GRAIN 2011 Q3

Antragsteller Handbuch

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EDVConsulting, Karafiat KG Arztgasse 38, A-1220 Wien Alle Rechte vorbehalten

Inhalt
Allgemeines
Allgemeines ..................................................................................................................................................... 7 Was ist der Desktop ............................................................................................................................... 7 Desktop

Grundlegende Funktionen ........................................................................................................................ 8 Registrieren ............................................................................................................................................... 8 Fehler, die beim Registrieren auftreten knnen ......................................................................10 Aktivierungsmail nicht erhalten .....................................................................................................10 Aktivieren .................................................................................................................................................11 SCHOLARSHIPS.AT ID vergessen....................................................................................................13 Passwort vergessen ..............................................................................................................................14 Anmelden .................................................................................................................................................15 Abmelden..................................................................................................................................................16 Sprache ndern ......................................................................................................................................16 Persnliche Daten ndern .................................................................................................................16 E-Mail Adresse ndern........................................................................................................................18 Passwort ndern....................................................................................................................................18 Rolle wechseln ........................................................................................................................................19 Das Forum .....................................................................................................................................................20 Erster Besuch im Forum ....................................................................................................................20 Forenbersicht .......................................................................................................................................21 Thema lesen und/oder bewerten ..................................................................................................21 Thema erstellen .....................................................................................................................................22 Beitrag zu einem Thema erstellen .................................................................................................23 Eigenen Beitrag bearbeiten ..............................................................................................................23 Kontakt zu anderen Forumsbenutzern aufnehmen ...............................................................24

Antragsteller
Desktop

Das Men ........................................................................................................................................................27 Mein Desktop ..........................................................................................................................................27 Meine Einstellungen ............................................................................................................................27 Meine persnlichen Daten ................................................................................................................27 Meine Blogs..............................................................................................................................................27 Mein Forum .............................................................................................................................................27 Die Antragsliste............................................................................................................................................28 Die Liste .....................................................................................................................................................28 Die Symbole .............................................................................................................................................28 Die Antrags - Funktionen ...................................................................................................................29
Antrag bearbeiten ............................................................................................................................................................ 29
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:
Antrag als HTML ansehen ............................................................................................................................................ 29 Antrag als PDF ansehen, speichern oder drucken ............................................................................................. 29 Antrag lschen................................................................................................................................................................... 30 Papierkorb leeren ............................................................................................................................................................ 31 Antrag wiederherstellen ............................................................................................................................................... 32

Der Papierkorb.............................................................................................................................................31 Die Antragserstellung ...............................................................................................................................33 Antrag neu erstellen ............................................................................................................................33 Antrag ber die Antragsliste kopieren.........................................................................................34 Antrag manuell kopieren ...................................................................................................................35 Daten falsch kopiert / schon ein Antrag erstellt ......................................................................37 Der Antrag ......................................................................................................................................................38 Die Antragsoberflche ........................................................................................................................38 Antrag bearbeiten .................................................................................................................................39 Downloads ...............................................................................................................................................44 Uploads ......................................................................................................................................................45
Eine Datei zum Antrag hochladen ............................................................................................................................ 46 Einen Upload ansehen ................................................................................................................................................... 47 Einen Upload entfernen ................................................................................................................................................ 48 Uploads in Abschnitts-Eintrgen .............................................................................................................................. 48 Einen Upload zu einem Abschnitts-Eintrag hinzufgen ................................................................................. 49 Einen Upload aus einem Abschnitts-Eintrag entfernen .................................................................................. 49 Ansicht eines Uploads aus einem Abschnitts-Eintrag ...................................................................................... 49 Einen Abschnitts-Eintrag erstellen / bearbeiten ............................................................................................... 41 Einen weiteren Abschnitts-Eintrag erstellen ....................................................................................................... 42 Mehrere Abschnitts-Eintrge bearbeiten .............................................................................................................. 42 Einen Abschnitts-Eintrag lschen ............................................................................................................................. 43 Mehrere Abschnitts-Eintrge lschen..................................................................................................................... 43 Der Reiter Information ............................................................................................................................................... 38 Der Reiter Dokument .................................................................................................................................................. 38 Der Reiter Dokumentenlauf..................................................................................................................................... 38

Den Antrag absenden ..........................................................................................................................49

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Allgemeines

Desktop

Allgemeines: Desktop Allgemeines

Allgemeines
Als Desktop wird die Seite bezeichnet, die nach dem erfolgreichen Anmelden angezeigt wird (hier z.B. ein Antragstellerdesktop). Jeder Desktop hat sein individuelles Aussehen, auf das wir in den einzelnen Handbchern genau eingehen werden.

Was ist der Desktop

Sie knnen jederzeit wieder auf diese Seite wechseln. Sie mssen dazu nur den Link MyDesktop in der obersten Menleiste, oder den Link Mein Desktop im linken Men anklicken.

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Allgemeines: Desktop Grundlegende Funktionen

Grundlegende Funktionen
Um mit GRAIN OSP arbeiten zu knnen mssen Sie einen gltigen Account (ID, Benutzernamen) haben.

Registrieren

Sachbearbeiter bekommen Ihren Account direkt bei uns, oder bei einer Organisation die berechtigt ist Benutzer-Accounts zu erstellen. Nur Antragsteller knnen und mssen sich selbst registrieren.

Experten bekommen Ihren Account normalerweise direkt vom Sachbearbeiter oder von uns.

1. Klicken Sie auf die grosse Schaltflche HIER REGISTRIEREN

2. Das Registrierungsformular ffnet sich

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3. Geben Sie im ersten Bereich in den passenden Textfeldern Ihren Vornamen und Ihren

Allgemeines: Desktop Grundlegende Funktionen

Nachnamen (Familiennamen) ein und whlen Sie Ihr Geschlecht aus der Options-Liste.

4. Geben Sie im zweiten Bereich Ihre E-Mail Adresse an.

5. Im dritten Bereich wiederholen Sie bitte Ihre E-Mail Adresse

6. Whlen Sie Ihre SCHOLARSHIPS.AT ID (Ihr Benutzername fr scholarships.at).

Verwenden sie z.B. Vorname.Nachname.

7. Whlen Sie Ihr Passwort und wiederholen Sie die Passworteingabe. Die Passwort-

8. Whlen Sie einen Nickname fr das Forum. Den Nicknamen bentigen Sie, damit 9. Lesen Sie bitte die Nutzungsbedingungen fr das Forum. 10. Akzeptieren Sie bitte die Nutzungsbedingungen.

Sicherheits Anzeige zeigt Ihnen an wie sicher Ihr Passwort ist. Um sichere Passwrter zu erstellen verwenden Sie Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen. etwaige Forumseintrge anonymer dargestellt werden knnen. Forumseintrge werden immer nur mit Ihrem Nicknamen versehen.

11. Klicken Sie auf die Schaltflche Senden um die Registrierung abzusenden. 12. Als nchstes mssen Sie Ihre SCHOLARSHIPS.AT ID aktivieren. Wie Sie das machen wird
unter Aktivieren erklrt.

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Allgemeines: Desktop Grundlegende Funktionen

Fehler, die beim Registrieren auftreten knnen

Fehler Ursache und was kann man dagegen tun? Der von Ihnen gewhlte Benutzername wird bereits von einem anderen Benutzer verwendet. Bitte whlen Sie einen anderen Benutzername (ID, Accountname). Die von Ihnen angegebene E-Mail Adresse wurde bereits registriert. Haben Sie Ihren Benutzernamen vergessen? Fordern Sie bitte Ihren Benutzername wie unter SCHOLARSHIPS.AT ID vergessen auf Seite 13 beschrieben an, oder geben Sie eine andere E-Mail Adresse an. Registrieren Sie sich bitte nicht mehrmals. Sie knnen nach einer erneuten Registrierung nicht mehr auf die Daten der alten Registrierung zugreifen. Der Forum-Nickname wird bereits von einem anderen Benutzer verwendet. Bitte whlen Sie einen anderen Namen aus.

Sie haben sich registriert, aber haben kein Aktivierungsmail bekommen?

Aktivierungsmail nicht erhalten

Das kann leider mehrere Grnde haben:

Sie knnen aber jederzeit das Aktivierungsmail neu anfordern.

1. Klicken Sie dazu auf den Link Noch keine E-Mail erhalten in der Member Login Box.

Das E-Mail wurde von Ihrem Postfachserver als SPAM markiert, und in Ihrem SPAM Ordner abgelegt. Ihr Postfachserver hat ein gewnschtes SPAM Delay, d.h. das Mail kann mit bis zu einer Versptung von 2-3 Stunden erst an Sie zugestellt werden. Sie haben irrtmlicherweise das Aktivierungsmail gelscht.

2. Lesen sie bitte die Oft gestellten Fragen.

3. Klicken Sie auf den Link hier um das Mail neu anzufordern.
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Allgemeines: Desktop Grundlegende Funktionen

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4. Geben Sie im Formular Ihre E-Mailadresse ein und geben Sie im Feld Textberprfung
den Text ein, der im Bild oberhalb angezeigt wird.

5. Klicken Sie die Schaltflche Aktivierung anfordern. 6. Das System wird Ihnen die E-Mail erneut senden.

TIPP: Haben sie die E-Mail trotzdem noch nicht erhalten wenden Sie sich bitte an den Live Support.

Um Ihren neu erstellen Account verwenden zu knnen mssen Sie ihn zuerst aktivieren.

Aktivieren

1. Klicken Sie dazu im Aktivierungsmail, dass Ihnen das System zugesandt hat auf den
Aktivierungs-Link. ACHTUNG: Jeder Aktivierungs-Link ist nur EINMAL gltig. Verwenden Sie den Aktivierungslink nicht um einen Bookmark fr scholarships.at zu setzen.

2. Lesen Sie bitte die Nutzungsbedingungen.

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Allgemeines: Desktop Grundlegende Funktionen

3. Akzeptieren Sie bitte die Nutzungsbedingungen, indem Sie in der Checkbox Ich
akzeptiere die Nutzungsbedingungen ein Hkchen setzen.

