MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestin institucional que describe las funciones bsicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignacin de personal (CAP), formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo. 1. QU PRETENDE EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES? El manual de organizacin y funciones (MOF) pretende: Proporcionar informacin de todas las funciones especficas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempearlo adecuadamente. Definir las competencias bsicas y transversales necesarias para cada puesto. 2. CMO ELABORAMOS EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES? 2.1. Equipo tcnico.-Una de las primeras acciones antes de realizar el anlisis de cargo es constituir el equipo tcnico que va a elaborar el MOF. 2.1.1. EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo La elaboracin del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupacin, las mismas que debern responder a los objetivos institucionales de la institucin. Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo. 2.2 Pasos para realizar un anlisis de cargo.-Luego de reunir la informacin requerida, se revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia jerrquica del puesto y con qu unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin EJEMPLO La unidad de tesorera depende jerrquicamente de la oficina de administracin pero tiene relacin directa de coordinacin con la unidad de contabilidad, unidad de personal, unidad de presupuesto y otros. Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgnica pueda hacer con otras. Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas productivas y de cooperacin. 2.2.1. Anlisis desde los objetivos institucionales A partir de la informacin recogida se revisar si el anlisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Se revisar la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?. Si no lo es, cul sera el

adecuado? Las tareas y actividades son suficientes para el puesto? Qu requisitos seran adecuados para el puesto desde la expectativa de la comunidad? 2.2.2. Elaborar la descripcin del puesto Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y especificacin del puesto: La descripcin del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo as como sus caractersticas importantes y las condiciones de trabajo. La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeo del puesto. 2.2.3. Revisin del anlisis con los participantes El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato. Esta verificacin ayudar a determinar si la descripcin realizada del cargo es correcta, si est completa y si es fcil de entender para todos los involucrados. 2.2.4. Llenar los formatos del MOF 3. CULES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES Que su elaboracin obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades. Que sea un documento desconocido por el personal en general. Que no guarde relacin con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de ste con el plan de capacitacin. Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible. 4. RELACIN CON LOS OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIN El MOF se elabora a partir del cuadro para asignacin de personal (CAP) y del reglamento de organizacin y funciones (ROE). No puede haber un manual de organizacin y funciones que no tenga relacin causal con estos instrumentos. 5. POR QU ES IMPORTANTE EL MOF? A modo de conclusin podemos decir que el MOF es importante por que: Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia. Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, as el personal conoce su ubicacin, dependencia, jerarqua, responsabilidad y requisitos mnimos para el cargo especfico. Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control de las actividades de

cada rgano. Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada puesto. Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien. Es fuente de informacin bsica para la gestin de los recursos humanos de la INSTITUCION.