Manual de Usuario SIAGIE 3 Parte 2 de 3

Manual de usuario SIAGIE 3
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16. Envo de mensajes

La secuencia de ingreso es la siguiente: Administracin IE -> Envo de mensajes.
Es posible intercambiar mensajes con otros usuarios, Instituciones Educativas, Instancias de Gestin educativa local, etc. desde el SIAGIE. Para ello puede ingresar a la opcin de Envo de Mensajes tras lo cual se mostrar una pantalla similar a la siguiente:
a.
Agregar mensaje.- Para crear un nuevo mensaje, hacer clic al botn Agregar y se muestra al usuario una ventana similar a la siguiente:
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Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se registran en los mensajes creados son: ID Mensaje Asunto Mensaje Adjunto Ubicacin
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Identificador del mensaje. Es un breve resumen del contenido del mensaje. Es el cuerpo del mensaje. Es posible incluir texto formateado Es posible agregar al mensaje un archivo adjunto que previamente existe almacenado. Permite al usuario configurar la ubicacin del mensaje en la ventana del destinatario. Las opciones disponibles son: Aqu rea de trabajo: El mensaje ser visualizado en el se muestra el aviso de la presencia del rea de trabajo del destinatario.
mensaje.
Persistencia
Destinatarios
Splash: El mensaje ser visualizado cada vez que el usuario destinatario ingrese al sistema. Es posible configurar tambin el tiempo que el usuario desea que el mensaje sea visto por los usuarios destinatarios. Este valor depende del contenido y de la importancia del mensaje. Los valores posibles son: Una sola vez: El mensaje se mostrar una sola vez. Hasta desactivar: El mensaje se mostrar hasta que el destinatario indique la desactivacin. Es la lista de los destinatarios a quienes deseamos que se remita el mensaje que estamos creando. Para ello es posible seleccionar a un conjunto de contactos dentro del sistema. Para incluir a los destinatarios se debe pulsar el botn Buscar Destinatarios
Bsqueda de destinatarios. Al pulsar el botn de bsqueda de destinatarios, el SIAGIE mostrar la ventana que permite la inclusin de los usuarios del sistema a quienes se desea remitir el mensaje que viene siendo creado. En ese momento se mostrar una ventana similar a la siguiente:
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Note que es posible definir un alcance diferente para cada mensaje.
Los campos de esta ventana son los siguientes: Alcance Identifica el grupo de usuarios a quienes se le va a enviar el mensaje. Puede ser: Individual: Significa que el mensaje ser enviado a un destinatario (usuario del sistema especfico). Los otros: (IE, UGEL, DRE, OFICINA, CEM, OFICINA INSTITUCIONAL): Significa que el mensaje ser enviado a todos los usuarios de una de estas dependencias. Es un criterio de bsqueda que permite filtrar ya sea por cdigo o nombre. Es una cadena de caracteres que permite filtrar
Criterio Dato
Por ejemplo, un nuevo mensaje puede tener la siguiente forma:
Note que es posible modificar el formato del mensaje a travs de este grupo de herramientas.
Cuando la elaboracin de un mensaje ha culminado, entonces el usuario procede a grabarlo y posteriormente a enviarlo. Cuando se pulsa el botn de Slo grabar es posible modificar el mensaje posteriormente. En cambio, si se pulsa el botn de Grabar y enviar, entonces el
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Use este cono para enviar el mensaje.
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mensaje es enviado inmediatamente. Luego de pulsar alguno de estos dos botones, se muestra el mensaje en la lista inicial de mensajes emitidos.
Mientras el mensaje no sea enviado puede ser eliminado. Pulsando el cono realiza el envo del mensaje luego de confirmar la siguiente ventana:
se
Una vez enviado el mensaje, el sistema muestra una ventana similar a la siguiente:
b.
Visualizar mensajes: Cuando un usuario ingresa al sistema, en la parte superior derecha del rea de trabajo se le muestra un aviso de la presencia de mensaje, siempre y cuando el mensaje se haya configurado con la Ubicacin para reas de trabajo. Un mensaje pendiente significa que no ha sido ledo. El mensaje completo es similar al siguiente:
Esta es la lista de mensajes pendientes de lectura.
Para visualizar el contenido del mensaje, es necesario dar clic sobre el mismo. Entonces, la ventana se mostrar de la siguiente manera:
Haciendo clic ac se va a poder descargar el archivo adjunto.
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17. Solicitud de creacin de talleres

