‫إدارة الجتماعات‬

‫المصدر ‪ :‬المتحدة للبرمجيات ‪ -‬إعداد ‪ /‬ثروت شلبى‬

‫أساسيات نجاح الجتماعات‬
‫تحضير الجتماعات النقاشية‬
‫قيادة الجتماعات النقاشية(جدول)‬

‫إدارة الجتماعات ‪ /‬أساسيات نجاح الجتماعات‬

‫الرجوع إلى‪ :‬إدارة الجتماعات المصدر ‪ :‬المتحدة للبرمجيات ‪ -‬إعداد ‪ /‬ثروت شلبى‬

‫نستعرض فيما يلي أساسيات نجاح الجتماعات و كذلك الخطوات اللزمة لنجاحها و يعتبر التحضير و القيادة من‬
‫المبادئ الساسية في هذا الخصوص ‪.‬‬

‫التحضير‬

‫و يشمل ‪:‬‬

‫‪‬دراسة الموضوع ‪.‬‬

‫‪‬إختيار العضاء ‪.‬‬

‫‪‬وضع خطة المناقشة ‪.‬‬

‫‪‬الترتيبات المادية ‪.‬‬

‫القيادة‬

‫و يشمل ‪:‬‬

‫‪‬التقديم ‪.‬‬

‫‪‬المراقبة ( مساهمة القائد)‪.‬‬

‫‪‬التنمية ( مشاركة العضاء )‪.‬‬

‫‪‬استخلص النتائج ‪.‬‬

‫إدارة الجتماعات ‪ /‬تحضير الجتماعات النقاشية‬

‫الرجوع إلى‪ :‬إدارة الجتماعات المصدر ‪ :‬المتحدة للبرمجيات ‪ -‬إعداد ‪ /‬ثروت شلبى‬

‫الخطوة الولى – دراسة الموضوع‬

‫‪‬حضر الوثائق و أدرسها ‪.‬‬

‫‪‬جهز أمثلة و حالت واقعية‪.‬‬

‫‪‬أسأل نفسك ‪:‬‬

‫•هل فحصت جميع وجهات النظر ؟‬

‫•هل إكتشفت جميع النقاط الرئيسية ؟‬

 ‫•كيف أقوم بعرض الموضوع ‪ :‬بالطريقة القياسية ؟ أم بالطريقة الستقرائية ؟‬

‫الخطوة الثانية – اختيار العضاء‬

‫‪‬هل هم أكفاء ؟‬

‫‪‬هل لديهم خبرة في الموضوع ؟‬

‫‪‬هل يثير الموضوع اهتمامهم ؟‬

‫‪‬هل ستكون مشاركتهم فعالة ؟‬

‫الخطوة الثالثة – وضع خطة المناقشة‬

‫‪‬حدد الهدف ‪.‬‬

‫‪‬حضر المقدمة (دون مبالغة في السهاب و دون مبالغة في اليجاز حوالي ‪ 5‬دقائق)‬

‫‪‬حضر خطوات المناقشة ‪.‬‬

‫‪‬حضر النتائج الوسطى و النهائية ‪.‬‬

‫‪‬حضر وقتًا تقريبياً لكل خطوة ‪.‬‬

‫‪‬ارسم كيفية نمو المناقشة ‪.‬‬

‫‪‬السئلة أهم أداة ‪.‬‬

‫الخطوة الرابعة – الترتيبات المادية‬

‫‪‬عدد العضاء من ‪7‬إلى ‪ ( 20‬العدد المثل ‪.)12‬‬

‫‪‬مدة الجتماع من ساعة إلى ساعتين ‪.‬‬

‫‪‬أرسل دعوات شخصية مع بيان موضوع الجتماع ‪.‬‬

‫‪‬راجع ظروف العمل ( المكان ‪ ،‬الضاءة ‪ ،‬التهوية ‪ ،‬الحرارة ‪ ،‬الضوضاء ‪)......‬‬

‫‪‬راجع وسائل اليضاح ( سبورة ‪ ،‬أقلم طباشير ‪ ،‬أفلم ‪ ,‬جهاز عرض فوقي ‪ ،‬شاشة عرض ‪،‬‬
‫خرائط ‪) ........‬‬

‫‪‬اسأل نفسك ‪ :‬هل جميع الوثائق مجهزة ؟‬

‫إدارة الجتماعات ‪ /‬قيادة الجتماعات النقاشية(جدول)‬

‫الرجوع إلى‪ :‬إدارة الجتماعات المصدر ‪ :‬المتحدة للبرمجيات ‪ -‬إعداد ‪ /‬ثروت شلبى‬

