CONSTITUIREA ARHIVEI CURENTE B. Evidena documentelor 1.

nregistrarea documentelor la Departamentul economico-financiar i administrativ (Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative (Departamentul economico-financiar i administrativ, inclusiv compartimentul personal, Biroul de informare i relaii publice, Biroul de informatic i inginerul constructor) Anexa I; 2. nregistrarea dosarelor i a documentelor actelor create de instanele judectoreti (Registrul general de dosare, Opisul alfabetic, Registrul informativ, Registrul de termene al arhivei, Registrul de eviden a petiiilor de la instane) 3. Sistemul informatizat de nregistrare. Sistemul ECRIS al numrului unic de dosar de la toate instanele; 4. nregistrarea i evidena tampilelor din cauciuc Bibliografie 1. Legea Arhivelor Naionale cap. I, art. 4, cap. III, art. 7 - 9, n: M. O. Partea I-a VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996 2. Instruciuni privind activitatea de arhiv cap. II, art. 8 9, art. 35 (Anexa nr. 7); 3. Laureniu Mera, ndreptar arhivistic, Cluj-Napoca, 2002, pag. 15-22 4. Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti (Anex la Hotrre nr. 387 din 22 09. 2005 a Consiliului Superior al Magistraturii) Art. 38 alin. 1; Art. 62, alin.1, lit. a, c; Art. 64 Art. 68-71; Art. 82 alin. 1-3; Art. 83 alin.1-4, 18 (Evidena activitii instanei); Art. 85, Art. 93 alin. 1, 3, 8; Art. 99/2 alin 1-4; Art. 99/3, alin. 1-3, (generalizarea sistemului ECRIS); Art. 111 alin.1-8 (nregistrrile cererilor de apel sau de recurs);

1. nregistrarea documentelor la compartimentul financiar-contabil, compartimentul administrativ, compartimentul personal (de la curile de apel i tribunale), precum i la inginerul constructor, biroul de informare i relaii cu publicul, compartimentul de documentare, compartimentul de informatic juridic de la curile de apel Departamentul economico-financiar i administrativ din cadrul curilor de apel i al tribunalelor asigur activitatea economic, financiar i administrativ a instanelor iar compartimentul personal desfoar activiti de eviden precum i lucrri privind ncadrarea i promovarea personalului. Inginerul constructor, Biroul de informare i relaii cu publicul, compartimentul de documentare i cel de informatic juridic, la rndul lor, desfoar activiti pentru bunul mers al instanelor din activitatea tuturor acestor compartimente rezultnd documentele administrative, financiarcontabile, de personal, de informatic sau cele care asigur legtura instanei cu publicul. Aceste dosare administrative create la judectorii, tribunale, tribunale specializate i curi de apel se nregistreaz, inventariaz, selecioneaz, pstreaz i se folosesc potrivit legislaiei i normelor tehnice arhivistice n vigoare, respectiv Legea 16/1996. Potrivit art. 83 alin. 18 din Regulamentul de ordine interioar n Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative se nregistreaz corespondena care nu are legtur cu dosarele de judecat. De asemenea, plicurile coninnd coresponden cu caracter confidenial se nregistreaz n Registrul de intarare ieire a corespondenei, cu aceast meniune, fr a fi desfcute, dup care se predau destinatarului.

Corespondena de serviciu care nu este destinat publicitii se va nregistra ntr-un registru separat n conformitate cu Legea privind liberul acces la informaiile de interes public nr. 544 din 12 octombrie 2001 (M. O., P. I-a, nt. 663 din 23 octombrie 2001). Legea Arhivelor Naionale art. 7 - Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit legii Se consider documente intrate toate actele adresate unei instituii de ctre persoane juridice sau fizice (coresponden, cereri ale persoanelor fizice i juridice, comenzi, contracte cu diveri parteneri etc). Prin documente ieite se neleg toate actele emise de instituia emitent adresate unei persoane fizice sau juridice care este prevzut cu antetul propriu, numr de nregistrare din Registrul de intrare-ieire, data emiterii i indicativul dosarului. Documentele ntocmite pentru uz intern sunt actele emanate n vederea desfurrii activitii interne (decizii interne, circulri ctre compartimente, coresponden cu compartimentele proprii). (Antetul = este constituit din : denumirea instituiei, cu toate elementele - minister, filial, sucursal, scris fr prescurtri, nsoit de adres - strad, numr - Nr. telefon sau Nr. Fax, adeseori i cu o reprezentare grafic) nregistrarea documntelor se face la registratura general, fie ntr-un singur registru de intrare-ieire a corespondenei, fie, concomitent, n mai multe registre, fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. Astfel, cnd creatorul de documente primete, emite i ntocmete
3

