Professional Documents
Culture Documents
الجمعية العلمية
نادي الدراسات القتصادية
مقدمة:
فت العصتر الديتث أصتبح الجتمتع يعتمتد بالدرجتة الول على الدت العلوماتت (بالبيانات
والعطيات) ,لسيما بعد اتساع دائرة العرفة و البحث ف شت اليادين ,و ظهور الجهزة اللكترونية
2
ال ستخدمة ف تكنولوج يا العلومات من ح يث طرق تميع ها و معالت ها و حفظ ها و ا سترجاعها
بال سرعة و الو قت النا سبي ,و بذلك أ صبحت العلومات و سيلة ذات أه ية بال غة ف ال ساعدة على
اتاذ القرارات و التابعة و التنظيم ,من أجل الوصول إل الدف النشود.
ميدان تستيي الطلبيات (الشتريات) و الخزونات يعرف هتو كذلك اختلف كتبي فت النتوجات
ومصتادر التمويتن ,وكذلك حجتم معتتب للحركات (دخول – خروج) ,و تعدد الوثائق الستتعملة
(طلبيات الشراء ,م ستندات الطلب و ال ستلم ,الزبائن و الورد ين ,)...و كذا تن قل ال سواق
(منتوجات جديدة ,تذبذب ال سعار ,)...و كل هذا يؤدي عموما إل تشك يل ح جم مع تب من
العطيات ما يستلزم ف أغلب الحيان عمليات معالة و استحداث هامة و متكررة :حجز ,مراقبة,
حسابات ,تديد...,إل.
ل كن انفاض تكال يف العلومات ية ( من أجهزة و برميات) ت سمح اليوم لغلب ية الؤ سسات ب ل هذه
الشا كل من خلل ال ستفادة من اللول العلومات ية لتخف يض تكال يف التشغ يل ,و ت سي كفاءة
وفعالية أوقات الستجابة و مصداقية النتائج.
أهمية الموضوع:
ي ستمد الوضوع أهي ته من أه ية العلومات ية ف ت سيي الخزونات لتنظ يم التمو ين و ت صريف
النتجات ,ف هي أش به بنظام تواز ن يوازن ب ي حر كة تد فق البضائع من الح يط إل دا خل النشأة إل
الحيط من خلل مراقبة مستوى التدفقات و الكمية التواجدة بالخازن.
أهداف البحث:
إن الدف ال ساسي لذا الب حث هو التح سيس بأه ية التطور الذي حدث ف القوا عد ال ت
تساعد ف اتاذ القرار ,فمن قواعد البيانات إل قواعد العلومات إل قواعد العرفة ,إذ أنا أصبحت
معارف برمت ها ف هذا الجال بف ضل م ساهة تكنولوج يا العلومات و الت صال ف إدارة دورة حياة
العلومات با تتضمنه من تطيط و إنتاج و جع و إتاحة و بث و استرجاع.
1أحد بدر ,السياسة العلوماتية و استراتيجية التنمية ,دار غريب للطباعة و النشر و التوزيع ,القاهرة ,2001 ,ص .13-12
4
و يت ساءل "داف يد باودن" عن الذي نعن يه بكل مة "معلومات" ض من م صطلح "ال سياسة العلومات ية"
وي يب بأن ا تع ن ذلك الزء من الط يف العلوما ت الذي تو جد ف يه كل مة "معرف تة" ,ذلك لن
العلومات من م ستوياته الد ن ف الترك يب كالبيانات الام ي كن إدارت ا بالن ظم و الجراءات ,أ ما
العرفة فل تتم إدارتا إل بالسياسات ذلك حسب الطيف التال:
الكمتة العرفتة العلومتات البيانتات
و إن كان هناك بعتض التحفظات عتن هذا التاه و خصتوصا بالنستبة للبيانات الام ,و لعتل فكرة
طيف العرفة موجودة أيضا ف دراسات ديبونز و زملئه (ديبونز أنتزن ,)1988إذ يرى البيانات ف
الروف و الرقام و الرموز ...إل ,و يرى العلومات كحالة معرفيتة للحاطتة و الدراك ,و يرى
العرفة كحالة معرفية أعلى من الحاطة و الدراك ,ث هو وزملؤه يرون الكمة ف تطبيق العرفة ف
الرأي و ال كم الن سان ,هذا و هناك عدة مدا خل ف تعر يف العلومات ,أول ا الد خل الوضو عي
العريض الذي يرى العلومات ف التعبي القيقي أو اللموس للعمليات العرفية و الت تدث ف العقل
الن سان ,و بالتال فالعلومات هي منتجات أو مرجات العمل ية العرف ية ال ت تتم ثل ف ش كل كيان
مادي.
