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INTRODUCCIN
Los materiales e insumos son los elementos bsicos y esenciales de todo proceso productivo y no contar con ellos es una de las principales razones por las cuales una industria se puede ver parada. Los insumos siguen un proceso y se transforman en productos terminados a travs del uso de la mano de obra y de los costos indirectos de fabricacin en el proceso de produccin. El presente trabajo es un esfuerzo por tratar de establecer los lineamientos que deben observarse y tener en cuenta sobre la adquisicin y el manejo de los materiales e insumos dentro de una empresa y saber el arte de comprar, que es saber negociar, valindose de todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios "cmodos" para la organizacin de los mejores materiales y servicios en el mercado (calidad), con facilidades crediticias (crditos, tiempos y montos), con la mejor atencin (servicio), y finalmente con ese plus de competencia (desarrollo, capacitacin, infraestructura, negocios y alianzas, entre otros). Tambin describimos el proceso de compras que est compuesto por una serie de actividades y procedimientos bien definidos, comienza por una requisicin y termina con la entrega de materiales para su aplicacin en el proceso productivo o para lo que fue adquirido, esto en lo que se refiere al aspecto tcnico, y en el aspecto administrativo termina cuando se concreta el pago al proveedor, esto puede ser relativo de acuerdo a el compromiso del rea, ya que muchas veces se compromete o incluye en sus funciones la supervisin de la aplicacin real de lo comprado, cuestin de polticas y procesos de cada organizacin.
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Concepto de Compra La compra es aquella operacin que involucra todo el proceso de ubicacin de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisicin de materiales a travs de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepcin de las mercaderas correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisicin. Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen caractersticas propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a continuacin:
Funcin de Compras Es aquella que relaciona a las distintas reas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.
Importancia de Compras Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Adems la colaboracin en la administracin de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quin, cmo y cundo comprar, puede traer consigo mayores economa y ganancias para la Empresa.
Organizacin de Compras Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades tambin van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamao, organizacin y situacin geogrfica.
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1. Organizacin Centralizada: Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, seccin o encargado de compras. Ventajas Desventajas
Obtencin de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades. Calidad uniforme de los materiales adquiridos. Mayor especializacin de los compradores. Organizacin de los procedimientos de compras.
Poca flexibilidad. No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geogrficamente dispersos.
2. Organizacin Descentralizada: Es aqulla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades especificas y locales. Ventajas
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Desventajas
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Mayor conocimiento de los proveedores locales. Mejor atencin de las necesidades especficas de cada unidad de la Empresa. Agilidad en las compras.
Permite un menor volumen de compra. No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores. Falta de esquematizacin en los procedimientos de compra. Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados. Ausencia de compradores especializados.
EMPRESAS PRIVADAS
EL CICLO DE COMPRAS A continuacin podrs identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
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Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el rea de punto o seccin que requiera un determinado producto. El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer los antecedentes
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sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigacin y La Seleccin de los Proveedores.
La Investigacin
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Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden.
Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigacin y seleccin de proveedores ya que adems de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefnica, revistas tcnicas, catlogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer informacin sobre los posibles proveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.
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Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores.
La investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores.
De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una comparacin de los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es una decisin sobre cul ser el escogido para proveer el material requerido.
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Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de las condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido. Qu es la Negociacin?
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Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu la denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa seguir, acompaar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y xitos, sorpresas desagradables; a travs de l, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.
Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepcin del material, el organismo de compras verifica
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c) RNP : Registro Nacional de Proveedores Es el registro donde se inscriben los proveedores del estado. Est conformado por lo siguiente: _ Registro de Proveedores de Bienes. _ Registro de Proveedores de Servicios. _ Registro de Consultores de Obras. _ Registro de Ejecutores de Obras. _ Registro de Inhabilitaciones para Contratar con el Estado. 2. QU ADQUIERE EL ESTADO?
Bienes Arrendamiento de Bienes Adquisicin de toda clase de Bienes tales como Utiles de Oficina, Prendas de Vestir y Calzados (uniformes), etc.
OBRAS
Consultora de Obras (expedientes tcnicos) Ejecucin de Obras (infraestructura vial como carreteras, autopistas, edificios, obras de irrigacin, etc).
El estado (poder ejecutivo, legislativo y judicial,Ministerio Pblico, organismosconstitucionalmente autnomos, etc),slamente puede adquirir bienes y/o serviciosmediante los Procesos de Seleccin previstosen la Ley de Contrataciones y Adquisicionesdel Estado Decreto legislativo N 1017.
4. REQUISITOS PARA SER PROVEEDOR DEL ESTADO Contar con R.U.C Activo y Habido. Estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores (RNP). Tener conocimiento acceso a Internet. No estar impedido a contratar con el Estado.
5. PROCESO DE SELECCIN
Qu es un Proceso de Seleccin?
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Es un Proceso Administrativo Especial, cuyo objetoes seleccionar a la Persona Natural o Jurdica con lacual las entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratacin de bienes, servicios o ejecucin de obras.
Est prohibido el Fraccionamiento, es decir dividiruna contratacin para cambiar el tipo de proceso.
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*Concurso Publico: Es aquel que se convoca para la contratacin de servicios en general. Puede ser Concurso Pblico Nacional o Internacional.
* Adjudicacin Directa, que se convoca para la adquisicin, suministro o arrendamiento de bienes; para la contratacin de servicios en general, de servicios de consultora y de ejecucin de obras, conforme a los mrgenes establecidos en la Ley Anual de Presupuesto. La Adjudicacin Directa puede ser pblica o selectiva.
*La Adjudicacin Directa Pblica: se convoca cuando el monto de la adquisicin o contratacin es mayor al cincuenta por ciento (50%) del lmite mximo establecido para la Adjudicacin Directa en la Ley Anual de Presupuesto. Requiere de publicacin para la convocatoria del proceso y para el otorgamiento de la Buena Pro.
*La Adjudicacin Directa Selectiva: se convoca cuando El monto de la adquisicin o contratacin es igual o menor al cincuenta por ciento (50%) del lmite mximo establecido para la Adjudicacin Directa en la Ley Anual de Presupuesto; y La Adjudicacin Directa Selectiva no requiere de publicacin. Se efecta por invitacin, debindose convocar a por lo menos tres (3) proveedores.
*Adjudicacin de Menor Cuanta: se aplica para las adquisiciones y contrataciones que realice la Entidad, cuyo monto sea inferior a la dcima parte del lmite mnimo establecido por la Ley Anual de Presupuesto para la Licitacin o Concurso Pblico, segn corresponda. Este tipo de proceso se convoca para:
Una Licitacin Pblica o Concurso Pblico ha sido declarado desierto en dos (2) oportunidades.
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Las adquisiciones y contrataciones que se efecten como consecuencia de las exoneraciones sealadas en el Artculo 19 de la Ley;
Los supuestos a que se refieren los literales b) de los incisos 1) y 2) del Artculo 32 de la Ley; y Las adjudicaciones de menor cuanta, destinadas a la adquisicin de bienes y servicios as como para la contratacin de obras, sern notificadas a PROMPYME, segn lo dispuesto en los Artculos 93 y 100.
Para seleccionar al proveedor ms apropiado, se realiza un conjunto de actos administrativos, agrupados en las siguientes etapas (Proceso Clsico):
a) Convocatoria La convocatoria de todo proceso de seleccin deber contener obligatoriamente lo siguiente: La identificacin, domicilio y RUC de la Entidad que convoca La identificacin del proceso de seleccin;
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c) Presentacin de observaciones y consultas. A travs de las consultas, los participantes podrn solicitar la aclaracin de cualquiera de los extremos de las Bases o plantear solicitudes respecto de ellas. d) Absolucin de observaciones y consultas a las Bases e Integracin de Bases
El Comit Especial publicar a travs del SEACE la absolucin de las consultas, mediante un pliego absolutorio, debidamente fundamentado.
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d) Presentacin y entrega de propuestas. Todos los documentos que contengan, informacin esencial de las propuestas en un proceso de seleccin se presentarn en idioma castellano o, en su defecto, acompaados de traduccin oficial, salvo el caso de la informacin tcnica complementaria contenida en folletos, instructivos, catlogos o similares, que podr ser presentada en el idioma original. El postor ser responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos. Cuando se exija la presentacin de documentos que sean emitidos por autoridad pblica en el extranjero, el postor podr presentar copia simple de los mismos sin perjuicio de su ulterior presentacin, la cual necesariamente deber ser previa a la firma del contrato. Dichos documentos debern estar debidamente legalizados por el Consulado respectivo y por el Ministerio de Relaciones Exteriores, en caso sea favorecido con la Buena Pro. e) Evaluacin y calificacin de propuestas
Tratndose de Licitaciones Pblicas, Concursos Pblicos, Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuanta en las que se haya invitado a ms de un proveedor, las Bases pueden disponer que la evaluacin y la calificacin de propuestas, as como el otorgamiento de la Buena Pro, se realicen en actos separados.
Tratndose de Adjudicaciones de Menor Cuanta para la adquisicin de bienes y la contratacin de servicios, en las que solamente se ha invitado a un proveedor, es suficiente la evaluacin favorable de la propuesta presentada que satisfaga las caractersticas previstas en las Bases.
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El otorgamiento de la buena pro se realizar en acto pblico, cuando se trate de licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas pblicas, o en acto privado, tratndose de adjudicaciones directas selectivas y adjudicaciones de menor cuanta.
En la fecha sealada en las Bases el Comit Especial proceder a otorgar la Buena Pro a la propuesta ganadora, dando a conocer los resultados del proceso de seleccin, a travs de un cuadro comparativo, en el que se consignar el orden de prelacin y el puntaje tcnico, econmico y total obtenidos por cada uno de los postores.
El otorgamiento de la buena pro realizado en acto pblico se presumir notificado a todos los postores en la misma fecha, oportunidad en la que se entregar a los postores copia del acta y el cuadro comparativo detallando los resultados en cada factor de evaluacin, sin perjuicio de que se publiquen en el SEACE. Dicha presuncin no admite prueba en contrario.
En acto privado el otorgamiento de la buena pro se notificar a travs de su publicacin en el SEACE, en la Sede de la Entidad y a los correos electrnicos de los postores, de ser el caso, el mismo da de su realizacin, bajo responsabilidad del Comit Especial u rgano encargado de conducir el proceso, e incluir el acta y el cuadro comparativo detallado con los resultados del otorgamiento de la buena pro.
Una vez que la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme, tanto la Entidad como el o los postores ganadores, estn obligados a suscribir el o los contratos respectivos.
La Entidad no puede negarse a suscribir el contrato, salvo por razones de recorte presupuestal correspondiente al objeto materia del proceso de seleccin debidamente acreditadas. La negativa a hacerlo basada en otros motivos, genera responsabilidad funcional en su Titular o mxima autoridad administrativa, as como en el responsable de Administracin o de Logstica o el que haga sus veces.
En caso que el o los postores ganadores de la buena pro se nieguen a suscribir el contrato, sern posibles de sancin, salvo imposibilidad fsica o jurdica sobrevenida al otorgamiento del la buena pro que no le es atribuible, declarada por el Tribunal.
El contrato se perfecciona con la suscripcin del documento que lo contiene. Tratndose de adjudicaciones de menor cuanta, distintas a las convocadas para la ejecucin y consultora de obras, el contrato se podr perfeccionar con la recepcin de la orden de compra o de servicio.
En las rdenes de compra o de servicios que se remitan a los postores ganadores de la Buena Pro, figurar como condicin que el contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo sancin de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento.
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El contrato ser suscrito por la Entidad, a travs del funcionario competente o debidamente autorizado, y por el contratista, ya sea directamente o por medio de su apoderado, tratndose de persona natural, y tratndose de persona jurdica, a travs de su representante legal.
El contrato est conformado por el documento que lo contiene, las Bases integradas y la oferta ganadora, as como los documentos derivados del proceso de seleccin que establezcan obligaciones para las partes y que hayan sido expresamente sealados en el contrato.
CONCLUSIONES
Del presente trabajo el grupo concluye en decir que hoy en da la adquisicin de materiales y insumos es sumamente esencial ya que sin estos y sin la mano de obra sera capaz de llevar a cabo un buen proceso productivo. Saber establecer los lineamientos que deben observarse y tener en cuenta sobre la adquisicin y el manejo de los materiales e insumos dentro de una empresa y saber el arte de comprar, que es saber negociar, valindose de todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr los objetivos trazados por la organizacin. Cumplir con los estndares de requerimiento de materiales e insumos de cada uno de las reas para que as se llegue a finalizar un eficiente y eficaz proceso productivo en la organizaciones privadas como publicas. Y no olvidar que sin materiales e insumos no hay produccin, sin mano de obra no hay produccin y sin produccin no hay empresa.
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ANEXOS
ANEXO 1
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