Cmo implementar un ERP y no morir en el intento (Microsoft NAV)

por Rafael Prez-Olivares Hoepfl (@hoepfl), nuestro COO Toprural:

Con este post me gustara compartir nuestra experiencia en el proceso implementacin de Microsoft Dynamics Nav en Toprural tras casi 10 aos utilizando una aplicacin propia para la facturacin y un software contable externo. La implementacin de un ERP (Enterprise Resource Planning) es un proceso largo, exigente en recursos y costoso econmicamente que pondr a prueba las aptitudes de tu equipo y los cimientos de tu empresa. Si no ests preparado dificilmente le sacaras partido. Lo primero es tener claro que lo necesitas. En mi opinin un ERP aporta bsicamente 2 grandes beneficios: mejor control interno: cuanto ms automatices menos posibilidades de error habr. ms y mejores posibilidades de informacin: debes ser consciente que analizar toda esa informacin consume muchos ms recursos por lo que no descartes que finalizada la implementacin te replantees que necesitas un controller para sacarle partido. Si decides implementarlo te recomiendo que sigas las siguientes pautas: 1. Define un equipo tcnico-funcional y una fecha para el arranque. Ten en cuenta que a medida que avance el proyecto la involucracin en el proyecto puede llegar a ser un 80% de la jornada laboral. 2. Evala al menos 3 softwares alternativos. Exige una demo e intenta que se adapte lo mximo posible a tu negocio.

3. Evala al menos 2 partners para un mismo software. Valora positivamente el equipo humano y el despliegue de medios que hagan para convencerte que ellos son las personas que estas buscando. 4. Concreta lo mximo posible el alcance de la oferta. No escatimes esfuerzos en esta fase ya que te ahorrar malos entendidos y dinero!! o Involucra en la definicin a las reas funcionales que vayan a utilizar el ERP. o Detalla al mximo el alcance de los trabajos del partner. No asumas la responsabilidad para la carga de los datos y concreta si las horas contratadas sern presenciales o a distancia. o Define una fecha para el arranque e incluye una clusula de penalizacin por el incumplimiento de dicha fecha. Ten en cuenta que arrancar no implica que todo funcione, por lo que tambin es importante incluir una fecha para cerrar el proyecto. o Cierra el precio de la oferta para la funcionalidad que has definido. 5. Una vez aceptada la oferta, la siguiente fase es la definicin del DR (documento de requerimientos). Aqu el detalle importa por lo que es fundamental profundizar y definir al mximo nivel. Ten claro que la funcionalidad que no este incluida en el DR te la van a facturar a parte y podrs ver crecer el coste de la implementacin sustancialmente. 6. Desarrollo: importante coordinar los desarrollos propios con los del partner para que ninguno tenga que esperar al otro. 7. Carga de datos. La carga de datos es en mi opinin uno de los momentos clave ya que muchos de los errores funcionales vienen de datos mal cargados. Asegrate que la carga la realiza el partner. 8. Probar, probar y probar ! La formacin funcional al resto de la empresa te ayudar a detectar errores y olvidos. 9. Arranque si o no. Si no lo ves claro, retrasa el arranque. Si llegado este momento tienes dudas la cosa es mas grave de lo que piensas. 10. Arranque y formacin: si en el momento de arranque eres capaz de trabajar con normalidad a un 80% de la funcionalidad, el arranque ha sido un xito. 11. Post-arranque: el detalle importa y pulir cuesta. Bsico estabilizar y normalizar la situacin cuanto antes. Planifica con tu partner el cierre del proyecto y ten en cuenta que aqu llegan los conflictos de intereses con tu partner ya que algunas cosas que tu no des por buenas y consideres que estn incluidas en el DR resulta que sern nueva funcionalidad para tu partner. 12. Negocia un contrato de soporte y no pretendas hacerte un experto en ERP. 13. Las integraciones con otras herramientas. Es algo en que uno no suele pensar pero ten en cuenta que tarde o temprano queras integrar tu ERP con un CRM y este a su vez con otras herramientas ms como plataformas de envo de mailings o tu centralita. La cosa no termina nunca.