pentru uz intern un numr mare de documente, nregistrarea acestora se poate face i la fiecare compartiment de munc. n acest situaie, la registratura general se nscrie numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare. nregistrarea nregistrare. nregistrarea documentelor ncepe de la 1 ianuarie i se ncheie la 31 decembrie ale fiecrui an. n cazul n care registrul nu este completat i se mai pot nregistra documente pentru mai muli ani, se va deschide, pentru fiecare an n parte, cte o partid nou care va ncepe numeroatarea de fiecare dat ncepnd cu 1 ianuarie pentru actele n curs de creare. La nregistrarea documentelor se vor preciza urmtoarele elemente, respectiv, registrul de intrare-ieire a corespondenei va avea urmtoarea rubricatur : 1 numrul de nregistrare reprezint numrul curent al corespondenei care se efectueaz cronologic neadmindu-se nici un fel de modificri. n cazul unor greeli de nregistrare poziia respectiv se anuleaz i se consemneaz prin barare i semntur anulat, numrul respectiv nemaifiind acordat. 2 data nregistrrii sau data intrrii documentului cuprinde : anul, luna, ziua consemnate n rubrici separate i se completeaz n mod obligatoriu la nregistrarea fiecrui document primit, emis sau folosit pentru uz intern. Numrul de nregistrare mpreun cu data nregistrrii sau intrrii documentului se aplic pe fiecare document intrat iar pentru uurarea i consemnarea corect a acestor date se confecioneaz o tampil din caucic
4

documentelor

registrul

de

intrare-ieire

corespondenei se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor pentru

care se aplic n partea din dreapta sus a documentului intrat. tampila poate s cuprind i denumirea insitutuiei dar n mod obligatoriu numrul de intrare i data : ziua, luna, anul. Aplicat pe fiecare document intrat, el servete apoi pentru cel ce rezolv actul la ntocmirea rspunsului pentru actul deja nregistrat. tampila se aplic pe poriunea nescris a documentului n aa fel nct s poat fi uor de citit. MINISTERUL JUSTIIEI

Tribunalul Cluj INTRARE Nr..................................... Ziua............luna.................. 200. 3 numrul i data documentului date de emitent (din antetul documentului intrat) sau numrul corespondenei intrate se preia de pe documentul care urmeaz a fi nregistrat. 4 emitentul sau De la cine vine corespondena este rubrica n care se consemneaz, integral i fr prescurtri, denumirea instituiei emitente, denumire care se preia din antetul adresei primite, sau de pe plicul cu care a sosit corespondena. Este important a se scrie cite i fr prescurtri pentru a putea regsi, n caz de nevoie, cu mai mare uurin instituia care a trimis corespondena. 5 coninutul documentului, n rezumat, se transcrie dup citirea adresei i a rezoluiei puse de eful unitii de ctre cel ce face nregistrarea actului. El trebuie s fie concis i s reprezinte, cu exactitate, subiectul adresei nregistrate. 6 compartimentul cruia i s-a repartizat reprezint rubrica n care se consemneaz compartimentul, serviciul, biroul cruia i s-a repartizat spre
5

executare i rezolvare documentul nregistrat. Stabilirea acestuia se face de ctre eful instituiei n rezoluia consemnat n partea din stnga sus a documentului i n care se menioneaz n mod expres compartimentul care urmeaz s rezolve actul i eventual termenul de rezolvare. Rezoluia reprezint actul de natere al documentului, este stabilit de eful unitii fiind constituit n mod obligatoriu din: dat (an, lun, zi) cui i se repartizeaz spre rezolvare lucrarea (compartiment, birou, serviciu sau chiar persoan) indicaii asupra modului de rezolvare i de regul termenul de rezolvare, semntura efului instituiei sau a persoanei delegate pentru repartizarea documentelor i consemnarea rezoluiei. Primele 6 rubrici ale registrului reprezint partea privitoare la intrarea actelor i ele se completeaz n mod obligatoriu pentru toate actele primite. 7 data expedierii sau data ieirii documentelor reprezint rubrica care se completeaz n mod obligatoriu la : - toate actele intrate, primite de la diveri expeditori care necesit rspuns - toate documentele expediate (din oficiu) - toate documentele de uz intern 8 modul rezolvrii este rubrica n care se consemneaz coninutul pe scurt al actului rezolvat sau a actului expediat (din oficiu) a actului de uz intern (circular, ordin, decizie intern) cu consemnarea succint a modului de rezolvare. 9 destinatarul sau ctre cine s-a trimis corespondena reprezint rubrica n care se consemneaz instituia sau persoana creia i se expediaz documentul. Se va consemna de asemenea denumirea complet fr precurtri sau iniiale. 10- numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se vor stabili i completa n
6

