Instituto Peruano de Turismo y Finanzas

CURSO: Informtica DOCENTE: Ing. Oswaldo Romero Valladares

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LAS BASES DE DATOS

GUA

Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada estructurada. Desde el punto de vista de la informtico, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. Algunos conceptos de bases de datos: es la coleccin de datos aparentes usados por el sistema de aplicaciones de una determinada empresa. es un conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. coleccin de datos organizada para dar servicio a muchas aplicaciones al mismo tiempo al combinar los datos de manera que aparezcan estar en una sola ubicacin TABLAS Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos. Podemos tener ms de una tabla en la base de datos para guardar informacin relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la informacin de clientes, en la otra la informacin del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto. CAMPOS Y REGISTROS Cada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que a primera vista casi la podramos confundir con una hoja de Excel, existen unas diferencias fundamentales: en Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un nico registro que rene la informacin de un elemento de la tabla. Cada campo de Access slo puede tener un tipo de datos: o slo texto, o slo nmeros, etc. REQUERIMIENTOS DE LAS BASES DE DATOS: Es necesario un contacto estrecho con el cliente; es esencial la identificacin de las funciones e interfaces; se requiere la especificacin del flujo, estructura y asociatividad de la informacin y debe desarrollarse un documento formal de los requerimientos. La bases de datos es una disciplina organizacional, un mtodo, ms que una herramienta o una tecnologa. Requiere de un cambio conceptual y organizacional. LAS BASE DE DATOS EN LAS EMPRESAS Conocer a los clientes y saber sus preferencias es un recurso vital en el desarrollo de productos y estrategias de ventas. Poder conocer con exactitud los datos bsicos de segmentacin del cliente (sexo, edad, preferencias bsicas etc.) y tal vez poder ir ms all en el conocimiento (preferencias personales, aficiones, gustos bsicos, marcas preferidas) resultan recursos muy valiosos para las empresas. Los datos recogidos de los clientes, formarn bases de clientes, de usuarios registrados y de posibles compradores, quienes sern susceptibles de recibir informacin actualizada de productos y servicios ofrecidos.

CREAR UNA BASE DE DATOS: Teniendo los conocimientos bsico de Base de Datos disear una pequea base de datos de un negocio cualquiera. Para este caso utilizaremos el programa Microsoft Excel. 1. 2. Abrimos el programa Microsoft Excel Empezamos a disear la estructura de la BD

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3. 4.

Una vez creada habremos diseado la tabla PERSONAL Creamos en otra hoja la tabla SECTOR

5.

Qu observas en comn entre las dos tablas?

FUNCIONES DE BASE DE DATOS

FILTROS
Facilitan la bsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Ejm: Filtrar todos los trabajadores del distrito de Huacho (HUA)

FILTROS AVANZADOS Para poder aplicar esta herramienta avanzada debemos saber que adems de nuestra Base de datos, necesitamos un rango de celdas a parte donde indicar cules son los criterios de filtro, es decir, dos rangos: Rango de la lista y Rango de criterios, por cada columna podemos elegir hasta dos criterios, combinndolos con los operadores Y (AND) u O (OR). Autofiltro es una gran herramienta para filtrar datos, pero en ciertas ocasiones resulta limitada. En muchos de esos casos podemos utilizar Filtro Avanzado.

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Ejm: En nuestra BD filtra todos los vendedores que tengan mayora de edad de 30 aos.

Rango de toda la lista (BD) Indicar el Criterio de filtro

FUNCIONES DE BASE DE DATOS:

Estas funciones permiten analizar y realizar clculos en base a listas. En Excel "lista" es una tabla de datos que en su primera fila tiene encabezamientos. 1. BDCONTAR, Usen la funcin en lugar de CONTAR cuando trabajen con bases de datos extensas y que requieran contar registros que cumplan con ciertos criterios. La funcin BDCONTAR cuenta las celdas que contienen nmeros en una columna de una lista o base de datos y que concuerdan con las condiciones especificadas. Sintaxis BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden con los criterios. Ejm: Contar todos los vendedores que ya obtuvieron su sueldo. =BDCONTAR(A1:K27,K1,M8:M9) Ejm:

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2.

BDCONTARA, Cuenta las celdas que no estn en blanco dentro de una columna de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas. Usen la funcin BDCONTARA cuando requieran contar registros de una base de datos y que no tenga en blanco algn dato especifico de los registros. Sintaxis BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Ejm: Contar todos los cobradores que ya obtuvieron pago alguno =BDCONTARA(A1:K27,K1,M12:M13) Ejm:

3. 4. 5. 6.

BDMAX: devuelve el mximo valor de una columna de una base de datos, segn un criterio. BDMIN: devuelve el mnimo valor de una columna de una base de datos, segn un criterio. BDPROMEDIO: devuelve el promedio de una columna de una base de datos, segn un criterio. BDSUMA: devuelve la suma de los valores de una columna de una base de datos, segn un criterio. Sintaxis BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) Ejm:

7. 8. 9.

BDVAR: devuelve la varianza de una columna o campo de una base de datos segn una condicin. BDVARP: devuelve la varianza de una columna o campo de una base de datos, considerando la misma como poblacin total, segn una condicin. BDDESVEST Calcula la desviacin estndar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos

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10. BDDESVESTP: devuelve la desviacin estndar de una columna o campo de una base de datos segn una condicin, considerando la poblacin total. 11. BDEXTRAER: devuelve un dato de una columna de una base de datos, segn un criterio. 12. BDPRODUCTO: devuelve el producto de valores en una columna o campo de una base de datos segn una condicin.

TABLAS DINMICAS
Las Tablas Dinmicas son una forma alternativa de presentar o resumir los datos de una lista, es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista diferentes. El nombre Tabla Dinmica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista pueden cambiar de posicin y tambin pueden ser filtrados. Con las Tablas Dinmicas tambin podremos preparar los datos para ser utilizados en la confeccin de grficos. La comprensin cabal de este tema se obtiene con la prctica y es as como se ver que es uno de los tpicos ms potentes de Excel, principalmente en las versiones ms recientes. Ejm: Una empresa de exportacin de mquinas agrcolas tiene la siguiente tabla en una Hoja de Excel 2007, donde figuran los datos del 1 trimestre del ao. a partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.

Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaa "insertar" panel "Tablas"/"Tabla dinmica", al hacer esto aparece un men en el que tenemos las opciones de "Grfico dinmico" y "Tabla dinmica", pulsaremos en este ltimo como se puede ver a continuacin aparece el panel "Crear tabla dinmica". Pulsamos en aceptar y automticamente se crea la Hoja4 en la que se destacan: Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinmica" Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinmica" que es una novedad de Excel 2007 y que tiene un rectngulo en la parte superior, donde se ubican los campos o rtulos de la tabla de origen, tambin hay cuatro rectngulos, en la parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rtulos de columna", "Rtulos de fila" y "Valores" donde irn apareciendo los rtulos de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el que se nuestra.

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Los botones se pueden arrastrar de un rectngulo a otro aunque los rtulos que tienen valores numricos, siempre aparecen en rectngulo "Valores". Para resolver el problema, marcaremos los "MAQUINA" y "CANTIDAD este es el prximo paso

Observar que aparecen automticamente 2 botones y listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas.

Si queremos saber el detalle de las mquinas que fueron exportadas y por cual vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rtulo VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel "Lista de campos de tabla dinmica". Se ve que en los rectngulos, ms precisamente en el llamado Rtulo de fila, aparece un nuevo botn, el botn VENDEDOR en forma simultnea a la la seleccin de la casilla de verificacin VENDEDOR. La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto arrastrando el botn VENDEDOR al rectngulo "Rtulo de columna"

Tambin sera interesante saber el nmero de maquinarias exportadas a que pas y por cual vendedor. Para hacerlo, verificamos la casilla "Pas" y filtramos MAQUINA

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