‫‪،‬روش نوشتن يک نامه رسمي به يک مدير‪ ،‬استاد دانشگاه‬

‫‪ ...‬همکار‪ ،‬استاندار‪ ،‬رييس يک سازمان‪ ،‬شهردار و‬
‫تهيه و تنظيم‬
‫مهدي کاروان‬
‫گروه مکانيک‬
‫مطمئن هستم تاکنون به دليل اينکه آگاهي از چگونگي نوشتن يک نامه رسمي را نداشته ايد‪ ،‬يا منظور‬
‫خود را بخوبي بيان نکرده ايد‪ ،‬يا نامه تان خنده دار شده و يا مخاطب شما آنرا ارزش جواب دادن ندانسته است‪.‬‬
‫منظورم بکار بردن لغات و جمله بندي آن نامه نيست‪ .‬نامه اي که شما به يک دوست صخخميمي و يخخا اقخخوام خخخود‬
‫که راه دور و نزديک هستند مي نويسيد بسيار با ساختار يک نامه رسمي به مخاطبان عنوان شده که در عنخخوان‬
‫اين نوشته مي بينيد فرق دارد‪ .‬يک نامه رسمي يک سخخاختار منحصخخر بفخخرد دارد کخخه طبيعتخًا خواننخخده را حخخداقل‬
‫مجاب به دادن يک پاسخ مي نمايد حتي اگر آن پاسخ منفي باشد‪ ،‬حداقل شما مطمئن مي شويد کخخه چنخخد ثخخانيه اي‬
‫روي درخواست شما وقت صرف شده است! اين طريق براي نامه هاي فارسي و انگليسي يکسان اسخخت‪ .‬تجربخخه‬
‫شخصي اينجانب در برقراري ارتباط با بعضي از اساتيد خارج از کشور بطور يقيخخن بخخه خخخودم اثبخخات کخخرد کخخه‬
‫چقدر نحوه نوشتن يک نامه در جلب توجه شخص مخاطب تاثير گذار است‪.‬‬
‫بندهاي زير را به دقت بخوانيد و با مثال هايي کخخه آورده ام روي يخخک کاغخخذ تمريخخن کنيخخد و در صخخورت تمايخخل‬
‫براي اينجانب ايميل کنيد تا اشکالت آن را در صورت وجود بر طرف نمايم‪.‬‬
‫ابتدا اين نامه را که شخصي براي تقاضاي استخدام در يک دانشگاه دارد را خوانده و خود را بجاي‬
‫مخاطب بگذاريد‪ .‬خودتان قضاوت کنيد که شخخوراي تصخخميم گيخخري دانشخخگاه چگخخونه برخخخوردي بخخراي ايخخن نخخامه‬
‫دارد‪......‬‬
‫مثال‬
‫يک نامه براي درخواست جذب هيات علمي‪:‬‬
‫‪ .....‬حضور محترم معاون آموزشي دانشگاه جناب آقاي دکتر‬
‫اينجانب تقاضامندم در صورت امکان سوابق علمي‪-‬تحصيلي اينجانب بررسي‬
‫گردد تا در صورت نيخخاز ايخخن دانشخخگاه و احخخراز شخخرايط توسخخط اينجخخانب بخخه‬
‫عنوان عضو هيات علمي اسخختخدام گخخردم‪ .‬لزم بخخه ذکخخر اسخخت کخخه بيخخان کنخخم‬
‫اينجانب مهدي کاروان فخخارغ التحصخخيل مقطخخع کارشناسخخي ارشخخد دانشخخگاه ‪...‬‬
‫بوده و داراي سوابق تحصيلي‪-‬کاري مناسخخب بخخراي تقاضخخاي اسخختخدام هسخختم‪،‬‬
‫متولد سال ‪ ،1355‬نام پخخدر مصخخطفي صخخادره از اصخخفهان هسخختم‪ .‬اخيخخرًا از‬
‫طريق جرايد مطلع شدم که اين دانشگاه در صدد جخخذب نيخخروي هيخخات علمخخي‬
‫در رشته مکانيک بوده و طي مصاحبه و بررسخخي سخخوابق بخخه اسخختخدام افخخراد‬
‫واجد شرايط پرداخته است‪ .‬همچنين اينجانب علقمند تدريس در دانشگاه بوده‬
‫و داراي سوابق تدريس در چند موسسه مي باشخخم‪ .‬آيخخا ايخخن دانشخخگاه مخخوقعيت‬
‫براي بورسيه دکترا فراهم مي کنخخد يخخا خيخخر؟ همخخانطور کخخه از برگخخه ضخخميمه‬
‫مشاهده ميکنيد اينجانب داراي مدارکي هستم که احراز شرايط استخدامي ايخخن‬
‫ل از زحمخخات جنابعخخالي و‬
‫دانشخخگاه را بخخراي اينجخخانب ايجخخاد مخخي کنخخد‪ .‬قب ً‬
‫تخصيص وقت براي بررسي نامه اينجانب تشکر مي کنم‪ .‬اينجانب در آزمون‬
‫دکترا شرکت کرده وليکن در انتظار پاسخخخ مصخخاحبه مخخي باشخخم‪ .‬چگخخونه مخخي‬
‫توان از نتيجه درخواست اينجانب براي استخدام مطلع شد‪ .‬چند ماه پيخخش نيخخز‬
‫نامه درخواستي را با شماره ‪ 1023/86‬به اين معاونت ارسال نمودم که‬
‫پاسخي دريافت نکردم‪.‬‬
‫!اين طريقه نوشتن نامه مخاطب را سر درگم کرده و آثار سويي بر روي تصميم گيري مي گذارد‬
‫هه ههههه ههه ههههه هههه ههه هههه هه هههه هههه ه هههههه ههههه هههه‬
‫‪:‬هههه ههههه هه هههه‬
‫مراحل نوشتن يک نامه رسمي‬

