ADMINISTRAREA RESURSELOR INFORMAIONALE

Sima Claudiu Daniel, Tnase Marian Ctlin, Galagan Valentin Gr. 331

Rezumat
Preocuparea social privind administrarea resurselor informaionale s-a extins n domeniul tradiional al bibliotecilor i al arhivelor i, a cuprins i informaia organizatoric, instituional i guvernamental n ceea ce a cptat numele de managementul resurselor informaionale. Beneficiind de avantajele proprietilor informaiei i construind o percepie a utilitii i valorii sale individuale i sociale, acest sector furnizeaz o larg gam de produse i servicii informatice. Plecnd de la premisa c TI joac un rol extrem de important pentru companii datorit faptului c societatea informaional a evoluat foarte mult n ultimul timp am decis s analizm procesul de adoptare a TI i etapele acestuia, punnd accent pe utilizare.n urma analizei noi am concluzionat c nu este suficient s achiziionezi i s implementezi tehnologia informaiei, ci doar modul n care aceasta este utilizat poate conduce la rezultate n cadrul organizaiei.

Introducere
n realizarea acestui articol am decis s alegem ca tem de studiu tehnologia informaiei, riscurile aferente acesteia i modul corect prin care aceasta trebuie s fie implementat i mai ales utilizat ntro organizaie. Din punct de vedere istoric, termenul de tehnologia informaiei se refer la toate tehnologiile asociate cu colectarea, prelucrarea, stocarea i rspndirea informaiilor. Considerm c informaiile au un rol capital n bun funcionare a unei organizaii, de aceea, n fiecare an se cheltuie sume uriae de ctre companiile din lumea ntreaga n domeniul Tehnologiei informaiei. Pe msur ce tehnologia informaiei crete pentru organizaie determinnd modul n care i desfoar activitatea i influennd n mod direct succesul sau eecul n antingerea obiectivelor stabilite, crete i importanta procesului de management al tehnologiei informaiei n cadrul organizaiei. Pentru multe organizaii, informaia i tehnologia informativ o susin sunt cele mai valoroase, ns deseori cele mai puin nelese bunuri.

n activitatea de adaptare a ntreprinderii la societatea informaional, procesul de adoptarea I cunoate mai multe etape: achiziionare, implementare, dezvoltare i utilizare. Dac primele trei etape nu reclama dect investiii financiare, fr alte eforturi de management (avnd n vedere oferta multipl pe piaa tehnologiilor), ultima etap reprezint o problem intrinsec organizaiei, poate cea mai important n acest proces. Neglijarea importanei utilizrii TI se datoreaz, n primul rnd, ncrederii prea mari n tehnologia nsi, managerii dnd dovad de un fetiism tehnologic, uneori, exacerbat. O tehnologie nu poate fi evaluat dect prin consecinele utilizrii ei de ctre angajai, care nu rspund aproape niciodat de la nceput la parametrii proiectai ai tehnologiei, ci numai n msura n care sunt instruii, pregtii psihologic i condui ctre performanta printr-un management etapizat i dozat corect. Introducerea pe scar larg a TI implica existent unor ageni umani adaptabili, cunosctori, bine intenionai i inventivi, care pot utiliza componentele TI pentru a-i crea propriile

mijloace, variate i dinamice. Dac aceste mijloace nu pot fi create i folosite, atunci apare ca reacie fireasc, fie abandonarea utilizrii tehnologiei, fie evitarea ei pe ct de des posibil, fie transformarea acesteia ntr- un instrument utilizat mult sub nivelul de performan. Managerii cred c oferirea unui set de instrumente utile, a unor echipamente electronice performante, a unor interfee prietenoase, va conduce fr probleme la profitul ateptat. nsa, toate acestea sunt supuse eecului fr un training adecvat, prin ignorarea profilului psihologic al individului i prin necunoaterea procesului uman de acceptare i dezvoltare informaional. n ultima vreme, tot mai muli manageri i concentreaz resursele, atenia i efortul pentru implementarea corect a TI, la locul i la timpul potrivit i, cel mai important, pentru utilizarea corect a acesteia. Pentru c achiziionarea i implementare TI n cadrul ntreprinderii s conduc la rezultatele scontate, managerii de profil trebuie s urmreasc o serie de etape obligatorii:

- Acceptarea faptului c introducerea TI nu este sinonim cu utilizarea ei n practic de ctre angajai. - nelegerea importanei faptului c doar utilizarea tehnologiei poate produce rezultate organizaionale benefice i c acestea au, deopotriv, dimensiuni anticipate sau aleatoare. - Asistarea personalului n vederea utilizrii corecte a TI la parametrii proiectai se va reflecta n munca de zi cu zi i poate conduce la rezultate notabile, precum i la evitarea unui blocaj organizaional i informaional. - Acceptarea faptului c utilizarea efectiva TI este un proces n continu dezvoltare, la aceeai parametrii tehnici iniiali. - Alocarea de resurse, efort i atenie utilizrii TI ntr-un ritm cel puin ct cel pentru implementarea i ntreinerea acesteia. - Facilitarea dezvoltrii utilizrii TI prin asigurarea, pe termen lung, a resurselor umane, financiare i tehnice. - ncurajarea dezvoltrii I prin adaptare, inovare i improvizare. - Previzionarea profitului n raport cu modul de utilizare a TI i nu n raport cu parametrii tehnologiei instalate. Aceste etape conduc la ideea c managementul utilizrii TI devine unul din punctele forte ale managementului ntreprinderii, prin multiplele aspecte pe care trebuie s le ia n calcul: umane, financiare i tehnice.

PC Garage administreaz magazinul online IT&C www.pcgarage.ro. Site-ul ofer peste 12.000 de produse hardware i software, electronice i de comunicaii la preuri competitive i cu livrare oriunde n ar. Eforturile lor se concentreaz pe satisfacerea i fidelizarea clienilor, de aici i continu evoluie a site-ului i a tuturor ofertelor care vin n ntmpinarea nevoilor acestora. PC Garage lanseaz magazinul online de IT&C n Octombrie 2005. La sfritul anului 2006 PC Garage nregistreaz vnzri de peste 1 milion EURO. Dezvoltarea permanent a echipei i mrirea gamei de produse oferite a determinat schimbarea sediului de 2 ori ntr-un singur an. Anul 2007 se

ncheie cu creterea de peste 4 ori a echipei i de 5 ori a vnzrilor, ele atingnd suma de 6 milioane EURO. n prezent PC Garage opereaz ntr-o cldire modern de 500 mp n Bucureti, are 45 de angajai i a nregistrat vnzri de peste 5 milioane EUR pentru prima jumtate a anului.

n acest articol ne-am decis s folosim o cercetare calitativ pe baz de interviu cu Bogdan Popescu managerul firmei PC GARAGE. Pentru a putea evidenia spusele noastre de mai sus, am dorit s intervievm o persoan care este n msur s ne lmureasc n tot ceea ce are legtur cu sistemele informaionale. Bogdan Popescu ocupa funcia de manager al firmei PC GARAGE din anul 2009. El ne-a declarat c a absolvit Facultatea de Informatic din Iai n anul 2005.

Am organizat un interviu n scopul de a obine informaii cu privire la nevoile de formare n competene informatice la nivelul acestei firme. Calitatea ntregului interviu a depins de disponibilitatea managerului de a rspunde obiectiv la setul de ntrebri.

