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Asistente Medios Magnticos 2011

Tabla de Contenido
1. Presentacin 2. Qu es Informacin Exgena? 3. Cules son las Modificaciones Ms Representativas para Generacin de Informacin Exgena de 2011? 4. Cules son los Plazos para Presentar la Informacin Exgena? 5. Qu Aspectos se Deben Tener en Cuenta en SIIGO, Para la Generacin de Medios Magnticos? 6. Cul es la Ruta en SIIGO para Ingresar al Asistente de Medios Magnticos? 7. Cules son los Parmetros a Crear Para Generar Medios Magnticos? 7.1 OBSERVACIONES GENERALES EN LA CREACION DE CONCEPTOS 7.2 OBSERVACIONES GENERALES EN LA ASOCIACION DE CUENTAS CONTABLES 8. Qu Procesos se Pueden Ejecutar por la Opcin Archivo Informe Medio Magntico? 8.1 OBSERVACIONES GENERALES EN ADICIONES O MODIFICACIONES 9. Qu Informe se Puede Generar por la Opcin Archivo Informe Medio Magntico? 10. Cul es el Proceso a Seguir Despus de Haber Generado el Archivo Informe Medio Magntico? 11. Cul es el Proceso a Seguir Despus de Generar Archivo Plano de la DIAN? 12. OBSERVACIONES GENERALES PARA LA PRESENTACION DE MEDIOS MAGNETICOS

Presentacin
El presente documento ofrece una gua que explica el proceso de parametrizacion y generacin de informacin exgena mediante la funcionalidad que ofrece el programa de Asistente de Medios Magnticos.

ASISTENTE DE MEDIOS MAGNETICOS - 2011

Qu es Informacin Exgena?
Informacin Exgena es el conjunto de datos que las personas naturales y jurdicas deben presentar peridicamente a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de acuerdo a la resolucin expedida; (para el 2011 es la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011), y se reportan las operaciones realizadas con terceros que son empleados o con aquellos que se tienen relaciones comerciales. Quien debe presentar dicha informacin es el Representante Legal de la empresa o su apoderado.

Cules son las Modificaciones Ms Representativas Generacin de Informacin Exgena de 2011?

para

Las Modificaciones ms relevantes para la generacin de Informacin exgena del 2011 son: 1. Bajaron los topes de Ingresos Brutos obtenidos en 2010 (de $1.000.000.000 a $500.000.000) que se toman como referencia para quedar obligado a entregar la mayor parte de los reportes con informacin del 2011. 2. Se reestructuraron muchos de los formatos que antes se usaban e incluso los antiguos formatos 1001 (Costos y deducciones) y 1002 (Retenciones practicadas) fueron unidos en uno solo (FORMATO 1001 Pagos y abonos en cuenta y Retenciones practicadas). Por tanto, los antiguos agentes retenedores del 1002 ahora tendrn adicionalmente que reportar sus correspondientes costos y deducciones. 3. Los agentes retenedores personas o entidades enunciadas en el literal 4 del artculo 1 de la Resolucin 11429, debern informar la totalidad de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en el concepto a que correspondan, sin tener en cuenta el valor mnimo a reportar de $ 500.000 4. Los plazos son mucho menores (inician vencimientos en Febrero de 2012) 5. Se hace obligatoria la consecucin de la Firma Digital por parte de muchos representantes legales.

Cules son los Plazos para Presentar la Informacin Exgena?

Los plazos para presentar la informacin exgena estn definidos en el Articulo 18 de la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011, para la entrega de la informacin deber tenerse en cuenta el ltimo dgito del NIT del informante cuando se trate de un Gran Contribuyente o los dos ltimos dgitos del NIT del informante cuando se trate de una persona jurdica y asimilada o de una persona natural.

Las fechas lmite son: GRANDES CONTRIBUYENTES: LTIMO DGITO 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 FECHA Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Abril de 2012 Abril de 2012 Abril de 2012 Abril de 2012 Abril de 2012 Abril de 2012

27 28 29 30 09 10 11 12 13 16

de de de de de de de de de de

PERSONAS JURDICAS Y ASIMILADAS Y PERSONAS NATURALES: LTIMOS DGITOS 26 a 30 31 a 35 36 a 40 41 a 45 46 a 50 51 a 55 56 a 60 61 a 65 66 a 70 71 a 75 76 a 80 81 a 85 86 a 90 91 a 95 96 a 00 01 a 05 06 a 10 11 a 15 16 a 20 21 a 25 FECHA Febrero de 2012 Febrero de 2012 Febrero de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012

27 28 29 01 02 05 06 07 08 09 12 13 14 15 16 20 21 22 23 26

de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de

Qu Aspectos se Deben Tener en Cuenta en SIIGO, Para la Generacin de Medios Magnticos?

Los aspectos que se deben tener en cuenta para la correcta generacin de informacin exgena para el 2011 son:

1. ACTUALIZACION A LA ULTIMA VERSION: a. Para generar informacin de medios magnticos se recomienda estar en la ltima versin (07.01.00) de SIIGO y contar con los archivos de las ltimas modificaciones

b. En el directorio de programas es decir en SIGO Windows se debe encontrar el sub directorio SIIGODianXML y dentro de ella el archivo SIGO Dian XML

2. CATALAGO DE CUENTAS: Las cuentas contables deben estar detalladas a nivel de terceros

Importante: Es importante tener en cuenta que la cuenta contable debi estar marcada as todo el ao para que la informacin sea presentada por tercero; en caso de no estar marcada de esta forma y detallarla en este momento ser necesario repasar todo el movimiento de la cuenta para en cada registro asignar el tercero correspondiente.

3. REGISTRO DE CIUDADES:

Para la presentacin de medios magnticos los datos a tener en cuenta son: Cdigo Pas: En este momento para Colombia corresponde el 169 Cdigo Ciudad y Cdigo Departamento: En este momento en el programa no existe un campo para cada uno de ellos, pero en el campo CODIGO DEL DANE se rene este tipo de informacin. Este campo cuenta con cinco (5) caracteres; los dos primeros caracteres son el cdigo del departamento y los tres siguientes caracteres son el cdigo del municipio.

