SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Rujukan : (

) MAIS/KP/BPM/03-1/007/4

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAJLIS AGAMA ISLAM SELANGOR ( MAIS ) BIL. 2/2009 Tarikh Masa Tempat : : : 29 April 2009 (Khamis) 9.30 pagi Bilik Mesyuarat Al-Mukarramah MAIS, Tingkat 10, Menara Utara, Bangunan Sultan Idris Shah, 40000 Shah Alam, Selangor Darul Ehsan. HADIR

1.
2. 3. 4. 5.

Ustaz Abdul Halem Hapiz b. Salihin Timbalan Setiausaha MAIS Pn. Nurlaila bt. Abd. Rashid Penolong Setiausaha (Pengurusan) Pn. Norzaihan bt. Mohd Zain Ketua Akauntan, Baitulmal Ustaz Anuar Hamzah b. Tohar Penolong Setiausaha (Pembangunan Insan) Pn. Rohaidah bt. Abu Zaid Penolong Setiausaha (Pembangunan Hartanah) En. Hamidon b. Mohamed Yussop Penolong Setiausaha (Perancang Ekonomi) Pn. Rohana bt. Hassan Pegawai Perhubungan Awam Ustaz Mohamad Khairie b. Solehan Penguasa, Pusat Perlindungan Wanita, Baitul Ehsan, MAIS Ustazah Noraishah bt. Ismail Penguasa Pusat Pemurnian Akidah Baitul Iman, MAIS Ustaz Mohd Makhi b. Adnan 1

- Pengerusi

6.
7. 8. 9.

10.

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Pegawai Dakwah Global

11.

Ustaz Mohd Helmi b. Mohd Nuri Pegawai Dakwah Hospital

12. Ustazah Hafizatul Akmal bt. Abd. Jallil Pegawai Dakwah Unit Ar-Riqab En. Mohd Farid b. Baharon Akauntan (Operasi) Pn. Zunaidah bt. Mohd Amri Akauntan (Belanjawan) En. Shah Zihan b. Saharudin Pegawai Teknologi Maklumat En. Shah Ruddin b. Hj. Abd. Hamid Jurutera (Bhg. Pembangunan Hartanah) 17. 18. 19. 20. 21. Pn. Norhalisa bt. Mujer Pegawai Faraid Pn. Siti Zurinah bt. Zainal Abidin Pegawai Undang-Undang Ustaz Zulkifli b. Jamil Pegawai Tadbir (Pentadbiran) Pn. Norhasima bt Sahak Wakil Perpustakaan Wakaf Ustaz Nasrun bin Ahmad Wakil Penolong Setiausaha (Mal)

TIDAK HADIR DENGAN MAAF Y. Bhg. Dato Haji Mohammed Khusrin b. Haji Munawi Setiausaha MAIS merangkap Pengarah JAIS. Ustaz Suhaimi bin Ismail Penolong Setiausaha (Mal) Pn. Norraini bt Nordin Ketua Audit Dalam MAIS Cik Nurhani Salwa bt Jamaluddin 2

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Penasihat Undang-undang MAIS En. Rohaizul b. Mohamed Khalil Akauntan (Akaun) 6. Mohd Hafiz bin Abdul Salam Pustakawan Wakaf

URUS SETIA MESYUARAT 1. Pn. Nor Raihana Binti Muhammat Hamzan Penolong Pegawai Tadbir (Urus Setia Mesyuarat) Cik Fardarina bt. Mokhri Pembantu Tadbir (Urus Setia Mesyuarat) Pencatat Minit

2.

1.

UCAPAN ALUAN PENGERUSI

1.1

Pengerusi memulakan mesyuarat dengan ucapan salam dan bacaan Ummul Kitab, surah Al-Fatihah. tahun 2009 ini. Pengerusi seterusnya mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir pada mesyuarat kali kedua dalam

1.2

Pengerusi memaklumkan D.Y.M.M. Sultan Selangor telah berangkat ke Amerika untuk menjalani pembedahan jantung. Sehubungan dengan itu, Pengerusi MAIS memohon pegawai-pegawai MAIS mengadakan solat hajat bagi mendoakan keselamatan dan kesejahteraan baginda, disamping mendoakan rakyat Malaysia dihindari dari penyakit selesema khinzir. Tindakan : Ketua Biro Kerohanian, KSK MAIS

1.3

Pengerusi seterusnya mengarahkan MAIS mengambil tindakan segera bagi menangani masalah kaveat tanah yang dibangkitkan dalam Mesyuarat Pengaktifan Semula Kolej Islam Malaya (KIM). Tindakan : Penasihat Undang-Undang

1.4

Pengerusi memaklumkan Mesyuarat MAIS Bil. 2/2009 akan diadakan

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

pada 14 Mei 2009.

