MANUAL DE ORGANIZACIN

El manual de organizacin es un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organizacin, as como las tareas especficas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. Objetivos a) Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. b) Ayudar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. c) Evitar la repeticin de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo. d) Facilitar el reclutamiento y seleccin de personal. e) Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporacin a las distintas unidades orgnicas. f) Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos Importancia Un manual de organizacin es el producto final tangible de la planeacin organizacional. Tipos de manuales de organizacin Este manual puede clasificarse de acuerdo a varios criterios tales como el rea de aplicacin, el contenido, el grado de detalle, el personal al que va dirigido. o o Manuales generales de organizacin. Abarca toda una empresa. Generalmente incluyen los antecedentes histricos. Manuales especficos de organizacin. Se ocupan de una funcin operacional, un departamento en particular o una seccin de la organizacin. Contiene un apartado referente a la descripcin de puestos. Preparacin del manual El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea alcanzar. Para ello hay que contestar las siguientes preguntas: Cul es el objetivo del organismo al crear ste manual? Qu beneficios proporcionar el manual a los usuarios? Qu espero (o mi departamento) lograr con ste manual? Una vez determinados los objetivos del manual, habr que ponerlos por escrito. Esto ayudar al usuario a aclarar sus pensamientos y asegurar que se comporte de una manera especfica.

Contenido del manual Los manuales, son documentos que sirven como medio de comunicacin y coordinacin, que facilitan el cumplimiento de las funciones y la asignacin adecuada de los recursos humanos y, en consecuencia, facilitan lograr los objetivos que trata de alcanzar un determinado organismo social. Los apartados que deber contener el manual de organizacin para uniformar su presentacin son los siguientes: o o o Identificacin ndice Introduccin. Objetivo del manual mbito de aplicacin Autoridad Cmo usar el manual Antecedentes histricos Base legal Estructura funcional Descripcin de puestos Directorio

o o o o o

IDENTIFICACIN: Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin Ttulo y extensin (general o especfico. Si es especfico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere) Lugar y fecha de elaboracin Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin Nmero de revisin (en su caso)

NDICE O CONTENIDO: Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento. Para desarrollarlo se debe: Proporcionar detalles Dar referencia numrica o alfanumrica Usar espacios en blanco, sangras o maysculas para indicar relaciones entre conceptos Colocar las referencias a la izquierda de los temas incluidos Usar minitablas de contenido para ayudar a los usuarios. Se coloca al principio de cada seccin.

PRLOGO Y/O INTRODUCCIN Seccin donde se explica: Qu es el manual Cundo se elabor o se efectu su ltima revisin y cada cuando debe revisarse Su estructura Propsitos Objetivo del manual mbito de aplicacin Autoridad; puede contener un mensaje de alguna autoridad, preferentemente del ms alto nivel jerrquico Cmo usar el manual Necesidad de mantenerlo vigente La introduccin debe ser breve ANTECEDENTES HISTRICOS Descripcin de la gnesis de la organizacin o rea descrita del manual, en la que se indica su origen, evolucin y cambios significativos registrados. LEGISLACIN O BASE LEGAL (EN CASO DE ORGANISMOS PBLICOS) Este apartado contiene una lista de ttulos de los principales ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Constitucin Tratados Leyes Convenios Reglamentos Decretos Acuerdos ESTRUCTURA ORGNICA Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin en funcin de su jerarqua. Debe corresponder con la representacin grfica en el organigrama. Conviene codificarla de forma que sea posible visualizar claramente la jerarqua. Ejemplo: 1.0 Director General. 1.0.1 Asesora

1.0.2 Auditoria interna 1.1 Gerencia General. 1.1.1 Gerente divisional A 1.1.2 Gerente divisional B ORGANIGRAMA Es la representacin grfica de la estructura orgnica que muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora. Ejemplo: Nombre de la organizacin Organigrama (General especfico)

Responsable de su elaboracin Fecha (Actualizacin en su caso) ESTRUCTURA FUNCIONAL Especificacin de las reas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgnica, necesarios para cumplir con las atribuciones de la organizacin. Es conveniente que se tomen en cuenta los siguientes aspectos: Que los ttulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgnica Que sigan el orden establecido en la estructura Que la redaccin se inicie con un verbo en tiempo infinitivo