و بذا الفهوم فالعلومات توجد مستقلة عن العقل النسان الذي أوجدها ,وهذه العلومات توجد
ف أشكال متلفة يكن تديدها و تريكها و اختزانا...إل .أما الدخل الثان للمعلومات فيى أنه
مادا مت العلومات تو جد ف العقل الن سان فيم كن فهم ها فقط بالن سبة لتأثيها أو بالنسبة لكيفية
تغييهتا للمواقتف العرفيتة للناس ...و هذا الدختل يطلق عليته الدختل الذاتت (بالقابلة بالدختل
الوضوعي الول) .و ف هذا فليس للمعلومات وجود أو حقيقة ف ذاتا و إنا هي تتشكل حسب
مستخدم أو مستقبل العلومات و طبقا لباته.
و قد حاول الباحث ( )Braman. S. 1989التوفيق بي الدخلي السابقي الوضوعي و الذات ف تعريف
العلومات بالنستبة لقتل دراستة الستياسة العلوماتيتة ...و اقتراح برامان أربعتة تعريفات رئيستية
للمعلومات ,و ال ت يكن أخذها ف العتبار عند وضع السياسة العلوماتية أو ع ند تليلها ..و هذه
التعريفات هتي:
•العلومات كمورد :Ressourceو هذه الفكرة كل سيكية عن العلومات ,ح يث يع تب النشئون
والعالون للمعلومات ,و كذلك الستفيدون منها ككيانات معزولة عن بعضها البعض.
5
•العلومة كسلعتة :Commodityمع ما يصحب ذلك من تطبيق الفاهيم القتصادية التصلة بالبيع
والشراء و التصلة بسلسلة النتاج؛
•العلومات كإدراك حستي :Perceptionو هنتا يضيتف الباحتث برامان نوذج الستياق Context
وعند هذا الستوى تعال العلومات كتقليل للشك ( )Reduction of Uncertaintyو العلومات هنا
كذلك تتلف بي فرد و آخر ,أي أنا نسبية بالنسبة للفادة منها.
•العلومات كقوة تشكل الجتمع :و هنا ترى العلومات كقوة ف ذاتا و كقوة لصياغة و تشكيل
السياق ,و بالتال يعتقد الباحث "برامان" أن فكرة العلومات هذه يب أن تكون نقطة النطلق
لميع القائمي بوضع السياسة العلوماتية.
1
I-2-ماهية السياسة المعلوماتيسة:
إذا كان مصتطلح العلومات مفهوما غامضتا و مراوغا ,كمتا يستتخدم مصتطلح "ستياسة"
لو صف العديد من المكانات و القائق الختل فة ..فإن ذلك يعكس ضلله على مصطلح السياسة
العلومات ية ..و إذا كان الب عض يرى أن هذه ال سياسة العلومات ية هي جزء من ال سياسة العا مة فإن
الباحثي سافج و أندرسون و روبن ( ,)Savage, S.P et al, 1994قد درسوا الجالت العشرة للسياسة
العامة و لكنهم ل يذكروا من بينها السياسة العلوماتية.
•أ ما إيان رول ند ( )Rolandsفيقت بس التعر يف التال ":تتوي ال سياسة العلومات ية على ممو عة
القواني العامة و القواعد و السياسات الت تشجع أو تنظم إنشاء و استخدام و اختزان وتوصيل
العلومات.
