Manual Siplaft

SIPLAFT Cooperativa Riachn Ltda.
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TABLA DE CONTENIDO
Pg. INTRODUCCIN CAPITULO I: GENERALIDADES 1. Definiciones 2. Normas Aplicables CAPITULO II: POLITICAS CAPITULO III: PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIN Y CONTROL DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE PREVENCIN Y CONTROL 1. Obligaciones Generales 2. Requerimientos de Informacin por Autoridades Competentes 3. Monitoreo Especial de las operaciones y/o de los Clientes de Mayor Riesgo y Reporte de los Resultados 4. Mecanismos 4.1. Conocimiento del Cliente 4.2. Conocimiento del Mercado 4.3. Deteccin de Operaciones Inusuales 4.4. Identificacin y Reporte de Operaciones Sospechosas 5. Seales de Alerta 6. Procedimientos para Aplicar las Sanciones por Incumplimiento de las Normas para Controlar el Riesgo de LA/FT 7. Cumplimiento de las Obligaciones Relacionadas con Listas Internacionales Vinculantes para Colombia 8. Procedimientos para la Conservacin de Documentos CAPITULO IV: FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Asamblea General 2. Consejo de Administracin 3. Representante Legal 4. Oficial de Cumplimiento 5. Auditoria 6. Revisora Fiscal
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CAPITULO V: REPORTES 1. Reportes Internos 2. Reportes Externos CAPITULO VI: CDIGO DE TICA Y CONDUCTA SIPLAFT 1. Objetivo 2. Alcance 3. Conocimiento del Cdigo de tica y Conducta SIPLAFT 4. Destinatarios 5. Obligacin de cumplimiento de Normas Legales 6. Compromiso tico 7. Sentido del Deber y la Responsabilidad 8. Uso de la Autoridad 9. Principios Generales 10. Principios Fundamentales de Actuacin 11. Principios orientadores Frente a los Riesgos de LA/FT 12. Conflictos de Inters 13. Pautas de Comportamiento 14. Resolucin de Conflictos de Inters 15. Faltas Graves 16. Polticas para sancionar el Incumplimiento del Manual 17. Polticas Sobre Conflictos de Inters CAPITULO VI: CAPACITACIN
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INTRODUCCIN
El presente documento, denominado Manual del Sistema Integral para la Prevencin y Control del Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, integra las normas y procedimientos establecidos por Organismos de Supervisin, Vigilancia y Control, como la Superintendencia de la Economa Solidaria, la Unidad de Investigacin y Anlisis Financiero y la Superintendencia Financiera de Colombia, adems de las mejores prcticas que aconsejan organismos como Felaban y Gafisud para que las entidades que desarrollan actividades financieras definan e implementen un Sistema de Prevencin de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo, denominado SIPLAFT. En su diseo, el Manual incluye de acuerdo con las normas aplicables lo siguiente: Las polticas que asume la entidad en relacin con el cumplimiento de las normas legales sobre prevencin y control del LA/FT, Los procedimientos que se desarrollarn para llevar a cabo el SIPLAFT, los cuales contemplan las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos rganos de direccin, administracin y control de la entidad en el adecuado cumplimiento del SIPLAFT. Los mecanismos e instrumentos que se aplicarn para implementar el SIPLAFT Los rganos con funciones de control con los cuales contar la cooperativa para implementar el sistema y vigilar su correcto funcionamiento Los reportes relacionados con el SIPLAFT Documentacin: requisitos y conservacin de la misma Todas las definiciones contenidas en el presente documento y las que directa o indirectamente refiera, con el fin de prevenir, detectar e informar actividades delictivas de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo de que pudiera ser objeto la Cooperativa y para evitar que en desarrollo de nuestras operaciones nos puedan utilizar como instrumento para la adquisicin, resguardo, custodia, administracin, ocultamiento, manejo, inversin o legalizacin de bienes ilcitos o actividades delictivas, son de obligatorio cumplimiento por parte de las diferentes personas que integramos la Cooperativa, de acuerdo con las responsabilidades definidas y el alcance de las normas aplicables. El sistema de prevencin adoptado en la Cooperativa, busca asegurar el cumplimiento de las normas adoptadas nacional e internacionalmente para prevenir y controlar el Lavado de Activos
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y la Financiacin del Terrorismo con el propsito no slo de contribuir a la realizacin de los fines del Estado y de cumplir la ley, sino de proteger la imagen y la reputacin nacional e internacional de los sistemas cuyo control y vigilancia competen a la Superintendencia de la Economa Solidaria. MARCO LEGAL En desarrollo de lo previsto en el artculo 9 de la Ley 1121 de 2006 que modific el artculo 23 de la Ley 365 de 1997, la Cooperativa est sujeta al cumplimiento de lo previsto en los artculos 102 a 107 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero EOSF (Decreto 663 de 1993) y para ello deber adoptar un Sistema Integral de Prevencin y Control del Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo, en adelante SIPLAFT, el cual desarrollamos en el presente documento. DEFINICIN El Sistema Integral de Prevencin y Control del Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo SIPLAFT, est constituido por las polticas, procedimientos, mecanismos, documentacin, estructura organizacional, infraestructura tecnolgica, divulgacin y capacitacin a travs de los cuales la Cooperativa, responde a las amenazas de ser utilizada para la prctica de conductas delictivas por tales conceptos. OBJETIVOS Implantar medidas de control para la prevencin de actividades delictivas no slo con respecto a transacciones en efectivo en moneda legal o extrajera, sino tambin con respecto a las documentarias y frente a toda clase de servicios o productos financieros que ofrezca la Cooperativa. Contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de la economa y al aseguramiento de la confianza del pblico en el sector solidario, velando por la seguridad, transparencia y confiabilidad en las operaciones. Asegurar el estricto y oportuno cumplimiento de las normas legales encaminadas a prevenir y detectar "el lavado de activos", particularmente de las contenidas en los artculos 102 a 105 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero (E.O.S.F.), a efecto de proteger la imagen y la reputacin nacional e internacional del sistema cooperativo financiero.
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Reducir la posibilidad que la Cooperativa pueda ser un instrumento para el ocultamiento o legalizacin de bienes producto de conductas delictivas o de aquellos que estuvieren asociados a la materializacin de ilcitos. Mitigar el riesgo de prdida o dao que se pueda producir con la materializacin de los riesgos asociados (Legal, reputacional, de contagio y operativo), a saber: a. RIESGO LEGAL: Se materializa en la aplicacin de sanciones, multas, acciones de reparacin de daos, entre otros, por el incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Igualmente se origina como producto de fallas en los contratos y operaciones derivadas de actuaciones mal intencionadas, negligencia o errores que impiden su correcta realizacin. Lo anterior, obliga a los destinatarios del presente Manual, a tener un conocimiento preciso de las normas y regulaciones, de los productos y sus riesgos y las polticas de la Cooperativa en materia de administracin de riesgos. b. RIESGO REPUTACIONAL: producido por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, originada en malas prcticas en los negocios que posibilitan el uso de los medios de la Cooperativa en actividades delictivas, con la probabilidad de causar graves daos por prdida de Asociados, disminucin de ingresos o quedar incursos en procesos judiciales. c. RIESGO DE CONTAGIO: Se presenta como la posibilidad de prdida que la Cooperativa puede sufrir directa o indirectamente, por una accin o experiencia de un relacionado o asociado, con posibilidad de ejercer influencia sobre la Institucin, por lo cual los destinatarios del presente Manual deben aplicar procesos de conocimiento del cliente, directivos, empleados y dems vinculados contractualmente d. RIESGO OPERATIVO: Consiste en prdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones en el recurso humano, los procesos, la tecnologa, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos.
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CAPITULO I GENERALIDADES
1. DEFINICIONES Para facilitar el entendimiento del Manual y las implicaciones que tiene, a continuacin definimos algunos de los trminos de mayor uso en el documento y de mayor relevancia especifica respecto al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Lavado de Activos: denominado indistintamente tambin como lavado de dinero, blanqueo o legitimacin de capitales. Es un proceso mediante el cual se pretende ocultar o disfrazar la verdadera fuente o propiedad del dinero, en cualquier moneda o forma, ilcitamente obtenido, con el fin de hacerlo aparecer como legtimo. Financiacin del Terrorismo: Proceso mediante el cual se desvan dineros de origen lcito o ilcito para financiar grupos al margen de la ley en actividades terroristas. Los desvos se presentan como aparentes operaciones legales entre negocios lcitos, pero su destinacin final es la comisin de hechos terroristas. Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo: Es la posibilidad de prdida o dao que puede sufrir la entidad por su propensin a ser utilizada directamente o a travs de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalizacin de recursos hacia la realizacin de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS Obtencin o recoleccin: Consiste en la recepcin fsica de grandes cantidades de dinero, provenientes de actividades ilcitas. Colocacin: Corresponde a la inclusin que de los dineros de origen ilcito realizan los delincuentes, en el sistema financiero, apoyados en deficiencias normativas u operativas. Estratificacin o mezcla con fondos de origen ilegal: Consiste en la realizacin de sucesivas operaciones financieras, mediante la mezcla con dineros de origen legal, dirigidas a generar
un rastro que sea complejo de seguir, de forma que se evite conocer el verdadero origen ilcito de los dineros. Integracin o Inversin: Es el proceso mediante el cual el dinero se convierte en bienes muebles o inmuebles o en negocios de fachada. Esto es, traspasar los fondos blanqueados a organizaciones o empresas legales, sin vnculos aparentes con el delito organizado. Este proceso de lavado sirve a tres propsitos sustanciales: Formar un rastro de papeles y transacciones difcil de seguir. Hacer ambiguo el origen y propiedad del dinero. Mezclar dineros ilegales con transacciones financieras legtimas. Ejemplo: compra venta de finca raz, cadenas hoteleras, vehculos costosos. Actividad ilcita: Corresponden a aquellas que tienen origen en cualquier delito consagrado como tal en las normas penales de Colombia, tales como: narcotrfico, trata de personas, enriquecimiento ilcito, testaferrato, piratera terrestre, violacin de derechos de autor, asaltos bancarios etc. Delito: Accin u omisin descrita en la ley, que acarrea responsabilidad penal al autor y a sus participes y por tanto, la imposicin de una pena. Segmentacin del mercado: Proceso por medio del cual se lleva a cabo la separacin de elementos disponibles en una base de datos, en grupos homogneos a su interior y heterogneos entre ellos. La separacin se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus caractersticas (variables de segmentacin). Producto: Corresponde a las operaciones que han sido legalmente autorizadas a la Cooperativa y que se formalizan mediante contratos. Transferencias: son todas las operaciones que realiza un ordenante para un beneficiario, que puede ser el mismo, por medio de la Cooperativa y utilizando medios electrnicos, con lo que una suma de dinero es puesta a disposicin del beneficiario. Clientes: Asociados. Usuarios: Corresponden a aquellas personas naturales o jurdicas a las que, sin ser asociados, la Cooperativa les presta un servicio.
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Seales de alerta: Son el conjunto de variables o indicadores cualitativos o cuantitativos que posibilitan la identificacin oportuna y efectiva de los comportamientos atpicos que pueda presentar un asociado o usuario. Operacin inusual: corresponde a la operacin que no guarda relacin de causalidad con la informacin actualizada que la Cooperativa tiene del cliente o usuario que la realiza, se presenta normalmente cuando se produce una seal de alerta. Operacin sospechosa: Es aquella operacin inusual respecto de la cual una vez efectuado el anlisis, la Cooperativa no la encuentra debidamente justificada. Oficial de Cumplimiento: Empleado de la Cooperativa designado por el Consejo de administracin, responsable de administrar el SIPLAFT. Conflicto de inters: Situacin en virtud de la cual una persona, en razn de su actividad, se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relacin a intereses incompatibles, ninguna de las cuales puede privilegiar en atencin a sus obligaciones legales y contractuales. FASES DEL SIPLAFT Prevencin: Busca disminuir la probabilidad de que se introduzcan recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiacin del terrorismo al sistema cooperativo. Control: Busca identificar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al lavado de Dinero y/o a la financiacin del terrorismo, estableciendo las medidas necesarias para tipificar comportamientos que impidan la ocurrencia de eventos similares en el futuro. 2. NORMAS APLICABLES A continuacin resumimos las normas vinculantes: DECRETO 663 DE 1993: Estatuto Orgnico del Sistema Financiero. Define entre otros: obligaciones sobre el control de actividades delictivas, mecanismos de control, adopcin de procedimientos, alcance y cobertura de control, el control de transacciones en efectivo, las transacciones sujetas a control, el control de mltiples transacciones en
efectivo, sobre informacin peridica; la reserva sobre la informacin reportada, la modificacin de normas de control y las sanciones. LEY 270 DE 1993 LEY ESTATUTARIA DE LA ADMINISTRACIN DE JUSTICIA LEY 190 DE 1995. ESTATUTO ANTICORRUPCIN: Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracin Pblica y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupcin administrativa. Esta Ley contempla un conjunto de normas en donde se establecen una serie de obligaciones para quienes laboran en entidades que realicen actividad financiera en lo relacionado con el Lavado de Activos, conducta esta que ha sido elevada a la categora de delito. LEY 526 DE 1999: Elimina el doble reporte que se haca de operaciones sospechosas y le otorga a la Unidad Especial de Informacin y Anlisis Financiero, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, naturaleza jurdica de Unidad Administrativa Especial, con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio independiente. Su objetivo principal es la deteccin, prevencin y lucha contra el lavado de activos en todas sus actividades econmicas centralizando, sistematizando y analizando para ello la informacin recaudada. Igualmente le corresponde evaluar y decidir sobre la pertinencia de enviar a la Fiscala General de la Nacin o a las dems autoridades informacin que conozca en el desarrollo de sus operaciones. Tambin puede levantar la Reserva Bancaria dentro de las investigaciones que le sean propias de su objeto social y si la Fiscala General lo considera pertinente la puede investir de funciones de polica judicial en forma transitoria en los trminos que establece la Constitucin Poltica de Colombia en su artculo 251. LEY 599 DE 2000: Nuevo Cdigo Penal, modificatoria de la Ley 365 de 1997, adiciona como delitos fuente en relacin con el Lavado de Activos el trfico de armas, los delitos contra el sistema financiero, los delitos contra la administracin pblica y los vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir.
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LEY 600 DE 2000: Cdigo de Procedimiento Penal, establece en su artculo 65 sobre la Cancelacin de personera jurdica de sociedades u organizaciones dedicadas al desarrollo de actividades delictivas, o cierre de sus locales establecimientos abiertos al pblico. DECRETO 1497 DE 2002: Mediante este Decreto, se reglamenta la Ley 526 de 1999 define entre otros que las operaciones sospechosas debern ser reportadas en forma inmediata y suficiente a la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero, U.I.A.F., eliminado los plazos que existan para ello; tambin determin que los requerimientos realizados por la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero deben ser atendidos en el plazo otorgado por ellos so pena de las responsabilidad administrativa, institucional y personal de la entidad y del Empleado encargado. LEY 747 DE 2002: Adiciona el Cdigo Penal, tipificando las actividades de trfico de migrantes y la trata de personas como originadores del lavado de activos. LEY 793 DE 2002: Extincin de dominio LEY 795 DE 2003: Por la cual se ajustan algunas normas del estatuto orgnico del sistema financiero y se dictan otras disposiciones. LEY 1108 DE 2006: Por medio de la cual se aprueba la Convencin Interamericana Contra el Terrorismo, suscrita en la ciudad de Bridgetown, Barbados, el 3 de junio de 2002, en el trigsimo segundo periodo ordinario de sesiones de la Asamblea General de la Organizacin de los Estados Americanos LEY 1121 DE 2006: Por la cual se dictan normas para la prevencin, deteccin, investigacin y sancin de la financiacin del terrorismo y otras disposiciones. DECRETO 4449 DE 2008: Eleva a la categora de delito la omisin de reportes sobre transacciones en efectivo. LEY 1288 DE 2009 LEY DE INTELIGENCIA: Por medio de la cual se expiden normas para fortalecer el marco legal que permite a los organismos, que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia, cumplir son su misin constitucional y legal, y se dictan otras disposiciones.
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CAPITULO II POLTICAS
Las polticas comportan los lineamientos generales que adoptan las entidades obligadas a implementar un sistema integral para la prevencin del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, SIPLAFT. Las polticas de la Cooperativa RIACHN LTDA., buscaran el eficiente cumplimiento de las normas aplicables, especialmente las definiciones contenidas en la Circular Bsica Jurdica emitida por la Superintendencia de la Economa Solidaria en el captulo 11 denominado Sistema Integral para la Prevencin y Control de Lavado de Activos, SIPLAFT. Es deber de todos los integrantes del Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia, Gerencia y Empleados cumplir con las polticas, que a continuacin enunciamos, para el efectivo y oportuno funcionamiento del SIPLAFT: 1. CON RESPECTO A LA GENERACIN Y MANTENIMIENTO DE LA CULTURA DE PREVENCIN DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO. a. La cooperativa por intermedio del su Comit de Educacin y con la colaboracin del Comit SIPLAFT, elaborar un plan anual de capacitacin que garantice un conocimiento adecuado de todos sus integrantes (Asociado, Directivo, Empleado y Comunidad en General) sobre el tema de la Prevencin del Lavado de Activos y la Financiacin del Terrorismo, estableciendo su intensidad horaria y necesidad de recursos tecnolgicos y financieros. b. La Cooperativa mantendr programas de comunicacin e informacin a sus asociados, empleados, directivos y la comunidad en general, respecto de las mejores prcticas de Prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo. Para el efecto desarrollar diferentes mecanismos como boletines, carteleras, peridicos, audiovisuales etc. c. En la capacitacin obligatoria que deben recibir todos los nuevos asociados, se incluir obligatoriamente, la Prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo.
