo autorizado, responsable de la asistencia del paciente en el centro de origen, por la Direccin del Centro o de la Organizacin o a peticin del paciente.
Recepcin de solicitudes Se verifica el cumplimiento de los requisitos previos y de los datos del Documento de Derivacin de Pacientes a Otros Centros Sanitarios o Documento de Solicitud de Derivacin del Centro de Origen. Se comprueba tambin, que se adjunta el Informe Clnico, sobre la situacin del proceso del paciente que causa la derivacin. En el documento de Derivacin de Pacientes o de Solicitud de Asistencia de Pacientes, debe estar cumplimentada, al menos, la siguiente informacin: o Identificacin del paciente, mediante etiqueta o identificacin informatizada.
143
o Servicio de origen, Servicio al que pertenece el facultativo que indica la derivacin. o Servicio de destino, Servicio que debe realizar la prestacin en el centro de destino. o Paciente ingresado, indicando si el paciente est o no ingresado en el momento de la peticin, independientemente de las condiciones para la prestacin de la asistencia solicitada. o Facultativo, que indica la derivacin. o Prestacin o tipo de asistencia solicitada, para su realizacin en el Centro. o Motivo por el que se solicita la derivacin, las situaciones normalizadas que se registran, y la forma de registrarlas, son las mismas que se especifican en la funcin de derivacin de pacientes a otros centros. o Centro de origen, en el que se indica y se solicita la derivacin del paciente. o Cualquier otra situacin que pueda condicionar la atencin del paciente.
Reclamar datos e informacin clnica no cumplimentados En el caso de que falten datos en el Documento de Solicitud de Derivacin, se devuelve al centro solicitante para su cumplimentacin. En el caso de que no se acompae el Informe Clnico, se requiere tambin al centro solicitante de la derivacin.
Inclusin en el registro Carga de los datos, de la informacin recogida en el Documento de Solicitud de Asistencia, en el Registro centralizado de Derivaciones. De esta forma se genera un registro nico, con un nmero de expediente, para esa solicitud de derivacin para un paciente y una asistencia determinada.
7.8.2.2.
Tramitacin de la solicitud
Definicin: Conjunto de tareas, por cuyo procedimiento, se formaliza la atencin del paciente en el Centro. mbito de aplicacin: Todas las solicitudes recibidas en el Centro, en el Servicio de Admisin, en las condiciones definidas para este tipo de derivaciones.
Autorizacin de la Direccin Mdica del Centro o de la Organizacin Envo de las solicitudes correctamente cumplimentadas, junto con el Informe Clnico correspondiente, a la Direccin Mdica del Centro.
144
La Direccin Mdica, o persona delegada, debe autorizar y confirmar la atencin en el Centro, asignando el Servicio Clnico o Unidad Funcional que considere e indicando la prestacin que corresponda. La asignacin est en relacin con el tipo de asistencia solicitada y los recursos para su atencin. La Direccin Mdica, siempre que lo crea conveniente, puede solicitar su opinin a los Especialistas correspondientes, en relacin con la orientacin teraputica y la disponibilidad para su resolucin en el Centro, sobre alguno o todos los casos propuestos en las solicitudes. La validez de una autorizacin se entiende, para la realizacin de la prestacin por la que se deriva al paciente o hasta la resolucin del proceso, hasta completar la valoracin y el tratamiento, si procede, dependiendo de la asistencia autorizada. Para las situaciones especficamente reguladas o protocolizadas, la validez debe ser la recogida en la correspondiente regulacin o protocolo. Inclusin en el registro el Servicio de destino asignado Se aade en el expediente abierto para la solicitud, el Servicio o Unidad Funcional finalmente asignado para la atencin del paciente. Se consigna la fecha de validacin por la Direccin Mdica del Centro.
Formalizacin de cita en el Servicio asignado o del momento del traslado para ingresos en el mismo. Depende de la disponibilidad para la atencin en el Centro.
o Con disponibilidad para la atencin en el Centro:

Se procede a la citacin del paciente en el Servicio o Unidad Funcional asignado, para la prestacin indicada, siguiendo el procedimiento de la actividad asignacin de la cita, descrito en el rea de Consultas Externas y Procedimientos Diagnsticos y Teraputicos, o se procede a reservar una cama en la fecha que se proponga, siguiendo el procedimiento que se desarrolla en el rea de Hospitalizacin. Se consigna la fecha de cita, o la fecha del traslado al centro en el expediente abierto en el expediente abierto en el Registro centralizado de Derivaciones.
o Sin disponibilidad para la atencin el Centro:

Se comunica el motivo al centro de origen, dando por cerrado el expediente. Los motivos de no disponibilidad en el Centro, por los que no es posible formalizar la cita o el traslado, se refieren a: o No estar indicada la prestacin correspondiente del Centro. solicitada, a criterio del Especialista
o Carecer de recurso en el Centro para atender el tipo de prestacin solicitada.

o Por gestin de la demora, considerando la disponibilidad de los recursos asociados.
145
Comunicacin de la cita al centro de origen o del momento del traslado del paciente ingresado en el mismo Notificacin de la fecha de cita o del traslado, y de las circunstancias de la misma, al centro de origen de la solicitud. Pueden modificarse las condiciones de la cita o del traslado, dependiendo de la informacin recibida desde el centro de origen: o Si el paciente no es localizado y el centro de origen solicita una nueva cita, se procede a la anulacin de la cita dada y a facilitar una nueva fecha siguiendo el mismo procedimiento anterior. o Si el paciente rechaza la derivacin, recibida la informacin desde el centro de origen, se procede a anular la cita o el traslado, y al cierre del expediente.
7.8.2.3.
Mantenimiento de solicitudes
Definicin: Modificacin de los datos registrados o de las condiciones del expediente hasta el momento de su resolucin, con intercambio de la informacin con el centro de origen, sobre modificaciones sucedidas desde el inicio de la derivacin. mbito de aplicacin: Todas las solicitudes de derivacin recibidas de otros centros, con expedientes abiertos y no cerrados. Se incluyen, la actividad realizada a pacientes de otros centros sin solicitud previa o con solicitud posterior a la atencin, por haber sido realizada por comunicacin directa con el Servicio Clnico que la realiza con carcter urgente u otras circunstancias.
Comunicacin de las modificaciones de la derivacin Notificacin de cualquier informacin nueva sobre las condiciones de la derivacin al centro de origen de la propuesta, a travs del soporte telemtico de comunicacin establecido.
Inclusin de las modificaciones en el registro Las modificaciones de los datos del registro, se modifican o se aaden en el expediente del paciente abierto en el Registro centralizado de Derivaciones. Consultando la nueva situacin con el responsable del Servicio de Admisin, para su comunicacin al Servicio Clnico y si, es preciso, el cambio de cita o de fecha de traslado, o, si procede, la comunicacin a la Direccin Mdica y, en su caso, el cierre del expediente.
7.8.2.4.
Resolucin de las solicitudes
Definicin:
146
Conjunto de tareas, dirigidas a dar por finalizada la tramitacin de una solicitud, para una asistencia determinada, de un paciente de otro centro en el Centro. mbito de aplicacin: Todos los expedientes abiertos por solicitudes de asistencia recibidas desde otros centros y todos los expedientes que se incluyan por una actividad realizada a pacientes de otros centros. Se incluyen: Las solicitudes tramitadas para las que se confirma su realizacin en la fecha asignada. Las solicitudes pendientes de asignacin de fecha para su realizacin o con fecha asignada para su realizacin, que son atendidas en fechas previas por comunicacin directa con el Servicio Clnico, que la realiza con carcter urgente u otras circunstancias. Actividad realizada sin solicitud previa a pacientes de otros centros.
Cierre del expediente El procedimiento a seguir depende de la disponibilidad o no para prestar la atencin en el centro en el que se solicita la asistencia. El intercambio de informacin, desde el centro de destino, se realiza a travs del Sistema de Informacin o, en su caso, por la va que se determine, que preferiblemente debe ser escrita, fax, correo electrnico o correo ordinario.
o Si hay disponibilidad para la atencin en el Centro, los motivos de cierre son:

La confirmacin de la cita o el traslado, como realizados. La confirmacin de que el paciente no acude a la cita. El rechazo de la cita o del traslado, por parte del paciente. El paciente no es localizado para comunicarle la fecha de la atencin. La cancelacin desde el centro de origen.
Esta informacin se incluye en el expediente abierto para el paciente en el Registro centralizado de Derivaciones. Adems, en el caso de asistencia realizada, el Centro debe remitir al centro de origen, el Informe Clnico. En el caso de rechazo del paciente, tras la comunicacin recibida desde el centro de origen, se procede al cierre de la solicitud. En el caso de no localizacin del paciente para la comunicacin de la fecha prevista para la asistencia, el cierre de la solicitud se produce despus de dos ocasiones sucesivas de intentar contactar con le mismo. Se procede al cierre del expediente y a la anulacin de las citas o del traslado correspondiente, remitiendo esta informacin al centro de origen. En el caso de la cancelacin, por el motivo que fuere, incluido el fallecimiento del paciente o la realizacin de la asistencia en otro centro, recibida la informacin
147
desde el centro de origen, se procede al cierre del expediente y si el paciente tiene una cita pendiente o una fecha prevista para el traslado, a su cancelacin. o Si no hay disponibilidad para la atencin en el Centro, se procede al cierre del expediente. Las causas por las que un centro no puede realizar la prestacin o asistencia, en un momento dado, son: - Por no estar indicada la prestacin solicitada, a criterio del Especialista que debe atenderla en el centro de destino. - Por carecer de recursos para su atencin en el centro que se solicita. - Por gestin de la demora en el centro en el que se solicita la atencin. o Inclusin de pacientes atendidos en el centro sin solicitud previa o pacientes con solicitudes pendientes, atendidos en el centro en fecha anterior a completar la tramitacin o a la fecha asignada en la tramitacin. - Actividad realizada con solicitud previa, sin asignacin de fecha para su realizacin o con asignacin de fecha posterior a su realizacin. Se aade la informacin con los datos de su realizacin, y se procede al cierre del expediente y al envo del Informe Clnico correspondiente a la asistencia. - Actividad realizada sin solicitud previa, se aaden los datos de su realizacin y se procede al cierre del expediente y al envo del Informe Clnico correspondiente a la asistencia.
Envo de la Informacin Clnica de la asistencia prestada El Servicio o Unidad Clnica, responsable de la asistencia, debe facilitar en el momento de la atencin, siempre que sea tcnicamente posible, el Informe Clnico de la misma o, en su caso, lo remite al Servicio de Admisin, para su envo al centro de origen de la solicitud en el plazo de una semana desde la fecha de la atencin prestada.
7.8.3.
Transporte sanitario
Definicin: Tramitacin de las solicitudes de este tipo de transporte, para los pacientes que tengan esta indicacin recomendada por un facultativo autorizado, para los traslados que se precisen, para su atencin en otro centro. mbito de aplicacin: Todos los pacientes para los que se proponga esta indicacin por un facultativo autorizado, responsable de la derivacin. Las actividades y tareas asociadas se desarrollan en el rea de Transporte Sanitario.
7.9.
Proceso de Transporte Sanitario
148
Descripcin del rea Traslado de pacientes que, debido a su imposibilidad fsica u otras causas clnicas, no pueda llevarse a cabo en transporte ordinario, teniendo que realizarse en medio especial. Comprende el traslado terrestre programado de pacientes, tanto urbano como interurbano. mbito de aplicacin Todos los traslados de pacientes con indicacin de transporte sanitario, realizada por un facultativo autorizado. Gestin de solicitudes de transporte sanitario Definicin: Es el conjunto de tareas para la tramitacin de las solicitudes de transporte sanitario. 7.9.1. Recepcin y comprobacin de solicitudes
Se comprueba que todos los datos necesarios de la Solicitud de Traslado estn convenientemente cumplimentados. 7.9.1.1. Tipos de transporte sanitario.
Solicitud de Transporte Sanitario no urgente: Definicin: Se entiende por ambulancia programada toda aquella que trasporta al paciente del hospital a otro centro sanitario, a su domicilio o residencia habitual, etc. Es todo traslado de pacientes con prioridad normal o preferente que no requiere personal sanitario. Se incluyen: o Alta a domicilio - Desde planta. - Desde urgencias.
o Traslado nter hospitalario que no requiera personal sanitario