‫‪1‬‬

‫‪(Introduction‬‬

‫‪ -‬معرفي خود )‬

‫‪1‬‬

‬قسمت هاي مشخص شده با رنگ قرمز اين قسمت را در نامه بال نشان مي دهد‪.‬اگر اين اطلعات ناقص باشد مث ً‬ ‫ل تقاضخخاي اسخختخدام امخخور اداري را داريخخد نخخه تخخدريس! اطلعخخات‬ ‫بال فکر کند شما هنوز دانشخخجو هسخختيد يخخا مث ً‬ ‫اضافي در نامه بال توسط رنگ نارنجي بيان شده است‪.‬متن زير متن اصلح شده نامه بالست‪ .‬اين قسمت اجباري نيست وليکن حکم ادب يک اجبار تلويحي را در آن قرار مي‬ ‫دهد‪ ....‬چنخخد مخخاه پيخخش نيخخز‬ ‫نامه درخواستي را بخخا شخخماره ‪ 1023/86‬به اين معاونت ارسال نمودم که‬ ‫پاسخي دريافت نکردم‪ ...‬پس منظور از معرفي کردن‪ ،‬بيان مشخصات شناسنامه اي نمي تواند‬ ‫باشد‪ ..‬در اينجخخا مخخخاطب کخخام ً‬ ‫کرده است که شما کي هستيد )نه شناسنامه اي( و چه در توشه داريد و حال چه مي خواهيد! مخخخاطب بخخا تخخوجه‬ ‫به بند ‪ 1‬و ‪ 2‬شما و اطلعات و اختيارات خود جواب نامه را ديگر در ذهن آورده و يا براحتي پيدا خواهد‬ ‫کرد‪ ..‬چون بحخخث‬ ‫براي مخاطب مهم نيست که شما فع ً‬ ‫اصلي مشخصات شناسنامه اي شما و مطرح کردن آنها نيست چون ايشان هم مسوول ثبت احخخوال نيسخخت‪ ..‬‬ ‫معرفي خود يعني ارائه اطلعاتي که بعنوان پيش زمينه در مورد خودتان و موضوع نامه براي‬ ‫مخاطب مفيد است و با اين اطلعات وارد متن اصلي مي شود‪ .‬بنظر شما مخاطب نامه پايين راحت تر به‬ ‫مفهموم نامه پي نبرده و پاسخگويي به آن برايش آسان تر نيست؟ در ضمن اينکه شما يک نامه رسمي نوشييته ايييد و‬ ‫مطلب خود را به شيوه بهتر بيان کرده ايد‪:‬‬ ‫‪:‬نامه اصلح شده قبل مطابق ‪ 4‬بند بال‬ ‫‪ .‬براي مخاطب اين نامه معرفي کردن من آوردن‬ ‫اسمم يعني "مهدي کاروان" نيست بلکه اطلعات اساسي در مورد شخص و مربوط به موضوع نامه مهم است‪.‬اگر سوال مخخي کنيخخد کخخه اينهخخا مخخي توانخخد مهخخم‬ ‫ل اسخخمتان در آخخخر‬ ‫ل اين اطلعات را مخخي آوريخخد مث ً‬ ‫باشد من مي گويم‪ :‬بله مهم است و شما در جاي ديگر مفص ً‬ ‫نامه و يا در برگه رزومه بعنوان اطلعات شخصي‪.