Secretara de Seguridad Alimentaria Y Nutricional

Presidencia de la Repblica

Gua de Procedimientos para la Seccin de

Actualizacin, septiembre de 2008

ALMACEN
TIEMPOde

Gobierno de lvaro Colom

GUATEMAL A

solidaridad

2008

Manual de Almacn

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PASO 3

Manual de Almacn

SECCION DE ALMACEN
Es la seccin que se encarga del registro y control de materiales y suministros que la institucin adquiere, as como de su guarda y custodia de los mismos. Para su registro deber contar con lo siguiente:

ETAPA Ingreso de bienes especiales

DESCRIPCION En casos de bienes especiales es necesario que participen personas expertas en cuanto a las caractersticas y el manejo adecuado.

PASO 4
? ? ? ? Libro hojas movibles autorizado por la Contralora General de Cuentas, para control de ingresos a almacn Constancias de Ingreso a Almacn y a Inventario (Forma 1-H), autorizados por la Contralora General de Cuentas Tarjetas Krdex (movibles), autorizadas por la Contralora General de Cuentas Requisicin de materiales y suministros prenumeradas (Orden de despacho). ETAPA Ingreso y Elaboracin de la Constancia de materiales y suministros a la seccin de Almacn. DESCRIPCION Resguardados los materiales y suministros en el Almacn, el Encargado del mismo procede a la realizacin de la Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario (Forma-1H) asimismo procede a registrar el ingreso en la Tarjeta Krdex (entradas y salidas).

PASO 1
ETAPA Los materiales y suministros deben entregarse en el almacn, quien recibir los bienes de conformidad con las caractersticas descritas en la factura envo. DESCRIPCION El Proveedor traslada a la seccin de compras la entrega de los materiales o suministros.

Nota: Todo compra que se realice en la Institucin debe ingresar a la seccin de almacn, teniendo el cuidado que todo sea entregado con su respectiva requisicin orden de despacho. Cuando se efecten reparaciones en talleres y que sean instalados repuestos nuevos las piezas cambiadas debern ser entregadas al encargado del almacn para verificar que las mismas fueron adquiridas, quien posteriormente las desechar.

PASO 5
ETAPA Devolucin de expediente a Compras DESCRIPCION El expediente ya integrado con todos sus requisitos se traslada a la seccin de compras para el trmite de pago.

PASO 2
ETAPA Traslado de expediente a la seccin de almacn DESCRIPCION La seccin de compras trasladar el expediente, incluyendo la factura original para que Almacn revise los bienes y firme de recibido la factura original, reproduciendo los documentos que a su consideracin sirvan de historial en su archivo.

PASO 6
ETAPA Entrega de materiales y suministros. DESCRIPCION Al requerirse materiales y suministros, deber realizarse por medio de Requisicin entrega de despacho de Almacn debidamente firmada por el solicitante, visto bueno por el Jefe Inmediato y con autorizacin de la Direccin Administrativa.

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FORMULARIOS QUE INTEGRAN EL EXPEDIENTE DE COMPRA
1.

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DIAGRAMA DEL INGRESO Y EGRESO DEL ALMACEN

Solicitud de Compra de Materiales y Suministros: Se debe llenar el formulario y solicitar las firmas respectivas. La solicitud debe ir llena a mquina sin borrones ni tachones, la fecha no deber ser posterior a la de la Factura, la descripcin deber ser completa con todos los detalles necesarios.

Ingreso de los bienes al Almacn de conformidad a lo descrito en la factura, proceder a la elaboracin de la constancia de ingreso a Almacn y a inventario.

Es necesario cumplir con la elaboracin de la Forma 1-H, Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario para hacer constar que los bienes ingresaron a la institucin.

Almacenados los bienes se procede al ingreso de los mismos en las Tarjetas Kardex.

Para los casos de las compras por Caja Chica, se colocar en las facturas el sello de Ingreso a Almacn describiendo el nmero de la Tarjeta Kardex, fecha de ingreso y firma del Encargado del Almacn.

Para la salida de los bienes nicamente por medio de la Requisicin de Materiales y Suministros, la cual debe ser llenada a mquina o computadora, describiendo los bienes en forma detallada. NOTA : EL SOLICITANTE NO PUEDE FIRMAR COMO Vo.Bo. DE JEFE DEL DEPARTAMENTO.

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Es necesario elaborar las Tarjetas Kardex , como medida de control interno y establecer existencias de materiales y suministros.

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2.

Constancia de ingresos a almacn: Cuando se compren materiales y suministros, es necesario que el Encargado de Almacn elabore Constancia de Ingreso EL ENCARGADO DE ALMACEN REPRODUCIRA FOTOCOPIA DE FACTURA PARA SU ARCHIVO.

2.

Facturas: Al hacer efectivo el pago por bienes y/o servicios, debe exigirse factura legalmente autorizada a nombre de la Institucin SESAN, consignando el Nmero de Identificacin Tributaria (NIT). 4125567-4, Direccin CIUDAD.

ES NECESARIO CUMPLIR CON LA ELABORACIN DE LA FORMA 1-H, CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACN Y A INVENTARIO.

SELLO PARA FACTURA

Para Direcciones Regionales es necesario colocar sello de Ingreso para verificar en que nmero de Tarjeta Kardex ingreso el producto.

Es necesario elaborar las Tarjetas Kardex , como medida de control interno y establecer existencias de materiales y suministros.

El formato a realizarse las Requisiciones de Materiales y Suministros, es el abajo identificado, donde se realizara el detalle completo de los bienes a solicitar, el cual debe ir llenado a mquina o computadora.