UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

MODULO DE CONTABILIDAD GENERAL

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Guatemala, febrero de 2011

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INDICE TEMA PAG.

CAPITULO I A. CONCEPTOS GENERALES 1. Contabilidad...........................................................................................02 1.1 Tipos de Contabilidades......................................................................02 1.1.1 Contabilidad Pblica.........................................................................02 1.1.2 Contabilidad Privada.........................................................................02 1.1.3 Contabilidad de costos.....................................................................03 2. Las cuentas............................................................................................03 3. Operaciones...........................................................................................03 4. Nomenclatura Contable.........................................................................04 4. 1 Esquema de nomenclatura de cuentas ............................................04 4.2 Divisin de la nomenclatura ...............................................................05 4.2.1 Clasificacin de los activos .............................................................05 4.2.1.1 Activos no corrientes.....................................................................05 4.2.1.2 Activos corrientes..........................................................................05 4.2.1.3 Otros activos .................................................................................06 4.2.2 Clasificacin del Pasivo ..................................................................06 4.2.2.1 Pasivos corriente...........................................................................06 4.2.2.2 Pasivo no corriente .......................................................................06 4.2.2.3 Otros pasivos ................................................................................06 4.2.3 Patrimonio o Capital B. LIBROS CONTABLES 1. LIBROS AUXILIARES 1.1 Ventas...................................................................................................07 1.2 Compras...............................................................................................08 2. LIBROS PRINCIPALES 2.1 Diario.....................................................................................................09 2.2 Mayor....................................................................................................10 2.3 Balances...............................................................................................11 2.3.1 Balance de Comprobacin...............................................................11 2.3.2 Balance General................................................................................12 C. ESTADOS FINANCIEROS 1. Balance General.....................................................................................14 1.1 Balance general (Esquema)................................................................14 2. Estado de resultados o de prdidas y ganancias................................14 2.1 Componentes del Estado de Resultados...........................................15 2.2 Estado de resultados (Esquema)........................................................15

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3. Estado de cambios en el patrimonio o Estado de supervit..............16 3.1 Estado de cambios en el patrimonio (Esquema) ..............................16 4. Estado de flujo de efectivo....................................................................16 4.1 Clasificacin del flujo de efectivo.......................................................16 4.1.1 Las Actividades Operativas..............................................................17 4.1.2 Actividades de Inversin..................................................................17 4.1.3 Actividades de Financiamiento........................................................17 4.2 Mtodos de presentacin....................................................................17 4.2.1 Mtodo Directo..................................................................................17 4.2.2 Mtodo Indirecto...............................................................................17 CAPITULO II SISTEMA DE CONTABILIDAD MODULO DE CONTABILIDAD 1. Descripcin del sistema........................................................................18 1.1 Cuentas Contables (Nomenclatura de Cuentas):..............................18 1.2 Transacciones o movimientos (partidas):.........................................18 1.3 Descripcin de plizas........................................................................19 1.4 Presupuesto por cuenta......................................................................19 1.5 ndices Financieros..............................................................................20 1.6 Histrico de Movimientos....................................................................20 2. Mens.....................................................................................................20 3. Ingreso de empresa al sistema.............................................................22 4. Barra de mens......................................................................................23 5. Nomenclatura contable..........................................................................23 6. Movimiento de cuentas..........................................................................24 6.1 Ingresando Movimientos (Plizas) al Sistema:.................................24 6.2 Mayorizacin de cuentas ....................................................................24 7. Men de reportes...................................................................................25 7.1 Estados Financieros............................................................................26 7.2 Movimientos.........................................................................................26

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CAPITULO I
A. CONCEPTOS GENERALES 1. Contabilidad Es la ciencia social llamada tambin contadura que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas, con el fin de servir a la toma de decisiones y control, presentando la informacin, previamente registrada, de manera sistemtica y til. Posee adems una tcnica que produce sistemtica y estructuradamente informacin cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectan las Entidades econmicas y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados. La contabilidad es una parte de la economa, y que en el mbito de la empresa su principal labor es ayudar al rea de Administracin. El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situacin econmica y financiera de la empresa. Esta informacin resulta til para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

1.1 Tipos de Contabilidades 1.1.1 Contabilidad Pblica Principios, costumbres y procedimientos asociados con la contabilidad de las Administraciones Pblicas, esto quiere decir la contabilidad llevada dentro de las diferentes unidades que constituyen el sector pblico, tales como Ministerios, Secretaras Generales, y cualquier organismo calificado de titularidad pblica. Se caracteriza por su marcado carcter presupuestario y su cumplimiento dentro de los objetivos fijados polticamente. 1.1.2 Contabilidad Privada En contraste con el contador pblico, quien presta su servicio a muchos clientes, en la industria privada el contador es un empleado de una sola empresa. El jefe del departamento de contabilidad de una empresa pequea o mediana generalmente se llama contralor, en reconocimiento al hecho de que uno de los usos principales de la informacin contable es el de ayudar a controlar las operaciones del negocio. 2

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Dentro del rea de contabilidad general se ha desarrollado una variedad de fases especializadas de la contabilidad. Entre las ms importantes podemos describir las siguientes: 1.1.3 Contabilidad de costos La contabilidad de costos es la rama de la contabilidad que trata de la clasificacin, contabilizacin, distribucin, recopilacin de informacin de los costos corrientes y en perspectiva. 2. Las cuentas Instrumento de representacin y medida de cada elemento patrimonial. Se utiliza una palabra y un nmero, la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el nmero el elemento cuantitativo. Dichas palabras y nmeros son la representacin de la realidad de los elementos del patrimonio escritos en un papel. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. Grficamente se dibujan como una T, donde a la parte izquierda se llama "Dbito" o "Debe" y a la parte derecha "crdito" o "haber", sin que estos trminos tengan ningn otro significado ms que el indicar una mera situacin fsica dentro de la cuenta Independientemente de si las cuentas son de Patrimonio o de Resultados, tambin se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas son deudoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un activo o siendo de Gestin se refieren a un gasto y son acreedoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o cuando siendo de Gestin se refieren a un ingreso.

3. Operaciones Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotacin en el Debe. Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotacin en el Haber. En las cuentas de activo, cuanto ste aumenta, se cargan, y cuando disminuye, se abonan. En las cuentas de pasivo y de capital, cuando ste aumenta, se abonan, y cuando disminuye, se cargan. La "partida doble" como tcnica contable obedece a los siguientes criterios:

Correspondencia: quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor; Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa; Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale; 3

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Consistencia: todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta; Confrontabilidad: las prdidas se debitan, las ganancias se acreditan.

Saldo. Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los dbitos y crditos. Cuando los dbitos sean mayores que los crditos ser saldo Deudor Cuando los crditos sean mayores que los dbitos ser saldo Acreedor Cuando los dbitos sean iguales a los crditos, se entender que la cuenta esta saldada, balanceada o sin saldo

4. Nomenclatura Contable La nomenclatura de cuentas es un catlogo o lista de cuentas, clasificadas de acuerdo con una codificacin. Este listado se clasifica segn las reas del balance (activo, pasivo, patrimonio). Se incluyen tambin las cuentas de gastos y de ingresos. El siguiente esquema ilustra el formato de una nomenclatura para una organizacin sencilla: 4. 1 Esquema de nomenclatura de cuentas

CODIGO
1 11 111 11101 1110101 1110102 112 11201 1120101 1120102

CUENTA
Activo Corriente Caja Caja General Fondo Fijo Caja Chica Depsitos bancarios Depsitos monetarios Banco X Banco Y

POSICION CONTABLE
rea del Balance Divisin del rea Cuenta de Mayor General Cuenta de Mayor Auxiliar Subcuenta de Mayor Subcuenta de Mayor Cuenta de Mayor General Cuenta de Mayor Auxiliar Subcuenta de Mayor Subcuenta de Mayor

Igual que este esquema, se desarrollan las dems reas del balance, creando las cuentas de acuerdo con las necesidades de cada organizacin, as: 4

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1= Activo 2 = Pasivo 3 = Patrimonio 4 = Ingresos 5 = Gastos 4.2 Divisin de la nomenclatura La divisin de las nomenclaturas es la divisin comnmente conocida y aplicada en el campo de la contabilidad, reflejada bsicamente en el balance general. Las tres grandes reas, generalmente utilizadas, son: Activo, pasivo y patrimonio. 4.2.1 Clasificacin de los activos

Activo no corriente Activos corriente Otros activos

4.2.1.1 Activos no corrientes: Inmuebles, maquinarias y equipos. En esta categora incluye aquellos bienes que cumplen con las siguientes caractersticas:

Ser propiedad de la ONG Ser de naturaleza duradera No estar destinados para la compra/venta Que sean necesarios para desarrollar los programas o actividades de la organizacin.

Dentro de estos activos, se mencionan: mobiliario, vehculos, enseres, equipo, edificios, etc.

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4.2.1.2 Activos corrientes: Son aquellos activos que son efectivos o que se pueden convertir fcilmente a efectivo en un plazo no mayor a doce meses. Para efectos de ubicacin, en el balance deben aparecer en orden de liquidez de la siguiente forma:

Caja Bancos Cuentas por cobrar, e Inventarios

4.2.1.3 Otros activos: En contabilidad, otros activos, son aquellos que no se pueden clasificar, ni como circulantes ni como fijos, pero que son propiedades que la organizacin tiene y que utilizar para llevar a cabo sus programas, por ejemplo: gastos pagados por adelantado, alquileres, seguros, papelera, etc. 4.2.2 Clasificacin del Pasivo Los pasivos son obligaciones que, al igual que los activos tienen una clasificacin de acuerdo con el orden de prioridad de pago. Los pasivos deben clasificarse como: Pasivos circulantes o de corto plazo, pasivos a largo plazo y Otros pasivos. 4.2.2.1 Pasivos corriente Son aquellas obligaciones que deben cancelarse en un plazo menor a un ao. En el balance, deben ubicarse en el orden de su exigibilidad:

Obligaciones bancarias Cuentas por pagar a proveedores Otras cuentas por pagar Prestaciones sociales por pagar Impuestos por pagar Asignaciones a proyectos

4.2.2.2 Pasivo no corriente En esta categora se ubican las obligaciones que deben cubrirse en un plazo mayor a un ao.

Documentos por pagar Cuentas por pagar Asignaciones a proyectos 6

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4.2.2.3 Otros pasivos Al igual que los activos, la clasificacin: Otros pasivos, se refiere a los pasivos que no se clasifican como corrientes, ni como a largo plazo, tales como: prstamos sin inters, ni fecha especfica de cancelacin; y alquileres o arrendamientos cobrados por anticipado.

4.2.3 Patrimonio o Capital: Constituye la parte que la organizacin ha acumulado como propio, a travs del tiempo, constituyndose en un capital que ser de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento. Este fondo se conforma por:

Resultados positivos o negativos, habidos en un perodo determinado entre los ingresos y egresos. Donaciones recibidas de otros organismos, sea en efectivo, o en especie y Las cuotas que los socios hacen efectivas.

B. LIBROS CONTABLES
1. LIBROS AUXILIARES

1.1 Ventas: En este libro deben registrarse todas las ventas de mercaderas y todos los ingresos que perciba la empresa por servicios prestados, en ambos casos siempre que se haya cobrado el IVA, y que los ingresos estn respaldados con la documentacin fehaciente, ya que de lo contrario no se pueden contabilizar. En este libro deben registrarse en orden cronolgico como mnimo los siguientes datos: a. Nmero y fecha de las facturas, notas de dbito y de crdito, escrituras pblicas, plizas de exportacin, que respalden las ventas efectuadas y los servicios prestados. b. NIT y nombre completo del comprador. 7

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c. Valor total de las exportaciones y de las ventas exentas. d. Precio neto (sin incluir el IVA), de las ventas de bienes y de los servicios prestados.
e. IVA (dbito fiscal), correspondientes a las ventas y las prestaciones

de servicios. Si el contribuyente consolida sus ventas diarias que debe utilizar un rengln para cada tipo de documento, indicando el primer nmero y serie, si la hay, y el ltimo del tipo de documento emitiendo de que se trate, en cuyo caso no es necesario completar la literal b. anterior. Con base en los libros de compras y de ventas se llena el formulario SAT-No.2012 para declarar y pagar el IVA del mes.

1.2 Compras: En este libro debe registrarse todas las compras de mercaderas y otros bienes que adquiera la empresa y todos los servicios recibidos, en ambos casos siempre que se haya pagado el impuesto al valor agregado, y que las erogaciones estn respaldadas con la documentacin fehaciente, ya que de lo contrario no se pueden contabilizar. En este libro deben registrarse en orden cronolgico como mnimo los siguientes datos: a. Nmero y fecha de las facturas, notas de dbito y de crdito, plizas de importacin, que respalden las especiales, facturas cambiarias, que respalden las adquisiciones de bienes y servicios.

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b. NIT y la identificacin completa del vendedor o prestador del servicio. En el caso de facturas especiales si el vendedor no tuviere NIT, se considerar el nmero de su cdula de vecindad. c. Precio neto (sin incluir IVA), separando el de las compras de bienes y el de la utilizacin de servicios, por los que procede derecho y el de la utilizacin de servicios, por los que procede de derecho a crdito fiscal, y por los que no procede derecho a crdito fiscal. d. IVA (crdito fiscal) correspondiente a las compras de bienes y la utilizacin de servicios, por los que procede derecho a crdito fiscal. e. Monto total de la operacin incluyendo el IVA. Al finalizar cada perodo mensual, debe hacerse un resumen, identificando el monto total de las compras y servicios por los cuales procede derecho a crdito fiscal y por los que no procede derecho a crdito fiscal.

2. LIBROS PRINCIPALES 2.1 Diario: Este es un libro principal de carcter obligatorio; es decir que no puede dejar de llevarse, en el cual se registran diariamente y en orden cronolgico por partida doble (cargo y abono) las transacciones y eventos econmicos que efecta una empresa. En este libro es donde se pone en prctica lo del cargo y abono, es 9

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decir, donde se aplica la partida doble. El libro diario que normalmente se usa en la actualidad, es el mismo en algunos pases se denomina diario continental y en otros diario general. Este libro consta de dos columnas, la primera debitan, y la segunda para registrar las cantidades de las cuentas que se abonan o acreditan.

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2.2 Mayor: Este es un libro principal de carcter obligatorio; en el cual se centralizan todas las cuentas registradas en el libro diario, con el fin de proporcionar informacin acerca de los cargos (dbitos) y abonos (crditos) que ha tenido cada cuenta durante un perodo.

El libro mayor puede operarse de dos formas, la primera es utilizando un libro mayor de doble folio, el folio de la izquierda se denomina DEBE y el de la derecha HABER, ambos lados constan de dos columnas. En el debe se registran las cuentas que estn cargadas en el libro diario y en el haber las cuentas que estn abonadas. La segunda forma, es utilizando un libro mayor de un folio con tres columnas, la primera columna se denomina DEBE, la segunda HABER y la tercera SALDO.

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2.3 Balances: 2.3.1 Balance de Comprobacin: Tambin se conoce con el nombre de Balance de Sumas y Saldos. Es el que se efecta por lo menos cada mes con el objeto de comprobar si los asientos han sido correctamente pasados del libro diario al libro mayor. Consiste en elaborar en el libro de Balances, un listado en orden correlativo de todas las cuentas del libro mayor, se hace a 4 columnas, en las dos primeras se registran la suma del debe y del haber de cada cuenta en el libro mayor, luego se suman las dos columnas y el total de estas sumas debe ser idntico entre s, pero si fuera lo contrario, se debe buscar el error hasta encontrarlo.

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2.3.2 Balance General: Es el estado que muestra la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada. El balance general es de suma importancia para una empresa y especialmente para el propietario o propietarios, ya que por medio de l se conoce la integracin del activo y del pasivo, as como el patrimonio neto de la empresa representado por el capital, las reservas y las ganancias pendientes de distribuir. As mismo por medio del balance general se establece la solvencia o insolvencia econmica de la empresa, y los resultados de las operaciones econmicofinancieras.

Pues, todo esto se establece con el nombre de Estado de Situacin. El balance general est integrado por tres grandes grupos: Activo, Pasivo y Capital Contable.

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C. ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros vienen regulados por la NIC 1, presentacin de los Estados Financieros donde seala que estn formados por: El balance de situacin El estado de resultados El estado de cambios en el patrimonio neto 14

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El estado de flujo de efectivo 1. Balance General Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situacin financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad NIC`s En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares. El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al ao y con fecha a 31 de diciembre, firmado por los responsables: Contador Revisor fiscal Gerente Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general. Su estructura se presenta a continuacin: 1.1 Balance general (Esquema) ACTIVO NO CORRIENTE CORRIENTE TOTAL ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO CAPITAL PASIVO NO CORRIENTE CORRIENTE TOTAL PASIVO Y CAPITAL

2. Estado de resultados o de prdidas y ganancias Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.

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El estado de resultados est compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la seccin de ganancias y prdidas de la hoja de trabajo. 2.1 Componentes del Estado de Resultados Utilidad de operacin: Es la Utilidad Operativa menos los Gastos generales, de ventas y administrativos. Gastos Financieros: Representan todos aquellos gastos relacionados a endeudamientos o servicios del sistema financieros. Utilidad antes de impuestos: es la Utilidad de Operacin menos los Gastos Financieros y es el monto sobre el cual se calculan los impuestos. Impuestos: es un porcentaje de la Utilidad antes de impuestos y es el pago que la empresa debe efectuar al Estado. Utilidad neta: Es la Utilidad antes de impuestos menos los impuestos y es sobre la cual se calculan los dividendos. Dividendos: Representan la distribucin de las utilidades entre los accionistas y propietarios de la empresa. Utilidades retenidas: es la Utilidad Neta menos los dividendos pagados a accionistas, la cual se representa como utilidades retenidas para la empresa, las cuales luego pueden ser capitalizadas. 2.2 Estado de resultados (Esquema) Ingresos (-) Costo de Ventas Margen bruto (+)Otros ingresos de operacin (-) Gastos de Operacin Utilidad de Operacin (-) Gastos Financieros Utilidad antes de impuestos (-) Impuestos Utilidad Neta (-) Pago de Dividendos Utilidades Retenidas 16

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3. Estado de cambios en el patrimonio o Estado de supervit Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribucin de las utilidades obtenidas en un periodo, adems de la aplicacin de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa. Tambin muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios), determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios. 3.1 Estado de cambios en el patrimonio (Esquema) SUPERAVIT AL INICO DEL PERIODO + RESERVAS RESULTADO DEL EJERCICIO RESULTADO DE EJERCICIO ANTERIORES SUPERAVITPOR VALORIZACIONES TOTAL SUPERAVIT

4. Estado de flujo de efectivo El estado de flujos de efectivo es el estado financiero bsico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operacin, inversin y financiacin. Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un perodo contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final. 4.1 Clasificacin del flujo de efectivo El estado de flujo de efectivo presenta en cuanto a su estructura tres grandes renglones que son: Actividades de Operacin. Actividades de Inversin y 17

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Actividades de Financiamiento.

4.1.1 Las Actividades Operativas: Comprenden todas las transacciones que corresponden al giro normal de la empresa; debe tomarse en cuenta que dependiendo del tipo de empresa de que se trate as sern clasificadas sus operaciones, por ejemplo lo que para una empresa comercial puede ser actividad de inversin, para una empresa financiera puede ser actividad de operacin. De lo anterior debe tenerse muy presente cual es el giro normal de la empresa cuando se clasifiquen sus actividades en operacin, financiamiento e inversin. 4.1.2 Actividades de Inversin: Como su nombre lo indica, en este grupo se incluyen las inversiones realizadas por la empresa, como: la adquisicin o venta de instrumentos de deuda y/o acciones de otras entidades y la propiedad planta y equipo u otros activos productivos de la entidad. 4.1.3 Actividades de Financiamiento: Dentro de estas actividades se incluye la obtencin y pago de recursos, prestamos de los propietarios o de otras entidades, el producto obtenido de la emisin de acciones, el pago de dividendos, etc. 4.2 Mtodos de presentacin 4.2.1 Mtodo Directo Este es un mtodo analtico que muestra en detalle los ingresos y desembolsos de efectivo en las actividades operacionales, de financiamiento e inversin. Cuando se utiliza este mtodo debe presentarse en un anexo la conciliacin entre la utilidad neta y los cargos a resultados que no requieren efectivo. 4.2.2 Mtodo Indirecto Es el que se inicia partiendo de la conciliacin entre la utilidad neta y los cargos a resultados que no requieren efectivo y a esta conciliacin se suman y restan los cambios netos en activos y pasivos por actividades operativas; a continuacin se presenta el flujo de efectivo en actividades de financiamiento e inversin.

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CAPITULO II
SISTEMA DE CONTABILIDAD MODULO DE CONTABILIDAD Para efectos del presente trabajo y a manera de mostrar cmo funcionan algunos mdulos de contabilidad, utilizaremos uno llamado PSI CONTA de Sistemas Inteligentes, recordando que el campo de la computacin es tan grande, que existe gran variedad de sistemas o mdulos de contabilidad, este solo es un ejemplar. 1. Descripcin del sistema El sistema de contabilidad utiliza los siguientes archivos de datos: 1.1 Cuentas Contables (Nomenclatura de Cuentas): En este archivo se registra la nomenclatura contable de la empresa y la informacin pertinente a cada una de las cuentas, por ejemplo: * * * * * * * * Cdigo de la cuenta Tipo de la cuenta (la cual puede ser maestra o de detalle) Saldo de inicio Total del debe Total del haber Saldo actual Presupuesto mensual Presupuesto anual

1.2 Transacciones o movimientos (partidas): En este archivo se registran las plizas, es decir, todos los movimientos que se han llevado a cabo durante un perodo determinado, que usualmente es el de un mes. Dentro de los movimientos operados en un mes podramos mencionar: cheques, facturas, recibos de caja, etc. Adems, en este archivo se registra toda la informacin que pertenece a cada uno de los movimientos, como por ejemplo: * Nmero de pliza a la cual pertenece * Nmero de documento * Nmero de documento de referencia 20

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* Fecha del movimiento * Descripcin del movimiento * Detalle de las cuentas en el debe y haber 1.3 Descripcin de plizas: El sistema de contabilidad posee la capacidad de agrupar sus movimientos en base a plizas. El usuario tiene la libertad de decidir el criterio contable con que definir cada pliza que realice. Por ejemplo, se pueden generar plizas de ventas, de gastos, de movimientos bancarios, etc. Tambin puede agrupar su informacin contable por da de operacin. Aqu es importante hacer notar la diferencia entre pliza y partida, porque hay que hacer mencin que son dos cosas diferentes. Entendemos por partida, cada movimiento contable que se lleva a cabo en la contabilidad de una empresa, mientras que pliza es un conjunto de varias partidas. En este archivo se registra toda la informacin pertinente a cada una de las plizas: * Cdigo de la pliza * Descripcin de la pliza 1.4 Presupuesto por cuenta: En este archivo se registran los presupuestos por cuenta para cada uno de los meses del ao. El presupuesto puede llevarse slo para algunas cuentas y no necesariamente para toda la nomenclatura contable. En este archivo se lleva un control de lo presupuestado en la contabilidad de la empresa y de lo real en base a los movimientos efectuados. Aqu tambin se registra toda la informacin relacionada a cada uno de los presupuestos realizados: * * * * * * Cdigo de la cuenta Nombre de la cuenta Presupuestos proyectados y reales del ao pasado, por mes Sumatoria de los presupuestos proyectados y reales del ao pasado Presupuestos proyectados y reales del ao actual, por mes Sumatoria de los presupuestos proyectados y reales del ao actual

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1.5 ndices Financieros: Este archivo guarda toda la informacin relacionada con las cuentas de los ndices financieros: * * * * Ttulo de la cuenta Cdigo de la cuenta Nombre de la cuenta Porcentaje

1.6 Histrico de Movimientos: Este movimiento guarda todas aquellas partidas contables que fueron eliminadas del archivo de movimientos, al momento de hacer el cierre de cada mes. Este archivo le puede servir al usuario para hacer consultas relacionadas a movimientos contables anteriores. Entre la informacin que guarda este archivo podemos encontrar: * * * * * * Nmero de la pliza a la cual pertenece Nmero de documento Nmero de documento de referencia Fecha de movimiento Descripcin del movimiento Detalle de las cuentas en debe y haber

2. Mens El sistema de contabilidad consta de los siguientes submens principales: Men de Operaciones Men de Reportes Men de Mantenimiento Salida

A continuacin se muestra un diagrama que resume las principales operaciones del sistema:

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Ingreso de cuentas

Ingreso de Movimientos

Mayorizacin de Cuentas

Emisin de Reportes

Por medio de in ingreso manual, el operador debe ingresar las cuentas de la nomenclatura al archivo de stas, as como las transacciones que se hacen sobre esas cuentas (puntos A y B en el diagrama). Es requisito indispensable para el ingreso de una transaccin que las cuentas que se utilicen existan en el archivo de las cuentas contables, es decir que existan en la Nomenclatura. La actualizacin o mayorizacin de cuentas (punto C del diagrama) es el proceso por medio del cual se actualizarn las cuentas, con las transacciones ingresadas. Este proceso se podr ejecutar de nuevo en el caso que se haya cometido algn error, es necesario modificar la transaccin errnea y luego volver a mayorizar. El punto D del diagrama, representa todos los reportes que el sistema de contabilidad puede emitir, puede consultar la seccin del men de reportes para ver las opciones a las que tiene acceso.

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3. Ingreso de empresa al sistema Se deber ingresar todos los datos correspondientes a la empresa indicada. Como a continuacin se muestra 28/02/11 DATOS POR EMPRESAS Sistemas Inteligentes << PSI >>

Cdigo de Empresas: Nombre de Empresa: Razn Social: Loc. Archivos de trabajo: Carcter de Compresin: Lneas por pgina: Clave de Acceso: Cuenta de resultados: Mes/Ao de Trabajo: Perodo Fiscal De: Perodo Fiscal A: Mes/Ao cerrado:

01 PED PED PSI\ ARCHIVOS\ 15 [15]Comprime 55

[18]Expanded

NIT: 123456-7 [Utilidad (prdida) Ejercicio) 01/01/11 31/12/11 Nombre Moneda: Quetzales

Al momento de que decida grabar los datos de la empresa ingresados anteriormente, el sistema desplegar la pantalla de seleccin de empresas con el cdigo y el nombre de la empresa que acaba de grabar. Esta pantalla es como se muestra a continuacin:
28/02/11 SELECCIN DE EMPRESAS SISTEMAS INTELIGENTES NOMBRE DE LA EMPRESA

Cod. 1

Empresa PED

<ESC>-Fin

4. Barra de mens 24

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Una vez que se haya ingresado al sistema de contabilidad, se podr comenzar a trabajar en ste de forma inmediata. Al comenzar, el sistema le desplegar en la pantalla la BARRA DE MENS, en donde aparece la primera opcin que es el Men de Operaciones, con una ventana que incluye todas las opciones que ste incluye.
28/02/11 SELECCIN DE EMPRESAS Operaciones A. B. C. D. E. F. Reportes Mantenimiento Salida Sistemas Inteligentes <<PSI>>

Nomenclatura Contable Movimiento de Cuentas Presupuesto por Cuenta Departamentos Descripcin de Plizas Mayorizacin de Cuentas

5. Nomenclatura contable: Para poder ingresar datos se debe contar con una nomenclatura
27/04/98 CUENTAS DE NOMENCLATURA Sistemas Inteligentes PSI

Cdigo de la Cuenta: Nombre de Cuenta: Tipo de Cuenta: Saldo de Inicio Q. 0.00 Presupuesto del Mes: M

1 ACTIVO [M]aestra Q. 0.00 Departamento: (Cuenta Mayor) Debe 0.00 Q. 0.00 [D]etalle (Registra Plizas) Haber Q. 0.00 0.00 Saldo

Presupuesto Anual:

6. Movimiento de cuentas: 25

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6.1 Ingresando Movimientos (Plizas) al Sistema: Una vez estando dentro del sistema y teniendo la nomenclatura completa se procede a ingresar las plizas, donde deber ingresarse el nmero de pliza, documento, fecha, las cuentas, etc. Como se muestra a continuacin:
28/02/11 MANTENIMIENTO DE MOVIMIENTOS Sistemas Inteligentes PSI

Pliza: Documento: Referencia: Fecha:

Descripcin: Tasa de Cambio:

Mantenimiento por Pliza Cuenta Nombre 0.00 0.00

Debe 0.0

Haber 0.00

<ALT>Modifica/

<INS>Agrega/

<DEL>Eliminar/

PgUp/ PgDn

6.2 Mayorizacin de cuentas

Los movimientos contables afectan los saldos de las cuentas contables ingresadas en el archivo de cuentas. Estos saldos no se vern afectados hasta que se haya realizado la mayorizacin de cuentas. La mayorizacin de cuentas consiste en trasladar el monto del movimiento contable (Debe o Haber) a la cuenta especfica. Este monto se acumular en el campo del Debe o del Haber de su archivo de cuentas, segn sea el caso. Luego deber sumar los saldos de las cuentas maestras del nivel inferior y se acumularn el en el saldo de la cuenta maestra inmediatamente superior. Y as sucesivamente, hasta llegar a acumularse en los saldos de las cuentas principales.

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1 11 111 ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE CAJA 1650.00 + 1650.00 + 800.00 + 11101 CAJA GENERAL 112 BANCOS 800.00 + 850.00 350.00 + 11202 BANCO INDUSTRIAL 500.00 11201 BANCO DEL COMERCIO

7. Men de reportes
Con los Reportes se tendr la oportunidad de obtener una copia impresa de los resultados de la contabilidad de la empresa que est trabajando. Se desplegar una serie de opciones a las que tendr acceso. A continuacin se le muestra esta pantalla.

27/04/98 NOMBRE DE LA EMPRESA Operaciones Reportes Mantenimiento Salida

Sistemas Inteligentes PSI

1.
2. 3.

Estados Financieros Movimientos Presupuestos

7.1 Estados Financieros: 27

Contabilidad
Para que se pueda tener acceso a esta opcin deber ubicarse en la primera opcin del Men de Reportes, es decir en 1. Estados Financieros, para generar los mismos.
ESTADOS FIANANCIEROS 1.1 1.2 1.3 1.4 Balance General Condensado Balance General Comparativo Estado de Resultados Estado de Resultados Comparativo

7.2 Movimientos. Aqu se podrn obtener todos los tipos de reporte con relacin a los movimientos contables hechos en el Men de Operaciones. Si desea entrar en esta opcin, debe ubicarse en el Men de Reportes. En pantalla aparecer desplegado un submen, como el que aparece en la grfica siguiente, y en el cual se tendr que ubicar en la segunda opcin de ste, es decir, en 2. MOVIMIENTOS y de all se podrn generar los reportas que aparecen.

2. MOVIMIENTOS 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 Diario General Cuadre de Plizas Diario Mayor General Por Departamento Balance Analtico Anlisis de Gastos Balance de Gastos Nomenclatura Contable

Nota: El uso del sistema que nos ocupa ser explicado ms a detalle en la presentacin que se llevara a cabo.

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