ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS O PRO-FORMA

Definicin Los estados financieros presupuestados tambin conocidos como estados proforma, en primer lugar pronostica sus actividades operativas como los gastos e ingresos del periodo en cuestin, luego debe presupuestar las actividades de financiamiento e inversin necesarias para logar ese nivel de operaciones, muchas organizaciones no utilizan el termino presupuesto, si no plantacin de utilidades Los estados pro-forma son estados financieros proyectados. Normalmente, los datos se pronostican con un ao de anticipacin. Los estados de ingresos proforma de la empresa muestran los ingresos y costos esperados para el ao siguiente, en tanto que el Balance pro-forma muestra la posicin financiera esperada, es decir, activos, pasivos y capital contable al finalizar el periodo pronosticado.

OBJETIVO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS O PROFORMA

El objetivo de los estados financieros pro forma o presupuestados es mostrar retroactivamente la situacin financiera que se hubiese tenido al incluirse hechos posteriores que se han realizado en los resultados reales. El objeto de las proyecciones de estados financieros es mostrar anticipadamente la repercusin que tendr la situacin financiera y el resultado de las operaciones futuras de la empresa al incluir operaciones que no se han realizado. Es una herramienta muy importante para la toma de decisiones de la empresa cuando pretenda llevar a cabo operaciones sujetas a planeacin que motiven un cambio importante en la estructura financiera.

Los estados financieros debern sealar claramente si son estados proforma o proyecciones, segn se clasifican estos estados al principio de la seccin. La forma es muy variada debido a los diversos usos que se les da, pero es recomendable combinarlos con estados reales o histricos, mostrando tres columnas. La primera, con saldos reales o histricos, la segunda, con ajustes o cambios de las operaciones o proyecciones propuestas, y la tercera, con los saldos proforma o proyecciones futuras.

Insumos del presupuesto en la preparacin de estados pro-forma:

Para preparar en debida forma el estado de ingresos y el balance pro-forma, deben desarrollarse determinados presupuestos de forma preliminar. La serie de presupuestos comienza con los pronsticos de ventas y termina con el presupuesto de caja. a continuacin se presentan los principales: Pronstico de ventas. Programa de produccin. Estimativo de utilizacin de materias primas. Estimativos de compras. Requerimientos de mano de obra directa. Estimativos de gastos de fbrica. Estimativos de gastos de operacin. Presupuesto de caja. Balance periodo anterior.

Utilizando el pronstico de ventas como insumo bsico, se desarrolla un plan de produccin que tenga en cuenta la cantidad de tiempo necesario para producir un artculo de la materia prima hasta el producto terminado. Los tipos y cantidades de materias primas que se requieran durante el periodo pronosticado pueden calcularse con base en el plan de produccin. Basndose en estos estimados de utilizacin de materiales, puede prepararse un programa con fechas y cantidades de materias primas que deben comprarse. As mismo, basndose en el plan de produccin, pueden hacerse estimados de la cantidad de la mano de obra directa requerida, en unidades de trabajo por hora o en moneda corriente. Los gastos generales de fbrica, los gastos operacionales y especficamente sus gastos de venta y administracin, pueden calcularse basndose en el nivel de operaciones necesarias para sostener las ventas pronosticadas.

Proyecciones a futuro
Los estados pro-forma son tiles en el proceso de planificacin financiera de la empresa y en la consecucin de prstamos futuros. Desarrollo de los presupuestos preliminares: El proceso de preparacin de los estados pro-forma, se explicar con un ejemplo prctico: DESARROLLO DE LA INFORMACIN BSICA: La compaa manufacturera de artefactos produce y vende un producto bsico. Tiene dos modelos de artefactos, modelo X y modelo Y. Aunque cada modelo se produce con el mismo proceso, cada uno requiere cantidades diferentes de materias primas y mano de obra.

DATOS DE VENTA: Los precios de venta y las cantidades vendidas son:

Modelo

X Precio de venta Unidades vendidas Ingreso por venta 20 1,000

Y 27 3,000

Total

20,000 81,000

101,000

MANO DE OBRA Y MATERIALES: Cada modelo del producto se hace con dos materias primas bsicas. el material A cuesta $2 por unidad y el B $0.50. Los costos directos de mano de obra son $3 por hora.
Modelo
X Mano de obra directa Costo de materias primas A B Costo de materias primas por unidad 2 1 3 2 1,5 3,5 6 Y 7,5

Modelo X Mano de obra directa (horas) Materias primas (unidades) A B 1 1 1 3 2 Y 2,5

GASTOS DE FBRICA: Los gastos generales de fbrica de la empresa, que representan las erogaciones necesarias para sostener la produccin, fueron por un total de $38.000.
Mano de obra indirecta Suministros a fbrica Calefaccin, luz y energa Supervisin Mantenimiento Ingeniera Impuestos y seguros Depreciacin Total gastos indirectos 6,000 5,200 2,000 8,000 3,500 5,500 2,800 5,000 38,000

GASTOS DE FBRICA Continuacin

Modelo
X (1) Costo por unidad de MOD (2) Produccin en unidades (3) Costo total mano de obra por modelo (4) Costo total de mano de obra (5) Porcentaje del costo total (6) Distribucin de gastos indirectos (7) Distribucin de gastos por unidad 21% 7,980 7,98 79% 30,020 10 6 1,000 6,000 Y 7,5 3,000 22,500 28,500

El costo por unidad de los modelos X y Y es de $16.98 y $21 respectivamente.