4. CATALOGO DE TERCEROS: a. Tener claro los datos que corresponden a Perona Natural (Nombres y Apellidos)

b. Tener Claro los datos que corresponden a Persona Juridica (Razon Social)

Importante: En estos campos no se deben asignar caracteres especiales (puntos, comas, smbolos, etc.) los cuales presentan inconvenientes al momento de generar los archivos planos debido a que son comandos para separar o dividir las columnas.

c. Cuando corresponda a un Nit del extranjero

Nmero de Identificacin del Extranjero: En caso de ser un tercero del exterior y su pas de origen no asigne un cdigo, clave o nmero de identificacin fiscal, se debe asignar el Numero de Identificacin del Extranjero el cual consta de nueve (9) caracteres numricos; los primeros seis dgitos corresponden a un genrico y ser seis veces el numero cuatro (444444) y los siguientes tres dgitos sern un consecutivo que inicia en 444444001 en forma ascendente variando en una unidad hasta el 444449000

Importante: Si en este campo se digita algn carcter, numero, smbolo, punto, coma, etc.; el sistema asume esto como Nit del extranjero en caso de ser necesario borrar esta informacin se debe utilizar el icono tecla de Funcin F9 o la

Cdigo Identificacin Fiscal: Corresponde al Numero, Cdigo o Clave de identificacin fiscal tributaria asignado por el pas de origen y este nmero ser el Nit digitado en el encabezado de la creacin del tercero.

Importante: Nmero de Identificacin del Extranjero y Cdigo Identificacin Fiscal: son excluyentes, se puede reportar medios magnticos con cualquiera de los dos nmeros de identificacin.

d. Diligenciar los campos de Direccin Ciudad y Pas

e. Asignar la clasificacin del Tercero, o informacin del tipo de contribuyente tributario para el correspondiente clculo de impuestos.

Cul es la Ruta en SIIGO para Ingresar al Asistente de Medios Magnticos?

La ruta para ingresar a parametrizar y generar la informacin para medios magnticos es: Contabilidad Informes y Consultas Reportes Tributarios Asistente de Medios Magnticos

Al momento de ingresar a esta opcin se habilita la siguiente ventana

Dependiendo del tipo de empresa ingresar a la opcin requerida; (EN LAS DOS OPCIONES LOS PARAMETROS Y PROCESOS SERAN LOS MISMOS; SOLO QUE LOS FORMATOS SON DIFERENTES), luego se habilita la siguiente ventana:

Archivo Informe Medio Magntico: En esta opcin se realiza la captura de los conceptos a reportar, la asociacin de las cuentas contables a los conceptos DIAN y la asociacin de los conceptos DIAN a los formatos, as como los procesos de calcula saldos, revisin, modificacin y verificacin de los valores generados. Genera Archivo plano de la DIAN: En esta opcin el programa lleva los clculos realizados en Excel a archivos planos, de acuerdo con los formatos a generar. Genera Archivos XML de la DIAN: En esta opcin el programa lleva los datos incluidos en los archivos planos a los respectivos archivos XML con la estructura correspondiente a cada formato.

Cules son los Parmetros a Crear Para Generar Medios Magnticos?

Los parmetros a crear en el programa para generar medios magnticos son: 1. Los Cdigos: Estos cdigos se encuentran definidos en la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011; los cuales se crean en la ruta: (Contabilidad Informes y Consultas Reportes Tributarios Asistente de Medios Magnticos Informacin personas obligadas Naturales y Jurdicas O Informacin de Contratos de Mandato o Administracin Delegada - Archivo Informe Medio Magntico) all se habilita la siguiente ventana y se debe ingresar a la opcin Cdigos DIAN

A. CODIGOS DIAN: En esta opcin se deben parametrizar todos los conceptos a reportar en cada uno de los formatos establecidos, asociando los correspondientes rangos de cuentas contables y el formato al cual pertenece cada cdigo creado, al momento de ingresar a esta opcin se habilita la siguiente ventana:

Para crear un concepto se debe dar clic en el icono o utilizar la tecla de Funcin F3 y se desplegara una nueva ventana solicitando la siguiente informacin:

Concepto: Es un campo numrico de cuatro (4) caracteres que corresponde al concepto con el cual debe reportarse la informacin, segn las especificaciones dadas en la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011 Tipo Monto: Permite la seleccin del tipo de monto a tener en cuenta de acuerdo a la cuanta con que se debe reportar el concepto; la cual est definida en la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011

Los tipos de monto que permite seleccionar son:

Importante: Esta informacin el sistema la valida al momento de correr la opcin de calcula saldos, pues el sistema lee el Tipo de Monto asociado y lo compara con los valores o topes que se encuentran establecidos en la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011 y en el programa se definen en la opcin de calcula saldos 1 = Costos / Deducciones: Aplica para los conceptos que se deben reportar como pagos o abonos en cuenta (formato 1001), diferentes a Salarios. 2 = Salarios: Aplica para los conceptos que se deben reportar como salarios y dems pagos laborales (formato 1001). 3 = Ingresos: Aplica para los conceptos que se deben reportar en el formato 1007 Ingresos Recibidos. 4 = Pasivos: Aplica para los conceptos que se deben reportar en el formato 1009 Saldo Cuentas por Pagar. 5 = Cuentas por Cobrar: Aplica para los conceptos que se deben reportar en el formato 1008 Saldo Cuentas por Cobrar. 6 = Sin tope General: Aplica para los conceptos que se deben reportar SIN IMPORTAR LA CUANTIA, es decir, todos los valores mayores a cero (0) pesos se deben informar. 7 = Base Impuesto Generado: (APLICA SOLO PARA SIIGO) y es necesario para asociar el concepto 9998 (APLICA SOLO PARA SIIGO) y asociarlo al formato 1006 para poder realizar el clculo de la base del impuesto generado. Descripcin: Campo alfanumrico de cincuenta (50) caracteres, donde se digita el nombre con el cual se va a identificar al concepto.

Importante: El nombre digitado en este campo, NO interviene dentro de la generacin de los archivos planos ni los archivos XML.

Formato: Campo que permite asociar el formato en el cual se va a reportar el concepto que se est creando. Importante: Un concepto puede asociarse UNICAMENTE a un formato, mientras que un formato puede tener VARIOS conceptos asociados.