•و يعرف كوشرين ( )Cochrane et al, 1993السياسة العلوماتية بأنا الطريق القصود الذي تتبعه
هيئة حكومية للوصول إل قضية ذات اهتمام عام ,كما أن صناعة هذه السياسة تتطلب الختيار
بي عدة أهداف و بدائل.
•هذا و تعرف موسوعة علة الكتبات و العلومات ( )ELIS, 1991سياسة العلومات بأنا مال يضم
كل متن علم العلومات و الستياسة العامتة ,و ينظتر فيته على أنته ستلعة مرتبطتة بقوق اللكيتة
الفكرية ,و أنا مورد ينبغي اقتناؤها و حايتها و تقاسها و معالتها و إدارتا مع الخرين ..كما
تش ي تلك الو سوعة إل أ نه ل تو جد ف الوا قع سياسة واحدة شاملة للمعلومات ,بل سياسات
7
II-1-خدمات إدارة المخازن:
1
تقدم إدارة الخازن مموعة من الدمات للمنشأة بشكل عام و للدارات الخرى و من أهم
هذه الدمات:
-1التوازن ف تدفق الواد الولية و الجزاء ,و العدات و الهمات الضرورية للوفاء بالحتياجات
التشغيلية و التوازن يشمل ما يلي:
•الواد الداخلة إل الخازن؛
•الواد الخزنة ف الخازن؛
•الواد الصروفة من الخازن.
-2التزويتد بالستتلزمات الخرى :كالصتيانة و قطتع الغيار و اللوازم الصتناعية للمحافظتة على
الطاقة النتاجية ,و ضمان استمرار العمليات النتاجية.
-3ا ستقبال و إ صدار ال سلع الاهزة :من ال صنع أو من الارج ح سب الطلب ,و هي عمل ية
تتعلق بالسلع الاهزة سواءا كانت من الواد الولية الت يتم تميعها و تويلها إل سلع نائية
جاهزة تامة الصنع تستقبلها من الصنع و تزينها .أو كانت سلع مشتراة من الارج فتقوم
بتخزينها ث صرفها مرة أخرى أي إعادة بيعها بربح أو إرسالا إل العارض و بيعها لحلت
البيع.
-4استتلم و تزيتن ملفات النتاج و بواقتي الصتناعة :و تزينهتا ليت التخلص منهتا ,وذلك
بالشتراك مع إدارة الشراء حيث أن التخلص من ملفات النتاج و بواقي الصناعة يتم إما من
خلل استقبالا و تزينها ووضعها ف أماكن تضم عدم تأثيها على الخزون الديد و السليم
ث استخدامها لغايات أخرى ,و هي من مسؤوليات و خدمات إدارة الخازن .أو العمل على
بيعهتا كخردة لحلت متخصتصة بشراء ملفات النتاج و بواقتي الصتناعة وبذلك تتخلص
النشأة منها.
II-2-مسؤوليات وظيفة التخزين و اختصاصاتها:
2
1-العمل على تحقيق الوفرات:
إدارة الخازن لي ست من الدارات الال بة للموال للمنشأة بل هي من الدارات ال ستخدمة
للموال ,و بالتال فإن دورها هو تقيق أكب قدر من الوفورات ف نفقات كثية و يكون ذلك من
خلل:
1حد راش الغدير ,إدارة الشراء و التخزين ,دار زهران للنشر ,عمان ,الردن ,1997 ,ص .255
2حد راشد الغدير ,مرجع سبق ذكره ,ص .256
8
-1تفيض تكلفة الموال الجمتدة :عن طريق عدم تزين كميات كبية ,و العمل على صرف
الكميات الناسبة ف الوقات الناسبة و الحافظة على مستويات مزون ملئمة؛
-2تف يض تكل فة التخزي تن :و هو من صميم ع مل إدارة الخازن و ي تم ذلك عن طر يق عدة
وسائل أهها :تفيض الجراءات الدارية ف عمليات الصرف و الستلم و عدم البالغة ف
استتخدام القوى البشريتة بأعداد كثية ,و العمتل على استتخدام أستاليب التخزيتن و طرق
حديثة و سليمة و ملئمة لعملية التخزين أو للمخزون بشكل عام ,وكلها وسائل تؤدي إل
تفيض تكلفة التخزين؛
-3تف يض احتمالت التلف للمواد الخزن تة :و الحاف ظة على هذه الواد من التلف و التقادم
والضياع و هي من صلب مسؤوليات إدارة الخازن؛
-4ال ساهة مع إدارة الشتريات ف تف يض تكال يف الش تراء :إن تف يض تكال يف الشراء ف
الساس هو من مسؤوليات وظيفة إدارة الشتريات ,لكن إدارة الخازن لا دور كبي ف هذه
السؤولية لنا تساهم ف تديد كميات الواد الشتراة و ف توصيف و تديد خصائص هذه
الواد و ف تقدي طلبات الشراء ف الوقت الناسب.
