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INDICE
PAG. COMO USAR ESTE MANUAL ................................................................................................................... 1 1 CARACTERISTICAS GENERALES DEL SISTEMA ................................................................................................................... 2 1.1 INGRESO AL SISTEMA...............................................................................3 1.2 MENS.............................................................................................................3 1.3 OBJETOS.........................................................................................................4 1.4 BARRAS DE HERRAMIENTAS..................................................................4 1.5 FORMAS..........................................................................................................5 1.6 TECLAS FUNCIONALES.............................................................................6 1.7 AYUDAS DEL SISTEMA..............................................................................7 1.8 SEGURIDADES DE ACCESO.....................................................................8 1.9 CONSULTAS...................................................................................................8 1.10 NOMENCLATURA......................................................................................9 2 CARACTERISTICAS ESPECIFICAS DEL SISTEMA ................................................................................................................... 10 2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL......................................................10 2.2 CARACTERISTICAS PRINCIPALES......................................................11 3 PROCESOS DEL SISTEMA ................................................................................................................... 12 3.1 CONFIGURACION......................................................................................13 3.2 PARAMETROS GENERALES...................................................................13 3.2.1 MANTENIMIENTO DE PARAMETROS DE CONTROL.............13 3.2.2 MANTENIMIENTO DE TIPOS DE ACTIVOS...............................14 3.2.3 MANTENIMIENTO DE AUXILIARES POR CENTRO DE COSTO TIPO DE ACTIVO.........................................................................15 3.2.4 MANTENIMIENTO DE CLASES DE ACTIVOS...........................15 3.2.5 MANTENIMIENTO NIVELES DE UBICACIN DE ACTIVOS. .16 3.2.6 MANTENIMIENTO DE RESPONSABLES.....................................17 3.2.7 CONSULTA DE SECUENCIAS POR TIPO DE TRANSACCION 18 3.3 TRANSACCIONES......................................................................................18 3.3.1 MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS......................................18 3.3.2 MANTENIMIENTO DE PORCENTAJES DE DISTRIBUCION PARA CONTABILIZACION DE ACTIVOS FIJOS......................19 3.3.3 TRANSACCIONES DE ACTIVOS FIJOS.......................................20 3.3.4 TRANSFERENCIAS DE ACTIVOS FIJOS.....................................21 3.3.5 PROCESO MENSUAL DE DEPRECIACION................................21
3.3.6 PROCESO ANUAL DE REVALORIZACION ...............................22 3.3.7 KARDEX DE ACTIVOS FIJOS.......................................................22 3.4 REPORTES....................................................................................................23 3.4.1 LISTADO GENERAL DE ACTIVOS FIJOS..................................24 3.4.2 LISTADO DE ACTIVOS FIJOS POR ESTADO............................25 3.4.3 REPORTE DE ACTIVOS FIJOS POR CUSTODIO......................27 3.4.4 REIMPRESION DE TRANSACCIONES DE ACTIVO.................28 3.4.5 REPORTE DE ACTIVOS PARA EL SEGURO.............................28 3.4.6 LISTADO A EXCEL DE ACTIVOS FIJOS....................................28 3.4.7 IMPRESIN DE STICKERS DE ACTIVOS FIJOS......................29
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CARACTERISTICAS GENERALES DEL SISTEMA
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Debe ingresar el nombre de usuario el cual ser desplegado en pantalla a medida que se va digitando. Presione TAB para moverse al siguiente campo o haga clic con el mouse en la celda destinada al ingreso del Password. Al ingresar la clave (password) se desplegar en pantalla asteriscos (*). Luego del ingreso del nombre de la Base de Datos presione <Enter> o haga clic en el botn Connect para el ingreso al men del usuario; si desea cancelar haga clic en el botn Cancel.
1.2 MENS
Todos los procesos cuya ejecucin contempla el Sistema estn agrupados en MENS. Los mens son listas de opciones en donde el usuario selecciona el proceso que desea ejecutar. Para seleccionar una opcin de un men, el usuario podr presionar la tecla ALT + la tecla que se encuentra subrayada o dando un clic en la opcin deseada; para desplazarse entre las opciones se har uso de las teclas de movimiento del cursor (flechas) o del TAB y para accesar o para ejecutar un proceso se presiona <Enter> o se da un clic con el mouse, tal como se muestra en la pantalla.
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1.3 OBJETOS
Cada uno de los elementos que forman parte de una forma, se les denomina objetos, estos sirven para ingresar, modificar, presentar, seleccionar e indicar informacin en la pantalla.
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A continuacin se presente una descripcin de cada uno de los iconos que forman parte de la barra de herramientas:
1.5 FORMAS
Llamamos as a la informacin compuesta de: Mens Barras de Herramientas Objetos Leyendas explicativas
que el Sistema presenta en la pantalla del monitor. En estas formas se pueden distinguir tres partes: Superior donde consta informacin relacionada con: la compaa y sucursal en la cual se est trabajando Men, Barra de Herramientas, Fecha la entidad a la que se hace referencia y el proceso que se est ejecutando sobre ella Media donde se encuentra la informacin que el Sistema muestra o que el usuario debe ingresar. el detalle de botones con la funcin que se les ha asignado. Inferior donde constan: TROPIDATOS S.A. Pg. 5
los mensajes que el Sistema muestra y que orientan al usuario en cuanto al tipo de informacin que debe ingresar o los valores que es posible ingresar. los mensajes que se despliegan en caso de algn error cometido. Cualquier forma puede ser abandonada sin que se ejecute el proceso invocado, presionando el icono de salida o seleccionando la opcin salir. Previamente, el Sistema le confirma esta accin y verifica si desea o no grabar los cambios realizados. Haga clic o ubquese con las teclas de movimiento y presione <Enter> en la opcin deseada.
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Ctrl + Q Ctrl + F1
Cancela o Abandona un proceso Presenta una lista de teclas que pueden ser utilizadas
FIND % (porcentaje) para bsquedas Indica que se busque en la lista todo lo que contenga los caracteres significativos del argumento que el usuario ingrese luego del %. Por ejemplo, si estamos buscando nombres de clientes, suponiendo que constan los apellidos primero y luego los nombres, entonces: %SAN nos permitir ubicar los nombres de aquellos clientes que en cualquier posicin del nombre tengan SAN. BUSQUEDAS DIRECTAS Ubicado en cualquier registro de la lista basta con que digite de caracter en caracter lo que desea encontrar para que automticamente se reduzca la informacin de acuerdo a lo digitado (esto slo en la primera columna).
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1.9 CONSULTAS
Las consultas permitirn al usuario buscar en funcin de criterios de seleccin que l establezca, facilitndole consultar lo que desea an en el caso que no pueda identificarlo exactamente. La filosofa seguida es que se pueda siempre ir de lo general a lo particular. Para ingresar una consulta, presione la tecla F7 o de un clic sobre el botn de la linterna de la barra de herramientas. Entonces, en la barra de mensajes aparecer la siguiente leyenda:
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Puede utilizar cualquiera de los criterios que se mencionan a continuacin: % (porcentaje) para bsquedas Este caracter indica que se busque todo lo que contiene los caracteres significativos del argumento y cualquier caracter o eventualmente nada en las posiciones indicadas por %. Si estamos buscando nombres de clientes por ejemplo, suponiendo que constan los apellidos primero y luego los nombres, entonces: SAN% nos permitir ubicar todos aquellos clientes cuyo apellido comienza con SAN y a continuacin aparecen otros caracteres cualesquiera. %SAN nos permitir ubicar los nombres de aquellos clientes que terminan en SAN y antes tienen cualquier otro tipo de caracteres. %SAN% en este caso se mostraran todos los nombres que tienen en alguna parte SAN. > (Mayor que) para bsquedas numricas. Permite ubicar nmeros mayores que uno dado. Por ejemplo >500 mostrar todos los nmeros mayores que 500. < (Menor que) para bsquedas numricas. Permite ubicar nmeros menores que uno dado. Por ejemplo <500 mostrar todos los nmeros menores que 500. Luego de ingresar el criterio respectivo, o ninguno para traer todo lo grabado en la base de datos, presione la tecla F8 o nuevamente el botn de la linterna de la barra de herramientas. Aparecer en pantalla la informacin solicitada, si existiera; caso contrario, mostrar el mensaje correspondiente.
1.10 NOMENCLATURA
Es importante cumplir con los estndares de nomenclatura para el ingreso de informacin al Sistema. Entre lo establecido consta: el ingreso de apellidos primero y nombres despus utilizar las abreviaturas que son usadas en el Directorio Telefnico
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CARACTERISTICAS ESPECIFICAS DEL SISTEMA
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El Sistema permite manejar mltiples Compaas organizadas en Agencias (lugares fsicos donde tiene instalaciones la compaa), y stas a su vez con una o varias Divisiones, entre las que se distinguirn las sucursales (fuera de la ciudad de la Matriz) de las agencias propiamente dichas.
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PROCESOS DEL SISTEMA
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3.1 CONFIGURACION
La primera opcin que se debe ejecutar antes de iniciar una sesin en el Zeus es seleccionar la compaa-agencia con la cual se va a operar el Sistema.
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Digite los parmetros de control y presione <Enter> o haga clic en el botn Grabar.
Los datos que conforman la informacin bsica de tipo de activo fijo son: TROPIDATOS S.A. Pg. 14
Cdigo del tipo de activo Nombre del tipo de activo Vida til (en aos) Porcentaje de depreciacin anual para el tipo de activo Cuenta auxiliar de Activos Fijos. Cuenta auxiliar para revalorizacin Cuenta auxiliar para la depreciacin acumulada Cuenta auxiliar para la depreciacin de la revalorizacin Cuenta auxiliar de Utilidades en venta de activos Cuenta auxiliar de Prdidas en venta de activos
El usuario ingresa estos datos y puede modificarlos, pero solo podr eliminar un tipo de activo si no tiene ningn activo fijo relacionado.
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Por medio de esta opcin se ingresan las clases de tipos de activos que maneja la empresa, por ejemplo, si hablamos del tipo de activo Muebles y Enseres, las clases pueden ser: anaqueles, sillas, escritorios, etc.
Ingrese los datos relacionados a la clase de tipo de activos y luego presione <Enter> o haga clic en el botn Grabar.
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Slo se podr eliminar un nivel de ubicacin, es decir, una localizacin, rea o departamento si no tiene ningn activo relacionado.
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3.3 TRANSACCIONES
Para control de los diferentes tipos de operaciones que se realizan sobre los activos fijos se ha codificado cada una de ellas, a saber: BJ: DP: DR: RD: RV: TR: VT: Baja del activo por prdida o robo Depreciacin normal Depreciacin por Revalorizacin Revalorizacin de la depreciacin Revalorizacin del activo Transferencias Venta del activo
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Los datos a ingresarse son los siguientes: Tipo de activo Clase de activo Descripcin o nombre del bien Serie, si es un artculo seriado Modelo del bien Cdigo del proveedor Fecha de adquisicin Valor de compra en moneda base. Paridad cambiaria con relacin a la moneda de la agencia. Paridad cambiaria con relacin al dlar Tres niveles de ubicacin (Localizacin, rea, departamento) Persona responsable del activo
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Puede agrupar el Diario contable por Tipo o por Cuenta Contable. Este proceso actualiza los registros de activos en depreciacin acumulada y depreciacin de la TROPIDATOS S.A. Pg. 21
revalorizacin. En caso de haber algn activo cuyo valor durante el proceso se encuentre totalmente depreciado, se actualizar su estado a DEPRECIADO.
Para ejecutar este proceso se debe haber procesado primero la depreciacin mensual del mes de diciembre, caso contrario se mostrar el mensaje indicado en el grfico. Presione <ENTER>o haga clic en el botn OK.
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Se presentar en la pantalla el detalle de los activos que cumplan con la condicin de bsqueda, presione <Enter> o haga clic en el botn Detalle para visualizar las transacciones de este activo.
3.4 REPORTES
Los reportes que presenta el Sistema se detallan a continuacin, los mismos que tienen la modalidad de presentar una vista preliminar en la pantalla y luego si desea lo puede enviar a la impresora. Primero ingrese los parmetros segn el reporte, y presione el botn Imprimir, se mostrar una pantalla con las siguientes opciones:
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Tipo de Impresin: I inmediata R retenida La impresin Inmediata enva el reporte directamente a la impresora. La impresin Retenida genera el reporte como un archivo en el disco local, el cual puede ser abierto como un archivo en hoja de clculo.
Si escogi la opcin Mostrar primero en pantalla, el Sistema elaborar el reporte y se lo mostrar primero, con la posibilidad de enviarlo a la impresora. El siguiente grfico muestra la forma en que se presentar. Puede tambin enviarlo a imprimir directamente, sin vista previa. En este caso no puede indicar un rango de pginas o cambiar alguna opcin de la impresora, por ejemplo.
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Las columnas con las cuales cuenta el Listado son las siguientes: Tipo de activo Departamento Cdigo Descripcin Nmero de serie Fecha de adquisicin Valor de adquisicin Vida til Valor actual
Los reportes se podrn ordenar por Departamento, tipo de activo y cdigo del activo o por Descripcin de la cuenta de activo.
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y a su vez se tendr las siguientes opciones de reportes, con sus respectivas columnas: General de activos fijos o Cdigo del activo o Tipo de activo o Descripcin o Fecha de adquisicin o Vida til o Porcentaje de depreciacin o Costo histrico o Depreciacin acumulada o Saldo en libros o Depreciacin anual o Depreciacin mensual o Cdigo y descripcin del Departamento Adiciones mensuales o Cdigo del activo o Tipo de activo fijo o Cuenta contable o Descripcin o Fecha de adquisicin o Vida til o Porcentaje de depreciacin o Costo histrico o Depreciacin mensual o Depreciacin anual o Departamento o Cdigo del departamento
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Activos fijos no capitalizables o Cdigo del activo o Tipo de activo fijo o Cuenta contable o Descripcin o Fecha de adquisicin o Costo histrico o Departamento o Cdigo del Departamento Depreciacin mensual de activos fijos o Cdigo del activo o Tipo de activo o Descripcin o Fecha de adquisicin o Costo histrico o Depreciacin acumulada o Saldo o Vida til o Porcentaje de depreciacin o Adiciones o Depreciacin anual o Depreciacin mensual o Descripcin del Departamento o Distribucin del Gasto: Cdigo del departamento Cuenta contable Cdigo del rea
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Este reporte se agrupa y totaliza por Departamento y cuenta al final con un total general.
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