‬اصولً‬ ‫ل مهدي کاروان هستيد يا کامران مهدوي با محمد کاردان يا ‪ .4‬قدرداني و تشکر )‪(Appreciation‬‬ ‫بعد از سه قسمت قبل رسم بر اين است که از آن مخاطب و از اينکه او وقتي را بشما اختصاص داده‬ ‫و يا از زحمات او تشکر شود‪ ..‬از دانشگاه ‪ ".‬و اينکه "اينجانب داراي سوابق تحصيلي‪-‬کاري‬ ‫مث ً‬ ‫مناسب براي تقاضاي استخدام هستم" و‪ .‬اطلعات با رنگ آبي )در متن اصلح شده زير( همان معرفي کردن ابتدايي مي باشد‪..‬‬ ‫‪‬‬ ‫ ارائه اطلعات اضافي )‪(Extra Information‬‬‫‪2‬‬ ‫در اين مرحله باز هم شما سعي مي کنيد موضوع را باز تر کرده و در پيکره نامه از آنچه بيشتر به‬ ‫ل در حيطه کسب اطلعات‬ ‫فهم منظور شما کمک مي کند استفاده مي کنيد‪ .‬بخخراي‬ ‫او مهم نيست که من صادره از چه شهري هستم و کي بدنيا آمدم‪ .‬قضاوت کنيد که اگر بندهاي ‪1‬و ‪ 2‬نباشد او چگونه مي خواهد پاسخ به نامه اي بدهد که فاقد اطلعات‬ ‫کافي براي يک تصميم صحيح است‪ .‬اين اطلعات اضافي مخاطب را کام ً‬ ‫ل ممکن است مخاطب نخخامه‬ ‫براي دادن يک پاسخ صحيح به شما ياري مي کند‪ .‬همانطور که از برگه ضخخميمه مشخخاهده ميکنيخخد اينجخخانب‬ ‫داراي مدارکي هستم که احراز شرايط استخدامي اين دانشگاه را براي اينجخخخانب‬ ‫ايجاد مي کند‪ .‬اينجانب علقمند تدريس در دانشگاه بوده و داراي سوابق تدريس‬ ‫‪2‬‬ .‬‬ ‫ل اينکه " اينجانب فارغ التحصيل رشته ‪ .‬‬ ‫حال بررسي کنيد که چگونه لزم است ه هه ههه ه هه ههههه ه هه ه ه ه ههه ه هه‬ ‫ههههههه هههه ههه ههه‪ .‬‬ ‫‪‬‬ ‫ طرح مسئله )‪(Question‬‬‫‪3‬‬ ‫بعد از دو مرحله قبل‪ ،‬در اينجاست که شما هدف از نوشتن اين نامه‪ ،‬درخواست و تقاضا‪ ،‬طرح‬ ‫ل درک‬ ‫مسئله يا پرسش و بطور خلصه آنچه شما دنبال جوابش هستيد مطرح مي شود‪ ...‫معرفي خود بدين معني نيست که شما الزامًا قيد کنيد که شخصي با نام مهدي کاروان هستيد‪ .‬حضور محترم معاون آموزشي دانشگاه جناب آقاي دکتر‬ ‫اينجخخانب فخخارغ التحصخخيل مقطخخع کارشناسخخي ارشخخد دانشخخگاه ‪ ..‬مطالب مشخص شده با رنگ سبز بيانگر قسمت طرح مسئله مي باشد‪...‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ..‬بخخوده و داراي‬ ‫سوابق تحصيلي‪-‬کاري مناسب براي تقاضاي استخدام هستم‪ .

