GESTO DE INFORMAO ARQUIVOLOGIA GESTO DA INFORMAO E GESTO DE DOCUMENTOS Prof.

Antonio Victor Boto

INFORMAO E DOCUMENTO termos polissmicos = vrios significados de acordo com a rea que os utiliza. INFORMAO permeia toda estrutura social. o conjunto de dados que so organizados e comunicados. O Valor da Informao: A informao pertence a dois domnios: deve atender s necessidades de uma pessoa ou grupo; organizao papel no processo decisrio; DOCUMENTO qualquer suporte que registre informaes. So produzidos com finalidades especficas para atender vrias demandas de informaes. Documentos de arquivo - So criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. Diviso de documentao por natureza: comercial; cientfica; oficial;

GESTO DE DOCUMENTOS
Gesto de documentos: o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Lei n 8.159/91, Art. 3). Fases: Produo;

GESTO DE DOCUMENTOS

Utilizao;

Avaliao e Destinao

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GESTO DE DOCUMENTOS
ORGANIZAO DE ARQUIVOS Levantamento de dados; Anlise dos dados coletados; Planejamento; Implantao e acompanhamento;

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GESTO DE DOCUMENTOS
DIAGNSTICO a anlise dos aspectos relacionados aos arquivos da instituio, de forma a identificar, falhas ou lacunas existentes: instalaes fsicas; condies ambientais; condies de armazenamento; estado de conservao do documento; espao fsico ocupado; volume documental; controle de emprstimos; recursos humanos; acesso informao; gnero dos documentos; arranjo e classificao dos documentos; tipo de acondicionamento;

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INDEXAO Acervo;

GESTO DE DOCUMENTOS

Busca de informao; Processo pelo qual relacionam-se descritores e palavraschave que permitam a recuperao da informao;

GESTO DE DOCUMENTOS
OPERAES DE ARQUIVAMENTO Utilizao otimizada dos documentos pelo usurio; Preciso; Inspeo; Classificao determinao da entrada e das referncias = interpretao dos documentos OBS: ordenar alfabeticamente, numericamente ou alfanumericamente = arranjo nos arquivos correntes Codificao smbolos para representar os documentos = facilita arquivamento e localizao Ordenao agiliza o arquivamento e racionaliza o trabalho Guarda de Documentos arquivamento pp dito

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GESTO DE DOCUMENTOS
PROTOCOLO A DENOMINAO ATRIBUDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIO E MOVIMENTAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS. TAMBM O NOME ATRIBUDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.

GESTO DE DOCUMENTOS
Rotinas de Recebimento e Classificao Recebimento da correspondncia chegada empresa pelo malote ou Correios em mos; Separao da correspondncia oficial da particular; Distribuio da correspondncia particular; Separao da correspondncia oficial de carter ostensivo das de carter sigiloso; Encaminhamento da correspondncia sigilosa aos seus destinatrios; Abertura da correspondncia ostensiva;

GESTO DE DOCUMENTOS
Leitura da correspondncia para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existncia de antecedentes; Requisio dos antecedentes ao arquivo; Interpretao da correspondncia e sua classificao de acordo com o cdigo adotado pela empresa e definido pelo arquivista; Carimbo do documento no canto superior direito; Elaborao do resumo do assunto tratado no documento; Encaminhamento dos papis ao setor responsvel pelo registro e movimentao;

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GESTO DE DOCUMENTOS
ANLISE, AVALIAO, SELEO E ELIMINAO DE DOCUMENTO ARQUIVOS INTERMEDIRIOS Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos onde a documentao por ser de pouco uso administrao, aguarda sua destinao envio para um arquivo permanente por conta da aquisio de valor secundrio (recolhimento) ou sua eliminao. Tem ocorrncia nessa fase, a etapa de Avaliao, utilizando uma Tabela de Temporalidade e Destinao.

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DESTINAO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinao Criada pela Comisso Permanente de Avaliao (CPA) Determina prazos de permanncia dos documentos nas fases correntes e intermediria e aplicada na avaliao (fase intermediria) e definir a posterior destinao dos documentos, estabelece tambm critrios para microfilmagem e eliminao

DESTINAO DE DOCUMENTOS
Registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos do rgo Permite eliminar documentos ainda na fase corrente Elementos constituintes: Tipo e/ou assunto Perodo Quantificao Prazos de reteno (arquivos corrente e intermedirio) Destinao (transferncia, recolhimento, microfilmagem ou eliminao) Campo de observaes

CDIGO DE CLASSIFICAO
3 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 020 PESSOAL 030 MATERIAL 040 PATRIMNIO 050 ORAMENTO E FINANAS 060 DOCUMENTAO E INFORMAO 070 COMUNICAES 080 (vaga) 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
E

DESTINAO DE DOCUMENTOS
Eliminao = destruio ou expurgo Lista de Eliminao = relao dos documentos a serem eliminados em uma nica operao. Precisa ser aprovada pela autoridade competente. Prazos so estabelecidos em funo do contedo documental e no da espcie ou suporte. Documentos que esgotaram o prazo de vigncia no devem ser descartados de imediato Formas de eliminao = fragmentao; macerao; alienao por venda ou doao; incinerao (no recomendvel)

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ARQUIVOLOGIA ARQUIVOS PERMANENTES Prof. Antonio Victor Boto

ARQUIVOS PERMANENTES
ARQUIVO PERMANENTE Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos onde a documentao de carter permanente (valor secundrio) tratada. Tem como atividades: arranjo; descrio e publicao; conservao e referncia; ARRANJO: ordenao dos documentos em fundos (conjuntos de documentos) Respect ds Fonds/Provenance/Respeito aos Fundos, compreende atividade intelectual observao do documento quanto forma, contedo e funo; atividade fsicas acondicionamento e localizao; DESCRIO E PUBLICAO: elaborao de instrumentos de pesquisa para identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumria ou pela analtica, facilitando o acesso aos documentos e a divulgao do acervo. CONSERVAO: medidas de proteo aos documentos e ao local de seu acondicionamento, visando impedir sua deteriorao. REFERNCIA: estabelecer polticas de acesso aos documentos.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA
GUIA o mais genrico, informa a totalidade dos fundos existentes do arquivo, finalidade de informar sobre a histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo da instituio. Tem endereo, telefone, horrio de funcionamento, conduo para o local, regulamento de consulta, recursos oferecidos, requisitos exigidos do pesquisador. INVENTRIO sumrio, onde as unidades de arquivamento de um fundo ou uma de suas divises so identificadas e descritas sucintamente, reflete o arranjo, sua finalidade descrever a composio do fundo, possui introduo; analtico, onde as unidades de arquivamento so descritas pormenorizadamente, proporcionando ao usurio o conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA
CATLOGO critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, inclui todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada, sua finalidade agrupar documentos que versem sobre um mesmo assunto, produzidos na mesma poca, digam respeito a mesma pessoa, etc. REPERTRIO trata-se de um catlogo seletivo, descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, os documentos tm valor especfico sobre determinados assuntos, inteno de ressaltar documentos individuais.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA
NDICE instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemtica, pormenorizada, remete o leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado, pode ser parte da obra ou independente. TABELA DE EQUIVALNCIA instrumento de pesquisa auxiliar, d a equivalncia de antigas notaes, remetendo ao termo atual que tenha sido empregado em virtude de alteraes no sistema de arranjo.

DICAS COMPLEMENTARES
FUNDO ABERTO RECEBE NOVOS DOCUMENTOS; FUNDO FECHADO NO RECEBE, A INSTITUIO NO SE ENCONTRA MAIS EM ATIVIDADE; DOCUMENTOS DESAPARECIDOS DE UM CONJUNTO, QUANDO REAPARECEM, PODEM REASSUMIR SEU LUGAR SE FICAR CLARA A SUA ORIGEM;

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GABARITOS