Ing.

Jonathan Aparicio

Ministerio de Educacin, marzo 2012.

TEMAS A DESARROLLAR: MATRICULA OFICIAL. REGISTRO DE NOTAS. REVISIN Y CORRECIN DE NOMBRES DE ESTUDIANTES. SERVICIO SOCIAL ESTUDIANTIL.

SOLICITUDES DE TTULOS.

MATRCULA OFICIAL DE MEDIA, 2012

Matrcula Ordinaria (Enero Febrero). Atendida a nivel Departamental. Matrcula Extraordinaria (Marzo 2012 en adelante). La Matrcula oficial Extempornea del presente ao lectivo ser atendida a nivel Departamental. Solicitud que indique los motivos del caso. Certificado del grado anterior y partida de nacimiento. Reporte de notas y asistencia. La Matrcula Extempornea que corresponda a aos anteriores al actual, ser recibida en el nivel central, dando continuidad bajo el proceso ya establecido. (se revisa documentacin, se elabora resolucin que en base a esta se validara su matricula a nivel Departamental. Todos los estudiantes que en Segundo Ao Tcnico, reprobasen su en su promedio final (Institucional mas PAES), debern ser matriculados en el Tercer ao Tcnico, si estos han aprobado con los resultados Institucionales y dando cumplimiento a los lineamientos del manual de evaluacin. (Boleta de Notas de SIRAI Cuadro de Notas) Los Casos de Traslados de alumnos sern atendidos a nivel Departamental, exceptuando los casos que no estn normados podrn ser remitidos al nivel central.

PROCESO DE VALIDACIN . Para efectuar el proceso cada Departamental elaborara su calendarizacin. 1. Los Documentos a presentar por parte de las Instituciones para matrcula de sus estudiantes. Primer Ao de Bachillerato: Certificado de Noveno grado, partida de nacimiento, ficha de estudiante en SIRAI. alumnos sin NIE en certificado de noveno grado, sern matriculados Segundo Ao de Bachillerato: Certificado de primer ao de Bachillerato, partida de nacimiento. Tercer Ao de Bachillerato: Certificado de Segundo Ao de Bachillerato, partida de nacimiento. Cuarto Ao de Bachillerato: Certificado de Tercer Ao de Bachillerato, partida de nacimiento. CONSIDERACIONES ESPECIALES: Las matrculas oficiales debern ser solicitadas nicamente a los estudiantes que hayan cursado un ao de estudios anteriores al ao 2008. En el caso de estudiantes que reprueban el promedio final (Institucional mas PAES) en Segundo Ao Tcnico se presentara cuadro de notas o boleta de calificaciones de SIRAI. En el caso de materias pendientes se presentara constancia de aprobacin de dicha asignatura. Alumnos nuevos en sistema, presentaran ficha. Los cierres de expediente solo se solicitan a casos de repitencia de un mismo grado y traslados de alumnos en el ao activo. NOTA: Los Certificados de Educacin Media deben llevar fotografa segn se indica en El Instructivo de Notas y Legalizacin de Ttulos Vigente.

MATRCULA OFICIAL DE MEDIA, 2012

MATRCULA OFICIAL DE MEDIA, 2012

PROCESO DE VALIDACIN . 2. Revisin de Registros de Estudiantes y Documentacin. El Acreditador Departamental dar estricto cumplimiento a la verificacin de la Documentacin que presentan las Instituciones. Acreditador Departamental garantizara la correcta escritura de los nombres de los estudiantes conforme a la partida de nacimiento. Aplicacin de la ley del nombre (uso de apellidos). VALORACIONES: A) Se deber atender a las reglas ortogrficas para la correspondiente acentuacin en nombres y apellidos. B) Nombres en Maysculas se debern acentuar.

C) Nombres en Minsculas o alternados con maysculas en la partida de nacimiento y no estn acentuados, no se indicaran tildes.
D) Aplicacin de la ley del nombre, 5 de agosto de 1,990 E) En el caso de alumnos matriculados y validados, que estn en grados a promocionar y presenten errores, ACREDITACIN CENTRAL no har la impresin del ttulo hasta que se supere la observacin.