registru dup rezolvarea documentelor sau unde s-a clasat lucrarea reprezint rubrica care ne ajut la regsirea documentelor. Documentele care se refer la aceiai problem se conexeaz la primul document nregistrat ; n dreptul fiecrui document conexat se trece, n rubrica corespunztoare, numrul documentului la care se face conexarea. (Spre exemplu : la un document nregistrat la nr. 1 din registrul de intrareieire privitor la comunicarea numrului de salariai solicitat de ctre Primrie se pot conexa documentele nr. 15 sau 100 din registrul de intrareieire care au fost nregistrate ulterior actului cu numrul de nregistrare 1 dar care se refer tot la comunicarea numrului de salariai. n dreptul numerelor 15 sau 100 din registrul de intrare-ieire la acest rubric se va trece numrul 1 la care au fost conexate). Indicativul dosarului dup nomenclator se stabilete la nregistrarea documentelor, prin parcurgerea nomenclatorului pe ntreaga unitate i, consemnarea n ultima rubric, a acestuia. Concomitent indicativul se va consemna cu creionul n partea din dreapta sus a documentului, pe msura posibilitilor n interiorul stampilei aplicate pentru consemnarea numrului de intrare. Indicativul dosarului dup nomenclator se poate consemna pe act i cu prilejul rezolvrii actului de ctre compartimentul de munc desemnat cu rezolvarea aceastuia urmnd ca la registratur, cu prilejul expedierii documentului, s se completeze rubrica respectiv. Ultimele patru rubrici (7 -10) reprezint partea de ieire a registrului. Documentele expediate Din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz n mod obligatoriu ca i documentele intrate, completndu-se coloanele adecvate dup cum urmeaz : - numrul de nregistrare - data nregistrrii
7

Toate documentele expediate de unitate sau cele ntocmite pentru uz intern sunt considerate documente = Din Oficiu corespondena - data expedierii sau data ieirii (care coincide cu data nregistrrii) - modul de rezolvare n care se consemneaz coninutul actului expediat Din oficiu - destinatarul sau ctre cine s-a trimis corespondena - indicativul dosarului dup nomenclator Documetele expediate ca rspuns la un document intrat (primit) vor primi n mod obligatoriu numrul de nregistrare al documetului la care se rspunde. Se interzice acordarea unui alt numr de nregistrare la un document nregistrat anterior. Pentru realizarea unei evidene exacte i a posibilitii urmririi circuitului documentelor de la registratur la compartimentele de munc sau ctre destinatari, n mod obligatoriu, corespondena se repartizeaz pentru rezolvare pe baz de Borderou de coresponden sau Condici de expediie. Pentru repartizarea documentelor spre rezolvare, de la registratur la compartimente, se folosete borderoul de coresponden cu urmtoarea rubricatur : 1. Numrul curent 2. Data repartizrii 3. Numrul de nregistrare din registrul de intrare-ieire a documentului repartizat spre rezolvare 4. Persoana la care a fost repartizat documentul 5. Semntura celui care a preluat documentul spre rezolvare rubrica n care se face consemnarea este rubrica a 4-a Emitentul sau De la cine vine

Pentru expedierea documentelor la destinatari prin oficiile potale se folosete borderoul sau condica de expediie cu antetul i rubricatura : - Antet ..........(Denumirea unitii) - Ctre........ (Oficiul potal prin care se face expedierea) - Borderou nr. - Data ziua, luna, anul Rubrici : 1. Nr. Curent 2. Denumirea unitii (destinatarul) 3. Localitatea de destinaie 4. Numrul de nregistrare a documentului expediat 5. Suma (preul timbrelor) 6. Observaii De modul n care se respect nregistrarea documentelor n registrul de intrare-ieire a corespondenei respectiv completarea tuturor rubricilor pe care le solicit documentul nregistrat i n mod deosebit rubrica indicativul dosarului, depinde rapiditatea i operativitatea regsirii documentelor din arhiva curent. Circuitul documentului, de la nregistrare i pn la expedierea sau clasarea lui n cadrul arhivei, are dou aspecte cu importan deosebit n formarea arhivei oricrei instituii. Un prim aspect, este acela al circuitului ntre registratur i compartimentele de munc, prezentat mai sus, al doilea, fiind cel dintre compartimentele de munc i arhiva general a instituiei i apoi ntre arhiva general i Arhivele Naionale, pentru documentele permanente, respectiv, cu unitile de recuperare a documentelor, pentru cele cu teremene temporare de pstrare dup efectuarea selecionrii lor.

Filele registrului de intrare-ieire a corespondenei se numeroteaz, iar pe copert se trec urmtoarele elemente : - denumirea instituiei - denumirea (seciei, compartimentului n cazul nregistrrii la compartimente) - anul sau anii la care se refer documentele - numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite,cu urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv) .. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i parafarea. La fiecare instan se ine un singur registru de intrare-ieire a corespondenei administrative (Regulamentul de ordine interioar art. 18) Se pot deschide Registre separate pentru nregistrarea unor categorii de documente de acelai fel care se creaz n cursul unui an : Registrul de petiii, Registrul de decizii etc. dar fiecare dintre aceste registre se vor diferenia printr-o cifr roman sau liter majuscul. Indicativul dosarului dup nomenclator se stabilete la nregistrarea documentelor, prin parcurgerea nomenclatorului pe ntreaga unitate i, consemnarea n ultima rubric, a acestuia. Concomitent indicativul se va consemna cu creionul n partea din dreapta sus a documentului, pe msura posibilitilor n interiorul stampilei aplicate pentru consemnarea numrului de intrare. Indicativul dosarului dup nomenclator se poate consemna pe act i cu prilejul rezolvrii actului de ctre compartimentul de munc desemnat cu rezolvarea aceastuia urmnd ca la registratur, cu prilejul expedierii documentului, s se completeze rubrica respectiv.
10