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d. Ser obligatoria la induccin en la prevencin de riesgos de lavado de activos, para los asociados, directivos y empleados, para lo cual la Cooperativa desarrollar los programas y mecanismos, con base en los niveles de responsabilidad que a cada uno le corresponde. 2. NUEVOS PRODUCTOS Y SERVICIOS a. Para la adopcin de un nuevo producto o servicio, se deben analizar los riesgos que esto implica en lo relacionado con nuevos asociados, mercados y recursos, valorando el impacto que se genera en el sistema de Prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo, vigente en la Cooperativa. La oferta de un nuevo producto o servicio, estar condicionada a que los nuevos riesgos que se generen, no deterioren significativamente el sistema de Prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo, vigente en la Cooperativa. 3. DEBER DE LAS DIFERENTES INSTANCIAS DE LA COOPERATIVA DE ASEGURAR Y VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REGLAMENTOS INTERNOS Y DEMS DISPOSICIONES RELACIONADAS CON EL SIPLAFT. a. Todas las personas que integran la cooperativa, asociado, directivo, empleado y usuarios, deben atender y propender, por la observancia de todos los parmetros establecidos para asegurar un debido control del riesgo de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo. b. Los entes directivos de la cooperativa como la Asamblea y el Consejo De administracin, deben establecer escalas de sanciones para quienes desde las diferentes instancias violen las normas establecidas para el SIPLAFT. 4. ADOPCIN DE CDIGO DE CONDUCTA. La Cooperativa disear e implementar un cdigo de tica, referido al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, de obligatorio cumplimiento para todos los que integran la Cooperativa. 5. PREVENCIN Y RESOLUCIN DE LOS CONFLICTOS DE INTERS EN LA COOPERATIVA. a. La Cooperativa determinar los mecanismos de resolucin de conflictos de inters, para que todos sus integrantes eviten colocarse en circunstancias que lleven o puedan llevar a un
conflicto entre sus intereses y los de la entidad, a competir con ella, a la obtencin para s de un beneficio material diferente al que naturalmente emana de su nexo con sta, o al aprovechamiento personal de una oportunidad o lucro que corresponde o debe corresponder a la Cooperativa. 6. POLTICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE. La Cooperativa, generar las condiciones que le permitan obtener la informacin necesaria, de conocimiento de sus asociados, de manera que sea posible tipificar el nivel de riesgo asociado, mediante una clara identificacin de la actividad que desarrolla y las transacciones que de ella se derivan. 7. POLTICA DE RECHAZO O ADMISIN DE CLIENTES. a. La Cooperativa Riachn respeta el derecho de libre adhesin y los principios de equidad e igualdad que pregona la filosofa solidaria, no obstante, es imperativo que se reserve el derecho de admisin para aquellos nuevos asociados que por su situacin particular presentan altos niveles de riesgo para el proceso de prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del terrorismo, lo que a su vez puede poner en riesgo la integridad misma de la Cooperativa y de todos sus miembros. b. Para aquellas personas que ya son asociados de la Cooperativa y que presenten niveles de riesgo de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo por encima de los lmites aceptables, la Cooperativa cuenta en sus estatutos con recursos de sancin o exclusin, previo cumplimiento de los pasos all establecidos. 8. POLTICA DE ADMISIN Y CALIFICACIN DE RIESGOS PARA CLIENTES DE ALTO RIESGO. a. La Cooperativa adoptar procesos tcnicos para evaluar los diferentes riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo, determinando con base en los factores de riesgo presentes y la calificacin que se asigne, la gestin especifica a desarrollar para controlar su nivel de exposicin en cada segmento. b. En la Cooperativa sern establecidos los procedimientos y controles para la identificacin de las personas pblicamente expuestas, en atencin al alto nivel de riesgo que pueden llegar a representar para la Organizacin, estableciendo adicionalmente procesos de monitoreo especial.
La vinculacin como cliente de una persona pblicamente expuesta debe ser aprobada por el Consejo de Administracin y para ello debe recibir de la Gerencia la hoja de vinculacin debidamente diligenciada y verificada, con los documentos de soporte necesarios y un memorando de presentacin. c. CUENTAS INACTIVAS: Se consideran como de alto riesgo aquellos asociados que presentan cuentas de ahorros con una inactividad superior a seis (6) meses y es por ello que la cooperativa proceder a bloquearlas. Para el desbloqueo y activacin de las cuentas, la cooperativa designar un empleado determinado con su respectivo suplente para de manera exclusiva manejar este proceso, previa actualizacin de la informacin por parte del asociado. 9. POLTICA DE EXONERACIN DE CLIENTES, RESPECTO A LAS OPERACIONES EN EFECTIVO. La Cooperativa Riachn NO EXONERARA a ninguno de sus clientes del reporte de operaciones en efectivo. 10. POLTICA DE INFORMACIN A LAS AUTORIDADES, INOPONIBILIDAD DE LA RESERVA BANCARIA Y RESERVA DE LA INFORMACIN. La entrega de informacin ser: a. Oportuna, precisa y clara a las autoridades competentes, de acuerdo a sus diferentes disposiciones. b. Peridica y didctica para la gerencia, directivos y empleados de la cooperativa. c. Abierta y precisa para los entes gubernamentales, judiciales y de polica que lo requieran, previa autorizacin de la Gerencia o en su defecto del Oficial de Cumplimiento. d. Negada para las personas naturales o jurdicas que no presenten rdenes judiciales para la entrega de informacin de otras personas, con el fin de salvaguardar la confidencialidad de la informacin. e. Al amparo de la reserva bancaria es imposible que puedan llegar a resultar protegidas conductas criminales, abusivas o contrarias a la buena fe que ha de regir el mercado
financiero, o lo que es ms grave an, resultar encubierta informacin que facilite la labor de la administracin de justicia y de los organismos que con ella colaboran en la lucha por el imperio de la moral y del derecho y es por ello que cuando prime una orden judicial debidamente sustentada, la Cooperativa Riachn no esgrimir este derecho constitucional para evadir su responsabilidad de colaborar con la justicia. 11. ANTEPONER CUMPLIMIENTO DE NORMAS AL LOGRO DE METAS COMERCIALES. Tanto el Consejo de Administracin, como la Gerencia y todos los dems empleados debern asegurar el cumplimiento de todos los postulados normativos de prevencin de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, antes de crear, reglamentar, exigir y cumplir una meta econmica o social determinada. Para el efecto vale la pena aclarar que el fin no justifica los medios. 12. RGIMEN DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE NORMAS. La Cooperativa aplicar sanciones por el incumplimiento del manual SIPLAFT y del Cdigo de tica a todos sus empleados, directivos y asociados, de acuerdo a lo establecido en los reglamentos internos, cdigo laboral, estatutos y legislacin nacional al respecto, debido a que son normas de obligatorio cumplimiento. La aplicacin de sanciones disciplinarias y sociales se harn sin perjuicio de que las autoridades competentes apliquen las acciones previstas en los cdigos: civil, penal y similares. 13. POLTICAS PARA OPERACIONES CON CLIENTES DE PASES QUE NO APLICAN RECOMENDACIONES GAFI Y GAFISUD. La Cooperativa Riachn se abstendr de establecer relaciones econmicas con cualquier persona natural o jurdica que realicen operaciones en o con pases que no apliquen las recomendaciones que sobre la prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo establezcan los organismos internaciones encargados de regular este tema. 14. POLTICAS DE CONTROL Y CANALES DE COMUNICACIN ENTRE LA OFICINA PRINCIPAL Y SUS SUCURSALES Y AGENCIAS La Administracin de la Cooperativa designar un interlocutor vlido, para que sea esta persona quien se encargue de todos los procesos de comunicacin con la oficina principal en
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los temas de prevencin de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo, siendo el Oficial de Cumplimiento el receptor de este tipo de informacin. 15. INSTANCIAS DE REPORTE Y CONSULTA ENTRE EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Y TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA INSTITUCIN. La Cooperativa disear un sistema de reportes internos y externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y que le permita cumplir con los requerimientos de las autoridades competentes. 16. POLTICAS PARA LA CONSERVACIN DE DOCUMENTOS. a. La Cooperativa deber llevar un archivo especial segn el cual todos los elementos del SIPLAFT implementados por la entidad, consten en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la informacin all contenida. La documentacin como mnimo deber: Contar con un respaldo fsico. Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta slo por quienes estn autorizados. Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservacin de la misma. La documentacin deber comprender por lo menos: Manual de procedimientos del SIPLAFT El Cdigo de Conducta Los informes del Consejo de Administracin, el Gerente, el Oficial de Cumplimiento y los rganos de control, en las que consten las actuaciones de cada una de estas instancias en torno de LA/FT. Los documentos y registros que evidencien la operacin efectiva del SIPLAFT, teniendo en cuenta lo siguiente: Conservar en forma centralizada, con las debidas seguridades, todos los documentos que soportan lo concerniente a las operaciones identificadas como sospechosas, junto con los respectivos reportes a la UIAF, con el propsito de suministrar una informacin completa a las autoridades competentes, cuando estas los soliciten. Tener el soporte de cada una de las operaciones inusuales detectadas, con los resultados del anlisis realizado y constancia de la persona responsable que ejecut su estudio, archivadas en orden cronolgico.
Conservar en forma centralizada los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo, debidamente organizados por orden cronolgico. Archivar en orden cronolgico los informes de la Gerencia, Revisor Fiscal y Oficial de Cumplimiento, junto con las fotocopias de las actas del Consejo de Administracin y el Comit de Cumplimiento, donde conste la presentacin de tales informes, as como los pronunciamientos y determinaciones adoptadas al respecto por dichos organismos. b. La conservacin de los documentos relativos al LA/FT debe realizarse por un trmino mnimo de 5 aos, segn lo establecido en el artculo 96 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, modificado por el artculo 22 de la ley 795 de 2003, con el propsito de garantizar un mayor grado de colaboracin con las autoridades. Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: Que no exista solicitud de entrega de dicha informacin por parte de las autoridades competentes. Que se conserven en un medio tcnico que garantice su posterior reproduccin exacta y la preservacin de su valor probatorio, conforme lo previsto en los Decretos nmeros 2620 de 1993 y en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999 y dems normas que los complementen o adicionen. 17. POLTICAS PARA LA RECEPCIN O VENTA DE BIENES RECIBIDOS EN DACIN DE PAGOS Tanto para le recepcin, como para la venta de bienes recibidos en dacin de pago, obtendremos de quien entrega o del comprador, persona natural o jurdica, informacin similar a la que se obtiene para la vinculacin como Asociado, desarrollando en este sentido similar proceso de verificacin y confirmacin de la informacin.
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CAPITULO III PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIN DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE PREVENCIN Y CONTROL
En atencin a las definiciones normativas, la Cooperativa contar con los siguientes mecanismos e instrumentos, para la Prevencin del Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo. 1. OBLIGACIONES GENERALES 1.1. Todos los directivos, empleados y en general los asociados, en lo que corresponda, nos encontramos obligados a seguir detenidamente las definiciones y obligaciones contenidas en este Manual y dems normas aplicables a la prevencin del lavado de activos y la financiacin del terrorismo. 1.2. Informar oportunamente, (una vez conocido el hecho), al Oficial de cumplimiento, de cualquier anomala o incumplimiento, que se pueda traducir en lavado de activos o financiacin del terrorismo. 1.3. Todos los directivos y empleados estamos obligados a colaborar ante los requerimientos de las autoridades u organismos de vigilancia y control, en los trminos que seala la ley y dentro de los parmetros fijados por la Institucin. 2. ATENCIN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN QUE REALICEN LAS AUTORIDADES COMPETENTES. Las solicitudes realizadas, slo por escrito, por la autoridad competente, sern radicadas por la secretaria recepcionista, quien posteriormente las entregar al Oficial de cumplimiento quien se encargara de realizar los trmites y validaciones (consulta con asesor jurdico, Consejo, Gerencia, Revisora Fiscal, Junta de Vigilancia o dems que considere necesarios), para proceder preparar la respuesta por escrito y posteriormente presentarla para su revisin y firma al Gerente. Sin excepcin alguna, Todos, lo requerimientos debe presentarse por escrito y en papelera con timbre de la entidad que la requiere.
Los requerimientos de informacin que realicen las autoridades a la Cooperativa, sern aceptadas nicamente s se realizan por escrito y de acuerdo con las atribuciones que se les asignan, para lo cual en la Cooperativa se llevar a cabo, ante cualquier requerimiento, la validacin respectiva. Cuando se realice en debida forma una solicitud de informacin a la Cooperativa, validada por la instancia jurdica, designada para el efecto, quien autorizar con su firma la solicitud, dar traslado del documento al Oficial de Cumplimiento quien determinar el responsable de preparar la respuesta, la cual ser evaluada de acuerdo con las normas y en los trminos en ellas fijados por el mismo Oficial de Cumplimiento antes de presentarla para la firma del Gerente. En los casos que la respuesta sea de carcter meramente legal, la instancia jurdica, designada en la Cooperativa la proyectar y la entregar al Gerente General para la revisin y firma. S la solicitud es realizada en forma personal, por algn representante de las autoridades, el empleado que recibe la solicitud debe informar a la Gerente de la Cooperativa o quien haga sus veces, para que lo atienda, le pida el documento de identificacin y el carn de la institucin que representa, confirme su vinculacin con la institucin, despus de lo cual le informa que todas las solicitudes al respecto deben efectuarse por escrito y por la instancia competente, para luego seguir el procedimiento que al respecto tiene adoptado la Cooperativa. De lo actuado al respecto, se dejara evidencia documental, llevndolo al archivo que para el efecto tenga establecido la Cooperativa. 3. MONITOREO ESPECIAL DE LAS OPERACIONES Y/O DE LOS CLIENTES DE MAYOR RIESGO Y REPORTE DE LOS RESULTADOS. En la Cooperativa, desde la vinculacin del asociado y por lo menos cada ao, con base en la actualizacin de informacin se realizar la calificacin de riesgo de los clientes, con base en la metodologa que para el efecto se adopte, de manera que se identifiquen los perfiles de riesgo para cada uno de ellos y estableciendo los criterios de gestin aplicables. La Cooperativa, con base en el anlisis de la informacin de cada cliente, establecer el nivel de riesgo para las personas naturales y jurdicas, y en los casos que determine un nivel de riesgo alto y los acepte como clientes, har seguimiento diario de las operaciones, al igual
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que para todas las personas pblicamente expuestas identificadas como tal, desarrollando el siguiente procedimiento: Para todos los clientes calificados como de mayor riesgo, diariamente la aplicacin generar un informe con las operaciones que no corresponden con el perfil de cada uno de estos clientes, el informe se genera en su totalidad para el Tesorero y el oficial de Cumplimiento. Para realizar el monitoreo de las operaciones de los clientes que generan mayor exposicin al riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, la Cooperativa automatizar las seales de alerta que permitan consolidar las operaciones y validar los perfiles de riesgo de manera que una vez identificadas las operaciones inusuales y asignada la gestin a los cajeros, se determinen plazos para obtener los soportes o explicaciones, los cuales a su vez son monitoreados por el Oficial de Cumplimiento. Los cajeros documentan cada caso gestionado, estableciendo s la inusualidad fue explicada satisfactoriamente o no, emitiendo su concepto al respecto y remite los documentos al Oficial de Cumplimiento. Una vez gestionada la operacin, el Oficial de Cumplimiento valida la calificacin y s est de acuerdo archiva los soportes y procede a realizar el reporte de operaciones sospechosas, cuando haya lugar a ello. Cuando no coincide su evaluacin con la de los cajeros, devuelve el caso con sus anotaciones, para que realice los ajustes correspondientes y nuevamente remita al Oficial de Cumplimiento. Cuando los cajeros no cumplan con los plazos fijados, el Oficial de Cumplimiento podr reasignar las operaciones inusuales a otra instancia de la Oficina para su estudio, informando del incumplimiento a las instancias administrativas que correspondan para que se tomen las medidas disciplinarias a que haya lugar. El monitoreo a desarrollar en la Cooperativa, incluir por lo menos: 3.1. Segmentar los asociados por el ingreso y actividad declarada. 3.2. Activar mecanismos de alerta en el sistema que permitan monitorear cuando un asociado realiza transacciones, en cualquier momento en el tiempo, superiores a tres veces el ingreso declarado o mayores o iguales a Diez millones de Pesos. 3.3. Marcar en el aplicativo, los asociados de alto riesgo, para que genere un mensaje de alerta cada vez que realice una transaccin que no coincida con su perfil.
4. MECANISMOS 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Conocimiento del Cliente Conocimiento del mercado Operaciones inusuales Operaciones sospechosas
Para desarrollar el conocimiento del cliente, base fundamental del control para la prevencin del lavado de activos y la financiacin del terrorismo, la Cooperativa realizar los siguientes procedimientos: 4.1. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Los procedimientos referidos al SIPLAFT, estn inmersos en los macro procesos del negocio, con los cuales se sustenta el principal factor para la gestin del sistema, el conocimiento del asociado, empleado o proveedor, el cual surge desde el contacto inicial para la vinculacin o en la interaccin de las operaciones y los procesos de actualizacin de informacin con los actuales. Las actividades de vinculacin o de actualizacin de informacin entonces, no corresponden a procesos especficos SIPLAFT, hacen parte de la operacin ordinaria que comportan controles adicionales los cuales se complementan con los vigentes para garantizar la eficiencia del sistema. Los procedimientos de conocimiento del asociado, empleado o proveedor, incluyen tanto a los actuales, como los que solicitan vinculacin, para el efecto, desarrollamos mecanismos que nos permitan perfilar los asociados desde la solicitud de ingreso a la Institucin y durante su permanencia en la misma y en el caso de quienes se pretendan vincular como empleados o proveedores, definimos rigurosos requisitos, en los procesos de vinculacin del talento humano y en compras, de manera que se gestionen desde all los riesgos que se producen. Para garantizar la debida actualizacin de su base de datos, la Cooperativa incluy en sus formatos de solicitud de ingreso y actualizacin de informacin, una clusula, que establece la obligacin para el asociado de entregar informacin veraz y verificable, adems de actualizar sus datos por lo menos una vez al ao, aportando los documentos exigidos por la Cooperativa segn el tipo de asociado y el servicio contratado.