- De planta de un hospital a planta de otro hospital. - De planta a urgencias (siempre que as nos lo indique el Hospital de destino). - De planta a urgencias a otro centro para pruebas diagnostica no urgente. o De urgencias a planta de otro centro sanitario si no es urgente
o De dilisis, rehabilitacin o consultas

Solicitud de transporte urgente: Definicin: Como ambulancia urgente se entiende aquella que trasporta a un paciente que no puede ser atendido en el centro. Puede ser:
o Transporte urgente no asistido.
149
La mayor parte de estos traslados corresponden a una derivacin del paciente desde su domicilio u otro centro a un Servicio de Urgencias hospitalario.
o Transporte urgente asistido. o Traslados que se realicen desde el Servicio de Urgencias de un hospital al
Servicio de Urgencias de otro hospital que requiera personal sanitario.
o Paciente psiquitrico que precise ir acompaado. o Paciente que precise atencin durante su traslado (pleurevac, medicacin
intravenosa)
o Pacientes crticos que necesiten asistencia sanitaria o puedan necesitarla

durante el traslado.
o Paciente de UCI. o Traslado Neonatal.

7.9.1.2. Cumplimentacin de la solicitud
La solicitud se realiza por en el Documento normalizado de Transporte Sanitario, que contiene la siguiente informacin:
Documento Normalizado de Transporte Sanitario Datos del paciente: Nombre Apellidos Fecha de nacimiento Nmero de Historia Clnica Cdula de identificacin Datos del viaje a realizar: Fecha del traslado Hora de citacin o turno, cuando el traslado se solicite para acudir a una consulta o procedimiento diagnstico y/o teraputico. Hora de finalizacin de la consulta o procedimiento. Igual que en el caso anterior, cuando le traslado se solicite para acudir a una consulta o procedimiento.
de traslados programados y frecuencia de los mismos. Cuando se soliciten varios transportes para una actividad programada en distintas sesiones, es el caso de la Dilisis o de tratamientos en el Hospital de Da. Origen paciente. Condiciones especiales del traslado: Silla rueda Oxigeno Camilla Acompaante
Destino. Se escribir "domicilio" o el nombre del Centro hospitalario al que debe
ir el
Tipo de vehculo:
Individual Colectivo
150
Motivos del traslado: Consulta Externa Prueba complementaria Alta hospitalaria Ingreso hospitalario Alta servicio de urgencias Dilisis Rehabilitacin Otros tratamientos Datos del facultativo prescriptor: Unidad/Servicio Cdigo de Identificacin Motivo clnico que justifica traslado en ambulancia: Dficit motor Deficiencia lenguaje/aprendizaje Deficiencia cognitiva Deficiencia rganos sentidos Situacin aislamiento Otro
El facultativo que indique el alta, la consulta o el procedimiento por la que es preciso hacer el traslado del paciente, ser el responsable de hacer la solicitud de transporte sanitario del paciente. En el caso de traslados a otros centros hospitalarios, los traslados en ambulancia se harn una vez que est confirmada la aceptacin de la derivacin por el centro de destino, siguiendo le procedimiento del rea de Coordinacin con otros Centros. Las ambulancias para el traslado de pacientes psiquitricos, se solicitan por los Especialistas en Psiquiatra. La tramitacin de UVI mvil, requiere la comunicacin entre las Unidades de Cuidados Intensivos de origen y de destino, siendo solicitado el transporte desde estas Unidades. Los traslados desde un Servicio de Urgencias a otro Servicio de Urgencias, se solicitan desde el Servicio de origen, responsable de la asistencia del paciente. 7.9.2. Tramitacin de solicitudes
Registro de la solicitud y envo del documento normalizado de Solicitud de Transporte Sanitario a los responsables de este tipo de Transporte en el Centro o en la Organizacin. Seguimiento sobre la realizacin del traslado de acuerdo con las condiciones de la solicitud, en la fecha fijada en la misma. 7.9.3. Difusin de la informacin
Comunicacin al Servicio Clnico y a la Unidad de Enfermera, responsables de la asistencia del paciente en el Centro, de la gestin realizada o, en su caso, al paciente, al que se le entrega un ejemplar de la solicitud cursada, con los datos que se especifican sobre la programacin del traslado o los traslados y la frecuencia de los mismos. 7.9.4. Anulacin y/o modificacin de solicitudes
151
Comunicacin de la circunstancia que se produzca, y que afecte a las condiciones del transporte sanitario solicitado, al responsable del Transporte Sanitario del Centro o de la Organizacin. En el caso de que se produzca la anulacin de la solicitud de transporte sanitario, se comunica al responsable del Transporte Sanitario del Centro o de la Organizacin. En el caso de que se produzca una modificacin en las circunstancias del traslado, que afecte a las condiciones del transporte sanitario solicitado, se procede a anular la solicitud previa generada y se tramita una nueva solicitud siguiendo el procedimiento descrito en las tareas anteriores. 7.9.5. Finalizacin de Solicitudes
El administrativo de transporte sanitario finalizar la peticin de ambulancia cuando el paciente es recogido por esta. 7.10. Proceso de Gestin Documental Descripcin del rea Es el mbito en el que se establecen los procedimientos para el tratamiento de la Informacin Clnica generada en el desarrollo de la actividad asistencial, independientemente del formato en el que est recogida. Se entiende por Documentacin Clnica el soporte, de cualquier tipo o clase, que contiene un conjunto de datos o informes de carcter asistencial. Se entiende por Historia Clnica el conjunto de documentos que contienen los datos, valoraciones e informaciones de cualquier ndole sobre la situacin y evolucin clnica de un paciente a lo largo del proceso asistencial. El conjunto de informacin de un paciente, tanto el registrado por los profesionales responsables de su atencin, como las pruebas complementarias, forman parte de su historia clnica. La Historia Clnica debe ser nica e integrada para cada paciente. Su principal funcin es proporcionar el soporte para la asistencia, garantizando la continuidad asistencial. Otras funciones son la docencia, la investigacin, proporcionar datos para estudios epidemiolgicos y para la evaluacin de la calidad asistencial, la planificacin y gestin sanitaria y para su uso en casos legales cuando as se requiera. Su contenido mnimo, segn el Manual de uso de los Formularios Bsicos de la Historia Clnica nica del Ministerio de Salud Pblica, ao 2008, son: Formulario de Admisin (001). Este documento mantiene disponible un registro actualizado con la informacin completa y organizada en cada una de las admisiones, altas y egresos. Todo su contenido est recogido en el Sistema de Informacin.
Consulta externa (002).
152
Registro de los datos recopilados de diagnstico, tratamiento y evolucin de los problemas de salud.
Anamnesis y examen fsico (003). Registro de datos de diagnstico y tratamiento.
Evolucin y prescripciones (005). Registro secuencial del proceso clnico, prescripciones del paciente hospitalizado. variaciones del tratamiento y
Recoge las recomendaciones teraputicas para el personal de enfermera. En el caso de tener implantado un sistema de unidosis estas rdenes se realizan en el soporte informtico especfico, manteniendo este formato.
Epicrisis (006). Resumen completo de los eventos diagnsticos, teraputicos y de evolucin del episodio de hospitalizacin. Es obligatoria su cumplimentacin antes del alta o egreso, e implica el final del episodio de hospitalizacin.
Interconsulta (007). Es el Documento de Solicitud de Asistencia. Se utiliza para recabar la opinin sobre el diagnstico y/o tratamiento de un problema del paciente a otra Unidad o Servicio. La responsabilidad del paciente no se transfiere, salvo que se acuerde expresamente. El especialista consultado emite su opinin al solicitante que contina con el seguimiento del paciente.
Emergencia (008). Registro de los datos recopilados durante la atencin en el Servicio de Urgencias.
Laboratorio Clnico (010). Registro de las solicitudes e informes de las determinaciones de laboratorio, como pruebas complementarias para el diagnstico y tratamiento.
Imagenologa (012). Registro de las solicitudes e informes de los estudios de imagenologa, como pruebas complementarias para el diagnstico y tratamiento.
Histopatologa (013). Registro de las solicitudes e informes de los estudios de Histopatologa, como pruebas complementarias para el diagnstico y tratamiento.
153
Adems del informe correspondiente al estudio de biopsias o piezas quirrgicas, tiene especial importancia el informe de la necropsia, junto con la correspondiente autorizacin para su realizacin.
Signos vitales (020). Registro de las actividades de Enfermera en el paciente hospitalizado o en observacin.
Administracin de Medicamentos (022) Registro de la administracin de medicacin por el personal de enfermera, en pacientes hospitalizados o en observacin, de acuerdo a la prescripcin del mdico responsable del paciente.
autorizaciones y Consentimiento Informado. (024) Estos documentos recogen los diferentes consentimientos informados de las correspondientes tcnicas diagnsticas y teraputicas a las que se someta el paciente. Dado que en cada uno se recoge la firma del paciente, y si no se dispone de un sistema de firma electrnica, estos documentos se guardan en soporte papel, incluso en los hospitales con Sistemas de Informacin totalmente informatizados.
Odontologa (033). Registro de las actuaciones de profesional de Odontologa.
Trabajo social (038). Registro de la estructura, caractersticas socioeconmicas y riesgos a la salud del usuario en le contexto de su entorno familiar.
Referencia (053). Registro de transferencias y derivaciones del paciente entre unidades operativas.
Concentrado de Laboratorio (054). Registro por tipo de examen y cronologa de los resultados de las determinaciones realizadas por el Laboratorio.
Concentrado de exmenes especiales (055). Registro de los resultados de exploraciones especiales realizadas.
El informe de epicrisis garantiza la continuidad de cuidados fuera del hospital. Como documento o fuente de datos debe garantizar las necesidades de informacin de tipo: Asistencial: vehculo de comunicacin entre los diferentes profesionales y niveles asistenciales, implicados en la asistencia del paciente.
154
Cientfico: fuente de datos fundamental para la investigacin clnica y