4. Klicken Sie auf die Schaltflche Aktivieren. 5. Das System wird Sie nach dem Aktivieren automatisch anmelden und auf Ihren Desktop
weiterleiten.

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Allgemeines: Desktop Grundlegende Funktionen Wenn Sie Ihren Accountname vergessen haben, knnen Sie sich ihn jederzeit per E-Mail an die bei der Regstrierung angegebene E-Mail Adresse zusenden lassen.

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SCHOLARSHIPS.AT ID vergessen
der Member Login Box

1. Klicken Sie auf den LinkVergessen neben der Bezeichnung SCHOLARSHIPS.AT ID in

2. Geben Sie im Textfeld E-Mail Adresse ihre bei der Registrierung verwendete E-Mail
Adresse an.

3. Geben Sie im Feld Textberprfung den Text ein, der im Bild darber dargestellt wird. 4. Klicken Sie auf die Schaltflche Benutzernamen anfordern.

5. Das System sendet Ihnen Ihren Benutzernamen auf die angegebenen E-Mail Adresse zu.

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Allgemeines: Desktop Grundlegende Funktionen

Passwort vergessen
Member Login Box.

1. Klicken Sie auf den Link Vergessen neben der Bezeichnung PASSWORT in der

2. Geben Sie Ihren Benutzernamen (Anmeldenamen, SCHOLARSHIPS.AT ID) im Feld

Anmeldenamen ein.

3. Geben Sie die bei der Registrierung angegebene E-Mail Adresse im Feld E-Mail Adresse 4. Geben Sie im Feld Textberprfung den Text ein, der im Bild darber dargestellt wird. 5. Klicken Sie auf die Schaltflche Benutzernamen anfordern.
ein.

6. Klicken Sie auf den Link in Ihrem Mail.

Das System sendet Ihnen nun einen Link zum ndern Ihres Passwortes zu.

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Allgemeines: Desktop Grundlegende Funktionen

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7. Geben Sie Ihr neues Passwort zweimal ein.

8. Klicken sie auf die Schaltflche Aktivieren um das Passwort zu ndern. 9. Das System wird Sie nach dem ndern des Passwortes automatisch anmelden und auf 1. Geben Sie dazu Ihre SCHOLARSHIPS.AT ID und Ihr Passwort beim Member Login ein
und klicken Sie auf Anmelden. Ihren Desktop weiterleiten.

Anmelden

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Allgemeines: Desktop Grundlegende Funktionen Wenn Sie Ihre Arbeit auf scholarships.at erledigt haben, empfehlen wir, dass Sie sich abmelden.

Abmelden

1. Zum Abmelden klicken Sie ganz oben auf Abmelden.

2. Klicken Sie anschlieend auf Ja, um sich wirklich abzumelden.

Sprache ndern

1. Um die Sprache von scholarships.at von Deutsch auf Englisch zu ndern, klicken Sie ganz
oben auf das Symbol der Englandfahne.

2. Um die Sprache von scholarships.at von Englisch auf Deutsch zu ndern, klicken Sie ganz
oben auf das Symbol der sterreichfahne.

Persnliche Daten ndern

Meine persnlichen Daten.

1. Um die Daten Ihrer SCHOLARSHIPS.AT ID anzupassen, klicken Sie im linken Men auf

2. Nehmen Sie die gewnschten Anpassungen an Ihren Daten vor und klicken Sie auf die
Schaltflche Speichern.

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Allgemeines: Desktop Grundlegende Funktionen

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TIPP: Die hier angegebenen Daten werden automatisch in Ihre Antrge bernommen. Sie sparen also Zeit bei der Antragserstellung wenn Sie hier schon genaue Informationen eintragen.

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Allgemeines: Desktop Grundlegende Funktionen

E-Mail Adresse ndern

1. Klicken Sie im linken Men auf Meine persnlichen Daten.

2. Klicken Sie auf die Schaltflche E-Mail ndern.

3. Geben Sie die neue E-Mail Adresse und als Besttigung Ihr Passwort ein und klicken Sie
auf die Schaltflche E-Mail ndern, um die nderung durchzufhren.

Passwort ndern

1. Klicken Sie im linken Men auf Meine persnlichen Daten.

2. Klicken Sie auf die Schaltflche Passwort ndern. 3. Geben Sie im Textfeld Aktuelles Passwort das aktuelle Passwort an.
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Allgemeines: Desktop Grundlegende Funktionen

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4. Geben Sie im Textfeld Neues Passwort das neue Passwort an.

durchzufhren.

5. Geben Sie im Textfeld Neues Passwort besttigen nochmals das neue Passwort an.

Rolle wechseln

6. Klicken Sie auf die Schaltflche Passwort ndern, um die Passwortnderung

gewnscht Rolle, die Sie aktivieren wollen.

1. Wenn Sie mehrere Rollen haben, klicken Sie einfach bei Desktop wechseln: auf die 2. Ihre aktive Rolle erkennen Sie am Namen des Desktops.

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Allgemeines: Desktop Das Forum

Das Forum

Um zum Forum zu gelangen, klicken Sie im linken Men auf den Eintrag Mein Forum.

