‫مهارات الرقابة‬

‫المصدر ‪ :‬المتحدة للبرمجيات ‪ -‬إعداد ‪ /‬ثروت شلبى‬

‫دور المدير في عملية الرقابة (جدول)‬
‫عملية الرقابة‬
‫ماهيته الرقابة‬

‫مهارات الرقابة ‪ /‬ماهيته الرقابة‬

‫الرجوع إلى‪ :‬مهارات الرقابة المصدر ‪ :‬المتحدة للبرمجيات ‪ -‬إعداد ‪ /‬ثروت شلبى‬

‫تعني الرقابة بالتأكد من أن النتائج التي تحققت أو تتحقق مطابقة للهداف التي تقررت أو التي احتوتها الخطة ‪.‬‬

‫وبالتالي فهي عملية ملحظة نتائج العمال التي سبق تخطيطها ‪ . .‬ومن ثم تحديد الفجوة بين النتائج المستهدفة‪،‬‬
‫والنتائج الفعلية‪ ،‬واتخاذ الجراءات التصحيحية لسد هذه الفجوة ‪.‬‬

‫ويتطلب ذلك القيام ‪:‬‬

‫‪o‬بالمتابعة ‪ :‬والتي تعني بالتأكيد من أن المستهدف قد تحقق فعل وفي الوقت المحدد له ‪.‬‬

‫‪o‬والتقييم ‪ :‬والذي يعني بالتأكد من أن ما تم تنفيذه قد تم وفقا " لما يجب أن يكون ‪.‬‬

‫وعملية الرقابة بشقيها المتابعة والتقييم تتطلب وجود ‪:‬‬

‫‪‬معايير رقابية يتم القياس والتقييم بموجبها‪ ،‬وعلى أساسها ‪.‬‬

‫‪‬قياس الداء إسنادا لهذه المعايير ‪.‬‬
‫‪‬تحديد النحرافات وعلجها ‪.‬‬

‫والدارة الفعالة عند قيامها بممارسة عملية الرقابة‪ ،‬لبد وأن تضع لها مجموعة من المعايير التي تدل على هذا‬
‫النجاح وأبرز هذه المعايير هي النتاجية ومؤشراتها ‪ .‬والنتاجية هي العلمة بين الناتج والمستخدم خلل فترة‬
‫زمنية محددة ‪.‬‬

‫مهارات الرقابة ‪ /‬دور المدير في عملية الرقابة (جدول)‬

‫الرجوع إلى‪ :‬مهارات الرقابة المصدر ‪ :‬المتحدة للبرمجيات ‪ -‬إعداد ‪ /‬ثروت شلبى‬

‫على ضوء ما سبق فإنه يمكن بلورة هذا الدور فيما يلي ‪:‬‬

‫‪o‬أن يمارس أسلوب قيادة ديمقراطية يحقق الرقابة الذاتية لدى المرؤوسين‪ ،‬تكون عناصره النقاط‬
‫السابق الشارة إليها عاليه ‪.‬‬

‫‪o‬أن يطبق نظام لدارة الداء يكون محتواه هو كما مبين في الشكل التالي ‪:‬‬

‫مهارات الرقابة ‪ /‬عملية الرقابة‬

‫الرجوع إلى‪ :‬مهارات الرقابة المصدر ‪ :‬المتحدة للبرمجيات ‪ -‬إعداد ‪ /‬ثروت شلبى‬

‫تتمثل عملية الرقابة في إتباع الخطوات التالية ‪:‬‬

‫تحديد النشاط أو المهمة المطلوب رقابتها ‪:‬‬

‫تقوم عملية المتابعة باعتبارها الشق الول من الرقابة على أساس التحديد الدقيق والتفصيلي للمهام أو النشاط أو‬
‫الموضوع الذي سيتم رقابته‪ ،‬لن أساس عملية المتابعة هو التأكد من أن خطوات أداء هذه المهمة أو هذا النشاط‬
‫قد تم تسجيلهما ووضعهما في برنامج تنفيذي ‪ . .‬ليتم متابعة تنفيذ خطوات هذا البرنامج‪ ،‬بمعنى التأكد من حدوثها‬
 ‫‪ .‬لذلك ل يمكن أن تتم عملية المتابعة إل إذا تم تحديد النشاط المطلوب رقابته ووضعه في صورة خطوات‬
‫تفصيلية في البرنامج ‪.‬‬