Oleh itu, Pengerusi mengingatkan semua

maklumbalas untuk Mesyuarat MAIS hendaklah memberi maksud yang tepat dan tidak kabur terutamanya yang melibatkan tempoh masa. Semua bahagian diingatkan mengambil perhatian terhadap perkara ini dan memberikan maklumbalas yang meyakinkan Ahli MAIS. Tindakan : Semua Ketua Bahagian

1.5

Pengerusi seterusnya memaklumkan mengenai keputusan/makluman Mesyuarat Jawatankuasa Sumber Manusia MAIS Bil. 2/2009 yang diadakan pada 15 April 2009 seperti berikut:

i)

Pegawai-pegawai MAIS yang kerap mempunyai masalah disiplin lewat hadir ke pejabat diminta dipanggil untuk berjumpa Timbalan Setiausaha MAIS. Semua Ketua Bahagian dikehendaki mengambil perhatian serius terhadap kakitangan masing-masing yang mempunyai masalah kehadiran seperti ini;

ii)

Pewujudan waran-waran perjawatan pegawai MAIS di Unit Dakwah Hospital di hospital-hospital Negeri Selangor adalah tidak diluluskan disebabkan JAKIM telah meletakkan pegawainya di hospital-hospital di seluruh negara termasuk di Hospital Daerah Klang. Sehubungan dengan itu, Pengerusi MAIS mengarahkan perpindahan pegawai-pegawai MAIS di Unit Dakwah Hospital, Hospital Tengku Ampuan Rahimah, Klang ke Ibu Pejabat iaitu di Bahagian Pembangunan Insan MAIS ditangguhkan pada 1 Jun 2009;

iii)

Mesyuarat bersetuju meluluskan satu waran perjawatan di Bahagian Teknologi MAIS dan Bahagian Teknologi MAIS diarahkan mengkaji semula keperluan kakitangan dan kemajuan ICT dari masa ke semasa;

iv)

Mesyuarat bersetuju Pusat Sumber MAIS dinamakan Perpustakaan Wakaf MAIS dan mesyuarat tidak meluluskan pertambahan jawatan sebaliknya mengarahkan jawatan Penolong Pustakawan Gred S27 diisi;

v)

Mesyuarat bersetuju meluluskan satu waran perjawatan Pembantu

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Akauntan Gred W17 ditukar kepada Pembantu Hal Ehwal Islam Gred S17 untuk ditempatkan di Unit Dakwah Riqab;

vi)

Mesyuarat bersetuju meluluskan satu waran perjawatan Pembantu Tadbir (Pengkeranian/Operasi) Gred N17 di Unit Perhubungan Awam. Cadangan penubuhan Unit Khidmat Pelanggan akan Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling dibincangkan secara lanjut dengan Setiausaha MAIS;

vii)

Senarai

Perkhidmatan Kerajaan Tahun 2008 dan 2009 yang telah diluluskan untuk diterima pakai di MAIS boleh dilayari di Intranet MAIS; viii) Kemudahan digunapakai cuti di bersalin MAIS 90 hari tidak diluluskan MAIS untuk kekal sebaliknya mengarahkan

menggunapakai kemudahan cuti bersalin 60 hari;

ix)

Mesyuarat tidak meluluskan cadangan tajaan haji bagi pegawai MAIS yang menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) tetapi perkara ini masih boleh dibincangkan;

x)

Mesyuarat

mengarahkan

MAIS

menubuhkan

Jawatankuasa

Teknolongi Maklumat yang dianggotai oleh pakar-pakar seperti daripada MIMOS Bhd.;

xi)

Mesyuarat mencadangkan Jawatankuasa Perhubungan Awam yang terdiri daripada MAIS, JAIS dan JMS ditubuhkan bagi mengkaji dengan lebih mendalam resolusi pemerkasaan MAIS antaranya, menentukan bahan-bahan untuk dimuatkan dalam laman web;

1.6 i)

Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Audit MAIS Bil. 1/2009 yang Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Audit MAIS telah

bersidang pada 2 April 2009 seperti berikut: mengarahkan jawatan Ketua Audit Dalam Gred 44 diisi di Bahagian Audit MAIS. Tindakan : Semua Ketua Bahagian

1.7

Pengerusi seterusnya memaklumkan mengenai Mesyuarat Persidangan Ketua-Ketua Jabatan seperti berikut:

SULIT

SULIT
i)

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Attachment pegawai-pegawai di lain-lain agensi disokong untuk diteruskan. Oleh itu, Pengerusi mengarahkan Penguasa Baitul Ehsan dan Baitul Iman mewujudkan satu garis panduan mengenai attachment mengikut fungsi dan bahagian-bahagian di MAIS;

ii)

Setiausaha MAIS mengarahkan satu kertas cadangan mengenai keperluan perjawatan di hospital, yang memuatkan pengalaman pegawai MAIS di Selangor disediakan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Ketua-Ketua Jabatan yang akan diadakan pada Julai 2009; dan

iii)

Mesyuarat tidak meluluskan Ustaz Ghazali bin Ibrahim dilantik sebagai pegawai di MAIS. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pembangunan Insan) Penguasa, Baitul Ehsan Penguasa, Baitul Iman

2.

MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT Minit Mesyuarat Pengurusan MAIS Bil. 1/2009 bertarikh 26 Februari 2009 telah diterima dan disahkan dengan pindaan pada perkara 3.5 seperti berikut: Perkar a 3.5 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Mesyuarat SKT 2009 telah disiapkan dan bahawa semakan pencapaian SKT 2009 disiapkan akan diadakan pada bulan Julai pencapaian 2009. SKT dan SKT dimaklumkan 2009 sedang semakan 2009 akan Minit asal Pindaan

diadakan pada bulan Julai 2009.

Makluman 3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1

Keanggotaan Jawatankuasa Tetap/Anak Syarikat MAIS__________________

3.1.1

Mesyuarat dimaklumkan bahawa Minit Mesyuarat MAIS Bil. 1/2009 telah diperkenankan oleh D.Y.M.M. Sultan Selangor

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

melalui surat perkenan bertarikh 11 Mac 2009.