Wenn Sie zum ersten Mal das Forum besuchen und bei der Registrierung keinen Nicknamen angegeben haben, mssen Sie einen Nicknamen fr das Forum whlen und den Disclaimer akzeptieren.

Erster Besuch im Forum

1. Whlen Sie neben Name einen Namen, von dem Sie mchten, dass er den anderen
Forumsbenutzern angezeigt wird.

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2. Lesen Sie bitte den Disclaimer und setzen Sie ein Hkchen bei I agree um zuzustimmen.
Falls Sie den Text nicht zustimmen knnen, dann ist eine Benutzung der Forums ausgeschlossen.

Allgemeines: Desktop Das Forum

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3. Klicken Sie OK, um das Forum betreten zu knnen.

In der Forenbersicht sehen Sie alle mit der aktiven Rolle zugngigen Foren.

Forenbersicht

1. Klicken Sie auf den Namen des Forums, dessen Beitrge sie sehen mchten oder in
welchem Sie einen Beitrag erstellen mchten.

Thema lesen und/oder bewerten

das Thema klicken.

1. Um einen Beitrag zu lesen und oder zu bewerten, ffnen Sie den Beitrag, indem Sie auf

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Allgemeines: Desktop Das Forum

Es werden nun alle Beitrge zu dem Thema angezeigt.

Die Beitrge sind immer chronologisch geordnet. An letzter Stelle ist der neueste Beitrag. Sie knnen dieses Thema bewerten, indem Sie neben Bewertung: zwischen 1 und 5 Sterne vergeben.

2. Wenn Sie benachrichtigt werden wollen, wenn zu dem Thema ein neuer Beitrag angefgt
wurde, setzen Sie ein Hkchen bei Benachrichtigung bei neuen Beitrgen.

Thema erstellen
Beitrags.

1. Klicken Sie, nach der Wahl eines Forums auf das Symbol zum Erstellen eines neuen

2. Geben Sie bei Thema das Thema und bei Beitrag Ihren Beitrag ein.

3. Klicken Sie auf Speichern, um das Thema mit Ihrem Beitrag zu erstellen.

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Allgemeines: Desktop Das Forum

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Beitrag zu einem Thema erstellen

1. ffnen Sie das Thema, zu dem Sie einen Beitrag erstellen wollen.

2. Klicken Sie bei dem Beitrag auf reply, auf den Sie antworten wollen. 3. Geben Sie bei Beitrag Ihren Beitrag ein und klicken Sie auf Speichern.

Eigenen Beitrag bearbeiten

1. Wenn Sie einen von Ihnen erstellten Beitrag bearbeiten wollen, ffnen Sie das Thema, in 2. Klicken Sie bei Ihrem Beitrag auf edit.
dem Sie den Beitrag geschrieben haben.

3. Nehmen Sie die gewnschten nderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

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Allgemeines: Desktop Das Forum

Kontakt zu anderen Forumsbenutzern aufnehmen

2. Klicken Sie auf send message, um ein E-Mail an diese Person zu senden. 3. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie auf Senden.
dem die Person einen Beitrag erstellt hat.

1. Wenn Sie zu einem Forumsbenutzer Kontakt aufnehmen wollen, ffnen Sie ein Thema, in

HINWEIS: Der Betreff des E-Mails kann nicht gendert werden

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Antragsteller

Desktop

Antragsteller: Desktop Das Men

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Das Men

Dieses Men fhrt Sie immer wieder in die Ausgangsansicht des Desktops zurck.

Mein Desktop

Derzeit keine Funktionalitt. Implementierung in einer der nchsten Versionen.

Meine Einstellungen

ber dieses Men knnen Sie Ihre persnlichen Daten wie Name, Geburtsdatum, Adresse usw. ndern. Genauere Informationen dazu finden Sie auf Seite 16.

Meine persnlichen Daten

Derzeit keine Funktionalitt. Implementierung und Freischaltung in einer der nchsten Versionen.

Meine Blogs

ber dieses Men knnen Sie das Forum aufrufen. Genauere Informationen finden Sie ab Seite 19.

Mein Forum

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Antragsteller: Desktop Die Antragsliste

Die Antragsliste
In der Antragsliste sehen Sie Ihre eigenen Antrge, nach Status sortiert.

Die Liste

Die Antrge werden immer nach Status gruppiert. Den Status sehen sie daher immer oberhalb der Antrge (in rot markiert).

Am Symbol vor dem Antrag erkennen Sie, ob noch eine Antragstellung mglich ist oder die Einreichfrist schon abgelaufen ist. Bewegen Sie einfach Ihren Mauszeiger auf das Symbol, nach kurzer Zeit erscheint ein Text, der Ihnen das Symbol erklrt.

Die Symbole

Symbol

Erklrung

Antrag kann abgesendet werden.

Der Einreichtermin ist sehr nahe und sie haben ein Reminder-Mail erhalten.

Antrag kann nicht mehr abgesendet werden (Einreichfrist abgelaufen).

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Antragsteller: Desktop Die Antragsliste Symbol Erklrung Antrag ist unvollstndig.

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Am Symbol des Papierkorbs erkennen Sie, ob sich im Papierkorb Antrge befinden. Symbol Erklrung Wenn der Papierkorb leer aussieht, sind keine Antrge im Papierkorb. Wenn der Papierkorb voll aussieht, sind Antrge im Papierkorb.

Die Antrags - Funktionen

Antrag bearbeiten
1. Wenn Sie einen bereits bestehenden Antrag weiter bearbeiten mchten, klicken Sie in der
Zeile des gewnschten Antrages auf das Symbol mit dem grnen Stift.

Es ffnet sich daraufhin das Dokument, wie Sie es aus der Antragserstellung kennen.

Antrag als HTML ansehen

Ansicht zu ffnen..

1. Klicken Sie auf das 2. Symbol, das Symbol mit der Lupe, um Ihren Antrag in der HTML-

Es ffnet sich ein neues Fenster, das Ihren kompletten Antrag anzeigt.

Antrag als PDF ansehen, speichern oder drucken

1. Klicken Sie auf das PDF-Symbol, um den Antrag als PDF zu ffnen.

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Antragsteller: Desktop Die Antragsliste

Das PDF ffnet sich in einem neuen Fenster und kann von Ihnen gespeichert oder gedruckt werden. Antrge knnen immer nur im Erstellungszustand gelscht werden.

Antrag lschen

Sobald ein Antrag eingereicht wurde, kann dieser nicht mehr gelscht werden, auer, er wird vom Sachbearbeiter zurck in die Erstellung gesendet.

1. Um einen Antrag zu lschen, klicken Sie auf das Symbol mit dem roten X in Ihrer
Antragsliste.

2. Besttigen Sie die darauf folgende Meldung, fall Sie den Antrag wirklich lschen wollen.

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Antragsteller: Desktop Der Papierkorb

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Der Papierkorb

Wenn Sie einen Antrag gelscht haben, wird dieser noch im Papierkorb aufbewahrt. Symbol Erklrung

Sie erkennen, dass Dokumente in Ihrem Papierkorb liegen, an dem entsprechenden Symbol. Wenn der Papierkorb leer aussieht, sind keine Antrge im Papierkorb. Wenn der Papierkorb voll aussieht, sind Antrge im Papierkorb.

1. Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Antrge zu sehen, die im Papierkorb sind.
Sie sehen nun eine Auflistung aller darin erhaltenen Antrge.

Wenn Sie den Papierkorb leeren, werden die darin enthaltenen Dokumente endgltig gelscht.

Papierkorb leeren

1. Klicken Sie im Papierkorb auf das Symbol zum Entleeren des Papierkorbs. 2. Besttigen Sie das folgende Fenster, um die Antrge endgltig zu lschen.

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32

Antragsteller: Desktop Der Papierkorb Solange Sie die Antrge nicht endgltig aus dem Papierkorb gelscht haben knnen die Antrge wiederhergestellt werden.

Antrag wiederherstellen

1. Klicken Sie auf das letzte Symbol, um Ihren Antrag wiederherzustellen.

2. Besttigen Sie die Meldung, wenn Sie den Antrag wirklich wiederherstellen wollen.

ACHTUNG: Ein Antrag kann nur dann wiederhergestellt erden, wenn fr dieses Stipendium noch kein neuer, weiterer Antrag erstellt wurde.

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Antragsteller: Desktop Die Antragserstellung

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Die Antragserstellung
Antrag neu erstellen
1. Klicken Sie auf Antragstellung, um einen Antrag zu erstellen. 2. Klicken Sie neben dem gewnschten Stipendium auf Bewerben, um einen Antrag zu
erstellen.

3. Besttigen Sie die Erstellung Ihres Antrags.

4. Sie sehen nun eine Informationsseite, welche Ihnen die Informationen zu diesem 5. Klicken Sie auf Antrag erstellen, um einen Antrag zu erstellen.
Stipendium anzeigt.

Die Informationen auf dieser Seite knnen Sie jederzeit im Antrag unter Information nachlesen.

Sie knnen den Antrag nun ausfllen. Wie Sie das machen lesen Sie ab Seite 38.

Wie Sie einen bestehenden Antrag in eine neuen Antragsrunde (Einreichtermin) kopieren knnen wird ab Seite 35 erklrt.
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34

Antragsteller: Desktop Die Antragserstellung Wenn Sie bereits einen Antrag erstellt, aber nicht abgesendet haben und es zu diesem Stipendium einen neuen Einreichtermin gibt, knnen Sie von dem bereits erstellten Antrag die Daten kopieren. Dadurch ersparen Sie sich das erneute Eingeben der bereits vorhandenen Daten.

Antrag ber die Antragsliste kopieren

Diese Mglichkeit haben Sie nur dann, wenn noch kein Antrag fr das aktuelle Stipendium erstellt wurde.

Ob Sie Daten kopieren knnen, ersehen Sie in Ihrer Antragsliste. Falls nach dem Lschsymbol das Kopiersymbol angezeigt wird, kann der bestehende Antrag in einen neuen Antrag fr den neuen Einreichtermin kopiert werden.

1. Wenn Sie alle Daten in einen neuen Antrag kopieren wollen, klicken Sie auf das

Kopiersymbol. Wenn Sie den Mauszeiger ber diesem Symbol stehen lassen, wird ein Text angezeigt, an dem Sie erkennen knnen, in welchen Antrag Sie die Daten kopieren knnen.

2. Besttigen Sie die darauffolgende Meldung mit OK

Sie werden in den Antrag weitergeleitet, den Sie nun weiter bearbeiten knnen. Wie Sie das machen wird ab Seite 38 erklrt. ACHTUNG: berprfen Sie den neuen Antrag, es kann durchaus sein, dass sich die Struktur leicht verndert hat und mglicherweise Ergnzungen notwendig sind. Uploads mssen auf jeden Fall neu auf den Server geladen werden.

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Antragsteller: Desktop Die Antragserstellung Wenn Sie bereits einen Antrag erstellt, aber nicht abgesendet haben und es zu diesem Stipendium einen neuen Einreichtermin gibt, knnen Sie von dem bereits erstellten Antrag die Daten kopieren. Dadurch ersparen Sie sich das erneute Eingeben der bereits vorhandenen Daten.

35

Antrag manuell kopieren

Diese Mglichkeit haben Sie nur dann, wenn noch kein Antrag fr das aktuelle Stipendium erstellt wurde.

Wenn Sie nicht alle Daten kopieren wollen oder nicht nachsehen mchten, ob Sie einen Antrag erstellt haben, wird Ihnen vor dem Erstellen des neuen Antrags auch die Mglichkeit angeboten, Daten aus dem alten Antrag zu kopieren. Falls das System diese Mglichkeit erkennt, wird neben dem Antrag erstellen Symbol auch das Antrag kopieren Symbol angezeigt.

1. Klicken Sie auf Antrag, aus dem kopiert wird, anzeigen, falls Sie Ihren alten Antrag
nochmals betrachten wollen, bevor Sie Daten von dort kopieren.

2. Um einen neuen Antrag zu erstellen und Daten aus dem alten Antrag zu kopieren, klicken
Sie auf Daten von einem alten Antrag bernehmen.

3. Auf der folgenden Seite sehen Sie, welche Daten Sie kopieren knnten.
Es werden alle Daten, die kopiert werden knnen, vorausgewhlt.

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36

Antragsteller: Desktop Die Antragserstellung

4. Wenn Sie andere Daten, als die vorausgewhlten Daten kopieren wollen, ffnen Sie das
Auswahlfeld.

5. Whlen Sie Keine Datengruppe ausgewhlt, um hier keine Daten zu kopieren.

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6. Sie knnen hier auch einen anderen Eintrag auswhlen, der stattdessen kopiert werden
soll.

Antragsteller: Desktop Die Antragserstellung

37

7. Wenn Sie einen Abschnitt nicht mitkopieren wollen, stellen Sie sicher, dass bei allen
Mglichkeiten Keine Datengruppe ausgewhlt ausgewhlt ist.

8. Klicken Sie auf Daten kopieren, wenn Sie die ausgewhlten Daten kopieren wollen.

9. Die Daten werden nun in Ihren neuen Antrag kopiert, und der neue Antrag wird
automatisch geffnet.

ACHTUNG: berprfen Sie den neuen Antrag, es kann durchaus sein, dass sich die Struktur leicht verndert hat und mglicherweise Ergnzungen notwendig sind. Uploads mssen auf jeden Fall neu auf den Server geladen werden.

Sollten Sie unbeabsichtigt bereits einen Antrag erstellt haben oder sollte Ihnen beim Daten kopieren ein Fehler unterlaufen sein, lschen Sie den aktuellen Antrag einfach, wie unter Antrag lschen auf Seite 30 beschrieben.

Daten falsch kopiert / schon ein Antrag erstellt

Sie knnen dann die Erstellung wiederholen und Daten aus dem bereits bestehenden Antrag kopieren.

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38

Antragsteller: Desktop Der Antrag

Der Antrag

Wenn Sie Ihren Antrag geffnet haben, stehen Ihnen je nach Formular 2 bis 3 Reiter zur Verfgung. Jeder dieser Reiter hat ein bestimmte Funktionalitt.

Die Antragsoberflche
Der Reiter Information

Unter Information, Beschreibung sehen Sie alle Informationen zu diesem Stipendium.

Unter Hilfe sehen Sie Hinweise und Tipps.

Unter Dokument sehen Sie alle Abschnitte, die ausgefllt werden knnen und oder mssen, um den Antrag absenden zu knnen.

Der Reiter Dokument

Wenn es vom Sachbearbeiter eingerichtet wurde, knnen Sie ber den Dokumentenlauf nachverfolgen, in welchem Zustand Ihr Antrag schon war und in welche Zustnde Ihr Antrag noch kommen kann.

Der Reiter Dokumentenlauf

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Antragsteller: Desktop Der Antrag

39

Antrag bearbeiten

1. ffnen Sie Ihren Antrag und aktivieren Sie die Karteikarte Dokument.
Sie sehen hier alle Abschnitte, die ausgefllt werden knnen.

Rote Abschnitte mssen ausgefllt werden, um den Antrag absenden zu knnen.

Grne Abschnitte mssen nicht ausgefllt werden, um den Antrag absenden zu knnen. Unterhalb von Eintrge wird angezeigt, wie viele Eintrge Sie schon gemacht haben. Hier z.B. null Eintrge.

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40

Antragsteller: Desktop Der Antrag

min max zeigt an, wie viele Eintrge bentigt werden und wie viele Eintrge maximal mglich sind. Wenn Sie in einem Abschnitt einen Eintrag erstellt haben, ndert dieser die Farbe. Wenn der ausgefllte Abschnitt dunkelgrn ist, haben Sie die maximale Anzahl an mglichen Eintrgen erreicht.

Wenn der ausgefllte Abschnitt grn ist, haben Sie die erforderliche Anzahl an Eintrgen erreicht.

Wenn ein Abschnitt rot ist, wurde die erforderliche Anzahl an Eintrge noch nicht erreicht, die bentigt werden, um den Antrag absenden zu knnen.

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Antragsteller: Desktop Der Antrag

41

Einen Abschnitts-Eintrag erstellen / bearbeiten

wollen, auf das Bearbeitungssymbol.

1. Klicken Sie bei dem Abschnitt, bei dem Sie einen Eintrag erstellen oder bearbeiten

2. Sie sehen nun die Daten, die in diesem Abschnitt eingegeben werden knnen und oder
eingegeben werden mssen.

3. Klicken Sie auf Speichern, um Ihren Eintrag zu speichern.

Felder die mit einem Stern markiert sind mssen ausgefllt werden, damit der Eintrag gespeichert werden kann.

4. Klicken Sie auf Abbrechen, um Ihre Eingaben zu verwerfen.

Falls notwendige Informationen fehlen, wird Ihnen ein Nachrichtenfenster mit der entsprechenden Fehlermeldung angezeigt und die Felder werden zustzlich markiert.

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42

Antragsteller: Desktop Der Antrag

Einen weiteren Abschnitts-Eintrag erstellen

1. Klicken Sie bei dem Abschnitt, bei dem Sie mehrere Eintrge erstellen wollen, auf das 2. Nachdem Sie den ersten Eintrag erstellt und gespeichert haben, sehen Sie eine
bersichtsseite der Eintrge. Bearbeitungssymbol und erstellen Sie den ersten Eintrag wie unter Einen Eintrag erstellen beschrieben.

3. Um einen weiteren Eintrag hinzuzufgen, klicken Sie auf das Symbol zum Hinzufgen
eines Eintrags.

4. Fllen Sie den Eintrag aus und speichern Sie den Eintrag, wie unter Einen Eintrag

Mehrere Abschnitts-Eintrge bearbeiten

wollen, ffnen Sie zuerst den Abschnitt.

1. Wenn Sie in einem Abschnitt mehrere Eintrge gemacht haben und diese bearbeiten

erstellen beschrieben.

2. Sie sehen hier alle Ihre Eintrge.

3. Klicken Sie neben dem Eintrag, den Sie bearbeiten wollen, auf das Bearbeitungssymbol. 4. Nehmen Sie die gewnschten nderungen vor und speichern Sie den Eintrag.
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Antragsteller: Desktop Der Antrag

43

Einen Abschnitts-Eintrag lschen

1. ffnen Sie den Eintrag, den Sie lschen wollen.

Q1/2011

NEU

2. Klicken Sie auf die Schaltflche Lschen.

3. Besttigen Sie die Frage, um den Eintrag wirklich zu lschen.

Mehrere Abschnitts-Eintrge lschen

1. ffnen Sie den Abschnitt, bei dem Sie einen oder mehrere Eintrge lschen wollen.

2. Sie knnen die einzelnen Eintrge ffnen und wie bei Einen Eintrag lschen lschen
oder Sie klicken neben dem Eintrag, den Sie lschen mchten, auf das Lschsymbol.

3. Besttigen Sie die folgende Frage, um den Eintrag wirklich zu lschen.

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44

Antragsteller: Desktop Der Antrag

Q1/2011 In manchen Stipendien werden Downloads angeboten, z. B. eine Vorlage fr das

NEU Downloads

Empfehlungsschreiben oder die Betreuungszusage. herunterladen.

1. Diese Dateien knnen Sie ber Ihren Antrag, ber das Men Anzeige / Downloads

In diesem Men gibt es auch nochmals die Mglichkeit, den Antrag als HTML,

oder als PDF anzuzeigen.

TIPP: In manchen Stipendien macht es Sinn, zuerst alle Abschnitte auszufllen, da eventuell manche Daten in die Download-Dokumente dann bereits integriert werden.

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Antragsteller: Desktop Der Antrag Bei den meisten Antrge mssen Sie Bilder und/oder Dokumente zum Antrag hochladen, die mit dem Antrag mitgesendet werden.

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Uploads

Solche Daten werden im Antrag im Abschnitt Uploads gespeichert.

1. ffnen Sie diesen Abschnitt.

Wie bei den anderen Abschnitten, gibt die Farbe an, ob die erforderliche Anzahl an Uploads schon erreicht wurde.

2. Sie sehen nun alle Uploads, die verlangt werden oder die Sie hochladen knnen.

Die Farben und Angaben verhalten sich wie im Bereich der anderen Abschnitte. Rot bedeutet, dass noch Daten hochgeladen werden mssen, damit der Antrag abgesendet werden kann. Die erste Zahl gibt an, wie viele Dateien Sie schon hochgeladen haben.

Grn bedeutet, dass ein Upload gemacht werden kann, aber nicht verpflichtend ist.

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Antragsteller: Desktop Der Antrag

Die zweite und dritte Zahl gibt an, wie viele Dateien hochgeladen werden mssen bzw. hochgeladen werden knnen.

Die erste Zahl gibt dabei an, wie viele Dateien hochgeladen werden mssen.

Eine Datei zum Antrag hochladen

1. Klicken Sie auf das Symbol zum Hinzufgen einer Datei. 2. Legen Sie einen Namen fr den Upload fest.

Die zweite Zahl gibt an, wie viele Dateien maximal hochgeladen werden knnen.

3. Whlen Sie die Datei von Ihrem Computer.

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4. Klicken Sie Upload, um die Datei hochzuladen.

Antragsteller: Desktop Der Antrag

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5. Sie werden zur Upload bersicht weitergeleitet, wenn der Upload erfolgreich war.
Ihr Upload wird dort angezeigt.

Es gibt zwei Mglichkeiten, Uploads zu betrachten.

Einen Upload ansehen

1. Sie knnen in der Upload bersicht auf das Vorschausymbol klicken.

2. Sie knnen ber das Men Upload Dateien den Upload betrachten.

Unabhngig davon, welche der beiden Mglichkeiten Sie whlen, ffnet sich dann ein neues Fenster, das Ihren Upload anzeigt.

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Antragsteller: Desktop Der Antrag

Einen Upload entfernen

1. ffnen Sie die Upload bersicht und klicken Sie bei dem gewnschten Upload, den Sie
entfernen wollen, auf das Symbol zum Lschen.

TIPP: Verwenden Sie die Mglichkeit, den Upload anzusehen, um den richtigen Upload zu entfernen.
Q3/2011 Es gibt Abschnitte, bei denen ist es mglich, zu den Daten auch Uploads direkt hinzuzufgen.

NEU

Uploads in Abschnitts-Eintrgen

Bei solchen Uploads gibt es keine maximale Begrenzung fr Dateien, die hochgeladen werden knnen. Die Zahl gibt an, wie viele Dateien schon hochgeladen wurden.

ber die Farbe wird angegeben, ob ein Upload notwendig ist oder ob ein Upload gemacht werden kann. Rot bedeutet, dass mindestens eine Datei hochgeladen werden muss.

Grn bedeutet, dass keine Dateien hochgeladen werden mssen, aber Dateien hochgeladen werden knnen.

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Antragsteller: Desktop Der Antrag

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Einen Upload zu einem Abschnitts-Eintrag hinzufgen

1. Klicken Sie auf das Symbol zum Hinzufgen eines Uploads.

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NEU

2. Legen Sie einen Namen fest, whlen Sie eine Datei aus und laden Sie diese Datei hoch, wie 3. Wenn der Upload erfolgreich war, wird die Datei in Ihrem Eintrag angezeigt.
es unter Eine Datei zum Antrag hochladen beschrieben ist.

Uploads knnen wie unter Einen Upload entfernen auf Seite 48 beschrieben, entfernt werden, mit dem Unterschied, dass Sie den entsprechenden Abschnitts-Eintrag vorher ffnen mssen.

Einen Upload aus einem Abschnitts-Eintrag entfernen

Q1/2011

NEU

Uploads knnen wie unter Einen Upload ansehen auf Seite 47 beschrieben, angesehen werden, mit dem Unterschied, dass Sie den entsprechenden Abschnitts-Eintrag vorher ffnen mssen.

Ansicht eines Uploads aus einem Abschnitts-Eintrag

Q1/2011

NEU

Wenn alle Abschnitte ausgefllt sind, erscheint zwischen den Antragsdaten und den Karteikrtchen eine Schaltflche zum Absenden des Antrags.

Den Antrag absenden

1. Klicken Sie auf diese Schaltflche, um den Antrag abzusenden.

Der Antrag wird nach dem Klick auf die Schaltflche elektronisch berprft.

Es kann dabei vorkommen, dass Sie hier eine Fehlermeldung erhalten, weil bestimmte Daten nicht angegeben wurden oder Uploads fehlen.

Ergnzen Sie in so einem Fall die erforderlichen Daten und senden Sie den Antrag erneut ab. Es kann sein, dass Sie anschlieend noch eine Verzichtserklrung akzeptieren mssen, um den Antrag absenden zu knnen. Wenn eine Verzichtserklrung verlangt wird, akzeptieren Sie diese ber einen Klick auf Akzeptieren.

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Antragsteller: Desktop Der Antrag

Wenn der Antrag erfolgreich abgesendet wurde, erhalten Sie eine Meldung, die das besttigt.

In den meisten Fllen wird Ihnen auch ein E-Mail zugesendet, das den Erhalt des Onlineantrags besttigt. ACHTUNG: Wenn ein Antrag abgesendet wurde, knnen keine Daten mehr gendert werden.

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