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Para los empleados, la Cooperativa, realiza una continua valoracin del estado general individual y familiar, valindose de consultas peridicas a las centrales de riesgo, debidamente autorizadas, visitas domiciliarias, por lo menos una vez al ao, el anlisis de la capacidad de ahorro y comportamiento crediticio, entre otros, tareas realizadas por el oficial de cumplimiento en la organizacin quien documenta en todos los casos lo actuado al respecto. Estas evaluaciones se realizan igualmente previas a la vinculacin como empleado y en caso de presentar situaciones no explicadas y sin el debido soporte, la Cooperativa se abstendr de contratarlo. Cuando esto suceda en las revisiones peridicas que realiza el oficial de cumplimiento, la Cooperativa podr dar por terminado el contrato de trabajo, en todo caso documentar el hallazgo, el anlisis realizado y la determinacin tomada. La Cooperativa cuenta con un banco de proveedores, debidamente estructurado, para el cual dise un reglamento que considera entre otros los requisitos de vinculacin y retiro, entre los cuales se destaca la informacin de los propietarios, adems de establecer criterios de medicin, con base en calidad, precios y cumplimiento. Para los proveedores, la Cooperativa realiza en el caso de los dueos de las empresas, la evaluacin de su vinculacin a listas de control y consulta a centrales de riesgo, debidamente autorizadas, documentacin que hace parte del expediente que se elabora para cada uno de ellos. El desarrollo eficiente del sistema, requiere entonces, de procedimientos complementarios, en cada una de las etapas que a continuacin describimos: Nuevos Asociados: La apertura de cuenta en la Cooperativa, requiere en todos los casos del desarrollo de entrevistas, debidamente documentadas, que llevan a cabo los asesores comerciales, en el Formato de Ingreso, ver Anexo No. 1, con el cual se determina la necesidad de efectuar una visita comercial, dependiendo del tipo de persona y el factor de riesgo asignado, con base en la informacin tomada en la entrevista. Con el nmero de identificacin del solicitante, autorizado o representante, segn corresponda, los asesores comerciales realizan consulta en las listas de control adoptadas en la Cooperativa y de confirmarse algn registro se procede a informar al solicitante que no es aceptado, para lo cual en la Cooperativa, la administracin diseara e implementar un libreto. Salvo en los casos en que el primer contacto para el ingreso de un asociado a la Cooperativa, se d mediante una visita comercial, esto es empresas, empleados de empresas con las
cuales se tiene convenio, propietarios de establecimientos de comercio o microempresarios, antes de proceder a la vinculacin, se debe desarrollar una entrevista, debidamente documentada, que permita identificar la correspondencia del asociado con el mercado objetivo definido para la Cooperativa y la calificacin del nivel de riesgo, que para la Institucin representa el asociado. La visita se debe realizar en la ubicacin del negocio. Previo a la visita o durante sta, se solicita la documentacin que soporte la actividad comercial: Certificado de Cmara de Comercio, con vigencia inferior a 30 das. Estados financieros de los ltimos dos meses o los ms recientes. Estados financieros de los tres ltimos aos. Documentos que soporten el volumen de operaciones del negocio. Mediante observacin del sitio, se verifica la existencia y estado de los bienes detallados por el asociado, adicionalmente, se obtiene informacin referida a los clientes y proveedores. El formato de visita (Ver Anexo No. 2), se debe diligenciar en las instalaciones del nuevo asociado, se obtienen los documentos soportes necesarios para respaldar la informacin aportada, se debe tomar la firma del representante legal y su huella dactilar y se diligencia el formato de solicitud de ingreso, tanto para el representante legal como para las personas debidamente autorizadas para el manejo de la cuenta, esto en los casos en que la visita es previa a la entrevista y a la creacin de la cuenta, en cuyo caso, ya estos formatos deben estar debidamente diligenciados. En el formato de visita, el asesor comercial, dejar evidencia del anlisis realizado de la informacin que recopila, adems de las conclusiones respecto del solicitante y su concepto. Con la informacin de la entrevista, se determina, de acuerdo con la segmentacin de mercado adoptada y el nivel de riesgo asignado, s se requiere efectuar visita comercial, no obstante esta es obligatoria en los siguientes casos: Para todas las personas jurdicas. Para todos los independientes con establecimiento de comercio. Para todos los solicitantes calificados de alto riesgo. Para todos los asociados, que cambie su perfil de riesgo a la condicin de alto riesgo.
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Con la entrevista debidamente documentada y los documentos soportes requeridos, de acuerdo al tipo de persona, la informacin es ingresada por los asesores comerciales directamente al sistema, despus de lo cual la debe imprimir para obtener la firma y huella del solicitante o puede tomarse del documento que el asociado diligencia, el cual tambin debe contar con su firma y huella, tomados al momento de la apertura. Diligenciada la informacin bsica los asesores comerciales debe obtener la Tarjeta de Registro de Firmas, (T.R.F.) debidamente diligenciada, de acuerdo con los procedimientos establecidos para el efecto, en los procedimientos del rea de Ahorro. El Formato de Solicitud de Ingreso, contiene un apartado, para la firma del Gerente, como evidencia de la aprobacin de apertura de la cuenta, una vez confirmada la informacin, lo cual se desarrolla as: Cuando el asociado potencial requiere de visita comercial, con los resultados de la misma, la cual debe reposar en la carpeta del asociado. Con las llamadas de verificacin de las referencias e informacin aportada. Con anlisis de los documentos soportes de la informacin. Para los asociados que no requieren visita comercial la confirmacin (efectuada por la instancia designada por el Consejo de Administracin) se debe realizar por lo menos al da siguiente de la apertura de la cuenta, en los casos de asociados que requieren visita comercial, al da siguiente de la verificacin. Para los asociados que en razn de la entrevista o por definicin, se requiera visita comercial, se debe proceder a la apertura de la cuenta, sujeta a los resultados de la visita, la cual se debe realizar entre los 3 das hbiles siguientes. En los casos en que el asociado impide desarrollar la visita en el plazo definido o la informacin no est debidamente sustentada, de inmediato el Oficial de Cumplimiento solicita cancelar la cuenta, creando una cuenta por pagar a favor del titular, avisndole por escrito, mediante correo certificado o entrega personal de la decisin tomada e informando a los organismos de control correspondientes cuando las caractersticas de la operacin permitan calificarla como operacin sospechosa. Las personas autorizadas en las T.R.F., para realizar operaciones a nombre del titular, deben diligenciar el formato de ingreso, el cual ser verificado en iguales condiciones que la
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informacin del titular de la cuenta. Esta documentacin, se archivar en la carpeta del titular de la cuenta. En el caso de personas jurdicas, el diligenciamiento del formato de informacin bsica y los procesos de verificacin, aplican tanto para la entidad, como para el representante legal y cada una de las personas debidamente autorizadas, para el manejo de la cuenta. Una vez diligenciados los formatos de solicitud y de visita, cuando corresponda, se realiza la confirmacin de la informacin aportada y soportada, por parte de la instancia debidamente designada por el Consejo de Administracin, quien dejara evidencia de lo actuado, con su firma en el campo destinado para el efecto de la solicitud de ingreso, procediendo a su archivo en el expediente del asociado. Cuando se rechace la solicitud por alguna de las causas previstas en la Cooperativa, la documentacin ser enviada al Oficial de Cumplimiento para que las registre en las listas de control de la Cooperativa. El ingreso a la Cooperativa, en calidad de asociado, requiere en todos los casos cumplir con los siguientes requisitos, adicionales o complementarios a los definidos en los estatutos y otros reglamentos. Estos requisitos aplican para la constitucin de aportes, cuentas de ahorro, depsitos a trmino y ahorro contractual y son exigibles para los solicitantes, autorizados en T.R.F y representantes. El formato de solicitud de ingreso a la Cooperativa debe contener, por lo menos, los definidos en el Formato No. 5 la Circular Bsica Jurdica, adicionalmente, los documentos que se solicitaran para la vinculacin a la Cooperativa son los siguientes: 4.1.1. PARA PERSONAS NATURALES Fotocopia del documento de identificacin Constancia de ingresos (honorarios, laborales, certificacin de ingresos y retenciones) Declaracin de renta del ltimo perodo gravable disponible, para los declarantes. 4.1.2. PARA PERSONAS JURDICAS Fotocopia del documento de identificacin del representante legal Constancia de ingresos (honorarios, laborales, certificacin de ingresos y retenciones)
Declaracin de Renta del ltimo perodo gravable disponible Original del certificado de existencia y representacin legal con vigencia no superior a 3 meses. Fotocopia del RUT 4.1.3. PERSONAJES PBLICAMENTE EXPUESTOS PEPS Corresponden a aquellas personas que por su perfil o en razn de las funciones que desempean, estn expuestas y pueden exponer en mayor grado a la Cooperativa al riesgo de LA/FT. 4.1.3.1. PROCEDIMIENTO En la Cooperativa, los asesores comerciales deben identificar s el solicitante cumple con alguna de las caractersticas que ms adelante se sealan para calificar a una persona como PEPS, determinando tal condicin en el formato respectivo, haciendo la anotacin en el campo de observaciones y registrndolo en el aplicativo, de manera que entre a conformar la lista que para el efecto disee la Cooperativa, con base en las siguientes caractersticas: 4.1.3.1.1 SE CONSIDERAN PEPS Los servidores pblicos del orden Nacional, Departamental o Municipal, que ostenten cargos de direccin y control o tienen a su cargo el manejo de recursos pblicos, entre estos estn: Senadores, Representantes, Diputados, Concejales, Presidente de la Repblica, Gobernadores, Alcaldes, Ministros, Tesoreros y Secretarios de Despacho departamental y municipal, Gerentes y Directores de Instituciones Gubernamentales del orden nacional, departamental y municipal, los Magistrados de los Tribunales Superiores y las Cortes Estatales, Contralores y Procuradores. Los Polticos de reconocida trayectoria en el municipio. Los Jueces o Fiscales. Las personas que gozan de un reconocimiento pblico por su actividad artstica, deportiva, profesional o gremial. Los asesores comerciales, deben solicitar colaboracin al Oficial de Cumplimiento, cuando surjan dudas en la calificacin de una persona pblicamente expuesta.
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En todos los casos, el responsable de realizar la verificacin, designado por el Consejo de Administracin, debe validar s la informacin del solicitante corresponde a un PEPS o no y s encuentra diferencias con lo actuado por el Tesorero, deber ponerlo en conocimiento del Oficial de Cumplimiento, quien a su vez evaluar la informacin y determinar su inclusin o no como PEPS. La solicitud vinculacin de una persona calificada como pblicamente expuesta en las condiciones ya definidas, estar sujeta a la autorizacin del Consejo de Administracin, por lo que en cada reunin de este organismo, la Gerencia les presentar las solicitudes que realicen quienes sean calificados como PEPS. Sobre las personas registradas como pblicamente expuestas en la Cooperativa, se realizar un monitoreo continuo de sus operaciones, para lo cual el Oficial de Cumplimiento, disear los indicadores pertinentes. Estos indicadores deben producir resultados, por lo menos mensuales, con los cuales el Oficial de Cumplimiento determinar comportamientos acordes o no con la condicin informada de cada asociado. En los casos en que producto del monitoreo, el Oficial de Cumplimiento identifique operaciones inusuales o sospechosas, informar de ello a Gerencia, para que proceda con su evaluacin de acuerdo con los procedimientos definidos al respecto. La condicin de Persona Pblicamente Expuesta, se mantendr en el caso de los funcionarios pblicos, hasta 6 meses despus de la desvinculacin de cargos que dan lugar a su registro como PEPS, finalizando con ello los procesos de monitoreo especial asociados a esta condicin. En los dems casos esta condicin se mantendr hasta que se evidencie disminucin del reconocimiento pblico. El retiro del control de los PEPS, ser ordenado por el la gerencia, quien una vez conozca hechos que le permitan concluir que el asociado no conserva las condiciones que llevaron a catalogarlo como pblicamente expuesta, dirigir carta motivada al Oficial de Cumplimiento, quien tomar la decisin de mantenerlo en el registro o retirarlo, en cuyo caso finalizan los procesos de monitoreo especial asociados a esta condicin. Adicionalmente, cuando se conozca o identifique, por algn empleado de la Cooperativa, en razn de procesos de actualizacin de informacin o por otra va, que un asociado adquiere la condicin de PEPS, de acuerdo con los parmetros adoptados en la Cooperativa, informar por escrito de la situacin a la gerencia, quien la validar y en caso de ser
necesario soportar la informacin, que ser enviada al Oficial de Cumplimiento, para que determine su inclusin en la lista PEPS. 4.1.4 CONVENIOS DE RECAUDO En los casos en que el solicitante corresponda a una entidad, con la cual se desarrollar un convenio de recaudo, se debe cumplir con el procedimiento descrito para la vinculacin de personas jurdicas: entrevista, visita comercial, diligenciamiento del formato de ingreso, de la tarjeta de registro de firmas y obtencin de la documentacin soporte. Adicionalmente, se debe firmar un contrato de recaudo, en el cual se fijen las condiciones que regirn la relacin, determinando como requisitos, entre otros los siguientes: La descripcin detallada del origen de los fondos a consignar en la cuenta. La obligacin por parte de la entidad solicitante del servicio, de actualizar su informacin bsica ante cambios en la misma, por lo menos 8 das despus de ocurrido y cada seis meses en caso de que no se presenten cambios intempestivos. Relacin de los valores promedio y mximo de las facturas o cupones a recaudar. Relacin de los asociados para los cuales se generan 5 ms facturas o cupones por perodo. 4.1.5 ASOCIADOS ACTUALES Para el desarrollo de controles efectivos, referidos a la prevencin y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, en la Cooperativa se instrumentar un proyecto de actualizacin de la informacin de los clientes actuales, para lo cual previamente adecuaremos el formato de vinculacin a las exigencias de la norma establecidas en el Formato No. 5 de la Circular Bsica Jurdica de Noviembre de 2008 de la Superintendencia de la Economa Solidaria. Una vez adecuado el formato de vinculacin, la administracin validar la existencia de cada uno de los campos definidos en el aplicativo de misin crtica utilizado en la Cooperativa, ajustndolo en lo que corresponda. Para el mantenimiento de la base de datos, la Cooperativa implementar ayudas automatizadas para que con el plazo que determine la Administracin, mnimamente una vez al ao, el sistema de informacin controle los tiempos de actualizacin de informacin
por asociado o usuario, de manera que cuando alguno intente realizar una operacin y ha excedido el plazo fijado, se active un mensaje de alerta el cual sirve para indicar al asociado o usuario que se debe acercar donde la persona responsable de la actualizacin de informacin para que actualice datos y/o documentos antes de realizar la operacin. Para la adecuacin de la base de datos de clientes, a las condiciones definidas para los nuevos, en la Cooperativa realizaremos para los clientes vigentes al momento de la implementacin un proceso de segmentacin de clientes y la consecuente calificacin de los niveles de riesgo, de acuerdo con las metodologas adoptadas para el efecto. Durante el proceso de actualizacin de la base de datos vigente, el Oficial de Cumplimiento, debe identificar los clientes o usuarios que de acuerdo con las definiciones de vinculacin se les debe realizar visita, para hacer un cronograma de trabajo que permita complementar todos los expedientes. La informacin contenida en las solicitudes de crdito de los asociados, siempre y cuando, sea debidamente verificada y corresponda con las definiciones aplicables para la vinculacin de clientes, ser utilizada para realizar los procesos de actualizacin de informacin, y con ello se entender surtido este proceso. La actualizacin de informacin, tambin se realizar en todos los casos en que se pretenda realizar una operacin en una cuenta inactiva, de acuerdo con los procedimientos diseados e implementados en la Cooperativa. 4.2. CONOCIMIENTO DEL MERCADO Corresponde a la identificacin que realiza la Cooperativa, con base en procesos de investigacin, de sus clientes y usuarios, de las calidades de estos y de los principales factores de riesgo asociados, en cada caso, con las operaciones que realiza. Para el efecto, la Cooperativa desarrolla con base en la segmentacin de sus clientes y usuarios, una estratificacin de la informacin que le permite tipificar la condicin de riesgo en las operaciones que realizan con la Cooperativa, a partir de los siguientes factores de riesgo: FACTOR DE RIESGO Cliente Usuario SEGMENTACIN FACTORES Actividad econmica VARIABLES 1. Asalariado
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Se debe identificar s es persona natural o jurdica y el sector en el que se desenvuelven: industrial, servicios, agrcola, etc. Para las personas naturales se debe identificar en lo posible profesin y cargo.
2. 3. 4. 5. 6.
Independiente Amas de casa Estudiante Desempleado pensionado
1. volumen mensual de operaciones (retiro y consignacin). Volumen frecuencia 2. Estadstico de transacciones operaciones con base en los dems factores. 3. Saldos de ahorro de mayor cuanta. 1. Estadstico de Ingresos por actividad y profesin 2. Estadstico de egresos por Ingresos, egresos y patrimonio actividad y profesin 3. Estadstico de patrimonio por actividad y profesin. 1. Captacin Naturaleza 2. Colocacin 3. Recaudo 1. Titularidad Individuales Conjuntas Alternativas Productos Servicios 2. Condiciones de manejo Titular Caractersticas Autorizado 3. Estadstico de plazos de captaciones por actividad. 4. Estadsticos de plazos de colocaciones por actividad.
Nicho de mercado
Naturaleza
Canales de distribucin Caractersticas
Ubicacin
Jurisdiccin
Caractersticas
Actividad econmica 1. Atencin en oficinas 2. Atencin en empresas 3. Servicios electrnicos 4. Internet 5. Otros 1. Servicio producto 2. Volumen de personas atendidas 3. Infraestructura (procesos, procedimientos, empleados, tecnologa, oficinas) 4. Volumen de transacciones 5. Periodicidad 6. Seguridad 1. Urbana en el domicilio de la Cooperativa 2. Rural en el domicilio de la Cooperativa 3. Urbana en donde la Cooperativa tiene oficinas 4. Rural en donde la Cooperativa tiene oficinas 5. Urbana en donde la Cooperativa no tiene oficinas 6. Rural en donde la Cooperativa no tiene oficinas 1. Zona franca 2. Zona de influencia guerrillera 3. Zona de Influencia paramilitar 4. Zona ganadera
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Naturaleza transacciones
de
5. 6. 1. 2. las 3. 4. 5.
Zona agrcola Zona comercial Importaciones Exportaciones Compra - venta Cambio Nomina