Los formatos que trata la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011 son:

1001 Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones practicadas 1003 Retenciones en la Fuente que le practicaron 1004 Descuentos Tributarios 1005 Impuesto a las ventas por Pagar (Descontable) 1006 Impuesto a las Ventas por Pagar (Generado) 1007 Ingresos Recibidos 1008 Saldos de Cuentas por Cobrar al 31 de Diciembre 1009 Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre 1010 Informacin de Socios, Accionistas, Comuneros y/o Cooperados 1011 Informacin de las Declaraciones Tributarias 1012 Informacin de las Declaraciones Tributarias, Acciones y Aportes e Inversiones en Bonos, Certificados, Ttulos y Dems Inversiones Tributarias Los formatos para Contratos de Mandato o de Administracin Delegada son:

1016 1017 1018 1027 1054 1055

Pagos y Abonos en Cuenta y Retenciones Practicadas Ingresos recibidos Informacin de Saldos de cuentas por cobrar al 31 de Diciembre Informacin de Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre Impuesto a las ventas por Pagar (descontable) Impuesto a las ventas por Pagar (generado)

Importante: El FORMATO 1016 reporta la genera en el FORMATO 1001 El FORMATO 1017 reporta la genera en el FORMATO 1007 El FORMATO 1018 reporta la genera en el FORMATO 1008 El FORMATO 1027 reporta la genera en el FORMATO 1009 El FORMATO 1054 reporta la genera en el FORMATO 1005 El FORMATO 1055 reporta la genera en el FORMATO 1006 misma informacin que se misma informacin que se misma informacin que se misma informacin que se misma informacin que se misma informacin que se

OBSERVACIONES GENERALES EN LA CREACION DE CONCEPTOS

1. Para el formato 1006 se debe crear un concepto DIAN 9998, asociarlo al Tipo de Monto 7 = Base Impuesto Generado y asociarlo al formato 9998 Base Impuesto Generado (ESTE CONCEPTO Y ESTE FORMATO SON SOLO EN SIIGO); para permitir al programa generar en forma correcta la base del impuesto

Importante: Para el formato 1006 el sistema debe reportar por cada tercero el IVA causado de los ingresos brutos teniendo en cuenta el tope o cuanta ($1.000.000); los ingresos menores se deben reportar con el NIT 222222222 y razn social CUANTIAS MENORES. Para ello solo en SIIGO se cre el concepto 9998 amarrado al formato 9998 Base impuesto generado. Este concepto valida el tope

2. Al concepto DIAN 9998, se deben amarrar las cuentas contables que generaron el IVA que se va a reportar.

3. Existen formatos que en la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011 no tienen conceptos asociados, pero en SIIGO para la correcta generacin de la informacin en los archivos es necesario asignar unos conceptos para la creacin del formato, estos son: Formato Formato Formato Formato Formato 1005 1006 1010 1054 1055 crear crear crear crear crear el el el el el concepto concepto concepto concepto concepto 5555 6666 7777 5555 6666

Importante: Estos conceptos NO se vern reflejados en la generacin de los Archivos XML de la DIAN.

4. Para borrar un concepto, se debe llamar el concepto con el icono o utilizar la tecla de Funcin F3 y el sistema trae la informacin de ese concepto de manera automtica, luego se utiliza el icono o la tecla de funcin F5

Importante: Para poder borrar un concepto DIAN es necesario que no tenga asociadas cuentas contables, en caso de tenerlas asignadas se deben primero borrar las cuentas y luego si el concepto

B. CUENTAS CONTABLES: Despus de incluir los cdigos DIAN, se debe salir de la opcin y volver a ingresar para poder ver el listado por pantalla de los conceptos creados y asociados a cada formato.

Con la tecla ENTER permite el desplazamiento arriba y abajo de todos los cdigos creados o tambin en la casilla Concepto DIAN se puede digitar el cdigo a trabajar y nuevamente digitar la tecla ENTER. A continuacin se habilita la siguiente ventana:

En la parte superior de la ventana, aparecen los datos correspondientes a la creacin del concepto y luego se habilitan las casillas para ingresar la siguiente informacin: Rango de Cuentas: El sistema permite asociar los rangos de cuentas que desean tenerse en cuenta para el concepto. La consulta de cuentas puede hacerse con el icono o con las teclas de Funcin F2 (Bsqueda alfabtica) o F3 (Bsqueda numrica) digitando el numero de la cuenta

Importante: En caso de digitar la cuenta contable se deben digitar los diez (10) dgitos de la cuenta caso contario el programa habilitara un recuadro informando No Existe Cuenta

Sumar: Se debe seleccionar de acuerdo al tipo de movimiento que el usuario desea reportar en el archivo

1 = Suma Dbitos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza dbito; causado entre el 1 de enero al 31 de diciembre del ao a reportar

Importante: Ubicados en un balance de comprobacin por terceros corresponde a la columna Dbitos.

2 = Suma Crditos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza crdito; causado entre el 1 de enero al 31 de diciembre del ao a reportar

Importante: Ubicados en un balance de comprobacin por terceros corresponde a la columna Crditos.

3 = Dbitos menos Crditos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente resta de dbitos menos crditos; causado entre el 1 de enero al 31 de diciembre del ao a reportar

Importante: Ubicados en un balance de comprobacin por terceros; realiza la resta de la columna Dbitos menos la columna Crditos.

4 = Saldo General: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente operacin de tener el saldo inicial al cual se le suma el movimiento debito y luego se resta el movimiento crditos, estos movimientos sern los causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del ao a reportar

Importante: Ubicados en un balance de comprobacin por terceros; el sistema toma el valor de la columna Nuevo Saldo; (valor que resulta de sumar los valores de las columnas saldo anterior y Dbitos y a ese total restar los valores de la columna Crditos.

5 = Saldo Inicial: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del valor con que inician las cuentas asociadas al concepto DIAN el da 1 de enero del ao a reportar

Importante: Ubicados en un balance de comprobacin por terceros; el sistema toma el valor de la columna saldo anterior

Categora: Este campo aplica solo para los formatos 1001 1005 1006 y 1007 1016 1054 1055; los cuales permiten que el sistema muestre el valor de las cuentas contables asociadas al concepto DIAN en la columna correspondiente del archivo plano de acuerdo a los criterios establecidos en la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011

 Para el formato 1001 son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Valor del pago deducible Valor del pago no deducible IVA como mayor valor de costo o gasto deducible IVA como mayor valor de costo o gasto no deducible Retencin en la fuente practicada Renta Retencin en la fuente asumida Retencin en la fuente practicada IVA

Para el formato 1005 son: 1. Impuesto Descontable 2. IVA de Devoluciones en Ventas anuladas, rescindidas o resueltas Para el formato 1006 son: 1. Impuesto Generado 2. IVA de Devoluciones en Compras anuladas, rescindidas o resueltas Para el formato 1007 son: 1. Ingresos Propios 2. Ingresos a travs de consorcios o uniones temporales 3. Ingresos a travs de contratos de administracin delegada 4. Ingresos a travs de explotacin y exploracin de minerales 5. Ingresos recibidos a travs de fiducias 6. Ingresos recibidos a travs de terceros 7. Devoluciones, Rebajas y Descuentos Para el formato 1016 son: 1. 2. 3. 4. 5. Pago o Abono en Cuenta IVA como mayor valor de costo o gasto no deducible Retencin en la fuente practicada Renta Retencin en la fuente asumida Retencin en la fuente practicada IVA

Para el formato 1054 son: 1. Impuesto Descontable 2. IVA de Devoluciones en Ventas anuladas, rescindidas o resueltas Para el formato 1055 son: 1. Impuesto Generado 2. IVA de Devoluciones en Compras anuladas, rescindidas o resueltas

OBSERVACIONES GENERALES EN LA ASOCIACION DE CUENTAS CONTABLES

1. Si se requieren visualizar las cuentas contables asociadas a un concepto DIAN, se puede utilizar el icono o la tecla de funcin F8

2. Si se requiere borrar una cuenta contable asociada a un concepto, se debe llamar la cuenta contable inicio o desde y el sistema en forma automtica trae la informacin restante; luego se utiliza el icono o la tecla de funcin F5

Qu Procesos se Pueden Ejecutar por la Opcin Archivo Informe Medio Magntico?