Los talleres son cursos impartidos en las instituciones educativas durante un ao acadmico a todas las secciones de un grado como un complemento muy importante en el proceso de enseanza impartido. Cada institucin educativa puede solicitar la creacin de talleres a travs del sistema SIAGIE los talleres que considere necesarios. Con la intencin de uniformizar los nombres y criterios se necesita una aprobacin de la solicitud del taller por parte de la instancia educativa correspondiente a la IE. Para definir un taller se requiere la siguiente informacin: El nombre del taller. Los criterios de evaluacin del taller. Los grados a los que est dirigido el taller.
Ante la creacin de un taller, la institucin educativa debe saber que el taller solicitado, una vez aprobado, ser puesto a disposicin de todas las instituciones educativas a nivel nacional para que pueda ser utilizado en estas ltimas o lo tomen como base para creacin de nuevos talleres. Esta opcin permite gestionar las solicitudes de creacin de taller, llevando un control de las solicitudes realizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de gestin educativa local, quien visa y aprueba la creacin del taller. Solicitud de creacin del taller Al ingresar a esta opcin, inicialmente no se muestra informacin alguna. Si ya existieran datos, el usuario proceder a buscar las solicitudes de creacin de talleres generados por la institucin educativa en el ao acadmico en curso.
Inicialmente visualizan registradas.
no se solicitudes
a. Registrar la solicitud de creacin de talleres. Al hacer clic al botn Nuevo, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud de creacin de taller, similar a la siguiente ventana:
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Los datos que se solicitan son: N de Solicitud Rectificacin Fecha de solicitud Doc. referencia de Es un nmero autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un ao acadmico. Es la fecha que se ha generado la solicitud oficialmente. Es un breve descriptivo o documento de referencia que justifica la creacin del taller en la institucin educativa. Es recomendable que ante los documentos que se hacen referencia deba existir alguno que mencione que no existen talleres registrados en el sistema similares al que se desea incorporar. Es el diseo curricular vigente en el ao acadmico en curso. Es un sustento para la creacin del taller. Si no se indica (es decir, el valor es Ninguno) entonces se est manifestando que el taller que se est solicitando no tiene ninguno similar previamente registrado en el sistema. Si el usuario indica algn taller, significa que el taller siendo solicitado difiere solo en los criterios de evaluacin. Esto se hace con el fin de mantener la uniformidad del nombre. Solo es posible ingresar el nombre del taller cuando no se ha indicado un taller base. Son los grados del nivel acadmico a los que se ofrecer el taller. Se recomienda que se activen todos los grados, de esta manera, las instituciones educativas que deseen aplicar este taller podrn determinar los grados que corresponda.
Diseo curricular Detalle Taller base
Nuevo taller Grados
Al hacer clic en el botn Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado inicial de la misma es Generada. En los siguientes pasos se indicar el proceso de gestin de esta solicitud. El resultado puede ser similar al siguiente:
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Es posible eliminar una solicitud generada antes de ser remitida.
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Use este botn para mostrar (+) u ocultar (-) el detalle de la solicitud.
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede eliminarse en cualquier momento, por lo que el cono de eliminacin est activo: Para seguir modificando los datos de la solicitud debe hacer clic al botn Modificar. b. Registro de criterios de evaluacin El siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluacin que sern agregados desde la parte inferior del formulario, para ello debe habilitarse el botn Habilitar Registro de Asignatura.. Es importante indicar que los criterios de evaluacin que se determinen en una solicitud aplicarn para todos los grados previamente seleccionados. Entonces, la ventana queda de la siguiente manera:
Este sector de la ventana queda como desactivada.
Este sector de la ventana queda como activada.
Para agregar un nuevo criterio de evaluacin se debe hacer clic en el botn Crear criterio, con lo que se muestra la ventana siguiente:
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Luego de presionar el botn Confirmar, los valores que se van ingresando aparecern en la lista del formulario de la solicitud.
Cuando el registro de los criterios haya culminado deber presionar el botn Grabar, tras lo cual se ha obtenido una solicitud similar a la siguiente:
c. Registro de solicitud de creacin de talleres con taller base. Para el caso en que se tome un taller base, entonces ello significa que los criterios que se registren para este nuevo taller pueden ser obtenidos del primero. Por ejemplo, el siguiente formulario tiene un taller base.
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Cuando se ha seleccionado un taller base, entonces es posible seleccionar alguno de sus criterios de evaluacin (de acuerdo al grado).
Para agregar criterios de evaluacin a la solicitud con taller base asociado, se puede realizar de las siguientes maneras o en una combinacin de ellas: Asociando uno o ms criterios de evaluacin del taller base: Para ello es necesario elegir el grado y luego presionar el botn Agregar existente. Aparecer entonces la siguiente ventana:
Cuando se hayan seleccionado los criterios de evaluacin requeridos, entonces se mostrar la ventana principal de esta forma:
El dato de la procedencia se refiere al cdigo de criterio de evaluacin original en el taller base.
Ingresando uno a uno los criterios de evaluacin, como si se tratara de una solicitud sin taller base, lo cual ya fue descrito en este mismo acpite algunas lneas arriba.
d. Remitir solicitud de creacin de talleres. Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botn Remitir, tras lo cual aparece la siguiente ventana:
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Una vez que se confirma la remisin, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestin educativa local, para su revisin y correspondiente aprobacin. e. Tratamiento de las solicitudes de creacin de talleres aprobadas. Una vez aprobada la solicitud, recin es posible manejar el registro de notas en el taller aprobado en la institucin educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las boletas, etc. Cuando una solicitud es aprobada no puede ser modificada y ahora se puede utilizar el taller como parte de las reas impartidas:
Si se consulta las reas asociadas a grados y secciones, tiene que aparece el taller solicitado
Note que ya aparece el taller solicitado. Puede ser eliminado
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18. Programacin de talleres