Al conjugar los resultados de la segmentacin con los de riesgo, la Cooperativa puede tipificar los niveles de riesgo para cada una de las categoras identificadas, niveles que se debern ajustar peridicamente, con base en los procesos de actualizacin de informacin que se realizarn por lo menos cada ao. 4.3 DETECCIN DE OPERACIONES INUSUALES Las operaciones inusuales, corresponden a aquellas que no guardan relacin de causalidad con las actividades reportadas por el cliente o que pudiendo provenir de sus actividades, muestran un comportamiento atpico. La condicin de inusualidad est vinculada con las seales de alerta que para el efecto adopta la Cooperativa, en un documento anexo, la cual ser continuamente actualizada por el Oficial de Cumplimiento. Las seales de alerta, nos muestran los comportamientos particulares de los clientes y los usuarios de servicios y las situaciones atpicas que presentan las operaciones y que pueden encubrir operaciones de lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo. Hay que tener en cuenta que no todas las operaciones que presentan comportamientos atpicos e inusuales son operaciones ilegales, por tal razn, el hecho de identificar seales de alerta no significa que la operacin deba ser reportada de manera inmediata y automtica a las autoridades como sospechosa. 4.3.1. CON RESPECTO A LOS ASOCIADOS: Son inusuales, aquellas operaciones cuya cuanta o caractersticas, no guardan relacin con su actividad econmica. 4.3.2. CON RESPECTO A LOS USUARIOS: Son inusuales aquellas operaciones que por su nmero, por las cantidades transadas o por las caractersticas particulares del producto o servicio, relacionadas con el asociado, se salen de los rangos preestablecidos e informados por la entidad con la que se firma un convenio.
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Para la deteccin de operaciones inusuales es importante que los empleados tengan presente, adems del monto y de la frecuencia de las transacciones, las seales de alerta definidas en el presente Manual. Las operaciones inusuales determinadas para los asociados, con base en las seales de alerta, en todos los casos se deben evaluar integralmente, contando para ello con la informacin que reposa en los archivos electrnicos o fsicos de la Cooperativa, de manera que el proceso de anlisis que se debe desarrollar se realiza a partir en el conocimiento del asociado. La seal de alerta, como herramienta de control, facilita el reconocimiento de una operacin de lavado que corresponde a los procesos caractersticos de los diferentes mtodos adoptados por la delincuencia para el lavado de activos. Las seales de alerta, sern automatizadas en lo posible, para lo cual la Gerencia de la Cooperativa desarrollar las labores requeridas para el efecto y reportar las condiciones de automatizacin logradas. Cuando la Cooperativa adquiera una aplicacin para la Gestin de las operaciones asociadas al SIPLAFT, deber igualmente automatizar las seales de alerta determinadas. Las seales de alerta que adoptamos en la Cooperativa, estn conformadas por aquellas que definimos en el presente manual de acuerdo con la metodologa adoptada y las que en el futuro documente el Oficial de Cumplimiento y presente al Consejo de Administracin para su aprobacin, las cuales hacen parte integral del manual y responden al siguiente diseo: Inicialmente se definen las seales, que corresponden a diferentes eventos que de presentarse, se constituyen en la condicin atpica a evaluar por parte del Tesorero. Una vez definida la seal, se determina la alerta correspondiente, que se constituye en la respuesta que debe proveer la aplicacin, cuando se automaticen las seales o las acciones que debe desarrollar cada responsable designado al identificarlas. Con el conocimiento de la alerta correspondiente, se desarrollan las acciones que la Cooperativa defina. A continuacin citaremos varios casos a manera de ejemplo, que servirn de base para desarrollar todo el esquema de seales de alerta en la Cooperativa:
ACCIONES S la operacin es en lnea y se realiza el bloqueo, se debe proceder a evaluar la operacin y el cliente, para determinar s situacin tiene una debida explicacin, en cuyo caso la inusualidad no da lugar a reporte de operacin sospechosa, de no ser satisfactoria la explicacin y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas, procediendo Si el control es en lnea, luego a desbloquear la pueden ser: Bloqueo de la cuenta. cuenta e informe al Consignaciones peridicas responsable de evaluar las Dentro de las acciones, se elevadas y retiros operaciones inusuales. puede determinar un nivel inmediatos. de bloqueo, en caso de Si es en Bacht, reporte de que queden documentos operaciones inusuales, pendientes por aportar. identificando la causal. S la operacin es en Bacht, con el reporte generado por la aplicacin, el responsable de analizar las operaciones inusuales, evala la condicin de inusualidad para determinar s situacin tiene una debida explicacin, en cuyo caso la inusualidad no da lugar a reporte de operacin sospechosa, de no ser
SEALES
ALERTAS
Cuando se produzcan abonos a cartera equivalgan a un porcentaje Cancelacin anticipada o X de la obligacin o que inmediata de crditos. superen un parmetro definido en la Cooperativa, la aplicacin produce un reporte en Bacht.
El sistema de informacin debe reportar al operador cuando un asociado, Renuencia del asociado a vencido el plazo para actualizar su informacin. actualizar la informacin, sin haber cumplido con ello, se presenta a realizar una operacin.
satisfactoria la explicacin y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas Con el reporte generado por la aplicacin, el responsable de analizar las operaciones inusuales, evala la condicin de inusualidad para determinar s situacin tiene una debida explicacin, en cuyo caso la inusualidad no da lugar a reporte de operacin sospechosa, de no ser satisfactoria la explicacin y/o los soportes se realiza el reporte de operaciones sospechosas La situacin debe comunicarse a la Gerencia, para que obtenga del asociado la informacin, en caso contrario, s realiza una operacin sin actualizarla, el sistema de informacin genera reporte de operacin inusual, que se debe gestionar.
La gestin realizada sobre las operaciones inusuales que se determinen, se realiza, directamente en la aplicacin, donde se dejar evidencia de las seales generadas, las alertas producidas y el resultado del anlisis realizado, con la anotacin por parte del responsable del anlisis de s la operacin pasa a ser sospechosa o no.
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Las operaciones inusuales identificadas se deben informar debidamente soportadas al Oficial de Cumplimiento, quien mediante un anlisis de la informacin y con criterio prudente, evaluar tanto la informacin relacionada con la operacin, como las alertas producidas; el anlisis realizado por los cajeros, los documentos soportes provistos y la conclusin, a la que lleg quien hace el anlisis inicial. El reporte de operacin inusual, bien sea en el sistema o en formato fsico, deber contener como mnimo la siguiente informacin: Identificacin de la persona o personas relacionadas con las seales de alerta. El (los) motivo(s) por el (los) cual (es) la operacin se declara como inusual. Las seales de alerta adicionales identificadas en el anlisis de la informacin. El anlisis de los movimientos mensuales del asociado vs. el nivel de ingresos reportado por el mismo, para determinar si estos guardan relacin (indicar el valor total de operaciones dbito y crdito en cada mes desde su vinculacin o como mnimo del ltimo ao). Fecha de ltima actualizacin de la informacin. Detalle de s fue reportado con anterioridad con operaciones inusuales y/o sospechosas, por parte de la Cooperativa. Conclusiones del anlisis realizado, por el responsable inicial de conocer la operacin inusual. Firma del responsable. Espacio para las anotaciones del Oficial de Cumplimiento y para su firma. En tanto no se cuente con una aplicacin y para las operaciones inusuales cuyas seales no se automaticen, se registrar igual informacin en el formato diseado para el efecto, ver anexo No. 3, que contiene similares campos a los descritos para el sistema de informacin, adems de la fecha y la identificacin del asociado. El Oficial de Cumplimiento, debe realizar seguimiento a todos los reportes de operaciones inusuales que se presenten en la Cooperativa, bien sea a travs de funcionalidades del sistema o en el formato de registro de operaciones inusuales, dejando constancia de ello con su comentario en la aplicacin o con su conclusin y firma del formato, procediendo luego a su archivo en debida forma o al reporte de operacin sospechosa segn corresponda.
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Cuando producto de operaciones internas en la Cooperativa, no relacionadas con traslados en cuentas de diferentes titulares, es decir, aquellas en las que no se materializa la entrega o el recibo fsico del efectivo y/o cheque, la aplicacin no deber generar una alerta que d lugar a la identificacin de operacin inusual, en tanto que s la operacin es de traslado entre cuentas de diferentes titulares y de acuerdo con las seales de alerta establecidas se identifica la inusualidad, el procedimiento a seguir ser el mismo que para las dems operaciones inusuales. Adicionalmente, Las negociaciones de cualquier ndole que est llevando a cabo la Cooperativa y que generen seales de alerta, que no puedan ser debidamente justificadas ante el Oficial de Cumplimiento de la Cooperativa, no se formalizaran cuando medie concepto negativo de este, en caso de que ya se hubiesen formalizado, efectuar el reporte de operacin sospechosa con destino a la UIAF. Debe reconocerse tambin que es probable que la Cooperativa no pueda detectar el financiamiento del terrorismo como tal, aun contando con todas las definiciones, herramientas y mecanismos adoptados para el efecto. La nica circunstancia en la que pudiera claramente identificar el financiamiento del terrorismo como una actividad distintiva con respecto al uso ilcito del sistema financiero, es cuando un terrorista u organizacin terrorista abre una cuenta. La Cooperativa entonces, est en condicin de detectar transacciones sospechosas que, si son reportadas, luego se puede demostrar que estn relacionadas al financiamiento del terrorismo. Es en estos casos que la autoridad de ejecucin competente o la UIAF quienes estn en capacidad entonces de determinar si la transaccin se relaciona o no con un tipo particular de crimen o actividad terrorista, y tomar una decisin en el curso de la accin. 4.4. IDENTIFICACIN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS Son operaciones sospechosas, aquellas operaciones inusuales que no fueron debidamente explicadas y soportadas, de acuerdo con los procedimientos que para el efecto tiene establecidos la Cooperativa, o aquellas que aunque fueron explicadas, el responsable inicial de evaluar la operacin inusual y/o el Oficial de Cumplimiento con base en sus anlisis, determinan su reporte. Cada responsable de evaluar las operaciones inusuales, antes de remitir la informacin relacionada a cada una de estas operaciones, debe calificar con base en el anlisis que
realice, s las operacin es o no sospechosa y luego, bien sea de forma automatizada por el sistema de informacin o mediante el diligenciamiento del formato adoptado en la Cooperativa para el efecto, remite al Oficial de Cumplimiento quien verifica tanto el debido proceso, como la informacin y emite su concepto. S est de acuerdo con el concepto del responsable en la Oficina de analizar la operacin inusual, archiva la informacin s corresponde a una operacin inusual, debidamente explicada y sustentada, de ser una operacin sospechosa procede al reporte mediante el diligenciamiento en la aplicacin que para el efecto provee la Unidad de Investigacin y Anlisis Financiero del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico (UIAF), quienes adems facilitan el instructivo para su diligenciamiento. En caso de no estar de acuerdo con el Concepto emitido por el responsable en la Oficina de analizar la operacin inusual, el Oficial de Cumplimiento, devuelve el reporte con sus observaciones para que s es preciso reconsidere, recalificando la operacin, de mantenerse la diferencia, el Oficial de Cumplimiento proceder al reporte de la Operacin Sospechosa. Del reporte enviado a la UIAF, el Oficial de Cumplimiento debe recibir confirmacin exitosa de carga del archivo y un nmero de radicado, los cuales debe archivar, tanto en forma magntica como fsica. De recibir reporte de carga errnea del archivo, debe proceder a solucionar los errores informados, reportar nuevamente, dentro de los plazos previstos y una vez reciba el reporte de carga exitosa del archivo y nmero de radicado, proceder a su archivo magntico y fsico. El informe de una operacin sospechosa no es una denuncia penal de la existencia de un delito de lavado de activos. Con el reporte slo se cumple con el deber de colaboracin con las autoridades de informar situaciones anormales. Se informa sobre las inconsistencias en el manejo de una cuenta o producto con respecto de la actividad y el perfil financiero que le conoce al cliente. Respecto de los reportes de operaciones sospechosas, que tienen el carcter de institucionales, las prcticas internacionales al respecto determinan para los mismos las siguientes caractersticas, que adoptamos en la Cooperativa: QUE SE REPORTA?: Se reportan operaciones sospechosas, no clientes sospechosos. La entidad evala las operaciones realizadas por un cliente (o un conjunto de clientes) y si se salen de los parmetros de normalidad, las puede calificar como operaciones sospechosas.
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En ningn momento, la decisin de calificar una operacin como sospechosa y reportarla a las autoridades implica una acusacin o denuncia por parte de la Cooperativa. EL REPORTE IMPLICA DENUNCIA?: Al reportar una operacin como sospechosa, la Cooperativa le hace llegar una informacin til y pertinente a las autoridades, en el entendido que solamente las autoridades judiciales pueden definir si se trata de una operacin de lavado de activos. Por esta razn, la eficacia de una poltica de prevencin al lavado de activos nunca debe medirse por el nmero de reportes o la proporcin de estos que se traducen en condenas. Igualmente, no estamos obligados, ni nos corresponde definir el delito que se cometi ni otras circunstancias de las operaciones que son competencia de los investigadores judiciales. EL REPORTE NO ES INFALIBLE. El Reporte que realizamos se basa en la informacin disponible en la Cooperativa al momento de realizarlo; no poseemos toda la informacin sobre el cliente y sus negocios, tampoco tenemos facultades para solicitar pruebas o realizar pruebas, ms all de los soportes de las operaciones especificas, por lo tanto nuestra visin y entendimiento sobre los negocios de los clientes son limitados. Esto hace que algunas de las operaciones que reportamos como sospechosas no lo sean y que otras operaciones que nunca son detectadas puedan resultar siendo operaciones de lavado. Estamos seguros que ni el ms desarrollado sistema de prevencin al lavado de activos y el financiamiento de terrorismo puede garantizar que una entidad sea utilizada para el lavado de activos. Lo importante es que desarrollamos nuestro mejor esfuerzo para detectar las prcticas de lavado conocidas y aquellas que por sus caractersticas puedan ser detectadas. LA OBLIGACIN DE DETECCIN DE OPERACIONES INUSUALES EN LA COOPERATIVA NO RECAE SOBRE UNA SOLA PERSONA EN LA ENTIDAD. Entre otros mitos referidos al control de las operaciones de prevencin de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, se tiene que el Oficial de Cumplimiento es el nico responsable de descubrir las operaciones inusuales, lo cual no es cierto y en nuestro caso, esta es una responsabilidad de todos los que hacemos parte de la Cooperativa. 5. SEALES DE ALERTA Las seales de alerta corresponden a los comportamientos particulares de los clientes y las situaciones atpicas que presentan sus operaciones, que pueden encubrir operaciones de lavado de activos o financiamiento del terrorismo.
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Las seales de alerta, estn asociadas a los mtodos de lavado de activos ya identificados y variantes de los mismos, los cuales hacen referencia a la operacin completa desarrollada por el delincuente, desde que empieza su actividad ilegal, pasa por la entidad financiera, hasta que concluye la operacin; con el resultado que busca de dar apariencia de legalidad a los bienes o fondos obtenidos ilcitamente. La aparicin de una seal de alerta, por la condicin de inusualidad que marca para la operacin que la produce, no genera por esa misma situacin la obligacin de reportarla como sospechosa, estas seales cumplen con objetivos de activar los mecanismos de prevencin en la Cooperativa, para que se surtan como corresponde los anlisis respectivos y se determine con ello el nivel de riesgo asociado a la operacin y s corresponde o no realizar el reporte. La documentacin existente sobre seales de alerta, identifica una serie de seales de orden general aplicables en principio a cualquier tipo de negocio y otras particulares que aplicaran dependiendo de las operaciones autorizadas, a esto se le deben adicionar las que por las condiciones particulares de la Cooperativa se identifiquen. Como estas seales tienen una condicin de variabilidad vinculada con las modalidades de lavado ya identificadas y las que se identifiquen en el futuro, la Cooperativa determina: 1. Que la definicin de las seales de alerta contenidas en este Manual, se realiza como una gua para la deteccin de operaciones inusuales, 2. Que las seales citadas, son una referencia, para el desarrollo de los controles aplicables a la Prevencin del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo no es el nico instrumento o mecanismo a utilizar para el efecto, 3. Que se podrn actualizar en cualquier momento por el oficial de cumplimiento, informando al Consejo de Administracin al respecto y capacitando a todos los empleados en su aplicacin Las seales de alerta definidas, son las siguientes:
ACCION Informar al cliente del Adicionan o cambian de Solicitud escrita de fraccionamiento mximo beneficiarios de ttulos fraccionamientos o hasta dos (2) ttulos y el valores en forma frecuente cambios. cambio mximo 2 veces de
SEAL
ALERTA
beneficiario, tratar operacin inusual. Amenazan o intentan sobornar al empleado de la entidad con el fin de que Informe o reporte del acepte informacin asesor de servicios de incompleta, falsa o para que la situacin. no diligencie el formulario de registro de informacin Reporte mensual de variaciones Inicialmente realizan significativas en transacciones por montos cantidad y volumen bajos, pero al corto tiempo de operaciones de las incrementan en altas clientes que excedan cantidades los promedios de los ltimos 12 meses. Invierten demasiado dinero, sin importar la rentabilidad y Informe o reporte de fingen ignorancia con la tesorera. respecto al mercado Diligenciamiento Poseen gran solvencia incompleto de los econmica y sin embargo les formularios en la resulta difcil la consecucin parte de referencias o codeudores correspondiente a las referencias Solicitud escrita de cancelacin Cancelan anticipadamente anticipada de los ttulos dndole muy poca o ttulos por causas no ninguna importancia a las justificadas. prdidas financieras Reporte del sistema de ttulos pre cancelados. Permiten que una entidad Informe de la firma remate sus bienes de cobranzas
como
Gestionar la transaccin como operacin inusual. Y rechazar la solicitud de ingreso de la persona
Gestionar la transaccin como operacin inusual Diligenciar el formato de Origen y Declaracin de Fondos
Diligenciar el formato de Origen y Declaracin de Fondos Solicitud de referencias adicionales. Diligenciar el formato de Origen y Declaracin de Fondos Marcar en base de datos.
Crear seal de alerta en el sistema. Permitir mximo 2 veces. Tratamiento como inusual.
Gestionar la transaccin como operacin inusual