Sehubungan

dengan itu, semua surat pelantikan Jawatankuasa Tetap MAIS telah dikeluarkan melalui surat pelantikan bertarikh 17 Mac 2009 kecuali Jawatankuasa Pembangunan Pendidikan dan Modal Insan yang masih belum dikeluarkan kerana menunggu beberapa alamat ahli jawatankuasa daripada Pejabat Y.B. Dato Dr. Hasan bin Mohamed Ali. 3.1.2 Bhg. Pengurusan MAIS sedang menyediakan draf mengenai peraturan-peraturan selanjutnya. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan) Jawatankuasa Tetap MAIS sebelum diserahkan kepada Bhg. Undang-Undang MAIS untuk semakan

3.2

Resolusi Pemerkasaan MAIS 20092011__________________________________

3.2.1

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pada 6 April 2009, MAIS telah mengadakan pemurnian resolusi pemerkasaan MAIS bersama dengan JAIS, JAKESS, Jabatan Mufti dan Anak Syarikat MAIS.

3.2.2

Hasil daripada perbincangan resolusi tersebut, satu bengkel perlu dilaksanakan pada tarikh dan tempat yang akan ditentukan. Tindakan : Timbalan Setiausaha Semua Ketua Bahagian

3.3

Pekeliling Kewangan Mengenai Penggunaan Telefon Kepada Pegawai-Pegawai Kerajaan Kumpulan Pengurusan________________________________ Mesyuarat dimaklumkan bahawa pekeliling tersebut akan dikemukakan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Baitulmal MAIS untuk pertimbangan. Tindakan : Ketua Akauntan (Baitulmal)

3.4

Layanan di kaunter_____________________________________________________ Telah dilaksanakan.

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Makluman

3.5

Penyertaan Kursus Anjuran ILIM, Dakwah kepada Non-Muslim di IPTA dan IPTS, dan Pewujudan Laman Web TV MAIS________________________________ Telah dilaksanakan. Makluman

3.6

Pelan Integriti Nasional (PIN) MAIS_______________________________________

3.6.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Pelan Integriti Nasional (PIN)

telah dibangkitkan dalam Mesyuarat Pemantauan Prestasi dan Kemajuan Organisasi MAIS Bil. 1/2009 dengan memberi penjelasan berkaitan integriti penjawat awam dan menutup ruang berlakunya penyelewengan dan penyalahgunaan kuasa.

3.6.2 Sehubungan dengan itu, rogram PIN akan dilancarkan pada bulan
Mei 2009 akan datang. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan)

3.7

Pemasaran Saham Wakaf_______________________________________________ 3.7.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Bengkel Kerjasama Dakwah dan Pemasaran di antara MAIS dan LZS akan diadakan pada 5 Mei 2009, jam 9.30 pagi bertempat di Bilik Mesyuarat Tingkat 10, MAIS. 3.7.2 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Wakaf MAIS Bil. 1/2009 telah meluluskan untuk menggunapakai kemudahan yang ditawarkan oleh pihak AMBANK dengan bayaran komisen ejen sebanyak 3% sepertimana ejen yang lain. Mesyuarat juga bersetuju kadar caj penggunaan ATM sebanyak RM 0.50. 3.7.3 Mesyuarat dalam membincangkan perkara ini telah bersetuju 8

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

memberi keutamaan kepada AMBANK sebagai ejen kutipan saham wakaf di atas kesungguhan dan komitmen yang diberikan. Tindakan : Penolong Setiausaha (Mal) Penolong Setiausaha (Perancang Ekonomi)

3.8

Pewujudan Pegawai-Pegawai Agama di Hospital________________________ Mesyuarat dimaklumkan bahawa Mesyuarat JKSM MAIS Bil. 2/2009 yang bersidang pada 15 April 2009 telah memutuskan mengenai Kertas Cadangan Pewujudan Waran Perjawatan Kakitangan Unit Dakwah Hospital di Hospital-Hospital di Negeri Selangor seperti berikut:

i) Pewujudan waran-waran perjawatan pegawai MAIS di Unit Dakwah Hospital di hospital-hospital Negeri Selangor adalah tidak diluluskan; ii) Sebaliknya Mesyuarat JKSM memutuskan supaya lima (5) waran perjawatan sediada di Unit Dakwah Hospital, Hospital Tengku Ampuan Rahimah, Klang dipindahkan ke Ibu Pejabat iaitu di Bahagian Pembangunan Insan MAIS dan berkuatkuasa mulai 1 Mei 2009. Perpindahan ini adalah disebabkan JAKIM telah meletakkan pegawainya di hospital-hospital di seluruh negara termasuk di Hospital Daerah Klang, dengan ini urusan hal ehwal Islam di hospital-hospital adalah di bawah tanggungjawab JAKIM. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pembangunan Insan) Penolong Setiausaha (Pengurusan)

3.9

Sasaran Kerja Tahunan 2009_____________________________________________ Mesyuarat segera. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan) dimaklumkan bahawa SKT 2009 sedang disiapkan.