epidemiolgica, y la docencia.
Evaluativo: ncleo del sistema de informacin clnico que permite la evaluacin
de la calidad asistencial, apoyo a la gestin clnica y la planificacin de los recursos existentes.
Legal: el registro de toda la informacin generada en el proceso asistencial

puede servir de apoyo en las actuaciones legales emprendidas por los profesionales, centros y el propio paciente en un momento determinado.
El acceso a la Historia Clnica con fines epidemiolgicos, de salud pblica, de docencia o de investigacin se realiza de forma que se preserven los datos de identificacin de los pacientes, separndolos de los de carcter clnico-asistencial, de manera que, como regla general, quede asegurado el anonimato, salvo que el propio paciente haya dado su consentimiento para no separarlos. mbito de aplicacin Toda la Documentacin Clnica generada en el Centro. 7.10.1. Diseo normalizado de los documentos de la Historia Clnica
Definicin: Establece los criterios generales y comunes y la definicin especfica de toda la documentacin clnica que se utiliza en el Centro. Los documentos que componen la Historia Clnica del Hospital, tienen un formato comn, ajustado a la legislacin vigente, aprobado por la Comisin de Historias Clnicas. Todos los documentos deben ir encabezados por los datos de identificacin del paciente, el Nmero de Historia Clnica y de la Unidad Responsable de la Asistencia. mbito de Aplicacin: Todos los documentos de la Historia Clnica. 7.10.1.1. Diseo de los documentos Definicin: El Servicio de Admisin, coordina el diseo normalizado de los documentos de la Historia Clnica, teniendo en consideracin los siguientes principios generales en el proceso:
La introduccin de un nuevo formato depende de que los datos que contiene no estn ya recogidos en otro documento o si simplifica y mejora la obtencin, almacenamiento y difusin de la informacin contenida en un documento ya existente. Contenido simplificado, evitando redundancias y dispersin de la informacin, y formatos sencillos, que requieran el mnimo esfuerzo para su cumplimentacin.
155
Participacin de usuarios implicados de todos los niveles (mdicos, enfermera y personal administrativo), en el proceso de normalizacin de la documentacin. Difusin y presentacin de los nuevos documentos a los usuarios finales.
mbito de aplicacin: Documentos que deben incluirse en la Historia Clnica. Normalizacin y codificacin de la documentacin El formato genrico aprobado por el hospital se aplica a todos los documentos de la historia clnica propiamente dicha, as como a todos los documentos que se usen en los procesos administrativos y asistenciales. Cada uno de los documentos queda incluido en la codificacin normalizada, segn se desarrolla en el soporte documental de esta tarea. La clasificacin de Documentos Clnicos se define por la Comisin de Historias Clnicas como rgano consultivo de la Direccin del Hospital. Esta Clasificacin incluye los documentos en bloques o categoras, segn su naturaleza, en cada bloque se diferencian distintos tipos y en cada tipo diferentes subtipos, de forma que quedan especificados el uso y la finalidad de cada uno de los documentos y el usuario o usuarios de los mismos. Cada documento queda as referido a una informacin concreta y determinada. El bloque, se representa con un carcter alfabtico: A DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS B DOCUMENTOS DE RESUMEN C DOCUMENTOS DE CONSENTIMIENTO INFORMADO D DOCUMENTOS DE ESPECIALIDADES E DOCUMENTOS DE INFORMES F DOCUMENTOS DE SOLICITUDES Y PETICIONES G DOCUMENTOS DE AUTORIZACION H DOCUMENTOS COLECTIVOS ESPECIFICOS I HOJAS INFORMATIVAS J FORMULARIOS POR ESPECIALIDADES K DOCUMENTOS OFICIALES El tipo, est referido al tipo de informacin general que recogen, normalmente se asignan dos nmeros. El bloque queda separado del tipo por un punto. El Subtipo, est referido a la informacin especfica que, dentro de cada uno de los tipos, se recoge en el documento, normalmente se asignan dos nmeros. El tipo se separa del subtipo por un punto. Por ejemplo: E Documentos de Informes E.02 Informes para el alta E.02.01 Informe de Epicrisis
156
Difusin de la informacin Propagacin de la normativa del Centro sobre documentacin clnica, de acuerdo con la informacin contenida en el correspondiente Reglamento. El Reglamento de Uso de la Historia Clnica, recoge el formato vigente de documentos, su enumeracin y codificacin, junto con las normas de acceso y uso. Este reglamento se elabora por la Comisin de Historias Clnicas del Centro y se aprueba por la Comisin de Direccin del mismo.
7.10.1.2. Mantenimiento de los documentos Definicin: La utilidad de la documentacin se ver muy disminuida si no se establece un sistema que garantice su mantenimiento continuo, con dos enfoques: Por una parte, haciendo que los documentos incorporados se correspondan con las necesidades del centro, que sean homologados, y que su uso se ajuste a lo previsto y, por otra, que se garantice la conservacin y disponibilidad de la documentacin. mbito de aplicacin: Historias Clnicas Recepcin de solicitudes La Comisin de Historias Clnicas, de la que forma parte el Servicio de Admisin, es la encargada de recibir las propuestas de incorporacin o modificacin de los existentes.
Validacin y propuesta a la Comisin de Historias Clnicas Evaluacin de la peticin segn los criterios establecidos, en cuanto a propuesta para recogida de nueva informacin o para mejora sobre otra ya definida. En el caso de datos contenidos en otro documento, se evala si representa una mejora en la obtencin de la informacin, en su uso y/o para su almacenamiento. Si se aprueba el documento ser formateado segn la norma del centro, codificado y aprobado en Comisin de Direccin, para su puesta en circulacin.
Seguimiento de la modificacin Evaluacin sistemtica de la calidad formal de los documentos empleados en la asistencia al paciente, sobre:
o Utilizacin de los documentos homologados. o Cumplimentacin pertinente de los documentos (clara, concisa y legible). o Identificacin del paciente en todos los documentos.
157
o Identificacin del personal que interviene en su elaboracin y fecha de

registro.
o Presencia de los documentos bsicos de cada episodio: informe clnico de alta,

protocolo quirrgico, etc.
o Organizacin (estructura y ordenacin) de la historia clnica.