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Marcar la persona en la Base de Datos Realizan operaciones en cantidades o valores no acordes con su actividad econmica Cambian frecuentemente sus datos, direccin, telfono u ocupacin. Definen su actividad econmica como independiente y manejan grandes cantidades de dinero. Reporte cuando los depsitos mensuales excedan un 30% los ingresos informados Informe o reporte de actualizacin o cambio constante de datos Reporte de asociados independientes, hacer monitoreo de las operaciones, con base en reportes por sectores a los que pertenecen. Reporte de inusualidad Marcar la persona en la Base de Datos cuando cambie mas de 3 veces en el ao sus datos Diligenciar el formato de Origen y Declaracin de Fondos
Actualizacin de informacin Se niegan a soportar una Reporte o informe de del cliente y anlisis para operacin y a actualizar las asesoras o determinar si corresponde a informacin. tesorera una operacin inusual. Diligencian los formularios o Formulario mal Solicitar el diligenciamiento formatos con letra ilegible o diligenciado de un nuevo formato. amaada Actualizacin de informacin Solicitan que se les exonere Solicitud verbal o del cliente y anlisis para del reporte individual sin escrita de la determinar si corresponde a tener derecho a ello. exoneracin una operacin inusual. Exigen ser atendidos o Seguimiento al cliente y Solicitud para ser manifiestan marcada anlisis para determinar si las atendido por preferencia por un asesor operaciones que realiza son determinado asesor especfico inusuales Seguimiento al cliente y Suministran informacin Imposibilidad para anlisis para determinar si las falsa, de difcil verificacin o verificar datos o operaciones que realiza son insuficiente. ausencia de ellos inusuales Se muestran nerviosos al Actitud nerviosa o Seguimiento al cliente y
preguntrseles la respuestas evasivas anlisis para determinar si las informacin requerida, por parte del operaciones que realiza son dudan en las respuestas y/o asociado inusuales traen escrita la informacin solicitada. CUENTAS DE AHORRO SEAL ALERTA ACCION Con el reporte originado para los responsables, estos hacen seguimiento, bajo la condicin de inusualidad, determina s precisa de soportes para explicar y produce el reporte de inusualidad.
Reporte mensual de Depsitos por valores los depsitos que excedan los mensuales que ingresos informados. excedan un 30% los ingresos informados Consignacin en diferentes oficinas de la ciudad del pas, el mismo da , por parte de un cliente cuyo negocio no posee agencias ni sucursales Consignacin en efectivo y retiro posterior con cheque de gerencia o sin cruce restrictivo Pago de cheques de valores similares girados a diferentes personas y cobrados por una sola que no es asociado. Transferencias electrnicas a cuentas diferentes a las del titular
Reporte diario de ms de dos operaciones en un Tratamiento mismo da para una inusual. misma cuenta en diferentes oficinas. Solicitud escrita de levantamiento de sello restrictivo o solicitud de cheque de gerencia
como
operacin
Verificar si anteceden consignaciones en efectivo o s es una prctica reiterada, de ser as, tratar como operacin inusual.
Solicitud escrita
Solicitar soportes y giro de mximo dos cheques sin levantamiento de sello restrictivo Realizar transferencias hasta 2 personas (con cobro de transaccin para la segunda operacin) Gestionar la transaccin como
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Solicitud escrita de transferencias para dos o mas personas y retiros superiores a
$5 millones Solicitud escrita de Traslados internos transferencias para entre cuentas de dos o ms personas y diferentes titulares retiros superiores a $5 millones Reporte por cedula y producto diario y Fraccionamiento mensual por valores frecuente de equivalentes al 70% operaciones de las cifras de reporte Depsitos para cuentas inactivas
operacin inusual Realizar transferencias hasta 2 personas Gestionar la transaccin como operacin inusual
Gestionar la transaccin operacin inusual
como
Pagos diferentes para un beneficiario
desde cuentas mismo
Depsitos en efectivo
Cobros de cheques girados con ms de 90 das de expedicin
Reporte diario de cuentas activadas, y de las operaciones en ellas Solicitud de realizadas y anlisis para determinar activacin si corresponde a una operacin inusual. Reporte mensual de cuentas con incrementos significativos cuando Gestin de inusualidad exceda en un 50% al valor transado en el ao Reporte de operaciones en efectivo que excedan Gestin de inusualidad en un 70% el promedio del ltimo ao. Informar al cliente de la caducidad Informe del del ttulo y documentar responsable de la Gestin de inusualidad si conciliacin. corresponde
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CDATS ALERTA ACCION Solicitud de Realizacin constante Informar al cliente del fraccionamientos de de endosos o fraccionamiento mximo hasta dos operaciones o fraccionamientos (2) ttulos endosos de ttulos. Inversiones realizadas por personas Reporte de expuestas operaciones pblicamente que realizadas por PEPS, ostentan algn grado Gestin como operacin inusual. que en el acumulado de poder manejan o del mes superan sus autorizan, o gozan de ingresos reportados. reconocimiento pblico Constitucin del ttulo mediante consignacin Tratamiento como operacin en efectivo y luego Solicitud escrita para inusual, s se atrasa en el pago de la utilizacin del ttulo pignoracin obligacin. como garanta de un prstamo Endoso sin registro Informar al asociado de la Ttulo valor oportuno ante la imposibilidad de endosar el titulo y presentado por el entidad emisora, los tramitar liquidacin de este al titular o tenedor del cuales solo se conocen asociado directamente, ttulo endosado el mismo da en que se tratamiento como operacin vence el titulo inusual. OPERACIONES DE CREDITOS CON O SIN GARANTIA SEAL ALERTA ACCION SEAL
Solicitud de crditos Presentacin de Gestionar la transaccin como respaldados con documentos de operacin inusual activos de procedencia propiedad de activos Solicitar documentos que soporten
desconocida.
No pago de crditos intencionalmente, con el propsito de que se haga efectiva la garanta Baja utilizacin de fuentes de financiamiento frente al volumen de negocios o actividad econmica Cancelacin anticipada y/o inmediata de crditos u obligaciones de valores importantes
de dudosa la propiedad del activo y procedencia procedencia (certificado de libertad, escrituras, entre otros) Reportar la obligacin a la firma de Reporte o informe de cobranzas y cambiar el estado del morosidad de la crdito a En cobro jurdico cartera. Gestionar la transaccin como operacin inusual Reporte mensual de clientes con varias Verificacin y actualizacin de actividades datos del asociado si es asociado comerciales, de con establecimiento comercial se ingresos realizara visita a dicho significativos y sin establecimiento. crditos contratados con la Cooperativa. Reporte de Gestionar la transaccin como consignaciones para operacin inusual. Diligenciar el cancelacin de formato de Origen y Declaracin de crditos superiores a Fondos $5.000.000. Gestionar la transaccin como operacin inusual y diligenciar el formato de Origen y Declaracin de Fondos
Disminucin acelerada de los pasivos financieros frente a Cancelacin masiva fuentes no de los crditos establecidas de financiamiento EMPLEADOS DE LA ENTIDAD SEAL Tramitan frecuentemente operaciones con excepciones, evaden los controles internos o de aprobacin establecidos
ALERTA
ACCION
Por la primera vez con la Informe de revisin suspensin del trabajo hasta aleatoria de por un (1) da; por la segunda operaciones o vez, hasta por (8) das; por la formularios tercera vez que tal infraccin o incumplimiento ocurran
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Tienen un estilo de vida que no corresponde con el monto de su salario Impiden que otros compaeros de trabajo atiendan a determinados clientes Sean renuentes a disfrutar vacaciones, a aceptar cambios de su actividad o promociones que impliquen no continuar ejecutando las mismas actividades
Se ausentan del lugar de trabajo con frecuencia
dentro del mismo mes, la suspensin del trabajo ser hasta por dos (2) meses. Observacin de Solicitud de explicaciones evidencias de respecto a la procedencia de condiciones atpicas los recursos. Observacin de Llamado de atencin por actitudes escrito y solicitud de preferenciales frente explicaciones a algunos asociados Reporte o informe de vacaciones Obligarlos a salir a disfrutar pendientes de las vacaciones y a aceptar los disfrutar y cambios de actividad. promociones rechazadas Por la primera vez con la suspensin del trabajo hasta por un (1) da; por la segunda Seguimiento a vez, hasta por (8) das; por la ausencias repetidas tercera vez que tal infraccin del lugar de trabajo o incumplimiento ocurran sin justa causa y sin dentro del mismo mes, la autorizacin. suspensin del trabajo ser hasta por dos (2) meses. Solicitar informe sobre labores ejecutadas en jornadas extra laborales y en caso de no ser claras o justificadas, prohibir las labores en estos horarios
Permanecen frecuentemente en la oficina mas all de la hora de cierre o concurren a ella por fuera del horario habitual
Relacin o informe de aperturas y cierres en jornadas adicionales
6. PROCEDIMIENTOS PARA APLICAR LAS SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS PARA CONTROLAR EL RIESGO DE LA/FT.
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El incumplimiento de lo dispuesto en reglamentaciones generales aplicables a la Cooperativa o particularmente adoptadas, especialmente las contenidas en el presente manual por la no aplicacin o uso indebido de los mecanismos de control dar lugar a la imposicin de las sanciones administrativas correspondientes, sin perjuicio de las consecuencias penales a que hubiere lugar. Cuando en la Cooperativa se determinen situaciones de incumplimiento a normas vigentes con la Prevencin del Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, por parte de alguno de sus asociados, directivos o empleados, se proceder de la siguiente manera: Para los asociados, dependiendo de la magnitud del incumplimiento, de acuerdo con los Estatutos vigentes, ser impuesta la sancin, de acuerdo con la propuesta que realice la Junta de Vigilancia, de acuerdo con su investigacin. Para los directivos, considerando que son administradores de la Cooperativa y como tales conocen de las implicaciones que para la organizacin tiene todo lo relacionado con el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, las sanciones por acciones u omisiones sern, sancionados de conformidad con las definiciones estatutarias y el Cdigo de tica y Conducta adoptados. Para los empleados, con base en la gravedad identificada en el incumplimiento y la recurrencia de los eventos, la Administracin proceder de la siguiente forma: Generarn llamado de atencin escrito: La falta de gestin de las operaciones inusuales, para envo al Oficial de Cumplimiento. El envo extemporneo al Oficial de Cumplimiento de las operaciones inusuales diligenciadas. El incumplimiento de procedimientos relacionados con la obtencin de informacin y documentos requeridos para la vinculacin de clientes. Generarn llamado de atencin escrita con copia a la hoja de vida del empleado: La reincidencia en las faltas relacionadas en el anterior prrafo. No diligenciar el formato de Declaracin de operaciones en efectivo. El incumplimiento en la identificacin de los PEPS. El envo de informacin y soportes extemporneos. La emisin de conceptos sin claridad del conocimiento del asociado y/ o de la procedencia del dinero, por parte del rea comercial.
La omisin de la solicitud del documento que soporta la transaccin, as como la validacin del mismo Generarn suspensin del empleado hasta por 8 das: La reincidencia en las faltas relacionadas en el anterior prrafo. No gestionar las operaciones inusuales, antes del vencimiento de los plazos previstos para reportes, sin justa causa, debidamente informada. No cumplir con las tareas especificas que en razn de su cargo le sean asignadas para la prevencin del Lavado de Activos y el financiamiento del terrorismo. No realizar el proceso de verificacin de informacin, en los trminos definidos en la Cooperativa. No monitoreo de cuentas de organismos estatales o de personajes pblicos. Generarn terminacin unilateral del contrato, con justa causa: La reincidencia de cualquiera de los aspectos enunciados en el anterior prrafo. Propiciar el uso de la Cooperativa para operaciones de Lavado de Activos y/o financiamiento del Terrorismo. No reportar operaciones inusuales sobre clientes de los que se tengan indicios o dudas sobre el origen licito de sus fondos. Omitir informacin relevante en los informes de operacin inusual, con el fin de minimizar el impacto del reporte. Ocultar y/ o distorsionar de informacin y/ o documentos que permitan detectar operaciones inusuales. Realizar acciones tendientes a distorsionar o entorpecer los controles dispuestos por la Cooperativa para el control del SIPLAFT. 7. CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES RELACIONADAS CON LISTAS INTERNACIONALES VINCULANTES PARA COLOMBIA. En la Cooperativa, con el propsito de impedir que las personas registradas en alguna de las listas internacionales vinculantes para Colombia, ingresen a la Cooperativa o realicen algn tipo de operacin con ella o valindose de sus canales, productos o servicios, determina: Las listas que utilizaremos en la Cooperativa, correspondern mnimamente a las denominadas: Lista ONU y Lista OFAC, sin perjuicio de que en cualquier momento por determinacin de orden legal o decisin administrativa se utilicen otras listas.
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El control con respecto a las listas vinculantes se llevar a cabo desde la solicitud de ingreso a la Cooperativa que presente un tercero, para lo cual, el Tesorero, digitar el nmero del documento de identidad, s se genera una seal de alerta referida a la inclusin en una de las listas vinculantes, proceder de acuerdo con el libreto adoptado en la Cooperativa para estos casos. Para los actuales asociados, usuarios y proveedores de la Cooperativa, el Oficial de Cumplimiento, con la Colaboracin tcnica que corresponda, realizar un proceso de cruce de los nmeros de los documentos de identidad de cada uno de estos, para determinar s estn incluidos en alguna de las listas vinculantes, proceso que deber realizar mensualmente, dentro de los cinco primeros das de cada mes, despus de obtener las listas actualizadas. Del proceso mensual que realice deber dejar constancia en Acta, donde informar el proceso seguido y los resultados obtenidos. En los casos en que identifiquen asociados, usuarios o proveedores en las listas vinculantes para Colombia, solicitar en el caso de los asociados su exclusin de la Cooperativa, y en los dems casos ordenar la terminacin de cualquier relacin comercial. En cualquier caso, evaluar las operaciones realizadas en cada caso durante el ltimo mes y proceder conforme a las definiciones adoptadas para las operaciones inusuales identificadas. Para todos los asociados, usuarios o proveedores que se identifiquen en alguna de las listas vinculantes, el sistema de informacin no permitir que se realicen nuevas operaciones, slo las que correspondan a las cancelaciones de cuenta. En la Cooperativa se podrn desarrollar, listas adicionales que tengan el mismo objetivo de control, identificando aquellas personas que no cumplen con las exigencias que marcan las relaciones de transparencia que se precisan en una relacin comercial armnica. La decisin de incluir o excluir a alguien en estas listas ser del Consejo de Administracin, a quienes el Oficial de Cumplimiento les presentar los nombres con las razones en uno u otro sentido. Despus de tomada la decisin, que debe constar en acta, el Oficial de Cumplimiento proceder de conformidad con esta. 8. PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.
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La Cooperativa deber llevar un archivo especial segn el cual todos los elementos del SIPLAFT implementados, consten en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la informacin all contenida. La documentacin como mnimo deber: Contar con un respaldo fsico. Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta slo por quienes estn autorizados. Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservacin de la misma. La documentacin deber comprender por lo menos: El Manual de procedimientos del SIPLAFT El Cdigo de Conducta Los informes del Gerente, del Oficial de Cumplimiento y los rganos de control, al Consejo de Administracin y las actas en las que consten sus posiciones al respecto y los seguimientos que realiza. Los documentos y registros que evidencien la operacin efectiva del SIPLAFT, teniendo en cuenta lo siguiente: Obtener y archivar el soporte de cada una de las operaciones inusuales detectadas, con los resultados del anlisis realizado y constancia de la persona responsable que ejecut su estudio, archivadas en orden cronolgico. Realizar la conservacin en forma centralizada y con las debidas seguridades, de todos los documentos que soportan las operaciones inusuales y las determinadas como sospechosas, al igual que los soportes correspondientes. Obtener y archivar en debida forma por parte del responsable del envo de los reportes a la UIAF, la constancia de cargue exitoso de los archivos y el radicado que en cada caso asignan. El archivo de esta informacin se har, tanto en medio magntico como fsico. Conservar en forma centralizada los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo, debidamente organizados por orden cronolgico o por consecutivo numrico. Adicionalmente, estos formularios deben organizarse internamente en bases de datos por orden alfabtico, nmero de identificacin y por oficina, de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades para su uso en la entidad para la deteccin de operaciones inusuales y sospechosas. Conservar en un archivo centralizado la informacin de los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo, junto con la copia del estudio que se realiz
