UNIVERSITATEA ROMANO-AMERICANA Facultatea de Relatii Comerciale si Financiar-Bancare Interne si Internationale Anul III, sem II

Tema lucrarii:

CONTROLUL FINANCIAR DE GESTIUNE LA SC SEPHORA SA

Disciplina: Control si Audit Financiar-Contabil Lector univ. dr. Student:

- CUPRINS -

Cap.I.ASPECTE GENERALE PRIV. CONTROLUL FIN. DE GESTIUNE Definitia controlului financiar de gestiune 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. Obiectivele controlului financiar de gestiune Organizarea controlului financiar de gestiune Actele intocmite de organele controlului financiar de gestiune Controlul prin inventar parte componenta a CFG Procedurile si tehnicile de verificare ale CFG

Cap.II.PREZENTAREA SOCIETATII 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Forma juridica, sediul societatii, si durata de functionare Obiectul de activitate Capitalul social Conducerea societatii

Cap.III.STUDIU DE CAZ 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Controlul recepiei bunurilor Controlul nregistrrii documentelor Controlul prin inventariere Valorificarea rezultatelor inventarierii

Cap.IV.CONCLUZII SI PROPUNERI 4.1. 4.2. Concluzii Propuneri

Cap.I. ASPECTE GENERALE PRIVIND CONTROLUL FINANCIAR DE GESTIUNE Definitia controlului financiar de gestiune Controlul financiar de gestiune este un control ulterior care urmrete respectarea dispoziiilor legale cu privire la gestionarea si gospodrirea mijloacelor materiale si bneti pe baza documentelor nregistrate n evidena tehnico-operativ i contabil. 1.2. Obiectivele controlului financiar de gestiune Controlul financiar de gestiune are ca obiective principale: - respectarea normelor legale cu privire la existena, integritatea, pstrarea i paza bunurilor i valorilor de orice fel si deinute cu orice titlu; - utilizarea valorilor materiale; - efectuarea declansrilor i casrilor de bunuri; - efectuarea prin numerar sau prin virament a ncasrilor i plilor n lei sau n valut; - ntocmirea i circulaia documentelor primare i de evidena contabil. 1.3. Organizarea controlului financiar de gestiune Controlul financiar de gestiune se exercit, de regul, cel puin o dat pe an, iar n gestiunile mici cel puin o dat la doi ani. Acest control se efectueaz n totalitate sau prin sondaj n raport cu volumul, valoare i natura bunurilor, tentaiile i posibilitile de sustragere, condiiile de pstrare i gestionare, frecvena abaterilor constatate anterior. n cadrul controlului prin sondaj, n aceasta aciune sunt cuprinse un numr reprezentativ de repere i documente care s permit tragerea unor concluzii temeinice asupra respectrii actelor normative din domeniul financiar, contabil si gestionar. n cazul constatrii de prejudicii, controlul se extinde asupra ntregii perioade n care, legal, pot fi luate masuri de recuperare i de tragere la rspundere a persoanelor vinovate.

Activitile controlului financiar de gestiune se defoar pe baza programului anual de control ntocmit de ctre eful compartimentului i aprobat de consiliul de administraie. n programul de control sunt prevzute pe uniti de timp (luni, trimestru) gestiunile, i n cadrul acestora: activitile ce urmeaz a se controla : - perioada supus verificrii; - durata controlului ; - organele de control ce urmeaz a efectua verificrile. Pentru fiecare aciune nscris n programul de control, eful compartimentului de control elaboreaz o tematic n care se nscriu: - principalele obiective; - prevederile legale care reglementeaz activitile ce urmeaz a fi controlate; - persoanele desemnate; - termenele de finalizare a aciunilor. Separat de aceast activitate, conductorul compartimentului de control financiar n cadrul aciunilor de organizare ntrunete fiecare membru al echipei de control, prezentnd att principalele prevederi legale care reglementeaz activitatea controlat, ct i unele aspecte rezultate in activitatea anterioar de control i modul de verificare a constatrilor rezultate din aceasta. Organele de control financiar de gestiune consemneaz constatrile n acte de control bilaterale (procese verbale sau note de constatare) cu: - indicarea prevederilor legale nclcate;
-

stabilirea exact a consecinelor economice, financiare sau patrimoniale; celor ce vor fi luate n continuare.

- stabilirea persoanelor vinovate, precum i a msurilor luate n timpul controlului i a Pentru abaterile constatate, se solicit note explicative scrise de la persoanele vinovate. n cazul controlului prin inventariere a unei gestiuni, la procesul verbal se anexeaz: declaraiile gestionarilor, listele de inventariere, situaia plusurilor i minusurilor, explicaiile gestionarilor. Valorificarea constatrilor controlului financiar de gestiune are loc, n general conform urmtoarei proceduri pe baza actelor de control ntocmite, eful compartimentului prezint conducerii unitii concluziile controlului efectuat mpreun cu msurile ce se

propun a fi luate n vederea nlturrii abaterilor i tragerii la rspundere a persoanelor vinovate. Conductorul unitii are obligaia s: - analizeze msurile propuse; - dispun sancionarea persoanelor vinovate i recuperarea pagubelor; - nainteze actele de control la organele de cercetare penal,.dac este cazul. La solicitarea instanelor de judecat, conductorul unitii are obligaia s dispun msuri de control la gestiunile cu probleme, necesare pentru stabilirea prejudiciilor produse prin infraciune. Atunci cnd nu se iau msuri, de ctre conductorul unitii, eful compartimentului de control are obligaia s sesizeze n scris Consiliul de Administraie. 1.4. Actele de control intocmite de organele controlului financiar de gestiune Controlul financiar intern de gestiune este controlul propriu al unitii patrimoniale organizat n conformitate cu H.G. nr.71/1991; cele mai cunoscute acte de control sunt: procesul verbal de control; procesul verbal de constatare a contraveniei; nota de constatare; nota de prezentare. Controlul financiar intern vizeaz att aspecte de ordin gestionar, ct i aspecte de fond ale autoritii patrimoniale, aspecte care vizeaz: organizarea contabilitii;

evidenele tehnic-operative ale inventarului;

controlul preventiv, ierarhic operativ curent; a ntocmirii bilanului contabil i contului de profit i pierdere; a gestionarilor; utilizrilor imprimatelor cu regim special; a organului de urmrire a debitorilor; a verificrii creditorilor; a recuperrii conform disciplinei contractuale a creanelor, etc.

Ca structur procesul verbal este asemntor cu structura procesului verbal de verificare a gestiunii cu precizarea expres c la fiecare obiectiv verificat sau la fiecare capitol trebuie s se respecte urmtoarele: obiectivul controlului. a.
b.

operaiile i obiectele controlului; persoana controlat; persoana care a efectuat controlul; eventualii martori.

c. d. constatrile controlului.

Cauzele i consecinele economice i financiare ale acestora trebuie s fie proprii, ale organului de control, bazate pe date i fapte exacte, exprese, clare, precise i documentate.

eventualele conveniuni ale organului controlat asupra controlului , msuri luate n timpul controlului i ce urmeaz a se lua de unitatea

punctele de vedere efectuat al organului de control.

controlat, dup terminarea controlului, cu artarea termenelor cnd acestea se vor realiza i persoanele care rspund de ndeplinirea msurilor respective. 1.5. Controlul prin inventar este o parte componenta a controlului financiar de gestiune. Se apeleaz la procedura de inventariere din diverse motive:

In cazul n care se constat c la un moment dat anumite produse aflate n stoc nu sunt corect nregistrate n datele din gestiune i deci nu exist un stoc corect al acestor produse.Acest lucru se observ cnd exist cantiti mici n stocul scriptic i n realitate sunt mult mai multe (sau invers cnd sunt cantiti mari n stocul scriptic,iar n depozit i la raft exist cantiti mici la produsul n cauz) i deci iese n eviden faptul c exist erori n baza de date din gestiune iar acestea trebuiesc corectate. n momentul n care se decide ca prin sondaj s se verifica stocurile, pe furnizori, pe departamente etc. Acest control prin inventar are un caracter preventiv, deci nu se tie n momentul nceperii aciunii dac stocurile sunt sau nu corecte. n momentul n care se constat c ceva nu este n regul n datele contabile ale unui furnizor, respectiv soldul furnizorului nu este cel real. Acest lucru se poate

observa la un eventual punctaj efectuat cu furnizorul n cauz i se constat documente nenregistrate (din diverse motive) n gestiune i deci lipsa unor date din contabilitate (deoarece acestea vin prin import de date din gestiune). O dat cu nceperea unui nou an se efectueaz inventar la totalul magazinelor incusiv la depozitul central de marf. Legea i oblig pe comerciani s efectueze cel puin o dat pe an un inventar total. n cadrul inventarierii se compara stocurile i soldurile faptice cu cele scriptice i se stabilesc eventualele diferene.n cadrul controlului prin inventariere, formele de control sunt dup cum urmeaz:

dup momentul n care se execut controlul, raportat la momentul

desfurrii activitii operaiilor ce se controleaz, acesta este un control financiar contabil postoperativ sau ulterior , deoarece se exercit dup desfurarea activitilor sau operaiilor economico-financiare i contabile cu privire la gestiunea patrimoniului.Altfel spus acest control se efectueaz dup nregistrarea documentelor de intrare a mrii att n gestiune, ct i n contabilitate.n gestiune au fost nregistrate facturile, au fost fixate preurile de vnzare, a fost aezat marfa la raft, diferena de marf a fost depozitat n depozitul central de marf etc. n contabilitate a fost efectuat transferul de date din gestiune, au fost efectuate notele contabile care se refer la transferul din contul de avize n contul de facturi, au fost eventual pltite o parte din facturile scadente la plat de la furnizorii de marf cu produse cosmetice etc.

dup modul de corelare cu interesele economico-financiare pentru care este

organizat i exercitat, acest control este un control propriu de gestiune al agenilor economici i urmrete respectarea dispoziiilor legale cu privire la gestionarea i gospodrirea mijloacelor materiale, pe baza documentelor nregistrate n evidena tehnic-operativ i contabilitate. Acest control este efectuat cel puin o dat pe an i se efectueaz n totalitate sau prin sondaj, n raport de volumul, valoarea i natura bunurilor, tentaiile i posibilitile de sustrageri, condiiile de pstrare i de gestionare precum i frecvena abaterilor constatate anterior.

Procedeul folosit n inventariere este controlul faptic. Acesta este procesul de stabilire a realitii, existentei i micrii mijloacelor materiale i a desfurrii activitilor economico-financiare. Aceast form de control are ca obiectiv determinarea exact a cantitilor existente (stocul real de marf, cel faptic), a strii n care se gsesc, a stadiului i modului de folosire,a respectrii legalitii n utilizarea lor. 1.6. Procedurile si tehnicile de verificare a obiectivelor controlului financiar de gestiune. Etape Cunoaterea, stpnirea i aplicarea cu discernmnt i suplee, n raport cu obiectivele controlului i situaiile din teren, a metodelor, tehnicilor i procedeelor de control, constituie una din premisele de baz, care asigur eficien i finalitate n activitatea de control. Experiena n activitatea de control, a dovedit, ct de important este ca organele de control s cunoasc teoretic i s aplice selectiv, n practic, metodele, tehnicile i procedeele de control. 1.6.1. Controlul total si prin sondaj Controlul poate fi exercitat total sau prin sondaj. Controlul total cuprinde toate operaiile din cadrul obiectivelor stabilite i pe ntreaga perioad supus controlului. De exemplu, n ceea ce privete respectarea disciplinei se are n vedere toate operaiile i documentele privind ncasrile i plile pe perioada respectiv. Controlul total este cel mai cuprinztor i sigur. Cu toate acestea, ca urmare a faptului c necesit un volum mare de munc, nu se poate aplica ntotdeauna, fiind posibil mai ales la unitile mici. Din aceste motive, n anumite cazuri se utilizeaz controlul prin sondaj. Controlul prin sondaj cerceteaz cele mai reprezentative documente i operaiuni care permit obinerea unor concluzii cu caracter generale asupra obiectivului urmrit. Sondajul este controlul selectiv care simplific sarcina de apreciere prin utilizarea unui exemplu reprezentativ i permite, astfel s se obin economii autentice n ceea ce privete munca de control, esena controlului prin sondaj depinde de alegerea perioadei, operaiunilor i documentelor ce se controleaz i care dau posibilitatea generalizrii concluziilor i msurilor ce se impun; rezultatele sondajelor determin extinderea controlului asupra

tuturor operaiilor, ajungndu-se astfel la controlul total. Controlul prin sondaj se refer att la repere din cadrul gestiunilor de materiale a cror eviden analitic se ine cantitativvaloric pe fiecare fel de material produs, etc., ct i la cele din cadrul cheltuielilor. La gestiunile a cror eviden se ine global-valoric reperele nu se pot controla prin sondaj. Reperele ce se controleaz prin sondaj trebuie s fie cele mai reprezentative n gestiune. Conform acestor principii, inventarierea, ca modalitate de control faptic, poate fi efectuat prin control sau prin sondaj, n funcie de natura elementelor controlate i de obiectivele urmrite. Inventarierea total permite cunoaterea efectiv a realitii i obinerea unor concluzii exacte, dar reclam un timp ndelungat, efort substanial i sistarea operaiilor de primire i eliberare a bunurilor. Inventarierea prin sondaj este mai operativ ns are o precizie mai sczut. Controlul prin sondaj cuprinde numai o parte din operaiile i documentele dintr-un anumit sector. El se poate limita, ns, i la o parte din perioada de timp supus controlului, eficiena sa crescnd dac se au n vedere operaii n curs de efectuare la data respectiv, cum sunt plile de salarii, transportul de produse, consumul efectiv al unor materiale, etc. Modalitile de control se ntreptrund n forme multiple i variante, cum sunt: controlul simultan, cu sensuri diferite, adic cel care are loc controlul progresiv, care este n acelai timp i simultan, cel care se controlul plenar, atunci cnd constituie un ansamblu de msuri legate concomitent cu execuia; exercit n cursul executrii lucrrilor i pe msura desvririi lor; ntre ele cu scopul de a se obine certitudinea c justificarea operaiilor este exact i complet; controlul continuu sau permanent este cel care nu prezint ntreruperi n durata sau n intensitatea sa i cuprinde toate actele i bunurile care constituie obiectul su; controlul periodic este cel organizat la intervale regulate i cuprinde controlul direct este un control simultan i se aplic obiectivului ce se totalitatea obiectivului sau a faptelor de controlat; controleaz n timpul executrii activitii respective;

controlul execuiei i controlul de conducere. Pe de o parte, conducerea

include i controlul execuiei, iar pe de alt parte, exist numai de execuie rezervate nivelurilor superioare ale conducerii unitii. De regul, deosebirea dintre lucrrile de execuie i munca de conducere este necesar n vederea organizrii i repartizrii sarcinilor, inclusiv cele de control i n acest mod se uureaz stabilirea unei ierarhii pe linia lucrrilor de control, pentru a se ajunge, de fapt, la situaia ca nsui controlul s fie controlat. 1.6.2. Controlul documentar Controlul documentar contabil este procedeul de stabilire a realitii, legalitii i eficienei operaiilor i activitii economice i financiare, prin examinarea documentelor primare i centralizate a nregistrrilor n evidena tehnic-operativ i contabil, a situaiilor contabile i bilanurilor. Controlul documentar contabil se utilizeaz cu caracter preventiv i concomitent, integrat organic sistemului de organizare i conducere a evidenei tehnico-operative i contabile, ca de exemplu documentele care se primesc la contabilitate pentru nregistrare, al lucrrilor de ntocmire a situaiilor contabile i bilanului, al exactitii prelurii i prelucrrii datelor, n condiiile utilizrii calculatorului electronic pentru efectuarea lucrrilor de calcul i eviden. Controlul documentar contabil n condiiile prelucrrii electronice a datelor are n vedere ca att programul prelucrrii datelor ct i introducerea datelor s fie complete i corecte. Sunt situaii n care este necesar o adncire a cunoaterii obiectivului controlat. Controlul i bazeaz concluziile pe acte, documente i evidene care sunt ntocmite cu respectarea normelor legale i conin date reale. Pentru a se constata abateri i lipsuri i a argumente concluziile n legtur cu fapte nenregistrate sau nregistrate eronat n documente i evidene se folosesc modaliti (tehnici) specifice de control, cum sunt: a. se folosete bonul de vnzare. reconstituirea cantitativ a unor evidene global valorice pe baza inventarelor i actelor de gestiune, cnd pentru ieirea mrfurilor

10

b.

comparaia

de

control

privind

stabilirea

stocurilor( soldurilor) maxime posibile la inventarul final. Stocul maxim posibil = stocul la inventarul iniial + intrri de mrfuri pe baz de documente ieiri de mrfuri pe baz de documente. Din aceast comparaie de control rezult trei situaii: - stocul maxim posibil este mai mare dect stocul de la ultimul inventar; - stocul maxim posibil este mai mic dect stocul de la ultimul inventar; - stocul maxim posibil este egal cu stocul de la ultimul inventar. c. corelarea intrrilor de materiale, produse sau mrfuri, n funcie de consum, eliberri sau vnzri. Aceast modalitate de control se utilizeaz la: - gestiunile cu eviden global valoric, unde desfacerea mrfurilor se face pe baza bonurilor de vnzare; - gestiunile cu eviden global valoric, cu plata direct la vnztor, fr bon de vnzare. d. compararea de numerar din vnzri cu vnzrile posibile n anumite perioade, pentru a se depista eventualele depuneri n contul unor lipsuri n gestiune din perioada anterioare; e. corelarea actelor contabile pentru stabilirea realitii unui fapt economic, cu alte fapte de influen reciproc; f. controlul intergestionar. 1.6.3. Controlul faptic Controlul faptic este procedeul de stabilire real a existenei i micrii mijloacelor materiale i bneti i a desfurrii activitii economice i financiare. Controlul faptic se exercit la locul de existen a mijloacelor materiale i bneti i are ca obiectiv determinarea exact a cantitilor i valorilor existente, a strii n care se gsesc, a stadiului i modului de prelucrare a respectrii legalitii n utilizarea lor. Principalele modaliti sau tehnici de control faptic sunt: inventarierea, expertiza tehnic i analiza de laborator, observarea direct, inspecia fizic, etc. Fa de regula general a valorificrii rezultatului inventarierii se admit urmtoarele:

11

Pentru gestiunile unde contabilitatea a condus cantitativ-

valoric, este posibil ca la inventariere, la unele sortimente ale aceluiai produs sau produse asemntoare, la care exist riscul de confundare s apar plusuri iar la altele minusuri; att n gestiunile unde contabilitatea analitic este condus cantitativ-valoric, ct i n gestiunile unde contabilitatea este condus valoric pot s apar lipsuri generate de aciunea factorilor fizici i chimici, urmare a manipulrii, depozitrii sau nsilozrii. Observaia direct este folosit pentru stabilirea unor situaii faptice care nu rezult din documente. Observaia desemneaz necesitatea organului de control de a merge la faa locului pentru a constata modul n care personalul controlat i ndeplinete obligaiile de serviciu. Inscripia fizic const n examinarea activelor i a altor surse. Este o prob sigur pentru constatarea existenei unui anumit post de activ a imobilizrilor sau a actelor justificative nregistrate n eviden. De exemplu controlul banilor n casierie, a listelor de inventariere, etc. Controlul faptic se ntregete cu cel documentar. n acest fel, prin control se stabilete att modul de gestionare a mijloacelor materiale, ct i calitatea informaiilor cu privire la activitatea controlat. Etapele efectuarii controlului financiar: 1. contabil 2. 3. 4. 5. Etapa pregatirii actiunilor de control financiar contabil Etapa efectuarii controlului financiar contabil Etapa intocmirii actelor de control financiar contabil Etapa valorificarii constatarilor rezultate din Etapa programarii actiunilor de control financiar

efectuarea controlului financiar contabil

12

Cap.II. PREZENTAREA SOCIETATII 2.1. Forma juridica, sediul societatii, si durata de functionare Denumirea societii comerciale este SEPHORA S.A., avnd forma juridic de societate comercial pe aciuni. Aceasta i desfoar activitatea n conformitate cu legile romne i prezentul act constitutiv. n toate actele, facturile, anunurile, publicaiile i alte acte emannd de la societate, trebuie s se menioneze : denumirea, forma juridic, sediul social, codul unic de nregistrare al societii. Prile contractante au stabilit ca sediul societii s fie n Romnia, municipiul Iai, Str. Ingusta nr. 9, judeul Iai. Sediul societii poate fi schimbat n alt localitate din Romnia prin decizia adunrii generale a acionarilor. Societatea poate avea sucursale, filiale, puncte de desfacere n magazine, locuri stradale, oboare, reprezentane, agenii, etc., situate i n alte localiti din Romnia. Durata de functionare a societii este nelimitat, ncepnd de la data nregistrrii ei la Oficiul Registrului Comerului. 2.2. Obiectul de activitate Domeniul principal: Comert cu amanuntul al produselor cosmetice si de parfumerie, in magazine specializate. Obiectul de activitate se interpreteaz conform Hotrrii Guvernului nr. 656 din data de 06 octombrie 1997 privind aprobarea Clasificrii activitilor din economia naional CAEN, publicat n Monitorul Oficial nr. 301 bis din data de 05 noiembrie 1997 i Ordinului nr. 601/26 noiembrie 2002 privind actualizarea clasificrii activitilor din economia naional CAEN, publicat n Monitorul Oficial nr. 908 din 13 decembrie 2002.

13

2.3. Capitalul social Capitalul social subscris const n numerar i este n valoare de 478,400 Lei, vrsat integral la data constituirii societii. Capitalul social subscris este divizat n aciuni nominative, n valoare egal de 100.000 lei fiecare. Transmiterea partilor sociale trebuie nscrisa n Registrul Comertului si n Registrul de asociati ai societatii. Patrimoniul societatii nu poate fi grevat de datorii sau alte obligatii personale ale asociatilor. Un creditor al unui asociat poate formula pretentii numai asupra partii din beneficiul societatii care i s-a repartizat sau a cotei parti cuvenite acestuia la lichidarea societatii efectuata conform actului constitutiv. 2.4. Conducerea societatii Adunarea general a acionarilor este organul de conducere al societii comerciale care decide asupra activitii acesteia i asigur politica ei economic i comercial. Administrarea i reprezentarea societii este asigurat de Administrator, numit manager. Managerul angajeaz astfel o activitate de conducere i control, de supraveghere atent a activitii societii, putnd acorda mputernicire altor persoane pentru a angaja societatea fa de teri persoane fizice sau juridice. 2.5. Compartimentul financiar contabil n cadrul compartimentului financiar contabil se ntocmeste bilantul si contul de profit si pierdere, se calculeaza profitul contabil, profitul impozabil si impozitul pe profit, precum si obligatiile de plata ale societatii catre bugetul de stat si fonduri speciale. ntocmirea bilantului contabil si a contului de profit si pierdere Societatea ntocmeste anual, pe baza ultimei balante de verificare sintetica, bilantul si contul de profit si pierdere, cu respectarea normelor metodologice si a precizarilor elaborate de Ministerul Finantelor cu ocazia nchiderii exercitiului financiar. Calculul si valoarea profitului Profitul societatii se stabileste prin bilantul aprobat de AGA.

14

Profitul impozabil se stabileste ca diferenta ntre suma totala a veniturilor ncasate si de ncasat si suma totala a cheltuielilor efectuate pentru realizarea acestor venituri. n cazul nregistrarii de pierderi partile se obliga sa analizeze cauzele si sa ia masuri de recuperare.

Cap.III. STUDIU DE CAZ

3.1. Controlul recepiei bunurilor (mrfuri, materii prime, materiale) Dintre principalele obiective ale controlului financiar de gestiune exist unul care se refer la existena, pstrarea i paza bunurilor patrimoniale ale agenilor economici. Cum recepia mrfurilor reprezint punctul de plecare a ntregii activiti de aprovizionare,de stocare i ulterior de vnzare a mrfii respective este de la sine neles c un control de gestiune este necesar s cuprind i controlul recepiei bunurilor intrate n patrimoniu. Controlul prin sondaj n urma hotrrii luate de Consiliul de administraie s-a decis ca prin sondaj s fie controlat recepia mrfurilor la unul din magazinele firmei S.C. SEPHORA S.A. A fost formulat n scris aceast hotrre i au fost numite persoanele care vor fi nsrcinate s fie membre n comisia de control. Acest lucru se poate vedea n fig. nr. 1.

S.C. SEPHORA S.A. NOT INTERN

Data: 15 martie 2010

n urma edinei din data de 15 martie 2010, Consiliul de administraie a hotrt ca n data de 05 aprilie 2010 s se efectueze controlul recepiei mrfurilor la magazinul Baneasa . Se instituie comisia de control format din: Domnul Domnul Doamna Burghelea Ciprian Niculescu Stefan Radu Mariana preedinte membru membr

Controlul recepiei mrfurilor va ncepe n data de 2 aprilie 2011 i va dura 2 zile. Procesul verbal de control va fi ntocmit de Niculescu Stefan n maxim 3 zile de la data ncheierii controlului. Director, Neagu Sebastian Vizat, CONTABIL EF,

15

Figura nr.1 - Decizia pentru controlul recepiei mrfurilor n data de 5 aprilie 2010, comisia a nceput controlul recepiei mrfurilor inopinant la magazinul Baneasa. Acest control a constat practic n: Verificarea faptic a mrfii prin numrarea acesteia produs cu produs sau unde era cazul prin numrarea mrfii prin sondaj (unde existau furnizori care au adus cantiti mari de marf) Verificarea recepiei cantitative a mrfii prin cntrirea acesteia Dup numrarea/cntrirea mrfii, se verific documentele de intrare respectiv cantitatea nscris n documentul care nsoete marfa (factur fiscal, aviz de nsoire a mrfii) i se compar dac corespund cantitile faptice cu cele scriptice. n cazul n care marfa nu a fost livrat n ntrgime se verific dac receptionerul a semalat acest lucru i deci dac a fcut meniunea n factur c marf nu a ajuns conform cantitii nscris n factur. S-a verificat dac pe documente exist semntura de primire a mrfii, clar, cite, cu numele complet al celui care a recepionat marfa S-a verificat marfa din punct de vedere calitativ (aspect fizic plcut, ambalaje corespunztoare i intacte, marf nedegradat la transport etc.) S-a verificat dac marfa nu este venit expirat de la furnizor A fost verificat dac nu cumva furnizorul aduce alt marf; alta dect cea din comand dar la acelai pre de intrare A fost verificat marfa care este din import (furnizorul import aceast marf nu o produce el), dac are traduceri n limba romn pentru instruciunile de folosire a acestei mrfi A fost verificat circuitul mrfii n depozit; dac aceasta poate fi sustras uor n timpul aranjrii acesteia n depozit ori pe traseu pn n magazin (la raft)

16

Au fost verificate condiiile de depozitare a mrfii; dac acestea corespund din punct de vedere al normelor fito-sanitare (s nu fie depozitate direct pe pardoseal, produsele uor degradabile s fie depozitate corespunztor, etc). A fost verificat modul n care este meninut ordinea i curenia n depozit. Rezultatele controlului recepiei bunurilor materiale

n urma controlului efectuat n data de 5 aprilie 2010, comisia de control a ntocmit un proces verbal de constatare n care s-au consemnat toate aspectele interne constatate. Raportul arta astfel:

S.C. SEPHORA S.A.

Data: 7 aprilie 2010 PROCES VERBAL DE CONSTATARE

n conformitate cu nota intern din 15 martie 2010 s-a efectuat controlul recepiei mrfurilor la magazinul Baneasa. n urma controlului s-au constatat urmtoarele aspecte: Recepia mrfurilor are loc n condiiile prevzute de legea referitoare la normele fitosanitare care trebuiesc respectate n cazul depozitrii produselor n magazii, depozite etc. S-a constatat c produsele alimentare sunt depozitate separat de cele nealimentare, nu exista marf depozitat pe jos ci numai n rafturi special amenajate etc. Calitatea mrfii era conform standardelor impuse de lege dar mai ales conform exigenei clienilor (aspect fizic plcut, n termen de valabilitate, etc) Produsele de import aveau traduceri n care erau trecute reeta produsului modul de utilizare a acestora i contraindicaiile date de specialiti acolo unde este cazul n urma verificrii documentelor de nsoire a mrfii s-a constatat c recepionerul a semnat de primire pe fiecare document n parte S-a consemnat c n ziua controlului recepiei au existat doi furnizori care nu au avut pe produse trecut termenul de valabilitate al acestora. n acest caz recepionerul a refuzat marfa . La verificarea cantitativ a reieit faptul c recepia bunurilor a fost corect (cantitatea din factur a corespuns cu cantitatea total cntrit) Noi, membrii comisiei de control declarm c recepia bunurilor la magazinul Baneasa se efectueaz corect din punct de vedere al recepiei n depozit i c vom controla n perioada urmtoare documentele de intrare/ieire a mrfii din gestiune. COMISIA DE INVENTARIERE SEMNTURILE Burghelea Ciprian preedinte Niculescu nr.6 - Procesul verbal de constatare a controlului recepiei bunurilor membru Figura Stefan Neagu Sebastian membr

17

Figura nr.2 Procesul verbal de constatare a controlului recepiei bunurilor

3.2. Controlul nregistrrii documentelor de intrare/ieire a mrfii din gestiune Controlul documentar Controlul documentelor const, n esent, n aprecierea i analiza unor operaiuni i procedee economice pe baza documentelor justificative care le reflect. Acesta se efectueaz cu caracter preventiv i concomitent, integrat organic sistemului de organizare i conducere a evidenei tehnic-operative . n cazul societii comerciale SEPHORA S.A. acest control se va efectua n cadrul compartimentului operare P.C. Compartimentul este compus din operatorii de gestiune existeni n cadrul fiecarui magazin n parte i depozit. Acetia au sarcina de a introduce ori de a scdea marfa din stoc pe baza documentelor fiscale corespunztoare fiecrei operaiune n parte. Fiecare operator are experient ndelungat cu baze de date de gestiune i sunt contieni de importana nregistrrii corecte i la timp a documentelor. Este foarte important ca operatorii s dein cunotine de contabilitate primar pentru a evita confuziile ntre documente (de exempu factur cu aviz) i s tie s fac diferena ntre facturile de intrare i cele de retur deoarece nregistrarea acestor documente are o influen foarte mare asupra stocului de marf iar inversarea acestora nu poate fi admis. Pe de alt parte nu este permis ca operatorul de gestiune s efectueze modificri n stoc fr documente de justificare a acestei operaiuni. n cazul n care nu exist documente fiscale este necesar s existe decizii interne de operare i deci pe baza acestora operatorul poate interveni asupra stocului dar numai pe baza unui document scris i nu verbal. Ca flux al circuitului documentelor este de semnalat faptul c acestea ajung mai nti n departamentul de operare dup care acestea sunt predate la departamentul financiarcontabil mpreun cu documentele, N.I.R.-urile aferente acestora.

18

Operatorii de gestiune primesc documentele de la gestionarii care iau n primire marfa (recepionerii) dup care introduc datele n calculator corespunztor fiecrui document n parte, att valoric ct i cantitativ. n cazul n care exist diferene ntre cantitatea din documente i cea recepionat operatorul este anunat de ctre gestionarul care a primit marfa ce diferene exist i acesta este obligat s scrie pe documentul respectiv cantitatea real receptionat astfel nct operatorul s introduc datele corect n programul de gestiune. Persoanele care opereaz datele n gestiune trebuie s se ncadreze n timpul de lucru aferent fiecrei operaiuni n parte, astfel nct s nu ngreuneze munca altor departamente, respectiv departamentul financiar-contabil care ateap aceste documente pentru a le arhiva ori pentru a opera plile acestora etc. Tot de operatorii de gestiune depind i persoanele care hotrsc preurile de vnzare a produselor care au fost introduse n stoc i care urmeaz s fie duse la raft i vndute. Aceate persoane nu pot face nimic dac factura de intrare nu a fost introdus n timp util n gestiune. O ntrziere n acest sens duce la ntrzieri de aprovizionare cu marf la raft ceea ce nu poate fi acceptat, clienii trebuie s gseasc ntotdeauna ceea ce doresc i nu numai. Nu se accept ca persoanele care aprovizionez rafturile cu marf s duc marfa la raft dac acesteia nu i-a fost fixat preul de vnzare deoarece este posibil ca n cazul n care a fost dus la raft fr a se verifica dac preul a fost calculat, marfa respectiv s fie vndut n pierdere dac furnizorul a modificat preul de intrare, respectiv a crescut preul din factur i acest lucru se vede foarte clar n momentul n care operatorul introduce n calculator factura de la furnizor. Este foarte important ca nregistrarea documentelor n gestiune s se execute corect att cantitativ, ct i valoric. O nregistrare greit a cantitii de marf duce la o ncrcare sau o diminuare a stocului cantitativ nereal iar o diferent valoric duce la o imagine greit asupra stocului valoric al gestiunii ceea ce poate duce la erori n aprovizionarea cu marf, materii prime i materiale. Totodat aceste nregistrri nereale duc la o informare greit a acionarilor n momentul n care acetia cer anumite rapoarte de gestiune iar rapoartele cu care se lucreaz provin dintr-o baz de date afectat de introducerea cu erori a documentelor.

19

De aceea este important ca periodic s existe un control asupra nregistrrii datelor n gestiune. n ce privete controlul care a fost executat de ctre comisia numit de Directorul general al societii, acesta a avut loc concomitent cu operarea facturilor de ctre operatori. Datorit fluxului mare de documente ca trebuiesc operate la timp n cadrul acestui departament s-a luat hotrrea ca operarea documentelor s nu fie oprit pe perioada controlului. Activitatea din magazin nu trebuie s fie niciodat afectat de deciziile luate la centru cu att mai mult de executarea acestora. Comisia de control a verificat toate documentele introduse n ziua precedent astfel c au fost cuprinse n cadrul controlului toate operaiunile de modificare a gestiunii. n aceast ordine de idei comisia a verificat urmtoarele documente: facturile de intrare de la furnizori; au fost verificate dac: numrul fiscal a fost introdus corect s-a operat corect n baza de date denumirea furnizorului, totalul facturii corespundea cu totalul N.I.R.-ului, au fost introduse exact produsele din factur i nu au fost inversate cu altele care au acelai pre de intrare dar care au coduri de bare diferite(aceast operaiune a dus la verificarea facturii produs cu produs) dac s-a introdus data scadent a facturii la plat (acest lucru este necesar pentru departamentul financar-contabil) exist semntura gestionarului c s-a primit n totalitate marfa din factur facturile de retur de la furnizori; au fost verificate dac: facturile au fost nregistrate n stoc cu minus (i nu cu plus) numrul fiscal a fost introdus corect facturile de retur au specificat numrul facturii de intrare aferent acesteia (de genul facur de retur la factura nr..) cantitile returnate au fost corect nregistrate dac a fost introdus data scadenei facturii exist semntura gestionarului c a fost returnat marfa acorduldirectorului de magazin ca marfa s se scad din gestiune etc avizele de intrare de la furnizori

20

Se nregistreaz n avize marfa venit de la furnizorii care au avut greit din punct de vedere matematic (gresite la calcul), ori au fost alte probleme cu factura respectiv i furnizorul a lsat marf urmnd s aduc n maximum 3 zile factura corect (este vorba de probleme de recepie de exemplu cnd se dorete s se primeasc doar o parte din marf cealalt marf nefiind corespunztoare cerinelor din punct de vedere calitativ ori nu are termenul de valabilitate trecut etc). n cazul avizelor se verific: - dac n cazul n care o factur a fost greit la calcul, N.I.R.-ul aferent acesteia este cu valoarea corect deoarece nu este bine ca n gestiune s intre la o valoare diferit de cea real, acest lucru poate duce la o diminuare a profitului n cazul n care de exeplu produsul se vinde sub preul de intrare - dac cantitatea din aviz corespunde cu cantitatea intrat n stoc - dac factura cu probleme este semnat de ctre gestionar i dac este clar specificat cauza care a dus la decizia de a se primi o anumit marf i care este aceasta.n acest fel operatorul de gestiune tie ce trebuie introdus n stoc i ce produse nu trebuiesc nregistrate. - dac este dat acordul Directorului de magazin n cazul unui refuz de marf - dac (n cazul n care a fost primit o parte din marf) sunt corect introduse valorile i totalul parial al facturii este egal cu totalul N.I.R.-ului. - dac este corect introdus numrul fiscal al facturii greite pentru a se cunoate exact factura care a avut probleme la receie Dup nregistrarea facturilor n avize urmeaz ca n maxim 3 zile s vin furnizorul cu factura corect (modificat astfel nct s arate exact marfa recepionat). n acest caz se nregistreaz n contabilitate factura corect (se face tranfer din contul de avize n contul de facturi i se introduce numrul corect al facturii modificate de furnizor). Aceast factur urmeaz s fie pltit cu numrul nou fiscal; cel al facturii corectate. Avizele de retur n contul avizelor de retur se nregistreaz facturile venite de la furnizori n urma procesului verbal de retur de marf ntocmit de unitate, conform diverselor contracte cu acetia.

21

Practic n momentul n care agentul furnizorului

aduce marf, se ntocmete n

prezena acestuia procesul verbal de restituire a produselor expirate sau degradate. n proces este trecut cantitatea de produse la valoarea acestora de intrare n gestiune conform facturilor aferente acestora la momentul respectiv. Agentului i se pred aceast marf, nsoit cu procesul verbal iar acesta are obligaia de a veni n maximum 3 zile cu factura de retur. n programul de gestiune se ntocmete N.I.R. la procesul verbal n data ieirii mrfii din gestiune. n programul de contabilitate se ntocmete not contabil n momentul sosirii facturii de retur de la furnizor. Aceast not contabil se refer la tranferul valoric din contul de avize n contul de facturi intrate de la furnizorii se trece numrul fiscal al facturii de retur. Nu se opereaz la valorile avizelor, deoarece acestea sunt valorile reale, ci numai la numrul fiscal pentru a exista numrul facturii la plat. Comisia de control verific s nu existe procese verbale nenregistrate n gestiune,adic marfa s fie restituit, dar operatorii s nu nregistreze aceste procese verbale i astfel marfa s nu fie sczut din stoc.Aceasta verific i posibilitatea ca un proces verbal s fie nregistrat de dou ori n programul de gestiune. Pot exista i astfel de cazuri n momentul in care acelai proces verbal este introdus de dou persoane (de ex operatorul din tura de diminea i cel din tura de sear).

S.C. SEPHORA S.A.

Data: 11.04.2010 PROCES VERBAL DE RESTITUIRE

S.C. SEPHORA S.A. prin gestionarul acesteia Ion Mihalache cu cartea de identitate seria R.X. nr. 523646 pred produsele: Rimel ..5 buc. Ruj ..3 buc. Parfum.....4 buc. delegatului firmei Maybelline, cu numele Mihai Barbu cu buletin seria A.X. nr. 325672. Aceste produse sunt restituite conform contractului nr. 340, ncheiat n 01.01.2010 deoarece acestea au fost degradate la precedentul transport .

Am primit, Mihai Barbu

Am predat, Ion Mihalache

22

Figura nr. 3. Proces verbal de predare a mrfii degradate facturile de vnzare ; s-a verificat dac: - exist comanda de la clientul respectiv - preul de vnzare este conform cu acordul acionarilor - cantitatea din factur este identic cu cantitatea din comand - produsele din factur sunt cele din comand i nu altele asemntoare ca denumire dar ca fond s fie altele - existe semntura gesionarului c a predat marfa clientului - data i denumirea clientului s fie corect introduse degradrile reprezint marfa care s-a degradat n urma manipulrii acesteia n depozit i n magazin. Acestea se scad n ziua respectiv, nu la o dat fix deoarece se vrea ca n orice moment stocul de marf scriptic s fie conform cu cel real. Tot aici sunt sczute i produsele deteriorate de ctre clienii din magazin. n cazul degradrilor comisia a verificat dac: - exist acordul scris al directorului de magazin s se scad marfa din stoc - exist semntura gestionarului c are la cunotiin c podusele sunt degradate i deci nu mai pot fi vandute - cantitatea sczut s fie cea din raportul scris al gestionarului - produsele s fie corect sczute n sensul c este necesar s se scad codul de bare de pe produsul degradat i nu altul din eroare Transferurile ntre magazine i depozit Aici se verific transferurile ntre magazine i cele dintre magazine i depozit. Se verific n special dac: exist semntura celui care a predat marfa (a gestionarului de la magazinul care trimite marfa) - exist semntura celui care a primit aceast marf (a gestionarului de la magazinul care primete marfa)

23

este nregistrat corect furnizorul n baza de date din gestiune (numele sunt corect nregistrate codurile de bare de pe produse sunt introduse toate cantitile din transfer cele dou transferuri (de intrare i de ieire a mrfii) corespund ca valoare

magazinului de la care s-a primit marfa)

i nu exist diferene care pot fi din cauza faptului c nu a fost nregistrat toat marfa ori c nu au fost corect nregistrate valorile de intrare a mrfii sunt corect introduse produsele n gestiune la preurile din transfer sunt nregistrate toate transferurile primite la recepie i nu au fost rmase

nenregistrate (acest lucru se verific comparnd transferurile ieite din gestiunea magazinului care a trimis marfa i transferurile magazinului care a primit-o). Aceast procedur se repet pentru fiecare magazin n parte; practic se formeaz o relaie de legtur ntre magazine i se verific pe fiecare magazin pentru a fi siguri c nu exist nici un tranfer rmas nenregistrat ori nregistrat dar nu la magazinul care a primit marfa ci din eroare poate fi nregistrat la orice alt magazin.n acest caz apar probleme de stoc la ambele magazine. Un lucru foarte important pentru departamentul financiar-contabil este ca soldul final al contului de marf din transferuri s fie zero. Practic ieirile de marf dintr-o gestiune s fie egale cu intrrile dintr-o alt gestiune astfel ca la finalul lunii n balan s fie cu valoare zero. n cazul n care exist sold n debit sau n credit, se verific trasferurile pentru fiecare magazin n parte tranfer cu transfer astfel nct s se gseasc transferurile rmase nenregistrate n unul din magazine.Acest lucru impune un volum mare de munc n verificarea acestora n gestiune deoarece exist zece magazine i depozit i este necesar s se verifice toate relaiile dintre magazine sau dintre depozit i magazine.n momentul n care au fost descoperite erorile acestea se remediaz imediat altfel nu poate fi inchis luna n departamentul contabilitate.Prin aceast verificare se menine n acelai timp i un control pe partea de gestiune deoarece un tranfer rmas neoperat n gestiune atrage dup el diferene de stoc la prodesele aferente acelui transfer. Odat rezolvat acel transfer (transfere) se rezolv i problema de stoc la produsele incluse n acesta. De fapt se rezolv mai nti problemele n gestiune i dup aceea prin transfer de date se rezolv n contabilitate.

24

Rezultatele controlului nregistrrii documentelor de intrare/ieire din gestiune n urma controlului Comisia de inventar a ntocmit un proces verbal de constatare i o not cu propuneri i sugestii pentru a se evita eventualele erori din gestiune. Comisia a ntocmit aceste formulare n mai multe exemplare. Astfel aceasta a predat un exemplar Directorului financiar i cte un exemplar fiecrui acionar din cadrul societii.
S.C. SEPHORA S.A. Data: 12.04.2010 PROCES VERBAL DE CONSTATARE n conformitate cu nota intern din 15 martie 2010, s-a trecut n faza a doua a controlului de gestiune i anume la controlul nregistrrii documentelor de intrare/ieire la magazinul din Baneasa. n urma controlului care a avut loc n departamentul operare P.C. au fost constatate urmtoarele: n ce privete nregistrarea facturilor de intrare de la furnizori,s-a contatat c acestea au fost nregistrate corect de ctre operatori la controlul facturilor de retur, au fost gsite dou facturi cu numrul fiscal introdus eronat n baza de date din gestiune. Au fost date imediat dispoziii de modificare a acestor facturi i s-a constatat ulterior c au fost corectate. La controlul avizelor de intrare nregistrrile au fost corecte La controlul facturilor de vnzare s-a constatat c marfa a fost sczut corect din stoc La controlul transferurilor ntre magazine s-a constatat c la unul dintre transferuri (transferul nr.255467 din 11/04/10) dei era consemnat faptul c nu a fost primit marfa n totalitate, acesta a fost introdus n stoc cu cantitatea total. Au fost date dispoziii s se efectueze transfer ctre unitatea care a trimis marfa cu minus pe cantitatea nerecepionat,urmnd ca i aceasta s efectueze N.I.R.conform transferului primit. Atasm o not cu propuneri pentru a solutiona aceaste probleme astfel nct acestea s nu mai apar. Comisia de control, Burghelea Ciprian Niculescu Stefan Radu Mariana Semnturile, preedinte membru membr

25

Figura nr. 4 Proces verbal de constatare privind controlul nregistrrii documentelor n gestiune

S.C. SEPHORA S.A.

Data : 12.04.2010

NOT INTERN n urma controlului efectuat n departamentul operare P.C.,au fost constatate nereguli n nregistrarea corect a datelor din gestiunea de mrfuri. De aceea noi Comisia de control vom ncerca s evitm apariia unor astfel de probleme pe viitor i v sugerm urmtoarele propuneri: n ce privete nregistrarea eronat a numrului fiscal la documente v sugerm ca operatorii s nu fie solicitai la maxim i de aceea v propunem s mai angajai un operator n cadrul acestui departament la magazinul Berceni unde este de fapt volumul de munc mai mare. Considerm c aceste erori au aprut din cauza faptului c operatorii nu fac fa volumului mare de lucru. n ce privete nregistrarea transferurilor ntre gestiuni v sugerm ca operatorii s fie supravegheai o perioad de timp pentru a se vedea dac aceast nregistrare a fost fcut neintenionat sau cu alte intenii. Pentru acesta considerm c este necesar ca efectuarea controalelor la magazinul Baneasa s se efectueze mai des i inopinat.

Comisia de control, Burghelea Ciprian Niculescu Stefan Radu Mariana preedinte membru membr

Semnturile,

Figura nr. 5 - Not intern cu propuneri din partea Comisiei de control

26

3.3. Controlul prin inventariere la S.C. SEPHORA S.A. n data de 15 mai 2010 Directorul economic, mpreun cu principalii acionari ai firmei au hotrt s se s se efectueze inventarul inopinat la magazinul Unirea asupra raionului cosmetice. A fost hotrt comisia de inventarie i s-a ntocmit n scris decizia ctre persoanele care vor efectua inventarierea. Decizia de inventariere se poate vedea n figura nr.10.

S.C. SEPHORA S.A.

Data:15 mai 2010

DECIZIE DE INVENTARIERE n urma edinei din data de 15 mai 2010, a fost luat decizia ca la magazinul Unirea s se efectueze control prin inventariere la raionul cosmetice n data de 16 mai 2010. Inventarierea va dura pn n data de 17 mai 2010. Comisia de inventariere va fi format din urmtoarele persoane:

Ion Mincu Enache Mihaela Barbu Stefan

preedinte membru membru

ntocmirea procesului verbal de control se va efectua de ctre Enache Mihaela , pn n data de 20 mai 2010. Director general, Burghelea Ciprian vizat, Director economic

27

Figura nr.6 - Decizia de inventariere la magazinul Unirea - raionul de cosmetice

Controlul faptic n cadrul inventarierii raionului de cosmetice se vor compara stocurile i soldurile faptice cu cele scriptice i se stabilesc eventualele diferene. n cazul inventarierii la cosmetice procedura de lucru a fost urmtoarea: n prima faz a fost luat o declaraie de la gestionar cu privire la bunurile din gestiunea de produse cosmetice. n declaraie acesta trebuie s completeze dac are cunotiin de eventuale minusuri sau plusuri n gestiune i s explice cauza care a dus la aceste diferene de stoc.

apoi se listeaz stocul scriptic al produselor cosmetice.Pentru a fi siguri c n lista respectiv vor fi include toate produsele cosmetice existente n baza de date, produse care au intrare de la furnizori diferii,se va printa un raport pe departamentul produse cosmetice.

se numr stocul faptic la raft i n depozit se calculeaz diferenele de inventar cantitative (plusurile sau minusurile aferente stocului scriptic) se analizeaz cauzele care au dus la aceste diferene. Acest lucru se face prin analiza fiei de produs n care apar toate intrrile i ieirile la produsul n cauz. Analiza este necesar s se fac pentru pentru fiecare produs la care au fost constate diferene mari. se iau luate msuri ca aceste cazuri s nu se mai repete se ntocmete procesul verbal de constatare la finalul inventarului se stabilesc vinovaii pentru aceste nereguli n gestiune

se ntocmete o not cu proceduri de lucru pentru evitarea neregulilor constatate la inventar. Acesta a fost nmnat Directorului economic urmnd ca acesta s decid mai departe procedurile de lucru n viitor. 28

 se nregistreaz plusurile i minusurile de inventar att n gestiune ct i n contabilitate.n gestiune pentru a se regla stocurile (se opereaz plusurile i minusurile aferente), iar n contabilitate pentru a se nregistra pe note contabile specifice operaiunilor de inventar, pentru a se evidenia n balan.

A fost luat o declaraie de inventar de la gestionarul care rspunde de departamentul cosmetice. Aceasta arta astfel:

S.C. SEPHORA S.A. DECLARAIE DE INVENTAR

Magazinul Unirea

Subsemnatul.gestionar alnumit prin decizia nrdin datadeclar: 1. 2. 3. 4 5. 6. 7. 8 9 10. 11. toate valorile materiale aflate in gestiunea subsemnatului se gsesc n locurile posed ( nu posed) valori materiale aparinnd am ( nu ) am cunotiin de existena unor plusuri n valoare ( cantitate) de.. .am ( nu am) eliberat valori materiale fr documente legale am ( nu am ) valori materiale nerecepionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au ntocmitdocumente aferente n cantitate de am ( nu am) documente de predare-primire care nu au fost operate la zi sau care nu au fost predate la departamentul contabilitate dein ( nu detin ) numerar din vnzarea mrfurilor aflate n gestiune, de lei. .ultimele documente de intrare sunt: de tipul .nr din data.. .ultimele documente de ieire sunt: de tipul.nr din data ultimul raport de gestiune a fost ncheiat la data de..pentru perioada alte meniuni.

Semnturi

Dat n faa noastr

Gestionar Data Ora

29

Figura nr. 7 - Declaraia de inventar a gestionarului de la Unirea

S-a trecut astfel la faza a doua a controlului, n ordinea n care au fost stabilite procedurile de control. Comisia de inventar mpreun cu gestionarul au mers la operatorul P.C. de la magazinul Baneasa i i-au cerut acestuia s printeze stocul la departamentul cosmetice. nainte ca acesta s listeze stocul, comisia s-a interesat dac sunt toate documentele nregistrate la zi. Dup se s-au asigurat c documentele sunt nregistrate n gestiune, s-a trecut la listarea stocului produselor care fceau obiectul discuiei. Raportul care coninea stocul scriptic coninea urmtoarele criterii de selecie: codul de bare aferent fiecrui produs n parte denumirea produsului respectiv unitatea de msur a produsului stocul scriptic la data printrii raportului

De menionat faptul c raportul este scos automat din calculator,acesta nu este operat manual de ctre operatorul de gestiune. Deci nu exist posibilitatea ca operatorul s printeze un raport care s cuprind date eronate cu privire la stocul scriptic. Singurele cazuri n care pot apare erori n stocul scriptic sunt cele n care sunt nregistrate greit codurile n momentul introducerii facturilor de la furnizori sau n momentul n care din cauze diferite se vnd unele produse pe codurile altor produse. Pe baza acestui raport urmeaz ca persoanele responsabile de inventar s numere produsele existente n list. Acestea sunt identificate pe baza codului de bare. De reinut faptul c inventarul la departamentul cosmetice s-a efectuat pn n momentul deschiderii magazinului. Nu se poate efectua un inventar faptic al produselor cu magazinul deschis deoarece exist riscul ca unele produse s nu poat fi numrate deoarece acele produse, sunt practic ncasate n momentul respectiv la casa de marcat.

30

Deci inventarul se efectueaz n felul urmtor: mai nti se numr toate produsele la care se vrea s se execute inventarul apoi se dechide magazinul pentru eventualii clieni dornici s cumpere din produsele respective i nu numai. Toate produsele numrate (deci stocul real sau cel faptic) sunt trecute n lista cu stocul scriptic n dreptul fiecrui produs n parte. Sunt numrate produsele de la raft, dar i cele din depozit. Aici gestionarul este cel care d relaii la locatiile produselor n depozitul de marf al magazinului respectiv . Este nevoie de aceste informaii deoarece comisia de inventar nu are cum s cunoasc ordinea aezrii produselor n depozit. Totalul stocului faptic la magazinul respectiv se calculeaz n felul urmtor: Stocul faptic= stocul de la raft + stocul din depozitul magazinului Toate diferenele de inventar dup ce sunt calculate sunt prezentate persoanelor de decizie pentru a se decide dac se opereaz aceste diferene pentru a se corecta stocul scriptic. Au fost calculate diferenele de inventar astfel: Diferene = stoc scriptic stoc faptic n urma analizei diferentelor reieite dintre stocul faptic i cel scriptic au rezultat urmtoarele: datorit faptului c la unele produse erau nregistrate n stocul scriptic cantiti mari de marf n raport cu stocul faptic, s-a trecut la verificarea fiecrui fiei fiecrui produs. n urma analizei fiecrei fie s-a constatat c toate aceste produse au avut intrare n aceeai zi i cu acelai document fiscal. n final s-a constatat c factura n cauz a fost nregistrat n stoc de dou ori (pe acelai nr. fiscal, nr. 255798, au fost ntocmite dou N.I.R-uri acestea fiind N.I.R.-ul cu numrul 955 din data de 05/03/10 i N.I.R.-ul cu nr.957 din data de 06/04/10 ).

31

Din aceast cauz stocul scriptic a fost ncrcat la produsele incluse n factur cu cantitile aferente acestora de dou ori. Aceast problem poate fi rezolvat prin anularea N.I.R-ului nr. 957 din gestiune. n momentul n care se anuleaz acest N.I.R. stocul revine la normal pentru produsele din factura n cauz. Formularul cu produsele care sunt nregistrate greit i care au au un stoc scriptic mare se gsete n figura nr. 8.

S.C. SEPHORA S.A. - mag. Unirea denumire produs Ruj Revlon Super Lustrous Trusa Farduri Profesionala Paintbox Fond de ten REVLON Fard Bourjois Effet Lumiere Trio Pudra Minerala Revlon ColorStay Calvin Klein Mineral Powder Iluminator Revlon BareItAll TeN Essentials10 Cleanmilk Sothys Noctuelle Eye Care Intensive Eye Cream Balsam de buze cu papaya ENOX creion antirid Oxygen Prime Advanced Night Cream

produse nregistrate de doua ori n gestiune stoc stoc u.m. scriptic la data de 16/05/10 24 6 10 14 14 20 3 18 16 12 18 14 28 faptic la 16/05/10 12 3 5 7 7 10 0 9 8 6 9 7 14 diferente data de cantitative 12 3 5 7 7 10 3 9 8 6 9 7 14

cod bare

400580882004 401500071853 500017431456 500017441884 500017441615 590072107811 500017415068 500017431450 500017441623 500017414140 500017408594 500017447409 500017447405

4G 20 G 50 ML 10 G 10 G 10 G 30 ML 250 ML 50 ML 20 ML 3,9 G 4,2 G 20 ML

Figura nr. 12 - Produse nregistrate dublu n gestiune

n cadrul ntregului departament de cosmetice au fost produse care aveau plusuri i minusuri pe aceeai cantitate la produse de acelai tip dar cu gramaje diferite sau la produse asemntoare cu gramaje apropiate.

32

Acest lucru a determinat comisia de inventar s verifice documentele cu care au intrat mrfurile respective pentru a se vedea clar dac au existat erori n introducerea de date n gestiune. Pentru a ti ce documente de intrare sunt necesare comisia a trebuit s verifice fia acestor produse i apoi s cear facturile n cauz i s verifice produs cu produs din documente dac au fost corect nregistrate n gestiune. Fia de magazie a unora dintre produse apare n figura nr.9 i figura nr. 10.

S.C. SEPHORA S.A. FIA DE MAGAZIE magazin Unirea cod produs denumire data 30/04/10 01/05/10 03/05/10 15/05/10 500017441623 Sothys Noctuelle 50 ml. numar 142245 79362 79366 inventar 16/05/10 explicaie factura vnzare vnzare intrari 19 2 1 ieiri Stoc 0 19 17 16 16 pagina 1

S.C. SEPHORA S.A. FIA DE MAGAZIE magazin Unirea cod produs denumire 500017441623 Sothys Noctuelle 80 ml. pagina 1

data 01/04/10 01/05/10 03/05/10 14/05/10

numar 125564 78255 78257 78259 inventar 16/05/10

explicaie factura vnzare vnzare vnzare

intrari 20

ieiri 2 2 1

Stoc 20 18 16 15 15

33

Fig. nr. 9 - Fie de magazie pentru produsele Sothys Noctuelle

S.C. SEPHORA S.A. FIA DE MAGAZIE magazin Unirea cod produs denumire 859384100481 Palette color crme 1 buc. pagina 1

data 30/04/10 01/05/10 03/05/10 15/05/10

Numar 79359 79362 79366 inventar 16/05/10

explicaie vnzare vnzare vnzare

intrari

ieiri 1 1 1

Stoc 0 -1 -2 -3 -3

S.C. SEPHORA S.A. FIA DE MAGAZIE magazin Unirea cod produs denumire 859384100474 Palette color crme 1 buc. pagina 1

data 18/04/10 01/05/10 03/05/10 04/05/10 10/05/10 15/05/10

numar 1269864 79362 79365 79366 79368 inventar 16/05/10

explicaie factura vnzare vnzare vnzare vnzare

intrari 15

ieiri

5 4 2 1

Stoc 0 15 10 6 4 3 3

34

Figura nr. 10 - Fie de magazie pentru produsele Palette

n urma analizei s-a constatat c o parte din produse au fost introduse greit fcnduse confuzie ntre produse. Acest lucru este posibil n lucrul cu baze mari de date. De aceea este nesesar ca operatorii s cunoasc foarte bine baza de date din gestiune . Nu stric s se fac i o verificare a datelor introduse n baza de date mai ales n cazul n care se cunoate faptul c, s zicem, n perioada respectiv opereaz date n gestiune i persoane noi angajate. Lista cu aceste produse se poate vedea n figura nr. 11. S.C. SEPHORA S.A. - mag. Unirea denumire produs Crema de fata FRESH&JOY Crema de corp INSPIRE Sapun TOTAL CARE Sapun lichid TOTAL CARE Sapun EXTRA Gel de par EXTRA Crema de maini LOreal Crema pentru cuticule LOreal Spuma pentru bucle Spuma de par Wella Deodorant Bourjois Deodorant Bourjois Johnson Baby Oil cu Musetel Sampon cu extract din bambus LOrelal Excell 5 LOreal Excell 7 Nivea Crema Nivea Crema Palette Color Crme Nr. C1 Palette Color Crme Nr. C1 Palette Color Crme Nr. N1 35 inversari de coduri n gestiune stoc stoc faptic scriptic la diferente u.m. la data de data de cantitative 16/05/10 16/05/10 50 ML 10 6 4 50 ML 11 15 -4 30 G 15 10 5 75 ML 14 19 -5 35 G 8 25 -17 10 ML 17 0 17 1 BUC 13 11 2 1 BUC 12 14 -2 80 ML 7 8 -1 100 ML 8 7 1 1 BUC 15 16 -1 1 BUC 16 15 1 200 ML 2 0 2 300 ML -2 0 -2 1 buc 1 0 1 1 buc 0 1 -1 75 G 0 8 -8 150 G 8 0 8 1 BUC 4 8 -4 1 BUC 4 0 4 1 BUC -3 0 3

cod bare

400580831080 400580883258 500019905110 500019905111 475010000703 475010000704 859023200004 859023200006 405680010008 405680010062 590030009882 301423000022 357466009092 357466000709 360001000444 305408000282 4006058EEEE 400580000119 859384100483 859384100482 859384100474

859384100481 Palette Color Crme Nr. N1 405680089835 WELLA Decore 45 405680089838 WELLA Decore 54

1 BUC 1 BUC 1 BUC

3 8 6

0 0 14

-3 8 -8

Figura nr. 11 - Inversari de coduri

n urma inventarului s-a constatat c o parte din produse, dei au fost corect introduse n gestiune documentele de intrare, ele nu existau faptic. Produsele n cauz au fost numrate de dou ori pentru a se descoperi eventualele erori la numrare a personalului care a fost insrcinat cu acest lucru. S-a constat c marfa a fost numrat corect deci exista posibilitatea ca acestea s reprezinte marf lips la inventar sau aceste minusuri s vin de fapt de la erori din baza de date. Pentru c s-a constatat c pot fi erori n baza de date s-a procedat la verificarea listei de furnizor care poate fi obinut uor din programul de gestiune.Lista de furnizor cuprinde data intrrii documentelor de la furnizorul respectiv,numrul documentului, denumirea furnizorului, numrul de N.I.R. aferent fiecrui document n parte. Pentru o analiz mai aprofundat se poate intra pe fiecare N.I.R. n parte i se pot vedea exact cantittile de marf intrate pe fiecare document n parte. Dac n analiza acestor date se ine cont i de dosarul cu documente originale al furnizorului, se poate vedea clar dac au fost sau nu introduse datele corect in gestiune. Pe de alt parte dac se ine cont i de dossarul de documente n original al furnizorului se vede clar i dac au existat documente neintroduse n stoc sau introduse de dou ori. Dup o astfel de analiz s-a constat c datele din gestiune sunt corecte deci stocul faptic ar trebui s corespund cu cel scriptic.n acest caz este clar c marfa a fost sustras din magazin sau depozit i deci persoanele responsabile vor rspunde pentru disparitia lor. Fia de furnizor este reprezentat n figura nr. 13.

36

S.C. SEPHORA S.A. - Unirea denumire cod bare produs 400580883258 Spray INSPIRE 500019905111 Sapun TOTAL CARE 475010000703 Sapun EXTRA 859023200006 Perie de par PLUS 405680010008 Spuma pentru bucle 590030009882 Spray Love2Wear 357466000709 Johnson Baby Samp cu Musetel 305408000282 L Oreal Excell 7 4006058EEEEE Nivea Crema 859384100483 Palette Color Crme NR C1 859384100474 Palette Color Creme Nr. N1 405680089838 WELLA Decore 54

departament u.m. 1 BUC 30 G 35 G 1 BUC 1 BUC 1 BUC 300 ML 1 buc 75 G 1 BUC 1 BUC 1 BUC

cosmetice

diferente minus -4 -5 -17 -2 -1 -1 -2 -1 -8 -4 -3 -8

Figura nr. 12 - Lista cu produsele minus la inventar

S.C. SEPHORA S.A.

Magazin Unirea

FIA DE FURNIZOR

nr. data 18/01/2010 20/02/2010 18/03/2010 25/03/2010 01/04/2010 12/04/2010 16/04/2010 15/05/2010 denumire furnizor LA FEMME LA FEMME LA FEMME LA FEMME LA FEMME LA FEMME LA FEMME LA FEMME N.I.R. 74511 74589 75465 78432 79544 80115 2515 8125 valoare 2.412.418 5.456.874. 9.458.454. 8.125.487. 3.456.854. 5.425.758. -1.252.153 8.125.489. Explicaie factura intrare factura intrare factura intrare factura intrare factura intrare factura intrare retur factura aviz intrare

Figura nr. 13 - Fia furnizorului " LA FEMME "

37

3.4. Valorificarea rezultatelor inventarierii Se poate observa din raport ultimele intrri de marf de la magazinul Unirea pentru acest furnizor. Pentru a se vedea i ce produse au intrat nu trebuie dect s se urmreasc fiecare N.I.R.n parte. Practic cu dosarul cu documentele originale ale furnizorului i cu aceast list se vede clar dac a fost scpat de la introducerea n stoc o factur de intrare sau orice alt document. De subliniat faptul c nu este suficient s fie introdus factura n stoc, important Data: 20.05.2010 este s se respecte i cantitile din documentul respectiv. Orice eroare de introducere de S.C. SEPHORA S.A. date poate afecta serios baza de date din gestiune. Acest lucru se observ doar cu inventare periodice efectuate prin sondaj (pe DECIZIE DE IMPUTARE furnizori sau pe departamente, pe NR. 421 etc.) 20.05.2010 simplu cnd se dau diferite raioane din sau pur i rapoarte statistice i apar neconcordane ntre aceste rapoarte i apare un semn de Avnd n vedere actul de constatare (proces verbal) nr. 1254 din 20.05.2010 ntocmit de comisia de ntrebare calitate de control, rezult Se poate verifica raportul n cauz ceea ce duce la reprezentnd inventariere n asupra raportului respectiv.c s-a produs o pagub n valoare de 2.078.000 lei, o contravaloarea produselor: verificare a documnetelor de intrare i se ajunge practic la descoperirea unor erori n baza de date.
S.C.MARKET S.A. - Unirea departament cosmetice

400580831080 Crema De Fata FRESH&JOY 150 ML -4 -225,000 dar i firma paz angajat CARE furturi 500019905111 de Sapun TOTAL s supravegheze eventualele30 G din gestiune. Acestea vor -5 -125,000 475010000703 ce marfaEXTRA 35 G -340,000 rspunde de Sapun respectiv nu exist la raft dar nici n depozit. Dac-17 vor avea nu 405680010008 Spuma Pentru Bucle 1 BUC -1 -55,000 argumente solide n a elucida problema, aceste pers. vor plti aceast marf. -1 590030009882 Deodorant BOURJOIS 1 BUC -65,000 357466000709 Johnson Baby Samp Musetel 300 ML -2 -82,000 305408000282 L Oreal Excell 7 1 BUC -1 -250,000 4006058EEEEE Nivea Crema 75 G -8 -480,000 859384100482 Palette Color Crme NR C1 1 BUC -4 -525,000 859384100481 Palette Color Crme NR N1 1 BUC -3 -156,000 405680089835 WELLA Decore 45 1 BUC -8 -480,000

diferente diferente De reinut faptul c Denumire produs exist persoane care sunt responsabile cu paza produselor din cod bare u.m. minus valorice magazin i depozit.Aceste persoane sunt supraveghetorii care rspund de raionul respectiv

total

-2,078,000

Paguba a fost produs n perioada cuprins ntre ultimul inventar i cel prezent, fiind adus la cunotiina conducerii prin actul de constatare sus menionat. Rspunztoare pentru producerea pagubelor se fac persoanele: Mincu Gabriel i Gherghe Ioana avnd funcia de angajat paz i respectiv supraveghetoare la locul de munc Unirea. Avnd n vedere temeiul de fapt i de drept care determin angajarea rspunderii materiale, totalul pagubei de 2.078.000 lei se suport de persoane dup cum urmeaz: - 1.039.000 lei d-nul Mincu Gabriel - 1.039.000 lei d-na Gherghe Ioana 38

DECIDE

Se imput persoanelor sus menionate, avnd locul de munc n cadrul magazinului Unirea suma de 2.078.000 lei, adic dou milioane aptezeci i opt mii lei. Prezenta decizie de imputare constituie titlu executoriu de la data comunicrii. Decizia poate fi contestat n termen de 30 de zile de la comunicare la Consiliul de Administraie. Director Viza de Control financiar preventiv Contabil Sef Bunescu Cornel Viza jurist consult

Gheorghe Bratianu

Manu Corina

DOVADA DE COMUNICARE

Angajaii Mincu Gabriel i Gherghe Ioana, domiciliai n Bucureti, au primit decizia de imputare nr. 421 din 20.05.2010 emis de S.C. SEPHORA S.A. n valoare de 1.039.000 lei fiecare.

Data 20.05.2010 39

Semnturi

S.C. SEPHORA S.A.

Data: 20 mai 2010

PROCES VERBAL DE CONSTATARE

n conformitate cu nota intern din 15 mai 2010, Comisia de inventar a trecut la efectuarea practic a inventarului la magazinul Victoriei 2. n urma controlului s-au constatat urmtoarele aspecte: Baza de date din gestiune nu este corect; ea necesit o verificare periodic pe baza documentelor i a notelor de intrare recepie astfel nct s nu mai existe diferene ntre ce se primete i ce se nregistreaz. Acest aspect este susinut de urmtoarele argumente: a) au fost gsite la inventarul departamentului cosmetice produse inversate. Practic erau produse care aveau coduri de bare diferite dar care semnau foarte mult i la care se putea face uor confuzie. Aceste produse sunt urmtoarele:
cod bare
400580831080 400580883258 500019905110 500019905111 475010000703 475010000704 859023200004 859023200006 405680010062 590030009882 301423000022 357466009092 357466000709 360001000444 305408000282 4006058EEEEE 400580000119 859384100483 859384100482 859384100474 859384100481 405680089835 405680089838

denumire produs Crema De Fata FRESH&JOY

SPRAY INSPIRE Sapun TOTAL CARE Sapun TOTAL CARE

u.m.
150 ML 150 ML 30 G 35 G 40 G 1 BUC

diferente cantitative
4 -4 5 -5 -17 17 2

Figura nr. Sapun EXTRA

Sapun EXTRA

14 - Decizia de imputare 35 G

La finalul controlului prin inventariere Comisia 1 BUC de control a ntocmit-2procesul PERIE DE PAR PLUS
200 ML 200 ML 150 ML 200 ML 200 ML 300 ML 1 buc 1 buc 75 G 150 G 1 BUC 1 BUC 1 BUC 1 BUC 1 BUC 1 BUC -1 1 -1 1 2 -2 1 -1 -8 8 -4 4 3 -3 8 -8 DESIGN SPUMA PUTERNICA Deodorant Bourjois Deodorant Bourjois Johnson baby oil cu musetel Johnson baby samp cu musetel L OREAL EXCELL 5 L OREAL EXCELL 7 Nivea crema Nivea crema Palette Color Crme NR C1 Palette Color Crm NR C1 Palette Color Crme NR N1 Palette Color Crme NR N1 WELLA Decore 45 WELLA Decore 54

PERIE DE PAR PLUS HARD

verbal405680010008 care arat astfel: de constatare Spuma pentru bucle

40

b) a fost gsit o facur nregistrat de dou ori n programul de gestiune. Aceasta a dus la o mrire a stocului scriptic la urmtoarele produse:
denumire produs
ATRIX CREMA MAINI NURIT BAC DEO STICK CLASSIC SAMPON COMPL HERBAL

cod bare
400580882004 401500071853 500017431456 500017441884 500017441615 590072107811 500017415068 500017431450 500017441623 500017414140 500017408594 500017447409 500017447405

u.m.
150 ML 40 ML 50 ml 100 ML 100 ML 100 G 400 ML 100 ml 100 ML 50 ML 50 ML 50 ML 50 ML

Diferene Cantitative plus

12 3 5 7 7 10 3 9 8 6 9 7 14

CREMA DE FATA FRESH&JOY

SAPUN EXTRA FRESH CAMAY SAPUN CHIC WASH&GO SAMP NORMAL SAMPON COMPL HERBAL

CREMA DE FATA FRESH&JOY

SAMPON MINERAL ACTIO SAMPON MULTICARE DIA

CREMA DE FATA FRESH&JOY CREMA DE FATA FRESH&MIN

Au fost gsite produse lips din stocul de marf. Pentru a ceasta s-a ntocmit decizia de imputare pentru cei vinovai. Produsele au fost urmtoarele:
cod bare
400580831080 500019905111 475010000703 405680010008 590030009882 357466000709 305408000282 4006058EEEEE 859384100482 859384100481 405680089835

Denumire produs
SAPUN TOTAL CARE SAPUN EXTRA SPUMA PT BUCLE DOVE DEODORANT L OREAL EXCELL 7 NIVEA CREMA PALETTE COLOR CREME NR C1 PALETTE COLOR CREME NR N1 WELLA DECORE 45

u.m.
30 G 35 G 200 ML 150 ML 1 buc 75 G 1 BUC 1 BUC 1 BUC

diferente minus
-4 -5 -17 -1 -1 -2 -1 -8 -4 -3 -8

CREMA DE FATA FRESH&JOY 150 ML

JOHNSON BABY SAMP MUSETEL 300 ML

Atam o not intern cu proceduri de lucru, mpreun cu decizia de imputare pentru a se ncerca evitarea unor astfel de nereguli constatate. Membrii Comisiei Semnturi Matei Otilia preedinte Ivnescu Rodica membru 41 Miclea Vasile membru

S.C. SEPHORA S.A.

Data 20 mai 2010

NOT INTERN Ca urmare a rezultatelor controlului prin inventariere la magazinul Unirea, noi , membrii Comisiei de inventar propunem urmtoarele: Pentru a se evita ca baza de date din gestiune s fie afectat de erorile operatorilor, propunem ca n mod constant operatorii s fie instruii i s fie n acelai timp testai astfel ca acetia s reduc erorile de nregistrare n baza de date. Pentru a se evita sustragerile de mrfuri din magazin i depozit s se ofere angajailor responsabili cu asigurarea integrittii mrfii , un sistem de prime astfel inct acetia s fie motivai n actiunea de prindere a persoanelor care sustrag marfa din magazin i depozit. Pentru a se evita introducerea de documente de mai multe ori in gestiune, propunem s se efecueze zilnic o verificare a documentelor nregistrate n ziua precedent asfel nct dac se produce o astfel de eroare ea s poat fi rezolvat n timp util.

Sperm c toate aceste sugestii v vor ajuta pe viitor n evitarea unor astfel de probleme i dac mai este cazul noi, membrii Comisiei de inventar putem veni i cu alte sugestii de organizare . Membrii Comisiei de inventar Train Vasile preedinte Petrescu Mioara membru Ivan Mugurel membru 42 Semnturile

Figura nr. 18 - Not intern cu propuneri Figura nr. 15 Nota interna cu propuneri

Rezultatele controlului prin inventariere la S.C. SEPHORA S.A. Ca o concluzie general, putem spune c inventarierea a cuprins toate fazele pe care trebuie s le cuprind un asemenea control. Inventarierea sa desfurat n bune condiii ntruct reperele din erau etichetate, aezate pe raft , iar actele erau operate la zi n fiele de magazie (n programul de gestiune).

43

Comparare rezultatelor inventarierii i tot ceea ce a fost necesar pentru depistarea erorilor de date introduse n gestiune, s-a desfurat n bune conditii deoarece a existat o bun arhivare a documentelor i deci a fost posibil s se desfoare n timp util fiecere operaiune necesar controlului documentelor. Din rezultatul aciunii de inventariere au reieit minusuri n gestiune n valoare de 2.078.000 lei. Minusurile s-au sczut din gestiune i s-au imputat persoanelor responsabile la valoarea de nlocuire. La verificarea modului de desfurare a inventarierii n cadrul unittii Victoriei , s-au constatat urmtoarele: A fost stabilit comisia pentru efectuarea inventarierii Listele de inventariere listate din programul de gestiune au fost vizate de ctre directorul economic Au fost luate declaraii de inventar de la gestionari A fost verificat modul n care se nregistrau documentele n programul de gestiune i dac acestea erau nregistrate la zi Stocurile faptice au fost stabilite prin numrare Au fost comparate rezultatele inventarierii cuprinse n listele de inventariere cu fiele de magazie (n format electronic); s-au stabilit diferenele i s-au consemnat n listele de inventariere S-au valorificat rezultatele prin nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii; imputarea lipsurilor i recuperarea pagubelor.

Aprecierea general a Comisiei de control i a Compartimentului Control Financiar de Gestiune este c nu au fost constatate fapte foarte grave, majoritatea neregulilor constatate fiind rezolvate n timpul controlului sau in termenul acordat de ctre organul de control pentru rezolvarea acestora.

44

Compartimentul Control Financiar de Gestiune (funcia,numele,prenumele i semntura)

Comisia de control Petrescu Mioara - membru Ivan Mugurel membru

Cap.IV.CONCLUZII SI PROPUNERI 4.1. Concluzii Controlul este un factor care contribuie la mentinerea activitatii n situatia normala, la solutionarea cu inteligenta si competenta a problemelor privind dezvoltarea si modernizarea economica si urmareste n principal functionarea unitatilor de productie la capacitate maxima, cu adevarat pe criterii de eficienta si rentabilitate. ntreprinderile au nevoie s-i controleze activitatea lor sub diverse forme, iar controlul de gestiune permite msurarea rezultatelor i asigurarea c obiectivele propuse sunt atinse. Astfel, sistemul de control de gestiune este asociat cu un sistem de msurare a performanelor. Controlul de gestiune trebuie s fie bazat pe responsabilitate i adaptat destinaiei sale.

45

Obiectul controlului este de a releva erorile, abaterile, lipsurile, deficientele pentru a le remedia si de a le evita n viitor. Concluziile care se deduc n urma controlului la magazinul SEPHORA sunt relativ pozitive. Acest lucru este sustinut i de faptul c lipsurile gsite n departamentul cosmetice sunt relativ mici n comparaie cu numrul mare de produse cu care se lucreaz.

4.2. Propuneri Propun concedierea celor doi angajati,Mincu Gabriel si Gherghe Ioana, avnd funcia de angajat paz i respectiv supraveghetoare la locul de munc Unirea deoarece s-a constat in urma controlului ca marfa care o aveau in grija nu exista la raft dar nici n depozit. Este clar c fiecare produs introdus n gestiune poate fi verificat i se pot trage clar concluzii cu privire la marfa respectiv dac a fost sau nu furat.

- BILIOGRAFIE -

1.

Cernusca Lucian: Studiu comparativ privind structurile informationale Editura Mirton Timisoara 2002 Dimitrie Camenita, Cristina Nicolaescu, Pavel Belean: Bazele contabilitatii, Editura Multimedia Arad 1998 Mihai Teaciuc, Leonora Caciuc, Dorel Mates: Ghid practic privind inventarier-ca, solutionarea si regularizarea contabila a diferentelor Editura Euroart 1996 Ministerul Finantelor: Sistemul contabil al agentilor economici Editura Economica 2000

2.

3.

4.

46

5.

Munteanu Victor, Marilena Munteanu, Stefan Zuca: Control si audit financiarcontabil, Editura Sylvi

6. http://www.firme.info.ro 7. I.P.Pntea, .a., Contabilitate de gestiune, Editura Intelcredo, Deva, 1994

47