MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA KEJOHANAN BOLA TAMPAR LELAKI TERTUTUP IPG KAMPUS BAHASA MELAYU KALI KEDUA 2012

Tarikh Hari Tempat Masa : : 8 Februari 2012 Rabu : Bilik Mesyuarat Dato Sri Utama Dr. Rais Yatim : 2.30 petang

Kehadiran : En. Shamsul Bahri b. Ismail Mohamad Amirul Anwar bin Pauzi Muhamad Rizal Fahmi bin Mohd Kassim Fatehah binti Zulkifli Ainul Fatmy binti Shamsuddin Abdul Syukur Sobri bin Kamaruddin Abdullah Fadhil bin Mohd Saidi Adibah Khairiah binti Adnan Ajeerah binti Yahya Aliff Asyraf bin Arani Annur Farhanah binti Amran Fakhrul Adzha bin Mohd Arif Farina binti Che Zaki Fasihah Munirah binti Ahmad Nor Bakri Hasanuthin bin Mustafa Izzah Farhanah binti Zulkifli Khalila binti Mohd Ishak Mardhiah Syairah binti Mohd Sarif Mohamad Dzulkifli bin Abd Halim Mohamad Haniff bin Rosli Mohamad Shahfiq bin Mohd Azmi Yohahnadin Mohamad Zaffuan bin Zainudin Mohd Hafizuddin bin Abdul Hadi @ Yusof Nur Fadhilah binti Abdullah Pensyarah Penasihat Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Bendahari

1.0

Ucapan alu-aluan Pengerusi Pengerusi Jawatankuasa Kejohanan Bola Tampar Lelaki Tertutup IPG Kampus Bahasa Melayu 2012 mengucapkan terima kasih atas kehadiran pensyarah penasihat dan ahli jawatankuasa yang lain ke Mesyuarat Kali Kedua Jawatankuasa Kejohanan Bola Tampar Lelaki Tertutup IPG Kampus Bahasa Melayu 2012.

2.0

Pengesahan Minit Mesyuarat

2.1

Pengerusi seterusnya meminta ahli mesyuarat untuk mengesahkan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kejohanan Bola Tampar Lelaki Tertutup IPG Kampus Bahasa Melayu 2012 Kali Pertama yang telah diadakan pada 19 Januari 2012, hari Selasa, di Dewan Kuliah C2, Kolej Kediaman Dato Razali Ismail. Saudara Mohamad Shahfiq bin Mohd Azmi Yohahnadin telah

2.2

mencadangkan agar minit mensyuarat diterima dan disahkan. Cadangan disokong oleh saudari Mardhiah Syairah binti Mohd Sarif. 2.3
Pengerusi seterusnya mengesahkan dan menerima Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kejohanan Bola Tampar Lelaki Tertutup 2012 Kali Pertama.

3.0

Perbincangan Kertas Kerja 3.1 Setiausaha seterusnya disediakan. membentangkan kertas kerja yang telah

3.1.1 Saudara Hasanuthin bin Mustafa menyatakan bahawa penyertaan perlulah dibuka kepada semua orang lelaki warga institut, dan bukannya terhad kepada pelajar sahaja.

3.1.2

Namun, cadangan beliau telah dibantah kerana Pengerusi dan ahli mesyuarat menyatakan kesukaran untuk mendapatkan penyertaan pensyarah dan staf untuk menyertai kejohanan pada hari minggu.

3.1.3 Keputusan muktamad telah diambil dan dipersetujui semua bahawa kejohanan hanya akan disertai oleh pelajar lelaki IPG Kampus Bahasa Melayu.

3.1.4

Kertas kerja telah diterima tetapi perlu dilengkapkan lagi pada bahagian lampiran dan perlu dihantar kepada pensyarah penasihat sewaktu menghantar tugasan.

4.0

Pembentangan Jawatankuasa

Belanjawan

Dan

Spesifikasi

Tugas

Setiap

4.1.1 AJK Pertandingan, Pengadilan dan Teknikal

4.1.1.1 Format pertandingan ialah round-robin bagi pusingan awal

dan kalah mati di peringkat separuh akhir. Pertandingan akan dijalankan berpandukan format yang disediakan oleh FIVB dan disesuaikan mengikut keadaan gelanggang. mata dan 21 mata sewaktu peringkat kalah mati. Permainan akan dijalankan sebanyak 3 set (sekiranya terjadi keputusan seri). akan dijalankan berdasarkan jadual pertandingan yang telah disediakan. aspek

4.1.1.2 Sistem kiraan mata sewaktu peringkat kumpulan ialah 15

4.1.1.3 Pertandingan akan menggunakan 1 gelanggang sahaja dan

4.1.1.4 Perhatian juga akan diberikan pada keselamatan sepanjang pertandingan diadakan.

4.1.1.5 AJK juga telah mengadakan bengkel kepegawaian untuk setiap ahli pada 7 Februari 2012, jam 9.00 pagi di Bilik Kuliah C2, Kolej Kediaman Dato Razali Ismail.