1
2-التوصيف و التصنيف و التمييز للمواد المخزنة:
يقصد بالتوصيف وضع تفصيل شامل للمادة و تديد دقيق للخصائص الميزة لا عن باقي
الواد الخرى ,بطري قة ي سهل الو صول إلي ها و ت ساعد ف ت سهيل عمليات ال فظ و ال صرف لذه
الواد.
أمتا تصتنيف الواد :فهتو عمليتة فرز و حصتر النواع التشابةت و التقاربتة متن الواد فت فئات أو
مموعات ثت تقستيم كتل مموعتة متن هذه الجموعات إل أخرى ثانويتة على أستاس التشابته أو
التقارب أو الترابط أو التجانس أو التماثل .و يستخدم هذا السلوب لسهولة التعرف على الصناف
ووضعها تت تصرف الهة الت تتاجها ,بالضافة إل فوائده الت نذكر منها:
-تسهيل عملية جرد و تنظيم حساب ماميع الخزون؛
-تسهيل عملية التنظيم داخل الخزن؛
-التعرف على موجود الواد لنع تكرار الشراء و بالتال سهولة تقييم الخزون؛
1هيثم الزعب ,ممد العدوان ,إدارة الواد مدخل حديث للشراء و التخزين ,دار فكر للطباعة والنشر والتوزيع ,عمان ,الردن ,ط ,2000, 01ص .46
9
-زيادة التخلص فت العمال إذ يتتم إفراد كتل قستم بجموعتة متن الواد و تديتد عدد و نوع
العاملي فيها؛
-معرفة الواد الطرة و عزلا كما ف تزين السموم و الواد القابلة للشتعال.
تييتتز التتواد :يتتم بالترميتز بالحرف و الرقام أو باللوان أو برموز (علمات) خاصتة بالنشأة,
وفوائد الترميز تكمن ف سرعة الوصول إل الواد داخل الخازن و التعرفة على الواد الطلوبة و تديد
أما كن تزين ها بد قة و متاب عة ر صيد الواد دا خل الخازن (الدّ الد ن ,ال د الق صى ,نق طة إعادة
الطلب) ,و هذا يزيد فعالية الرقابة على الواد و جردها.