Esta opcin permite registrar los talleres de la institucin educativa en un ao escolar. Estos talleres tienen la caracterstica de ser electivos por los estudiantes, es decir, un estudiante puede seleccionar uno o ms de los talleres ofertados por la institucin educativa. Para el sistema, los talleres electivos tienen un tratamiento similar que los talleres convencionales, con la diferencia que los estudiantes seleccionan el taller al que desean asistir. La programacin de talleres tiene las siguientes caractersticas: a. Estn asociados a un taller previamente seleccionado para un grado de estudios en la institucin educativa. Estudiantes de diferentes secciones en un mismo grado pueden llevar un mismo taller.
b. La institucin educativa debe estar preparada para funcionar con talleres electivos, para ello se debe ingresar a la opcin de Datos generales de la Institucin Educativa:
Esta I.E. se maneja con talleres seleccionables.
Regresando a la opcin de Programacin de Talleres, al ingresar a esta opcin el sistema muestra la lista de los talleres que se han registrado en la institucin educativa para el ao escolar en curso. Por ejemplo:
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Solo es posible eliminar una programacin de taller siempre que no existan estudiantes asociados.
Agregar una nueva programacin de taller. Al agregar un taller se solicita el registro de los siguientes datos en el formulario:
El detalle de los campos a ser registrados se muestra a continuacin. ID Diseo curricular Nivel educativo Grado Taller Es el identificador de la programacin de taller. Es un nmero correlativo en todo el ao escolar. Indica el diseo curricular activo para la I.E. Indica el nivel educativo de la I.E. Se debe ingresar el grado a donde est dirigido el taller. Viene a ser un rea definida como selectiva y que se ha configurado para el grado previamente registrado. Es el aula de la institucin educativa donde se dictar el taller.
Aula
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Manual de usuario SIAGIE 3 Texto Periodos Es el texto de detalle del contenido del taller. Es un dato referencial. Aqu se indican los periodos en los que son dictados los talleres en el ao acadmico. Los periodo pueden no ser consecutivos y el estudiante debe asistir y ser calificado por periodos (siempre y cuando la institucin educativa ingrese calificaciones por periodos). El sistema validar que al menos un periodo quede marcado, de esta manera el sistema se asegura que los estudiantes que llevan el taller tengan sus notas para el periodo. Tambin al desmarcar un periodo, el sistema verifica que no existan notas registradas, de lo contrario se muestra un mensaje:
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El botn Grabar graba todos la informacin del formulario, incluyendo los periodos que programados por taller electivo.
Marcando este check se marca y desmarca los periodos del ao en la IE.
Estos son los periodos de la IE en el ao escolar.
Siempre debe existir al menos un taller.
Modificar una programacin de taller Haciendo clic sobre el ID del listado del taller, es posible modificar los datos de la programacin del taller.
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Tenga en cuenta que al desmarcar un periodo para una programacin de taller, el sistema valida si existen notas asociadas a los estudiantes que estn llevando dicho taller en el periodo siendo desmarcado. Listar las programaciones de taller Pulsando el botn Imprimir se muestra el reporte de todos los talleres programados y los estudiantes matriculados.
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19.
Registro de estudiantes
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Registro de estudiantes.
Esta opcin permite realizar el registro de estudiantes para la IE del usuario. La ventana principal se muestra de la siguiente manera:
Datos de la institucin educativa.
Permite regresar siempre a la opcin de identificar al estudiante.
Se indica el ao escolar con el que se est trabajando.
Indicadores secuencia.
de
Botn que permite avanzar a la siguiente actividad.
Los indicadores de secuencia muestran la secuencia de pasos que el usuario debe completar para registrar un estudiante. Algunos de estos pasos son opcionales y pueden actualizarse en cualquier momento. Este indicador tiene las siguientes caractersticas:
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Accede a la seccin de bsqueda de estudiantes.
Este es el grupo de informacin de la matrcula que es solicitada.
Formularios de registro de informacin asociada al estudiante.
Los semforos tienen diferentes colores. El significado de los mismos es como sigue: Color Rojo Verde Amarillo Significado No es posible ingresar al formulario. El ingreso de datos est completo. Es posible ingresar al formulario. El ingreso de datos no est completo. Es posible ingresar al formulario.
a. Estudiante > Identificar Es el primer formulario que se muestra al ingresar a esta opcin y permite identificar y ubicar un estudiante ya sea por el cdigo de estudiante, documento de identidad o apellidos y nombres.
Al ingresar el Cdigo del Estudiante y hacer clic al botn Siguiente, el sistema validar si el estudiante est registrado en el SIAGIE, si es as mostrar el siguiente mensaje:
De lo contrario, presentar el siguiente mensaje:
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b. Estudiante > Principal Mediante este formulario muestra y permite registrar los datos principales del estudiante.
Los datos que se registran en este formulario son los siguientes: Cdigo Estudiante Posee apellidos Identificador nico del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Se refiere a si el estudiante tiene (o no tiene) los apellidos paterno y/o materno. Apellido paterno del estudiante. Tenga en cuenta que para efecto de los formatos oficiales lo que se ingrese en este campo ser presentado en letras maysculas. Esto aplica tambin para el apellido materno. Apellido materno del estudiante. Nombre completo del estudiante. Tenga en cuenta que para efectos de la presentacin de los formatos oficiales (por ejemplo nmina de matrcula) la presentacin de este campo es siempre: La primera letra con mayscula y las siguientes con minsculas. Sin embargo como excepcin a esta regla y solo en la presentacin de los formatos oficiales se considera que los nombres que lleven las palabra compuestas del y de los sern presentados tal como se encuentra registrado en el sistema. Por ejemplo: Mara Del Carmen, Mara del Carmen, Flor De Los Angeles, Flor de los ngeles, etc. Gnero masculino (Hombre) o femenino (Mujer) Condicin del estudiante:
Apellido Paterno
Apellido Materno Nombres
Sexo Estado Civil
Cargar imagen (del Imagen del estudiante. Debe pesar menos de 500 Kb. y ser de los estudiante) formatos .jpg, .bmp.
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Hacer clic en el botn Cargar Foto y aparecer una solicitud de ingreso de la ubicacin del archivo donde se encuentra la fotografa del estudiante (ruta imagen):
Pulsando el botn Examinar, el usuario debe ubicar el archivo en alguna carpeta de su estacin de trabajo, luego al pulsar el botn Grabar, se muestra la foto del estudiante. Datos de nacimiento Fecha Nacimiento Pas Nacimiento Ubigeo INEI Fecha de nacimiento Pas de origen del estudiante Cdigo de ubicacin geogrfica del distrito de nacimiento del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica. Se activa siempre y cuando el pas de nacimiento es Per. Cdigo de ubicacin geogrfica del distrito de nacimiento del Registro Nacional de Identidad y Estado Civil. Mediante esta opcin es posible buscar una ubicacin geogrfica por departamento, provincia o distrito. El usuario tendr que ingresar el nombre del lugar donde naci el estudiante y presionar el botn Buscar Ubigeo, luego seleccionar un registro indicando clic en el icono Check. Luego se actualizan tanto el Ubigeo INEI y RENIEC respectivamente, as como tambin se muestra el nombre del departamento, provincia y distrito.
Reniec
Otros datos Lengua maternal Segunda lengua
Lengua por parte de madre (seleccionar de la lista). Segunda lengua que domina (seleccionar de la lista).
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Una vez finalizado el registro de los datos del presente formulario, hacer clic en el botn Grabar, se mostrar un mensaje de confirmacin al usuario similar al siguiente:
Luego de confirmar, los datos del presente formulario quedarn grabados en el sistema. Luego deber indicar el botn Siguiente para pasar al formulario Domicilio. Si el estudiante ya fue registrado previamente, puede hacer clic en el botn Modificar para que el sistema le permita la actualizacin de los datos. Luego hacer clic en botn Grabar para guardar los cambios. c. Estudiante > Domicilio Mediante este formulario se ingresan o modifican los datos de los diferentes domicilios del estudiante durante su paso por el sistema educativo.
Los datos que se registran en este formulario son: Ao Direccin Lugar Telfono Lugar Residencia Ao desde cuando el estudiante ocupa la residencia que es registrada. Detalle de la direccin del domicilio del estudiante. Es un dato obligatorio Lugar de domicilio (o referencia) Telfono de domicilio Ubicacin geogrfica del domicilio del estudiante. Utilizar el mismo procedimiento para el registro del ubigeo descrito en el formulario principal
Una vez registrados estos datos, se debe pulsar el botn Grabar con lo que se va a ir actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. As:
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Esta es la lista que se va actualizando. Es posible modificar o eliminar el registro, usando los conos respectivamente.
d. Estudiante > Laboral Mediante este formulario se ingresan los datos de las diferentes actividades laborales del estudiante durante su paso por el sistema educativo.
Los datos que se registran en este formulario son: Ao Edad Ao de inicio de labores. Edad correspondiente al ao de labores. El sistema valida que la edad corresponda al ao registrado antes y en caso de incongruencia arroja el siguiente mensaje:
Tipo Actividad
Seleccione de la lista el tipo de actividad laboral que realiza el estudiante. Descripcin del trabajo Detalle del trabajo o las labores realizadas Horas Semanales de Nmero de horas semanales que labora el estudiante. trabajo Una vez registrados los datos, se debe pulsar el botn Grabar con lo que se va a ir actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. As:
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Esta es la lista que se va actualizando. Es posible visualizar, editar o eliminar el registro, usando los conos respectivamente.
e. Estudiante > Datos Complementarios Mediante este formulario se registran los datos complementarios del estudiante tales como documentos de identidad y otros datos de inters principalmente para la ficha de matrcula. Este formulario est divido en dos secciones: Documento y Otros Datos.
Seccin Documentos: En esta seccin se ingresan los documentos personales del estudiante, tales como: Documento Nacional de Identidad, Carnet de Extranjera, etc.
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Luego de seleccionar el tipo de documento y digitar el nmero de documento deber seleccionar el botn Grabar. En seguida el sistema actualizar la lista de documentos. Esta lista nos permitir realizar acciones de mantenimiento (edicin y eliminacin )a los registros. Seccin Otros Datos: En esta seccin se registran otros datos del estudiante que sern mostrados en la ficha de la matrcula, tales como: lengua materna, segunda lengua, nmero de hermanos, lugar que ocupa, religin, etc. Para esto deber hacer clic al botn Modificar.
Los datos que se registran en este formulario son: Otros datos (del estudiante) Nro. Hermanos Lugar que ocupa Religin
Nmero de hermanos del estudiante. Orden que ocupa entre los hermanos. Religin que profesa.
Tipo de Discapacidad
Tipo de discapacidad que tiene el estudiante
Parto
Modo de nacimiento del estudiante
Obs. del Parto
Detalles del modo de nacimiento.
Luego de ingresar los otros datos deber hacer clic en el botn Grabar.
f.
Salud > Controles
Mediante este formulario se registran los datos correspondientes a la informacin de la salud del estudiante que puede ser til para su proceso educativo.
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Para registrar un control de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn Grabar. Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado.
Los datos que se registran en este formulario son:

Fecha Control Fecha de la toma de informacin realizada. Tipo de control realizado.
Resultado Observaciones
Resultado de la consulta realizada. Detalle u observaciones adicionales.
g. Salud > Estado Continuando con la informacin acerca de la salud del estudiante, mediante este formulario se ingresan datos correspondientes a la informacin del estado de salud del. Este formulario est divido en dos secciones: Datos del Estado de Salud y Alergias, Experiencias Traumticas y Tipo de Sangre.
Seccin Datos del Estado de Salud: En esta seccin se ingresan las vacunas y enfermedades que a tenido el estudiante durante su vida.
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Para registrar un estado de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn Grabar. Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. Seccin Alergias, Experiencias Traumticas y Tipo de Sangre: En esta seccin se ingresan las alergias, experiencias traumticas y el tipo de sangre del estudiante que sern mostrados en la ficha de la matrcula. Para esto deber indicar el botn Modificar, luego el sistema habilitar los atributos para su respectivo registro.
Los datos que se registran en este formulario son:

Alergias, Experiencias Traumticas y Tipo de Sangre Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir Experiencia traumtica Accidente o caso acontecido Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante
Una vez ingresados estos campos, se debe indicar el botn Grabar. h. Salud > Actividad Continuando con la informacin acerca de la salud del estudiante, mediante este formulario se ingresan datos correspondientes a la evolucin de la actividad psicomotriz y lenguaje del estudiante:
Para registrar una actividad debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn Grabar.
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Manual de usuario SIAGIE 3 Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. Los datos que se registran en este formulario son: Edad Actividad
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Es la edad del estudiante (expresada en aos y meses) en la que se dio la actividad. Es un evento de importancia en la actividad psicomotriz o de lenguaje del estudiante.
Aspecto
Dependiendo de la actividad registrada en el campo anterior, se determina cul es el aspecto asociado automticamente.
i.
Familia > Informacin
Este es el formulario en donde se realiza el registro de los familiares del estudiante. El procedimiento es similar a los anteriores: se van ingresando uno a uno y luego, al grabar, se muestra la lista de estudiantes en la parte inferior. Para asociar el apoderado al momento de la matrcula, es necesario haber registrado al familiar en este formulario. Para registrar un familiar debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar. Para editar o eliminar un familiar de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado.
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Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se registran en este formulario son: Datos principales Parentesco
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Relacin del familiar con el estudiante
Documento
Tipo y nmero de documento
Si el documento ingresado ya existe registrado en el sistema, entonces se muestra un mensaje similar al siguiente:
Posee apellidos
En caso que el usuario confirme y contine, entonces los datos de la persona sern automticamente cargados. Condiciona el ingreso de los datos de apellidos de los familiares de los estudiantes. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Estado de existencia del familiar Indicador si el familiar vive con el estudiante Gnero masculino o femenino Estado civil del familiar
Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Vive? Vive con estudiante Sexo Estado Civil
Datos del nacimiento del familiar Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento Pas Nacimiento Pas de nacimiento del familiar. Note que si elige Per se va a activar la bsqueda del Ubigeo. Ubigeo Lugar de nacimiento del familiar expresado ya sea en el cdigo de INEI o de Reniec. Se va a activar siempre y cuando se elija el pas de nacimiento a Per. Otros datos del familiar Domicilio Direccin de vivienda del familiar Telfono Nmero telefnico del familiar Celular Nmero de telfono mvil del familiar Grado Instruccin Grado alcanzado.
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Manual de usuario SIAGIE 3 Ocupacin Centro de trabajo Email Cargo o tarea que realiza el familiar Centro de labores del familiar Correo electrnico del familiar.
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Durante la etapa de registro se realiza una serie de validaciones que permiten mantener la consistencia de la informacin contenida en el sistema, por ejemplo: El estudiante no puede tener ms de un padre o madre. Un familiar no debe estar asociado ms de una vez a un mismo estudiante. Si al ingresar los nombres y apellidos de un familiar, el sistema detecta la persona existe en la base de datos, el sistema solicitar la confirmacin si se est intentando asociar el estudiante con una persona que ya existe o se trata de una homonimia.
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20. Matrcula de estudiantes

