ANALISA SISTEM BERJALAN Posedur Sistem Berjalan Perusahaan Bina Sarana Indonesia adalah perusahaan usaha dagang yang

bergerak di bidang distributor penjualan elektronik (TV, kulkas, kipas angin, radio dan lain lain), Perusahaan ini menjual barang elektronik kepada customer secara tunai dengan nilai transaksi Rp. 50.000.000,-(lima puluh juta rupiah). Customer adalah badan usaha atau toko pengecer yang menjual produknya kepada pelanggan secara perorangan. Pada prosedur sistem berjalan ini, Customer pada saat memesan barang diharuskan melampiri dokumen PO terlebih dahulu, dan PO paling lama satu minggu untuk di konfirmasi pada Customer. Maka untuk lebih jelasnya prosedur dari sistem berjalan adalah sebagai berikut: A. Prosedur Order Penjualan Setiap Customer dapat memesan barang datang langsung atau melalui faximile dengan menyertakan dokumen PO yang diterima oleh bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan berdasarkan PO, memeriksa pesanan barang dengan menggunakan kartu stock, apabila stock barang ada maka di hitung nilai penjualan dan dicatat kedalam faktur penjualan. Jika stock barang tidak ada, maka di catat ke dokumen Daftar Permintaan Stock Barang (DPSB), faktur penjualan rangkap 4 (empat), yang telah di buat didistribusikan ke Kasir B. Prosedur Pembayaran Tunai Setelah customer mendapat konfirmasi tentang pesanan pembelian disetujui, maka customer melakukan transaksi pembayaran melalui transfer uang ke bank yang ditunjuk dengan bukti setoran. Berdasarkan bukti setoran, Kasir membuka arsip penjualan yang dicocokan dengan bukti setoran. Apabila sesuai dengan nilai penjualan maka dibuatkan kwitansi lunas, dan merekap nilai penjualan Harian/Daily Sales Report (DSR). Distribusi dokumen-dokumen berdasarkan nilai transaksi penjualan sebagai berikut : untuk Kwitansi dan faktur penjualan di berikan kepada customer. Kemudian copy kwitansi diserahkan kepada bagian Akunting. Gudang mendapat tembusan pengeluaran barang dari kasir sesuai barang yang di pesan, dan Copy faktur diberikan ke Bagian Penjualan. C. Prosedur Pengiriman Barang Bagian Penjualan selanjutnya membuka arsip faktur penjualan untuk mencatat barang yang akan dikirim ke dokumen Surat Jalan. Setelah dokumen Surat Jalan dan barang yang sudah disiapkan oleh Bagian Gudang (bagian gudang mencatat barang keluar ke kartu gudang), maka diberikan kepada Bagian Pengiriman untuk dikirim kepada Customer. Dokumen surat keluar barang didistribusikan ke Bagian Pengiriman beserta barang dan disampaikan ke Customer D. Prosedur Pembuatan Laporan Setiap akhir periode di buat laporan penjualan bulanan, berdasarkan rekap penjualan harian dan faktur penjualan. Laporan stock barang keluar berdasarkan Kartu Stock dan Kartu Gudang. Ke-dua laporan tersebut diberikan kepada Manajer Penjualan untuk proses evaluasi penjualan selama satu bulan.

KASIR

FP Customer PO, BKS Sistem Informasi Penjualan Secara Tunai PT. Bina Sarana Informatika Bagian Akunting

Copy_Kwitansi

FP. KW, SJ

TPB

Copy_FP Bagian Penjualan Bagian Gudang Lap_Penjualan_bulanan Lap_Stock_Barang_Keluar

Manager Penjualan

+ Keterangan : PO : Purchase Order BKS : Bukti Setoran FP : Faktur Penjualan KW : Kwitansi SJ : Surat Jalan DPS : Daily Sales Report TPB : Tembusan Pengeluaran Barang

Diagram Konteks Sistem Berjalan

PO Customer Data_PO

1.0 Order Penjualan

FP Kasir

Arsip PO Data_stock Data_Faktur Arsip Faktur DPSB DPSB Kartu stock

Data_Faktur BKS FP, Kuitansi 2.0 Pembayaran

Copy_Kuitansi Bagian Akunting TPB

Bagian Penjualan

Copy_FP Data_Bayar

BKS Bagian Gudang Arsip BKS DSR Arsip DSR

Arsip Bayar

Arsip Faktur

Data_Faktur 3.0 Pengiriman Kartu Gudang Data_Faktur 4.0 Dt_ faktur Arsip faktur Pembuatan Laporan Manager Penjualan Kartu stock Data_stok Lap_Penjualan_bulanan Lap_ stock_Barang_Keluar Data DSR

SJ

Diagram Nol Sistem Berjalan

custumer

PO

1.1 Pengecekan Stock Barang

Data_Stock Kartu stock

Data_PO Arsip PO

Data_PO
Data_brg_tdk_ada

1.3 Pencatatan Order Barang Habis

1.2 Pencatatan data penjualan

Data_Stock

DPSB

data_Faktur

FP

Kasir

DPSB

Arsip Faktur

Diagram Detail 1.0 Sistem Berjalan

Customer

BKS

2.1 Pengecekan Nilai Penjualan

Data_Faktur

Arsip Faktur

Data_BKS Data_Faktur Arsip BKS 2.2 Pencatatan Nilai Data Pembayaran

Data_Faktur Data_bayar Arsip Bayar

Data_ BKS

2.3 Pembuatan Kwitansi Lunas

Data_bayar 2.5 Pembuatan DSR

Kuitansi

2.4 Distribusi dokumen penjualan

Data_Faktur TPB

DSR

Arsip DSR

Kuitansi, FP

Copy_FP

Copy_Kuitansi Bagian Gudang Bagian Akunting

Bagian Penjualan

Gambar III.4. Diagram Detail 2.0. Sistem berjalan

Arsip DSR Data_DSR

4.1 Pembuatan Laporan Penjualan

Lap_Penjualan_ bulanan

Data_Faktur

Manager Penjualan

Arsip Faktur

4.2 Pembuatan Laporan Stock Barang Data_Faktur

Lap_ stock_barang_Keluar

Kartu Stock

Data_stock

Diagram Detail 4.0. Sistem berjalan