Sehubungan dengan itu mesyuarat mengarahkan SKT tersebut disiapkan

3.10 Piagam Pelanggan

MAIS________________________________________________

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Mesyuarat bersetuju meluluskan Piagam Pelanggan MAIS seperti yang dikemukakan dengan pindaan dilampiran 1. Mesyuarat juga bersetuju semua bahagian menyerahkan piagam pelanggan bahagian masingmasing kepada Seksyen Pentadbiran dalam tempoh satu minggu sekiranya terdapat sebarang perubahan/pindaan. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan) Semua Ketua Bahagian

3.11 Prosedur yang Berkaitan di Peringkat Anak-Anak

Syarikat_______________

3.11.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa satu bengkel bersama wakil

Kamar Penasihat Undang-Undang Negeri telah diadakan pada 13 Mac 2009 di Tingkat 9, MAIS. 3.11.2 Satu bengkel susulan akan diadakan pada Mei 2009. Wakil pihak Kamar PUUN mencadangkan agar tajuk perintah-perintah tetap ditukar kepada peraturan-peraturan kerana ia lebih mengikat dari sudut undang-undang. Tindakan : Penasihat Undang-Undang

3.12 Keselamatan Pejabat dan Kawalan Dalaman di Peringkat

MAIS___________ Mesyuarat dimaklumkan bahawa pemasangan grill di pintu Bilik ICT akan dilaksanakan mengikut keperluan atau sekiranya bilik berkenaan ditempatkan server dan lain-lain alatan berkaitan. Makluman

3.13 Penubuhan Majlis Bersama Jabatan (MBJ)

MAIS__________________________

3.13.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Draf Perlembagaan MBJ MAIS

telah diluluskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Sumber Manusia Bil 2/2009 yang diadakan pada 15 April 2009. 3.13.2Pelantikan bagi keahlian pihak pekerja dipersetujui mengikut skim 10

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

perkhidmatan. Setiap skim perkhidmatan akan diwakili oleh 2 orang dimana setiap seorang mewakili kumpulan Pengurusan dan Profesional, dan kumpulan Sokongan. Keahlian pegawai adalah seperti berikut: a) b) c) d) e) f) g) Setiausaha MAIS - Pengerusi Timbalan Setiausaha MAIS - Ahli Pen. Setiausaha (Pengurusan) - Ahli Ketua Akauntan - Ahli Pen. Setiausaha Pemb. Insan - Ahli Pen. Setiausaha Mal - Ahli Peg. Tadbir (Pentadbiran) - Ahli

3.13.3Satu taklimat mengenai MBJ akan diadakan pada 11 Mei 2009 dan pemilihan bagi keahlian pihak pekerja akan dibuat selepas taklimat tersebut dijalankan. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan)

3.14 Penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan

MAIS___________________ Telah dilaksanakan. Makluman

3.15 Perancangan
Perolehan________________________________________________ 3.15.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa tagging inventori/aset pejabat dilaksanakan mengikut Tatacara Pengurusan Aset Alih MAIS. 3.15.2 Pelupusan secara hadiah/sumbangan kepada Pertubuhan Seri Sinar Kuala Lumpur dan Selangor telah diserahkan pada 25 Mac 2009. Manakala bagi pelupusan secara jualan, MAIS kini sedang mencari pembekal yang mahu membeli aset dan inventori tersebut.

11

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan)

3.16 MAIS perlu melaksanakan Reward and Punishment, Key

Performance Indicator (KPI) /Petunjuk Prestasi MAIS, lawatan dan kursus kemahiran yang spesifik___________________________________________________________ Mesyuarat dimaklumkan bahawa KPI MAIS akan dilaksanakan. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan)

3.17 Perpustakaan

Wakaf

MAIS______________________________________________

3.17.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pengumpulan tajuk-tajuk dan

cadangan buku masih dilaksanakan sehingga kini.

3.17.2 Permohonan wang zakat telah diluluskan dan sebanyak RM 145

ribu diperuntukkan sumbangan bagi pembangunan pertama koleksi keseluruhan telah selesai perpustakaan.

3.17.3 Permohonan

peringkat menambah

dilaksanakan dan sebanyak 20 agensi kerajaan dan swasta telah memberi sumbangan bagi Manakala permohonan perpustakaan. sumbangan peringkat kedua akan lain. bahawa Syarikat Blue Tee

dilaksanakan pada akhir bulan Jun yang mana melibatkan 10-15 agensi kerajaan dan swasta yang

3.17.4 Mesyuarat

juga

dimaklumkan

Publication (Pemilik Penerbitan Ana Muslim) telah menawarkan sumbangan buku-buku percuma kepada Perpustakaan Wakaf MAIS. Selain itu juga, Perpustakaan Wakaf MAIS boleh mendapatkan bahan bacaan percuma daripada pihak YADIM.

3.17.5 Mesyuarat dalam membincangkan perkara ini telah mengarahkan

Perpustakaan Wakaf MAIS menghantar surat kepada 10 syarikat penerbitan dengan menyertakan bersama informasi berkaitan Perpustakaan Wakaf MAIS untuk tujuan permohonan/sumbangan bahan bacaan percuma. Tindakan : Pustakawan 12

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

3.18 Laporan
Lewat_____________________________________________

Kedatangan

3.18.1 Mesyuarat

mengambil

maklum

laporan

kedatangan

lewat

pegawai MAIS bagi bulan Februari hingga Mac 2009 seperti yang dikemukakan. 3.18.2 Mesyuarat Jawatankuasa Sumber Manusia MAIS Bil. 2/2009 yang bersidang pada 15 April 2009 telah mengarahkan tindakan mengenai disiplin Kad Perakam Waktu (KPW) dilaksanakan seperti berikut:

i) Semua Ketua Bahagian dikehendaki memantau dengan lebih

kerap disiplin KPW pegawai masing-masing;

ii) Tindakan menasihati pegawai atau mengeluarkan surat

peringatan wajar dilaksanakan bagi kes pegawai-pegawai yang sering datang lewat/keluar awal atas urusan peribadi. Tindakan : Semua Ketua Bahagian