Anexa 1

REGISTRUL DE INTRARE
_______________________________________________________
Nr. Data nregistrrii Nr. i data Emitentul Coninutul Compartimentul nreg. anul luna ziua doc. intrat doc. ____________________________________________________________________________ 1 2 3 4 5 6 ____________________________________________________________________________

-IEIRE
_______________________________________________________
Data exp. Modul de rezolvare an luna zi Destinatar Doc.la care se conex. Indicativul dos. dup Nomenclator

_______________________________________________________ 7 8 9 10

11

2. nregistrarea dosarelor i a actelor la instanele judectoreti (Registrul general de dosare, Opisul alfabetic, Registrul informativ, Registrul de termene al arhivei, Registrul de eviden a petiiilor de la instane). Toate instanele judectoreti au cte o gref, o registratur, o arhiv, un birou de informare i relaii publice din a cror activitate rezult documentele specifice instanelor judectoreti. Grefa, registratura i arhiva primesc, nregistreaz, i expediaz corespondena, ndosariaz actele, ntocmesc i pstreaz registrele potrivit cu prevederile Legii nr. 304/2004 privind organizarea judiciar i a Regulamentului de ordine interioar al instanelor judectoreti. La fiecare instan funcioneaz o registratur i o arhiv. La instanele cu volum mare de activitate poate funciona o registratur general, precum i cte o arhiv pentru fiecare secie, n baza hotrrilor colegiilor de conducere. Colegiile de conducere pot hotr organizarea de arhive distincte pentru completele de judecat. La registratura general se ntocmesc i se pstreaz : 1. registrele generale de dosare pentru nregistrarea actelor de sesizare, a dosarelor primite n apel, a dosarelor primite n recurs, a actelor de procedur i a corespondenei 2. borderouri pentru expedierea prin pot i condici de predare a dosarelor, actelor de procedur i a restului corespondenei Grefierul-registrator face parte din personalul auxiliar de specialitate a crui principal atribuie este primirea, nregistrarea i repartizarea pe secii i la celelalte compartimente a actelor de sesizare a instanei, dosarele de la celelalte instane i restul corespondenei, expediaz dosarele soluionate i

12

corespondena. Grefierii-registratori, de asemenea, primesc i nregistreaz dosarele intrate, in evidena acestora i a circulaiei lor. nregistrrile n registrele i condicile existente la fiecare instan se in, de regul, n sistem informatizat cu meniunea c pn la generalizarea sistemului informatizat, la instanele la care acesta nu exist, evidenele se in pe suport de hrtie, n registrele i condicile prevzute la art. 83 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti. ntruct sistemul ECRIS al numrului unic de dosar, potrivit prevederilor art. 99/2 respectiv art. 99/4 din Regulamentul de ordine interioar (aprobat n anul 2005), urma s se generalizeze la toate instanele pn la 31 decemnrie 2006 cnd a fost decis ca obligatorie utilizarea programului ECRIS i, avnd n vedere, c pn n anul 2005 (cnd a fost demarat programul ECRIS) timp de 1 an s-a fcut nregistrare dubl (electronic i manual) vom prezenta instrumentele de eviden obligatorii la o instan, prevzute n Nomenclatorul arhivistic al Miniserului Justiiei/1999, avnd termenul de pstrare permanent. nregistrarea n registrul general electronic practicat la toate instanele, este dublat n prezent, la judectorii, prin completarea manual a Registrului general de dosare (art. 83,pct. 1), msur de sigurana pentru pstrarea i conservarea instrumentului principal de eviden a dosarelor de judecat. Aceast practic diminueaz operativitatea nregistrrilor la registratura general dar confer n plus o siguran a regsirii informaiei cuprinse n registrul general electronic. De altfel, la Judectorii, dispunerea dosarelor din arhiva curent se face pe baza numrului de nregistrare din Registrul general de dosare, n mod cronologic, i, nu potrivit cu data nregistrrii (data cert), preluat din Registrul general electronic de dosare care se practic la curti de apel sau tribunale.
13

Registrele, menionate mai jos, reprezint evidena dosarelor de judecat sau a altor categorii de activiti desfurate la instane precum : registre pentru repartizarea dosarelor spre rezolvare i soluionare de la registratur la instane, de la registratur i instane la arhiv, registre de predare-primire, ntocmite de-a lungul anilor, pn n anul 2006, n baza crora se pot efectua, n prezent, activitile de ordonare, inventariere i selecionare a acestora.
1)

Registrul general de dosare

2) Opisul alfabetic al prilor 3) Registrul informativ n afara acestora, registre de eviden, cu termen de pstrare permanent, consemnate de asemenea n nomenclatorul dosarelor, sunt :
a)

Registrul general privind nregistrarea partidelor politice

b) Registrul general privind nregistrarea dosarelor de cetenie c) Registrul informativ referitor la nregistrarea societilor comerciale d) Registrul general referitor la nregistrarea sindicatelor, a fundaiilor, a asociaiilor i organizaiilor neguvernamentale i nonprofit e) Registrul pentru transcrierea hotrrilor definitive de punere i respective de ridicare a interdiciei f) Registrul privind cererile de graiere Trebuie precizat c, o parte din registrele prevzute de art. 83 din Regulamentul de ordine interioar de la punctele : 6 (Registrul privind arestarea preventiv), 7-10, 14, 16 (Registrele judectorilor sindici), 22-23 nu figureaz n actualul Nomenclator arhivistic al Ministerului Justiiei i nu au stabilite termenul de pstrare, dei ele sunt create i completate la instane.

14

1. Registrul general de dosare sau Registrul de intrare-ieire dosare (art. 83 alin. pct. 1) La instanele unde exist registratur general i cte o registratur i o arhiv pentru fiecare secie se ine a) un registru la registratura generala in care se va trece i secia la care a fost repartizat dosarul i b) cte un registru general de dosare la fiecare secie. Astfel, se pot diferenia registre generale de dosare (registre de instrare-ieire a dosarelor) de la seciile civile, penale, de contencios administrativ, de societi comerciale, agricole, de fundaii etc. La unele judectorii exist un singur registrul general de dosare pentru ambele secii, civil i penal cu precizarea c numerele nregistrate se trec pe coperta difereniat prin culori a dosarelor pentru cele dou categorii de instane : civil i penale. Dupa numrul dosarului, nregistrat la secie, se va trece indicativul seciei (C - civil, P - penal, CAF - contencios administrativ i fiscal, Com. comerciala etc.) i numrul cu care a fost nregistrat la registratura general. La instanele unde funcioneaz mai multe secii pentru aceeai materie se utilizeaz indicative numerice pentru identificarea acestora. nregistrarea documentelor n Registrul general de dosare sau de intrare-ieire a dosarelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor pentru nregistrare. nregistrarea documentelor (dosarelor) ncepe de la 1 ianuarie i se ncheie la 31 decembrie ale fiecrui an. n cazul n care registrul nu este completat i se mai pot nregistra documente pentru mai muli ani, se va deschide, pentru fiecare an n parte, cte o partid nou care va ncepe numeroatarea de fiecare dat ncepnd cu 1 ianuarie pentru actele n curs de

15

creare. Pentru fiecare an ncheiat se va face certificarea registrului prin consemnarea ultimului numr de nregistrare, parafare i semntur. In acest registru se trec, in ordinea intrarii, toate dosarele (actele) nregistrate la judecatorii, tribunale, tribunale specializate, curi de apel sau la seciile acestora, cu rubricile stabilite in acest scop. Sub acelasi numar se vor nregistra toate cererile depuse ulterior sau corespondena in legtur cu dosarul. La nregistrarea documentelor se vor preciza urmtoarele elemente, respectiv, registrul general de dosare sau de intrare- ieire dosare va avea urmtoarea rubricatur: 1. Numr dosar sau numrul de nregistrare reprezint numrul curent al dosarului care se efectueaz cronologic n ordinea intrrii neadmindu-se nici un fel de modificri. n cazul unor greeli de nregistrare poziia respectiv se anuleaz i se consemneaz prin barare i semntur anulat, numrul respectiv nemaifiind acordat. 2. Data nregistrrii sau data intrrii documentului cuprinde : anul, luna, ziua care se completeaz n mod obligatoriu la nregistrarea fiecrui document primit, emis sau folosit pentru uz intern. Numrul de nregistrare mpreun cu data nregistrrii sau intrrii documentului se aplic pe fiecare document (copert de dosar) intrat iar pentru uurarea i consemnarea corect a acestor date se tipresc coperi, separat pentru fiecare dintre instane, coninnd elementele necesare nregistrrii. Aplicate pe fiecare document (dosar) intrat, nregistrat. 3. Nr. actului de sesizare i organul care l-a trimis este preluat de pe coperta dosarului intrat sau din antetul documentului intrat)
16

servete apoi

pentru cel ce rezolv actul la ntocmirea rspunsului pentru actul deja

4. Numele i prenumele prilor sunt consemnate prile Natura cauzei (potrivit seciei : penal, civil etc) penale 5. Prima instan 6. Calea de atac i altele civil 7. Prima instan 8. Cale de atac i altele 9. Obiectul cauzei se precizeaz denumirea cauzei 10. Actele primite dup formarea dosarului Indicativul dosarului dup nomenclator (cifra roman, litera majuscul i cifra arab) se stabilete la nregistrarea documentelor, prin parcurgerea nomenclatorului pe ntreaga instan i, consemnarea acestuia n ultima rubric, a registrului. Concomitent, indicativul se va consemna cu creionul n partea din dreapta sus a documentului (coperta dosarului), sau pe msura posibilitilor n apropierea locului de consemnare a numrului de intrare. Indicativul dosarului dup nomenclator se poate consemna pe act (coperta dosarului) i cu prilejul rezolvrii actului (dosarului) de ctre cei desemnai cu rezolvarea aceastuia urmnd ca la registratur, cu prilejul expedierii documentului, s se completeze rubrica respectiv. Aceast prevedere a Legislaiei arhivistice n vigoare nu a fost practicat de-a lungul timpului de ctre instanele judectoreti pentru documentele (dosarele) create urmnd ca aceast operaiune s fie realizat pentru documentele (dosarele) care urmeaz s fie create ncepnd cu anul 2010 sau pentru dosarele deinute n depozitele de arhiv cu prilejul ordonrii, inventarierii i selecionrii lor.
17

2. Opisul alfabetic Pentru realizarea unei evidene exacte i a posibilitii urmririi circuitului documentelor (dosarelor) de la registratur la alte instane, la alte compartimentele de munc (la arhiv) sau ctre ali destinatari, n mod obligatoriu, dosarele se nregistreaz n registre specifice i se repartizeaz pentru rezolvare pe baza acestora. n acest registru se trec numele i prenumele sau, dup caz, denumirea prilor din dosar, inclusiv a celor introduse ulterior n proces, precum i numrul dosarului. La instanele la care funcioneaz secii, opisul alfabetic se ine pe secii (mpreun cu registrele generale de dosare) 3. Registrul informativ n acest registru se menioneaz, pentru fiecare dosar trecut n ordinea numeric, primul termen de judecat i termenele ulterioare ; data ieirii dosarului din arhiv i persoana creia i s-a predat, data reintrrii dosarului n arhiv ; numrul i data sentinei, deciziei sau ncheierii, dup caz, i soluia pe scurt ; data trimiterii dosarului la alte instane, la parchet sau alte autoriti i data revenirii dosarului, conexarea sau ataarea dosarului la alt dosar. Instanele de judecat ntocmesc i pstreaz pentru evidena activitii i alte categorii de registre n majoritate cu termen limitat de pstrare i conservare. Registrul de termene (sau condica de termene) al arhivei este un alt instrument de eviden necesar n activitatea practic. n acest registru se
18

trec toate dosarele pe termenele de judecat fixate, consemnndu-se numrul i data lor. n cazul n care aceste registre de termene din perioada 19201990 se mai pstreaz la instane, cu prilejul selecionrii arhivei se va urmrii existena primelor trei registre, n cazul lipsei lor se va pstra permanent acest dosar care, n prezent, are termen de pstrare 5 ani. Condica edinelor de judecat n acest registru se trec (de grefierul de edin) n ordinea nscris n list, dosarele din fiecare edin, separat pe complete, noul termen de judecat n caz de amnare a judecii, hotrrea pronunat i numrul acesteia, precum i iniialele judectorului care o va redacta. Grefierul-arhivar pregtete dosarele pentru edinele de judecat i asigur circulaia acestora n cadrul instanei, precum i trimiterea lor la alte instane. La judectoriile cu volum mare de activitate se in dou condici, una pentru cauze penale i una pentru cauze civile. La instanele unde funcioneaz secii se ine cte o condic pentru fiecare secie, la instanele unde nu exist secii, condicile se in pe materii. La curile de apel i tribunale se in condici separate pentru activitatea de prim instan, de apel i de recurs. Condici de edine separate se vor ine pentru : - edinele de judecat desfurate n camera de consiliu - edinele de judecat privind adopia - edinele de judecat a sesizrilor privind efectuarea percheziiilor i a interceptrilor i nregistrrilor convorbirilor telefonice - a edinelor de judecat a recursurilor soluionate prin ncheiere Alte registre importante, din rndul celor 23 de registre consemnate la art. 83 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti care, prin coninutul lor, fac parte din Fondul Arhivistic Naional, pot fi enumerate :
19

Registrul de eviden a petiiilor, Registrul de eviden pentru nregistrarea cererilor i rspunsurilor privind accesul la informaiile de interes public, Registrul de control, Registrele judectorilor sindici etc. De modul n care se respect nregistrarea documentelor (dosarelor) n registrul general de dosare sau de intrare-ieire a dosarelor, respectiv completarea corect a tuturor rubricilor pe care le solicit documentul (dosarul) nregistrat i n mod deosebit rubrica indicativul dosarului, depinde rapiditatea i operativitatea regsirii documentelor (dosarelor) din arhiva curent sau cu prilejul trierii lor n activitatea de selecionare. Circuitul documentului (dosarului), de la nregistrare i pn la expedierea sau clasarea lui n cadrul arhivei, are dou aspecte cu importan deosebit n formarea arhivei oricrei instituii. Un prim aspect, este acela al circuitului ntre registratur i instane (compartimentele de munc), al doilea, fiind cel dintre instane i arhiva general a instituiei i apoi ntre arhiva general a instanei i Arhivele Naionale, pentru documentele permanente, respectiv, cu unitile de recuperare a documentelor, pentru cele cu teremene temporare de pstrare dup efectuarea selecionrii lor. Filele registrului general de dosare sau de intrare-ieire, a tuturor registrelor aflate n curs potrivit art. 83, se numeroteaz, iar pe copert se trec urmtoarele elemente : - denumirea instituiei (Instana) - denumirea (seciei) - anul sau anii la care se refer documentele - numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite, cu urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau
20

perioada respectiv) .. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i parafarea. Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de secie aplicndu-se tampila instanei.

21

Regulament ord. int. instane art. 83/1

5)
REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
Nr. Dos Data nregistr rii Nr. Act de sesizare i organul care l-a trims Numele i pren. Prilor Natura cauzei Obie ctul Cauz ei Actele primate dupa formare a Dosarul ui Ind. Dos.

penala
Prima instanta Ci de atac

civila
Prima instanta Cai de atac

1 1

2 12.11.

3 3/09

4 Pop

10
II/A/69

22

6)
COPERT DOSAR
ROMNIA

Regulement art. 102

CURTEA DE APEL CLUJ SECIA CIVIL, DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE, PENTRU MINORI I FAMILIE COMPLET .. OBIECT . PRI DATA NREGISTRRII .. NR. I DATA HOTRRII .. REDACTOR . INDICE STATISTIC . DOSAR NR. ARHIV : Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni) Termen de pstrare: P (se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic) Nr. Inventar: (dup inventariere)

TERMENE .. .. . .

23

3. Sistemul informatizat de nregistrare. Sistemul ECRIS al numrului unic de dosar de la toate instanele judectoreti Scopul principal al sistemului ECRIS este de a gestiona informaiile despre dosarele i documentele referitoare la dosare din cadrul unei instituii juridice el fiind prevzut totodat cu faciliti pentru planificarea diverselor activiti din cadrul unei asemenea instituii. Sistemul ECRIS permite nregistrarea noilor dosare, nregistrarea prilor contestatare din cadrul dosarelor, nregistrarea dosarelor i a documentelor incluse n dosar, alocarea termenelor de judecat precum i operiile de citaii, generare de liste de edin i editare de ncheieri de edin. Prin introducerea sistemului ECRIS de nregistrare electronic a dosarelor s-a renunat la Registrul general de dosare, la Opisul alfabetic, la Registrul informativ i la Registrul de termene, operaiunile efectuate n aceste registre fiind preluate prin aplicaia ECRIS. ncepnd cu 1 iulie 2006 s-a dispus generalizarea sistemului ECRIS al numrului unic de dosar la toate instanele. Numrul unic al dosarului este format din : - numrul din registrul general electronic/numrul identificator al instanei/ - anul nregistrrii dosarului Numrul identificator al instanei reprezint un numr unic de identificare a instanei de judecat (conform Listei numerelor de identificare din anexa la Regulamentul de ordine interioar).

24

Astfel un numr de nregistrare de la Curtea de Apel Cluj va fi format din numrul din registrul general electronic, numrul identificator al instanei i data nregistrrii dosarului: 1/33/ 13. 11. 2009 Numrul din registrul general electronic reprezint numrul dosarului n cadrul registrului electronic pentru ntreaga instan. Acest numr ncepe de la valoarea 1 pentru primul dosar din anul curent i continu incremental (cresctor) pentru fiecare nou dosar creat. Alte faciliti de planificare a diverselor activiti oferite de sistemul ECRIS sunt : - alocarea judectorilor i grefierilor pe complete de judecat - planificarea judectorilor de serviciu desemnai s primeasc spre rezolvare petiii - capacitatea de a genera situaii statistice standard - s extrag din baza de date diverse informaii statistice despre dosarele, documentele, persoanele i infraciunile sau cauzele civile ce au legtur cu cauzele aflate pe rol Instanele judectoreti care utilizeaz sistemul ECRIS vor lua msuri pentru completarea tuturor cmpurilor aplicaiei ECRIS cu date complete i corecte, conform instruciunilor de utilizare. n cazul utilizrii nregistrrilor n sistem informatizat, se va constitui un singur registru general de dosare care va conine date suplimentare menite s asigure obinerea unor evidene derivate. n acest scop, registrul informatizat va fi completat cu toate informaiile prevzute n structura bazei de date. Aceste date suplimentare, legate de fiecare cauz, vor fi completate permanent n cursul judecii. La sfritul fiecrei zile de lucru se va proceda la asigurarea bazei de date prin salvarea acesteia pe un suport magnetic.

25

Pornind de la facilitile oferite de sistemul ECRIS, prezentate mai sus, putem remarca faptul c acesta este perfectibil cu deosebire n ceea ce privete respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 Legea Arhivelor Naionale referitor la nregistrarea actelor i la aplicarea Nomenclatorului arhivistic la registratur i la gruparea actelor n dosare la instane. Astfel, n mod obligatoriu n programul ECRIS trebuie constituit un cmp (o rubric) care s reprezinte indicativul dosarului dup nomenclator iar un alt cmp s reprezinte termenul de pstrare al dosarului preluat tot din nomenclator. Prevederea sistemului ECRIS cu cele dou elemente ar simplifica operaiunile de inventariere, selecionare i pstrare a documentelor, sistemul fiind astfel capabil s extrag din baz dosarele avnd acelai indicativ al dosarului din nomenclator, respectiv, dosarele avnd acelai termen de pstrare. Potrivit art. 82 alin. 2 evidena n sistem informatizat se pstreaz i pe suport hrtie, prin listarea periodic a nregistrrilor i legarea lor n mape (dosare) distincte. Prin introducerea n sistemul ECRIS a indicativului dup nomenclator i a termenului de pstrare registrul general electronic poate constitui n continuare evidena de baz arhivistic din cadrul instanelor judectoreti, n registru urmnd a se opera lucrrile de selecionare a documentelor cu termenele de pstrare expirate dar i consemnarea celor cu termen de pstare permanent. n capitolul III, Seciunea II-a Activitatea premergtoare edinei de judecat i de rezolvare a lucrrilor cu caracter administrativ sunt consemnate modalitile prin care actele de sesizare ale instanei sunt preluate n eviden la registratura instanei. Astfel, actele de sesizare a instanei, depuse personal sau prin reprezentant, sosite prin pot, curier sau fax, se depun la registratur, unde n aceiai zi, dup stabilirea obiectului
26