para comprobar la existencia de las condiciones de exoneracin. El original del estudio acompaado de los respectivos soportes har parte del expediente da cada asociado. Archivar en orden cronolgico los informes del Gerente, Revisor Fiscal y Oficial de Cumplimiento, junto con las fotocopias de las actas del Consejo de Administracin, donde conste la presentacin de tales informes, as como los pronunciamientos y determinaciones adoptadas al respecto. La conservacin de los documentos relativos al LA/FT debe realizarse por un trmino mnimo de 5 aos, segn lo establecido en el artculo 96 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, modificado por el artculo 22 de la ley 795 de 2003, con el propsito de garantizar un mayor grado de colaboracin con las autoridades. Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: Que no exista solicitud de entrega de dicha informacin por parte de las autoridades competentes. Que se conserven en un medio tcnico que garantice su posterior reproduccin exacta y la preservacin de su valor probatorio, conforme a lo previsto en los Decretos nmeros 2620 de 1993 y en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999 y dems normas que los modifiquen, complementen o adicionen.
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CAPITULO IV FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Los rganos de administracin y control, el Oficial de Cumplimiento y todos los funcionarios de la Cooperativa, debemos asegurar el cumplimiento de las normas encaminadas a prevenir y controlar el lavado de activos y la financiacin del terrorismo, con el propsito no slo de contribuir a la realizacin de los fines del estado y de cumplir la ley, sino de proteger la imagen y la reputacin de la entidad. Para el efecto, todas las definiciones contenidas en el presente manual, hacen parte de las obligaciones generales o especificas que en razn del cargo o rol que desempeamos, debemos cumplir. Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades asignadas en el Ttulo V, Captulo IV de la Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia de la Economa Solidaria, a los administradores (consejo de administracin y representante legal) y las consagradas en sus propios estatutos, los rganos de administracin y control tienen las siguientes funciones especficas en relacin con el SIPLAFT 1. ASAMBLEA GENERAL Establece las polticas y directrices generales de la Cooperativa para el cumplimiento del objeto social. 2. CONSEJO DE ADMINISTRACIN: Al consejo de administracin, como rgano permanente de administracin de las cooperativas, le corresponden entre otras, las siguientes funciones: Fijar las polticas, definir los mecanismos, instrumentos y los procedimientos que se aplicarn en la entidad y los dems elementos que integran el SIPLAFT. Aprobar el cdigo de tica en relacin con el SIPLAFT y sus actualizaciones. Nombrar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente. Pronunciarse sobre los informes presentados por el oficial de cumplimiento, la revisora fiscal y la auditora interna y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.
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Ordenar los recursos tcnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento el SIPLAFT, teniendo en cuenta las caractersticas y el tamao de la entidad. Designar el funcionario la instancia autorizada para exonerar asociados del diligenciamiento del formulario individual de transacciones en efectivo. Designar el funcionario la instancia responsable de verificar la informacin suministrada en el formulario de vinculacin del cliente. 3. REPRESENTANTE LEGAL El representante legal, como ejecutor de las decisiones de la asamblea general y del consejo de administracin tiene a su cargo, las siguientes funciones relacionadas con el riesgo de LA/FT: Someter a aprobacin del consejo de administracin, en coordinacin con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SIPLAFT y sus actualizaciones. Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen las polticas aprobadas por el consejo de administracin. Disponer de los recursos tcnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento el SIPLAFT, segn la aprobacin impartida por el consejo de administracin. Brindar el apoyo que requiera el oficial de cumplimiento. Coordinar y programar los planes de capacitacin sobre el SIPLAFT dirigido a todas las reas y funcionarios de la cooperativa, incluyendo el consejo de administracin, la revisora fiscal y la junta de vigilancia. Verificar la adopcin y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservacin y archivo de los documentos y reportes relacionados con el SIPLAFT y garantizar la confidencialidad de dicha informacin. 4. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO El oficial de cumplimiento deber cumplir como mnimo con las siguientes funciones y responsabilidades: Vigilar el cumplimento de todos los aspectos sealados en la ley, en el presente Reglamento y los que determine la entidad en el SIPLAFT. Participar en el diseo y desarrollo de programas internos de capacitacin.
Proponer al Consejo de Administracin, junto con el representante legal, la actualizacin y adopcin de correctivos del manual de procedimientos y del cdigo de conducta y velar por su divulgacin a todos los empleados de la entidad. Reportar a la persona u rgano designados en el manual, sobre las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los empleados, para que se adopten las medidas a que haya lugar. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y dems informacin relativa al LA/FT, en los trminos establecidos en el numeral 8.3 del presente Captulo. Recibir y analizar los reportes internos y realizar los reportes externos a que hace referencia el presente Manual. Presentar personalmente informes trimestrales al Consejo de Administracin en el cual trate por lo menos los siguientes aspectos: Las polticas y programas desarrollados para cumplir su funcin y los resultados de la gestin realizada. El cumplimiento que se ha dado en relacin con el envo de los reportes a las diferentes autoridades. Las polticas y programas adoptados para la actualizacin de la informacin de los clientes y los avances sobre la determinacin de los perfiles de riesgo de los clientes y de los productos y servicios. La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas. Los casos especficos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad, as como, los resultados de las rdenes impartidas por el Consejo de Administracin. Los correctivos que considere necesarios incluidas las propuestas de actualizacin o mejora de los mecanismos e instrumentos de control. Las dems funciones y responsabilidades que consagre el presente Manual. 4.1. REQUISITOS:
El oficial de cumplimiento debe cumplir, por lo menos, los siguientes requisitos: a. Pertenecer como mnimo al segundo nivel jerrquico dentro de la estructura administrativa de la entidad b. Ser nombrado por el Consejo de Administracin. c. Ser empleado de la entidad y tener capacidad de decisin. d. Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y tcnico de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamao de la entidad.
e. Contar con el efectivo apoyo de los rganos de administracin de la cooperativa. f. Acreditar capacitacin en materia de LA/FT, mediante certificacin expedida por parte de instituciones autorizadas por el Ministerio de Educacin Nacional para impartir formacin en esta materia, en la que conste que su duracin no es inferior a 90 horas. g. No podr pertenecer a los rganos de control (revisora fiscal, junta de vigilancia auditora interna) ni a las reas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal de la entidad. El oficial de cumplimiento suplente debe cumplir como mnimo, los requisitos establecidos en los literales b) al g) del presente numeral. Para ejercer su cargo el oficial de cumplimiento, principal y suplente, deben posesionarse previamente ante la Superintendencia de la Economa Solidaria cumpliendo adems con los requisitos establecidos en el numeral 3 del Captulo VIII, Ttulo II de la presente Circular. Una vez posesionado ante la Superintendencia de Economa Solidaria, la cooperativa deber informar tal hecho a la UIAF y actualizar dicha informacin cuando se produzca una nueva posesin. 5. AUDITORIA En la Cooperativa, desarrollaremos un programa especfico para verificar el cumplimiento del SIPLAFT, basado en los procedimientos de auditora generalmente aceptados. De los resultados obtenidos, informaremos oportunamente al Consejo de Administracin y al Oficial de Cumplimiento, para que se realicen los anlisis correspondientes y se adopten los correctivos necesarios. 6. REVISORA FISCAL De conformidad con lo sealado en el numeral 3 del artculo 207 del Cdigo de Comercio, a la Revisora Fiscal le corresponde, entre otros deberes, velar por el cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades. En consecuencia, dicho rgano deber establecer unos controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las normas sobre LA/FT y presentar un informe trimestral al Consejo de Administracin, sobre el resultado de su evaluacin del cumplimiento de las normas e
instrucciones contenidas en el SIPLAFT. Igualmente deber poner en conocimiento del Oficial de Cumplimiento las deficiencias e incumplimientos detectados en esta materia. En el informe trimestral que presenta el Revisor Fiscal a la Superintendencia de la Economa Solidaria, sobre el cumplimiento de los controles de ley, deber incluir la verificacin realizada sobre el cumplimiento de las normas sobre LA/FT y la eficacia del SIPLAFT adoptado por la entidad vigilada. As mismo, deber poner a la brevedad en conocimiento del Oficial de Cumplimiento, las inconsistencias y fallas detectadas en el SIPLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.
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CAPITULO V REPORTES
En cumplimiento de las definiciones contenidas en las normas aplicables, en la Cooperativa realizaremos los reportes que a continuacin detallamos: 1. REPORTES INTERNOS: SON DE USO EXCLUSIVO DE LA COOPERATIVA. 1.1. REPORTE INTERNO SOBRE OPERACIONES INUSUALES: De acuerdo con los procedimientos establecidos en el presente manual quien detecte en la cooperativa operaciones inusuales reportara tales operaciones al Oficial de Cumplimiento, atendiendo el procedimiento definido y las seales de alerta relacionadas con la operacin. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificacin de la operacin como inusual. 1.2. REPORTE INTERNO SOBRE OPERACIONES SOSPECHOSAS: De acuerdo con lo establecido en los procedimientos de determinacin de operaciones sospechosas, su identificacin y reporte se debe realizar por los medios y con la oportunidad previstos, en forma escrita y por quien corresponda, dirigido al Oficial de Cumplimiento, con las razones objetivas que ameritaron tal calificacin. 2. REPORTES EXTERNOS Corresponden a los informes que deben remitirse a la UIAF a las autoridades competentes, segn lo previsto en las normas, a saber: 2.1. REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS (ROS): La Cooperativa reportara a la UIAF en forma inmediata, las operaciones que califique como sospechosas, de acuerdo con los procedimientos y mecanismos adoptados. Se entiende por inmediato el momento a partir del cual se toma la decisin de clasificarlo como tal, dentro de un tiempo razonable.
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En la Cooperativa, igualmente reportaremos las operaciones intentadas o rechazadas que contengan caractersticas que le otorguen el carcter de sospechosas El reporte de operaciones sospechosas no dar lugar a ningn tipo de responsabilidad para la Cooperativa, ni para los directivos o empleados que hayan participado en su deteccin y/o reporte, de acuerdo con lo sealado en el artculo 42 de la Ley 190 de 1995. 2.2. REPORTE DE AUSENCIA DE OPERACIONES SOSPECHOSAS: El Oficial de Cumplimiento si no ha encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas en el respectivo mes, deber informar sobre tal hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros das del mes siguiente del corte mensual. 2.3. REPORTE DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO. Se entender por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios, involucren entrega o recibo de dinero en efectivo en billetes o moneda legal colombiana o extranjera. El reporte de transacciones en efectivo se compone de: 2.3.1. Reporte de transacciones mltiples en efectivo: En la Cooperativa, con base en los controles automatizados que para el efecto implemente, o mediante procesos de consolidacin de informacin apoyados en utilitarios informticos, el Oficial de Cumplimiento consolidar la informacin de las operaciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante un mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es en moneda legal o cincuenta mil dlares de los Estados Unidos de Amrica (USD50.000) o su equivalente en otras monedas, segn la tasa de cambio en dlares americanos del da en que se realice la operacin, de acuerdo con la certificacin de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. Las transacciones a consolidar no hacen distincin entre productos, atendemos la concepcin de cliente nico. 2.3.2. Reporte de transacciones individuales en efectivo: En la Cooperativa, con base en los controles automatizados que para el efecto implemente, o mediante procesos de
consolidacin de informacin apoyados en utilitarios informticos, el Oficial de Cumplimiento identificar y reportar las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dlares de los Estados Unidos de Amrica (USD5.000) o su equivalente en otras monedas, segn la tasa de cambio en dlares americanos del da en que se realice la operacin, de acuerdo con la certificacin de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. Este reporte lo realizaremos dentro de los diez (10) das calendario del mes siguiente al del corte, en el evento que no se realicen tales transacciones, igualmente diligenciaremos el formato con valores en cero (0) para remitirlo a la UIAF en la fecha correspondiente. Para el debido control de las operaciones en efectivo, la Cooperativa dejar constancia, en el formato especialmente diseado para el efecto, (ver anexo No. 4), de la informacin relativa a las transacciones en efectivo que realice, en moneda legal o extranjera cuyo valor sea superior a las cuantas que peridicamente sealen las normas aplicables. El formato contendr por lo menos: a. Ciudad fecha y hora en que se realiza la operacin b. La identidad, firma y direccin de la persona que fsicamente realice la transaccin. Cuando el registro se lleve en forma electrnica, no se requerir la firma. c. La identidad y la direccin de la persona en nombre de la cual se realiza la transaccin. d. La identidad del beneficiario o destinatario de la transaccin, si la hubiere. e. El nmero de la cuenta que afecta la operacin f. El tipo de transaccin de que se trata (depsitos, retiros, pagos, transferencias, etc.). g. La identificacin de la institucin financiera en la que se realiz la transaccin. h. Valor de la operacin i. Origen/destino de los recursos j. Campo para observaciones (de uso exclusivo por parte de la Cooperativa). k. Firma y sello del funcionario responsable. El procedimiento a desarrollar para las operaciones en efectivo, es el siguiente: a. Cuando un cliente se presente en la Cooperativa a realizar una operacin en efectivo, o realice la consignacin en las cuentas de la Cooperativa en un banco, por valores iguales o superiores a los parmetros de control que establece la Ley (hoy $10 millones), el cajero proceder de la siguiente forma:
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b. Solicita el diligenciamiento completo del formato Reporte de Operaciones en Efectivo, indicndole que para el caso de depsitos o pagos debe detallar el origen de los recursos y para los retiros debe registrar el destino de los mismos. Adicionalmente, le solicita los documentos soportes (cuando aplique). c. Cuando la operacin corresponda a traslados entre cuentas de diferentes titulares, igualmente se solicitar el diligenciamiento del formato. d. Anexa los documentos soportes de la operacin (cuando aplique) al formato Reporte de Operaciones en Efectivo. Si en el momento de realizar la operacin, el cliente no tiene los soportes requeridos, se dejar evidencia de los documentos solicitados en el campo denominado Observaciones del formato e indicacin de la fecha en que los traer. El Cajero, ser responsable de hacerle seguimiento al cumplimiento del compromiso que adquiere el cliente, adicionalmente en caso de detectar alguna seal de alerta, la describir en forma detallada en este mismo espacio. e. Con el formato diligenciado y firmado procede a registrar la operacin. f. Finalizado el da, el cajero entrega al oficial de cumplimiento los formatos de reporte de operaciones en efectivo, quien debe validar la consistencia de los mismos con el reporte de operaciones en efectivo que genera el sistema. g. El Oficial de cumplimiento, determina la existencia o no de seales de alerta y con base en ello determina el tratamiento de la operacin: normal, inusual o sospechosa y procede conforme a los procedimientos establecidos. En caso de que la informacin no sea consistente solicitar las explicaciones y/o documentos faltantes a los responsables correspondientes 2.4. REPORTE DE CLIENTES EXONERADOS DEL REGISTRO DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO El reporte debe incluir los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo, de acuerdo con las definiciones del numeral 2 del artculo 103 del EOSF y la Circular Bsica Jurdica. Esta informacin debe remitirse trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10) das calendario del mes siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el diligenciamiento del formato N3, de la Circular Bsica Jurdica en las condiciones indicadas en el instructivo.
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En cada reporte, debemos incluir toda la informacin de los clientes exonerados vigentes y en el evento que no exista informacin que reportar, diligenciaremos el formato con valores en cero (0) para remitirlo a la UIAF, dentro del plazo establecido. 2.5. REPORTE SOBRE PRODUCTOS OFRECIDOS: El Oficial de Cumplimiento de la Cooperativa le remitir trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10) das calendario del mes siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el diligenciamiento del formato establecido para el efecto, toda la informacin relacionada con las distintas modalidades de ahorro como son los depsitos de ahorro contractual y los depsitos del ahorro permanente, incluidos los titulares de los depsitos. Para todos los reportes, el oficial de cumplimiento, como responsable del envi debe obtener evidencia del cargue exitoso de la informacin en la UIAF y el nmero del radicado que asignan. Cuando se presenten errores en el cargue de la informacin, igualmente ser responsable por solucionarlos en los plazos previstos, para luego obtener evidencia del cargue exitoso de la informacin en la UIAF y el nmero del radicado que asignan.
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CAPITULO VI CDIGO DE TICA Y CONDUCTA SIPLAFT