La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrcula -> Matrcula -> Matrcula individual.
Esta opcin permite realizar el registro y tambin la matrcula de un estudiante. La ventana principal se muestra de la siguiente manera:
Datos de la institucin educativa.
Permite regresar siempre a la opcin de identificar al estudiante.
Indicadores secuencia.
de
Ao escolar con el que se est trabajando.
Botn que permite avanzar a la siguiente actividad
Note que lo indicadores de secuencia muestran las mismas opciones del punto Registro de Estudiantes y adicionalmente muestra tres pestaas:
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Manual de usuario SIAGIE 3 a. Matrcula > Matricular
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Este formulario permite registrar la matrcula del estudiante, para el ao acadmico y la IE que tiene seleccionado el usuario, el cual se puede visualizar en la parte superior de la ventana.
En este formulario todos son datos obligatorios a excepcin del registro de observaciones.
Para esto deber hacer clic el botn Modificar, luego el sistema le permitir actualizar los registros. Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Datos de matrcula Situacin matrcula
Ingresante
El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado. El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado en un diferente ao escolar (para EBR) El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado en un
Promovido
Repite
Reentrante
Reingresante
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diferente ao escolar (para EBA) Estado Grado Muestra el estado de la matrcula del estudiante para el ao escolar o periodo promocional. Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrcula es Ingresante, entonces solo se permitir el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitir el primer grado del nivel. Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa tambin al momento de asociar resoluciones a las matrculas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrcula. Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema.
Fecha de matrcula:
Seccin Condicin de Matricula
Datos del apoderado Apoderado Parentesco Vive? Vive con el estudiante Trabaja
De los familiares de estudiante que se han registrado se podr elegir un apoderado para el ao escolar seleccionado. Se muestra el tipo de relacin familiar del apoderado con el estudiante. Estado de existencia del apoderado. Indicador si el apoderado vive con el estudiante Si el estudiante trabaja se habilitar la opcin horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condicin de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones
Datos laborales del estudiante
Condicin Laboral
Horas semanales
Si el estudiante trabaja, entonces se debe indicar la cantidad de horas semanales. Datos de procedencia del estudiante Tipo Procedencia Misma IE Otra IE El estudiante procede de la misma IE para esta matrcula. El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrcula. El estudiante no proviene de ninguna IE.
Su casa I.E Procedencia
Nombre de la Institucin Educativa. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea Otra IE. Para buscar una institucin educativa en particular por nombre, se puede hacer clic en el cono Buscar tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:
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Ingresando los criterios de bsqueda de inters se muestra la informacin de esta manera:
Observacin
Tambin podr digitar directamente el cdigo modular de la IE con el anexo en lugar hacer clic en el cono Buscar. Se ingresa un texto asociado a la matrcula.
Al pulsar el botn Grabar, se mostrar al usuario un mensaje de confirmacin para que se proceda a la grabacin de los datos registrados.
En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en el mismo ao acadmico (aunque puede ser en otra IE), se mostrar la siguiente ventana indicando la I.E, el cdigo de matrcula, ao, grado y seccin como se muestra en la siguiente ventana.
Anular Matrcula La anulacin de la matrcula solo ser posible si es que el registro de matrcula est en el estado de Pre-Matricula o En proceso y adems no exista ninguna informacin relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botn Anular Matrcula, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.
Una vez anulada la matrcula no podr modificarla. Para eliminar fsicamente la matrcula deber realizarse a travs de la opcin Estudiantes por Seccin. Tratamiento de los controles de edad en la matrcula.
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En el tema de la matrcula, el sistema cuenta con validaciones para permitir (o impedir) la matrcula de estudiantes en algunos grados en funcin a las directivas emitidas por el Ministerio de Educacin. Este mecanismo de validacin funciona a travs de tres parmetros: Fecha lmite de edad permitida. El estudiante que hasta esta fecha no ha cumplido la edad permitida para matricularse en el grado correspondiente, entonces no podr se matriculado en dicho grado. Fecha de flexibilidad de edad permitida. Alternativamente y a manera de ampliar la posibilidad de matrcula de los estudiantes, esta fecha permite la matrcula del estudiante que cumple la edad permitida antes de esta fecha, siempre y cuando presente la informacin que sustente la matrcula. Edad permitida. Es la edad que se toma como base para las validaciones. En funcin de estos parmetros, el sistema realiza las siguientes validaciones Caso 1: Si el estudiante cumple la edad permitida despus de la fecha lmite entonces se acepta la matrcula del estudiante. Caso 2: Si el estudiante cumple la edad permitida despus de la fecha lmite pero antes de la fecha de flexibilidad, entonces se acepta la matrcula siempre y cuando se presente la informacin que sustente. Caso 3: Si el estudiante cumple la edad permitida antes de la fecha lmite y antes de la fecha de flexibilidad, entonces no se acepta la matrcula.
Estas validaciones se han colocado en tres opciones desde donde se puede matricular estudiantes en el sistema. Estas opciones son: La opcin de matrcula de estudiantes. La opcin de prematrcula de estudiantes. La opcin de nmina bsica de estudiantes. Opcin de matrcula de estudiantes. Para el caso 2, el sistema muestra la siguiente pantalla que viene acompaada de un check de validacin en el cual el usuario debe indicar si el apoderado del estudiante presenta el cdigo de estudiante y la constancia de estudios.
Para el caso 3 y en caso que el usuario del sistema no haya confirmado el registro de matrcula segn la pantalla anterior, el sistema muestra el mensaje que indica que el estudiante no puede ser matriculado, por ejemplo:
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Manual de usuario SIAGIE 3 b. Matrcula > Exonerar
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Este es el formulario en donde se actualiza la informacin de las exoneraciones del estudiante, las reas a cargo y programas sociales del estudiante para el ao escolar seleccionado. Para tener acceso a esta opcin previamente debe haber registrado la matrcula para el ao acadmico actual. Este formulario cuenta con tres secciones: reas Exoneradas, reas a Cargo y Programas Sociales. Seccin reas Exoneradas En esta seccin podr registrar las reas exoneradas del estudiante para el ao acadmico. Para registrar un rea exonerada debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar. Para editar o eliminar un rea exonerada de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado.
Los datos que se registran en este formulario son: Diseo Curricular rea Diseo curricular nacional o plan de estudios rea genrica. No todas las reas pueden ser exonerables. Solo se despliegan las reas que pueden ser exonerables, como por ejemplo Religin. Documento que autoriza la exoneracin del estudiante. Calendario de fecha de exoneracin Comentario u observacin referidas a la exoneracin.
Resolucin Fecha Observaciones
Seccin reas a Cargo Esta seccin permite registrar las reas a cargo, siempre y cuando se trate de una matrcula que no tiene situacin de Ingresante (dado que se trata de un grado que recin inicia dentro del nivel acadmico, no existe un grado previo). Tambin es posible que segn corresponda puede haber ms de un rea a cargo para un estudiante en un ao acadmico o periodo promocional (por ejemplo si la IE pertenece a EBA, que tiene ms de uno).
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En la siguiente ventana se podr ingresar la informacin correspondiente a las reas a cargo que el estudiante tiene de matrculas anteriores.
Para registrar un rea a cargo debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar. Para editar o eliminar un rea a cargo de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. Los datos que se ingresan en esta ventana son: Ao Institucin Educativa Diseo curricular Grado Ao al que corresponde al rea a cargo. Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el rea que lleva como cargo. Es la estructura curricular Es el grado al que corresponde el rea a cargo. Debe ingresarse un rea precedente del grado de matrcula. Es el rea del diseo curricular que el estudiante lleva como cargo.
rea
Seccin Programas Sociales Esta seccin permite registrar los programas sociales en los que est participando o inscrito el estudiante para el ao acadmico actual. El sistema lista los programas sociales que tiene asignada la IE. Para asignar uno o ms de los programas sociales mostrados, deber marcar el check, luego indicar el botn Grabar. Para quitar la asignacin de un programa social, simplemente deber desarmar el check y a continuacin indicar el botn Grabar.
c. Matrcula > Imprimir Este es el formulario final del proceso de matrcula de un estudiante, permite imprimir la constancia de matrcula y la ficha nica de matrcula.
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Si escoge la primera opcin Constancia de Matrcula Estudiante y luego indica el botn Imprimir, el sistema mostrar una ventana con una imagen en formato PDF de la constancia de matrcula.
Si selecciona la opcin Ficha nica de matrcula y luego indica el botn Imprimir, el sistema mostrar una ventana con una imagen en formato PDF de la Ficha nica de Matrcula del estudiante.
En el caso que seleccione la opcin de reverso y pulsar Ficha de Matricula mostrar la siguiente ventana.
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21. Nmina de Matrcula

