KINNITATUD direktori 06.09.2006 kskkirjaga nr 1 . Muudetud direktori 18.02.2010 kskkirjaga 1 9/13.

SMERU PHIKOOLI ASJAAJAMISKORD

1 LDALUSED 1.2 Smeru Phikooli (edaspidi kool) asjaajamiskord kehtestab asutuse asjaajamise korraldamise phinuded. 1.3 Kooli asjaajamisperioodiks on ppeaasta (01.september 31. august). 1.4 Asjaajamisperioodiks raamatupidamises on kalendriaasta (01.jaanuar 31. detsember). 1.5 Kooli asjaajamise kord mrab kindlaks: 1) asjaajamise korraldamise ja vastutuse piirid; 2) dokumentide koostamise ja vormistamise nuded; 3) dokumendiringluse dokumendi saabumisest kuni selle vljasaatmiseni vi toimikusse paigutamiseni; 4) dokumentide loetelu koostamise; 5) asjaajamise leandmise-vastuvtmise nuded; 6) dokumentide hoidmise ja silitamise nuded; 7) dokumentidele esitatavad vorminuded; 8) koolis kasutusel olevad dokumendiplangid, nende nidised ja valmistamise kord; 9) koolis kasutusel olevad pitsatid ja nende nidised, tellimise, hoidmise ja hvitamise kord. 1.6 Asjaajamise korraldus lhtub kehtivast seadusandlusest, kooli phimrusest ning tjaotusest. 1.7 Asjaajamiskord on avalikustatud kooli kodulehel ja paberkandjal direktori kabinetis. 1.8 Asjaajamiskorra kinnitab direktor kskkirjaga ning on kigile ttajatele titmiseks kohustuslik. 1.9 Dokumentide avalikustamine, neile juurdeps vi juurdepsupiirangu tagamine on reguleeritud avaliku teabe seadusega. 2 ASJAAJAMISE KORRALDAMINE JA VASTUTUS 2.1 Kooli asjaajamise eest vastutab, seda korraldab ja koordineerib ppedirektor. 2.2. Kui sissetulev dokument vastusdokumendi koostamist ei nua, vib asja lahendada telefoni vi elektronposti teel. Sellisel juhul tehakse dokumendiregistris vastav titmismrge. 2.3. Dokumendiringlusega seonduvaid registreid peavad direktor ja ppedirektor. 2.4. Dokumentide registreerimine koolis on hekordne. 2.5. Kooli ametlik elektronposti aadress on someru.kool@mail.ee 2.6. Kooli sideandmete muutumisel tuleb need avalikustada vhemalt kmme tpeva enne nende muutmist. Vastutab direktor. 2.7. Ametliku elektronposti aadressi muutumisel tuleb tagada vana aadressi kasutamine vhemalt kuus kuud prast aadressi muutumist. 1

3 DOKUMENTIDE VORMINUDED 3.1 Dokumendid vormistatakse plankidele. 3.2 Dokumendi tvariandid vormistatakse valgele paberile. 3.3 Koolis on kasutusel jrgmised A4 (210 x 297 mm) formaadis eestikeelsed dokumendiplangid: - ldplank - koosolekute protokollide, kskkirjade ning aktide vormistamiseks (Lisa 1); - kirjaplank - ametikirjade vormistamiseks (Lisa 2); 3.4 Kirjaplangile on trkitud jrgmised rekvisiidid: - lhend kooli nimethtedest; - kooli nimi ja registrinumber; - kontaktandmed. 3.5 ldplangile on trkitud jrgmised rekvisiidid: - lhend kooli nimethtedest; - kooli nimi. 3.6 Dokumendiplangid on vltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamise kergendamiseks trkitud vrvitrkis. 3.7 Rikutud dokumendiplangid hvitatakse purustamise teel. 3.8 Dokumendiplangid vormistatakse direktori vi ppedirektori poolt. 3.9 Dokumendiplankide veerised on jrgmised: - vasak veeris 30 mm - lemine veeris 8 mm - parem veeris 12 mm - alumine veeris 9 mm 3.10 Dokumente vormistades kasutatakse jrgmisi rekvisiite: - Smeru Phikooli tumesinised nimethtede kujutised all kollase lainelise joonega; - dokumendi vljaandja nimetus; - kooli registrinumber; - dokumendiliigi nimetus; - kuupev; - dokumendiregistri indeks (number); - viide sissetulnud dokumendi kuupevale ja dokumendiregistri indeks; - vljaandmise koht; - adressaat; - kinnitusmrge; - pealkiri; - prdumine; 2

- tekst; - tervitusvormel; - allkiri; - mrkus lisade kohta; - lisaadressaadid; - pitser; - mrge dokumendi ettevalmistusastme, originaalsuse vi terviklikkuse kohta ; - rakirja, koopia vi vljavtte testusmrge; - koostaja ees- ja perekonna nimi ja telefoninumber; - kontaktandmed. 3.11 Igal dokumendiliigil on kindel rekvisiitide komplekt, mis koosneb dokumendi kohustuslikest rekvisiitidest ning iga dokumendiliigi lisarekvisiitidest. 3.12 Kigi paberkandjale vormistatavate dokumentide kohustuslikud rekvisiidid on: - kooli nimethtede kujutis; - dokumendi vljaandja - Smeru Phikooli nimetus; - dokumendiliigi nimetus, vlja arvatud ametikirjal; - kuupev; - dokumendiregistri indeks (registreeritavatel dokumentidel); - tekst; - allkiri vi allkirjad. 3.13 Kuupev, kuu (nimetavas kndes) ja aastaarv mrgitakse dokumendil kas ainult numbrite vi sna ja numbritega plangi laservast 63 mm ja plangi vasakust servast 122 mm kaugusele. 3.14 Tekstis kuupeva ja aastat mrkides vib aastaarvule lisada sna aasta vajalikus kndes vi lhendi a (ilma punktita). Otsuseid ja fakte kajastatavates dokumentides tuleb selguse mttes eelistada kuupeva snalis-numbrilist mrkimisviisi. Nide: 13.05.2006, kus 13 mrgib kuupeva ja 05 kuud vi 13. mai 2006 3.15 Dokumendi kuupevaks on: 1) igusakti vi akti allkirjastamise kuupev; 2) protokolli puhul koosoleku toimumise kuupev; 3) vljasaadetava kirja allkirjastamise kuupev. 3.16 Dokumendiregistri indeks sisaldab ksuse thist ning toimiku ja dokumendi jrjekorranumbrit. Dokumentide jrjekorranumbrid algavad igal ppeaastal number hest. Nide: 2 - 5/17, kus 2 - sarja this 5 - toimiku number 17 - jrjekorranumber 3

3.17 Kindla tegevusperioodiga vi lesandega moodustatud komisjonide vi muude ajutiste tgruppide dokumendid nummerdatakse lbivalt kogu perioodi jooksul. 3.18 Vastuskirjadel tuleb adressaadi esimese rea krgusel (plangi laservast 55 mm) paremas veerus (plangi vasakust servast 122 mm) viidata saabunud algatuskirja kuupevale ja dokumendiregistri indeksile, mis eristatakse snade Teie ja Meie abil. Nide: Teie: 15.12.2005 nr 2-2/11 Meie: 05.01.2006 nr 35-2/11 3.19 ldplangile koostatavatel dokumentidel mrgitakse koostamise vi vljaandmise koht nimetavas kndes vasakusse veerisesse plangi laservast 63 mm kaugusele. 3.20 Adressaat on isik, asutus/organisatsioon, ksus, kellele ametikiri saadetakse. Rekvisiidi adressaatkoosseisu kuuluvad: - isik; - tiitel; - asutus; - ksus (vajadusel); - tnav, maja; - asula vi sidejaoskond; - sihtnumber ja linn (vi maakond); - riik (kui kiri saadetakse teise riiki). 3.21 3.22 Adressaadi viimane rida kirjutatakse suurthtedega. Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole nidatud teist adressaati. Nide: Pr Sirli Kask Tartu Maavalitsus Riia 15 51010 TARTU 3.23 Kui personaalselt kedagi ei tunta, siis adresseeritakse kiri jrgmiselt: Nide: Tartu Maavalitsus Riia 15 51010 TARTU 3.24 Kui adressaate on rohkem kui neli, mrgitakse adressaadivljale ks adressaat ilma postiaadressita ning lejnud adressaadid lisaadressaatide reale, kasutades dokumendi saatmise eesmrki selgitavaid snu Teadmiseks, Koopia(d), Sama. Nide: Adressaadivljal: Rakvere Linna Algkool Lisaadressaatide real Koopiad: Kildu Phikool Pr Piia Piik Haridusministeerium 4

3.25 Igale konkreetsele adressaadile mratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressaadivljal ja lisaadressaatide real. Lisaadressaatide reale mrgitakse teised adressaadid ilma postiaadressita. Adressaatidele, kellele kiri on mratud teadmiseks, saadetakse koopia hest phiadressaadile mratud kirjast. 3.26 Kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava hesisulise kirja sisust ei tulene vajadus informeerida adressaati teistest selle kirja adressaatidest, vormistatakse see kui hele adressaadile. 3.27 Kinnitusmrke puhul tehakse vahet dokumentide vahel, mis kinnitatakse korraldava dokumendiga (kskkirjaga) ning dokumentide vahel, mis kinnitatakse direktori allkirjaga. Kskkirjaga kinnitatavad dokumendid vormistatakse valgele paberile, neil on pealkiri ning kinnitusmrge vormistatakse dokumendi esimese lehe lemises parempoolses nurgas jrgmiselt: Nide: KINNITATUD direktori 12.juuni 2006 kskkirjaga nr 15 3.33 Kigil dokumentidel peab olema pealkiri. Pealkirjata vivad olla lhikesed (kuni kmne realised) kirjad, nnitlus- ja tnukirjad, kaastundevaldused. Pealkiri peab olema vimalikult lhike ja avama ldistatult dokumendi phisisu. Pealkiri kirjutatakse nimetavas kndes ja reapikkus ei tohiks letada 30 themrki. Nide: Personali tiendkoolitus Asjaajamiskorra kinnitamine 3.34 Prdumiseks kasutatakse krgemate teenistujate puhul eelkige ametinimetust. Akadeemiliste kraadide ja tiitlite, sjaveliste ja diplomaatiliste auastmete jms olemasolu korral on soovitav neid prdumisel kasutada. Nited: Majandusminister Jaak Rannu Lugupeetud minister Rektor Aavik Lugupeetud rektor Prof Peeter Tuvi Austatud professor 3.35 Prdumisel ei kasutata lhendeid, adressaadi eesnime ja kirjavahemrke prdumise lpus. 3.36 Dokumendi tekst peab olema vimalikult lhike, tpne, keelelt ja stiililt korrektne, heselt mistetav. Kirja tekst esitatakse reeglina ainsuse kolmandas vi mitmuse esimeses isikus. Kiri peab ldjuhul ksitlema ht ksimust. Suuremahulistele ja mitut ksimust ksitlevatele dokumentidele pannakse alapealkirjad. 3.37 Dokumendi tekst liigendatakse peatkkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatkid pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul vib pealkirjastada ka jaod ja punktid. Dokumendi piires kasutatakse hte numereerimise viisi. Nide: 1. Peatkk (osa) 1.1 Jagu (alaosa) 1.2 ........ 1.2.1 Punkt 1.2.2 ....... 1.2.2.1 Alapunkt 5

3.38 Tervitusvormel on viisakas soov adressaadile prast teksti. Olenevalt kirja tekstist vib nimetatud rekvisiit ka puududa. Lugupidamisavalduse lpus kirjavahemrki ei kasutata. Nide: Lugupidamisega 3.39 Allkiri koosneb: - allakirjutanud isiku allkirjast; - selle deifreeringust (allakirjutaja ees- ja perekonnanimest); - ametinimetusest. 3.40 Allkirja jaoks jetakse vhemalt kolm rida ja see on seotud tervitusvormeliga. Vormistatakse jrgmiselt: Nide: Lugupidamisega allkiri Juta Jnes direktor 3.41 Dokumentidele kirjutatakse alla sinist vrvi tindi- vi pastapliiatsiga. 3.42 Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade thtsuse jrjekorras, nihutades jrgmist allkirja he rea vrra allapoole. Nide: allkiri Juta Jnes direktor allkiri Mari Maripuu A/ usaldusisik 3.43 Kui dokumendile kirjutavad alla vrdse staatusega ametiisikud, paigutatakse nende allkirjad hele krgusele. 3.44 Kui dokumendile ettenhtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb keegi teine selleks volitatud ametiisik, vormistatakse allkiri ning ametinimetus jrgmiselt: Nide: allkiri Tiina Kask ppealajuhataja direktori lesannetes 3.45 Kirja tekstis mrgitud lisade korral mrgitakse lisade reale vaid lehtede ja eksemplaride arv. Nide: Lisa: 8 lehel 2 eks 3.46 Kui kirjal on tekstis mrkimata lisasid, tuleb lisade reale mrkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Nide: Lisa: Smeru Phikooli asjaajamiskord 9 lehel 1 eks 6

3.47 Kui kirjale lisataval dokumendil on omakorda lisa, vormistatakse mrge lisade real selle lisa olemasolu kohta jrgmiselt: Nide: Lisa: Smeru Phikooli asjaajamiskord 9 lehel 1 eks ja lisa selle juurde 5 lehel 1 eks. 3.48 Kskkirjade ja protokollide puhul mrgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis. 3.49 Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse lanurka mrge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub. Nide: Lisa Smeru Phikooli direktori 10. oktoobri 2002. a kskkirja nr 56 juurde 3.50 Kui lisasid on mitu, nummerdatakse need (Lisa 1, Lisa 2 jne). Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette. Nide: Lisa 3 Smeru Phikooli direktori 17. oktoobri 2002. a kskkirja nr 56 juurde 3.51 Kui dokumendi sisu on vaja tutvustada mitmele adressaadile, vormistatakse lisaadressaatide real vastav mrge jrgmiselt: Nide: Koopiad: Smeru Vallavalitsuse raamatupidamine Smeru Vallavalitsuse sotsiaalnunik 3.52 Pitsat on dokumendi autentsuse testamise vahend. Pitser on pitsati jljend dokumendil. Pitser pannakse dokumendile nii, et see riivaks allkirja. 3.53 Dokumendi koopia (rakiri, vljavte), millega saab testada isiku igusi vi tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, testatakse testusmrke ja pitseriga jrgmiselt: 1) dokumendi esimese lehe lemisse parempoolsesse nurka tehakse mrge KOOPIA (RAKIRI, VLJAVTE); 2) dokumendi viimase lehe tekstist ja allkirjadest allapoole tehakse testusmrge koos pitseriga nii, et pitser riivaks sna KOOPIA (RAKIRI, VLJAVTE) IGE viimaseid thti. Nide: KOOPIA (RAKIRI, VLJAVTE) IGE (allkiri ja pitser) direktor Juta Jnes 22.10.2006.a 3.54 Koolisisese asjaajamise kigus tehtud dokumendikoopiad ei vaja testamist. 3.55 Kirja koostaja vi vastutava titja ees-ja perekonnanimi ning telefoninumber mrgitakse hel real. Kui kirja koostaja on htlasi selle allakirjutaja, mrgitakse ainult telefoninumber. Nide: Mikk Mnd 07 440 706

KOOLIS KASUTATAVAD PITSATID JA TEMPLID, NENDE JLJENDID JA KASUTAMISE KORD

4.1 Koolis on kasutusel jrgmised pitsatid ja templid (Lisa 4) ning nad asuvad jrgmiste kooli ttajate kes, kes vastutavad nende hoidmise ja kasutamise eest: 1) pitsat kooli andmetega ppedirektor; 2) tempel kinnitamismrke kohta direktor, ppedirektor; 3) tempel vljasaadetavatele kirjadele kooli aadressi mrkimiseks ppedirektor; 4) sisse tulnud kirjade registreerimise tempel ppedirektor; 5) koopia testuse tempel direktor; 6) tempel pikukogu raamatute thistamiseks infojuht; 4.2 Pitsati jljend vajutatakse jrgmistele dokumentidele: - volikirjad; - garantiikirjad; - tendid; - lepingud; - tlepingud ja traamatukanded; - pilaspiletid; - klassitunnistused; - phikooli lputunnistused. 4.3 Kooli pitsatid tellib direktor. 4.4 Aegunud ja kasutamisklbmatuks muutunud pitsatid hvitatakse hvitamisakti alusel. Hvitamise korraldab direktor. 5 DOKUMENTIDE VORMISTAMINE

5.1 Koolis vormistatakse dokumendid arvutil pstkirjas Times New Roman, kirjapunkti suurusega 12 ja reavahega 1 taandridu kasutamata. 5.2 Kooli nimel valmivate dokumentide allakirjutamise igus on direktoril, tema raolekul ppedirektoril. 5.3 Dokument omandab juriidilise ju peale selle kinnitamist direktori vi tema lesannetes ppedirektori poolt. 5.4 Direktori kskkirjaga kinnitatakse kooli td korraldavad juhendid, eeskirjad ja dokumendid. 5.5 Kooli dokumendiliigid on: 1) kskkiri; 2) protokoll; 3) akt; 4) leping; 5) ametikiri ja selle alaliigid. 8

5.6 Kskkirja annab vlja direktor vi ppedirektor koosklas krgemalseisvate organite normatiivaktidega. Kskkiri kirjutatakse alla hes eksemplaris. 5.7 Kskkiri hakkab kehtima momendist, kui see on vljaandja poolt allkirjastatud ning sellel on registreerimisnumber ja kuupev (kui kskkirja tekstis ei ole nidatud teist thtaega). 5.8 Kskkirja liigid on: 1) kooli phitegevuse kskkirjad; 2) personalikskkirjad; 3) puhkusekskkirjad; 4) pilaste kohta kivad kskkirjad. 5.9 Kooli phitegevuse, personali- ja puhkusekskkirjad koostab ja registreerib direktor. pilaste kskkirjad koostab ja registreerib ppedirektor. 5.10 Kskkirja registreerimiseks tidetakse dokumendiregistris jrgmised lahtrid: - jrjekorra number; - allakirjutamise kuupev; - pealkiri; - alus (olemasolul). 5.11 Kskkirja tutvustatakse ttaja(te)le, kelle tegevust dokument puudutab. Kooli phitegevust puudutavad kskkirjad avalikustatakse teadetetahvlil. 5.12 5.13 Kskkirja titmist jlgib koostaja vi kskkirjas nidatud isik. Kskkirja saab muuta vi kehtetuks tunnistada direktori uue kskkirjaga.

Nide: Tunnistan kehtetuks Smeru Phikooli direktori 20. septembri 2005. a kskkirja nr 13 "Smeru Phikooli asjaajamiskorra kehtestamine" 5.14 Protokoll on dokument, mis koostatakse istungi vi koosoleku kigu ja vastuvetud otsus(t)e fikseerimiseks. Dokumendis nidatakse ra: koosoleku toimumise aeg ja koht; osalejad; snavtud; otsused. 5.15 Protokoll(id) vormistatakse ldplangile ja registreeritakse dokumendiregistris ning allkirjastatakse hes eksemplaris koosoleku juhataja ja protokollija poolt. 5.16 Leping ja akt kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides igal lehel ning nende arv ja jaotus nidatakse ra dokumendi tekstis. Akt vormistatakse kooli ldplangile ja registreeritakse dokumendiregistris. 5.17 Ametikiri vormistatakse vhemalt kahes eksemplaris, millest originaal kirjaplangile ja rakiri samas formaadis valgele paberilehele. Mlemad eksemplarid vormistatakse originaalallkirjaga. 5.18 Ametikirja eriliikideks on: 1) algatus- ja vastuskiri; 2) volikiri; 3) garantiikiri; 4) tend; 5) rakiri; 9

6) vljavte. 5.19 Algatus- ja vastuskirjad registreeritakse peale allkirjastamist dokumendiregistris. 5.20 Uus jrjekorranumber antakse ainult saabunud algatuskirja vi vljasaadetava algatuskirja registreerimisel. 5.21 Korduvalt saadud/saadetud kirjad registreeritakse esmase dokumendiregistri indeksi all, millele vib lisada dokumenti individualiseeriva numbri, st mrgitakse mitmes kiri antud numbri all registreeritakse. Nide: 2-35 / 113-1 5.22 Volikiri on direktori poolt kooli esindajale antud kirjalik dokument, mis vljendab tema volitusi. 5.23 Volikirja tekstis mrgitakse kohustuslikult esindaja ees- ja perekonnanimi, isikukood ning ametikoht, volituse sisu ja volituse ulatus. 5.24 Volikirja kehtivuse thtaeg kirjutatakse snades. Kui volikirjas pole thtaega mrgitud, kehtib ta he aasta jooksul arvates selle registreerimise kuupevast. Volitus kehtib selle andmisest alates, kui esindatav ei ole mranud teisiti. 5.25 Volituse lppemise alused: 1) esindaja on sooritanud tehingu vi lahendanud probleemi, milleks volitus oli antud; 2) volituse thtaeg on mdunud; 3) esindatav thistab volituse; 4) esindaja loobub volitusest. 5.26 Garantii- ja volikirjadele kirjutab alla direktor, need registreeritakse dokumendiregistris ja kinnitatakse kooli pitseriga. 5.27 Tend vormistatakse kirjaplangile ning kinnitatakse direktori allkirjaga. 5.28 Arhivaali rakiri ja/vi vljavte vormistatakse kopeerimise teel paberkandjale ja testatakse pitseri ja direktori allkirjaga. 6 DOKUMENDIRINGLUS 1) dokumentide vastuvtmine ja lbivaatamine; 2) registreerimine; 3) edastamine titjatele; 4) vastusdokumendi koostamine; 5) dokumendi paigutamine toimikusse. 6.2 Dokumendid saabuvad kooli posti-, ksiposti-, faksi- ja elektronposti teel. 6.3 Kik saabuvad dokumendid, v.a. kirjad mrkega ISIKLIK avab raamatupidaja, kontrollib adressaadi igsust, allkirjade ja lisade olemasolu. Vastavate rekvisiitide puudumisel tehakse selle kohta mrge dokumendile ja informeeritakse saatjat. 6.4 Koolis kuuluvad registreerimisele jrgmised kirjad ja dokumendid: 1) ametikirjad; 10

6.1 Saabuvate dokumentide ringlus ktkeb endas jrgmisi momente:

2) avaldused; 3) pilaste liikumisega seotud dokumendid; 4) raamatupidamisele saabuvad dokumendid. 6.5 Koolis registreerimisele mittekuuluvad dokumendid: 1) kirjad mrkega ISIKLIK (kui dokumendi avamisel selgub, et see osutub ametlikuks, vastutab registreerimise eest adressaat); 2) saabunud anonmsed dokumendid; 3) reklaamtrkised; 4) perioodika; 5) kutsed, nnitlused, kaastundeavaldused jms. 6.6 Koolis peetakse dokumendiregistrit elektrooniliselt vi paberkandjal. 6.7 Dokumendid registreeritakse dokumendiregistris saabumise peval, kuhu mrgitakse: - saatja; - saabunud kirja indeks, number ja kuupev; - jrjekorranumber, mille kiri saab kooli kirjavahetuse registris; - sisu, vajadusel lisade liik ja lehtede arv; - toimiku number, kuhu dokument registreeriti; - vajadusel ttaja nimi, kellele kiri vastamiseks vi teadmiseks anti. 6.8 Saabumismrge vormistatakse vastava templiga dokumendi esimese lehe vabale pinnale. Saabumismrge sisaldab kooli nimetust, saabumise kuupeva ja registriindeksit. 6.9 Ksiposti-, faksi-, elektronposti- ja ametipostiga saabunud dokumendid registreeritakse ldistel alustel. 6.10 Dokumentide thtaegse titmise kontrolli teostab isik, kelle pdevusse dokumendi menetlemine kuulub. 6.11 Dokument loetakse lahendatuks kui: 1) dokumendist tulenev toiming on sooritatud; 2) dokumendisaatjale on vastatud; 3) titmismrge on kantud dokumendiregistrisse. 6.12 Vljasaadetavad algatuskirjad registreeritakse kooli dokumendiregistris, mrkides ra dokumendiregistri indeksi, dokumendi allakirjutamise kuupeva, adressaadi, dokumendi pealkirja ja lisade arvu. 6.13 Vljasaadetavad vastuskirjad saavad algatuskirja indeksi. Vastava kirja registreerimiseks leitakse dokumendiregistrist kanne algatuskirja registreerimise kohta ja vastavasse titmismrke lahtrisse kirjutatakse vljasaadetava vastuse kuupev. 6.14 Faksi ja eletronpostiga vljasaadetavad dokumendid trkitakse registreerimiseks paberile.

11

7 ASJAAJAMISE JA VARA LEANDMINE-VASTUVTMINE 7.1 Lahkuv ttaja annab asjaajamise le teda asendama mratud ttajale hiljemalt tlt vabastamise pevaks. 7.2 Direktori vahetumise korral annab ametist lahkuja kooli juhtimise ja asjaajamise le he kuu jooksul uue direktori ametisse astumise pevast alates leandmise-vastuvtmise aktiga, milles nidatakse ra: 1) direktori kes olevate dokumentide ja asjaajamises peetavate toimikute loetelu; 2) loetelu thtajaks titmata dokumentidest; 3) pitsatid, nende liigid, arv, asukohad; 4) asutuse eelarvevahendite seis; 5) kooli phivahendite koondnimekiri; 6) kehtivate volituste loetelu. 7.3 Akt vormistatakse kolmes eksemplaris, millest ks jb koolile, ks leandjale ja ks vastuvtjale. 7.4 Akt koos lisadega esitatakse vhemalt kaks peva enne allakirjutamist ametisse astuvale ja ametist lahkuvale ametnikule. 7.5 Aktile kirjutavad alla leandja ja vastuvtja. 8 DOKUMENTIDE LOETELU KEHTESTAMINE JA TOIMIKUTE MOODUSTAMINE 8.1 Dokumentide sstematiseerimise aluseks koolis on dokumentide loetelu. 8.2 Kooli dokumentide loetelu kehtestatakse direktori kskkirjaga thtajatult. 8.3 Dokumentide loetelus mrgitakse sarja nimetus ja this, dokumendiliig nimetus, silitusthtaeg ja juurdepsupiirang. 8.4 Dokumentide loetelus rhmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide kaupa: 1) asutuse t korraldamine; 2) info haldamine; 3) hariduse korraldamine; 4) statistika kogumine; 5) jrelvalve teostamine; 6) majandustegevuse korraldamine; 7) personalit korraldamine; 8) avalikkuse informeerimine ja suhtekorraldus. 8.5 Dokumendisarjade pealkirjad snastatakse lhidalt, selgesti mistetavalt ning erialaterminoloogiast lhtuvalt. 8.6 hte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise vrtuse ja silitusthtajaga dokumendid. 8.7 Dokumentide loetelu muudetakse ldjuhul vaid siis, kui muutuvad arhiivi lesanded vi struktuur ja selle tulemusena tekivad uued dokumentide sarjad vi muutub dokumendiliigile kehtestatud silitusthtaeg. 12

8.8 Uus loetelu kehtestatakse siis, kui struktuuris vi lesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajrjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis. 8.9 Dokumentide loetelu vi selle muutmise kavand esitatakse arvamuse avaldamiseks inspektorile, kes teostab arhiivijrelevalvet. 8.10 Kooli dokumentide loetelu on kehtestatud kasutamiseks alates 01.septembrist 2006.a. 8.11 Dokumentidele silitusthtaja kehtestamisel lhtutakse igusaktides stestatud thtaegadest, arhiivi tegelikest vajadustest, dokumentide unikaalsusest, kttesaadavusest ning praktilisest vrtusest. 8.12 Silitusthtajad mratakse kas aastates, alatiselt vi thtajana, mis on seotud kindlaks mratud sndmuse toimumisega jrgmiselt: 1) 1 - 25 aastat; 2) alatine; 3) 10 aastat prast lepingu lppemist; 4) 50 aastat prast prast lepingu lppemist; 5) asutuse tegevuse lpuni; 6) arhivaalide avalikku arhiivi leandmise vi hvitamiseni. 8.13 Dokumendi silitusthtaega arvestatakse tema loomise, saamise vi kindlaksmratud sndmuse toimumise kuupevast. 8.14 ksteisega seotud dokumentide silitusthtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise vi asja lpetamise kuupevast. 8.15 Asjaajamisaasta vltel kogutakse ja paigutatakse dokumendid toimikutesse vastavalt dokumentide loetelus mrgitud sarjale. 8.16 Toimiku seljale mrgitakse dokumendiregistri indeks asjaajamises, toimiku number ja selle pealkiri, mis kajastab toimikusse koondatud dokumentide sisu. 8.17 Dokumendiregistri indeks asjaajamises tuleneb kooli dokumentide loetelust ja kindlustab selle, et toimikus on hesuguse silitusthtajaga dokumendid. 8.18 Kirjavahetuse toimikus olevad dokumendid paigutatakse jrgmiselt: - algatuskiri; - ksimuse lahendamise kigus tekkinud dokumentatsioon kronoloogilises jrjestuses; - vastuskiri. 8.19 Toimikud, millega seotud asjaajamine on lppenud, vetakse arvele arhivaalide loetelus kolme kuu jooksul prast asjaajamisperioodi lppu. 8.20 Arhivaalide loetelus mrgitakse jrgmised andmed: 1) kooli nimi; 2) funktsiooni this ja nimetus; 3) sarja this, nimetus ja silitusthtaeg; 4) toimiku pealkiri, piirdaatumid ja hulk. 8.21 Arhivaalide hvitamiseks eraldamise korral tehakse arhivaalide loetelus vastav mrge arhivaalide vljumise kohta viitega hvitamisaktile. 13

8.22 Arhivaalide leandmiseks eraldamise korral tehakse arhivaalide loetelus vastav mrge koos viitega leandmis-vastuvtmisaktile. 8.23 Arhivaalid valmistatakse pikaajaliseks silitamiseks ette jrgmiselt: - dokumendid vetakse toimikust vlja ning eraldatakse liigsed koopiad ja mittearhiiviaines; - eemaldatakse metallkinnitid ning sstematiseeritakse kronoloogilise tunnuse alusel; - toimiku lehed nummerdatakse grafiitpliiatsiga ning paigutatakse arhiivikarpidesse; - koostatakse siliku leheklgede arvu testav kirje ning vormistatakse siliku kaas. 8.29 Silikule mrgitakse identifitseerimiseks ja juurdepsu tagamiseks jrgmised andmed: - asutuse nimi (Smeru Phikool); - indeks dokumentideloetelu jrgi; - pealkiri ja piirdaatumid; - silitusthtaeg; - lehtede arv; - this arhivaalide loetelu jrgi.

14

ASJAAJAMISES KASUTATAVAD MISTED Akt on juriidilist fakti fikseeriv ametlik dokument, mille on koostanud mitu isikut, et kinnitada tuvastatud fakte vi sndmusi. Akti kinnitatakse selleks volitatud isiku poolt. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud silitusthtaeg vi mida silitatakse tema vrtuse tttu hiskonnale, riigile, omanikule vi teisele isikule. Asjaajamine on dokumendikibe korraldamine asutuses vi asutuste vahel, mis peab tagama asutuse juhtimise tieliku, igeaegse ja moonutusteta peegeldamise selleks ettenhtud kskkirjades, protokollides, kirjavahetuses jm. Asjaajamine seisneb kirjalike dokumentide eeskirjakohases, tpses ning igeaegses vormistamises, vljasaatmises, vastuvtmises ning registreerimises. Samuti dokumentide titmise kontrollimises ning nende sstematiseerimises, silitamises ja hvitamises. Avaldus on dokument, millega isik prdub tavaliselt isiklikes asjus asutuse vi ametiisiku poole. Avalik teave on mistahes viisil ja mistahes teabekandjale jdvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud vi loodud seaduses vi selle alusel antud igusaktides stestatud avalikke lesandeid tites. Eeskiri on kohustuslik tegutsemisreeglistik, kohustuslikke juhiseid kehtestav normdokument, see on tegevuse vi selle tulemuste kohta kivaid reegleid vi juhtnre stestav dokument. Et phimrusel, juhendil ja eeskirjal oleks juriidiline jud, tuleb need kinnitada kskkirjaga. Juhend on juhiste ja eeskirjade kogu, et reguleerida organisatsioonilisi, tehnoloogilisi, finantsilisi ja teisi klgi asutuse ning ametiisikute tegevuses. T- ehk ametijuhend tpsustab tlesandeist tulenevat kitumist ja tegutsemist. Kiri on sisult erinevate dokumentide ldistatud nimetus. Kiri on posti teel lhetatav mbrikku pandud vi suletud paber kirjutatud tekstiga (nt kaas-, kinnitus-, kaebe-, mrgu-, palve-, ring-, saate, seletus-, tagatis-, tellimis-, vastus-, kutse-, meeldetuletuskiri). Kirja teel edastatakse vi ksitakse infot. Phisnum paigutatakse harilikult ametikirja algusesse, millele jrgnevad lhidalt snumi taust ja ksikasjad. Kirja lpus vljendatakse selgelt, mida adressaadilt oodatakse. Mrgukiri on kirjalik esitis krgemale organile vi ametiisikule mingi fakti vi sndmuse kohta. Mrgukirjaga teatab selle saatja ka oma ettepanekutest vi nudmistest. Ringkiri on mitmele isikule vi asutusele saadetav samasisuline dokument vi ametikiri. Seletuskiri on dokument, mis helt poolt selgitab phidokumendi (aruanne, eelnu) ksikute teeside sisu. Teiselt poolt selgitatakse seletuskirjaga ka kitumist vi toiminguid, millega kirjutaja on eksinud reeglite ja eeskirjade vastu. Seletuskirjas on jrgmised andmed: kellele esitatakse, kes esitab, sndmus, kus ja millal toimus, seletus, phjendus(ed), koostamise kuupev ja koostaja allkiri. Koopia on originaaliga tpselt htiv kirja, dokumendi vi kirjutise rakiri, foto- vi valguskoopia. Dokumendikoopiad, mille abil saab testada isikute igusi vi tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb testada testusmrke ja pitseriga Vljavte on dokumendis sisalduva info osaline taasesitamine. Vljavtte lemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sna VLJAVTE. Vljavttes peavad olema mrgitud kik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi vljaandjat, dokumendi liiki, vljaandmisaega ja vljaandmiskohta. Vljavtte igsust vib kinnitada ainult pitseriga. rakiri on dokumendilt vi muult kirjutiselt muudatusteta mahakirjutatud tekst. rakiri vormistatakse analoogselt koopiaga, st esimese lehe lemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sna RAKIRI ning viimasele lehele tehakse vastav testusmrge. Kirjavahetus ehk korrespondents on kirjalike dokumentide vi elektronposti teel peetav side asutuste, ettevtete ja organisatsioonide vahel. 15