DESCRIPCIN DE PUESTOS Resea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente informacin: Identificacin del puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin) Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisin, as como las relaciones de lnea y de asesora Funciones generales y especficas Responsabilidades o deberes Relaciones de comunicacin con otras unidades y puestos dentro de la organizacin, as como las que deba establecer externamente Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia, iniciativa y personalidad. DIRECTORIO Donde constan los nombres y cargos de las personas comprendidas en el manual. Se pueden adicionar telfonos y horarios de atencin. Convencionalmente en el manual general se incluyen hasta el nivel de director general, en tanto que en los especficos es de acuerdo a su amplitud o requerimientos. Es conveniente que la secuencia de presentacin respete el orden de la estructura orgnica. Su integracin en el manual es opcional.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Se define en tres palabras claves: o Manual: Un manual es una recopilacin en forma de texto, que recoge en forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fcil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores. Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del manual, decamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilacin de procesos. Procedimiento: Para definirlo tcnicamente, el procedimiento es la gestin del proceso. Es como cuando hablamos de administracin y gestin administrativa; la administracin es el conjunto de pasos y principios, y la gestin es la ejecucin y utilizacin de esos principios. UTILIDAD DEL MANUAL Permite conocer el funcionamiento interno, de tareas, ubicacin y requerimientos de los puestos responsables.

 Intervienen en la consulta de todo el personal Facilita labores de auditoria, evaluacin y control interno Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y como deben hacerlo Construye una base para anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de todos los sistemas empleados en la organizacin CARACTERSTICAS DEL MANUAL o o Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lgico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodologa para su fcil actualizacin y aplicacin. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualizacin se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripcin del cambio, versin, el funcionario que lo aprob, y el del que lo administra, entre otros aspectos. Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiacin, uso y operacin. Las dependencias de la organizacin deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusin. Los manuales deben cumplir con la funcin para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicacin, permitiendo as posibles cambios o ajustes. Cuando se evale su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organizacin. CONFORMACIN DEL MANUAL A. IDENTIFICACIN: En este documento debe incorporarse la siguiente informacin: Logotipo de la organizacin Nombre oficial de la organizacin Denominacin y extensin Lugar y fecha de elaboracin Nmero de revisin Unidades responsables de su elaboracin

1. INDICE O CONTENIDO: Relacin entre captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento. 2. PRLOGO O INTRODUCCIN: Exposicin de su contenido y objeto de las reas aplicadas incluyendo la importancia de su revisin. 3. AREAS DE APLICACIN: Dentro de la administracin pblica los procedimientos han sido clasificados.

4. RESPONSABLES: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. 5. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS: Explicacin del propsito que se debe cumplir. a. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria 6. POLTICAS O NORMAS DE APLICACIN: Se deben incluir los criterios o lineamientos generales de accin que determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas unidades que participan en los procesos. a. Se definirn perfectamente las polticas o normas en el marco general b. Los lineamientos se realizan clara y concisamente a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos c. Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la consulta a los niveles superiores 7. DIAGRAMA DE FLUJO: Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento, en donde se muestran las unidades administrativas o los puestos que intervienen, en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. 8. GLOSARIO DE TERMINOS: Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos.

MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES

Este manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas de cada puesto de trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada funcin de la empresa. Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la empresa, as como su relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones est subordinado directa e indirectamente y cual es su relacin con otros puestos de trabajo. Al igual que el manual de normas y procedimientos tambin es aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo

en forma general representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin. Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integracin de varios de ellos representan al manual de puesto y funciones. La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente informacin: Identificacin del puesto de trabajo Nombre rea de desempeo Codificacin Descripcin genrica (objetivo) Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto, diarias o frecuentes (semanales, quincenales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales, ocasionales o eventuales). Requisitos del ocupante del puesto (perfil), nivel acadmico, habilidades y destrezas, conocimientos tcnicos y/o especficos.

Referencias: http://www.slideshare.net/ViridianaGuzman/manual-de-organizacion-expo-viri http://www.slideshare.net/yessenia155/manual-de-procedimientos-blogspot http://www.slideshare.net/agascras/manuales-administrativos