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GESTION MODERNA DEL FEDATARIO EN LA ADMINISTRACION PBLICA

DEFINICIONES
FEDATARIO:

Servidor Pblico que certifica la autenticidad de un documento, para su empleo en los procedimientos de la entidad y para las actuaciones administrativas concretas en que sea necesario.

FIRMA:

Nombre y apellido, o titulo, que una persona escribe de su propia mano en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.
RUBRICA:

Rasgo de diversa figura que suele ponerse despus de la firma.

USUARIO:

Cualquier personal de la Entidad que requiera de los servicios de fedateo o de certificacin de firmas. Los documentos fedateados deben estar referidos a documentos internos, relacionados con trmites ante la Entidad.

FINALIDAD Brindar a los usuarios un servicio gratuito, a fin de que puedan autenticar documentos y certificar firmas, para los procedimientos y actuaciones requeridas por la Entidad.

PRINCIPIOS
El Fedatario debe orientar su accin fundamentalmente en concordancia a los principios siguientes: a. Legalidad b. Honorabilidad c. Veracidad d. Imparcialidad e. Diligencia f. Respeto a la dignidad y derecho de las personas.

DESIGNACION
Titular de cada Entidad (mediante resolucin o acuerdo de directorio, en caso de las empresas del estado). Mediante resolucin o acuerdo de directorio, segn corresponda, se puede dejar sin efecto dicho encargo. No se requiere una profesin especifica para ejercer la labor de Fedatario Administrativo, lo que la hace diferente a la labor del Fedatario juramentado que exige ser abogado de profesin. El nmero de Fedatarios debe ser proporcionalmente a las necesidades de atencin.

DURACION
El Fedatario ser designado para desempear dicha funcin por la autoridad competente, mediante resolucin o acuerdo, por un perodo de dos aos, que podr ser prorrogado. (Decreto Supremo N 070-89-PCM, Reglamento de la Ley de Simplificacin Administrativa, Artculo 8).

CESE DE FUNCIONES DEL FEDATARIO


Las funciones del Fedatario cesarn en caso se diera alguno de los siguientes supuestos: a) Fallecimiento. b) Extincin del contrato de trabajo. c) Prdida de alguno de los requisitos establecidos para ser fedatario. d) Haber sido condenado por delito doloso. e) Culminacin del plazo en el cargo del fedatario. f) Remocin del cargo de Fedatario por Resolucin de Gerencia General.

REQUISITOS
Para ser Fedatario se debe cumplir como mnimo, con lo siguientes requisitos: a)
a)

Formar parte del personal de la Entidad.


No registrar sancin disciplinaria, antecedentes penales y policiales.

Funciones de los Fedatarios


a) Desempear sus servicios en forma personalsima sin exclusin de sus Labores ordinarias b) Brindar gratuitamente sus servicios como fedatario de manera autnoma, exclusiva e imparcial. c) Comprobar y autenticar previo cotejo entre el original que exhiba el trabajador y la copia presentada, la fidelidad del contenido de esta ltima para su empleo en los procedimientos de la Entidad para las actuaciones administrativas en que sean necesarias. d) Certificar firmas a pedido de los trabajadores, previa verificacin de la identidad del suscriptor en el mismo acto de firmar y para las actuaciones administrativas internas de la Entidad en que sea necesario.
BASE LEGAL: Art. 127 de la Ley N 27444.

OBLIGACIONES DEL FEDATARIO


a) Actuar sin ninguna clase de discriminacin entre las personas, otorgndoles tratamiento igualitario.

b) Rechazar el pedido de fedateo en caso de discrepancia entre el documento original y la copia que presente la persona que desea fedatear algn documento.
c) Comunicar a la Gerencia General cualquier cambio en su firma y rbrica d) Ejecutar sus funciones de acuerdo a las condiciones establecidas en el Rgimen de Fedatarios. e) Prestar sus servicios en forma cuidadosa y diligente.

