Curso: Excel Avanado

Formador: Carlos Maia

Programa para o Mdulo

Formataes avanadas da folha de clculo Proteco de dados Estilos de formatao Modelos Frmulas e Funes Frmulas e funes avanadas (IF; Vlookup; Hlookup, etc...) Definir e utilizar nomes de clulas Auditoria de frmulas Sries de dados Preenchimento automtico de sries Gesto de dados Gerir dados Filtros automticos e avanados Ordenao de dados As tabelas dinmicas Os nveis de dados A utilizao de subtotais A consolidao de dados
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Programa para o Mdulo

As tcnicas de simulao
Cenrios Atingir objectivo O Solver

A criao de grficos

Formatao avanada de grficos Formatao de grficos tridimensionais

Criar e utilizar macros Os Formulrios Ferramentas de Reviso As ligaes do Excel com outras aplicaes
Importar texto do Word Importar informao de uma base de dados

A integrao do Excel com a Internet

A transformao de documentos Excel em formato HTML

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Reviso de conceitos

Funes
Sintaxe Nome_da_funo (argumento; argumento2;)

Caracter separador

Exemplo

= SUM(2;3;4;5)

Nome da funo

Argumentos da funo

Algumas Funes
Nome
Average Min Max Count Countif Sum Sumif Power Today Date Now

Resultado
Mdia Minimo Mximo Contar Contar se Somar Somar se Exponnciao Hoje Data Agora
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Demonstrao da utilizao de funes

Criar frmulas complexas usando o Function Wizard

Wizard - Assistente para construo de frmulas.

Chamada do Function Wizard

Utilizao do Function Wizard

Funes

Categorias de funes

Sintaxe da funo seleccionada

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Calculo da mdia usando o Wizard

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Demonstrao da utilizao do Function Wizard

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Estilos

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Novo Estilo
1.

Seleccionar a clula com o estilo criado Format -> Style Escrever um nome para o estilo Clicar em Add Efectuar as modificaes necessrias OK
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2.

3.

4.

5.

6.

Juntar Estilo de outra Folha

1.

Format -> Style Clicar em Merge OK

2.

3.

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Boto de Estilo
Na barra de formatao, clicar com o boto direito e escolher a opo customize Arrastar de seguida o boto para a barra de formatao.

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Estilos
Quero usar estilos que criei em outras folhas. Como posso us-los?
Abrir um livro onde pretendemos juntar os estilos Juntar os estilos (boto merge) Gravar como Template (*.xlt)

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Formatao de clulas mediante condies

Objectivo: Formatar clulas mediante a verificao de condies (Format Conditional Formatting). Exemplo: assinalar todas as notas inferiores ou iguais a 12 valores

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Resultado ....

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Grficos
Chart wizard

1. Seleccionar a rea que contm a informao para o grfico. 2. Chamar o chart wizard 3. Seguir os passos apresentados
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A utilizao do Chart Wizard

Seleccionar o tipo de grfico

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A utilizao do Chart Wizard

Verificar / Identificar a gama de valores

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A utilizao do Chart Wizard

Titulo do grfico

Etiqueta para o eixo do X

Etiqueta para o eixo do Y

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A utilizao do Chart Wizard

As opes para a colocao da legenda

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A utilizao do Chart Wizard

As etiquetas no grfico (data labels)

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A utilizao do Chart Wizard

A localizao do grfico

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O grfico como objecto

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Formatao de grficos

Depois do grfico elaborado poder-se- alterar a sua aparncia, formatando os vrios elementos que o constituem. H vrias maneiras de aplicar alteraes, no entanto, a mais fcil um duplo clique no elemento em causa.

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Modificaes ao grfico
Mudar tipo de grfico

Mudar sries de dados

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Modificaes ao grfico
Adicionar dados

Ou com copiar e colar especial em cima do grfico

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Modificaes ao grfico
Mostrar a segunda srie

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Modificaes ao grfico
Mostrar valores em ordem inversa

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Modificaes ao grfico
Adicionar uma TrendLine

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Modificaes ao grfico
Adicionar uma imagem s sries

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Grficos 3D
160 140 120 100 80 60 40 20 0 Domingo Segunda Tera Quarta Quinta Sexta Sbado Series1 Series2

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Modificar Grficos 3D
Modificar Viso
Seleccionar as paredes

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Modificar Grficos 3D
Mudar Sries de dados
Format -> Selected Data Series

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Demonstrao da criao/formatao de grficos

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Trabalhar com dados em listas

Ordenao de dados

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Critrio de ordenao

1 critrio de ordenao

2 critrio de ordenao

3 critrio de ordenao

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Orientao da Ordenao
O Excel permite alterar a orientao da ordenao, isto , escolher entre ordenao por linha ou coluna Data Sort...... (Options)

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Sries de Preenchimento

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Criar Sries de Preenchimento

Seleccionar e arrastar com o boto direito do rato

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Sries e Tendncias
Baseado no histrico
Exemplo Saber o crescimento das vendas nos prximos meses baseado nos ltimos trs

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Criar Listas / Sries

Tools -> Options

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Definir nomes de clulas / intervalos

OU
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Utilizar nomes de clulas / intervalos

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Criao de Subtotais
Em Excel possvel criar, de forma automtica, subtotais de valores em listas sem recorrer criao de formulas; Opo: Data Subtotals

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Criao de Subtotais

Indicadores

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Remover Subtotais

Remover Subtotais

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Listas e Formulrios de Dados

Por definio, uma base de dados uma coleco de informao organizada; Uma base de dados constituda principalmente por tabelas, registos e Campos; Em Excel, uma lista presente numa folha pode servir como uma base de dados; Entende-se por lista um conjunto de mltiplas linhas, com tipos de dados semelhantes; Em Excel as linhas servem de registos e as colunas de campos;
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Tabelas

Nome do campo

Registo

Campo

As funcionalidades para tratar dados esto disponveis no menu DATA

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Criao de formulrios
Para criar um formulrio necessrio:
Seleccionar a informao que pretendemos tratar atravs de formulrios; Escolher no menu Data a opo Form

Utilizao do formulrio
A utilizao do formulrio possvel atravs dos botes disponveis na caixa de dialogo respectiva.

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Aplicao de Formulrios

Data->Form
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Introduo de dados no formulrio

Fazer um clique no boto new e preencher a informao para os campos

As alteraes efectuadas reflectem-se na lista que originou o formulrio

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Navegao num formulrio

Registo anterior Registo Seguinte (respectivamente)

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Eliminao de registos

Seleccionar o registo a eliminar e fazer um clique no boto Delete

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Consultar dados no Formulrio

Na escolha do critrio podem utilizar-se os operadores lgicos <; >; >=; <=; <>

1- Fazer um clique no boto Criteria 2- Colocar o critrio pretendido 3- Premir Enter

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Utilizao de Filtros
A utilizao de filtros aplica-se quando pretendemos esconder temporariamente informao; Quando se aplicam filtros, o Excel esconde todos os valores que no respeitem o critrio estabelecido; Podemos utilizar filtros mais ou menos elaborados; Existem filtros automticos, contudo possvel elaborar os nossos prprios filtros;
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Utilizao de Filtros

Opo:

Data - Filter

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Filtros automticos

Aparecem setas

Atravs das setas podemos escolher o critrio a aplicar.

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Criao de filtros personalizados

Criar o critrio pretendido

Podemos criar filtros com dois critrios de comparao utilizando and/or

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Utilizao de funes de procura

O Excel dispe de 2 funes que permitem procurar valores relacionveis;
VLOOKUP (PROCV) procura um valor na coluna mais esquerda, e retorna o valor da linha, presente na coluna que especificamos. HLOOKUP (PROCH) procura um valor comparvel com a linha

Exemplo de aplicao
Determinao da nota de 1 aluno em determinada disciplina

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VLOOKUP & HLOOKUP

Sintaxe das funes:
VLOOKUP(Lookup value; Table array; Column index number) HLOOKUP(Lookup value; Table array; Row index number) Onde:
Lookup value o valor que a funo procura na primeira coluna/linha superior da tabela; Table array o intervalo de clulas que contm a tabela com os valores; Column index number / Row index number a coluna/linha da Table array nde constam os valores que estamos interessados.

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Ver as frmulas nas clulas

Ver Formlas

Pode-se tambm usar a combinao de teclas Ctrl + Shift +

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Exemplos VLOOKUP

Neste caso, necessrio ordenar previamente a tabela para no haver erros

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Exemplos HLOOKUP

Com FALSE no necessrio ordenar previmente a tabela

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Funes de Base de Dados

Dcount Similar funo count Dcounta - Similar funo counta (no nulos) Dsum - Similar funo sum Daverage - Similar funo average Etc...

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Algumas funes

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Tabelas Dinmicas
As tabelas dinmicas permitem confrontar/analisar informao de acordo com as especificaes colocadas; Os campos que sero confrontados so escolhidos durante o processo de criao da tabela;

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Criao de tabelas dinmicas

DATA - PIVOT TABLE

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Passo 2
Indicao do intervalo que contm a informao

Passo 3
Escolha do posicionamento da tabela pivot

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Construo da tabela

Apenas necessrio fazer drag-and-drop para os locais onde se pretende o campo

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Criar um grfico

Estilos pr-definidos

Actualizar dados 73

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Fazer projeces sobre dados

Utilizao da funo PMT()

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Exemplo I

NOTA: A taxa apresentada uma taxa ANUAL. Como estamos a calcular o valor da prestao mensal, temos que a dividir por 12 (n de meses num ano)

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Exemplo I

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Criao de cenrios
A utilizao de cenrios permite atribuir nomes a um conjunto de valores, que podem ser utilizados para efectuar uma srie de operaes numa folha; Passos para criar um cenrio
1. Seleccionar a primeira clula a alterar com base no cenrio; 2. Escrever um valor que se pretende incluir no cenrio; 3. Seleccionar o intervalo de clulas que contm os valores que se pretendem alterar com base no cenrio;

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Criao de cenrios - Passo 1

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Criao de cenrios (cont)

Invocar o sumrio

Escolher o tipo de relatrio

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Resultado

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Utilizao do Solver
O Solver utiliza-se quando se pretende encontrar a melhor soluo para um problema, considerando um conjunto de restries especficas; Uma restrio um limite imposto. Se o Solver no estiver visvel: Tools Add-ins Solver Add-in Confirmar com OK

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Resolver o problema com o Solver

Seleccionar: Tools Solver Escolher a clula onde ser colocado o resultado Definir as condies; Definir as restries; Fazer um clique em solver

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Exemplo de utilizao do Solver

Considere-se a situao de um agregado familiar onde:
Vencimento 1000 Euros

Despesas
Desp. Familiares Desp. Alimentao Desp. Transporte Saldo

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Condies
Problema: Qual o mximo que possvel dispender para a prestao da casa?

Condies:
O saldo mensal do agregado familiar dever ser >= 100 euros A prestao da habitao dever ser <= 40% * vencimento

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Soluo

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Utilizao de Auditorias
As ferramentas de Auditing permitem fazer uma auditoria da folha Excel; Opo: Tools Auditing

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Utilizao da Funo If
A funo if (Se) utiliza-se para testar contedos das clulas e determinar se as clulas cumprem com determinadas condies; possvel utilizar as funes OR (ou) e AND (e) em conjuno com a If; Sintaxe:
If (teste lgico; Valor se verdadeiro; Valor se Falso)

Exemplo:
If (Media>9,5; Aprovado; Reprovado)
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Utilizao do If

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Utilizao do And

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Trabalhar com Macros

A utilizao de Macros permite automatizar um conjunto de aces; A forma de utilizao semelhante do Word;

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Criar uma Macro

Nome da Macro

Terminar a gravao da Macro 94

Seleccionar/Invocar uma Macro

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Adicionar uma Macro a um boto e coloc-la na barra de Tarefas

possvel associar a Macro a um boto para mais facilmente a invocar; tambm possvel colocar o boto na barra de tarefas Opo: Menu View Customize

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Adicionar uma Macro a um boto e coloc-la na barra de Tarefas

Passos:
1. Invocar a opo de Menu View Toolbars 2. Fazer um clique no separador Commands 3. Fazer um clique em Macros na lista Categories 4. Fazer um clique no boto Custom Button 5. Arrastar a imagem genrica para a barra de tarefas 6. Fazer um clique em Modify Selection 7. Seleccionar a Macro pretendida na lista Assign Macro e OK Customize

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Adicionar uma Macro a um boto e coloc-la na barra de Tarefas

1- Invocar a opo de Menu View Toolbars

2 - Fazer um clique no separador Commands

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Adicionar uma Macro a um boto e coloc-la na barra de Tarefas

3 e 4 Fazer um clique em Macros na lista Categories

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Adicionar uma Macro a um boto e coloc-la na barra de Tarefas

5 - Arrastar a imagem genrica para a barra de tarefas

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Adicionar uma Macro a um boto e coloc-la na barra de Tarefas

7 - Seleccionar a Macro pretendida na lista Macro Name 6 - Fazer um clique em Modify Selection e Assign Macro
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Gravar documentos para a Internet

Esta opo permite duma forma rpida, gravar documentos em HTML, de forma a tornar possvel a sua divulgao na Internet.

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Abrir Modelos

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Criar Modelos

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Formulrios
Definir a estrutura
1. Planear o formulrio 2. Definir o esqueleto 3. Adicionar interactividade 4. Proteger o formulrio 5. Distribuir como modelo ou documento
Mail Rede

Preencher e guardar informaes de um formulrio

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Formulrios

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Adicionar Controles aos Formulrios

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Adicionar Controles aos Formulrios

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Adicionar Controles aos Formulrios

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Adicionar Controles aos Formulrios

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Adicionar Controles aos Formulrios

Adicionar IFs

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Adicionar Controles aos Formulrios

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Adicionar Controles aos Grficos

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Adicionar Controles aos Grficos

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Adicionar Controles aos Grficos

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Adicionar Controles aos Grficos

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Adicionar Outros Controles

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Proteger folhas de clculo e Livros

A proteco efectua-se mediante a colocao de passwords. possvel:
Definir uma password para evitar um acesso no autorizado; Definir uma password para evitar um alteraes no autorizadas; Abrir um livro (workbook) s para leitua.

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Proteger folhas de clculo e Livros

Proteco da Folha Desproteco da Folha Proteco do livro

Proteco da partilha

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Trabalho Cooperativo
Reviso
Comentrios Tracked Changes/Registo de Alteraes

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Comentrios
View Toolbars - Reviewing

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Inserir Comentrio
Novo Comentrio

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Comentrios de Mltiplos Revisores

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Comentrios de Mltiplos Revisores

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Pesquisa de Informao nos Comentrios

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Imprimir Informao de Comentrios

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Registo de Alteraes
Ligar Registo de Alteraes

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Registo de Alteraes
Desligar Registo de Alteraes

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Aceitar / Rejeitar Alteraes

Tools -> Track Changes -> Accept or Reject Changes

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Envio para Reviso

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As ligaes do Excel com as restantes aplicaes do Office

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