3.19 Skim

Latihan Perkhidmatan_______________________________________ dimaklumkan pada 2 bahawa April Bhg. 2009 Pengurusan kepada

Dalam

3.19.1 Mesyuarat
ketua

telah ketua-

mengeluarkan memo sebagai makluman awal bahagian bagi kelayakan Skim Latihan Dalam

mengenai syarat dan Perkhidmatan

tajaan MAIS dan Bantuan Dermasiswa Zakat MAIS Pasca Ijazah (Sarjana dan Doktor Falsafah).

3.19.2 Walau bagaimanapun, Mesyuarat JKSM Bil. 2/2009 pada 15 April

2009 telah bersetuju untuk melonggarkan beberapa syarat untuk pegawai-pegawai yang ingin memohon Skim Latihan Dalam Perkhidmatan. Kelonggaran syarat ini hanya kepada pegawai yang telah berkhidmat di MAIS sebelum 1 Mac 2008. Makluman kepada semua pegawai MAIS akan dikeluarkan Mesyuarat JKSM disahkan. selepas yang minit telah Syarat-syarat

13

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

dipertimbangkan dan syarat tambahan yang diluluskan seperti di lampiran 2.

3.19.3 Bagi Bantuan Dermasiswa Zakat MAIS Pasca Ijazah (Sarjana dan
Doktor Falsafah), Mesyuarat Jawatankuasa Bantuan Dermasiswa Zakat MAIS Pasca Ijazah kali ke 3 yang bersidang pada 25 Mac 2009 mengambil keputusan untuk mengekalkan syarat-syarat yang telah dikeluarkan sebelum ini.

3.19.4 Mesyuarat dalam membincangkan perkara ini telah bersetuju

MAIS menyediakan satu kertas cadangan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Ahli Lembaga Pemegang Amanah LZS bagi memohon sejumlah wang dari peruntukan dermasiswa zakat untuk diuruskan sendiri oleh MAIS bagi kuota pegawai-pegawai MAIS. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan)

3.20 Sistem

Pengurusan Kualiti MAIS_____________________

MS

ISO

9001:2000

di

3.20.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa letter head MAIS yang baru

akan dibuat pada tahun hadapan memandangkan stok letter head MAIS yang sediada masih banyak.

3.20.2 Sticker ISO telah diedarkan dan digunapakai oleh bahagianbahagian di MAIS.

3.20.3 Bengkel pemurnian fail meja telah dan sedang dilaksanakan

secara berperingkat-peringkat. Sehinggga kini, beberapa bahagian telah melaksanakan bengkel tersebut iaitu Bhg. Mal, Bhg. Pembangunan Insan, Bhg. Baitulmal dan Bhg. Pengurusan MAIS.

3.20.4 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) akan diadakan pada

30 April 2009.

3.20.5 Surveillance Audit ISO 9001:2000 oleh SIRIM akan diadakan pada
7 Mei 2009. Sehubungan dengan itu, semua bahagian diminta 14

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

bersedia dan menyemak teguran audit SIRIM pada program auditan tahun lepas. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan) Makluman & Tindakan : Semua Ketua Bahagian

3.21 Projek

Pembangunan ,Kajang_______________

Hartanah

MAIS

di

Seksyen ini

3.21.1 Mesyuarat

dimaklumkan

bahawa

perjanjian

telah kepada

ditandatangani oleh pihak MAIS dan telah dikemukakan JAWHAR pada 10/4/2009 untuk disetemkan.

3.21.2 Pihak arkitek yang dilantik bersetuju untuk mengeluarkan surat pelepasan perkhidmatan (LOR) setelah pembayaran yuran perkhidmatan telah dibuat oleh pihak MAIS. Yuran Perkhidmatan yang perlu dijelaskan adalah sebanyak RM474,000.00. 3.21.3 Mesyuarat Peyelarasan Projek bersama JAWHAR telah diadakan pada 15 April, 2009. Pihak JAWHAR akan memohon pertambahan peruntukan RM40juta. pada tahun bagi projek ini di bawah RMKe-10 sebanyak Pihak MAIS mempunyai peruntukan perbelanjaan 2009 sebanyak RM 500,0000.00.

3.21.4 Notis pengosongan tanah tersebut kepada peniaga PEMADAM

telah dikeluarkan pada 30 Mac, 2009. Mesyuarat penyelesaian perpindahan peniaga PEMADAM telah diadakan pada 10 April, 2009 di PAID Hulu Langat yang dipengerusikan oleh Y. Bhg Dato Setiausaha MAIS. Mesyuarat telah bersetuju untuk melanjutkan tempoh notis pengosongan tanah tersebut sehingga 10 Jun, 2009 (2 bulan daripada tarikh mesyuarat). Tindakan : Penolong Setiausaha (Hartanah)

3.22

Projek Usaha Sama Pembangunan Hartanah MAIS di Seksyen 16, Shah Alam__________________________________________________________________

15

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

3.22.1 Mesyuarat

dimaklumkan

bahawa

setakat

ini

bayaran

pendahuluan yang telah dibuat oleh pihak MAIS bagi projek ini adalah sebanyak RM1,194,237.54.

3.22.2 Satu mesyuarat bersama MBSA yang dipengerusikan oleh

Pengarah, Jabatan Bangunan yang dihadiri bersama MAIS, Perumahan dan Hartanah Selangor (LPHS) arkitek, Lembaga

dan jabatan teknikal, MBSA pada 08 April, 2009. Dalam mesyuarat tersebut, tarikh perancangan kerja bagi Sijil Layak Menduduki Bangunan (CF) adalah seperti berikut:Bil 1. 2. 3. 4. 5. Perkara Mesyuarat OSC Tarikh 21/04/200

9 Arkitek mengemukakan Borang Lawatan 22/04/200 Tapak Lawatan Tapak Arkitek mengemukakan Borang E Pengeluaran CF oleh MBSA 9 29/04/200 9 13/05/200 9 18/05 atau 25/05/200 9

* Mesyuarat OSC telah diadakan pada 23/04/2009. Pihak MAIS perlu mengambil tindakan ke atas senarai kerja yang telah dikomen oleh jabatan-jabatan teknikal yang berkaitan dalam mesyuarat tersebut.

16

SULIT

SULIT
3.22.3 Masih

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

menunggu

maklumbalas dan pandangan terkini dari

peguam MAIS berkenaan tindakan Undang-undang yang boleh diambil terhadap pemaju. Ini kerana pemaju telah digulungkan. Perbincangan dengan peguam yang ditetapkan pada 10/4/2009 telah ditangguhkan ke 15/4/2009 untuk membincangkan kes ini. Tindakan : Penolong Setiausaha (Hartanah)

3.23 Kutipan

Faraid dan faraid______________________

tunggakan

hutang

tanah

Mesyuarat mengambil maklum kutipan faraid dan tunggakan hutang tanah faraid bagi bulan Februari 2009 hingga Mac 2009 seperti yang dikemukakan. Mesyuarat juga mengarahkan Pegawai Faraid mengaturkan satu mesyuarat bersama pegawai-pegawai Mal di daerahdaerah bagi membincangkan mengenai kutipan hasil pusaka yang diperolehi di daerah-daerah. Tindakan : Penolong Setiausaha (Mal)

3.24 Pembelian

kenderaan MAIS___________

di

Bahagian

Pembangunan

Insan,

3.24.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Bahagian Pengurusan telah

mengeluarkan surat tawaran kepada 3 syarikat yang berjaya dengan masing-masing membekalkan 3 buah kenderaan dan kenderaan tersebut dijangka diterima pada bulan Julai 2009. 3.24.2 Mesyuarat dalam membincangkan perkara ini telah mengarahkan MAIS bersama-sama pihak LZS, KMC dan KUIS mengadakan lawatan ke Bahagian Analisa Cukai, Kementerian Kewangan. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan) Penolong Setiausaha (Pembangunan Insan)

3.25 Perbelanjaan Pusat Perlindungan Wanita (Baitul Ehsan), Pusat

Pemurnian Akidah (Baitul Iman) dan Bhg. Pembangunan Insan MAIS________________ Mesyuarat dimaklumkan bahawa perkara ini telah dibincangkan dalam

17

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Mesyuarat Penyelarasan Operasi MAIS/LZS Bil. 1/2009. Makluman

3.26 Gabungan

Jawatankuasa MAIS___________________________________

Tetap

Telah dilaksanakan. Makluman

3.27 Penyelarasan

Pemfailan, MAIS_____________________

dan

Surat-menyurat,

3.27.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa sticker ISO telah diedarkan

kepada bahagian-bahagian di MAIS untuk digunakan.

3.27.2 Pada 24 April 2009, Bahagian Pengurusan telah mengeluarkan

arahan Penggunaan Format Surat Menyurat Rasmi MAIS adalah mengikut Arahan Pentadbiran Bil. 3/2007 dan Arahan Pentadbiran Bil. 1/2009. Tindakan : Semua Ketua Bahagian

3.28

Masalah

Tekanan

Air

di

Baitul

Ehsan_____________________________________ Mesyuarat dimaklumkan bahawa pelatih-pelatih di Baitul Ehsan telah bertambah dan masalah tekanan air tidak selesai. Sehubungan dengan itu, mesyuarat mengarahkan Penguasa Baitul Ehsan berbincang bersama dengan Penolong Setiausaha (Pembangunan Hartanah) MAIS bagi mengatasi masalah ini. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pembangunan Hartanah), Penguasa, Pusat Perlindungan Wanita, Baitul Ehsan

3.29

Penyelia

Asrama

(Warden)

di

Baitul

Iman________________________________ Mesyuarat dimaklumkan bahawa Mesyuarat JKSM MAIS Bil. 2/2009 telah

18

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

meluluskan cadangan permohonan jawatan S11 di upgrade Penguasa Baitul Iman.

kepada

S17 dan cabutan keputusan mesyuarat telah diserahkan kepada Makluman

3.30

Wang Sumbangan Yatim___________________________________

untuk

Anak

3.30.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa tindakan telah dilaksanakan

seperti berikut:

i)

Mesyuarat Sumbangan Anak Yatim MAIS telah diadakan sebanyak 3 kali;

ii) Tabung

Anak

Yatim telah diedarkan kepada beberapa

Pejabat Agama Islam Daerah;

iii) Kutipan melalui Jumbo Sales pada Hari Bertemu Pelanggan

di Kompleks PKNS telah mendapat kutipan sebanyak RM 1,800.00.

iv) Tabung Anak Yatim juga ditempatkan di BIMB dan Bank

Kerjasama Rakyat; v) Data anak yatim telah dikemaskini dan maklumat anak yatim akan diterima daripada daerah-daerah pada 12 Mei 2009. 3.30.2 Mesyuarat dalam membincangkan perkara ini telah mengarahkan tindakan berikut diambil:

i) Tabung Anak Yatim yang diletakkan di daerah-daerah ditarik

balik/diambil semula; dan

ii) Satu mesyuarat diadakan bagi membincangkan mengenai

perkara ini dan menetapkan syarat-syarat/garis panduan yang bersesuaian. Tindakan : Ketua Jawatankuasa Anak Yatim

19

SULIT

SULIT 3.31

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Tajaan Mengerjakan MAIS___________________

Haji

Bagi

Pegawai-Pegawai

Mesyuarat dimaklumkan bahawa cadangan untuk menaja calon APC bagi tahun 2008 untuk menunaikan ibadah haji telah pun dibentangkan dalam Mesyuarat JKSM Bil 2/2009. Walau bagaimanapun mesyuarat tidak meluluskan cadangan tersebut, sebaliknya menyarankan anugerah tersebut diberikan kepada bakal pesara MAIS. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan) Semua Ketua Bahagian

3.32

Masalah Kemasukan Pelatih Ke Pusat Perlindungan Wanita, Baitul Ehsan _ Mesyuarat dimaklumkan bahawa perkara ini telah dilaksanakan dimana setiap kemasukan pelatih kategori perintah Mahkamah atau sukarela hendaklah diiringi oleh Pegawai Penguatkuasa Agama atau agensi yang terlibat. Makluman

3.33

Penyerahan Urusan JAIS______________

Kakitangan

Kontrak

MAIS

kepada

Mesyuarat dimaklumkan bahawa penyerahan rasmi akan dilaksanakan pada Jun 2009. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan)

3.34

Peminjaman atau Lantikan Jawatan Ketua Penolong Setiusaha (KPSU) Mesyuarat dimaklumkan bahawa senarai pesara yang diserahkan oleh pihak JPA tidak dapat dihubungi dan kini, Bhg. Pengurusan sedang berusaha untuk mendapatkan senarai baru daripada pihak SUK. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan)

3.35

Surat Pekeliling Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang 20

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Hilang____________ Telah dilaksanakan. Makluman 3.36 Pecahan Kiraan Gaji PTJ___________________________ Mengikut Bahagian /

Mesyuarat dimaklumkan bahawa tindakan akan dilaksanakan. Makluman

3.37 Kunjungan Melihat MAIS_________________

Buku

bagi

Perpustakaan

Wakaf

3.37.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pemilihan buku agama bersama

pembekal iaitu Middle East Global (M) Sdn Bhd. telah dilaksanakan pada 9 April 2009.

3.37.2 Pemilihan buku di Pesta Buku Antarabangsa Kuala Lumpur 2009

di PWTC bersama pembekal iaitu Pustaka M.Didik juga telah Makluman 3.38 Perbelanjaan Berhemah_______________________________________________ Telah dilaksanakan. Makluman 3.39 Induksi Umum dan MAIS____________________________________ Bulan Kualiti dilaksanakan pada 20 April 2009.

3.39.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Kursus Induksi Umum Kumpulan

1 (Gred 27 dan 41) akan diadakan pada 18 22 Mei 2009 di ILDAS. Peserta kursus terdiri daripada pegawai-pegawai yang terkecuali dari mengambil peperiksaan semasa Induksi Umum.

21

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

3.39.2 Bulan Kualiti MAIS telah diadakan pada April 2009 dengan
melibatkan MAIS dan anak-anak syarikat. Aktiviti yang dilaksanakan seperti berikut:

i)

Karnival Sukan MAIS bersama Anak Syarikat pada 3 4 April 2009 bertempat di KUIS;

ii)

Hari Mesra Pelanggan 11-12 April 2009 di PKNS;

iii) Hari Kualiti Pegawai MAIS akan diadakan pada bulan Mei
2009. Ini kerana objektif kualiti iaitu Meningkatkan jalinan kerjasama antara MAIS dengan pihak pentadbiran kerajaan Negeri Selangor masih belum tercapai berikutan tarikh audit SIRIM terlalu hampir. Disamping itu juga, bulan kualiti terpaksa laluan ditangguhkan kepada yang ke bulan Mei kerana MAIS yang dengan memberi pegawai-pegawai mana

menyambung

pengajian

terlibat

peperiksaan akhir. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan) Makluman : Semua Ketua Bahagian 3.40 Waktu Operasi MAIS_______________________________ Perpustakaan Wakaf

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pembetulan waktu operasi terkini Perpustakaan Wakaf ialah dari 9.00 pagi hingga 5.30 petang. Sebarang perubahan waktu operasi perpustakaan akan diberitahu kelak. Tindakan : Pegawai Perpustakaan Wakaf

3.41

Penguncian Pintu Basement)_______________________________

(Parking

Mesyuarat dimaklumkan bahawa perkara ini telah dimaklumkan kepada pihak Pengurusan JAIS secara lisan. Makluman

22

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

3.42 Tuntutan 2008_________________________________________________ Telah dilaksanakan.

Bayaran

Makluman HAL-HAL LAIN

4.1

Kertas Cadangan Mengadakan Tempat Latihan Pegawai-Pegawai MAIS________________________________________________________________ Mesyuarat bersetuju meluluskan kertas cadangan tersebut dengan cadangan berikut;

i)

Pejabat di tingkat dua dan empat, Kompleks MAIS di Klang dipersetujui untuk dijadikan tempat latihan untuk kegunaan semua pegawai MAIS termasuk pegawai-pegawai Bahagian Pembangunan Insan MAIS di daerah-daerah;

ii) Tempat latihan tersebut dicadangkan dibuka juga untuk sewaan

agensi luar; Sehubungan dengan itu mesyuarat menyarankan agar Bahagian Pembangunan Hartanah membuat Estimate price bagi tujuan penambahbaikan tempat latihan tersebut perlu dibuat;

iii) Sign Board Pusat Latihan hendaklah dibina dibawah bangunan.

Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan) Penolong Setiausaha (Pembangunan Hartanah)

23

SULIT

SULIT 4.2

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Kertas Cadangan MAIS______________________

Karnival

Santai

Bersama

Mesyuarat pada dasarnya bersetuju meluluskan kertas cadangan tersebut dengan cadangan berikut; i) Perincian mengenai perlaksanaan program ini hendaklah

dibincangkan dalam satu mesyuarat dan mesyuarat tersebut hendaklah diadakan bersama Mesyuarat Bulan Wakaf; ii) Program ini dipersetujui diadakan sempena menyambut bulan wakaf;

iii) Satu jawatankuasa induk

JAKESS dan Timbalan

program Mufti

perlu

ditubuhkan

dengan

dianggotai bersama oleh Timbalan Pengarah JAIS, Ketua Pendaftar JMS untuk bersama-sama membincangkan perlaksanaan program ini; dan iv) Sebarang mesyuarat yang akan diadakan hendaklah dimaklumkan terlebih dahulu kepada Pengarah JAIS/Setiausaha MAIS. Tindakan : Penolong Setiausaha (Perancang Ekonomi) Penolong Setiausaha (Mal)

4.3

Laporan Kenderaan 2009___________________________

MAIS

Januari

Mac

4.3.1

Mesyuarat mengambil maklum laporan yang dikemukakan dan mengarahkan laporan kenderaan ini dikemukakan dari masa ke semasa pada setiap kali Mesyuarat Pengurusan MAIS.

4.3.2

Mesyuarat juga mengarahkan pemandu-pemandu mematuhi menepati masa yang diarahkan. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan)

4.4 Format MAIS____________________________________________ 4.4.1

Surat

Menyurat

Mesyuarat dimaklumkan bahawa format surat menyurat MAIS kekal menggunapakai arahan yang dikeluarkan sebelum ini

24

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

sehingga satu arahan lain dikeluarkan. 4.4.2 Mesyuarat bersetuju mengekalkan penggunaan tulisan jawi biasa dalam surat menyurat MAIS. Makluman 4.5 Makluman _____________________ Mesyuarat mengarahkan Pembalatan/Penangguhan Mesyuarat

surat-surat

pembatalan/penangguhan

mesyuarat dimaklumkan tiga hari awal dari tarikh mesyuarat diadakan. Tindakan : Semua Ketua Bahagian 4.6 Pemindahan Baitul ILDAS____________________________________ Iman ke

Mesyuarat memohon pihak ICT MAIS melihat atau mengkaji kecanggihan multi media elektronik yang ada untuk diaplikasikan di MAIS, antaranya cara interaksi antara bahagian-bahagian di MAIS, dan perancangan latihan kemahiran ICT kepada pegawai-pegawai MAIS. Tindakan : Pegawai Sistem Maklumat MAIS 4.7 Induksi Umum dan MAIS____________________________________ Bulan Kualiti

Mesyuarat dimaklumkan bahawa Kursus Induksi Umum akan diadakan pada 20 April 24 April 2009. Bulan kualiti MAIS pula akan dilaksanakan pada bulan April 2009 dan tempat sedang ditentukan. Tindakan : Penolong Setiausaha (Pengurusan) 4.8 Jawatan Kosong MAIS______________________________________________ Mesyuarat dimaklumkan bahawa iklan jawatan kosong telah dimasukkan dalam Laman Web MAIS. Sehubungan dengan itu, mesyuarat memohon pegawai-pegawai MAIS menghebahkan iklan tersebut kepada manamana individu yang berkelayakan untuk memohon terutamanya bagi jawatan Pegawai Wasiat MAIS Gred S41. 25

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Tindakan : Semua Ketua Bahagian 4.9 Kertas MAIS_____________ Cadangan Penstrukturan Bahagian-Bahagian di

Mesyuarat mengarahkan pegawai-pegawai yang terlibat menyediakan Kertas Cadangan Penstrukturan Bahagian masing-masing bersedia untuk kertas tersebut dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Sumber Manusia akan datang. Tindakan : Semua Ketua Bahagian

PENUTUP Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang, diakhiri dengan ucapan salam dan terima kasih daripada Pengerusi.

Disediakan oleh : Seksyen Urus Setia Mesyuarat, Bahagian Pengurusan, Majlis Agama Islam Selangor. . Tarikh :

Disemak oleh :

(ABDUL HALEM HAPIZ BIN SALIHIN) Timbalan Setiausaha, 26

SULIT

SULIT

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN MAIS BIL. 2/2009

Majlis Agama Islam Selangor. .

Tarikh :

27

SULIT