‫تحديد الزمنة لكل خطوة في المهمة أو النشاط أو المشروع المطلوب رقابته ‪:‬‬

‫وترتبط هذه الخطوة أيضا بإجراء عملية المتابعة‪ ،‬حيث ل يمكن إجراءها إل بالتأكد من وضع وتحديد هذه‬
‫الزمنة حيث يتم خلل عملية المتابعة تسجيل أمرين ‪:‬‬

‫‪o‬الول ‪ :‬الجابة على السؤال الخاص بل تمت هذه الخطوة الموجودة في البرنامج أم ل ؟ ‪ . .‬وإذا‬
‫كانت الجابة بأنها تمت‪ ،‬ننتقل إلى ثانيا‪.‬‬

‫‪o‬الثاني ‪ :‬الجابة على السؤال الخاص بهل تمت في الزمن المحدد لها في البرنامج أم ل ؟ ‪ . .‬فإذا‬
‫كانت الجابة بنعم تم تسجيل ذلك ‪ .‬وإذا كان هناك انحراف زمني يتم تسجيله ‪.‬‬

‫اختيار القياس الذي سيبني عليه معايير الرقابة ‪:‬‬

‫ويتم في هذه الخطوة تحديد المقياس الذي سيبني على أساسه معيار الرقابة‪ ،‬وهل سيكون وحدة زمن ( ساعة ‪/‬‬
‫دقيقة ‪ ) . .‬أو وحدة طول ( متر ‪ /‬سم ‪ ) . .‬أو وحدة نقد ( درهم ‪ /‬فلس ‪ ) . .‬أو وحدة كمية ( كيلو ‪ /‬جم ‪) . . .‬‬
‫وهكذا ‪ .‬حيث تبني المعايير على أساسها مثل ( ‪ 10‬وحدات ‪ /‬ساعة ) كمعيار رقابي للداء ‪. . .‬‬

‫تحديد المعايير ‪:‬‬

‫أي وضع الجداول أو الحصص أو الهداف التي سوف تقيس الوحدات موضوع الرقابة بها ‪ . .‬مثل درهم لكل‬
‫كيلوات ‪ /‬ساعة‪ ،‬أو درهم لكل ساعة ‪ /‬عمل ‪ . . .‬وهكذا ‪.‬‬

‫وضع نظام المعلومات الرقابية ‪:‬‬

‫ويتعلق بوضع النماذج الخاصة بالمتابعة‪ ،‬ومواعيد القيام بها وكيفية ملء نماذجها وجداولها وتحديد من الذي يقوم‬
‫بها ومن الذي يقوم بتحليلها ووضعها في تقارير بشكل معين ؟ وأيضا إلى من ترفع ؟ وكذلك وضع إجراءات‬
‫التقييم من حيث النماذج المستخدمة والتقارير الخاصة بذلك ومن الذي سيقوم بتحليل هذه التقارير ؟ وإلى من‬
‫سترفع ؟‬

‫عملية المتابعة والتقييم ( الرقابة ) ‪:‬‬

‫وهي الخطوة الخيرة التي يتم فيها تنفيذ الخطوات السابقة وصول " إلى نتائج محددة هي نتائج عملية الرقابة‬
‫حيث تتبلور هذه النتائج في‪:‬‬

‫‪o‬تقارير المتابعة المسجل بها ما تم تنفيذه والنحرافات الزمنية للتنفيذ ‪.‬‬

‫‪o‬تقارير التقييم والتي تحتوي على نتائج تطبيق المعايير على الشيء أو الموضوع أو المهمة‬
‫موضوع الرقابة‪ ،‬مبين بها أيضا النحرافات الكمية أو المالية أو الزمنية أو النوعية وأسبابها ‪.‬‬

‫‪o‬والتمكين ‪.‬‬

‫‪o‬والمساندة والدعم للمرؤوسين ‪.‬‬

‫‪o‬وإتاحة الفرصة للمرؤوسين للتعبير ‪.‬‬

‫‪o‬وتقديرهم إذا كان الموقف يحتاج هذا التقدير ‪.‬‬