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PROCESO DE VALIDACIN . 3. Validacin en Sistema. El Acreditador Departamental verificara que las Instituciones hayan indicado en Sistema el cumplimiento de los documentos de los estudiantes matriculados (partida de nacimiento, Certificado) Es responsabilidad del Acreditador Departamental, dar firmada y sellada cada nomina de matrcula oficial al responsable del Centro Educativo, posterior a su validacin. El proceso de validacin es una funcin dada a cada Acreditador Departamental, por tanto el nivel central no realizara dicho proceso. (casos especiales se realizara resolucin y se les informara) VALORACIONES: La Institucin deber presentar sus nominas de matrcula al acreditador para que sean firmadas. Cada vez que exista un cambio en una matrcula constituye una actualizacin y est deber estar firmada. Ninguna Direccin Departamental deber solicitar ms documentacin de la que se ha indicado en la presente, esta informacin ser publicada y se har llegar a los Centros Educativos. Es responsabilidad del Acreditador Departamental documentar los casos de alumnos que no sean validados, indicando el motivo. Ningn estudiante deber estar sin validacin posterior a su primer ao de Bachillerato por motivos de falta de partida de nacimiento trmites de documentos del extranjero.

MATRCULA OFICIAL DE MEDIA, 2012

VALORACIONES: La Institucin deber presentar sus nominas de matrcula al acreditador para que sean firmadas. Cada vez que exista un cambio en una matrcula constituye una actualizacin y est deber estar firmada. Ninguna Direccin Departamental deber solicitar ms documentacin de la que se ha indicado en la presente, esta informacin ser publicada y se har llegar a los Centros Educativos. Es responsabilidad del Acreditador Departamental documentar los casos de alumnos que no sean validados, indicando el motivo. Ningn estudiante deber estar sin validacin posterior a su primer ao de Bachillerato por motivos de falta de partida de nacimiento trmites de documentos del extranjero. Los cambios de Identidad se realizan en la Direccin Departamental, quien har el tramite ser el Centro Educativo no los estudiantes ni padres de familia. En caso una Direccin Departamental de Educacin solicite ms documentos que se han establecido para la matrcula oficial, debern notificarlo por escrito a los Centros Educativos.

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TRASLADOS Y MOVILIDAD HORIZONTAL. Traslados. Un estudiante puede trasladarse en cualquier momento del ao bajo una causa justificada que le obligue a realizar el cambio y sea al mismo Bachillerato del cul proceda. Antes de hacer un cambio un estudiante debe contar con la Institucin que lo recibir. Los traslados de estudiantes del ao activo debern ser presentados ante la Direccin Departamental correspondiente. Los casos de traslados que no estn contemplados o normados quedara a criterio del Acreditador remitirlos al nivel central para su anlisis y respuesta. Cada Departamental deber llevar el control de los casos de alumnos que solicitan traslado, indicando los motivos que generan los movimientos de los estudiantes, para este proceso se solicitara un informe mensual. Movilidad Horizontal. Un estudiante que apruebe su primer ao de Bachillerato Tcnico, podr cambiarse al segundo ao general (art. 24 ley general de educacin). Este proceso podr efectuarse durante las primeras diez semanas del ao lectivo. Posterior al plazo se contara con un periodo hasta vigsima semana del ao para casos de Movilidad Horizontal bajo una causa justitificada. (Normativa de M. H.)

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CAMBIOS DE MODALIDADES Y JORNADAS. Un estudiante que solicite un cambio de jornada del Bachillerato Tcnico del turno diurno al nocturno, deber realizar su solicitud ante el Centro Educativo, posterior ser este quien remitir el caso por escrito al Departamento de Acreditacin Institucional, quien emitir una resolucin para el caso. CAMBIO DE PROGRAMA DE ESTUDIO. Un estudiante que se traslada de Centro Educativo y los programas de atencin a las modalidad tcnicas sean diferentes, presentara su caso ante el Centro Educativo que lo recibe, posterior ser este quien remitir el caso por escrito al Departamento de Acreditacin Institucional, quien emitir una resolucin para el caso.

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CORRECCIN DE NOMBRES DE ESTUDIANTES EN SIRAI.

Alumnos sin NIE.

El Centro Educativo puede efectuar las correcciones pertinentes en el momento que se crea una ficha de un estudiante. Alumnos con NIE. A partir del ao 2013, se activara la opcin para edicin de nombres de alumnos con NIE, con el fin que el Centro Educativo realice las correcciones en los mismos, dicho proceso solo se realizara por un lapso de tiempo, antes de la validacin con los Acreditadores Departamentales con el fin de garantizar la integridad de los expedientes de los estudiantes registrados.

REGISTRO DE CALIFICACIONES
El registro de calificaciones de Educacin Media se realiza por parte de los Centros Educativos, en este se deben ingresar los promedios de cada uno de los periodos lectivos el cual esta regido por el calendario acadmico escolar. Este modulo atiende a la normativa de evaluacin de los aprendizajes, con el fin de dar cumplimiento a los clculos de notas que correspondan tanto a notas de periodo, periodos de recuperacin y clculos de notas PAES. La emisin de Certificados de grado, cuadros de notas, boletas de calificaciones, cuadro de promocin, son documentos oficiales que se emiten por medio de este modulo. El registro de notas debe atenderse a lo normado en el Manual de Evaluacin al Servicio de los Aprendizajes, el sistema nicamente da cumplimiento a la norma establecida.

REGISTRO DE CALIFICACIONES
En atencin a las problemticas planteadas por los Centro Educativos en cuanto al tema de acceso de la red MINED para el Sistema SIRAI, la cual limita el funcionamiento del mismo, se informa:

Se establece una nueva herramienta para el registro de notas por periodo en SIRAI, la cual se implementara a partir del segundo periodo escolar del ao 2012. La herramienta se llama SISTEMA DE IMPORTACIN DE NOTAS, la cual tiene el objetivo que el proceso de registro de notas sea gil y facilite el proceso a los Centros Educativos. Dicha herramienta permitir que en lugar de digitar notas una a una por estudiante, se puedan cargar archivos en formato de Excel, CSV (valores separados por coma), los cuales contengan todas las notas de cada asignatura. La herramienta ser instalada en el equipo de computo que se utilice para estos fines en el Centro Educativo, la cual nicamente har conexin al MINED, al momento de validar el usuario y al momento de importar los archivos, que posteriormente podrn ser consultados en los reportes y ventanas del SIRAI.

REGISTRO DE CALIFICACIONES
DISPOSICIONES PARA EL PROCESO DE IMPORTACIN DE NOTAS.
Cada Centro Educativo tendr la responsabilidad de la instalacin del aplicativo del sistema, la cual recaer sobre la direccin escolar.

El sistema se conectara a la red MINED nicamente con el usuario de Registro Acadmico, se recomienda se instale en el equipo de la persona que ostenta dicho cargo dentro del Centro Educativo.
La importacin de notas se realizara nicamente en el periodo escolar que se encuentre activo y el proceso se podr realizar segn las fechas que se indican en el Calendario de Registro de Calificaciones. Las notas que se podrn importar sern nicamente de los estudiantes que estn validados. Los Centro Educativos que no realicen la importacin de notas en los tiempos establecidos debern hacer uso de las opciones integradas en SIRAI para el registro de notas. Ante el hecho que el proceso de importacin facilitara el registro de notas, se hace de su conocimiento que no se atender a prorroga alguna para el uso de la herramienta. Las opciones de registro de notas en SIRAI siempre estarn a disposicin del usuario.

CALENDARIO DE REGISTRO DE CALIFICACIONES

SERVICIO SOCIAL ESTUDIANTIL.

La responsabilidad de Acreditacin Institucional en conjunto con los Acreditadores Departamentales, es garantizar la certificacin que emita la Direccin Escolar de cada Centro Educativo de los estudiantes que han dado cumplimiento al Servicio Social Estudiantil, como requisito para que esta unidad pueda extender un ttulo de Bachiller. Se Aclara que Acreditacin, a la fecha no es la unidad responsable de la revisin de la planificacin y desarrollo de los programas de Servicio Social. Acreditacin Departamental nicamente solicitara los listados de alumnos que pertenezcan a la promocin del ao en curso en donde el Centro Educativo certifique el cumplimiento del Servicio Social Estudiantil, as tambin se solicitara el listado de alumnos que cursan materias en segunda matricula, informacin que posterior ser registrada en el Sistema SIRAI. En el caso se efecten observaciones a los proyectos que ha realizado el Centro Educativo, estas deben ser remitidas ante la unidad correspondiente.

REGISTRO DE FIRMAS Y EMISIN DE TTULOS DE BACHILLERES.

Cada Institucin es responsable de garantizar el registro de los sellos y firma de Director(a) y Encargado(a) de Registro Acadmico.

El cumplimiento de la entrega de Ttulos corresponder al registro acadmico efectuado durante el ao escolar. Es responsabilidad del Centro Educativo solicitar los Ttulos en los periodos correspondientes establecidos por el MINED. Los ttulos sern entregados nicamente al Director(a) Encargado(a) de Registro Acadmico, es responsabilidad hacer una revisin de cada ttulo, firmada el acta de entrega ser responsabilidad del Centro Educativo.

ASISTENCIA TCNICA EN SIRAI Y SOLICITUDES DE TTULOS.

Con el fin de brindar una mejor atencin al usuario para atencin de sus consultas y soporte tcnico se establecen las siguientes disposiciones. Para atender los casos de asistencia tcnica, estos se recibirn por medio electrnico y se deber llenar un formato en cual se indicara la informacin pertinente para poder dar atencin a sus casos. (el tiempo mximo de respuesta ser de dos das hbiles). Este mecanismo garantizara que contemos con la informacin necesaria para poder dar asistencia en el menor tiempo posible. La va de comunicacin telefnica ser exclusivamente para consultas de los procesos acadmicos u otra consulta en general que no incurra en un tiempo extenso, los casos que incurran en revisin de registros dentro de sistema no sern resueltos por este medio, en el sentido que consumen tiempo y genera gran cantidad de llamadas lo que limita la atencin que el personal pueda brindar as mismo el tcnico que atiende el caso no le queda registro del proceso que le fue solicitado.

ASIGNACIN DEL NUMERO DE IDENTIFICACION DEL ESTUDIANTE NIE.

Actualmente se ha desarrollado un nuevo sistema para el registro de NIE, el cual sustituir al actual, este permitir que cada Centro Educativo realice el registro de sus estudiantes. (se encuentra en etapa de revisin, pruebas y planificacin para su implementacin) MECANISMO DE ATENCIN 1. Los estudiantes debern consultar sobre su NIE al Centro Educativo. 2. Las Centros Educativos debern consultar sobre los NIE de sus estudiantes con el Acreditador Departamental. 3. El Acreditador Departamental consultara sobre procesos del Sistema de NIE al nivel central.

INFORMACIN RELEVANTE.
Los resultados de PAES que se aplicara el prximo 25 de abril de 2012, sern s cargados de forma automtica, el proceso iniciara el 19 de mayo y finalizara el 26 de mayo, posterior a la fecha cada Institucin deber atender a los procesos de sistema. Las Instituciones que solicitan de forma tarda sus Ttulos, debern responden antes los estudiantes y los trmites en los que se requieran. El MINED brindara apoyo a todos los estudiantes que sus ttulos han sido solicitados o por problemas atribuibles al sistema. El proyecto de Normativa de Registro Acadmico que se dio a conocer en los primeros meses del presente ao escolar, no ser implementada, actualmente se estn revisando las normas e instructivos que deben ser actualizados. Se advierte a los Centros Educativos que se har un monitoreo permanente en el registro de alumnos y calificaciones a fin que se de cumplimiento a los mismos y que no haya manipulacin de los registros acadmicos, caso contrario se establecern las sanciones pertinentes por la unidad correspondiente del MINED.

DEPARTAMENTO DE ACREDITACIN.
Jefatura del Departamento. Lic. Ricardo Daz. 2510-3190, 2510-3158

Coordinacin de Legalizacin de Centros Educativos. (Creaciones, ampliaciones, cierres, cambio de Director, acreditacin de servicios en SIRAI). Lic. Hilda Guillen, 2510-3130, 2510-3124 y 25103112
Coordinacin de Acreditacin de Centros Privados. (Acreditacin de Colegios, plantas docentes, prospectos y asambleas) Lic. Alexandra de Ramrez, 2510-3132, 2510-3129 Coordinacin de Registro Histrico. (certificaciones, reposicin de ttulos, autenticas, incorporaciones y equivalencias de estudios, numero de Contador) Lic. Rosa Mara Aragn, 2510-3108, 2510-3109, 2510-3133. Coordinacin de Registro Acadmico. (Administracin de NIE, Matrcula Oficial, Registro de Notas y Emisin de Ttulos), Ing. Jonathan Aparicio, 2510-3113, 2510-3131, 7852-8128

Coordinador. Ing. Jonathan Aparicio, 2510-3113, jonathan.aparicio@mined.gob.sv

REGISTRO ACADMICO.

Matrcula Oficial. Mardo Crespn, 2510-3115 mardo.crespin@mined.gob.sv

Registro de Calificaciones y Reimpresiones de Ttulos. Lic. Alondra Domnguez, 2510-3125, alondra.dominguez@mined.gob.sv

Registros de PAES en SIRAI y Registro de Firmas y Sellos. Lic. Andrs Quinteros, 2510-3113, jose.quinteros@mined.gob.sv
Impresin de Ttulos, Planes de Estudio, Revisin de Cumplimiento de Servicio Social. Lic. Werner Monjars, 2510-3125, werner.monjaras@mined.gob.sv Emisin de Ttulos y entrega Lic. Vernica Iglesias, Luis Avalos, 2510-3131, rina.iglesias@mined.gob.sv Legalizacin de Ttulos de aos anteriores al 2008. Luis Avalos, 2510-3131, luis.avalos@mined.gob.sv Asistencia SIRAI, casos que no puedan resolverse a nivel Departamental Manual. Ing. Antonio Pineda, Lic. Alondra Domnguez, 2510-3115, 2510-3125, jose.pineda@mined.gob.sv