cauzei, primesc numr din aplicaia ECRIS i dat cert. n continuare, dup stabilirea obiectului cauzei de ctre un grefier cu studii superioare, sub conducerea unui judector, dosarele se predau personalului responsabil cu efectuarea repartizrii aleatorii avnd ataate dovezile privind modul n care au fost transmise. Cu alte cuvinte documentele (dosarele) odat ce primesc numr i dat cert din aplicaia ECRIS sunt predate, n funcie de obiectul cauzei, celor desemnai cu rezolvarea lor. Celelalte cereri i acte de orice natur, inclusiv corespondena cu caracter administrativ sosite prin pot, curier, fax, e-mail sau prin orice alt mijloc de comunicare, se nregistreaz n registrul general de dosare, registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative ori n registrul de eviden a petiiilor i se prezint, dup caz, preedintelui instanei. Dovezile de comunicare a procedurilor se primesc la registratura instanei sub semntur, dup caz, se predau arhivarului care le ataeaz la dosar, fcndu-se meniune despre aceasta pe conceptul de citare. Actele i cererile de orice natur, prezentate de justiiabili, inclusiv de avocai, preedintelui instanei ori judectorului de serviciu, primesc dat cert la prezentarea lor, prin aplicarea tampilei de intrare a instanei respective, iar dup rezolvare se predau registratorului care le nregistreaz potrivit prevederilor legale, dup caz. nregistrarea, evidena i pstrarea documentelor ce nu sunt destinate publicitii se vor face n condiiile prevzute de Legea privind protecia informaiilor clasificate nr. 182/2002 din 12 aprilie 2002 (publicat n M. O. Partea I-a nr. 248) i Legea privind liberul acces la informaiile de interes public nr. 544/din 12 octombrie 2001 (publicat n M. O. Partea I- a nr. 663) i Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 (Anexa 6).

27

Plicurile coninnd coresponden cu caracter confidenial se nregistreaz n Registrul de intarare ieire a corespondenei, cu aceast meniune, fr a fi desfcute, dup care se predau destinatarului. n vederea repartizrii pe complete i a stabilirii primului termen de judecat, dosarele nou-formate vor fi transmise persoanei desemnate cu repartizarea aleatorie a cauzelor. Repartizarea cauzelor se va efectua n sistemul informatic prin programul ECRIS. Dosarele repartizate pe complete n mod aleatoriu vor fi preluate de preedinte sau de unul dintre judectorii completului de judecat. n concluzie putem constata c nregistrarea documentelor (dosarelor de judecat i a materialelor preconstituite) de la instanele judectoreti difer de cea existent la ali creatori de arhiv ea fiind stipulat de prevederile Regulamentului de ordine interioar al instanelor judectoreti. Diferenele apar ncepnd chiar de la modul de repartizare a acestora dup nregistrare, continund cu circulaia i manipularea lor n interiorul i exteriorul instanelor i ncheind cu conexarea actelor intrate ulterior (la acelai obiect al cauzei). Chiar i n aceste condiii consemnarea indicativului dosarului dup nomenclator i termenul de pstrare al dosarului n registrul general electronic de dosare se impune a se realiza ct de urgent pentru uurina regsirii actelor, cu deosebire, dup existena unei sentine definitive din dosar i trimiterea lor spre pstrare i conservare la arhiva general a instanei.

28

4. nregistrarea i evidena tampilelor din cauciuc Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz ntr-un registru separat ntocmit potrivit modelului prezentat n anexa nr. 7 din Instruciuni privind activitatea la creatorii de arhiv n ordinea drii lor n folosin. n cazul n care instutuia nu deine matrice sigilare din metal se poate deschide un registru pentru evidena tampilelor avnd urmtoarea prezentare i rubricatur i care se poate deschide sub forma unui registru (caiet studenesc a cror pagini se vor numerota) i care are termen de pstrare permanent: Denumirea instanei ..................................... Denumirea seciei (compartimentului) ................................... Registru pentru evidena sigiliilor i tampilelor 1. Nr. crt 2. Imprimarea n tu a tampilei i transcrierea legendei de pe tampil 3. Data drii n folosin ( Semntura celui care preia tampila) 4. Data scoaterii din uz ( Semntura celui care pred tampila) 5. Observaii Registrul pentru evidena tampilelor se poate ntocmi la nivel de compartiment sau pe ntreaga unitate n funcie de numrul acestora. Se va respecta cu strictee darea n folosin pe baz de semntur pentru a se evita folosirea tampilei de ctre alte persoane dect cele avizate. tampilele, parafele se vor pstra la cei care le au n eviden rspunderea folosirii revenind acestora. 20. 05. 2010 Ioan Dordea

29