La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrcula -> Nmina -> Generacin y envo.
Esta opcin permite generar los formatos oficiales de Nmina de Matrcula y/o Nominas Adicionales de las secciones de la institucin educativa. Tambin permite remitir los formatos oficiales para su correspondiente aprobacin en la UGEL/DRE a la que est adscrita la IE. Emisin del formato impreso de la nmina de matrcula. Al ingresar a esta opcin se muestra la siguiente ventana:
Primero tiene que seleccionar el grado.
Seleccione la seccin.
Eleccin del formato: Nomina de Matricula. Nomina Adicional.
Debe seleccionar el grado, seccin y el formato a generar. Automticamente, en la parte derecha de la ventana, se mostrarn los datos de Responsable de la matrcula, R.D institucional, fecha de aprobacin, segn sea el caso. Tal como se muestra en la siguiente pantalla
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Estos datos se pueden actualizar en el registro de la seccin, para el caso de nominas de matricula o en el registro de la resolucin IE, para caso de Nominas Adicionales.
Pulse el botn Generar Nmina.
Para el caso de Nominas de matrcula, pulse el botn Generar Nmina para que muestre la imagen en PDF de la Nmina de Matricula. En el caso de Nominas de matrcula adicionales, antes de generar la nomina debe elegir la resolucin asociada al grado y seccin.
Debe indicar la resolucin asociada al grado y seccin
Luego de pulsar el botn de Generar Nomina, la imagen de la cara anterior es como sigue:
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Sello de agua que indica que la nmina no es an definitiva.
La imagen de la cara posterior, es similar a la siguiente:
Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posicin diagonal que indica que el formato no es definitivo. NOTA: En caso que la seccin no contenga estudiantes matriculados, se mostrar un mensaje similar al siguiente:
Remisin del formato de la nmina de matrcula. Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en el paso n 02, tal como lo muestra este diagrama:
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Una vez que se ha culminado exitosamente con la nmina de matrcula con la informacin registrada en el sistema, para remitir el usuario deber marcar el check de Generar nmina oficial final.
Luego de pulsar el botn de Generar Nmina aparecer una ventana de advertencia y confirmacin similar a la siguiente:
Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptacin se genera un formato PDF de la nmina de matrcula y se muestra la nmina en pantalla sin el sello de agua.
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Note que cuando la nmina de matrcula es la oficial final, ya no se muestra el sello de agua.
No es posible volver a generar el formato de nmina de la seccin en curso ya que la caja de check Generar nmina oficial final queda bloqueada. Al seleccionar una seccin, es posible saber si es que se ha generado la nmina oficial correspondiente, Por ejemplo:
En este sector aparecen los formatos oficiales correspondientes a la seccin.
Es posible eliminar el registro siempre y cuando no sea aprobado o rechazado.
Todos los formatos generados pueden ser agrupados en una coleccin de envo para remitirlos a la UGEL u otro rgano de gestin que corresponda. Para agrupar formatos se debe pulsar el botn Envo de nminas a IGEL, con lo que aparece una ventana como la siguiente:
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Note que es posible armar un envo con formatos de nminas de secciones de diferentes grados.
Es posible tambin ingresar un documento de referencia que puede ser el nmero de oficio de la IE con la que se envan los formatos.
Al presionar el botn Confirmar se indica al sistema que las nminas de las secciones seleccionadas sern incluidas en el envo que se est preparando. Note que si requiere incluir nuevas nminas es necesario volver a generar un nuevo envo. Es en este punto en donde se genera la informacin de resumen que ser utilizada en el Censo Escolar del ao correspondiente. Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado un paquete de envo.
Este es el nmero de envo.
Impresin del formato de envo. Finalmente, es posible tambin imprimir el formato de envo, con el fin de obtener un listado rpido de las nminas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de los formatos oficiales a la IGEL. Para proceder a la impresin se debe pulsar el botn Listar paquetes, de esta manera:
Luego de seleccionar el envo y pulsar el cono, es posible obtener el listado mencionado:
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22. Registro de Nmina Adicional

La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrcula -> Nmina -> Nmina adicional.
Esta opcin permite registrar las resoluciones que la institucin educativa va generando para sus matrculas adicionales. Al ingresar a esta opcin el sistema muestra una pgina con el listado de las resoluciones registradas.
Al agregar una nueva resolucin aparece la siguiente ventana para registrar los datos de la resolucin.
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Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se registran en esta ventana son: Id resolucin Tipo resolucin No est disponible para ingreso por el usuario. Dependiendo del tipo de resolucin se activar la finalidad. El tipo de resolucin identifica el alcance que tiene las resoluciones siendo registradas.
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Finalidad
Por ejemplo para una resolucin jefatural se activan estas finalidades.
N resolucin Fecha de aprobacin Responsable Fecha de inicio
Fecha de fin Descripcin Texto resolucin
Indique el nmero de resolucin Es la fecha en la que se aprob la resolucin Es el personal de la IE que se hace responsable de la resolucin. Es una fecha de control que permite agrupar los registros de inters de la resolucin, segn la finalidad de la resolucin. Por ejemplo, si se trata de una resolucin con la finalidad de matrcula adicional, entonces esta fecha corresponder al inicio del rango para agrupar las matrculas. Al igual que el campo anterior, corresponde al rango final de agrupacin. Es una descripcin breve o resumida de la resolucin. Es el texto de la resolucin
Al grabar la resolucin, automticamente se actualiza la lista de resoluciones.
Mientras la resolucin est como registrada, podr ser eliminada.
Note el cono siguiente . Indica que la resolucin tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajar con la informacin contenida en el sistema.
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En este caso se trata de una resolucin de matrcula, por lo tanto se solicita el registro de las matrculas asociadas. Al pulsar en este cono se muestra la siguiente ventana:
Al presionar el botn Agregar, se muestran las matrculas nuevas que se encuentren en el rango de fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.
En el caso que se desee ir agregando matrculas de acuerdo a un criterio de agrupacin en especial, podr ir filtrando seleccionando la opcin Filtrar, lo cual permitir seleccionar ya sea, grados secciones o estudiantes.
Si selecciona el filtro por grados
Si selecciona el filtro por secciones
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Manual de usuario SIAGIE 3 Si selecciona el filtro por estudiantes. Se puede buscar por apellidos y nombres o por cdigo de estudiante:
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Al presionar el botn Grabar, se confirma a las matrculas de estudiantes y son cargados a la resolucin, apareciendo de la siguiente manera:
Fjese en la leyenda, el engranaje ms oscuro significa que la resolucin se encuentra en el estado de registrado.
Procesar una resolucin cuya finalidad es de matrcula implica que todas las matrculas asociadas son confirmadas y la resolucin no podr ser modificada. Para procesar una resolucin usted debe hacer clic sobre el cono del engranaje, el sistema le pedir confirmar la accin.
Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminacin del proceso
La resolucin pasa al estado de procesado y ya no podr ser eliminada ya que desaparece el cono de eliminacin.
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23. Postergacin de Evaluacin

La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluacin -> Postergacin -> Postergacin de evaluacin.
Esta opcin permite registrar la informacin de los estudiantes que no podrn rendir sus evaluaciones en las fechas y horas programadas. Los estudiantes podrn rendir posteriormente los exmenes
Despus de pulsar la opcin de Agregar abrir la siguiente ventana donde podr ingresar la informacin solicitada por el sistema.
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
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Manual de usuario SIAGIE 3 Cdigo de Postergacin Grado Seccin Nombre de Estudiante Motivo Cdigo generado por el sistema Grado que cursa el Estudiante Seccin que cursa el Estudiante Apellidos y Nombres del Estudiante
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Motivo por el cual el Estudiante no podr dar el examen Observaciones Resolucin de la Postergacin Fecha que se realiza la postergacin
Observaciones Resolucin Postergacin Fecha de Postergacin
Pulse el siguiente icono siguiente ventana:
para que pueda realizar la bsqueda del estudiante, abrir la
Ingrese informacin del estudiante y pulse buscar.
Despus de encontrar el estudiante, pulse doble clic.
Despus de ingresar toda la informacin solicitada por el sistema pulse grabar y le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra los datos del estudiante
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24. Carga de DNI desde Excel