1
II-3-علقة إدارة المخازن بإدارة المشتريات:
تقدم إدارة الخازن مموعة من العلومات و الدمات لدارة الشتريات و خاصة ما يتعلق:
-بوجودات الخازن من الواد و الوقت التوقع لنفاذ هذه الواد؛
-تقدي تفاصيل عن الواد الطلوبة من حيث الكمية و النوعية و توقيت و احتياجات هذه الواد؛
-تقدي تفاصيل عن الواد الرفوضة وعن الواد الردودة و عن الواد الراكدة؛
-تقد ي معلومات عن أي تغي ي ف م ستويات صرف الواد و عن الطلبات العاجلة ال ت ترد من
الوحدات أو القسام لتغطية احتياجاتا؛
أما إدارة الشتريات فتقدم مموعة من الدمات لدارة الخازن و هتي:
-متابعة تسليم الواد حيث أن هذه الدمة تتعلق بأمور متعلقة مباشرة بالواد الشتراة و هي متابعة
الواد و العدات حيتث أن هذه الدمتة تتعلق بأمور متعلقتة مباشرة بالواد الشتراة و هتي متابعتة
الواد و العدات و الهمات ذات صلة مباشرة بعملية التشغيل و النتاج؛
-الت صال بالورد ين ب صوص الواد الطلو بة :وذلك لدا مة و ا ستمرار التشغ يل ,لن هذه الواد
تشمل كل ما يتعلق باحتياجات التشغيل و النتاج كي تستمر العملية النتاجية؛
1
الرقسابة على المخسزون: III-
يت صل مفهوم الرقا بة على الخزون كوظي فة إدار ية ,بالتخط يط للمخزون ,لن ما ي سعيان إل
تقيق نفس الدف تقريبا ,فكلها يهدف إل تنظيم حركة الخزون و الحافظة عليه و ضبط تدفق
الواد من و إل الخازن بالكم ية النا سبة ,و الو قت النا سب دون ن قص أو تأخ ي ,و يق صد بالرقا بة
على الخزون :الوقوف على مدى تطبيق ال طط الوضو عة ,و التح قق من الجراءات التب عة لرا حل
دخول الواد و خروجها من الخازن ,و التأكد من أن الجراءات الفعلية هي الجراءات الخطط لا,
واكتشاف القصور و معرفة الخطاء و النرافات و التجاوزات الرتكبة أثناء الناز ,و من ث العمل
على تد يد أ سبابا وو ضع اللول لتفادي ها م ستقبلً ,و ت تم عمل ية الرقا بة على الخزون من خلل
عمليات الف حص و التفت يش و التاب عة ال ستمرة ,و ج ع العلومات لقياس و تدق يق ج يع العمليات
التخزين ية بأوقات متل فة ,للتأ كد من وجود الكميات الطلو بة ح سب ال طط الوضو عة ,و التدق يق
على استلم وصرف الواد إل الخازن ,و التأكد من صلحيتها ,و من سلمة إجراءات الفحص و
التفتيش عليها.
وظائف الرقابة على المخسزون:
•ضمان توف ي الكميات النا سبة من الواد الطلو بة ح سب ال طط الوضو عة و تفادي الن قص ف
هذه الواد و خاصة الواد سريعة الركة؛
•ضبط حركة الخزون ,و تنظيم حركة دوران الواد و تديدها لتفادي الزدواجية ف خزن الواد؛
•التأكد من سلمة الواد الخزنة ,و من تطبيق إجراءات السلمة عليها؛
•تفيض تكاليف و نفقات و مصاريف التخزين إل أقل ما يكن؛
1هيثم الزغب و آخرون ,مرجع سبق ذكره ,ص .221
11
•تف يض قي مة ال ستثمار ف الواد بطيئة الر كة لتخف يض قي مة ال ستثمار ف الخزون إل أ قل ما
يكن؛
•قياس و تصحيح آداء العاملي ف الخازن؛
•ضبط استلم و تسليم الواد ف الواعيد الحددة لنع تأخي العمليات النتاجية؛
•جدولة و فحص الواد للتأكد من أنا مطابقة للمواصفات و الكميات و التقليل من خسائر التلف
والسرقتة...
1
-IVالسجلت و المستندات المخزنيسة:
يق صد ب ا الوراق و النماذج و ال ستندات ال ت يق يد ب ا مضمون الخازن و ال ت تتم كن من
خللا إدارة الخازن من متابعة حركة الخزون ,و السيطرة عليه ,فمن خللا تتم معرفة الكميات
الواردة و مقدار الصتروف و التبقتي متن الواد ,و تتلف هذه الستجلت و النماذج باختلف
النشآت ,و تبا ين أحجام ها ,و طبي عة عمل ها و سرعة دوران الخزون لدي ها و عمو ما تدف النشأة
من وراء استخدام السجلت و الستندات الخزنية إل:
•معرفة كمية الواد للمخازن ,تاريخ وصولا ,و الهة الواردة منها؛
•معرفة كميات الواد الت ت تهيزها من الخازن ,و الهة الطالبة لا؛
•تبي السجلت الكميات الخزنة من كل صنف دون الاجة إل القيام بردها؛
•يكن استخدامها كأداة تطيط و رقابة للمخزون؛
•تستهيل عمليتة الصتول على الصتناف الختلفتة متن خلل تأثيت مواقتع الزن على مستتندات
الصرف؛
•تكتن متن ح صر مقدار التلف أو السترقة أو الختلس متن خلل معرفتة مقدار النقتص بقارنتة
الرصيد الوجود فعليا مع الرصدة الت تبينها السجلت الخزنيتة.
ك ما تو جد ممو عة من ال سجلت و ال ستندات و الوثائق الخرى ال ستخدمة ف الخازن و من
ناذجها:
•ستجل الستلتع التتواردة :و يتبي مقدار الكميات الواردة إل النشأة ,إذ يتتم تقييتد جيتع
الشحنات الواردة يوميا ,بيان وصولا و كمياتا و اسم الجهز أو الصدر ورقم أمر الشراء؛
13
•تقرير الوحدات التالفة أو الناقصة :ويعد هذا التقرير إذا وصلت البضاعة تالفة أو ناقصة عن التفق
عليه أو ل تصل ف الوقت العقول ,أي الفترة بي الشحن و الستلم؛
•إخط تار الورد :وي تم من ق بل الورد و يتض من معلومات عن إ سم و عنوان الورد و الشا حن,
وتو صيف الواد و البضا عة الشحو نة و عدد العبوات و العلمات الثب تة علي ها ,ويرا عى أن ت تم
إر سال هذا الخطار ع ند وروده مباشرة إل إدارة الخازن ,لتت خذ الجراءات اللز مة با ستقبال
الواد؛
•بطاق تة ال صتنف :و تتوي معلومات عن الادة ,إ سها ,موا صفاتا ,رقم ها الرمزي ,و الكم ية
الواردة و الصادرة ,وقد يثبت عليها كمية الدّ الدن و العلى ,و مستوى إعادة الطلب ,وتفيد
هذه البطاقة ف سرعة معرفة الكميات التبقية من الادة أو الطلبية و تسهل الوصول إل الصناف
و الواد الطلوبتة ,و تستاعد على ضبتط كميتة الخزون متن الصتناف بقارنتهتا متع ستجلت
الخازن ,و تؤدي إل تاشي الخطاء الت قد يقع موظفو الخازن بإصدار أصناف غي الصناف
الطلوبتة ,بقارنتة الرموز الوجودة على إذن الصتدار بالرمتز الوجود عليهتا ,و متن عيوب
استخدامها أنا ل تضمن دقة العلومات الدونة با من الرصيد الفعلي لمكانية الطأ أو النسيان,
ولبد من حفظ سجلت أخرى إل جانبها ,لنه ل يكن عدّها سجلً دقيقا كما أنا قد تؤخر
عملية تنفيذ الطلبات نتيجة لعملية القيد اليدوي ,وقد يتعذر قراءة الكتابة الدونة عليها بعد مرور
مدة من الزمن لتعرضها للتلف و العوامل الوية و الغبار كما أن معلوماتا تعد تكرارً لا تتضمنه
البطاقة الخزنية؛
•البطا قة الخزني تة :ت عد هذه البطا قة ل كل صنف أو مادة موجودة ف الخازن ,إذ يتول أم ي
الخزن ترحيل جيع مستندات الخزون إليها و لذا فهي تتوي معلومات أشل من بطاقة الصنف
و من فوائدها:
-تساهم ف توفي العلومات عن حركة الصناف و الواد و الكميات التبقية منها بعد كل عملية
استلم؛
-تسهيل عملية الرقابة على الواد و عملية الرد؛
-تبيي م ستويات الخزن لضمان عدم انفا ضه عن الر صيد الطلوب و بالتال ت ساعد على ضمان
تدفق النتاج.
