Minutes of Meeting

Subject
Waktu Tempat Peserta rapat Aetra

:
: : :

Tender Framework Agreement for Pipe Laying Works 2012 Pre-Bid Meeting
Jumat, 30 Desember 2011, 09.00 10.30 AM Meeting Room , BPO Pingkan Rooroh Josef Subekti AM Haryatno Sri Herlina Zalmeidi Aladin. Suwito Nedi, Syafroni Henry Hisar Panjaitan Yanuar, Aulia A. Haeruddin Sunaryo, Ali Mashari Danny Marentek Tua Sianipar Toto, Ari Didik W Kasno Susilo Bambang Iriyanto Yaya Sumarya, Sutisna A. Busoni, Neni I Pardede A. Adi Jon A. Nasution Procurement Procurement IDPM/Engineering IDPM/Project Management PT. Tirta Timur Jakarta PT. Promits PT. Bone Mitra Abadi PT Adhikarya TP. PT. Lepen Kencana Utama PT. Bina Daya Parama PT Kumala Wandira Danarta PT. Kedoya Prima PT. Marlanco PT. Fajar Usaha Jaya PT. Kalibening Jaya Abadi PT. Krida Bhakti Sentosa PT. Biro Irata PT. Cahayamurni Dirganusa PT. Cipta Crown Simbol PT. Gemilang K. PT Padimun Golden

Contractor

Pendahuluan Ada 19 kontraktor yang sudah lolos tahap prakualifikasi dan diundang untuk mengikuti tender Framework Agreement pekerjaan pemasangan pipa tahun 2012. Lingkup Pekerjaan Framework Agreement (FA) adalah kontrak yang berlaku selama satu tahun dan mengikat di Ketentuan Kontrak dan Harga Satuan. Berdasarkan FA tersebut akan dikeluarkan PO (Purchase Order) untuk setiap proyek. Untuk setiap PO akan tercantum a.l. No. Kontrak, Nama Proyek, Nama Kontraktor, Periode Kontrak, Nilai Kontrak, Nama Project Manager, Periode Retensi dan besarnya (prosentasenya) dan informasi lainnya. Termasuk dalam Framework Agreement ini adalah pekerjaan : -. Pipe Laying Works yang meliputi pekerjaan Rehabilitasi Pipa Sekunder & Tersier, Reinforcement Pipa Sekunder dan Relokasi Pipa -. Permanent Disconnection yaitu pekerjaan pemutusan permanen terhadap pelanggan yang menunggak. -. Perbaikan bocoran terutama yang terkait dengan pekerjaan pipe laying. Untuk setiap PO yang dikeluarkan akan dilengkapi dengan Gambar Design & BoQ yang terdiri dari General Requirement, Site Works, Pipe works, Chamber Works and Permit.

MoM prebid framework agreement 2012

1 of 4

Penjelasan BOQ (Bill of Quantity) Dalam menentukan harga satuan untuk setiap jenis pekerjaan, Kontraktor sudah harus memperhitungkan dalam harga tersebut a.l: Biaya koordinasi untuk Serah Terima I & II Biaya koordinasi ke pihak terkait lainnya yang tidak resmi Idle time karena ketidaktersediaan material dan / atau perubahan kondisi lapangan sehingga terjadi perubahan design Overhead & keuntungan Kontraktor Biaya survey Peralatan kerja & rambu-rambu Pajak Penghasilan Sebelum memulai pekerjaan, Kontraktor diminta melaksanakan test pit untuk mengidentifikasi pipa existing pada titik singgem. Penentuan test pit berdasarkan instruksi dari PM. Pekerjaan Ditch Crossing sudah termasuk pekerjaan pemasangan pipa dan accessoriesnya demikian juga dengan pekerjaan boring. Pekerjaan boring dihitung per meter panjang dan dianggap sudah termasuk galian pit dengan jarak tertentu. Pekerjaan boring, termasuk pekerjaan Directional Boring dengan mesin HDD sudah termasuk pekerjaan pemasangan pipa & accessoriesnya. Pekerjaan Singgem (Connection to Existing Pipe) sudah termasuk galian dan perbaikan kembali, thrust block, pembersihan lokasi, peralatan kerja, pengangkutan material dari warehouse ke site dan pemulangan material yang tidak terpakai kembali ke warehouse, biaya koordinasi ke pihak terkait, untuk pemasangan accessories dihitung terpisah. Kontrak sudah termasuk harga untuk pekerjaan Minorwork, yaitu pekerjaan kecil yang mendesak. Test yang menggunakan air Aetra akan dikenakan biaya Rp. 12.500/m3.

Ketentuan Kontrak (Condition of Contract) Untuk setiap pekerjaan akan dibuatkan PO dengan harga yang mengikat di framework agreement. Mangacu pada Appendix to Condition of Contract, pada PO akan dicantumkan a.l.: - tanggal mulai dan selesai proyek - Performance Bond : untuk nilai kontrak > Rp. 500 juta harus ada performance bond (dari Bank) sebesar 5% dari nilai kontrak, yang harus diajukan langsung setelah kontraktor menerima PO. - Tagihan pekerjaan, maksimum sebesar 70% dari nilai pekerjaan. Setelah proyek selesai, ada ST I dan ABD, PM akan mengeluarkan Completion Certificate (CC), tagihan akan dibayarkan dengan hanya menahan retensi selama masa pemeliharaan. - Retensi 10% atau sesuai yang tercantum di PO. Setengah dari retensi akan dibayarkan bila sudah ada CC. - Masa pemeliharaan adalah 1 tahun atau sesuai yang tercantum di PO. Sisa retensi akan dibayar setelah selesai masa pemeliharaan, kontraktor menyelesaikan ST 2, dan PM mengeluarkan Sertifikat (Defect Liability Certificate) Lainnya Material yang hilang atau rusak akan mengurangi total tagihan yang akan dibayar, dengan denda sebesar 20% dari harga material.

MoM prebid framework agreement 2012

2 of 4

Klarifikasi Dokumen Tender Dokumen Tender diserahkan masing-masing dua set (asli dan satu salinan), terdiri dari : Tender Form Non Collusion and Non Conflict of Interest Statement Schedule of Rates Soft copy dalam CD Dokumen Tender harus dikembalikan dalam amplop tertutup dengan diberi tanda sesuai Instruksi dalam Dokumen Tender Pemasukan dokumen tender paling lambat tanggal 9 Januari 2012, jam 12.00, di Sampoerna Strategic Square, Tower selatan, lantai 28. Jika masih ada pertanyaan, maka Kontraktor dapat mengirim pertanyaan melalui email ke : Magdalena.Biyang@aetra.co.id dan Pingkan.Rooroh@aetra.co.id

MoM prebid framework agreement 2012

3 of 4

Informasi Tambahan
Beberapa informasi tambahan yang belum disampaikan pada saat prebid meeting : Dalam Bill I (General Requirement) sudah termasuk test pit untuk jalur untuk mengetahui utilitas apa saja yang ada dalam jalur tersebut, sehingga pada saat pelaksanaan pekerjaan tidak ada lagi penggalian yang mengakibatkan kerusakan utilitas lain. Untuk perijinan yang dibayarkan oleh Aetra adalah biaya ijin resmi. Kontraktor diminta untuk tetap mengikuti peraturan yang berlaku yaitu untuk pekerjaan pemasangan pipa memakai ijin galian dan pekerjaan perbaikan bocoran dan test pit memakai ijin storing. Material pipa dan semua accessoriesnya disediakan oleh Aetra. Kontraktor menyediakan material pasir, semen, beton dan dll. Jika pada saat pemasangan accessories ternyata membutuhkan penambahan material yang tidak ada dalam design harus dilaporkan ke PM dan disertai dengan photo. Untuk setiap perubahan design harus disertai dengan Berita Acara dan PM akan membuat EI/SI. Untuk pekerjaan Permanent Disconnetion, clamp saddle existing harus dikembalikan ke Aetra, jika hilang maka tidak akan dibayarkan. Pembayaran dengan cara progress bulanan dan tidak ada uang muka. Setiap bulan kontraktor harus memasukkan tagihan tanpa menunggu jumlah progress tertentu. Tagihan untuk pekerjaan pipa (pipe works) baru dapat dibayarkan setelah dilakukan pressure test. Kontraktor harus mengurus Serah Terima II, maksimum 1 bulan setelah masa pemeliharaan selesai. Kontraktor harus membuat tagihan untuk retensi paling lambat 1 bulan setelah diterbitkannya Defect Liability Certificate.

MoM prebid framework agreement 2012

4 of 4