La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Carga DNI desde XLS.
Esta opcin permite realizar el registro DNI de los estudiantes matriculados en un ao acadmico en forma masiva. Inicialmente se mostrar lo siguiente:
a)
Se descarga la plantilla con la opcin Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un archivo Excel.
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la informacin all contenida actualizar los datos correctamente.
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Manual de usuario SIAGIE 3 El nombre del archivo tiene esta estructura: Posiciones Del 1 al 9 Descripcin Identifica que se trata de un archivo de carga de DNI Es el cdigo modular, el anexo de la institucin educativa y un separador Es un separador y un nmero de control Es la extensin del archivo Ejemplo CargaDNI_
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Del 10 al 18
03254640_
Del 19 al 24 Del 25 al 28
_34378 .xls
Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta.
Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados, por ejemplo.
b)
Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general de la seccin as como tambin las listas correspondientes que controlarn el registro de los estudiantes. Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.
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La segunda hoja denominada EstudiantesDNI, se muestra el listado de todos los estudiantes de la Institucin Educativa.
Columna donde se deben registrar los DNI actualizados de los estudiantes.
Columna donde se muestra los DNI actuales de los estudiantes.
c)
Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.
d)
Concluida la operacin el sistema mostrar una lista de las operaciones de carga de DNIs previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:
Si existieran problemas, el sistema muestra el mensaje de error.
e)
Tambin es posible ver el informe de lo acontecido en el proceso de carga.
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25. Estudiantes por seccin

La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Est. por seccin.
Esta opcin permite ver el listado de los estudiantes matriculados por seccin, tambin permite ordenar la lista de estudiantes de forma automtica o manual.
Secciones del grado.
Esta opcin tiene las siguientes funcionalidades: a. Orden Automtico Al presionar el botn Orden Automtico la lista de estudiantes se ordenar automticamente por orden alfabtico como se muestra en la siguiente ventana.
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Pulse Orden Automtico.
b.
Orden Manual Esta opcin permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente.
Se podr cambiar el orden de la lista, cambiando el orden de los nmeros.
En la siguiente ventana se puede observar que los nmeros de orden ya estn cambiados
El usuario puede cambiar la numeracin.
Despus de cambiar manualmente la numeracin se procede a pulsar el botn Grabar, obtenindose el siguiente resultado.
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En la opcin Orden Manual si usted repite el mismo nmero en el momento de grabar le saldr la siguiente ventana de advertencia.
En la opcin Orden Manual si usted ingresa un nmero de orden que excede al total de estudiantes existentes, en el momento de pulsar grabar le saldr la siguiente ventana de advertencia.
c.
Cambio de estado de la matrcula de estudiantes. Los cambios de estado de la matrcula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla. Los estados posibles son: Pre matrcula En proceso Definitiva Anulada La matrcula del estudiante procede del proceso de promocin del ao acadmico anterior. La matrcula es libre y no proviene del proceso de promocin del ao acadmico anterior. La matricula no puede ser modificada La matrcula fue anulada y no tiene validez. El usuario podr eliminar toda la informacin del estudiante, pues se activa el botn de eliminacin
Los cambios de estado posibles son los siguientes: Pre matrcula Pre matrcula En proceso Definitiva Anulada No No No Si En proceso No No Si Si Definitiva Si Si No Si Anulada Si Si Si No
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26. Padrn de Apoderados

La secuencia de ingreso es la siguiente: Administracin IE -> Padrn de apod. x sec.
Esta opcin permite ver la relacin de los apoderados de los estudiantes de una seccin pudiendo tener filtros por grado, diseo curricular, seccin o grupo.
Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Grado Diseo Curricular Grupo Seccin El grado del cual quiere saber la lista de apoderados Escoger el diseo curricular El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados La seccin del cual quiere saber la lista de apoderados
Despus de seleccionar todos los campos se mostrar la relacin de todos los apoderados que cumplen con los criterios seleccionados.
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27. Cambio de Seccin del Estudiante

La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Cambio de seccin.
Esta opcin permite cambiar de seccin a un estudiante dentro de un mismo grado en el transcurso del ao acadmico o periodo promocional y dentro de una misma institucin educativa. Este traslado realiza el movimiento de toda la informacin asociada del estudiante desde su seccin origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente. Pulse agregar para que pueda ingresar la informacin correspondiente del estudiante del cual se va realizar el cambio de seccin.
a.
Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de seccin hacer clic en el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos hacer clic en el botn Grabar.
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Al pulsar abrir la ventana de bsqueda por el estudiante.
Los datos que se muestran / registran son: Cdigo de matricula Grado Seccin Nombre de estudiante Fecha de cambio Nueva seccin Observaciones Identificador nico de matrcula del educando Grado del estudiante. Seccin del estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del estudiante Fecha que va ser realizado el traslado. Esta fecha debe estar dentro del ao acadmico en curso. Es la seccin de destino a donde ser trasladado el estudiante. Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de seccin del estudiante.
El registro, puede quedar de esta forma:
Luego debe presionar el botn Grabar y se agregar a la lista de la pantalla principal de la opcin.
Al pulsar este cono se podr proceder al cambio de seccin.
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Hasta este momento, el cambio de seccin del estudiante no se ha efectuado an. Para lograrlo se debe pulsar el cono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:
Puede refrescar la pgina para poder ver el estado del proceso.
Al presionar refrescar se puede apreciar el estado del proceso.
Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificacin y eliminacin del registro.
b. Reporte de cambios de seccin.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.
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Descripcin del reporte: Cdigo de estudiante Estudiante Estado Fecha Observacin Resolucin Seccin Destino Seccin Origen Cdigo de identificacin del estudiante. Apellidos y nombres del estudiante Procesado, Registrado. Fecha de registro del cambio de seccin Motivo del cambio de seccin. Numero de resolucin del cambio de seccin. Seccin Destino del cambio. Seccin Origen
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28. Traslado de Estudiantes

La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Traslado estudiantes.
Esta opcin lista los traslados registrados en el sistema para la IE del usuario del ao acadmico actual. El usuario deber seleccionar un tipo de traslado y a continuacin hacer clic al botn Listar Estudiante.
Luego de seleccionar el tipo y listar se mostrar la siguiente ventana:
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29. Retiro de Estudiantes

La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Retiro estudiantes.
Esta opcin permite el registro de los estudiantes retirados de la Institucin Educativa durante un ao acadmico. Para agregar a los estudiantes que sern retirados de la Institucin Educativa hacer clic en el botn Agregar
Con lo cual se mostrar la siguiente ventana
Al pulsar abrir la ventana de bsqueda por el estudiante.
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Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nombre de estudiante Cdigo de retiro Resolucin de retiro Fecha retiro Motivo retiro
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Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante Identificador asignado por el sistema Nmero de la resolucin de traslado. Fecha que va ser realizado el traslado. Motivo por el cual se est retirando el estudiante.
Observaciones
Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del estudiante.
Despus de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que desee modificar algn dato pulse sobre el cdigo de cada registro
Pulse el enlace para modificar la informacin.
Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opcin de Registro de la Asistencia impide el registro de informacin de asistencia y muestra de color rojo los das que le corresponden, tal como se muestra a continuacin:
Note que el sistema reconoce al estudiante como retirado (ver el color rojo de la leyenda).
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30. Gestin de Traslados Ingreso