4.1.1.6 Jumlah penyertaan dikekalkan sebanyak 8 pasukan sahaja.

4.1.2 AJK Pendaftaran, Sambutan dan Penutupan

4.1.2.1 Cadangan tempat pendaftaran ialah di Gelanggang Bola

Tampar IPG Kampus Bahasa Melayu. Pendaftaran akan bermula seawal jam 7.30 pagi. 4.1.2.2 Untuk majlis penutupan, JK ini akan berkolaborasi dengan JK dari kelas PISMP Semester 5D dan 5H untuk menjayakannya. 4.1.2.3 Senarai alatan telah diserahkan kepada JK Peralatan.

4.1.2.4 Tiada anggaran perbelanjaan yang disediakan oleh JK ini

kerana barang-barang yang diperlukan boleh didapatkan dari stor institut. 4.1.3 AJK Buku Program, Publisiti dan Jemputan 4.1.3.1 Pengerusi JK telah menyatakan bahawa mereka telah menampal dan menyiarkan poster berkaitan kejohanan sekitar kawasan institut dan di laman sosial Facebook. Terdapat dua jenis poster, iaitu poster bersiri dan poster makluman. 4.1.3.2 JK juga telah menyiapkan rekaan kad jemputan yang akan digunakan bagi mengundang tetamu jemputan yang akan diumumkan kelak. Hal ini kerana mereka perlu

berbincang dengan JK dari kelas lain berkenaan tetamu yang akan diundang sewaktu majlis penutupan bersama. 4.1.3.3 Rekaan untuk dibuat pada banner juga telah disediakan dengan bantuan lakaran Saudara Mohamad Amirul Anwar bin Pauzi. Lakaran ini akan dibaiki sebelum digunakan sebetulnya pada banner rasmi. 4.1.3.4 Pengerusi JK meminta agar JK Pertandingan dan JK Pendaftaran agar dapat menyerahkan jadual pertandingan dan senarai nama peserta untuk dimasukkan dalam buku program selewat-lewatnya 3 hari sebelum kejohanan berlangsung. (Tindakan Setiausaha, JK Pertandingan dan JK Pendaftaran). 4.1.4 AJK Makanan dan Minuman

4.1.4.1 Pengerusi JK Makanan dan Minuman, Saudari Adibah

Khairiah binti Adnan membentangkan menu dan belanjawan. Jumlah belanja keseluruhan yang diperlukan adalah RM326.40. Senarai belanjawan adalah seperti yang dilampirkan.

4.1.4.2 Beliau turut mencadangkan agar peralatan yang diperlukan

untuk menyediakan air dan menyimpan ais sepanjang kejohanan dipinjam dari surau institut dan stor untuk menjimatkan kos. Cadangan tersebut telah diterima semua.

4.1.5 AJK Disiplin, Keselamatan dan Kebajikan

4.1.5.1 Saudara Hasanuthin bin Mustafa yang mewakili Pengerusi

JK telah membentangkan bidang kerja mereka yang akan digunakan sepenuhnya sewaktu kejohanan.

4.1.5.2 JK ini telah menyenaraikan perlatan yang mereka perlukan

dan mecadangkan pelan kedudukan khemah pertolongan cemas sewaktu pertandingan. Selain itu, mereka juga mencadangkan agar disediakan kenderaan yang akan digunakan untuk menghantar peserta yang perlu mendapatkan rawatan lanjut di hospital sekiranya perlu.

4.1.5.3 JK ini juga akan bertindak untuk mengawal disiplin para

peserta dan penyokong sewaktu kejohanan berlangsung. 4.1.6 AJK Rakaman, Siaraya dan Pengacaraan Majlis

4.1.6.1 Pengerusi JK, Saudara Mohd Hafizuddin bin Abd Hadi @

Yusof memaklumkan kepada semua ahli tentang gerak kerja yang telah dilakukan. mesyuarat

4.1.6.2 Segala tempahan peralatan elektronik untuk digunakan pada hari pertandingan telah ditempah dan akan berkongsi dengan kelas-kelas lain juga.

4.1.6.3 Saudara Mohd Haniff bin Rosli mencadangkan agar setiap peralatan yang telah ditempah supaya diambil sehari lebih awal dan dibuat pemeriksaan bagi mengelakkan kejadian yang tak diingini. 4.1.7 AJK Hadiah, Cenderamata dan Sijil 4.1.7.1 Pengerusi JK Hadiah, Cenderamata dan membentangkan bidang tugas untuk JK mereka. Sijil

4.1.7.2 Senarai anggaran belanjawan untuk menyediakan hadiah

bagi pemenang tempat pertama, kedua, ketiga dan keempat sahaja. peserta. Sijil akan dimohon dengan unit pentadbiran institut dan akan diberikan sewaktu majlis penutupan. 4.1.8 AJK Peralatan

4.1.7.3 Sijil akan disediakan untuk setiap AJK pengelola, dan

4.1.8.1 Pengerusi JK Peralatan membentangkan senarai alatan

yang perlu mereka tempah berdasarkan keperluan setiap AJK. Beliau juga meminta agar senarai alatan dapat diserahkan kepada mereka lebih awal untuk memudahkan segala urusan menempah, meminjam dan mengambil alatan yang ditempah. 4.1.8.2 Selain itu, JK Peralatan juga telah menempah peralatan untuk digunakan semasa kejohanan dan mengambil barang-barang yang telah diluluskan di stor pusat. Mereka juga telah bersedia untuk menempah peralatan yang akan digunakan semasa pra kejohanan.