El Cdigo de tica y Conducta adoptado en la Cooperativa, establece los principios, valores y actuaciones dentro de los cuales todos los que hacemos parte de ella, debemos desarrollar nuestras actividades. 1. OBJETIVO Servir como base de actuacin de todo empleado, directivo, integrante de los rganos de administracin, vigilancia y control, asociado, usuario y proveedor de la Cooperativa, para promover altos niveles de conducta tica y profesional a fin de preservar la integridad de la Cooperativa y proteger los intereses de los asociados, quienes son nuestra razn de ser. 2. ALCANCE Involucra empleados, directivos, integrantes de los rganos de administracin, vigilancia y control, asociados, usuarios y proveedores de la Cooperativa y todas aquellas personas que con sus actos afectan el buen nombre y credibilidad de la Cooperativa. 3. CONOCIMIENTO DEL CDIGO DE TICA Y CONDUCTA SIPLAFT El presente Cdigo de tica y Conducta debe ser dado a conocer a todos los directivos, integrantes de los rganos de administracin, vigilancia y control empleados, proveedores y asociados de la Cooperativa, utilizando los medios ms aptos y efectivos, de tal forma que lo conozcan y conduzcan sus actividades conforme a lo aqu prescrito. 4. DESTINATARIOS Las normas de conducta incorporadas en este Cdigo harn parte del contrato de Trabajo, as como de los contratos que suscriben los diferentes asesores, consultores, empleados temporales y proveedores. 5. OBLIGACIN DE CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS LEGALES
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Los destinatarios de este cdigo estn sometidos a la Constitucin Poltica y las leyes de carcter general, tambin estn sometidos a la reglamentacin que rige la actividad financiera y en general de las cooperativas de ahorro y crdito. Igualmente estn obligados a cumplir los manuales, estatutos y acuerdos del Consejo de Administracin, resoluciones y dems instrucciones internas de la Cooperativa. En consecuencia, deben evitar comportamientos que impliquen violacin de las normas, abuso del derecho y de la confianza. 6. COMPROMISO TICO En la Cooperativa, todos nuestros actos y decisiones se fundamentan en el conocimiento, obrando de conformidad con los principios ticos, la moral y las normas legales que nos rigen. Los vnculos y relaciones que en razn de la interaccin con asociados, usuarios, proveedores, el estado, organismos de supervisin y control y empleados desarrollamos, estn regidos por la integridad de nuestras actuaciones; as nuestro compromiso con los asociados, la comunidad y el estado, lo fundamentamos en: 6.1 EL RESPETO A LA PERSONA En el desarrollo de las actividades en y con la Cooperativa, debemos respetar los derechos de los dems y desarrollar el trato justo con las personas, sin importar raza, religin, gnero, estado civil, tendencia poltica, etc. 6.2 LA HONESTIDAD Y VERDAD Los empleados de la Cooperativa debemos actuar con honestidad, veracidad y transparencia. 6.3 EFICIENCIA La posicin jerrquica del trabajador depende de la calidad de su rendimiento y, consecuentemente, de las evaluaciones pertinentes. Los trabajadores de la Cooperativa no debemos valernos de personas influyentes para obtener mejoras salriales, promociones, etc.
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La valoracin de la eficiencia, no pasa exclusivamente por el cumplimiento de polticas comerciales, involucra igualmente los niveles de exposicin a los diferentes riesgos y el cumplimiento de los controles al respecto establecidos. 6.4. CONTRATACIN No aceptaremos presiones de directivos, empleados, asociados, etc., para realizar algn tipo de contratacin, esta se har bajo el principio de la libre competencia y se contratar a la persona o entidad que ms se ajuste a las necesidades y exigencias de la Cooperativa, de acuerdo con los perfiles definidos. 7. SENTIDO DEL DEBER Y LA RESPONSABILIDAD. Los empleados de la Cooperativa, debemos tener en cuenta que el salario que recibimos constituye la contraprestacin de un trabajo que debe ser cumplido con dedicacin y esfuerzo. 8. USO DE LA AUTORIDAD. La autoridad que otorga la Cooperativa a las personas que desempean determinados cargos, la confiere, en virtud de que se requiere para el desarrollo de esa gestin en particular y confa en el criterio justo y honesto del colaborador. El principio de autoridad parte de la responsabilidad de quien la ostenta, para la Cooperativa, la autoridad parte de la gestin empresarial y se entiende como el elemento que permite el orden en la estructura de la organizacin, que facilita la toma de decisiones y debe ser dinamizador del proceso. Por ningn motivo, en la Cooperativa, admitimos el inadecuado uso de la autoridad en beneficio propio o de terceros, ni en caso contrario para afectar injustamente a personas, grupos o a la Institucin. 9. PRINCIPIOS TICOS GENERALES Los empleados, directivos, integrantes de los rganos de administracin, vigilancia y control y asociados en general de la Cooperativa, en la realizacin de nuestras actividades, tenemos
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en todo momento el deber de comportarnos con: honestidad, respeto, integridad, justicia, diligencia, disciplina, imparcialidad, lealtad y buena fe. Los fundamentos ticos que distinguen las actuaciones de empleados, directivos e integrantes de los rganos de administracin, vigilancia y control de la Cooperativa, son: 9.1. Anteponer los principios ticos al logro de las metas. 9.2. La honestidad y la sinceridad, en el trato con los dems y en el desarrollo de cualquier operacin. 9.3. El cumplimiento estricto de los mecanismos de prevencin y control de actividades delictivas, de acuerdo con las definiciones al respecto de la Ley y los procedimientos de la Cooperativa. As mismo, con fundamento en un buen desempeo y el apego a las normas, generamos las condiciones que propicien que nuestros dems compaeros tengan una adecuada actuacin, que incremente la credibilidad entre el mercado y la Cooperativa. Tanto los empleados, como los asociados de la Cooperativa y los proveedores, los seleccionamos o aceptamos, con criterios de rigurosidad a la luz de los valores ticos y morales adoptados en la Cooperativa. 10. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE ACTUACIN 10.1. Actuar de Acuerdo con las Disposiciones Aplicables y las Sanas Prcticas del Mercado. Nuestra actuacin como empleados, directivos, integrantes de los rganos de administracin, vigilancia y control y asociados en general de la Cooperativa, debe estar apegada a las leyes, reglamentos y disposiciones de carcter general expedidas por las autoridades competentes, as como a la normatividad de las entidades reguladoras, para lo cual se requiere tener un conocimiento amplio de la normatividad en materia Financiera y Cooperativa. Segn este principio los empleados de la Cooperativa debemos: 10.1.1. Abstenernos de ejecutar tareas que sean contrarias a la regulacin vigente o a las prcticas del mercado y, en su caso, informar de ello a los superiores.
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10.1.2. Supervisar que nuestros compaeros de labor, realicen sus actividades conforme al rgimen legal vigente y a las sanas prcticas del mercado. 10.1.3. Promover con el ejemplo, la rectitud de la actuacin con los dems compaeros. 10.1.4. No ser complacientes con conductas incorrectas. 10.1.5. Prevenir que la Cooperativa sea utilizada para legalizar dineros ilcitos. 10.1.6. Identificar e informar a las instancias competentes operaciones inusuales y/o sospechosas. 10.1.7. Prevenir que la Cooperativa sea utilizada para financiar operaciones terroristas.
10.2. Hacer Prevalecer el Inters del Cliente. Nuestros asociados son la razn de ser de la Cooperativa, por lo cual es indispensable que nosotros los empleados, directivos, integrantes de los rganos de administracin, vigilancia y control, generemos confianza entre ellos, a travs de una actuacin transparente, imparcial y de buena fe, sin anteponer nuestros intereses. Segn lo anterior, debemos: 10.2.1. Identificar los objetivos de inversin de los asociados, de tal forma que los productos y servicios que se les recomienden sean satisfactorios y los ms apropiados, de acuerdo con nuestro portafolio de servicios. 10.2.2. Proporcionar a nuestros asociados, toda la informacin que est disponible y que sea de importancia para poder tomar la decisin correcta. 10.2.3. Asegurarnos que nuestros asociados conozcan las operaciones que celebran, as como los riesgos y limitaciones que tienen. 10.2.4. Poner en conocimiento del asociado las polticas de cobro por servicios, as como de los eventuales gastos que conlleven. 10.2.5. Ejecutar las operaciones con transparencia y de acuerdo con la normatividad vigente. 10.2.6. Toda la publicidad que realice la Cooperativa ser precisa y verdadera, nunca ser aceptable trasmitir mensajes engaosos, u omitir hechos o informacin importantes. 10.2.7. Informar de la obligacin de actualizar su informacin por lo menos cada ao. 10.3. SERVICIO A LA COMUNIDAD. La Cooperativa sirve a la comunidad, proveyendo productos y servicios financieros, a unas tasas justas, y apoyando activamente a las comunidades donde operamos.
10.3.1 CONOCIMIENTO DEL ASOCIADO, USUARIOS Y PROVEEDORES Los empleados de la Cooperativa, estamos obligados a tener el mayor conocimiento posible de los clientes, usuarios, beneficiarios y proveedores, con el objeto de optimizar la labor encomendada y evitar que la Entidad sea utilizada en operaciones de lavado de activos y financiacin del terrorismo. Para el efecto, desarrollamos en debida forma los procedimientos adoptados en la Cooperativa. Los empleados de la Cooperativa, de acuerdo con nuestras responsabilidades, garantizamos el conocimiento del cliente, con base en la informacin y los documentos respaldo que proveen, con ello nos comprometemos a: 10.3.1.1. Identificar plenamente los titulares y autorizados relacionados, en las aperturas de cuentas o constitucin de los diferentes productos. 10.3.1.2. Obtener informacin exacta y correcta, sobre la solvencia econmica y actividades de los clientes, antes de aprobar su ingreso a la Cooperativa. 10.3.1.3. Efectuar evaluaciones peridicas sobre el desempeo de los diferentes segmentos de mercado a los cuales pertenezcan nuestros asociados. 10.3.1.4. Mantener actualizada nuestra base de datos y el archivo documental de los clientes. 10.4. INFORMACIN A ASOCIADOS Es deber de los empleados de la Cooperativa, informar a los clientes acerca de la estructura, bondades y riesgo asumido en relacin con el producto o servicio de su inters, orientarlos y resolver las inquietudes que los clientes formulen con relacin al negocio. 10.5. CONFIDENCIALIDAD Cualquier informacin que de los clientes o de la entidad, en razn del ejercicio de sus funciones obtenga un empleado, es de carcter confidencial, por lo tanto, no podr ser divulgada a ninguna persona, ni reproducida por cualquier medio, salvo solicitud de autoridad competente, judicial o administrativa; caso en el cual la informacin solicitada ser atendida siguiendo los procedimientos adoptados en la Cooperativa al respecto.
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La presente restriccin no se aplicar cuando sea el mismo cliente quien solicita la informacin sobre sus propios negocios. Tambin es obligacin de los funcionarios custodiar la informacin para salvaguardar su confidencialidad. Cualquier informacin que con ocasin de la ejecucin de un contrato obtengan los proveedores, tanto de los clientes como de la Cooperativa, es de carcter reservado, en consecuencia, no podr ser divulgada, ni reproducida por cualquier medio. El proveedor que transgreda la reserva ser responsable ante la Cooperativa, sus clientes o terceros, por los perjuicios que con su actuacin pueda ocasionar. 11. PRINCIPIOS ORIENTADORES FRENTE A LOS FACTORES DE RIESGO DE LA/FT Con el fin de enfrentar los factores de riesgo y los riesgos asociados a LA/FT, en el desarrollo de los negocios de su objeto social, la Cooperativa adopta los siguientes principios orientadores: 11.1. Los Directivos, miembros de los entes de control y Comits Especiales, as como los empleados de la Cooperativa, conducirn los negocios que constituyen su objeto social, con lealtad, claridad, precisin, probidad comercial, seriedad y cumplimiento en el mejor inters de sus clientes y guardando la integridad del mercado. 11.2. En consecuencia, todas las operaciones se realizarn a travs de los sistemas electrnicos (aplicativos) de que dispone la Cooperativa de modo que queden debidamente registradas. Las pautas de comportamiento de los destinatarios de este Manual se traducen en los parmetros que deben ser cumplidos de manera consciente y obligatoria, es decir por conviccin y como manifestacin de un propsito de administrar el riesgo en las operaciones descritas en el Manual y dems instructivos y procedimientos adoptados en la Cooperativa. 11.3. Los destinatarios de este Manual observarn una constante e irrestricta aplicacin de la ley y dems reglamentos, el Estatuto de la Cooperativa, las reglamentaciones internas y dems normas que se relacionen con la naturaleza jurdica de la Cooperativa y con su entorno de negocios; y en especial, de las normas vigentes que orientan su Sistema Integral de Prevencin y Control del Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo, SIPLAFT, tanto en sus operaciones financieras, como en sus actuaciones en el mercado de servicios y productos.
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11.4. Al efecto, la Cooperativa brindar a sus directivos, miembros de los entes de control y comits especiales, as como a los empleados, la capacitacin necesaria sobre los temas relacionados con sus servicios y la administracin del riesgo de lavado de activos y financiacin del terrorismo y les suministrar entrenamiento adecuado para la comprensin del citado marco normativo a fin de propiciar el surgimiento de una autntica cultura de cumplimiento basada en la observancia de los postulados ticos. 11.5. Las personas vinculadas a la Cooperativa observarn en sus actuaciones la premisa de anteponer la observancia de los principios ticos al logro de las metas comerciales. 11.6. En la conduccin de sus negocios, los funcionarios de la Cooperativa actuarn siempre de buena fe ante sus clientes y ante la Institucin, basada en criterios de respeto e integridad. 11.7. La Cooperativa no tolerar las conductas contrarias a las normas, polticas internas y reglamentos relacionados con la prevencin del lavado de activos y financiacin del terrorismo contenidas en el SIPLAFT, e impondr sanciones a quienes las infrinjan. 11.8. Es deber de los destinatarios de este Manual prestar la oportuna cooperacin a las autoridades, especficamente con la obligacin legal de suministrar la informacin disponible, para facilitar las indagaciones e investigaciones que stas adelanten. 11.9. Mantener organizada la documentacin de soporte de las transacciones financieras y preservar la informacin computarizada de los clientes almacenada en la base de datos, se constituye en el mecanismo bsico de control, seguimiento y prevencin de la Cooperativa y en la forma ms efectiva y oportuna de colaborar con las autoridades a travs del Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) y para la oportuna atencin de sus requerimientos formales; de igual manera, los reportes e informacin que soliciten la Superintendencia de Economa Solidaria y dems autoridades competentes. 11.10. Los destinatarios del presente Manual que en el desarrollo de sus funciones perciban la comisin de un delito estn sometidos a la obligacin ciudadana de denunciar tales actos, conforme a la ley y respondern penal, civil, administrativa y disciplinariamente por los delitos, faltas e irregularidades que faciliten, permitan o coadyuven en la utilizacin de la Cooperativa en el lavado de dinero, la vinculacin de recursos provenientes de la corrupcin administrativa o para la financiacin del terrorismo.
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11.11. La Cooperativa slo establecer vnculos contractuales con Entidades o personas que permitan su identificacin y el suministro de la informacin bsica, prerrequisito para acceder a los productos y programas administrados por la misma, o para el suministro de algn bien o servicio. 11.12. Las transacciones realizadas por clientes/beneficiarios de la Cooperativa sern monitoreadas con base en el registro efectuado en los aplicativos utilizados. 12. CONFLICTOS DE INTERS. Son situaciones de interferencia entre esferas de inters, en las cuales una persona podra aprovechar para s o para un tercero las decisiones que el mismo tome frente a distintas alternativas de conducta en razn de la actividad misma que desarrolla y cuya realizacin implicara la omisin de sus obligaciones legales, contractuales o morales a las cuales se haya sujeto. Las situaciones pueden ser favorables o desfavorables para la persona que en razn de su cargo la pretenda ejecutar o la ejecute, para sus propios intereses o los de otras personas u organizaciones con las cuales tengan vnculos, por parentesco, comerciales, econmicos o de otra naturaleza, que distorsionen o generen perjuicios para la imagen de la Cooperativa, de acuerdo con el marco legal y los lineamientos ticos y de conducta adoptados. El artculo 23 Numeral 7 de la ley 222 de 1995 establece: Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirn en inters de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de los asociados. En cumplimiento de su funcin los administradores debern: Abstenerse de participar por s o por interpuesta persona en inters personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorizacin expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas. De acuerdo con los principios y valores adoptados en la Cooperativa el conflicto incluye: El inters econmico del empleado o directivo o de algn miembro de su familia en alguna empresa que tenga o busque tener relacin de negocios con la Cooperativa. Servir como administrador, funcionario o consultor, o cualquier otra posicin importante en alguna empresa que tenga o busque tener relacin de negocios con la Cooperativa. Cualquier acuerdo o circunstancia, que pueda influir para disuadir al empleado o directivo, de actuar en concordancia con los mejores intereses de la Cooperativa.
Aceptar a cualquier ttulo regalos que comprometan las decisiones y/o actuaciones de los funcionarios o directivos. Cualquier hecho o conducta que atente contra la imagen institucional y el buen nombre de la misma. 12.1. SITUACIONES GENERADORAS DE CONFLICTOS DE INTERS. Al evitar los conflictos de inters, sean reales, potenciales o aparentes, se refuerza la confianza de los asociados, organismos de control, empleados y directivos, para el efecto: 12.1.1. Las personas cnyuges entre s, compaeros permanentes o cuyo parentesco este hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o nico civil, no se podrn desempear en la Cooperativa como: miembro principal o suplente del Consejo de Administracin, la Junta de Vigilancia, la Revisora Fiscal, Representante Legal o empleado con funciones de administradores. 12.1.2. Los integrantes del Consejo de Administracin y la Junta de Vigilancia, principales y suplentes, no podrn ejercer cargos administrativos en la Cooperativa. 12.1.3. La Cooperativa, no celebrar contratos comerciales o de servicios profesionales, con los integrantes, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o la Junta de Vigilancia. 12.1.4. Los empleados de la Cooperativa, no podrn desempearse como miembros principales ni suplentes del Consejo de Administracin o la Junta de Vigilancia. 12.1.5. El Revisor Fiscal y su suplente, no podrn ser asociados de la Cooperativa. 12.1.6. Los cnyuges, compaeros permanentes y los familiares dentro del segundo grado de consanguinidad o afinidad o nico civil, de los miembros del Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia, la Revisora Fiscal, Representante Legal, principales o suplentes, no podrn celebrar contratos de prestacin de servicios, comerciales o profesionales con la Cooperativa. 12.1.7. Los ex empleados o ex integrantes, principales o suplentes, del Consejo de Administracin, la Junta de Vigilancia o la Revisora Fiscal, podrn postularse a cargos en la Cooperativa, slo doce meses despus de su desvinculacin.
12.1.8. La Cooperativa se abstiene de adquirir activos fijos a sus empleados, los miembros del Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia, Revisores Fiscales o Representante Legal, principales o suplentes o a sus cnyuges, compaeros permanentes y familiares dentro del segundo grado de consanguinidad o afinidad y nico civil. 12.1.9. La Cooperativa se abstiene de adquirir activos fijos a personas jurdicas, en las cuales el empleado o miembro, principal o suplente, del Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia o Revisora Fiscal de la Cooperativa, es su representante legal, directivo, administrador, asesor, consultor o socio con una participacin igual o superior al 5%, del capital. 13. PAUTAS DE COMPORTAMIENTO Cada una de las instancias responsables en la Cooperativa, observar las siguientes pautas generales de Comportamiento: 13.1. Los responsables de anlisis o aprobacin de operaciones activas de crdito, en la Cooperativa, nos abstenemos de emitir concepto, cuando la solicitud sea realizada o incluya: cnyuges, compaeros permanentes o parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o afinidad o nico civil. 13.2. Los responsables del anlisis o aprobacin de solicitudes de crdito, realizadas por personas jurdicas, respecto de las cuales el empleado o miembro, principal o suplente, del Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia o Revisora Fiscal de la Cooperativa es su representante legal, directivo, administrador, asesor, consultor o socio con una participacin igual o superior al 5% del capital, nos abstenemos de emitir concepto. 13.3. Los miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia, los delegados y los integrantes de las instancias decisorias de la entidad, nos abstenemos de votar, cuando se trate de asuntos que nos afecte directa o indirectamente. 13.4. Los empleados o miembros, principal o suplente, del Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia o Revisora Fiscal de la Cooperativa, nos abstenemos de participar, decidir o sugerir, decisiones, en operaciones que involucren clientes con los cuales sostenemos negocios particulares.
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13.5. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, no aconsejamos ni intervenimos en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos o punibles, que se puedan utilizar para confundir o sorprender la buena fe de asociados o terceros o usarse en forma contraria al inters pblico o a los intereses de la Cooperativa. 13.6. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, procedemos en todos los casos con criterio justo, evitando dar o propiciar interpretaciones que puedan beneficiar a una persona o a un grupo de ellas, en perjuicio de terceros, la Cooperativa o la comunidad. 13.7. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, no realizamos aseveraciones maliciosas, ni emitimos juicios o conceptos inexactos, que puedan afectar el criterio del responsable de la decisin. 13.8. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, guardamos, protegemos y respetamos la propiedad intelectual y los derechos de autor, respecto a todos los productos, publicaciones y servicios creados, desarrollados o utilizados por la Cooperativa. 13.9. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, no utilizamos los smbolos o cualquier informacin de la Cooperativa o de cualquier otra entidad, para actos irrespetuosos, burlescos o indignos. 13.10. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, empleamos el mayor celo, diligencia y dedicacin, en el cumplimiento de nuestros deberes y responsabilidades. 13.11. Los actos realizados por los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, en desarrollo de las atribuciones que se nos confiere, como expresin de la confianza, los realizamos dentro de los lmites asignados al cumplimiento de las normas legales y reglamentos vigentes. Estos actos los debemos orientar con un sano criterio que beneficie los intereses de la Cooperativa y los asociados. 13.12. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, comunicamos oportunamente al superior inmediato,
todo hecho o irregularidad, propio o de otro empleado o directivo, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Cooperativa o sus asociados. 13.13. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, evitamos demorar injustificadamente, el cumplimiento de las funciones propias del cargo o las que eventualmente y en debida forma nos encomienden, en detrimento de la Cooperativa o los asociados. 13.14. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, nos abstenemos de omitir acciones o de suministrar informacin, con el propsito de proteger, favorecer, perjudicar o lesionar la Cooperativa o a los asociados. 13.15. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, no podemos esgrimir como fundamento para tomar decisiones erradas, arriesgadas o contrarias a los intereses de la Cooperativa, el desconocimiento, puesto que el sano criterio, la experiencia, el conocimiento y la buena fe, son elementos que deben sustentar todo acto o determinacin de la Cooperativa haca sus asociados y la comunidad. 13.16. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, no utilizamos en beneficio de otros, las ventajas, crditos u operaciones que la Cooperativa especialmente nos otorga. 13.17. La Cooperativa, presta sus servicios nicamente para realizar transacciones legtimas y prudentes. 13.18. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, en desarrollo de nuestras funciones, no participamos en el ejercicio de actividades ilegales o delictivas. 13.19. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, procedemos de forma veraz, digna, leal y de buena fe. No intervenimos en actos simulados ni operaciones fraudulentas o en cualquier otra que tienda a ocultar, distorsionar o manipular la informacin de la Cooperativa o la realidad de los asociados, en perjuicio de la Entidad, la comunidad o el estado.
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13.20. Los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia de la Cooperativa, evitamos intervenir directa o indirectamente en arreglos indebidos en las instituciones u organismos pblicos, en otra entidad o entre particulares. 14. RESOLUCIN DE CONFLICTOS DE INTERS Cuando los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia o Representante Legal de la Cooperativa consideremos que podemos incurrir mediante accin u omisin en conflicto de inters, debemos proceder de la siguiente forma S existe slo la expectativa de que se genere el conflicto, ante la actuacin del empleado, ste comunicar a su superior inmediato o al rgano social al cual pertenece, en el formato definido para el efecto, (ver anexo No. 5), describiendo los aspectos que le impiden realizar la operacin, sin incurrir en una falta tipificada como conflicto de inters; por lo tanto, el funcionario debe: 14.1. Abstenerse de ejecutar la operacin. 14.2. S el superior inmediato considera que se tipifica conflicto de inters, asigna un funcionario diferente para que ejecute la operacin, ordenando el archivo del formato con sus anotaciones al respecto, en una carpeta destinada para tal fin. 14.3. S el superior inmediato determina que no se presentan conflictos de inters en la operacin, deja constancia escrita del anlisis realizado en el formato, e imparte al funcionario las instrucciones para que la ejecute. 14.4. Todos los empleados o miembros, principales o suplentes, del Consejo de Administracin o Junta de Vigilancia o Representante Legal de la Cooperativa, estamos en la obligacin de informar oportunamente al superior inmediato o al rgano social al cual est integrado, cuando conozcamos la existencia de conflictos de inters. Segn lo anterior, los empleados de la Cooperativa:
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14.5. No podemos ofrecer, dar, solicitar o aceptar incentivos que originen un compromiso personal o para la Cooperativa, y que puedan restar objetividad en la toma de decisiones en los asuntos relacionados con la persona que los haya ofrecido, dado, solicitado, o aceptado. 14.6. Debemos tomar las decisiones y realizar acciones comerciales basndonos en los intereses de la Cooperativa, siempre y cuando no vayan en contra de la ley. 14.7. Debemos comunicar de inmediato a nuestro superior cualquier situacin que pudiera llevar a un conflicto de inters. En los casos en que en una reunin de los rganos sociales de la Cooperativa, se deba tomar una decisin respecto a situaciones que originan conflictos de inters y que incluyen a los miembros del Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia y representante Legal, titulares y suplentes, la persona correspondiente se declarar impedido y se retirar temporalmente de la reunin, en tanto se toma una decisin al respecto, de esto se dejar constancia expresa en el acta de la reunin. 15. FALTAS GRAVES Sern consideradas como faltas graves las siguientes: 15.1. Engaar a los clientes con falsos ofrecimientos. 15.2. Realizar publicidad engaosa. 15.3. Falsificar documentos o firmas. 15.4. Expedir documentos sin la debida autorizacin en nombre de la Cooperativa. 15.5. Llevar documentacin fuera de las instalaciones de la Cooperativa sin la debida autorizacin. Entre la documentacin sujeta a esta restriccin estn: Pagares, para la firma de los deudores. 15.5.2. Copia de cualquier documento entregado por los asociados o empleados. 15.5.3. Pagares de deudas vigentes. 15.5.4. Escrituras de las garantas entregadas a la Cooperativa. 15.5.5. Informacin financiera o contable, sin oficializar por parte de la Gerencia. 15.5.6. Tarjetas de registro de firmas 15.5.7. Libretas de ahorro en blanco 15.5.8. Ejercer presin a empleados, asociados, terceros, etc. para que realicen algn tipo de operacin con la Cooperativa.
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15.6. Hacer uso del cargo para obtener beneficios para si mismo o para un tercero. Guardar informacin vital para el correcto funcionamiento de la Cooperativa. Sustraer bienes, equipos, dinero o informacin, de propiedad de la Cooperativa. 15.7. Incumplir los procedimientos definidos contra la prevencin de delitos. 15.8. Facilitar o permitir la utilizacin de la Cooperativa para el lavado de activos. 15.9. No informar oportunamente y en debida forma, las operaciones inusuales y/o sospechosas. 15.10. Toda falta contra la tica o la moral que las normas o la costumbre determinen como graves. 16. POLTICAS PARA SANCIONAR EL INCUMPLIMIENTO DEL MANUAL Las polticas sobre sanciones por el incumplimiento del presente Manual y el respectivo Cdigo de tica se fundamentan en que las disposiciones internas son de obligatorio cumplimiento y en consecuencia, se aplican a los empleados las normas laborales, las definidas en este manual y las del reglamento de trabajo; as mismo, a los miembros del Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia y asociados en general, el Estatuto de la Cooperativa y los reglamentos vigentes. Las sanciones disciplinarias se aplicarn sin perjuicio de las acciones civiles y penales que acarree el incumplimiento del presente Manual y las disposiciones legales en materia de riesgo LA/FT. 17. POLTICAS SOBRE CONFLICTOS DE INTERS Se entiende por conflicto de intereses, para los efectos de este Manual, toda situacin o evento en que los intereses personales, directos o indirectos, de Directivos, Empleados, miembros de Entes de Control o Comits Especiales, o los de sus familiares o allegados, se encuentren o puedan llegar a encontrarse en oposicin con los de la Cooperativa, interfieran o puedan interferir con los deberes que le competen en ella, o lo lleven o puedan llevar a actuar en su desempeo por motivaciones diferentes al recto y leal cumplimiento de sus responsabilidades. Es por lo anterior que las personas antes enunciadas deben evitar colocarse en circunstancias que lleven o puedan llevar a un conflicto entre sus intereses y los de la Cooperativa y, en caso tal, seguir los lineamientos que a continuacin se relacionan:
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17.1. Notificar de inmediato, a la instancia competente, el conflicto, as sea eventual o aparente, en forma clara, expresa y oportuna, con el fin de que ste tome las determinaciones del caso y ajustar su conducta a ellas. Igual medida se deber aplicar en los eventos en los que sus familiares o allegados se vean involucrados en dicho conflicto. 17.2. Marginarse efectivamente de cualquier proceso decisorio, relacionado directa o indirectamente con el evento o situacin que genera o pueda generar el conflicto real o aparente de intereses, a menos que su superior inmediato lo autorice, expresa y formalmente, para involucrarse en tal proceso. 17.3. Hacer primar de manera clara y efectiva el inters de la Cooperativa sobre el inters propio o de sus familiares o allegados en cualquier actuacin que cometa adicionalmente a la adopcin de las pautas de conducta aqu descritas o en desarrollo de ellas. 17.4. Abstenerse de cualquier actividad o gestin que perjudique o pueda perjudicar el inters de la Cooperativa en beneficio del inters personal que se le opone.
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CAPITULO VII CAPACITACIN

