EXAMEN ESPECIAL RELACIONADO CON LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DEL REA DE LOGSTICA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA

1. ORIGEN DEL EXAMEN El Examen Especial relacionado con la Adquisicin de Bienes y Servicios, del rea de Logstica de la Municipalidad Provincial de Piura, perodo del 02 Enero del 2010 al 31 diciembre del 2010. Se ha realizado en cumplimiento al Plan Anual de Control para el ao 2010, aprobado mediante Resolucin de Alcalda N119-2010A/MPP del 29 febrero 2010 y Resolucin de Sub Contralor N 0692010-CG del 31.Marzo.2010. 2. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL La Municipalidad Provincial de Piura, es una entidad con personera jurdica de derecho pblico y goza de autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia. Su organizacin y funcionamiento se encuentra normado por la Ley No. 23853, Ley Orgnica de Municipalidades y tiene como finalidad planificar, ejecutar e impulsar un conjunto de acciones con el objeto de proporcionar el desarrollo integral y armnico de su jurisdiccin. La Municipalidad Provincial de Piura, para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una Estructura Orgnica Administrativa, aprobada mediante Edicto Municipal No. 007-99-C/CPP de fecha 13.Ago.1999, la misma que est conformada por rganos de Gobierno, rgano de Control, rganos de Asesoramiento y Apoyo, y rganos de Ejecucin. 3. NATURALEZA Y OBJETIVOS La presente accin de control constituye una auditoria de gestin relacionado con la Adquisicin de Bienes y Servicios, efectuado por el rea de Logstica, perodo del 02 Enero al 31 Diciembre 2010, cuyos objetivos son los siguientes: y Establecer la eficiencia de los controles internos implementados para cautelar el buen uso de los recursos pblicos en las adquisiciones de Bienes y Servicios Evaluar el proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios efectuados, con o sin proceso licitario (incluyendo los sujetos a exoneracin), a fin de verificar su sustento legal, y si fueron

efectuados en trminos de transparencia, economa y oportunidad, y si los mismos son utilizados para los fines que fueron previstos y se encuentren en condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro o despilfarro

4. ALCANCE DEL EXAMEN El Examen Especial se enmarc dentro de las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), y comprendi la evaluacin selectiva de la documentacin relacionada con los diferentes procesos de seleccin, para la adquisicin de bienes y servicios efectuados por del rea de Logstica de la Municipalidad Provincial de Piura, corresponde periodo del 02 Enero del 2010 al 31 diciembre del 2010,

5. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA ENTIDAD Las nomas aplicables y reglamentarias aplicables a la entidad bajo examen son las siguientes: y Ley N 23853. Nueva Ley Orgnica de Municipalidades y sus modificatorias. Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado No. 1017 y su reglamento y Ley Anual del Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2010. y Ley N 27209, Ley de Gestin Presupuestaria del Estado. y Decreto. Legislativo. N 276. Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. 6 . INFORMES A EMITIRSE Y FECHAS DE ENTREGA Como resultado del examen especial, se emitir el informe de auditoria de acuerdo con la NAGU 4.40 Contenido del Informe, dentro 56 das que durara el Examen Especial relacionado con la Adquisicin de Bienes y Servicios, del rea de Logstica

7 INFORMACIN ADMINISTRATIVA 7.1 Personal Requerido Para el desarrollo del examen se ha previsto la participacin del personal que se detalla a continuacin: Nombres y apellidos Cargo en la Comision Supervisor CPC Elmer Dias Jefe de Comision CPC David Puma Auditor Integrante Ing Raul Perez Adicionalmente se requerir la participacin de un abogado para la revisin de los hallazgos de auditoria, en los que exista presuncin de responsabilidad civil o penal (NAGU 4.50) 7.2 Presupuesto De Tiempo El tiempo estimado que demandara la realizacin de la auditoria es de 56 dias utiles distribuidos de la siguiente manera: Actividad 1. Planeacion y programacin 2. Trabajo de campo:  Evaluacion de aclaraciones  Redaccion del Informe Dias utiles 10 28 07 05 Nde personas 03 03 03 02 01 02 02 Total H/H 8 8 8 7 5 4 7 Total H/H 240 672 168 70 20 8 14 1192

 Supervision del informe 04  Sustentacion ante el jefe 01 de rea 3. Elevacion del informe 01 TOTAL 56