7.10.2. Custodia de los documentos en soporte no electrnico
Definicin: Conjunto de actividades y tareas que posibilitan la custodia de la documentacin clnica generada en el Centro, en formato distinto al electrnico, facilitando la disponibilidad de la misma en las todas las asistencias de cada uno de los pacientes. El rea de Archivo de Historias Clnicas del Servicio de Admisin, es la unidad operativa encargada de la custodia de la documentacin clnica del Centro. En el funcionamiento del Archivo de Historias Clnicas, se distinguen los siguientes procesos documentales: Proceso de circulacin, referido a la regulacin del prstamo de las Historias Clnicas para su uso por motivos asistenciales, docentes, de investigacin o administrativo. Proceso de archivado, referido a la forma de disponer o colocar los fondos documentales, esto es la organizacin del Archivo que comprende la clasificacin y ordenacin del mismo. Proceso de Gestin de las Historias Clnicas, en relacin al censo de las mismas y la ubicacin de todas y cada una en cada momento, tanto las recogidas para su archivado como las que se encuentren en circulacin.
Todos estos procesos se dirigen a: Garantizar el mantenimiento de una Historia Clnica nica por paciente. Custodiar y conservar las Historias Clnicas, garantizando la confidencialidad de la documentacin. Garantizar la disponibilidad de la Documentacin Clnica necesaria tanto para la prctica asistencial como para la docencia, investigacin, control de calidad, planificacin y gestin hospitalaria. Conocer la ubicacin exacta de toda la Documentacin Clnica a custodiar del hospital, haya sido entregada o no en el Archivo de Historias Clnicas. Asegurar la transferencia al Archivo de la documentacin clnica, tras el alta hospitalaria del paciente o tras su utilizacin en la actividad ambulatoria.
158
Fomentar la dotacin de la infraestructura necesaria, que permita garantizar la adecuada conservacin de la documentacin clnica del hospital a travs del tiempo.
mbito de Aplicacin: Toda la documentacin clnica generada en el Centro en soporte no electrnico. 7.10.2.1. Archivado de la documentacin Definicin: Conjunto de tareas para recoger y guardar la documentacin clnica en formato distinto al electrnico, de acuerdo a una clasificacin y ordenacin determinadas por la Direccin del Centro o de la Organizacin. mbito de aplicacin: Documentacin Clnica en formato no electrnico Recepcin de Documentacin Clnica Recogida de la Documentacin Clnica en los puntos donde se genere y utilice y registro de su entrada en el Archivo. El registro de entrada en el Archivo de la documentacin recoge al menos: o Nmero de Historia Clnica y/o el de su clasificacin si procede o Identificacin del paciente: Nombre y dos apellidos o Procedencia de la Documentacin Clnica: Servicio y/o Unidad Funcional y/o persona responsable o Fecha de Entrada en el Archivo: fecha de devolucin o Usuario que realiza el registro En el caso de que est implantada la Historia Clnica Electrnica, es aconsejable integrar el registro de la documentacin custodiada en formato papel u otro, en la correspondiente al paciente.
Clasificacin y almacenaje Clasificacin de la Documentacin Clnica y almacenaje de la misma, segn las normas de clasificacin y archivado establecidos por la Direccin del Centro o de la Organizacin.
7.10.2.2. Mantenimiento de la documentacin Definicin: Conjunto de tareas que permiten conservar el estado de la Documentacin Clnica, evitando tanto su deterioro como el acumulo de documentos que dificultan el acceso y el manejo de la informacin contenida. La Historia Clnica es nica e integrada para cada paciente.
159
mbito de aplicacin: Todas la Historias Clnicas del Centro
Orden documental El orden de los documentos es el que se especifique en el Reglamento de Uso de la Historia Clnica del Centro, en el que se establecer la obligacin de cada uno de los usuarios de mantener y conservar el mismo.
Expurgo de la Historia Clnica Extraccin y destruccin segura de la documentacin que no forma parte de la Historia Clnica o cuya informacin (datos de laboratorio) est en otros documentos.
7.10.2.3. Prstamo de la Documentacin Clnica Definicin: Conjunto de tareas por cuyo procedimiento se garantiza la disponibilidad de la documentacin clnica, en los trminos en que est regulado el acceso a la misma. El Archivo Central es el lugar encargado de la custodia de la Documentacin Clnica originada por la asistencia a los pacientes, independientemente del rea asistencial en la que se produzca y del tipo de la atencin. La circulacin de la documentacin clnica tiene que estar recogida en el Registro unificado del Archivo, no estando permitido retirar ninguna Documentacin Clnica, ni parte de las misma, sin el conocimiento del personal responsable, que debe incluir lo que corresponda en el Sistema de Informacin. mbito de aplicacin: Toda la Documentacin Clnica custodiada en el Archivo de Historias Clnicas.
Recepcin de solicitudes La solicitud tiene que realizarse por personal autorizado y por los motivos legalmente regulados. El suministro de las Historias para motivos asistenciales queda excluido de este circuito, ya que la peticin debe ser automtica, desde el Sistema de Informacin, con el registro de la actividad asistencial a realizar. Los atributos bsicos del Documento de Peticin de Documentacin Clnica son:
Documento de Peticin de Documentacin Clnica Nmero de Historia Clnica Apellido 1 del paciente Apellido 2 del paciente
160
Nombre del paciente Tipo de documentacin Clnica Persona que hace la solicitud Servicio/Unidad Funcional, al que pertenece la persona que hace la solicitud Motivo que origina la solicitud Fecha de solicitud Tiempo de prstamo previsto
Formalizacin del prstamo Se registra el prstamo, incluyendo los datos recogidos en el Documento de Peticin de Documentacin Clnica, y se facilita el acceso a la documentacin clnica solicitada. En el caso de prstamo por motivo asistencial, se reparte y se entrega en el lugar en el que fsicamente se realice la asistencia. En el caso de prstamo por un motivo distinto al uso asistencial, se facilita el acceso en la zona especficamente habilitada para este fin, dentro de las dependencias del Archivo. La salida de Historias Clnicas fuera de las dependencias del Archivo, por motivos distintos del asistencial, tiene que estar autorizada por la Direccin del Centro o persona que designe. Del mismo modo se registran todos los traslados de Historias Clnicas entre Servicios y/o Unidades Funcionales. El Servicio o Unidad Funcional para el que se formaliza el prstamo es el responsable de la Documentacin Clnica que se le entrega. El registro de salida de la Documentacin Clnica recoge, al menos:
o Nmero de Historia Clnica y/o el de su clasificacin si procede o Identificacin del paciente: Nombre y dos apellidos o Destino de la Historia Clnica: Servicio y/o Unidad Funcional y/o persona
responsable o Fecha de Salida del Archivo o Fecha prevista de devolucin o lmite mximo del prstamo segn las Normas de Uso de la Historia Clnica en el Centro o Usuario que realiza el registro
Recuperacin de la Documentacin Clnica Recogida de la Documentacin Clnica de su localizacin por el prstamo y registro de su entrada en el Sistema de Informacin. El registro de entrada de la documentacin clnica recoge, al menos: o Nmero de Historia Clnica y/o el de su clasificacin si procede o Identificacin del paciente: Nombre y dos apellidos o Procedencia de la Historia Clnica: Servicio y/o Unidad Funcional y/o persona responsable
161
o Fecha de Entrada en el Archivo: fecha de devolucin o Usuario que realiza el registro
Gestin de morosos Revisin de la Documentacin Clnica que sobrepasan el plazo mximo de prstamo y verificacin de su ubicacin, para reclamar la devolucin de la misma. La consulta se hace en el Registro de Documentacin Clnica, en el Sistema de Informacin.
7.10.2.4. Errores de localizacin Definicin: Se definen como aquellas circunstancias en las que no es posible la localizacin de la documentacin Clnica, por una incorrecta ubicacin o por extravo en el prstamo. Esta situacin puede afectar a una prdida parcial o total de la informacin. mbito de aplicacin: Documentacin Clnica que an siendo registrada como generada, no es localizacin en un momento dado. Deteccin de documentacin no localizada Depende del momento de la actuacin. La deteccin normalizada de errores de archivado, se produce en las revisiones peridicas de la colocacin de los fondos en el Archivo. La deteccin casual se produce el momento del prstamo, no siendo posible atender la peticin cursada al no localizar la Documentacin Clnica solicitada. Recuperacin Depende del tipo de error, del momento de la actuacin y de la localizacin final de la documentacin. En la deteccin normalizada de errores de archivado, se procede a su correcta ubicacin. En la deteccin casual, cuando en el momento del prstamo no es posible atender la peticin cursada, depende de la ltima localizacin conocida. Si est registrada su entrada en el Archivo, pero no se encuentra en el orden establecido, se procede a la bsqueda en el propio archivo, siguiendo los criterios de bsqueda habituales teniendo en cuenta la combinacin del nmero de identificacin de la Historia. Si no est registrada su entrada en el Archivo, se reclama al Servicio y persona responsable de la ltima peticin. posible su
162
Si no est registrada su entrada en el Archivo, y los receptores del ltimo prstamo no localizan tampoco la Documentacin, se comienza la bsqueda en el propio archivo, siguiendo los criterios de bsqueda habituales teniendo en cuenta la combinacin del nmero de identificacin de la Historia, eliminado as que sea un error de registro. Si no est registrada su entrada en el Archivo, los receptores del ltimo prstamo no localizan tampoco la Historia y se ha eliminado que sea un error de registro, se revisa el histrico de asistencias del paciente con el fin de localizar otra posible ubicacin, por traslado entre Servicios y/o Unidades sin comunicar al Archivo. Si no es posible su localizacin, desde el Archivo de Historias Clnicas se procede a la reconstruccin parcial o total, en la medida de lo posible, recurriendo a la informacin que se conserve en otros tipos de formato y a la de los Servicios Clnicos que hayan atendido o atiendan al paciente. La Historia Clnica es nica e integrada, por lo que la prdida parcial de documentos contenidos en la misma es responsabilidad de los usuarios directos de la documentacin. 7.10.3. Reproduccin de la documentacin
Definicin: Conjunto de actividades y tareas que desarrollan el procedimiento para la copia de la Documentacin Clnica, de forma que puedan ser atendidas las peticiones previstas en la legislacin y sea posible mantener la custodia de los originales generados en la actividad asistencial del Centro. mbito de aplicacin: Solicitudes de Documentacin Clnica por usuarios externos al Centro o por el paciente o familiares autorizados. 7.10.3.1. Acceso a la Historia Clnica Definicin: Disponibilidad de la informacin contenida en la Historia Clnica para usuarios externos al centro, en el marco establecido por la legislacin en materia de informacin y documentacin clnica, atendiendo a lo igualmente previsto en cuanto a confidencialidad y seguridad. El acceso a la Historia Clnica de un paciente puede llevarse a cabo por: Profesionales del propio centro Profesionales de otro centro Inspeccin Servicios especiales autorizados Paciente o persona autorizada por l debidamente identificada Juez
163
El acceso de los profesionales del propio Centro a la Documentacin Clnica del paciente se restringe a la asistencia, docencia e investigacin, y sigue las pautas de actuacin desarrolladas en la funcin 2 de este rea. En el caso de la Historia Clnica en formato electrnico, el Sistema de Informacin registra el acceso recogiendo, al menos: Usuario de acceso Historia clnica a la que se accede Cdigo del documento al que se accede Objeto clnico al que se accede
El acceso para el resto de usuarios, sigue las pautas de actuacin que se desarrollan en esta actividad. Los motivos de acceso a la historia clnica son: Asistencial, por el mdico responsable de la asistencia del paciente en el Centro Docencia Investigacin Judicial Peticin del paciente Derivacin asistencia a otro centro
mbito de aplicacin: El definido en el mbito de aplicacin de esta funcin Recepcin y validacin de las solicitudes Verificacin de que el contenido de la solicitud y el solicitante cumplen los requisitos previstos en la legislacin aplicable en esta materia. Los atributos bsicos del Documento de Solicitud de Documentacin Clnica y autorizacin del paciente, en su caso, son:
Solicitud de Documentacin Clnica y autorizacin del paciente Nmero de Historia Clnica Apellido 1 del paciente Apellido 2 del paciente Nombre del paciente Tipo de documentacin Clnica Persona que hace la solicitud, debidamente identificada con la Cdula de Identificacin o Pasaporte Motivo que origina la solicitud Fecha de solicitud Firma del paciente o persona autorizada
La autorizacin del paciente es nominal, para la persona a la que se entrega la copia validada de la documentacin solicitada.
164
Recuperacin del documento Recogida del documento en el soporte en el que se encuentre custodiado.
7.10.3.2. Emisin de documentacin solicitada Definicin: Conjunto de tareas por cuyo procedimiento se atienden aquellas solicitudes que precisan una reproduccin del documento original. mbito de aplicacin: Solicitudes de documentacin clnica de usuarios externos del centro.
Reproduccin del documento Copia del documento solicitado, preferiblemente en un medio digital, especialmente cuando se trate de exploraciones complementarias de imagen.
Entrega de la documentacin y validacin de la copia del documento La entrega se realiza al paciente o persona autorizada debidamente identificada, que firma la recepcin de la documentacin solicitada. Siempre que sea necesario se validar la copia en relacin con el original, compulsando la documentacin reproducida con firma, del responsable del Centro para esta tarea, y sello. Cuando el peticionario de la documentacin sea una entidad pblica, sanitaria o no, la entrega se realizar al representante de la misma debidamente acreditado y autorizado, cumpliendo con los requisitos previstos en la legislacin aplicable en esta materia.
7.10.4.
Fusin documental