Los procesos que se pueden ejecutar por la opcin de Archivo Informe Medio Magntico son:

1. Calcula Saldos 2. Genera Archivo Temporal A continuacin se explica la funcionalidad de cada uno de ellos: 1. Calcula Saldos: Esta opcin genera la informacin en archivos temporales los quedan guardados en el directorio de la empresa (Ej. SIIWI01) y cada vez que se ejecute esta opcin estos archivos son inicializados y se reescriben con los nuevos clculos; es por esta razn que si se realizan modificaciones y/o adiciones y se ejecuta nuevamente el proceso de calcula saldos, todas las modificaciones realizadas se perdern

Importante: Esta opcin se ejecuta despus de haber parametrizado todos los conceptos DIAN, de haber realizado la asociacin a los formatos y realizar la asociacin de las cuentas contables a cada uno de los conceptos creados

Al ingresar a esta opcin se habilita el siguiente recuadro:

Montos o Cuantas: En esta ventana se asignan los valores mnimos o topes a reportar de cada uno de los montos establecidos por la DIAN; estos valores ya vienen parametrizados en el programa pero son editables en caso que el usuario los requiera modificar. Ao de proceso: El sistema lo toma en forma automtica con la fecha que se ingreso al sistema y corresponde al periodo fiscal del cual se va a reportar o generar medios magnticos Est seguro de Realizar el Proceso: Al marcar la opcin el sistema inicia los procesos internos y automticos de generacin de la informacin.

Importante: Antes de ejecutar el proceso de calcula saldos se recomienda: Tener copia de seguridad Ningn usuario estar trabajando en el sistema ni tratar de ingresar al programa a elaborar, modificar o consultar informacin del 2011

All se habilita la siguiente pantalla:

A criterio del usuario el programa permite seleccionar sobre estos formatos si aplica o no la cuanta menor para ese formato, solo se habilitan algunos formatos para los otros es obligatorio reportar toda transaccin

Importante: Esta ventana se habilita, para dar cumplimiento a lo establecido en la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011 Las personas o entidades enunciadas en el literal d) de los artculos 1 y 2 de la presente Resolucin, agentes de retencin, debern informar la totalidad de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en el concepto a que correspondan, sin tener en cuenta el valor mnimo a reportar sealado en el Pargrafo 1

A continuacin el sistema genera un mensaje de advertencia:

Es sobre el formato 1010 debido a que este debe reportar el valor intrnseco fiscal de las acciones o aportes de Socios, Accionistas, Comuneros y/o Cooperados; informacin que no se encuentra causada en una cuenta contable del programa y por ello es necesario ingresar sus valores por la opcin de Modifica o Adiciona Al dar aceptar el sistema inicia el proceso de generacin de archivos y va mostrando que proceso est ejecutando

Hasta finalizar

Importante: El proceso de calcula saldos demora dependiendo del nivel de informacin de la empresa y de la capacidad de la maquina en la cual se ejecute el proceso.

2. Genera Archivo Temporal: Esta opcin permite visualizar, modificar y/o adicionar datos a los archivos temporales generados en el proceso de Calcula Saldos; al ingresar a esta opcin el sistema muestra la siguiente ventana:

a. Imprime: En esta opcin es posible generar la informacin de los valores guardados en los archivos temporales por cada uno de los formatos establecidos o para todos los formatos de acuerdo a la seleccin

La informacin se puede enviar a vista preliminar, impreso o Excel

Importante: Se recomienda la presentacin en Excel, all permite el desplazamiento para visualizar los datos de todas las columnas de todos los formatos, pero UNICAMENTE se mostraran valores en las columnas aplicables al respectivo formato.

NOTA: Se recomienda que en este informe, el usuario verifique la Direccin, el Pas, Departamento y Municipio de cada uno de los terceros; pues estos son datos que son obligatorios para algunos formatos y para la correcta generacin de los archivos XML. b. Modifica o Adiciona: Desde esta opcin es posible cambiar y/o adicionar datos al archivo temporal, de todos y cada uno de los Conceptos DIAN correspondientes al contenido de cada uno de los formatos asociados; para ello se despliega la siguiente ventana:

Las abreviaturas que all se presentan las explicaremos a continuacin y corresponden a las estipuladas en la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011 CPT: CONCEPTO Campo de cuatro (4) caracteres numricos, es el cdigo del Concepto creado desde la opcin Cdigos DIAN. Aplica para los formatos: 1001 1003 1004 1007 1008 1009 1011 1012 1016 1017 1018 - 1027

Importante: El sistema lee a que formato fue asociado el concepto digitado; esta es la razn por la cual para aquellos formatos que la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011 no asigno conceptos; en SIIGO es necesario asignar uno para el proceso de adiciona o modifica pero NO se visualizaran ni en el archivo plano ni en el XML

NID: NUMERO DE IDENTIFICACION Campo de trece (13) caracteres numricos, corresponde al NIT del tercero del cual se reporta la informacin. NO INCLUYE CODIGO DE SUCURSAL. Importante: Cuando un NIT tiene sucursales y desde el calcula saldos encuentra informacin para una o ms sucursales, la informacin se acumula en el NIT PRINCIPAL y los dems datos (razn social, direccin, departamento, municipio, etc.) los toma de dicho Nit.

TDOC: TIPO DE DOCUMENTO Campo de dos (2) caracteres numricos, corresponde al Tipo de Documento creado en el catalogo de terceros; los cdigos son los siguientes para cada tipo de documento: CODIGO A REPORTAR 11 12 13 21 22 31 41 42 43 TIPO DE IDENTIFICACION Registro Civil Tarjeta de Identidad Cedula de Ciudadana Tarjeta de Extranjera Cedula de Extranjera Nit Pasaporte Tipo de Identificacin del Extranjero Cuantas Menores y Operaciones del Exterior

Aplica para los formatos: 1001 1003- 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1012 1016 1017 1018 1027 1054 1055 DV: DIGITO DE VERIFICACION Campo de un (1) carcter numrico, corresponde al dgito de verificacin del tercero del cual se est reportando informacin. Aplica para los formatos: 1001 1003- 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1012 1016 1017 1018 1027 1054 1055

Importante: Es importante que el usuario ANTES de generar los archivos planos y los XML, verifique que todos los terceros identificados con tipo de documento 31 Nit, tengan su dgito de verificacin pues el pre validador de la DIAN, toma este campo como obligatorio para este tipo de documento. APL1: PRIMER APELLIDO DEL INFORMADO Campo de quince (15) caracteres alfabticos, corresponde al primer apellido del tercero del cual se est reportando informacin. Si no hay ningn dato guardado en este campo lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 1003- 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1012 1016 1017 1018 1027 1054 1055

APL2: SEGUNDO APELLIDO DEL INFORMADO Campo de quince (15) caracteres alfabticos, corresponde al segundo apellido del tercero del cual se est reportando informacin. Si no hay ningn dato guardado en este campo lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 1003- 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1012 1016 1017 1018 1027 1054 1055 NOM1: PRIMER NOMBRE DEL INFORMADO Campo de quince (15) caracteres alfabticos, corresponde al primer nombre del tercero del cual se est reportando informacin. Si no hay ningn dato guardado en este campo lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 1003- 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1012 1016 1017 1018 1027 1054 1055 NOM2: SEGUNDO NOMBRE DEL INFORMADO Campo de quince (15) caracteres alfabticos, corresponde al segundo nombre del tercero del cual se est reportando informacin. Si no hay ningn dato guardado en este campo lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 1003- 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1012 1016 1017 1018 1027 1054 1055

Importante: Si hay datos almacenados en los campos APL1, APL2, NOM1 y NOM2; pero el tercero tiene marcado que es Razn Social estas columnas las muestra en blanco.

RAZ: RAZON SOCIAL INFORMADO Campo de sesenta (60) caracteres alfanumricos, corresponde a la Razn Social del Tercero del cual se est reportando informacin. Si hay datos almacenados en los campos Nombres y Apellidos en el Catalogo de Terceros, pero actualmente el tercero NO tiene marcado que es Razn Social, lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 1003- 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1012 1016 1017 1018 1027 1054 1055 DIR: DIRECCION Campo de cincuenta (50) caracteres alfanumricos, corresponde a la Direccin del Tercero del cual se est reportando informacin. Si no existen datos, lo muestra en blanco. Aplica para los formatos 1001 1003 1008 1009 1010 1016 1018 - 1027 PAIS: PAIS DE RECIDENCIA O DOMICILIO Campo de cuatro (4) caracteres numricos, corresponde al Pas del Tercero del cual se est reportando informacin. Si no existen datos, lo muestra como 0000. Aplica para los formatos 1001 1003 1007 - 1008 1009 1010 1012 - 1016 1017 - 1018 - 1027 DPTO: CODIGO DEPARTAMENTO Campo de dos (2) caracteres numricos, corresponde a los dos primeros dgitos del CODIGO DANE de la ciudad asociada al tercero del cual se est reportando

la informacin. Si no existen datos, lo muestra como 00. Aplica para los formatos 1001 1003 1008 1009 1010 1016 1018 - 1027 MUN: CODIGO MUNICIPIO Campo de tres (3) caracteres numricos, corresponde a los dgitos 3, 4 y 5 del CODIGO DANE de la ciudad asociada al tercero del cual se est reportando la informacin. Si no existen datos, lo muestra como 000. Aplica para los formatos 1001 1003 1008 1009 1010 1016 1018 - 1027

Las siguientes columnas, son campos de quince (15) 20 caracteres numricos. Corresponden a los diferentes valores que se muestran en los formatos. PAGO: PAGO O ABONO EN CUENTA DEDUCIBLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001; o PAG: PAGO O ABONO EN CUENTA para el formato 16 VABO: VALOR ACUMULADO DEL PAGO O ABONO SUJETO A RETENCION EN LA FUENTE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1003, como VALOR ACUMULADO de las BASES guardadas en el movimiento. En el medio magntico corresponde a la columna VALOR Importante: Para que se reporten valores en estas cuentas; estas deben estar marcadas como R Retencin. Cuando NO tengan dicha marca cuando las bases NO hayan sido grabadas, muestra valor en CEROS.

RETA: RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asigno la categora Retencin en la Fuente Asumida. RETP: RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA Y QUE LE PRACTICARON En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asigno la categora Retencin en la Fuente Practicada Renta y para el formato 1003 cuando se refiere a la retencin que le practicaron y en el medio magntico corresponde a la columna RET VPAG: VALOR ACUMULADO DEL PAGO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1004.

Importante: Por ser datos de declaracin de renta normalmente no se asocian a cuentas contables estos conceptos sin embargo; cuando se incluyan el valor calculado lo muestra tanto en este campo como en el VDES.

VDES: VALOR SOLICITADO COMO DESCUENTO TRIBUTARIO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1004. Importante: Por ser datos de declaracin de renta normalmente no se asocian a cuentas contables estos conceptos sin embargo; cuando se incluyan el valor calculado lo muestra tanto en este campo como en el VPAG.

VIMP: IMPUESTO DESCONTABLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1005 y se asigno la categora Impuesto Descontable IPRO: INGRESOS RECIBIDOS POR OPERACIONES PROPIAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categora Ingresos Propios DEV: DEVOLUCIONES REBAJAS Y DESCUENTOS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categora Devoluciones, Rebajas y Descuentos o DES: DEVOLUCIONES REBAJAS Y DESCUENTOS para el formato 1017 SAL: SALDO AL 31 DE DICIEMBRE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para los formatos 1008 (SALDO CUENTAS POR COBRAR) 1009 (SALDO CUENTAS POR PAGAR) - 1018 (SALDO CUENTAS POR COBRAR) 1027 (SALDO CUENTAS POR PAGAR) y 1011 VAL: VALOR PATRIMONIAL ACCIONES O APORTES AL 31 DE DICIEMBRE En esta columna se reporta el valor digitado desde la opcin ADICIONA para el formato 1010; o reporta el VALOR AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 para el formato 1012 POR: PORCENTAJE DE PARTICIPACION En esta columna se reporta el valor digitado desde la opcin ADICIONA para el formato 1010 correspondiente al Porcentaje de Participacin. Al elaborar el

formato 1010 concepto 7777 por la opcin de adiciona o modifica se debe capturar la informacin del tercero PNDED: PAGO O ABONO EN CUENTA NO DEDUCIBLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asigno la categora Valor del pago no deducible IDED: IVA MAYOR VALOR DEL COSTO Y GASTO DEDUCIBLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asigno la categora IVA como mayor valor de costo o gasto deducible INDED: IVA MAYOR VALOR DEL COSTO Y GASTO NO DEDUCIBLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asigno la categora IVA como mayor valor de costo o gasto no deducible COMUN: RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA IVA REGIMEN COMUN En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para los formatos 1001 y 1016 y se asigno la categora Retencin en la fuente practicada IVA.

Importante: En este columna solamente tendrn valores los terceros que en apertura del catalogo se clasifico como Rgimen Comn.

SIMP: RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDA IVA REGIMEN SIMPLIFICADO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asigno la categora Retencin en la fuente asumida IVA

Importante: En este columna solamente tendrn valores los terceros que en apertura del catalogo se clasifico como Rgimen Simplificado.

NDOM: RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA IVA NO DOMICILIADAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para los formatos 1001 y 1016 y se asigno la categora Retencin en la fuente asumida IVA. Importante: En este columna solamente tendrn valores los terceros que en apertura del catalogo se clasifico como Rgimen Simplificado No Residente y No Residente en el Pas.

IVA: IVA RECUPERADO EN DEVOLUCIONES EN COMPRAS ANULADAS, RESCINDIDAS O RESUELTAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1006 y se asigno la categora IVA de devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas Tambin en esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1016 y se asigno la categora IVA como mayor valor de costo o gasto

ICON: INGRESOS A TRAVES DE CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categora Ingresos a travs de consorcios o uniones temporales. IMAN: INGRESOS A TRAVES DE CONTRATOS DE MANDATO O ADMINISTRACION DELEGADA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categora Ingresos a travs de contratos de administracin delegada. IEXP: INGRESOS A TRAVES DE EXPLOTACION Y EXPLORACION DE MINERALES En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categora Ingresos a travs de exploracin y explotacin de minerales.

IFID: INGRESOS A TRAVES DE FIDUCIA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categora Ingresos recibidos a travs de fiducias ITER: INGRESOS RECIBIDOS A TRAVES DE TERCEROS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categora Ingresos recibidos a travs de terceros. DEC: PORCENTAJE DE PARTICIPACION (POSICION DECIMAL) En esta columna se reporta el valor digitado desde la opcin ADICIONA para el formato 1010 correspondiente a la posicin decimal del porcentaje de participacin. IVADE: IVA RESULTANTE POR DEVOLUCIONES EN VENTAS ANULADAS, RESCINDIDAS O RESUELTAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1005 y se asigno la categora IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas IMP: IMPUESTO GENERADO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1006 y se asigno la categora Impuesto generado PRAC: RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA RENTA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1016 y se asigno la categora Retencin en la fuente practicada Renta ASUM: RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDA RENTA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1016 y se asigno la categora retencin en la fuente asumida SIMPL: RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDA IVA REGIMEN SIMPLIFICADO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1016 y se asigno la categora Retencin en la fuente asumida IVA

Importante: En este columna solamente tendrn valores los terceros que en apertura del catalogo se clasifico como Rgimen Simplificado.

IMPD: IMPUESTO DESCONTABLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1054 y se asigno la categora Impuesto descontable IVAR: IVA RESULTANTE POR DEVOLUCIONES EN VENTAS ANULADAS, RESCINDIDAS O RESUELTAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1054 y se asigno la categora IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas IGEN: IMPUESTO GENERADO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1055 y se asigno la categora Impuesto generado IREC: IVA RECUPERADO EN DEVOLUCIONES EN COMPRAS ANULADAS. RESCINDIDAS O RESUELTAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1055 y se asigno la categora IVA de devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas ING: INGRESOS BRUTOS RECIBIDOS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1017 y se asigno la categora Ingresos Propios

OBSERVACIONES GENERALES EN ADICIONES O MODIFICACIONES

1. Los campos del encabezado son:

Estos DATOS se ACTIVAN de acuerdo al formato asociado al concepto que se est consultando 2. En esta parte solo se habilita el icono o la tecla de funcin F5, al momento de llegar al campo Dv (Digito de Verificacin) aplica cuando se quiere eliminar un registro de un tercero; al ser utilizado el sistema genera el mensaje:

Importante: Si se trata de los formatos 1004 o 1011 este botn o tecla de funcin no se habilitan; pues los campos para estos formatos solo son concepto y valor.

3. Los campos de contenido o generales son:

Estos DATOS se ACTIVAN de acuerdo al formato asociado al concepto que se est modificando. Son campos numricos de quince (15) caracteres; all el programa muestra automticamente los separadores de miles pero estos separadores NO cuentan como carcter ni van al archivo plano ni al XML.

4. En los DATOS generales o de contenido se habilitan los iconos:

Se activa en todos los campos de esta ventana y su funcionalidad es dejar el campo en ceros; este proceso tambin se puede realizar con la tecla de funcin F9.

Se activa en todos los campos de esta ventana y su funcionalidad es terminar la captura de los valores del concepto actual; este proceso tambin se puede realizar con la tecla de funcin F1. Importante: Si los datos digitados no se encuentran grabados en el archivo temporal el sistema indica que es un registro nuevo y se trata de una creacin; de igual forma las modificaciones realizadas el programa las guarda en el archivo temporal el cual es la base para la generacin del archivo plano

Qu Informe se Puede Generar por la Opcin Archivo Informe Medio Magntico?

Por la opcin de Archivo Informe Medio Magntico se puede generar el Informe de Clculos; el cual presenta la lista de formatos a imprimir con el detalle de las cuentas contables, terceros y valores debito, crdito, saldo general, saldo inicial o dbitos menos crditos asociados a los conceptos DIAN. Es un informe que se puede generar impreso, en vista preliminar o en Excel (mas recomendado pues despliega todas las columnas); se puede generar un informe por cada formato o un solo informe con todos los formatos y se visualiza de la siguiente forma:

El informe presenta las columnas que se describen a continuacin: Formato: El sistema lista todos los formatos asociados a los conceptos DIAN CPT (Concepto): Genera todos los cdigos de conceptos DIAN, asociados a cada formato NIT: Corresponde al nmero de identificacin real del tercero que el proceso de calcula saldos reporto para el formato NIT Extranjera: Corresponde al nmero de identificacin del extranjero cuando el tercero que se reporta lo tiene definido en el catalogo Nombre: Corresponde a los nombres y apellidos o la Razn Social definida en el catalogo de terceros Cuenta: Cdigo de la cuenta contable en la que el proceso de calcula saldos encontr valor para el tercero que se reporta; esta cuenta es la asociada al concepto DIAN que se est reportando.

