Creacin automtica de pruebas de seleccin mltiple con MS Word

USO DE LA COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA PARA CREAR UNA PRUEBA DE SELECCIN MLTIPLE

Con MS Word 2003

I.- ELABORACIN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL .......................................... II.- DIGITACIN Y SELECCIN DE LAS PREGUNTAS A INCLUIR EN PRUEBA

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III.- COMBINACIN DE DOCUMENTOS ....................................................... IV.- CREACIN DE OTRA FORMA DE LA PRUEBA .........................................

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I.- ELABORACIN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL

El documento principal es aquel que despliega las preguntas seleccionadas una vez que se realiza la combinacin. Como paso previo ir al ambiente virtual a la etapa Prctica Guiada y descargar el archivo preguntas. 1. Crear un documento en blanco desde el men Archivo Nuevo

1. Men Archivo

2. Opcin Nuevo

2. Desde el men Archivo Configurar pgina establecer los siguientes valores: tamao del papel: Oficio (21,6 por 33 cms.); mrgenes: 2 cm. en todos los mrgenes; orientacin: vertical.

1. Pestaa Papel

2. Tamao Oficio

3. Slo si es necesario, digitar los valores adecuados o utilizar las flechas para aumentar o disminuir el tamao

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1. Pestaa Mrgenes

2. Establecer en 2 cm

3. Seleccionar Vertical

4. Clic en Aceptar

3. Digitar la informacin comn a todas las pruebas: ttulo, nombre alumno, curso, instrucciones, etc. Tener presente que este documento ser una especie de plantilla o prueba modelo, que utilizar para la elaboracin de todas las pruebas. Por Ejemplo

Ahora hay que vincular este documento con su archivo de base de datos (el archivo preguntas). Para ello seguir las siguientes instrucciones:

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4. Si la barra de herramientas Combinar correspondencia no est a la vista, entonces mostrarla desde el men Ver, as:

1. Clic en el Men Ver

2. Seleccionar

3. Seleccionar

5. Con esto se muestra la barra de Combinacin de correspondencia.

6. Abrir el archivo de origen de datos presionando en la barra de combinacin de correspondencia este botn

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7. Se despliega una ventana como la siguiente, en la que se debe seleccionar el archivo (preguntas) y presionar Abrir.

Se debe insertar en el documento principal los campos que invocarn las preguntas de la base de datos y otros adicionales para que aparezcan los nmeros automticos de pregunta:

8. 9.

Ubicar el cursor donde se desea que aparezca la primera pregunta. En la barra de herramientas, presionar el botn que dice Insertar campo de Word

10.

Se despliega un men de persiana, y en l elegir la opcin que dice Combinar registro n

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11. En el documento aparece esto: Combinar registro n Esas comillas especiales indican que lo que est entre ellas es un campo, ste en particular hace aparecer el nmero de la pregunta. 12. Ubicar el cursor al lado derecho de este campo. En la barra de herramientas de Combinar correspondencia presionar el botn Insertar campos combinados. Se despliega un men que muestra los campos creados en su base de datos (preguntas), que corresponden a los ttulos de la primera fila de su tabla. Seleccionar el campo enunciado y luego presionar el botn Insertar.

1. Clic en el botn Insertar campos combinados

2. Clic en enunciado

3. Clic en Insertar

4. Clic en Cerrar

13. El documento debe mostrar ahora esto: Combinar registro nenunciado 14. Bajar el cursor a la lnea siguiente para insertar el campo correspondiente a las alternativas de la pregunta. Para ello repetir el paso 13 eligiendo el campo alternativas. Debe aparecer esto en la segunda lnea: alternativas

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15. Insertar un nuevo campo de Word para que invoque el siguiente registro. Para ello repetir los pasos 10 y 11 seleccionando ahora la opcin que dice Prximo registro. Con esto se tiene en el documento principal los campos necesarios para invocar una pregunta: Combinar registro nENUNCIADO ALTERNATIVAS prximo registro

A continuacin se dar formato al campo donde aparecern las alternativas para que automticamente muestre la letra inicial (a, b, c, d, e). 16. Seleccionar el campo alternativas. Luego usar el men Formato y seleccionar la opcin Numeracin y vietas All elegir la lista numerada de su agrado.

1. Seleccionar men Formato

2. Clic en Numeracin y vietas

3. Elegir la pestaa Nmeros

4. Seleccionar un tipo de numeracin

5. Clic en Aceptar

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17. Hecho esto, debe aparecer la letra A) frente al campo alternativas. Se debe ver algo as:

Combinar registro nenunciado A) alternativas Prximo registro

18. A continuacin, usando los comandos copiar y pegar se debe duplicar los que se ha hecho, para obtener el nmero de preguntas necesarias. No importa si se inserta ms campos de los necesarios, pues los sobrantes no aparecen al realizar la combinacin de los dos archivos. 19. Para ello, primero seleccionamos los campos de la pregunta:

20. Copiar la seleccin desde el men Edicin Copiar (o presionar la tecla Ctrl + C)

21. Ubicar el cursor en la lnea siguiente de lo que se acaba de seleccionar y pegar la seleccin desde el men Edicin Pegar (o Ctrl + V)

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22. Repetir el paso 21 hasta obtener un total de 26 peguntas. En el documento se visualiza lo siguiente:

23. Como se puede apreciar en la imagen anterior, el campo <<alternativas>> de cada pregunta tiene distintas letras sucesivas. Se debe corregir esto para que todos se inicien en A). Para ello, ubicar el cursor haciendo clic sobre la letra que se quiere cambiar, por ejemplo B), y presionar una vez el botn derecho del mouse. En el men contextual que se despliega seleccionar la opcin Reiniciar numeracin.

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24. La accin anterior se debe repetir en todos los campos <<alternativa>> para obtener finalmente lo siguiente:

25. No olvidar guardar el documento: men Archivo Guardar (o Ctrl+G). Nombre de archivo: prueba.

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II.- DIGITACIN Y SELECCIN DE LAS PREGUNTAS A INCLUIR EN PRUEBA

Se trabaja con el documento preguntas, la base de datos 1. Si no est abierto el documento preguntas, se abre desde el presionar las teclas Ctrl+A). men Archivo Abrir (o

1. Men Archivo

2. Opcin Abrir

3. Indicar la carpeta

4. Seleccionar el documento

5. Clic en Abrir

2. Digitar al menos una pregunta al final de la tabla. 3. En el campo prueba, de la tabla seleccionar con un mismo nmero o letra las preguntas que desea incluir en la prueba (observar el ejemplo de la imagen), incluyendo la o las que se acaba de digitar. En total marcar 14 preguntas.

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III.- COMBINACIN DE DOCUMENTOS

1. En el documento principal (prueba) presionar el botn Destinatarios de combinar correspondencia.

2. En el cuadro Destinatarios de combinar correspondencia, que se despliega, presionar la flecha del campo que dice prueba para indicarle al programa las preguntas a considerar. Se despliega un men, elegir la opcin (Avanzado)

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1. Clic en prueba

2. Clic en (Avanzado)

3. Se despliega la ventana Opciones de consulta, donde se debe indicar qu preguntas se incluirn en la prueba:

1. Pestaa Filtrar registros

2. Clic en la flecha

3. Clic en el campo prueba

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4. Seleccionar Igual a

5. Digitar P1

6. Clic en botn Aceptar

4. Se despliega la siguiente ventana con las preguntas seleccionadas, Aceptar.

presionar el botn

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5. Si al cerrar la ventana anterior no se visualizan las preguntas, entonces en la barra de herramientas Combinar correspondencia, presionar el botn para Ver datos combinados.

<< >> ABC

6. En lugar de los campos que se insertaron, ahora se ver la prueba con las preguntas que se seleccionaron. Por ejemplo:

7. Para grabar lo que ha hecho usar el men Archivo Guardar (o presionar las teclas Ctrl+G).

1. Clic en men Archivo

2. Opcin Guardar

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IV.- CREACIN DE OTRA FORMA DE LA PRUEBA

1. En la barra de herramientas Combinacin de correspondencia, presionar el botn Destinatarios de combinar correspondencia.

2. En la ventana que se abre, para cambiar el orden de las preguntas hacer clic en el encabezado del campo apropiado, por ejemplo si se hace clic en el campo enunciado, las preguntas se ordenarn alfabticamente segn el contenido de ese campo.

1. Clic en el encabezado de un campo

2. Clic en Aceptar

3. Como resultado se tiene, automticamente, otra forma de la prueba, con las mismas preguntas de la forma anterior, pero en otro orden.

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4. Tener presente que si se graba de nuevo con el men Archivo Guardar, se sobrescribir (borrar) la forma anterior, por lo que si le interesa conservar ambas filas debe usar el men Archivo Guardar como

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