GASTOS DE OPERACIN: Los gastos de operacin, comprenden los gastos de venta y administracin de el ao anterior.
Gasto de ventas Sueldos a vendedores Fletes de entregas Publicidad

3,000
800 1,200 5,000

Total gastos de ventas

Gastos de admn Sueldos de admn Materiales de oficina Telfono 3,100 700 300

Honorarios
Total gasto admn Total gasto operacin

900
5,000 10,000

ESTADO DE INGRESOS: A 31 de diciembre del periodo anterior.

Ventas modelo X modelo Y Total ventas (-) Costo ventas Mano de obra Material A Material B Gastos indirectos Total costo de ventas Utilidad bruta (-) Gastos de operacin Utilidad operacional (-) intereses Utilidad antes impuestos (-) Impuestos Utilidad despus de impuestos 28,500 8,000 5,500 38,000 80,000 21,000 10,000 11,000 1,000 10,000 2,200 7,800 4,000 3,800 20,000 81,000 101,000

(-)Dividendos a acciones comunes

(-) Supervit

Los estados pro-forma son tiles no solamente en el proceso interno de planeacin financiera, sino que normalmente lo requieren las partes interesadas, como los prestamistas actuales y terceros. BALANCE GENERAL:
Caja Valores negociables Cuentas por cobrar Inventario Total activo circulante 6000 4016,4 13000 15983,6 39000

Activo fijo neto

Total activo

51000
90000

Cuentas por pagar Impuestos por pagar Otros pasivos circulantes Total pasivo circulante Deuda largo plazo Capital contable Acciones ordinarias Supervit Total pasivo y capital

12000 3740 6260 22000 15000

30000 23000 90000

DESCOMPOSICIN DEL INVENTARIO:

Unidade s Inventario de materias primas Material A Material B Total 600 4000

Valor

1200 2000 3200

Inventario de productos terminados Modelo X Modelo Y Total Inventario total 320 350 5433,6 7350 12783,6 15983,6

Ventas en unidades Modelo X 1500

Modelo Y
PRONSTICO DE VENTAS: Valor de ventas Modelo X ($25 por unidad)

2800
37500

Modelo Y($35 por unidad)

Total

98000
135500

Modelo X Y 800 2800 3024 350 2674

PLAN DE PRODUCCIN:

Inventario final deseado (+) Ventas pronosticadas Necesidades totales (-) Inventario inicial Produccin requerida

120 1500 1620 320 1300

COMPRAS NECESARIAS DE MATERIA PRIMA:

Modelo

X Inventario final deseado 500

Y 3000

(+) Utilizacin requerida

Requerimiento total (-) Inventario inicial

3974
4474 600

10622
13622 4000

Compras necesarias

3874

9622

ESTADO DE INGRESOS PRO-FORMA: Ventas (-) costo de venta Utilidad bruta (-)Gastos de operacin Utilidad operacional (-) Intereses Utilidad antes de impuesto (-) Impuestos Utilidad despus de impuestos (-)Dividendos para acciones (-) A supervit 135500 104524,2 30975,8 16000 14975,8 1000 13975,8 3074,68 10901,12 4000 6901,12

BALANCE GENERAL PRO-FORMA:

Caja
Valores negociables Cuentas por cobrar Inventario Total activo circulante Activo fijo neto Total activo Cuentas por pagar Impuestos por pagar Documentos por pagar Otros pasivos circulantes Total pasivo circulante Deuda largo plazo Capital contable Acciones ordinarias Supervit Total pasivo y capital 30000 29901,12 90917,84

6000
4016,4 5750 11151,44 26917,84 64000 90917,84 1255,9 3074,68 5433,1 6260 16023,68 15000

Para elaborar los estados financieros proyectados se requiere la integracin de los datos contenidos en los presupuestos de operacin despus se renen todas las estimaciones de costos e ingresos, se calcula la utilidad neta y se elabora el estado de posicin financiera proyectado. El pronstico de ventas en unidades es la fase inicial del proceso presupuestal y posiblemente la ms critica. Este pronstico puede ayudar o destrozar la actuacin total de la compaa para un periodo determinado. Si la estimacin se hace demasiado elevada, la compaa podra producir muchas unidades y terminar el ejercicio con grandes inventarios, muy costosos. Aun cuando la compaa detuviera la produccin y tiempo, ya habra erogado mucho dinero en las partidas de materias primas y mano de obra, debido a la expectativa de un volumen elevado de produccin. Por el contrario, si el pronstico de ventas es demasiado bajo, la compaa podra llegar a encontrarse con un produccin insuficiente, faltndole la capacidad productiva para satisfacer la demanda real de las ventas, lo que podra ocasionar prdida de clientela y de reputacin.