PROGRAMA DE AUDITORIA - AREA DE LOGISTICA PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010
PROCEDIMIENTOS OBJETIVO GENERAL Evaluar la adquisicion de bienes y servicios efectuados mediante licitacion publica y adjudicacion de menor cuantia,con el proposito de determinar si fueron cumplidas la normatividad legal aplicable ,si fue realizada en terminos de transparencia ,economia y oportunidad CRITERIOS y TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento y Procedimientos administrativos para adjudicaciones de menor cuantia OBTENCION DE INFORMACION Y TRABAJO PRELIMINAR  Obtenga la informacion basica que regula el proceso de adquisicion de bienes , tal como la siguiente : y Ley de Contrataciones y Adquisiciones para el sector publico y su Reglamento y Normas Internas aprobadas por la entidad y Normas Tecnicas de Control Interno y Guias para la auditoria de adquisiciones de la Contraloria General  Prepare una narrativa sobre los criterios fundamentales establecidos para conducir el proceso de adquisiciones  Solicite a la entidad un relacion de las adquisiciones de bienes y servicios realizadas en el ao a examinar, clasificadas por bienes: Licitacion publica, adjudicacion directa selectiva y menor cuantia ; y servicios , incluyendo su descripcion , fecha y monto.  Con base a la informacion sobre el total de adquisiciones y contrataciones,efectue la seleccin de las operaciones que seran examinadas, para cuyo efecto solicite la documentacion correspondiente a tales procesos  Solicite el plan anual de adquisiciones y contrataciones y verifique que se haya elaborado conforme a la disposiciones establecidas por la OSCE HECHO POR HORAS/ AUDITOR

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PROGRAMA DE AUDITORIA - AREA DE LOGISTICA PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010
PROCEDIMIENTOS  verifique que el plan anual de adquisiciones haya sido aprobado por el funcionario competente de la entidad  solicite la informacion relacionada con las modificaciones efectuadas al plan anual de adquisiciones y contrataciones y verifique si contaron con la aprobacion del funcionario competente de la entidad  Solicite copia de la resoluciones emitidas por la entidad para designar a los comits especiales que tuvieron a cargo los procesos de adquisiciones y contrataciones en el ao materia de examen  Solicite la informacin obtenida por el area competente para la determinacin del valor referencial y aquella referida a disponibilidad presupuestal  Verifique que el expediente de contratacin haya sido aprobado por el funcionario competente de la entidad  Verifique si el Comit Especial elaboro las bases administrativas de la licitacin y estas fueron aprobadas por el funcionario competente de la entidad  Verifique si la entidad cumpli con remitir a SEACE la informacin relacionada con el proceso licitario y las actas de aprobacin del Comit Especial, incluso el cronograma ,valor referencial. Igualmente, verifique si la entidad obtuvo el respectivo cdigo del proceso de parte de la Contraloria General.  Verifique si la convocatoria del proceso licitario se efectuo conforme a las formalidades legales y los montos se encuentran dentro de los limites establecidos por Ley , asi como fueron absueltas las consultas formuladas por los postores participantes HECHO POR HORAS/ AUDITOR

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PROGRAMA DE AUDITORIA - AREA DE LOGISTICA PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010
PROCEDIMIENTOS  Verifique si la apertura del sobre N1 (propuesta tecnica), se realizo en acto publico, ante la presencia del notario y el Comit Especial y como observador el representante de la oficina de Control Interno  Verifique los resultados obtenidos por el Comit Especial en la evaluacin tcnica , en el informe correspondiente  Verifique si de cumpli con el requisito de la apertura del sobre N2 (propuesta econmica ) en acto publico  Verifique si fue suscrita el acta de otorgamiento de buena pro por el Comit Especial  Determine si los montos y las caractersticas de los bienes y/o servicios incluidos en el acta de adjudicacin ,fueron transferidos en forma correcta al respectivo contrato a suscribirse entre la entidad y el proveedor y la orden de compra .  Verifique si la compra de bienes y servicios menudos o con cargo a fondo para pagos en efectivo o fondo fijo de caja chica en el periodo a examinar no excedieron una Unidad Impositiva Tributaria  Verifique si la evaluacin de propuesta en las adquisiciones de menor cuantia examinadas , se adecuo a lo dispuesto en el articulo 95 del reglamento de la Ley N26850,en cuanto a quela evaluacin favorable procede en el caso que la propuesta satisfaga la especificaciones de las bases HECHO POR HORAS/ AUDITOR

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 Verifique si las convocatorias de los procesos de seleccin de menor cuantia que excedieron las 4 UIT, fueron comunicadas a PROMPYME para los fines pertinentes

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AREA DE LOGISTICA

A INTREGRIDAD Y VALORES ETICOS 1. Los empleados de la entidad distinguen entre un comportamiento aceptable o no aceptable, y saben a quien reportar cuando identifican alguna conducta inapropiada? 2. Independientemente de la Ley de Etica Publica , la entidad dispone de un codigo de Etica aplicable para las areas clave de la organizacin? 3. Si el codigo de Etica existe, es amplio y se refiere a temas tales como: conflicto de intereses, pagos irregulares, o uso fraudulento de informacion privilegiada?