Definicin: Procedimiento de integracin de la documentacin clnica en una Historia Clnica nica para cada paciente, en aquellos casos en los que, por el motivo que sea, existe ms de una Historia Clnica para un mismo paciente. La asignacin del identificador del paciente puede ocasionar registros repetidos de filiacin, lo que ocasiona la apertura de ms de una Historia Clnica. De esta forma la informacin Clnica no est unificada, impidiendo un acceso completo a todos los datos precisos para el desarrollo de la actividad asistencial. Las actividades y tareas para la identificacin de registros repetidos de un mismo paciente, son las que se desarrollan en el rea de Fichero Maestro de Pacientes de este Manual. mbito de aplicacin:
165
Historias Clnicas de registros repetidos de un mismo paciente 7.10.4.1. Fusin de Historias Clnicas Definicin: Agrupacin de toda la informacin clnica de un mismo paciente, para el que existen abiertas ms de una carpeta de Historia Clnica, en una sola Historia Clnica. El identificador de la Historia Clnica fusionada es el que se deja como nico para la identificacin del paciente, siguiendo la pauta de actuacin de la tarea de fusin de registros repetidos del rea de Fichero Maestro de Pacientes. Las tareas asociadas y las pautas de actuacin son las desarrolladas en el rea de Fichero Maestro de Pacientes de este Manual. mbito de aplicacin: Todos los registros de filiacin de pacientes fusionados del Fichero Maestro del Centro o de la Organizacin.
Recuperacin de la documentacin clnica Localizacin de las Carpetas de Historia Clnica abiertas para cada uno los registros fusionados de los pacientes con ms de un nmero de identificacin en la filiacin del Centro o de la Organizacin. La relacin de pacientes con registros repetidos y fusionados se recupera desde el Sistema de Informacin, segn se detalla en el rea de fichero Maestro de Pacientes. En la misma constan, adems de los datos de identificacin de cada uno de los pacientes, el identificador del registro definitivo y los de los registros fusionados.
Fusin de la documentacin clnica En el caso de documentacin clnica en formato no electrnico, agrupacin de toda la documentacin clnica del paciente en una nica carpeta e identificacin de la misma, con el nmero de identificacin finalmente asignado para su filiacin en el Fichero Maestro de Pacientes del Centro o de la Organizacin. En el caso de la informacin clnica en formato electrnico, se asocia al nmero de filiacin o identificador definitivo, de forma automtica, toda la informacin generada para cada uno de los registros.
7.10.5.
Codificacin
Definicin: La codificacin es la traduccin a un lenguaje documental normalizado de todos los datos que se pueden extraer de la Historia Clnica, que son necesarios en la gestin hospitalaria.
166
El lenguaje documental que se emplea en la codificacin clnica es aquel, que convencionalmente se ha aceptado para la descripcin de la informacin que contiene la Documentacin Clnica y que sirve para su almacenamiento y recuperacin, as como para el tratamiento con fines estadsticos, de gestin, etc. La codificacin permite extraer la informacin de la Historia Clnica y resumirla en el menor espacio posible, y convertirla en cdigos de un lenguaje universal que permita la clasificacin de los pacientes y el anlisis de la casustica hospitalaria. la gestin o tratamiento de la informacin clnica de los episodios asistenciales, implica actividades de indizacin: la seleccin de la informacin relevante y la codificacin de la misma. Los episodios asistenciales analizados pueden ser: Episodios de hospitalizacin. Codificacin referida a la atencin de los pacientes en el rea de hospitalizacin en un determinado periodo. Otros episodios asistenciales: Codificacin referida a la atencin en otras reas en un determinado periodo (consultas, hospital de da, actividad quirrgica ambulatoria, urgencias, etc.).
mbito de aplicacin: Episodios Episodios Episodios Episodios Episodios de de de de de hospitalizacin intervencin quirrgica ambulatoria hospitales de Da. Consultas externas. Urgencias.
7.10.5.1. Seleccin de la informacin Definicin: Seleccin de la informacin relevante de la Historia Clnica, identificando y validando la fuente de datos de la informacin clnica. La fuente de informacin a utilizar para la codificacin no debe limitarse al informe de alta, ya que la informacin que contiene puede ser insuficiente para la codificacin. Por lo que hay que recurrir a la totalidad de la historia clnica para obtener toda la informacin. mbito de aplicacin: Los episodios asistenciales definidos por el Centro o la Organizacin. Recuperacin de la informacin clnica Recopilacin y obtencin de las Historias Clnicas de los pacientes atendidos en las actividades que se especifiquen, para su anlisis documental.
Seleccin de la informacin
167
Identificacin del contenido, en cuanto a diagnsticos, procedimientos diagnsticos y teraputicos, complicaciones y/o comorbilidades del episodio asistencial, y seleccin del diagnstico y el procedimiento principal. 7.10.1.1. Clasificacin de diagnsticos y procedimientos Definicin: Conjunto de tareas por cuya pauta de actuacin se asigna a los distintos diagnsticos y procedimientos, un cdigo normalizado segn el sistema de clasificacin adoptado por la Direccin del Centro o de la Organizacin. Constituye el ncleo central de la generacin de la informacin asistencial, ya que de ella se van a derivar todos los anlisis descriptivos y comparativos de la casustica hospitalaria. En el mbito de la hospitalizacin se define el diagnstico principal como el proceso por el cual, tras el estudio pertinente y al alta hospitalaria, se considere responsable del ingreso del paciente en el Hospital. En el mbito del hospital de da quirrgico se define como diagnstico principal al proceso, que al alta, se considere responsable del procedimiento relacionado que se hayan realizado al paciente. En el mbito del hospital de da mdico se define el diagnstico principal como el proceso, que al alta, se considere responsable del procedimiento que se haya realizado al paciente. En los mbitos de consultas externas y de Emergencias, se define como diagnstico principal el que motiva la consulta o la emergencia. Se consideran diagnsticos secundarios a los procesos patolgicos que no son el principal, que coexisten con l en el momento del ingreso o contacto asistencial o que se desarrollan a lo largo de este. El clnico tiene la responsabilidad de recoger con detalle los diagnsticos y procedimientos del paciente, pudiendo, en su caso, hacer una codificacin provisional que siempre ser validada por la Unidad de Codificacin. mbito de aplicacin: Los episodios asistenciales definidos por el Centro o la Organizacin.
Seleccin de los cdigos Asignacin del cdigo correspondiente a cada uno de los diagnsticos y procedimientos, segn las normas de codificacin con el sistema de clasificacin vigente en cada momento. Los cdigos para la clasificacin de las enfermedades, tratamientos, diagnsticos y procedimientos, estn recogidos en un sistema de categoras, aceptado internacionalmente, que es la Clasificacin Internacional de Enfermedades.
Registro de la codificacin
168
Inclusin en el Sistema de Informacin del cdigo correspondiente a cada uno de los diagnsticos y procedimientos. Los atributos bsicos del Formulario de Codificacin del Sistema de Informacin son: o Identificacin del paciente, con Nmero de Historia Clnica o Datos de la atencin o Datos de Codificacin, referidos a diagnstico principal y diagnsticos secundarios, procedimiento principal y procedimientos secundarios, complicaciones y/o comorbilidades. o Versin CIE o Cdigo CIE y descripcin 8. 8.1. SISTEMAS DE INFORMACIN SAHGP Introduccin
En el proceso de transicin de los sistemas sanitarios, se hacen necesarios patrones de cambio en el principio de la eficiencia en la utilizacin de los recursos y aspirando a la excelencia. La variacin en la atencin prestada en los hospitales, tanto en el nmero de personas atendidas como en una mayor calidad de la asistencia, con una oferta de mayor complejidad, exigen herramientas vlidas para su control y para la toma de decisiones en su gestin. As, la OMS define el Sistema de Informacin para la Gestin Sanitaria como "un sistema de informacin especficamente diseado para asistir al gestor con relacin a la prestacin de cuidados". Se trata de desarrollar una herramienta que d peridicamente informacin al gestor, de la situacin de la produccin asistencial y de cuantos elementos influyen en ella y le ayude a tomar decisiones. En la prctica, el papel de la informacin se basa en el principio de que ninguna decisin puede ser eficaz sin una informacin previa correcta. El concepto sistema implica que su caracterstica ms llamativa es la integridad, es decir, que trata de abarcar los tres aspectos relevantes para la gestin: la produccin, el gasto y la calidad.
8.2.
Definicin de Sistemas de Informacin
El Sistema de Informacin Sanitaria es el mecanismo para la recopilacin, proceso, anlisis y transmisin de la informacin que se precisa para organizar y dirigir los Servicios Sanitarios y tambin para la investigacin y la formacin de los profesionales (Organizacin Mundial de la Salud). Habitualmente se afirma que el buen sistema de informacin es el que proporciona la informacin necesaria, a quien la necesita y cuando la necesita.
169
8.3.
Finalidad del rea de Sistemas de Informacin en el hospital
El rea de Sistemas de Informacin tiene como finalidad, cubrir los requerimientos de informacin de todos los usuarios autorizados por el Centro, de la forma ms precisa, sistematizada y objetiva posible. A travs del conjunto de los Sistemas de Informacin del Hospital, este rea facilita informacin sobre la situacin de la produccin asistencial y de cuantos elementos influyen en ella, como apoyo en la toma de decisiones. La informacin generada en el rea se constituye en referencia oficial y vlida para el Hospital, tanto en lo que respecta a su utilizacin interna como a su comunicacin hacia el exterior. Su alcance se refiere a todas las actividades que se desarrollan en el Hospital. 8.4. Objetivos del rea de informacin en el hospital Establecer el Proceso de los sistemas de Informacin. Elaboracin desde fuentes propias del ncleo principal de la informacin sobre demanda, actividad y utilizacin de los recursos, as como la derivada del proceso de atencin y sus resultados, para su difusin interna, comunicacin al exterior y toma de decisiones. Establecer el sistema de recopilacin, proceso, anlisis y transmisin de la informacin que se precisa para cubrir lo requerimientos de informacin de todos los usuarios del Hospital, ya sea para su direccin y organizacin tanto en el mbito asistencial, de recursos humanos, econmico financiero o para la investigacin y la formacin de los profesionales Garantizar la credibilidad de la informacin mediante la adopcin de los mecanismos y procedimientos oportunos para el control y evaluacin continuada del Sistema de Informacin. Salvaguardar el derecho del paciente a su intimidad, mediante el establecimiento de las medidas oportunas de seguridad que garanticen la confidencialidad y el buen uso de la informacin. Colaboracin en las lneas y proyectos de investigacin aplicada sobre la utilidad, adecuacin, validez y fiabilidad del Sistema de Informacin Asistencial como herramienta para el estudio clnico-epidemiolgico y para la evaluacin de la calidad y eficiencia de la actividad asistencial. Dirigir todos los esfuerzos hacia la integracin en una unidad de toda la informacin de inters sobre el paciente y su proceso asistencial. Funciones Control sobre el registro de datos y sobre los Sistemas de Informacin hospitalarios para el registro de los datos.
8.5. 8.5.1.
170
Revisin del correcto funcionamiento de los circuitos de la informacin establecidos, en cada una de sus vertientes: registro, captura y difusin de la informacin. Mantenimiento y control de calidad de los datos del Fichero Maestro de Pacientes.. Actualizacin y validacin de las fuentes y documentos para la captura de datos, procedimientos y circuitos de difusin de la informacin. 8.5.1.1. Catlogo de Sistemas de Informacin del Hospital: cada uno.
Sistemas de informacin actuales: clasificacin y finalidad de Perfiles de usuarios y demanda por puestos de trabajo. Datos: Sistematizacin almacenamiento. Responsables informacin. en los y calidad de los datos que
ofrece
cada
uno
distintos
niveles:
recogida,
integracin,
anlisis
8.5.1.2.
Recogida de la informacin en origen (datos primarios): sistematizacin, control de calida y fiabilidad.. Usuarios de las herramientas: formacin, entrenamiento y evaluacin. Elaboracin y explotacin de la informacin Definir la informacin en las distintas reas: Indicadores, glosario de conceptos y definiciones. Con la actualizacin permanente del glosario de conceptos y definiciones, necesarios para la correcta elaboracin de estadsticas e informes para la evaluacin de la actividad. Establecer la necesidad de informacin aplicada al diseo de cada proceso definido. Establecer la informacin necesaria para la evaluacin de cada proceso definido. Elaboracin sistemtica de la informacin:
8.5.1.3. 8.5.2. 8.5.2.1. 8.5.2.2.
8.5.2.3. 8.5.2.4. 8.5.2.5.
Elaboracin de los Cuadros de Mando para el seguimiento de los objetivos asistenciales. El rea de informacin asistencial dota a la Direccin del Hospital y a los profesionales sanitarios, a travs de los Cuadros de Mandos diseados, de la informacin cuantitativa y cualitativa precisa y sinttica para el control peridico de la actividad asistencial y el seguimiento de los objetivos establecidos, para el conjunto de la organizacin y dentro de cada uno de los servicios/unidades.
171
Elaboracin de informes de situacin o de previsin sobre demanda asistencial en las diferentes reas de actividad (consultas externas, pruebas diagnsticoteraputicas, actividad quirrgica) para el conjunto del hospital y por unidades funcionales. Elaboracin de informes descriptivos o comparativos sobre actividad o casustica atendida. Elaboracin de informacin a demanda
8.5.1.1.
Elaboracin de informacin ad hoc para aquellas demandas puntuales o especficas, solicitadas por organismos oficiales o por los diferentes usuarios del Hospital, para tareas asistenciales, docentes, investigadoras, de gestin o de planificacin. 8.5.1.2. Colaboracin en el desarrollo de de investigacin del Hospital, actuando como fuente de datos clnico-epidemiolgicos. Difusin de la informacin
8.5.2.
La finalidad de la informacin es su difusin. El desarrollo de esta funcin se estructura en tres actividades. 8.5.2.1. Definicin de usuarios de cada informacin
La difusin vara segn el nivel y le tipo de informacin. Los niveles de informacin se pueden clasificar como:
o Informacin general, identificada por la Organizacin y determinada en cada

momento para el seguimiento y anlisis de la actividad asistencial y del consumo de recursos y gastos del conjunto de los centros. Es el caso de los sistemas de Informacin generales que se remiten a las Instancias Superiores de la Administracin Pblica.
o Informacin especfica, identificada por la Direccin del Hospital, para la

constitucin de los cuadros de mando internos que facilitan la gestin del centro.
o Informacin elaborada de forma puntual a peticin de usuarios internos, para

la gestin clnica, la docencia y la investigacin. Los tipos de informacin los dividimos en:
o Asistencial, la que ser refiere nicamente a la actividad asistencial pendiente,

realizada o a su casustica.
o No asistencial, la que recoge la informacin de otras reas hospitalarias,

Recursos humanos, consumo de recursos, control del gasto, etc. En cualquier caso, los receptores de la informacin tienen que estar autorizados por la Direccin del Centro o la Organizacin.
172
8.5.2.2.
Definicin de los circuitos de difusin
Los que se establezcan desde la Direccin de la Organizacin o del Hospital. 8.5.2.3. Establecer los flujos
Vienen determinados por los definidos por la Direccin de la Organizacin o del Hospital. 8.5.3. Control de calidad de la informacin elaborada
El rea de informacin debe garantizar en todo momento la credibilidad de la informacin suministrada, realizando con esta finalidad actividades y procedimientos de evaluacin continuada de la calidad de la informacin. En general, el rea de Informacin Asistencial asumir, al igual que el resto de reas, las tareas necesarias que le permitan valorar y mejorar sus propios resultados. El control de calida de la informacin se dirige a: 8.5.3.1. 8.5.3.2. 8.5.3.3. Productos finales: comparacin de la informacin y los resultados. Evaluacin de la informacin: Indicadores de Calidad y rendimiento. Fomentar la investigacin sobre sistemas de informacin y sobre el propio proceso de informacin, a travs de las siguientes lneas de actuacin bsicas:
Validacin del sistema de informacin como fuente de datos para la investigacin clnico-epidemiolgica. Validacin del sistema de informacin como herramienta para la evaluacin de la calidad y eficiencia de la actividad asistencial.
Los objetivos perseguidos con esta lnea de actuaciones son, entre otros, involucrar a los profesionales sanitarios en el diseo y desarrollo de los instrumentos y mecanismos de medida del producto hospitalario, y potenciar entre los profesionales sanitarios el conocimiento y la credibilidad en los instrumentos de medida de la actividad vigentes.
8.6.
Productos del rea de informacin asistencial Cuadros de mando Instrumento de gestin del centro y de cada una de sus unidades de produccin. Es la presentacin normalizada de informacin precisa y sinttica para la toma de decisiones, destacando la informacin relevante y las desviaciones excepcionales. o Cuadro de Mandos Direccin o Cuadro de Mandos Global Hospital o Cuadros de Mando Servicios Clnicos o Cuadros de Mando reas de Enfermera
173
Informes Institucionales de seguimiento de la actividad Son los Sistemas de Informacin definidos por la Administraciones Pblica.
o Sistema de Informacin de la actividad asistencial. Suelen referirse a los

datos intermedios o estadsticas de actividad y a los anlisis de eficaciarendimiento de las distintas reas y la evolucin de las Listas de Espera.
o Sistema de Informacin de la casustica de la actividad

patologa o enfermedades determinadas.
asistencial y de
o Sistemas

de Informacin de seguimiento asistenciales: facturacin o de gasto
de
otras
actividades
no
Seguimiento Contrato de Gestin Otros Informes Institucionales
o Cartera de Servicios
Informes gestin del Hospital
o Seguimiento Contrato de Gestin o Informes analticos de proyecciones de demanda y/o previsiones de actividad
y objetivos
o Informes especficos oferta-consumo, para la planificacin y organizacin de

la actividad asistencial y de los recursos asistenciales Informes a demanda Cubren las demandas de informacin de los distintos niveles de usuarios, con fines para la investigacin clnico-epidemiolgica, gestin y planificacin sanitaria, docencia o gestin clnica. Desarrollo de herramientas ad-hoc para los diferentes requerimientos de la Direccin y de los Servicios Requerimientos de la Direccin para gestin de la demanda y de los servicios para su gestin clnica. 8.7. rea de Sistemas de Informacin del Servicio de Admisin
El Servicio de admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes, al participar directa o indirectamente en los procesos asistenciales de los pacientes en el hospital y ser el responsable del registro de la actividad en el Sistema de Informacin Hospitalario, se convierte en la principal fuente de datos. El almacenamiento de los datos en los diferentes mdulos y subsistemas y su posterior integracin configuran el Sistema de Informacin Asistencial del Hospital.
174
Entre las funciones de los Servicios de Admisin, se refieren al rea de Informacin las siguientes:
8.7.1.
Preparacin, actualizacin y mantenimiento de los sistemas de informacin asistencial. Desde el registro de la actividad hasta su recuperacin y procesamiento Clasificar, integrar y coordinar toda la informacin clnica asistencial generada independientemente de su soporte fsico Desarrollar los sistemas de recuperacin de la informacin clnica para usos asistenciales, docentes y de investigacin Elaboracin del sistema de clasificacin de pacientes. Anlisis, seleccin y presentacin de indicadores de la actividad asistencial: Indicadores de Rendimiento y Funcionamiento. Cuadros de Mando Control de Calidad Difusin de la informacin, elaboracin de informes peridicos y a demanda Niveles de actuacin y tipo de informacin
Como consecuencia de sus funciones, el Servicio de Admisin interviene en el rea de Informacin en lo referido a la informacin asistencial, y lo hace en tres niveles fundamentales: En el diseo de los procesos asistenciales y de sus circuitos en el Sistema de Informacin Hospitalario Los flujos de pacientes en el Sistema de informacin Hospitalario deben estructurarse sobre las definiciones dadas en cada uno de los procesos. de esta forma, los registros de cada uno de ellos sern validos para recoger lo que se quiere medir. En el registro de los datos y en su calidad Son los usuarios del Servicio de Admisin, los que introducen los datos de las distintas asistencias en el Sistema de Informacin Hospitalario. El control de calidad de los registro se define en cada una de las tareas que se realizan para su inclusin en el Sistema. En la recuperacin y procesamiento de la informacin asistencial El conocimiento del diseo de los procesos y del registro de los datos, facilita la correcta recuperacin de los mismos y el anlisis de su procesamiento. El diseo de las herramientas necesarias para su recuperacin y procesamiento, de los indicadores lgicos, precisa del conocimiento de los datos que se recogen y de la definicin de los mismos. Desarrollo operativo
8.7.2.
Se describen las funciones, actividades y tareas relacionadas con el procesamiento de los datos asistenciales y su difusin, en este rea del Servicio de Admisin. Las correspondientes a la recogida de los datos se han desarrollado en cada uno de los procesos. La recuperacin de la informacin debe realizarse desde el Sistema de Informacin, incluyendo en el mismo las definiciones adecuadas para cada proceso.
175
8.7.2.1.
Procesamiento de la Informacin asistencial
Definicin: Procesamiento de la informacin, en funcin de las necesidades de cada destinatario, identificado como receptor de la misma. La elaboracin de la informacin asistencial se puede encuadrar en los tres supuestos ya descritos:
Informacin general Informacin especfica Informacin elaborada de forma puntual a peticin de usuarios internos
mbito de aplicacin: Necesidades de informacin de los distintos niveles del Centro o de la Organizacin. 8.7.2.2. Identificacin de la informacin
Definicin: Seleccin de la informacin, estableciendo los criterios de bsqueda que permitan la individualizacin del resultado, ajustndose a las necesidades propias de cada nivel de solicitud o de cada usuario. mbito de aplicacin: El definido en el mbito de aplicacin de esta funcin.
Recepcin de la solicitud La pauta de actuacin depende de la informacin solicitada. En el caso de la informacin general del Centro o de la Organizacin, se siguen las instrucciones normalmente establecidas para su presentacin y difusin. La solicitud de informacin a demanda, debe ser analizada para verificar que no est disponible en la informacin publicada de forma peridica, que se puede suministrar directamente o que necesita la autorizacin previa de la Direccin del Centro o de la Organizacin. La Direccin del Centro, es la encargada de establecer el nivel de acceso de cada profesional a la informacin y de autorizar las peticiones extraordinarias por motivos de docencia o investigacin.
Seleccin de los datos Recopilacin y eleccin de los datos necesarios para la elaboracin de los informes, que pueden estar disponibles en fuentes diferentes o necesitar ser elaborados o filtrados.
176
8.7.3.
Generacin de informes
Definicin: Expresin en un formato determinado, diseado en funcin de su finalidad, del producto del sistema de informacin. En lneas generales, los informes elaborados pueden ser:
Informes de situacin o de previsin sobre demanda asistencial en las diferentes reas de actividad, para el conjunto del hospital y/o por unidades funcionales.
sobre actividad o casustica construyen los Cuadros de Mando, Centro y a los profesionales para el control peridico de la los objetivos establecidos.
Informes descriptivos o comparativos atendida como documento resumen, se con el fin de dotar, a la Direccin del sanitarios, de una herramienta necesaria actividad asistencial y el seguimiento de
Los Cuadros de Mando constituyen la concrecin prctica del sistema de informacin como instrumento de gestin del centro y de cada una de sus unidades de produccin. Para cada nivel de usuario, debe constar de forma normalizada la informacin cuantitativa y cualitativa precisa y sinttica, que permita la toma de decisiones, debindose destacar los aspectos relevantes as como las desviaciones excepcionales.
Elaboracin de la informacin Expresin, en el formato determinado para cada informacin o conjunto de informacin, del resultado final del procesamiento de los datos.
Validacin de la informacin Utilizacin de las herramientas especficas que aseguran la coherencia de la informacin procesada, con establecimiento de un procedimiento interno para la comunicacin de las discordancias, en relacin con la suministrada a los distintos usuarios se seguirn las normas de los Sistemas de Informacin, definidos por la Direccin del centro o de la Organizacin.
9.
TABLERO DE GESTIN Y EVALUACIN DEL SERVICIO DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES Introduccin
9.1.
El Tablero de Gestin se define como el conjunto de indicadores cuyo seguimiento y evaluacin peridica permitir conocer la situacin del Servicio, siendo una herramienta de control til y gil para el seguimiento de la actividad y los objetivos del Servicio. La monitorizacin permanente de los indicadores que interese seleccionar es bsica para el control de situacin, observar las desviaciones sobre los objetivos previstos, pactados con la Direccin del Hospital y la toma de decisiones para su correccin.
177
Los indicadores que se definan, sern los que puedan medir los resultados de dichos objetivos y los que procedan para el desarrollo de los planes estratgicos del Centro en un momento dado. Se plantean una serie de indicadores generales y bsicos de las distintas reas. Para su seleccin se ha tenido en cuenta dos condiciones: La facilidad de su diseo y medida y la facilidad en su monitorizacin. 9.2. Propuesta de indicadores y su clculo Fichero Maestro de Pacientes: o Porcentaje de cumplimentacin del registro de filiacin: (n de datos cumplimentados/(datos analizados))*100. del registro x n de registros
o Porcentaje de nmeros de Historias Clnicas duplicados:

(Nmero de Historias Clnicas duplicadas en un periodo/ Historias Clnicas creadas en el periodo)*100. Consultas Externas y Tcnicas Diagnsticas y Teraputicas
o Total de citas realizadas en el periodo. o Promedio diario de citas:

n de citas realizadas en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Promedio diario de citas realizadas por usuario:

n de citas realizadas por un usuario en el periodo/ n de das del perodo analizado
o Porcentaje de cumplimentacin de los datos del registro de cita:

(n de datos cumplimentados/(datos analizados))*100. del registro x n de registros
o Porcentaje de cumplimiento de la programacin:

(N de prestaciones programadas realizadas/ N total de prestaciones programadas)*100.
o Porcentaje de Actividad no programada:

(N de prestaciones no programadas realizadas/ N total de prestaciones realizadas)*100. Hospitalizacin
178
o Nmero de ingresos realizados en el periodo. o Promedio de ingresos diarios:

n de ingresos realizados en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Promedio ingresos diarios por usuario:

n de ingresos realizadas por un usuario en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Nmero de egresos realizados en el periodo. o Promedio de egresos diarios:

n de egresos realizados en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Promedio egresos diarios por usuario:

n de egresos realizadas por un usuario en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Promedio diario de camas gestionadas:

(ingresos + traslados intrahospitalarios + egresos)/das del periodo.
o Porcentaje de cumplimentacin de los datos del registro de hospitalizacin:

o Tiempo medio para la asignacin de cama:

(hora de asignacin de cama - hora de recepcin de la solicitud)/n de camas asignadas en el periodo.
o Grado de consistencia entre el censo de camas y la disponibilidad real de

camas: (n de errores detectados/n total de camas evaluadas)*100.
o Grado de consistencia entre la cama asignada en el censo de pacientes y la

ubicacin real de los pacientes ingresados: (n de errores en la asignacin de cama/n total de pacientes ingresados evaluados)*100. Emergencias
o Total de Emergencias registradas en el periodo. o Promedio diario de emergencias registradas:
179
n de emergencias registradas en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Promedio de emergencias diarias registradas por usuario:

n de emergencias realizadas por un usuario en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Porcentaje de cumplimentacin de los datos del registro de emergencias:

Lista de Espera Quirrgica y programacin
o Total de inclusiones tramitadas. o Promedio de inclusiones diarias:

n de inclusiones LEQ registradas en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Promedio de inclusiones diarias por usuario.

n de inclusiones LEQ realizadas por un usuario en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Total de bajas del registro de LEQ tramitadas: o Promedio de bajas diarias del registro de LEQ diarias:
n de bajas LEQ registradas en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Promedio de bajas diarias del registro de LEQ por usuario:

n de bajas LEQ realizadas por un usuario en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Porcentaje de cumplimentacin de los datos de los registros:

(n de datos cumplimentados/ (datos del registro x n de registros analizados))*100.
o Porcentaje de codificacin del registro de Lista de Espera Quirrgica:

(N de registros periodos)*100. codificados en el periodo/Total de registros del
o Porcentaje de Preoperatorios gestionados:

(Preoperatorios gestionados en el preoperatorios en el periodo)*100. periodo/ Inclusiones que precisan
180
o Porcentaje de pacientes avisados dentro del plazo establecido:

(n de pacientes avisados programados)*100. en le plazo establecido/n de pacientes
Hospitales de Da
o Total de sesiones registradas. o Promedio diario de sesiones registradas:

n de ingresos registrados en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Promedio diario de sesiones registradas por usuario:

n de ingresos realizados por un usuario en el periodo/ n de das del perodo analizado
o Porcentaje de cumplimentacin de los datos del registro de inclusin:

Coordinacin con Otros Centros
o Total tramitaciones en el periodo. o Promedio tramitaciones da:

n de tramitaciones registradas en el periodo/ n de das del perodo analizado
o Promedio tramitaciones da por usuario:

n de tramitaciones realizados por un usuario en el periodo/ n de das del perodo analizado.

(n de datos cumplimentados/ (datos del registro x n de registros analizados))*100. Transporte Sanitario
o Total de ambulancias tramitadas en el periodo. o Promedio de ambulancias tramitadas da:

n de tramitaciones registradas en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Promedio de ambulancias tramitadas da por usuario:
181
n de tramitaciones realizados por un usuario en el periodo/ n de das del perodo analizado.

(n de datos cumplimentados/ (datos del registro x n de registros analizados))*100. Documentacin
o Total de registros de entradas de documentacin en el periodo. o Total de registros de salidas de documentacin en el periodo. o Total de registros del periodo. o Promedio diario de registros de entradas y salidas:
n de movimientos registrados en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Promedio diario de registros por usuario:

n de movimientos realizados por un usuario en el periodo/ n de das del perodo analizado

o Porcentaje de Egresos codificados en el periodo:

(n de Informes codificados del periodo/n de egresos del periodo)*100. Sistemas de Informacin
o Total de informes generados en el periodo. o Promedio diario de informes generados:

n de informes generados en el periodo/ n de das del perodo analizado.
o Promedio diario de informes generados por usuario:

n de informes generados por un usuario en el periodo/ n de das del perodo analizado.
182
ANEXO I: Indicadores de gestin del Servicio de Admisin
183
HOSPITAL:
Servicio de Admisin Ho
FICHERO MAESTRO DE P
Cumplimentacin registros Historias duplicadas
CONSULTAS Total Citas Promedio diario de citas Promedio diario de citas po Cumplimentacin registros Cumplimentacin de la pro Porcentaje de actividad no
184
ANEXO II: Propuesta de Formularios
185
Indice:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Mdico 9. justificantes 10. de gravedad 11. programada 12. 13. 14. Quirrgica 15. 16. 17. Paciente
Solicitud de Ingreso Justificante de Asistencia Sanitaria Solicitud de Modificacin de Agenda Solicitud de Consulta Tcnica Hoja de Ruta Solicitud de Traslado Notificacin de Alta Solicitud de atencin en Hospital de Da Autorizacin para la emisin de Justificante de Hospitalizacin con nivel Prescripcin de Intervencin Quirrgica Informacin LFQ Rechazo presencial de derivacin Renuncia presencial a Intervencin Derivacin de Pacientes Solicitud de Documentacin Clnica Solicitud de traslado interno del
186
SOLICITUD DE
DATOS DEL PACIENTE

N de Historia Clnica: N :
187
JUSTIFICANTE DE ASISTENCIA SANITARIA HOSPITAL..

D./Da <$Paciente.nombre$> <$Paciente.apellido1$> Identificativa <$Paciente.$> <$Paciente.Pasaporte$> <$Paciente.apellido2$> con Cdula
Permanece ingresado/a en Urgencias desde el da <$ActoClinico.fecha_inicio$> hasta el da de la fecha en el que contina <$ActoClinico.fecha_inicio$> hasta el da <$ActoClinico.fecha_fin$>.
Ha permanecido ingresado/a en Urgencias desde el da

20___
Ha sido sometido/a intervencin quirrgica el da ___ de ___________________ de

<$Autor informe.fechaHoy$> Sello del Centro
El presente documento se extiende a peticin de: D. / D. en calidad de
PACIENTE ACOMPAANTE.
Este documento justifica la asistencia en el centro sanitario, en ningn caso garantiza la permanencia en el mismo.
188
SOLICITUD DE
SERVICIO QUE MOD

SERVICIO:
FACULTATIVO QUE HACE

189
SOLICITUD DE
DATOS DEL PACIENT

190
NOTA DE
191
SOLICITUD DE TR
DATOS DEL PACIENTE
192
NOTIFICACIN DE ALTA
DATOS DEL PACIENTE
N de Historia Clnica: CIP ATENCIN PRIMARIA N : CENTRO DE SALUD: Nombre:
DATOS DEL PETICIONARIO
Apellidos:
ATENCIN ESPECIALIZADA CENTRO:
F.Nacimiento: Direccin: Poblacin: Telfono:
Sexo: N.:
ESPECIALIDAD: C.P: MEDICO SOLICITANTE: CIAS:
DATOS DEL ALTA

MEDICO: MOTIVO DEL ALTA: ALTA CLNICA HOSPITALIZACIN DOMICILIARIA FALLECIMIENTO SERVICIO:
EJEMPLAR PARA LA HISTORIA CLNICA
TRASLADO A OTRO CENTRO SANITARIO* TRALADO A HOSPITAL DE APOYO * TRASLADO A HOSPITAL CONCERTADO*
ALTA VOLUNTARIA ( comunicada)
ALTA VOLUNTARIA ( NO comunicada)
* DESTINO DEL ALTA ( en caso de traslado, especificar CENTRO):
Fecha del alta: CIRCUNSTANCIAS ASOCIADAS AL ALTA: SOLICITUD DE AMBULANCIA
Hora del alta:
SOLICITUD DE TRASLADO A OTRO CENTRO COMUNICACIN AL JUZGADO
SOLICITUD CONSULTA Y/O TECNICA TERAPEUTICA
Fdo: Dr./Dra. Cias: SELLO Madrid a .. De de 20
OBSERVACIONES:
NOTA: Escribir con letra clara
F. 03. 06
193
SOLICITUD DE A
DATOS DEL PACIENTE