14
V-اسسسستخدامات ترميسسسز العمدة فسسسي التسسسسيير المعلوماتسسسي
للمخزون:
1
V-1-كيفية عمل رموز العمدة:
رمتز أو جفرة العمدة هتو لغتة آلة ثنائيتة تتكون متن أعمدة معتمتة و فراغات بيضاء ,وهتو
يرستل إشارات إل آلة عادة متا تكون حاستبا آليا بواستطة نبضات متن الضوء العاكتس الذي يتتم
توليده بتحر يك شعاع ض يق م ستمر من الضوء عب ممو عة من العمدة و الفراغات ذات الع ن,
يتكون نظام رمز العمدة من الكونات التالية:
-رمتز :نسق ذو معن من أعمدة معتمة و فراغات بيضاء؛
-طابعتة :وسيلة لطبع الرمز أو الشيفرة بطريقة يكن قراءتا بشكل يعتمد عليه,
-قارئتة :وسيلة لقراءة الرمز بشكل يعول عليه و تويل الختلفات ف الكثافة الضوئية العاكسة
إل نبضات كهربائية ذات معن؛
-آلة الكتروني تة :و سيلة لتحو يل الدفعات الكهروبائ ية ال ت ت ا ستلمها من القراءة إل ش كل أو
ذاكرة أو أداء مفيد.
2
V-2-مزايسسا ترميز العمسدة:
إن ترميتز العمدة أصتبح شيئا ل يكتن الستتغناء عنته بالنستبة للتشغيتل الل و الوستبة
الخزنيتة ,فالكثي من تكاليف العمليات الخزنية مرتبطة بالعمال الكتبية التعلقة بالكميات الائلة
للمحزونات و بيانات توزيع العمل.
و ترم يز العمدة هو الزء أو العن صر الاص الذي ج عل من الم كن تنظ يم هذا الع مل و ان سيابه,
مضافا إل ذلك الكثي من العمال التكررة الخرى الاصة بالعمل الورقي الذي يستغرق وقتا ,فلم
يتم تفيض تكاليف إدخال البيانات بشكل أكب فحسب ,بل أمكن إدخال العلومات بشكل أسرع
و بدقة أكب.
و بالمكان الن توفي معلومات قيمة عن الصناف ف الخزن و جدولة العمل الخزن ,فمع الترميز
الغلف للعمدة ي صبح القيام بالرد الفعلي أ قل مش قة ,ك ما أن هذه التقن ية عادت بالن فع و الفائدة
1سيف عبد العزيز السيف ,الدليل الشامل ف إدارة الخازن الديثة ,معهد الدارة العامة ,الرياض ,1996 ,ص .433
2نفس الرجع أعله ,ص .10
15
على أنظمة سجل موقع الخزون ,و أنظمة توزيع العمل و مراقبة التكاليف ,و موجز القول أن مزايا
نظام ترميز العمدة مقارنو بالنظمة اليدوية هي:
•دقة أكب؛
•إدخال و نقل أسرع؛
•عمل تشغيلي و كتاب أقل؛
•تداخل أقل ف العمل؛
•ملءمة مع أنظمة التشغيل الل و الاسوب.
1
V-3-تطبيقات ترميز العمدة في المخازن:
ي ب على إدارة الخازن ل كي تؤدي عمل ها بش كل ج يد أن تكون لدي ها معلومات أ ساسية
معي نة و متوفرة من أ جل الطلب الفوري و العرو فة عادة ب ت"البيانات الثابت تة" ,و هي ممو عة ما
يسمى بت"قتاعدة البيانات" ,يتم تميع هذه البيانات الساسية حسب الاجة و يتم إرجاعها حت
يكون هناك حاجة لا ثانية ,مثل عنوان الشخص الاص بالعميل ,فهذه البيانات ل يب البحث عنها
كل مرة يتم استعمالا فيها ,فهي يتم تديدها ف البداية ث يتم تدقيقها مضاعفا و تبقى نفسها حت
يتم تغييها رسيا.