4.1.8.3 Pengerusi menasihati semua JK agar dapat memberikan

senarai alatan yang diperlukan lebih awal supaya sekiranya terdapat masalah kemudian akan dapat diatasi. (Tindakan semua JK).

5.0

Pembentangan Belanjawan Bendahari

5.1

Bendahari pertandingan membentangkan anggaran perbelanjaan keseluruhan yang diperlukan untuk pertandingan ini iaitu berjumlah RM 672.00. Jumlah kutipan setiap ahli jawatankuasa pengelola adalah RM 230.00. Manakala, jumlah kutipan peserta sepatutnya sebanyak RM80. Jumlah tersebut akan bertambah dengan adanya tajaan. Rujuk lampiran 1 ( Minit mesyuarat mesyuarat kecil setiap AJK dan Bendahari serta senarai anggaran perbelanjaan untuk pertandingan ini ).

5.2

5.3

6.0

Hal-hal lain

6.1

Aturcara Program

6.1.1

Pertandingan akan diadakan pada 3 Mac 2012 (Sabtu) seperti mana yang telah ditetapkan dan dipersetujui oleh semua ahli.

6.1.2 Pengerusi mengingatkan JK Jemputan dan JK Penutupan untuk berbincang semula dengan JK kelas PISMP Semester 5D dan 5H berkenaan tetamu jemputan untuk majlis penutup dan aturcaranya.

6.1.3

Ada ahli mesyuarat yang mencadangkan agar masa pertandingan diubah kepada jam 7.30 pagi hingga 2.00 petang. Cadangan disokong oleh semua ahli mesyuarat. (Tindakan Setiausaha, JK Pertandingan dan JK Pendaftaran).

6.2

Pra Kejohanan

6.2.1

Sesi Pra Kejohanan akan diadakan seakan-akan pertandingan sebenar yang melibatkan semua JK pengelola termasuk susunan di dalam dewan, kedudukan pengadil, pendaftaran, majlis penutupan penyampaian hadiah dan lain-lain.

6.2.2 Tarikh untuk mengadakan Pra Kejohanan ialah pada 10 Februari 2012 (Jumaat) pada jam 5.00 petang di Gelanggang Bola Tampar IPG Kampus Bahasa Melayu. 6.2.3 Ahli mesyuarat akan dibahagikan kepada empat kumpulan untuk bermain sebagai peserta seolah-olah kejohanan sebenar.

6.2.4

Pengerusi meminta agar semua JK bersedia untuk menjalankan tugas masing-masing dengan penuh tanggungjawab sama ada sewaktu pra pertandingan ataupun pada hari pertandingan.

6.3

Mesyuarat Kejohanan Bola Tampar Lelaki Tertutup IPG KBM 2012 Kali Ketiga

6.3.1

Mesyuarat seterusnya dicadangkan pada 15 Februari 2012 (Rabu), 2.30 petang, Bilik Mesyuarat Dato Sri Utama Dr. Rais Yatim.

6.4

Juruaudit 6.4.1 Pengerusi meminta ahli mesyuarat untuk melantik 2 orang ahli sebagai juruaudit bagi memeriksa kewangan penganjuran kejohanan kali ini. Juruaudit mestilah seorang ahli lelaki dan seorang ahli wanita. 6.4.2 Saudari Annur Farhanah binti Amran mencadangkan agar Saudari Farina binti Che Zaki dan Saudara Mohd Hafizuddin bin Abd Hadi @ Yusof dilantik sebagai juruaudit. Cadangan beliau disokong oleh Saudara Hasanuthin dan diterima sebulat suara oleh ahli mesyuarat. Pelan Persediaan

6.5

6.5.1

Setiap ahli perlu bersedia dengan sebarang kemungkinan yang akan berlaku pada hari kejohanan berlangsung. Oleh itu, semua diminta bersedia dengan pelan kedua sekiranya terjadi keadaan sebegini seperti hujan.

7.0

Penutup

7.1

Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih atas kerjasama yang telah diberikan oleh semua ahli jawatankuasa yang telah terlibat dan berusaha bertungkus lumus untuk menjayakan kejohanan pada kali ini. Beliau juga berharap agar kejohanan ini akan berlangsung dengan lancar dan jayanya serta dapat memberikan pengalaman yang baharu untuk semua. Pengerusi menangguhkan mesyuarat kali ini pada jam 4.40 petang.

7.2

Disediakan oleh, ................................................... ( FATEHAH BINTI ZULKIFLI ) Setiausaha