194
AUTORIZACIN PARA LA EMISIN DE JUSTIFICANTES DE HOSPITALIZACIN
D/Da <$Paciente.nombre$> <$Paciente.apellido1$> <$Paciente.apellido2$> con Cdula de Identificacin <$Paciente.$> <$Paciente.Pasaporte$> autorizo a emitir justificantes de mi hospitalizacin a las personas vinculadas a m por razones de hecho o de derecho que lo soliciten.
Firma:
Firma
Paciente
Representante legal Nombre y apellidos: Cdula Identificativa:
No autorizo la emisin de justificantes a: <$Toma.observacion.CEJ_No_informar$> _______________________________________________________________________________ Firma: Firma
Paciente
Representante legal Nombre y apellidos: Cdula de Identificacin:
A.0X.XX
195
JUSTIFICANTE DE HOSPITALIZACIN
HOSPITAL .
D./Da <$Paciente.nombre$> <$Paciente.apellido1$> Identificativa <$Paciente.$> <$Paciente.Pasaporte$> <$Paciente.apellido2$> con Cdula
Se encuentra ingresado/a en este centro sanitario desde <$ActoClinico.fecha_atencion$> hasta el da de la fecha en el que contina hasta el da <$ActoClinico.fecha_fin$>.
el
da
Ha permanecido ingresado/a en este centro desde el da <$ActoClinico.fecha_atencion$> Ha sido sometido/a intervencin quirrgica el da ___ de ___________________ de
20___ <$Autor informe.fechaHoy$> Sello del Centro Calificacin inicial de la gravedad de la enfermedad*: X Leve Grave Muy Grave
*Solo se incluir en el caso de que sea requerida. La calificacin inicial de la gravedad de la enfermedad corresponder a la impresin diagnstica en el momento de la peticin, que no tendr por qu coincidir con el diagnstico final. En caso de que el paciente no haya podido prestar su consentimiento para la emisin de este justificante, por encontrarse inconsciente o incapaz, habiendo sido verificada tal situacin por la unidad emisora del justificante, el abajo firmante por la presente recibe este documento y asume la responsabilidad sobre su uso.
Nombre del solicitante: Cdula de IdeIdentificacin:
Firma del Solicitante:
A.0X.XX
196
PRESCRIPCIN D
Telfonos de Contacto:
197
INFORMACIN S
Nombre y apellido
Servicio:
198
RECHAZO PRESENCIAL DE LA DERIVACIN EN EL CENTRO DE DESTINO
RECHAZO DE LA DERIVACIN
Nombre y Apellidos del paciente: / a la de de
para Servicio de . .
EJEMPLAR PARA ADMISIN Y DOCUMENTACIN CLNICA
Con fecha he sido incluido
en Lista
Espera Quirrgica en el Hospital una intervencin prescrita por el
realizacin
El da . He aceptado ser derivado/a
este centro sanitario. No obstante, una vez de origen que de espera
valorada esta alternativa opto por que dicha intervencin sea realizada en el hospital me corresponde por rea Sanitaria. Por ello establecida por la Autoridad Sanitaria. , renuncio al compromiso de
tiempo mximo
Fecha :
Firma del paciente / familiar responsable
Servicio de Admisin
< RECHAZO DE FORMA PRESENCIAL >
A. 0X. XX
199
RENUNCIA VOLUNTARIA A LA INTERVENCIN DE FORMA PRESENCIAL (HOSPITAL ORIGEN)
RENUNCIA VOLUNTARIA A LA INTERVENCIN QUIRRGICA
Nombre y Apellidos del paciente: de la
Con fecha
he sido incluido/a en Lista
Espera Quirrgica para
realizacin de una intervencin prescrita por el Servicio de . . a
Una vez valorada esta posibilidad renuncio voluntariamente
ser intervenido/a quirrgicamente por
lo que en la fecha de hoy solicito causar baja en el registro de lista de espera quirrgica.
Fecha: .
Firma del paciente / familiar responsable
Servicio de Admisin
< RENUNCIA DE FORMA PRESENCIAL >
A. 0X.XX
200
DERIVACIN DE PACIENTES A OTROS CENTROS SANITARIOS DISTINTOS DE LOS DE REFERENCIA

DATOS DEL PACIENTE
N de Historia Clnica: N : Nombre: Apellidos: F.Nacimiento: Direccin: Poblacin: Telfono: CIP
DATOS DEL SERVICIO PETICIONARIO

ATENCIN ESPECIALIZADA CENTRO:
EJEMPLAR PARA ADMISION Y DOCUMENTACIN CLNICA
ESPECIALIDAD: MEDICO SOLICITANTE: Sexo: CIAS: N.: C.P:
DATOS DE LA ASISTENCIA
PRIORIDAD: MEDIO DE TRANSPORTE: ORDINARIO AMBULANCIA
PREFERENTE
NORMAL
ACOMPAANTE PERSONAL SANITARIO
SI
NO
DUE SENTADO CAMILLA SI MEDICO NO
RESUMEN CLNICO: Antecedentes, Exploracin e Hiptesis Diagnstica
TRATAMIENTO O TCNICA DIAGNSTICA REQUERIDA
CDIGO DE PRESTACION
DATOS DEL CENTRO Y SERVICIO SOLICITADO

CENTRO SOLICITADO: SERVICIO SOLICITADO:
JUSTIFICACIN DE LA PROPUESTA CARECER DE MEDIOS A PETICIN PROPIA SEGUNDA OPININ MOTIVOS FAMILIARES OTROS:
Fd: Fdo: Dr./Dra. Cias: . a .. De de 20

OBSERVACIONES:
El responsable del Servicio (en caso de necesidad)
V B del Director Mdico del Hospital (en caso de necesidad)
A.0XXX
201
SOLICITUD DE DOCUMENTACIN CLNICA

DATOS DEL PACIENTE
N de Historia Clnica:
N :
Nombre:
Apellidos:
F.Nacimiento: Direccin: Poblacin: Telfono: Telfono 2:
Sexo: N: C.P.:
DATOS DE LA DOCUMENTACIN REQUERIDA DOCUMENTACIN CLNICA SOLICITADA :
SOLICITUD REALIZADA POR: D./ Da. Cdula de Ientificatificacin , en calidad de con
Firma del paciente / persona autorizada
. a .. De de 20
OBSERVACIONES:
A. 0X. XX
202

MANUAL Servicio Admon VF 12.12.11

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

MANUAL Servicio Admon VF 12.12.11

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL SERVICIO DE ADMISIN HOSPITALARIA Y GESTIN DE PACIENTES

7.6.6.1. 7.7.1. 7.7.1.1. 7.7.1.2. 7.7.2. 7.7.2.2.

7.7. Proceso de Hospital del Da Quirrgico.........................................................................................123

Custodia de los documentos en soporte no electrnico.............................................................158

o Facilitar un sistema de atencin integral, gil y personalizado, con la cohesin

o Facilita la informacin necesaria para la Gestin Clnica, integrando la

Organizacin del Servicio de Admisin Hospitalaria y Gestin de Pacientes

ESTRUCTURA FSICA DEL SAHGP

o rea de atencin de Consultas externas. En este rea se localizan los puntos

o rea de Urgencias. En este rea se localiza el puesto de Admisin de

o rea de Atencin de Lista de Espera Quirrgica. en este rea se localiza el

o rea de trabajo de Hospitalizacin. En este rea se localiza el puesto de gestin

o rea de Trabajo de Consultas Externas. En este rea se localiza el puesto de

o rea de Coordinacin con otros Centros. En este rea se localiza el puesto de

Permanentemente actualizados y que recojan informacin bsica para la gestin de pacientes.

ORGANIGRAMA Y RECURSOS HUMANOS

En el rea de Gestin Documental o Archivo o Codificacin Clnica

En el rea de Informacin Asistencial o Procesamiento de datos

Definicin de perfiles y aptitudes

o Informtica y ofimtica hospitalaria. conocer aspectos generales de informtica

o Legislacin y normativa. conocimiento de la normativa legal existente tanto en

o Gestin de pacientes. Conocimiento para poder organizar y gestionar

o Gestin de la documentacin. Conocimientos que le permitan realizar la gestin

o Investigacin y docencia. Conocimientos necesarios para colaborar en los

o Documentacin mdico-cientfica. Conocimiento sobre documentacin cientfica

o Gestin de servicios sanitarios. Conocimientos del Sistema sanitario, de su

o Calidad. conocimientos que permitan desarrollar acciones de calidad en el

o Informtica y ofimtica hospitalaria. conocer aspectos generales de informtica

o Legislacin y normativa. conocimiento de la normativa legal existente

o Gestin de pacientes. Conocimiento para poder organizar y gestionar

o Investigacin y docencia. Conocimientos necesarios para colaborar en los

o Gestin de la documentacin. Conocimientos que le permitan realizar la gestin documental.

o Historia clnica. Definicin, funciones, tipos, diseo y normalizacin de

o Nomenclatura y clasificaciones. La clasificacin Internacional de Enfermedades

o Conocimiento general de informtica y manejo de herramientas ofimticas.

o Formacin a la acogida. Es la que hay que facilitar al trabajador en el

Uniformidad y herramientas de trabajo

Las herramientas de trabajo son las descritas en el captulo 5, de recursos

PROCESOS Proceso Ficheros Maestro de Pacientes

(en blanco) WARREN

Si slo estuviramos ante un nico caso de este tipo:

DESCONOCIDO DESCONOCIDO DESCONOCIDO

o Telfono de contacto: telfono 1, telfono 2, telfono 3.

Gestin de los registros repetidos

Descripcin del rea

Definicin de recursos en el Sistema de Informacin hospitalario

Registro de la solicitud de la asistencia

o El paciente puede proceder de:

o Se definen los siguientes motivos de la asistencia en -

Cierre del episodio

ingreso y se asigna cama en otro centro hospitalario que no es de apoyo o concertado.

Gestin de la solicitud de ingreso

Orden facultativa: Es la indicacin documentada por un facultativo

Coordinacin organizativa del proceso asistencial

Emisin de justificantes de asistencia

Soporte informativo al proceso clnico

o Cartera de Servicios de Referencia para las distintas prestaciones, as

Congreso: Actividades formativas, docentes y cientficas.

mbito de aplicacin: Solicitudes de asistencia en consulta y procedimientos diagnsticos y teraputicos no quirrgicos.

Recepcin y comprobacin de solicitudes La recepcin vara segn el tipo de solicitud:

Difusin de la actividad programada

Emisin de justificantes de asistencia

Soporte informativo al proceso clnico