Puesto que la estimacin del volumen futuro de ventas es de suma importancia, se requiere que se le dedique considerable tiempo, esfuerzo y anlisis. Las decisiones de fijacin de precios pueden tener un efecto significativo en la exactitud del pronstico de vetas en unidades. Las decisiones concernientes a la fijacin de precios de venta deben considerar: Los costos de produccin y de distribucin Los precios de venta de los competidores La rentabilidad de la compaa Si se fijar un precio de venta muy elevado, las ventas reales sern inferiores al pronstico de ventas en unidades. Los precios de venta bajos podrn aumentar la demanda, pero reducirn la utilidad por unidad, para aquellos productos que el precio se aumenta, la cantidad que podr venderse disminuye. El presupuesto de ventas est en funcin de las decisiones respecto al pronstico de ventas en unidades y del precio unitario de ventas. Puesto que el presupuesto de ventas representa los ingresos estimados para el periodo, habr de ser utilizado tambin para elaborar el presupuesto de efectivo y el estado de resultados proyectado.

La planeacin del volumen mensual de produccin se ve influenciado por los pronsticos de ventas en unidades, por la capacidad de produccin, por la disponibilidad de mano de obra y por la capacidad para almacenar productos terminados. Si se desea mantener un nivel constante de inventarios, es necesario que las unidades producidas coincidan con las unidades vendidas durante el periodo. De acuerdo con estas circunstancias, los planes de produccin en unidades debern coordinar la capacidad productiva, la disponibilidad de la mano de obra, la capacidad de almacenamiento de productos terminados, conjuntamente con el pronstico de ventas en unidades. Mediante un empleo efectivo de sus recursos de mano de obra y de produccin se programa un volumen de produccin para cada uno de los meses, para evitar periodos de poca produccin, capacidad ociosa y despidos de personal. Una vez que se haya terminado de elaborar el pronstico de ventas en unidades y el presupuesto de produccin, su contenido es comunicado a los jefes de cada uno de los departamentos de operacin, para que estos puedan proceder a elaborar los presupuestos de operacin departamentales.

La informacin proporcionada a cada supervisor de produccin de qu cantidad de material directo y mano de obra directa debe responder. Adems, el jefe de compras podr determinar la cantidad y la oportunidad de las compras de materias primas y abastecimientos. El departamento de personal y la alta gerencia podrn tambin coordinar la cantidad de obreros de mano de obra directa que se requieran y la cantidad de horas que se trabajarn cada mes durante el periodo. Los costos estndar de materiales y de mano de obra son incluidos con el fin de que sean utilizados por los jefes de departamento, al elaborar sus presupuestos.

Es el departamento de ventas el responsable del presupuesto de gastos de distribucin, el cual puede ser elaborado tan pronto se concluya el presupuesto de ventas. Las decisiones concernientes al esfuerzo promocional y a mtodos eficientes de venta y distribucin afectan el presupuesto de gastos de distribucin. Las decisiones referentes a la elaboracin de presupuestos de compras y de consumo de materiales incluyen la determinacin del consumo de materias primas por unidad de produccin. De los puntos de reorden en las compras de inventarios, de los plazos que tardan los proveedores en surtir los materiales, de los niveles de inventarios que se han considerado como mnimos y mximos y del lote ptimo de compras.

El costo presupuestado de mano de obra directa se determina multiplicando los requerimientos proyectados de horas de mano de obra directa por la tarifa estndar de mano de obra por hora. El presupuesto de gastos de fabricacin integra los presupuestos de gastos de fabricacin desarrollados por los gerentes de los departamentos productivos y de servicios; en segundo lugar, mediante asignacin de los gastos de fabricacin de los departamentos de servicios a los departamentos productivos. Al elaborar un presupuesto maestro deben proyectarse los costos de Distribucin y Administracin, para obtener informacin que habr de afectar el presupuesto de efectivo. La determinacin de las necesidades concernientes a inversiones de bienes de capital y la obtencin de los recursos para poder llevar a cabo tales inversiones son actividades administrativas muy complejas.

El presupuesto de costo de ventas es indispensable para poder elaborar el estado de resultados proyectado, al llegar a esta etapa para la elaboracin del presupuesto maestro, toda la informacin financiera requerida ya est recopilada dentro de los presupuestos departamentales o funcionales. El presupuesto de efectivo persigue dos objetivos. En primer termino sirve para determinar el saldo proyectado de la partida de efectivo que aparecer dentro del estado de posicin financiera proyectado; en segundo trmino ( y sta es su principal aportacin), detecta aquellos periodos en que habr saldos excesivo y deficientes de efectivo, el director de presupuestos podr informar a los ejecutivos de finanzas en qu mes la compaa requerir de financiamiento adicional a corto plazo (deficiencias de efectivo) y en que periodos habr un exceso de fondos, los cuales podrn convertirse a corto plazo. El presupuesto de efectivo tambin sirve para apreciar en conjunto todos los planes de la compaa, detectando periodos en que se puedan hacer inversiones no ordinarias o los periodos en que se deben posponer.