Para contribuir a la generacin de la cultura en prevencin de lavado de activos y financiacin del terrorismo, en la Cooperativa ser obligatorio en el proceso de induccin capacitar y entrenar en los procedimientos, mecanismos y controles adoptados, procedimiento que debe quedar documentado en todos los casos, por parte del responsable de la induccin en la Cooperativa. Este proceso de induccin, aplica tanto para los nuevos empleados, como para los nuevos directivos e integrantes de Junta de Vigilancia, a quienes en todos los casos se les facilitar el acceso al manual adoptado previo a la capacitacin, dejando al final una certificacin de su lectura, entendimiento y compromiso con las responsabilidades que les corresponden. Complementariamente, en la Cooperativa realizaremos procesos diagnsticos referidos al conocimiento general y especifico de las medidas para prevenir el lavado de activos y la financiacin del terrorismo, con base en los cuales elaboraremos los planes anuales de capacitacin, de los cuales realizaremos evaluaciones para determinar su eficacia.
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Independiente Amas de casa Estudiante Desempleado pensionado

Canales de distribucin Caractersticas

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Gestionar la transaccin como operacin inusual. Y rechazar la solicitud de ingreso de la persona

Gestionar la transaccin como operacin inusual

Solicitud escrita de transferencias para dos o mas personas y retiros superiores a

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Gestionar la transaccin operacin inusual

Pagos diferentes para un beneficiario

desde cuentas mismo

Cobros de cheques girados con ms de 90 das de expedicin

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Se ausentan del lugar de trabajo con frecuencia

Relacin o informe de aperturas y cierres en jornadas adicionales

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CAPITULO IV FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

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CAPITULO VI CDIGO DE TICA Y CONDUCTA SIPLAFT

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CAPITULO VII CAPACITACIN

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