CAPITULO I: LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

1 INTRODUCCION El Estado concebido como una GRAN EMPRESA y gestor del desarrollo econmico y social del pas, requiere para una ptima administracin, informacin confiable que le permita conocer, analizar, y proyectar las situaciones relativas a su accin. Dicha informacin para ser confiable debe ser oportuna, veraz, suficiente y clara. A este objetivo se dirige la Contabilidad Gubernamental que es el medio para ordenar todas las transacciones, teniendo como meta la exposicin analtica y global de la situacin financiera del Estado. La Hacienda Pblica dentro de un orden de graduacin que es necesario conocer, incorpora, conserva, traslada, transforma o consume bienes econmicos y administrativos para el cumplimiento de los servicios pblicos. Las entidades de la gestin Gubernamental cumplen determinada funcin, todo lo cual es necesario que la contabilidad lo demuestre; de all que sin el auxilio de sta disciplina no se podra conseguir el orden necesario para la conduccin de la Hacienda Pblica. 2 CONCEPTO DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL La Contabilidad Gubernamental, es el conjunto de principios, normas y procedimientos, para registrar, resumir, analizar e interpretar las transacciones realizadas por los entes pblico con la finalidad de preparar Estados Financieros y Presupuestarios que faciliten el anlisis de la mismas y la obtencin de indicadores que permitan una racional evaluacin de ingresos y gastos, as como la Situacin Financiera de la Hacienda nacional, durante y al termino de cada ejercicio fiscal. La contabilidad Gubernamental, constituye el sistema de informacin financiera ms importante de los Organismo del Sector Pblico, a travs del cual se puede conocer la gestin realizada y los efectos que ellas producen en el patrimonio pblico. En la actualidad la Contabilidad Gubernamental, constituye una fuente de informacin que significa un verdadero apoyo en los niveles directivos, ya que precisa disponer de informacin adecuada para la adopcin de decisiones, articulando un sistema de informacin que apoya a la administracin y alimenta al proceso de planificacin, programacin, presentacin, ejecucin y control de las actividades de los Organismo del Sector Pblico. En sntesis se trata de un sistema especializado mediante el cual se logra y se tiene en cuenta, la aplicacin de principios de Contabilidad Generalmente Aceptado, las normas y procedimientos contables, para el registro de las operaciones financieras que realizan los organismos pblicos con los bienes y recursos aportados por la colectividad. 3 CARACTERSTICAS DEL SISTEMA Y PROCESO CONTABLE El Sistema de Contabilidad Gubernamental establece un proceso de integracin ordenado con controles en las diferentes reas contables para producir informacin financiera oportuna y confiable. La referida integracin contable que se logra mediante el Sistema conduce a tecnificar los mecanismos de proyeccin y ejecucin del presupuesto, facilita el anlisis financiero y permite la evaluacin del cumplimiento de las metas del Gobierno. A continuacin se precisan los principales fundamentos que conforma el sistema: a. Unidad de Almacn.- Cosiste en la registracin desde el punto de vista contable, de todos los bienes muebles que ingresan a los organismos pblicos por cualquier concepto como entrada de almacn; aunque en algunos casos en ingreso al almacn se produzca de manera simblica, tales como los semovientes. Es decir las adquisiciones de bienes realizadas por los entes pblicos, destinados al uso, consumo o produccin, debern previamente ser registrados como ingreso en los almacenes de la entidad. Esta caracterstica tiene como finalidad primordial robustecer las labores de control interno y canalizar la informacin que sirva para formular el Parte Diario de Almacn, como elemento de integracin contable. b. Unidad de Caja.- Este fundamento del sistema se refiere al control centralizado de los recursos financieros, debiendo estos reunirse en un fondo comn para financiar los gastos en el sentido de contribuir a que se mantenga el concepto de unidad de informacin del manejo de los fondos pblicos. La finalidad de este principio es obtener una informacin sobre el flujo
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de los fondos pblicos a travs de otro de los elementos del sistema, denominado Libro de Caja, que es un libro obligatorio restituido para registrar y resumir todas las informaciones de ingreso y egreso de efectivo. c. Paralelismo y Simultaneidad Contable.- Las operaciones realizadas por los organismos pblicos son registrados en la Contabilidad Patrimonial y en la Contabilidad Presupuestaria, es decir bajo este fundamento a toda operacin real registrado en el proceso contable financiero, corresponde paralela y simultneamente un registro en el proceso presupuestal. De tal forma que en el mismo momento y con los mismos documentos fuentes pero en distintas reas se procesa informacin especializada con el fin de obtener el Balance de Comprobacin Integrado que muestre en su conjunto las operaciones de bienes, fondos, presupuesto, endeudamiento y operaciones complementarias. d. Obligatoriedad de Compromiso: Con la finalidad de que exista un buen control interno en los organismos pblicos, es de vital importancia el registro contable de las cuentas por pagar y compromisos presupuestarios previo al pago y la ejecucin presupuestaria. 4 DELIMITACION EN AREAS CONTABLES El Sistema Contable ha contemplado la agrupacin de operaciones homogneas en campos definidos. 1. rea de Bienes: Comprende las operaciones de adquisicin u obtencin, almacenamiento y distribucin de los bienes muebles del gobierno. Incluye tambin la construccin, adquisicin y registro de la propiedad inmueble del Estado, administrados por los organismos pblicos. 2. rea de Fondos: Se refiere a operaciones relacionadas con los ingresos y egresos de fondos en los diferentes niveles de la administracin pblica. 3. rea de Presupuesto: Comprende las operaciones que se derivan del presupuesto de cada ejercicio fiscal, en sus etapas de promulgacin, modificacin, ejecucin del gasto e ingreso, as como el anlisis y cierre presupuestario. 4. rea Complementaria: Comprende todas las operaciones no indicadas en las reas anteriormente mencionadas. Es decir, asientos de apertura, asientos de cierre, asuntos de regularizacin, as como los asientos referidos a las cuentas de control, que completan el circuito contable y son registrados en las notas de contabilidad. SISTEMA DE INTEGRACIN CONTABLE (SICON) El Sistema de Integracin Contable es un Sistema informtico desarrollado por la Contadura Pblica de la Nacin para ser distribuido gratuitamente a las entidades del Sector Pblico, con base en la Ley Marco Proceso de la Cuenta General de la Repblica 2000, normas complementarias Instructivo N 6 y el Instructivo N 7 del Cierre Contable y sus modificatorias, que permite el registro de los Estados Financieros y Presupuestales, Anexos y Complementarios, para la elaboracin computarizada y dentro de los plazos establecidos, de la Cuenta General de la Repblica, en forma confiable y oportuna, generando informacin para el Anlisis de los Resultados obtenidos y as poder tener un mejor control de la informacin Financiera y Presupuestal. TIPOS DE CONTABILIDAD El Sistema de Contabilidad Gubernamental establece dos tipos de contabilidad: la contabilidad patrimonial y la contabilidad presupuestaria A. Contabilidad Financiera o Patrimonial.Es el campo de la contabilidad que abarca las normas, procedimientos, cuentas, libros, comprobantes y estados contables relacionados con la registracin de los valores que componen el patrimonio. B. Contabilidad Presupuestaria.Es el campo de la contabilidad que abarca las normas, procedimientos, cuentas, libros, comprobantes, etc. para registrar el comportamiento de cada presupuesto fiscal, regulando as las incidencias del proceso presupuestario con criterio programtico.

CAPITULO II: INSTRUCTIVOS INSTRUCTIVO 1: DOCUMENTOS Y LIBROS CONTABLES I. 1 2 OBJETIVOS, FINALIDAD, BASE LEGAL Y ALCANCE OBJETIVOS Dar a conocer los documentos y libros contables que sern utilizados en el Sistema de Contabilidad Gubernamental. FINALIDAD Establecer la continuidad de la utilizacin de documentos fuente y Libros Contables Principales y Auxiliares acordes con el Nuevo Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental a fin de tener una informacin suficientemente clara y detallada que sustenten los Estados Financieros y Presupuestarios que muestran la real situacin de cada entidad. BASE LEGAL. - Ley No 24680 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad - Resolucin de Consejo Normativo de Contabilidad No. 10-97-EF/93.01 del 29-09-97, que aprueba el Nuevo Plan Contable Gubernamental - Decreto Supremo No 019-89-EF/93.01 Reglamento de Organizacin y Funciones del Sistema Nacional de Contabilidad y de su rgano Rector. - Resolucin Jefatural No. 009-92-EF/93.01. - Cdigo de Comercio - Articulo 34, 36, 37, 38, 39, 43, 44 - Decreto Ley No. 26002 - Ley del Notario - Articulo 112, 113, 114, 115, 116 - Decreto Ley No. 26501 - Establece que los jueces de Paz Letrado y Notarios son competentes para legalizar la apertura de Libros Contables y otros que la ley seale. - Decreto Legislativo No. 821 Art.37 Ley del Impuesto General a las Ventas. - Decreto Supremo No.29-94-EF y Decreto Supremo No. 136-96-EF Reglamento del D.L. 821 ALCANCE Comprende a entidades del Gobierno Central e Instancias Descentralizadas del Sector Pblico.

4 II.

CONTENIDO 1) DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA ADQUISICIN Y CONTROL DE LOS BIENES Y SERVICIOS QUE SUSTENTAN EL REGISTRO CONTABLE. A- AREA DE BIENES Documentos Fuente - Orden de Compra - Gua de Internamiento - Orden de Servicio - Pedido - Comprobante de Salida (PECOSA) - Inventario Fsico - Existencias Valoradas de Almacn - Control Visible de Almacn. B- AREA DE FONDOS Documentos Fuente - Recibo de Ingresos - Papeleta de Depsitos - Nota de cargo - Nota de abono - Comprobantes de pago - Planillas de Haberes y Pensiones - Valorizacin de Obra - Otros. C- AREA DE PRESUPUESTO Documentos Fuente: Los documentos que sustenten las Operaciones Contables de bienes, servicios y de fondos servirn para la afectacin presupuestaria, en lo que corresponda. Documentos Contables - Orden de Compra - Gua de Internamiento - Orden de Servicio - Pedido - Comprobante de Salida (PECOSA) - Nota de Entrada al Almacn - Otros. .

D- AREA DE OPERACIONES COMPLEMENTARIAS: Los documentos que se utilizan en las reas antes referidas tambin son documentos fuente de esta rea, adems otros documentos tales como: resoluciones, declaraciones juradas, contratos, cartas fianza. etc. 2) LIBROS CONTABLES PRINCIPALES Y AUXILIARES QUE DEBEN LLEVAR LAS ENTIDADES DEL SECTOR PBLICO. Los organismos del Sector Pblico Nacional, excepto Empresas Pblicas continuarn registrando sus operaciones en los libros contables que a continuacin se dedican: A- PRINCIPALES Inventario y Balance El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar sus operaciones el mismo que revelara: - La relacin exacta de dinero, valores, crditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderas y otros, que constituyan el activo de la Entidad. - La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere y que formen pasivo de la Entidad. - Fijara en su caso, la diferencia exacta entre el activo y pasivo que ser el patrimonio con que inicia su gestin. - La entidad adems al finalizar el ejercicio reflejar en el mismo libro el Inventario Final Balance General de su Gestin. - Este libro ser de foliacin simple. - Cuando se trata de la creacin, fusin o transferencia de activos, pasivos y patrimonio a otra entidad, deber figurar en este libro y ser coincidente con la verificacin fsica de los mismos. Libro Diario El Libro Diario ser de foliacin simple y contendr en cada folio el movimiento diario del debe y del haber. Libro Mayor En este libro principal se registrarn todas las cuentas asentadas en el Libro Diario. B- AUXILIARES - Caja: Utilizar el diseo que estime conveniente el usuario. - Registro de Ventas. - Registro de Compras. - Fondo para Pagos en Efectivos.- Se utilizar el documento denominado "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo". - Bancos: Se deber aperturar por cada cuenta corriente. El registro de las operaciones de los Libros Auxiliares mencionados deber efectuarse en el formato Auxiliar Estndar del Sistema de Contabilidad Gubernamental, excepto el Registro de Ventas y el de Compras. En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar, Anticipos Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos Recibidos; estos registros debern tener una informacin ms detallada para obtener su anlisis. En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual por cada bien, indicando la fecha de adquisicin, monto fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras, ajuste para facilitar el proceso de su Depreciacin y/o reevaluacin. 3. LEGALIZACION DE LIBROS CONTABLES La funcin de registro, foliacin y rubricacin de los libros principales y auxiliares, corresponde a las Direcciones Generales de Administracin u oficinas que hagan sus veces en las entidades pblicas, excepto empresas; para tal efecto se aperturar un registro en el que se inscribir antes
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de ser usados. La legalizacin de los libros contables principales se efectuarn de acuerdo a los dispositivos legales vigentes. COMENTARIO Las entidades cuya contabilidad lo llevaren por programas computarizado, siempre y cuando cumpla con las exigencias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, debern compaginarse y empastarse los libros principales y auxiliares para proceder a su legalizacin respectiva. DIAGRAMA BASICO DEL PROCESO CONTABLE DOCUMENTOS FUENTE LIBROS ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS PRESUPUESTARIOS

PRINCIPALES

Balance General Estado de Gestin Balance de Ejecucin del Presupuesto

AUXILIARES

INSTRUCTIVO N 2
CRITERIO DE VALUACION DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO, METODO Y PORCENTAJES DE DEPRECIACION Y AMORTIZACION DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO E INFRAESTRUCTURA PBLICA 1. OBJETIVO Dar a conocer al usuario del Sistema Contable Gubernamental la metodologa a seguir para la valuacin y depreciacin de los bienes del Estado. 2. FINALIDAD 2.1. Establecer las normas que deben cumplir las entidades del Gobierno Central e Instancias Descentralizadas para determinar los criterios de valuacin de los bienes materiales adscritos a cada entidad, a efecto de ser considerados en la categora de bienes del activo fijo e infraestructura pblica. 2.2. Establecer el mtodo y porcentajes de depreciacin sobre el Valor de los bienes materiales que conforman el activo fijo e infraestructura pblica, de acuerdo a las prcticas y principios de contabilidad generalmente aceptados. 2.3. Determinar el valor de un bien a ser considerado como Activo Fijo. 3. BASE LEGAL Ley N 24680 Sistema Nacional de Contabilidad Resolucin CNC. N 010-97-EF/93.01 que aprueba el Nuevo Plan Contable Gubernamental Resolucin N 005-94-EF/93.01 del CNC; oficializa la aplicacin de Normas Internacionales de Contabilidad. 4. ALCANCE Comprende a las entidades del Gobierno Central e Instancias Descentralizadas del Sector Pblico. 5. CONTENIDO
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5.1. Criterios de Valuacin Para la determinacin del Valor de un bien material a ser considerado como activo fijo, se tendr en cuenta lo siguiente: Bienes adquiridos: Al valor de adquisicin segn factura o documento de transferencia, se adicionar el total de los desembolsos necesarios para colocar estos bienes en condiciones de ser usados, tales como: fletes, seguros, gastos de despacho, impuestos internos o derechos aduaneros, montaje, honorarios por servicios tcnicos, comisiones normales de agente y otros similares. Bienes construidos: Los bienes construidos por la entidad, deben seguir el mismo principio del costo de adquisicin de bienes de ese tipo, incluyendo, por tanto, el valor de los insumos utilizados en su construccin y todos los gastos incurridos hasta instalarlo en el lugar y condiciones que hagan posible su utilizacin. Bienes donados, legados, etc.: Cuando los bienes han sido adquiridos sin costo alguno o a precios simblicos, su registro en libros, se efectuar a precio de mercado de los respectivos bienes, o el que resulte de una tasacin razonable a falta de este. Bienes transferidos o adjudicados: En el caso de bienes recibidos o entregados por transferencia o adjudicacin, provenientes de entidades del Sector Pblico, su registro se efectuar al valor en libros que tengan dichos bienes en la entidad cedente. Entendindose por valor en libros el de costo ms revaluaciones y mejoras, en su caso, menos la depreciacin acumulada. Tratndose de bienes entregados por el Estado a las Empresas Pblica, como aporte de capital, la transferencia se efectuar al valor de tasacin, en concordancia con lo dispuesto por el Decreto Ley 18806. La diferencia, si lo hubiere, entre el valor de tasacin y el de libros, se ajustar contra la cuenta 825 Baja de bienes. Bienes Usados: Cuando los bienes adquiridos, a ttulo oneroso o gratuito, tengan la condicin de usados, su valor de compra o valuacin respectivamente, se registrar en libros de modo que muestre la cuenta del activo el valor de costo, o valor total, estimado del bien del activo fijo, y la cuenta provisin para depreciaciones, la correspondiente depreciacin acumulada de dicho bien, a la fecha de su incorporacin en libros, la que deber calcularse en funcin a los aos de vida til empleada o transcurrida que se determinan por diferencia entre los de vida til total y los de vida til futura y a los referidos valores de compra o valuacin. Para lo cual se deber tener en cuenta los siguientes conceptos y la aplicacin que de ellos se derivan: vu = aos de vida til ve = aos de vida til empleada o transcurrida, sv = aos de vida til futura o saldo de vida til, p = porcentaje de depreciacin anual, da = depreciacin anual, VC = Valor de Costo o valor total, DA = Depreciacin Acumulada, VN = Valor Neto, segn libro;

 Mejoras: Los costos por mejoras en bienes del activo fijo de las entidades, se deben agregar al
valor del mismo, si rene una o mas de las siguientes caractersticas: Cuando contribuyan a aumentar su capacidad de servicio. Cuando prolonguen su vida til Otros casos: En los casos no considerados especficamente en el presente Instructivo, son de aplicacin las prcticas y Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. El valor mnimo de un bien material para ser considerado como activo fijo es el que corresponde a 1/8 de la Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de la adquisicin u obtencin y tenga una duracin mayor de 1 ao; correspondiendo, sta calificacin a circunstancias independientes a la compra; y de existir duda deber aplicarse los siguientes criterios: Unidad.- Cuando el bien constituye un todo indivisible; y Conjunto.- Cuando el bien es un todo formado de partes concordantes equivalentes a juego, equipo o nmero de unidades que la entidad estime conveniente calificar. 5.2. Mtodo y Porcentaje de Depreciacin Mtodo: Las entidades responsables a efectuar la depreciacin de los bienes del activo fijo utilizarn el mtodo de lnea recta. Porcentajes: Los porcentajes anuales de depreciacin sern los siguientes: Edificios 3% Infraestructura Pblica 3% Maquinaria, Equipo y otras Unidades para la Produccin 10% Equipo de Transporte 25% Muebles y Enseres 10% Las entidades podrn modificar los porcentajes de depreciacin con Resolucin de la Alta Direccin, en los casos debidamente justificados, a tal efecto, harn de conocimiento de este cambio de poltica a la Contadura Pblica de la Nacin. Los porcentajes anuales de depreciacin que se venan efectuando al 31 de Diciembre de 1997, continuarn hasta completar dicha depreciacin. Una vez que los activos se encuentren 100% depreciados seguirn figurando en libros con su valor residual. 5.3. Cuentas de Orden a utilizar: Para llevar el control de aquellos bienes cuyo valor sea menor a 1/8 de la Unidad Impositiva Tributaria vigente en el momento de la adquisicin y tenga duracin mayor o menor de un (1) ao, se proceder a la apertura de las siguientes cuentas: Cargo : 07 Bienes en Prstamo, Custodia y no Depreciables 07.03 Bienes no Depreciables Abono : 08 Bienes Asignados en Prstamo, Custodia y no Depreciables 08.03 Bienes no Depreciables 5.4. Otras consideraciones Los bienes adquiridos durante el ejercicio sern depreciados en proporcin al tiempo transcurrido desde la fecha de su adquisicin y/o puesta en uso, segn sea el caso. En el caso de construcciones en curso procede la depreciacin desde el momento en que se utilizan los ambientes terminados, an cuando la totalidad del proyecto no haya concluido, utilizando el mismo porcentaje que para los edificios. Valor residual: La depreciacin de los bienes que constituyen activo fijo deben estar sujetos a un valor mnimo que constituye su valor de desecho o, valor residual, la misma que deber ser determinada con ayuda de un tcnico que asesore al contador para dicho clculo.

 Venta de Bienes dados de baja: Los bienes de valor residual referido en el numeral anterior,
debern ser dados de baja contable para su posterior baja fsica, procurando su venta preferiblemente en actos de licitacin pblica, siendo necesario para ello la conformacin de una comisin de bajas, una comisin de tasacin y una comisin de subastas que ser constituida por Resoluciones expresas del Titular de la entidad, debindose efectuar la venta dentro de los 6 meses posteriores a la baja contable, coordinando previamente con la Superintendencia de Bienes Nacionales. Fecha de Registro Contable de la Depreciacin: El clculo de la depreciacin obtenido de acuerdo a los procedimientos establecidos en el presente Instructivo, deber ser efectuado y registrado contablemente al mes siguiente de la puesta en uso del bien material sujeto a depreciacin. 6. COMENTARIO 6.1. Para la determinacin de un bien como activo fijo, se deber tener en cuenta los siguientes factores concurrentes: Que su vida til sea mayor a un ao Que sea destinado para uso de la entidad Que est sujeto a depreciacin, excepto los terrenos Que su valor monetario sea mayor a 1/8 de la UIT vigente a la fecha de su adquisicin. 6.2. El valor de los bienes que sean menores a 1/8 de la Unidad Impositiva Tributaria, cuya vida til se estime en mas de un ao, se debitar como gasto y controlar a travs de las cuentas de orden, debindose llevar en registro el control fsico de las mismas y realizar, por lo menos, una vez al ao su verificacin fsica mediante inventarios. La baja de stos bienes, en caso de obsolescencia o desuso, podr ser autorizada por el Jefe del Programa y el Contador General o funcionario que haga sus veces. 6.3. La depreciacin de los incrementos por mejoras en el valor de los bienes del activo fijo, se calcula en funcin de la vida til del bien, por ste efecto, los porcentajes de depreciacin sufrirn variacin. 6.4. La conformidad de la valuacin de los bienes del activo fijo se deber establecer con la intervencin del Contador General o funcionario que haga sus veces. AMORTIZACIN DE LA CUENTA 34 INVERSIONES INTANGIBLES Los intangibles, son valores de naturaleza inmateriales, que representan derechos y privilegios de utilidad para la Institucin o que proyectan la calidad del producto o servicio. Estos valores son objeto de amortizacin, con excepcin de aquellos que sustentan el costo de inversin de las obras ejecutadas. Los intangibles deben ser absorbidos a travs de la amortizacin en los costos y gastos de los perodos que resulten beneficiados de ellos. El perodo de amortizacin no debe exceder la vida til estimada del intangible, y en todo caso, una vez determinada sta, la cuota de amortizacin debe ser aplicada uniformemente en todos los ejercicios. Los intangibles pueden amortizarse por el mtodo de lnea recta o pueden optar por otros mtodos cuando consideren ms apropiados a la naturaleza de estos activos, los mismos que deben ser informados en notas a los Estados Financieros.