Pasos para hacer el Cierre Anual contabilidad SAGI Normalmente se suele confundir el cierre de cuentas de Resultado que se hace

a diciembre 31 con el cierre anual, y realmente son dos cosas totalmente distintas, el cierre automtico lo que hace es tomar un grupo de cuentas que en este caso son las 4, 5, 6, 7, y deja sus saldos en cero, luego toma la diferencia y la lleva a una cuenta de cierre que puede ser la 590505 o si se desea se lleva directamente al patrimonio, se suele hacer lo mismo con las cuentas de IVA y retencin en la fuente con el fin de que los saldos de los terceros empiecen en cero para el prximo ao, Mientras el cierre Anual o de fin de ao, lo que hace es tomar los periodos de enero a diciembre los borra del sistema, tomando los saldos y llevndolos al periodo de apertura. A continuacin se explicaran estos dos procesos detalladamente indicando adems cual se debe hacer primero y en que tiempos es aconsejable hacerlos. Cierres Automticos o Cancelacin de saldos de cuentas Despus de tener toda la contabilidad digitada, cuadrada, ajustada a diciembre 31, lo primero que se hace son los cierres automticos de las cuentas de resultado, IVA y retencin en la fuente, los pasos para hacer esto son los siguientes: Se debe procesar todos los periodos por la opcin de procesos incluyendo los centros de costos (as no se manejen). Este procesos es muy importante ya que si se omite no van a cuadrar los saldos en el cierre de cuentas. Entrando a la opcin del programa de automticos se vera as:

El procesos de automticos generalmente se hace en el periodo de cierres, ya que este perodo, permite imprimir balances y reportes como si fuera un perodo ms, pero las transacciones aqu efectuadas tienen efecto con fecha de diciembre. Cuentas de resultados Este es uno de los principales cierres, ya que con este se obtiene el estado de resultados (P & G) al cancelar las cuentas de ingresos, costos y gastos, generalmente este proceso se ejecuta una vez se han realizado todos los ajustes de fin de ao en la contabilidad, ya que el resultado aqu obtenido corresponde al margen o a la perdida operacional del ejercicio. Para llevar a cabo este cierre se procede de la siguiente manera. Desde el centro: 0000 (Por defecto si se han manejado centros de costos el programa har el cierre para cada uno de ellos o para todos si as se desea) Desde la cuenta: 4 (La primera de los Ingresos) Hasta la cuenta: 699999 (Con este cdigo de cuenta se abarcan todas las cuentas contenidas en el estado de resultados). Si desea puede buscar el cdigo de cuenta deseado haciendo clic en el botn de bsqueda rpida. Cuenta de cierre: Corresponde a la cuenta que va a recibir los saldos de las cuentas que se cierran. (590505), esta cuenta tiene que ser auxiliar, no acepta la cuenta mayor. Comprobante: El programa asigna automticamente CA (Cierres Automticos) Numero: Corresponde al nmero del comprobante que se va a generar. Fecha: La fecha en que se elabora el comprobante (generalmente el ltimo da del ao que se pretende cerrar)

Cierre de cuentas de retencin e IVA El objetivo de elaborar este cierre, es trasladar los saldos acumulados por terceros en las diferentes cuentas a una sola cuenta, para que al iniciar el nuevo ao los valores inicien en ceros ($0.00). Para elaborar este cierre es conveniente crear la siguiente estructura en el plan de cuentas para diferenciar los valores pendientes de pago de las diferentes obligaciones: Cdigo 234501 234505 Nombre Retencin por pagar vigencia fiscal anterior IVA por pagar vigencia fiscal anterior