‫الخطوة الولى – التقديم ( تحديد الموضوع و التمهيد له )‬

‫‪‬أحط المجموعة بجو من الرتياح ‪.‬‬

 ‫‪‬قدم للموضوع بوضوح و دقة ‪.‬‬

‫‪‬وضح خطوات المناقشة و سجلها بعد موافقة المجموعة ‪.‬‬

‫‪‬أبدأ المناقشة بسؤال ‪.‬‬

‫الخطوة الثانية – المراقبة ( حث الجميع على التفكير )‬

‫‪‬ألزم جانب الحقائق و تجنب المناقشات المجردة ‪.‬‬

‫‪‬ل تشجع المجادلت الشخصية غير المجدية ‪.‬‬

‫‪‬تجنب المناقشات الجانبية ‪.‬‬

‫‪‬حافظ على النظام و تتبع تطور المناقشة ‪.‬‬

‫‪‬دع الجميع يشتركون فيها ‪.‬‬

‫الخطوة الثالثة – التنمية (تفسير تفكير المجموعة و تطويره )‬

‫‪‬أكتشف نقاط التفاق و الختلف ‪.‬‬

‫‪‬إبرز تفكير الغلبية دون إهمال للقلية ‪.‬‬

‫‪‬توصل إلى النتائج الوسطي ‪.‬‬

‫كيفية التعرف على النماط المختلفة للفراد المجتمعين كيف يتعامل القائد مع النماط المختلفة من الفراد؟‬

‫‪.1‬المجادل‬
‫‪.2‬اليجابي‬
‫‪.3‬المتعلم‬
‫‪.4‬الثرثار‬
‫‪.5‬الخجول‬
‫‪.6‬الرافض الذي ل يتعاون‬
‫‪.7‬غير المهتم‬
‫‪.8‬المتعالي‬
‫‪.9‬كثير السؤال‬

‫المجادل‬

‫‪‬أحتفظ بهدوئك ‪.‬‬

‫‪‬ل تتورط معه في جدل‪.‬‬
‫‪‬ل تجعله يتحول إلى الدفاع عن ذاته‪.‬‬
‫‪‬لعله يتفوه بقول أحمق فيتصدى له آخرون في المجموعة ‪.‬‬

‫اليجابي‬

‫‪‬استعن به ‪.‬‬
‫‪‬إنه عون كبير للقائد ‪.‬‬
‫‪‬ل تدعه يحتكر ‪.‬‬
 ‫المتعالم‬

‫‪‬ل تجعله يسيطر على المجموعة أو يخيفها ‪.‬‬

‫‪‬إذا تقدم برأي فسله عن السباب‪.‬‬
‫‪‬إذا بدا أن السباب سقيمة فأدع آخرين من أعضاء المجموعة إلى التعليق‪.‬‬

‫الثرثار‬

‫‪‬حد من كلمه بمقاطعة لبقة ‪.‬‬

‫‪‬وجه إلى شخص آخر سؤال مباشراً ‪.‬‬
‫‪‬ل تنس أنه يستطيع إذا كان صحيح المعلومات أن يكون عونًا كبيراً للقائد‬

‫الخجول‬

‫‪‬ل تحاول أن تتعجله ‪.‬‬

‫‪‬وجه إليه سؤالً سهلً إذا سنحت الفرصة‬
‫‪‬أشكره كلما أمكن ذلك ‪.‬‬
‫‪‬أبني فيه الثقة بنفسه ‪.‬‬

‫الرافض الذي ل يتعاون‬

‫‪‬تبين معلوماته و خبراته ‪.‬‬

‫‪‬حاول النتفاع بها ‪.‬‬
‫‪‬أكتسب صداقته ‪.‬‬
‫‪‬إشعره بأنك في حاجة إليه لنجاح الجتماع‪.‬‬

‫غير المهتم‬

‫‪‬وجه إليه أسئلة مباشرة عن عمله و خبرته ‪.‬‬

‫‪‬أطلب منشورته ‪.‬‬

‫حاول أن تجعله يشعر بأنك تقدر رأيه ‪.‬‬

‫المتعالي‬

‫‪‬ل تنتقده ‪.‬‬

‫‪‬كن صبوراً ‪.‬‬
‫‪‬حاول أن تجعله ل يخرج عن الموضوع ‪.‬‬
‫‪‬إثنى على تعليقاته إذا ما إقتضت الضرورة ذلك حرصاً على مصلحة المجموعة ‪.‬‬

‫كثير السؤال‬

‫‪‬إنه أن يتصيد القائد ‪.‬‬

‫‪‬أحل أسئلته إلى مجموعته ‪.‬‬

‫سله عن رأيه ‪.‬‬

‫أنماط أخرى هناك أنماط أخرى مستعدة تحتاج إلى عناية من جانب القائد‬

‫‪‬مثال ذلك " الخبير " و " قوى الشخصية "‪.‬‬

 ‫‪‬كلهما قد يخيف المجموعة كي ترضخ و تكف عن السهام‪.‬‬
‫‪‬حاول الحد من هذين النمطين حتى يفصح جميع أفراد المجموعة عن آرائهم ‪.‬‬