CONTROL INTERNO UNIDAD I : ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO 1.

CONTROL INTERNO
CONCEPTO.- Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organizacin con el fin de: Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales. Asegurar el estricto cumplimiento de las polticas trazadas por la empresa. Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la empresa.

Control Interno es aquel sistema de control que comprende el plan de la organizacin y todos los mtodos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para salvaguardar sus activos, comprobar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesin a las polticas administrativas prescritas. CONTROL INTERNO CONTABLE Son aquellas medidas que se relacionan con la proteccin de los activos y la confiabilidad de la informacin contable y financiera, ejemplo: los comprobantes contables prenumerados. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y la observacin de las polticas establecidas en el rea de la organizacin, ejemplo: las medidas de seguridad, los accesos restringidos. Una debilidad de control interno no implica necesariamente que los registros sean errneos pero si existe la posibilidad que los estados financieros puedan contener errores. Control Interno El control interno es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraern obligaciones sin autorizacin. Una segunda definicin definira al control interno como el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre s, tienen por objetivo proteger los activos de la organizacin. Entre los objetivos del control interno tenemos Proteger los activos de la organizacin evitando prdidas por fraudes o negligencias. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la direccin para la toma de decisiones. Promover la eficiencia de la explotacin. Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas por la gerencia. Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene: Un plan de organizacin que proporcione una apropiada distribucin funcional de la autoridad y la responsabilidad. Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.

Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporcin con sus responsabilidades.

La Auditora Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y proteccin de dicho control interno. Tcnicas de evaluacin del control interno Las principales tcnicas y ms comnmente utilizadas para la evaluacin del control interno son las de: Memorndums de procedimientos Fluxogramas Cuestionarios de Control Interno Tcnicas estadsticas

A stas deben agregarse las herramientas de gestin, entre las principales tenemos: diagrama de Ishikawa (denominada tambin Espina de Pescado), diagrama de Pareto, diagrama de dispersin, histograma y fluxogramas ( ests ltimas tres contenidas ya en las antes mencionadas), estratificacin, y la Matriz de Control Interno entre otras.

ELEMENTOS DE CONTROL 1) PLAN DE LA ORGANIZACIN: Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepcin de mercaderas, aprobacin de crditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignacin de cada funcin implica la facultad de tomar decisiones y adems se debe velar por una adecuada separacin de funciones. 2) TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas: Autorizacin Aprobacin Ejecucin Registro Por ejemplo en una venta al crditos se pueden observar los siguientes pasos: 1. Autorizacin de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos. 2. El gerente de crditos aprueba la venta por un determinado monto. 3. Se ejecuta la transaccin y se confecciona la factura y se entrega la mercadera al cliente. 4. Se registra la venta en el departamento de Contabilidad CUENTAS POR COBRAR VENTAS Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de la documentacin que corresponda. 3) Separacin de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control interno. 4) Separacin de responsabilidades para funciones afines. Ejemplo en la venta de mercadera se da la siguiente funciones afines sobre las cuales se debe efectuar una separacin de funciones: Entrega de mercadera Registro de Cuentas por Cobrar Recaudacin de la deuda 5) Cuando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transaccin aumentan el peligro de fraude. (robo, retencin de pagos a proveedores, pagos por mayor valor a los proveedores, fijar precios ms bajos a ciertos clientes)

6) La rotacin de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas saben que otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los registros con mayor cuidado cindose a los procedimientos establecidos. Exigir a los empleados a hacer uso de sus vacaciones y que otra persona continu con las funciones asignadas. 7) Documentacin Prenumerada para ordenes de compra, facturas de venta, cheques, comprobantes de Ingreso, Egreso y Traspaso 8) Personal competente. El mejor sistema de control interno no funcionar si el personal no tiene el suficiente nivel de competencia. 9) Pronsticos Financieros. Si la empresa ha fijado metas para sus reas estas pueden compararse mes a mes con lo real e identificar e investigarse de inmediato si existe alguna divergencia. 10) Auditora Interna. El auditor interno tiene la responsabilidad de investigar la eficiencia de las operaciones de cada departamento. CONSIDERACIONES 1. El control interno debe revisarse continuamente. (actualizacin) 2. Limitacin del control interno. Dos o ms empleados que trabajen coludidos pueden burlar el sistema. 3. El control interno en pequeos negocios es ms difcil de crear que en una empresa grande. 4. El control interno no se debe plantear solo en trminos de prevencin de fraudes sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional. 5. Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no deben ser mayores que los beneficios. ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO 1. CONTABILIDAD: Plan de cuentas, Manual de cuentas, Comprobante y Formularios, Informes y Estados Financieros. 2. PRESUPUESTOS 3. ESTADSTICAS y equipos mecnicos 4. PERSONAL Seleccin, rotacin, fianzas. CONTROL DEL EFECTIVO Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado en bancos. El efectivo es el ms corriente y liquido de todos los activos. RESPOSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO Evitar prdidas por concepto de fraudes o robos, Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo, Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias, Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.

CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO Custodia de los activos separados del registro de transacciones. La funcin de registro debe estar subdividida en varios empleados.

CARACTERSTICAS Existencia de un Plan de Organizacin. Existencia de Polticas y Procedimientos integrados Personal adecuado Ejecucin adecuada a los procedimientos

OBJETIVOS 1. Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente. /100% al da siguiente a ms tardar) 2. Arqueos sorpresivos. ( por personal ajeno) 3. Que todos los egresos se cancelen con cheque. 4. Asignacin de un Fondo Fijo adecuado.

5. Que todos los ingresos que debieran recibirse efectivamente se reciban. 6. Que existan formularios prenumerados para Ingresos y Egresos. 7. Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar correctamente los ingresos y egresos. 8. Que exista un sistema de autorizacin de Egresos. Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos: 1. Cancelar gastos ficticios Contabilizar y pagar facturas falsas Contabilizar y pagar duplicados de documentos Postergar depsitos. Adulterar documentos corrigiendo cifras. Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos. 5. Cuando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando la suma de los cobro y retirando la diferencia. Adulterar depsitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias. 7. Adulterar boletas de depsito y notas de debito bancario (cargos) por sumas equivalentes.

2. 3. 4. 6.

Medidas que se deben tomar para evitar estas situaciones: Adecuada separacin de funciones entre el que paga y el que registra. Separar las funciones de preparacin de pagos y su realizacin. Emitir cheques nominativos ( borrar a la orden de y al portador) Aplicar polticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los montos en nmeros y letras. Aplicar polticas de que todos los fondos fijos sean examinados por una persona distinta al cajero.

Otras medidas de separacin de funciones: Personal encargado de caja: Que no lleven o no tengan acceso a los registros indirectos de Cuentas por Cobrar especialmente de Clientes. Que no puedan aprobar descuentos o devoluciones de clientes. Que no tengan la custodia de documentos, acciones u otros valores. Que no tengan la autoridad suficiente para autorizar pagos o preparar comprobantes. Que no aprueben los castigos de deudores. Que no preparen, firmen, o despachen cheques, especialmente de proveedores. Que no preparen nominas de remuneraciones ya que podran: adulterar su propia remuneracin o incluir empleados inexistentes. Que no reciban cheques pagados devueltos por el banco. Que no reciban las cartolas bancarias. Que no sean la misma persona que determina los montos a circularizar.

Reglas con respecto al Fondo Fijo Todo pago debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta o a mquina registrando en l los montos en nmeros y letras as como tambin el concepto del pago y fecha del mismo. El cajero no debe hacer pagos cuando no se encuentran autorizados los comprobantes por el funcionario encargado. Los vales y recibos por prestamos temporales, cheques personales, no deben formar parte del fondo fijo. Peridicamente el cajero debe rendir cuenta preparando un listad de los comprobantes pagado. Se reembolsara mediante cheque, los comprobantes se revisaran por funcionarios asignados para esta labor. Los comprobantes se inutilizarn con un sello fechador pagado y se archivaran. Regularmente conviene practicar arqueos por el auditor interno o empleados responsables, ajenos al departamento de Contabilidad o Caja.

CUENTA CAJA Es una cuneta de Activo Circulante que registra todo el movimiento de efectivo o valores que los representen. La cuenta Caja recibe la informacin de: SISTEMA JORNALIZADOR Comprobantes Diario General

DEBE : Movimientos del mes de Ingresos HABER : Movimientos del mes de Egresos SISTEMA CENTRALIZADOR Comprobantes Diario Auxiliar de Caja Mayor

DIARIO AUXILIAR DE CAJA DEBE FECHA DETALLE PARCIAL TOTAL FECHA DETALLE HABER PARCIAL TOTAL

Al termino del mes se confecciona un asiento centralizador; uno por los ingresos y otro por los egresos -------------------x ------------------Caja Clientes Xxxxxx Xxxxxxx ----------------- x-------------------Proveedores Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Caja DEBE FECHA 1 2 3 4 Total HABER FECHA 1 2 3 4 Total DETALLE Pago Clientes Cobro letra Cobro arriendo Venta mercadera CONTROL 10.000 15.000 5.000 35.400 65.400

Cuentas Acreedoras

Cuentas Deudoras

CLIENTES 10.000

L*C 15.000

ARR COB 5.000

MERCADERIAS

IVA

10.000

15.000

5.000

30.000 30.000

5.400 5.400

DETALLE Deposito Pago proveedor Pago letra Gtos varios

CONTROL 20.000 10.000 17.000 5.000 52.000

BANCO 20.000

PROVEEDORES 10.000

L*P

INTERESES

GTOS GRL

16.000 1.000 20.000 10.000 17.000 1.000 5.000 5.000

Asientos: ______________x________________ CAJA 65.400 CLIENTE 10.000 L*C 15.000 ARRIENDO COB. 5.000 MERCADERIA 30.000 IVA 5.400 G: por centralizacin debe Libro Caja ______________x_____________ BANCO 20.000 PROVEEDOR 10.000 L*P 16.000 INTERES 1.000 GASTOS GRLS 5.000 CAJA 52.000 G: por centralizacin haber Libro Caja Operaciones:

1. Se recibe pago de un Cliente $10.000

2. Se recibe cheque por pago de letra $15.000 3. Se recibe pago de arriendo $5.000 4. Se reciben $35.400 por venta de mercadera 5. Se deposita en cuenta corriente $20.000 6. Se paga a un proveedor $10.000 7. Se paga una letra por $17.000 ($1.000 inters) 8. Se pagan gastos varios por $5.000 INSTRUMENTOS QUE FACILITAN EL MANEJO DE EFECTIVO El hecho de cancelar con cheques y depositar los ingresos en cuenta corriente facilita el control, pero a su vez se pierde agilidad en los pagos especialmente en aquellos de poco monto, una de las formas de evitar esto es utilizar un Fondo Fijo o una Caja Chica. Contablemente los conceptos son distintos. Fondo Fijo: Se entrega a un empleado una cierta cantidad de dinero en efectivo para atender en forma oportuna pagos que deben cumplir con ciertos requisitos, esto es deben corresponder a pagos urgentes y por un monto limitado. La persona encargada del Fondo Fijo debe efectuar una rendicin cuenta demostrada a travs de documentos, reflejados en una planilla que seale los gastos incurridos. Al final del mes se totaliza y se adjuntan los comprobantes de respaldo. Esta rendicin debe ser revisada por otra persona y una vez aprobada se repone el Fondo Fijo. MODELO DE RENDICIN DE CUENTA Identificacin: .............................................................................. Monto Asignado: ......................................................................... FECHA DETALLE N FACTURA BOLETA O MONTO GASTO

TRATAMIENTO CONTABLE _____________ 1 __________________ Fondo Fijo 100.000 Banco 100.000 G: por entrega de Fondo Fijo al Sr. Aros

_____________ 2 __________________ Gastos Generales 95.000 Fondo Fijo 95.000 G: por rendicin Fondo Fijo asignado al Sr. Aros _____________ 3 __________________ Fondo Fijo 95.000 Banco 95.000 G: por reposicin de Fondo Fijo al Sr. Aros Caja Chica: No se controla el movimiento de ingresos y egresos a travs una cuenta de mayor, sino que corresponde a un movimiento de caja, generalmente se entregan estos fondos al cajero. TRATAMIENTO CONTABLE _____________ 1 __________________ Caja 100.000 Banco 100.000 G: por entrega de Caja Chica al Sr. Aros _____________ 2 __________________ Gastos Generales 95.000 Caja Chica 95.000 G: por rendicin Caja Chica del Sr. Aros _____________ 3 __________________ Caja 95.000 Banco 95.000 G: por entrega de Caja Chica al Sr. Aros Al final del periodo no es necesario hacer la devolucin del saldo de caja, porque el banco lo refleja en caja, operacin que si debe realizarse con el Fondo Fijo.

ARQUEO Consiste en verificar peridicamente los saldos que mantiene el cajero y constatarlos con los registros contables, operacin que se debe realizar mediante el recuento del dinero en poder del cajero.

ARQUEO DE CAJA AL 31/03/03 BILLETES 20.000 10.000 5.000 1.000 MONEDAS 500 100 50 10 5 1 Documentos: NUMERO 1 2 10 5 NUMERO 1 2 10 5 10 20 MONTO 20.000 20.000 50.000 5.000 MONTO 500 200 500 50 50 20 TOTAL

95.000 TOTAL

1.320

N CHEQUE 053 076 021 Total arqueo al 31/03/03 CUENTA BANCO

BANCO Chile Estado Santander

MONTO 1.200.000 500.000 800.000 $ 2.596.320

FECHA 31/12/02 20/03/03 31/03/03

Los principales movimientos de la Cuenta de Mayor Banco son producidos por los siguientes conceptos: DEBE Depsitos Cobranzas Descuento de letras Prestamos Bancarios Cargos por comisiones Liquidacin por operaciones de cambio HABER Giro de cheques Cheques depositados y devueltos Letras Descontadas impagas Amortizacin de prestamos Intereses Comisiones Gastos Bancarios Traspasos varios

Depsitos: Documentos que la empresa entrega directamente al banco para que sean ingresados a la cuenta corriente, pueden ser en efectivo o documento. Cobranzas: La empresa puede ingresar letras al banco para que este al fecha de vencimiento efecte la cobranza del documento. Descuento de letras: Valores que recibe la empresa y son presentada al banco para que este adelante el dinero que se obtendra a la fecha del vencimiento. Prestamos bancarios: Son prestamos solicitados por la empresa al banco que este deposita directamente en la cuenta corriente. Comisiones de confianza: Se pueden originar por cobros a terceros encargados por la empresa al banco. Liquidacin por operaciones de cambio: La empresa puede ejecutar operaciones de comercio exterior y en ese caso debe liquidar sus divisas en la entidad bancaria. Giro de cheques: Corresponde a los cheques emitidos por la empresa. Cheques depositados y devueltos: Son aquellos documentos recibidos por la empresa, depositados en su cuenta corriente, enviados en canje por el banco y regresados por disconformidad. (fondos insuficientes, firma girador no corresponde, cuenta corriente cerrada, caducado, etc.) Letras descontadas impagas: Cuando se produce el descuento el banco carga en la cuenta corriente de la empresa el monto determinado, en caso de no pago del documento el banco procede al cobro a la empresa, por lo que abona la cuenta. Amortizacin de prstamos: El banco descuenta directamente de la cuenta corriente de la empresa las cuotas correspondientes al prstamo. Intereses: corresponde a cobros realizados por el banco por el uso de su capital.(sobregiro) Comisiones: Cobros del banco por servicios prestados.(Letras en cobranza) Gastos Bancarios: Son gastos inherentes a la cuenta bancaria.(Impuesto de cheques) Traspasos: La empresa puede tener otros productos del banco como lnea de crdito, depsitos a plazo, otra cuenta corriente etc. CONTROL INTERNO DEL BANCO Evitar fraudes Registros confiables Las cuentas bancarias deben ser bipersonales Los egresos del banco deben ser debidamente justificados Deben existir normas precisas del manejo fsico de cheques y documentacin que entrega el banco Los talonarios de cheques deben ser guardados en forma separada de los que estn en uso. Las cuentas corrientes deben ser conciliadas peridicamente. CONCILIACIN BANCARIA

Es una comparacin que se hace entre los antecedentes que tiene la empresa y los que entrega el banco respecto de la cuenta corriente, con el fin de verificar que no existan omisiones y determinar el saldo real vale decir la disponibilidad en la cuenta bancaria. Generalmente el saldo entregado por el banco no coincide con el de la empresa por: Depsitos no registrados por el banco Cheques girados y no cobrados Abonos efectuados por el banco no cargados por la empresa Cargos efectuados por el banco no registrados por la empresa