OBLIGACIONES DEL FEDATARIO


f) Guardar confidencialidad sobre la informacin obtenida en el cumplimiento de sus obligaciones, as como de toda clase de documentos que autentifique, no pudiendo divulgar su contenido. g) No cobrar monto alguno, ni recibir regalos u otros beneficios por el servicio prestado. h) Mostrar rectitud en sus actos, los cuales deben estar en armona con los principios y deberes ticos i ) Culminadas las funciones, deber entregarse el sello y el libro de Registros al nuevo fedatario designado, previa suscripcin del Acta de Entrega.

REGISTRO DEL FEDATARIO


Tener un Registro en el que se consigne los datos de los documentos fedateados y firmas certificadas a fin de llevar un registro de los mismos. En dicho Registro se detallarn lo siguientes datos: Fecha Nmero de folios Denominacin del documento (tipo de documento a fedatear / firma a certificar) Nombre del solicitante del servicio / rea a la que pertenece Documento de identidad del solicitante Firma del solicitante. Sellar cada pgina del documento a fedatear con el sello que la Entidad le proporcione para tal efecto.

PROHIBICIONES DEL FEDATARIO


a) Autenticar o certificar aquellos documentos ajenos a los tramites internos de la Entidad. b) Percibir retribucin del interesado para realizar u omitir actos de servicio, bajo pena de ser sancionado.

c) Colocar su sello y firma sobre carillas en blanco.


d) Permitir que por algn motivo sea utilizado su sello por otras personas.

e) Autenticar o certificar documentos sobre los que despus debe emitir un pronunciamiento, excepto la mera tramitacin o ejecucin de decisiones emitidas por otras instancias.

PROHIBICIONES DEL FEDATARIO


f) Aceptar y certificar documentos con borrones y/o enmendaduras. g) Otorgar y aceptar bajo cualquier forma o modalidad recomendaciones para los tramites administrativos en beneficio propio o de terceros. h) Los servidores que intervienen directamente en tramites posteriores a la recepcin o en la resolucin de expedientes. i) Fedatear documentos no originales

RGIMEN DE FEDATARIOS
En el marco de las polticas de una Administracin Pblica eficiente y eficaz, para simplificar los trmites y procedimientos en las entidades pblicas, la Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N 27444, ha establecido el Rgimen de Fedatarios, como una manera de contribuir a facilitar una atencin oportuna y agilizacin de los requerimientos de los ciudadanos, La citada ley, en su artculo 127 ha previsto el Rgimen de fedatarios, cuyos aspectos normativos se sustentan en:

1. RGIMEN DE FEDATARIOS
Que cada entidad designa fedatarios institucionales adscritos a sus unidades de recepcin documental, en nmero proporcional a sus necesidades de atencin, quienes, sin exclusin de sus labores ordinarias, brindan gratuitamente sus servicios a los administrados.

2. RGIMEN DE FEDATARIOS
Que El Fedatario tiene como labor personalsima, comprobar y autenticar, previo cotejo entre el original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de esta ltima para su empleo en los procedimientos de la entidad, cuando en la actuacin administrativa sea exigida la agregacin de los documentos o el administrado desee agregados como prueba. Tambin pueden, a pedido de los administrados, certificar firmas previa verificacin de la identidad del suscriptor, para las actuaciones administrativas concretas en que sea necesario.

3. RGIMEN DE FEDATARIOS
Que en caso de complejidad derivada del cmulo o de la naturaleza de los documentos a autenticar, la oficina de trmite documentario consulta al administrado la posibilidad de retener los originales, para lo cual se expedir una constancia de retencin de los documentos al administrado, por el trmino mximo de dos das hbiles, para certificar las correspondientes reproducciones. Cumplido ste, devuelve al administrado los originales mencionados..

4. RGIMEN DE FEDATARIOS
Que La Entidad puede requerir en cualquier estado del procedimiento la exhibicin del original presentado para la autenticacin por el fedatario. (Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, Artculo 127).

VALOR DE DOCUMENTOS PUBLICOS Y PRIVADOS


1. Documento pblico es aquel emitido vlidamente por los rganos de las entidades. 2. Elemento clave: la autenticidad del mismo. 3. El documento pblico tiene valor probatorio 4. La copia de un documento privado cuya autenticidad ha sido certificada por el Fedatario tiene eficacia y validez slo en la entidad que la autentica. 5. Los Fedatarios no pueden autenticar copias de documentos pblicos de otras entidades.

GRACIAS

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