‬نامه رسمي خيلي هم دشوار نباشد‬ ‫تهيه و تنظيم‬ ‫مهدي کاروان‬ ‫‪mehdi_karvan@yahoo.com‬‬ ‫‪mehdikarvan@iaun.‬از جانب خود اطلعات فرضي بسازيد و نامه هاي خود را تقويت کنيخخد )البتخخه فقخخط در ايخخن مثخخال هخخا‪ ،‬در‬ ‫غير اينصورت اطلعات بايد واقعي باشد(‬ ‫نامه اي به استاد خود بنويسيد و بررسي کنيد آيا او شما را بعنوان دانشجوي پروژه فارغ التحصيلي خود ‪1-‬‬ ‫انتخاب مي کند يا خير‬ ‫نامه اي به سازمان سنجش بنويسيد و از اين سازمان صحت تست هاي دروس ساخت و توليد سال ‪2-‬‬ ‫‪ 1385‬را بررسي کند‬ ‫نامه اي به مدير کارخانه اطراف شهر بنويسيد و به او گوشزد کنيد که محيط زيست در اثر آلينده اي آن ‪3-‬‬ ‫کارخانه به مخاطره افتاده است‬ ‫نامه اي به نمايندگي دانشجويان به دفتر گروه بنويسيد و ببينيد که آيا درس "اتو مکانيک" در حذف و ‪4-‬‬ ‫اضافه )ترميم( ارائه خواهد شد يا خير؟‬ ‫اين موضوعات موضوعات رايجي هستند که شما ها با آن سر و کار داشته يا داريد‪ .‬آيخخا ايخخن دانشخخگاه مخخوقعيت‬ ‫براي بورسيه دکترا فراهم مي کند يا خير؟چگونه مي توان از نتيجه درخواسخخت‬ ‫اينجانب براي استخدام مطلع شد‪.‬‬ ‫ل از زحمات جنابعالي و تخصيص وقت براي بررسخخي نخخامه اينجخخانب تشخخکر‬ ‫قب ً‬ ‫مي کنم‪.‬همچنين اينجانب در آزمون دکترا شرکت کرده وليکن‬ ‫در انتظار پاسخ مصاحبه مي باشم‪ .‬‬ ‫حال تمرين هاي زير را با نوشتن نامه هاي فرضي انجام دهيد و ‪ 4‬مرحله مذکور را مکررًا تمرين‬ ‫کنيد‪ .ac.‫در چند موسسه مي باشم‪ .‬لزم به ذکخخر اسخخت کخخه بيخخان کنخخم اخيخخرًا از‬ ‫طريق جرايد مطلع شدم که اين دانشگاه در صدد جذب نيروي هيخخات علمخخي در‬ ‫رشته مکانيک بوده و طي مصاحبه و بررسي سخخوابق بخخه اسخختخدام افخخراد واجخخد‬ ‫شرايط پرداخته است‪ .ir‬‬ ‫‪3‬‬ .‬لذا تقاضامندم در صورت امکان سوابق علمي‪ -‬تحصيلي‬ ‫اينجانب بررسي گردد تا در صورت نياز اين دانشخخگاه و احخخراز شخخرايط توسخخط‬ ‫اينجانب به عنوان عضو هيات علمي استخدام گخخردم‪ .‬فکر کنم حال نوشتن يک‬ ‫‪.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful