BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

III.1. Analisa Masalah Analisa yang dilakukan oleh penulis dalam kaitannya dengan laporan Praktek Kerja Lapangan yang dilakukan di MTs. Swasta Amaliyah melingkupi analisa terhadap proses input data, proses pengolahan data, dan proses menampilkan hasil atau keluaran data dari sistem yang sedang berjalan di MTs. Swasta Amaliyah tersebut. Berdasarkan data yang diperoleh oleh penulis selama melangsungkan kegiatan Praktek Kerja Lapangan di MTs. Swasta Amaliyah tersebut, penulis mengambil kesimpulan bahwa semua proses yang terkait dengan sistem penilaian di MTs. Swasta Amaliyah masih tergolong manual dan konvensional. Sebagai suatu sistem yang masih tergolong konvensional, sistem tersebut belum mampu untuk berbuat banyak dalam menyelesaikan berbagai aktivitas fungsional dan penilaian di MTs. Swasta Amaliyah tersebut. Kondisi ini semakin diperburuk dengan kenyataan bahwa tidak semua staff operasional dan staff pendidik

memiliki pemahaman yang baik tentang bagaimana seharusnya penilaian dilakukan serta aspek-aspek apa saja yang termasuk ke dalam aspek yang akan dinilai. Penulis dalam menganalisa masalah berpedoman kepada standarisasi Sistem Pendidikan Nasional yang tertuang dalam Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP).

24

25

III.1.1. Analisa Input Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis dalam rangka Praktek Kerja Lapangan, penulis menemukan bahwa proses input data nilai yang diterapkan di MTs. Swasta Amaliyah masih konvensional sekali atau semi komputer. Proses input data hasil penilaian dilakukan tanpa menggunakan teknologi komputer. Penilaian dilakukan dengan memanfaatkan media kertas dengan format tabel yang telah ditentukan sebelumnya oleh pihak Madrasah, sebagai form isian data nilai yang akan diinputkan. Dalam kajian dan pengamatan yang dilakukan oleh penulis terhadap proses input, penulis mendapati bahwa sistem input data yang hanya mengandalkan media kertas sebagai media utama dalam menginputkan nilai-nilai siswa memiliki kecendrungan kurang efisien dan efektif. Berdasarkan sudut pandang penulis penginputan yang demikian berpeluang menimbulkan resiko baru terhadap eksistensi dan validasi data untuk jangka panjang. Media kertas rentan terhadap kerusakan dan bahkan tentu saja penggunaan media kertas juga akan membutuhkan biaya yang lebih besar pula setiap tahunnya.

26

Adapun bentuk form nilai itu dapat dilihat pada tabel III.1 di bawah ini:

Tabel III.1. Tabel Input Nilai Semester Genap Kelas VIII-Unggulan

Sumber: Dokumen Resmi MTs. Swasta Amaliyah

27

III.1.2. Analisa Proses Adapun sistem yang sedang berjalan digambarkan ke dalam suatu bentuk Flow of Document. Melalui Flow of Document ini akan terlihat jelas bagaimana runtut pengolahan data nilai dari sistem yang dijalankan di MTs. Swasta Amaliyah tersebut, serta untuk memperlihatkan bagaimana data mengalir dan kemana saja data nilai tersebut mengalir, yang pada akhirnya akan diketahui seperti apa output yang akan dihasilkan melalui proses tersebut berdasarkan pada inputan yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun Flow of Document dari sistem yang sedang berjalan di MTs. Swasta Amaliyah adalah sebagai berikut:

28

SISWA

GURU BIDANG STUDI

TATA USAHA

WALI KELAS

KEPALA MADRASAH

Mulai

Tugas dan Ujian Siswa

Nilai Siswa

Nilai Siswa Per Kelas

Rapor

Tugas dan Ujian Siswa

Melakukan penilaian

Klasifikasi Nilai Per Kelas

Merekap Nilai Siswa ke Rapor dan Buku Leger

Melegalisir Rapor

Buku Leger Nilai Siswa Per Kelas Rapor Rapor yang Sudah Dilegalisir

Nilai Siswa

Buku Leger

Rapor yang Sudah Dilegalisir

Rapor Pengarsipan Data Nilai

Selesai Laporan Data Nilai

Data Store Nilai

Gambar III.1. Flow of Document Sistem Penilaian MTs. Swasta Amaliyah

29

Penjelasan Flow of Document dari Sistem Penilaian yang berlaku di MTs. Swasta Amaliyah sebagaimana yang telah digambarkan diatas adalah sebagai berikut: 1. Tugas dan ujian siswa yang telah dikerjakan diserahkan kepada guru bidang studi. 2. Kemudian, guru bidang studi menilai tugas dan ujian tersebut dan membuat data nilai siswa yang selanjutnya diserahkan ke Tata Usaha. 3. Oleh Tata Usaha, nilai-nilai siswa tersebut diklasifikasikan atau digolongkan menurut kelas. Setelah itu diteruskan kepada wali kelas. 4. Wali kelas memproses data tersebut, dan merekap data yang ada ke dalam rapor dan buku leger. 5. Rapor yang selesai direkap diteruskan kepada kepala madrasah untuk diperiksa dan dilegalisir, sedangkan buku leger diteruskan kepada tata usaha untuk pengarsipan atau menyimpan data nilai ke data store nilai. 6. Rapor yang telah dilegalisir oleh Kepala Madrasah diserahkan kembali kepada wali kelas. Selanjutnya rapor tersebut diserahkan kepada siswa-siswanya.

30

Berikut ini simbol-simbol yang digunakan dalam Flow of Document Tabel III.2. Simbol-simbol Flow of Document No 1 Simbol Proses Nama Keterangan Menunjukkan dokumen yang digunakan untuk merekam data saat terjadi suatu transaksi 2 Multi Document Menunjukkan beberapa dokumen yang digunakan banyak data untuk saat

merekam

terjadi suatu transaksi 3 Garis Alir (Flow Line) Menunjukkan arus data antara simbol/proses

Decision

Menunjukan pilihan yang akan dikerjakan atau keputusan yang harus dibuat dalam proses

pengolahan data 5 Connector (On-Page Connector) Conector (Off-Page Connector) Digunakan untuk penghubung dalam satu halaman Digunakan untuk penghubung beberapa halaman.

31

7 A

Off Line Storage

Digunakan untuk menyimpan data secara jika manual A dan berarti

sementara,

disimpan menurut abjad, N berarti disimpan menurut nomor urut dan jika T berarti

disimpan menurut kronologis atau menurut tanggal

8 Keterangan atau Komentar

Deskripsi proses atau komentar, untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir

Catatan

Digunakan

untuk

menggam-

barkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya

didalam dokumen atau formulir

10 Penyimpanan/Storage

Menunjukan

akses

langsung

perangkat penyimpanan/storage pada disket

Sumber: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

32

III.1.3. Analisa Output Analisa output meliputi keseluruhan hasil yang ditampilkan dari sistem yang sedang berjalan. Output/keluaran dari hasil pengolahan data nilai pada sistem yang dijalankan di MTs. Swasta Amaliyah berupa tabel utama yang berisikan sejumlah data siswa beserta data nilai dari masing-masing siswa bersangkutan. Adapun tabel nilai yang dimaksud merupakan turunan dari tabel input sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya. Perbedaannya, hanya terdapat pada record-recordnya saja. Pada tabel input, record-recordnya masih belum ada, sedangkan pada tabel output, record-recordnya sudah ada. Data hasil atau output dari sistem penilaian yang dijalankan di MTs. Swasta Amaliyah ini, penulis dapatkan dari dokumen resmi MTs. Swasta Amaliyah dimana penulis merupakan salah satu tenaga pendidik di MTs. Swasta Amaliyah tersebut. Adapun jabatan penulis adalah sebagai guru TIK. Oleh karena itu, penulis juga menyertakan dokumen data nilai siswa-siswa MTs. Swasta Amaliyah yang pernah penulis buat pada tahun ajaran 2010-2011 sebagai data pendukung dalam pembuatan laporan PKL ini . Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada tabel dibawah ini.

33

Tabel III.3. Daftar Nilai Semester Genap Kelas VIII-Unggulan

Sumber: Dokumen Resmi MTs. Swasta Amaliyah

34

III.2. Evaluasi Sistem yang Berjalan Sistem yang berjalan pastilah memiliki kelebihan dan kekurangan. Tidak ada satupun sistem yang dibuat oleh manusia akan luput dari ke dua aspek ini, walaupun yang merancang sistem tersebut adalah orang terbaik yang berpredikat kelas dunia. Dengan melihat kepada kedua aspek tersebut, maka akan diketahui masalah-masalah apa saja yang sedang terjadi, dan masalah yang mana yang memerlukan prioritas lebih dahulu untuk dipecahkan. Kegiatan mengevaluasi sistem yang berjalan ini sangat berguna untuk mendapatkan data dan informasi yang akan dipakai sebagai bahan rujukan dalam menentukan strategi pemecahan masalah yang akan dipilih. Adapun kelebihan dari sistem yang sedang berjalan di MTs. Swasta Amaliyah adalah sebagai berikut: 1. Waktu yang diperlukan untuk memproses data relatif singkat karena ruang lingkup data yang akan dinilai lebih sempit. 2. Tidak membutuhkan tenaga terampil yang mampu mengoperasikan komputer dengan baik. Sedangkan, beberapa kekurangan dari sistem bersangkutan, yaitu sebagai berikut: 1. Sistem penilaian yang berjalan di MTs. Swasta Amaliyah masih tergolong konvensional dan belum sesuai dengan KTSP. 2. Sistem penilaian yang berjalan di MTs. Swasta Amaliyah tidak sesuai dengan struktur organisasi MTs. Swasta Amaliyah itu sendiri diakibatkan masih rendahnya pengetahuan staff pendidik maupun operasional di MTs. Swasta Amaliyah bersangkutan terhadap implementasi penilaian yang baik.

35

3. Resiko kehilangan dan kerusakan data jauh lebih tinggi. 4. Tidak menjamin integritas data. 5. Sulit dalam mengelompokkan data nilai.

III.3. Strategi Pemecahan Masalah Berdasarkan pada hasil pengumpulan ata yang terkait kepada

penyelenggaraan sistem penilaian yang ada di MTs. Swasta Amaliyah, penulis mencoba menarik sebuah alur pikiran konseptual tentang pembaharuan sistem dengan cara mengadopsi teori-teori pengembangan sistem, yang kemudian diadaptasikan sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan dari instansi pendidikan MTs. Swasta Amaliyah dengan membandingkan kelebihan dan kekurangan dari sistem sebelumnya. Proses pemecahan masalah juga melibatkan beragam teori tentang mekanisme pelaksanaan dan implementasi pendidikan nasional

sebagaimana yang telah ditetapkan dan berlaku dalam sistem pendidikan nasional yang berlandaskan kepada Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP).

Penulis dalam kasus ini menggunakan pola pikir pengembangan sistem dengan pertimbangan bahwa sistem yang baik adalah sistem yang mampu

mentransformasikan amanat pendidikan nasional ke dalam sistem yang akan dikembangkan dan akan menjadi sistem yang akan dijalankan tanpa harus kehilangan ciri khasnya sebagai suatu sistem dengan budaya kerjanya yang unik pula.

36

III.4. Perancangan Dalam rangka menindaklanjuti rencana pembaruan sistem sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya pada bagian strategi pemecahan masalah di atas, maka penulis akan mulai mencoba merancang sebuah konsep dasar

pengembangan sistem penilaian dengan berpedoman kepada pendidikan nasional seperti yang tertuang pada Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP). Adapun teori-teori dari sistem yang lama akan dijadikan sebagai bahan rujukan, dan perbandingan untuk mendapatkan titik terang tentang bagaimana seharusnya sistem dirancang agar rancangan sistem tersebut nantinya lebih terarah dan tepat sasaran serta sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai III.4.1. Konteks Diagram Diagram konteks atau konteks diagram adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.

Jadi, yang dibutuhkan adalah (1) siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem, (2) data apa saja yang diberikannya ke sistem, (3) kepada siapa sistem harus memberi informasi atau laporan, dan (4) apa saja isi/ jenis laporan yang harus dihasilkan sistem.

Adapun sistem yang akan dirancang untuk memperbaiki sistem yang lama dan masih berlaku di MTs. Swasta Amaliyah ini akan dimulai dengan pembuatan konteks diagram. Berikut adalah tampilan dari konteks diagram dari sistem yang akan dibuat.
Siswa Laporan Tugas, proyek, Jawaban Ujian/Tes, Rapor Data Proyek, Tugas, Rekapan Soal Ujian dan Jawaban, Data Nilai, KKM, Prota, Promes, RPP, Silabus (KP2RS) Guru Bidang Studi

Rapor

Data Kelas, Data Tugas Guru, Roster, Informasi AkademisLaporan Tugas, Laporan Proyek, Jawaban Ujian/Tes yang akan Diperiksa

Rapor, Data Siswa, Data Nilai Akhir, Buku Leger PKM Bidang Kurikulum Kalender Pendidikan, Roster, Informasi Pembagian Tugas Sistem Penilaian Berbasis KTSP Wali

Buku Leger yang telah diisi, Rapor yang Sudah Direkap

KP2RS yang Sudah Diperiksa, Rapor yang Sudah Direkap

PKM Bidang Sarana dan Prasarana

Data Kelas

KP2RS, Rapor yang Sudah Disetujui

Kepala Madrasah

Gambar III.2. Konteks Diagram dari Sistem Penilaian Berbasiskan KTSP

38

Keterangan Simbol-simbol Konteks Diagram diatas bisa dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel III.4. Simbol Konteks Diagram dan Keterangannya Simbol Nama Eksternal Entity Keterangan Menunjukkan bagian

lura sistem atau sumber input dan output Garis Aliran Menunjukkan arus data antar simbol/proses

Sistem

Menunjukkan sistem

Sumber: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

39

III.4.2. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem. Adapun DFD dari rancangan sistem yang akan dibuat adalah sebagai berikut:

Rapor Rapor, Data Siswa 0.3 Pencatatan Data (Terkomputerisasi) 0.4 Pemutakhiran Data Penilaiaian

Siswa Laporan Tugas, proyek, Jawaban Ujian/Tes, Raport

Data Nilai Akhir

Wali Kelas

Data Proyek, Tugas, Rekapan Soal dan Jawaban, Data Nilai

D1

Daftar Nilai Rapor yang Sudah Direkap

Laporan Tugas, Laporan Proyek, Jawaban Ujian/Tes yang akan Diperiksa 0.2 Pemerikasaan Kelengkapan Bahan Ajar dan Pembuatan Standar Penilaian Standar Nilai KP2RS yang Sudah Diperiksa Pembuatan Laporan KP2RS yang Sudah Disetujui 0.5

Guru Bid.Study

KKM, Prota, Promes, RPP, Silabus (KP2RS)

Data Kelas, Data Tugas, Roster, Informasi Akademis PKM Bid.Sarana Dan Prasarana

0.1 Pencatatan dan Pembuatan Informasi Akademis

Data Kelas

PKM Bid.Kurikulum PKM Bid.Kurikulum Kalender Pendidikan, Roster, Informasi Pembagian Tugas

Gambar III.3. DFD Level 0 Sistem Penilaian Berbasiskan KTSP

KP2RS yang Sudah Diperiksa, Rapor yang Sudah Direkap

KP2RS, Rapor yang Sudah Disetujui

Informasi Kondisi Kelayakan Sarana dan Prasarana Pendukung PBM

Daftar Nilai

41

Keterangan simbol-simbol DFD diatas dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel III.5. Simbol-simbol DFD NO 1 SIMBOL NAMA KETERANGAN

Garis Alir (Flow Line) Menunjukkan Arus Data antara sim-bol/proses

Eksternal Entity

Menunjukkan bagian lura sistem atau sumber input dan output

Proses

Suatu proses yang didukung atau dipicu oleh data

Data storage

Digunakan untuk menyimpan arus data atau arsip seperti file transaksi, file induk atau file referensi dan lain-lain

Connector (On-Page Connector) Conector (Off-Page Connector)

Digunakan untuk penghubung dalam satu halaman Digunakan untuk penghubung beberapa halaman.

Sumber: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi