Manual de politici i proceduri ce este i ce conine?

Introducere Cultura organizaional

Misiunea, scopul i obiectivele organizaiei Structura organizaional Etica organizaional Regulamentul de ordine interioar

Managementul resurselor umane

Recrutarea i selecia personalului Recrutarea i selecia voluntarilor Orientarea i Instruirea personalului i a voluntarilor Evaluarea performanelor personalului Evaluarea performanelor voluntarilor

Managementul resurselor financiare

Strngere de fonduri Regulamentul financiar

Comunicarea organizaional
Comunicarea intern Comunicarea extern i relaii publice

Introducere
Un manual de politici i proceduri conine toate politicile i procedurile pe care o asociaie/ fundaie le are stabilite i care traseaz liniile directoare privind activitatea organizaiei. Coninutul manualului de politici i proceduri trebuie adus la cunotina tuturor angajailor organizaiei i trebuie s fie disponibil acestora. Politicile i procedurile cuprinse n manual sunt stabilite n conformitate cu statutul i cu deciziile Consiliului director al organizaiei, iar coninutul trebuie respectat ntocmai. Revizuirile manualului de politici i proceduri sunt propuse de ctre Executiv sau Consiliul director i sunt aprobate de ctre Consiliul director nainte de a fi incluse n manual. Orice angajat poate face propuneri de revizuire a procedurilor i politicilor organizaiei ctre Executiv. Documentul de fa reprezint schematic coninutul unui manual de politic i proceduri care ar trebui s nu lipseasc din nicio organizaie neguvernamental. Include capitolele minime care se regsesc n manualele de conduit din sectorul asociativ i exemple de organigram instituional, de anunuri de recrutare, fi de post pn la un set de reguli de comunicare intern i relaii publice. Acest material a fost dezvoltat n cadrul proiectului proiectului "ntrirea legitimitii sectorului non-profit" derulat de Opportunity Associates cu scopul de a veni n ajutorul organizaiilor neguvernamentale care doresc s aplice Codul de conduit ONG i care au nevoie de asisten tehnic n ndeplinirea criteriilor stabilite n acest Cod. Mai multe informaii cu privire la Codul de conduit ONG i la Coaliia pentru bune practici ONG putei gsi la http://www.coddeconduitaong.ro/.

Cultura organizaional
Acest prim capitol trateaz toate aspectele referitoare la cultura organizaiei, de la misiune, scop, obiective i grupuri int, aa cum sunt ele definite n statutul organizaiei, pn la etica stabilit n cadrul organizaiei i la regulamentul de ordine interioar. Misiunea, scopul i obiectivele organizaiei n acest sub-capitol trebuie descrise misiunea organizaiei, precum i scopul i obiectivele organizaiei aa cum sunt el definite n statut. Aici pot fi incluse grupurile int sau beneficiarii organizaiei i activitile pe care le poate desfura organizaia n vederea atingerii obiectivelor propuse. Structura organizaional n acest sub-capitol se definite structura organizaional a asociaiei/ fundaiei cu organele de conducere, administrare i control definite n statut, se elaboreaz organigrama i se detaliaz relaiile de colaborare i subordonare ntre diferitele forme de organizare strategic i executiv proprii organizaiei, precum i atribuiile i responsabilitile fiecrei funcii existente n organigram. Organigrama

Adunarea general Preedinte Vicepreedinte Secretar General Director Executiv Director Economic Coordonator de program 1 Asistent de program 1 Coordonator de program 2 Voluntari

Etica organizaional Acest sub-capitol se refer la valorile i principiile promovate de organizaie, care anume sunt i ce reprezint fiecare dintre ele n viziunea organizaiei. Sub-capitolul poate include i un Cod etic care s descrie toate principiile de integritate personal i profesional pe care membrii i angajaii organizaiei trebuie s le respecte i s le promoveze. Valorile pot include Regulamentul de ordine interioar Regulamentul de ordine interioar stabilete cadrul general privin disciplina muncii n cadrul organizaiei n vederea derulrii n bune condiii a tuturor activitilor organizaiei. Orice regulament de ordine interioar trebuie ntocmit pe baza legislaiei i a actelor normative n vigoare care reglementeaz munca la noi n ar (Codul muncii, legea privind securitatea i sntatea n munc, legea privind egalitatea de anse ntre femei i brbai, etc).

Managementul resurselor umane

Acest capitol cuprinte toate politicile i procedurile privind managementul resurselor umane, de la modul n care se face recrutarea i selecia angajailor i a voluntarilor, acolo unde este cazul, pn la instruirea i la modalitatea de evaluare a performanelor acestora. Capitolul include exemple de anun pentru recrutare, de fi de post i de evaluare a personalului/ voluntarului. Recrutarea i selecia personalului Acest sub-capitol se refer procesul de recrutare i modalitatea prin care se face selecia angajailor (selecie de CV, prob scris, interviu), cine are responsabiliti n acest proces, descrie competenele necesare fiecrui post din organigram i criteriile de selecie urmrite n procesul de selecie. Tot aici sunt incluse formatul anunului de recrutare i fiele de post ale angajailor care descrie atribuiile i responsabilitile postului respectiv i pe baza crora se vor stabili indicatorii de performan urmrii n procesul de monitorizare i evaluare a performanelor personalului.

Anun de recrutare1 Asociaia/ Fundaia (numele asociaiei/ fundaiei) caut (numele postului pentru care se face recrutarea) care s (se face un scurt rezumat al activitilor care vor fi desfurate sau a obiectivelor ndeplinite) Responsabiliti: (aici se vor corespunztoare postului respectiv) - responsabilitatea 1 - responsabilitatea 2 - responsabilitatea 3 Cerine: (aici se vor trece cerinele minime pe care o persoan trebuie s le ndeplineasc pentru desfurarea optim i cu performane de calitate a activitilor stabilite n fia postului) - studii - experien minim dovedit - cunotine - alte cerine (ex: utilizarea Windows sau Microsoft Excel sau baze de date) Ca s v nscriei candidatura, trimitei un CV i o scrisoare de intenie la (aici se trece adresa potal, e-mail sau numrul de fax, in funcie de modalitatea prin care vrei s primii candidaturile). Termenul limit de nscriere este (se trece data pn la care primii nscrieri). ============== Putei include n anun o scurt descriere a asociaiei/ fundaiei de maxim un paragraf (7-10 rnduri) trece responsabilitile din fia postului

Include elementele de identitate vizual a organizaiei 6

Fia postului1 Denumirea postului: - Director de resurse umane/ Director executiv/ Coordonator de proiect Poziia n cadrul organigramei: - Departamentul financiar/ Departamentul de programe Nivelul postului: - de conducere sau de execuie Se relaioneaz cu: - relatii de coordonare, subordonare, ndrumare, colaborare Atribuii i responsabiliti: 1. Atribuia 1 2. Atribuia 2 3. Atribuia 3 4. Responsabilitatea 1 5. Responsabilitatea 2 6. Responsabilitatea 3 Cerinele Postului: 1. Studii 2. Competene Competene:

Include elementele de identitate vizual a organizaiei 7

Recrutarea i selecia voluntarilor n cazul n care organizaia are voluntari, n acest sub-capitol, similar sub-capitolului privind recrutarea i selecia personalului, se va descrie procesul de recrutare i modalitatea prin care se face selecia voluntarilor, cine are responsabiliti n acest proces, care sunt competenele necesare i criteriile de selecie urmrite pentru obinerea statutului de voluntar al organizaiei. Tot aici este inclus formatul unei fie a voluntarului care descrie atribuiile i responsabilitile voluntarului. Orientarea i instruirea personalului i a voluntarilor Acest sub-capitol face referire la politicile i procedurile privind orientarea angajailor i instruirea lor i care descriu modul i condiiile n care au loc acestea n conformitate cu politica organizaiei de dezvoltare continu i perfecionare a personalului propriu. Orientarea personalului este un proces de introducere a fiecrui nou angajat n atmosfera organizaiei, oferindu-i acestuia informaii cu privire la standardele i normele proprii organizaiei n care i va desfura activitatea. n acest sub-capitol se definesc modalitatea n care are loc orientarea personalului i cine are atribuii i responsabiliti cu privire la acest proces. Orice organizaie are o politic de dezvoltare continu i perfecionare a personalului n vederea indeplinirii eficiente a atribuiilor i responsabilitilor n cadrul organizaiei, menit s contribuie la atingerea obiectivelor organizaiei. Aceasta ofer cadrul pentru aplicarea principiilor de bun practic, de mprtire a cunotinelor n cadrul organizaiei i pentru selectarea celor mai eficiente modaliti de instruire cu scopul de a ajuta angajaii i voluntarii, acolo unde este cazul, n vederea realizrii sarcinilor i responsabilitilor de serviciu, ca i n vederea dezvoltrii profesionale. Aici se definesc att tipurile de instruire la care pot avea acces personalul i voluntarii, n funcie de metodologie, coninut i sursa de finanare a instruirii, ct i departamentele/ posturile care au responsabiliti cu privire la instruirea personalului i a voluntarilor. De asemenea, este important de menionat modalitatea de estimare a nevoilor de instruire i forma de planificare i administrare a acesteia. Monitorizarea transpunerii n practic a cunotinelor i abilitilor acumulate de angajat ca urmare a participrii la instruire trebuie sa fie parte integrant din procesul de evaluare a performanelor. Evaluarea performanelor personalului Acest sub-capitol include politicile i procedurile referitoare la evaluarea performanelor angajailor organizaiei. Procesul de evaluare a performanelor este parte integrant a managementului resurselor umane i contribuie la stabilirea unui cadru care ncurajeaz performana de calitate i dezvoltarea profesional i identific potenialul angajailor. n acelai timp, stabilete indicatorii de performan, intele urmrite i criteriile de evaluare conform fiei postului pentru fiecare post din organigram i include proceduri care determin dezvoltarea potenialului angajailor.
8

n acest capitol se descrie detaliat modalitatea prin care se stabilete nivelul de performan pentru fiecare post n parte, paii procesului de evaluare, la ce interval de timp are loc i include tipurile de formulare folosite pentru autoevaluarea personalului, pentru evaluarea supervizorului i planul de performan. O modalitate de evaluare formal i standardizat ofer cadrul optim pentru comunicarea ntre angajat i supervizor i furnizeaz oportunitatea de reflectare i discutare cu privire la satisfacia locului de munc, nelegerea de ctre angajat a punctelor tari i a celor slabe, identificarea nevoilor de dezvoltare personal i stabilirea obiectivelor de formare continu. Evaluarea performanelor voluntarilor

Managementul resurselor financiare

Strngere de fonduri Acest sub-capitol stabilete politica i procedurile utilizate de organizaie pentru strngerea fondurilor necesare derulrii activitilor proprii, cine are responsabilitate n identificarea surselor de finanare i a strngerii propriu-zise de fonduri. Tot aici se detaliaz i tipurile de finanri i donaii pe care le poate accesa sau primi organizaia i condiiile n care acestea pot fi accesate sau primite, pornind de la cele stipulate n statut. Regulamentul financiar

Comunicarea organizaional
Existena unor politici i proceduri detaliate cu privire la comunicarea organizaional att n interior ct i n ceea ce privete domeniul relaiilor publice prezint un avantaj n stabilirea i meninerea identitii organizaionale. n afara misiunii i scopului definite n statut, definirea unei identiti vizuale cu care s poat fi identificat organizaia, att de personal, ct mai ales de parteneri, beneficiari i publicul larg constituie un aspect important n definirea identitii organizaiei. Comunicarea intern Acest sub-capitol face referire la modalitile de comunicare n cadrul organizaiei i detaliaz standardele i normele privind diferitele forme de comunicare n interiorul organizaiei: fax, e-mail, telefon. Prin acestea se stabilete circuitul informaiei la nivelul organizaiei, iar procesul de comunicare ar trebui s reflecte valorile i principiile organizaiei enumerate n primul capitol. Comunicarea extern i relaii publice n acest sub-capitol se definesc liniile directoare care privesc comunicarea organizaiei cu lumea exterioar: beneficiari, parteneri, finanatori, publicul larg. De asemenea, aici se menioneaz cine are responsabiliti cu privire la comunicarea extern, care sunt elementele de identitate vizual ale organizaiei i n ce condiii se folosesc.

10