SI

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4 se comunica internamente acerca de la forma de actuar de los empleados y de los compromisos con la integridad y etica en las operaciones? 5. se investigan y documentan los casos de violaciones al codigo de Etica? 6. se adoptan acciones correctivas por las violaciones del codigo de Etica y se comunican para conocimiento general de la entidad? 7. existen controles adecuados para reducir las tentaciones que pudieran presentarse en areas clave de la entidad?

B FILOSOFIA ADMINISTRATIVA Y ESTILO DE GESTION 1 EL enfoque de gerrencia es conservador y denota interes con respecto a los informes financieros? 2. La administracion esta dispuesta a revelar informacion detallada a quien lo solicita? 3. Si el codigo de Etica existe, es amplio y se refiere a temas tales como: conflicto de intereses, pagos irregulares, o uso fraudulento de informacion privilegiada?

SI

NO

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4 La entidad adopta correctivos apropiados cuando se identifica conductas no aceptables que podrian afectar el proceso de preparacion de la informacion financiera? 5. Demuestra la administracion por el control medinte la ejecucion de procedimientos de control interno,tales como aprobacion,revision,etc? 6. Esta la administracion satisfecha de que todos los empleados sean honestos? 7. existe rotacion de los cuadros de funcionarios clave de la organizacin , en areas operativas,contabilidad,sitemas?

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C. ESTRUCTURA ORGANICA 1 EL Organigrama de la entidad se encuentra aprobado por la instancia pertinente y esta actualizado? 2. Las funciones de las distintas unidades organicas de la entidad se encuentran asignadas adecuadamente ? 3. Estan definidos apropiadamente los limites de la autoridad y responsabilidad funcional en la entidad ?

SI

NO

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4 Existe una adecuada separacion de tareas incompatibles entre las unidades organicas de la entidad ? D. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILDAD FUNCIONAL 1.Las funciones que corresponde desarrollar a los funcionarios gerenciales y el resto de personal se encuentran adecuadamente descritas en las normas internas de la entidad? 2. La delegacion de las lineas de autoridad funcional y responsabilidades del personal de la entidad estan definidad por escrito? 3 se encuentran implementadas politicas relacionadas con el cimplimiento de las funciones asignadas al personal de la entidad? 4.Tiene la entidad manuales de organizacin y funciones que describan las tareas de cada puesto ? 5.Existen ploticas definidas con respecto a conflictos potenciales de intereses?

SI E. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ADMINISTRACION DE PERSONAL 1 Las politicas de personal garantizan la contratacio de personal adecuado como para soportar el sistema de control interno? 2. se somete a verificacion las Hojas de Vida del personal contratado por la entidad , en cuanto a sus calificaciones y antecedentes laborales? 3. Los empleados nuevos conocen cuales son sus funciones y responsabilidades ? 4 Existe una adecuada separacion de tareas incompatibles entre las unidades organicas de la entidad ? 5. existen normas internas que describan los requisitos requeridos para ocupar los puestos de personal en los grupos profesionales y tecnicos? 6.Los programas de entrenamiento y capacitacion para el personal de la entidad tienen objetivos definidos y se aprueban cada ao y se cumplen? 7. Se realizan evaluaciones periodicas del desempeo de los empleados y estas son consideradas para los ascensos? 8 Es la rotacion del personal de logistica relatiovamnete baja?

NO

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INFORME DE LA COMISIN AUDITORA

ORIGEN DEL EXAMEN Que el examen Especial relacionado con la adquisicin de bienes y servicios del rea de logstica de la Municipalidad Provincial de Piura, perodo del 02 Enero del 2010 al 31 diciembre del 2010,se ha efectuado como una accin de control programada dentro del Plan Anual

OFICIO N 001-2011-OCI Sr CPC JUAN DIAS MELENDES ASUNTO : Comunicacin de Hallazgos REFERENCIA: Comunicacin de Hallazgos, aprobado por RCN162-95-CG y modificado por Resolucin N 259-2000-CG NAGU 3.60 Es grato dirigirme a usted , en relacin al Examen Especial del rea de Logistica relacionado con la adquisicin de bienes y servicios de la Municipalidad
Provincial de Piura del ejercicio 2010 que viene efectuando esta comisin Auditora .Con la finalidad de comunicarle que dicha comisin ha encontrado hechos presuntamente observables en la gestin examinada las cuales se detallan en los anexos que adjunto, en tal sentido de acuerdo a lo establecido a la norma de la referencia agradecer se sirva alcanzar sus aclaraciones y/o comentarios sustentados documentadamente dentro del 03 dias hbiles de recibido la presente comunicacin ,pa ra su respectiva evaluacin y