1. Cum apreciai continuarea dezvoltrii competentelor IT ale tuturor angajailor firmei dumneavoastr? Rolul din ce n ce mai central pe care tehnologia l joac n viaa de zi cu zi i la nivelul fiecrui individ l oblig pe acesta s in pasul cu o societate din ce n ce mai informatizata. Calculatorul a nceput treptat s fac parte din viaa noastr, indiferent c l folosim pentru a socializa, a cuta un loc de munc ori pentru a realiza diverse activiti, acesta ne obliga s i cunoatem secretele.n cadrul firmei noastre, este vital ca angajaii notrii s-i menin interesul pentru o tehnologie n continu dezvoltare, altfel vom rmne treptat n urm

2. Ct de important este pentru angajai iniierea n competentele IT? Competentele IT reprezint o component de baz intre celalalte componente precum scrisul sau cititul, mai ales c trim ntr-o societate unde dependenta de tehnologie l caracterizeaz pe om. Firma noastr, datorit domeniul de activitate trebuie s aib cei mai bine pregtii angajai n domeniul IT.

3. Ct de important este ca angajaii s neleag conceptele principale ale tehnologiei informaiei? n opinia mea angajaii trebuie s cunoasc n primul rnd componente fizice ale computerului i s neleag concept simple de IT cum ar fii stocarea informaiilor i memoria, contextual aplicaiilor software n societate sau utilizare reelelor de calculatoare. Am fcut referire i la punctele anterioare asupra importanei tehnologiei informaiei, i cred c totul se rezuma la cunoatere i aplicare.

4. Ct de important este pentru angajai s se perfecioneze n domeniul IT? Tehnologia informaiei fiind n continu dezvoltare, cred c o perfecionare n domeniul IT este greu de realizat, dar o condiie necesare pentru succesul firmei este ca angajaii s fie motivai i dispui tot timpul la mbuntirea pachetului de cunotine n domeniul acesta 5. Care este important utilizrii tehnologiei informaiei n firma dumneavoastr? O tehnologie nu poate fi evaluat dect prin consecinele utilizrii ei de ctre angajai, care nu rspund aproape niciodat de la nceput la parametrii proiectai ai tehnologiei, ci numai n msura n care sunt instruii, pregtii psihologic i condui ctre performanta printr-un management etapizat i dozat corect. 6. Care categorii de personal ar trebuie s beneficieze de un program de perfecionare n competente informatice? Consider c perfecionarea vine odat cu experien n domeniul firmei, deci nclin ctre angajaii cu experiena de peste 3-5 ani. 7. n cadrul cror departamente considerai c este necesar s se organizeze cursuri gratuite de iniiere, respectiv perfecionare n competente informatice? Cred c cele mai importante departamente n cadrul firmei noastre sunt cele de logistic i vnzri, deci aici se pot organiza cursuri de iniiere i perfecionare n domeniul IT.

Segmentul IT continua s fie unul deosebit de efervescent pe fondul numeroaselor lansri de tehnologii, game, produse, dar i n contextul diverselor provocri precum inundaiile din Thailanda, care au reprezentat un recul semnificativ pentru categoria componente.i Pentru a concluziona putem spune c tehnologia informaiei joac un rol extrem de important pentru organizaie i putem spune c aceasta poate asigura succesul unei ntreprinderi doar n momentul n care este corect utilizat. Utilizarea TI implica obligatoriu lucrul n echip, deoarece intersecia necesitailor informaionale ale fiecrui angajat poate fi deosebit de important ca volum,

conducnd la o cretere a productivitii i la apropierea, din ce n ce mai mult, de nivelul de performan proiectat al tehnologiilor instalate.

Referine

1. Choo, 1998] Choo, C.W., The KnowingOrganization, New York, Oxford University Press 2. [Lam, 1998] Lam, A., Virtual Vietnam, All Things Considered, Washinton, 20 nov. [Orlikowsky, 1994] Orlikowsky, W.J. et al., Helping Computer-Supported Cooperative Work, Chapel Hill 3. [Orlikowsky, 1997] Orlikowsky, W.J., Hofman, J.D., An improvisational model of change management, Sloan Management Review no. 38