La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Gestin de traslados -> Ingreso.
Esta opcin permite registrar las constancias de vacantes de los estudiantes que ingresarn a nuestra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con constancia de vacante:
Al hacer clic al botn Agregar, aparece la siguiente ventana:
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Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se solicitan son: Tipo Traslado
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IE Origen Ao Origen Nombre de estudiante Ao Destino Grado Texto IE
1 Por cambio de nivel: En este caso el estudiante debe haber culminado un grado promocin. 2 Por cambio de ao: En este caso el estudiante ha finalizado un grado y desea cambiarse de IE para llevar el grado siguiente correspondiente al mismo nivel. 3 En el mismo ao: En este caso el estudiante cuenta con matrcula en un ao escolar y desea cambiarse de IE en el mismo ao. Institucin educativa de donde proviene el estudiante. Se muestra los aos escolares posibles a elegir segn el tipo de traslado y ao lectivo. Apellidos y nombres del estudiante Se muestra los aos escolares posibles a elegir segn el tipo de traslado y ao lectivo. Se carga el grado segn el tipo traslado y la ltima matrcula del estudiante. Texto referencial u observacin.
El registro quedara de esta manera:
Al pulsar abrir la ventana de bsqueda de la I.E a la cual se le va trasladar al estudiante.
Al pulsar abrir la ventana de bsqueda del estudiante.
El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante ser trasladado en la ventana de ayuda siguiente:
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En este campo se ingresa el nombre de la IE Cdigo Modular.
Las IIEE posibles de traslado a buscar depender del tipo de traslado.
Se puede filtrar para que se muestren las IIEE que pertenecen a un departamento en especial.
Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opcin:
Note que luego del registro de la constancia de vacante del estudiante, muestra el estado que indica que esta registrado y pendiente de aprobacin o liberacin de la matrcula la cual deber realizarse por la IE Origen. As mismo la constancia de vacante puede ser impreso dando clic en:
Una vez que la IE Origen apruebe o libere la matrcula del estudiante el estado se mostrar como sigue:
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Luego que haya sido aprobada la IE podr matricular al estudiante haciendo clic en el botn . Aparecer una ventana modal que le permitir elegir la Seccin y el Apoderado, luego clic en matricular.
Luego de ello nos muestra una ventana de confirmacin:
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31. Gestin de Traslados Salida

La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Gestin de traslados -> Salida.
Esta opcin permite visualizar y aprobar/liberar los traslados de los estudiantes que se van a otra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con constancia de vacante:
Note que los registros de la constancia de vacante de los estudiantes, muestra el estado que indica que esta registrado y pendiente de aprobacin/liberacin de la matricula. Al dar clic en el botn nos mostrar la siguiente ventana:
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En la cual se muestra los datos de la constancia de vacante y se puede aprobar o rechazar el registro de traslado.
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32. Proceso de generacin de prematrcula

La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrcula -> Matrcula -> Matrcula automtica (prematrcula).
Este proceso consiste en la preparar la informacin de los estudiantes que han salido como aprobados y desaprobados en el ao acadmico en curso, para que puedan ser matriculados en el siguiente ao acadmico. Se tienen dos procesos de prematrcula: Fase Regular y Fase de Recuperacin. Como requisitos bsicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene: Requisito 01: Todos los periodos de la fase Regular deben estar en el estado de Evaluado.
Los estados deben estar en el estado Evaluado.
Cuando el estado se encuentra en evaluado recin se activan el botn
Requisito 02: El ao acadmico siguiente al ao en curso en la IE debe existir. Asegrese de ello, de lo contrario, el sistema le mostrar un mensaje similar al siguiente y no podr realizar este proceso:
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Requisito 03: Al menos debe existir una seccin para cada grado a donde sern promovidos los estudiantes. Estas secciones deben estar configuradas en el ao previo como Seccin Posterior. Requisito 04: El ao acadmico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso no ser completado y se mostrar el siguiente mensaje:
Ya en la ejecucin misma del proceso, al presionar el botn, se muestra el siguiente mensaje:
Luego de ejecutado el proceso se mostrar un mensaje con estado: Errores / Conforme
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El informe dependiendo de la fase se mostrar: FASE REGULAR FASE DE RECUPERACION:
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33. Actualizacin de estudiantes por programa

Esta opcin permite realizar la actualizacin de estudiantes por programa que la Institucin Educativa tenga asociada. Esta opcin es til cuando se desea realizar una rpida identificacin en el sistema de los estudiantes asociados
La actualizacin de los estudiantes matriculados en un ao acadmico en particular es de forma masiva. Inicialmente se mostrar lo siguiente:
a)
Se descarga la plantilla con la opcin Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un archivo Excel.
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la informacin all contenida actualizar los datos correctamente. El nombre del archivo tiene esta estructura: Posiciones Del 1 al 22 Descripcin Identifica que se trata de un archivo de carga de DNI Es el cdigo modular, el anexo de la institucin educativa. Es el cdigo del Ejemplo EstudiantesPorPrograma_
Del 23 al 31
03254640
Del 32 al 35
001_
Manual de usuario SIAGIE 3 programa social y un separador Es un numero aleatorio Es la extensin del archivo
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Del 36 al 40 Del 41 al 45
16091 .xls
Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta
Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados, por ejemplo.
b)
Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general as como tambin las listas correspondientes que controlarn el registro de los estudiantes. Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.
La segunda hoja denominada EstudiantesPorPrograma, se muestra el listado de todos los estudiantes de la Institucin Educativa.
Columna donde se debe indicar si el estudiante pertenece al programa.
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Manual de usuario SIAGIE 3 c)
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Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.
d)
Concluida la operacin el sistema mostrar una ventana de confirmacin:
Para comprobar la actualizacin puede revisarse desde la ventana de Matricula de estudiantes, pestaa de Otros datos.
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34. Talleres seleccionados por estudiante

Mediante esta opcin las instituciones educativas que trabajan con talleres electivos podrn registrar los talleres que cada estudiante ha seleccionado para llevar durante el ao escolar. Previamente, en el proceso de matrcula propio de la IE o durante el ao escolar, cada estudiante o apoderado ha debido indicar el taller de su preferencia. Nota: Si la institucin educativa no opera en la modalidad de talleres electivos, entonces se le mostrar un mensaje que le impide el ingreso a esta opcin. Para configurar la funcionalidad de talleres electivos, recuerde que ello se configura en la opcin de datos de la institucin educativa. Al ingresar a esta opcin, la ventana muestra una pantalla similar a la que se muestra a continuacin:
Luego de la seleccin del grado y la seccin:
En las filas se puede apreciar los estudiantes de la seccin.
En las columnas se muestran las programaciones de talleres.
Para asignar los talleres a cada estudiante, solo se hace clic en la celda que corresponde a la interseccin estudiante taller. Para desasignar, se debe hacer otra vez clic sobre la misma celda. Si el estudiante ya tiene alguna nota final o por periodo registrada en el sistema, ste mostrar el mensaje de advertencia correspondiente.
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16. Envo de mensajes

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