و فيما يلي مموعة ملفات البيانات الثابتة الت تتفظ با معظم الخازن أو من قبل الدارات الخرى
الت تقوم بتغذية البيانات إل الخازن و حسب الاجة:
•البيانات الثابتة للمخزون؛
•البيانات الثابتة للمعدات؛
•بيانات الوظفي الثابتة؛
•معايي إجراءات و أوقات التشغيل و الستفادة من اليز أو الساحة و أعمال السلمة,
•بيانات النتج الثابتة؛
•بيانات موردي الخزون أو بائعو المدادات و التموينات الخزنية؛
•بيانات موقع الخزون الثابتة.
الخاتمة:
إن استتخدام ال ّد العلوماتت (بالبيانات و العطيات) فت إدارة الخزونات يكتن متن معرفتة
تطورات الخزون و متاب عة توز يع الزبائن و المون ي و طبيعته ,هذه العلومات الح صل علي ها من
1نفس الرجع السابق ,ص .443
16
معالةت ملفات الخزون و الطلبيات و الزبائن و المونيت و غيهتا ..تكتن النشأة متن استتخلص
النتائج الساعدة ف رسم سياسة التخزين التمحورة ف:
•متابعة حركة دخول و خروج السلع من الخازن و رصدها (الرد)؛
•تديد الكمية الثلى للتموين و تديد نقطة إعادة الطلب؛
•متابعة و مراقبة الطلبيات و الفاتورات؛
•تقدي حجم الطلب الحتمل باستخدام العطيات التاريية؛
•كشف النرافات ف توزيع الخزون ماديا ز ماسبيا.
ل كن ستتضل العمليات التخزين ية الدي ثة معا قة ك ما كان حال ا ف الا ضي ,إذ ل تدث تغييات
رئيستية فت التصتالت ,و ستيكون لزما عليهتا الستتمرار فت بذل الهود الادة للحصتول على
العلومات الت تؤثر تأثيا مباشرا على فعاليتها و كفاءتا و جودة عملياتا و خدماته.
ول تعانت العمليات التخزينيتة بفردهتا متن مشكلة التصتالت الرديئة و غيت الكفؤة ,فهتي مشكلة
متفشية ف جيع أعمال النظمة ,و قد تعان أقسام التخزين أكثر من غيها من أقسام النظمة ,لنا
غالبا ما تكون ف موقع غي ملئم أو مريح ,حيث أن هذا القسم خاضع للمتطلبات القيقية أو غي
القيقية للعرض و الطلب..
فالعرض متمثتل ف النتاج و الشراء ,و الطلب متمثتل ف البتيعات أو العملء و تثتل النقاط التاليتة
استفسارات شخصية حول تسيي الخزونات:
هل التسيي العلومات للمخزون هو نفسه التسيي الل للمخزون ؟
ما لفرق بي الحتفاظ بالخزون و الحافظة على الخزون ؟
ما لقصود بالسترجاع الل للمخزون ؟
ما هي العوامل الؤثرة على تديد مكان التخزين المثل ؟
هل تطبق ضريبة على عمليات التخزين ؟
من أهداف القيام بالرد الفعلي هو كشف الخطاء و تصحيحها لنع حدوثها مرة أخرى ,لكن
هل هذا ما يتم فعلً ؟
على أي أساس تدد ميزانية إدارة الخزونات ؟
من الذي يقوم بعاينة الخزون و مكان التخزين ؟
كيف يقاس حسن آداء عمال الخازن ؟
المراجع:
-1أح د بدر ,ال سياسة العلومات ية و ا ستراتيجية التنم ية ,دار غر يب للن شر و التوز يع ,القاهرة,
.2001
17
-2هيثتم الزغتب ,ممتد العدوان ,إدارة الواد "مدختل حديتث للشراء و التخزيتن" ,دار الفكتر
-3حد راشد الغدير ,إدارة الشراء و التخزين ,دار زهران للنشر ,عمان ,الردن.1997 ,
-4سيف ع بد العز يز ال سيف ,الدل يل الشا مل ف إدارة الخازن الدي ثة ,مع هد الدارة العا مة,
الريتاض.1996 ,
18