Retencin - Desde la cuenta: 236505, que debe corresponder a la primera cuenta de retencin, ingresos laborales. - Hasta la cuenta: Corresponde a la cuenta ultima cuenta de las retenciones. Asegrese que el rango de cuentas cubra todas las cuentas de Retencin en la Fuente. Si desea puede buscar el cdigo de cuentas deseado haciendo clic en el botn de bsqueda rpida. - Cuenta de Cierre: Corresponde a la cuenta que va a recibir los saldos de las cuentas que se cierran, en este caso 234501. - Si no se crea la estructura de cuentas anterior, este cierre de cuentas se puede hacer de la siguiente manera Ej. - Desde la cuenta 236505 Hasta la cuenta 236505 Cuenta de cierre 236505, donde el sistema lo que har es dejar en cero los terceros de la cuenta y asignando al tercero 0 Tercero por defecto el total del saldo acumulado de la cuenta, si se desea posteriormente se puede modificar el comprobante y cambiar el tercero por el nit de la DIAN. Este mismo proceso lo hace para todas las dems cuentas. IVA - Desde la cuenta: 240801, que debe corresponder a la primera cuenta de IVA, generalmente IVA descontable. - Hasta la cuenta: 240810. Corresponde a la cuenta de IVA pagado. Generalmente se tiene dividido el IVA en tres cuentas: Generado, descontable y pagado, debe asegurarse que el rango de cuentas cubra todas ellas. Si desea puede buscar el cdigo de cuentas deseado haciendo clic en el botn de bsqueda rpida. - Cuenta de cierre: Corresponde a la cuenta que va a recibir los saldos de las cuentas que se cierran, en este caso 234505 - Como en el caso de las cuentas de retencin en la fuente se puede cerrar cada cuenta por independiente y llevarla a la misma cuenta. La cuenta 1355 (Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor) se puede presentar la necesidad de realizar este tipo de cierre, cuando en el transcurso del ao se hallan efectuado transacciones en estas cuentas y el cierre de cada una de ellas debe realizarse de manera independiente dependiendo la cuenta que reciba estos saldos. Es importante reiterar que este cierre se hace en el periodo de Cierres, as en Diciembre se pueden sacar todos los certificados de retencin en la fuente y los saldos de iva y retencin a favor clasificado por terceros, al igual que el estado de GyP. Despus de haber hecho los cierres automticos de las cuentas se debe ir nuevamente a la opcin de procesos y procesar los movimientos y centros de costos solamente del periodo de cierres ya que fue el nico que se afecto con

movimientos contables, en estos momentos ya se tiene la contabilidad totalmente ajustada a diciembre 31. Cierre de ao o Cierre Anual Es el nico proceso de cierre que se efecta dentro del programa, por lo tanto, tome sus precauciones, haga copia de seguridad (mnimo 2), y verifique que todos los periodos estn procesados, adems que hayan realizado los Comprobantes de cierre a las cuentas de resultado y ha efectuado los comprobantes de fin de ao en la contabilidad, pues una vez hecho este proceso los saldos que aqu resulten sern usados en el nuevo ejercicio contable y para modificarlos tendr que modificar el comprobante de Apertura. Realmente lo que hace este proceso es borrar los saldos desde Apertura , Enero...Diciembre, hasta el periodo de Cierres, llevando los saldos acumulados nuevamente al periodo de Apertura creando un comprobante inicial, los seis meses siguientes Enero_2 a Junio_2 los lleva respectivamente de Enero a Junio, con el fin de que se pueda seguir trabajando el nuevo ao. Se puede seleccionar la opcin de copia, con el fin de que quede otra contabilidad con el ao que se cerr.

Para realizar el cierre anual basta con que se elija si desea hacer copia de la empresa actual y se le asigne un cdigo a la empresa nueva que va a resultar del proceso de cierre contable. Es recomendable antes de hacer este cierre, salirse del programa y reiniciar nuevamente el equipo. Es importante aclarar que el cierre de ao se puede hacer en cualquier momento de los meses siguientes, ya que el SAGI permite manejar 6 periodos adicionales con el fin de no precipitarse de hacerlo sin haber revisado minuciosamente los

balances y saldos a Diciembre 31. Esto quiere decir que despus de hacer el cierre automtico de cuentas no es necesario hacer el cierre anual en ese mismo instante.