Importante: Si son varias cuentas y el tercero aparece en diferentes cuentas; el informe reporta el tercero en cada cuenta.

Valor Debito: Si la cuenta que se reporta en la asociacin de cuentas a conceptos DIAN en el campo Sumar se indico 1 = Suma Dbitos, el sistema reporta el valor calculado para esta cuenta en esta columna. Valor Crdito: Si la cuenta que se reporta en la asociacin de cuentas a conceptos DIAN en el campo Sumar se indico 2 = Suma Crditos, el sistema reporta el valor calculado para esta cuenta en esta columna. Dbitos - Crditos: Si la cuenta que se reporta en la asociacin de cuentas a conceptos DIAN en el campo Sumar se indico 3 = Dbitos - Crditos, el sistema reporta el valor calculado para esta cuenta en esta columna. Saldo General: Si la cuenta que se reporta en la asociacin de cuentas a conceptos DIAN en el campo Sumar se indico 4 = Saldo General, el sistema reporta el valor calculado para esta cuenta en esta columna. Saldo inicial: Si la cuenta que se reporta en la asociacin de cuentas a conceptos DIAN en el campo Sumar se indico 5 = Saldo Inicial, el sistema reporta el valor calculado para esta cuenta en esta columna. Importante: La finalidad de este informe es brindar al usuario una herramienta para verificar de donde el programa toma la informacin que se genero en el proceso de calcula saldos

Cul es el Proceso a Seguir Despus de Haber Generado el Archivo Informe Medio Magntico?
Despus de haber realizado el proceso de creacin de parmetros (creacin cdigos DIAN, asociar el formato y las cuentas contables), ejecutar el proceso de calcula saldos, generar el archivo temporal para realizar adiciones o modificaciones, se debe Generar Archivo Plano de la DIAN. Para realizar este proceso se debe ingresar por la ruta: Contabilidad Informes y Consultas Reportes Tributarios Asistente de Medios Magnticos - Informacin personas obligadas Naturales y Jurdicas O Informacin de Contratos de Mandato o Administracin Delegada Generar Archivo Plano de la DIAN.

En esta opcin se ingresan los datos para el envi de los archivos Importante: Este proceso se debe ejecutar por cada uno de los formatos que de acuerdo a la Resolucin 11429 de Octubre 31 la empresa deba presentar

All se habilita la siguiente ventana:

Ao de Envo: Campo numrico de cuatro (4) caracteres, corresponde al ao en el cual se presenta la informacin para este caso 2012 y la informacin que se presenta es de 2011. Es un dato OBLIGATORIO. Cdigo Concepto: Campo Obligatorio, lista con las siguientes opciones:

a. Insercin: Seleccionar esta opcin cuando la informacin se va a presentar por primera vez. b. Reemplazo: Seleccionar esta opcin cuando es una correccin de informacin ya presentada. Cdigo Formato: Campo obligatorio, lista los formatos establecidos en la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011 y son:

1001 1003 1004 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1011 1012

Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones practicadas Retenciones en la Fuente que le practicaron Descuentos Tributarios Impuesto a las ventas por Pagar (Descontable) Impuesto a las Ventas por Pagar (Generado) Ingresos Recibidos Saldos de Cuentas por Cobrar al 31 de Diciembre Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre Informacin de Socios, Accionistas, Comuneros y/o Cooperados Informacin de las Declaraciones Tributarias Informacin de las Declaraciones Tributarias, Acciones y Aportes e Inversiones en Bonos, Certificados, Ttulos y Dems Inversiones Tributarias

Los formatos para Contratos de Mandato o de Administracin Delegada son:

1016 1017 1018 1027 1054 1055

Pagos y Abonos en Cuenta y Retenciones Practicadas Ingresos recibidos Informacin de Saldos de cuentas por cobrar al 31 de Diciembre Informacin de Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre Impuesto a las ventas por Pagar (descontable) Impuesto a las ventas por Pagar (generado) Numero de Envo: Campo numrico de ocho (8) caracteres. Es obligatorio. Corresponde a un nmero consecutivo por ao para todos los formatos que el usuario enve a la DIAN. Se digita manualmente. Est seguro de realizar el proceso: Al marcar esta casilla el sistema inicia el proceso y genera dos archivos *.prn, uno para el encabezado y otro para el contenido, estos el programa los crea en el directorio de la empresa en la cual se est ejecutando el proceso. (Ej. SIIWI01)

Al visualizar el directorio de la empresa (Ej. SIIWI01), despues de ejecutar la generacion de los archivos planos para TODOS los formatos se encuentra de la siguiente manera:

Importante: En los archivos planos ENCABEZ-10NN.PRN se generan todos los datos del encabezado a excepcin de la fecha y hora de envo. En los archivos planos FORMATO-10NN.PRN se genera el contenido y vara segn el formato, la informacin se presentan exactamente en el mismo orden en que se pueden visualizar en el archivo XML

Cul es el Proceso a Seguir Despus de Generar Archivo Plano de la DIAN?

Despus de haber realizado el proceso de Generar Archivo Plano de la DIAN (crear los planos del encabezado y contenido de los formatos) se deben Generar Archivos XML de la DIAN. Para realizar este proceso se debe ingresar por la ruta: Contabilidad Informes y Consultas Reportes Tributarios Asistente de Medios Magnticos - Informacin personas obligadas Naturales y Jurdicas O Informacin de Contratos de Mandato o Administracin Delegada Generar Archivos XML de la DIAN.

Al ingresar a esta opcion el sistema inicia la generacion de los archivos XML en forma automatica, al terminar el sistema genera el siguiente mensaje:

En algunas ocasiones los archivos XML se generan de forma correcta, pero con algunas observaciones y en este caso el sistema presenta el siguiente mensaje indicando lo sucedido y la ruta donde se encuentra el archivo DianXML.log el cual lista cada una de las inconsistencias presentadas

La ejecucion automatica del proceso de generacion de archivos XML, realiza los siguientes pasos: 1. En el Directorio de la empresa crea un sub directorio llamado Dmuisca (Ej. SIIWI01 Dmuisca)

2. En el sub directorio DMuisca se crean los archivos XML de cada uno de los formatos

Importante: Cada uno de los archivos XML unifica la informacin del archivo ENCABEZ-10NN.PRN y FORMATO-10NN.PRN por cada uno de los formatos.

Para verificar el contenido del archivo XML basta con abrir el archivo, se visualizara de la siguiente forma:

Este es un ejemplo del archivo XML generado desde SIIGO para el formato 1001

Importante: Una vez generados los archivos XML es posible verificar que estos cumplan con las especificaciones tcnicas mnimas requeridas por la DIAN para que un archivo sea aceptado. Esto es posible hacerlo a travs del pre validador que suministra la DIAN como herramienta para verificarlo antes de su entrega y poder realizar las respectivas correcciones. El pre validador es gratuito y se puede descargar de la pgina www.dian.gov.co.

OBSERVACIONES GENERALES PARA LA PRESENTACION DE MEDIOS MAGNETICOS 1. Las CUANTIAS MENORES o la sumatoria de los valores de terceros que no SUPEREN los topes para cada uno de los formatos establecidos se reportaran con el NIT 222222222 2. Cuando se reporten cuantas al NIT 222222222; la razn social ser CUANTIAS MENORES y los datos de direccin, departamento y municipio se generan en blanco. 3. El tipo de documento que se asigna al NIT 222222222 CUANTIAS MENORES es 43 Cuantas Menores y Operaciones del Exterior 4. Cuando en un pas no se utilice nmero, cdigo o clave fiscal; se debe reportar con identificacin 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000. 5. Para un tercero del exterior si en su creacin se marco el campo Numero de Identificacin del Extranjero se reportara con el Tipo de Documento 43, pero si se marco el campo Cdigo de Identificacin Fiscal se reportara con el Tipo de Documento 42 6. En cada formato se deben reportar cada uno de los terceros que poseen valores superiores o iguales al tope de monto establecido para cada formato como se identifica a continuacin: a. FORMATO 1001 Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones practicadas = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $500.000 y en Salarios y dems pagos laborales se deben reportar valores iguales o superiores a $10.000.000 b. FORMATOS 1006 Impuesto a las Ventas por Pagar (Generado) y 1007 Ingresos Recibidos = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $1.000.000 c. FORMATOS 1008 Saldos de Cuentas por Cobrar al 31 de Diciembre y 1009 Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $5.000.000

Importante: Salvo lo establecido en la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011 Las personas o entidades enunciadas en el literal d) de los artculos 1 y 2 de la presente Resolucin, agentes de retencin, debern informar la totalidad de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en el concepto a que correspondan, sin tener en cuenta el valor mnimo a reportar sealado en el Pargrafo 1

d. FORMATOS 1003 Retenciones en la Fuente que le practicaron 1005 Impuesto a las ventas por Pagar (Descontable) 1010 Informacin de Socios, Accionistas, Comuneros y/o Cooperados 1012 Informacin de las Declaraciones Tributarias, Acciones y Aportes e Inversiones en Bonos, Certificados, Ttulos y Dems Inversiones Tributarias NO tienen un tope mnimo para reportar por lo que se incluyen all todos los terceros que posean valores en las cuentas asociadas a los cdigos DIAN de dichos formatos. e. FORMATOS 1004 Descuentos Tributarios y 1011 Informacin de las Declaraciones Tributarias = Solamente se debe reportar un valor total sin detalle por tercero. 7. En los formatos para Contratos de Mandato o de Administracin Delegada se deben reportar cada uno de los terceros que poseen valores superiores o iguales al tope de monto establecido para cada formato como se identifica a continuacin: a. FORMATO 1016 Pagos y Abonos en Cuenta y Retenciones Practicadas = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $500.000 y en Salarios y dems pagos laborales se deben reportar valores iguales o superiores a $10.000.000 FORMATOS 1055 - Impuesto a las ventas por Pagar (generado) y 1017 Ingresos recibidos = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $1.000.000 FORMATOS 1018 Informacin de Saldos de cuentas por cobrar al 31 de Diciembre y 1027 Informacin de Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $5.000.000 FORMATO 1054 Impuesto a las ventas por Pagar (descontable) = NO tienen un tope mnimo para reportar por lo que se incluyen all todos los terceros que posean valores en las cuentas asociadas a los cdigos DIAN de dichos formatos.

b. c.

d.

Importante: Salvo lo establecido en la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011 Las personas o entidades enunciadas en el literal d) de los artculos 1 y 2 de la presente Resolucin, agentes de retencin, debern informar la totalidad de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en el concepto a que correspondan, sin tener en cuenta el valor mnimo a reportar sealado en el Pargrafo 1

8. De acuerdo a la Resolucin 11429 de Octubre 31 de 2011; algunos formatos no tienen conceptos asociados, pero en el programa para poder realizar la asociacin de cuentas contables es necesario a estos formatos asociar un concepto. Los formatos son los siguientes: a. b. c. d. e. Formato Formato Formato Formato Formato 1005 1006 1010 1054 1055 crear crear crear crear crear el el el el el concepto concepto concepto concepto concepto 5555 6666 7777 5555 6666

Importante: Estos conceptos no se visualizaran ni en el archivo temporal ni en el XML, son solo temporales para permitir realizar la asociacin de cuentas contables a los formatos 9. Para el FORMATO 1010 - INFORMACION DE SOCIOS, ACCIONISTAS, COMUNEROS Y/O COOPERADOS = La informacin que se presenta en este formato se debe diligenciar en su totalidad en la opcin Modificacin o Adicin. 10. Para el FORMATO 1011 - INFORMACION DE LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS = La informacin que se reporta en este formato, corresponden a datos de la declaracin de renta, por lo tanto, lo normal es que no se asocien cuentas contables los conceptos de este formato razn por la cual se deben incluir los datos por la opcin Adiciona.

Importante: En el Formato 1011 la informacin NO se reporta por tercero, por lo tanto, las cuentas que se asocien pueden estar o no marcadas como S Tercero.

11. Para el FORMATO 1012 - INFORMACION DE LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS, ACCIONES Y APORTES E INVERSIONES EN BONOS, CERTIFICADOS, TITULOS Y DEMAS INVERSIONES TRIBUTARIAS: Segn lo establecido para algunos cdigos de este formato, se debe reportar el saldo a

31 de Diciembre de las cuentas corrientes y de ahorro que se posean en el pas (Bancos) con la razn social y el respectivo NIT de la entidad financiera. Para que as lo muestre, en SIIGO se debe marcar en las cuentas de Bancos, el parmetro que se encuentra definido en el catalogo de la cuenta denominado Cuenta de Bancos, al seleccionar este campo debe asociar el Nit del Banco.